CORPORATIEADVIES.NL Startpagina / Praktijkboeken / Corporaties & Vastgoedsturing / Het voorraadbeleid vertaald in onderhoud- en investeringsbegroting
Het voorraadbeleid vertaald in onderhoud- en investeringsbegroting Bijlage 6 van het boek: Corporaties & vastgoedsturing Essentieel in de vastgoedsturing is de verankering in de organisatie. Er moet immers mee gewerkt worden. Het voorraadbeleid moet onder meer zijn gekoppeld met de onderhoud- en investeringsbegroting. Die moet zo zijn ingericht dat enerzijds de koppeling vice versa aan het beleid mogelijk is en anderzijds de juiste detailgegevens voor uitvoering worden aangeleverd. Er wordt hier bewust vice versa gezegd omdat de onderhoudsbegroting besliscriteria voor het voorraadbeleid kan aanleveren, bijvoorbeeld de kwaliteit van het bezit en de kosten van het onderhoud. Het voorraadbeleid bepaalt het na te streven onderhoudsniveau in samenhang met het beleidslabel. Verder bepaalt het voorraadbeleid markt- en of doelgroep gerichte ingrepen (versterken) en de resterende exploitatieduur. Onderstaande figuur brengt de samenhang tussen voorraadbeleid, beleidslabel en onderhoudsniveau in beeld. Zo ontstaat een logische koppeling tussen voorraadbeleid en de onderhouds- en investeringbegroting. Uiteraard hangt dit ook af van de definities die gehanteerd worden. Immers wat valt onder onderhoud en welk type onderhoud dan en wat onder investeringen?
Figuur: Samenhang onderhoud, kwaliteitsniveau, beleidslabel/
1
CORPORATIEADVIES.NL Definities in het onderhoud In de samenhangende onderhoud- en investeringsbegroting komen alle soorten onderhoud samen. Voorraadbeleid heeft effect op al deze soorten. Om dan de effecten goed inzichtelijk te maken en te houden zijn heldere definities onmisbaar. Door in de begroting aan de onderhoudssoorten budget of fondscodes te koppelen is bewaking van de begroting per onderhoudssoort mogelijk. Het onderscheid naar onderhoudssoort maakt tevens de juiste koppeling mogelijk tussen projectvoorbereiding, contracteren en de (financiële) projectbewaking. Kengetallen of benchmarks zijn snel te genereren en de juiste cijfers zijn snel aan te leveren voor de bedrijfswaarde berekeningen. Kortom alle belang de definities helder te hebben. Als voorbeeld maken we onderscheid in de volgende definities. Een nadere uitwerking is te zien in figuur C6.2. • • • • •
Investeringen Correctief onderhoud Leefbaarheid Dagelijks onderhoud Cyclisch onderhoud
2
CORPORATIEADVIES.NL Figuur:Definities in het onderhoud/ De onderhoudsniveaus Nu de definities bepaald zijn en daarmee de hoofdlijnen van inrichting van de begroting, wordt zichtbaar hoe we het voorraadbeleid koppelen aan zowel de investeringskant als onderhoudskant van de begroting Een uitwerking van de onderhoudsniveaus is daarbij essentieel. Het algemene beheerscenario op basis van het label komt voor het betreffende complex tot uiting in een kwaliteitsniveau, ook wel onderhoudsniveau genoemd. Veelal worden een drietal niveaus onderscheiden zoals een instandhoudings-, basis- of plusniveau. Maar ook wel aan specifieke doelgroep gekoppelde niveaus zoals een klusniveau (huurder investeert en onderhoudt zelf). De volgende drie onderhoudsniveaus zijn hier uitgewerkt: Instandhoudingsniveau Onderhoud aan in- en exterieur is vooral gericht op voldoen aan veiligheid, gezondheid en wet- en