Handleiding. UvA Studiegids

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum

Handleiding UvA Studiegids 2006 Versie 2.5

Bestandsnaam : Versie : Datum :

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006

Auteur : Type : Project :

Jan Repko, Bert Zwaving, Karin Brekelmans Handleiding Studiegids

1/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE............................................................................................................................................. 2 DOCUMENTBEHEER ........................................................................................................................................ 6 1

DE UVA STUDIEGIDS................................................................................................................................ 7 1.1 PUBLICATIES ............................................................................................................................................ 7 1.2 NASLAGWERK VERSUS ACTUALITEIT ....................................................................................................... 7 1.3 JAAROVERGANG STUDIEJAAR 2005 - 2006 .............................................................................................. 8 1.4 VERNIEUWEN WEBSITES .......................................................................................................................... 8 1.5 MEERTALIGHEID ...................................................................................................................................... 9 1.6 INFORMATIE-EENHEDEN .......................................................................................................................... 9 1.7 REDACTIES ............................................................................................................................................ 10 1.8 AUTORISATIE ......................................................................................................................................... 10 1.8.1 Gast ............................................................................................................................................... 10 1.8.2 Workflowredacteur........................................................................................................................ 10 1.8.3 Cursusredacteur............................................................................................................................ 11 1.8.4 Redacteur ...................................................................................................................................... 11 1.8.5 Eindredacteur................................................................................................................................ 11 1.8.6 Functioneel beheerder................................................................................................................... 12 1.9 FUNCTIONELE ONDERSTEUNING............................................................................................................. 12 1.10 URL’S EN E-MAILADRESSEN .................................................................................................................. 12 1.10.1 Studiegids productie-omgeving ..................................................................................................... 12 1.10.2 Studiegids acceptatie-omgeving .................................................................................................... 12 1.10.3 Servicepagina’s ............................................................................................................................. 12 1.10.4 E-mailadressen.............................................................................................................................. 13

2

TERMINOLOGIE ...................................................................................................................................... 14 2.1 2.2

3

TECHNIEK VAN DE INVOERAPPLICATIE........................................................................................ 16 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4

ALGEMENE EIGENSCHAPPEN .................................................................................................................. 16 BROWSER ............................................................................................................................................... 16 LIJSTEN MET WAARDEN ......................................................................................................................... 16 INSTALLATIE X-OPUS ............................................................................................................................. 16 INLOGGEN .............................................................................................................................................. 17

VAKKEN ONDERHOUDEN .................................................................................................................... 18 4.1 4.2 4.3

5

NAAMGEVINGSCONVENTIES .................................................................................................................. 14 BELANGRIJKE BEGRIPPEN IN DE UVA STUDIEGIDS ................................................................................ 14

NIEUW VAK AANMAKEN ........................................................................................................................ 18 VAK WIJZIGEN ....................................................................................................................................... 18 VAK VERWIJDEREN ................................................................................................................................ 19

CURSUSSEN ONDERHOUDEN EN PUBLICEREN OP HET INTERNET ....................................... 20 5.1 NIEUWE CURSUS AANMAKEN ................................................................................................................. 20 5.1.1 Cursusbeschrijving bewerken in X-opus ....................................................................................... 21 5.1.2 Taalversies beheren oftewel cursusbeschrijvingen toevoegen aan een bestaande cursus ............ 21 5.2 CURSUS WIJZIGEN .................................................................................................................................. 21 5.3 CURSUS VERWIJDEREN ........................................................................................................................... 22 5.4 CURSUSSEN PUBLICEREN OP DE WEBSITES ............................................................................................. 22

6

CURSUSBESCHRIJVINGEN................................................................................................................... 23 6.1

CURSUSBESCHRIJVINGEN WIJZIGEN DOOR CURSUSREDACTEUREN ......................................................... 23


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



2/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum 6.2

CURSUSBESCHRIJVINGEN PREVIEWEN .................................................................................................... 23

7

CURSUSBESCHRIJVINGEN CONTROLEREN................................................................................... 24

8

CURSUSLIJST SAMENSTELLEN.......................................................................................................... 25 8.1 8.2 8.3 8.4

9

NIEUWE CURSUSLIJST AANMAKEN ......................................................................................................... 25 CURSUSLIJST WIJZIGEN .......................................................................................................................... 26 CURSUSLIJST PREVIEW ........................................................................................................................... 26 CURSUSLIJST VERWIJDEREN ................................................................................................................... 26

WORKFLOW CURSUSBESCHRIJVINGEN......................................................................................... 27 9.1 WORKFLOW STAPSGEWIJS ...................................................................................................................... 28 9.1.1 Workflowredactie inrichten........................................................................................................... 28 9.1.2 Cursusbeschrijvingen toekennen aan de workflowredactie .......................................................... 28 9.1.3 Werklijst redacteur........................................................................................................................ 28 9.1.4 Werklijst docent, cursusbeschrijving bewerken............................................................................. 29 9.1.5 Curusbeschrijving uit Workflow halen / toekennen aan een andere docent.................................. 30

10

PROGRAMMA’S ONDERHOUDEN................................................................................................... 31

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 10.11 10.12 10.13 11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 13 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5

PROGRAMMATYPEN ............................................................................................................................... 31 PREFIXEN ............................................................................................................................................... 31 WAT WORDT VAN EEN PROGRAMMABESCHRIJVING GETOOND ............................................................... 31 PROGRAMMA’S PUBLICEREN OP DE WEBSITES ........................................................................................ 32 PROGRAMMA’S PUBLICEREN IN EEN BOEK ............................................................................................. 32 DAG/AVOND EN VOLTIJD/DEELTIJD ........................................................................................................ 32 CURSUSSEN BIJ PROGRAMMA’S .............................................................................................................. 32 STRUCTUUR VAN DE TEKST .................................................................................................................... 33 SCHAKELPROGRAMMA’S........................................................................................................................ 33 NIEUW PROGRAMMA AANMAKEN ...................................................................................................... 34 TAALVERSIES BEHEREN OFTEWEL PROGRAMMABESCHRIJVINGEN TOEVOEGEN EN VERWIJDEREN ..... 34 PROGRAMMA WIJZIGEN ...................................................................................................................... 34 PROGRAMMA VERWIJDEREN .............................................................................................................. 35

STUDIESCHEMA’S ONDERHOUDEN .............................................................................................. 36 WAT WORDT VAN EEN STUDIESCHEMA GETOOND .................................................................................. 36 STUDIESCHEMA’S PUBLICEREN OP DE WEBSITE ...................................................................................... 36 STUDIESCHEMA’S PUBLICEREN IN EEN BOEK.......................................................................................... 36 WELKE INFORMATIE BEVAT EEN STUDIESCHEMA ................................................................................... 37 NIEUW STUDIESCHEMA AANMAKEN ....................................................................................................... 37 STUDIESCHEMA WIJZIGEN ...................................................................................................................... 37 STUDIESCHEMA VERWIJDEREN............................................................................................................... 37 ONDERWIJS- EN EXAMENREGELINGEN ONDERHOUDEN .................................................... 38 WERKWIJZE ........................................................................................................................................... 38 WAT WORDT IN PUBLICATIES GETOOND VAN EEN OER ......................................................................... 38 OER PUBLICEREN OP DE WEBSITE.......................................................................................................... 38 OER PUBLICEREN IN HET BOEK ............................................................................................................. 39 NIEUWE OER AANMAKEN .................................................................................................................... 39 OER WIJZIGEN ....................................................................................................................................... 39 OER VERWIJDEREN ............................................................................................................................... 39 PERSONEN EN INSTANTIES ONDERHOUDEN DOOR EINDREDACTEUREN ...................... 41 PERSONEN PUBLICEREN OP HET WEB ...................................................................................................... 41 PERSONEN PUBLICEREN IN EEN BOEK ..................................................................................................... 41 NIEUWE PERSOON OF INSTANTIE AANMAKEN ......................................................................................... 41 PERSOON OF INSTANTIE WIJZIGEN .......................................................................................................... 41 PERSOON OF INSTANTIE VERWIJDEREN .................................................................................................. 42


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



3/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum 13.6 13.7 13.8 13.9 13.10 14

NIEUWE CONTACTGEGEVENS BIJ EEN PERSOON OF INSTANTIE INVOEREN .............................................. 42 CONTACTGEGEVENS WIJZIGEN ............................................................................................................... 42 CONTACTGEGEVENS VERWIJDEREN ....................................................................................................... 43 PERSONEN WIJZIGEN VOOR REDACTEUREN ............................................................................................ 43 CONTACTGEGEVENS WIJZIGEN VOOR REDACTEUREN ......................................................................... 43

CONTACTLIJST SAMENSTELLEN .................................................................................................. 45

14.1 LAY-OUT ................................................................................................................................................ 45 14.1.1 Formulier ...................................................................................................................................... 45 14.1.2 Tabel tel......................................................................................................................................... 45 14.1.3 Tabel kamer................................................................................................................................... 45 14.1.4 Tabel functie tel............................................................................................................................. 45 14.1.5 Tabel functie kamer....................................................................................................................... 45 14.2 NIEUWE CONTACTLIJST AANMAKEN ...................................................................................................... 45 14.3 CONTACTLIJST WIJZIGEN ....................................................................................................................... 46 14.4 CONTACTLIJST VERWIJDEREN ................................................................................................................ 46 15 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.6 16 16.1 16.2 16.3 17 17.1 17.2

HERBRUIKBARE TEKSTEN ONDERHOUDEN ............................................................................. 48 WAT WORDT IN PUBLICATIES GETOOND VAN EEN HERBRUIKBARE TEKST .............................................. 48 HERBRUIKBARE TEKST PUBLICEREN OP DE WEBSITE .............................................................................. 48 HERBRUIKBARE TEKST PUBLICEREN IN HET BOEK .................................................................................. 48 NIEUWE HERBRUIKBARE TEKST AANMAKEN .......................................................................................... 48 HERBRUIKBARE TEKST WIJZIGEN ........................................................................................................... 49 HERBRUIKBARE TEKST VERWIJDEREN.................................................................................................... 49 STUDIEGIDSEN ONDERHOUDEN.................................................................................................... 50 NIEUWE STUDIEGIDS AANMAKEN........................................................................................................... 50 STUDIEGIDS WIJZIGEN ............................................................................................................................ 51 STUDIEGIDS VERWIJDEREN .................................................................................................................... 51 PAPIEREN STUDIEGIDS..................................................................................................................... 52 XML GENEREREN VOOR DE GRAFISCHE PARTNER ................................................................................. 52 STUDIEGIDS PUBLICEREN ....................................................................................................................... 52

18

STUDIEGIDS PREVIEWEN................................................................................................................. 53

19

DE COMPOSITIE-EDITOR ................................................................................................................. 54

19.1 INKLAPPEN EN UITKLAPPEN VAN DE COMPOSITIE ................................................................................... 54 19.2 NODES TOEVOEGEN ............................................................................................................................... 54 19.3 NODES VERWIJDEREN ............................................................................................................................ 54 19.4 NODES VERPLAATSEN ............................................................................................................................ 55 19.5 NODES BEWERKEN ................................................................................................................................. 55 19.5.1 Secties bewerken ........................................................................................................................... 55 19.5.2 Tekstnodes..................................................................................................................................... 55 19.5.3 Cursuslijst, contactlijst, programma, OER, studieschema en herbruikbare tekst bewerken......... 55 19.6 REGELS VOOR TOEVOEGEN EN PLAKKEN VAN NODES............................................................................. 56 19.6.1 Terminologie ................................................................................................................................. 56 19.6.2 Algemene regels voor toevoegen en plakken van nodes................................................................ 56 19.6.3 Regels per compositie voor toevoegen en plakken van nodes ....................................................... 57 19.7 PREVIEW ................................................................................................................................................ 57 19.8 ICONEN VAN DE NODES .......................................................................................................................... 58 20 20.1 20.2 20.3 20.4

TEKSTEN BEWERKEN IN X-OPUS .................................................................................................. 59 TABULATORTOETS ................................................................................................................................. 59 VERPLAATSEN VAN TEKSTELEMENTEN .................................................................................................. 59 ENTERTOETS .......................................................................................................................................... 59 KNIPPEN EN PLAKKEN UIT WORD........................................................................................................... 59


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



4/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum 20.5 KNIPPEN EN PLAKKEN IN X-OPUS (MET BEHOUD VAN OPMAAK) ............................................................ 59 20.6 KOPJES ................................................................................................................................................... 59 20.7 ALINEA’S ............................................................................................................................................... 60 20.8 TABELLEN .............................................................................................................................................. 60 20.8.1 Lay-out in X-opus ten opzichte van de drukproef.......................................................................... 60 20.8.2 Tabelbreedte.................................................................................................................................. 60 20.8.3 Kolombreedte ................................................................................................................................ 61 20.8.4 Tabel stijl....................................................................................................................................... 61 20.8.5 Tabel op één pagina houden ......................................................................................................... 61 20.8.6 Rijen toevoegen ............................................................................................................................. 61 20.8.7 Kolommen toevoegen .................................................................................................................... 62 20.8.8 Cellen samenvoegen...................................................................................................................... 62 20.9 LIJSTEN .................................................................................................................................................. 62 20.9.1 Stijl ................................................................................................................................................ 62 20.10 STUDIESCHEMATABEL ....................................................................................................................... 62 20.11 WOORDEN MARKEREN ....................................................................................................................... 63 20.12 CURSUSREFERENTIE........................................................................................................................... 63 20.13 PROGRAMMAREFERENTIE .................................................................................................................. 64 20.14 AFBEELDING OPNEMEN ...................................................................................................................... 65 20.15 SPECIALE TEKENS .............................................................................................................................. 65 20.16 BEWAREN .......................................................................................................................................... 65 20.17 TIPS EN TRUCS ................................................................................................................................... 65 20.17.1 Lijsten kopiëren uit Word.......................................................................................................... 65 20.17.2 Tabel: links of rechts uitlijnen kolom ........................................................................................ 66 21

CONFIGURATIESCHERMEN VOOR FUNCTIONEEL BEHEER................................................ 67

21.1 21.2 21.3 21.4 21.5 21.6 21.7 21.8 21.9 21.10 22

ORGANISATIEONDERDEEL...................................................................................................................... 67 AUTORISATIE ......................................................................................................................................... 67 ADMINISTRATIE ..................................................................................................................................... 68 REDACTIE .............................................................................................................................................. 68 TAAL...................................................................................................................................................... 68 VAKVERZORGENDE EENHEID ................................................................................................................. 69 VAKVERZORGENDE EENHEID TYPE ........................................................................................................ 69 PROGRAMMA PREFIX.............................................................................................................................. 69 TIJDVAK ................................................................................................................................................. 69 SYSTEEMPARAMETER ........................................................................................................................ 69

VAN COMPOSITIE NAAR BOEK ...................................................................................................... 71

22.1 STAP 1.................................................................................................................................................... 71 22.2 STAP 2.................................................................................................................................................... 71 22.3 STAP 3.................................................................................................................................................... 71 22.3.1 Nabewerking ................................................................................................................................. 72 22.4 STAP 4.................................................................................................................................................... 72 23 23.1

BIJLAGEN .............................................................................................................................................. 73 KWALITEITSEISEN VOOR HET DRUKKLAAR BESTAND ............................................................................. 73


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



5/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Documentbeheer Documentbeheer versie

datum

wijzigingen op hoofdpunten

1.0

06 februari 2004

n.v.t.

1.1

24 februari 2004

Schermen Preview cursusbeschrijvingen, Studieschema en OER toegevoegd. Contactlijsten, personen en contactgegevens aangepast op het gebied van URL en functiebeschrijving. Bij cursuslijsten is de knop ‘Preview’ toegevoegd. (Jan Repko)

1.2

16 maart 2004

Hoofdzakelijk taalkundige wijzigingen. (Bert Zwaving)

1.3

02 juli 2004

Kleine aanpassingen in autorisatie en cursusreferenties en toevoegen programma referenties, workflow en schermen voor contacten en personen. (Jan Repko)

1.4

14 september 2004

Hoofdstukken Jaarovergang, internetpublicaties toegevoegd. Daarnaast een aantal kleinere verbeteringen

1.5

22 december 2004

Aanpassingen naar aanleiding van de nieuwe release

2.1

20 februari 2006

Aanpassingen naar aanleiding van de nieuwe release. Studieschema’s, Workflow, Preview studiegids, Verplichte velden, Gereedindicator en datum laatste wijziging in Cursuslijst

2.4

11 april 2006

Uitbreiding handleiding workflow (Karin Brekelmans)

2.5

21 april 2006

Aangepast aan nieuwe websiterelease


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



6/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum 1

De UvA Studiegids De UvA heeft een wettelijke verplichting om de rechten en plichten van studenten te publiceren in een Studentenstatuut. Zie http://www.student.uva.nl/studentenhandboek/. Het Studentenstatuut valt uiteen in twee delen: het instellingsdeel en het opleidingsdeel. De programmaleider Onderwijs, Onderzoek en Studenten (OOS) geeft invulling aan het instellingsdeel van het Studentenstatuut. De verantwoordelijkheid voor de publicatie van het opleidingsspecifieke deel ligt bij de decanen van de faculteiten. Zowel het instellingsdeel als het opleidingsdeel moeten aan enkele wettelijk vastgestelde regels voldoen. Deze regels worden door de programmaleider Onderwijs, Onderzoek en Studenten (OOS) uitgedragen en de uitvoering ervan wordt bewaakt. Studenten kunnen zich beroepen op de informatie in de studiegidsen. De informatie in de studiegidsen dient daarom voor 1 juli compleet te zijn. De UvA Studiegids is een applicatie waarmee het opleidingdeel van het studentenstatuut, zowel op papier als op het internet, gepubliceerd wordt. De website bestaat uit drie zoekmachines waarmee informatie gevonden kan worden over opleidingen inclusief OER’en, docenten en cursussen van de UvA. De belangrijkste aspecten van de applicatie worden in dit hoofdstuk op hoofdlijnen besproken. In volgende hoofdstukken komt de werking van de schermen aan de orde.

1.1

Publicaties De UvA Studiegids kent twee typen publicaties: boek en website. Zowel voor het boek als de internetpublicatie is een Engelse en een Nederlandse versie voorhanden. Een Nederlandse publicatie betekent niet per se dat alle informatie in die publicatie in het Nederlands is, maar wel dat de omgeving van de publicatie Nederlands is. Met de omgeving bedoelen wij de labels voor de cursusbeschrijving, de titel van de gegenereerde hoofdstukken in het boek en de navigatiestructuur van de website. De redacties bepalen zelf of in een Nederlandse publicatie ook Engels- of anderstalige informatie wordt aangeboden. Hetzelfde geldt voor de Engelstalige publicaties. De UvA Studiegids kent twee internet publicaties: de Engelse en de Nederlandse site. Het aantal boekpublicaties is onbeperkt en afhankelijk van de keuzen van de diverse redacties. Met ingang van mei 2006 is de terminologie van het raadpleeggedeelte van de digitale studiegids gestandaardiseerd: vakken en opleidingen. Het invoergedeelte handhaaft het oude onderscheid dat een vak uit cursussen bestaat en dat een opleiding een programma is. De termen cursus en programma komen in de gepubliceerde website niet meer voor.

