HANDLEIDING. Time-management met resultaat. TFC TrainingsMedia

HANDLEIDING

Time-management met resultaat

TFC TrainingsMedia

 

Melrose Film Productions Ltd Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: “Making Time”

In Nederland en België uitgebracht door:

TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be

Bestelnummer handleiding: 45 3462 Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3462

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever.

2

“Time-management met resultaat”

Inhoud Blz.

1. Inleiding................................................................................................................................. 5 Over “Time-management met resultaat” .......................................................................... 5 Synopsis van de video .......................................................................................................... 6

2. Leerpunten............................................................................................................................. 9 Over dit hoofdstuk ................................................................................................................ 9 Belangrijke leerpunten.......................................................................................................... 9 Interpersoonlijke vaardigheden ........................................................................................ 13

3. Trainingsopzetten .............................................................................................................. 15 Over de training................................................................................................................... 15 Trainingsopzet 1: Training van een uur........................................................................... 16 Voorbereiding ...................................................................................................................... 16 Uitwerking van trainingsopzet 1 ...................................................................................... 17 Trainingsopzet 2: Training van een halve dag................................................................ 20 Voorbereiding ...................................................................................................................... 20 Uitwerking van trainingsopzet 2 ...................................................................................... 21

4. Zelfstudie ............................................................................................................................. 27 Over dit hoofdstuk .............................................................................................................. 27 Tijdlog ................................................................................................................................... 30 De video ................................................................................................................................ 31 Hoe de belangrijkste ideeën van toepassing zijn op u................................................... 32 Belangrijkste leerpunten..................................................................................................... 35 Plannen en prioriteren ........................................................................................................ 37 Belangrijk versus urgent..................................................................................................... 38 Planningsoefening............................................................................................................... 39 Omgaan met mensen .......................................................................................................... 40 Onderbrekingen aanpakken .............................................................................................. 42 Werkmethoden .................................................................................................................... 42 Actieplan............................................................................................................................... 44


3

5. Cursistenmateriaal ............................................................................................................. 47 Time-managementvragenlijst............................................................................................ 48 Belangrijke leerpunten........................................................................................................ 50 Actieplan............................................................................................................................... 51 Time-managementproblemen ........................................................................................... 52 Plannen en prioriteren ........................................................................................................ 53 Omgaan met mensen .......................................................................................................... 54 Werkmethoden .................................................................................................................... 55 Alvorens het programma te vertonen.................................................................................. 56

4


1. Inleiding

Over “Time-management met resultaat” Inleiding In de jaren zestig waren er slechts een tiental boeken over time-management op de markt. Tegenwoordig zijn er over de honderd, om nog maar te zwijgen over de agenda’s, planners en andere time-managementinstrumenten. Dit geeft aan dat mensen enorme behoefte hebben aan hulp bij persoonlijk tijdbeheer. Een van de oorzaken van deze groeiende behoefte is, dat mensen op het werk steeds meer onder druk komen te staan. Een andere is, dat er geen magische oplossing bestaat voor het probleem van zelforganisatie en tijdplanning. Ieder individu heeft een ander karakter, een andere attitude tegenover tijd, en iedereen heeft te maken met andere beperkingen. “Time-management met resultaat” houdt niet alleen rekening met het feit dat alle individuen van een ander beginpunt vertrekken, maar ook met het feit dat mensen vaak heel goede bedoelingen hebben. De meeste mensen hebben wel een soort systeem. Ze doen erg hun best om georganiseerd te werken, maar blijven toch vaak in kringetjes ronddraaien. Door deze kwesties te bespreken, kan “Time-management met resultaat” mensen in elke organisatie helpen inzien waarom hun time-managementproblemen blijven bestaan en hoe ze deze op een effectieve en blijvende manier kunnen aanpakken. Doelen “Time-management met resultaat” heeft twee hoofddoelen: De deelnemers helpen zich bewuster te worden van hun eigen attitudes tegenover tijd en time-managementproblemen. De deelnemers praktische hulp en richtlijnen bieden om hen te helpen hun tijd effectiever te managen.


5

Doelgroep Dit pakket is gericht op medewerkers op alle niveaus in elk soort organisatie. Het is bijzonder nuttig voor mensen die: verantwoordelijk zijn voor het indelen van hun eigen tijd, vooral als ze niemand hebben aan wie ze taken kunnen delegeren. in teams werken - teamleden met time-managementproblemen kunnen de prestaties van het hele team beïnvloeden.

Synopsis van de video “Time-management met resultaat” vertelt het verhaal van drie mensen die op verschillende afdelingen van hetzelfde bedrijf werken. Ze hebben allemaal een andere attitude ten opzichte van het organiseren van zichzelf en hun tijd. Ze moeten in wezen alledrie dezelfde taak uitvoeren in dezelfde hoeveelheid tijd - ze moeten allemaal een onderdeel van een informatiepakket maken dat nodig is voor een belangrijke presentatie. Ze benaderen het inplannen van de taak in hun drukke schema ieder op hun eigen manier en met een verschillende mate van succes. Hoofdpersonen De drie hoofdpersonen zijn: Carl, die op de PR afdeling werkt. Carl is creatief, een ideeënmens die van spontaniteit houdt en routine verafschuwt. Hij zal de eerste zijn om toe te geven dat hij ongeorganiseerd is. Hij besteedt veel tijd aan de aspecten van zijn werk die hij leuk vindt en niet genoeg aan de taken die hij saai of lastig vindt. Deze stelt hij uit of probeert hij op een ander af te schuiven. Carl kan goed met mensen omgaan en hierdoor kan hij vaak met dingen wegkomen. In dit verhaal loopt het niet goed af, omdat hij zichzelf in tijdnood brengt. Tina, die op de Boekhouding werkt, is een streber, altijd bereid om dingen te doen. Ze denkt dat ze zeer georganiseerd is, omdat haar leven zich afspeelt rond haar personal organiser. Hoewel ze het altijd druk heeft, is Tina slecht in het stellen van prioriteiten ze heeft moeite om te bepalen welke taken urgent zijn en welke belangrijk. Terwijl ze in principe degene zou moeten zijn die de deadline met gemak kan halen, is het resultaat in de praktijk anders. Bruce werkt op de marketingafdeling onder Julia, de Marketing Director. Net als Tina maakte hij vroeger lange dagen en zag hij zijn gezin nauwelijks. Maar een ultimatum van zijn gezin dwong hem zijn prioriteiten bij te stellen. Hij heeft vanaf dat moment geleerd om zijn tijd te managen, beter te worden in het plannen van zijn dagen en het prioriteren van taken - dit stelt hem in staat om ruim voor de deadline klaar te zijn. Omdat hij door bittere ervaring geleerd heeft om zijn eigen tijd te managen, heeft Bruce echter weinig geduld met mensen die dat niet kunnen.

