HANDLEIDING
Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim
TFC TrainingsMedia
Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: “Absence Minded”
In Nederland en België uitgebracht door:
TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be
Bestelnummer handleiding: 45 3514 Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3514
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever.
2
“Alweer ziek?”
Inhoud
Blz.
1. Inleiding ................................................................................................................................ 5 Over “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim”............................................................. 5 Synopsis van de video.......................................................................................................... 5 Tips voor toepassing............................................................................................................. 6 Leerpunten ............................................................................................................................. 6 2. Trainingsopzet...................................................................................................................... 7 Over dit hoofdstuk................................................................................................................ 7 Cursusprogramma ................................................................................................................ 8 Uitwerking van de trainingsopzet...................................................................................... 9 3. Zelfstudie............................................................................................................................. 19 Inleiding ............................................................................................................................... 19 Synopsis van de video........................................................................................................ 20 Tips voor toepassing........................................................................................................... 20 Uitwerking van het zelfstudieprogramma...................................................................... 21 Antwoordsuggesties........................................................................................................... 27 Leerpunten ........................................................................................................................... 30 4. Cursistenmateriaal............................................................................................................. 31 5. Alvorens het programma te vertonen ............................................................................ 44
“Alweer ziek?”
3
4
“Alweer ziek?”
1. Inleiding
Over “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” Verzuim kost organisaties jaarlijks miljoenen euro’s. Het is dus belangrijk om te weten wat de oorzaak van verzuim is en er iets tegen te doen. Met een positieve aanpak kunt u het verzuim binnen uw organisatie aanzienlijk terugdringen. Deze aanpak bestaat uit drie fasen – onderken het probleem, achterhaal de redenen en kom een oplossing overeen. Verzuim ontstaat niet alleen door ziekte. Als medewerkers echt ziek zijn, is het natuurlijk belangrijk dat ze zo snel mogelijk beter worden en daarvoor kunnen ze het beste thuisblijven. Maar er zijn ook allerlei andere factoren die verzuim veroorzaken. Het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” helpt u zulke situaties aan te pakken en een positieve aanpak te hanteren.
Synopsis van de video Het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” toont de oorzaken van kort verzuim en hoe u dit met succes kunt aanpakken. Het verhaal gaat over afdelingsmanager Michael. Hij wordt bijgestaan door adviseur Vanita. Zij heeft hem overgehaald zijn medewerkers een videojournaal bij te laten houden waarin ze hun ideeën over de afdeling geven, en Michaels assistent Toby geeft leiding aan dit project. Michael heeft drie medewerkers die zich onlangs om verschillende redenen hebben ziek gemeld – Glen, wiens verzuim het gevolg is van werkstress; Charlie, die een aantal baaldagen genomen heeft; en Angela, een alleenstaande moeder met privéproblemen. Vanita leert Michael hoe hij elk van deze situaties moet aanpakken.
“Alweer ziek?”
5
Tips voor toepassing 1. Bekijk de video enkele malen voor aanvang van uw training en maak aantekeningen van belangrijke punten.
2. Lees deze handleiding door. 3. Zorg dat u de belangrijkste leerpunten kent. Voeg eventueel eigen leerpunten toe die u belangrijk vindt voor uw deelnemers.
4. Bekijk welke hulpmiddelen of trainingsruimten u van tevoren moet reserveren.
Leerpunten Onderken het probleem Let op waarschuwingssignalen en patronen Leg het vast zodat u de feiten heeft Onderneem zo snel mogelijk actie Achterhaal de redenen Doe het in een persoonlijk gesprek Bereid u voor: feitelijk en emotioneel Vraag wat er mis was en vraag zo nodig door Kom een oplossing overeen Laat de ander verantwoordelijkheid nemen Stel u flexibel op Spreek samen een actieplan af Volg het verdere verloop
6
“Alweer ziek?”
2. Trainingsopzet
Over dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat een trainingsopzet voor een training op basis van het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim”. Deze trainingsopzet duurt vier uur en vijftien minuten. Doelgroep Dit programma is relevant voor iedereen die verzuim in zijn team of organisatie wil tegengaan. Het is vooral nuttig voor teamleiders, managers uit het middenkader en directieleden. Doelstellingen Na afloop van deze training: Weet u hoe u de redenen achter verzuim kunt achterhalen. Kunt u de juiste procedures plannen en implementeren. Kunt u een actieplan opstellen om de overeengekomen oplossing effectief te implementeren. Benodigde materialen Het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” Afspeelapparatuur en monitor Overheadprojector en scherm Flipover en verschillend gekleurde stiften Pen en papier voor de deelnemers
“Alweer ziek?”
7
Cursusprogramma Sessie
Beschrijving
Tijdsduur
Sessie 1
Inleiding
20 minuten
Sessie 2
Let op waarschuwingssignalen en patronen
50 minuten
Sessie 3
De procedures bij verzuim
30 minuten 15 minuten
Pauze Sessie 4
Onderneem zo snel mogelijk actie
25 minuten
Sessie 5
Doe dit in een persoonlijk gesprek en bereid u voor: feitelijk en emotioneel
25 minuten
Sessie 6
Achterhaal de redenen
25 minuten
Sessie 7
Laat de ander verantwoordelijkheid nemen en stel u flexibel op
30 minuten
Sessie 8
Spreek samen een actieplan af en volg het verdere verloop
20 minuten
Sessie9
Actieplan
15 minuten
Totaal:
8
4 uur en 15 minuten
“Alweer ziek?”