1.2

Naslagwerk versus actualiteit De studiegidsen zijn in eerste instantie een naslagwerk waaraan studenten rechten kunnen ontlenen. De papieren studiegidsen moeten uiterlijk op 1 juli gepubliceerd zijn. Met de publicatie van de studiegidsinformatie als website op het internet moet deze informatie gedurende het studiejaar actueel gehouden worden, simpelweg omdat studenten verwachten dat zij op een website actuele informatie aantreffen. Het karakter van de studiegids is echter niet veranderd.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



7/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Het feit dat met UvA Studiegids informatie op een website gepubliceerd wordt, betekent dus dat de redacties zich moeten bezinnen op de inhoud van de gids. De richting dat de redacties een steeds grotere inspanning gaan doen om de inhoud van de webpublicaties actueel te houden, doet de aard van de studiegids als naslagwerk te veel geweld aan. Het is zaak aan de actualiteit gerelateerde zaken zoals roosters zoveel mogelijk uit de gids te weren en waar nodig te verwijzen naar publicaties, al dan niet digitaal, waar de actuele informatie wel te vinden is. Kortom de studiegids is en blijft een naslagwerk dat niet geschikt is voor publicatie van aan de actualiteit gerelateerde zaken zoals roosters en in nog mindere mate voor roosterwijzigingen. Het is beter deze zaken te communiceren via de studenten doelgroepensite van het UvAweb en Blackboard. 1.3

Jaarovergang studiejaar 2005 - 2006 Op 13 februari 2006 is de zogenaamde sluitingsdatum van de UvA Studiegids. Vóór deze datum kan uitsluitend aan de publicaties van het lopende studiejaar gewerkt worden. Na deze datum kan uitsluitend aan de publicaties voor het nieuwe oftewel komende studiejaar gewerkt worden. Dit betekent concreet dat de website van het lopende studiejaar vanaf de sluitingsdatum bevroren is. Op deze datum worden alle gereedindicatoren op nul gezet tevens wordt de workflow op nul gezet. Op 8 mei 2006 wordt de gids voor het nieuwe studiejaar voor het eerst op het internet gepubliceerd. De functioneel beheerder stelt deze datum in overleg met de redacties vast. De datum wordt met name bepaald door de uitkomst van het krachtenspel tussen tijdigheid (zo vroeg mogelijk) en volledigheid (zo laat mogelijk). In het model opleidingsstatuut is de uiterste publicatiedatum vastgesteld op 1 juli. Om ervoor te zorgen dat er geen lege pagina’s worden getoond van redacties die op 8 mei 2006 niet klaar zijn voor publicatie wordt voor pagina’s die niet gereed zijn voor publicatie een algemeen bericht getoond met de mededeling dat de pagina nog in bewerking is. Het is een goede praktijk dat een onderwijsinstituut pas overgaat op publicatie naar het internet wanneer alle cursussen en programma’s gereed zijn. Via de website van het lopende studiejaar blijven de studiegidsen van maximaal drie voorgaande studiejaren bereikbaar. De redacties kunnen zelf bepalen wanneer zij hun papieren studiegidsen naar de drukker sturen, maar ook voor deze publicaties geldt dat zij voor 1 juli beschikbaar moeten zijn.

1.4

Vernieuwen websites De functioneel beheerder kan op ieder gewenst moment nieuwe websites aanmaken. De Nederlandse en de Engelse website worden tegelijkertijd vernieuwd. De websites worden telkens geheel opnieuw aangemaakt. Op de nieuwe website staan alle cursusbeschrijvingen en programmacomposities die op het moment van publiceren op gereed stonden en waarbij was aangegeven dat zij op één of beide websites gepubliceerd moesten worden. Daarnaast worden alle personen bij wie was aangegeven dat zij docent zijn op beide websites gepubliceerd. Zie ook de betreffende paragrafen bij cursussen (vakken), programma’s (opleidingen) en personen. Iedere keer dat de functioneel beheerder een nieuwe Nederlandse en Engelse website aanmaakt, worden de oude websites gearchiveerd.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



8/74


Meertaligheid Van een cursus of programma kunnen meerdere beschrijvingen gemaakt worden in verschillende talen. Op dit moment kan uitsluitend gekozen worden uit Engels en Nederlands. Op verzoek van de redacties kan de functioneel beheerder hier talen aan toevoegen. De UvA studiegids kent zoals gezegd (web-)publicaties in het Engels en in het Nederlands. Hieronder staan vier vuistregels voor het publiceren van vak- en opleidingsbeschrijvingen op de Nederlandse en/of Engelse website. In de regels wordt gerefereerd aan cursusbeschrijvingen (vak), zij gelden echter ook voor programmabeschrijvingen (opleiding).

Regel 1:

Publiceer Engelstalige cursusbeschrijvingen, wanneer voor de betreffende de cursus geen Nederlandstalige beschrijving voorhanden is, ook op de Nederlandse site. Reden: Cursussen zijn in de regel ook voor Nederlandstalige studenten toegankelijk. Wanneer een cursus uitsluitend op de Engelse site gepubliceerd wordt, is hij niet te vinden voor de studenten die de Nederlandse site als ingang hebben gekozen.

Regel 2:

Wanneer van een cursus zowel een beschrijving in het Nederlands als in het Engels beschikbaar is, de Engelse beschrijving op de Engelse site publiceren en de Nederlandse beschrijving op de Nederlandse site. Reden: Zo krijgt iedere bezoeker de tekst die voor hem of haar het prettigste leesbaar is.

Regel 3:

Publiceer Nederlandstalige cursusbeschrijvingen uitsluitend op de Nederlandse en dus niet op de Engelse site. Reden: De Engelse website heeft als doelgroep niet-Nederlandstalige studenten. Nederlandstalige beschrijvingen zijn niet te doorgronden voor niet-Nederlandstalige bezoekers.

Regel 4:

Maak van een cursus die alleen in het Nederlands is beschreven, maar ook toegankelijk is voor niet-Nederlandstalige studenten, een extra Engelse beschrijving en publiceer deze op de Engelse site. Reden: zo vinden ook niet-Nederlandstalige studenten de informatie over het studieaanbod dat voor hen toegankelijk is.

NB Meertaligheid betreffende cursusreferenties en programmareferenties wordt uitgebreid uitgelegd in de paragrafen over cursus- en programmareferenties. 1.6

Informatie-eenheden De informatie in de UvA Studiegids bestaat uit vijf verschillende content-typen oftewel informatie-eenheden: Cursusinformatie Informatie in een bepaalde taal over een cursus, deze informatie van een cursus kan direct naar het internet gepubliceerd worden en via een cursuslijst in een boekpublicatie. Contactgegevens


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



9/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Contactgegevens van personen en instanties. Contactgegevens van een docent worden op het internet gepubliceerd. Via een contactlijst kunnen contactgegevens, al dan niet van een docent, in een boek gepubliceerd worden. Herbruikbare tekst Een herbruikbare tekst is een sectie met teksten en eventueel subsecties, die in andere informatie-eenheden hergebruikt kan worden. Herbruikbare teksten worden uitsluitend gepubliceerd wanneer zij onderdeel uitmaken van studiegidsen of benoemde herbruikbare teksten. Benoemde herbruikbare teksten zoals Programma’s OER’en en Studieschema’s Benoemde herbruikbare teksten verschillen van gewone herbruikbare teksten doordat ze als zichzelf op het internet gepubliceerd kunnen worden. De UvA Studiegids bevat de volgende benoemde herbruikbare teksten: programma’s (opleidingen), OER’en en studieschema’s. Studiegidsen Studiegidsen zijn bedoeld voor het realiseren van papieren publicaties. Ze worden niet gepubliceerd op het internet. 1.7

Redacties Redacties beheren hun eigen informatie-eenheden en hebben de mogelijkheid om deze te gebruiken in verschillende publicaties. Zo kan een beschrijving van een programma worden opgenomen in meerdere studiegidsen en gepubliceerd worden op één of beide websites. Daarnaast hebben redacties de mogelijkheid om informatie-eenheden van andere redacties op te nemen in hun boekpublicatie oftewel studiegids.

1.8

Autorisatie De UvA Studiegids kent zes rollen: functioneel beheerder, eindredacteur, redacteur, cursusredacteur, workflow redacteur en gast. Iemand is niet zomaar eindredacteur, redacteur of cursusredacteur, maar altijd in de context van een redactie.

1.8.1

Gast De gast behoort meestal tot de redactie gast. De gast heeft standaard uitsluitend toegang tot:

het previewmenu,

het scherm ‘Werklijst docent’ in het workflowmenu.

Het beheermenu en daarin het scherm om de redactie te kiezen.

Het functioneel beheer kan de gast tevens lid maken van een of meer andere redacties dan ‘gast’ omdat daarmee de gast toegang krijgt tot:

1.8.2

het scherm ‘Preview studiegids’ in het previewmenu. De gast kan de studiegids(en) van de redactie voorbekijken.

Workflowredacteur De workflowredacteur heeft toegang tot dezelfde schermen als de gast. Daarnaast heeft de workflowredacteur toegang tot:


het scherm ‘Werklijst redacteur’ in het workflowmenu.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



10/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Let op: om een systeemgebruiker onderdeel te maken van een workflowredactie moet deze gebruiker expliciet de rol workflowredacteur van de bijbehorende redactie hebben gekregen door de functioneel beheerder. 1.8.3

Cursusredacteur De cursusredacteur heeft toegang tot dezelfde schermen als de workflowredacteur. Daarnaast heeft de cursusredacteur toegang tot:

1.8.4

het scherm ‘Cursusbeschrijvingen’ in het hoofdmenu ‘Vak & Cursus’.

Redacteur De redacteur heeft toegang tot dezelfde schermen als de cursusredacteur. Daarnaast mag de redacteur: in het hoofdmenu ‘Vak & cursus’

in het hoofdmenu ‘Programma’

herbruikbare teksten invoeren in het scherm ‘Herbruikbare tekst’

in het hoofdmenu ‘Contactgegeven’

1.8.5

programma’s onderhouden via het menu-item ‘Programma’ , studieschema’s onderhouden via het menu-item ‘Studieschema’s’ , OER’en onderhouden via het menu-item ‘OER’ ,

in het hoofdmenu ‘Studiegids’

vakken en cursussen onderhouden via de menu-items ‘Vak’ en ‘cursus’, cursuslijsten samenstellen via het menu-item ‘Cursuslijst’, cursusbeschrijvingen controleren via het menu-item ‘Cursusbeschrijving controleren’,

gegevens van personen en instanties wijzigen in het scherm ‘Persoon (Multi)’, contactgegevens van personen en instanties wijzigen in het scherm ‘Contactgegeven (Multi)’, Contactlijsten samenstellen via het menu-item ‘Contactlijst’.

Eindredacteur De eindredacteur heeft toegang tot dezelfde schermen als de redacteur en mag daarenboven:


studiegidsen samenstellen via het menu-item ‘Studiegids’ in het hoofdmenu ‘Studiegids’,

personen en contactgegevens invoeren via het menu-item ‘Persoon & contact’ in het hoofdmenu ‘Contactgegeven’,

workflow redacties aanmaken via het menu-item ‘Workflow redactie’ in het hoofdmenu ‘Workflow’,

cursusbeschrijvingen toekennen aan workflowredacties via het menu-item ‘Cursusbeschrijvingen toekennen’ in het hoofdmenu ‘Workflow’.

studiegidsen publiceren via het menu-item ‘Studiegids publiceren’ in het hoofdmenu ‘Beheer’,

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



11/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum 1.8.6

1.9

Functioneel beheerder De functioneel beheerder mag alles wat de eindredacteur mag en heeft toegang tot alle redacties.

Daarnaast is de functioneel beheerder verantwoordelijk voor de stamgegevens, waaronder: gebruikers, autorisaties, redacties, talen, vakverzorgende eenheden, programmaprefixen, administratiecodes en organisatieonderdelen.

Ook het publiceren van de website hoort tot de competentie van de functioneel beheerder.

Functionele ondersteuning Voor vragen en opmerkingen kunt u terecht bij het functioneel beheer. Het functioneel beheer zorgt onder andere voor het onderhouden van stamgegevens en autorisatie van redactieleden. Het functioneel beheer is ook verantwoordelijk voor het publiceren van de websites. Hij kan ieder jaar een nieuwe website publiceren en deze op regelmatige tijden verversen. Het verversen van de websites gebeurt op verzoek van de redacties. Het functioneel beheer is te bereiken via [email protected].

1.10

URL’s en e-mailadressen

1.10.1

Studiegids productie-omgeving Website UvA Studiegids: http://studiegids.uva.nl Invoer UvA Studiegids: http://studiegids.beheer.uva.nl

1.10.2

Studiegids acceptatie-omgeving Deze omgeving staat de beginnende studiegidsredacteur ter beschikking om bekend en vertrouwd te raken met de applicatie. In deze omgeving kunnen de verschillende onderdelen worden uitgeprobeerd zonder gevolgen voor de productieomgeving. Ook de gevorderde redacteur heeft natuurlijk toegang. U dient zich wel te realiseren dat uiteindelijk niets van wat hier wordt uitgevoerd behouden blijft want met regelmaat wordt de inhoud overschreven met ‘verse’ data uit de productieomgeving. De gegevens uit de acceptatieomgeving worden niet voor het algemene publiek gepubliceerd. Website UvA Studiegids Acceptatie: http://mercator.ic.uva.nl:9000/sgs/WebSite_nl Invoer UvA Studiegids Acceptatie: http://mercator.ic.uva.nl:9000/udo/StartUdo.do

1.10.3

Servicepagina’s Servicepagina Studiegids: http://www.medewerker.uva.nl/spweb/object.cfm/objectid=48199D7D-286F-46FF-954556F47CABA5F5 UvAweb Service pagina: http://www.cms.uva.nl/communicatie_services/object.cfm?objectid=9CCC7061AA87-4165-9B6A6397CEA2F695 Huisstijlgids: http://www.medewerkers.uva.nl/huisstijl.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



12/74


E-mailadressen E-mailadres functioneel beheer Studiegids: [email protected] E-mailadres servicedesk Informatiseringscentrum: [email protected]


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



13/74


Terminologie De UvA werkt met afgesproken terminologie en spelling om de begrijpelijkheid van de communicatie optimaal te houden. Voor meer informatie kunt u kijken op: http://www.medewerkers.uva.nl/huisstijl. Wilt u overleg met een communicatiemedewerker bel of mail dan met de Dienst Communicatie, telefoon: 020-525 2883. Of met uw eigen communicatieafdeling.

2.1

Naamgevingsconventies In het Nederlands krijgen de eerste woorden van de typeaanduiding (het prefix) en het eerste woord van de inhoudelijke naam van het programma een hoofdletter. In het Engels krijgen alle woorden een hoofdletter. Bijvoorbeeld:

2.2

Bachelor Algemene geschiedenis;

Duale master Europese studies;

Professional Master’s in Preservation and Presentation;

Research Master’s in Logic, Language and Argumentation.

Belangrijke begrippen in de UvA Studiegids Vak

Een vak is een onderwijsonderdeel waarin een student tentamen kan afleggen om zodoende een aantal studiepunten te verdienen. Vakken worden geregistreerd in ISIS. De gegevens van vakken in de UvA Studiegids dienen gelijk te zijn aan de gegevens over deze vakken in ISIS. De Studiegids bevat in principe alleen die vakken uit ISIS die gepubliceerd dienen te worden op internet en/of met een papieren studiegids. Vanaf mei 2006 is ‘vak’ de term die gebruikt wordt in de digitale studiegids voor zoeken en beschrijving. Het betekent daar dan ook de cursusbeschrijvingen.

Cursus

Een cursus is een middel om kennis te vergaren en met goed gevolg een tentamen af te leggen in een vak. Cursussen zijn veelal onderdeel van een programma. Een cursus kan meerdere keren per jaar gegeven worden. In dat geval valt een cursus in meerdere perioden.

Programma

Een programma is een samenhangend geheel van cursussen en andere studieonderdelen, dat los van andere programma’s gecommuniceerd wordt. Programma’s vallen uiteen in twee hoofdgroepen: opleidingen en overige programma’s. Opleidingen zijn programma’s die leiden tot een wettelijk erkend diploma. Voorbeelden van opleidingen zijn Doctoraal, Bachelor en Master. De overige programma’s zijn schakelprogramma’s, minoren en overige programma’s. Vanaf mei 2006 wordt de term ‘programma’ niet in de digitale studiegids gebruikt maar ‘opleiding’. Daaronder kan al het andere ook gezocht worden. Voor minor is daarnaast ook een apart zoekscherm geboden.


Opleiding

Zie programma.

Studieschema

Schema waarin de studieonderdelen, waaronder cursussen, van een programma per jaar en semester geordend worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



14/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum OER

De Onderwijs-, en examenregeling is een juridisch document waarin de rechten en plichten van een student met betrekking tot een opleiding beschreven zijn. Het OER moet worden vastgesteld door de decaan.

Sectie

Titel van een subboek, hoofdstuk, paragraaf etc.

Compositie

Geheel van titels, teksten en herbruikbare elementen die gezamenlijk een doorlopende tekst vormen. Herbruikbare teksten, OER’en, programma’s en studieschema’s zijn composities.


Node

Onderdeel van een compositie herkenbaar aan een vierkantje met daarin een plaatje dat de inhoud van het vierkantje symboliseert.

Vak verzorgende eenheid

Organisatieonderdeel dat cursussen verzorgt.

Onderwijsinstituut

Organisatieonderdeel dat cursussen en programma’s aanbiedt. Een onderwijsinstituut is verantwoordelijk voor het onderwijs dat zij aanbiedt en staat garant voor de kwaliteit.

Redactie

Eén of meer redacteuren die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor één of meer studiegidsen.

Herbruikbare elementen

Lijsten of composities die in andere composities kunnen worden opgenomen. Herbruikbare elementen zijn: Herbruikbare teksten; Programma’s; OER’en; Studieschema’s; Cursuslijsten en Contactlijsten.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



15/74


Techniek van de invoerapplicatie De invoerapplicatie is gebouwd met technologie die breed in de markt gedragen wordt: SQL, JAVA en XML. Bij de ontwikkeling is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van open source en best-practices, in de java wereld ook wel frameworks genoemd.

3.1

3.2

Algemene eigenschappen Taal

De invoerapplicatie gedraagt zich als de Nederlandse website. De labels en beschrijvingen in de invoer applicatie zijn bijvoorbeeld in het Nederlands.

Zoeken

Bij het zoeken kan gebruik gemaakt worden van zogenaamde wildcards. De wildcard van de UvA Studiegids = ‘%’.

Identificatie regel

Bovenin de applicatie direct onder de menubalk staan het studiejaar, de naam van de gebruiker en de redactie waarvoor de gebruiker is ingelogd.

Informatieve mededelingen

Informatieve mededelingen van de applicatie aan de gebruiker, zoals ‘Transactie geslaagd’ worden direct onder de identificatieregel getoond en zijn groen van kleur.

Foutmeldingen

Foutmeldingen van de applicatie aan de gebruiker, zoals ‘Emailadres is verplicht’ worden direct onder de identificatieregel getoond en zijn rood van kleur.

Radioknop

Reeks knoppen waarvan er slechts één aangevinkt kan worden.

Groene velden

Groene velden geven aan dat de informatie in deze velden taalspecifiek is.

Back knop in de browser

Het gebruik van back knop van de browser leidt tot een foutmelding. Gebruik de back-knop dus niet. Drukt u de back knop toch in dan kunt u via refresh en ook terugkeren in de applicatie.

Verwijderen tijdelijke Internet-bestanden

Een aantal geregeld voorkomende foutmeldingen kunnen worden opgelost door in de browser de tijdelijke internetbestanden en de bestanden in de geschiedenismap te verwijderen.

Browser De invoerapplicatie van de UvA Studiegids werkt uitsluitend op een PC met Internet Explorer 5.5 of hoger.

3.3

Lijsten met waarden Lijsten met waarden worden gebruikt om objecten zoals cursussen, programma’s en docenten uit een lijst te selecteren. Iedere lijst met waarden heeft naast andere zoekcriteria een zoekcriterium Redactie, OWI of Organisatieonderdeel. Is in een lijst met waarden voor een Redactie, OWI of Organisatieonderdeel gekozen dan zal deze Redactie, OWI of Organisatieonderdeel in de eerst volgende aanroep van een lijst met waarden al ingevuld zijn als zoekcriterium.