6


Het verhaal Achtergrondinformatie De manager van Bruce, Julia, is in onderhandeling met een nieuwe distributeur die zou kunnen helpen om het bedrijf in een van hun regio’s weer winstgevend te maken. Er komen hoge vertegenwoordigers van de distributeur langs voor een bijeenkomst en Julia wil indruk op hen maken. Als onderdeel van haar presentatie wil ze hen een speciaal samengesteld informatiepakket geven. Ze heeft een bijeenkomst met Bruce, met Carl van PR en met Tina van de Boekhouding waarin ze allemaal de toezegging doen om een onderdeel van het pakket voor hun rekening te nemen. Deze bijeenkomst vindt plaats op maandag. De deadline voor de bijdragen is volgende week woensdag om 4 uur - tien dagen later. Bruce is verantwoordelijk voor het coördineren van de bijdragen en hij moet er ook voor zorgen dat deze bij de ontwerpers komen, die hebben afgesproken om deze klus met spoed te voltooien. De video De video speelt zich af op donderdagochtend, de dag na de deadline. Bruce is boos. Hij heeft de deadline gehaald, maar Carl heeft zijn bijdrage - een profiel van de organisatie - pas op het laatste moment gemaakt. Omdat het een haastklus was, moest Bruce er zelf twee uur aan besteden voordat het naar de ontwerp-studio kon. Tina haalde de deadline wel, maar haar cijfers waren onvolledig. Ze moest nog een laatste sectie afmaken die twee pagina’s langer bleek te zijn dan was toegestaan toen ze hem naar de ontwerp-studio stuurde. Het ziet ernaar uit dat het informatiepakket niet op tijd klaar is voor de vergadering van Julia. Terwijl ze alledrie bezorgd op een telefoontje van de ontwerp-studio wachten in het kantoor van Bruce, wil Bruce weten wat er verkeerd is gegaan. Hij heeft de deadline gehaald, hoewel hij het druk had. Waarom konden zij dat dan niet? Via een reeks flashbacks zien we de pogingen van Carl en Tina om de deadline te halen - en de verschillende obstakels die hen daarin belemmerden. Geleidelijk beginnen ze in te zien hoe ze dingen anders hadden kunnen aanpakken. Carl plant slechts één dag tegelijk - als een deadline ver weg lijkt, bant hij deze vaak uit zijn gedachten. We zien dat zelfs toen hij besloot om het bedrijfsprofiel op een bepaalde dag te doen, hij makkelijk afgeleid werd door onderbrekingen en door andere taken die hij interessanter vond. Toen hij eindelijk zijn aandacht bij het profiel had, had hij een aantal goede ideeën - maar het was te laat om deze erin op te nemen. Zijn bureau lag zo vol dat hij een deel van de beperkte tijd die hij nog had tot de deadline, besteedde aan zoeken naar het materiaal dat hij nodig had. Het resultaat was een haastklus die Bruce moest corrigeren. Tina is anders. Zij plant wel vooruit en zet al haar taken in haar organiser. Tina plande een tijdstip om de taak te doen - maar werkte toen aan een op het oog urgente taak voor haar chef Adam. Ze plande het werk aan het informatiepakket toen opnieuw, maar werd onderbroken door Adam die haar een taak liet uitvoeren die best kon wachten - maar daar kwam ze later pas achter. Toen ze eindelijk aan het informatiepakket kon werken, kwam ze erachter dat een van de mensen van wie ze informatie nodig had op vakantie was. Dat betekende dat ze te laat was met de laatste sectie cijfers - hierdoor kwam het hele project in gevaar.


7

Hoewel hij het net zo druk had, was Bruce ruim voor de deadline klaar. Hij deed dit door duidelijke prioriteiten te stellen - dit was een belangrijke taak die koste wat kost gedaan moest worden. Toen hij zijn dag eenmaal gepland had, hield hij zich daar ook aan - en toen het langer duurde dan verwacht om zijn deel van het pakket te schrijven, maakte hij snel nieuwe plannen en zorgde hij ervoor dat hij eerst die dingen deed die andere mensen nodig hadden om door te kunnen met hun werk. De video eindigt met bericht van de studio of het informatiepakket wel of niet op tijd klaar zal zijn. Hierop volgt een korte samenvattingsscène terwijl Carl en Tina het kantoor van Bruce verlaten. Ze reflecteren over wat ze geleerd hebben door terug te kijken op hoe ze zijn omgegaan met deze deadline. Ze hebben allebei lessen geleerd die voor hen relevant zijn.

8


2. Leerpunten

Over dit hoofdstuk In dit hoofdstuk vindt u een uitwerking van de leerpunten van de video.

Belangrijke leerpunten De belangrijkste leerpunten zijn onder te verdelen in drie categorieën: 1. Plannen en prioriteren 2. Omgaan met mensen 3. Werkmethoden Plannen en prioriteren Stel prioriteiten - en houd ze in gedachten Plan de dag en houd u eraan Stel realistische deadlines Anticipeer op problemen Omgaan met mensen Ga resoluut om met onderbrekingen Wees assertief Besteed minder tijd aan de telefoon Doe zo mogelijk een beroep op anderen


9

Werkmethoden Doe moeilijke dingen eerst Ruim rommel op Werk taken één voor één af Concentreer u op een beperkt aantal taken Plan tijd om na te denken Ga bewust om met tijd ‘De dag is te kort.’ Zo voelt het weleens als u het doorlopend druk heeft. Maar zoals Bruce zegt: of u het hoofd boven water houdt, hangt heel erg af van hoe u de tijd die u heeft, gebruikt. Hij staat sterk - hij had het net zo druk als Carl en Tina maar toch slaagde hij erin de deadline te halen. Hierdoor toonde hij aan dat het kon. In de praktijk is het zo dat hoe meer eisen er aan u gesteld worden, hoe essentiëler het is dat u uw tijd beheerst in plaats van altijd haast te hebben en tegen de klok te werken. ‘Maar dit was dringend. Dat laat je niet liggen.’ Een van de problemen van Tina is, dat ze niet nadenkt over het verschil tussen wat urgent en wat belangrijk is. In plaats daarvan neemt ze steeds meer taken aan, zelfs taken die niet de hare zijn. Ze denkt dat ze prioriteiten stelt, maar wanneer ze moet kiezen tussen de taak op haar schema en een andere taak die urgent lijkt, bekijkt ze haar prioriteiten niet om haar te helpen een beslissing te nemen. Bruce vat het samen: ‘Heb je jezelf gevraagd - is het belangrijker om deze taak voor Adam te doen voordat hij het me zelfs maar vraagt, of dat ik doorga met de belangrijke taak die op mijn planning staat?’ ‘De deadline leek nog zo ver weg.’ Net als veel mensen vindt Carl het moeilijk om ver vooruit te plannen. De meeste mensen hebben een dagplanning, of ze maken er tenminste een op de dag zelf, wellicht door een actielijst door te kijken en te bepalen wat ze gaan doen. Het probleem met deze strategie is, dat u taken met deadlines die aangenaam veraf lijken, uitstelt. Zelfs als u deze taken wel inplant, zijn ze de eerste die u opzij schuift als er iets anders gedaan moet worden. Net zoals met Carl gebeurt, kan het resultaat zijn dat de deadline zich plotseling aandient en dat u de taak waarvoor u genoeg tijd leek te hebben, moet afraffelen. ‘Werk voor een andere afdeling gaat onderop.’ Mensen die in een interfunctioneel projectteam zitten, zullen dit probleem wel herkennen. Mensen vinden het vaak moeilijk om een taak die buiten hun directe verantwoordelijkheidsgebied valt als werkelijk belangrijk te zien. Een van de redenen waarom Carl en Tina geen prioriteit gaven aan het informatiepakket was, dat het een

10


taak voor een andere afdeling was. In werkelijkheid was de presentatie waar ze een bijdrage aan leverden echter essentieel voor de toekomst van het bedrijf, zoals Bruce hen in herinnering bracht. ‘Ik kan wel wat schuiven.’ Carl reserveerde maandagmiddag om het bedrijfsprofiel te maken, op tijd voor de deadline van woensdag. Maar toen zich een aanlokkelijker aanbod voordeed - een bijeenkomst met een reclamebureau om te brainstormen over een nieuwe campagne was hij maar al te gauw bereid om ‘wat te schuiven’. Daar is niets mis mee, behalve dan dat hij maar weinig bewegingsruimte had - hij zou dinsdag de hele dag buiten de deur zijn. Omdat hij niet zeker wist hoe lang de taak zou duren, kon hij niet weten of het realistisch was om deze te laten liggen tot woensdagochtend. De les die Carl geleerd heeft, was dat als u ‘wat gaat schuiven’, u vooruit moet kijken en precies moet plannen wanneer u de taak gaat doen - vooral als die zo belangrijk is als deze. ‘Niet mijn schuld.’ Tina liep vertraging op omdat Alastair, wiens cijfers ze nodig had, op vakantie bleek te zijn. Ze zegt dat dit niet haar schuld is. Maar Bruce geeft aan dat wanneer u informatie nodig heeft van een ander, vooral van iemand op een andere afdeling, u daar ver van tevoren om moet vragen. Een manier om later tijd te besparen, is door te anticiperen op mogelijke problemen, zodat u zich daar niet door laat verrassen. ‘Je kunt mooi plannen, maar als mensen je steeds storen ...’ Voor veel mensen vallen de beste plannen in duigen door de eisen van andere mensen - die u onderbreken of opbellen of vragen om iets op korte termijn te doen. Bruce zegt dat de oplossing voor dit probleem is, dat u uw tijd zelf in de hand houdt. Dit kan betekenen dat u mensen moet vragen terug te komen op een tijdstip dat u beter uitkomt. Maar u kunt toch behulpzaam zijn. Als u zegt wat u niet kunt doen, kunt u ook zeggen wat u wel kunt doen. Carl had bijvoorbeeld tegen Nick kunnen zeggen: ‘Ik heb het heel erg druk. Heb je in de lunchpauze tijd?’ ‘Maar zoiets zeg je niet tegen je baas.’ Het kan moeilijker zijn om assertief te zijn tegen leidinggevenden, vooral wanneer u zichzelf ziet als iemand op wie uw chef altijd kan vertrouwen in een crisis, zoals Tina. Bruce heeft ook problemen met zijn chef. Julia heeft voortdurend goede ideeën en verwacht dan dat Bruce al zijn werk laat liggen om daaraan te werken. Daarom zegt hij dat u assertief moet zijn - voor uw eigen geestelijke gezondheid: ‘U moet het heel duidelijk maken - als ik dit doe, kan ik dat niet doen ... praat over welke taken prioriteit moeten krijgen ...’. ‘Maar als iemand je helpt, wil je wat terugdoen. Maar een deadline gaat voor. Je moet de tijd in de gaten houden. Het werkt twee kanten op.’ Resoluut met andere mensen omgaan, betekent niet dat u hen buitensluit, hen behandelt als een vijand die uw tijd bedreigt. We hebben andere mensen nodig - zoals Carl heel goed weet. Zo werkt hij, door diensten en wederdiensten. Wat Bruce hem wil


