Het beroep managementassistant in kaart gebracht. Resultaten enquête 2009

Het beroep managementassistant in kaart gebracht Resultaten enquête 2009

Inhoud Exceeding your expectations in management support.........................................................................................................3 Het beroep managementassistant in kaart gebracht..........................................................................................................5 Kennis op nummer 1.................................................................................................................................................................6 In aanloop van de functie: de opleiding................................................................................................................................12 Persoonlijkheid en veel meer dan dat...................................................................................................................................14 Een brede waaier aan taken..................................................................................................................................................17 Gedrag en rol...........................................................................................................................................................................20 Ontrafel het knelpunt(beroep)...............................................................................................................................................22 De verdere carrièrestappen...................................................................................................................................................23 Een nieuwe uitdaging, waarom?............................................................................................................................................25 Extralegale voordelen.............................................................................................................................................................27 Investeren in vorming.............................................................................................................................................................28 Conclusie.................................................................................................................................................................................30

Exceeding your expectations in management support Secretary Plus is ruim 15 jaar de nummer één voor de selectie, rekrutering, uitzending, outsourcing en opleiding van meertalige managementassistants. Wij zijn marktleider, leveren maatwerk, nemen een adviserende rol op ons en zijn zowel benchmark als referentie.

het beroep en dit aan de hand van een enquête bij managers en managementassistants.

Als nichespeler neemt Secretary Plus al jaren het voortouw. Secretary Plus zet zich non stop in voor de opwaardering van de functie van managementassistant. Dit komt uitgebreid tot zijn recht in onze dienstverlening, onze samenwerking met hogescholen en universiteiten, dankzij ons boek ‘Beroep: managementassistant’ en via de portaalsite AssistantPlus.be.

Naast alle voorgaande initiatieven organiseert Secretary Plus driejaarlijks een onderzoek over de evolutie van

www.secretary-plus.be Het beroep managementassistant in kaart gebracht

-3-

Het beroep managementassistant in kaart gebracht Als specialist in dit vakgebied is het essentieel de vinger aan de pols te houden. Onze jarenlange ervaring, marktkennis in combinatie met marktstudies als deze, geven ons een perfecte weergave van wat er op de markt leeft. Dit biedt ons de mogelijkheid onze aanpak naadloos af te stemmen op de realiteit en steeds tot ‘the perfect match’ te komen! In 2003 organiseerde Secretary Plus een eerste onderzoek in het kader van het beroep managementassistant. Een sterk ontwikkelde en evenwichtige persoonlijkheid bleken van fundamenteel belang. Naast talen- en informaticakennis waren kernwaarden zoals betrouwbaarheid, discretie, verantwoordelijkheidszin en zelfstandigheid noodzakelijk. In 2006 gingen we na of dezelfde tendensen zich verder zetten. Blijft de functie in dezelfde richting evolueren of treden er verschuivingen op? Dit onderzoek gaf ons een beeld van de verwachte, reële en noodzakelijke competenties, het belang van informaticakennis en

administratieve kennis, maar ook de soft skills, de taken die de manager aan de managementassistant toevertrouwt of zou willen toevertrouwen, het opleidingsniveau en de verwachtingen. Drie jaar later, in 2009 gaan we opnieuw een stap verder. We blikken terug op de vragen die we in het verleden stelden en analyseren of er zich nieuwe trends voordoen. Daarnaast bekijken we wat de carrièremogelijkheden zijn. Welke mogelijke pistes kunnen een oplossing bieden voor dit knelpuntberoep? Wat is noodzakelijk om te kunnen evolueren in de functie van managementassistant? Om welke reden zou een assistant een nieuwe uitdaging al dan niet aanvaarden? Welke carrièrestappen heeft een managementassistant voor ogen? Maar ook bijkomende vorming krijgt de nodige aandacht. We stellen de vraag welke vorming of training ertoe kan bijdragen om als assistant de functie nog beter uit te oefenen? En in welk type opleiding investeren we het best? Kortom, Secretary Plus brengt het voor u in kaart! Het beroep managementassistant in kaart gebracht

-5-

Kennis op nummer 1 Dat kennis de basis is voor de functie van assistant is geen verrassing. Secretary Plus ging dieper op het gegeven in en zocht uit op welke vaardigheden en competenties de focus ligt en in welke mate.

Visie managers Een talenknobbel Uit de resultaten van 2009 kunnen we, net als in 2006 en 2003, besluiten dat op het vlak van kennis managers de voorkeur geven aan een managementassistant met een goede talenkennis (98%), een uitgebreide informaticakennis (98%) en relevante ervaring (81%). Niettegenstaande blijft talenkennis het belangrijkste criterium. Nederlands, Frans en Engels blijven de voornaamste talen. De waarde van de kennis van Engels stijgt behoorlijk, namelijk van 90% naar 96%. Internationale contacten zijn dan ook niet meer weg te denken uit de functie. In vergelijking met 2006 en 2003 daalt het belang van andere talen zoals Duits, Spaans en Italiaans.

-6-

Het beroep managementassistant in kaart gebracht

Informatica inzicht Managers hechten steeds meer belang aan de informaticakennis: een opvallende stijging van 76% in 2006 naar 98% in 2009. Een optimale beheersing van het Officepakket, in hoofdzaak Word, Excel en PowerPoint, is een absolute must. De nieuwe resultaten wijzen op een lichte toename ten opzichte van de vorige enquêtes: Word 99%, Excel 97% en PowerPoint 83%, tegen respectievelijk Word 97%, Excel 96% en PowerPoint 82% in 2006. Kennis van het gebruik van Internet wordt door managers als vanzelfsprekend aanzien (stagnatie op 88%). Op het vlak van Access (28%) en SAP (21%) koesteren de managers geen hoge verwachtingen. Naar analogie met de vorige jaren bevestigt dit resultaat dat een goede informaticakennis een topcriterium is en dat de digitale informatiestroom de voorbije jaren meer dan ooit zijn groei heeft gekend. Noot: Een niet te verwaarlozen factor hierbij is dat we de functie steeds in de breedte moeten bekijken. Ten opzichte van de assistants die bijvoorbeeld Access gebruiken, is

deze 28% een groot aantal. Hetzelfde geldt voor de talen. Hier merken we dat kennis van het Duits erg gegeerd is binnen een aantal regio’s in het land.

vaardigheden (92% t.o.v. 67% in 2006), typsnelheid (64% t.o.v. 44% in 2006) en analytisch en cijfermatig denken (72% t.o.v. 38% in 2006).

Eveneens opvallend zijn de verwachtingen van de manager op het gebied van ervaring (81%), redactionele

Grafiek: verwachte kennis en vaardigheden: informaticakennis - volgens de manager Algemene Informatica-kennis 1% 1%

99% 99%

97% 97%

99% 99%

97% 97%

96% 96%

96% 96%

83% 83%

82% 82%

77% 77%

28% 28%

35% 35%

31% 31%

80% 80%

83% 83%

85% 85%

98% 98%

98% 98%

96% 96%

88% 88%

88% 88%

81% 81%

14% 7%

21% 21%

--

--

10%10%

20% 20%

--

--

20%

79%

2% 27% 4%13%

PowerPoint 9%

23%

28%

39%

2%

Internet 18%

27% 52%

55%

40% 19%

1%

e-mail

70%

20% 8%

3% 3%14%

Windows

Andere

--

1%

Excel

SAP

2006 76% 76%

74%

Word

Access

2009 98% 98%

24%

33% 3% 24%

8%

35%

Zeer belangrijk

Neutraal

Vrij belangrijk

Weinig belangrijk

40% 79% 53%

2003

Onbelangrijk

Slide 15


-7-

Visie managementassistant de assistant als de manager, sterk naar waarde geschat, respectievelijk assistant 80%, manager 78%.

De managementassistant deelt de mening van de manager. Beiden geven als topcriteria talenkennis, informaticakennis en ervaring op. Ook het bezit van een Bachelordiploma wordt door, zowel Grafiek: verwachte kennis en opleidingsniveau - volgens de managementassistant

Top2box: 2009 Algemene Talenkennis

1%

21%

Algemene Informaticakennis

1%

18%

Ervaring als managementassistant 34%

Kennis van de sector

32%

Master niet universitair

Master universitair

44%

Zeer belangrijk Vrij belangrijk

-8-

39%

10% 1%

41%

4% 28% 1%

10% 5%

22%

81%

13% 2%

15%

Bachelor

78%

33%

46%

14%

52%

21%

9% 20% 5%

Neutraal Weinig belangrijk


2006

99%

95%

99%

91%

85%

92%

55%

64%

80%

66%

54%

43%

25%

27%

Onbelangrijk

Slide 9

Talenkennis op nummer 1 De nadruk op een sterke talenkennis wordt net als in 2006 en 2003 onderstreept door beide partijen. Managementassistants en managers stellen een mooie talenkennis als een basisvereiste voorop.