3.4

Installatie X-opus Om X-opus te kunnen gebruiken dient de library MSXML4 geïnstalleerd te worden. Deze library van microsoft zorgt ervoor dat de browser ‘Microsoft Internet Explorer’ overweg kan met XML. Om deze library op een computer te installeren moet u beheerder (administrator) zijn van uw computer.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



16/74


Inloggen De invoerapplicatie is beschikbaar via het internet en niet werkplek gebonden. Inloggen op de UvA Studiegids gebeurt in de regel met het UvAnetId en wachtwoord. Niet iedereen met een UvAnetId is geautoriseerd om in te loggen op de UvA Studiegids. Wanneer een gebruiker geen toegang heeft kan hij/zij bij de functioneel beheerder toegang aanvragen. Wanneer het autorisatieniveau hoger moet zijn dan ‘Gast’ dient de aanvraag ingediend te worden door een eindredacteur. Gebruikers die geen UvAnetId hebben kunnen een aparte autorisatie voor de UvA Studiegids krijgen. Zij ontvangen een inlognaam en wachtwoord van het functioneel beheer.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



17/74


Vakken onderhouden Vakinformatie is informatie waarvoor ISIS het bronsysteem is. Op dit moment is er geen interface tussen ISIS en de UvA Studiegids. De ISIS gegevens zullen dus handmatig in de UvA Studiegids onderhouden moeten worden. In principe is vakinformatie statische informatie die door de jaren heen gelijk kan blijven. In opeenvolgende jaren, maar ook in één en hetzelfde jaar kunnen verschillende cursussen gegeven worden die invulling geven aan een en hetzelfde vak. Deze cursussen kunnen van elkaar afwijken qua inhoud, periode, docenten enz. De vakinformatie komt in de studiegids en op de websites terecht wanneer een cursusbeschrijving gepubliceerd wordt. Een uitzondering zijn de vaktitels. Deze hebben uitsluitend betekenis binnen de applicaties ISIS en het invoergedeelte van de UvA Studiegids. In plaats daarvan wordt de cursustitel gepubliceerd. In de regel zullen de titels van cursussen gelijk zijn aan de titel van het vak waaraan ze invulling geven, ze kunnen echter afwijken. Sinds mei 2006 is ‘vak’ de algemene term voor cursussen en vakken in het raadpleeggedeelte van de digitale gids. In het invoergedeelte blijft het onderscheid tussen vak en cursus ongewijzigd bestaan.

4.1

Nieuw vak aanmaken Om een nieuw vak in te voeren dienen de volgende stappen gezet te worden:

Selecteer de hoofdmenuoptie ‘Vak & Cursus’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande vakken te vinden, en waarin een knop ‘Vak toevoegen’ beschikbaar is.

Druk op de knop ‘Vak toevoegen’.

De applicatie navigeert naar een scherm waarin u de gegevens van een vak kunt invoeren. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

Selecteer een Onderwijsinstituut uit de lijst met onderwijsinstituten, in deze lijst worden uitsluitend de onderwijsinstituten getoond waar u toegang toe heeft, en voer de overige gegevens in. Om de gegevens te bewaren druk op de knop ‘Opslaan’.

Een vak kan meerdere titels en vakverzorgende eenheden hebben. In de praktijk heeft een vak maximaal twee titels omdat in ISIS uitsluitend een Nederlandse en een Engelse titel opgegeven kunnen worden. Voor de UvA Studiegids kunt u in alle gevallen volstaan met één titel, aangezien de titel van een vak niet gepubliceerd wordt.

Een vakbeschrijving of een vakverzorgende eenheid kan uit het vak verwijderd worden door de checkbox onder ‘Verwijderen’ aan te vinken. Nadat u op ‘Opslaan’ heeft gedrukt wordt de titel of vakverzorgende eenheid verwijderd.

NB de lijst met vakverzorgende eenheden kan worden uitgebreid. Dien hiertoe een verzoek in bij de functioneel beheerder. Om de cursussen aan te maken bij het vak druk op de knop ‘Cursussen bij vak’. In het scherm waar u naar toe navigeert, kunt u cursussen bij het vak aanmaken, verwijderen en bewerken. 4.2

Vak wijzigen Om een bestaand vak te wijzigen dienen de volgende stappen gezet te worden:


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



18/74


Selecteer de hoofdmenuoptie ‘Vak & Cursus’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande vakken te vinden.

Voer selectiecriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. In de lijst met onderwijsinstituten worden uitsluitend de onderwijsinstituten getoond waar u toegang toe heeft. Nadat u op ‘Zoeken’ heeft gedrukt verschijnt een lijst met zoekresultaten.

Selecteer één van de vakken in de lijst met zoekresultaten door in de radioknop voor de cursussen te klikken. De knoppen ‘Cursussen bij vak’, ‘Vak bewerken’ en ‘Verwijderen’ worden nu actief.

Druk op de knop ‘Vak bewerken’.

Het scherm ‘Vak bewerken’ wordt nu getoond.

U kunt nu de bestaande gegevens wijzigen of aanvullen. Om de gewijzigde gegevens te bewaren druk op de knop ‘Opslaan’.

Een vak kan meerdere titels en vakverzorgende eenheden hebben. In de praktijk heeft een vak maximaal twee titels omdat in ISIS uitsluitend een Nederlandse en een Engelse titel opgegeven kan worden. Voor de UvA Studiegids kunt u in alle gevallen volstaan met één titel, aangezien de titel van een vak niet gepubliceerd wordt.

Om een vakbeschrijving of een vakverzorgende eenheid uit een vak te verwijderen dient de checkbox onder ‘Verwijderen’ aangevinkt te worden. Nadat u op ‘Opslaan’ heeft gedrukt wordt de aangevinkte vakbeschrijving of vakverzorgende eenheid verwijderd. 4.3

Vak verwijderen Om een bestaand vak te verwijderen dienen de volgende stappen gezet te worden:


Selecteer de menuoptie ‘Vak & cursus’. De applicatie toont een scherm waarin een waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande vakken te vinden.

Voer selectiecriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. In de lijst met onderwijsinstituten worden uitsluitend de onderwijsinstituten getoond waar u toegang toe heeft. Nadat u op ‘Zoeken’ heeft gedrukt verschijnt een lijst met zoekresultaten.

Selecteer een van de vakken in de lijst met zoekresultaten door in de radioknop voor het vak te klikken. De knoppen ‘Cursussen bij vak’, ‘Vak bewerken’ en ‘Verwijderen’ worden nu actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’ en het vak wordt verwijderd.

Wanneer bij het vak cursussen horen kan het vak niet worden verwijderd. Om de cursussen te verwijderen druk op de knop ‘Cursussen bij vak’. In het scherm waar u naar toe navigeert kunt u cursussen bij het vak aanmaken, verwijderen en bewerken.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



19/74


Cursussen onderhouden en publiceren op het internet In dit hoofdstuk wordt het onderhouden van cursusinformatie en het publiceren van cursusbeschrijvingen naar het internet in detail toegelicht. In de volgende hoofdstukken zal het plaatsen van cursusbeschrijvingen in cursuslijsten en het plaatsen van de lijsten in een gids behandeld worden. Cursusbeschrijvingen in de papierengids en op de website zijn gelijk van inhoud en structuur. In beide gevallen bestaat de beschrijving uit twee onderdelen, een tabel met daarin de belangrijkste eigenschappen van een cursus en daaronder een aantal grotere tekstblokken met vaste labels. Deze tekstblokken worden in de tekstverwerker aangemaakt. Een cursusbeschrijving beslaat doorgaans circa één boekpagina. In de website UvA Studiegids en in de papieren studiegidsen worden uitsluitend de eigenschappen en teksten getoond die een waarde hebben. Labels zonder tekst worden dus niet getoond. Cursussen kunt u op twee manieren aanmaken en wijzigen. Indien het vak reeds bestaat is de snelste manier om een cursus aan te maken via de menuoptie ‘Cursus’ in het ‘Vak & cursus’ menu. De tweede manier is via de menuoptie ‘Vak’ in het ‘Vak & cursus’ menu. Deze route is het snelste wanneer een cursus moet worden aangemaakt waarvan het vak nog niet is ingevoerd. Voor het wijzigen van een cursus is de menuoptie ‘Cursus’ altijd het snelste. Een cursus moet minimaal in één taal worden beschreven. Hieronder zijn de stappen uitgewerkt voor de werkwijze via de menuoptie ‘Cursus’.

5.1

Nieuwe cursus aanmaken


Selecteer de menuoptie ‘Cursus’ in het ‘Vak & cursus’ menu. De applicatie toont een scherm waarin een waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursussen te vinden en waarin een knop ‘Cursus toevoegen’ beschikbaar is.

Druk op de knop ‘Cursus toevoegen’. De applicatie toont een scherm waarin u de gegevens van een cursus kunt invoeren bij het vak dat u geselecteerd heeft. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

De eerste stap is met de knop ‘Taalversies’ de taal selecteren waarin u een beschrijving wilt aanmaken. Vervolgens kunt u de overige gegevens invoeren. Een cursus kan pas bewaard worden wanneer titel en taal zijn ingevoerd.

Let op: de knop opslaan wordt pas actief nadat titel en taal zijn ingevoerd

Let op: wanneer een taal wordt geselecteerd nadat andere gegevens zijn ingevoerd bent u deze gegevens weer kwijt.

Selecteer vervolgens een vak.

Met checkbox ‘Gereed’ geeft u aan of de cursus gereed is voor publicatie op het internet en in de studiegids.

Met checkbox ‘Publiceer op Engelse site’ en ‘Publiceer op Nederlandse site’ geeft u aan of de cursus, wanneer deze gereed is, gepubliceerd moet worden op de Engelse en/of de Nederlandse site.

Een cursus kan meerdere docenten hebben en in meerdere perioden vallen.

Met de knoppen ‘Kies’ kunt u docenten en inlichtingen selecteren in zogenaamde lijsten met waarden.

Om inlichtingen, docent en/of een periode te verwijderen dient de bijbehorende checkbox ‘Verwijderen’ aangevinkt te worden. Nadat u op opslaan heeft gedrukt

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



20/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum wordt de docent en/of de periode waarvan de checkbox ‘Verwijderen’ was aangevinkt verwijderd. 5.1.1

Cursusbeschrijving bewerken in X-opus Wanneer de cursusbeschrijving is opgeslagen kunnen de tekstblokken voor deze cursusbeschrijving ingevoerd of bewerkt worden.

Druk in het scherm waarin u een cursus kunt invoeren of wijzigingen op de knop ‘Tekst bewerken’.

De applicatie opent een nieuw venster met daarin de tekstverwerker X-opus.

Per kopje kunt u nu de teksten ingeven. Onder de kopjes ‘Opmerkingen studielast’ en ‘Opmerkingen docenten’ kunt u slechts teksten invoeren. Onder het kopje ‘Ingangeis’ kunt u naast teksten ook verwijzingen naar cursussen toevoegen. De reden voor deze beperkingen is dat deze teksten in een tabel getoond worden. Onder de andere kopjes beschikt u over uitgebreidere tekstverwerkingsmogelijkheden.

In ingangseis dienen uitsluitend harde ingangeisen opgenomen te worden. Voor aanbevolen voorkennis is een apart kopje beschikbaar.

Let op: Om aan te geven dat een cursus uitsluitend toegankelijk is voor studenten van een bepaalde opleiding de volgende tekst gebruiken: ‘Bij overinschrijving voor deze cursus krijgen studenten van het onderwijsinstituut of opleiding X voorrang’. Hardere formuleringen zijn wettelijk niet toegestaan.

De tekstverwerker wordt uitgebreider besproken in een volgend hoofdstuk. 5.1.2

5.2

Taalversies beheren oftewel cursusbeschrijvingen toevoegen aan een bestaande cursus Een cursus kan in meerdere talen beschreven worden. Per taalversie oftewel cursusbeschrijving kunt u aangeven op welke website deze gepubliceerd moet worden. De taalafhankelijke velden hebben een groene kleur.

Met de knop ‘Taalversies’ kan een taalversie worden toegevoegd of verwijderd.

Voor iedere taalversie die is aangemaakt verschijnt een knop in het scherm. Door op de knoppen te klikken kunt u switchen tussen de talen.

Cursus wijzigen Om een cursus te wijzigen, dient u de volgende stappen te zetten:


Selecteer de menuoptie ‘Cursus’ in het hoofdmenu ‘Vak & cursus’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursussen te vinden.

Voer selectiecriteria in om een cursus te vinden en druk op de knop ‘Zoeken’. In de lijst met onderwijsinstituten worden uitsluitend de onderwijsinstituten getoond waar u toegang toe heeft. Nadat u op ‘Zoeken’ heeft gedrukt verschijnt een lijst met zoekresultaten.

Selecteer een van de cursussen in de lijst met zoekresultaten door in de radioknop voor de cursussen te klikken. De knop ‘Cursus bewerken’ wordt nu actief.

Druk op de knop ‘Cursus bewerken’.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



21/74


5.3

5.4

De applicatie toont een scherm waarin u de gegevens van de cursus kunt wijzigen en taalversies kunt toevoegen en verwijderen. Zie verder onder ‘Nieuwe cursus aanmaken’.

Cursus verwijderen

Selecteer de menuoptie ‘Vak & cursus’ in het menu ‘Cursus’. De applicatie toont een scherm waarin een waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursussen te vinden.

Voer selectiecriteria in om een cursus te vinden en druk op de knop ‘Zoeken’. In de lijst met onderwijsinstituten worden uitsluitend de onderwijsinstituten getoond waar u toegang toe heeft. Nadat u op ‘Zoeken’ heeft gedrukt verschijnt een lijst met zoekresultaten.

Selecteer een van de cursussen in de lijst met zoekresultaten door in de radioknop voor de cursussen te klikken. De knop ‘Cursus bewerken’ en ‘Verwijderen’ worden nu actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’. De geselecteerde cursus inclusief alle beschrijvingen wordt verwijderd.

Cursussen publiceren op de websites Wanneer we spreken over het publiceren van een cursus bedoelen we eigenlijk het publiceren van een cursusbeschrijving. Van een cursus kunnen meerdere beschrijvingen gemaakt worden. Bij iedere cursusbeschrijving kan worden aangegeven of deze op de Engelse of Nederlandse site gepubliceerd moet worden. Een cursusbeschrijving wordt uitsluitend gepubliceerd wanneer is aangegeven dat hij gereed is om te publiceren, met andere woorden wanneer de checkbox ‘Gereed’ is aangevinkt. Let op: op een website of in een boek mag van iedere cursus maximaal één beschrijving gepubliceerd worden. Aangezien de website bij iedere update volledig vernieuwd wordt is het noodzakelijk om de checkbox ‘Gereed’ altijd op ‘J’ te laten staan, ook nadat de cursusbeschrijving eenmaal op de website gepubliceerd is. Een cursusbeschrijving die op een website gepubliceerd is mag in principe niet meer van deze website verwijderd worden. Dit geldt ook voor cursussen die geannuleerd zijn. Een annulering kan in het tekstblok ‘Wijzigingen’ toegelicht worden. Dit tekstblok wordt boven aan de webpagina van de cursusbeschrijving getoond.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



22/74


Cursusbeschrijvingen

6.1

Cursusbeschrijvingen wijzigen door cursusredacteuren In het scherm ‘Cursusbeschrijving’ kan een gedeelte van de informatie van een cursusbeschrijving gewijzigd worden. In dit scherm kunnen geen nieuwe cursussen of cursusbeschrijvingen aangemaakt worden. Dit scherm is met name bedoeld voor redactieleden die slechts een beperkt deel van cursusinformatie mogen wijzigen. Maar ook voor redacteuren met meer bevoegdheden is het een veelgebruikte optie om snel toegang te krijgen tot een reeds bestaande cursusbeschrijving.

Selecteer de menuoptie ‘Cursusbeschrijving’ in het menu ‘Vak & cursus’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursusbeschrijvingen te vinden.

Voer selectiecriteria in om een cursusbeschrijving te vinden en druk op de knop ‘Zoeken’. In de lijst met onderwijsinstituten worden uitsluitend de onderwijsinstituten getoond waar u toegang toe heeft. Nadat u op ‘Zoeken’ heeft gedrukt verschijnt een lijst met zoekresultaten.

Selecteer een van de cursusbeschrijvingen in de lijst met zoekresultaten door in de radioknop voor het betreffende vakken te klikken. De knoppen ‘Tekst bewerken’ en ‘Preview’ worden actief.

Met de knop ‘Preview’ kan de cursus in zijn geheel bekeken en geprint worden. Met de knop ‘Tekst bewerken’ kan een de tekstverwerker geopend worden en kan de cursusbeschrijving aangepast worden.

De tekstverwerker wordt uitgebreider besproken in een volgend hoofdstuk. 6.2

Cursusbeschrijvingen previewen In het scherm ‘Preview cursussen’ kan een cursusbeschrijving gepreviewed worden. In dit scherm kunnen geen nieuwe cursussen aangemaakt of cursusbeschrijving gewijzigd worden. Dit scherm is met name bedoeld voor gasten die cursusbeschrijvingen moeten beoordelen. NB In dit scherm kunnen alle cursusbeschrijvingen van alle redacties bekeken worden.


Selecteer de menuoptie ‘Preview cursus’ in het hoofdmenu ‘Preview’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursusbeschrijvingen te vinden.

Voer selectiecriteria in om een cursusbeschrijving te vinden en druk op de knop ‘Zoeken’. In de lijst met onderwijsinstituten worden alle onderwijsinstituten getoond. Nadat u op ‘Zoeken’ heeft gedrukt verschijnt een lijst met zoekresultaten.

Selecteer één van de cursusbeschrijvingen in de lijst met zoekresultaten door in de radioknop voor de cursusbeschrijvingen te klikken. De knop ‘Preview’ wordt actief.

Met de knop ‘Preview’ kan de cursus in zijn geheel, inclusief niet ingevulde labels bekeken en geprint worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



23/74


Cursusbeschrijvingen controleren Deze functionaliteit is gerealiseerd voor het controleren en gereed melden van cursusbeschrijvingen. In dit scherm kan onder andere gezocht worden op wijzigingsdatum. Daarnaast is van iedere cursusbeschrijving een preview beschikbaar en kan, mits de e-mailclient goed geconfigureerd is, direct een e-mail gestuurd worden naar de coördinator van de cursus.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



24/74


Cursuslijst samenstellen Een cursuslijst is een lijst met cursusbeschrijvingen. Het doel van de lijst is om de cursusbeschrijvingen te publiceren in een of meerdere (papieren) studiegidsen. In één studiegids kunnen meerdere cursuslijsten worden opgenomen: bijvoorbeeld een cursuslijst per vakverzorgende eenheid (leerstoelgroep, studierichting, programmagroep etc) of programma. In de applicatie UvA Studiegids kunnen de gebruikers zelf lijsten samenstellen en bepalen in welke volgorde de cursusbeschrijvingen in de lijst getoond moeten worden. De volgorde van cursusbeschrijvingen in de lijst kan beïnvloed worden door het volgnummer van de cursusbeschrijvingen aan te passen. Het volgnummer kan handmatig aangepast worden, maar ook met de knop ‘Op alfabet’. Voor het opnemen van cursuslijsten in een studiegids zie een volgend hoofdstuk. Hieronder wordt ingegaan op het onderhouden van cursuslijsten. Redacteuren kunnen uitsluitend lijsten onderhouden van de redactie waarvoor zij zijn ingelogd.

8.1

Nieuwe cursuslijst aanmaken


Selecteer de menuoptie ‘Cursuslijst’ in het menu ‘Vak & cursus’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursuslijsten te vinden en waarin een knop ‘Lijst toevoegen’ beschikbaar is.

Om een nieuwe lijst in te voeren drukt u op de knop ‘Lijst toevoegen’.

De applicatie toont nu een scherm waarin de gegevens van een cursuslijst ingevoerd kunnen worden. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

Voer eerst de titel en de omschrijving in. Druk op ‘Opslaan’. De cursuslijst is nu aangemaakt.

Nadat de lijst is aangemaakt kunnen cursusbeschrijvingen aan de lijst worden toegevoegd. Druk hiervoor op de knop ‘Cursus toevoegen’.

U navigeert nu naar een scherm ‘Kies cursus’ waarin u cursusbeschrijvingen kunt zoeken, en meerdere cursusbeschrijvingen tegelijkertijd kunt selecteren en toevoegen aan de lijst. U kunt zonder cursusbeschrijvingen toe te voegen aan de lijst terugkeren naar het cursuslijst scherm door op de knop annuleren te drukken.

Voer zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. De knoppen ‘Alles selecteren’, ‘Wis selectie’ en ‘Toevoegen’ worden zichtbaar. Bij het selecteren van contactgegevens voor een bestaande lijst worden de cursusbeschrijvingen die al zijn opgenomen in deze lijst niet getoond in het zoekresultaat.

In het zoekresultaat kunt u cursusbeschrijvingen selecteren door deze aan te vinken. Met de knop ‘Alles selecteren’ worden alle cursusbeschrijvingen geselecteerd. Met de knop ‘Wis selectie’ kan de selectie gewist worden.