Uitwerking van de trainingsopzet Sessie 1: Inleiding
20 minuten
Verwelkom de deelnemers en leg uit wat het doel van deze training is. Laat hen zichzelf voorstellen. Toon Overheadsheet 1 en leg aan de hand hiervan uit wat de doelstellingen zijn. Vertel hoe u deze doelstellingen gaat bereiken. Benadruk het belang van discussie voor het vertalen van de algemene leerpunten uit de video naar de werksituatie van de deelnemers. Vraag de deelnemers om hun eigen specifieke doelstellingen te noteren. Toon Overheadsheet 2 en neem aan de hand hiervan de trainingsopzet door. Sessie 2: Let op waarschuwingssignalen en patronen
50 minuten
Vertel dat, hoewel er natuurlijk ook goede redenen zijn voor verzuim, het verzuim toeneemt als het moreel daalt. Slecht moreel en verveling kunnen een grote rol spelen bij verzuim. Het is belangrijk veelvoorkomende problemen en in het bijzonder individuele problemen te benoemen. Het is de verantwoordelijkheid van managers om hun teamleden en alle aspecten van hun werk te leren kennen, inclusief eventuele problemen die ze hebben met hun werk. Managers moeten alert zijn op de waarschuwingssignalen op hun eigen afdeling en onderscheid maken tussen de verschillende redenen. Ze moeten ook alert zijn op patronen, bijvoorbeeld verzuim dat meer dan twee keer op dezelfde dag van de week valt. Er zijn allerlei redenen voor verzuim: Ziekte Werkstress Het gevoel niet gewaardeerd te worden Privé-problemen ‘Baaldagen’ Leg de verschillende redenen voor verzuim uit. Het is de verantwoordelijkheid van de manager om de redenen te achterhalen. Er zijn patronen die ze moeten benoemen.
“Alweer ziek?”
9
Discussie Vraag de deelnemers hun ervaringen met verzuim te noteren en deze in categorieën onder te verdelen op basis van de verschillende problemen. Vraag de deelnemers om hun antwoorden te noemen en noteer deze op de flipover. Antwoordsuggesties: Gezondheidsproblemen Gezinsproblemen Privé-problemen Werkgerelateerde problemen ‘Geen zin om te werken’ Toon Overheadsheet 3 om samen te vatten. Vertoning video Vertel de deelnemers dat u het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” gaat vertonen. Geef kort aan waar dit programma over gaat. Vertoon het programma zonder onderbrekingen. Sessie 3: De procedures bij verzuim
30 minuten
Vertoon het gesprek tussen Michael en Vanita, en stop de band voor Glens videojournaal begint. Discussie Vraag de deelnemers wat ze fout vonden aan de aanpak van Michael. Noteer hun antwoorden op de flipover. Antwoordsuggesties: Hij begrijpt de verzuimcategorieën niet In de video noemt Vanita vier verzuimcategorieën: gezondheidsproblemen, gezinsproblemen, privé-problemen en werkgerelateerde problemen. Michael noemt nog een vijfde probleem: geen zin om te werken. Hoewel dit wel juist is, is dit niet de enige soort verzuim. Vanita vertelt dat verzuim in verschillende categorieën uiteen valt, bijvoorbeeld als iemand ziek is, dan is dit een praktisch probleem, maar als iemand zomaar wegblijft, dan is dat oneigenlijk verzuim. U moet ook onderscheid maken tussen lang en kort verzuim. De moeilijkheid is achterhalen welk verzuim terecht is en welk niet. Hij legt niets vast Vanita benadrukt hoe belangrijk het is om een systeem en procedures te hebben, al zijn ze nog zo simpel. Wat belangrijk is, is de manier waarop u, de manager, omgaat met verzuim. Als u het vastlegt, heeft u de feiten. Hij houdt geen ‘weer aan het werk’-gesprekken Er zijn geen vaste regels voor dit soort gesprekken.
10
“Alweer ziek?”
Als iemand met een geldige reden een paar dagen afwezig is, dan hoeft u hem/haar alleen maar te vragen hoe het gaat als hij/zij er weer is. Er kan een formeler gesprek nodig zijn als iemands verzuim zorgwekkende vormen begint aan te nemen, maar dit moet de manager zelf bepalen. Het is ook belangrijk om mensen te laten weten dat ze gemist werden, al is het maar voor één dag. Dit kan hun moreel opvijzelen. Mensen hebben graag het gevoel dat ze worden opgemerkt en dit werkt motiverend. Voor sommigen kan alleen al de gedachte aan zo’n gesprek als afschrikwekkend middel dienen. Negeer verzuim niet – hoe beperkt het ook is Leg uit dat het belangrijk is dat de deelnemers een systeem hebben voor: Het achterhalen en eventueel verklaren van patronen Het onderbouwen van feiten over het verzuim Het ondernemen van actie Michael heeft geleerd dat oneigenlijk verzuim niet altijd wordt veroorzaakt door ‘luiheid’. Onderzoek toont aan dat er tien manieren zijn om de motivatie van medewerkers te verbeteren. Toon Overheadsheet 4 en bespreek deze. Het creëren van een positieve sfeer is essentieel voor het terugdringen van verzuim. Oefening Vertel dat deze oefening gebruikt kan worden als beginpunt voor inzicht in verzuim. Om verzuim terug te dringen, moeten de betrokkenen bepalen waar ze zich nu bevinden en waar ze naartoe willen. Dit biedt een toekomstvisie. Verdeel de deelnemers in groepjes van drie tot vijf personen. Probeer minimaal drie groepjes te vormen. Vraag de groepjes te bespreken en noteren wat ze aan hun werk zouden missen als ze er vandaag mee op zouden houden. Vraag hen vervolgens te bespreken en noteren wat ze helemaal niet zouden missen. Discussie Vraag de groepjes hun antwoorden te noemen en noteer deze op de flipover. Houd een discussie over deze antwoorden. Geef aan dat het belang van een werkplek waarin iedereen zich gewaardeerd en voldaan voelt, essentieel is voor het terugdringen van verzuim. Toon Overheadsheet 5.
“Alweer ziek?”
11
Pauze
15 minuten
Sessie 4: Onderneem zo snel mogelijk actie
25 minuten
Vertoon de videojournaal-opname van Glen die zijn hart lucht over Michael. Leg uit dat in deze scène getoond wordt hoe belangrijk het is om zo snel mogelijk actie te ondernemen en problemen niet te laten voortwoekeren. Geef aan dat Glen veel last heeft van stress, zoals uit de dialoog blijkt. Glen:
Ik probeer met Michael te praten, maar denk je dat hij luistert? Mooi niet dus. Sinds die fusie vliegt hij van hot naar her met zijn laptop en zijn mobieltje. Gek word ik ervan. Vroeger was hij altijd aanspreekbaar. Allemaal door die fusie. Het zal best goed zijn voor het bedrijf, maar er vallen altijd ontslagen.
