Handleiding voor kerkenraadsleden

Handleiding voor kerkenraadsleden

Hervormde Gemeente te Rotterdam - IJsselmonde

September 2013 1

Inhoud Inleiding I. Over het ambt en de taak van de kerkenraad I.1. De taak van de kerkenraad I.2. De taak van de ouderlingen I.3. De specifieke taak van de kerkrentmeesters I.4. De taak van de diakenen II. Vergaderschema III. Vertrouwelijkheid en geheimhouding IV. Ambtsdragercursussen en literatuur V. Van belang voor alle ambtsdragers VI. De ouderlingen VI.1. Wanneer je ouderling van dienst bent VI.2. Nazorg VI.3. Bijzondere diensten VI.3.1. Doopdiensten VI.3.2. Diensten van belijdenis (en evt. doop) VI.3.3. Diensten waarin het Heilig Avondmaal gevierd wordt VI.3.4. Trouwdiensten VI.3.5. Rouwdiensten VI.4. Ouderlingen met bijzondere opdracht VI.4.1. Ouderling-scriba VI.4.2. Pastorale ouderling VI.4.3. Ouderling-kerkrentmeester VI.4.4. Jeugdouderling VI.4.5. Missionair ouderling VI.4.6. Ouderling met opdracht voor Meerweide VI.4.7. Ouderling met opdracht voor Sonneburgh VII. De diakenen

2

.... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... ....

3 4 4 5 5 6 7 7 8 8 9 9 10 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 14 15 15 15 16

INLEIDING De kerkenraad heeft bij je aangeklopt. Om te zeggen dat je verkozen bent als ambtsdrager. Of om je hierover te polsen. Of je bent al langer geleden verkozen tot ambtsdrager. Dan is het fijn om op een rijtje te hebben: wat houdt het in en wat komt er allemaal bij kijken? Uiteraard zijn er mensen die je daarover graag meer vertellen. Maar het is ook fijn om een en ander op papier door te kunnen lezen. Daartoe hebben we dit gidsje samengesteld. Het is een werkdocument; ongetwijfeld is het niet volledig en iedere keer zal het weer up-to-date gebracht moeten worden. Maar wie het doorleest krijgt in ieder geval een indruk. We hopen dat het de lezer verder helpt; schroom niet vragen te stellen en suggesties door te geven ter verdere actualisering en verbetering van deze gids! Juni 2013

Ds. J. Slager

- preses

Mw. H. Schreuder

- scriba

3

I. Over het ambt en de taak van de kerkenraad De kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland laat zien wáár deze kerk voor staat en op welke basis we elkaar mogen aanspreken. Het is daarom zinvol hiervan kennis te nemen. De volledige kerkorde is te vinden op het internet (via www.pkn.nl) en is ook gedrukt beschikbaar. Zowieso is er op de website van de PKN een schat aan informatie beschikbaar voor alle werkers in de kerk. De kerkorde bestaat uit twee delen. Het eerste deel bestaat uit negentien artikelen, die de basis van de kerkorde vormen. In het tweede deel, de ordinanties, worden de artikelen verder uitgewerkt. Hieronder staat kernachtig een en ander over de taken van kerkenraad, ouderlingen, kerkrentmeesters en diakenen. I.1. De taak van de kerkenraad De voornaamste taak van de kerkenraad is het leiding geven aan de gemeente. Daarbij gaat het om:  de zorg voor de dienst van Woord en sacramenten;  het leiding geven aan de opbouw van de gemeente in de wereld;  de zorg voor de missionaire, diaconale en pastorale arbeid en de geestelijke vorming;  het vaststellen van het beleidsplan ter zake van het leven en werken van de gemeente;  het opzicht over de leden van de gemeente voor zover hem dat door de orde van de kerk is opgedragen;  de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente;  het bevorderen ter plaatse van de gemeenschap van de kerken;  het bespreken van zaken die door de classicale vergadering worden of zijn behandeld;  het vaststellen van de regelingen ten behoeve van het leven en werken van de gemeente;  het verrichten van alles wat verder naar de orde van de kerk van hem wordt gevraagd. (Kerkorde: Ordinantie 4, artikel 6 t/m 13) 4

