STICHTING W E L Z I J N BOXTEL
GEMEENTE B O W l
Gemeente Boxtel T.a.v. mevrouw D. Piek Postbus 10.000 5280 DA Boxtel
datum f 0 7 " T snpo jafdoen voor fir. trfdulinfjIgU
Datum: 6 oktober 2009
Ons kenmerk: 09.045/RS/AL
Onderwerp: De Exploitatie van B-Town
Geachte mevrouw Piek, Conform de afspraak in het bestuurlijk overleg stuur ik u hierbij de Exploitatie van B-Town. In vertrouwen u hiermee voldoende te hebben ge'informeerd. Met vriendelijke groeten, r
'
'•
Riki Smolders directeur
St. Ursula 12 | 5281 HV Boxtel | Tel (0411) 674244 | Fax (0411) 68 66 61 www.deltaboxtel.nl |
[email protected] | SNS Regio Bank 98 9648001
J?tse\
S T I C H T I N G W E L Z I J N BOXTEL
De Exploitatie van -Town
In opdracht van Delta Stichting Welzijn Boxtel
Fons van lersel Augustus 2009
Inhoudsopgave
Pagina
Aanleiding
3
Hoofdstuk 1. Visie/missie De doelgroep
5 7
Hoofdstuk 2. Kemtaken Activiteiten van het jongerenwerk Samenwerking en verhuur Gebouw en inventaris Groei van het aantal activiteiten en bezettingsgraad
8 8 9 10 10
Hoofdstuk 3. Organisatie personele organisatie organogram - organisatie van de activiteiten afstemming en overleg PR en Communicatie
12 12 13 14 15 16
Hoofdstuk 4, Financiele paragraaf
17
Bijlagen -
Bedrijfsplan B-Town
Begroting 2009-2011 Activiteitenoverzicht 2009-2011 Organisatieschema Delta
Aanleidinq Op vrijdag, 17 april 2009 is B-Town officieel geopend. Eindelijk hebben de jongeren van Boxtel weer een eigen voorziening. Er is grote tevredenheid over de nieuwe locatie, zowel qua uitstraling als qua indeling en functionaliteiten. Er is een duidelijke visie over de gewenste activiteiten en de beoogde doelgroepen. De jongerenwerkers van B-Town kennen de jongeren en jongerenculturen in Boxtel. B-Town weet wat ze willen en - via het ambulante werk - waar ze zich bevinden. B-Town heeft de ambitie om alle jongeren uit Boxtel en omstreken te bereiken. De beschikbare budgetten zijn aangepast en bieden een goed uitgangspunt voor de beoogde groei. Het activiteitenbudget is (te) klein, maar geeft ook mogelijkheden voor groei. De programmering is nog (te) beperkt en de wijze van communiceren is niet goed genoeg om veel jongeren te bereiken. Wat ook ontbreekt is kennis over de exploitatie van de nieuwe locatie. Hiervoor is dit bedrijfsplan gemaakt met daarin beleid voor programma/productontwikkeling, horeca, vrijwilligers, interne en externe communicatie, samenwerkingen met derden, verhuur en de administratieve organisatie voor de activiteiten. Door de gemeente is - in beginsel voor 3 jaar - budget beschikbaar gesteld voor personele versterking van het team en voor de - aan de toename van activiteiten gerelateerde - extra kosten voor beheer- en security. Uitgangspunt is dat versterking op het zakelijke vlak een ondersteunende werking heeft op de toekomstige uitwerking van het programma en de communicatie van dat programma naar de doelgroepen. Door een betere exploitatieopzet worden de jongerenwerkers ontlast zodat zij zich meer kunnen inzetten voor de agogische doelstellingen richting individuele en groepen jongeren, zowel via jongerencentrum B -Town, als via het ambulant jongerenwerk. Het team van B-Town heeft de opdracht uitvoering te geven aan de implementatie van zowel de exploitatie van het gebouw als het programma-aanbod en de communicatie daarvan. Voor u ligt het bedrijfsplan waarin de exploitatie en het beheer van B-Town op strategisch niveau is beschreven. Dit plan is de basis voor het ontwikkelen en uitvoeren van een kwalitatief en gevarieerd aanbod voor en door zoveel mogelijk jongeren uit de gemeente Boxtel en omstreken. Het bedrijfsplan beschrijft in hoofdstuk 1 de visie en missie en de doelgroep van het jongerenwerk van Delta Stichting Welzijn Boxtel. In hoofdstuk 2 worden de kerntaken en de gewenste ontwikkelingen met betrekking tot de activiteiten beschreven. Ook gebouw en inventaris komen hier kort aan bod. Hoofdstuk 3 behandelt de personele organisatie, de organisatie van de activiteiten, afstemming en overleg en PR en communicatie. Hoofdstuk 4 gaat over de financiele opzet. Dit bedrijfsplan dient als basis voor: • de uitwerking in deelplannen voor het programma/productontwikkeling, samenwerking met derden, administratieve organisatie, vrijwilligers, horeca en verhuur; • de meerjaren begroting voor 3 jaar (20091/ m 2011) met een meetbaar groeimodel m.b.t. bezettingsgraad, activiteiten- en bezoekersaantallen; daarbij wordt primair uitgegaan van het aanbod van de jongerenwerkers c.q. de jongeren; • een marketingplan gericht op een optimaal bereik van de beoogde doelgroepen;
Bedrijfsplan B-Town
Aan het einde van de periode van 3 jaar, waarin B-Town extra budget van de gemeente heeft gekregen, worden de effecten geevalueerd. Als de exploitatie en het beheer op orde zijn en de bezettingsgraad is naar het haalbare gegroeid zal dit extra budget structureel worden.