Glen wil heel graag zijn problemen met zijn manager bespreken, maar die heeft geen tijd voor hem. Discussie Vraag de deelnemers hoe Michael Glens situatie moet aanpakken. Noteer hun antwoorden op de flipover. Antwoordsuggesties: Meer luisteren Een tijdje met hem samenwerken Hem geruststellen Een afspraak maken voor een gesprek onder vier ogen, zonder onderbrekingen Hem training en ontwikkeling aanbieden Leg uit dat het ontwikkelen van medewerkers via training en coaching heel belangrijk is om hen zelfvertrouwen te geven, en om te zorgen dat zij plezier houden in hun werk. Vraag, als onderdeel van uw verzuimbeheersprogramma, hoeveel extra training er nodig is en hoe dit gepland gaat worden? Leg uit dat de aanpak van verzuim een essentieel onderdeel van het werk van een manager is. Af en toe ontstaan er complexe situaties, zoals die van Glen, die u omzichtig moet aanpakken. Hoe eerder u het probleem aanpakt, hoe effectiever u bent. Aangezien Glen vond dat er niet naar zijn problemen geluisterd werd, bedacht hij allerlei doemscenario’s waardoor zijn stress alleen nog maar groter werd, en daardoor kon hij het werk niet meer aan. Toon Overheadsheet 6 en bespreek deze. Oefening Verdeel de deelnemers in groepjes van drie tot vijf personen. Vraag de groepjes één voorbeeld van verzuim uit eigen ervaring te bespreken en te noteren hoe ze dit probleem zouden aanpakken.
12
“Alweer ziek?”
Toon Overheadsheet 7. Deze houdt de deelnemers gericht op de discussie over het aanpakken van verzuim. Discussie Vraag de groepjes om hun antwoorden te noemen. Houd op basis hiervan een discussie. Hebben ze duidelijke procedures? Hoe snel wordt de situatie aangepakt? Wat wordt er aan follow-up gedaan? Sessie 5: Doe het in een persoonlijk gesprek en bereid u voor: feitelijk en emotioneel
25 minuten
Vertoon het gesprek tussen Michael en Glen. Leg uit waarom dit soort persoonlijke gesprekken zo belangrijk is. Michael stelt zich onbevooroordeeld op in zijn gesprek met Glen. Hij uit geen beschuldigingen maar analyseert het probleem: Michael:
De afgelopen maanden heb je regelmatig verzuimd. En telkens was het dan een griepje of maagpijn of zoiets.
Glen wil nu graag uitleggen wat de redenen achter zijn probleem zijn: Glen:
Zo’n fusie kost natuurlijk banen. Ik zat al op een telefoontje te wachten.
Hij wil gerustgesteld worden, zodat hij een beter gevoel krijgt over hoe hij zijn werk doet. Michael:
Je bent een waardevolle kracht. Iedereen mag je, je bent goed in je werk. Maar ik ben niet helderziend, ook al had ik de signalen moeten herkennen.
Stress is vaak de oorzaak van verzuim. Specifieke oorzaken zijn onder andere: toegenomen werkdruk door bezuinigingen; banen die op het spel staan; snelle veranderingen; lange werkdagen. Veel organisaties lijken zo langzamerhand te plat en afgeslankt te zijn. Door het personeelsbestand zover in te krimpen, kunnen zelfs minimale verzuimniveaus collega’s onder druk zetten. Glen was bang dat zijn baan op het spel stond. Door zijn feiten voor te bereiden kon Michael de redenen achterhalen voor Glens herhaalde verzuim. Michael had deze niet kunnen achterhalen als hij zich niet had voorbereid en geen persoonlijk gesprek met Glen had gehad.
“Alweer ziek?”
13
Oefening Vraag de deelnemers: Zullen medewerkers die last hebben van stress altijd zo open en eerlijk zijn? Hoe kunt u de oorzaak van hun probleem achterhalen? Moet u er in deze fase anderen binnen de organisatie bij betrekken? Hoe belangrijk is bewustzijn van de feiten voor het sturen van de discussie? Vraag de deelnemers wat ze kunnen doen om medewerkers in zulke situaties te ondersteunen. Verdeel de deelnemers in groepjes van drie tot vijf personen. Vraag hen te noteren welke voorbereiding en aanpak ze zouden hanteren voor het probleem met deze medewerker. Discussie Vraag de deelnemers om hun antwoorden te noemen. Mogelijke acties: Beschikbaar zijn voor een gesprek Vragen stellen over hun verzuim Hun mening vragen over de werkomgeving Regelmatig één-op-één gesprekken houden Coaching aanbieden U flexibel opstellen Sessie 6: Achterhaal de redenen
25 minuten
Vertoon het gesprek tussen Michael en Charlie. Leg uit hoe belangrijk het is om de situatie goed te analyseren als de medewerker oneigenlijk verzuimt. Charlie heeft zich regelmatig zomaar ziek gemeld. Als Michael achterdochtig wordt, confronteert hij Charlie in een persoonlijk gesprek en gaat hij de redenen voor het verzuim analyseren. Door zich bij de feiten te houden en deze te onderzoeken, kan hij de waarheid achterhalen. Hij geeft aan dat met name mei een slechte maand was. Charlie:
Mei, zei je? Even denken. Er zat veel stuifmeel in de lucht. Ik had flink last van hooikoorts.
Zonder directe beschuldigingen te uiten kan Michael de redenen voor Charlies verzuim verder onderzoeken.
14
Michael:
Al dat genies is erg hinderlijk als je een vaste hand nodig hebt (bij het golfen).
Michael:
Had je soms een golfweekend toen er stuifmeel in de lucht zat, en je ook maandag nog hooikoorts had?
Michael:
Ik was namelijk even bang dat je niet op je werk was verschenen omdat je ergens een golftoernooi speelde.
“Alweer ziek?”
Door verder te vragen heeft Michael de echte oorzaak voor Charlies verzuim kunnen achterhalen. Michael:
Nee, het is niet eerlijk dat jij zomaar wegblijft. Daarmee stel je je collega’s, mij en jezelf teleur.