I.2. De taak van de ouderlingen Ouderlingen hebben als lid van de kerkenraad een bijzonder mooie taak: zij zijn verantwoordelijk voor de opbouw van de gemeente. Zij dragen de zorg voor de gemeente als gemeenschap. Zij zorgen ervoor - met vorming en toerusting - dat de gemeente haar pastorale en missionaire roeping kan vervullen. Samen met de predikanten is hen bovendien de herderlijke zorg voor de gemeente toevertrouwd, o.a. in de vorm van pastoraat. De ouderlingen samen met de predikant verantwoordelijkheid voor het opzicht over de gemeenteleden. De ouderling dragen bovendien in het bijzonder de verantwoordelijkheid voor de zuivere bediening van het Woord en van de sacramenten. (Kerkorde: Ordinantie 3: Het ambt en de andere diensten, art.10: Het dienstwerk van de ouderlingen) I.3. De specifieke taak van kerkrentmeesters Sommige ouderlingen hebben in het bijzonder ook de taak gekregen van het kerkrentmeesterschap. Daarnaast worden er ook kerkrentmeesters benoemd, die geen ambtsdrager zijn. Een lid van het College van Kerkrentmeesters heeft als taak de materiële en financiële voorwaarden voor het leven en werken van de gemeente te scheppen en onderhouden. Dit gebeurt door:  het meewerken aan de totstandkoming van het beleidsplan, de begroting en de jaarrekening;  het zorg dragen voor de geldwerving;  het beschikbaar stellen van ruimten voor de eredienst en andere activiteiten van de gemeente;  het beheren van de roerende en onroerende zaken van de gemeente;  het beheren van de financiën van de gemeente;  het verzorgen van het personeelsbeleid en het fungeren als werkgever;  het bijhouden van de registers van de gemeente, het doopboek, het belijdenisboek en, indien aanwezig, het trouwboek;  het beheren van de archieven van de gemeente.

5

I.4. De taak van de diakenen Diakenen zijn volgens Artikel V in het bijzonder geroepen tot:  de dienst aan de Tafel van de Heer en het inzamelen en uitdelen van de liefdegaven;  de dienst van barmhartigheid en gerechtigheid in gemeente en wereld;  de toerusting van de gemeente tot het vervullen van haar diaconale roeping;  de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente van diaconale aard (Kerkorde, Artikel V: Het ambt en de ambtelijke vergaderingen) Diakenen zijn vaak uitvoerend bezig. De kerntaak van een diaken is dat hij/zij gemeenteleden stimuleert om zich in te zetten voor diaconale nood dichtbij en veraf. In Artikel X, lid 2 van de Kerkorde staat dat de gemeente als geheel de opdracht heeft om in kerk en samenleving te delen, te helpen waar geen helper is en te getuigen van gerechtigheid van God waar onrecht geschiedt. De diaken heeft hierin een stimulerende en toerustende taak en schept de mogelijkheden voor gemeenteleden, schakelt hen in. (Kerkorde, Artikel X: De missionaire, diaconale en pastorale arbeid) Het diaconaat is nauw verbonden met de liturgie. In de liturgie heeft de diaken een eigen unieke taak en rol: De diaken is betrokken bij de voorbeden:  welke diaconale noden hebben aandacht nodig?;  voor welke hoopvolle initiatieven kan gedankt worden? De diaken zamelt tijdens de collecte middelen in en vraagt om betrokkenheid bij het diaconale werk. De diaken is betrokken bij de voorbereiding en het uitdelen bij het Avondmaal.

