4
Stedebouw & Architectuur Bouwinnovatie
interview
Hoe verander Ketensamenwerking heeft Interview: Wijnand Beemster
Ketenintegratie Ruben Vrijhoef TU Delft
Bob Gieskens Bouwend Nederland
Cor Paauwe KOKON architecten en stedenbouwers en Het Facilitair Bureau Hans Wamelink TU Delft
Stefan Schuwer Ymere
Ronald Dielwart Dura Vermeer
Een volledig verslag van het expertpanel ‘Ketenintegratie’ vindt u op www.stedebouwarchitectuur.nl. U kunt ook meediscussiëren. Bijgaand artikel is een samenvatting van dit verslag.
u Het traditionele versnipperde bouwproces verliest terrein. Ketensamenwerking is het nieuwe paradigma. Stedebouw& Architectuur organiseerde een expertpanel over dit onderwerp.
1. Waarom ketenintegratie? Bob Gieskens: “Vanwege de verwachte bijdrage aan het wegnemen van in-efficiency en faalkosten in het bouwproces, bijdrage aan betere kwaliteit, maar zeker ook omdat ketensamenwerking kansen biedt meer toegevoegde waarde aan klanten en eindgebruikers te bieden.”
Cor Paauwe: “De meeste bouwfouten ontstaan door tekeningen die op zich kloppen, maar onderling strijdig zijn. Wijzigingen werden soms zo laat doorgevoerd dat ze hoge kosten veroorzaakten. Met ketenintegratie gaan procedures gepaard die dit helpen voorkomen omdat checks deel uitmaken van de ontvangst van informatie.”
Hans Wamelink: “Al decennia spreken we over een versnipperd en niet geïntegreerd bouwproces, dat tot grote afstemmingsproblemen leidt, met nadelige gevolgen voor tijd, kosten en kwaliteit. Voor mij is het integreren van processen een belangrijke drijver voor verbeteringen. Ook ketensamenwerking kan een belangrijke bijdrage leveren aan de verbetering van processen in de bouw. Maar ketensamenwerking is niet de enige oplossing!”
Stefan Schuwer: “De traditionele praktijk leidt te zeer tot een versnipperd proces; de overdracht van ene naar de andere partij gaat gepaard met verlies van informatie, commitment, en geest & visie. Iedereen trekt zich terug op zijn eigen eiland, en maximeert het eigen resultaat. Ketenintegratie kiest een andere weg. Doel is het vergroten van het totale resultaat, en iedereen krijgt een deel van dat resultaat. Optimale ketenintegratie is natuurlijk ook dat de klant vanaf het begin een serieuze en gerespecteerde ketenpartner is, zodat we producten leveren die maximaal aansluiten bij de wensen van de klant.”
Ruben Vrijhoef: “De bouw excelleert traditioneel niet in leveren van hoge klantwaarde op een effectieve en efficiënte manier. Ketenintegratie is een middel om de van nature aanwezige fragmentatie en schuttingenmodel te verlaten, van initiatief tot beheer en onderhoud. Daarmee draagt ketenintegratie bij aan het realiseren van hogere waarde van het eindproduct voor de eindklant, dat bovendien op een productievere wijze wordt geleverd door betrokken partijen in de gehele keten.”
Stedebouw & Architectuur Bouwinnovatie
5
je totaal en integraal? grote impact op de organisatie
Ronald Dielwart: “Bestaande vormen van samenwerken leiden niet tot verlaging van faalkosten, reductie van verspilling en beheersing van risico’s. Oorzaak is het gefragmenteerde bouwproces waar wantrouwen de boventoon voert. Door dit wantrouwen worden kosten gemaakt, in de vorm van controlerende zaken (bijvoorbeeld meer juristen). Resultaat: op alle plekken in het proces, van initiatief tot en met de exploitatie, ontstaan botsingen die leiden tot waardevermindering voor de eindgebruiker. En uiteindelijk leren de betrokken partijen niet van elkaar. Voor een volgend project, zoeken we voor het grootste deel andere partijen en herhalen we ‘de rituele dans’. Ketenintegratie gaat over een geïntegreerde, project ongebonden samenwerking gebaseerd op zakelijk vertrouwen. Het ongebonden samenwerken, schept ruimte om met elkaar ambitieuze doelen te formuleren. Ambitieuze doelen die niet met traditioneel samenwerken te halen zijn, dwingen procesinnovatie af.”