Door deze situatie aan te pakken heeft Michael Charlie duidelijk gemaakt dat hij de verzuimsituatie in de gaten houdt en dat misbruik van het systeem niet getolereerd wordt. Door zijn gedrag heeft Charlie zijn manager ondermijnd en zijn collega’s in de steek gelaten, maar vooral zichzelf. Discussie Houd een discussie met de deelnemers over voorbeelden uit hun ervaring met medewerkers die oneigenlijk verzuim hebben genomen en hoe dit ontdekt is. Wat was het effect op het moreel van het team toen dit gebeurde en hoe kan dit voorkomen worden? Toon Overheadsheet 8 en bespreek deze. Sessie 7: Laat de ander verantwoordelijkheid nemen en stel u flexibel op
30 minuten
Vertoon het gesprek tussen Michael en Angela tot Angela zegt “Ik wilde niet de indruk maken dat ik de kantjes eraf liep”. Leg uit dat er best hele goede en terechte redenen voor het verzuim kunnen zijn, maar het is en blijft de verantwoordelijkheid van het individu zelf om daar iets aan te doen. Dit zag u in de video bij Angela. Dit probleem werd ook weer in een persoonlijk gesprek besproken. Michael:
Maar het valt me op dat je erg vaak verzuimt. Er zit een patroon in. Er is blijkbaar iets met de woensdag.
Angela reageerde defensief. Angela:
Sorry, maar dat is mijn probleem. Ik los het wel op.
Michael wil dat Angela verantwoordelijkheid neemt voor het probleem en dat ze samen een oplossing overeenkomen. Michael:
Ik beschuldig je nergens van. Ik wil weten wat er aan de hand is en of ik je ergens mee kan helpen. Heeft het iets met het werk te maken?
Angela:
Dat niet. Hoewel, alles heeft met elkaar te maken. Werk, privé, werk.
Angela is blij dat ze de kans krijgt om het probleem uit te leggen dat haar al enige tijd zorgen baart. Angela:
“Alweer ziek?”
Het gaat om Julie… Vroeger werd ze naar school gebracht. Ik durf haar niet alleen te laten gaan. 15
Zij vond zich een dagje ziek melden een makkelijkere oplossing voor het probleem dan het nemen van verantwoordelijkheid voor het oplossen ervan. Angela:
Omdat ik te laat kwam, liet ik het team in de steek vond ik. Ik kreeg al opmerkingen. Toen besloot ik me maar steeds ziek te melden. Het ene probleem heeft feitelijk tot een ander probleem geleid.
Discussie Verdeel de deelnemers in groepjes. Vraag hen te bespreken waarom Angela haar privé-probleem niet onder ogen zag en waarom ze het niet kon oplossen. Vraag de groepjes om hun antwoorden te noemen en noteer deze op de flipover. Antwoordsuggesties: Ze vindt dat haar probleem losstaat van het werk. Doordat ze haar manager niet op de hoogte bracht van de situatie, legde ze geen verband met haar werk. Haar manager had het probleem nog nooit besproken, wat hetzelfde effect had. Ze wou tegenover Michael niet toegeven dat er een probleem was. Ze was bang haar collega’s in de steek te laten. Ze zag zich ziek melden als makkelijke oplossing maar zag niet in welk effect dit had op de andere medewerkers. Leg uit dat medewerkers zelf verantwoordelijk moeten zijn voor hun aanwezigheid en als er problemen zijn die dit belemmeren, dan lost het opnemen van een ‘baaldag’ dit probleem niet op. Wijs de deelnemers erop dat er flexibele oplossingen voor praktische problemen kunnen zijn, zoals voor het probleem van Angela. Toon Overheadsheet 9 en bespreek deze. Rond af door te zeggen dat het essentieel is dat het uiteindelijk, ongeacht welke systemen er zijn, of hoe goed de manager is in het opmerken van verzuim, de verantwoordelijkheid van elk individu is om te zorgen dat ze zo vaak mogelijk aanwezig zijn. De manager kan flexibeler zijn in het zoeken naar oplossingen maar de medewerkers moeten gestimuleerd worden om zelf aanvaardbare oplossingen aan te dragen. Sessie 8: Spreek samen een actieplan af en volg het verdere verloop
20 minuten
Vertoon de rest van het gesprek tussen Michael en Angela. Leg uit dat de deelnemers in deze sectie zien hoe belangrijk het is om in een persoonlijk gesprek samen met de medewerker een individueel actieplan af te spreken. Michael:
Je bent een prima kracht. Niemand zal zoiets denken. Maar dat probleem met Julie moet je oplossen. Natuurlijk willen we je helpen.
Hier draagt Angela een mogelijke oplossing aan:
16
“Alweer ziek?”
Angela:
Als ik op woensdag later kan beginnen, werk ik ’s avonds wat langer door.
Michael en Angela spreken het actieplan af en Michael stelt een proefperiode in: Michael:
Ik kijk wel of dat met je collega’s te regelen valt. We doen het een maand op proef en dan praten we verder.
Leg uit dat managers samen met hun team actieplannen moeten opzetten en afspreken. Daardoor bestaat er geen twijfel over de verwachtingen. Oefening Vraag de deelnemers welk proces nodig is voor het implementeren van een overeengekomen actieplan? Verdeel de deelnemers in groepjes van drie tot vijf personen. Deel Handout 1 uit en vraag de deelnemers om deze in te vullen. Discussie Vraag de deelnemers om hun antwoorden te noemen en noteer deze op de flipover. Toon Overheadsheet 10 en bespreek deze. Leg uit dat het belangrijk is om alle stappen te volgen bij het aanpassen van het plan. Dat wil zeggen, beide partijen moeten instemmen met het plan, enzovoort. Leg uit aan de medewerker dat het zijn verantwoordelijkheid is om te zorgen dat het plan slaagt. Sessie 9: Actieplan
15 minuten
Actieplannen Vraag de deelnemers te noteren welke stappen ze gaan ondernemen om hun aanpak van verzuim te verbeteren. Geef hen hiervoor vijf minuten de tijd. Vraag de deelnemers hoe ze de manier waarop ze omgaan met verzuim gaan verbeteren. Vraag of er nog vragen zijn en beantwoord deze. Afsluiting van de training Deel Handout 2 uit. Hierop staan de leerpunten van de training nog eens samengevat. Bedank de deelnemers voor hun deelname en sluit de training af.
“Alweer ziek?”
17
18
“Alweer ziek?”
