HANDLEIDING
Beoordelen, beoordelen
TFC TrainingsMedia
Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: “How Am I Doing?”
In Nederland en België uitgebracht door:
TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be
Bestelnummer handleiding: 45 3077 Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3077
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever.
2
“Beoordelen, beoordelen”
Inhoud
Blz.
1. Inleiding ................................................................................................................................ 5 Over “Beoordelen, beoordelen”.......................................................................................... 5 Doelstellingen ........................................................................................................................ 6
2. Leerpunten ............................................................................................................................ 7 Het gesprek tussen Aethelred en Ames............................................................................. 7 Het gesprek tussen Iwan en Ames ..................................................................................... 9 Het gesprek tussen William en Ames .............................................................................. 10 Het gesprek tussen Ames en Dr. Evans........................................................................... 11
3. Hoe dit programma te gebruiken.................................................................................... 13 Tips voor de trainer ............................................................................................................ 13 Discussievragen................................................................................................................... 14
“Beoordelen, beoordelen”
3
4
“Beoordelen, beoordelen”
1. Inleiding
Over “Beoordelen, beoordelen” Functioneringsgesprekken spelen een belangrijke rol bij het motiveren van medewerkers, het verbeteren van de prestaties en het bepalen van toekomstige opleidingsbehoeften en richtingen waarin personeelsleden zich zouden kunnen ontwikkelen. Als functioneringsgesprekken slecht, of helemaal niet, gevoerd worden, onttrekt het management zich aan een belangrijke verantwoordelijkheid. Een functioneringsgesprek voeren plaatst leidinggevenden echter vaak voor problemen. Sommige organisaties hebben slechts zeer rudimentaire functioneringscriteria. Maar ook als het systeem goed opgezet is, variëren de gesprekken aanzienlijk, zowel naar gehalte als naar vorm. Sommige managers vinden formele functioneringsgesprekken niet nodig, omdat ze dagelijks contact hebben met hun medewerkers. Dagelijkse contacten zijn echter vaak oppervlakkig. Er is geen tijd om met medewerkers te praten over waar ze op langere termijn mee bezig zijn of de duurzaamheid van hun relatie met de organisatie. In “Beoordelen, beoordelen” komt dit bijvoorbeeld tot uiting in: Ames: Dr. Evans: Ames: Dr. Evans:
“Je kreeg nooit de kans om met je chef over je werk te praten. Was je tevreden? Was hij tevreden? Ging ‘t goed?” “Maar jullie zagen elkaar elke dag.” “Net als hier. (Hij doelt op de patiënten in de wachtkamer.) Er komen een hoop patiënten met dagelijkse klachten. Je kan niet iedereen grondig onderzoeken.” “Ik kan altijd een extra afspraak maken, zoals nu.”
Een functioneringsgesprek moet een “extra afspraak” zijn, waarbij u de vorderingen tot dat moment doorneemt en de doelstellingen voor de toekomst.
“Beoordelen, beoordelen”
5
Doelstellingen “Beoordelen, beoordelen” laat duidelijk zien hoe men een doeltreffend functioneringsgesprek voorbereidt en voert en hoe men er een vervolg aan geeft. De leerpunten komen naar voren door het functioneringsgesprek te vergelijken met een periodiek medisch onderzoek door een arts en tevens door goede en foute manieren om tijdens het gesprek kernpunten te behandelen, tegenover elkaar te zetten. Iwan de Verschrikkelijke, Aethelred de Onberadene en William de Zwijger laten zien hoe het niet moet. De vier hoofdregels uit de video zijn: 1. Bestudeer vooraf de gegevens. 2. Luister en bespreek de diagnose. 3. Bespreek problemen openlijk. 4. Stel samen een plan tot verbetering op.
6
“Beoordelen, beoordelen”
2. Leerpunten
Het gesprek tussen Aethelred en Ames Dit is een voorbeeld waar hoofdregel 1: “Bestudeer vooraf de gegevens”, niet heeft plaatsgevonden. Voorbeelden waaruit blijkt dat Aethelred zich niet heeft voorbereid: 1. Ames heeft niet eens vooraf te horen gekregen wat het doel van het gesprek was. Ames:
“Functioneringsgesprek?”
