Wjlprich.ip [|j Rijn en Ij'.snl
15.03649 Waterschap Rijn en IJssel ingekomen
- 8 APR, 2015
Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. Dijkgraaf en Heemraden Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM
Doetinchem
dinsdag 7 april 2015
Ons kenmerk
2015-U-0059/EM/HV
Onderwerp Bijlage
Archief KPI-verslag :-l-
Geacht college, Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Conform artikel 17 van de Archiefverordening van Waterschap Rijn en IJssel brengt de waters chaps archivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Dijkgraaf en Heemraden. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan het Algemeen Bestuur volgens artikel 9 van bovengenoemde verordening. Het verslag is gebaseerd op de Archief Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPI's zijn opgesteld door de VNG in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt), die 1 oktober 2012 in werking trad. Omdat de externe toezichthouder (de provincie) bij de invoering van de Wet Rgt op grotere afstand is komen te staan van de lagere overheden, zijn de KPI's (als model kaders) vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken. In de KPI's worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. In 2014 en februari 2015 is deze vragenlijst besproken met de afdeling documentaire informatievoorziening in uw organisatie. De ingevulde lijst vormt de basis voor het verslag. Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw organisatie en de mate waarin het waterschap voldoet aan de vereisten van de Archiefwet- en regelgeving. Het verslag is opgebouwd naar de tien KPI's. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan het Algemeen Bestuur en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend,
Femia Siero, Gemeentearchivaris historisch onderzoek | archiefbeheer | erfgoededucatie | acquisitie | publicaties | streektaal | bibliotheek | archiefinspectie Usselfeade 13 7001 AN Doetinchem Postbus 686 7000 AR Doetinchem
t. e. 1.
0314 - 78 70 78
[email protected] www.ecal.nu
Bijlage bij brief 2015 U OÜ59/EM/HV
inleiding
Het voorliggende KPi-versiag Waterschap Rijn en iJssei is gebaseerd op de Kritische Prestatie indicatoren (KPI'S) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrlef 'Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen' van 21 juli 201l). De archief-KPI's omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de Informatiehuishouding en van de mate waarin de organisatie aan de archlefwettelijke eisen voldoet. Aangezien er geen aparte archlef-KPI's zijn ontwikkeld voor de waterschappen, is besloten om het formulier te hanteren dat voor de gemeentelijke overheden Is opgesteld. Daar waar In de vragen een verwijzing wordt gemaakt naar de gemeentelijke organisatie is zoveel mogelijk geprobeerd om dergelijke terminologie te vertalen naar de organisatie van een waterschap.
Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen Waterschap Rijn en IJssel. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre het waterschap aan de archiefwettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd.
De KPI-vragenlijst is ingevuld door Ronna Gllat (medewerker DIV, Waterschap Rijn en IJssel [WRIj]), Marlijn Heringa (Coördinator DIV WRIj), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Eleonore Manning (archiefinspecteur Erfgoedcentrum).
Iedere KPI-categorIe bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPI-vraag, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. De KPI-vragenlijst, die bij de afdeling DiV is op te vragen, vormt de basis van het KPI-verslag.
1.
Lokale regelgeving Voldoen de waterschapsregelingen aan de wettelijke eisen?
Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Het waterschap beschikt over een door het algemeen bestuur vastgestelde Archiefverordening (l3 november 2012) en een door het college van dijkgraaf en heemraden vastgesteld Besluit Informatiebeheer (l7 juli 2012)
Gemeenschappelijke regelingen Het waterschap houdt een register bij van gemeenschappelijke regelingen, dia is echter niet verplicht. De provincie heeft in deze de verplichting om een dusdanig register bij te houden. WRIJ is vertegenwoordigd in; GBLT te Zwolle Aqualysis te Zwolle Het Waterschapshuis te Amersfoort
Bijlage bij brief 2015 U-OÜ59/EIV1/HV
Mandaatregellng archiefzorg Momenteel wordt een mandaatregeling opgesteld waarin de bevoegdtield omtrent het archief wordt opgenomen.
Uitbesteden archiefbeheer(staken) Bepaalde archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan derden. Zo is de archivering van de website en sociale media middels een dienstverieningsovereenkomst uitbesteed aan Archiefweb.eu. De gearchiveerde data zijn eigendom van het waterschap. De OpenSource software waarmee het archief is opgebouwd is vrij beschikbaar voor het waterschap. Data kunnen desgewenst vrijelijk worden overgedragen en teruggenomen.
Archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen zijn bij Van Dam Verhuizingen geplaatst. Dit is in een overeenkomst tot bewaarneming op 26 september 2012 vastgelegd. Bij faillissement worden de archiefbescheiden geretourneerd aan het waterschap.
De backup-voorziening is bij Avira BV ondergebracht, in de overeenkomst van 2 december 2010 is dat vastgelegd. De intellectuele eigendomsrechten van data en informatie behoren aan de klant. Dergelijke data vallen niet in een faillissementsboedel.
Het beheer van de overgebrachte archieven, de toezichthoudende functie op de niet overgebrachte archieven én het opnemen en beheren van archiefbescheiden en documentatie van particuliere organisaties of personen in de archiefbewaarplaats zijn met een dienstverleningsovereenkomst uit 23 mei 2014 opgedragen aan het Erfgoedcentrum.
Conclusie Het Besluit Informatiebeheer is in tijd eerder vastgesteld dan de Archiefverordening waarop het betrekking heeft. Artikel 8 van de Archiefverordening bepaalt namelijk dat het college voorschriften vast stelt voor het beheer van archiefbescheiden die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Dergelijke voorschriften worden In het Besluit Informatiebeheer opgesteld.
Op 7 januari 2013 heeft GBLT een nieuwe Archiefverordening vastgesteld. Het benoemen van een archivaris is hierin niet opgenomen. Daarmee is vooralsnog geen regeling getroffen omtrent het toezicht op het beheer van nietovergedragen archieven. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid is het van belang om binnen het dagelijks bestuur opnieuw aan te dringen om een archivaris te benoemen die tevens de toezichthoudende taak op zich neemt.
Aanbevelingen Tref voor het beheer van niet-overgebrachte archieven bij GBLT voorzieningen omtrent de toezichthoudende taak en stel een waterschapsarchivaris aan.
Bijlage bij brief 2015 U 0059/EM/HV
2.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt het waterschap structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
Kwaliteitssysteem archiefbeheer Het waterschap toetst middels het KAMdocument doe.nr. 0-002-002-16, versie 2 van 8 oktober 2014 of de organisatie voldoet aan artikel 16 van de huidige Archiefregeling. Aan de hand van de PDCA-cyclus worden de toetsen uitgevoerd door het Team Kwaliteit, Arbo en Milieu (KAM). Authenticiteit is geborgd in het DMS/RMA en In procedures m.b.t. vervanging. Het waterschap beschikt over een informatiebeveiligingsplan van 22 maart 2004 en autorlsatiebeleld Corsa, gedateerd december 2007 en autorlsatiebeleid SharePoInt d.d. 17 augustus 2011. Er vinden jaarlijks diverse audits en beoordelingen plaats op het KAM-systeem en verschillende procedures door interne auditors.
Gekwalificeerde waterschapsarchivaris Het college heeft een waterschapsarchivaris benoemd die In het bezit Is van het diploma archivistiek. Sinds juni 2014 Is de waterschapsarchivaris mw. H. Marsman teruggetreden en is mw. F. Siero benoemd als waterschapsarchivaris.
Verslag toezicht archiefbeheer De door het college aangestelde waterschapsarchivaris heeft nog geen verslag over het jaar 2014 uitgebracht. Dat zal conform de afgesloten DVO voor het eerst in 2015 plaatsvinden.
Conclusie Het KAMdocument doe.nr. 0-002-002-16, versie 2 van 8 oktober 2014 is gebaseerd op NEN-ISO 15489:2001. Uit het KAMdocument valt op te maken dat niet alle beheersmaatregelen gereed zijn dan wel zijn geïmplementeerd. Onder andere is het beleggen en vastleggen van bevoegdheden (o.a. [onder]mandatering), verantwoordelijkheden en taken ten dele geregeld In de mandaatregeling. Eveneens zijn procedures voor informatiebeheer deels vastgelegd. Dit geldt dan met name voor de procedures voor SharePoint en ten aanzien van de overbrenging van archiefbescheiden. Archiefwaardige informatie In backoffice applicaties is niet In een overzicht met aanvullende informatie opgenomen. Hoewel de authenticiteit en beveiliging van Informatie voldoende is gewaarborgd, is de duurzaamheid van de informatie slechts in een concept bewaarstrategie beschreven. Een aantal andere documenten is eveneens In concept aanwezig.
Aanbevelingen •
Stel procedures op en vast voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden zodat aan de hand van de In het kwaliteitssysteem vastgestelde en toetsbare eisen kan worden getoetst.