6

II. Vergaderschema Ieder kerkenraadslid maakt deel uit van de grote kerkenraad. Vanuit de grote kerkenraad wordt gekozen wie deel uitmaken van de kleine kerkenraad. De meeste kerkenraadsleden maken deel uit van een sectieteam (sectieteam Adriaen Janszkerk of sectieteam Pelgrimskerk). In principe is het jaarlijkse vergaderschema alsvolgt: Kleine kerkenraad 2e maandag januari Grote kerkenraad 2e maandag februari Kleine kerkenraad 2e maandag maart Grote Kerkenraad 2e maandag april Kleine kerkenraad 2e maandag juni Kleine kerkenraad 2e maandag september Grote Kerkenraad 2e maandag oktober Kleine kerkenraad 2e maandag november Grote kerkenraad 2e maandag december Secties vergaderen de 4 e maandag van de maand behalve in juli, augustus en december. Secties op de 4e maandag omdat de Classis 3x op de 3e maandag vergadert in jan. mei en sept., dat loopt dan niet gelijk. Colleges (kerkrentmeesters/diakenen) vergaderen op de 1e maandag van de maand (diakenen níet iedere maand, in de vakantiemaanden zowieso geen vergaderingen). Bezinningsdagen in najaar en voorjaar. III. Vertrouwelijkheid en geheimhouding Als ambtsdrager beloof je geheim te houden wat je tijdens de uitvoering van je ambt ter ore komt. Het is belangrijk om hier uiterst zorgvuldig mee om te gaan. Ook voor wat betreft het e-mailverkeer is het belangrijk om hier erg in te hebben. Het kan handig zijn om hiervoor een apart e-mailadres aan te maken. Er zijn mogelijkheden om speciale e-mailadressen aan te laten maken.

7

IV. Ambtsdragercursussen en literatuur Er worden regelmatig cursussen georganiseerd vanuit de PKN, op vrijwillige basis. Hier valt veel te leren voor wie begint als ambtsdrager, maar er zijn ook veel cursussen die uiterst leerzaam zijn voor íedereen. De uitnodigingen voor de cursus staan in de nieuwsbrieven van de PKN, die door de scriba per mail worden doorgestuurd. De kerkenraad ontvangt diverse tijdschriften waarin toerusting geboden wordt voor het ambtelijke werk. Daarnaast is er goede en praktische literatuur beschikbaar voor wie verder toegerust wil worden voor het ambtelijke werk. Informeer hiervoor bij je predikant. Met het sectieteam wordt ook geregeld een boek(je) stap voor stap doorgenomen en besproken, met het oog op toerusting en bezinning. V. Van belang voor alle ambtsdragers Algemeen:  Bijwonen van de vergaderingen van de gemeente (kerkenraad / kleine kerkenraad / secties / colleges)  Afvaardigingen (zoals naar classis / evt. synode / namens colleges)  Bijwonen van en meedoen met bezinningsmomenten van kerkenraad en sectie  Dienst doen bij diensten elders, zoals in Sonneburgh (volgens rooster) en bij Perki (Indonesische christengemeenschap) In de diensten:  Begroeten bij de deur (ahv rooster).  Afkondigingen voorlezen.  In de ouderlingenbank zijn tenminste een ouderling, een ouderling-kerkrentmeester en een diaken aanwezig.  Bloemen uit de dienst bezorgen bij degene voor wie ze bestemd zijn (als er zich geen gemeentelid gemeld heeft); evt. bezoek/gesprek/gebed aan vast koppelen.  Tenminste vijftien minuten voor aanvang van de dienst aanwezig zijn; wanneer er zingen voor de dienst is liefst nog wat eerder! 8

VI. De ouderlingen VI.1. Wanneer je ouderling van dienst bent:  Ruim bij tijds aanwezig zijn.  Kaart schrijven voor degene die de bloemen ontvangt, naam van degene die de bloemen ontvangt even in het voorbedeschrift noteren.  Begeleiden predikant / informatie geven / is alles duidelijk?  Consistoriegebed [Je bidt om een zegen voor de dienst en in het bijzonder voor allen die een taak in de dienst hebben]  Handdruk bij begin en eind van de dienst [De handdruk laat zien dat de kerkenraad de opdracht en de verantwoordelijkheid voor het leiden van de dienst toevertrouwt aan de predikant, de handdruk na afloop drukt uit dat de opdracht als het ware wordt teruggegeven. Je hoeft hierbij niet per se iets te zeggen, je kunt zeggen: `Gods zegen']  Voorbedeschrift  Als zich ongeregeldheden voordoen: verantwoordelijkheid / leiding nemen; n.b. de koster let hier ook op.  Na afloop van de dienst naast predikant staan voor handen geven gemeente  Wanneer de dienstdoende predikant onverwacht verhinderd is: het leiden van de dienst, aan de hand van de noodliturgie/preek: deze altijd bij de hand hebben. Evt. overleggen met médeouderlingen wíe de dienst gaat leiden.  Wanneer de predikant onwel wordt of door andere onvoorziene omstandigheden de dienst niet verder kan gaan: de dienst beëindigen met gebed. In het dienstboek van de kerk staat bijvoorbeeld onderstaand gebed (pag. 834): `O God, hoor ons gebed, onze stem hapert, zingen lukt niet meer, geschrokken als wij zijn door wat hier plotseling gebeurde. Wij bidden voor... die... en voor allen die bij hem/haar horen. Wees hen nabij, zend uw engelen uit, dat zij... behoeden.'