2. Voor welk type opdrachten is ketenintegratie zinvol? Bob Gieskens: “Voor alle type opdrachten in alle marktsegmenten. Maar de grootste effecten worden pas bereikt als ketensamenwerking echt projectoverstijgend wordt ingezet. Hoe meer ervaring met en tussen de ketenpartners, hoe groter de kansen op betere rendementen.”
Cor Paauwe: “Ketenintegratie is uiteindelijk voor elk type opdracht geschikt, maar in bouwteamverband ontwikkeld om partners met gezamenlijke belangen te vrijwaren van faalkosten en claims. Zodra informatie-uitwisseling open en gelijkwaardig (vergelijkbaar) is, zal ook het aanbesteden leiden tot een vorm van ketenintegratie.”
Stefan Schuwer: “Ketenintegratie is in principe voor alle typen opdrachten zinvol. Bij alle projecten is voordeel te halen uit ketenintegratie.”
Ruben Vrijhoef: “In principe kunnen alle opdrachten in ketenintegratie worden uitgevoerd. Ketenintegratie gaat hoofdzakelijk over de geïntegreerde wijze waarop het proces tussen partijen is ingericht. Dat proces kan gericht zijn op diverse producten. Vanwege de inspanningen en investeringen die partijen doen in het opzetten van ketenintegratie ligt het wel in de rede dat het proces en dus ook opdrachten een repetitief karakter hebben. Je doet het niet voor een keer.”
Het Mooie Plan fase 2 in Rotterdam. Best practice volgens Ronald Dielwart.
“Het Mooie Plan fase 2 is een ketenintegratieproject van Havensteder en Dura Vermeer Bouw Rotterdam. Vanaf de initiatieffase hebben we dit project met een minimale overschrijding van de ontwikkelplanning gebracht tot realisatie. De start bouw heeft 10 februari 2012 plaatsgevonden. De voorloper van dit project, Het Mooie Plan fase 1, was het eerste ketenintegratieproject tussen beide bedrijven. In de eerste fase hebben we alleen de realisatiefase samen gedaan. Ervaringen die zijn opgedaan in de eerste fase, zijn als kennis ingebracht in de ontwikkeling van fase 2. De ontwikkeling van dit project kenmerkt zicht door een gedegen doelgroeponderzoek en klantenpanels om de wens van de doelgroep te vertalen in het ontwerp. Dit heeft geresulteerd in een, voor huidige begrippen, hoge verkoopsnelheid (snelst verkopende project in Rotterdam). Een aantal kopers zijn mensen die aan het klantenpanel hebben deelgenomen. Het project is, door de huidige conjunctuur, met een paar maanden vertraging gestart. En binnen het eerst opgestelde ontwikkel- en bouwbudget tot stand gekomen. De bouwvergunning is met de Gemeente op basis van ketenintegratie verkregen. Dit heeft geleid tot snelheid en minder voorwaarden bij de vergunning Het project is na het ontwerp helemaal uitgewerkt in een 3D BIM-model. “
6
Stedebouw & Architectuur Bouwinnovatie
Geïntegreerde samenwerking stimuleert levensduurdenken. Lesson learned volgens Ronald Dielwart. “Het zakelijk gegronde vertrouwen wat keten geïntegreerde partijen naar elkaar uitspreken, genereert een kostenbesparing die ingezet kan worden om bijvoorbeeld innovaties te betalen of zaken als duurzaamheid een goede plek te geven. De geïntegreerde samenwerking geeft de kans om projectmanagement zodanig in te vullen dat beslissingen worden genomen in het belang van de volledige levensduur van het vastgoed (Life Cycle), in plaats van beslissingen die niet verder reiken dan de verantwoordelijkheid van de projectmanager voor een bepaalde fase of onderdeel.”