Bedrijfsplan B-Town
Hoofdstukl. Visie/missie Delta Stichting Welzijn Boxtel (hierna te noemen: Delta) heeft de opdracht van de gemeente Boxtel om het accommodatiegerichte en het ambulante jongerenwerk voor haar rekening te nemen. De stichting heeft de uitvoering van deze opdracht gebaseerd op de nota Kwalitatief jongerenwerk die op verzoek van Delta in juni 2007 door K2, Brabants kenniscentrum jeugd, is opgesteld. Volgens deze nota is de meeste recente, landelijke definitie van het jeugd- en jongerenwerk: 'Jongerenwerk is een verzamelnaam van verschillende manieren van werken, met als gezamenlijk kenmerk dat de inspanningen zich richten op (voornamelijk groepen) jongeren en plaatsvindt in voornamelijk het derde socialisatie milieu, de vrije tijd'. Jongerenwerk wordt door professionals uitgevoerd, die methodisch werken vanuit een adequate analyse van de situatie, positie en behoeften van doelgroepen. Vaak is het de schakel tussen jongeren, hun ouders en maatschappelijke instanties zoals Jeugd en Gezin. De inzet is gericht op de ontwikkeling en participatie van jongeren van 12 tot 24 jaar en sluit aan bij hun leefwereld en hun sociale leefomgeving. Het jeugd en jongerenwerk wordt volgens het rapport van K2 globaal opgedeeld in drie verschillende werkmethoden: Het ambulant jongerenwerk of straatwerk, het accommodatiegerichte jongerenwerk en tot slot het jongerenopbouwwerk. In het rapport van K2 staan deze werkmethoden uitvoerig omschreven. Delta geeft vanuit deze integrale aanpak vorm aan het jongerenwerk, maar heeft niet het jongerenopbouwwerk in het takenpakket. Delta heeft voor de uitvoering van het accommodatiegerichte jongerenwerk de beschikking over B-Town. B-Town is immers onderdeel van Delta. Zie bijgaand Organisatieschema Delta, sectie Activering, Jongerenwerk. Om tot een aansprekende programmaopzet te komen heeft het college van B&W in 2007 een taakgroep ingesteld met de opdracht: "Invulling van het jongerencentrum en een impuls aan jeugdactiviteiten'. De Taakgroep Jongerencentrum kwam met de volgende adviezen met betrekking tot het aanbod van B-Town: 1. kom met een breed programma-aanbod om een zo groot mogelijke doelgroep te bereiken; 2. maak optimaal gebruik van de voorziening door het stimuleren van medegebruik van de accommodatie door derden; 3. werk omwille van de kwaliteit van het jongerenwerk samen met andere voorzieningen in (en buiten) Boxtel; 4. stimuleer blijvende participatie van jongeren met een goed vrijwilligersbeleid. Derhalve heeft B-Town een dubbele opdracht: B-Town zet in op de vraag van (nieuwe) jongeren (groepen), maar ook op initiatieven vanuit het jongerenwerk. Daarbij wordt samengewerkt met derden zoals Buurtsport Boxtel, Kinderwerk / St. Brede Scholen Boxtel, MIK, wijkagent / jeugdagent, VO Scholen en Podium Boxtel. B-Town exploiteert en beheert het gebouw en biedt facilitaire diensten aan ondermeer door het verhuren van ruimtes.
Bedrijfsplan B-Town
De eerste opdracht: het jongerenwerk Jongerencentrum B-Town is er voor het accommodatiegerichte jongerenwerk en het werken met jongeren in de vrije tijd. Dit betekent niet dat B-Town hulpverlening uit de weg gaat: dit betekent dat B-Town zich richt op de ontwikkelingsondersteuning en zorgt voor een juiste begeleiding en doorverwijzing als hulpverlening nodig is. Het helpen van jongeren bij het opzetten van sociaal-culturele, educatieve en ontmoetingsactiviteiten heeft echter de prioriteit. B-Town kiest uitdrukkelijk voor het spoor van ontwikkelingsstimulering en activering om de volgende redenen: • Vanuit de overtuiging dat preventie en een pro actieve benadering de beste insteek is om uitval van jongeren richting hulpverlening te voorkomen; • Het ondersteunen en begeleiden van pubers naar jong volwassenheid en het leveren van een actieve bijdrage aan participatie (het meedoen en meebeslissen); • De overtuiging dat ontwikkelingsondersteuning de beste kansen biedt om talenten te ontdekken en te werken aan zelfontplooiing en zelfredzaamheid. Participatieladder: Competentie regisseur/jongerenwerk
Hoog zelfstandig
Service en onderhoud meebeslissen
Coaching meedoen
Stimuleren meehelpen
Activeren Ontmoeting/vraag
bezoeker
Laag
B-Town werkt met de jongeren aan de hand van de participatieladder (zie schema). Dit geeft weer in welke vorm een jongere kan deelnemen aan het activiteitenaanbod en wat de rol van de jongerenwerker daarbij is. De tweede opdracht: exploitatie van het gebouw B-Town exploiteert en beheert het gebouw en zorgt voor goed onderhoud, ruimtebeheer, horeca, publieksbegeleiding, techniek . Belangrijk daarbij zijn veiligheid en hygiene. Een goede organisatie van exploitatie & beheer zijn belangrijke randvoorwaarden om het jongerenwerk maar ook om samenwerking met andere instellingen mogelijk te maken. Samenwerking met andere instellingen voor jongeren heeft twee voordelen voor B-Town: het vergroot de mogelijkheden van het jongerenwerk en het biedt de mogelijkheid om het gebouw, de ruimtes en de faciliteiten optimaler te gebruiken, ondermeer door het verhuren van de ruimtes. Voor B-Town betekent dat: - extra inkomsten, nieuw en extra publiek en samenwerking op organisatorisch gebied.