Druk op de knop ‘Toevoegen’ om de selectie toe te voegen aan de lijst. Nadat op ‘Toevoegen’ is gedrukt keert u terug in het scherm ‘Cursuslijst bewerken’. De geselecteerde en toegevoegde cursusbeschrijvingen worden onder aan de lijst getoond.

In de cursuslijst is zichtbaar of de cursus op ‘gereed’ is gezet en wanneer de laatste wijziging heeft plaats gevonden. Dit met name praktisch wanneer cursussen van andere redacties worden gebruikt.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



25/74


8.2

8.3

Terug in het scherm ‘Cursuslijst bewerken’ kunt u de volgorde van de cursussen in de lijst handmatig wijzigen door de volgnummers te veranderen of door gebruik te maken van de knop ‘Op alfabet’.

Door cursussen in de lijst voor verwijderen te markeren en vervolgens op de knop ‘Opslaan’ te drukken worden deze cursussen uit de lijst verwijderd.

Cursuslijst wijzigen

Selecteer de menuoptie ‘Cursuslijst’ in het menu ‘Vak & cursus’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursuslijsten te vinden.

Voer selectiecriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’.

Selecteer een van de gevonden lijsten met behulp van de radioknoppen. De knop ‘Lijst bewerken’ worden nu actief.

Druk op de knop ‘Lijst bewerken’. U komt in het scherm ‘Cursuslijst bewerken’. Hier kunt u de gegevens van de lijst wijzigen en cursusbeschrijvingen aan de lijst toevoegen en uit de lijst verwijderen, zoals in de vorige paragraaf beschreven.

Cursuslijst preview Vanuit het zoekscherm kan een lijst gepreviewed worden. Deze preview toont in tegenstelling tot de preview in de compositie-editor de volledige teksten van de cursusbeschrijvingen in de lijst. En in tegenstelling tot de preview van losse cursusbeschrijvingen worden in preview van de lijst uitsluitend de labels getoond waarvoor een waarde is ingevoerd. Zie verder cursuslijst wijzigen.

8.4

Cursuslijst verwijderen


Selecteer de menuoptie ‘Cursuslijst’ in het menu ‘Vak & cursus’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande cursuslijsten te vinden.

Voer selectiecriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’.

Selecteer een van de gevonden lijsten met behulp van de radioknoppen. De knoppen ‘Lijst bewerken’ en ‘Verwijderen’ worden nu actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’. De lijst wordt verwijderd. Wanneer een lijst is opgenomen in een studiegids kan deze lijst niet verwijderd worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



26/74


Workflow cursusbeschrijvingen Bij het verzamelen van cursusinformatie kan een eindredacteur 'WF-redacties' inschakelen. Bijvoorbeeld een WF-redactie per opleiding of één per onderwijsbalie. Een WF-redactie wijst docenten aan die de tekst voor een cursus moeten leveren, keurt de cursusbeschrijvingen goed en overlegt bij problemen of bij te laat opleveren. Het proces is als volgt. De eindredacteur maakt in het scherm ‘Workflow redactie’ WF-redacties aan en geeft aan welke WF-redacteuren onderdeel zijn van de WFredactie. Vervolgens kent hij in het scherm ‘Cursusbeschrijvingen toekennen’ cursusbeschrijvingen toe aan een WF-redactie. Let op: voordat een redacteur kan worden toegevoegd aan een WF-redactie dient hij of zij door de functioneel beheerder te zijn aangemerkt als WF-redacteur voor de betreffende redactie. Als de workflow is gecreëerd kan in het scherm ‘Werklijst redacteur’ een WFredacteur een workflow voor een cursusbeschrijving starten door deze aan een systeemgebruiker, oftewel docent, toe te kennen en aan te geven dat de workflow gestart is. In de ‘Preview origineel’ kan de redactie zien wie als docent (en coördinator) zijn opgegeven bij de ‘oude’ cursusbeschrijving. De startindicator kan niet meer gewijzigd worden. De cursusbeschrijving waarvoor een workflow is opgestart kan buiten de workflow om niet meer gewijzigd worden. Pas nadat de workflow is goedgekeurd komt de cursusbeschrijving weer beschikbaar in de andere schermen. Door op de naam van de systeemgebruiker te klikken kan de WF-redacteur de docent op ieder willekeurig moment een e-mailbericht sturen. Wanneer de workflow gestart wordt krijgt de docent automatisch een e-mail toegestuurd, de redactie ontvangt een kopie van dit bericht. Het subject van het emailbericht is: Cursussen voor de UvA Studiegids De tekst van het e-mailbericht is: In de applicatie UvA Studiegids kunt u de beschrijvingen van uw cursussen bewerken. Ga naar http://studiegids.beheer.uva.nl/ Om de cursusbeschrijvingen te benaderen dient u in te loggen met uw UvAnetId. U kiest vervolgens voor de redactie "Gast". Daarna kiest u in het workflowmenu de optie "Werklijst docent". Met de radioknop vóór de cursus(-sen) selecteert u de cursus die u wilt bewerken. Met de knop "Tekst bewerken" opent u een tekstverwerker waarmee u teksten kunt invoeren en opslaan. U kunt diverse malen terugkeren naar het scherm en de tekst aanpassen. Wanneer u klaar bent geeft u dat aan door de "Klaar" indicator aan te vinken. De docent kan de cursusbeschrijving in het scherm ‘Werklijst docent’ wijzigen en klaar melden. De docent ziet alle cursusbeschrijvingen die aan hem of haar zijn toegewezen, maar alleen de cursusbeschrijvingen die nog niet klaar zijn gemeld, kunnen bewerkt worden. De docent kan door op de link ‘Redactie’ te klikken een e-mail sturen naar de WF-redactie. Deze mogelijkheid blijft beschikbaar ongeacht de staat van de klaarindicator. In het scherm ‘Werklijst redacteur’ kan door het combineren van zoekargumenten bijvoorbeeld gezocht worden op:


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



27/74


Cursussen die wel klaar zijn maar nog niet zijn goedgekeurd.

Alle workflows die nog niet zijn gestart.

Workflows die wel zijn gestart maar nog niet zijn klaar gemeld.

Een WF-redacteur kan een cursusbeschrijving bewerken of klaar melden in het scherm ‘Werklijst redacteur’. Daarnaast kan de WF-redacteur de cursusbeschrijving goedkeuren en afkeuren. Afkeuren gebeurt door de klaar checkbox te un-checken. De cursusbeschrijving komt daardoor weer in de lijst van de docent terecht. Goedkeuren gebeurt door de checkbox goedgekeurd aan te vinken. Goedgekeurde cursusbeschrijvingen komen weer beschikbaar in de reguliere schermen en kunnen niet meer gewijzigd worden via het workflowmenu. 9.1

workflow stapsgewijs

9.1.1

Workflowredactie inrichten Een redactie wordt eenmalig ingericht en kan later worden aangepast als de samenstelling van de redactie is gewijzigd. Er kunnen meerdere redacties worden ingericht.

9.1.2

9.1.3

Ga naar ‘Workflow’ en kies ‘Workflow Redactie’.

Klik op ‘Redactie toevoegen’.

Vul een naam voor de workflowredactie in.

Vul bijvoorkeur een algemeen e-mailadres in. Zorg ervoor dat dit e-mailadres correct is. De UvA mailserver laat geen berichten door waarop een verkeerd emailadres staat zoals als afzender (from) of als ontvanger (to, cc).

Kies ‘opslaan’.

Voeg nu de redactieleden toe, dat zijn de personen die de cursussen onder de docenten gaan verdelen en de correcties van de docenten gaan beoordelen.

Herhaal de bovenstaande stappen als er meer dan één redactie nodig is.

Cursusbeschrijvingen toekennen aan de workflowredactie Dit is een noodzakelijke voorbereidende stap: cursussen moeten eerst aan een redactie worden toegekend voordat zij door een redacteur aan een docent kunnen worden toegewezen. Cursussen die aan een redactie zijn toegekend zijn vanaf dat moment opgenomen in de workflow en kunnen pas weer door een studiegidsredacteur worden bewerkt als de status ‘klaar’ aan de cursus is toegekend.

Ga naar ‘Workflow’ en kies ‘Cursusbeschrijving toekennen’.

Selecteer de gewenste cursusbeschrijvingen. Indien cursusbeschrijvingen worden toegevoegd dan het veld ‘WF redactie’ leeg laten.

Ken de cursusbeschrijvingen aan de gewenste Workflowredactie(s) toe.

Werklijst redacteur Via de werklijst redacteur worden cursussen aan docenten toegekend. Via de werklijst kunnen redacteuren de status van de workflow bewaken. Nadat de docent de cursus heeft bewerkt wordt via de werklijst redacteur het resultaat beoordeeld, teruggestuurd naar de docent of geaccepteerd. Cursussen toewijzen aan docenten


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



28/74


Ga naar ‘Workflow’ en kies ‘Werklijst redacteur’.

Selecteer de gewenste cursusbeschrijving(en).

Selecteer onder het kopje ‘docent’ de docent die de cursusbeschrijving moet beoordelen.

Vink de checkbox ‘start’ aan van de te bewerken cursusbeschrijving(en). Aan de docent wordt nu een e-mail verstuurd.

Door docenten gecorrigeerde cursussen beoordelen

9.1.4

Ga naar ‘Workflow’ en kies ‘Werklijst redacteur’.

Selecteer cursussen, bijvoorbeeld alle cursussen met de status klaar.

Door bij een cursus op de ‘radiobutton’ aan de linkerkant te klikken komt zowel de door de docent bewerkte tekst als het origineel beschikbaar. Deze kunnen tegelijkertijd naast elkaar geopend worden zodat beide versies vergeleken kunnen worden.

Als de door de door de docent aangebracht wijzigingen akkoord worden bevonden kan de status ‘goed’ worden toegekend. De cursusbeschrijving wordt dan meteen weer vrijgegeven voor verdere bewerking door de studiegidsredactie. Vanaf dit punt zijn in Preview de gemaakte wijzigingen zichtbaar.

Als de door de docent aangebrachte wijzigingen niet akkoord worden bevonden moet op het vinkje in de checkbox onder ‘klaar’ worden geklikt. De cursus verschijnt nu weer in de werklijst van de docent. De docent ontvangt hierover géén automatisch mailbericht de redacteur moet hierover zelf direct contact opnemen met de docent.

Werklijst docent, cursusbeschrijving bewerken De eerste keer dat een cursusbeschrijving wordt geopend wordt Xopus in de Internet Explorer geïnstalleerd. Workflow werkt niet met een andere browser.


De docent logt in met zijn UvAnetID met bijbehorend wachtwoord, dan wel voor niet UvA docenten een door het functioneel beheer verstrekt inlognaam en wachtwoord combinatie.

Kies de redactie Gast.

Kies ‘Workflow’.

Kies ‘Werklijst docent’.

De toegekende cursus(sen) worden in een lijst gepresenteerd.

Door links in een ‘radiobutton’ voor een cursus te klikken worden de knoppen ‘tekst bewerken’ en ‘opslaan’ actief.

Kies ‘tekst bewerken’. De tekst wordt nu geopend in Xopus en kan worden bewerkt. Na het aanbrengen van wijzigingen moeten deze worden opgeslagen.

Als de docent gereed is met de wijzigingen moet de checkbox onder ‘klaar’ worden aangevinkt en vervolgens ‘opslaan’ worden gekozen. Het statusveld onder ‘klaar’ verandert nu in ‘Ja’.

Via ‘logout’ kan de applicatie worden verlaten.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



29/74


Curusbeschrijving uit Workflow halen / toekennen aan een andere docent Om een cursusbeschrijving uit de workflow te halen moet eerst de status van de workflow op ‘Goed’ gezet te worden. Vervolgens kan de cursusbeschrijving worden verwijderd uit de workflow.

Kies ‘Workflow’, ‘Werklijst redacteur’.

Ken de status ‘Goed’ toe. Als de status ‘Klaar’ nog niet was toegekend dat dient ook deze aangevinkt te worden.

Ga naar ‘Workflow’ en kies ‘Cursusbeschrijving toekennen’. Selecteer de gewenste Workflow redactie. En verwijder achter de naam van de cursus de workflowredactie.

Deze cursus kan nu via ‘Cursusbeschrijvingen toekennen’ opnieuw in de workflow worden opgenomen en aan een andere docent worden toegekend.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



30/74


Programma’s onderhouden In dit hoofdstuk wordt het onderhouden van programma informatie en het publiceren van programmabeschrijvingen naar het internet toegelicht. In de volgende hoofdstukken zal het plaatsen van programmabeschrijvingen in studiegidsen behandeld worden.

10.1

Programmatypen De UvA Onderscheidt de volgende typen programma’s

Bachelors; Masters; Doctoraal; Minors; Schakelprogramma’s en Overige programma’s

Deze typering wordt met name gebruikt als zoekcriterium op de website. 10.2

Prefixen Naast het programmatype kennen we ook de programmaprefix. Deze lijkt op de typeaanduiding maar kan afwijken. De prefixen zijn:

Master; Onderzoeksmaster; Duale master; Bachelor; Doctoraal; Schakelprogramma.

De titel van een programma dient geen aanduiding te bevatten voor het type programma, deze aanduiding wordt geleverd door het prefix. Bij ieder programma kan een prefix gekozen worden. Prefixen zijn niet verplicht maar het gebruik wordt sterk aanbevolen. Prefixen maken het mogelijk om titels van programma’s afhankelijk van de situatie te tonen als bijvoorbeeld:

Bachelor Geschiedenis of Geschiedenis (Bachelor)

Een tweede reden voor het gebruik van prefixen is het afdwingen van een consequente spelling van de typeaanduiding. Bij de functioneel beheerder kunnen nieuwe prefixen aangevraagd worden. 10.3

Wat wordt van een programmabeschrijving getoond Programmabeschrijvingen in de papierengids en op de website zijn gelijk van inhoud en structuur. In beide gevallen bestaat de beschrijving uit twee onderdelen, een tabel met daarin de belangrijkste eigenschappen van een programma en daaronder een tekst. In de tabel worden de eigenschappen getoond die een waarde hebben. Let op: de titel van een programmabeschrijving op de website is de combinatie prefix en titel. De rootnode wordt in de website niet gebruikt. In de papieren gidsen echter worden het prefix en de titel uit de metadata niet gebruikt. In de papieren publicaties wordt de titel van de rootnode gebruikt als titel van de programmabeschrijving.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



31/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Bij bacheloropleidingen staat in de tabel aangegeven aan welke vooropleidingseisen de kandidaat moet voldoen en of er eventuele aanvullende eisen zijn. De vooropleidingseisen worden getoond als een door komma’s gescheiden opsomming van de afkortingen van profielen waarbij de laatste twee profielen gescheiden worden door het woord ‘en’. Wanneer alle profielen toegang geven wordt de tekst ‘alle profielen geven toegang’ getoond. Wanneer er aanvullende eisen zijn wordt na de profielen de tekst ‘met aanvullende eisen’ getoond. Wanneer er geen aanvullende eisen zijn wordt deze tekst niet getoond. Tenslotte heeft de gebruiker de mogelijkheid om aan te geven dat profielen bij een bepaalde bachelor niet van toepassing zijn. De vooropleidingseisen worden in dat geval niet getoond. 10.4

Programma’s publiceren op de websites Wanneer we spreken over het publiceren van een programma bedoelen we eigenlijk het publiceren van een programmabeschrijving. Van een programma kunnen meerdere beschrijvingen gemaakt worden. Bij iedere programmabeschrijving kan worden aangegeven of deze op de Engelse of Nederlandse site gepubliceerd moet worden. Een programmabeschrijving wordt uitsluitend gepubliceerd wanneer is aangegeven dat hij gereed is om te publiceren, doordat de checkbox ‘Gereed’ is aangevinkt. Let op: op een website of in een boek mag van ieder programma slechts één beschrijving gepubliceerd worden. Wanneer een programma gepubliceerd wordt dan worden de bijbehorende studieschema’s automatisch ook gepubliceerd, onafhankelijk van de waarde van de gereed indicatoren van de studieschema’s. Uitsluitend de programma’s waarbij de checkbox ‘Gereed’ is aangevinkt zullen bij de eerstvolgende update van de websites worden gepubliceerd. Eenmaal gepubliceerde programma’s mogen in principe niet verwijderd worden.

10.5

Programma’s publiceren in een boek Programma’s worden gepubliceerd in een studiegids door ze als herbruikbaar element op te nemen.

10.6

Dag/avond en voltijd/deeltijd Dag/avond en voltijd/deeltijd zijn verschillende grootheden. Een programma van de UvA is in de regel een dagprogramma. Gebruik de aanduiding ‘avond’ alleen als de studie in zijn geheel in de avonduren is te volgen. Wanneer een aantal of alle cursussen uitsluitend overdag gevolgd kan worden dan is het een dagprogramma.

10.7

Cursussen bij programma’s Door aan te geven dat een cursussen bij een programma hoort krijgt de cursus zowel op de website als in het boek een verwijzing naar dit programma. Neem, als vuistregel, alle cursussen die verplicht zijn of een verplicht keuzeonderdeel zijn op in het programma. In de lijst met waarden worden uitsluitend de cursussen getoond die nog geen onderdeel zijn van het programma.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



32/74


Structuur van de tekst De structuur van de teksten wordt gemaakt met de compositie-editor en de teksten zelf met de teksteditor X-opus. De werking van de compositie-editor en de teksteditor staan uitgelegd in een volgend hoofdstuk. De redacties zijn in principe vrij in het structureren van de teksten. Het streven is echter om de UvA Studiegids eenvoudig toegankelijk te maken voor bezoekers. Daarom zijn er afspraken gemaakt voor de indeling van de teksten bij een programma. Hieronder worden de afspraken per programmatype opgesomd. Tussen haakjes staat de Engelse term. Alle programma’s hebben de hoofdstukken Toelatingseisen (of vooropleidingseisen), Inhoud, Programma en Overige informatie gemeen. In het hoofdstuk Programma worden de Studieschemacomposities opgenomen als onderdeel van de tekst.

Programma

Indeling van de teksten NL

Indeling van de teksten UK

Bachelor

Vooropleidingseisen

Admission requirements

Inhoud

Contents

Programma

Programme

Doorstroommogelijkheden

Perspectives

Keuzeruimte

Electives

Overige informatie

Additional information

Toelatingseisen


Inhoud

Contents

Programma

Programme

Toekomstperspectief

Career prospects

Overige informatie


Toelatingseisen


Inhoud

Contents

Programma

Programme

Overige informatie


Toelatingseisen


Inhoud

Contents

Master

Minor

Schakelprogramma

Overige programma’s

10.9

Programma

Programme

Overige informatie


Toelatingseisen


Inhoud

Contents

Programma

Programme

Overige informatie


Schakelprogramma’s Neem Schakelprogramma’s net zoals bachelors en masters op als aparte programma’s zodat ze op het internet gevonden kunnen worden.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



33/74


10.11

Nieuw programma aanmaken

Selecteer de menuoptie ‘Programma’ in het menu ‘Programma’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande Programma’s te vinden en waarin een knop ‘Prog. toevoegen’ beschikbaar is.

Druk op de knop ‘Prog. toevoegen’. U komt in een scherm waarin u de metagegevens van het programma kunt invoeren. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

De eerste stap is met de knop ‘Taalversies’ de taal selecteren waarin u een beschrijving wilt aanmaken. Vervolgens kunt u de overige gegevens invoeren. Een programma kan pas bewaard worden wanneer titel en taal zijn ingevoerd.

Let op: de knop opslaan wordt pas actief nadat titel en taal zijn ingevoerd.

Let op: wanneer een taal wordt geselecteerd nadat andere gegevens zijn ingevoerd dan gaan deze gegevens verloren.

Met checkbox ‘Gereed’ geeft u aan of de programmabeschrijving gereed is voor publicatie op het internet en in de studiegids.

Met checkbox ‘Publiceer op Engelse site’ en ‘Publiceer op Nederlandse site’ geeft u aan of de programmabeschrijving, wanneer deze gereed is, gepubliceerd moet worden op de Engelse en/of de Nederlandse site.

Een programma kan meerdere cursussen als verplicht onderdeel of verplicht keuzeonderdeel hebben. Met de knoppen ‘Kies’ kunt u cursussen selecteren in zogenaamde lijsten met waarden.