Grafiek: verwachte talenkennis - volgens de managementassistant

Algemene talenkennis

Nederlands (95%), Frans (97%) en Engels (93%) blijven, in de ogen van de managementassistant, nog steeds de talen waar een manager het meeste belang aan hecht. De nadruk op Duits, Spaans, Italiaans en andere talen neemt daarentegen opnieuw af.

Top2box: 2009 2006

1%

25%

73%

2% 20%

Frans

3% 16%

Nederlands Engels

5% 26% 6% 19%

Duits

45%

77% 79% 67%

23% 7%

2003

99%

95%

-

97%

97%

99%

95%

96%

99%

93%

96%

99%

30%

50%

51%

Spaans

18%

34%

40%

7% 1%

8%

23%

11%

Italiaans

23%

33%

39%

4%

4%

16%

6%

38%

7% 2%

9%

-

-

Andere

35%

18%

Zeer belangrijk Vrij belangrijk

Neutraal Weinig belangrijk

Onbelangrijk

Slide 10


-9-

Office kent geen geheimen De managementassistants zijn zich ervan bewust dat een vlotte beheersing van het Officepakket door de managers als vanzelfsprekend wordt aanzien. Naast deze programma’s is ook kennis en expertise van het internet onontbeerlijk. De focus hierop schatten de assistants juist in (91%, ten opzicht van 88% door de managers).

Visie managementassistant Volgens de assistant ziet de top 5 verlanglijst van een manager er als volgt uit: redactionele vaardigheden voor correspondentie (88%), ervaring als managementassistant (85%), redactionele vaardigheden voor internet (71%), commerciële vaardigheden (67%) en analytisch en cijfermatig denken (63%).

Naar mening van een manager hoeft een assistant niet noodzakelijk vertrouwd te zijn met de sector (34%). De managementassistants schatten de waarde hiervan hoger in met 55%.

Conclusie: een goede assistant heeft bij voorkeur een Bacheloropleiding achter de rug en kan haar manager(s) ondersteunen met een sterke talen- en informaticakennis. Daarnaast biedt ervaring in de functie een sterke meerwaarde.

Visie manager Wanneer we de manager zelf zijn top 5 laten opstellen ziet deze er net iets anders uit: redactionele vaardigheden voor correspondentie (92%), ervaring als managementassistant (81%), analytisch en cijfermatig denken (72%), typsnelheid (64%) en commerciële vaardigheden (59%). Opvallend is dat assistants typsnelheid minder belangrijk achten, namelijk 47%. Het beroep managementassistant in kaart gebracht

-11-

In aanloop van de functie: de opleiding De meest ideale voorbereiding van het beroep blijft een bacheloropleiding, meer bepaald de opleiding Office Management. Daar zijn de managers (90%) en de assistants (91%) het roerend over eens. Natuurlijk bieden ook andere opleidingen een sterke basis voor de functie. Managers vinden een taalgeoriënteerde opleiding als vertaler-tolk (59%) of taal- en letterkunde (59%) een minder geschikte voorbereiding dan in 2006 (94%). Ook de mening van de managementassistants volgt deze daling, al scoort deze opleiding in hun ogen toch hoger: vertaler-tolk 60%, taal- en letterkunde 72%, tegenover 96% voor beiden in 2006. We kunnen hieruit opmaken dat de focus op talen tijdens een opleiding absoluut behouden moet worden, maar dat de voorkeur nu meer uitgaat naar de breedte van de functie, waarbij er verschillende accenten worden gelegd.

-12-


Grafiek: geschikte opleidingen ter voorbereiding van de functie - volgens de managementassistant

Top2bo 6% 14% 30%

Informatica opleiding 2% 13%

HRM-opleiding

9%

Opleiding economie/handel

3% 13%

Marketingopleiding Opleiding intercultureel management

42%

1% 7% 28%

Opleiding bedrijfsmanagement

Opleiding sociale wetenschappen / humane wetenschappen

45%

4% 18% 4%

20%

44%

48%

22% 4%

Opleiding taal- en letterkunde

1% 7% 21%

Opleiding vertaler / tolk

2% 8% 31% 3% 16%

43% 1% 8%

Opleiding office management Zeer belangrijk

Neutraal

Vrij belangrijk

Weinig belangrijk

8%

44% 35% 21% 6%

1% 4% 28%

Opleiding logistiek management

39%

51%

Opleiding communicatie / public relations

49%

33% 6%

20% 5%

46% 40% 39%

22% 32% 21%

31% 7% 33%

58% Onbelangrijk

Grafiek: geschikt opleidingsniveau ter voorbereiding van de functie - volgens de manager

ox: 2009

2006

79%

94%

39%

60%

47%

53%

64%

63%

40%

53%

27%

42%

26%

39%

68%

76%

72%

Top2box: 2009 4%

Bachelor

7%

Master niet universitair

Master universitair

Volwassenenonderwijs

13%

13%

25%

15%

25%

39%

9% 16%

53%

37%

41%

41%

56%

15%

23%

18% 5%

21%

78%

22%

1%

96%

60% 38%

33%

91%

91%

Stages in ondernemingen tijdens de opleiding

4%

8%

35%

40%

Zeer belangrijk

Neutraal

Vrij belangrijk

Weinig belangrijk

54%

14%

Onbelangrijk

Slide 26

Slide 25


-13-

Persoonlijkheid en veel meer dan dat Als spilfiguur binnen een organisatie dient een managementassistant over vele kwaliteiten te beschikken. We spreken hier niet alleen van vaardigheden maar ook van persoonlijkheidskenmerken. Over welke persoonlijkheidskenmerken of soft skills moet elke assistant beschikken?

Visie manager De manager beantwoordt deze vraag als volgt: op kop staat betrouwbaarheid (98%), onmiddellijk aansluitend volgen aanpassingsvermogen, discretie, verantwoordelijkheidsgevoel, stressbestendigheid en orde en nauwkeurigheid (allen 96%). Daarnaast staan voor de manager prioriteiten stellen (95%), efficiëntie (95%), positieve ingesteldheid (94%), doorzettingsvermogen (93%) en loyaliteit (93%) centraal. Een goede managementassistant is volgens de manager ook nog sterk in coördinatie en organisatie, heeft de nodige flexibiliteit (inhoud van de functie) en een sterk tijdsbeheer. Deze krijgen allemaal scores van 90% en meer. -14-


Persoonlijkheidskenmerken die de manager minder belangrijk achten, zijn leidinggevende capaciteiten (32%) en geografische flexibiliteit (29%).

Visie managementassistant De visie van de manager en managementassistant komt vrijwel overeen. De absolute kernwaarden zijn volgens de assistant betrouwbaarheid, prioriteiten stellen en coördinatie en organisatie (allen 99%). Toch schat de managementassistant de manager vaak veeleisender in dan wat de realiteit ons weergeeft.

We kunnen besluiten dat de manager en de managementassistant hun visie over de persoonlijkheidskenmerken van dit beroep delen. Wil je een functie als managementassistant uitoefenen? Dan beschik je best over een sterke persoonlijkheid en een waaier aan skills.

Vergelijking tussen 2003, 2006 en 2009 De managementassistants zijn veeleisend voor zichzelf, maar ook de managers stellen hoge verwachtingen. Deze trend zet zich ook in 2009 verder. Andere opmerkelijkheden: zowel bij de manager als bij de managementassistant blijft de top 3 quasi status quo, enkel het belang van prioriteiten stellen neemt Assistant

volgens de managementassistant toe. De eerste plaats blijft voorbehouden voor betrouwbaarheid, zowel in de ogen van de manager als van de managementassistant. De nieuwe toegevoegde elementen loyaliteit en flexibiliteit scoren hoog, vooral flexibiliteit naar inhoud van de functie wordt benadrukt (98% managers, 90% managementassistants).