9

VI.2. Nazorg  Bij afkondigingen wordt gezegd wie de nazorg doet.  Na afloop van de dienst voorin de kerk blijven staan.  Met mensen die komen doorspreken/luisteren/vragen of ze gebed wensen.  Zo nodig predikant inseinen / doorverwijzen. VI.3. Bijzondere diensten: VI.3.1. Doopdiensten  Doopgesprek: samen met predikant. Afsluiten met gebed. N.B. bij doopgesprek: notities maken die je kunt gebruiken bij toespraakje. overhandiging doopgeschenk.  Nagaan of/hoeveel plaatsen gereserveerd moeten worden.  Afspraken t.a.v. fotograferen.  Afspraken t.a.v. het halen/binnendragen van de dopeling(en).  Afspraken t.a.v. wie het water in de doopvont giet(en).  Zorg dragen dat doop in ledenadministratie geregistreerd wordt.  Doopgeschenk afstemmen met ouders, aanschaf doopgeschenk.  Nagaan of doopkaart gemaakt is, aanwezig is, getekend is.  Verwelkomen van de doopouders en van degene die de dopeling(en) binnendraagt en begeleiden naar consistorie  Wie baby binnendraagt even wijzen op de mogelijkheid tot meeluisteren in consistorie.  In de dienst doopouders begeleiden naar hun plek en naast hen gaan zitten.  Halen van de dopeling(en) in de dienst; en na doop weer terug begeleiden.  Toespreken van de doopouders en overhandigen doopgeschenk én doopkaart.  Zorg dragen dat doopouders na afloop van de dienst meelopen achter ouderling van dienst en voor predikant naar uitgang kerkzaal, waar zij gefeliciteerd kunnen worden.

10

VI.3.2. Diensten van belijdenis (en evt. volwassen doop)  Aanwezig zijn op de aannemingsavond  Notities maken voor toespraak overhandiging belijdenisgeschenk  Zorg dragen voor aanschaf belijdenisgeschenk(en)  Zorg dragen voor belijdenis- en doopkaarten  Zorg dragen dat belijdenis (en doop) in ledenadministratie geregistreerd wordt.  Nagaan of en hoeveel plaatsen er voor gasten/familie gereserveerd moeten worden.  Verwelkomen van mensen die belijdenis gaan doen en begeleiden naar consistorie.  Begeleiden van de mensen die belijdenis doen naar hun plaats, naast hen gaan zitten.  Afspraken tav fotograferen  Toespreken van degenen die belijdenis gedaan hebben en overhandigen belijdenisgeschenk en kaart.  Zorg dragen dat degenen die belijdenis gedaan hebben na afloop van de dienst meelopen achter ouderling van dienst en voor predikant naar uitgang kerkzaal, waar zij gefeliciteerd kunnen worden. VI.3.3. Diensten waarin het Heilig Avondmaal gevierd wordt  Er zijn twee ouderlingen van dienst  De eerste ouderling verricht de taken van dienstdoend ouderling  De tweede ouderling helpt bij het nodigen, onderling afspreken wíe welke kant nodigt.  Per tafel ca. 20 mensen nodigen, goed opletten dat je niet teveel mensen uitnodigt zodat het niet past.  Wanneer voor de láátste tafel bijna geen mensen lijken te zijn, bij de één na laatste tafel níet te veel mensen nodigen, zodat de laatste tafel ook enigszins gevuld zal zijn.