Om inlichtingen of cursussen te verwijderen dient de bijbehorende checkbox ‘Verwijderen’ aangevinkt te worden. Nadat u op opslaan heeft gedrukt wordt de docent en/of de periode waarvan de checkbox ‘Verwijderen’ was aangevinkt verwijderd.

Druk op de knop ‘Opslaan’ om de gegevens te bewaren. Nadat op ‘Opslaan’ is gedrukt komt de knop ‘Compositie’ beschikbaar.

Druk op de knop ‘Compositie’ om de programmatekst in te voeren. Het gebruik van de compositie-editor en de teksteditor wordt in een apart hoofdstuk uitgelegd.

Taalversies beheren oftewel programmabeschrijvingen toevoegen en verwijderen Een programma kan net zoals een cursus kan in meerdere talen beschreven worden. Per taalversie oftewel per programmabeschrijving kunt u aangeven op welke website deze gepubliceerd moet worden. De taalafhankelijke velden hebben een groene kleur.

10.12

Met de knop ‘Taalversies’ kan een taalversie worden toegevoegd of verwijderd.

Voor iedere taalversie die is aangemaakt verschijnt een knop in het scherm. Door op de knoppen te klikken kunt u switchen tussen de talen. Iedere programmabeschrijving heeft zijn eigen compositie.

Programma wijzigen


Selecteer de menuoptie ‘Programma’ in het menu ‘Programma’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande programma’s te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden programma’s. De knoppen ‘Prog. wijzigen’ en ‘Verwijderen’ worden actief.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



34/74


10.13

Druk op de knop ‘Prog. wijzigen’. U komt in een scherm waarin u programmagegevens kunt aanpassen, taalversies kunt beheren en kunt doorschakelen naar composities.

Het gebruik van de compositie-editor en de teksteditor wordt in een apart hoofdstuk uitgelegd.

Programma verwijderen

Selecteer de menuoptie ‘Programma’ in het menu ‘Programma’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande programma’s te vinden en waarin een knop ‘Prog. toevoegen’ beschikbaar is.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden programma’s. De knoppen ‘Prog. bewerken’ en ‘Verwijderen’ worden actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’. Het programma wordt verwijderd.

Wanneer een van de beschrijvingen van het programma is opgenomen in een studiegids kan het programma niet verwijderd worden.

Selecteer de studiegids en verwijder de betreffende programma-node uit de studiegids compositie.

Wanneer een studieschema in de compositie is opgenomen kan het programma niet worden verwijderd.


Ga naar de programmacompositie en verwijder daar de node(s) studieschema, noteer het ID van het programma.

Ga naar studieschema’s, selecteer het schema op ID en verwijder daar het(de) studieschema('s) die bij het programma horen.

Verwijder nu het programma. De URL die naar dit programma verwijst verdwijnt hiermee ook, dus alle eventuele links hiernaartoe zijn definitief verbroken en moeten eveneens worden verwijderd.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



35/74


Studieschema’s onderhouden Studieschema’s zijn een apart herbruikbaar element omdat de studieschema’s snel en gemakkelijk toegankelijk moeten zijn op de website. Een studieschemacompositie bestaat uit een tekst met daarin een of meer studieschematabellen. In deze studieschematabellen wordt aangegeven welke cursussen een student in een bepaald jaar en semester dient te volgen. Zie voor de studieschematabellen ook het hoofdstuk waarin de werking van de tekstverwerker beschreven wordt. Eventuele inleidende teksten en andere toelichtingen anders dan lijsten met verplichte keuzevakken of minoren zijn geen onderdeel van de tekst in de studieschemacompositie, maar moeten worden opgenomen bij de programmabeschrijving. Op deze manier kan de bezoeker van de website direct een goed overzicht krijgen van zijn studieschema’s. Het is mogelijk een toelichtende tekst direct voor of na een studieschema te plaatsen. Studieschema’s horen altijd bij één specifieke programmabeschrijving en zijn opgesteld in de dezelfde taal als de programmabeschrijving. Voor het maken van studieschema’s wordt dezelfde compositie-editor gebruikt als voor studiegidsen, programma’s, OER’en en herbruikbare teksten. In een studieschema kunnen geen andere herbruikbare elementen worden opgenomen. Redacteuren kunnen uitsluitend studieschema’s maken voor programma’s van de redactie waarvoor zij ingelogd bent. Nadat een studieschema is aangemaakt kan deze worden opgenomen in de lopende tekst van een programmacompositie. Zie hiervoor het hoofdstuk waarin de werking van de compositie-editor wordt toegelicht. Let op: bij ieder programma dient een aparte studieschemacompositie te worden aangemaakt om de studieschema’s direct toegankelijk te maken via het internet.

11.1

Wat wordt van een studieschema getoond Een studieschema heeft geen titel.

11.2

Studieschema’s publiceren op de website De studieschema’s worden op de website altijd getoond bij de programmabeschrijving waar zij bij horen ook als ze niet zijn opgenomen in de lopende tekst. Wanneer de programmabeschrijving niet gepubliceerd is op de Nederlandse of Engelse site, is het studieschema ook niet gepubliceerd en omgekeerd. De gereed indicator van studieschema’s speelt geen rol bij het al of niet publiceren van studieschema’s op de website. Wanneer het studieschema ook is opgenomen in de lopende tekst wordt het schema op de site twee keer gepubliceerd: in de lopende tekst van ‘De studie’ en onder de link ‘Studieschema’ in een tabblad. Dit is in de regel het geval.

11.3

Studieschema’s publiceren in een boek Een studieschema wordt uitsluitend getoond in een boek wanneer een programmabeschrijving waarin de het studieschema is opgenomen als lopende tekst, gepubliceerd is in een boek.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



36/74


Welke informatie bevat een studieschema Een studieschema bevat uitsluitend studieschematabellen met daaronder eventueel lijsten met verplichte keuzevakken. Voor of na een studieschemacompositie kan een inleidende respectievelijk verbindende tekst worden geplaatst.

11.5

11.6

11.7

Nieuw studieschema aanmaken

Selecteer de menuoptie ‘Studieschema’ in het menu ‘Programma’s’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande studieschema’s te vinden en waarin een knop ‘Schema toevoegen’ beschikbaar is.

Druk op de knop ‘Schema toevoegen’. U komt in een scherm waarin u de metagegevens van een studieschema kunt invoeren. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

In het scherm dient een programmabeschrijving geselecteerd te worden met de knop ‘Kies’. Ook het veld zoektitel dient een waarde te hebben.


Druk op de knop ‘Compositie’ om het studieschema zelf in te voeren.

In een compositie voor een studieschema kunnen uitsluitend teksten worden toegevoegd.


Studieschema wijzigen

Selecteer de menuoptie ‘Studieschema’ in het menu ‘Programma’s’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande studieschema’s te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden studieschema’s. De knoppen ‘Metadata’, ‘Compositie’ en ‘Verwijderen’ worden actief.

Druk op de knop ‘Compositie’. U komt in de compositie-editor waarin u Studieschema’s kunt wijzigen. Door op de knop ‘Metadata’ te drukken kunt u de metadata van het studieschema wijzigen.


Studieschema verwijderen


Selecteer de menuoptie menuoptie ‘Studieschema’ in het menu ‘Programma’s’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande studieschema’s te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden studieschema’s. De knoppen ‘Metadata’, ‘Compositie’ en ‘Verwijderen’ worden actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’. Het studieschema wordt verwijderd. Wanneer een studieschema is opgenomen in een programma kan dit schema niet verwijderd worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



37/74


Onderwijs- en examenregelingen onderhouden Een Onderwijs- en Examenregeling (OER) is een juridische tekst waarin voor één of meerdere opleidingen de rechten en plichten van studenten en de onderwijsaanbieder in neergelegd zijn. De teksten die onder de noemer programma worden geproduceerd zijn gebaseerd op de afspraken die zijn vastgelegd in het OER. Alleen opleidingen hebben een OER, alle andere programma’s niet. Voor het maken van OER’en wordt dezelfde compositie-editor gebruikt als voor studiegidsen, programma’s, en herbruikbare teksten. In een OER kunnen geen andere herbruikbare elementen dan herbruikbare teksten en contactlijsten worden opgenomen. Redacteuren kunnen uitsluitend OER’en onderhouden van de redactie waarvoor zij zijn ingelogd.

12.1

Werkwijze In de praktijk komt het voor dat meerdere opleidingen in een OER worden beschreven. Deze OER’en bestaan in de regel uit een algemeen deel en meerdere opleidingsspecifieke delen. Een belangrijke reden voor deze opzet is dat het in het boek niet zinvol is om het algemeen deel voor iedere opleiding in de papieren gids opnieuw af te drukken. De website is echter opleidingsgeoriënteerd en stelt ander eisen aan de opzet van het OER. Op de website is het juist niet zinvol om in het OER de opleiding specifieke delen van andere opleidingen te tonen. Om aan deze verschillende vereisten tegemoet te kunnen komen stellen wij de volgende opzet voor.

Maak voor het algemene deel en voor de opleidingsspecifieke delen afzonderlijke herbruikbare teksten.

Assembleer voor ieder programma het algemeen deel met één opleiding specifiek deel. Geef aan bij welk programma het OER hoort, waardoor het OER bij de opleiding op de website getoond wordt.

Assembleer voor iedere papieren gids waar een OER in opgenomen moet worden het algemeen deel met de opleiding specifiek delen die betrekking hebben op de opleidingen in de gids. Geef bij deze OER niet aan bij welke programma’s die hoort.

Voordeel van deze opzet is dat de verschillende tekstdelen slechts een keer ingetikt hoeven te worden. 12.2

Wat wordt in publicaties getoond van een OER Van een OER wordt uitsluitend de compositie getoond en dus geen metadata. De titel in de metadata wordt gebruikt om de tekst te kunnen herkennen in lijsten. De titel van de rootnode, is de titel die gepubliceerd zal worden.

12.3

OER publiceren op de website Een OER wordt getoond bij de programmabeschrijvingen waartoe het behoort. Wanneer de programmabeschrijvingen niet gepubliceerd worden op de Nederlandse of Engelse site, wordt het OER ook niet gepubliceerd en omgekeerd.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



38/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Daarnaast worden OER’en uitsluitend gepubliceerd op de website wanneer de gereed indicator aangeeft dat het OER gereed is om te publiceren. 12.4

OER publiceren in het boek Een OER wordt uitsluitend getoond in een boek wanneer deze expliciet is opgenomen in dat boek. De paragrafen en subparagrafen van een OER krijgen in tegenstelling tot gewone paragrafen en subparagrafen geen nummering. Een uitzondering op deze regel is wanneer een OER is opgenomen als subboek. In dat geval worden de hoofdstukken paragrafen enzovoort wel genummerd.

12.5

12.6

12.7

Nieuwe OER aanmaken

Selecteer de menuoptie ‘OER’ in het menu ‘Programma’s’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande OER’en te vinden en waarin een knop ‘OER toevoegen’ beschikbaar is.

Druk op de knop ‘OER toevoegen’. U komt in een scherm waarin u de metagegevens van een OER kunt invoeren. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

In het scherm kunnen één of meer programmabeschrijving geselecteerd worden met de knop ‘Kies’. Ook de velden voor zoektitel en taal dienen een waarde te hebben.


Druk op de knop ‘Compositie’ om het OER zelf in te voeren.

In een compositie voor een OER kunnen uitsluitend teksten en secties worden toegevoegd.


Selecteer de menuoptie ‘OER’ in het menu ‘Programma’s’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande OER’en te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden OER’en. De knoppen ‘Metadata’, ‘Compositie’ en ‘Verwijderen’ worden actief.

Druk op de knop ‘Compositie’. U komt in de compositie-editor waarin u OER’en kunt wijzigen. Door op de knop ‘Metadata’ te drukken kunt u de metadata van het OER wijzigen.


OER wijzigen

OER verwijderen


Selecteer de menuoptie ‘OER’ in het menu ‘Programma’s’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande OER’en te vinden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



39/74



Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden OER’en. De knoppen ‘Metadata’, ‘Compositie’ en ‘Verwijderen’ worden actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’. het OER wordt verwijderd. Wanneer een OER is opgenomen in studiegids kan deze OER niet verwijderd worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



40/74


Personen en instanties onderhouden door eindredacteuren Personen en instanties hebben gegevens die bij de persoon of instantie horen en contactgegevens die per organisatieonderdeel kunnen verschillen. Instanties zoals onderwijsbalies worden op dezelfde wijze en in dezelfde schermen onderhouden als personen. Instanties hebben in de regel slechts voor één organisatieonderdeel contactgegevens. Personen kunnen meerdere dienstverbanden hebben en dus voor meerdere organisatieonderdelen contactgegevens.

13.1

Personen publiceren op het web In de website-ingang ‘Docenten’ worden uitsluitend de contactgegevens van docenten gepubliceerd. Een persoon kan zoals gezegd meerdere dienstverbanden hebben. Per dienstverband worden contactgegevens vastgelegd en kan worden aangegeven of de persoon in dit dienstverband een docent is of niet. Van een persoon die in het ene dienstverband een docent is en in het andere niet worden uitsluitend de contactgegevens van het dienstverband waarvoor hij of zij docent is gepubliceerd op de websites. Instanties zijn per definitie geen docenten en worden dus niet op de websites gepubliceerd.

13.2

Personen publiceren in een boek In Studiegidsen worden contactgegevens gepubliceerd middels zogenaamde contactlijsten. Zowel personen als instanties kunnen worden opgenomen in contactlijsten. Zie hiervoor het volgende hoofdstuk.

13.3

Nieuwe persoon of instantie aanmaken

Selecteer de menuoptie ‘Persoon & contact’ in het hoofdmenu ‘Contactgegeven’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande personen te vinden. De knop ‘Persoon toevoegen’ is beschikbaar.

Druk op de knop ‘Persoon toevoegen’. U komt in een scherm waarin u persoonsgegevens kunt invoeren. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd door een asterisk. Door op de knop ‘Opslaan’ te drukken worden de gegevens bewaard.

In het veld URL kan bij een persoon een URL worden aangegeven die verwijst naar een pagina met meer gegevens over de docent. Voorlopig wordt deze URL niet gebruikt in publicaties.

NB Een instantie heeft in tegenstelling tot een persoon uitsluitend een naam en dus geen voorletters of tussenvoegsels. 13.4

Persoon of instantie wijzigen


Selecteer de menuoptie ‘Persoon & contact’ in het hoofdmenu ‘Contactgegeven’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande personen te vinden.

Vul een zoekcriterium in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden personen of instanties. De knop ‘Persoon bewerken’ wordt actief.

Let op: De knop zoeken wordt pas actief nadat een zoekcriterium is ingevoerd.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



41/74


13.5

13.6

13.7

Druk op de knop ‘Persoon bewerken’. U komt in een scherm waarin u persoonsgegevens van de geselecteerde persoon of instantie kunt wijzigen. Door op de knop ‘Opslaan’ te drukken worden de gegevens bewaard.

Persoon of instantie verwijderen


Vul een zoekcriterium in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden personen of instanties. De knoppen ‘Persoon bewerken’ en ‘Verwijderen’ worden actief.


Druk op de knop ‘Verwijderen’. De persoon of instantie met alle bijbehorende contactgegevens wordt verwijderd. De contactgegevens worden tevens uit de contactlijsten verwijderd waarin zij opgenomen waren.

Nieuwe Contactgegevens bij een persoon of instantie invoeren

Selecteer de menuoptie ‘Persoon & contact’ in het hoofdmenu ‘Contactgegeven’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande personen te vinden en waarin een knop ‘Persoon toevoegen’ beschikbaar is.

Voer selectie criteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. De knoppen ‘Toon contacten’ en ‘Persoon bewerken’ worden zichtbaar.


Druk op de knop ‘Toon contacten’. Het scherm ‘Persoon met contactgegevens’ wordt geopend.

Druk op de knop ‘Contact toevoegen’. Het scherm ‘Invoeren contactgegevens’ wordt geopend.

In het scherm ‘Invoeren contactgegevens’ kunnen de contactgegevens worden ingevoerd. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk. Bij iedere set contactgegeven moet worden aangegeven voor welk dienstverband deze gegevens gelden.

Bij de contactgegevens kan in het Nederlands en in het Engels een tekst over bereikbaarheid en een functiebeschrijving worden ingevoerd. De Nederlandse tekst over bereikbaarheid zal in Nederlandstalige publicaties gepubliceerd worden. De Engelse tekst in Engelstalige publicaties. De functiebeschrijving zal gebruikt worden in een specifieke weergave van de contactlijsten (zie contactlijsten).

Contactgegevens wijzigen



Voer zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. De knoppen ‘Toon contacten’ en ‘Persoon bewerken’ worden zichtbaar.


Druk op de knop ‘Toon contacten’. Het scherm ‘Contactgegevens’ wordt geopend.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



42/74


13.8

13.9

Selecteer met de radioknop het organisatieonderdeel waarvoor de contactgegevens bijgewerkt moeten worden. Druk op de knop ‘Contact bewerken’. Het scherm ‘Contactgegevens bewerken’ wordt geopend.

Contactgegevens verwijderen


Voer zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. De knoppen ‘Toon contacten’ en ‘Persoon bewerken’ worden zichtbaar.


Druk op de knop ‘Toon contacten’. Het scherm ‘Contactgegevens’ wordt geopend.

Selecteer met de radioknop het organisatieonderdeel waarvoor de contactgegevens bijgewerkt moeten worden. Druk op de knop ‘Verwijderen’. De contactgegevens worden verwijderd en uit contactlijsten gehaald.

Personen wijzigen voor redacteuren Om snel voor meerdere personen tegelijk gegevens te kunnen wijzigen is het scherm ‘Persoon (Multi)’ ontwikkeld. Dit scherm is ook toegankelijk voor redacteuren. Redacteuren kunnen uitsluitend personen wijzigen via ‘Multi’ van de redacties waarvoor zij ingelogd zijn.

13.10

Selecteer de menuoptie ‘Persoon (Multi)’ in het hoofdmenu ‘Contactgegeven’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande personen en instanties te vinden. Het selectiecriterium organisatieonderdeel is verplicht. Met het zoekcriterium organisatieonderdeel wordt de lijst beperkt tot de personen en instanties die voor een bepaald organisatieonderdeel contactgegevens hebben.

Vul een zoekcriterium in en druk op de knop ‘Zoeken’.

In het zoekresultaat kunt u gegevens wijzigen. Met de knop ‘Opslaan’ worden de wijzigingen bewaard.

Let op: druk regelmatig op de knop ‘Opslaan’ dit voorkomt onduidelijke foutboodschappen en ongewenst verlies van ingevoerde informatie.

Contactgegevens wijzigen voor redacteuren Om snel voor meerdere personen tegelijk contactgegevens te kunnen wijzigen is het scherm ‘Contact (Multi)’ ontwikkeld. Dit scherm is ook toegankelijk voor redacteuren. Redacteuren kunnen uitsluitend personen wijzigen via ‘Multi’ van de redacties waarvoor zij ingelogd zijn.


Selecteer de menuoptie ‘Contact (Multi)’ in het hoofdmenu ‘Contactgegeven’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om contactgegevens van bestaande personen en instanties te vinden. Het selectiecriterium organisatieonderdeel is verplicht. Met het zoekcriterium organisatieonderdeel wordt de lijst beperkt tot de contactgegevens die bij dat organisatie onderdeel horen.

Vul een zoekcriterium in en druk op de knop ‘Zoeken’.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



43/74



In het zoekresultaat kunt u gegevens wijzigen. Met de knop ‘Opslaan’ worden de wijzigingen bewaard.

Let op: druk regelmatig op de knop ‘Opslaan’ dit voorkomt onduidelijke foutboodschappen en ongewenst verlies van ingevoerde informatie.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



44/74


Contactlijst samenstellen Om contactgegevens op te nemen in een papieren studiegids dienen ze in een contactlijst geplaatst te worden. In contactlijsten worden niet zozeer de personen of instanties als wel de contactgegevens van die personen of instanties opgenomen. Wanneer een persoon contactgegevens heeft voor twee organisatieonderdelen en u selecteert de contactgegevens voor het ene organisatieonderdeel worden de gegevens voor het ander organisatieonderdeel niet opgenomen in de lijst. Voor het opnemen van contactlijsten in een studiegids zie het hoofdstuk ‘Studiegids onderhouden’. Hieronder wordt nader ingegaan op het onderhouden van de Contactlijsten. Redacteuren kunnen uitsluitend contactlijsten onderhouden van de redacties waarvoor zij ingelogd zijn.