Manager

Assistant

2009 2006 2003 2009 2006 2003 2009 2006 2003 2009 2006 2003 2009 2006 2006 2003 2003 2009 2006 2009 2009 2006 2006 2003 2003 2003 2006 2003 2009 2009 2009 2006 2003 98%Positieve 100% ingesteldheid 99% 94% 88% 87% 99% 100% 99% 93% 89% 83% Betrouwbaarheid Positieve ingesteldheid Betrouwbaarheid 98%Positieve 100% ingesteldheid 99% 94% 88% 83% 87% 98%Positieve 100% ingesteldheid 99% 99% 100% 99% 93% 89% 99% 100% 99% 93% 89% Positieve 83% Betrouwbaarheid Positieve ingesteldheid Betrouwbaarheid Betrouwbaarheid 95%Zin voor 93%initiatief 86% 92% 88% 99% 93% 93% 90% Prioriteiten stellen 97% Betrouwbaarheid Zin voor ingesteldheid initiatief Prioriteiten stellen 95%Zin voor 93%initiatief 86% 92% 90% 88% 95%Zin 93%initiatief 99% 97% - 93% 93% 99% 97% Prioriteiten 93%93% Zin 90% Prioriteiten stellen Zin voor initiatief stellen voor initiatief Prioriteiten stellen voor Prioriteiten stellen 95% 96% 98% 88% 90% 98% 98% 91% en leervermogen 91% Efficiëntie 99% Leergierigheid Efficiëntie Leergierigheid en leervermogen 95%Leergierigheid 96% 98% 88%en leervermogen 90% 95%Leergierigheid 96% 91% 98% 99% 98% 98% 91% 91% - 99% 98% Efficiëntie 98% 91% Leergierigheid Efficiëntie Leergierigheid en leervermogen Efficiëntie en leervermogen Efficiëntie en leervermogen 96% 100% 92% 88% 83% 86% 98% 98% 93% 89% 88% 92% Aanpassingsvermogen Aanpassingsvermogen Relationele vaardighedenRelationele vaardigheden 96%Relationele 100% 93% 92% 88% 83% 92% 86% 96%Relationele 100% 89% 92% 98% 98% 89% 88% 98% 98% Aanpassingsvermogen 93% 88% Relationele 92% Aanpassingsvermogen Relationele vaardigheden vaardigheden vaardigheden Aanpassingsvermogen Aanpassingsvermogen vaardigheden 91%Resultaatgerichtheid 95% 95% 79% 78% 81% 98% 98% 89% 83% 84% Coördinatie99% en organisatie Resultaatgerichtheid Coördinatie en organisatie 91%Resultaatgerichtheid 95% 89% 95% 91% 95% 95% 79% 78% 84% 81% 99% 98% 98% 89% 83% 99% 98% Coördinatie 98% 83% Resultaatgerichtheid 84% en organisatie Coördinatie enorganisatie organisatie Resultaatgerichtheid Coördinatie en Coördinatie en organisatie Resultaatgerichtheid 96% 99% (uurrooster) 96% 79% 98% 97% Discretie 97% Flexibiliteit87% (uurrooster) Discretie Flexibiliteit 96%Flexibiliteit 99% (uurrooster) 96% 96%Flexibiliteit 99% (uurrooster) 96% 79% 97% 98% 97% 87% - - 97% 98% Discretie 97% 87% Flexibiliteit (uurrooster) Discretie Discretie Flexibiliteit (uurrooster) Discretie 96% 95% 96% 79% 80% 84% 97% 97% 96% 86% 81% 84% Verantwoordelijkheidsgevoel Assertiviteit Verantwoordelijkheidsgevoel Assertiviteit 96%Assertiviteit 95% 86% 96% 97% 97% 96% 86% 81% 96%Assertiviteit 95% 96% 79% 80% 84% 84% 97% 97% Verantwoordelijkheidsgevoel 96% 81% Assertiviteit 84% Verantwoordelijkheidsgevoel Verantwoordelijkheidsgevoel Assertiviteit Verantwoordelijkheidsgevoel 96%Teamgerichtheid 90% 83% 86% 79% 81% 98% 97% 91% 85% 86% 82% Stressbestendigheid Teamgerichtheid Stressbestendigheid 96% 90% 83% 98% 97% 91% 85% 86% 82% 96% 90% 83% 86% 79% 81% 98% 97% 91% 85% 86% 82% Stressbestendigheid Teamgerichtheid Stressbestendigheid Teamgerichtheid Stressbestendigheid Teamgerichtheid Stressbestendigheid Teamgerichtheid 90% 78% 68% 98% 83% 77% Flexibiliteit Kritische ingesteldheid (inhoud van de functie) Flexibiliteit (inhoud van de functie) Kritische ingesteldheid 90% 98% 83% 77% 90% 78% 68% 98% 83% 77% Flexibiliteit ingesteldheid (inhoud van96% de functie) Kritische (inhoud de Flexibiliteit Kritischeingesteldheid ingesteldheid (inhoudvan van defunctie) functie) Flexibiliteit Kritische ingesteldheid (inhoud van de Flexibiliteit functie) 96%Besluitvaardigheid 95% 70% 70% 70% 97% 97% 97% 83% 81% Kritische 81% Orde en nauwkeurigheid Besluitvaardigheid Orde en nauwkeurigheid 96% 96% 95% 97% 97% 97% 83% 81% 81% 96% 96% 95% 70% 70% 70% 97% 97% 97% 83% 81% 81% Orde en nauwkeurigheid Besluitvaardigheid Orde en nauwkeurigheid Besluitvaardigheid Orde en nauwkeurigheid Besluitvaardigheid Orde en nauwkeurigheid Diplomatie Besluitvaardigheid 92%Empathie 95% / inlevingsvermogen 87% 79% 78% 97% 96% 93% 77% 75% Empathie / inlevingsvermogen Diplomatie 97% 96% 93% 77% 75% - 92%Empathie 95% / 77% 87% 92%Empathie 95% / inlevingsvermogen 87% 79% 78% 96% Diplomatie 93% 75% Empathie Diplomatie 97% inlevingsvermogen / inlevingsvermogen Empathie / en inlevingsvermogen Diplomatie 93%Creativiteit 93% en88% 70% 62% 95% 93% 92% 72% Doorzettingsvermogen Creativiteit78% Doorzettingsvermogen Diplomatie 95% 93% 92% 78% 72% - 93%Creativiteit 93% en 88% 93%Creativiteit 93% en 88% 70% 62% 95% 93% Doorzettingsvermogen 92% 78% 72% Creativiteit improvisatievermogen improvisatievermogen en Doorzettingsvermogen Creativiteit en Doorzettingsvermogen Doorzettingsvermogen improvisatievermogen improvisatievermogen 90%improvisatievermogen 89% 83%capaciteiten 32% 32% 17% 95% 92% 48% 49% improvisatievermogen 36% Tijdsbeheer95% Leidinggevende capaciteiten Tijdsbeheer Leidinggevende 95% 95% 92% 48% 49% 90%Leidinggevende 89% 48% 83%capaciteiten 90%Leidinggevende 89% 83%capaciteiten 32% capaciteiten 32% 36% 17% 95% 95% Tijdsbeheer 92% 49% Leidinggevende 36% Tijdsbeheer Tijdsbeheer Leidinggevende capaciteiten Tijdsbeheer 95% 93% 92%Flexibiliteit 89% (geografisch) 29% Probleemoplossend vermogen Probleemoplossend vermogen Flexibiliteit47% (geografisch) 95% 93% - 47% - - 92%Flexibiliteit 89% (geografisch) 95% 93% 47% 92%Flexibiliteit 89% (geografisch) 29% Probleemoplossend vermogen Probleemoplossend vermogen Flexibiliteit (geografisch) Probleemoplossend vermogen Probleemoplossend vermogen Flexibiliteit (geografisch) 94% 93% Loyaliteit Loyaliteit 94% - - 93% 93% Loyaliteit Loyaliteit Loyaliteit Loyaliteit 94%

Slide 21 Slide 21

Slide 22 Slide 21

Manager 2009

2006

2003

94%

88%

87%

86%

92%

88%

88%

90%

-

88%

83%

86%

79%

78%

81%

79%

-

-

79%

80%

84%

86%

79%

81%

78%

68%

-

70%

70%

70%

79%

78%

-

70%

62%

-

32%

32%

17%

29%

-

-

Slide 22 gebracht Het beroep managementassistant in kaart

Slide 22

-15-

Een brede waaier aan taken De functie managementassistant is veel meer dan een puur uitvoerend gegeven. Geen verrassing hier. Toch is het takenpakket veel uitgebreider dan vaak wordt gedacht. Aan afwisseling is er binnen deze job geen gebrek. Net als in de resultaten van 2006 merken we dat algemene administratie, onthaal (manager 98%, assistant 99%) en interne & externe communicatie (manager 93%, assistant 95%) de hoofdbrok van het takenpakket vormen. Daarnaast breiden taken op vlak van faciliteiten (manager 81%, assistant 84%), HR (manager 39%, assistant 43%) en andere domeinen (manager 5%, assistant 9%) het pakket aanzienlijk uit. Meer dan ooit is flexibiliteit aan de orde. Managers en assistants delen de opinie dat een assistant zich gemakkelijk dient aan te passen aan evoluties en haar of zijn werkmethode hierop moet afstemmen. Uit de resultaten blijkt bovendien dat zowel de manager als de managementassistant tevreden is met het takenpakket (idem 2006). Het antwoord op de vraag welke taken extra toegevoegd kunnen worden binnen de functie - luidt bij beide partijen hetzelfde. Het takenpakket mag verder uitgebreid worden en dit bij voorkeur op vlak van administratie en communicatie.

Taken die de hoogste scores behalen volgens de manager en die men bijgevolg aan de assistant wil toevertrouwen: • Administratie en onthaal - - -

Relatiegeschenken beheren (18% in 2009, 7% in 2006) Presentaties voorbereiden (30% in 2009, 14% in 2006) Moeilijke, delicate of vertrouwelijke dossiers opvolgen (22% in 2009, 18% in 2006) Analyses en statistieken opmaken (29% in 2009, 21% in 2006) Vergaderingen voorbereiden en notuleren (29% in 2009, 16% in 2006) Offertes opstellen (19% in 2009, 9% in 2006) Afspraken maken voor prospectie (23% in 2009, 12% in 2006) ...