Bedrijfsplan B-Town
Voor de instellingen betekent dat: 1. De beschikbaarheid over een prima accommodatie: • Het gebouw, ruimten en infrastructuur zijn toegerust op de doelgroep jongeren, alle mogelijkheden zijn aanwezig opdat het voor jongeren een place-to-be wordt. • De combinatie en diversiteit aan ruimtes, de multifunctionele inzetbaarheid en de uitstraling maken van het gebouw een eigentijdse jongerenvoorziening; • Ook de facilitering is gericht op jeugdculturen en heeft daarom een eigentijds gezicht; het gebouw heeft een bijzondere facilitering t.a.v. licht, geluid en podiummogelijkheden; 2. Ondersteuning door een deskundige personele organisatie: • Het personeel biedt een hoge mate van klantvriendelijkheid en is servicegericht; • Het personeel heeft de deskundigheid in huis om te werken met jongeren van allerlei komaf, hen aan te spreken en afspraken te maken; • De veiligheid is geborgd door inzet van deskundig personeel; • Aan de gebruiker wordt een dienst op maat geleverd door de aanwezige kennis wat betreft programmering, techniek, aankleding, catering en wat betreft de organisatie van grootschalige publieksactiviteiten.
De doelgroep De doelgroep van B-Town is: Jongens en meiden in de leeftijd van 12 tot 24jaar. Op 1 januari 2009 woonden er 4.750 jongeren in de leeftijd van 12 tot 24 jaar in Boxtel. B-Town heeft de uitdaging om binnen deze algemene leeftijdsgroep zoveel mogelijk jongeren met verschillende (sub)culturele achtergronden, uit Boxtel, Liempde, Lennisheuvel e.o. te bereiken waarbij aandacht is voor een goede balans in het bereik van zowel meiden als jongens. Uit onderzoek is gebleken dat er vooral behoefte is aan passieve en actieve deelname aan volksfeesten, pop- en rockmuziek, hiphop, dance, sport en cultuur. Boxtelse jongeren met een niet-Nederlandse achtergrond, met name in Boxtel-Noord en Boxtel-Oost, geven aan dat zij een eigen plekje willen.
Bedrijfsplan B-Town
Hoofdstuk 2. Kerntaken Conform de nota Kwalitatief jongerenwerk van K2 is de primaire taak van het jongerenwerk gericht op de volgende pedagogische aspecten van de doelgroep: • Persoonlijkheidsontwikkeling/ontplooiing, • Ontdekken van identiteit door actief te experimenteren, • Participatie in sociale verbanden, • Bevorderen zelfredzaamheid, • Scheppen pedagogisch klimaat.
|
Het jongerenwerk Boxtel werkt aan deze kerntaak middels een keur aan programma's die aansluiten bij de leefwereld van jongeren. Met de programma's worden verschillende resultaten geboekt. Om resultaten te kunnen boeken is het cruciaal dat het jongerenwerk contacten legt en onderhoudt met jongeren. Jongerenwerk begint dan ook met het investeren in contacten en communicatie met jongeren. Deze investering kost tijd, maar is een absolute voorwaarde om jongerenwerk te kunnen uitvoeren.
j i
Activlteiten van het jongerenwerk Om de in Hoofdstuk 1 beschreven missie en visie te realiseren organiseert het accommodatie gebonden jongerenwerk in het gebouw van B-Town allerlei activiteiten. Jaarlijks wordt het aanbod aan activiteiten vastgelegd in een werkplan. B-Town kent de volgende type activiteiten: •
•
•
Ontmoeting en open inloop Deze activiteiten zijn gericht op de eerste kennismaking met B-Town. Ze zijn laagdrempelig en hebben een aanloopfunctie. Doelgroep is de bezoeker. B-Town heeft o.a. tienermiddagen, jongerenavonden en meidenavonden. Educatieve activiteiten B-Town heeft de ruimtes die zich lenen zich voor educatief aanbod zoals presentaties, cursusaanbod, workshops, bandcoaching, CKV. Dat gebeurt met muziek, dans, toneel, cabaret, debat, multimedia, audiovisueel, kortom alle cultuuruitingen zijn mogelijk. Met name muziek maken spreekt veel jongeren aan. B-Town speelt daar uitstekend op in met een concertzaal, oefenruimtes en een studio. De oefenruimtes bieden zoveel mogelijk jonge beginnende bandjes oefengelegenheid tegen een relatief lage prijs. De ruimtes van B-Town zijn ook uitermate geschikt voor het geven van workshops. Een repeterende band mag deelnemen aan bandcoaching en er is de mogelijkheid tot het leren presenteren door op te treden voor een groter publiek in de concertzaal. Voor een goed educatief aanbod werkt B-Town samen met onderwijsinstellingen zoals VMBO college Boxtel en Jacob Roelandslyceum en met cultuurinstellingen zoals MIK (Pop & Co), Podium Boxtel en Regionaal centrum voor de Kunsten. Daarnaast is er de mogelijkheid tot het organiseren van leerwerkplaatsen. B-Town biedt per jaar circa 10 leerlingen een maatschappelijke stage. Gedurende 5 middagen werken zij - onder begeleiding van een jongerenwerker - op projectmatige wijze aan een taakstellende opdracht. Participatie 'Het jongerenwerk brengt jongeren in contact met waarden en normen van anderen, zowel jeugdigen als ouderen. Jongeren ontwikkelen hun eigen waarden en normen en kunnen de waarden daarvan aangeven aan anderen. Mondigheid, eigen initiatief nemen en de weg weten zijn belangrijk voor de participatie van jongeren'. (Aldus het rapport van K2.)
