Herijking E-Westvoorne

E-Westvoorne

Herijking E-Westvoorne Doorstart naar 2012-2014

Auteur(s)

:

Versie Datum

: :

Peter van den Beemt (programmamanager), Alain van Hamond (programmasecretaris) en Ger Manders (programma-adviseur), 5.2 1 maart 2012

Herijking E- Westvoorne v5 Datum: 2-5-2012

Page 1 of 21

E-Westvoorne

Vooraf E-Westvoorne is eind 2007 gestart en loopt nog minimaal tot en met 2014. We bevinden ons op dit moment dus op ruim de helft van de looptijd. Een mooi moment om de tussenbalans op te maken langs een aantal invalshoeken, met een terug- en vooruitblik. Dit document bestaat uit drie onderdelen: 1. Een terugblik op E-Westvoorne 2008-2011 2. De actuele situatie per begin 2012 3. E-Westvoorne 2012-2014 (aanbevelingen) Dit document is opgesteld, aan de hand van bijeenkomsten van de projectgroep E-Westvoorne, ge sprekken met projectleiders en beschikbaar gestelde documenten (projectplannen en voortgangsrap portages). Er is in september/oktober 2011 gesproken met: Alain van Hamond, Cees Harthoorn, Peter van den Beemt, o.a. 12 september, Marcel Westerhout, Jos Littel, Hillebrand Reverda, Rinus Tuinman, Henk Jan Solle, Peter Bos, Harrie de Bruin, Rene Muilenburg, Bjorn de Leeuw, Eelco Blanken en Myriam de Moor. Vervolgens hebben Peter van den Beemt, Alain van Hamond en Ger Manders de resultaten verwerkt in concept, versie 4. Op 16 januari is dit concept met de programmagroep E-Westvoorne besproken. Het concept versie 4 is op 23 januari beschikbaar gesteld aan de individuele leden van het MT. Op 30/31 januari is het concept versie 4 met elk van de MT-leden besproken. De reacties van het MT zijn in deze versie 5 verwerkt, en worden vervolgens op 8 februari 2012 in een MT bijeenkomst aan de orde gesteld. Na vaststelling door het MT wordt het aangepaste programmaplan opgesteld en besproken met de portefeuillehouder en gaat het plan vervolgens ter kennisname aan het college van B&W. Dit document bevat veel begrippen en afkortingen. Voor de uitleg daarvan verwijzen we naar bijlage 2.


Page 2 of 21

E-Westvoorne

INHOUDSOPGAVE Vooraf................................................................................................................................................... 2 Managementsamenvatting.................................................................................................................. 4 1 Terugblik E-Westvoorne................................................................................................................... 6 2 Actuele situatie E-Westvoorne......................................................................................................... 8 2.1 i-NUP............................................................................................................................................ 8 2.2 Lopende projecten E-Westvoorne............................................................................................... 10 2.3 Stand van zaken per project........................................................................................................ 11 2.4 Programmaorganisatie................................................................................................................ 13 3 E-Westvoorne 2012-2014................................................................................................................ 14 3.1 Bevindingen en observaties........................................................................................................ 14 3.2 Afspraken met MT....................................................................................................................... 16 Bijlage 1: Eerste opzet rollen E-Westvoorne................................................................................... 18 Bijlage 2: Afkortingen........................................................................................................................ 19 Bijlage 3: Omschrijving E-Westvoorne projecten........................................................................... 20


Page 3 of 21

E-Westvoorne

Managementsamenvatting Terugblik Binnen onze gemeente zijn we sinds een aantal jaren bezig met het steeds verder vormgeven van de (e)-dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen en met het verbeteren van onze bedrijfsvoe ring (en dan met name de component ‘informatievoorziening’ daarbinnen). We pakken dat voor het overgrote deel op binnen het programma E-Westvoorne en leggen dat vast in dit programmaplan E-Westvoorne. Naast de zaken die we in eigen huis oppakken, werken we steeds nadrukkelijker samen in regionaal Voorne-Putten verband (zoals het Shared Service Centre ICT en het KCC). We hebben bij de eerste versie van het programmaplan E-Westvoorne (maart 2008) aangegeven dat het programmaplan een ‘dynamisch document’ is. We ronden immers enerzijds projecten af en ander zijds kunnen er (interne en externe) ontwikkelingen zijn die tot nieuwe projecten binnen het program ma E-Westvoorne leiden. De komst in juni 2011 van de 'Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid', in het kort i-NUP, is aanleiding tot een integrale herijking van het pro gramma(plan). De start van het programma (destijds ingegeven door de zgn. Verklaring in 2006) kende 19 projecten en nog 6 ‘losse klussen’. Projecten die zich enerzijds richtten op de (e-)dienstverlening voor burgers, bedrijven en instellingen en anderzijds op het verbeteren van de informatiehuishouding (met name ba sisregistraties). Sinds de start zijn er 20 projecten (o.a. DigiD, BSN, WKPB, WION, DURP, DKD en Wabo) succesvol afgerond. Op verschillende terreinen bieden we burgers nu extra (website-) facilitei ten en ook intern hebben we de zaak steeds beter en efficiënter op orde. Verder is de gegevensuitwis seling met andere overheidsorganisaties sterk verbeterd. Om dit te bereiken hebben we daar de afge lopen jaren veel tijd en geld aan besteed. We zijn er echter nog niet. Inmiddels ‘scoren’ we redelijk 1 op enkele van de overheidsranglijsten, maar we hebben geen koppositie. Verder komen er steeds nieuwe (wettelijke) eisen bij en gaat de organisatieontwikkeling door. Dat maakt dat wanneer er zaken worden afgerond er ook steeds weer nieuwe projecten staan te wachten. Dat geldt overigens niet alleen voor Westvoorne, maar voor alle gemeenten (en andere overheidsorganisaties) in Nederland. Dat geldt ze ker ook voor de regio. Om die reden pakken we een aantal projecten dan ook in het samenwerkings verband Voorne-Putten met elkaar op. Actuele situatie Met i-NUP moet de e-overheid een volgende impuls krijgen. Als gemeente moeten we uiterlijk 1-12015 een twintigtal resultaten bereiken. Via een kasschuifmethode uit het gemeentefonds ‘krijgen’ we daar de komende 4 jaar in totaal plm. € 103.000,= voor om ons bij de implementatie te laten onder steunen. Bestuurlijk is wethouder Wim van Montfoort verantwoordelijk voor E-Westvoorne. De programmama nager is Peter van den Beemt (teamleider FIT).

1

Westvoorne is medio 2011 een middenmoter bij de 5 beloften. Bij de benchmark publiekszaken staan we op plaats 74 van de 100 deelnemers.


Page 4 of 21

E-Westvoorne

De volgende afbeelding geeft weer welke de huidige projecten zijn die vallen onder het programma EWestvoorne en waar de uitkomsten toe moeten leiden.

Positionering E-Westvoorne, januari 2012

Basisregistraties: BAG, BLAU, BRI, BRO, BRV, BR-WOZ, BGT, BRT, NHR, Midoffice en digikoppeling, -melding en -levering

E-dienstverlening burgers PIP (Mijn Overheid.nl) RIS

B

VIR

P Generieke voorzieningen Upgrade website Webrichtlijnen DSP Gegevensmanagement en -beveiliging

E-dienstverlen ing bedrijven Ondernemersloket E-herkenning

Projectenportefe uille E-Westvoorne

O

Primaire, besturende en ondersteunende processen Westvoorne

Betere E-dienstverlening voor burgers, bedrijven en (keten)partners en betere informatiehuishouding (voor bestuurders, managers en medewerkers)

Effect van het programma E-Westvoorne

E-Westvoorne 2012-2014 Ook de komende jaren hebben we met E-Westvoorne een stevige opdracht te vervullen. We hebben daarvoor een fundament staan, maar we kunnen ook op enkele punten nog verbeteren. Om die reden wordt het MT een aantal voorstellen gedaan . Dat betreft met name:  Herijking van de ambities (beoogde resultaten) en scherper afbakenen E-Westvoorne.  Verantwoordelijkheid voor E-Westvoorne meer in de lijn beleggen  De rollen m.b.t. E-Westvoorne explicieter duiden  Stevig financieel fundament onder E-Westvoorne leggen en dat vervolgens monitoren  Strakkere projectbesturing (projectplannen, overleggen, rapportages, oplevering, overdracht en acceptatie).  Aanbrengen van dwarsverbanden tussen de verschillende programma’s (SSC-Voorne Putten, regionaal KCC, het nieuwe werken, procesverbetering voor ondernemers, kwaliteitshandvest en servicenormen en de reguliere I&A/ICT).  Hogere kwaliteitseisen  Meer output resultaten


Page 5 of 21

E-Westvoorne

1

Terugblik E-Westvoorne

De eerste versie van het programmaplan E-Westvoorne (maart 2008) telde destijds 19 projecten en 6 losse klussen, zoals in onderstaande figuur aangegeven. In kleur is weergeven bij welke afdeling het primaat lag voor elk van de projecten.