11

VI.3.4. Trouwdiensten  Aanwezig zijn bij voorbereidingsgesprek  Notities maken met het oog op de toespraak bij de overhandiging van de huwelijksbijbel  Zorg dragen voor aanschaf en calligrafie van de huwelijksbijbel.  Evt. afspraak met bruidspaar en koster ín de kerk waar de trouwdienst plaatsvindt om alles precies af te stemmen.  Afspraken t.a.v. gereserveerde plaatsen voor de (naaste) familie / daggasten.  Afspraken t.a.v. fotograferen  Verwelkomen van bruidspaar; consistoriegebed.  Predikant en ouderling gaan voor bruidspaar de kerk in Optie 1: vervolgens komt bruidegom binnen en wacht voorin tot de bruid door vader van de bruid aan bruidegom wordt weggegeven. Optie 2: bruidspaar volgt op behoorlijke afstand van predikant en ouderling (ivm foto's etc.)  Plek van ouderling van dienst: in ouderlingenbank of voorin op korte bank  Toespreken van het bruidspaar en overhandigen van de huwelijksbijbel  Begeleiden van het bruidspaar naar de uitgang van de kerkzaal, daar evt. feliciteren voor wie niet naar receptie gaan. VI.3.5. Rouwdiensten:  Op tijd aanwezig  Predikant / familie begeleiden  Consistoriegebed  Voor de kist uit door middenpad  Plek van de ouderling van dienst: in ouderlingenbank, of korte banken vooraan.  Uitdragen: door zijpad, voor kist uit  Begeleiden van familie naar consistorie  Als kist in auto geplaatst is met familie naar beneden  Evt. als ouderling mee gaat naar het graf: met predikant meelopen, achter de naaste familie, vóór de rest van de aanwezigen.  Evt. nazorg/nabezoek 12

VI.4. Ouderlingen met bijzondere opdracht Voor ouderlingen met bijzondere opdracht bovengenoemde het volgende van belang:

is

náást

het

VI.4.1. Ouderling-scriba 

Bijhouden van en verzorgen van post / correspondentie, door: o openen en lezen van post en e-mail o onnodige post/mail verwijderen of afzeggen o urgente post/mail vermenigvuldigen of doorsturen o postlijst maken o verzorgen van uitgaande post/mail o archiveren van de poststukken en overbrengen naar het archief



Met betrekking tot vergaderingen: o agenda maken in overleg met voorzitter o begeleidend schrijven bij de agenda (voor grote kerkenraad) o zorg dragen dat iedereen tijdig de benodigde stukken ontvangt (min. week vantevoren) o zorg dragen dat er genotuleerd wordt, of zelf notuleren o actielijst bijhouden o besluitenlijst bijhouden o de scriba is lid van het moderamen



Het verzorgen van diverse roosters: o Ouderlingenrooster / bloemengroet / deurdienst o Rooster van dienstdoende ouderling-kerkrentmeester / diaken / collectanten o En eventuele ándere roosters (bv. koffieschenken)

   

Vergaderschema's maken Gegevens en ambtstermijnen van ambtsdragers bijhouden Ook kijken of gegevens op de website correct zijn. Het maken van de wekelijkse afkondigingen, waarin ook vermeld wordt wie de bloemen uit de dienst ontvangt; ook bijhouden naar wie de bloemen gegaan zijn. 13



Te woord staan van wie contact zoekt met de kerk / kerkenraad en zo nodig doorverwijzen.