•
Maak helder wat de status Is van archiefwaardige informatie In backoffice applicaties.
•
Pas documenten (o.a. de bewaarstrategie) aan zodat ze een definitieve status krijgen en stel ze vervolgens vast
Bijlage bij brief 2015-U-0059/EM/HV
3.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening pianmatig, waarborgen het systeem en de materiaien de authenticiteit, context en toegankeiijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Geordend overzicht, authenticiteit en context Bij het waterschap is sprake van een hybride situatie. Vanaf 2015 zal men volledig digitaal zaakgericht gaan werken. Dit wordt echter fasegewijs ingevoerd. Bovendien werkt men met meerdere systemen. Corsa bevat Inkomende en uitgaande post en Interne stukken die geregistreerd en gescand worden. In SharePointprocessenportaal en Sharepoint-projectenportaal worden eveneens Inkomende en uitgaande post én Interne stukken geregistreerd en gescand. Daarmee beschikt de organisatie over meerdere overzichten van (te bewaren) archiefbescheiden. Tussen de overzichten bestaan relaties op het niveau van documenten, dossiers en databases. De metagegevens voor Corsa zijn in het Documentair Structuurplan (DSP) beschreven, die van SharePoIntprocessenportaal In het metagegevensschema dat Is vastgesteld op 6 augustus 2013. In de I-Controller worden metadata van Corsa en SharePoInt beheerd.
Het DSP uit 2008 wordt niet meer bijgehouden. De reden daarvan is dat het waterschap steeds meer digitaal zaakgericht gaat werken waardoor de zaaktypecatalogus (ZTC) in de plaats treedt van het DSP. In het ZTC wordt alle informatie voor het zaakgericht werken bijgehouden. Te denken valt dan aan het vastleggen, volgen, behandelen, sluiten en archiveren van zaken, maar bijvoorbeeld ook aan het gebruiken en beheren van zaaktypen. Per zaaktypen worden metadata vastgesteld en opgenomen. Het Is mogelijk om de originele vorm van analoge of digitale archiefbescheiden in Corsa vast te leggen, In SharePoInt is daar echter geen apart veld voor beschikbaar. Alle tekstbestanden worden overigens in Pdf-A overgezet ter voorkoming dat stukken in hun originele vorm hergebruikt gaan worden. Andere bestanden, zoals bijvoorbeeld excelformulieren, blijven voorlopig in hun originele vorm bewaard.
Systeem voor toegankelijkheid De organisatie heeft een procedure (KAM, doc.nr. P-002-004-08) opgesteld voor de wijze van het verstrekken van Informatie. In dit stuk wordt beschreven hoe men uiteindelijk over analoge of digitale Informatie kan beschikken. Een termijn waarbinnen een medewerker de informatie uiterlijk ontvangt of ter beschikking heeft staat niet vermeld.
Duurzame (verpakklngs)materlalen, gegevensdragers en systeem voor duurzaamheid Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van duurzame materialen om archiefbescheiden te bewaren en te beheren. In 2015 wordt gestart met de uitvoering van het duurzaam bewaren van informatie op digitale dragers. Dan worden de verpakkingsmaterialen daaromtrent eveneens meegenomen.
Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven In het archiefbeheersysteem MalsFlexIs (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven.
Bijlage bij brief 2015-U-0059/EM/HV
Conclusie De informatie en daarmee de archiefbescheiden van het waterschap bevinden zich in een hybride situatie. Daarmee is het een kwetsbaar geheel. Van de andere kant is ai veei energie gestoken in het opstelien van procedures en richtlijnen in dit kader. Het waterschap ioopt een risico omdat men beschikt over deeis digitale en deeis analoge dossiers. Het is daarmee onbekend of digitaie dossiers voiledig zijn en daarmee de informatie up-to-date is. Uitgangspunt in de organisatie is dat digitaie dossiers voiiedig en compieet zijn behoudens de te bewaren archiefbescheiden die tot het tijdstip van invoering van voiiedig digitaal zaakgericht werken worden gevormd. De origineie vorm van archiefbescheiden wordt in Corsa niet opgenomen, in SharePoint is daar echter geen apart veid voor beschikbaar. Voor tekstdocumenten geidt dat het archiefexemplaar altijd een Pdf-A-formaat heeft.
Aanbevelingen •
Vermijd het werken in een hybride situatie. Verklein de kans op risico's op het gebied van onvoiiedige en onjuiste informatie door zo spoedig mogelijk over te gaan op voiiedig digitaal werken.