14.1

Lay-out Bij contactlijsten kan worden aangegeven in welk formaat de lijst getoond moet worden. Hieronder worden de verschillende formaten omschreven.

14.1.1

Formulier De contactlijst in het formulierformaat toont de volgende gegevens van docenten onder elkaar: naam, werkadres, kamernummer, telefoon intern, telefoon bgg, e-mail en een langere tekst die de bereikbaarheid aangeeft. De bladspiegel bestaat uit twee kolommen. Bij het formulier formaat kan worden aangegeven of de plaats en de postcode of het adres wel of niet getoond moeten worden. NB Het Formulier formaat wordt op de website getoond zoals ‘Tabel tel’: een tabel met drie kolommen: naam, telefoon intern, e-mail.

14.1.2

Tabel tel De contactlijst wordt getoond als een tabel in drie kolommen: naam, telefoon intern, e-mail.

14.1.3

Tabel kamer De contactlijst wordt getoond als tabel in drie kolommen: naam, kamer, e-mail.

14.1.4

Tabel functie tel De contactlijst wordt getoond als een tabel in vier kolommen: functie, naam, telefoon intern, e-mail.

14.1.5

Tabel functie kamer De contactlijst wordt getoond als een tabel in vier kolommen: functie, naam, kamer, email.

14.2

Nieuwe contactlijst aanmaken


Selecteer de menuoptie ‘Contactlijsten’ in het hoofdmenu ‘Persoon & contact’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande contactlijsten te vinden en waarin een knop ‘Lijst toevoegen’ beschikbaar is.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



45/74


14.3

14.4

Druk op de knop ‘Lijst toevoegen’. U komt in een scherm waarin u contactlijstgegevens kunt invoeren.

Voer de naam, taal en lay-out en eventueel een omschrijving voor de contactlijst in. Door op de knop ‘Opslaan’ te drukken worden de gegevens bewaard. Nadat u op ‘Opslaan’ heeft gedrukt komt de knop ‘Contact toevoegen’ beschikbaar.

Druk op de knop ‘Contact toevoegen’. U navigeert nu naar een scherm waarin u contactgegevens kunt zoeken en meerdere contactgegevens tegelijkertijd kunt selecteren en toevoegen aan de lijst. U kunt zonder contactgegevens toe te voegen aan de lijst terugkeren naar het contactlijst scherm door op de knop ‘Annuleren’ te drukken.

Voer zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. De knoppen ‘Alles selecteren’, ‘Wis selectie’ en ‘Toevoegen’ worden zichtbaar. Bij het selecteren van contactgegevens voor een bestaande lijst worden de contactgegevens die al zijn opgenomen in deze lijst niet getoond in het zoekresultaat.

In het zoekresultaat kunt u contactgegevens selecteren door deze aan te vinken. Met de knop ‘Alles selecteren’ worden alle contactgegevens geselecteerd. Met de knop ‘Wis selectie’ kan de selectie gewist worden.

Druk op de knop ‘Toevoegen’ om de selectie toe te voegen aan de lijst. Nadat op ‘Toevoegen’ is gedrukt keert u terug in het scherm ‘Contactlijst onderhouden’. De geselecteerde en toegevoegde contactgegevens worden onderaan de lijst getoond.

Verwijder contactgegevens uit de lijst door ze aan te vinken voor verwijderen en op de knop ‘Opslaan’ te drukken.

Ordenen van de contactgegevens kan door het volgnummer aan te passen. Met de knop ‘Op alfabet’ worden de volgnummers zo aangepast dat de contactgegevens op alfabet worden geordend.

Contactlijst wijzigen

Selecteer de menuoptie ‘Contactlijsten’ in het hoofdmenu ‘Persoon & contact’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande contactlijsten te vinden.

Vul zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden contactlijsten. De knop ‘Lijst bewerken’ wordt actief.

Druk op de knop ‘Lijst bewerken’. U komt in een scherm waarin u contactlijstgegevens kunt wijzigen en contactgegevens kunt toevoegen aan, of verwijderen uit de lijst.

Zie voor het overige het onderdeel ‘Nieuwe contactlijst aanmaken’.

Contactlijst verwijderen


Selecteer de menuoptie ‘Contactlijsten’ in het hoofdmenu ‘Persoon & contact’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande contactlijsten te vinden.

Vul zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden contactlijsten. De knoppen ‘Lijst bewerken’ en verwijderen worden actief.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



46/74



Druk op de knop ‘Verwijderen’. De lijst wordt verwijderd maar de contactgegevens zelf blijven onaangetast. Wanneer een lijst is opgenomen in een studiegids kan deze lijst niet verwijderd worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



47/74


Herbruikbare teksten onderhouden Herbruikbare teksten zijn teksten oftewel composities die kunnen worden opgenomen in één of meerdere studiegidsen. Herbruikbare teksten worden niet als zelfstandige informatieblokken gepubliceerd op de websites. Voor het maken van herbruikbare teksten wordt dezelfde compositie-editor gebruikt als voor studiegidsen, programma’s, OER’en en studieschema’s. In een herbruikbare tekst kunnen behalve cursuslijsten en contactlijsten geen andere herbruikbare elementen worden opgenomen. Let op: Herbruikbare teksten met contactlijsten of cursuslijsten mogen niet gebruikt worden bij een programma of een OER. Redacteuren kunnen uitsluitend herbruikbare teksten onderhouden van de redactie waarvoor zij ingelogd hebben.

15.1

Wat wordt in publicaties getoond van een herbruikbare tekst De titel in de metadata wordt gebruikt om de tekst te kunnen herkennen in lijsten. Deze titel is niet de titel die getoond wordt in een publicatie. De titel van de rootnode wordt in publicaties getoond. Zorg voor een naam van de tekst die de inhoud goed aanduidt wanneer deze in de lijst van herbruikbare teksten terecht komt - dit om misverstanden te voorkomen. Bij het aanmaken van een herbruikbare tekst wordt de titel in de metadata gekopieerd in de titel van de rootnode. De titel van de rootnode kan indien gewenst verwijderd worden. De herbruikbare tekst heeft dan geen titel. Let op: Herbruikbare teksten zonder titel mogen niet gebruikt worden in de volgende situaties:

15.2

Direct onder de rootnode.

Herbruikbare tekst publiceren op de website Een herbruikbare tekst wordt uitsluitend op de website gepubliceerd als onderdeel van een programmabeschrijving of een OER. Of de herbruikbare tekst op gereed staat of niet doet niet ter zake.

15.3

Herbruikbare tekst publiceren in het boek Een herbruikbare tekst wordt uitsluitend in een boek gepubliceerd als onderdeel van een programmabeschrijving of een OER. Of de herbruikbare tekst op gereed staat of niet doet niet ter zake.

15.4

Nieuwe herbruikbare tekst aanmaken


Selecteer de menuoptie ‘Herbruikbare teksten’ in het menu ‘Studiegids’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande herbruikbare teksten te vinden en waarin een knop ‘H. Tekst toevoegen’ beschikbaar is.

Druk op de knop ‘H. Tekst toevoegen’. U komt in een scherm waarin u de metagegevens van een herbruikbare tekst kunt invoeren. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



48/74


15.5

15.6


Druk op de knop ‘Compositie’ om de herbruikbare tekst zelf in te voeren.


Herbruikbare tekst wijzigen

Selecteer de menuoptie ‘Herbruikbare tekst’ in het menu ‘Studiegids’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande herbruikbare teksten te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden herbruikbare teksten. De knoppen ‘Metadata’, ‘Compositie’ en ‘Verwijderen’ worden actief.

Druk op de knop ‘Compositie’. U komt in de compositie-editor waarin u herbruikbare teksten kunt wijzigen. Door op de knop ‘Metadata’ te drukken kunt u de metadata van de herbruikbare tekst wijzigen.


Herbruikbare tekst verwijderen


Selecteer de menuoptie ‘Herbruikbare teksten’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande herbruikbare teksten te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden herbruikbare teksten. De knop ‘Verwijderen’ wordt actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’. De herbruikbare tekst wordt verwijderd. Wanneer een herbruikbare tekst is opgenomen in een studiegids kan deze tekst niet verwijderd worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



49/74


Studiegidsen onderhouden Studiegidsen zijn composities die op papier gepubliceerd zullen worden. Studiegidsen worden niet als zodanig gepubliceerd op de websites. Voor het maken van studiegidsen wordt dezelfde compositie-editor gebruikt als voor herbruikbare teksten, programma’s, OER’en en studieschema’s. In een Studiegids kunnen alle herbruikbare elementen behalve studieschema’s worden opgenomen. Studieschema’s kunnen alleen als onderdeel van een programma opgenomen worden in een studiegids. Achterin de Studiegids wordt een index opgenomen van cursusbeschrijvingen. Redacteuren kunnen uitsluitend studiegidsen onderhouden van de redactie waarvoor zij ingelogd hebben. De titel, subtitel en faculteitsnaam in de metadata wordt gebruikt op de titelpagina van de studiegids. De titel van de metadata is daarom gelijk aan de titel van de eerste sectie, oftewel rootnode, en de titel van de eerste sectie kan daarom niet gewijzigd worden. Met de UvA Studiegids kunt u papieren gidsen publiceren in verschillende lay-outen. De lay-out van de gids is afhankelijk van de parameters:

wel of geen voorwoord,

Engels of Nederlands,

subboek of geen subboek.

Studiegidsen kunnen gepubliceerd worden door een eindredacteur. Het publicatieproces wordt in een apart hoofdstuk beschreven. 16.1

Nieuwe studiegids aanmaken Om een nieuwe studiegids aan te maken dienen de volgende stappen gezet te worden:


Selecteer de menuoptie ‘Studiegids’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om bestaande studiegidsen te vinden en waarin een knop ‘Gids toevoegen’ beschikbaar is.

Druk op de knop ‘Gids toevoegen’. De applicatie toont een scherm waarin u de metagegevens van een Studiegids kunt invoeren. De verplicht in te voeren velden zijn gemarkeerd met een rode asterisk.

Titel, subtitel en faculteit zijn gegevens die op de titelpagina van de studiegids getoond worden. Met de checkbox ‘Voorwoord’ geeft u aan of de eerste sectie van de studiegids voor de inhoudsopgave getoond dient te worden. Met de checkbox ‘Subboek’ geeft u aan of de studiegids subboeken bevat en dus de secties op het hoogste niveau zullen resulteren in titelpagina’s met een inhoudsopgave. Met de checkbox ‘Gereed’ geeft u aan of de studiegids gereed is voor publicatie.

Om de gegevens te bewaren drukt u op de knop ‘Opslaan’. De knop ‘Compositie’ wordt nu actief.

Druk op de knop ‘Compositie’ om aan de inhoud van de studiegids te werken.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



50/74


16.3

Studiegids wijzigen

Selecteer de menuoptie ‘Studiegidsen’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande studiegidsen te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden studiegidsen. De knop ‘Compositie’ wordt actief.

Druk op de knop ‘Compositie’. U komt in de compositie-editor waarin u studiegidsen kunt wijzigen. Door op de knop ‘Metadata’ te drukken kunt u de metadata van de herbruikbare tekst wijzigen.


Studiegids verwijderen


Selecteer de menuoptie ‘Studiegidsen’. De applicatie toont een scherm waarin u zoekcriteria kunt invoeren om bestaande studiegidsen te vinden.

Vul een of meerdere zoekcriteria in en druk op de knop ‘Zoeken’. Selecteer met behulp van de radioknop één van de gevonden Studiegidsen. De knop ‘Verwijderen’ wordt actief.

Druk op de knop ‘Verwijderen’. De studiegids wordt verwijderd.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



51/74


Papieren studiegids

17.1

XML genereren voor de grafische partner Voor het produceren van een papieren studiegids moet de informatie in de studiegidsapplicatie worden omgezet in XML formaat. De grafische partner, Relate4U, kan dit vervolgens omzetten in PDF formaat. De omzetting naar XML vindt plaats in het scherm ‘Studiegids publiceren’. Relate4U kan generieke bewerkingen op een specifieke studiegids toepassen, bijvoorbeeld het weglaten van het kopje ‘Inlichtingen’ bij álle cursusbeschrijvingen, of het weglaten van de index van de cursusbeschrijvingen. Het verdient de aanbeveling om dit pas in de allerlaatste versie te laten doen omdat dit handwerk is en iedere keer opnieuw in rekening moet worden gebracht.

17.2

Studiegids publiceren Om een studiegids om te zetten in XML formaat dienen de volgende stappen gezet te worden:

Vink in de metadata de checkbox ‘gereed’ aan.

Selecteer de menuoptie ‘Studiegids publiceren’ in het beheermenu. De applicatie toont een scherm met een lijst van alle studiegidsen van uw redactie. In het scherm zijn twee knoppen beschikbaar: ‘Verversen’ en ‘Genereren’.

Klik op de radioknop vóór de studiegids die u wilt genereren.

Druk op de knop ‘Genereren’. Het scherm ververst en de status van de studiegids staat op ‘Aangevraagd’.

Druk op de knop ‘Verversen’ om het verloop van het generatieproces te kunnen volgen. De generatie duurt circa vijf minuten.

N.B. U kunt ook het scherm verlaten en op een later tijdstip terugkeren om de gegenereerde file op te halen.

Wanneer de studiegids de status ‘Klaar’ heeft verschijnt een downloadknop waarmee u de gezipte XML file files kunt downloaden.

Bewaar de zipfile op uw harde schijf en verstuur deze per e-mail naar de grafische partner.

Let op: De naam van de zipfile mag niet veranderd worden. Let op: De generatie kan ook mislukken. Hiervoor zijn drie bekende oorzaken.

Eén van de tekstfiles is corrupt,

u heeft contactlijst opgenomen in de studiegids die geen contactgegevens bevat of

u heeft een contactlijst node aangemaakt maar niet aangegeven welke contactlijst daarbij hoort.

U kunt de fout lokaliseren door de studiegids te doorlopen met de preview functionaliteit. Neem in het geval dat u niet verder komt contact op met de functioneel beheerder.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



52/74


Studiegids previewen In het scherm ‘Preview Studiegids’ kan een studiegids gepreviewed worden. In dit scherm kunnen geen nieuwe studiegidsen aangemaakt of studiegidsen gewijzigd worden. Dit scherm is met name bedoeld voor gasten die een studiegids moeten beoordelen. Het functioneel beheer moet de gast autoriseren op een bepaalde redactie voordat met preview een studiegids kan worden bekeken. NB In dit scherm kunnen alleen de studiegidsen van de redactie waarvoor de gast is ingelogd bekeken worden.


Selecteer de menuoptie ‘Preview studiegids’ in het hoofdmenu ‘Preview’. De applicatie toont een scherm waarin u selectiecriteria kunt invoeren om een bestaande studiegids te vinden.

Voer selectiecriteria in om een studiegids te vinden en druk op de knop ‘Zoeken’ Nadat u op ‘Zoeken’ heeft gedrukt verschijnt een lijst met zoekresultaten.

Selecteer één van de studiegidsen in de lijst met zoekresultaten door in de radioknop voor de studiegids te klikken. De knop ‘Preview’ wordt actief.

Met de knop ‘Preview’ kan de studiegids bekeken en geprint worden.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



53/74


De compositie-editor

19.1

Inklappen en uitklappen van de compositie

19.2

Met de knoppen ‘Uitklappen’en ‘Inklappen’ kan de compositieboom geheel uitgeklapt of geheel ingeklapt worden.

Iedere node die in- of uitgeklapt kan worden, heeft een rood driehoekje onder zich. Door op de rode driehoekjes te klikken kunnen specifieke nodes ingeklapt en uitgeklapt worden.

Nodes toevoegen Aan een node kunnen andere nodes worden toegevoegd door met de linker muisknop op het node-vierkant te klikken. Aan de plaatsing van nodes ten opzichte van andere nodes zijn beperkingen opgelegd. Bijvoorbeeld teksten mogen uitsluitend in, en niet voor of na een sectie geplaatst worden. Wanneer plaatsing voor, in of na niet is toegestaan is de betreffende optie niet aanklikbaar oftewel uitgegrijsd.

Klik op het node-vierkant waaraan u nodes wilt toevoegen. Een pop-up menu verschijnt.

Selecteer in de kolom ‘Actie’ de waarde ‘Toevoegen’.

Selecteer in de kolom ‘Object’ het object waarvoor u een node wilt toevoegen. U heeft afhankelijk van de soort compositie die u aan het bewerken bent de keuze uit:

Selecteer in de kolom ‘Plaats’ waar de nieuwe node ten opzichte van de geselecteerde node geplaatst moet worden. U hebt de keuze uit:

19.3

Sectie Tekst Programma OER Studieschema Herbruikbare tekst Cursuslijst Contactlijst

Voor In Na

Nadat u in alle drie de kolommen een keuze heeft gemaakt, wordt de knop ‘OK’ actief.

Indien u hebt aangegeven een node van het type sectie te willen toevoegen wordt het veld ‘Naam sectie’ actief en kunt u de sectietitel direct invoeren in het popupmenu.

Druk op ‘OK’ en de node zal worden aangemaakt.

Nodes verwijderen De eerste node oftewel de rootnode kan alleen verwijderd worden als de compositie in haar geheel wordt verwijderd. De overige nodes kunnen als volgt worden verwijderd.


Klik op het node-vierkant van de node die u wilt verwijderen. Een pop-up menu verschijnt.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



54/74


19.4

Selecteer in de kolom ‘Actie’ de waarde ‘Verwijderen’. De knop ‘OK’ wordt actief.

Druk op ‘OK’. De node, en alle onderliggende nodes, wordt verwijderd.

Nodes verplaatsen Wanneer tekst niet op de goede plaats staat moet deze verplaatst kunnen worden. In de compositie-editor is hiervoor plak- en knipfunctionaliteit ontwikkelt.

19.5

Klik op het node-vierkant van de node die u wilt verplaatsen. Een pop-up menu verschijnt.

Selecteer in de kolom ‘Actie’ de waarde ‘Knippen’. De knop ‘OK’ wordt actief.

Druk op ‘OK’ en de node en alle onderliggende nodes zullen worden Opgeslagen in de buffer. Pas als u de node plakt zal hij verplaatst worden. Voorlopig blijft de node staan waar hij staat.

Klik met de linkermuis op de node waar u de geselecteerde node naartoe wilt verplaatsen. Een pop-up menu verschijnt.

Selecteer in de kolom ‘Actie’ de waarde ‘Plakken’ en geef in de kolom ‘Plaats’ aan of u de kolom voor, in of na de geselecteerde node wilt plaatsen. Hiervoor gelden dezelfde beperkingen zoals bij de toelichting voor het aanmaken van nieuwe nodes beschrijvingen. De knop ‘OK’ wordt actief.

Druk op ‘OK’ en de eerder geknipte node met alle onderliggende nodes zal worden verplaatst.

Nodes bewerken Nodes kunnen op twee manieren bewerkt worden.

Door op de nodetitel te klikken en

door het popup-menu te openen door op de node zelf te klikken, de actie ‘Bewerken’ te selecteren en vervolgens op de knop ‘OK’ te drukken.

Bewerken betekent voor ieder type node een ander soort actie. Hieronder wordt ieder type apart besproken. 19.5.1

Secties bewerken Een sectienode is te herkennen doordat deze als enige node geen symbool heeft. Secties resulteren in hoofdstuktitels, paragraaftitels etc. Een sectie heeft een titel en een korte titel. Beide kunnen gewijzigd worden. De korte titel van sectie wordt gebruikt voor duimgrepen en kopteksten. De korte titel is niet verplicht. Wanneer geen korte titel is ingevoerd wordt voor de duimgrepen en de kopteksten de titel gebruikt.

19.5.2

Tekstnodes Een node voor een tekst is te herkennen doordat deze de hoofdletter T als symbool heeft. Om de tekst te kunnen bewerken wordt de tekstverwerker X-opus geopend. De werking van deze tekstverwerker wordt in een apart hoofdstuk beschreven.