Bedrijfsplan B-Town
r
f \_
(
j
'j L• r
L r j , I
L
'-' I
\ t , I ' !
Eerder in dit plan is aangegeven dat B-Town jongeren activeert aan de hand van de participatieladder. Activiteiten uit oogpunt van participate die - al of niet in samenwerking - worden gerealiseerd zijn:concerten, toneelvoorstellingen, open podia, festivals, battles, fris-disco voor tieners (B-Fresh) en alle andere vormen gericht op de vrijetijdsbeleving. Bij deze activiteiten nemen de jongeren deel als bezoeker of als vrijwillig medewerker of (mede)organisator. Vrijwilligers zijn onontbeerlijk bij het realiseren van het activiteitenaanbod. Momenteel zijn al enkele groepen vrijwilligers (regelmatig) actief in B - Town. De eerste groep zijn de 'incidenteel helpenden'. Dat zijn jongeren en volwassenen die een aantal keer per jaar uitvoerend meehelpen bij een activiteit. De tweede groep zijn de jongeren van Popgefokt. Dit zijn jongeren die 20 + zijn en buiten Boxtel studeren. Ze komen regelmatig bijeen voor de voorbereiding van de voorrondes en de uiteindelijke finale: PopGefokt Festival. •
Belangenbehartiging door jongeren Het is essentieel om jongeren te betrekken bij de ontwikkeling en de uitvoering van het jongerenwerk in B-Town. Voorbeeld is het jongerenpanel Next Generation Boxtel (NGB), een initiatief vanuit de gemeente Boxtel. Zij hebben de doelstelling om de oren & ogen van gemeente Boxtel naar Boxtelse jongeren (en vice versa) te worden. Zij worden ook ingezet voor het mee organiseren van activiteiten. De belangenbehartiging door deze actieve jongerengroep moet een sneeuwbal effect hebben op het bereiken van andere jongerengroepen.
•
Informatie en advies 'Het jongerenwerk voorziet jongeren van informatie en advies overallerlei actuele thema's en problematieken. Hierdoor wordt de zelfredzaamheid van jongeren vergroot. Door informatie op hetjuiste moment en op dejuiste manier aan jongeren aan te bieden, kunnen zij er zelfstandig mee verder'. (Uit het rapport van K2) Dit gebeurt in samenwerking: binnen Delta met het (school)maatschappelijk werk, het JPP, het opbouwwerk, Steunpunt Mantelzorg en verder met instanties zoals Centrum voor Jeugd en Gezin, Novadic Kentron en de gemeente Boxtel. Door het organiseren van themabijeenkomsten, voorlichtingsavonden en kennismakingsactiviteiten wordt de jongeren informatie aangeboden. B-Town zet hiervoor ook nieuwe media in zoals de website, Hyves en aansluiting bij de site van Jongin.Boxtel. Onderwerpen die aan de orde komen zijn alcohol- en drugsgebruik, discriminatie, sex, het deurbeleid van de horeca in Boxtel, mantelzorg etc. etc.
Samenwerking en verhuur In het aanbod van de jongerenwerkers zijn al veel samenwerkingspartners genoemd. In het hoofdstuk over visie en missie is al aangegeven dat samenwerking een tweeledig doel heeft: het vergroten van de mogelijkheden van het jongerenwerk enerzijds en het optimaliseren van de inzet van het gebouw en de organisatie anderzijds. Samenwerking is er vooral met instanties waarmee activiteiten worden opgezet die: • in het verlengde liggen van de activiteiten van het jongerenwerk • bedoeld zijn voor dezelfde doelgroepen dus jongeren • beeldvorming versterkend zijn en niet schadelijk voor het imago • bij voorkeur een budgetneutraal resultaat hebben
Bedrijfsplan B-Town
B-Town gaat ook actief op zoek naar instanties die de publieksruimtes zoals de concertzaal en net cafe willen huren. B-Town heeft deze instanties daarbij veel te bieden: ruimte en faciliteiten voor kennismakingsactiviteiten, vrijetijdsbesteding, afstudeerprojecten, school- of bedrijfsfeesten, optredens, seminars, workshops, sportactiviteiten, repetitieruimte, gezondheidsprogramma's, activeringsprogramma's, banen- en informatiemarkten, en voor nog vele andere mogelijkheden.