11

laten inzien, is echter dat het bewijzen van een dienst gewoon moet wachten wanneer u een urgente deadline heeft voor een belangrijke taak. ‘U kunt vriendelijk zijn, beleefd, en toch uw prioriteiten in gedachten houden...’. Andere mensen zijn een waardevolle bron van ondersteuning, maar u zult toch uw tijd onder controle moeten houden. ‘Stel je dingen altijd zo lang uit?’ Carl is een klassieke uitsteller. Als hij iets kan uitstellen, vooral een taak die hij niet graag doet, dan doet hij dat. Mensen zoals Carl zeggen vaak dat ze pas echt met een taak kunnen beginnen als de deadline gevaarlijk dicht nadert. Dit kan aanvaardbaar zijn als ze hun deadlines altijd halen. Maar in dit geval lijdt Bruce eronder dat Carl de taak tot het laatste moment heeft uitgesteld. ‘Doe moeilijke dingen dus eerst’, adviseert Bruce. ‘Zorg dat ze gedaan zijn.’ Op die manier bezwaren ze u niet en kunt u uw energie gebruiken voor de dingen die u echt leuk vindt. ‘Overwerken betekent gewoon lange dagen maken.’ Tegenwoordig werkt Bruce alleen maar over als het absoluut noodzakelijk is. Hij heeft geleerd wat Tina niet geleerd heeft - dat u vaak meer kunt doen als u uzelf minder tijd geeft. Als u denkt dat u altijd langer kunt blijven om een taak af te maken, dan werkt u waarschijnlijk minder effectief en staat u open voor onderbrekingen. Als u weet dat u de taak voor het einde van de werkdag moet afronden, onderneemt u positieve stappen om ervoor te zorgen dat u slaagt. ‘Richt je op een beperkt aantal taken.’ Tina gaat er prat op dat ze alles inplant, maar ze is onrealistisch omdat ze geen tijd overlaat voor onverwachte dingen of voor taken die langer duren dan ze denkt. Ze begint met taken en moet deze dan halverwege laten liggen en krijgt daardoor niet de oppepper die u krijgt wanneer u een taak van uw lijst kunt schrappen. Bruce moedigt haar aan om zich te concentreren op minder taken tegelijk, en om een taak eerst zo ver mogelijk af te ronden voordat ze verder gaat met het volgende. ‘Zelfs een korte pauze helpt. Dan heb je even tijd om na te denken.’ Als u elke minuut vult, put u uzelf gewoonweg uit, verbruikt voortdurend energie zonder dat u pauzes neemt om uzelf weer op te laden. Bruce neemt een lunchpauze omdat hij weet dat hij zijn werk effectiever kan doen als hij weer terugkomt. ‘Iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd’ Het is maar al te gemakkelijk om te denken dat de problemen waar u mee te maken krijgt uniek zijn - niemand anders heeft te maken met de vereisten en druk waaronder u staat. Maar, zoals Bruce zegt, iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd. U kunt kiezen hoe u uzelf organiseert. Het doel van de video is om de deelnemers te helpen de beste keuzes voor henzelf te maken.

12


Interpersoonlijke vaardigheden “Interpersoonlijke vaardigheden” richt zich op het omgaan met mensen. Drie flashbackscènes uit de hoofdvideo worden herhaald (Nick onderbreekt Carl om het afscheidsfeestje van Barry te bespreken; Adam onderbreekt Tina en laat haar extra werk doen; Carl begint een lang telefoongesprek). Deze ‘Hoe het niet moet’ scènes worden gevolg door een ‘Hoe het wel moet’ versie die toont hoe de hoofdpersonen effectiever met de onderbreking hadden kunnen omgaan en de controle over hun tijd hadden kunnen behouden.


13

14


3. Trainingsopzetten

Over de training Inleiding Deze sectie is bedoeld voor de trainer of manager die een training gaat geven met behulp van “Time-management met resultaat”. Er staan twee trainingssessies in dit hoofdstuk: Een training van een uur die u kunt gebruiken als de tijd voor de voorbereiding en training beperkt is. U kunt deze in het werkschema van uw organisatie inpassen, bijvoorbeeld een werklunch of een teambijeenkomst. Een training van een halve dag waarin u de time-managementproblemen die in de video ter sprake komen, uitgebreider kunt onderzoeken. U kunt de training geven zoals die in deze handleiding staat of u kunt hem aanpassen aan uw specifieke omstandigheden.


15

Trainingsopzet 1: Training van een uur Sessie

Duur

Doelstelling

Inleiding

2 minuten

De training inleiden

Wat is het probleem?

5 minuten

Ideeën verzamelen en opschrijven over de time-managementproblemen waarmee de deelnemers te maken hebben.

Video: Timemanagement met resultaat

18 minuten

Tonen hoe en waarom time-managementproblemen ontstaan en een aantal oplossingen aandragen.

De dag is te kort

10 minuten

Op basis van de video de drie belangrijkste gebieden identificeren waarop mensen problemen hebben met tijdbeheer (Plannen & prioriteren; Omgaan met mensen; Werkmethoden).

Meer tijd creëren oefening

20 minuten

De deelnemers specifieke acties laten bedenken om problemen in deze drie gebieden op te lossen.

Alternatief voor de oefening - discussie

20 minuten

De groep de belangrijkste leerpunten van de video laten onderzoeken.

Video: Samenvatting

5 minuten

De leerpunten van de training opsommen.

Voorbereiding Bekijk “Time-management met resultaat”, inclusief de Samenvatting. Noteer aspecten van de video die bijzonder relevant zijn voor uw organisatie, of voor de medewerkers die zullen deelnemen aan de training. Lees Hoofdstuk 1 en 2 door. Schenk extra aandacht aan de bespreking van de leerpunten van de video. Lees de uitwerking van de trainingsopzet goed door. Het programma bevat een oefening ‘Meer tijd creëren’. U kunt ervoor kiezen om deze te vervangen door een discussie over de leerpunten van de video. Brief uw collega’s van tevoren.

16


Vraag hen na te denken over het soort time-managementproblemen waarmee ze het meest te maken krijgen. Maak kopieën van Handout 2: Belangrijke leerpunten. Bereid u erop voor om de tijd strak in de hand te houden. Een uur is zeer kort voor een onderwerp als time-management, waar iedereen dagelijks mee te maken heeft.

Uitwerking van trainingsopzet 1 Inleiding

2 minuten

Verwelkom de deelnemers. Vraag hen zich aan elkaar voor te stellen als zij elkaar niet kennen. Zet de doelstellingen van de training uiteen (u kunt deze van tevoren op de flipover schrijven). Neem de trainingsopzet door. Benadruk dat de training ten doel heeft, de deelnemers te helpen hun tijd beter in te delen. Wat is het probleem?