•
Leg de originele verschijningsvorm van archiefbescheiden vast conform Archiefregeling, art. 17, iid a.
•
Zorg voor het duurzaam bewaren van andere dan tekstbestanden
4.
Digitaie archiefbescheiden Werkt het waterschap inzake digitaie archiefbescheiden systematisch aan digitaai informatiebeheer en voidoet ze aan de specifieke wetteiijke voorschriften?
Digitaie archiefbescheiden in het bijzonder In SharePonit processenportaal is vastgesteid beleid ten aanzien van het beheer van digitale gegevens. In Corsa en SharePoint projectenportaal is geen beleid vastgesteld. De organisatie werkt op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaai Informatiebeheer (RODIN) voor SharePoint processenportaal.
Functionele eisen Voor SharePoint processenportaal zijn de functionele eisen m.b.t. inhoud, structuur en verschijning vastgesteld en geïmplementeerd. Dat is echter nog niet gebeurd voor de eis van gedrag. Het is voorts van belang dat bij Corsa de functionele eisen -die reeds geïmplementeerd zijn- alsnog worden vastgesteld. In SharePoint projectenportaal is in dit kader niets vastgesteid.
Aanvullende metagegevens Vooralsnog zijn geen aanvullende metadatagegevens ontworpen. Wellicht dat dit zal plaatsvinden bij het vaststellen van een nieuw metadataschema op basis van het TMLO.
Bijlage bij brief 2015 U-()059/EM/IIV
Opslagformaten Het waterschap schrijft Pdf-A voor als opslagformaat voor tekstdocumenten. De organisatie werkt aan een bewaarstrategie die momenteel als concept voorhanden is. In de bewaarstrategie zal een opsomming worden gegeven van opslagformaten die binnen de organisatie gebruikt worden.
Voorzieningen compressie en encryptie Er wordt geen gebruik gemaakt van encryptie, wel van compressietechnieken. Bij compressie wordt altijd eerst getest of dit niet leidt tot informatieverlies.
Converteren en migreren In 2013 heeft een migratie plaatsgevonden van SharePoint 2010 naar SharePoint 2013. Van deze migratie is geen verklaring conform art. 25 van de Archiefregeling opgesteld. Er is inmiddels een verslag met testresultaten van de migratie ontvangen van MotionlO. Het verslag is van 24 maart 2015.
Conclusie Het is van belang om een vervolg te geven op het handboek en de voorwaarden voor duurzame bewaring van archiefbescheiden. Daartoe behoren onder andere het hebben van een bewaarstrategie en het vaststellen van reeds geïmplementeerde werkzaamheden (KAM, doe.nr. 0-002-002-16). De functionele eis van gedrag ten aanzien van digitale archiefbescheiden wordt momenteel niet vastgelegd. Dit is onder andere van belang bij het bewaren van spreadsheets vanwege de bijzondere functionaliteiten die onderdeel uitmaken van dergelijke bestanden.
Aanbevelingen Maak de bewaarstrategie definitief en stel hem vast. Implementeer de functionele eis qua gedrag van digitale archiefbescheiden. Stel reeds geïmplementeerde werkzaamheden vast die in KAM, doe.nr. 0-002-002-16 worden beschreven.
5.
Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt het waterschap zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van beiang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
Archiefselectielijst en stukkenlijst Het waterschap hanteert de geldende selectielijst voor archiefbescheiden van de waterschappen voor archiefbescheiden. Het gaat niettemin om archiefbescheiden waar DIV kennis van heeft dan wel die ze onder haar beheer heeft.
Bijlage bij brief 201& U 0059/EM/HV
Vernietiging en verklaringen DIV hanteert de wettelijke bewaartermijnen van archiefbescheiden en legt dit vast bij het afsluiten van een dossier (Corsa) of bij het archiveren van een zaak (SharePoint). in de verklaring van vernietiging wordt de categorie vanuit de selectielijst niet opgenomen. In SharePoint staan de categorieën wel vermeld maar van daaruit heeft nog geen vernietiging plaatsgevonden.
Vervanging. Besluiten en verklaringen Gedurende 2014 is het waterschap druk bezig geweest met het opstellen van een handboek vervanging voor (te bewaren) archiefbescheiden, in datzelfde jaar zijn procedures opgesteld om ervoor te zorgen dat het college van Dijkgraaf en Heemraden kon overgaan tot het nemen van een vervangingsbesluit. Dat besluit is uiteindelijk op 16 december 2014 genomen. Sinds 2014 past het waterschap vervanging toe van archiefbescheiden op grond van het vervangingsbesluit d.d. 16-12-2014. iedere drie maanden na scanning vindt vervanging middels feitelijke vernietiging plaats.