Voorkomen in plaats van constateren. Lesson learned volgens Ronald Dielwart. “Traditioneel stellen we besluiten vaak zo lang mogelijk uit. Bij samenwerking op basis van zakelijk gegrond vertrouwen worden functies als de traditionele kostendeskundige of opzichter overbodig en kunnen anders worden ingezet. De kostendeskundige kan voor de partners de rol vervullen als beoordelaar van de financiële onderbouwing en de afwijkingen daarop. De opzichter kan zitting nemen in een kwaliteitsteam waar, voorafgaand aan uitvoering, met elkaar wordt gekeken naar het wenselijke kwaliteitsniveau en de beste afstemming tussen detaillering en uitvoeringsmethode. Voorkomen in plaats van constateren. LEAN technieken tijdens de uitvoering vergen opleiding van de bouwplaatsmensen van alle partijen. Daarmee verandert LEAN de samenwerking en het gedrag van alle mensen in het ontwikkel- en bouwproces. Gezamenlijk risicomanagement gaat over het voorkomen van risico’s. In ketenintegratie verwachten wij dat iedere partij ervoor zorgt dat hij zijn werk kan doen wanneer dat van hem verwacht wordt. Dat betekent controle vooraf in plaats van constatering als het te laat is. Dit is een grote cultuurverandering in de bouw.”
interview
Hans Wamelink: “Op zich maakt het project type niet zoveel uit. Het gaat erom dat opdrachten goed aansluiten bij de competenties van de betreffende keten. De keten levert een zo goed mogelijk (standaard) product en proces. De ene keten zal goed zijn in standaard woningen, de volgende in renovatie daarvan. Anderen zijn sterk in ontwerp en bouw van multifunctionele gebouwen etcetera. Van belang is dat er voldoende repetitie-effect is, zodat investeringen zich kunnen uitbetalen in toekomstige projecten en er een leereffect optreedt. Een belangrijk onderscheid dat bij ketensamenwerking wordt gemaakt is het feit dat over projecten heen wordt gedacht: partijen werken voor een langere tijd samen, als keten, voor meer dan één project. De gezamenlijke investering leidt onder andere tot kennisdeling en leereffecten die ten goede komen aan de keten bij de uitvoering van toekomstige projecten.”
Ronald Dielwart: “Ketenintegratie is een proces en geen middel. Het komt het best tot zijn recht bij een hoge mate van herhaling. Vandaar dat ketenintegratie terug te zien is in bijvoorbeeld de auto-industrie. Het gaat er om dat een keten (opdrachtgever, architect, adviseurs, bouw-, installatiebedrijven en bouwspecialisten) een vaste groep van bedrijven vormt die samen bouwopgaven ontwikkelt en realiseert. Nieuwbouw of renovatie, gestapeld of grondgebonden is in het proces minder relevant, de kracht moet komen uit de met elkaar afgestemde samenwerking, gebaseerd op zakelijk gegrond vertrouwen. Een volledige keten begint bij de initiatiefnemer en eindigt bij de partij die het vastgoed beheert.”
3. Hoe kies je je partners met wie je keten geïntegreerd wilt samenwerken? Bob Gieskens: “Goed weten wat je zelf wilt en kunt, en vervolgens bewuste keuze maken voor aanvullende competenties. Ketenpartners moeten net als jijzelf bereid zijn om op basis van openheid, transparantie en focus op langere-termijn-resultaten te werken.”
Ruben Vrijhoef: “Bij ketenintegratie is het van belang dat partners worden betrokken die waarde toevoegen, en dat zij expliciet een plek krijgen in de keten. Daar gaat een bewust selectieproces aan vooraf. Het gaat zogezegd niet om een avondje uit, maar om een huwelijk. Partners worden geselecteerd op basis van zowel objectieve ‘harde’ en als subjectieve ‘zachte’ criteria. Het totaalplaatje moet kloppen. Partners kunnen geselecteerd worden vanuit goede ervaring uit het verleden, maar moeten vooral gekozen worden op basis van positieve verwachtingen in de toekomst.”