2. Een oppervlakkige houding; het gesprek bagatelliseren met opmerkingen als: Aethelred:
“Ik wilde het nu maar even doen.”
3. Aethelred:
“Jammer dat de herintroductie van de PX20 misliep.”
4. Aethelred:
“Heb je dit jaar nog cursussen gevolgd?”
5. Aethelred: Ames: Aethelred:
“Maar je spreekt geen talen.” “Ik spreek redelijk goed Frans en Duits. Dat staat in mijn dossier.” “Vast wel.”
6. Ames:
“Heb je het met Strudwick over Iran gehad?”
Aethelred heeft geen andere managers naar hun mening gevraagd over het werk van Ames. Al deze punten worden nog eens extra aangedikt in de scène waarin Aethelred voor arts speelt. Andere punten die uit dit gesprek naar voren komen: 1. Aethelred had Ames de tijd moeten geven om zich op het gesprek voor te bereiden.
“Beoordelen, beoordelen”
7
2. Aethelred probeert te veel gesprekken op één dag te voeren. Aethelred:
“Ik loop een beetje achter. Ik heb er vanmorgen nog drie.”
3. Aethelred had geen vervolg gegeven aan het vorige gesprek. Aethelred: Ames:
“Is die cursus assortiment-analyse niks voor jou?” “Daar heb ik vorig jaar om gevraagd.”
4. Geen overeenstemming over de functiebeschrijving. Een functiebeschrijving is het uitgangspunt voor het gesprek. Aethelred: Ames: Aethelred: Ames: 5. Aethelred:
“We krijgen weinig informatie over klanten van je.” “Dat is mijn taak toch niet?” “Jawel.” “Niet volgens de functiebeschrijving.” “O ja, je salaris. Dat kunnen we mooi even meenemen.”
Het functioneringsgesprek is niet de juiste gelegenheid om over geld te praten; de salarisherziening moet afzonderlijk besproken worden. Bij functioneringsgesprekken gaat het om het waarderen van prestaties, niet om contant geld. Als geld ter sprake komt: a) is de medewerker meestal weinig geneigd om objectief over zijn functioneren te praten. b) zal het vaak op een dispuut uitlopen, zoals in de video. 6. Woordkeuze. Aethelred: Ames: Aethelred:
“Zoals ik al zei, ik heb geen klachten over je.” “Geen klachten?” “Niet dat ik weet, nee.”
Ames had het woord “klachten” in dit verband helemaal verkeerd opgevat. Bovendien verwachtte hij erkenning voor zijn bijzondere prestatie, zoals Aethelred zich gerealiseerd zou hebben, als hij Ames’ resultaat in het afgelopen jaar werkelijk bestudeerd zou hebben. VRAAG: Wat waren Aethelreds belangrijkste fouten en wat had hij vóór het gesprek moeten doen?
8
“Beoordelen, beoordelen”
Het gesprek tussen Iwan en Ames Deze scènes illustreren de noodzaak van “luisteren en de diagnose bespreken”. Voorbeelden hiervan zijn: 1. Iwan laat duidelijk blijken, dat hij een functioneringsgesprek als een “aanzeg”gelegenheid ziet en hij staat met zijn aanmerkingen klaar. Iwan:
“...dit is het jaarlijkse functioneringsgesprek van het bedrijf. Hier is je beoordeling.”
2. Door het gesprek op deze manier te benaderen, vraagt Iwan Ames alleen commentaar te geven op zijn oordeel over hem, en niet om te discussiëren over feiten. Iwan:
“Hier is je beoordeling. Er valt nog heel wat te verbeteren.”
Hij geeft geen bewijs, als grond voor zijn oordeel. 3. Iwan:
“Ik ken types als jij wel, Alan.”
Iwan baseert zijn aanmerkingen op eigenschappen en karakter, terwijl hij zich zou moeten concentreren op de resultaten en het feitelijke functioneren van Ames. Ames: Iwan:
“Wat is dat zesje voor efficiency? Hoe bereken je dat?” “Ik weet het gewoon.”