Projecten E-Westvoorne maart 2008

eNIK*

DKD

RIS E-Form*

DigiD* IP

BSN* mGBA*

DSP BAG* BAG

BRK*

BLK* OMG*

WKPB GEO

BRT*

DURP

NHR* MZ

BIN*

FIN * Vallen binnen de “verklaring”

PIO GW BO VROM

Sinds de start van het programmaplan E-Westvoorne is een groot aantal projecten afgerond of afge voerd, waarvan vervolgens burgers, bedrijven en instellingen en de eigen organisatie profiteert. Het (met name kwalitatieve) resultaat is verwoord in onderstaand overzicht, opgebouwd uit data die ver kregen uit highlight reports en gesprekken met projectleiders. Afgevoerde projecten Operationeel Resultaat / stand van zaken per januari 2012 per BRK

1-1-2009

Burgerservicenum mer (BSN)

2007

DigiD

2008

Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Plannen (DURP)

jan-10

Aansluiting is gerealiseerd en op 2 momenten is er sprake geweest van terugmelding van gege vens aan het Kadaster. Wordt maandelijks geupdate en gebruikt door mn JBC en sector GG. Info van Kadaster wordt via CiVision Kadaster en NedBrowser ontsloten. Winst voor Westvoorne: zeer beperkt. Winst vooral bij de rijksoverheid door uniformering schrijfwijzen. Het BSN is een uniek persoonsnummer, waarmee een inwoner zich kan identificeren. Burgers kunnen met dit nummer bij elk loket van de overheid terecht. Dankzij het BSN kunnen overheids organisaties gemakkelijker gegevens uitwisselen. Met de persoonlijke DigiD kunnen burgers zich identificeren op websites van de overheid. Zo we ten overheidsinstellingen dat ze echt met de betreffende persoon te maken hebben. Er zijn meerdere beveiligingsniveaus. Steeds meer producten van onze website worden middels DigiD beschikbaar gesteld.In september 2011 landelijk veel onrust over de veiligheid van overheids websites, waaronder sites die met DigiD werken. Dit heeft geleid tot aangescherpte beveiligings maatregelen. Ruimtelijke plannen zijn sinds 1-1-2010 digitaal (NedPlan van NedGraphics) via de website be schikbaar voor iedereen. 4 bestemmingsplannen al DURP-proof. Lopende (Oostvoorne en Noor delijk Rockanje) en nieuwe bestemmingsplannen worden via DURP-regime opgeleverd, uiterlijk voor 1-7-2018. Resultaten? Nu nog veel extra werk. Uiteindelijk voordeel voor burgers via RO On line en ambtelijke organisatie met structuurvisies en bestemmingsplannen, met name afd GO.


Page 6 of 21

E-Westvoorne

Afgevoerde projecten Operationeel Resultaat / stand van zaken per januari 2012 per

RH-WMO

afgerond

Ook voordeel voor de provincie: sneller inzicht bij planbeoordelingen. Eenmalige uitvraag van gegevens voor klanten in de keten van werk en inkomen. Minder indie ningsbescheiden voor de aanvragers. De dienstenrichtlijn is inmiddels ‘going concern’. Ook zijn we aangesloten op het landelijke Dien stenloket. We zijn aangesloten op de berichtenbox en op IMI (het Interne Markt Informatiesys teem: een gesloten, gestandaardiseerd elektronisch systeem voor de uitwisseling van gegevens tussen de bevoegde instanties van de Europese lidstaten. Effect lijkt minimaal (inspanning was ook nagenoeg nihil). De Samenwerkende Catalogi is inmiddels ‘going concern’. Onze productcatalogus is aangesloten via Samenwerlende Catalogi (tbv dienstenloket). De website bevat een link naar “Antwoord voor bedrijven”. Inspanning en effect lijken minimaal. Overigens geen managementinformatie over. 14-0181 live per 1-11-2011 in de regio, met Spijkenisse, Brielle, Bernisse en Westvoorne (inmid dels zijn in Nederland ruim 100 gemeenten aangesloten op een 14+ netnummer). Tzt onderdeel van het KCC. Dit is opgenomen binnen het project NHR waardoor het project BIN als afgevoerd kan worden beschouwd Een digitaal omgevingsloket, waarmee de inwoner digitaal de omgevingsvergunning, OMG (deze vervangt 25 vergunningen op het gebied van bouw, ruimtelijke ordening, kap en milieu). Via het digitaal omgevingsloket kan de inwoner informatie zoeken, de vergunning aanvragen, eventuele tekeningen bijvoegen en de status van de aanvraag controleren. Voor de burger vermindert de regeldruk en zijn er minder legeskosten. Werkt met Squit-XO, daardoor workflow, caseloadbe heer e.d.. Doorlooptijd van 12 naar 8 weken. Extra aanvraagkanaal via OLO (80%). Is ontsluiting landelijke en lokale regelgeving via overheid.nl en westvoorne.nl. Is gerealiseerd vanwege wettelijke plicht. Effect/respons is minimaal. Is nu business as usual, ondergebracht bij het team JBC (content) en FIT (technisch beheer). Meldingen via de website nemen toe. Voorbeeld: melden grof vuil. De Wkpb regelt dat burgers, ondernemers, overheden en andere instanties goed inzicht kunnen hebben in de beperkingen die gelden voor percelen, gebouwen en gebieden (als wijken en stads delen). Voorbeelden van publiekrechtelijke beperkingen zijn: aanwijzing tot rijks- of gemeentelijk monument, vestiging van een gemeentelijk voorkeursrecht of aanschrijving tot het treffen van voorzieningen op grond van de Woningwet. Ook landelijke voorschriften in het kader van milieu beheer of veiligheidsbeleid vallen onder de Wkpb. Profijt vooral bij potentiële huizenkopers, no tarissen en makelaars. Opgepakt vanuit de wettelijke verplichting. Op 1 juli 2008 is de grondroerdersregeling, oftewel de Wet Informatie-Uitwisseling Ondergrond se Netten (WION) gefaseerd in werking getreden. Het Kadaster is de beheerder van de WION. Er is een verplichte informatie-uitwisseling via het Kadaster. Grondroerders zijn verplicht om hun graafmeldingen bij het Kadaster te doen en netbeheerders sturen hun tekeningen elektronisch en via het Kadaster aan de grondroerder. WION heeft baten voor de nutsbedrijven, maar ook voor de gemeente. Effect is vooral dat er een sneller en integraler inzicht is in de ondergrondse leidingen. Hierdoor moeten graafschades afnemen (Westvoorne: geen feitenmateriaal hierover; maar lijkt minimaal). WION wordt met applicatie NedWion ondersteund. Nut intern vooral team WR (rest kan alleen via WR bij WION gegevens). Gemeente Westvoorne is aangesloten op de landelijke website regelhulp.nl

VSV

afgerond

Gemeente Westvoorne is aangesloten op het landelijke netwerk.

DKD Europese Diensten richtlijn

Samenwerkende ca talogi Antwoord voor bedrij ven 14+ netnummer Bedrijven en instellin gennummer (BIN) Omgevingsloket Wabo (OMG)

Centrale Voorziening Decentrale Regelge ving (CVDR) E-formulieren Wet Kenbaarheid Pu bliekrechtelijke be perkingen (Wkpb)

WION

jun-08 medio 2010

2010 2010 1-11-2011

1-10-2010

1-1-2011

2009

mei-11

Bovenstaand overzicht illustreert dat het bestaande programma E-Westvoorne voor zowel de burgers, bedrijven, instellingen als de eigen organisatie veel (hoofdzakelijk kwalitatieve) resultaten heeft opge leverd. Ook al blijft het moeilijk om het nut en effect feitelijk aan te tonen, laat staan te meten. Niet alleen zelf bekijken we de resultaten van E-Westvoorne. Ook landelijk worden (componenten van) de (e-)dienstverlening van gemeenten regelmatig onder de loep genomen. Uit de lijst van de 5 beloften blijkt dat de gemeente Westvoorne aan meer dan 53% van de aldaar ge stelde eisen voldoet (daarmee staan we in de middenmoot). Deze lijst is gestopt per 1 juli 2011 waar door het niet mogelijk is om toekomstige resultaten te toetsen ten opzichte van de genoemde lijst. We durven te stellen dat we als gemeente Westvoorne in de regio zeker tot de voorhoede behoren als het gaat om de verbetering en modernisering van onze (e)dienstverlening.


Page 7 of 21

E-Westvoorne

2

Actuele situatie E-Westvoorne

2 .1

i -NUP

In juni 2011 is het i-NUP als opvolger van NUP (het NUP had een looptijd van 2009-2010) vastgesteld, met een looptijd van 2011 t/m 2014. I-NUP staat voor ‘Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid’. De overheidsbouwstenen zijn in drie clusters verdeeld:  E-dienstverlening voor burgers: webrichtlijnen, samenwerkende catalogi, mijn overheid en Antwoord 14+ netnummer  Basisregistraties: GBA, NHR, BAG, BRT, BRK, BLAU, BRI, WOZ, RNI, BGT, BRO, Digikop peling, digimelding en digilevering  E-dienstverlening voor bedrijven: eHerkenning en Antwoord voor bedrijven Het i-NUP is een bestuurlijk convenant tussen BZK, VNG, IPO en Unie van Waterschappen en bevat twintig bindende resultaatverplichtingen2 (te behalen vóór 1-1-2015) over verplicht gebruik van een groot aantal overheidsbouwstenen in werkprocessen. Onderstaande tabel geeft inzicht in de verplich tingen en de actuele status binnen Westvoorne. i-NUP onderdeel

Nr

Te behalen resultaat voor 1-1-2015

Webrichtlij nen

1

Mijn overheid Mijn overheid

2 3

Mijn overheid Antwoord© Antwoord©

4 5 6

E-Herkenning

7

NHR

8

Antwoord voor bedrij ven

9

BRP BGT BLAU BRO Alle basisre gistraties

10 11 12 13 14

BAG/GBA

15

BAG/WOZ

16

Digikoppeling

17

Digimelding

18

Digilevering

19

Alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2012 voldoet aan minimale eisen van webrichtlijnen (waarmerk drempelvrij zonder ster) en 1/1/2015 volledig (3 sterren Waarmerk Drempelvrij) Alle gemeenten sluiten aan op de berichtenbox van MijnOverheid. Het volume van het gebruik van de berichtenbox MijnOverheid neemt toe en bereikt een significante omvang. Alle gemeenten sluiten aan op de lopende zaken functionaliteit van MijnOverheid. Alle gemeenten zijn aangesloten op het 14+nummer Alle gemeenten zijn als gebruiker en als leverancier van informatie aangesloten op de contentvoorziening van Antwoord. Alle gemeenten zijn aangesloten op eHerkenning. Alle eigen (zijnde niet-DigiD of -e Herkenning) middelen voor het identificeren en autoriseren van burgers en bedrijven zijn uitgefaseerd. Voor 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht voor gebruik van NHR. Gemeenten zetten AvB in voor hun dienstverlening aan bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform van AvB met alle transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen en nemen daarbij de (open) standaarden van AvB die door het college Standaardisatie zijn vastgesteld in acht. Alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke plicht hiervoor. Alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht. Alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht. Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht: aansluiten in 2012. Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit : dit zal per registratie voor de drie decentralisatietaken worden gemonit ord, vanaf de datum van verplicht gebruik (zie overzicht). Alle gemeenten gebruiken conform resultaatverplichting 14 de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens in hun processen, systemen en producten. Eerste priori teit hierbij is het realiseren van de koppeling tussen BAG en GBA uiterlijk 1 novem ber 2011. Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG met als tussenresultaat dat voor de in februari 2012 te verzenden WOZ-beschikkingen de gekoppelde BAGidentificatienummers beschikbaar zijn voor externe communicatie. Alle gemeenten implementeren en gebruiken digikoppeling om tenminste gegevens uit de BAG, GBA en NHR uit te wisselen. Alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening tenminste voor BAG, GBA en NHR. Alle gemeenten sluiten aan op Digilevering en gebruiken deze voorziening tenminste

Status Westvoorne 1-2-2012

Gereed

Gereed Geldt niet meer

Gereed

Gereed voor GBA Gereed voor GBA Gereed voor

2

Overigens is onduidelijk welke straf of sanctie aan een gemeente wordt opgelegd bij het niet voldoen aan de hier genoemde verplichtingen.


Page 8 of 21

E-Westvoorne

i-NUP onderdeel

Nr

Standaardisa tie

20

Te behalen resultaat voor 1-1-2015

voor BAG, GBA en NHR. Gemeenten maken gebruik van de open standaarden zoals vastgesteld door het College Standaardisatie en werken hierbij volgens het principe “pas toe of leg uit” Bij aanbestedingen van software krijgt, bij gelijke geschiktheid, open source de voorkeur.

Status Westvoorne 1-2-2012 GBA

Financiering voor implementatieondersteuning Voor gemeenten is een bedrag van € 104 miljoen beschikbaar tot en met 2014. Voor Westvoorne gaat dit over een jaarlijks bedrag van €23.182 in 2011 en € 26.628 voor de jaren 2012 t/m 2014; in totaal dus € 103.0663. Dit geld is beschikbaar gekomen via een zogeheten kasschuifmethode. Er zijn midde len uit het Gemeentefonds naar voren gehaald, die per 2015 en volgende jaren dan weer structureel gekort gaan worden, omdat het Rijk er vanuit gaat dat door het efficiënt inzetten en uitvoeren van alle plannen er voldoende besparingen4 zijn gerealiseerd die de teruggave rechtvaardigen. Van dat geld kan de gemeente zelf implementatieondersteuning inkopen. Stelsel van basisregistraties De basis van het i-NUP wordt gevormd door het stelsel van basisre gistraties. De volgende afbeelding toont een functioneel overzicht van de basisregistra ties. De figuur illu streert het omvangrijk aantal registraties en de grote onderlinge af hankelijkheid. Een aan tal van deze registra ties is al operationeel; andere zijn gepland. De gemeente is bron houder van de basisre gistraties BAG, Perso nen, WOZ en deels BGT. Van de andere registraties is de ge meente een afnemer.

3

Inmiddels zijn deze middelen ‘geoormerkt’ voor E-Westvoorne/I&A.

4

KING becijfert de besparingen bij een grootschalig gebruik van de basisvoorzieningen uit het i-NUP op € 215 mln. per jaar voor gemeenten en € 123 mln. per jaar voor het rijk (inclusief Zelfstandige Bestuursorganen). Rapportage is bij KING opge vraagd, maar wordt niet beschikbaar gesteld. Voor Westvoorne zou dit neekomen op plm. € 150-200.000/jaar.


Page 9 of 21

E-Westvoorne

2 .2

Lope nde proje c te n E -W es tvo orne

E-Westvoorne is een meerjarig, complex programma. Het programma omvat een groot aantal projec ten, die allemaal hetzelfde doel dienen: bijdragen aan het verbeteren van de e-dienstverlening en/of verbeteren van de informatiehuishouding van de gemeente Westvoorne. Projecten zijn onderdeel van E-Westvoorne als de informatisering/ digitalisering in het project dominant is en het project bijdraagt aan het hiervoor genoemde doel. In eerdere versies van het programmaplan E-Westvoorne is aangegeven dat het programma E-West voorne een dynamisch geheel is. Er worden met enige regelmaat projecten succesvol opgeleverd en gedechargeerd door het college. Ook worden er steeds nieuwe projecten aan het programma toege voegd. Reden van toevoeging kan te maken met ambities van de gemeente maar ook met verplichtin gen die de overheid stelt (zoals recentelijk i-NUP, zie § 2.1). Het is van wezenlijk belang om het programma niet ‘slechts’ te zien als een verzameling projecten en initiatieven die om een technische realisatie vragen. Het is van het grootste belang om de uitkomsten van de E-Westvoorne projecten in te vlechten, te verankeren binnen de (primaire, besturende en on dersteunende) bedrijfsprocessen. Hier ligt een belangrijke rol voor degenen die als proceseigenaar staan opgesteld voor de betreffende processen. In de processen wordt immers pas het effect gereali seerd voor de belanghebbenden (burgers, bedrijven, (keten)partners en medewerkers. In onderstaan de afbeelding is dit geïllustreerd.

Positionering E-Westvoorne, januari 2012

Basisreg istraties: BAG, BLAU, BRI, BRO, BRV, BR-WOZ, BGT, BRT, NHR, Midoffice en digikoppeling, -melding en -levering

E-dienstverlening burgers PIP (Mijn Overheid.nl) RIS

B

VIR

P Gener ieke voorzieningen Upgrade website Webrichtlijnen DSP Gegevensmanagement en -beveiliging

E-dienstverlen ing bedrijven Ondernemersloket E-herkenning

P rojectenportefe uille E-Westvoor ne

O

Primaire, besturende en onders teunende processen W estvoorne

Betere E-dienstverlening voor burgers, bedrijven en (keten)partners en betere informatiehuishouding (voor bestuurders, managers en medewerkers)

Effect van het programma E-Westvoorne


Page 10 of 21

E-Westvoorne

2 .3

S ta nd va n za k e n pe r proje c t

In onderstaand overzicht zijn de 26 lopende E-Westvoorne projecten maar ook de nieuwe verplichtin gen opgenomen. Bij elk project is aangegeven wat de huidige status is. In bijlage 3 is per project een korte omschrijving opgenomen. Lopende projecten

Resultaat / stand van zaken per januari 2012

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

De BAG is technisch geïmplementeerd. De BAG audit is doorlopen en de aansluiting op Landelijke Voorziening gereed. Ook de koppeling BAG met de GBA is gerealiseerd. Westvoorne blijft hiermee voorop lopen (kopgroep 20% van de gemeenten) wat be treft basisregistraties. Nog een kwaliteitsslag nodig mbt gebruiksobjecten. Brandweer gebruikt BAG via de LV als dekkingsplan. Door BAG met name eenduidige adresgegevens. Gemeente: tijdwinst met opzoeken en vragen van derden beantwoorden. On duidelijkheid over de mate van binnengemeentelijk gebruik t.g.v. twijfels over de kwaliteit van de geometrische gegevens in BAG. Update maken van BAG-GBA plan. Inmiddels is de software (TOG) voor BAG-WOZ koppeling beschikbaar; de koppeling vindt in het eerste kwartaal 2012 plaats. Project is nog niet opgestart. Westvoorne is afnemer voor deze basisregistratie. Project is nog niet opgestart. Westvoorne is afnemer voor deze basisregistratie. Gemeente is leverancier en afnemer van de BRO. De LV wordt de bronhouder. Er is geen projectplan BRO. Vooral relevant voor EXAC, GO, W&R en VTH GBA audit september 2001 OK. Beveiligingsplan GBA gereed. Inhaalslag mbt gegevenskwaliteit te maken aan de hand van uitval lijsten. Vanaf november 2011 veel terugmeldingen. Extra (tijdelijke) personele invulling? Update maken van BAG-GBA plan. Het landelijk projectteam RNI treft in 2011 de voorbereidingen met als doelstelling om per 1 oktober 2012 de RNI als onderdeel van de BRP operationeel te hebben. in 2011/2012 nauwelijks impact voor de gemeente te verwachten. Project is nog niet opgestart. Westvoorne is afnemer voor deze basisregistratie. Is nauwelijks veel werk. Geen project. BR-WOZ mn interessant voor derden in economisch verkeer. Taccent de betrouwbare bron voor WOZ (via stuf-Tax naar CiVision Waarderen). Verwerken terugmeldingen niet geautomatiseerd: handmatig. Inmiddels is de software (TOG) voor BAG-WOZ koppeling beschikbaar; de koppeling vindt in het eerste kwartaal 2012 plaats. Functionaliteiten worden ontwikkeld door KING, Logius en de softwareleveranciers. Er is al een digikoppeling met het OLO Squit-XO. HdB officieus projectleider; geen pva --> is ook niet nodig. Betreft vooral technische installatie; is business as usual. Functionaliteiten worden ontwikkeld door KING, Logius en de softwareleveranciers. HdB officieus projectleider; geen pva --> is ook niet nodig. Betreft vooral technische installatie; is business as usual. Functionaliteiten worden ontwikkeld door KING, Logius en de softwareleveranciers. HdB officieus projectleider; geen pva --> is ook niet nodig. Betreft vooral technische installatie; is business as usual. De migratie van CiVision Basisregistraties naar CiVision Makelaar Gegevens (UCC-project). Hierdoor meerdere applicaties te kop pelen. Enkele onderdelen van het DSP zijn operationeel (digitale postafhandeling en archiefvorming en digitale aanlevering B&W stuk ken). De volgende stap is om de volledige bestuurlijke besluitvorming te digitaliseren, via een module van Verseon. De koppeling tussen het systeem met de basisregistraties en Verseon (ons Document Management Systeem) is gerealiseerd. Verder staat digi talisering van facturen op het programma. Er is geen pva voor de DSP-onderdelen: bestuurlijke besluitvorming, digitalisering fac turen en digitaal bouwarchief. Project gaat trager dan verwacht. Blijkt een grote omslag te zijn. Effecten nog niet; nu nog veel dubbelop werk. Wel betere ontsluiting van stukken. Lijkt meer 'going concern' dan een project. De website van Westvoorne bevat een digitaal ondernemersloket. Met de komst van de nieuwe website (1-2-2012) wordt dit ver der verbeterd. Voor de OLO sinds 1-6-2011 operationeel; geen projectleider; geen pva o.i.d. Dit project staat landelijk in de ijskast. Om deze reden is het project afgevoerd. Wanneer e.e.a. weer opgepakt wordt landelijk zal het project opnieuw worden belegd. Westvoorne heeft een online abonnement bij de KvK. Momenteel nog niet als project onderkend. De raadsvergaderingen zijn live te volgen via de website (steeds meer bezoekers online; steeds minder op locatie). De raadsstuk ken zijn gekoppeld aan het beeldverslag. Er is een besloten gedeelte op de website om hier informatie voor de raadsleden op te plaatsen. Voor een verdere verbetering van de informatievoorziening voor bestuur en raadsleden is een voorstel voor het be schikbaar stellen van iPads tijdens de begrotingsbehandeling 2012 aangehouden en doorgeschoven naar 2013. Gegevensverstrekking/-verwerking vanuit Kadaster naar Westvoorne werkt al sinds 3 jaar niet. Problemen met formaten en ver sies van AutoCad manager. Meerdere keren bij Kadaster aangekaart. Gevolg is geen TOP 10 nl in Westvoorne, waardoor minder actuele en gedetaileerde geometriegegevens bijv tbv bestemmingsplannen en Westvoorne voldoet niet aan de wet (werkt met GBKN ipv Top 10 NL). Probleem oplossen iom Kadaster, AutoCad e/o andere leverancier (GeoBusiness Nederland), of afwachten tot er volgend jaar met een ander format wordt geleverd? Dit project gaat mogelijk regionaal aangepakt worden, door de gemeenten op Voorne-Putten i.s.m. gemeente Rotterdam. Dit ge beurt vanuit één van de werkgroepen van het SSC-VP. Er wordt daarvoor een startnotitie opgesteld. Landelijk is het informatie model BGT (IM-Geo 2.0) nagenoeg rond.De gemeenten zijn mede-bronhouder voor de BGT. Er is geen projectplan BGT. AvH gaat in het eerste kwartaal 2012 een sessie met keyplayers organiseren om visie op BGT te ontwikkelen (als start voor een projectplan). Vooral van belang voor GO en VTH. Betreft clientvolgsysteem jongeren/gezinnen. Sinds 2008 aan bezig. Wordt binnen Voorne-Putten opgepakt, gemeenten en ke tenpartners. Partners lastig mee te krijgen. Applicatie SISA. Nut en noodzaak moeilijk aantoonbaar. Maar elk 'geval' telt. Geen wettelijke plicht; geen formele sancties. Morele plicht. geen pva; geen regie; geen deadlines; (te) vrijblijvend; geen management info. Voorstel is om VIR onder te brengen binnen E-Westvoorne. De nieuwe website krijgt een ingang voor 3 groepen: burgers, bedrijven en bezoekers. Aan de webrichtlijnen wordt voldaan als de nieuwe website live gaat. PIP functionaliteit met nieuwe website gereed; echter nog geen vulling, dus geen gebruik. Wordt vanaf Q1-2012 opgepakt, d.m.v. zaakgericht werken via Verseon. Er is geen softwarematige koppeling tussen de BRS en CGA. Hierdoor nog steeds veel vervuiling. Inrichting en verdergaande pro fessionalisering van de organisatie van systeem-, applicatie- en gegevensbeheer noodzakelijk. Om deze reden wordt overgegaan naar CiVision Makelaar Gegevens (UCC) Project moet nog opgestart worden. Ligt in het verlengde van het GBA-beveiligingsplan.

BLAU BRI BRO GBA RNI BRV BR-WOZ

Digikoppeling (v/h OSB) Digilevering (vh GOB) Digimelding (v/h TMF) Midoffice DSP

Ondernemersloket E-herkenning e-NIK NHR RIS

BRT

BGT

VIR

Upgrade website Webrichtlijnen PIP/mijn overheid Gegevensmanagement

Gegevensbeveiliging


Page 11 of 21

E-Westvoorne

De totale projectenportefeuille E-Westvoorne heeft een horizon tot 1-1-2015 en bevat 26 lichtere en zwaardere projecten. Ondanks dat er nog geen uitgewerkte urencalculatie bestaat, is het duidelijk dat de uitvoering van een dergelijk fors aantal projecten een behoorlijke wissel trekt op de organisatie. Om keuzes te kunnen maken over de prioriteit en de fasering van de projecten, is het goed om een beeld te hebben van :  het gewicht/impact van elk van de projecten  de status van het project (verplicht – niet verplicht)  De timing van de projecten Als we uitgaan5 van bijvoorbeeld gemiddeld 50 uur nog te besteden aan elk van de lichtere projecten en gemiddeld 200 uur voor de zwaardere projecten praten we over een claim op de organisatie (met name op de projectleiders) van in totaal bijna 3000 uur in de periode 2012-2014.

Verplichte projecten (m.n. i-NUP)

Lichte projecten Webrichtlijnen BLAU BRI BRO BRT RNI BRV BR-WOZ VIR Digikoppeling, -levering en -melding E-herkenning E-NIK

Niet verplichte projecten

Upgrade website

Zware projecten

BAG BRP BGT NHR

MidOffice (UCC) DSP PIP RIS Ondernemingsloket Gegevensmanagement Gegevensbeveiliging

Op basis van het voorgaande geeft onderstaande afbeelding een indicatie van de fasering per sector zoals die op dit moment voorzien is. In grijs de lichte projecten en in zwart de zware. Project

2012

2013

2014

BAG BRO BR-WOZ BRT BGT GBA (deel van BRP) RNI (deel van BRP) BLAU BRI Ondernemersloket E-herkenning e-NIK NHR VIR BRV Digikoppeling (v/h OSB) Digilevering (vh GOB) Digimelding (v/h TMF) Midoffice (UCC) DSP RIS Upgrade website Webrichtlijnen PIP/mijn overheid Gegevensmanagement Gegevensbeveiliging

5

Betreft een eerste, niet onderbouwde, raming.


Page 12 of 21

E-Westvoorne

2 .4

P rogramma orga ni s a tie

Het programma E-Westvoorne berust bestuurlijk bij de wethouder ICT en P&O, Wim van Montfoort. Ambtelijk berust de eindverantwoordelijkheid voor het integrale programma bij de gemeentesecretaris. Elk project kent een bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijke en een projectleider. Voor de operati onele besturing en uitvoering staat een programmagroep opgesteld, waarin alle projectleiders, de pro grammamanager, -secretaris en –adviseur en de communicatie-adviseur zitting hebben. Omvat project(en)

Projectleider/ aanspreekpunt

Team

Ambtelijk eindverantwoordelijk

Bestuurlijk eindverantwoordelijk

Digikoppeling (v/h OSB) Digilevering (vh GOB) Digimelding (v/h TMF) Midoffice (UCC) DSP RIS Upgrade website Webrichtlijnen PIP/mijn overheid Gegevensmanagement Gegevensbeveiliging BLAU BRI GBA (deel van BRP) RNI (deel van BRP) BRV Ondernemersloket E-herkenning e-NIK NHR VIR BAG BRO BR-WOZ BRT BGT

Harry de Bruin6 Harry de Bruin Harry de Bruin Peter van den Beemt Peter van den Beemt Peter van den Beemt Peter van den Beemt Peter van den Beemt Peter van den Beemt Peter van den Beemt Peter van den Beemt Peter Bos Peter Bos René Muilenburg René Muilenburg Peter Bos Jos Littel Jos Littel René Muilenburg Jos Littel Eelco Blanken Alain van Hamond Alain van Hamond Alain van Hamond Alain van Hamond Alain van Hamond

FIT FIT FIT FIT FIT FIT FIT FIT FIT FIT FIT WIS WIS BZ BZ WIS SER SER BZ SER OWO VTH VTH VTH VTH VTH

Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Marianne Kleingeld Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Léon de Backker Peter van der Wurff Peter van der Wurff Peter van der Wurff Peter van der Wurff Peter van der Wurff

Wim van Montfoort Wim van Montfoort Wim van Montfoort Wim van Montfoort Wim van Montfoort Burgemeester Wim van Montfoort Wim van Montfoort Wim van Montfoort Wim van Montfoort Wim van Montfoort Nico Groenewegen Nico Groenewegen Burgemeester Burgemeester Nico Groenewegen Ies Klok Ies Klok Wim van Montfoort Ies Klok Nico Groenewegen Hans van Lith Hans van Lith Wim van Montfoort Hans van Lith Hans van Lith

Digikoppe ling (v/h OSB )

GBA

BAG

Digileverin g( vh GOB)

R NI

BR O

Digim elding (v/h TMF)

Ondernemersloket

BG T

DSP

e-NIK

BR T

RIS

VIR

BR-WOZ

Upgrade website

B LAU

Midoffice (UCC)

B RI

Webrichtlijnen

B RV

PIP/mijn overheid

NHR

Gegevens management

E-Herkenning

Gegevens beveiliging

6

Met de overgang van Harry de Bruin naar het SSC gaan ook de projecten daar naar toe.


Page 13 of 21

E-Westvoorne

3

E-Westvoorne 2012-2014

3 .1

Be vi ndi nge n e n obs e rva ti e s

Tijdens de eerder genoemde gesprekken in september/oktober 2011 is met betrokkenen zowel terug als vooruit gekeken. Ook is er gesproken over de wijze waarop E-Westvoorne is georganiseerd en wordt opgepakt binnen de organisatie. Tijdens de gesprekken is een aantal sterke punten geadres seerd, maar is ook een aantal te verbeteren punten naar voren gekomen. Het grote aantal verbeter punten wil overigens niet zeggen dat E-Westvoorne niet goed georganiseerd is, of onvoldoende resul taten oplevert. Sterker nog: in het algemeen worden de projectresultaten behaald en is E-Westvoorne behoorlijk georganiseerd. Sterke punten:  De behaalde resultaten met E-Westvoorne tot dusverre. Enkele voorbeelden: o We hebben meerdere basisregistraties ingevoerd, waarmee we een grote verbeterslag hebben gemaakt in de kwaliteit van de gegevens waarmee wij (en andere over heidsorganisaties) dagelijks werken voor dienstverlening, handhaving en fraudebe strijding. o We hebben voor burgers via het burgerservicenummer en DigiD onze dienstverlening via het internet meer toegankelijk gemaakt. o Met enkele specifieke projecten (DURP, Wabo en DKD) hebben we enkele processen gedigitaliseerd en daarmee onze service verbeterd en de administratieve lasten ver minderd. o Door de Dienstenrichtlijn en het ondernemersloket zijn voor ondernemers beter van dienst.  Het thema E-Westvoorne en daarmee e-dienstverlening heeft een vaste plaats verworven op de bestuurlijke en ambtelijke agenda.  E-Westvoorne als programma heeft tot nu toe gelopen zonder al te grote kleerscheuren bin nen de organisatie en de formatie; er is verbouwd, terwijl de winkel gewoon open was.  Persoonlijk commitment van veel projectleiders.  De coördinerende rol door de teamleider FIT.  Het regime van de 4 wekelijkse voortgangsrapportages.  Het maandelijks overleg van de projectleiders.  Alle projecten van i-NUP zijn binnen E-Westvoorne opgenomen. Tijdens de gesprekken en sessies zijn de volgende verbeterpunten benoemd: Scope  De scope van E-Westvoorne is niet helder: wat valt er wel en wat valt er niet onder?  Er zijn geen spelregels voor het aan- en afmelden van E-Westvoorne projecten.  Voor het management is het niet duidelijk waar E-Westvoorne ophoudt en waar I&A/ICT be gint. Wel is het voor iedereen duidelijk dat er veel onderlinge afhankelijkheden zijn. Programma-/projectmanagement  Enkele projecten kennen geen (formeel aangestelde) projectleider.  Er zijn op dit moment nauwelijks (actuele) projectplannen.  Er is een (te) grote afhankelijkheid van de kennis, kunde, beschikbaarheid van de programma manager E-Westvoorne. Herijking E- Westvoorne v5 Datum: 2-5-2012

Page 14 of 21

E-Westvoorne



 

 

 

Op dit moment is binnen de organisatie niet expliciet belegd wat voor elk van de rollen binnen het programma E-Westvoorne de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (tvb’s) zijn en hoe deze zich verhouden tot de tvb’s van de lijnorganisatie. Er is onduidelijkheid over nut en noodzaak van de kolomregisseurs. De rol wordt niet/nauwe lijks ingevuld. Voortgangsrapportages door kolomregisseurs worden zelden gemaakt. Er is onvoldoende expliciete (formele) afstemming tussen de GEO projecten. De projectleiding is niet geformaliseerd en zaken gebeuren mogelijk dubbelop; bijvoorbeeld GBKN-BAG en WOZ-BAG. Projectleiders voelen zich nogal eens aan hun lot overgelaten en ervaren onvoldoende feed back vanuit de lijn. Projecten worden wel gerealiseerd, maar hebben vervolgens onvoldoende verankering binnen de staande organisatie. De projectresultaten vinden nog niet altijd hun weg naar de dagelijkse werkprocessen. Er is geen gestructureerd overleg tussen ambtelijk opdrachtgever en de bestuurlijk verant woordelijke(n). De rol en bevoegdheden van de gegevensbeheerders zijn niet eenduidig voor iedereen bin nen de organisatie. De gegevenskwaliteit wordt daarmee onvoldoende gecontroleerd en ge borgd7.

Middelen  Er is geen financiële voorcalculatie voor de projecten.  Er is geen inzicht in de budgetuitputting per project en dus ook niet voor het geheel van EWestvoorne.  Van een aantal projecten (BR-P, BRT/BGT, Antwoord/KCC, e-dienstverlening bedrijven en DKD-2) is nog onduidelijk welke kosten daarmee gemoeid gaan.  Er worden door de betrokkenen geen/nauwelijks uren geboekt op E-Westvoorne. Overig  Het is onduidelijk wat de verbinding is van het SSC ICT Voorne-Putten, regionaal KCC en EWestvoorne. Zijn die programma’s wel voldoende op elkaar afgestemd?  Het stelsel van basisregistraties wordt nog te vrijblijvend opgepakt (nog veel ‘eigen’ admini straties en niet gekoppelde administraties).  Gegevensverstrekking/-verwerking t.a.v. Top10-NL vanuit Kadaster naar Westvoorne werkt al sinds 3 jaar niet (overige gegevensuitwisseling werkt wel).

7

Een voorbeeld is de mailing in het kader van milieuzaken, die onlangs in naam van de gemeente aan burgers, bedrijven en instellingen is ver stuurd. De ruim 400 adressen daartoe werden aangeleverd door de DCMR. Ongeveer een kwart daarvan kwam retour. Dit is uiteraard geen recla me voor ons als gemeente, nog los van de last die de ontvangers daarvan hebben. Wat we hier verzuimd hebben is het toetsen van het DCMRbestand aan onze eigen, betrouwbare en authentieke gegevens in de GBA en de BAG. Een ander voorbeeld is een mailing die meer dan 1 week klaar lag voor verzending. De selectie uit de GBA was daarmee 1 week oud. Tussentijd se mutaties werden dus niet in de mailing verwerkt. Effect was dat een overledene is aangeschreven … Dit had voorkomen kunnen worden.


Page 15 of 21

E-Westvoorne

3 .2

Afs pra k e n me t MT

Om ook de komende jaren een efficiënt geleid en effectief E-Westvoorne te realiseren en te borgen, zijn in het MT van woensdag 8 februari de volgende afspraken gemaakt: Scope 1. Herijk de met E-Westvoorne te bereiken resultaten. Bepaal voor de gemeente totaal en per sec torhoofd nut en noodzaak van E-Westvoorne. 2. Beperk de scope van E-Westvoorne tot projecten waarbij de digitalisering/informatisering domi nant is. Bepaal dat het doel van E-Westvoorne is: bijdragen aan betere e-dienstverlening en betere infor matiehuishouding. Dit geeft meer focus aan E-Westvoorne en aan de projectleiders en het maakt E-Westvoorne ook iets minder zwaar. Plaats daarom niet alle (organisatie)ontwikkelprojecten onder de E-Westvoorne vlag. Dit betekent dat de volgende projecten geen deel uitmaken van E-Westvoorne 8:  Ontwikkelen KCC (in regionaal verband)  Deelnemen in het SSC VP  Procesverbetering (voor ondernemers)  Kwaliteitshandvest en servicenormen  Het nieuwe werken  Regionalisering Wabo  De reguliere I&A/ICT Programma-/projectmanagement 3. Stel de huidige projectenportefeuille E-Westvoorne (zie § 2.3) in het MT vast als startpunt voor EWestvoorne 2012-2014. 4. Laat de projectenportefeuille E-Westvoorne beheren door het MT. Projecten worden alleen door het MT aan E-Westvoorne toegevoegd en gedechargeerd. Het MT dient zich in dat laatste geval te vergewissen van een adequate overdracht, acceptatie en verankering. 5. Geef voor alle zware E-Westvoorne projecten aan wie de projectleider is en voor de lichte projec ten wie daarvan het aanspreekpunt is. Laat dit door het MT bekrachtigen. 6. Laat projectleiders i.s.m. de ambtelijk verantwoordelijke voor elk ‘zwaar’ project een projectplan maken of actualiseren. Hanteer daarvoor het eerder gebruikte format, incl. budgetten en persone le capaciteit. Het is aan te bevelen een apart hoofdstuk op te nemen over de wijze van overdracht (en daarmee de borging) van het project naar de staande organisatie. Voor de ‘lichtere’ projecten hoeft dat niet te gebeuren. 7. Laat de 4-wekelijkse voortgangsrapportage voortaan opstellen door de projectleiders, i.s.m. de ambtelijk verantwoordelijke. 8. Plaats de Vastgoed/GEO-projecten (BRK, BR-WOZ, BAG, BGT, BRT en BRO) onder 1 MT lid (Grondgebied), met 1 projectleider (gegevensbeheer BAG). Plaats de Personen-projecten (GBA, RNI. E-NIK) onder 1 MT lid (Inwonerszaken) en 1 projectleider (teamleider Burgerzaken). Dit komt onderlinge samenhang en afstemming ten goede. Na realisatie worden de projecten overgedra gen aan de staande organisatie, in de sectoren waar het reguliere werk plaatsvindt. 9. Plan de inspanningen van met name de projectleiders in de betreffende sectorplannen. 10. Regel een 4-wekelijkse afstemsessie (1 uur, aan de hand van de 4-wekelijkse voortgangsrappor tage) tussen de projectleider en diens ambtelijk eindverantwoordelijke. Dit om zodoende de pro jectleider meer steun te geven en het afdelingsmanagement extra te betrekken. 8

Het is aan te bevelen om ook voor deze programma’s/projecten eenzelfde soort ‘regime’ te laten gelden als bij E-Westvoorne: opdrachtgevr-op drachtnemer, projectplan, projectleider, voortgangsrapportages e.d.