Gebouw en Inventaris Het gebouw B-Town moet een bruisend ontmoetingscentrum zijn voor zoveel mogelijk jongeren uit Boxtel en omstreken. Er valt van alles te beleven en iedereen moet er zich thuis voelen. De accommodatie vervult verschillende functies en het streven is om te werken aan een zo optimaal mogelijke bezettingsgraad. Het gebouw moet daarom qua gebruik multifunctioneel en flexibel zijn. Waar nodig kunnen vrijwilligers sfeerverhogende elementen toepassen met aankleding en decor. Het gebouw is ongeveer 700 m2 groot en beschikt over: Een concertzaal geschikt voor circa 250 bezoekers Een cafe / loungeruimte voor circa 50 bezoekers Een educatie c.q. huiskamerruimte voor circa 50 bezoekers Twee repetitieruimtes Opnamestudio Werkruimte voor vrijwilligers Kantoren voor jongerenwerk en beheer spreekkamer • Backstage ruimte Een aandachtspunt is het gebrek aan opslagruimte, bij voorkeur op de begane grond. Het pand wordt - om niet - ter beschikking gesteld (de door de gemeente aan de woonstichting te betalen huursom wordt door de gemeente intern verrekend met de subsidie); alle belastingen en lasten, die onder welke benaming ook, voor de tijd gedurende welke de bruikleenovereenkomst zal bestaan, ten aanzien van het pand geheven worden zijn voor rekening van gebruiker.
Groei van het aantal activiteiten en de bezettingsgraad In de beginfase (September tot en met december 2009) zullen de doelen bescheiden zijn: • handhaven van de huidige bezettingsgraad • enkele publieksactiviteiten i.s.m. derden per maand extra en • een budgetneutraal resultaat Na 2009 wordt gestreefd naar een zo groot mogelijke bezettingsgraad: Dat betekent met ingang van 2011: o een bezettingsgraad van het cafe van 50 % Het cafe wordt bij nagenoeg alle activiteiten ingezet. Activiteiten zijn in de regel s'middags en s'avonds. 50% bezetting komt overeen met 7 dagdelen dus 7 activiteiten per week. Op jaarbasis (46 weken) is dat ruim 300 activiteiten in 2011 conform het activiteitenoverzicht 2009-2011. o een bezettingsgraad van de concertzaal van 60 % In de concertzaal vinden zowel culturele als recreatieve activiteiten plaats. In de praktijk kan er per dag 1 activiteit plaatsvinden, dit vanwege de voorbereidingen en afwerking. In 2011 is de beoogde bezettingsgraad 60%, hetgeen overeenkomt met ruim 190 activiteiten (46 weken x 7 gedeeld door 60/100)
Bedrijfsplan B-Town
10
een bezettingsgraad van de oefenruimtes van 40 % Bands bestaan in de regel uit 3 tot 4 muzikanten. In verband met school of werk kan er alleen geoefend worden op avonden door de week maar in het weekend kan dat zowel s'morgens, s'middags en s'avonds. Dat zijn 11 dagdelen. B-Town heeft twee oefenruimtes. Een bezetting van 40 % in 2011 betekent dat iedere week 9 bands in B-Town repeteren. De beoogde groei in schema: aantal activiteiten bezoekers
Bedrijfsplan B-Town
2008 199 4.659
2009 204 8.652
2010 307 11.127
2011 317 11.991
11
Hoofdstuk 3. Organisatie - Personele organisatie Zoals al eerder aangegeven heeft B-Town 2 type jongerenwerkers: De ambulante jongerenwerker voor32 uur. De ambulant jongerenwerker van B-Town doet ambulant jongerenwerk zoals beschreven in de nota van K2. De ambulante jongerenwerker heeft zijn kantoor in B- Town en heeft voortdurend afstemming met collega jongerenwerkers. De ambulant jongerenwerker coordineert daarbij de agogisch taken. De accommodatiegerichte jongerenwerkers 2 jongerenwerkers respectievelijk 24 en 28 uur en 1 senior jongerenwerker met zakelijke coordinatie (36 u.p.w.) De jongerenwerkers werken vooral vanuit de accommodatie aan de actieve participatie van jongeren op de wijze en met het doel zoals omschreven in de nota van K2. De senior jongerenwerker ondersteunt de jongerenwerkers bij het opzetten en het uitvoeren van de activiteiten en bij de exploitatie van het gebouw en de horeca. Hij is verantwoordelijk voor de algehele aansturing en coordinatie m.b.t. bedrijfsvoering met als doel een toename van het aantal activiteiten en het aantal bezoekers. En hij legt de verbinding tussen de programmering van het agogisch jongerenwerk en de overige activiteiten van en met jongeren en andere (jongeren)instellingen ter verbreding van het aanbod. De senior jongerenwerker coordineert en coacht verder de vrijwilligers van B-Town aan de hand van het algemene vrijwilligersbeleid. Beheerders (aantal: 2 respectievelijk 18 en 24 u.p.w.) De beheerders van B-Town verenigen de functie van activiteiten- en gebouwbeheer in zich. Gezien de omvang van de formatie is het niet mogelijk om daar een onderscheid in te maken. Bij grote activiteiten en in drukke periodes wordt op oproepbasis extra beheer
ill
ingezet. Taken met betrekking tot het gebouw liggen op het terrein van algemeen beheer, verhuur, inkoop en voorraadbeheer horeca, algehele planning van ruimtes, onderhoud gebouw, inventaris en apparatuur. De schoonmaak van het gebouw is gedetacheerd aan de WSD. Taken met betrekking tot de activiteiten richten zich op publieksbegeleiding, barbeheer, aansturen vrijwilligers en aansturen security.