- - - - -

• Interne & externe communicatie) -

Website/Intranet/Extranet updaten (26% in 2009, 19% in 2006) Enquêtes organiseren (19% in 2009, 14% in 2006) Interne meldingen opstellen (18% in 2009, 14% in 2006) Klachten behandelen (18% in 2009, 16% in 2006) ...

- - - -

• HR - -

Meewerken aan het personeelsbeheer (21% in 2009, 13% in 2006) Opleidingen beheren (22% in 2009, 11% in 2006)

• Faciliteiten - -

Wagenpark beheren (16% in 2009, 10% in 2006) Gebouwenbeheer opvolgen (12% in 2009, 8% in 2006)


-17-

Bovendien zijn managementassistants zich ervan bewust dat proactiviteit wordt verwacht en dat hun takenpakket veel breder reikt dan de puur administratieve ondersteuning.

Op administratief vlak zijn beide doelgroepen het met elkaar eens over de specifieke taken (relatiegeschenken beheren, analyses en statistieken opmaken, afspraken maken voor prospectie,…).

Managementassistant (N=787)

De manager breidt het takenpakket graag uit met de opvolging van moeilijke, delicate of vertrouwelijke dossiers. Ook het beheer van de database wenst men over te laten aan de assistant. Dit terwijl de managementassistant eerder de taken ‘relatiegeschenken beheren’ en ‘presentaties voorbereiden’ verder op zich wil nemen. Ook extra communicatie- en marketinggerichte taken zoals het updaten van website/intranet/extranet en het organiseren van enquêtes wekken interesse.

Algemene administratie & onthaal Binnenkomende telefoons beantwoorden Correspondentie behandelen (brieven en e-mails) Archiveren / klasseren Standaarddocumenten en -brieven opstellen Bezoekers ontvangen Agenda beheren / afspraken vastleggen Reizen / lunches reserveren Vergaderzalen beheren Teksten opstellen in een andere taal Vertalingen maken Presentaties voorbereiden Vergaderingen voorbereiden en notuleren Database beheren Moeilijke, delicate of vertrouwelijke dossiers opvolgen Prijsoffertes aanvragen Relatiegeschenken beheren Analyses en statistieken opmaken Facturen opstellen Offertes opstellen Afspraken maken voor prospectie Het kasboek beheren

Grafieken: taken die de managementassistants op zich nemen - manager versus managementassistant Managementassistant (N=787)

95% 93%

Interne & externe communicatie

Specifieke evenementen organiseren (beurzen, opendeurdagen, teambuilding, personeelsfeesten,…)

Commerciële teksten opstellen (brochures, folders,...) Enquêtes organiseren

Gebouwenbeheer opvolgen HR Meewerken aan het personeelsbeheer Opleidingen beheren Andere

44%

Andere taken Diverse boekhoudkundige taken

34% 33%

Diverse commerciële taken

30%

Creëren en beheren van werkprocedures

20% 22% 18% Slide 30

-18-


35% 24% 23% 21% 25%

Het wagenpark beheren

31%

De website/het Intranet/het Extranet updaten

Bestelling plaatsen voor dranken/ sandwiches

70%

52% 53%

Klachten behandelen

Manager (N=107)

Slide 29

Faciliteiten

69% 65% 60% 61%

Drukwerk (met logo) bestellen

61% 55% 49% 50%

20% 27% 28% 25% 22%

Koerierdiensten bestellen Fungeren als contactpersoon van leveranciers voor het onderhoud van bureelapparaten (vb fax, printer,..) Fungeren als contactpersoon voor het schoonmaakbedrijf

61%

Interne mededelingen opstellen

38% 36% 35% 28% 35%

99% 98% 93% 87% 93% 86% 88% 86% 86% 79% 84% 75% 82% 79% 78% 85% 75% 74% 71% 67% 71% 61% 66% 64% 64% 63% 65% 53% 66%

Bureauartikelen bestellen en beheren

69% 66%

Specifieke vragen naar informatie beantwoorden

44%


Manager (N=107)

Lay-out van documenten verzorgen

Manager (N=107)

9% 5% 5% 4% 2%

67% 63% 65% 64% 61% 58% 52% 49%

84% 81%

44%

43% 39% 34% 33% 25% 29%

1% 1% 1%

Beheren van een departement

1%

Opvolging van juridische dossiers

1% Slide 31

Grafieken: taken die de managementassistants nog niet uitvoeren, maar eventueel ter harte kunnen nemen - manager versus managementassistant


62% 59%

Interne & externe communicatie 30% 26%

De website/het Intranet/het Extranet updaten Specifieke evenementen organiseren (beurzen, opendeurdagen, teambuilding, personeelsfeesten,…) Commerciële teksten opstellen (brochures, folders,...)

27% 11% 26% 11% 21% 19%

Enquêtes organiseren

Managementassistant (N=604) Algemene administratie & onthaal Relatiegeschenken beheren Presentaties voorbereiden Moeilijke, delicate of vertrouwelijke dossiers opvolgen Analyses en statistieken opmaken Vergaderingen voorbereiden en notuleren Offertes opstellen Afspraken maken voor prospectie Reizen / lunches reserveren Vertalingen maken Agenda beheren / afspraken vastleggen Teksten opstellen in een andere taal Prijsoffertes aanvragen Facturen opstellen Het kasboek beheren Database beheren Vergaderzalen beheren Bezoekers ontvangen Standaarddocumenten en -brieven opstellen Correspondentie behandelen (brieven en e-mails) Binnenkomende telefoons beantwoorden Archiveren / klasseren

Manager (N= 73) 64%

23% 18% 19% 30% 17% 22% 14% 29% 13% 29% 12% 19% 11% 23% 13% 7% 10% 16% 10% 14% 9% 16% 9% 14% 9% 12% 8% 14% 7% 22% 7% 10% 7% 10% 5% 16% 5% 8% 4% 7% 2% 8%

Manager (N= 73)

Interne mededelingen opstellen 85%

Lay-out van documenten verzorgen Drukwerk (met logo) bestellen Klachten behandelen Specifieke vragen naar informatie beantwoorden

13% 18% 14% 8% 10% 11% 9% 18% 8% 14% Slide 39


Manager (N= 73)

HR M e e w e rke n a a n he t pe rs o ne e ls be he e r O ple idinge n be he re n

22%

F a c ilite ite n He t w a ge npa rk be he re n G e bo uw e nbe he e r o pv o lge n Slide 38

B ure a ua rtike le n be s te lle n e n be he re n F unge re n a ls c o nta c tpe rs o o n v a n le v e ra nc ie rs v o o r he t o nde rho ud v a n bure e la ppa ra te n (v b fa x, printe r,..) F unge re n a ls c o nta c tpe rs o o n v o o r he t s c ho o nma a kbe drijf B e s te lling pla a ts e n v o o r dra nke n/ s a ndw ic he s K o e rie rdie ns te n be s te lle n Ande re B e he re n v a n e e n de pa rte me nt D iv e rs e bo e kho udkundige ta ke n Ande re ta ke n

33% 41%

21%

19% 16% 10% 12% 9% 8% 8% 10% 7% 8% 6% 7% 4% 7% 3% 1% 1%

55%

37% 31% 33%

1% 2% 1%


-19-

Gedrag en rol Managers en managementassistants zijn gelijk gestemd als het gaat over het gedrag en de rol van een managementassistant binnen een bedrijf. Beide partijen hebben hetzelfde beeld van de rol en het gedrag in deze functie. Slechts voor een aantal zaken schatten de assistants het belang van een gedrag hoger in dan de managers en dit als het gaat over: doelgericht communiceren van een complexe boodschap (manager: 77%, managementassistant: 90%), autonoom werken en vervanging van manager tijdens diens afwezigheid (manager: 72%, managementassistant: 84%) en het ontwikkelen van kanalen en het onderhouden van een relatienetwerk (manager: 61%, managementassistant: 76%). Van een managementassistant wordt in de eerste plaats verwacht dat zij/hij het bedrijf en de afdeling perfect kent. Bovendien heeft de assistant ook steeds meer externe contacten. Deze evolutie was in 2006 al sterk, maar wordt in 2009 opnieuw bevestigd: 2009: 61%, 2006: 55%, 2003: 46%.

Grafieken: akkoord met volgende stellingen aangaande gedrag en rol van de managementassistant - manager versus managementassistant

Manager

Assistant D e m an age m e ntassistant…D e m an age m e ntassistant…

2003

2009

2006

2003

-

97%

96%

-

kan zich aan passen aan de ve rschillend inte rne aan e n ede xterne conta cteeninte o p rne alleenive aus. conta cte97% kan zich aanepassen ve rschillend n e xterne n o p alle93% nive aus. 85% staat op en voo r vera nde ring en . H ij/zij r wring erkm e past en gezijn/haa drag aan e eth od e en ge drag aan d e staat op enpast voozijn/haa r vera nde eneth . H od ij/zij r wderkm 96% 91% 88% om stan digh ed en en de verw om achting stan en dighaaedn.en en de verw achting en aa n.

