HANDLEIDING. Balans, winst- en verliesrekening. TFC TrainingsMedia

HANDLEIDING

Balans, winsten verliesrekening

TFC TrainingsMedia

 

Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: “The Balance Sheet Barrier”

In Nederland en België uitgebracht door:

TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be

Bestelnummer handleiding: 45 4120 Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 4120

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever.

2

“Balans, winsten verliesrekening”

Inhoud Blz.

1. Inleiding ................................................................................................................................ 5 Hoe deze handleiding te gebruiken ................................................................................... 5

2. Over de video........................................................................................................................ 7 Synopsis van de video.......................................................................................................... 7 Hoe deze video te gebruiken............................................................................................... 8

3. De belangrijkste leerpunten en discussievragen ........................................................ 11 1. Bij bedrijfsfinanciering gaat het om geld..................................................................... 11 2. Wat is 'werkkapitaal'?..................................................................................................... 12 3. De omloopsnelheid van het werkkapitaal .................................................................. 12 4. Wat is winst?.................................................................................................................... 13 5. Verklaring van de termen op de balans....................................................................... 14 6. Het belang van liquiditeit .............................................................................................. 16

4. Aanbevolen trainingsopzet.............................................................................................. 17 Opzet voor een training van een halve dag .................................................................... 17 Overzicht van de training .................................................................................................. 18 Uitwerking van de trainingsopzet.................................................................................... 18

5. Cursistenmateriaal............................................................................................................. 21 Verklarende woordenlijst .................................................................................................. 22 Oefening 1 – Waar komt het geld vandaan? ................................................................... 24 Oefening 1 – Antwoorden ................................................................................................. 25 Oefening 2 – Een eenvoudige balans ............................................................................... 26 Oefening 2 – