HASIL DAN PEMBAHASAN Formulasi Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, kebutuhan informasi terhadap kalender akademik menjadi salah satu bagian yang penting pada Sistem Informasi Manajemen Akademik, mengingat informasi tersebut berkaitan dengan perencanaan kegiatan akademik ke depan yang akan dilaksanakan pada tahun akademik baru. Tenaga pengajar dalam hal ini adalah guru, perlu melakukan pendataan terhadap data nilai yang diperoleh siswa pada setiap akhir semester, data nilai tersebut selanjutnya digunakan untuk keperluan penyampaian informasi kepada siswa, pihak sekolah, dan wali kelas sebagai bahan pengisian buku rapor yang akan diberikan kepada wali murid, selain itu data nilai juga diperlukan untuk menentukan status kelanjutan studi siswa di akhir tahun akademik. Pendataan terhadap status kehadiran siswa dilakukan oleh guru pada setiap pertemuan untuk memantau kehadiran setiap siswa yang diajar. Sedangkan untuk status pembayaran SPP siswa yang dilakukan pada setiap bulan akan digunakan untuk menentukan status keaktifan siswa selama mengikuti pendidikan. Mengingat kegiatan guru yang padat sehingga terkadang tidak memungkinkan guru untuk pergi ke sekolah, maka dari itu perlu adanya penyampaian informasi berita acara pengajaran kepada guru secara online. Berita acara pengajaran diperlukan oleh guru pada setiap awal semester untuk mengetahui data mata pelajaran, dan data kelas yang akan diajar. Dalam data kelas yang diajar terdapat data siswa aktif yang terdaftar sebagai peserta didik sehingga dapat memudahkan guru untuk melakukan penginput-an maupun peng-edit-an terhadap data nilai dan absensi. Sebagai laporan tahunan sekolah, pada setiap akhir tahun akademik dilakukan pendataan untuk seluruh siswa yang pindah, naik kelas, tidak naik kelas, lulus atau tidak lulus. Setelah dilakukan pendataan terhadap status kelanjutan studi siswa, selanjutnya akan dilakukan peng-update-an terhadap ID kelas yang ditempati oleh masing-masing siswa. Khusus untuk siswa yang lulus, keluar maupun pindah dilakukan perubahan terhadap status siswa dari aktif menjadi nonaktif agar
tidak terdaftar lagi pada berita acara pengajaran setiap guru. Rekap jumlah siswa yang lulus dan tidak lulus diperlukan pihak sekolah untuk mengetahui jumlah angka kelulusan dan ketidaklulusan siswa setiap tahun akademik. Perencanaan Kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukan untuk menampilkan setiap report pada Sistem Informasi Manajemen Akademik, yaitu: Jadwal pelajaran. Report ini membutuhkan informasi jadwal pelajaran, data mata pelajaran, dan kelas. Berita acara pengajaran. Report ini membutuhkan informasi guru, kelas, mata pelajaran beserta jumlah pertemuannya yang akan diajarkan. Nilai. Report ini membutuhkan informasi siswa, nilai, mata pelajaran, dan kelas. Absensi. Report ini membutukan informasi siswa, status kehadiran, mata pelajaran, dan kelas. Biodata, Report ini membutuhkan informasi data pribadi pengguna baik siswa maupun guru. SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan). Report ini membutuhkan informasi siswa, kelas, dan data status pembayaran SPP. Laporan tahunan. Report ini membutuhkan informasi siswa, kelas, dan data kelanjutan studi. Mata pelajaran. Report ini membutukan informasi data mata pelajaran. Jenis kelas. Report ini membutuhkan informasi data seluruh kelas yang ditempati siswa. Kalader akademik. Report ini membutukan informasi mengenai perencanaan pelaksanaan kegiatan akademik. Siswa. Report ini membutukan informasi data pribadi siswa, dan kelas yang ditempati siswa. Guru. Report ini membutuhkan informasi data pribadi guru, mata pelajaran, dan level atau tingkatan kelas yang diajar.
5
Perancangan Content Content berupa text digunakan untuk mengisi setiap halaman web Sistem Informasi Manajemen Akademik. Proses dan aliran data menentukan content yang akan ditampilkan. Untuk menggambarkannya dilakukan pemodelan menggunakan DFD (Data Flow Diagram). DFD Level 1 dan Level 2 dapat dilihat pada Lampiran 1. Content yang ditampilkan merupakan hasil dari proses yang terdapat pada sistem. Untuk daftar proses sistem dapat dilihat pada Lampiran 2. Berdasarkan hasil formulasi dan perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya, content yang ditampilkan pada sistem ini berisi informasi mengenai kegiatan akademik. Informasi disediakan untuk setiap pengguna sesuai dengan hak aksesnya masing-masing. Informasi yang terdapat pada pengguna admin, meliputi : Data guru yang mengajar berisi biodata dan data akses guru. Data siswa aktif yang terdaftar sebagai peserta didik berisi biodata dan data akses siswa. Berita acara pengajaran berisi informasi jenis mata pelajaran dan jenis kelas yang harus diajar. Kalender akademik berisi informasi jenis dan perencanaan waktu pelaksanaan kegiatan akademik pada setiap tahun ajaran baru. Mata pelajaran berisi informasi rincian data seluruh mata pelajaran yang diajarkan kepada peserta didik. Kelas berisi informasi rincian data seluruh jenis kelas yang ditempati oleh siswa mulai dari tingkat kelas VII hingga tingkat kelas IX. Level kelas berisi informasi tingkatan kelas yang diduduki oleh siswa. Laporan nilai berisi infomasi laporan nilai akhir siswa untuk seluruh mata pelajaran. Rekap nilai berisi informasi rincian nilai siswa untuk setiap mata pelajaran, meliputi nilai harian, nilai tugas, nilai tengah semester, dan nilai akhir semester. Rekap absen berisi informasi rincian dan rekap jumlah kehadiran siswa untuk setiap mata pelajaran.
Rekap laporan tahunan berisi informasi rincian dan rekap jumlah data siswa pindah, naik kelas, tinggal kelas, lulus dan tidak lulus. Rekap SPP berisi informasi rincian data status pembayaran SPP siswa untuk setiap tahun akademik dan periode semester. Rekap jumlah data berisi informasi jumlah data guru, siswa, jenis kelas, mata pelajaran, dan kegiatan pada kalender akademik. Rekap buku tamu berisi mengenai situs dari pengguna.
komentar
Ganti password, berisi informasi ganti password lama admin dengan password baru admin. Informasi yang terdapat pada pengguna guru, meliputi : Biodata berisi informasi data pribadi guru yang melakukan login. Berita acara pengajaran berisi informasi jadwal pengajaran setiap guru. Data absensi atau status kehadiran siswa aktif untuk setiap jenis kelas yang diajar. Data nilai siswa untuk setiap jenis kelas yang diajar. Ganti password, berisi informasi ganti password lama guru dengan password baru guru. Informasi yang terdapat pada pengguna siswa, meliputi : Jadwal pelajaran, berisi informasi waktu dan tempat kegiatan belajar mengajar untuk periode semester dan tahun akademik yang sedang berjalan. Absensi, berisi informasi kehadiran siswa yang melakukan login untuk setiap mata pelajaran yang sedang diampuh oleh siswa berdasarkan periode semester. Mata pelajaran, berisi informasi data seluruh mata pelajaran yang diajarkan mulai dari tingkat kelas VII hingga tingkat kelas IX. Nilai mata pelajaran, berisi informasi rincian nilai harian, nilai tugas, nilai tengah semester, dan nilai akhir semester siswa untuk setiap mata pelajaran berdasarkan periode semester dan tahun akademik.
6
Laporan nilai, berisi informasi nilai siswa untuk seluruh mata pelajaran berdasarkan periode semester dan tahun akademik. SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan), berisi informasi status pembayaran SPP siswa berdasarkan periode semester dan tahun akademik. Biodata siswa, berisi informasi data diri atau profil siswa yang melakukan login. Ganti password berisi informasi ganti password lama siswa dengan password baru siswa yang melakukan login. Informasi-informasi tersebut selanjutnya disimpan dalam suatu database. Database disesuaikan dengan hasil dari tahapan formulasi dan perencanaan. Pada suatu proses kegiatan belajar mengajar yang sedang berlangsung. Siswa menempati masingmasing kelas dengan tidak ada siswa yang menempati dua kelas berbeda di tahun akademik yang sama. Setiap mata pelajaran yang diajarkan oleh guru menggunakan beberapa kelas. Jenis mata pelajaran dibedakan sesuai dengan tingkatan kelas, misalnya untuk mata pelajaran Matematika terdiri dari Matematika VII, Matematika VIII, dan Matematika IX. Setiap mata pelajaran dipelajari dan dihadiri oleh seluruh siswa. Mata pelajaran yang terdapat pada masing-masing kelas diajar atau dibimbing oleh seorang guru yang terdaftar sebagai tenaga pengajar. Setiap guru hanya mengajar satu jenis mata pelajaran sesuai dengan bidang penguasaannya masingmasing dan menggunakan beberapa kelas. Adapun pemodelan database secara konseptual tergambar melalui ERD (Entity Relationship Diagram) dapat dilihat pada Gambar 3. 1
mengajar
siswa noinduk(PK) idkelas(FK) …………….