3. Zelfstudie
Inleiding Verzuim kost organisaties jaarlijks miljoenen euro’s. Het is dus belangrijk om te weten wat de oorzaak van verzuim is en er iets tegen te doen. Met een positieve aanpak kunt u het verzuim binnen uw organisatie aanzienlijk terugdringen. Deze aanpak bestaat uit drie fasen – onderken het probleem, achterhaal de redenen en kom een oplossing overeen. Verzuim ontstaat niet alleen door ziekte. Als medewerkers echt ziek zijn, is het natuurlijk belangrijk dat ze zo snel mogelijk beter worden en daarvoor kunnen ze het beste thuisblijven. Maar er zijn ook allerlei andere factoren die verzuim veroorzaken. Het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” helpt u zulke situaties aan te pakken en een positieve aanpak te hanteren. Doelstellingen Na afloop van deze training: Weet u hoe u de redenen achter verzuim kunt achterhalen. Kunt u de juiste procedures plannen en implementeren. Kunt u een actieplan opstellen om de overeengekomen oplossing effectief te implementeren.
“Alweer ziek?”
19
Synopsis van de video Het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” toont de oorzaken van verzuim en hoe u dit met succes kunt aanpakken. Hij wordt bijgestaan door consultant Vanita. Zij heeft hem overgehaald zijn medewerkers een videojournaal bij te laten houden waarin ze hun ideeën over de afdeling spuien. Michaels assistent Toby geeft leiding aan dit project. Michael heeft drie medewerkers die zich onlangs om verschillende redenen hebben ziek gemeld – Glen, wiens verzuim het gevolg is van werkstress; Charlie, die een aantal baaldagen genomen heeft; en Angela, een alleenstaande moeder met privéproblemen. Vanita leert Michael hoe hij elk van deze situaties moet aanpakken.
Tips voor toepassing U kunt het zelfstudieprogramma: Stap voor stap doorlopen Het programma bestaat uit negen op zichzelf staande fasen: Inleiding Let op waarschuwingssignalen en patronen De procedures bij verzuim Onderneem zo snel mogelijk actie Doe het in een persoonlijk gesprek en bereid u voor: feitelijk en emotioneel Achterhaal de redenen Laat de ander verantwoordelijkheid nemen en stel u flexibel op Spreek samen een actieplan af en volg het verdere verloop Uw actieplan U moet deze fasen wel in de juiste volgorde doorlopen, maar u hoeft ze niet allemaal in één keer te doen. De tijdsduur van het programma aanpassen Als u minder tijd aan het programma wilt besteden, laat dan de oefeningen en vragen weg. Het volledige programma, inclusief de oefeningen, duurt circa vier uur. Benodigde materialen Het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim” Afspeelapparatuur en monitor Pen en papier
20
“Alweer ziek?”
Uitwerking van het zelfstudieprogramma Sessie 1: Inleiding Uw doelstellingen Voordat u met het programma begint, moet u eerst noteren wat u specifiek van deze training wilt leren. Noteer uw doelstellingen. Sessie 2: Let op waarschuwingssignalen en patronen Slecht moreel en verveling kunnen belangrijke factoren zijn bij verzuim. Het is belangrijk veelvoorkomende problemen en in het bijzonder individuele problemen te benoemen. Het is de verantwoordelijkheid van managers om hun teamleden te leren kennen en alle aspecten van het werk van de teamleden te kennen, inclusief eventuele problemen die ze hebben met hun werk. Er zijn allerlei redenen voor verzuim Ziekte Werkstress Het gevoel niet gewaardeerd te worden Privé-problemen ‘Baaldagen’ Managers moeten alert zijn op de waarschuwingssignalen op hun eigen afdeling en onderscheid maken tussen de verschillende redenen. Ze moeten ook alert zijn op patronen, bijvoorbeeld verzuim dat meer dan twee keer op dezelfde dag van de week valt. Noteer uw eigen ervaringen met verzuim, en verdeel deze onder in categorieën op basis van de verschillende problemen. Op pagina 27 staan antwoordsuggesties. Sessie 3: De procedures bij verzuim Bekijk het eerste deel van de video, het gesprek tussen Michael en Vanita, en stop de band voor Glens videojournaal begint. Noteer vervolgens wat u fout vindt aan de aanpak van Michael. Op pagina 27 staan antwoordsuggesties. Onderzoek toont aan dat er tien manieren zijn om de motivatie van medewerkers te verbeteren: Ontwikkel een goede teamgeest en vriendelijke werkomgeving Kom redelijke doelen overeen Erken goede prestaties en succes Bied leerkansen Raadpleeg medewerkers over werkmethoden en ploegendiensten
“Alweer ziek?”
21
Raadpleeg medewerkers over algemene kwesties die hen aangaan Geef medewerkers, indien mogelijk, controle over wat ze doen Betrek medewerkers bij de organisatie als geheel Stimuleer een sfeer van vertrouwen Stimuleer medewerkers om plezier te hebben Het ontwikkelen van een positieve sfeer is essentieel voor het terugdringen van verzuim. Oefening U kunt deze oefening gebruiken als beginpunt voor inzicht in verzuim. Om verzuim terug te dringen, moeten de betrokkenen bepalen waar ze zich nu bevinden en waar ze naartoe willen. Dit biedt een toekomstvisie. Oefening: Aspecten van mijn werk Noteer welke aspecten van uw werk u zou missen als u er vandaag mee op zou houden. Noteer vervolgens welke aspecten u helemaal niet zou missen. Sessie 4: Onderneem zo snel mogelijk actie Vertoon de videojournaal-opname van Glen die zijn hart lucht over Michael. In deze scène wordt duidelijk hoe belangrijk het is om zo snel mogelijk actie te ondernemen en problemen niet te laten voortwoekeren. Glen:
Ik probeer met Michael te praten, maar denk je dat hij luistert? Mooi niet dus. Sinds die fusie vliegt hij van hot naar her met zijn laptop en zijn mobieltje. Gek word ik ervan. Vroeger was hij altijd aanspreekbaar. Allemaal door die fusie. Het zal best goed zijn voor het bedrijf, maar er vallen altijd ontslagen.