,J
Bedrijfsplan B-Town
12
orqanoqram B-Town
Sectormanaqer Delta
JONGERENWERK Ambulant jongerenwerk
Accommodatiegebonden jongerenwerk
Beheer gebouw / activiteiten
vrijwilligers
Bedrijfsplan B-Town
13
-
Organisatie van de activiteiten
Werkwiize Bij het opzetten van activiteiten wordt de volgende werkwijze gehanteerd: • B-Town ontwikkelt groepsactiviteiten op het gebied van vrije tijd, lokaal en regionaal, - zowel vraaggericht als aanbodgericht; - samen met jongeren -> B-Town is de coproducer - aan de hand van een methodische aanpak (kwalitatief toetsbaar) - gericht op kansen en mogelijkheden - afgestemd op andere organisaties voor vrijetijdsbesteding • B-Town daagt uit en wil uitgedaagd worden • B-Town is voortdurend op zoek naar nieuwe trends, ontwikkelingen en nieuwe doelgroepen en beschikt zo over actuele kennis en expertise over de doelgroep jongeren en de jeugdcultuur • B-Town wil herkenbaar en zichtbaar zijn voor iedereen, doelgroepen en partners. • B-Town organiseert de activiteiten in de accommodatie zelf, maar deels ook op locatie: in de omgeving van het gebouw, in het centrum of op scholen. Activiteitenbeheer De beheerders van B-Town worden in drukke tijden bijgestaan door oproepkrachten. Zij worden geselecteerd op o.a. leidinggevende capaciteiten en ingezet op de drukke momenten, dus vooral in het weekend. De activiteiten zijn dan veelal complex vanwege de combinatie van horeca, techniek, publiek en - soms - de gelijktijdigheid van activiteiten. De beheerder is tijdens de activiteit kapitein op het schip: hij of zij is dan eindverantwoordelijk voor alle aspecten van de bedrijfsvoering en heeft dus in alles het laatste woord. Hij/zij werkt aan de hand van twee productieformulieren: het activiteitenplan en het calamiteitenplan. Vriiwilliqers Veel jongeren zijn enthousiast en bereid om op vrijwillige basis actief te zijn tijdens activiteiten in B-Town. Zeker omdat deze activiteiten aansluiten op hun leefwereld en sociale omgeving. En omdat de functie tegemoetkomt aan voor hen belangrijke aspecten als status, rechten, plichten en een minimale tegemoetkoming in de kosten. De rol van vrijwilligers is cruciaal voor B-Town; de vrijwilligers zijn een afspiegeling van het potentiele publiek en daarom een belangrijke informatiebron en zij vergroten bekendheid en draagvlak voor activiteiten. Daamaast is het zonder hen niet mogelijk om het beoogde aanbod te organiseren. Gezien de groei van het aantal activiteiten zet B-Town in op meer vrijwillige medewerkers. Tegelijkertijd is voor de jongerenwerkers het vrijwilligerswerk een kans op be'invloeding ter versterking van de sociale weerbaarheid en de zelfwerkzaamheid. Het werken met vrijwilligers heeft daarmee een dubbel doel: het bevorderen van participatie en operationele ondersteuning aan het team. Voor de werving, opleiding en teambuilding wordt samengewerkt met organisaties die vanuit hun expertise hieraan een bijdrage leveren. De senior jongerenwerker is belast met de vrijwilligerscoordinatie en werkt aan de hand van een goed geformuleerd vrijwilligersbeleid.
Bedrijfsplan B-Town
14
Horeca De horeca is primair ondersteunend aan het programma-aanbod, d.w.z. de organisatie heeft niet als doelstelling om een horecabedrijf te exploiteren. Horeca-activiteit zijn dan ook volgend aan het programma. Het horeca-aanbod is in de ogen van het publiek (en dus ook van de organisatie) een integraal onderdeel van de activiteit. Het prijsniveau is overeenkomstig lokaal gehanteerde tarieven, eventueel met uitzondering van activiteiten voor bijzondere doelgroepen. Bij de opzet van de horeca wordt gestreefd naar een optimaal rendement met een marge van ten minste 65%. De activiteitenbeheerder beschikt over het diploma sociale hygiene en BHV. Alle horeca medewerkers zijn tenminste 18 jaar oud en verplicht om deel te nemen aan de instructie verantwoord alcohol gebruik. In het Bestuursreglement, opgesteld op basis van de Drank- en Horecawet, is het volledige horecabeleid van B-Town verder uitgewerkt. - Afstemming en overleg 1 - Afstemmingsoverleg Er is wekelijks een overleg over bedrijfsvoering en agogische/ inhoudelijke afstemming met als doel het bewaken van de voortgang en het signaleren van knelpunten. Dit gebeurt mede aan de hand van de actielijsten voor de komende periode, Maandelijks is er overleg van de sectormanager met de senior jongerenwerker en de agogisch coordinator. Agenda wordt bepaald door de maandrapportage aangaande de bedrijfsmatige exploitatie en de beleidsmatige en inhoudelijke ontwikkelingen met betrekking tot agogisch jongerenwerk. Doel is het monitoren van de voortgang met betrekking tot het realiseren van het werkplan en om, waar nodig, in te grijpen of bij te sturen. 2 - Activiteitenoverleg Overleg tussen beheerders en jongerenwerkers aan de hand van de productieformulieren heeft tot doel om de activiteiten goed te laten verlopen. Besproken wordt de personele inzet voor publieksbegeleiding, de techniek en inrichting en de horeca. Frequentie: 1 x per 2 weken 3 - Agogisch inhoudelijk overleg Centraal doel is het vergroten van de methodische vaardigheden van de jongerenwerkers m.b.t. signaleren, bemiddelen, doorverwijzen en voorbereiden van thema-activiteiten in BTown. De doelgroepen worden besproken waarbij het gaat om de agogische verdieping van het aanbod van het jongerenwerk en om de aanpak op het gebied van: Wonen - Werk - Vrije Tijd - Vrienden - Studie - Hulpverlening - Drugs- Alcohol - Sexualiteit, etc.. Frequentie: 1 x per maand 4- Vrijwilligersoverleg Maandelijks vindt een vrijwilligersvergadering plaats o.l.v. de senior jongerenwerker. Doel is het uitwisselen van algemene informatie, planning en programmering en de mogelijkheid tot inroosteren voor activiteiten. Daarnaast biedt het de verschillende vrijwilligersgroepen de gelegenheid om elkaar te ontmoeten. 5 - Individueel werkoverleg Het doel is om de voortgang van de operationele taken en de mogelijke knelpunten daarbij op individueel niveau te bespreken. Frequentie 1 x per 6 weken..