spp id(PK) noinduk(FK) idkelas(FK) …………...
jeniskelas idkelas(PK) kdlevel(FK) …………...
nilai id(PK) noinduk(FK) kodemateri(FK) idkelas(FK) …………...
karyawan(guru) noguru(PK) bidang(FK) idlevel(FK) …………...
berita acara pengajaran id(PK) noguru(FK) idkelas(FK) kodemateri(FK) …………...
levelkelas kdlevel(PK) …………….
data_materi kodemateri(PK) kdlevel(FK) …………... absensi id(PK) noinduk(FK) idkelas(FK) kodemateri(FK) …………….
laporan_tahunan id(PK) noinduk(FK) idkelas(FK) …………….
Gambar 4. Keterhubungan Antar Tabel Jumlah siswa yang banyak memerlukan pembagian ke dalam beberapa kelas sesuai tingkatannya. Sehingga setiap tingkatan kelas dapat terdiri dari beberapa jenis kelas, hal ini perlu adanya penyimpanan terhadap data beberapa jenis kelas tersebut ke dalam suatu tabel yang diberi nama tabel jenis kelas. Dalam tabel jenis kelas, berisi kode kelas yang berfungsi sebagai field kunci. Data seluruh kelas dari tingkatan kelas tujuh sampai dengan kelas sembilan tersimpan dalam tabel ini sehingga perlu adanya pengelompokkan lagi sesuai dengan tingkatan kelas. Tabel level kelas merupakan tabel yang menyimpan data tingkatan kelas, berisi kode level sebagai field kunci.
guru 1
1 1
pelajaran
Gambar 4 menunjukkan pemodelan database secara fisik melalui relasi keterhubungan antar tabel.
n
menggunakan
kelas
n 1
n
menempati
n
mempelajari
siswa
memiliki
spp
n n
1
menghadiri
Gambar 3. ER Diagram
n
Kegiatan guru dalam mengajar suatu mata pelajaran perlu informasi jenis mata pelajaran, jenis kelas yang harus diajar, dan jadwal pengajaran, oleh karena itu berita acara pengajaran menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi guru. Data yang berhubungan dengan informasi tersebut tersimpan dalam tabel bernama berita acara pengajaran yang memiliki ID berwujud auto increment sebagai field kunci, dalam berita acara pengajaran tentu ada data mata pelajaran yang akan diajar. Seluruh data mata pelajaran tersebut tersimpan dalam tabel yang bernama data
7
materi memiliki kode mata pelajaran sebagai field kunci. Sedangkan untuk data jadwal seluruh mata pelajaran setiap kelas tersimpan dalam tabel bernama jadwal pelajaran memiliki ID berwujud auto increment sebagai field kunci. Siswa memiliki status pembayaran SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan) setiap bulan, sehingga perlu adanya tabel untuk menyimpan data-data ini. Tabel tersebut dinamakan dengan tabel SPP, memiliki ID yang berwujud auto increment sebagai field kunci. Pada setiap akhir tahun akademik dilakukan perekapan terhadap data seluruh siswa beserta status kelanjutan studinya, untuk menyimpan data tersebut perlu adanya tabel baru. Tabel baru ini diberi nama tabel laporan tahunan, memiliki ID yang berwujud auto increment sebagai field kunci. Sedangkan untuk setiap akhir semester dilakukan penginput-an terhadap data nilai. Hasil peng-inputan data tersebut disimpan dalam tabel bernama tabel nilai. Pada setiap pertemuan dilakukan peng-input-an terhadap data absensi. Hasil peng-input-an data absensi siswa disimpan dalam tabel bernama tabel absensi. Deskripsi tabel secara keseluruhan dapat dilihat pada Lampiran 3. Arsitektur Web Arsitektur web yang digunakan pada pengembangan Sistem Informasi Manajemen Akademik merupakan struktur linear. Pengguna dalam sistem ini yaitu administrator, guru, dan siswa harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan userid dan password untuk dapat mengakses sistem ini. Diagram konteks Sistem Informasi Manajemen Akademik Berbasis Web dapat dilihat pada Gambar 5. userid password status registrasi status login nilai absensi info akademik GURU berita acara pengajaran
status login ADMIN
userid
SIMAK
userid password
password SISWA data akademik