Page 16 of 21

E-Westvoorne

11. Plan een kwartaaloverleg (stuurgroep) tussen de bestuurlijk en ambtelijk eindverantwoordelijke EWestvoorne en de programmacoördinator over de voortgang en de bereikte resultaten. Vul deze stuurgroep eens per half jaar aan met de degenen die voor de andere organisatieontwikkeltrajec ten (zie aanbeveling 2) verantwoordelijk zijn. 12. Beleg de integrale voortgangs-, resultaat- en kwaliteitsbewaking bij de programmacoördinator. 13. Bespreek in het MT expliciet de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (tvb’s) van elk van de rollen binnen E-Westvoorne en hoe deze zich verhouden tot de tvb’s van de lijnorganisatie (zie bijlage 1 met een eerste opzet). 14. Laat de huidige programmamanager (die nu in feite niet de tvb’s van een programmamanager heeft) de rol van programmacoördinator vervullen en geef de resp. MT-leden een belangrijkere rol in E-Westvoorne. E-Westvoorne komt dan meer dan voorheen ‘in de lijn’. 15. Maak de bewaking van het integrale karakter van de afzonderlijke projecten en het totale pro gramma (voorheen belegd bij de kolomregisseurs), alsmede de afstemming met de andere ont wikkeltrajecten een verantwoordelijkheid van het MT. Dit betekent dat de expliciete rol van kolom regisseur komt te vervallen. Middelen 16. Bepaal in elk van de projectplannen het budget per project en registreer vervolgens de kosten per project. Laat de projectleider en de ambtelijke verantwoordelijke de budgetten bewaken en daar over rapporteren. 17. Laat alle bij E-Westvoorne betrokkenen vanaf 1-1-2012 uren schrijven, per project. Hiermee wor den ervaringsgegevens opgebouwd voor soortgelijke projecten en kan de impact op de staande organisatie beter worden gemanaged. Overig 18. Laat de programmacoördinatoren van de verschillende programma’s (E-Westvoorne, SSC, KCC e.a.) elkaar periodiek informeren en op zoek gaan naar dwarsverbanden. 19. Geef aan het project gegevensmanagement de opdracht mee om spelregels op stellen voor het verplicht binnengemeentelijk gebruik van de basisgegevens en laat het verplicht gebruik van de basisregistraties implementeren en monitoren. Tot slot 20. Bovengenoemde afspraken worden besproken met de portefeuillehouder ICT. Hierna zal het stuk voor vaststelling worden aangeboden aan het College.


Page 17 of 21

E-Westvoorne

Bijlage 1: Eerste opzet rollen E-Westvoorne Bestuurlijk eindverantwoordelijke programma (Wim van Montfoort) 

Is vanuit de portefeuille verantwoordelijk voor het eindresultaat van het programma



Legt verantwoording af aan de gemeenteraad over de programmaresultaten

Ambtelijk eindverantwoordelijke programma (Anita Vlekke)  Is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het programmaresultaat en het programmabudget 

Legt verantwoording af aan de bestuurlijk eindverantwoordelijke



Stelt de programmacoördinator en de ambtelijk opdrachtgevers aan

Programmacoördinator (Peter van den Beemt) 

Coördineert interne activiteiten voor het programma



Coördineert externe ondersteuning voor het programma



Stelt het programmaplan op en bij



Bewaakt de voortgang van het programma



Onderkent ontwikkelingen en gebeurtenissen (extern en intern) die van invloed zijn op het programma en adviseert zonodig MT, de ambtelijk opdrachtgevers en de projectleiders hierover



Initieert en bewaakt de functionele samenhang tussen de projecten.

Programmasecretaris (Alain van Hamond) 

Organiseert de bijeenkomsten van de programmagroep



Verzorgt de verslaglegging van de bijeenkomsten



Organiseert en consolideert de 4-wekelijkse voortgangsrapportages

Programma-adviseur (Ger Manders) 

Coacht, adviseert en ondersteunt de programmacoördinator



Zorgt voor de convergentie van de vele programma’s en projecten van de gemeente



Analyseert de organisatie en adviseert de beste veranderaanpak

Bestuurlijk eindverantwoordelijke project (wethouder of burgemeester) 

Is vanuit de eigen portefeuille bestuurlijk verantwoordelijk voor het betreffende project



Bepaalt bestuurlijk/politieke implicaties van de projecten

Ambtelijk opdrachtgever project (MT-lid) 

Is verantwoordelijk voor de realisatie van de onder hem ressorterende projecten



Stelt i.s.m. de projectleider het projectplan en de 4-wekelijkse rapportage op;



Is samen met de andere opdrachtgevers verantwoordelijk voor het stellen van prioriteiten aan inspannin gen en financiële middelen en adviseert het MT hierover



Is verantwoordelijk voor de aan zijn/haar projecten toegekende budgetten

Projectleider  Krijgt van de ambtelijk opdrachtgever de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project 

Stelt i.s.m. de projectleider het projectplan en de 4-wekelijkse rapportage op



Stelt veilig dat het project de gewenste producten oplevert, binnen tijd, binnen budget en volgens de af gesproken kwaliteit



Rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever (cc aan programmacoördinator)

Stuurgroep (leden: Wim van Montfoort, Anita Vlekke en secretaris:Peter van den Beemt ) 

Ondersteunt de bestuurlijk opdrachtgever



Bewaakt de integrale voortgang van het programma en de daaruit voortvloeiende resultaten



Bestaat uit bestuurlijk en ambtelijk eindverantwoordelijke en de programmacoördinator

Programmagroep (projectleiders, programmacoördinator, -secretaris en –adviseur en de com municatie-adviseur) 

Stemt projecten op elkaar af



Bewaakt de integrale voortgang van het programma de daaruit voortvloeiende resultaten


Page 18 of 21

E-Westvoorne

Bijlage 2: Afkortingen Afkorting

Omschrijving

BAG

Basisregistratie Adressen en Gebouwen

BIN

Bedrijven en Instellingen Nummer

BGT

Basiskaart Grootschalige Topografie

BLAU

Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringen

BLK

Bedrijvenloket

BRI

Basisregistratie Inkomens

BRK

Basisregistratie Kadaster (percelen)

BRO

Basisregistratie Ondergrond

BRT

Basisregistratie Topografie (kaarten)

BRV

Basisregistratie Voertuigen

BSN

Burger Service Nummer

BuZa

Burgerzaken

CVDR

Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving

DKD

Digitaal klantendossier

DURP

Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Processen

E-form

E-formulieren

eNIK

Elektronische Nederlandse Identiteitskaart

EZ

Economische Zaken

GBA

Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens

GOB

Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties

ICT

Informatie- en communicatie technologie

IP

Informatieplan

KCC

Klant Contact Centre

KING

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten. KING is verbonden met de VNG