19.5.3

Cursuslijst, contactlijst, programma, OER, studieschema en herbruikbare tekst bewerken De herbruikbare elementen worden niet echt bewerkt, maar geselecteerd uit een lijst met waarden.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



55/74


Regels voor toevoegen en plakken van nodes

19.6.1

Terminologie Titel = sectie, herbruikbare tekst, studieschema, programma, OER. Tekst = X-opus tekst, cursuslijst, contactlijst.

19.6.2

Algemene regels voor toevoegen en plakken van nodes Hieronder staat per type node beschreven welke andere types node kunnen worden toegevoegd of geplakt. De regels zijn in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat de nodestructuur helder blijft, zodat uit de structuur in een oogopslag duidelijk is onder welk kopje een tekst valt. In de beschrijvingen wordt gebruikt gemaakt van bovengenoemde terminologie. Sectie:

Voor een sectie mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden. In een sectie mag alles toegevoegd/geplakt worden. Na een sectie mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden.

Herbruikbare tekst:

Voor een herbruikbare tekst mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden. In een herbruikbare tekst kan niets toegevoegd/geplakt worden. Na een herbruikbare tekst mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden.

Programma:

Voor een programma mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden. In een programma kan niets toegevoegd/geplakt worden. Na een programma mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden.

Studieschema:

Voor een studieschema mag uitsluitend een tekst of een studieschema toegevoegd/geplakt worden. In een studieschema kan niets toegevoegd/geplakt worden. Na een studieschema mag uitsluitend een tekst of een studieschema toegevoegd/geplakt worden.

OER:

Voor een OER mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden. In een OER kan niets toegevoegd/geplakt worden. Na een OER mag uitsluitend een titel toegevoegd/geplakt worden.

Tekst

Voor een tekst mag uitsluitend een tekst of een studieschema toegevoegd/geplakt worden In een tekst kan niets toegevoegd/geplakt worden Na een tekst mag uitsluitend een tekst of een studieschema toegevoegd/geplakt worden

Cursuslijst Bestandsnaam : Versie : Datum :

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



56/74


Voor een Cursuslijst mag uitsluitend een tekst toegevoegd/geplakt worden In een Cursuslijst kan niets toegevoegd/geplakt worden Na een Cursuslijst mag uitsluitend een tekst toegevoegd/geplakt worden

Contactlijst 19.6.3

Voor een Contactlijst mag uitsluitend een tekst toegevoegd/geplakt worden In een Contactlijst kan niets toegevoegd/geplakt worden Na een Contactlijst mag uitsluitend een tekst toegevoegd/geplakt worden

Regels per compositie voor toevoegen en plakken van nodes Per type compositie kan van de hierboven beschreven algemene regels afgeweken worden. Hieronder staan per compositie de specifieke regels beschreven voor het toevoegen en plakken van nodes. Studiegids compositie Aan een studiegids compositie kunnen geen studieschema’s worden toegevoegd. Studieschema’s zijn een onderdeel van programmabeschrijvingen en komen uitsluitend als zodanig in de gids. Herbruikbare tekst compositie In een herbruikbare tekstcompositie mogen geen programma’s, studieschema’s en OER’en worden toegevoegd. Dit om te voorkomen dat de gelaagdheid van herbruikbare elementen in de studiegids te groot wordt en de structuur ondoorzichtig. Daarnaast worden hiermee cirkelverwijzingen voorkomen. Programma compositie In een programmacompositie mogen geen programma’s, OER’en en cursuslijsten worden toegevoegd. Programma’s en OER’en mogen niet worden toegevoegd omdat anders de structuur ondoorzichtig wordt. Cursuslijsten mogen niet worden toegevoegd omdat een programmacompositie ook op het web wordt gepubliceerd en de cursuslijst een medium is om cursussen in een boek te publiceren. Cursussen kunnen met behulp van schakelaars op de website worden gepubliceerd. In een programmacompositie mogen in tegenstelling tot in andere composities wel studieschema’s worden toegevoegd. OER compositie In een OER compositie mogen geen herbruikbare teksten, programma’s, studieschema’s, OER’en en cursuslijsten worden toegevoegd. Helderheid van structuur en de aard van cursuslijsten zoals eerdere genoemd, vereisen dit. Studieschema compositie In een studieschema compositie mogen uitsluitend teksten worden toegevoegd. De studieschemacompositie is bedoeld om studieschema’s snel en uniform toegankelijk te kunnen maken op de website. Dit betekent dat we studieschema’s als zodanig moeten kunnen herkennen en dit is gerealiseerd door voor studieschema’s aparte composities te maken.

19.7

Preview Van ieder node kan een printbare preview geopend worden. De preview toont de inhoud van de nodes.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



57/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum De opmaak van de preview is simpel maar adequaat. De preview verschilt op de volgende onderwerpen van de het boek:

Minder uitgewerkte lay-out geen duimgrepen en kopteksten etc.

In tegenstelling tot de papieren gids zijn bij cursusreferenties geen studiepunten en paginanummers opgenomen.

Van de cursussen en contactgegevens worden niet alle waarden getoond die in het boek zullen voorkomen.

Een inhoudsopgave en trefwoordenlijst ontbreken.

De preview wordt als volgt aangevraagd.

19.8

Klik op het nodevierkant van de node die u wilt previewen. Een pop-up menu verschijnt.

Selecteer in de kolom ‘Actie’ de waarde ‘Preview’. De knop ‘OK’ wordt actief.

Druk op de knop ‘OK’ en in een nieuw venster wordt een preview geopend van de geselecteerde node en al zijn subnodes.

Iconen van de nodes Herbruikbare tekst Cursuslijst Contactlijst Tekst Programma OER Sectie In bewerking / geselecteerd (groen) Studieschema


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



58/74


Teksten bewerken in X-opus Voor het aanmaken en wijzigen van teksten heeft u een XML-tekstverwerker tot uw beschikking. In dit hoofdstuk worden uitsluitend de geprefereerde mogelijkheden beschreven, maar er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden.

20.1

Tabulatortoets De tabulatortoets kan niet gebruikt worden in X-opus behalve in tabelcellen. Daar kunt u met de tabulator naar een volgende cel navigeren.

20.2

Verplaatsen van tekstelementen Tekstelementen zoals tabellen, alinea’s etc. kunnen ten opzichte van elkaar verplaatst worden met behulp van de pijltjes omhoog en omlaag op de werkbalk van Xopus.

20.3

Entertoets Met een druk op de entertoets zal de alinea, het lijstitem of het studieschemaonderdeel splitsen op het punt waarop de cursor staat. Voor tabelcellen heeft de entertoets geen effect. Let op: twee keer een nieuwe regel aanmaken heeft in X-opus voor het oog hetzelfde effect als een nieuwe alinea. In de drukproef zal de regelafstand echter twee keer zo groot zijn als de afstand tussen twee alinea’s.

20.4

Knippen en plakken uit Word Knippen en plakken uit Word kan door in Word een tekst te knippen of te kopiëren en deze met ‘Control v’ te plakken in X-opus. Opmaak zoals lijsten, tabellen cursief en vet gaan bij deze knip/plak operatie verloren. Echter soms worden bepaalde opmaakcommando’s toch gekopieerd naar X-opus en kunnen daar ongewenste effecten hebben. Daarom is het raadzaam een te kopiëren tekst eerst op te slaan als tekstfile (.txt) voordat deze naar X-opus wordt gekopieerd.

20.5

Knippen en plakken in X-opus (met behoud van opmaak) Knippen en plakken kan binnen X-opus met behoud van opmaak. Ga op het element staan dat geknipt moet worden. Klik met de rechter muisknop. Kies in het popupmenu het element dat u wilt knippen of kopiëren. Kies vervolgens knippen of kopieren. Ga vervolgens naar de groene statusbalk onder in het scherm. Klik op het element waarin u wilt plakken. In het pop-upmenu staat afhankelijk van het tekstelement dat u geknipt of geplakt heeft de optie ‘Alinea plakken’ , ‘Tabel plakken’ etc. Kies deze optie en het element wordt met behoud van opmaak geplakt.

20.6

Kopjes In X-opus kunnen kopjes worden aangemaakt. Deze kopjes worden op de website behandeld als kopjes van het laagste niveau. In een papieren studiegids krijgen de Xopus kopjes dezelfde lay-out als de sectienodes in de compositie-editor die resulteren in een subparagraaf, alleen de nummering ontbreekt.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



59/74


Alinea’s Wanneer de tekstverwerker opstart kunt u direct gaan typen in een alinea die voor u is klaar gezet. U kunt een nieuwe alinea toevoegen door onder in de statusbalk op tekstblok te klikken en in het popup-menu de optie ‘Alinea toevoegen’ te kiezen. De nieuwe alinea zal worden aangemaakt ná de alinea, tabel of lijst waarin de cursor zich bevindt. Een tweede manier is met de cursor op de alinea te gaan staan en op enter te drukken.

20.8

Tabellen Een tabel kan worden toegevoegd aan de tekst met de knop ‘Tabel’ op de werkbalk van Xopus. De nieuwe tabel zal worden aangemaakt ná de alinea, tabel of lijst waarin de cursor zich bevindt.

20.8.1

Lay-out in X-opus ten opzichte van de drukproef De kolombreedte in X-opus staat ongeveer in dezelfde verhouding tot de lettergrote als in de drukproef. Dit betekent concreet dat als een woord te breed is voor een tabelcel in X-opus dit woord ook te breed is voor een tabelcel in de drukproef. De manier waarop X-opus (HTML) omgaat met woorden die breder zijn dan de breedte van cel is echter anders dan de drukproef namelijk:

HTML past, indien een cel woorden bevat die breder zijn dan de ingestelde breedte van de cel, de breedte van de cel aan. De cel wordt in dat geval net zo breed als het langste woord. Indien nodig wordt zelfs de breedte van de tabel aangepast.

Framemaker daarentegen laat voor de drukproef de celbreedte ongemoeid en breekt woorden die niet in de cel passen af.

Om een goed beeld te krijgen van de verhoudingen in de PDF dient u in X-opus

bij alle cellen in de bovenste rij voor iedere een waarde voor het attribuut breedte in te stellen en

de woorden die de cel oprekken handmatig af te breken zodat de cel de ingestelde breedte inneemt.

Let op: de verhouding is ongeveer gelijk dus wanneer u het zekere voor het onzekere wilt nemen dan kort u een woord af voordat het strikt genomen nodig lijkt. 20.8.2

Tabelbreedte De tabelbreedte wordt opgegeven als percentage van de bladspiegel van de drukproef. De tabelbreedte staat standaard op 100%. U kunt dit veranderen door bij de tabeleigenschappen een ander percentage op te geven.

Zet de cursor in de tabel.

Klik in de onderste statusbalk op ‘Tabel’ en kies in het popup-menu voor attributen.

In het popup-venster dat nu getoond wordt kan de breedte, als een getal kleiner of gelijk aan honderd gevolgd door een procentteken, ingevoerd worden.

Let op: Laat het getal altijd volgen door een procentteken. Wanneer het procentteken achterwege wordt gelaten wordt het getal geïnterpreteerd als het aantal pixels.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



60/74


Kolombreedte De kolommen van een tabel in de drukproef zijn standaard even breed. Met andere woorden de tabelbreedte wordt evenredig verdeeld over de kolommen. De kolombreedte kan handmatig aangepast worden door in de bovenste cel van een kolom een breedte op te geven als percentage van de tabel. Wanneer voor één kolom van een tabel de relatieve breedte wordt opgegeven dient dat voor alle kolommen van die tabel te gebeuren. De som van kolombreedtes moet 100% zijn.

20.8.4

Zet de cursor in de een van de bovenste cellen van een tabel.

Klik in de onderste statusbalk op ‘Tabelcel’ en kies in het popup-menu voor attributen.

In het popup-venster dat nu getoond wordt kan de breedte, een getal kleiner of gelijk aan honderd gevolgd door een procentteken, ingevoerd worden.

Tabel stijl Bij een tabel kan worden aangegeven in welke stijl deze getoond moet worden. In de studiegids zijn drie stijlen beschikbaar: simpel (simple), lijntjes (lines) en geen lijntjes (none). Wanneer u kiest voor geen lijntjes zal de tabel geen opmaak hebben anders dan dat de waarden in de cellen van een kolom recht onder elkaar getoond worden. Simpele tabellen hebben drie lijntjes: één boven de koptekst, één onder de koptekst en één onder aan de tabel. De teksten in de bovenste cellen van deze stijl worden vet getoond. In lijntjes tabellen worden de cellen begrensd door lijntjes. De stijl van de tabel kan als volgt gewijzigd worden:

20.8.5



In het popup-venster dat nu getoond wordt kan de stijl gekozen worden.

Tabel op één pagina houden Het tabelattribuut houd op pagina kunt u aangeven dat de tabel altijd op een pagina moet worden getoond tenzij deze te groot is voor één pagina. Let op: deze eigenschap slechts gebruiken in uitzonderingsgevallen. Het attribuut van de tabel kan als volgt gewijzigd worden:

20.8.6



In het popup-venster dat nu getoond wordt kan bij ‘Houd op pagina’ gekozen worden voor ‘Ja’ of ‘Nee’. Wanneer geen keuze gemaakt wordt resulteert dat in nee.

Rijen toevoegen Aan een tabel kunnen als volgt rijen worden toegevoegd:



Klik in de onderste statusbalk op ‘Tabelrij’ en kies in het popup-menu voor ‘Voeg rij boven toe’ of ‘Voeg rij onder toe’.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



61/74


20.8.8

Kolommen toevoegen Aan een tabel kunnen als volgt kolommen worden toegevoegd:


Klik in de statusbalk onder aan het scherm op ‘Tabel’ en kies in het popup-menu voor ‘Voeg kolom links toe’ of ‘Voeg kolom rechts toe’.

Cellen samenvoegen Cellen samenvoegen is één van de opties voor een tabel. In het verleden werd deze optie niet ondersteund in de papierengids wanneer de samenvoeging de bovenste rij cellen betrof. Nu werkt dat wel. Er zijn echter een paar spelregels wanneer u de breedte van de cellen in de hand wilt houden. Normaal gesproken worden de breedtes van de kolommen uitgelezen uit de eerste rij van de tabel. Wanneer op de eerste rij twee of meer cellen zijn samengesmolten, wordt gekeken naar de breedtes van de cellen op de tweede rij en zo de kolombreedte bepaald. Dit werkt uitsluitend wanneer op de tweede rij geen kolommen zijn samengesmolten.

20.9

Lijsten Een nieuwe lijst kan worden toegevoegd door onder in de statusbalk op tekstblok te klikken en in het popup-menu de optie ‘Voeg lijst in’ te kiezen. De nieuwe lijst zal worden aangemaakt na de alinea, lijst of tabel waarin de cursor zich bevindt. Een extra niveau toevoegen aan lijst kan als volgt:

20.9.1

Zet de cursor in het lijstitem waaronder een nieuw niveau moet worden aangemaakt.

Klik in de onderste statusbalk op ‘Lijstelement’ en kies in het popup-menu voor ‘Voeg lijst in’.

Stijl Voor lijsten zijn twee stijlen beschikbaar: nummers en bullets. De stijl van een lijst kan achteraf aangepast worden. Daarnaast kan worden aangegeven of een lijst inside of outside geplaatst moet worden.

20.10

Zet de cursor in de lijst waarvoor de stijl moet worden aangepast.

Klik in de onderste statusbalk op ‘Lijst’ en kies in het popup-menu voor ‘attributen’.

In het popup-venster dat verschijnt kan de lijststijlpositie inside of outside worden gekozen en het lijststijltype bullets of numbers.

Studieschematabel In X-opus is een element beschikbaar om studieschematabellen aan te maken. Een studieschematabel in X-opus lijkt op een gewone tabel met één of twee kolommen. In de website zal deze ‘tabel’ er echter geheel anders uitzien. Wanneer een studieschema aan een tekstblok wordt toegevoegd moet worden gekozen uit de opties: ‘Semester1’, ‘Semester2’ of ‘Semester1, Semester2’ dit maakt het mogelijk om studieschema’s voor één of twee semesters te maken. De kolomnamen zijn ‘Semester 1’ en ‘Semester 2’. In deze kolommen kan worden aangegeven welke cursussen in welk jaar en in welk semester gevolgd kunnen wor-


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



62/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum den. Per jaar dient een aparte studieschematabel aangemaakt te worden. De titel van zo’n studieschematabel is bijvoorbeeld: ‘Jaar 1’, ‘Jaar 2’ of ‘Jaar 3’. Aan de kolommen van een studieschema kunnen regels oftewel studieschemaonderdelen worden toegevoegd die zowel cursusreferenties als teksten kunnen bevatten. Bij de selectie van cursusreferenties kan als selectiecriterium het semester worden gebruikt. 20.11

Woorden markeren Met de menuoptie ‘ab’ op de werkbalk van Xopus kunnen woorden gemarkeerd worden als:

Trefwoord URL E-mailadres Onderschrift Bovenschrift Vet Vet trefwoord Cursief Cursief trefwoord Onderstreept

Wanneer een woord is aangemerkt als trefwoord zal het worden opgenomen in de trefwoordenlijst van de papieren gids. Trefwoord heeft geen typografisch effect. Om trefwoorden ook vet of cursief te kunnen tonen, zijn de markeringen ‘Cursief trefwoord’ en ‘Vet trefwoord’ opgenomen. In alle andere gevallen gaat het voor wat betreft de papieren gidsen uitsluitend om typografische effecten. URL en e-mailadres zullen op de website resulteren in aanklikbare links. Let op: prefix URL’s altijd met ‘http://’ of ‘https://’. URL’s zonder deze prefixen werken niet op de website. 20.12

Cursusreferentie In de tekst kunnen referenties naar cursusbeschrijvingen opgenomen worden. In de papieren gids resulteren deze referenties in een titel met daarachter het aantal studiepunten en een paginaverwijzingen naar de pagina waarop de cursus beschreven staat. De paginaverwijzing kan uitsluitend aangemaakt worden wanneer de cursus is opgenomen in de studiegids. Op de website resulteren de cursusreferenties in een titel met daarachter het aantal studiepunten. De titel is tevens een hyperlink naar de cursusbeschrijving in dezelfde website. De hyperlink kan uitsluitend aangemaakt worden wanneer de cursusbeschrijving is opgenomen in de website. De meertaligheid van de applicatie is ook uitgewerkt voor cursusreferenties. We geven een voorbeeld om dit toe te lichten. Een cursus heeft twee cursusbeschrijvingen: één in het Engels en één in Nederlands. U maakt een referentie aan naar de Nederlandse beschrijving. Onder verschillende condities zullen verschillende titels getoond worden:


Wanneer de tekst met de cursusreferentie gepubliceerd wordt in een publicatie waarin geen van beide cursusbeschrijvingen van de cursus zijn opgenomen wordt de Nederlandse titel, oftewel de in X-opus geselecteerde titel, getoond. De cursusreferentie resulteert niet in een paginaverwijzing of hyperlink.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



63/74


Wanneer de tekst met de cursusreferentie gepubliceerd wordt in een publicatie waarin de Nederlandse cursusbeschrijving van de cursus is opgenomen wordt de Nederlandse titel, oftewel titel die in deze publicatie gepubliceerd is, getoond. Paginaverwijzing of hyperlink verwijzen naar deze Nederlandse cursusbeschrijving.

Wanneer de tekst met deze referentie gepubliceerd wordt in een publicatie waarin de Engelse cursusbeschrijving van de cursus is opgenomen wordt de Engelse titel, oftewel titel die in deze publicatie gepubliceerd is, getoond. Paginaverwijzing of hyperlink verwijzen naar deze Engelse cursusbeschrijving.

Een cursusreferentie kan als volgt worden aangemaakt.

20.13

Zet de cursor op de plaats waar de referentie moet worden ingevoerd.

Klik op de statusbalk onder in het scherm op het element waaraan u een cursusreferentie wilt toevoegen. In de regel is dit het laatste element in de rij oftewel het element dat het laagst in de hiërarchie staat.

Kies in het popup-menu de optie ‘Voeg cursusreferentie in’. In de tekstverwerker wordt een lijst met waarden geopend waarin u een cursusbeschrijving kunt opzoeken en selecteren.

Selecteer in de lijst met waarden een cursusbeschrijving. De naam van de cursus→ cursus ’ verschijnt in de beschrijving met daarachter in bovenschrift de tekst ‘ tekstverwerker.