Glen wil heel graag zijn problemen met zijn manager bespreken, maar die heeft geen tijd voor hem. Glens situatie illustreert de noodzaak om zo snel mogelijk actie te ondernemen en de oorzaak van het probleem te achterhalen. Noteer een aantal preventieve maatregelen die u kunt nemen om deze situatie te voorkomen. Op pagina 28 staan antwoordsuggesties. Het ontwikkelen van medewerkers via training en coaching is heel belangrijk om hen zelfvertrouwen te geven, en om te zorgen dat zij plezier houden in hun werk. De aanpak van verzuim is een essentieel onderdeel van het werk van een manager.Af en toe ontstaan er lastige situaties, zoals die van Glen, die u omzichtig moet aanpakken. Hoe eerder u het probleem aanpakt, hoe effectiever u kunt zijn. Aangezien Glen vond dat er niet naar zijn problemen geluisterd werd, bedacht hij allerlei
22
“Alweer ziek?”
doemscenario’s waardoor zijn stress alleen nog maar groter werd, en daardoor kon hij het werk niet meer aan. Noteer een verzuimprobleem waar u op het werk mee te maken heeft en noteer welke stappen u kunt ondernemen om dit op te lossen. Sessie 5: Doe het in een persoonlijk gesprek en bereid u voor: feitelijk en emotioneel Bekijk het gesprek tussen Michael en Glen. Persoonlijke gesprekken zijn heel belangrijk. Michael stelt zich onbevooroordeeld op in zijn gesprek met Glen. Hij uit geen beschuldigingen maar analyseert het probleem: Michael:
De afgelopen maanden heb je regelmatig verzuimd. En telkens was het dan een griepje of maagpijn of zoiets.
Glen wil nu graag uitleggen wat de redenen achter zijn probleem zijn: Glen:
Zo’n fusie kost natuurlijk banen. Ik zat al op een telefoontje te wachten.
Hij wil gerustgesteld worden, zodat hij een beter gevoel krijgt over hoe hij zijn werk doet. Michael:
Je bent een waardevolle kracht. Iedereen mag je, je bent goed in je werk. Maar ik ben niet helderziend, ook al had ik de signalen moeten herkennen.
Stress is vaak de oorzaak van verzuim. Specifieke oorzaken zijn onder andere: toegenomen werkdruk door bezuinigingen; banen die op het spel staan; snelle veranderingen; lange werkdagen. Veel organisaties lijken zo langzamerhand te plat en afgeslankt te zijn. Door het personeelsbestand zover in te krimpen, kunnen zelfs minimale verzuimniveaus collega’s onder druk zetten. Glen was bang dat zijn baan op het spel stond. Door zijn feiten voor te bereiden kon Michael de redenen achterhalen voor Glens herhaalde verzuim. Michael had deze niet kunnen achterhalen als hij zich niet had voorbereid en geen persoonlijk gesprek met Glen had gehad. Vraag uzelf: Zullen medewerkers die last hebben van stress altijd open zijn? Hoe kunt u de oorzaak van hun probleem achterhalen? Moet u er in deze fase anderen binnen de organisatie bij betrekken? Hoe belangrijk is bewustzijn van de feiten voor het sturen van de discussie? Noteer op basis van het vorige voorbeeld de voorbereiding en aanpak die u zou volgen om het probleem met de medewerker op te lossen. Op pagina 28 staan antwoordsuggesties.
“Alweer ziek?”
23
Sessie 6: Achterhaal de redenen Bekijk het gesprek tussen Michael en Charlie. Het is heel belangrijk de situatie goed te analyseren als de medewerker oneigenlijk verzuimt. Charlie heeft zich regelmatig zomaar ziek gemeld. Als Michael achterdochtig wordt, confronteert hij Charlie in een persoonlijk gesprek en gaat hij de redenen voor het verzuim analyseren. Door zich bij de feiten te houden en deze te onderzoeken, kan hij de waarheid achterhalen. Hij geeft aan dat met name mei een slechte maand was. Charlie:
Mei, zei je? Even denken. Er zat veel stuifmeel in de lucht. Ik had flink last van hooikoorts.
Zonder directe beschuldigingen te uiten kan Michael de redenen voor Charlies verzuim verder onderzoeken. Michael:
Al dat genies is erg hinderlijk als je een vaste hand nodig hebt (bij het golfen).
Michael:
Had je soms een golfweekend toen er stuifmeel in de lucht zat, en je ook maandag nog hooikoorts had?
Michael:
Ik was namelijk even bang dat je niet op je werk was verschenen omdat je ergens een golftoernooi speelde.
Door verder te vragen heeft Michael de echte oorzaak voor Charlies verzuim kunnen achterhalen. Michael:
Nee, het is niet eerlijk dat jij zomaar wegblijft. Daarmee stel je je collega’s, mij en jezelf teleur.
Door deze situatie aan te pakken heeft Michael Charlie duidelijk gemaakt dat hij de verzuimsituatie in de gaten houdt en dat misbruik van het systeem niet getolereerd wordt. Door zijn gedrag heeft Charlie zijn manager ondermijnd en zijn collega’s in de steek gelaten, maar vooral zichzelf. Denk na over voorbeelden uit eigen ervaring van medewerkers die oneigenlijk verzuim hebben genomen. Hoe is dit ontdekt? Noteer uw antwoord. Op pagina 28 staan antwoordsuggesties. Sessie 7: Laat de ander verantwoordelijkheid nemen en stel u flexibel op Vertoon het gesprek tussen Michael en Angela tot Angela zegt “Ik wilde niet de indruk maken dat ik de kantjes eraf liep”. Hoewel er terechte redenen voor verzuim kunnen zijn, is het de verantwoordelijkheid van het individu om hier iets aan te doen.
24
“Alweer ziek?”
Michael:
Maar het valt me op dat je erg vaak verzuimt. Er zit een patroon in. Er is blijkbaar iets met de woensdag.
Angela reageerde defensief. Angela:
Sorry, maar dat is mijn probleem. Ik los het wel op.
Michael wil dat Angela verantwoordelijkheid neemt voor het probleem en dat ze samen een oplossing overeenkomen. Michael:
Ik beschuldig je nergens van. Ik wil weten wat er aan de hand is en of ik je ergens mee kan helpen. Heeft het iets met het werk te maken?
Angela:
Dat niet. Hoewel, alles heeft met elkaar te maken. Werk, privé, werk.
Angela is blij dat ze de kans krijgt om het probleem uit te leggen dat haar al enige tijd zorgen baart. Angela:
Het gaat om Julie… Vroeger werd ze naar school gebracht. Ik durf haar niet alleen te laten gaan.
Zij vond zich een dagje ziek melden een makkelijkere oplossing voor het probleem dan het nemen van verantwoordelijkheid voor het oplossen ervan. Angela:
Omdat ik te laat kwam, liet ik het team in de steek vond ik. Ik kreeg al opmerkingen. Toen besloot ik me maar steeds ziek te melden. Het ene probleem heeft feitelijk tot een ander probleem geleid.