regelgeving en bepaalt middels conditiemeting. Het betreft een minimumniveau, bepaald door de randvoorwaarden van de Nederlandse wet- en regelgeving vastgelegd in Woningwet, Bouwbesluit en hieraan gerelateerde normen. De nadruk ligt op het herstellen van gebreken die betrekking hebben op veiligheid, gezondheid en gebreken die een te sterke inbreuk hebben op het binnenmilieu. Basisniveau Onderhoud tot einde beoogde exploitatieperiode op basis van technische noodzaak, de daadwerkelijke uitvoering wordt bepaald middels conditiemeting en ’Just In Time’ uitgevoerd. De nadruk ligt op kostenbeheersing en efficiëntie door middel van regulier planmatig onderhoud. Er wordt gestreefd naar een naar huidige maatstaven acceptabel wooncomfort voor de bewoners. De nadruk ligt op het planmatig onderhoud op basis van de feitelijke onderhoudstoestand in combinatie met de theoretische levensduren en analyses van gerealiseerd dagelijks onderhoud. En het waar nodig doen van investeringen om het complex op onderdelen aan de eisen te laten voldoen op het gebied van wooncomfort. Plusniveau Met betrekking tot het technisch beheer van de woningen is dit niveau identiek aan het basisniveau, nu echter aangevuld met maatregelen ter voorkoming van overlast en ergernissen voor huurders en verhoging van comfort. De nadruk ligt op voldoen aan de verwachtingen van de klant. Uitvoeringstijdstip liggen in de meerjarenonderhoudsbegroting vast. Door middel van de conditiemeting kan op esthetische uitgangspunten worden besloten tot vervroegde uitvoering over te gaan. Daarnaast wordt gestreefd naar een verhoogd wooncomfort (genot) voor de bewoners ter bevordering van de verhuurbaarheid of verbetering van de kwaliteit. Een voorbeeld uitwerking van onderhoudsniveaus is opgenomen in de tabel hieronder. Uiteraard kan dit voor de andere onderhoud- investeringsdefinities nader worden ingevuld. BESTAANDE BOUW
Onderhoudssoort
Onderdeel
Niet planmatig
Technische
Het minimale niveau bij gelabelde onderhoudskwaliteit Minimumniveau
Het minimale niveau bij gelabelde onderhoudskwaliteit Basisniveau
Het minimale niveau bij gelabelde onderhoudskwaliteit Plusniveau
3
CORPORATIEADVIES.NL onderhoud, correctief en investeringen
installaties Ventilatie
natuurlijke ventilatie acceptabel mits voldoende toevoer en afvoervoorzieningen
Verwarming
Open toestellen en lokaal mits voldaan aan veiligheidseisen GAVO
Warmtapwater
Open toestellen mits voldaan aan veiligheidseisen GAVO
Waterinstallatie
Gasinstallatie Rioolinstallatie
mechanische afzuiging keuken, badkamer en toilet, natuurlijke toevoervoorzieningen in de gevel d.m.v. roosters cv-installatie
cv-combi installatie min. Tapcap. 5lt/min of boilerinstallatie individueel bemeterd, aansluiting wasmachine individueel bemeterd aansluiting wasmachine
Elektra installatie
Individueel bemeterd, Huidige groepenkast handhaven mits voldoet aan NEN 1010 3de druk 1984 (zie bijlage aansluitvoorwaarden), bakeliet vervangen overig schakelmateriaal heel, bedrading pvc isolatie
Liftinstallatie
conform eisen liftinstituut
Individueel bemeterd, Huidige groepenkast aanpassen aan NEN 1010 4de druk 1988 voor installaties van voor 1988 en uitbreiden met minimaal 1 groep wasmachine en 1 groep keuken, schakel-en kontaktmateriaal geen verschillen in een ruimte conform eisen liftinstituut, rolstoelgeschikt
balansventilatie met wtw