5 minuten

Vraag de deelnemers een aantal van hun eigen problemen met tijdbeheer te noemen. Schrijf hun antwoorden op de flipover. Er zijn waarschijnlijk veel antwoorden, dus houd de tijd in de gaten! Als u meer dan een flipovervel gebruikt, hang het volle vel dan met plakband aan de muur zodat alle antwoorden zichtbaar blijven. Video: “Time-management met resultaat”

18 minuten

Vertoon de video. Geef een inleiding op de video, vertoon dan de video (18 minuten) en stop vóór de Samenvatting. De dag is te kort

10 minuten

Vraag feedback over de video. Vraag de deelnemers welke problemen van de hoofdpersonen in het bijzonder herkenbaar vonden. Toon OHS 1: Time-managementproblemen. Leg uit dat de video een verscheidenheid aan time-managementproblemen getoond heeft. Gebruik OHS 1 om aan te tonen dat deze problemen in drie categorieën onder te verdelen zijn: •

Plannen en prioriteren - dit zijn de problemen die in de eerste vier flashbacks getoond zijn (Tina schuift een belangrijke taak aan de kant om een taak te doen


17

die urgent lijkt; Carl plant het bedrijfsprofiel niet in; Carl neemt zich voor het profiel te maken maar wordt verleid door een brainstormsessie over een project dat eigenlijk niet het zijne is; Tina vergeet om van tevoren te controleren of Alastair de cijfers die ze nodig heeft, kan leveren en komt er vervolgens achter dat hij op vakantie is). •

Omgaan met mensen - de problemen in de volgende drie flashbacks (Carl laat zich onderbreken door Nick over iets wat kan wachten; Tina vindt het moeilijk om ‘nee’ te zeggen tegen Adam, haar chef, die haar ander werk laat doen als ze probeert om de cijfers voor het informatiepakket af te maken; Carl zit een kwartier aan de telefoon terwijl de deadline met rasse schreden nadert).

•

Werkmethoden - dit zijn de problemen uit het laatste deel van de video. Zowel Carl als Tina maken het zichzelf nog moeilijker door hun aanpak om hun werk gedaan te krijgen (Carl stelt dingen tot het laatste moment uit; zijn bureau ligt zo vol rommel dat hij onnodig tijd verspilt met zoeken; Tina probeert te veel te doen met als resultaat dat taken nooit afgerond lijken te worden; ze moet pauzes nemen, tijd plannen om na te denken. Ze moeten zich allebei op hun eigen manier bewuster worden van hun tijd).

Geef aan dat de meeste time-managementproblemen in een van deze drie categorieën vallen. Om dit te illustreren, gaat u terug naar de problemen die u op de flipover heeft geschreven en vraagt u de deelnemers om elk van deze problemen in een van de drie categorieën in te delen. Markeer elke categorie met een andere kleur stift. Meer tijd creëren

20 minuten

Verdeel de deelnemers in drie groepjes. Geef elk groepje een blanco overheadsheet en een stift. Wijs elk groepje een van de probleemcategorieën toe: •

Plannen en prioriteren

•

Omgaan met mensen

•

Werkmethoden

Vraag de groepjes om: •

te bespreken wat ze van de video geleerd hebben over time-managementproblemen op het gebied dat u hen heeft toegewezen.

•

twee specifieke acties te bedenken die zij zouden aanbevelen aan iemand die deze problemen moet oplossen.

•

de twee voorgestelde acties op het overheadsheet te schrijven.

Geef de groepjes tien minuten de tijd en kom dan weer met de hele groep samen. Laat elk groepje haar ideeën presenteren met behulp van de overheadprojector.

18


Discussie: alternatief voor de oefening

20 minuten

U kunt ervoor kiezen om deze tijd te gebruiken om de problemen uit de video te bespreken. Gebruik hierbij Hoofdstuk 2 als richtlijn. Kies de problemen uit die het meest relevant zijn voor de deelnemers. Video: Samenvatting

5 minuten

Toon de samenvatting. Deel Handout 2: Belangrijke leerpunten uit.


19

Trainingsopzet 2: Training van een halve dag Sessie

Duur

Doelstelling

Inleiding

10 minuten

De training inleiden; de resultaten van de time-managementvragenlijsten samenvatten.

Goed nieuws, slecht nieuws

20 minuten

Uit de vragenlijsten afleiden in welke timemanagementaspecten de deelnemers goed zijn en in welke minder goed; individuen de kans geven om hun eigen time-managementproblemen te vergelijken met die van anderen.

Video: Timemanagement met resultaat

40 minuten

De video tonen en de leerpunten bespreken.

Plannen & prioriteren

45 minuten

De deelnemers helpen het verschil tussen urgente en belangrijke taken te leren kennen; hen de kans geven om het maken van schema’s te oefenen.

Omgaan met mensen

30 minuten

Praktische hulp bieden bij het omgaan met onderbrekingen en ‘nee’ zeggen met behulp van “Interpersoonlijke vaardigheden”.

Werkmethoden - het uzelf makkelijker maken

30 minuten

Voorbeelden benoemen van werkmethoden die goed time-management eenvoudiger kunnen maken.

Samenvatting en actieplan

20 minuten

De deelnemers laten bepalen wat ze als gevolg van de training anders gaan doen om hun time-management te verbeteren.

Voorbereiding Deel Handout 1: Time-managementvragenlijst vóór de training uit. Laat de deelnemers de vragenlijst invullen en terugsturen aan u zodat u de resultaten kunt samenvatten. Neem de ingevulde vragenlijsten door en verzamel de problemen die de deelnemers bij vraag 2 en 3 hebben opgeschreven. Kies de problemen uit die het meest genoemd worden. Bepaal op basis van de antwoorden op vraag 1 en 5 waar de deelnemers in het algemeen goed en minder goed in zijn op het gebied van time-management. Verzamel de resultaten van de vragenlijst.

20


Als u daar tijd voor heeft, kunt u de resultaten op een leeg exemplaar van de vragenlijst zetten. Zet in elk vakje het aantal personen dat dat vakje heeft aangekruist. Schrijf het soort problemen op dat de respondenten bij vraag 2 en 3 genoemd hebben. Maak kopieën van de totaalresultaten om uit te delen aan de deelnemers. Bekijk “Time-management met resultaat” inclusief de Samenvatting. Schrijf de aspecten van de video op die bijzonder relevant zijn voor de deelnemers. Lees Hoofdstuk 1 en 2 door. Bekijk de bespreking van de leerpunten van de video. Neem de uitwerking van de trainingsopzet grondig door en bereid de benodigde hulpmiddelen voor.

Uitwerking van trainingsopzet 2 Inleiding

10 minuten

Leid de training in. Neem het cursusprogramma door en leg uit dat de doelen zijn om: •

Een aantal van de meest voorkomende time-managementproblemen te identificeren en te kijken hoe deze van toepassing zijn op de deelnemers.

•

Na te denken over waarom deze problemen zich blijven voordoen.

•

Een aantal oplossingen te onderzoeken die de deelnemers zelf kunnen toepassen op hun werk.

Bespreek een aantal van de redenen waarom time-management een lastig onderwerp kan zijn om te behandelen. Dit zijn onder andere: •

Sommige problemen zijn het gevolg van factoren waar het individu geen controle over heeft (bijvoorbeeld: als een afdeling echt onderbezet is of wanneer een deadline werkelijk onrealistisch is).

•

ime-managementproblemen hebben vaak te maken met de attitude die mensen ten opzichte van tijd hebben - en die kan heel moeilijk te veranderen zijn.

•

Sommige schijnbare time-managementproblemen gaan in werkelijkheid ergens anders over, bijvoorbeeld over assertiviteit.

Leg uit dat u bereid moet zijn om uw eigen attitudes en uw bereidheid om dingen te veranderen eerlijk te bekijken, om de manier waarop u uw tijd beheert werkelijk te veranderen.


21

Goed nieuws, slecht nieuws

20 minuten

Vat de resultaten van de time-managementvragenlijst samen. Als u de totaalresultaten heeft verzameld, deel dan exemplaren daarvan uit aan de deelnemers. Kijk naar het goede en naar het slechte nieuws. Haal uit de vragenlijsten: •

Het goede nieuws - de time-managementaspecten waar de meeste deelnemers goed in zijn.

•

Het slechte nieuws - de aspecten waar ze meer problemen mee hebben.