statuslogin statusregistrasi info akademik
Pengguna yang menggunakan sistem ini dikelompokkan menjadi tiga yaitu guru, siswa dan admin. Setiap pengguna dapat mengakses sistem ini sesuai dengan hak aksesnya. Registrasi dapat dilakukan bila belum memiliki password. Pengguna guru dan siswa yang melakukan registrasi akan memperoleh status registrasi. Karakteristik pengguna biasa dalam hal ini adalah pengguna bukan administrator yatu guru dan siswa memiliki hak akses terbatas. Administrator memiliki wewenang khusus untuk melakukan proses pengolahan data akademik yang meliputi penambahan, pengedit-an, dan penghapusan seluruh informasi data yang bersifat akademik. Seorang guru dapat masuk ke halamannya sendiri. untuk memperoleh informasi nilai, absensi dan berita acara pengajaran. Seorang siswa dapat masuk ke halamannya sendiri untuk memperoleh informasi akademik yang bersifat umum. Keluaran Sistem (Production) Keluaran dari sistem adalah informasi mengenai data yang bersifat akademik. Informasi yang ditampilkan pada sistem berupa tabel dan text. Sistem Informasi Manajemen Akademik menyediakan informasi print preview agar pengguna yang mengakses dapat mencetak informasinya. Informasi yang dapat dilakukan print preview, meliputi informasi rekap nilai, absensi, SPP, laporan tahunan, jadwal mata pelajaran, dan data mata pelajaran. Navigasi Sistem Navigasi merupakan bagian dari situs web yang berguna untuk memandu pengguna menjelajahi isi situs dan menghantarkan pengguna pada isi yang akan dicari. Navigasi dapat ditampilkan dalam berbagai media yaitu teks, image, atau animasi. Navigasi yang terdapat pada web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dapat digunakan oleh setiap pengguna untuk melakukan prosesproses terhadap sistem, meliputi proses penambahan data, peng-edit-an data, penghapusan data, dan menampilkan informasi rekap dan rincian seluruh data akademik sesuai dengan kebutuhan. Struktur navigasi sistem secara abstrak dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 5. Diagram Konteks Sistem
8
Halaman Utama
Login Admin
Login Guru
Menu Admin
Menu Guru
Login Siswa
jadwal pelajaran
ganti password
biodata
SPP
mata pelajaran
rapor
nilai pel
absensi
ganti password
ganti password
berita acara pengajaran
tambah berita acara
guru
tambah guru
edit guru
hapus guru
rapor
lihat rapor
Menu Siswa
cetak
biodata
hapus berita acara
edit berita acara
input nilai
lihat nilai
input absen
lihat absen
tambah nilai
edit nilai
tambah absen
edit absen
berita acara pengajaran
siswa
kelas
SPP
jadwal
mata pelajaran
Kalender akademik
tambah siswa
tambah kelas
tambah SPP
tambah jadwal
tambah mapel
tambah
tambah
edit siswa
edit kelas
edit SPP
edit jadwal
edit mapel
edit
edit
hapus kelas
hapus SPP
hapus jadwal
hapus mapel
hapus
hapus
hapus siswa
laporan tahunan
nilai
rekap absensi
rekap nilai mata pelajaran
rekap SPP
rekap laporan tahunan
input nilai
lihat absensi
lihat nilai
lihat SPP
lihat lapor tahunan
Gambar 6. Struktur Navigasi Sistem Agar dapat mengakses setiap halaman yang terdapat pada admin. Admin dapat masuk ke halaman login terlebih dahulu. Pada halaman login, admin dapat mengisi userid dan password jika akan masuk ke halaman berikutnya yaitu halaman admin. Setelah itu jika login berhasil, maka admin akan masuk ke halaman utama web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dengan menu manajemen admin. Admin dapat mengakses setiap halaman yang sudah disediakan untuk melakukan proses penambahan, penghapusan, pengeditan dan menampilkan rekap serta rincian data akademik. Guru dapat mengakses sistem ini dengan masuk ke halaman login terlebih dahulu. Pada halaman login, guru dapat mengisi userid dan password jika akan masuk ke halaman berikutnya yaitu halaman guru, jika login berhasil, maka guru akan masuk ke halaman utama web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dengan menu manajemen guru. Guru dapat mengakses setiap halaman yang sudah disediakan, melakukan peng-input-an data nilai dan data absensi, melihat bioadata, melihat hasil peng-