Vervreemding, besluiten en verklaringen De afgelopen vijf jaar heeft geen vervreemding plaatsgevonden.
Conclusie Het waterschap is in 2014 voortvarend bezig geweest met het opstellen van een handboek vervanging met als resultaat het nemen van het vervangingsbesluit. In het kader van vervanging van archiefbescheiden heeft men daartoe een besluit genomen. Het waterschap voldoet aan de wettelijke vereisten ten aanzien van het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden voor zover zij kennis hebben van het bestaan van archiefbescheiden in de organisatie.
Aanbevelingen Onderzoek waar binnen het waterschap archiefbescheiden worden beheerd die voor waardering en selectie in aanmerking komen die buiten het gezichtsveld van DIV bevinden. Laat deze bescheiden de vastgestelde procedure van bewaren en vernietiging doorlopen.
6.
Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt tiet waterschap het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkieed' correct in de praktijk?
Overbrenging na 20 jaar Alle archieven van 20 jaar en ouder zijn naar de archiefbewaarplaats overgebracht.
Verklaringen van overbrenging De huidige organisatie heeft nog geen verklaring van overbrenging opgesteld omdat ze nog geen 20 jaar bestaat.
Bijlage bij brief 2015-U 0059/EM/HV
Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Aiie voormalige archieven van de rechtsvoorgangers van het huidige waterschap zijn overgebracht en opgenomen in de archiefbewaarplaats die zich In hetzelfde gebouw bevindt als het waterschap zelf. Er is In dit geval geen sprake van niet overbrengen vanwege bedrijfsvoering.
Conclusie Het waterschap voldoet aan de eisen die zijn gesteld t.a.v. overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats.
Aanbevelingen n.v.t.
7.
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitaie bewaaromstandigheden op orde?
Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats van het waterschap Is door GS met brief van 21 november 2008 goedgekeurd.
Archiefruimten De archiefruimte voldoet aan de wettelijke eisen behoudens de klimaatbeheersing. Het is met name een probleem om de luchtvochtigheid stabiel te krijgen. De temperatuur wijkt een weinig af van de eisen uit de Archiefregeling. Bij Van Dam verhuizingen zijn te vernietigen archiefbescheiden (financiële bescheiden) geplaatst. Deze locatie is (mondeling) goedgekeurd door de toenmalige archivaris.
Het waterschap beschikt over meerdere serverruimten. Een daarvan bevindt zich in huis en de andere bevinden zich bij Archiefweb.eu en Avira BV. Het is niet bekend of deze serverruimten voldoen aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoet.
E-depot Het waterschap beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale archiefbescheiden. In gezamenlijkheid met het Erfgoedcentrum onderzoekt ze momenteel de mogelijkheden om een e-depot In te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen.
Conclusie De archiefbewaarplaats voldoet volledig aan de eisen. Bij de archiefruimte dient de aandacht uit te gaan naar het beheersen van de klimatologische omstandigheden. Voor de serverruimten is het vooralsnog onbekend of ze voldoen aan de gestelde eisen. Het waterschap zal voor haar digitale archiefbescheiden in de nabije toekomst gebruik maken van een e-depotachtige voorziening.
Bijlage bij brief 2015'U'0()59/EM/HV
Aanbevelingen •
Voer een check uit of serverruimten voldoen aan alle in de Archiefregeling en -besluit gestelde eisen.
•
Verbeter de klimatologische omstahdigheden in de archiefruimte zodat ze voldoet aan de wettelijke eisen.
8.
Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet het waterschap in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995?
Beperking openbaarheid na 20 jaar Er zijn geen beperkingen gesteld ten aanzien van de openbaarheid van archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Afwijzing raadpleging of gebruik Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum.
Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Er vinden geen uitleningen plaats aan overheidsorganen. Het Erfgoedcentrum fungeert echter ais raadpieegplek voor burgers die arhciefbescheiden van het waterschap willen raadplegen.
Regulering fysiek bezoek en gebruik Overgebrachte archieven worden door het Erfgoedcentrum aan bezoekers ter inzage gegeven. Middels de dienstverleningsovereenkomst uit 2014 is dit geregeld. Het Erfgoedcentrum hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van Brain.