Schrijf het ‘goede nieuws’ en het ‘slechte nieuws’ op de flipover. Verdeel de deelnemers in paren. Geef hen vijf minuten de tijd om te bespreken of hun eigen time-managementproblemen overeenkomen met de problemen die uit de vragenlijst naar voren zijn gekomen. Kom weer met de hele groep samen. Bespreek kort de problemen die zijn genoemd. Video: “Time-management met resultaat”

40 minuten

Geef een inleiding op de video “Time-management met resultaat”. Vertel de deelnemers dat ze drie hoofdpersonen gaan zien - Carl, Tina en Bruce die allemaal een andere attitude tegenover tijd hebben. Vraag hen vooral te letten op de flashbackscènes waarin we het soort obstakels zien dat de hoofdpersonen in de video ervan weerhoudt hun tijd effectief te managen. Vertoon de video (18 minuten) en de Samenvatting (2½ minuut). Bespreek de leerpunten van de video. Deze worden in Hoofdstuk 2 besproken. Besteed vooral aandacht aan problemen die bijzonder relevant zijn voor de deelnemers. Vat samen door Handout 2: Belangrijke leerpunten uit te delen. Leg uit dat de time-managementproblemen uit de video in drie categorieën zijn onder te verdelen. Dit wordt geïllustreerd op de handout. U kunt ook OHS 1 gebruiken om de drie categorieën te tonen:

22

•


•

Omgaan met mensen

•

Werkmethoden


Leg uit dat u deze drie verschillende gebieden in de rest van de training gedetailleerder gaat onderzoeken. Plannen en prioriteren

45 minuten

Toon OHS 2: Plannen en prioriteren. Gebruik OHS 2 om de leerpunten over plannen en prioriteren door te nemen: •

Stel prioriteiten - en houd ze in gedachten

•

Plan de dag en houd u eraan

•

Stel realistische deadlines

•

Anticipeer op problemen

Discussieer een paar minuten over problemen die ter sprake komen. Dit kunnen onder andere zijn: •

Hoe deelnemers plannen en of ze zich normaal gesproken aan hun planning houden.

•

Hoe ze prioriteiten stellen - en of ze prioriteiten in gedachten houden als zich onverwachte dingen voordoen.

•

Hoe ze inschatten hoe lang een taak gaat duren bij het stellen van deadlines.

Verwijs naar Tina en Adam in de video. Herinner de deelnemers aan Tina die een belangrijke taak opzij schoof om wat cijfers te bekijken voor Adam - een taak die urgent leek hoewel het strikt genomen niet haar verantwoordelijkheid was. Vraag de deelnemers om hun reactie op de manier waarop ze deze situatie heeft aangepakt. Vraag hen om suggesties hoe ze zich anders had kunnen gedragen. Leg uit wat het onderscheid is tussen urgent en belangrijk. Zorg er in de discussie voor dat de deelnemers duidelijk het verschil weten tussen taken die urgent zijn en taken die belangrijk zijn. U dient in ieder geval de volgende punten te behandelen: •

Een belangrijke taak is een taak die een bijdrage levert aan een belangrijk doel. Hoe belangrijker een taak is, hoe meer tijd en aandacht u eraan moet besteden.

•

Een urgente taak is een taak met een krappe deadline.

•

Sommige taken zijn zowel belangrijk als urgent - aan deze taken moet u de hoogste prioriteit geven.

•

Sommige urgente taken zijn in wezen zeer triviaal. U moet beoordelen of u een urgente maar triviale taak eerst doet voordat u verder gaat met een belangrijke taak. Of dat u een andere oplossing moet zoeken voor de urgente taak, zodat u de belangrijke taak kunt afronden.

Beëindig deze sessie met een planningsoefening.


23

Bij deze oefening beginnen de deelnemers individueel te werken en vormen daarna paren. Vraag iedereen om: •

een leeg vel papier te pakken en daarop vier kolommen te tekenen met de kopjes Taak, Tijd, Belangrijk, Urgent.

•

in de eerste kolom alles op te schrijven dat ze morgen (of een andere geschikte dag in de nabije toekomst) op het werk moeten doen, inclusief de allerkleinste taken.

•

in de ‘Tijd’ kolom een schatting te maken van de tijd die ze voor elke taak nodig denken te hebben.

•

een vinkje te zetten in de ‘Belangrijk’ en/of ‘Urgent’ kolom voor de taken die belangrijk of urgent zijn (of beide).

Geef de deelnemers vijf minuten voor dit onderdeel van de oefening. Verdeel de deelnemers nu in paren en geef elk paar een flipovervel. Vraag elk paar om: •

een dag te kiezen waaraan ze gaan werken.

•

een schema te maken voor de gekozen dag.

Geef de deelnemers een kwartier voor het maken van het schema. Hang de voltooide schema’s op. Laat de deelnemers hun voltooide schema’s op de muur hangen en rondlopen en de schema’s van de anderen bekijken. Geef commentaar op de schema’s. Neem hiervoor een paar minuten de tijd. Punten waarop u moet letten zijn onder andere: •

Hebben ze elke minuut van de dag gevuld? Is dit realistisch?

•

Hebben ze tijd gepland om na te denken? Om te reageren op dingen die zich voordoen?

•

Hoe realistisch zijn de deadlines die ze zichzelf gesteld hebben voor de verschillende taken? Hoe moeilijk is het om juist in te schatten hoe lang een taak duurt?

Omgaan met mensen

30 minuten

Voor dit deel van de sessie gebruikt u “Interpersoonlijke vaardigheden”. Dit volgt op de Samenvattingssectie van de video. Begin door te zeggen dat andere mensen de beste plannen in de war kunnen schoppen. Om een effectieve time-manager te zijn, moet u in staat zijn om resoluut maar beleefd om te gaan met de onderbrekingen en vereisten van anderen. Vertoon Interpersoonlijke vaardigheden 1: Ga resoluut om met onderbrekingen. Toon de eerste scène van Interpersoonlijke vaardigheden 1 (Nick onderbreekt Carl om het afscheidsfeestje van Barry te bespreken). Vraag de deelnemers om suggesties over hoe Carl beter met de onderbreking van Nick had kunnen omgaan en

24


speel dan de bijbehorende ‘Hoe het wel moet’ scène af waarin Carl Nick vraagt om tijdens de lunch verder te praten. Vertoon Interpersoonlijke vaardigheden 2: Wees assertief. Toon de eerste scène van Interpersoonlijke vaardigheden 2 (Adam onderbreekt Tina en vraagt haar aan een probleem te werken terwijl ze probeert Julia’s deadline te halen). Vraag de deelnemers om suggesties over hoe Tina effectiever met Adam had kunnen omgaan. Speel dan de ‘Hoe het wel moet’ scène af waarin Tina Adam vertelt dat ze aan een taak voor Julia bezig is en Adam vraagt wanneer zijn taak klaar moet zijn. Vertoon Interpersoonlijke vaardigheden 3: Besteed minder tijd aan de telefoon. Toon de eerste scène van Interpersoonlijke vaardigheden 3 (Nick wordt onderbroken door een telefoontje van Josh als de deadline voor het profiel met rasse schreden nadert). Vraag de deelnemers hoe Carl het telefoontje beter had kunnen afhandelen. Speel de ‘Hoe het wel moet’ scène af waarin Carl Josh vraagt wanneer hij hem kan terugbellen. Toon OHS 3: Omgaan met mensen. Gebruik OHS 3 om dit deel van de sessie samen te vatten: •

Ga resoluut om met onderbrekingen - weet hoe u ‘nee’ moet zeggen

•

Wees assertief

•

Besteed minder tijd aan de telefoon

•

Doe zo mogelijk een beroep op anderen

Beëindig de sessie door een paar minuten over het laatste punt te discussiëren: •

Doe zo mogelijk een beroep op anderen

Vraag de deelnemers om ideeën voor het vinden van een balans tussen vriendelijk en ondersteunend zijn voor collega’s, maar toch zelf de tijd in de hand te houden. Werkmethoden: Maak het uzelf makkelijk

30 minuten

Verwijs naar de hoofdvideo. Bespreek de hoofdvideo weer en zeg dat Tina en Carl niet gedaan kregen wat ze wilden, deels vanwege problemen met planning en mensen, maar ook vanwege werkmethoden waardoor ze het zichzelf moeilijker maakten. Vraag de deelnemers om voorbeelden van werkmethoden die effectief timemanagement in de weg kunnen staan. Probeer de volgende punten te behandelen: •

Rommel - Carl besteedt te veel tijd aan het zoeken naar dingen op zijn rommelige bureau.

•

Te veel inplannen - Tina is onrealistisch over wat ze kan doen in de beschikbare tijd.


25

•

Uitstel - Carl stelde het maken van het profiel uit tot het laatste moment.

•

Taken niet afronden - Tina werkt meestal aan meerdere dingen tegelijk waardoor ze geen enkele taak afrondt.

•

Overwerken - zowel Tina als Carl maken lange dagen.

•

Geen pauzes nemen - Tina neemt vaak geen lunchpauze, en ze plant ook geen tijd om na te denken en te evalueren hoever ze met haar werk is.