Angela vindt niet dat haar problemen iets met het werk te maken hebben. Hier kunnen een aantal redenen voor zijn: Ze vindt dat haar privé-leven losstaat van het werk. Doordat ze haar manager niet op de hoogte bracht van de situatie, legde ze geen verband met haar werk. Haar manager had het probleem nog nooit besproken, wat hetzelfde effect had. Ze wou tegenover Michael niet toegeven dat er een probleem was. Ze was bang haar teamleden in de steek te laten. Ze zag zich ziek melden als makkelijke oplossing maar zag niet in welk effect dit had op de andere medewerkers. Oefening Noteer de mogelijke flexibele oplossingen voor haar probleem. Op pagina 29 staan antwoordsuggesties. Sessie 8: Spreek samen een actieplan af en volg het verdere verloop Vertoon de rest van het gesprek tussen Michael en Angela. In deze scène ziet u hoe belangrijk het is om in een persoonlijk gesprek samen met de medewerker een individueel actieplan af te spreken.
“Alweer ziek?”
25
Michael:
Je bent een prima kracht. Niemand zal zoiets denken. Maar dat probleem met Julie moet je oplossen. Natuurlijk willen we je helpen.
Hier draagt Angela een mogelijke oplossing aan: Angela:
Als ik op woensdag later kan beginnen, werk ik ’s avonds wat langer door.
Michael en Angela spreken het actieplan af en Michael stelt een proefperiode in: Michael:
Ik kijk wel of dat met je collega’s te regelen valt. We doen het een maand op proef en dan praten we verder.
Managers moeten samen met hun team actieplannen opzetten en afspreken. Dan bestaat er geen twijfel over de verwachtingen. Oefening Welk proces is nodig voor het implementeren van een overeengekomen actieplan? Noteer uw antwoorden. Op pagina 29 staan antwoordsuggesties. Sessie 9: Uw actieplan Noteer welke stappen u naar aanleiding van dit zelfstudieprogramma gaat nemen om uw aanpak van verzuim te verbeteren. Op pagina 29 staan de leerpunten van deze training nog eens samengevat.
26
“Alweer ziek?”
Antwoordsuggesties Sessie 2 Gezondheidsproblemen Gezinsproblemen Privé-problemen Werkgerelateerde problemen ‘Geen zin om te werken’ Sessie 3 Michaels aanpak van verzuim is niet goed omdat: Hij de verzuimcategorieën niet begrijpt In de video noemt Vanita vier verzuimcategorieën: gezondheidsproblemen, gezinsproblemen, privé-problemen en werkgerelateerde problemen. Michael noemt nog een vijfde probleem: geen zin om te werken. Hoewel dit wel juist is, is dit niet de enige soort verzuim. Vanita vertelt dat verzuim in verschillende categorieën uiteen valt, bijvoorbeeld als iemand ziek is, dan is dit een praktisch probleem, maar als iemand zomaar wegblijft, is dat oneigenlijk verzuim. U moet ook onderscheid maken tussen lang en kort verzuim. De moeilijkheid is achterhalen welk verzuim terecht is en welk niet. Hij niets vastlegt Vanita benadrukt hoe belangrijk het is om een systeem en procedures te hebben, al zijn ze nog zo simpel. Wat belangrijk is, is de manier waarop u, de manager, omgaat met verzuim. Als u het vastlegt, heeft u de feiten. Hij geen ‘weer aan het werk’-gesprekken houdt Er zijn geen vaste regels voor dit gesprek. Als iemand met een geldige reden een paar dagen afwezig is, dan hoeft u hem/haar alleen maar te vragen hoe het gaat als hij/zij er weer is. Er kan een formeler gesprek nodig zijn als iemands verzuim zorgwekkende vormen begint aan te nemen, maar dit moet de manager zelf bepalen. Het is ook belangrijk om mensen te laten weten dat ze gemist werden, al is het maar voor één dag. Dit kan hun moreel opvijzelen. Mensen hebben graag het gevoel dat ze worden opgemerkt en dit werkt motiverend. Voor sommigen kan alleen al de gedachte aan zo’n gesprek als afschrikwekkend middel dienen.
“Alweer ziek?”
27
Hij niet begrijpt dat een systeem belangrijk is omdat het: Patronen achterhaalt en eventueel verklaart Feiten over het verzuim onderbouwt Aangeeft welke actie nodig is Michael heeft geleerd dat verzuim niet altijd veroorzaakt wordt door luiheid. Sessie 4 Mogelijke preventieve maatregelen zijn: Zorgen dat medewerkers verzuim persoonlijk bij hun manager melden Medeleven tonen als de medewerker opbelt om zich ziek te melden Een ‘weer aan het werk’-gesprek houden met medewerkers als ze weer terug zijn op het werk De redenen bespreken Hen laten weten dat u hen gemist heeft Elk geval als op zichzelf staand geval behandelen De oorzaak aanpakken Een flexibele aanpak voor het probleem hanteren De medewerker een goed gevoel over zichzelf geven Begrip tonen als iemand echt ziek is Sessie 5 Mogelijke acties: Beschikbaar zijn voor een gesprek Vragen stellen over hun verzuim Hun mening vragen over de werkomgeving Regelmatig één-op-één gesprekken houden Coaching aanbieden U flexibel opstellen Sessie 6 Om perioden van oneigenlijk verzuim op te sporen is het belangrijk om: Verder te vragen als u niet tevreden bent met een bepaalde uitleg De feiten bij de hand te hebben Open vragen te stellen (vragen die beginnen met wie, waarom, wanneer, waar en hoe) om mensen aan het praten te krijgen
28
“Alweer ziek?”
Om u bewust te zijn van uw aandeel in het probleem en uw rol bij de oplossing ervan Gesloten vragen te stellen (vragen waarop alleen met ja of nee geantwoord kan worden) om feiten en details te toetsen/ verduidelijken Sessie 7 Mogelijke flexibele oplossingen: Duobanen In onderling overleg telewerken Op een andere locatie werken Flexibele werktijden bieden Takenpakket aanpassen Werktijden aanpassen Sessie 8 Mogelijke acties: Beide partijen moeten het eens zijn over de plannen Er moet een planning bepaald worden Van elk opeenvolgend voorbeeld leren Voortgang controleren Het plan aanpassen als het niet werkt
“Alweer ziek?”