Cor Paauwe: “Uitsluitend partners die in staat zijn via snelle internetverbindingen digitaal te communiceren in 3D-beelden die zijn voorzien van voldoende visuele informatie, kunnen partner zijn in de keten. Sommige partners dienen in staat te zijn om hun bijdrage aan het bouwvoorbereidingsproces zelf toe te voegen aan het BIMmodel (constructeur, architect, installatieadviseur).”
Hans Wamelink: “In de eerste plaats: kies op basis van de specifieke kennis en ervaring die er met betrekking tot het aan te bieden product/proces is. Dat is eigenlijk niet anders dan bij ‘gewone’ projecten. In het geval van ketensamenwerking moet de bereidheid tot samenwerking aanwezig en die bereidheid dient verankerd te zijn in de bedrijfscultuur. Daarnaast moet het bedrijf bereid zijn ‘het anders’ te willen doen. Taken kunnen tussen de ketenpartners gaan verschuiven.”
Stedebouw & Architectuur Bouwinnovatie
Ronald Dielwart: “Er zijn verschillende manieren om partners te selecteren. Selectie op basis van relatie: binnen je bestaande netwerk kijken naar een partij met wie je goede werkervaringen hebt en met wie je denkt ketenintegratie tot een succes te kunnen maken. Er kan ook gekozen worden voor een methodische selectie. Daarbij moet je van te voren als initiatiefnemer goed weten wat je wilt bereiken met je partner(s). De eerste stap is om te onderzoeken waarvoor je een specifieke partner wilt selecteren. Gaat de opgave over ontwikkelen en/of bouwen en/of exploiteren, gaat het over nieuwbouw of renovatie, gestapeld of grondgebonden bouwen? Potentiële partners worden getoetst op een aantal harde criteria, zoals bedrijfsgrootte, solvabiliteit en geografische ligging. Aan de partijen die interesse hebben in partnership worden schriftelijk vragen gesteld over hun visie op ketenintegratie, cultuur en gedrag, verandermanagement, innovaties, ICT et cetera. Na deze selectie blijft een shortlist over. Met partijen op dezer lijst waarmee een gesprek gevoerd wordt en een bedrijfsbezoek wordt afgenomen. In het kader van het opbouwen van vertrouwen is het wenselijk om met de potentiële partners spelregels af te spreken.”
Stefan Schuwer: “Naast de noodzakelijke kennis van het onderdeel waar de partner op wordt ingezet (is zo vanzelfsprekend, dat dit geen selectie-issue is), is met name de cultuur waarbinnen een partner bereid en in staat is te werken, van cruciaal belang. Is de cultuur gericht op het onderhouden van een relatie, op samenwerken, op het halen van lange termijn resultaten (en voor de korte termijn wat laten liggen), op empathie (luisteren, voelen wat er speelt, wat de ander bezig houdt)? Is de partner gericht op het ondersteunen en helpen van anderen, op het aangaan van (lange termijn) commitment, op eerst delen en dan vermenigvuldigen? Is de partner bereid om onderweg aan te passen, om open te zijn, creatief en innovatief, en integer?”
7
Landbouwbuurt in Rotterdam en project Vicarielaan in IJsselstein. Best practises volgens Cor Paauwe.
“Best practise in Rotterdam is het project Landbouwbuurt in de noordwesthoek van Vreewijk. Hier hebben Kokon, HFB, Dura Vermeer Bouw en ComWonen (nu Havensteder) in samenwerkingsverband ketenintegratie toegepast waarvoor ze de Bouwpluim 2011 kregen uitgereikt. Op de HFB-site staat een film die ter gelegenheid van de eerste paal is vervaardigd door HFB op basis van het BIM-model: www.hetfacilitairbureau.nl/projecten/detail/164.”
4. Wat brengt ketenintegratie teweeg in je organisatie? Welke veranderingen in de bedrijfsvoering zijn gewenst? Bob Gieskens: “Kort door de bocht: ketensamenwerking werkt door op alle aspecten van de bedrijfsvoering. Maar vooral ook: ketensamenwerking vergt een verandering van cultuur, gedrag en werkwijzen. Het afleren van bekende, bestaande zekerheden, en het aanleren van nieuwe vaardigheden. Dat heeft dus een grote impact op de organisatie.”