Verdeel de deelnemers in paren. Vraag hen een paar minuten te discussiëren over deze vraag: Welk aspect van uw werkmethoden zou u kunnen veranderen om het uzelf makkelijker te maken? Kom weer met de hele groep samen. Vraag om feedback en laat de deelnemers dan nadenken over hoe en wanneer ze de ideeën die ze genoemd hebben, kunnen implementeren. Toon OHS 4: Werkmethoden. Gebruik OHS 4 om dit deel van de sessie samen te vatten: •

Doe moeilijke dingen eerst

•

Ruim rommel op

•

Werk taken één voor één af

•

Concentreer u op een beperkt aantal taken

•

Plan tijd om na te denken

•

Ga bewust om met tijd

Samenvatting en actieplan

20 minuten

Toon de Samenvatting. Toon de Samenvatting (2½ minuut) nog eens. Deel Handout 3: Actieplan uit. Vraag de deelnemers om een actiepunt in te vullen dat ze gaan ondernemen voor elk van de drie kopjes: •


•

Omgaan met mensen

•

Werkmethoden

Stel een maandelijkse evaluatie voor. Beëindig de training door voor te stellen dat de deelnemers een afspraak met zichzelf maken voor over een maand - om de veranderingen als gevolg van deze training te evalueren. 26


4. Zelfstudie

Over dit hoofdstuk Dit hoofdstuk helpt u het programma “Time-management met resultaat” optimaal te benutten voor zelfstudie. U kunt de leerpunten toepassen op uw eigen ervaring met het organiseren van uzelf en uw tijd. “Time-management met resultaat” helpt u bewuster te worden van uw eigen attitudes tegenover tijd en problemen met time-management. En het biedt praktische hulp en richtlijnen om u te helpen uw tijd effectiever te managen. Hoe gaat u met uw tijd om? Een van de hoofdideeën uit de video is, dat er niet één magische oplossing bestaat voor het probleem van het organiseren van uzelf en uw tijd. Ieder individu heeft een ander karakter, een andere attitude tegenover tijd en heeft te maken met andere beperkingen. Vul deze vragenlijst in om u te helpen uw eigen ervaring met het organiseren van uzelf en uw tijd te onderzoeken. 1. Plant u uw werk bewust: Ja

Nee

•

elke dag?

•

elke week?

•

elke maand?

2. Wat vindt u de moeilijkste activiteit om te plannen en organiseren? Waarom?


27

3. Wat zijn de twee ergste oorzaken van tijdverspilling in uw functie? (bijvoorbeeld telefoongesprekken, ongeplande bijeenkomsten, onderbrekingen)

4. Denk na over uw eigen werk en het werk van uw afdeling in de volgende zes tot twaalf maanden. Kunt u de drie belangrijkste doelstellingen benoemen: Ja

Nee Weet niet

•

voor uzelf?

•

voor uw afdeling?

5. Hier is een lijst van een aantal kenmerken van het werk van mensen die vaak symptomen zijn van een time-managementprobleem. In welke mate zijn ze op u van toepassing? Vaak

Nooit

• Ondanks hard werken niet genoeg vooruitgang boeken

• Niet weten waar de tijd heen gaat

• Actielijst wordt langer in plaats van korter • Rommelig bureau • Gemiste deadlines • Slecht voorbereid op bijeenkomsten/ afspraken • Taken worden vergeten • Routinewerk krijgt voorrang boven belangrijke taken • Te veel tijd besteed aan korte-termijnwerk • Te weinig tijd besteed aan langetermijnplanning

• Lange dagen maken • Veel werk mee naar huis nemen

28

Soms Zelden


De resultaten interpreteren Bekijk uw ingevulde vragenlijst en schrijf hieronder op: Mijn sterke punten als time-manager zijn: (Kijk voor het beoordelen van uw sterke punten naar de antwoorden op vraag 5 - waar heeft u een vinkje gezet bij ‘Zelden’ of ‘Nooit’? Hoe heeft u vraag 1 beantwoord?)

Mijn belangrijkste time-managementproblemen zijn: (Kijk voor het beoordelen van uw probleemgebieden naar de antwoorden op vraag 5 - waar heeft u een vinkje gezet bij ‘Vaak’ of ‘Soms’. Hoe heeft u vraag 2 en 3 beantwoord?)

Hoe u uw tijd besteedt (optioneel) Bij het identificeren van hun time-managementproblemen vinden sommige mensen het nuttig om een Tijdlog in te vullen voor een hele dag, of in sommige gevallen een langere periode. Als u een Tijdlog invult, weet u precies waar u uw tijd aan besteedt. U kunt het Tijdlog gebruiken dat op de volgende pagina staat of er zelf een ontwerpen. In de kolom ‘Activiteit’ schrijft u alles op waar u in de loop van de dag tijd aan besteedt. Schrijf in de linkerkolom op wanneer u ergens mee begint en schrijf in de rechterkolom hoeveel tijd die activiteit in totaal in beslag genomen heeft. Een tijdlog levert bijna altijd verrassingen op, omdat u erachter komt dat u 20 minuten besteedt aan het zoeken naar een document dat verkeerd gearchiveerd was, of in totaal anderhalf uur aan de telefoon zit. Als u uw tijdlog af heeft, bekijk het dan met uw prioriteiten in gedachten en kijk of u het merendeel van uw tijd besteedt aan activiteiten die een bijdrage leveren aan uw algemene doelen.


29

Tijdlog Begintijd

30

Activiteit

Totale tijdsduur


De video De video vertelt het verhaal van Carl, Bruce en Tina die allemaal op verschillende afdelingen van hetzelfde bedrijf werken, elk met een heel andere attitude tegenover het organiseren van zichzelf en hun tijd. Ze moeten alledrie in wezen dezelfde taak uitvoeren in dezelfde hoeveelheid tijd - ze moeten allemaal een onderdeel van een informatiepakket maken dat nodig is voor een belangrijke presentatie. Ze benaderen het inplannen van de taak in hun drukke schema ieder op hun eigen manier en met een verschillende mate van succes. Bekijk de hoofdvideo en let op het volgende: De obstakels die Carl en Tina ervan weerhouden om hun tijd effectief te managen. Voorbeelden van time-managementproblemen die bijzonder relevant zijn voor u. Stop aan het eind van de hoofdfilm, vóór de Samenvatting. Schrijf op wat u de belangrijkste ideeën vindt.

1.

2.

3.

4.

5.


31

6.

7.

8.

9.

10.

Hoe de belangrijkste ideeën van toepassing zijn op u Denk na over uw reactie op de ideeën uit de video over het organiseren van uzelf en uw tijd. Gebruik onderstaande tabel om inzichten of tips die u in uw eigen werksituatie kunt gebruiken op te schrijven. Een aantal van de belangrijkste ideeën staan hier genoemd - u kunt er nog andere aan toevoegen van uw eigen lijst. Idee

Hoe het op u van toepassing is

Iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd het is belangrijk dat u uw tijd effectief gebruikt.

Om te kunnen plannen, moet u prioriteiten stellen. Dit betekent dat u nadenkt over uw doelen - wat probeert u te bereiken?

32


Idee


Omdat een taak urgent lijkt, hoeft u nog niet alles te laten vallen - u moet uw prioriteiten bekijken.

U moet taken van tevoren plannen, zelfs als de deadline veraf is.

Een taak voor een andere afdeling kan net zo belangrijk zijn voor de toekomst van de organisatie als een taak van uw eigen afdeling.

U moet een deadline stellen voor elke taak - en die moet realistisch zijn.

Als u een bijdrage van iemand anders nodig heeft om een taak af te ronden, moet u daar op tijd om vragen.

U moet andere mensen ondersteunen, maar toch controle houden over uw tijd.

Als het om uw leidinggevenden gaat, moet u wellicht extra assertief zijn.

Het is beter om moeilijke dingen eerst te doen zodat ze achter de rug zijn in plaats van dat u deze uitstelt.

Als u er een gewoonte van maakt om over te werken, kunt u minder efficiënt worden in plaats van meer.


33

Idee


In plaats van te proberen alles te doen, krijgt u betere resultaten als u zich concentreert op wat realistisch gezien haalbaar is.

Het is belangrijk om pauzes te nemen en tijd te plannen om na te denken of te evalueren hoever u bent met uw werk.

Hoe druk u het ook heeft, u kunt nog steeds zelf kiezen hoe u zichzelf organiseert.