Bedrijfsplan B-Town
15
PR en communicatie Marketing is altijd van belang maar dit belang is bijzonder groot gezien de ambities van BTown: een bruisend centrum voor alle jongeren van Boxtel en omstreken. Dit belang is ook door de gemeente onderschreven. Daarom wordt de marketing in een apart deelplan uitgewerkt, Doelen van dit deelplan teneinde de ambities waar te maken - zijn: Imagoverbetering - informeren over de activiteiten van B-Town teneinde meer bezoekers en partners te werven - informeren over de gebruiksmogelijkheden van B-Town teneinde de bezettingsgraad te verhogen Niet alleen de jongeren maar ook de overige inwoners van Boxtel e.o,, de samenwerkingspartners en de huurders moeten bereikt worden. B-Town maakt al gebruik van een aantal communicatiemiddelen, te weten: • hyves; • huisstijl (briefpapier, entreetickets, horecaprijslijsten) • publiciteit via lokale en regionale pers en media; • persoonlijke communicatie (gesprekken, telefoon, brieven, e-mail); • gemeentelijke informatiezuilen en de website Jongin.Boxtel; • presentatie(map) locatieverhuur; • wervingsacties vrijwillig medewerkers; • Mond-tot-mond reclame In het marketingplan wordt deze middelen ter verbetering aangevuld met een uitwerking van de volgende manieren van communiceren: - jongerenwebsite in samenwerking met de jongeren; E-mails en SMS met verwijzing naar website; (kennismakings) activiteiten met onderwijs, culturele partners, etc.; uitbreiding en differentiatie van de verspreiding; - het organiseren van events voor grotere groepen bezoekers (zoals Popgefokt) - speciale acties richting scholen open dagen voor ondermeer de ouders - signaleren en rapporteren trends en ontwikkelingen Om dit mogelijk te maken is in de meerjarenbegroting het budget hiervoorflink verruimd.
Bedrijfsplan B-Town
16
Hoofdstuk 4. Financiele paragraaf Bijgaande begroting is een meerjarenbegroting voor 2009, 2010 en 2011. Hierin en in het activiteitenoverzicht is over een periode van 3 jaren de groei van het aantal activiteiten en vervolgens het aantal bezoekers zichtbaar. Vertrekpunt is een klein budget dat meegroeit met de activiteiten. Het budget is opgedeeld in drieen: 1. voor ambulant jongerenwerk 2. voor 3 grootschalige exteme activiteiten 3. voor activiteiten in de accommodatie In het activiteitenoverzicht (zie bijlage) zijn de aantallen activiteiten en bezoekers voor de komende jaren uitgewerkt. De activiteitenbegroting is een belangrijk financieel instrument voor sturing en control. In de maandelijkse rapportage aan de sectormanager zal daar het accent liggen. De administratieve organisatie van B-Town is daarom gericht op de gegevensverwerking en - verzameling van de activiteiten. B-Town streeft in deze periode naar een positief resultaat ten behoeve van een risicoreserve van € 25.000,-. Deze reserve is nodig voor het initieren van nieuwe en/of risicovolle initiatieven en voor het vergroten van de flexibiliteit bij de inzet van extra personeel, In de begroting is nog geen rekening gehouden met inkomsten uit sponsoring, fondswerving en/of projectsubsidies. B-Town gaat zich zeker inzetten om ook op deze wijze inkomsten te verwerven. Daarvoor moet eerst het marketingplan en het werkplan voor het activiteitenaanbod opgesteld worden. Om drie redenen worden de begrotingen niet gei'ndexeerd: het is niet te voorspellen wat de loonontwikkelingen en de inflatie zullen zijn; omdat de gemeentelijke subsidie daarop wordt gebaseerd is het resultaat van indexering nagenoeg budgettair neutraal; de financiele effecten van het groeimodel blijven op deze manier duidelijker zichtbaar. Bijlagen -