cv-installatie, klokthermostaat, thermostatische radiatorkranen, design radiatoren (bv handdoekradiator badkamer) cv-combi installatie min. Tapcap. 8lt/min en closein boiler keuken Individueel bemeterd, aansluiting wasmachine, buitenkraan bij eg-won Individueel bemeterd Aansluiting wasmachine, vaatwasser en wasdroger Individueel bemeterd, Huidige groepenkast aanpassen aan NEN 1010 4de druk 1988 voor installaties van voor 1988 en uitbreiden met minimaal 1 groep wasmachine en 1 groep keuken, schakel-en kontakt materiaal geen verschillen in de woning conform eisen liftinstituut, brancard geschikt, schuifdeur, zitje
Conditiemeting Vanuit het voorraadbeleid worden de beleidslabels en de gewenste onderhoudsniveaus vastgesteld. Dit moet worden vertaald in de begroting. Hiervoor hebben we gezien hoe de onderhoudsniveaus worden uitgewerkt. Voor de investeringen is het veelal relatief eenvoudig de ingrepen op te nemen. Het zijn veelal eenmalige activiteiten gekoppeld aan een in het beleid bepaald investeringsjaar. In het dagelijks onderhoud is de uitwerking in onderhoudsniveaus veelal direct gekoppeld aan de werkinstructies en gebruikte formulieren in bv het mutatieonderhoud. Voor het beheer in het cyclisch onderhoud is de koppeling aan onderhoudsniveaus minder eenvoudig. We hebben daarbij immers te maken met alle complexen in exploitatie. Per complex gaat het om concrete activiteiten op bouwdeelniveau gedurende de gehele exploitatie. Er zijn dus veel regels in het systeem te beheren. Indien traditionele activiteit gerichte onderhoudssystemen worden gebruikt zal de proceseigenaar zelf handmatig activiteiten moeten schrappen of toevoegen, iedere regel moet geanalyseerd worden. Dit kan bij een groot bezit een haast ondoenlijk karwij zijn. Tevens is weinig inzichtelijk wat er exact gebeurt. Hoe verantwoordt u dat naar het management? En indien een beleidsvariant moet worden doorgerekend kan weer van voren af aan begonnen
4
CORPORATIEADVIES.NL worden in de hoop dat de oude basis gegevens in een bestand bewaard zijn gebleven. Kortom traditionele systemen lenen zich niet om beleid te vertalen in de begroting, tevens ondersteunen ze de beleidsvorming niet. Door nu op een objectieve en gestructureerde wijze een verband te leggen met de feitelijke onderhoudsstaat en het gewenste onderhoudsniveau is het mogelijk de onderhoudsbegroting aan te laten sluiten bij het voorraadbeleid, zonder dat daar allerlei subjectieve oordelen van medewerkers meespelen. De methodiek die we daarbij gebruiken is conditiemeting (NEN 2767). De methode conditiemeting waarbinnen de onderhoudsniveaus zijn gedefinieerd werkt als een objectieve filter op de onderhoudsactiviteiten. Voor het onderhoudspakket is dit een rekentechnische slag. Afhankelijk van het gedefinieerde niveau worden deze activiteiten wel of niet in de planning en begroting zichtbaar (gefilterd), zonder dat basisgegevens daarmee verdwijnen. Een dergelijke systematiek helpt bij het eenduidig bepalen van de activiteiten maar levert tevens voor het beleid relevante gegevens zoals de geaggregeerde conditiescore van (segmenten van) het bezit. Conditiemeting gaat uit van het eenduidig registreren van onderhoudsgebreken waardoor een uniform beeld ontstaat van de onderhoudskwaliteit van de bouwdelen. Deze kwaliteit wordt uitgedrukt in een schaal van 1 t/m 6.