4. Er is geen discussie mogelijk over de aangeroerde punten. Iwan luistert niet eens. Ames: Iwan: 5. Iwan:
“Ik ben het er niet mee eens dat ik inefficiënt bent.” “Dat ben je wel.” “Je kunt gewoon niet tegen kritiek.”
Hij wil niet praten over manieren om de situatie te verbeteren; hij weigert gewoon te luisteren. Daardoor frustreert hij Ames nog meer. 6. Iwan:
“En ik wil jouw werkwijze verbeteren. Je hebt het zo druk met anderen dat je je eigen fouten niet ziet.”
De atmosfeer tijdens deze scène is vijandig. Om voordeel te hebben van een functioneringsgesprek moet de sfeer open en constructief zijn. VRAAG: Hoe had Iwan het gesprek moeten beginnen, had hij het op de juiste voet willen voeren en hoe had hij Ames’ voorstel tot reorganisatie moeten behandelen?
“Beoordelen, beoordelen”
9
Het gesprek tussen William en Ames “Bespreek problemen openlijk”; hoofdregel nummer 3. De scènes met William en Ames laten zien, hoe je dàt nu juist kunt vermijden. 1. William ontwijkt de directe vragen van Ames. Mensen moeten weten wat hun baas van hun functioneren vindt. Ames: William: Ames:
“Ben je tevreden over me?” “O, ja. Jazeker. Absoluut. Ik vond alleen... Nee, uitstekend.” “Mooi.”
2. William aarzelt het punt ter sprake te brengen, waar ze het over moeten hebben. William: Ames: William: Ames: William: 3. Ames:
“Hoewel, er is één klein dingetje dat ik misschien wel even...” “Wat?” “Die brief van je aan de krant.” “Wat was daarmee?” “Hij was alleen... nou ja, je weet wel, wat kritisch over onze bedrijfstak.” “Hij lokte agressie uit.”
Medewerkers hebben geen respect voor een baas die tijdens het gesprek geen zwakke kanten durft belichten. Vooral als hun werk beneden de maat is gebleven of als ze buiten hun boekje zijn gegaan; zoals in het geval van Ames’ brief naar de krant. 4. William:
“We kunnen het onder ons houden. Een herenakkoord.”
William laat zich afbrengen van zijn voornemen een aantekening te maken over die brief in het dossier. Terreinen die voor verbetering vatbaar zijn moeten net zo goed in het dossier komen als gebieden waarin de medewerker goed functioneert. 5. De manager moet een volledig verslag maken van het gesprek. Tijdens het gesprek kan hij aantekeningen maken. Dat kan het beste gedaan worden op een blanco vel papier. 6. Een manager moet een functioneringsgesprek niet gebruiken voor een formele terechtwijzing. Dat wil zeggen, William heeft het voorval met die brief te lang laten lopen. Een dergelijk voorval moet men aanpakken, meteen wanneer het zich geeft voorgedaan; zoiets mag niet blijven wachten tot het tijd is voor een functioneringsgesprek. VRAAG: Hoe had William het probleem met Ames’ brief naar de krant moeten aanpakken? Had het onderdeel mogen zijn van het functioneringsgesprek?
10
“Beoordelen, beoordelen”
Het gesprek tussen Ames en Dr. Evans “Stel samen een plan tot verbetering op.” Dat is de vierde hoofdregel uit de video. De laatste scène tussen Ames en Dr. Evans verduidelijkt dat. 1. Een dergelijke samenwerking bewerkstelligt u door de medewerker aan te moedigen met ideeën te komen. 2. Het plan moet reëel en haalbaar zijn, maar het moet ook een uitdaging inhouden. Ames: Dr. Evans:
“Ik wil wel joggen.” “Tien minuten? Rustig aan, dan hou je het beter vol.”
3. Het gesprek moet een stimulerende uitwerking hebben op de medewerker. Ook moet hij de zin ervan inzien. Ames:
“Ik weet nu hoe ik ervoor sta en wat me te doen staat.”