input-an nilai dan absensi yang telah dimasukkan, sedangkan pengubahan terhadap hasil peng-input-an data nilai dan absen dapat dilakukan bila terdapat kesalahan pada penginput-an. Selain itu guru juga dapat melihat berita acara pengajaran yang harus diajar serta mengganti password miliknya sendiri. Siswa dapat masuk ke halaman login terlebih dahulu. Pada halaman login, siswa dapat mengisi userid dan password jika akan masuk ke halaman berikutnya yaitu halaman siswa. Setelah berhasil login siswa akan masuk ke halaman utama web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dengan menu manajemen siswa. Siswa dapat memperoleh informasi akademik yang bersifat umum, meliputi data jadwal pelajaran, data seluruh mata pelajaran mulai dari kelas VII hingga kelas IX, laporan nilai akhir seluruh mata pelajaran, rincian nilai seluruh mata pelajaran, status pembayaran SPP, biodata dan absensi. Antarmuka Sistem Antarmuka sistem ini secara umum terdiri empat bagian pada Gambar 7, yaitu: bagian teratas, bagian terbawah, bagian samping, dan
9
bagian tengah. Bagian samping digunakan untuk navigasi. Bagian teratas adalah bagian header sekaligus terdapat menu pilihan. Menu pilihan tersebut merupakan menu untuk menuju ke halaman login setiap pengguna. Halaman utama dan isi terdapat pada bagian tengah. Bagian terbawah digunakan untuk footer. Pada halaman utama sistem menu bagian teratas terdiri dari menu login admin, menu login guru dan menu login siswa. Menu tambahan bagian samping terdiri dari kalender, menu buku tamu, dan menu untuk menuju ke alamat website yang terkait, Sedangkan menu bagian tengah berisi informasi kalender akademik. Gambar 9. Halaman Report Nilai Logo,header, dan menu Menu tambahan
Content
Tampilan halaman untuk report status pembayaran SPP siswa dapat dilihat pada Gambar 10.
Footer
Gambar 7. Sketsa Antarmuka Sistem Pembuatan Halaman Pembuatan halaman merupakan hasil dari tahap proses perancangan pada sistem secara keseluruhan. Tampilan situs dalam sistem ini dibagi menjadi tiga bagian yang berbeda. Pada tampilan halaman untuk admin, terdapat menu untuk melakukan menajemen data akademik dan melihat rekap seluruh data akademik, meliputi data guru, siswa, jenis kelas, mata pelajaran, berita acara pengajaran, jadwal pelajaran, kalender akademik, nilai, rapor, absensi, dan SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan), seperti dapat dilihat pada Gambar 8 sebagai berikut :
Gambar 8. Halaman Menu Admin Tampilan halaman untuk report nilai dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 10. Halaman Report SPP Tampilan halaman secara lengkap dapat dilihat pada panduan penggunaan sistem yang disajikan pada Lampiran 4. Pengujian dan Evaluasi Konsep kualitas menjadi faktor yang sangat penting bagi kepuasan pengguna dan juga pengembang. Untuk mencapai suatu kualitas yang diharapkan tentu perlu adanya strategi pengujian terhadap sistem yang dikembangkan. Pengujian yang dilakukan terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Berbasis Web ini adalah dengan menggunakan metode black box testing, dalam metode ini yang diuji adalah masukan dan keluarannya untuk menentukan apakah masukan yang diberikan dapat memberikan keluaran sesuai dengan yang diharapkan untuk keseluruhan unit fungsi pada sistem. pengujian dapat dilihat pada Lampiran 5.
10