Conditie 1 Conditie 2 Conditie 3 Conditie 4 Conditie 5 Conditie 6
Geen of zeer beperkte veroudering Beginnende veroudering door gebruik, weer of wind Duidelijke manifesteren van verouderingsprocessen, plaatselijk ernstige materiaalaantasting Sterk gevorderde verouderingsprocessen, regelmatig ernstige materiaalaantasting Dermate ver gevorderd verouderingsproces dat de primaire functie van bouw- installatiedelen niet meer gewaarborgd is Niet meer te classificeren onder conditie 5
Zowel op bouwdeelniveau (kozijn, dak, metselwerk etc) als op complexniveau (als resultante van de bouwdelen) is een conditiescore te bepalen. Het zal duidelijk zijn dat geaggregeerde conditiescores op complexniveau een belangrijke kwaliteitsindicator vormen als input voor de afwegingen binnen het voorraadbeleid. Het kan de conditie zijn die de feitelijke kwaliteit weergeeft (de conditie voor onderhoud als resultante van de inspectie) als de conditie na uitvoering van activiteiten (de conditie na onderhoud). Door een logisch verband te leggen tussen het onderhoudsniveau en de geaccepteerde conditie voor onderhoud op complexniveau wordt een objectieve afstemming bereikt tussen het gewenste kwaliteitsniveau per bouwdeel en de in de onderhoudsbegroting opgenomen onderhoudsactiviteiten. Voor de beoordeling of ingrepen noodzakelijk zijn en welke prioriteit daaraan gesteld wordt is een analyse nodig op diverse voor de woningcorporatie relevante aspecten (zogenaamde beleidsparameters). Het doel van het gebruik van deze beleidsparameters is het verkrijgen van extra informatie over de waargenomen gebreken. De beleidsparameters zijn ook een graadmeter voor het niet verhelpen van het gebrek en zijn tevens gekoppeld aan een prioriteitstelling waarin de noodzaak tot het uitvoeren van een activiteit wordt uitgedrukt. Het effect van het niet verhelpen wordt uitgedrukt in een driepuntsschaal, waarbij 1 een gering effect is, 2 een matig en 3 een sterk effect is. Onderstaand is zo uitgewerkt het instandhoudingsniveau weergegeven. De waarde van de parameters in de tabellen is een grenswaarde. Dat wil zeggen dat een activiteit in de planning wordt opgenomen als een aan een gebrek toegekende parameter groter is dan de grenswaarde in de tabellen. De grenswaarde voor de conditie is gegeven op bouwdeelniveau.
5
CORPORATIEADVIES.NL De beleidsparameters of aspecten van gebreken kunnen zijn:
•
Veiligheid
•
Binnenmilieu
•
Belevingswaarde
•
Gebruikswaarde
•
Reparatieonderhoud
•
Vervolgschade
Uiteraard kunnen er organisatiespecifieke beleidsparameters of aspecten van gebreken worden benoemd, bv cultuurhistorische waarde indien veel monumenten in het bezit. De hier gebruikte zijn als volgt gedefinieerd. Veiligheid, het gaat hierbij om het risico van lichamelijk letsel voor bewoners en passanten door:
•
losse delen
•
onvoldoende stabiele hekwerken
•
gevaar voor vergiftiging of verstikking
•
gebreken die de constructie in gevaar brengen
Binnenmilieu. Voorbeelden van gebreken die hieraan afbreuk doen zijn:
•
lekkages (vocht, maar ook rook)
•
tocht en onvoldoende winddichtheid
•
problemen met warmteopwekking en vochtregulering
•
stank
Belevingswaarde heeft betrekking op zaken die samenhangen met de esthetica, het aanzien, het beleven van etc. Voorbeelden van bijbehorende gebreken zijn:
•
verkleuring / bekladding
•
vervuiling
•
schimmelaantasting in natte cellen
•
marginaal uitgevoerd onderhoud (slechte reparaties e.d.)
Gebruikswaarde heeft betrekking op zaken die het gebruik van het gebouw of het bouwdeel beïnvloeden. Zoals
•
niet te openen deuren en ramen
•
slecht functionerende kranen
•
blindgeslagen beglazing
•
onvoldoende vormvaste of stabiele hekwerken
6
CORPORATIEADVIES.NL •
vlak- en stroefheid van vloeren
Vervolgschade richt zich op de eventuele meerkosten aan het bouwdeel of onderliggende constructie die zullen ontstaan indien een gebrek niet wordt verholpen. Reparatieonderhoud, hierbij gaat het om de mate van toename van het aantal reparaties. Binnen de onderhoudsniveaus worden zowel de aspecten van gebreken of beleidsparameters en de gewenste conditiescores
bepaald.
De
grenswaarden
worden
vastgelegd
en
rekentechnisch
gaat
dit
in
de
onderhoudssystematiek als een filter werken.
Onderhoudsniveau minimum Aspect Veiligheid
Effect niet verhelpen
Beleving Gebruik Vervolgschade Reparatieonderhoud
Geringe afbreuk acceptabel (zonder directe gevolgen) Geringe afbreuk acceptabel (zonder directe gevolgen) Sterke afbreuk acceptabel Sterke afbreuk acceptabel Sterke afbreuk acceptabel Sterke afbreuk acceptabel
Conditiescore
Minimum conditie voor onderhoud
Binnenmilieu
Mate van effect 2 2 3 3 3 3 4
7