VI.4.2. Pastorale ouderling  Pastorale bezoeken, in overleg met de predikant  Vragen of mensen er prijs op stellen dat je met hen uit de Bijbel leest en bidt  Met de predikant kortsluiten als je mensen mist, weet dat dingen spelen bij mensen in hun eigen situatie of in de gemeente  Deelnemen aan pastoraal overleg VI.4.3. Ouderling-kerkrentmeester  Zorg dragen voor de financiële, personele en beheersmatige onderdelen van de kerk  Bijwonen en meedoen met vergaderingen van het college van kerkrentmeesters  Uitvoeren van de taken die uit deze vergaderingen voortvloeien  Samen met het college van diakenen zorg dragen voor een voorstel voor het collecterooster  De nadere bestemming van de collectes voor kerk en pastoraat en extra collectes bepalen en tijdig communiceren  Met collectanten collecteren in de dienst (volgens rooster)  De kerkenraad betrekken bij en op de hoogte houden van het werk van het college. VI.4.4. Jeugdouderling  Samen met jeugdwerkers verantwoordelijkheid dragen voor alle kinder- en jeugdwerk  Met de werkers visie ontwikkelen en formuleren voor het werk  Evalueren van het werk  Aanspreekpunt en eindverantwoordelijke van kinderen jeugdwerk  De kerkenraad op de hoogte houden en betrekken bij het kinder- en jeugdwerk  Zorgen dat acties specifiek voor kinderen gehouden worden, zoals actie schoenendoos, correspondentie met sponsorkindje etc. 14

VI.4.5. Missionair ouderling  Leiding geven aan de missionaire commissie  Samen met de missionaire commissie ontwikkelen en formuleren van visie voor het werk  De gemeente motiveren, toerusten en helpen bij missionair gemeente-zijn  Samen met de missionaire commissie de gemeente betrekken bij het zendingswerk, in het bijzonder ook: - het zendinsgwerk in Malawi (fam. Bontenbal) - het zendingswerk in Kazan (Anna en team) - of andere projecten waarbij de gemeente betrokken is/wordt  Input leveren voor de zendingscollectes op het collecterooster  Met de m.c. zorgen dat de Alpha-cursus wordt georganiseerd  Met de m.c. zorgen voor het Vakantiebijbelfeest  Met de m.c. zorgen voor het Lunchcafé  De kerkenraad op de hoogte houden en betrekken bij het missionaire werk VI.4.6. Ouderling met opdracht voor Meerweide  Ouderling van dienst zijn in de diensten in Meerweide (die 1 x / 14 dagen gehouden worden)  Bezoeken van de gemeenteleden en wie er behoefte aan heeft, in Meerweide  De kerkenraad op de hoogte houden en betrekken bij het werk in Meerweide  In samenwerking met de Gereformeerde kerk VI.4.7. Ouderling met opdracht voor Sonneburgh  Ouderling van dienst zijn in de diensten in Sonneburgh (Ravenswaard)  Bezoeken van de gemeenteleden en wie er behoefte aan heeft, in Sonneburgh  De kerkenraad op de hoogte houden en betrekken bij het werk in Sonneburgh  In samenwerking met de Gereformeerde kerk

15

VII. De diakenen  Met het college van diakenen zorg dragen voor wie in de knel komen, binnen en buiten de gemeente  De gemeente in staat stellen om betrokken te zijn bij het zorgen voor elkaar en voor wie in nood zijn, dichtbij en ver weg  Bijwonen en meedoen met vergaderingen van het college van diakenen  Uitvoeren van de taken die uit deze vergaderingen voortvloeien  Samen met het college van kerkrentmeesters zorg dragen voor een voorstel voor het collecterooster  Een voorstel voor de bestemming van de diaconale collectes doen aan de kerkenraad  Met collectanten collecteren in de dienst (volgens rooster)  De kerkenraad betrekken bij en op de hoogte houden van het werk van het college.  Het rentmeesterschap over de diaconale gelden  Het voorbereiden van en dienstdoen bij de viering van het Heilig Avondmaal  Inkopen van brood, wijn en druivensap  Zorg dragen voor een goede gang van zaken aan de tafel  De bestemming van de collectebekers op de tafel bekend maken  Dienst doen bij de Avondmaalsviering van Perki  Dienst doen indien gevraagd bij trouwdiensten en met de ouderling collecteren in deze dienst  Zoals er ouderlingen met bijzondere opdracht voor Sonneburgh en Meerweide zijn, zijn er ook diakenen met bijzondere opdracht voor Sonneburgh en Meerweide

16