“Beoordelen, beoordelen”
11
12
“Beoordelen, beoordelen”
3. Hoe dit programma te gebruiken
Tips voor de trainer 1. Draai de video in zijn geheel een keer voor uzelf. Mede voor dit doel ontvangt u de video als regel de dag tevoren al. 2. Haal bij die gelegenheid de belangrijkste punten voor uw trainingsbijeenkomst er uit. 3. Vertoon de video voor uw deelnemers. 4. Discussieer over de hoofdpunten in het algemeen. 5. Draai de video opnieuw, maar nu in gedeelten. De scènes waarin Aethelred, Iwan en William achtereenvolgens als manager en als arts optreden, d.w.z.: a) Aethelred en Ames b) Iwan en Ames c) William en Ames Stop de video voordat Dr. Evans met Ames gaat discussiëren over bovenstaande scènes. Laat de deelnemers zelf proberen de hoofdpunten uit elk van die scènes te halen. Ga dan door met de vertoning van het volgende gesprek met Ames, enzovoort. 6. Vervolgens kunt u opnieuw een discussie op gang brengen met behulp van deze handleiding. U kunt daarbij gebruik maken van: a) de discussievragen (blz. 14) b) het overzicht van de belangrijkste leerpunten (blz. 7 en verder) 7. Vertoon de video tot besluit van de bijeenkomst nog een derde maal om de leerpunten nog eens op een rij te zetten.
“Beoordelen, beoordelen”
13
Discussievragen Vraag:
Wat kunnen de doelstellingen zijn van beoordeling?
Antwoord:
Taakvervulling waarderen aan de hand van normen en streefgetallen, doelstellingen, prioriteiten en streefgetallen voor de toekomst bespreken. Toekomstige opleidingsbehoeften vaststellen. De persoonlijke ontwikkeling bespreken.
Vraag:
Wat dient u, voorafgaand aan een functioneringsgesprek, te doen?
Antwoord:
Spreek een tijd af die beiden schikt. Vraag de medewerker vooraf haar of zijn taakvervulling sinds het laatste gesprek in gedachten de revue te laten passeren.
Vraag:
Naar welke gegevens dient u voorafgaand aan en tijdens het gesprek te kijken?
Antwoord:
Neem het persoonsdossier door, kijk na welke actie u bij het vorige gesprek bent overeengekomen, lees de functiebeschrijving nog eens door, de normen en de streefgetallen. Noteer enkele belangrijke voorvallen die een indicatie kunnen zijn voor haar of zijn taakvervulling.
Vraag:
Hoe wikkelt u het gesprek af?
Antwoord:
Laat u onder geen voorwaarde storen. Trek voldoende tijd uit voor het gesprek. Bespreek de taakvervulling van de te beoordelen persoon met collega’s van andere afdelingen, als zijn/haar werk raakvlakken heeft met de terreinen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Objectieve bespreking van de taakvervulling van de medewerker. Mensen willen graag weten hoe ze er voor staan en hoe hun manager over hen denkt.
Vraag:
Wat zijn de voordelen van beoordeling en een functioneringsgesprek?
Antwoord:
Belichten waarin iemand goed is en wat voor verbetering vatbaar is. Toekomstige opleidingsbehoeften belichten. Met de medewerker haar of zijn loopbaanontwikkeling bespreken.
Vraag:
Wat moet er na een functioneringsgesprek gebeuren?
Antwoord:
De manager moet een verslag maken van het gesprek. Het is wenselijk dat de medewerker het verslag in kan zien, gelegenheid krijgt voor opmerkingen en het formulier ondertekent. Probleemgebieden waar oplossingen voor moeten komen, moeten van streefdata zijn voorzien. Manager en medewerker moeten het eens zijn over streefgetallen en de data waarop ze na zullen gaan welke zaken in de komende tijd prioriteit moeten krijgen. Ze moeten het opleidingsprogramma door gaan voeren.
14
“Beoordelen, beoordelen”