Hans Wamelink: “Men zegt wel, een bedrijf kan pas aan ketenintegratie met derden gaan werken, als de interne organisatie ook als keten functioneert. Ik denk dat dat inderdaad zo is. Verder zal men moeten accepteren dat bepaalde werkzaamheden niet meer tot de corebusiness horen, waarbij er andere voor in de plaats komen.”
Ruben Vrijhoef: “Zoals ketenintegratie vergt dat het schuttingenmodel tussen partijen wordt verlaten. Zo moet dat ook intern het geval zijn tussen organisatiedelen, en zelfs op individueel niveau. Het gaat erom om tussen en binnen organisaties een zo soepel mogelijk ‘stromend’ proces te bewerkstelligen dat op een efficiënte en effectieve wijze waarde toevoegt aan het eindproduct. Obstakels als gevolg van grenzen tussen en binnen organisaties moeten worden weggenomen. Ketenintegratie leidt dus tot organisatieverandering. Ook de bedrijfsvoering zal integraler worden benaderd tussen en binnen betrokken partijen.”
Stefan Schuwer: “Ketenintegratie brengt veel teweeg in de organisatie en bij de mensen in je organisatie. Oude culturen en waarden en normen moeten worden aangepast, processen passen niet meer, besluitvorming gaat anders. De stijl van leidinggeven en managen verandert drastisch. Ook de gevraagde competenties van mensen veranderen drastisch. Wat je van een ketenpartner vraagt, vraag je in eerste instantie van jezelf en van je bedrijf!”
“Best practise in IJsselstein is de prestatie die Bunnik Bouw uit IJsselstein samen met Kokon, HFB en Provides momenteel levert in het project Vicarielaan. Communicatie met bewoners, omwonenden, gemeente en ketenpartners verliep geheel digitaal. Op de HFB-site staat een digitale brochure die voor het plan is gemaakt en waarvoor een groot aantal films is gemaakt vanuit het BIM-model. Onderzocht wordt of het BIMmodel bruikbaar is voor onderhoud en beheer van dit project.”
Stedebouw & Architectuur Bouwinnovatie
Ronald Dielwart: “Ketenintegratie brengt ‘werkplezier’ te weeg omdat het nu eenmaal leuker is om met elkaar te werken dan tegen elkaar. Wij ervaren dat mensen van nature liever in openheid met elkaar werken. De selectie van een goed team is een belangrijk onderdeel en sturing op een aanpassing van traditioneel gedrag is noodzakelijk. Innovatieve procesveranderingen als BIM of LEAN hebben verregaande effecten op het werken in een project. De inzet van 3D modellen na het architectonische ontwerp vergt besluitvorming voordat de uitwerking start. Uitwerking gaat sneller waardoor tijdwinst aan de voorkant ingezet kan worden ten gunste van goede en volledige besluitvorming.”
5. Wat zijn de knelpunten in de praktijk? Bob Gieskens: “Dat zijn er vele, net als bij elk ander organisatieverandering. Maar van groot belang is wel de focus op de langere termijn. Het durven aangaan van een langdurig partnership waarbij korte termijn financiële voordelen (bijvoorbeeld inkoop voor laagste prijs) worden ingeruild voor zekerheid in continuïteit en rendement op langere termijn.”
Cor Paauwe: “Knelpunten in de praktijk van ketensamenwerking toegespitst op ICT/ BIM zijn: 1. Geen snelle internetverbinding met de partner. Kost veel wachttijd. 2. Onvoldoende gelijkwaardigheid van digitale informatie kan intelligentieverlies opleveren in het model en grafische ongelijkheid. 3. Niet samenwerken op dezelfde server (GlobalScape WAFS) kan tot gevolg hebben dat niet alle informatie gelijktijdig voorhanden of actueel is. 4. Partners die teveel keuzes heroverwegen of beslissingen uitstellen. De geloofwaardigheid en overtuigingskracht van hun modellen nemen af naarmate het aantal aanpassingen toeneemt.”