94%

94%

71%

94%

92%

87%

heeft e en verzorgd voorkom en en eee p o sitie ve voorkom uitstraling. heeft enn verzorgd en en ee n p o sitie ve uitstraling. 95% 93% 85% is entho usiast, g ed re ven, en kan spe elt m otive het team arvan hij/zij d eel ge meen akkelijk e nren o pdeeerol n loingische en wwealo verw og en m a nie r e en m o n delinge b ood scha p 95% 88% 82% uitm aakt. o verbren gen .

90%

94%

71%

90%

84%

82%

kan ge m akkelijk e n o p ee n loisgische en w e logverw en en m aspe nie relte en o notive delinge b ood p team w a arvan hij/zij d eel entho usiast, ed reog ven, eenm m ren de rol scha in het 93% 91% 84% o verbren gen . uitm aakt.

89%

88%

88%

luiste rt a ctief na ar inform atie isvaklantge n zijn /ha art m n hie ruit vraa goafleid n die nie rich e na nag b o uer w t en e enkavertrou w eeen nsrelatie p m ete zijn/ha ar t colleg a's e n klante n: 87% e xplicie t w e rd gesteld. reg elm atig e co ntacte n, p ro actie ve a cties en syste m atisch e o p volg in g92% van de te vre den79% heid .

84%

79%

78%

82%

67%

66%

81%

88%

79%

77%

85%

76%

72%

72%

87%

61%

55%

46%

2009

2006

kent het be drijf/d epa rtem ent kent in diehet m ate d at hij/zij ee nent gespre kann gespre k spartne r perfect ka n be drijf/d epa rtem in diek spartne m ate d ratperfect hij/zij ee 99% 97% doo rve rw ijze n n aa r d e juiste doo p ersoo n. ijze n n aa r d e juiste p ersoo n. rve rw

is klantge rich t e n b o u w t e en kent vertrou e nsrelatie o p meetn zijn/ha arortuniteiten colleg a's e nproactief klante n:ide n tificere n. de wbe drijfsactiviteit ka n o pp 91% 88% 79% reg elm atig e co ntacte n, p ro actie ve a cties en syste m atisch e o p volg in g van de te vre den heid . luiste rt a ctief na ar inform atie va n zijn /ha ar m a nag er en ka n hie ruit een vraa g afleid e n die nie t kan autono o m w e rke n en zijn/ha ar mt awna vervan gen tijd ens diens afw ezig heid . e xplicie e rdg er gesteld. 90% 84% 95% w eet ge m akkelijk het doel enwde d van e en m pleenx gdeeschre bo eodscha o ver eetinh geou m akkelijk hetcodoel inh ouve d nvan en co mp ple x gte eschre ve n bo odscha p o ver te 89% 81% bre ng en en hee ft o o g vo or aabre npa omft do tessing com m nicedo re n. ngssing en enenhee o oeltreffend g vo or aaer npa enu om eltreffend er te com m 90% u nice re n. kent de be drijfsactiviteit e n kakan n o autono pp ortuniteiten proactief ide n tificere n.g er vervan gen tijd ens diens afw ezig heid . o m w e rke n en zijn/ha ar m a na 84%

84%

78%

cre ë ert e n g ebruikt form ele en kanalenform om ele zo wen el inform in tern eele alskanalen e xterneom conzotacte creinform ë ert e ele n g ebruikt w el ninte tern e als e xterne con tacte n te 76% 73% 57% ontw ikkele n e n o m e en relatien etw e rk te n. ontw ikkele n eond n oerhou m e enderelatien etw e rk te ond erhou de n.


-21-

Ontrafel het knelpunt(beroep) Hoe vangt men het best het tekort aan managementassistants op? Deze vraag beantwoorden managers en assistants licht anders. De ideale manieren zijn voor beiden het opwaarderen van de functie en het promoten van het beroep bij jongeren. De ideeën om een opleiding aan te bieden voor herintreders of het stagegedeelte binnen de opleiding uit te breiden naar 50% krijgen van managers en managementassistants veel bijval.

Daarnaast geloven managementassistants erin dat het aanbieden van meer deeltijdse contracten (46%), het hanteren van een meer leeftijdsbewust beleid (44%) en/of het aanwerven van freelance assistants (23%) het tekort aan assistants mee kunnen opvangen. De managers delen deze standpunten echter niet, zij zien bovenal een oplossing dankzij de opwaardering en de promotie van de functie. Managementassistant (N= 792)

Manager (N= 102)

He t o pw a a rde re n v a n de func tie v a n ma na ge me nta s s is ta nt

62% 56% 68%

He t be ro e p ma na ge me nta s s is ta nt bij de jo nge re n pro mo te n E e n o ple iding a a nbie de n o m he rintre de rs in de func tie ma na ge me nta s s is ta nt te be ge le ide n E e n o ple idings pro gra mma o ps te lle n da t be s ta a t uit 5 0 % s ta ge in e e n o nde rne ming e n 5 0 % uit the o rie le s s e n M e e r ma na ge me nta s s is ta nts me t e e n de e ltijds c o ntra c t a a nw e rv e n (v b 4 /5 )

27%

S e ns ibilis e re n v o o r e e n le e ftijds be w us t pe rs o ne e ls be le id D uo ba ne n c re ë re n (fulltime w o rdt inge v uld do o r tw e e pa rttime rs ) F re e la nc e a s s is ta nts a a nw e rv e n v o o r e e n be pe rkt a a nta l ure n pe r w e e k As s is ta nts a a nw e rv e n w a a rv a n de mo e de rta a l nie t Ne de rla nds o f F ra ns is L o o ns v e rho ging M inde r v e e le is e nd zijn tijde ns he t a a nw e rv e n B e pa a lde a s pe c te n v a n de func tie he rzie n

Grafiek: mogelijke oplossingen voor knelpuntberoep - manager versus managementassistant -22-


E xtra le ga le v o o rde le n to e v o e ge n Andere Ande r

29% 30% 26% 23%

9% 15% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 3% 2%

24%

47% 41% 46% 50% 45% 44%

84%

De verdere carrièrestappen Voor zowel de manager als de managementassistant is het verkrijgen van meer verantwoordelijkheid en autonomie in de functie een belangrijke indicator om te besluiten dat een managementassistant positief evolueert in haar/zijn functie. Ook de mogelijkheid om een opleiding te volgen en betrokken te worden in het beslissingsproces, worden door beide partijen als belangrijk aanzien. Daarnaast vinden de managementassistants dat loonsverhoging een sterke factor is om over een positieve

evolutie te kunnen spreken (62%). Dit is bij managers veel minder het geval (29%). Om evolutie te kunnen bereiken in de functie vinden managers en assistants ondersteuning en constructieve feedback van primordiaal belang. Daarnaast kunnen volgens de respondenten ook een opleiding en een duidelijke briefing bijdragen tot deze evolutie. Feedback en opleiding zijn niet enkel belangrijk om een positieve evolutie in de carrière te verkrijgen, maar ook om het professioneel leven in het algemeen te verbeteren. Managementassistant (N= 790)

Manager (N=109)

Het verkrijgen van meer verantwoordelijkheid en autonomie in de functie

86% 84%

De mogelijkheid te krijgen opleidingen te volgen

59%

Meer betrokken te worden in het beslissingsproces van de onderneming

60% 56%

Het bekomen van een loonsverhoging

62%

29%

57% 56%

Al zijn/ haar talenten te gebruiken Promotie te maken

37% 41% 8% 7%

Van afdeling te veranderen

Andere

53%

26%

Zich te specialiseren in de huidige functie

Sterk gewaardeerd worden door zijn/ haar baas

66%

53%

De leiding te krijgen over een team van assistants

Grafiek: welke punten wijzen op een positieve evolutie in de functie - manager versus managementassistant

68%

1% 1%


-23-

Grafiek: noodzakelijkheden om te evolueren in de functie - manager versus managementassistant

Managementassistant (N= 790)

Manager (N=109) 84% 84%

O nde rs te uning e n c o ns truc tie v e fe e dba c k v a n de ma na ge r krijge n W o rks ho ps o f o ple idinge n v a n ko rte duur kunne n v o lge n

67% 64%

E e n duide lijke brie fing v a n de ma na ge r krijge n

62% 74% 58%

Inge lic ht w o rde n m.b.t. nie uw e mo ge lijke ta ke n

52%

C o a c hing do o r de ma na ge r Uitdie pe n v a n zijn/ ha a r ta le nke nnis binne n e e n pro fe s s io ne e l ka de r 32%