MT

Management Team

NHR

Nieuw Handelsregister

NORA

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur

NUP

Nationaal Uitvoeringsprogramma betere Dienstverlening en e-Overheid

OLO

OmgevingsLoket Online

OMG

Digitaal Omgevingsloket

OSB

Overheids Service Bus

RIS

Raads Informatie Systeem

RNI

Registratie niet ingezetenen

TMF

Terugmeldfaciliteit

VIR

Verwijs Index Risicojongeren

VNG

Vereniging Nederlandse Gemeenten

VSV

Verzuim en Voortijdig Schoolverlaten

WKPB

Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen


Page 19 of 21

E-Westvoorne

Bijlage 3: Omschrijving E-Westvoorne projecten Onderstaand overzicht bevat een globale omschrijving van de lopende E-Westvoorne projecten. Project BAG

BLAU BRI BRO

GBA

RNI

BRV

BR-WOZ

Digikoppeling (v/h OSB)

Digilevering (vh GOB)

Digimelding (v/h TMF)

Midoffice DSP Ondernemersloket E-herkenning

RIS BRT

BGT

Omschrijving In de BAG zijn de gemeentelijke basisgegevens over alle gebouwen en adressen in Nederland ver zameld. De BAG registreert alle woonplaatsen, straatnamen en nummeraanduidingen. Alle organisa ties met een publieke taak zijn vanaf 1 juli 2011 verplicht tot afname van de gegevens uit de BAG en hebben een terugmeldplicht als zij op eventuele fouten in de gegevens stuiten. De BLAU heeft als doel betere dienstverlening voor de klant betere samenwerking binnen en buiten de SUWI-keten. De huidige polisadministratie zal doorontwikkeld worden naar de basisregistratie. De BRI bevat van circa dertien miljoen burgers het authentieke inkomensgegeven. Dit is het verza melinkomen, of als dat er niet is, het belastbare jaarloon over het afgelopen kalenderjaar. De BRO gaat gegevens bevatten over de bodem en ondergrond, zoals bodemkundige en geologi sche opbouw van de ondergrond. Die gegevens zijn bijvoorbeeld van belang voor overheden die zich bezig houden met stijging van de zeewaterspiegel, bodemdaling, ondergronds bouwen, natuur beheer, koude-warmteopslag of opslag van CO2. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu is ver antwoordelijk voor de BRO. GBA is dé spil van de identiteitsinfrastructuur. Hierin staan de persoonsgegevens van de inwoners vermeld. Het huidige GBA werkt al als basisregistratie, alleen de wetgeving moet worden veranderd. De naam GBA wordt dan vervangen door Basisregistratie Persoonsgegevens. Hierin komen dezelf de soort gegevens te staan. De RNI is een uitbreiding van de GBA. De RNI bevat de persoonsgegevens van mensen die niet-in gezetene zijn, maar wel een relatie met de Nederlandse overheid hebben. De voorzieningen voor de RNI moeten nog ontwikkeld worden In de BRV worden gegevens vastgelegd over voertuigen en de eigenaren daarvan. Uit de registratie verstrekt de RDW informatie aan burgers en bedrijven. De gegevens zijn landelijk beschikbaar voor overheidsinstanties, zoals de politie, Belastingdienst en gemeenten. De WOZ bevat gegevens over de waardering van onroerende zaken. Om deze WOZ-waardes te kunnen gebruiken, worden er aanvullende gegevens vastgelegd, zoals de waardepeildatum, de aan duiding van het object en degene die de WOZ- beschikking heeft ontvangen. Digikoppeling is de 'postbode' voor de overheid. Digikoppeling bestaat uit een set standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties. Als een overheidsorganisatie deze stan daarden implementeert in hun eigen software, dan kan zij eenvoudig digitaal berichten uitwisselen met collega-overheidsorganisaties. Via internet of met een andere verbinding. Digilevering is een generieke voorziening voor de levering van gegevens uit basisregistraties. Het is onderdeel van GOB (Generieke Ontsluiting Basisregistraties), dat naast voorzieningen zoals Digi levering en Digimelding) bestaat uit standaarden en gemeenschappelijke diensten. Afnemers zijn overheidsinstellingen en private instellingen met een publiekrechtelijke taak. Met Digimelding kunnen overheidsorganisaties fouten in de basisregistraties melden. De fout wordt vervolgens in één keer in alle basisregistraties verbeterd. Digimelding houdt de kwaliteit van gege vens hoog en zorgt voor een verlaging van de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven. Binnen het NUP is afgesproken dat alle bestuurslagen (dus zowel aanbieders als afnemers) per 1 ja nuari 2010 gebruikmaken van Digimelding. De upgrade van CiVision Basisregistraties (BRS) naar CiVision Makelaar Gegevens (CMG). Dit wordt door PinkRoccade Local Government.het UCC project genoemd. Documentair Structuur Plan. Beschrijving van werkprocessen en opnemen daarvan in het Document Management Systeem Dit is een apart virtueel loket voor ondernemers op de website van de gemeente Westvoorne. Met een eHerkenningsmiddel kunnen bedrijven via het internet bij overheidsorganisaties terecht voor het aanvragen van bijvoorbeeld een bouw- of omgevingsvergunning, een subsidie of het indienen van een bezwaarschrift. De overheidsorganisatie weet dan via het KvK-nummer welk bedrijf zaken doet en dat de handelende persoon door dat bedrijf is gemachtigd om deze zaken via internet met de overheid te regelen. Systeem, via internet, waarmee raadsstukken ontsloten worden. Eén unieke bron voor alle topografische kaarten met een schaal van 1:10.000 meter. Dat is de Ba sisregistratie Topografie. Zodat alle overheidsorganisaties gemakkelijk met elkaar geografische infor matie kunnen uitwisselen. De Basisregistratie Topografie wordt beheerd door het Kadaster. De ont wikkeling ervan hangt nauw samen met de inrichting van de Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN). De BGT bevat alle grootschalige topografische gegevens. De BGT gaat alle objecten als huizen, wegen en dijken die in het terrein aanwezig zijn, vastleggen. De BGT is gebaseerd op de huidige Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN) en is waarschijnlijk in 2015 klaar. De BGT is een gezamenlijk product van de overheid en het bedrijfsleven. Voor de grootschalige topografie gaat het om kaarten met een schaal van 1:500 tot 1:5.000. Topografie op kleinere schaal is opgenomen in de basisregistratie Topografie. De BGT gaat vervaardigd worden


Page 20 of 21

E-Westvoorne

Project

Omschrijving door bronhouders: gemeenten, provincies, waterschappen, Prorail en de ministeries van Infrastruc tuur en Milieu / Economie, Landbouw en Innovatie / Defensie. VIR Om de Informatie-uitwisseling in de jeugdketen te verbeteren is de verwijsindex risicojongeren een belangrijk hulpmiddel. Organisaties werken soms langs elkaar heen en delen informatie over jonge ren onvoldoende. Soms omdat de organisaties uit verschillende disciplines komen, soms omdat jon geren naar een andere gemeente verhuizen. De Verwijsindex Risicojongeren brengt risicomeldingen van hulpverleners, zowel binnen gemeenten als over gemeentegrenzen heen, bij elkaar en infor meert hulpverleners onderling over hun betrokkenheid bij jongeren. Upgrade website De vernieuwing van de website, die dan ook voldoet aan de webrichtlijnen. Webrichtlijnen De webrichtlijnen gaan over het ontwerpen, bouwen en beheren van websites. Door ondermeer ge bruik te maken van landelijke standaarden, toegankelijke zoekmachines, lay-out en lettertypes. PIP/mijn overheid Burgers kunnen via Internet inzien hoe zij bij diverse overheidsregistraties geregistreerd staan. Bur gers kunnen diensten elektronisch aanvragen. Gegevensmanagement Betreft het inrichten van een organisatie, werkwijzen en rollen om de kwaliteit van de (basi)gegevens te regelen, te verbeteren en te borgen. Gegevensbeveiliging Betreft het inrichten van een organisatie, werkwijzen en rollen om de veiligheid (betrouwbaarheid, beschikbaarheid, continuïteit, vertrouwelijkheid) van de (basi)gegevens te regelen, te verbeteren en te borgen.


Page 21 of 21

Herijking E-Westvoorne

Recommend Documents