Programmareferentie In de tekst kunnen referenties naar programmabeschrijvingen opgenomen worden. In X-opus ziet u de titel met daarachter tussen haakjes de type aanduiding: BA, MA etc. In de papieren gids resulteren de referenties in een titel met daarvoor het prefix in de taal waarin het programma is beschreven. Op de website resulteren de programmareferenties eveneens in een titel met daarvoor het prefix in de taal waarin het programma is beschreven. De titel is tevens een hyperlink naar de programmabeschrijving op dezelfde website. De hyperlink kan uitsluitend aangemaakt worden wanneer de programmabeschrijving is opgenomen in de website. De meertaligheid van de applicatie is ook uitgewerkt voor programmareferenties. Dit wordt toegelicht aan de hand van het volgende voorbeeld. Een programma heeft twee programmabeschrijvingen: één in het Engels en één in het Nederlands. U maakt een referentie aan naar de Nederlandse beschrijving. Onder verschillende condities zullen verschillende titels getoond worden:

Wanneer de tekst met de programmareferentie gepubliceerd wordt in een publicatie waarin geen van beide programmabeschrijvingen van het programma zijn opgenomen wordt de Nederlandse titel, oftewel de in X-opus geselecteerde titel, getoond. En dus geen hyperlink.

Wanneer de tekst met de programmareferentie gepubliceerd wordt in een publicatie waarin de Nederlandse programmabeschrijving is opgenomen wordt de Nederlandse titel getoond. De hyperlink op de website verwijst naar deze Nederlandse programmabeschrijving.

Wanneer de tekst met de programmareferentie gepubliceerd wordt in een publicatie waarin de Engelse programmabeschrijving is opgenomen wordt de Engelse titel getoond. De hyperlink op de website verwijst naar deze Engelse programmabeschrijving.

Een programmareferentie kan als volgt worden aangemaakt in X-opus. Bestandsnaam : Versie : Datum :

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



64/74


Zet de cursor op de plaats waar de referentie moet worden ingevoerd.

Klik op de statusbalk onder in het scherm op het element waaraan u een cursusreferentie wilt toevoegen. In de regel is dit het laatste element in de rij oftewel het element dat het laagst in de hiërarchie staat.

Kies in het popup-menu de optie ‘Voeg programmareferentie in’. In de tekstverwerker wordt een lijst met waarden geopend waarin u een programmabeschrijving kunt opzoeken en selecteren.

Selecteer in de lijst met waarden een programmabeschrijving door erop te klikken. De naam van de programmabeschrijving met daarachter in bovenschrift de → programma ’ verschijnt in de tekstverwerker. tekst ‘

Let op: programmareferenties kunnen niet gekopieerd worden. Iedere programmareferentie moet op de hierboven genoemde manier aangemaakt worden. 20.14

Afbeelding opnemen In de tekst kan worden aangegeven waar afbeeldingen moeten worden opgenomen.

Zet de cursor op de plaats waar de afbeelding moet worden opgenomen.

Klik op het groene kruis in de menubalk.

Kies voor ‘voeg toe aan tekstblok’, ‘afbeelding‘.

Er verschijnt een grijze rechthoek met daarin de tekst ‘afbeelding’.

Door de tekst afbeelding te klikken kan deze worden vervangen door bijvoorbeeld de naam van het bestand dat de afbeelding bevat.

De afbeelding zelf kan niet worden opgenomen in Xopus. De vervolgstappen zijn om de studiegids aan te maken en met de afbeeldingbestanden naar R4U te sturen. R4U zet de plaatjes in de tekst op de plaats waar de afbeelding aan het tekstblok is toegevoegd. Vervolgens stuurt R4U het PDF bestand terug en controleert de redacteur of het plaatje juist in de tekst staat. Bij onjuistheden worden deze met aanwijzingen tot verbetering aan R4U doorgegeven die de aanwijzingen uitvoert en de nieuwe versie van het PDF bestand toestuurt. 20.15

Speciale tekens Onder optie Omega op de werkbalk van Xopus bevinden zich de meest gangbare speciale tekens.

20.16

Bewaren Om een tekst in de tekstbewerker te bewaren dient u op de bewaar knop te drukken. Deze knop ziet eruit als een diskette. Wanneer er wijzigingen zijn die niet nog bewaard zijn staat rechts boven de bewaarknopje een sterretje.

20.17

Tips en trucs

20.17.1 Lijsten kopiëren uit Word Wanneer een lijst gekopieerd moet worden uit bijvoorbeeld Word, kunt u het beste eerst een lijst aanmaken en de volledige lijst plakken in het eerste lijstitem. Vervolgens kunt u door op enter te drukken op de plaats waar het tweede item moet beginnen het tweede item aanmaken. Voor de volgende lijstitems herhaalt u deze handelingen.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



65/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum 20.17.2 Tabel: links of rechts uitlijnen kolom Deze instelling dient per cel te worden aangeven en dus niet per kolom. Wanneer u van tevoren weet dat een kolom van een tabel rechts uitgelijnd dient worden, kunt u het beste eerst één rij aanmaken deze de juiste instellingen geven en vervolgens onder deze rij nieuwe rijen aanmaken. De nieuwe rij krijgt dezelfde instellingen als de voorgaande rij.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



66/74


Configuratieschermen voor functioneel beheer Functioneel beheer beschikt over de volgende menuopties waarmee de applicatie geconfigureerd kan worden:

Organisatieonderdeel Autorisatie Administratie Redactie Taal Vakverzorgende eenheid Vakverzorgende eenheid type Programma prefix Tijdvak Systeem parameter

In de onderstaande paragrafen worden de schermen kort toegelicht. 21.1

Organisatieonderdeel Met de menuoptie ‘Organisatieonderdeel’ kan de functioneel beheerder organisatieonderdelen invoeren. Alle organisatieonderdelen hebben een code. Hiervoor wordt in de regel de code gebruikt die de organisatieonderdelen zelf hanteren. Bijvoorbeeld: UVA en HVA. Alle organisatieonderdelen zijn van een bepaald type. De UVA en HVA zijn instellingen. Alleen organisatieonderdelen van het type instelling hebben een BRIN nummer. Het BRIN nummer wordt niet gebruikt in de applicatie. Alle organisatieonderdelen behalve instellingen zijn onderdeel van een ander organisatieonderdeel. Bij alle organisatieonderdelen die onderwijs aanbieden moet de onderwijsindicator aangevinkt worden. Alleen aan organisatieonderdelen waarbij is aangegeven dat zij onderwijs aanbieden kunnen vakken en programma’s gekoppeld worden. Bij alle organisatieonderdelen die mensen in dienst nemen moet de dienstverbandindicator aangevinkt worden. Alleen aan organisatieonderdelen waarbij is aangegeven dat zij dienstverbanden aangaan kunnen personen en instanties gekoppeld worden. Van een organisatieonderdeel wordt in publicaties uitsluitend de naam getoond. De code wordt gebruikt in de invoerapplicatie. Let op: probeer in de naam van het organisatieonderdeel zoveel mogelijk de term onderwijsinstituut of instituut te vermijden. Een organisatieonderdeel moet minimaal in de ondersteunde talen beschreven worden.

21.2

Autorisatie Met de menuoptie ‘Autorisatie’ kan de functioneel beheerder systeemgebruikers invoeren en autorisaties toekennen aan deze gebruikers. Wanneer een gebruiker functioneel beheerder is wordt deze gebruiker eindredacteur van alle redacties en krijgt hij toegang tot de configuratieschermen die in dit hoofdstuk worden beschreven.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



67/74

UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Bij een systeemgebruiker kan worden aangegeven of deze via de LDAP of lokaal geautenticeerd moet worden. In de regel zal dit de LDAP zijn. Voor gebruikers die via de LDAP worden geautenticeerd moet de waarde in het veld ‘UvAnetID’ gelijk zijn aan de gebruikersnaam in de LDAP. Voor alle andere gebruikers is de functioneel beheerder vrij in het bepalen van de usernaam/UvAnetID. Voor een gebruiker die niet via de LDAP wordt geautenticeerd moet een wachtwoord worden opgegeven. Iedere gebruiker moet een e-mailadres hebben. Wanneer de gebruiker geen e-mailadres heeft kan deze bijvoorbeeld geen e-mail ontvangen waarneer een workflow voor hem of haar wordt opgestart. Met de rol wordt ingeperkt welke schermen de systeemgebruiker kan benaderen en met de redactie tot welke organisatieonderdelen de systeemgebruiker toegang heeft. Een systeemgebruiker kan meerdere rollen vervullen voor meerdere redacties. Een gebruiker moet minimaal de rol ‘Gast’ voor de redactie ‘Gast’ krijgen. 21.3

Administratie Met de menuoptie ‘Administratie’ kan de functioneel beheerder administraties invoeren. Administraties komen oorspronkelijk uit ISIS. Een vak wordt in ISIS uniek geïdentificeerd door de combinatie administratiecode en vakcode. Van een administratie wordt in publicaties de code getoond. De omschrijving van een administratie wordt in geen enkele publicatie gebruikt en hoeft om deze reden slechts in een taal beschreven te worden.

21.4

Redactie Met de menuoptie ‘Redactie’ kan de functioneel beheerder redacties invoeren. Iedere redactie heeft een naam en een code. Bij de redacties moet worden aangeven tot welke organisatieonderdelen de redactie toegang heeft, met andere woorden voor welke organisatieonderdelen leden van deze redactie vakken, programma’s en personen en instanties mogen aanmaken.

21.5

Taal Met de menuoptie ‘Taal’ kan de functioneel beheerder talen invoeren en wijzigen. Voor de code wordt gebruik gemaakt van de ISO639 standaard. Bij een taal moet worden aangegeven of deze wel of niet door het systeem ondersteund wordt. Een taal is pas echt ondersteund wanneer alle stamgegevens zijn beschreven in die taal. Wanneer de checkbox ‘Ondersteund’ correct wordt aangevinkt kunnen controles rapporten controleren of de taal daadwerkelijk ondersteund wordt. Op het moment van schrijven worden uitsluitend Engels en Nederlands ondersteund. Bij een taal moet worden aangegeven of het een publicatietaal is. Op dit moment zijn Nederlands en Engels de publicatietalen, dat wil zeggen uit de studiegids kunnen Nederlandse en Engelse boeken en Websites worden gegenereerd en geen Franse. Om een publicatietaal daadwerkelijk toe te voegen moet de programmatuur aangepast worden. De eigenschap publicatietaal heeft op dit moment geen consequenties voor het systeem. Net zoals de andere stamgegevens moeten de taalcodes minimaal in de ondersteunde talen beschreven worden.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



68/74


Vakverzorgende eenheid Met de menuoptie ‘Vakverzorgende eenheid’ kan de functioneel beheerder vakverzorgende eenheden invoeren. Vakverzorgende eenheden horen altijd bij een organisatieonderdeel. Bij een vak kan worden aangeven welke vakverzorgende eenheid het vak verzorgd. Van de vakverzorgende eenheid wordt in publicaties het type in combinatie met de naam getoond. Een vakverzorgende eenheid moet minimaal in de ondersteunde talen beschreven worden.

21.7

Vakverzorgende eenheid type Met de menuoptie ‘Vakverzorgende eenheid type’ kan de functioneel beheerder vakverzorgende eenheid typen invoeren. Vakverzorgende eenheid types zijn leerstoelgroep, opleiding, enz. De vakverzorgende types moeten in Engels en Nederlands worden ingevoerd. Een van de vakverzorgende types is blanco zodat bij vakverzorgende ook voor ‘geen’ gekozen kan worden.

21.8

Programma prefix Met de menuoptie ‘Programma prefix’ kan de functioneel beheerder Programma prefixen, zoals ‘Bachelor’ en ’Master’ invoeren. Deze programma-prefixen moeten minimaal in de ondersteunde talen beschreven zijn.

21.9

Tijdvak Met de menuoptie ‘Tijdvak’ kan de functioneel beheerder tijdvakken aanmaken. Tijdvakken hebben een volgnummer om de volgorde in de poplijstjes in de invoerapplicatie te bepalen. De zoekwaarde is bedoeld voor de website. Bij een cursus kan de bezoeker selecteren op het semester waarin de cursus start. Zoekwaarde bevat de waarde ‘1’ of ‘2’. Begin- en einddatum worden niet gebruikt in het systeem. Tijdvakken moeten net zoals alle andere stamgegevens minimaal in de ondersteunde talen beschreven worden.

21.10

Systeemparameter Met de menuoptie ‘Systeemparameter’ kan de functioneel beheerder systeemparameters wijzigingen. Deze systeemparameters bevatten onder andere:


het e-mailadres van de functioneel beheerder

de mailtekst voor mail die verstuurd wordt bij de start van een workflow

de studiejaaraanduiding die getoond wordt in de invoerapplicatie en

de tekst die getoond wordt in het boekgeneratiescherm.

Website_gen_cursussen, website_gen_docenten, website_gen_progrmmas. Deze instellingen hebben doorgaans de waarde ‘true’. Door de waarde op ‘false’ te zetten kunnen eventuele problemen bij de website generatie omzeild worden.

Studiejaar_invoer. Het studiejaar dat in de invoerapplicatie getoond wordt.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



69/74



Dnsnaam_website: studiegids.uva.nl

Website_docenten-chuncksize

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



70/74


Van compositie naar boek Omdat iedere redactie vrij is het proces om tot een boek te komen in te richten naar eigen inzichten, worden hier uitsluitend de hoofdlijnen besproken tips gegeven om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van de UvA Studiegids. Het proces bestaat uit vier stappen:

22.1

Invoeren in de gids

Beoordelen inhoud

Beoordelen drukproeven

Drukken en binden

Stap 1 Het beoordelen van de inhoud kan het beste gebeuren door gebruik te maken van de preview mogelijkheden van de UvA Studiegids.

22.2

Stap 2 Voor het realiseren van drukproeven dient de eindredacteur met de menuoptie ‘Studiegids publiceren’ in het beheermenu een file te genereren. Deze file kan vervolgens door het bedrijf Relate4u omgezet worden in:

een drukproef (PDF met lage resolutie),

een open formaat waarin nabewerking kan worden uitgevoerd en/of

een drukklaar formaat (PDF met hoge resolutie).

Alle formaten worden gerealiseerd met Framemaker. Framemaker is een programma uit de Adobestal en in een desktop versie beschikbaar. Daarnaast is het een opmaakpakket in de grafische markt die een groot aantal gebruikers kent. 22.3

Stap 3 Bij de drukproeven kan de redactie zich concentreren op de lay-out. De inhoud is reeds beoordeeld in previews. Vragen die bij het beoordelen van de lay-out aan de orde zijn:

Zijn de woorden op de titelpagina correct afgebroken.

Zijn de overige woorden correct afgebroken.

Staan elementen die bij elkaar gehouden moeten worden ten onrechte verdeeld over twee pagina’s.

Kloppen de pagina verwijzingen.

Is de trefwoordenlijst correct en volledig.

Klopt de inhoudsopgave.

Heeft de gids teveel blanco pagina’s.

Wanneer blanco pagina’s zoveel mogelijk voorkomen moeten worden, raden wij aan de optie subboeken niet te gebruiken. Deze optie is in eerste instantie bedoeld voor dikke gidsen waarin lezers zonder subboeken gemakkelijk het overzicht zouden kwijtraken.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



71/74


Nabewerking Nabewerking is mogelijk wanneer de XML wordt omgezet in het open Framemakerformaat. Een redactiemedewerker, het grafisch bedrijf dat de omzetting naar PDF of Framemaker formaat verzorgt of een ander willekeurig bedrijf zou de nabewerking kunnen verzorgen. Het framemaker bestand kan weer omgezet worden in een PDF. In het algemeen raden wij nabewerking af. We zijn ervan overtuigd dat de volautomatisch gemaakte PDF in de meeste gevallen van voldoende kwaliteit is om de studiegids te drukken en te binden. De inspanningen en kosten van nabewerking wegen in de regel niet op tegen de kwaliteitswinst.

22.4

Stap 4 PDF is de standaard formaat voor drukkerijen. Zodoende kan het print/druk en bindwerk door een drukker naar keuze verzorgd worden. Zorg ervoor dat de drukker een PDF met hoge resolutie krijgt.


Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



72/74


Bijlagen

23.1

Kwaliteitseisen voor het drukklaar bestand We onderkennen een type studiegids met subboeken en een type zonder subboeken. In een studiegids met subboeken is een hoofdstuk het tweede niveau in een studiegids zonder subboeken is een hoofdstuk het hoogste niveau. Paragraaf is het niveau onder een hoofdstuk. Het drukklaar bestand zal voldoen aan de onderstaande vereisten:


De titelpagina bevat faculteitsnaam, titel, subtitel;

De titelpagina is de eerste pagina van de gids;

De titelpagina is een rechter pagina;

Ieder subboek begint met een voorpagina waarop de titel van de subboek staat;

De voorpagina van een subboek staat op een rechterpagina;

De titelpagina van een boek of een subboek wordt gevolgd door een inhoudsopgave tenzij de studiegids een voorwoord heeft het voorwoord wordt voor de inhoudsopgave van het boek getoond;

Het voorwoord heeft dezelfde lay-out als de overige teksten met de uitzondering dat de hoofdstukken en paragrafen niet genummerd zijn.

Alle inhoudsopgaven beginnen op de rechterpagina;

Een boek met subboeken heeft een inhoudsopgave van twee niveaus diep voor het boek in haar geheel;

Een boek zonder subboeken heeft een inhoudsopgave van drie niveaus diep voor het boek in haar geheel;

Een boek met subboeken heeft naast de inhoudsopgave voor het boek in haar geheel een inhoudsopgave per subboek van drie niveaus diep;

In een publicatie met subboeken staan op de zijkant van de subboek verticale ‘balken’ oftewel duimgrepen met daarin de (korte) subboektitel;

Alle hoofdstukken beginnen op een nieuwe rechterpagina,

De teksten van paragrafen en lagere tekstniveaus sluiten, gescheiden door een witregel, direct op elkaar aan;

In een studiegids met subboek worden hoofdstukken genummerd per subboek. In een uitgave zonder subboek worden hoofdstukken doorlopend genummerd;

De koptekst bevat, zowel voor boeken met subboek als boeken zonder subboek, de (korte) hoofdstuktitel;

Koptekst op de linker pagina links uitgelijnd;

Koptekst op de rechter pagina rechts uitgelijnd;

Subboek en hoofdstukken kunnen naast een titel een korte titel hebben. De koptitels en de titels in de duimgrepen zijn gebaseerd op de korte titel van het tekstonderdeel, indien deze korte titel niet beschikbaar is wordt de gewone titel gebruikt;

In de voettekst is een pagina nummer opgenomen;

Paginanummers worden op de linker pagina links uitgelijnd;

Paginanummers worden op de rechter pagina rechts uitgelijnd;

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



73/74



De nummering van de pagina’s begint op de titelpagina;

De nummering wordt getoond vanaf pagina drie;

Tot en met de inhoudsopgave is de nummering in Latijnse cijfers

Cursussen in een ‘cursuslijst’ zijn aparte tekstonderdelen;

Cursussen beginnen altijd, op een nieuwe pagina;

Cursussen worden in tegenstelling tot andere tekstonderdelen niet genummerd (krijgen geen paragraafnummer);

Op basis van woorden die gemarkeerd zijn als trefwoord wordt een trefwoordenregister met per trefwoord paginaverwijzingen aangemaakt te worden;

Het trefwoordenregister is opgemaakt in twee kolommen en alfabetisch gerangschikt; het trefwoordenregister is het laatste onderdeel van een boek.

Op basis van een referentienummer kunnen voor cursussen paginaverwijzingen gerealiseerd worden;

Cursusverwijzingen in de tekst worden van een paginaverwijzing voorzien (indien van toepassing) en studielast in EC, beide tussen haakjes;

Tekst wordt niet uitgevuld;

Woorden worden automatisch afgebroken op een taalkundig correcte plaats.

Secties in een OER krijgen geen hoofdstuk/paragraaf nummering. Een uitzondering is het OER die als subboek is opgenomen.

Achter in het boek staat een index van de cursusbeschrijvingen met een paginaverwijzing opgenomen.

Handleiding_2006_2.52.doc 2.5 21-04-2006



74/74

Handleiding. UvA Studiegids

Recommend Documents