C o ngre s s e n, be urze n,… . bijw o ne n

40% 40%

20%

G e ho lpe n w o rde n do o r a nde re a s s is ta nts , bijv o o rbe e ld v ia e e n fo rum

27% 28%

G e pe rs o na lis e e rde e xte rne c o a c hing

17%

E e n v o lle dige o ple iding v a n la nge duur kunne n v o lge n

Grafiek: wat leidt tot verbetering in het professioneel leven van de managementassistant - manager versus managementassistant

27% 26%

16% 1% 1%

Managementassistant (N= 790)

Manager (N=109)

G ro ndige e n re ge lma tige fe e dba c k v a n de ma na ge r 59% 54% 56% 60% 53% 58% 53%

D e mo ge lijkhe id o m a a nge pa s te o ple idinge n te v o lge n D e mo ge lijkhe id o m a l zijn/ ha a r c o mpe te ntie s te ge bruike n E e n duide lijke jo bo ms c hrijv ing e n ta a kv e rde ling E e n be te r e v e nw ic ht tus s e n he t priv é - e n pro fe s s io ne le le v e n O v e rle g o m de re s pe c tie v e lijke v e rw a c htinge n te de finië re n (ma na ge r/a s s is ta nt) M e e r e rke nning te krijge n v a n de ma na ge r E e n be te re inte rne c o mmunic a tie in de o nde rne ming

35%

E e n c o rre c te re w o rklo a d D e mo ge lijkhe id to t te le w e rk D e mo ge lijkhe id o m pa rttime te w e rke n He t a a nmo e dige n v a n uitw is s e ling tus s e n a s s is ta nts v a n de o nde rne ming M e e r tra ns pa ra ntie in de o rga nis a tie s truc tuur M inde r s tre s s te he bbe n M inde r o v e rure n te pre s te re n He t a a nmo e dige n v a n uitw is s e ling me t a s s is ta nts v a n a nde re o nde rne minge n E e n duide lijke re be s c hrijv ing v a n de w a a rde n v a n de o nde rne ming Ande re

-24-


64%

50% 44%

D e no dige te c hnis c he o nde rs te uning

Ande re

75%

1% 1%

16% 16% 15% 15% 15%

44% 50% 53% 50% 54% 50%

45% 41% 37% 26% 32% 28% 27% 28% 28% 24% 27% 24% 26%

70% 74%

Een nieuwe uitdaging, waarom?

Assistant Manager

O m in e e n b eOtemreinwe e erks n bfeeeter re te we kunne rks fe n ewe r terkekunne n n we rke n

16% 3% 33% Mo 16% 33% Mo g eelijkhe Mo o re m16% g we eo lijkhe p37% le ing ideoremte n te okunne pkunne le id ing nevo nrke te lg enkunne n n vo lg e n3% 6% 6% O6% 6% 37% 6%16% 35% 37% 72% 72% m 16% in e6% n 35% bide te rksid35% fe n we g e 35% lijkhe id 13% o m o35% p le id ing13% e n te kunne n vo lg e72% n 46%

48%

3% 16% 48% 35% 33%

Managementassistants genieten vaak van een rijk, Hoewel de managers dezelfde redenen ook als 72% 46% 5% 6%18% eD 5% 34% 6% 18% 34% 72% 5%72% 6%11% 18% 38% s amMo e nwe e ilijke rking s am m e nwe t d e rking m anag m e rt d e m anag e r 18% 26%34% 18% 31% 14% ilijke sns am nwe t tedvan evemrand anagetieererte e we oem38% Dvan erking we func nsmtie oem38% func n ve rand e re11% n 45% 30% 11% 45% 18% 26% D26% e belang we ns o31% m van14% funcervan tie te ve rand e rewel n ervaren, wordt het veel gevarieerd takenpakket. TochMo e ilijke wordt soms de keuze Mobelangrijksten 64% 64% minder hoog geacht (een betere werksfeer: 47%, een 47%22% 8%in22% 5% 8%we 22% 37% 64% m in sslaan. tab ie O le m re in wesrko tabDe miesletand re we ig he rkodme ns tand te weigrke he dne ndaarvan te we rke n 5%O m 5% 8% 27% s tab ie le37% re rko27% m s tand ig he d27% e n te we rke n gemaakt een nieuwe weg inO te redenen 16%37% 20% 24% 26% 14% 24% Mo 14% Mo g e lijkhe id Mo to tgtee le lijkhe we rkid to t te le we rk 16% 20% 26% 31% 38% 16%38% 20% 26% g e lijkhe id to t te le we rk moeilijke samenwerking met de manager: 46%, een zijn uiteenlopend. 63% 63% 2% 10% 24% 2% 10% 37% 24% 26% 37% 26% 63% 36% 2% 10% 24% 37% 26% A antre kke lijkeArantre s alaris kkeplijke akker ts alaris p akke t A antre kke lijke r s alaris p akke t 18% 21% 26% 22% 12% 31% 34% 18% 34% Mo g e lijkhe id Mo o mg ed lijkhe e ewerkomgeving: ltijdids otemwe d erke e ltijd n s te we rke n 18% 26% 26% 21% Moeen g e 22% lijkhe id12% o m d e e ltijd s te we rke n dichter 46% en21% werkplek De assistant geeft aan eventueel een nieuwe uitdaging stabielere 60% 6% 12% 60% 44%22% 32% 60% 12%id22% 32% 28% Mo g e lijkhe id Mo o mg de ic lijkhe hte ridb ijo m huis d ictehtewe r brke ij huis n te we rke n 6% 12% 22% Mo6% g e 32% lijkhe o28% m d ic hte r b ij28% huis te we rke n bij huis: 44%). aan te gaan omwille van: een betere werksfeer (72%), 26%27% 26% 22% 12% 34% 22% 12% 36% V e rtre k van dVee m rtre anag k van e r d e m anag e r14% 27% 14% 26% 14% 34% 27% V e rtre k van d e m anag e r O m in e e n o nd O me rne in emeing n o te nd we e rne rkemning d ietehewe t erke vennwic d iehthe t e ve nwic ht O m in e e n o nd e rne m ing te we rke n d ie he t e ve nwic ht 60% 60% Anderzijds de4% 11% een 37%managementassistant 60% 4%tus11% 4% 25% 25% 33% 27% tus s e nmet p rivé -tus e nspede ro n pferivé s s io - enen epl ro lefe vesns io aanm ne e ol le e dveig(72%), nt aanm o e d ig t een een moeilijke samenwerking manager s e n p25% rivé - e 11% n33% p ro fe s s27% io ne33% e l le ve n27% aanm o eziet d ig t (s trijkd ie ns t, kind (s trijkd e rdieagnsvet, rb kind lijf einrddag e ve o ndrbelijfrneinmding e o,… nd)e rne m ing ,… ) (s trijkd ie ns t, kind e rd ag ve rb lijf in d e o nd e rne m ing ,… ) 33% 33% 23% 32% 32%23%en 24%D32% 9% D e we ns o m Dvan e we s ens c toormtevan ve rand s e c to e rersalarispakket te n ve rand e re n11% 23% 11% 11% 23% een goede e9% we ns24% o m van s e c to r te ve rand ework-life re n stabielere werkomgeving (64%)O mof een werkplek dichter bij O5%maantrekkelijker 57% 5% 14% 57% 37% 57% 14% 25% 23% 25% 34% 23% 34% zijn/ haarOtale m zijn/ nke nnis haarmtale e e nke r te nnis b e nutte m e en r te b e nutte n 5% 14% 25% zijn/ haar tale nke34% nnis m 23% e e r te b e nutte n balance ook als reden voor41% vertrek. huis (60%). 9% 9% 24% 39% 39% 12%6% 41% 3% 12%6% 3% Mind e r ve rantwo Mindoerdr evelijkhe rantwo d e no rd wille e lijkhe n o pdne e nmwille e n n o p ne m en

Assistant Manager Top2box: 2009 Top2box: 2009

H e lem aa l a kko H eolem rd aa l a kkoNo eu rd traa l A kkoo rd

A kkoo rd

Assistant Manager

H aa e rd lem kko H eolem rd aa l a kkoNo eu rd traa l H e lem aa l n ieHt ea lem kkoo l n aa ie t l aakkoo rd

N eu traa l

ng anag m e rt d e m anag e r

72% 46% 5% 6%18% 5% 34% 6% 18% 34% 72% 5%72% 6%11% 18% 38% 18% 26%34% 18% 31% 14% Mo eD ilijke sns am nwe t tedvan evemrand anagetieererte e we oem38% Dvan erking we func nsmtie oem38% func n ve rand e re11% n D26% e we ns o31% m van14% func tie te ve rand e re n

45% 11%

weigrke he dne n te we rke n

64% 64% 47%22% 5%O m 8%in22% 8%we 22% 37%ig he d27% 64% 5% 8% 27% s tab5% ie le37% re rko27% m s tand e n te we rke n 16%37% 20% 24% 26% 14% 24% Mo 14% Mo g e lijkhe id Mo to tgtee le lijkhe we rkid to t te le we rk 16% 20% 26% g e lijkhe id to t te le we rk