29
Leerpunten Onderken het probleem Let op waarschuwingssignalen en patronen Leg het vast zodat u de feiten heeft Onderneem zo snel mogelijk actie Achterhaal de redenen Doe het in een persoonlijk gesprek Bereid u voor: feitelijk en emotioneel Vraag wat er mis was en vraag zo nodig door Kom een oplossing overeen Laat de ander verantwoordelijkheid nemen Stel u flexibel op Spreek samen een actieplan af Volg het verdere verloop
30
“Alweer ziek?”
4. Cursistenmateriaal
De materialen in dit hoofdstuk mogen, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training op basis van het programma “Alweer ziek? Omgaan met kort verzuim”.
“Alweer ziek?”
31
Handout 1
Spreek samen een actieplan af en volg het verdere verloop Stel een actieplan op op basis van uw scenario. Geef ook aan hoe u de oplossing gaat controleren, en noteer dit hieronder. Overeengekomen actieplan:
Controle:
32
“Alweer ziek?”
Handout 2
Leerpunten Onderken het probleem Let op waarschuwingssignalen en patronen Leg het vast zodat u de feiten heeft Onderneem zo snel mogelijk actie Achterhaal de redenen Doe het in een persoonlijk gesprek Bereid u voor: feitelijk en emotioneel Vraag wat er mis was en vraag zo nodig door Kom een oplossing overeen Laat de ander verantwoordelijkheid nemen Stel u flexibel op Spreek samen een actieplan af Volg het verdere verloop
“Alweer ziek?”
33
Overheadsheet 1
Doelstellingen
Na afloop van deze training:
Weet u hoe u de redenen achter verzuim kunt achterhalen. Kunt u de juiste procedures plannen en implementeren. Kunt u een actieplan opstellen om de overeengekomen oplossing effectief te implementeren.
34
“Alweer ziek?”
Overheadsheet 2
Cursusprogramma Sessie 1
Inleiding
20 min
Sessie 2
Let op waarschuwingssignalen en patronen
50 min
Sessie 3
De procedures bij verzuim
30 min
Sessie 4
Onderneem zo snel mogelijk actie
25 min
Sessie 5
Doe het in een persoonlijk gesprek en bereid u voor: feitelijk en emotioneel
25 min
Sessie 6
Achterhaal de redenen
25 min
Sessie 7
Laat de ander verantwoordelijkheid nemen en stel u flexibel op
30 min
Sessie 8
Spreek samen een actieplan af en volg het verdere verloop
20 min
Sessie 9
Uw actieplan
15 min
“Alweer ziek?”
35
Overheadsheet 3
Verzuimcategorieën
Gezondheidsproblemen Gezinsproblemen Privé-problemen Werkgerelateerde problemen ‘Geen zin om te werken’
36
“Alweer ziek?”
Overheadsheet 4
Motivatie om verzuim te minimaliseren Ontwikkel een goede teamgeest en vriendelijke werkomgeving Kom redelijke doelen overeen Erken goede prestaties en succes Bied leerkansen Raadpleeg medewerkers over werkmethoden en ploegendiensten Raadpleeg medewerkers over algemene kwesties die hen aangaan Geef medewerkers, indien mogelijk, controle over wat ze doen Betrek medewerkers bij de organisatie als geheel Stimuleer een sfeer van vertrouwen Stimuleer medewerkers om plezier te hebben
“Alweer ziek?”
37
Overheadsheet 5
De procedures voor verzuim
Verzuim is minimaal als IEDEREEN zich gewaardeerd en tevreden voelt
38
“Alweer ziek?”
Overheadsheet 6
Acties om herhaald verzuim tegen te gaan
Zorgen dat medewerkers verzuim persoonlijk bij hun manager melden Medeleven tonen als de medewerker opbelt om zich ziek te melden Een ‘weer aan het werk’-gesprek houden met medewerkers als ze weer terug zijn op het werk De redenen bespreken Hen laten weten dat u hen gemist heeft Elk geval als op zichzelf staand geval behandelen De oorzaak aanpakken Een flexibele aanpak voor het probleem hanteren De medewerker een goed gevoel over zichzelf geven Begrip tonen als iemand echt ziek is
“Alweer ziek?”
39
Overheadsheet 7
Onderneem zo snel mogelijk actie
Denk na over een voorbeeld van verzuim bij u op het werk. Hoe had u dit probleem achteraf gezien kunnen aanpakken?
40
“Alweer ziek?”
Overheadsheet 8
Manieren om oneigenlijk verzuim te voorkomen
Verder vragen als u niet tevreden bent met een bepaalde uitleg De feiten bij de hand hebben Open vragen stellen om mensen aan het praten te krijgen Gesloten vragen stellen om feiten en details te toetsen/verduidelijken
“Alweer ziek?”
41
Overheadsheet 9
Flexibele oplossingen voor praktische problemen die verzuim veroorzaken
Werktijden aanpassen Duobanen In onderling overleg telewerken Op een andere locatie werken Flexibele werktijden bieden Takenpakket aanpassen
42
“Alweer ziek?”
Overheadsheet 10
Opzet van een actieplan
Beide partijen moeten het eens zijn over de plannen Er moet een planning bepaald worden Van elk opeenvolgend voorbeeld leren Voortgang controleren Het plan aanpassen als het niet werkt
“Alweer ziek?”
43
Alvorens het programma te vertonen Hieronder is een beperkte checklist opgenomen, die betrekking heeft op technische zaken verbandhoudend met het gebruik van de video.
APPARATUUR
Laat apparatuur en videocassette na transport altijd minstens 1 uur acclimatiseren in de ruimte waarin u ze gebruikt. Controle beeld en geluid (recorder en monitor beide ingeschakeld?); één van de belangrijkste knoppen op de videoapparatuur is de tracking-knop. Is het beeld onrustig of streperig, stel dan allereerst de tracking-knop van de videoapparatuur bij.
VIDEO’S
Tijdig (tenminste 5 dagen voor vertoning) aanvragen en aanvraagbevestiging controleren. Postkamer waarschuwen dat de video wordt verwacht. Video na ontvangst (laten) draaien om te controleren of u de juiste video hebt voor uw doel en opdat u vertrouwd bent met eventuele bijzonderheden. Video direct na gebruik terugzenden op de door TFC aangegeven wijze.
44
“Alweer ziek?”