Andere ideeën:

34


Belangrijkste leerpunten Inleiding Deze leerpunten worden geïllustreerd in de Samenvatting die volgt op de hoofdvideo. U kunt deze bekijken voordat u de leerpunten doorneemt. Plannen en prioriteren Stel prioriteiten - en houd ze in gedachten U moet duidelijk weten wat het doel van uw functie is - wat het nut is van elke activiteit die u onderneemt. Deze duidelijkheid helpt u prioriteiten te stellen, zodat u zich bewust bent van welke taken belangrijk zijn en bijdragen aan uw doelen. Als u uw prioriteiten kent, is het makkelijker om te bepalen hoe u omgaat met urgente taken die zich onverwacht voordoen. Plan de dag en houd u eraan Het is belangrijk om elke dag te plannen - houd uw prioriteiten in gedachten. En als u een schema heeft gemaakt, houd u daar dan zo veel mogelijk aan. Als dat niet lukt, maak dan een nieuw schema - bepaal wanneer u de taken die nog gedaan moeten worden, gaat doen. Stel realistische deadlines Een van de problemen van Carl was, dat hij niet echt wist hoe lang hij zou doen over het maken van het bedrijfsprofiel - dus hij kon geen realistisch schema maken. U moet voor elke taak deadlines stellen, waarbij u ervoor zorgt dat u genoeg tijd plant om de taak te voltooien. Anticipeer op problemen Toen Tina op het laatste moment cijfers nodig had van Alastair, kwam ze erachter dat hij op vakantie was. U moet voortdurend vooruit kijken. Bekijk wat u nodig heeft van anderen en zorg ervoor dat u het ruim op tijd krijgt. Omgaan met mensen Ga resoluut om met onderbrekingen - weet hoe u ‘nee’ moet zeggen Het is eenvoudiger om resoluut te zijn als u duidelijke prioriteiten heeft. Als u weet wat u moet doen en waarom het belangrijk is, kunt u dit uitleggen aan degenen die u onderbreken zonder hen te beledigen. Wees assertief Tina vond het bijzonder moeilijk om assertief te zijn tegen haar chef, Adam, waardoor ze steeds meer taken aannam. Wat ze had kunnen doen, zoals Bruce adviseert, was om de gevolgen van het aannemen van een extra taak duidelijk uit


35

te leggen. ‘Als ik dat doe, kan ik mijn deadline niet halen...’ zodat u met uw chef kunt bespreken welke taken prioriteit moeten krijgen. Besteed minder tijd aan de telefoon Bruce gebruikt een timer, zodat hij de tijd kan zien verstrijken terwijl hij aan het bellen is. Een andere aanpak is om een antwoordapparaat of voicemail-systeem te gebruiken en dan blokken tijd te reserveren voor het beantwoorden van telefoontjes. Doe zo mogelijk een beroep op anderen Carl legt uit dat het belangrijk is om andere mensen niet als de vijand te zien en dat u niet probeert om hen uit te sluiten. U heeft de hulp en steun van andere mensen net zo hard nodig als zij uw hulp en steun nodig hebben. Dit betekent dat u uw eigen manier moet vinden om vriendelijk en ondersteunend te zijn tegenover collega’s en anderen en tegelijkertijd controle te houden over uw tijd. Werkmethoden Doe moeilijke dingen eerst Een taak die u niet wilt doen uitstellen, vergt energie, dus u kunt het beste door de zure appel heen bijten en hem gedaan krijgen. Ruim rommel op Sommige mensen zijn van nature netjes, maar anderen kunnen veel meer tijd dan ze zich realiseren, besteden aan zoeken. Idealiter moet uw werkplek zo leeg mogelijk zijn. U moet tenminste een manier vinden om resoluut om te gaan met papierwerk, zodat het zich niet opstapelt op uw bureau - en u moet bereid zijn om dingen weg te gooien. Werk taken één voor één af Tina is onrealistisch en probeert te veel in haar schema te proppen. Daardoor maakt ze veel van haar taken niet af - dus ze hangen haar nog steeds boven het hoofd. U krijgt een oppepper als u dingen afmaakt en van uw lijst schrapt. Concentreer u op een beperkt aantal taken Bij het maken van een schema is het meestal effectiever om u op een paar taken te concentreren die u denkt echt te kunnen doen, in plaats van te proberen alles te doen en te falen. Plan tijd om na te denken Iedereen heeft tijd nodig om na te denken, de balans op te maken of gewoon even een pauze te nemen. Dit is noodzakelijk om uw batterijen weer op te laden. Ga bewust om met tijd We hebben allemaal dezelfde hoeveelheid tijd - u moet het besteden van uw tijd serieus nemen.

36


Plannen en prioriteren Zoals u zag in de video hadden Carl en Tina time-managementproblemen op drie hoofdgebieden: Plannen en prioriteren Omgaan met mensen Werkmethoden De rest van dit hoofdstuk bekijkt deze drie gebieden gedetailleerder. Evalueer eens hoe effectief u in de afgelopen week bent geweest in het stellen van prioriteiten en het plannen van uw tijd. Beschrijf hieronder een situatie die u goed gepland had en waarin u zich aan uw prioriteiten hield. Voorbeeld van goede planning

Wat was het resultaat?

Bedenk nu een voorbeeld van een situatie die u minder goed had gepland en/of waarin u zich niet aan uw prioriteiten hield. Voorbeeld van slechte planning of niet houden aan prioriteiten


37

Wat was het resultaat?

Denk nu terug aan het eerste deel van de video. Wat heeft u geleerd waardoor u het tweede soort situatie de volgende keer beter aan kunt pakken?

Belangrijk versus urgent Een van de problemen van Tina was, dat ze geen onderscheid maakte tussen belangrijke en urgente taken. Ze plande het werk aan het informatiepakket - een belangrijke taak die essentieel was voor de toekomst van het bedrijf - en schoof deze toen terzijde om een taak voor Adam te doen die urgent leek. Wat is volgens u het verschil tussen belangrijke en urgente taken? Schrijf uw ideeën hieronder op. Gebruik indien nodig onderstaande opmerkingen.

Opmerkingen Een urgente taak is een taak met een krappe deadline. Sommige taken zijn zowel belangrijk als urgent - dit zijn de taken die de hoogste prioriteit moeten krijgen. Sommige urgente taken zijn in feite vrij triviaal. Hier moet u zelf beoordelen of u een urgente maar triviale taak eerst doet voordat u verder gaat met een belangrijke taak. Of dat u een andere oplossing zoekt voor de urgente taak om de belangrijke taak te kunnen voltooien. 38


Planningsoefening Bij het organiseren van uw tijd moet u het verschil tussen belangrijke en urgente taken in gedachten houden. Doe onderstaande oefening om het maken van een planning te oefenen. Teken op een vel papier vier kolommen met als kopjes Taak, Tijd, Belangrijk, Urgent. Schrijf in de eerste kolom alles op wat u morgen (of een andere geschikte dag in de nabije toekomst) op het werk moet doen, inclusief de allerkleinste taken. Maak in de kolom ‘Tijd’ een schatting van de tijd die u voor elke taak nodig denkt te hebben. Zet een vinkje in de ‘Belangrijk’ en/of ‘Urgent’ kolom voor de taken die belangrijk of urgent zijn (of beide). Maak op een ander vel papier een schema voor deze dag. Taak

Tijd

Belangrijk Urgent

Punten waar u rekening mee moet houden: Denk onder andere over de volgende punten na als u het schema doorneemt: Heeft u elke minuut van de dag gevuld? Is dit realistisch? Heeft u tijd gepland om na te denken? Om te reageren op dingen die zich voordoen?


39

Hoe realistisch zijn de deadlines die u voor uzelf gesteld heeft voor de verschillende taken? Hoe eenvoudig is het om accuraat in te schatten hoe lang u nodig heeft voor een taak? Deadlines Om te testen hoe realistisch u bent bij het stellen van deadlines, moet u uw werk in de komende week observeren. Hoe vaak duren taken langer dan u gedacht had? Waarom duren ze langer? Wat kunt u leren van deze oefening?