38%

eplijke akker ts alaris p akke t

63% 63% 2% 10% 24% 2% 10% 37%24% 26%37% 63% 36% 2% 10% 24% 37% 26% A antre kke lijke r26% s alaris p akke t 21% 26% 22% 12% 21% Mo g e lijkhe id Mo o mg ed lijkhe e e ltijdids otemwe d erke e ltijd n s te we rke n 18% 26% 18% Mo g e 22% lijkhe id12% o m d e e ltijd s te we rke n

34%

60% 6% 12% 60% 44%22% 32% 60% 12%id22% 32% 28% we r brke ij huis n te we rke n 6% 12% 22% Mo6% g e 32% lijkhe o28% m d ic hte r b ij28% huis te we rke n 26%27% 26% 22% 12% 22% 12% V e rtre k van dVee m rtre anag k van e r d e m anag e r14% 27% 14% V e rtre k van d e m anag e r nnwic d iehthe t e ve nwic ht O m in e e n o nd e rne m ing te we rke n d ie he t e ve nwic ht 60% 4% 11% 60% 37%25% 33% 60% 4%- e 11% 25% 27% eedveignt aanm o e d ig t 4%tus11% s e n p25% rivé n33% p ro fe s s27% io ne33% e l le ve n27% aanm o e d ig t engo,… nd)e rne m ing ,… ) (s trijkd ie ns t, kind e rd ag ve rb lijf in d e o nd e rne m ing ,… ) 32%23%24%D32% 9%s e c to r te ve rand e re n D e we ns o m Dvan e we s ens c toormtevan ve rand s e c to e rer te n ve rand e re n11% 23% 11% e9% we ns24% o m van 57% 5% 14% 57% 37% 57% 14% 25% 23% 25% 34% 23% 34% snutte m e en r te b e nutte n 5% 14% 25% O5% m zijn/ haar tale nke34% nnis m 23% e e r te b e nutte n

39% 41% 39% 12% 41% 12%6% 6% Mind e r ve rantwo Mindoerdr evelijkhe rantwo d e no rd wille e lijkhe n o pdne e nmwille e n n o p ne m en Mind e3% r ve rantwo o rd3% e lijkhe d e n wille n o p ne m e53% n 53% 3% 14% 53% 36% 30% 3% 35%30% 18% 35% 30% 35% 18% ne e nmwille e n n o p ne m e n 3% 14% Me o rd e lijkhe d e n 18% wille n o p ne m e n e r ve14% rantwo

m aa l a kko H eolem rd aa l a kkoNo eu rd traa l A kkoo rd

N eu traa l

39% 22%

39%

A nd e52% re

3% 16% 48% 35% 33% 45% 30% 18%

26%

31% 16%38% 20% 26% 31% 18% 34% 26%

34%

36% 14% 34% 27%

33%

33% 23% 11% 23%

9%

9% 24%

39%

61%

H aa el rd lem kko H eolem rd aaNl eu a kko No eu rd N eu traa l H e lemHaa e lem n ieHt eardlem kkooaard ie t aaa kkoo rd o rd H e lem aa l nHieeHt lem ea lem kkoo n aa ie ot l rd aakkoo rd aa al kko traa l traa l l n ieaa t al kkoo Hl enlem l a kko A kkoo rd A kkoo rdE e rd e rEneierdt earkkoo n ie t rd aEkkoo e rd erdr n ie t a kkoo rd A kkoo rd A kkoo rd

E e rd e r n ie t aEkkoo e rd erdr n ie t a kkoo rd

N eu traa l

39% 22%

39%

A nd e52% re

39%

61%

H e lem aa l n ieHt ea lem kkooaardl n ie t a kkoo rd

H e lem aa l a kko o rd N eu traa l H e lem aa l n ie t a kkoo rd H e lem aa l a kko o rd Top2box: 2009 Top2box: A2009 kkoo rd A kkoo rdE e rd e rEneierdt earkkoo n ie t rd aEkkoo e rd erdr n ie t a kkoo rd Top2box: 2009 A kkoo rd A kkoo rd

48%

5%36% 5% 30% 5% 22% 5% 30% A52% nd e re 4% 11%52% 33% 32% 20%

5%36% 5% 30% 5% 22% 5% 30% A52% nd e re 4% 11%52% 33% 32% 20%

E e rd e r n ieTop2box: t aEkkoo e rd erdr n ie t2009 a kkoo rd

we r terkekunne n n we rke n

mvee re ndeens te m m e nd e O m in33% e e4% n o11% nd32% e rne m 20% ing m 32% e t o ve re20% e ns te m mAend ndeere 4% 11% 33% ke n waard e n te we rke n

Mind e r ve rantwo o rd e lijkhe d e n wille n o p ne m e53% n 35% 18%

53% 3% 14% 53% 36% 30%

30% 3% 35%30% 18% 35% d e no rd wille e lijkhe n o pdne e nmwille e n n o p ne m e n 3% 14% Me Me e r ve rantwo Meoerdr evelijkhe rantwo o rd e lijkhe d e n 18% wille n o p ne m e n e r ve14% rantwo

Grafiek: redenen waarom assistantsO meen nieuwe uitdaging zouden aangaan in e e n o nd O me rne in emeing n om ndeet rne o vemreing e nsmtee m t omvee re ndeens te m m e nd e O m in33% e e4% n o11% nd32% e rne m 20% ing m 32% e t o ve re20% e ns te m mAend ndeere 4% 11% 33% waard e n te we waard rke ne n te we rke n - manager vers managementassistant waard e n te we rke n

16% 3% 33% Mo 16% 33% Mo g eelijkhe Mo o re m16% g we eo lijkhe p37% le ing ideoremte n te okunne pkunne le id ing nevo nrke te lg enkunne n n vo lg e n3% 6% 6% O6% 6% 37% 6%16% 35% 37% 72% 72% m 16% in e6% n 35% bide te rksid35% fe n we g e 35% lijkhe id 13% o m o35% p le id ing13% e n te kunne n vo lg e72% n 46%

o rd

Assistant Manager

Top2box: Top2box: 2009 Top2box: 2009 2009

Top2box: 2009 Top2box: 2009

41%

35%

13%

48%

31% 14%

45%

24% 14%

38%

21% 22% 12%

34%

26% 22% 12%

34%

32%

24% 9%

33%

9%

12%6% 3%

61%

5%25%5% 30%

N eu traa l

22%

61%

39%

H e lem aa l n ie t a kkoo rd

E e rd e r n ie t a kkoo rd Het beroep managementassistant in kaart gebracht

-25-

41%

12%6

61%

5%25%5% 30%

N eu traa l

E e rd e r n ie t a

Extralegale voordelen Managementassistants genieten vooral van maaltijdcheques, transportvergoeding, groepsverzekering en hospitalisatieverzekering.

managementassistants. Significant meer managers duiden ook gsm, laptop en groepsverzekering aan als extralegaal voordeel voor hun managementassistant.

Hoewel managers en managementassistants deze voordelen aanduiden als de meest voorkomende extra’s, merken we toch verschillen op tussen de managers en de Grafiek: extralegale voordelen van een managementassistant - manager versus managementassistant

Managementassistant Manager (N=102) Managementassistant (N=792) (N=792) Manager (N=102) 78% 78% 81% 81% 69% 74% 68% 82% 82% 69% 69% 73% 73%

a asltijdc he que s M a a ltijdc heM que

69% 74% 68%

po rtv e rgo e ding Tra ns po rtv eTra rgons e ding G ro ps v e rze ke ring G ro e ps v e rze keering tie v e rze ke ring Ho s pita lis a Ho tie vsepita rzelis kearing 25%

GSM

GSM

19% L a pto p L a pto p 30% 15% 15% Ta nkka a rt Ta nkka a rt 17% 17% 14% 14% B endrijfs w a ge n 12% B e drijfs w a ge 12% 10% 10% Inte rne ta a ns luiting Inte rne ta a ns luiting 17% 17% 10% 10% e pre R e pre s e ntaRtie ko sstee nta n tie ko s te n10% 10% 4% 4% rt K re die tka a rtK re die tka a8% 8% 2% 2% xtra lerbijs ga lela kinde rbijs E xtra le ga le Ekinde g 3% 3% la g 1% 1% re mie s P re mie s P2% 2% 1% 1% 19%

25% 41%

41%

30%

K opa rting beduc pa atelde K o rting o p be a ldeo ppro n pro duc te n 1%

M ahe a ltijde (in re hest tabeura drijfs re s ta ura nt,...) M a a ltijde n (in t be ndrijfs nt,...) Ande re

2% Ande 5%re

1% 2% 5%


-27-

Investeren in vorming Volgens managementassistants kunnen opleidingen bijdragen tot evolutie en groei in hun functie, vooral HR (45%), talen (45%), people management (43%), time management (42%) en mondelinge communicatie (38%) scheren hoge toppen. 85% van de managers geeft bovendien aan dat er ruimte is om opleidingen te volgen. Deze worden voornamelijk door private instellingen georganiseerd (71%). De meest gegeerde opleidingen zijn volgens de managers opleidingen in time management (57%), IT (49%) en talen (42%). Over de mate van bereidheid van een manager om een assistant een langetermijnopleiding te laten volgen, bestaat meer verdeeldheid. Toch gaat 46% met deze stelling akkoord, managers denken misschien dat de opgeleide assistants het bedrijf nadien zullen verlaten. Managers en assistants geven de voorkeur aan groepscursussen (managers: 61%, managementassistants: 66%), gespreid over een periode van (max.) 6 maanden (managers: 49%, managementassistants: 39%).