Regulering digitaal bezoek en gebruik Via de website van het Erfgoedcentrum is inzage mogelijk in de inventarissen van de overgebrachte archieven van het waterschap.
Conclusie Het ter beschikking stellen van overgebrachte archieven is afdoende geregeld in de Overeenkomst Archiefzorg van 23 mei 2014.
Aanbevelingen n.v.t.
Bijlage bij brief 2015-U-0059/EM/Hy
9.
Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft het waterschap plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?
Onderdeel waterschapsrampenplan In het onlangs opgestelde 'Noodplan analoge archieven' (noodplan) is een verbinding gemaakt met het calamiteitenplan van het waterschap.
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In het 'Noodplan analoge archieven' is een relatie gelegd naar het Calamiteitenplan Waterschap Rijn en IJssel (calamiteitenplan).
Conclusie Ten aanzien van rampen en calamiteiten zijn plannen opgesteld om archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden te beschermen. Omdat het noodplan pas onlangs is vastgesteld heeft er nog geen oefening plaatsgevonden.
Aanbevelingen •
Check aan de hand van een oefening of het noodplan als zodanig voldoet, maar ook of het in samenhang met het calamiteitenplan voldoende beschreven is.
10. Middelen en mensen Kan het waterschap beredeneerd aangeven, geiet op haar wetteiijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveei middeien en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
Middelen Binnen de unit ICT Is men verantwoordelijk voor de uitoefening van de zorg en het beheer van archiefbescheiden van de gehele organisatie. Uit de begroting 2014 is op te maken dat voor deze unit een bedrag is gereserveerd van 245.000 euro. Dit is exclusief personeelskosten, die geraamd zijn op 436.500 euro.
Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Het Waterschap heeft 218 fte aan medewerkers die zich bezig houden met het verwerken en beheren van informatie. Het aantal informatiespecialisten, zoals DIV, ICT, informatiemanagers, is in totaal 14,7 fte. De medewerkers in de organisatie worden door DIV-medewerkers geïnformeerd over het informatiebeheer. Allerlei activiteiten worden op dit gebied ontplooid om de kwaliteit van het informatiebeheer te verbeteren. Het organisatiebreed implementeren van zaakgericht werken Is hier een voorbeeld van.
10
Dijlage bij brief 2015 U-0059/EIVI/tlV
De medewerkers binnen de unit ICT hebben de vereiste opleidingen voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Voorts wordt een opleidingsplan voor DiV-medewerkers opgesteld. Het totale opleidingsbudget voor de hele afdeling bedraagt 15.000 euro
Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Alle wettelijke taken kunnen naar behoren worden uitgevoerd.
De provinciale archiefinspectie heeft bij brief van 19 december 2011 aandacht gevraagd voor diverse zaken omtrent het (digitale) beheer van archiefbescheiden en het toepassen van vervanging. Ook het invullen van de checklist Referentiekader Opbouw Digitaai informatiebeheer (RODIN) binnen de eigen organisatie, maar ook voor de extern geplaatste digitale bestanden wordt door hem aandacht voor gevraagd.
Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht in de dienstverleningsovereenkomst met het Erfgoedcentrum is o.a. geregeld dat toezicht op de niet-overgebrachte archieven structureel plaatsvindt. Daarnaast is 1 fte aanwezig voor de kwaliteitszorg binnen de organisatie. Deze taak wordt door een DiV-speciaiist uitgevoerd. De DiV-medewerkers nemen actief contact op met de toezichthouder.
Conclusie Het waterschap heeft momenteel voldoende gekwalificeerde mensen aangesteld om de huidige archiefwerkzaamheden (analoog en digitaai) te kunnen uitvoeren. De organisatie is op het vlak van digitaai werken voortvarend aan de slag gegaan en heeft daarmee een nieuwe manier van werken geïmplementeerd. Langzamerhand schakelt de organisatie over naar volledig digitaai en zaakgericht werken. Het is daarmee van belang om het kwaliteitsniveau van de medewerkers in dit kader vast te houden of mogelijk zelfs te verbeteren. Er wordt een ontwikkelingsplan opgesteld voor de persoonlijke ontwikkeling in kennis en vaardigheden voor de DiVmedewerkers.
Aanbevelingen Zorg voor het verbeteren van het kwaliteitsniveau in het algemeen van de medewerkers die zich bezig houden met zaakgericht werken en specifiek voor medewerkers in het informatiebeheer en -voorziening.