Omgaan met mensen Andere mensen kunnen de beste plannen in de war schoppen. Om een effectieve timemanager te zijn, moet u in staat zijn om resoluut maar beleefd om te gaan met de onderbrekingen en vereisten van anderen. Het is niet altijd eenvoudig om met onderbrekingen om te gaan of ‘nee’ te zeggen op een manier die de ander niet beledigt. Maar het is wel mogelijk. Om te zien hoe, bekijkt u de fragmenten “Interpersoonlijke vaardigheden” die volgen op de Samenvatting. Die bevat drie scènes uit de hoofdvideo waarin de hoofdpersonen onderbroken worden en daardoor afgeleid worden van de taak waar ze mee bezig zijn. Bekijk de eerste scène van Interpersoonlijke vaardigheden 1: Ga resoluut om met onderbrekingen. (Nick onderbreekt Carl om het afscheidsfeestje van Barry te bespreken.) Schrijf uw ideeën op over hoe Carl beter had kunnen omgaan met de onderbreking van Nick.

Bekijk de bijbehorende ‘Hoe het wel moet’ scène voor andere ideeën over wat Carl had kunnen zeggen.

Bekijk de eerste scène van Interpersoonlijke vaardigheden 2: Wees assertief. (Adam onderbreekt Tina en laat haar voor hem aan een taak werken terwijl ze probeert de deadline van Julia te halen.)

40


Schrijf uw ideeën op over hoe Tina effectiever had kunnen omgaan met Adam.

Bekijk de bijbehorende ‘Hoe het wel moet’ scène en vergelijk deze met uw eigen ideeën.

Bekijk de eerste scène van Interpersoonlijke vaardigheden 3: Besteed minder tijd aan de telefoon. (Nick wordt onderbroken door een telefoontje van Josh als de deadline voor het profiel met rasse schreden nadert.)

Schrijf uw eigen ideeën op over hoe Carl het telefoontje anders had kunnen aanpakken.

Bekijk de bijbehorende ‘Hoe het wel moet’ scène en vergelijk deze met uw eigen ideeën.


41

Onderbrekingen aanpakken Neem tenslotte een recent voorbeeld in gedachten van een situatie waarin u werd onderbroken, wellicht door een van uw leidinggevenden, terwijl u probeerde een taak te voltooien. Wat was de situatie?

Hoe heeft u deze aangepakt?

Hoe had u deze effectiever aan kunnen pakken?

Werkmethoden In de hoofdvideo kregen Tina en Carl niet gedaan wat ze wilden, deels vanwege problemen met plannen en mensen, maar ook vanwege werkmethoden waardoor ze het zichzelf moeilijk maakten. Welke voorbeelden van werkmethoden uit de video kunt u bedenken, die belemmerden dat Carl en Tina hun tijd effectief konden managen?

42


Heeft u de volgende dingen genoemd? Rommel - Carl besteedde te veel tijd aan het zoeken naar dingen op zijn rommelige bureau. Te veel plannen - Tina is onrealistisch over wat ze kan doen in de beschikbare tijd. Uitstel - Carl stelde het maken van het profiel uit tot het allerlaatste moment. Taken niet afronden - Tina werkt vaak aan meerdere dingen tegelijk waardoor ze niets echt afrondt. Overwerken - zowel Tina als Carl maken lange dagen. Geen pauzes nemen - Tina neemt vaak geen lunchpauze, en ze plant ook geen tijd om na te denken en te evalueren hoever ze is met haar werk. Denk na over uw eigen werkmethoden. Maakt u het zichzelf moeilijk, net als Carl en Tina? Gebruik de tabel op de volgende bladzijde om na te denken over veranderingen op de gebieden die op u van toepassing zijn, waardoor u effectiever gaat werken. Werkmethoden

Dingen die ik zou kunnen veranderen

Rommel

Te veel plannen

Uitstel


43

Werkmethoden

Dingen die ik zou kunnen veranderen

Taken niet afronden

Overwerken

Geen pauzes nemen

Anders

Actieplan Om de manier waarop u uw tijd beheert in de toekomst te veranderen, moet u nadenken over wat u anders kunt doen op de drie hoofdgebieden die zijn behandeld in dit hoofdstuk: Plannen en prioriteren Omgaan met mensen Werkmethoden

44


Gebruik onderstaande tabel om voor elke categorie een actie op te schrijven die u gaat ondernemen. Actie

Einddatum

Plannen & prioriteren

Omgaan met mensen

Werkmethoden

Pak nu uw agenda en maak een afspraak met uzelf voor over een maand - om de veranderingen die u gedaan heeft als gevolg van deze training te evalueren.


45

46


5. Cursistenmateriaal

De modellen voor handouts en overheadsheets in dit hoofdstuk mogen, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training op basis van het videoprogramma “Time-management met resultaat”.


47

Handout 1

Time-managementvragenlijst 1. Plant u uw werk bewust: Ja

Nee

•

elke dag?

•

elke week?

•

elke maand?

2. Wat vindt u de moeilijkste activiteit om te plannen en organiseren? Waarom?

3. Wat zijn de twee ergste oorzaken van tijdverspilling in uw functie? (bijvoorbeeld telefoongesprekken, ongeplande bijeenkomsten, onderbrekingen)

4. Denk na over uw eigen werk en het werk van uw afdeling in de volgende zes tot twaalf maanden. Kunt u de drie belangrijkste doelstellingen bepalen:

48

Ja

Nee

Weet niet

•

voor uzelf?

•

voor uw afdeling?


Handout 1 (vervolg)

5. Hier is een lijst van een aantal kenmerken van het werk van mensen die vaak symptomen zijn van een time-managementprobleem. In welke mate zijn ze op u van toepassing? Vaak

Soms

Zelden

Nooit

• Actielijst wordt langer in plaats van korter

• Rommelig bureau

• Gemiste deadlines

• Slecht voorbereid op bijeenkomsten/ afspraken

• Taken worden vergeten

• Routinewerk krijgt voorrang boven belangrijke taken

• Te veel tijd besteed aan kortetermijnwerk

• Te weinig tijd besteed aan langetermijnplanning

• Ondanks hard werken niet genoeg vooruitgang boeken

• Niet weten waar de tijd heen gaat

• Lange dagen maken

• Veel werk mee naar huis nemen


49

Handout 2

Belangrijke leerpunten Plannen en prioriteren Stel prioriteiten - en houd ze in gedachten Plan de dag en houd u eraan Stel realistische deadlines Anticipeer op problemen

Omgaan met mensen Ga resoluut om met onderbrekingen Wees assertief Besteed minder tijd aan de telefoon Doe zo mogelijk een beroep op anderen

Werkmethoden Doe moeilijke dingen eerst Ruim rommel op Werk taken één voor één af Concentreer u op een beperkt aantal taken Plan tijd om na te denken Ga bewust om met tijd

50


Handout 3

Actieplan Actie

Einddatum


Omgaan met mensen

Werkmethoden


51

Overheadsheet 1

Time-managementproblemen

Belangrijkste gebieden

Plannen en prioriteren Omgaan met mensen Werkmethoden

52


Overheadsheet 2


Stel prioriteiten - en houd ze in gedachten Plan de dag en houd u eraan Stel realistische deadlines Anticipeer op problemen


53

Overheadsheet 3

Omgaan met mensen

Ga resoluut om met onderbrekingen - weet hoe u ‘nee’ moet zeggen Wees assertief Besteed minder tijd aan de telefoon Doe zo mogelijk een beroep op anderen

54


Overheadsheet 4

Werkmethoden

Doe moeilijke dingen eerst Ruim rommel op Werk taken één voor één af Concentreer u op een beperkt aantal taken Plan tijd om na te denken Ga bewust om met tijd


55

Alvorens het programma te vertonen Hieronder is een beperkte checklist opgenomen, die betrekking heeft op technische zaken verbandhoudend met het gebruik van de video.

APPARATUUR

Laat apparatuur en videocassette na transport altijd minstens 1 uur acclimatiseren in de ruimte waarin u ze gebruikt. Controle beeld en geluid (recorder en monitor beide ingeschakeld?); één van de belangrijkste knoppen op de videoapparatuur is de tracking-knop. Is het beeld onrustig of streperig, stel dan allereerst de tracking-knop van de videoapparatuur bij.

VIDEO’S

Tijdig (tenminste 5 dagen voor vertoning) aanvragen en aanvraagbevestiging controleren. Postkamer waarschuwen dat de video wordt verwacht. Video na ontvangst (laten) draaien om te controleren of u de juiste video hebt voor uw doel en opdat u vertrouwd bent met eventuele bijzonderheden. Video direct na gebruik terugzenden op de door TFC aangegeven wijze.

56


HANDLEIDING. Time-management met resultaat. TFC TrainingsMedia

Recommend Documents