-28-


Opleidingen worden idealiter overdag op een werkdag ingepland (managers: 64%, managementassistants: 68%). Managementassistants verwachten dat een opleiding betaald wordt door hun werkgever (69%). Anderzijds voorzien managers hiervoor budget, maar liefst 58% van de managers menen dat er op jaarbasis tussen € 500 en € 2000 budget is om hun assistant een opleiding te laten volgen.

Grafiek: vorming voor een managementassistant - manager versus managementassistant


Manager (N=69) 66%

Groepscursus

61%

32% 30%

Een combinatie van beide

23% 19%

Online cursus

10% 2% Managementassistant (N= 758)

49%

7%

Over een periode van 2 jaar

8% 13%


4% 2%

Over een periode van 3 maanden

1% 4%

Andere

4% 4%

Manager (N= 64)

16%

68% 64% 25%

's Avonds op een werkdag

Andere

Manager (N=56)

26% 25%

Over een periode van enkele dagen

Overdag op een werkdag

Overdag tijdens het weekend

39%


30%

Individuele cursus

Andere

Managementassistant (N=721) Over een periode van 6 maanden

31% 8% 2% 1% 3%

Slide 71


-29-

Conclusie De resultaten van deze enquête tonen duidelijk aan dat de visie van de managers en assistants op het beroep managamentassistant zeer gelijklopend blijft. Niet tegenstaande merken we net als in 2003 en 2006 een aantal verschillen op. Een sterke talen- en informaticakennis zijn nog steeds primordiaal, ook in de opleidingen blijft deze focus essentieel. De kennis en vaardigheden worden na de opleiding als een evidentie beschouwd. Naast de harde competenties winnen de zachte skills steeds meer aan belang. De combinatie van de gerichte kennis en vaardigheden met de juiste attitude en persoonlijkheid zijn een garantie voor succes. Betrouwbaarheid, prioriteiten stellen en efficiëntie worden opnieuw onderstreept, maar ook de nieuwe waarden loyaliteit en flexibiliteit worden hoog aangeschreven. Meer dan ooit is flexibiliteit aan de orde, de werkmethode moet steeds afgestemd worden op de evolutie van het takenpakket. Net als in 2006 stellen we vast dat zowel de manager als de managementassistant tevreden is met het takenpakket, desalniettemin staan beide partijen open voor een verdere uitbreiding, bij voorkeur op vlak van administratie en communicatie. -30-


Binnen haar of zijn functie heeft een assistant steeds meer externe contacten. Deze trend was al zichtbaar in 2006 en zet zich opnieuw verder. Welke zaken kunnen een antwoord bieden op de schaarste in de arbeidsmarkt? Managers en assistants zijn van mening dat opwaardering en promotie een potentiële oplossing bieden voor dit knelpuntberoep. De ideeën om een opleiding aan te bieden voor herintreders of het stagegedeelte binnen de opleiding uit te breiden, worden positief onthaald. Zowel de manager als de managementassistant beschouwen het verkrijgen van meer autonomie in de functie als een essentiële indicator om een volgende carrièrestap te verantwoorden. Ook de betrokkenheid in het beslissingsproces blijkt hier een sleutelelement voor beide partijen. Deze nieuwe resultaten bevestigen voor Secretary Plus eens te meer het belang van het repetitieve karakter van de enquête. Vanuit onze rol als ambassadeur en referentie voor het beroep verkrijgen we zo de vereiste informatie om de managementassistant (van de toekomst) nog gerichter te bemiddelen. Bovendien kunnen we, mede dankzij deze resultaten, proactief en innovatief inspelen op de markt.

Secretary Plus Management Support is lid van Federgon (Federatie van partners voor werk) en is erkend als rekruteringskantoor in Vlaanderen (VG.494/BUO), Brussel (B-AA04.056) en Wallonië (W.INT.048 & W.RS.48). Secretary Plus maakt deel uit van USG People N.V., een Europese dienstverlener op het gebied van flexibele arbeid, opleidingen en customer careservices. De aandelen van USG People staan genoteerd op de effectenbeurs Euronext Amsterdam. Opname van de teksten is enkel toegestaan met schriftelijke toestemming van de uitgever. V.U.: Joëlle Tay, Frankrijklei 101, 2000 Antwerpen

Aalst

Gent

Mechelen

Kouter 26 9000 Gent tel.: +32 (0)9 233 25 28 fax: +32 (0)9 233 95 70 [email protected]

Leopoldstraat 113 2800 Mechelen tel.: +32 (0)15 45 09 70 fax: +32 (0)15 29 15 19 [email protected]

Antwerpen

Halle

Roeselare

Stationsstraat 6 9300 Aalst tel.: +32 (0)53 76 61 30 fax: +32 (0)53 70 87 43 [email protected] Frankrijklei 128a 2000 Antwerpen tel.: +32 (0)3 201 47 30 fax: +32 (0)3 201 47 39 [email protected]

Antwerpen Zuid

Frankrijklei 128a 2000 Antwerpen tel.: +32 (0)3 201 47 20 fax: +32 (0)3 201 47 29 [email protected]

Brugge

Sint-Amandstraat 37 8000 Brugge tel.: +32 (0)50 47 00 10 fax: +32 (0)50 47 00 19 [email protected]

Brussel

de Meeûssquare 19-20 1050 Brussel tel.: +32 (0)2 289 06 90 fax: +32 (0)2 289 06 99 [email protected]

Geel Stationsstraat 62 2440 Geel tel.: +32 (0)14 25 81 00 fax: +32 (0)14 23 70 57 [email protected]

Vandepeereboomstr. 78-82 1500 Halle tel.: +32 (0)2 359 08 20 fax: +32 (0)2 359 08 29 [email protected]

Grote Markt 7 8800 Roeselare tel.: +32 (0)51 66 00 00 fax: +32 (0)51 66 00 09 [email protected]

Hasselt

Turnhout

Kempische Kaai 7, bus 2 3500 Hasselt tel.: +32 (0)11 26 96 86 fax: +32 (0)11 32 48 36 [email protected]

Kortrijk Casinoplein 5a 8500 Kortrijk tel.: +32 (0)56 25 29 22 fax: +32 (0)56 21 89 98 [email protected]

Leuven

Vital Decosterstraat 7 3000 Leuven tel.: +32 (0)16 23 60 42 fax: +32 (0)16 29 21 80 [email protected]

Luik

Quai de Rome 53 4000 Luik tel.: +32 (0)4 229 98 70 fax: +32 (0)4 229 98 79 [email protected]

Kasteelplein 23 2300 Turnhout tel.: +32 (0)14 80 00 00 fax: +32 (0)14 80 00 09 [email protected]

Vilvoorde

Hendrik I lei 49 1800 Vilvoorde tel.: +32 (0)2 600 47 60 fax: +32 (0)2 600 47 69 [email protected]

Waver

Place Bosch 17 1300 Waver tel.: +32 (0)10 23 80 40 fax: +32 (0)10 23 80 49 [email protected]

Woluwe

Tervurenlaan 216 1150 Sint-Pieters-Woluwe tel.: +32 (0)2 600 12 20 fax: +32 (0)2 600 12 29 [email protected]

International Talents Medialaan 50 1800 Vilvoorde tel.: +32 (0)2 255 02 51 fax: +32 (0)2 600 12 49 [email protected]

Personal Assistant & Office Manager division de Meeûssquare 19-20 1050 Brussel tel.: +32 (0)2 289 06 90 fax: +32 (0)2 289 06 99 [email protected]

Legal Assistant division de Meeûssquare 19-20 1050 Brussel tel.: +32 (0)2 289 06 90 fax: +32 (0)2 289 06 99 [email protected]

Outsourcing Solutions HQ Medialaan 50 1800 Vilvoorde tel.: +32 (0)2 600 12 40 fax: +32 (0)2 600 12 49 [email protected]

Outsourcing Solutions Oost- & West- Vlaanderen

Casinoplein 5a 8500 Kortrijk tel.: +32 (0)56 25 29 22 fax: +32 (0)56 21 89 98 outsourcing.solutions.kortrijk @secretary-plus.be

www.secretary-plus.be

Het beroep managementassistant in kaart gebracht. Resultaten enquête 2009

Recommend Documents