Hans Wamelink: “Een belangrijk knelpunt in de praktijk is ‘het doormodderen volgens de oude werkwijze op de werkvloer’ versus de onderschatting door het management van de veranderingen juist op de werkvloer. De ‘keten’verzuimt belangrijke vragen te beantwoorden, zoals ‘wat is ons nieuwe product’ en ‘hoe ziet het nieuwe voortbrengingsproces eruit’. Dan wordt het oude wijn in nieuwe zakken.”
Ronald Dielwart: “Ketenintegratie is een cultuurverandering. Cultuurveranderingen zijn niet gemakkelijk. Het kost tijd en veel communicatie. Goede communicatie met betrokkenen en toeschouwers (de tweede lijn) moet gebaseerd zijn op een goede en heldere visie. Men moet de voordelen inzien van ketenintegratie. De stap van visie naar praktijk vergt begeleiding. Als je ketenintegratie gaat toepassen, heb je op de sleutelposities ervaren mensen nodig. Maar mensen met ervaring hebben nogal eens moeite om een andere werkwijze adopteren. Draagvlak binnen organisaties en het aanhaken van lijnmanagers zijn cruciaal. De lijnmanagers laten medewerkers werken in een nieuwe (onbekende) vorm van samenwerken en zijn ook verantwoordelijk voor het projectresultaat. Dit brengt onzekerheid. De verantwoordelijken van bedrijven die aan ketenintegratie doen, moeten toestaan dat er fouten gemaakt mogen worden als er maar van geleerd wordt.”
Stefan Schuwer: “De belangrijkste knelpunten zijn: hoe ga je op een volstrekt andere wijze (samen)werken vanuit een bedrijf en medewerkers en partners die het tot voor kort decennialang anders hebben gedaan, in andere processen, in een andere stijl van werken, in een andere cultuur. Je moet veel afleren, processen aanpassen. Samenvattend: Hoe verander je totaal en integraal?”
9
Lessons learned volgens Cor Paauwe. “De nadruk in ketensamenwerking is van project naar proces verlegd. Behalve de vraag wat de bijdrage van een ketenpartner is, komt de vraag naar voren hoe deze tot stand komt en hoe communicatie plaatsvindt. Niet alleen de digitale prestatie van een ketenpartner is van belang, maar ook de fysieke wordt beoordeeld: levert een bedrijf op tijd, wordt er vakkundig geopereerd, wordt er geïnformeerd en geadviseerd, is er aandacht voor de prestaties van andere ketenpartners, kortom: is men zich ervan bewust deel uit te maken van het geheel. Eén van de Ganzheitswetten zegt: ‘Het geheel is meer dan de som van de samenstellende delen.’ Bij ketensamenwerking is dát het streven. Dit betekent voor elke partner óók betrokkenheid bij de prestaties van het eindproduct in gebruik, duurzaamheid en klanttevredenheid. Ketenintegratie is alleen mogelijk met organisaties die in staat zijn zich daarop in te richten en ervan te leren. Ketenintegratie is wellicht vergelijkbaar met de intenties van ISO-certificering, maar bewijst zijn waarde uitsluitend in een dynamisch, interactief proces. Een voetballer moet samenspelen en niet steeds in een boekje naar de spelregels hoeven zoeken. Dat is wat organisaties moet bezighouden.”
Lessons (not yet) learned volgens Hans Wamelink. “Momenteel zijn er goede tot zeer goede ervaringen opgedaan met ketensamenwerking. Iedereen is er enthousiast over. De manier waarop ketensamenwerking wordt ingevuld is echter zeer verschillend. Objectief gesproken weten we nu nog niet wat de echte ‘winst’ is. De bij pilots betrokken participanten spreken in ieder geval over een verbeterde samenwerking en vertrouwen. Een positieve invloed op bijvoorbeeld de kwaliteit van het eindproduct, kosten en tijd is in veel gevallen (nog) niet aangetoond. Door middel van onderzoek moeten we ook daar de vinger achter krijgen. Alleen een aantoonbare verbetering van deze belangrijke prestatie indicatoren zal leiden tot een duurzame implementatie van ketensamenwerking.”