Bedrijfsplan B-Town
Begroting 2009-2011 Activiteitenoverzicht 2009-2011 Organisatieschema Delta
17
BEGROTING B-TOWN
2009
2010
2011
235.581 114.726 37.500 5.452
235.581 114.726 75.000 5.452
235.581 114.726 75.000 5.452
5.763 5.280 1.500 1.500
7.007 7.600 2.250 1.898
7.589 8.700 3.000 2.530
407.302
449.514
452.578
personeel agogisch personeel beheer uitbreiding formatie (incl. security/beheer) vrijwilligerskosten deskundigheidsbevordering
99.036 45.000 37.500 2.000 1.815
99.036 45.000 75.000 4.000 2.190
99.036 45.000 75.000 4.000 2.190
huisvestinaslasteri: huur energie schoonmaak bewaking inventaris
42.000 33.315 16.071 1.033 5.000
42.000 33.315 16.071 1.033 5.000
42.000 33.315 16.071 1.033 5.000
orqanisatiekosten: activiteiten ambulant activiteiten accommodatie projectkosten (3 x grootschalig) inkoopkosten extra activiteiten PR en communicatie (incl website) telefoonkosten
5.000 5.269 5.452 12.000 7.600 1.700
5.000 5.269 5.452 24.000 12.000 1.700
5.000 5.269 5.452 24.000 12.000 1.700
doorbelasting overhead Delta: ondersteuning organisatie toerekening coordinatie
28.179 42.147
28.179 42.147
28.179 42.147
390.117
446.392
446.392
3.122\
6.186\
BATEN subsidie gemeente Boxtel: regulier exploitatie uitbreiding formatie 3 grootschalige activiteiten inkomsten uit activiteiten: horeca netto-opbrengst entree/deelnemersbijdragen verhuur oefenruimtes Totalebaten LASTEN personeelslasten:
Totalelasten RESULTAAT | Ten behoeve van risicoreserve ad € 25.000,Inkoopkosten extra activiteiten zijn: * artiesten/muzikanten/DJ/VJ * inhuur apparatuur, geluid en licht
17.18S\
OI
OI
o o LO o r~ in
i; °
o co
.898
o oi
530
o o m LO r- CM
o oi
00
o o
O O
LO
LO
o o o
o o o
O ^ I— o
.530
.564
.100
q
r- co t- oo
o o LO LO O O
O O O
.000
CN
400
~
o
320
T
500
642
CO
.205
.330
CM
o
500
cu
>
O O O
CM
IN
T-
O
o
o
o
OI
hN-
o
O
co
CD
o o o CN
o
o o
LO
CD x—
.465
m LO CD -3-
q
io co CM
CO
co"
500
o o
o
CM
>o
is
N
-*
co
CN CD N
CD
^
O LO CM CN
o
LO OI
o o
OI
aantal
TT-
CO CD CD
•S o c N co CD co X I o
CD O CN
CD CD
<.—
LO CO 05 IO
LO LO N
^iCN CN
• *
CD CO
O CN
T™
~B
T ~
T—
— T
LO O t - CN CO • *
en CO
co
oi
o c N CO 0! X ro !
CM
,280
o co
O O CN
CD O O Oi
CD
o
CO
r^
co
CM
o o
.600
400
O O CN
O CN
o
LU
CO
CN
0) vfl)
.700
E o co
8
O N ro
CM
o
CO
T—
t
o
LO OI
T
-
o CD T ~
CO CO v~
•S
00
o
CN
o o
•«»•
co co o>
CO
o o
• *
CO CD
o
CO CO 1^
CO
o CO
r-
•
CM
co
r~CN
^ o
CO CM
o in
^
CO CO
CO
o
'cf CO
co_
O O LO
o
CN
• *
•o
CO
CO
oi
• *
CO O
o
CM
• *
^
X -
T—
O CD
o
c co ro CO
.2 CD
l^
•*
O
1—
-*
T—
CN CO
o CM
01
c
3 3
m h-
c
>
CD
1-
ivi
CD
Q
1ro >
<
(0
x:
is m
O
s?l 3o
tt)
'to co o
CL
'O
tco
Q.
CD
XI
01 CO
c o
c
CO 0) XI
IS
0
cu c
E CO
en
2
. c !_ D co iJ a: 0) co 2 :
01
5 S o
c
TES
CO
Boxthea
>
T3
ngen
•e 0 0 CO
CO CD
T3
5
2 UJ
huur boxtl OEF
H
c 'co
rti
zI I I
CO
CD CO
CD
•i-j
u CD
gen
c o m
I
w
C8 XI 1-
ra
c cu
."
ro
Q. O
E 0)
c £ rs
s
I-
U)
c
o 1-
*J
o
Organisatieschema DELTA Bestuur
Directie
Directie secretariaat Financiele administratie Systeembeheer
WNV
Sectormanager Hulpverlening Activering
Sector Activering
Sector Hulpverlening
• • • •
•
• L I
•
Jongerenwerk Opbouwwerk Welzijn Ouderen Vrijwilligerssteunpunt Vrijwillige ThuisHuIp Steunpunt Mantelzorg
• • •
•
Algemeen Maatschappelijk Werk Buro Sociaal Raadslieden Buro Nieuwkomers School Maatschappelijk Werk/JPP Projecten Home-Start
Sector Ondersteunende Diensten • • •
Beheer Huishoudelijke Dienst Receptie
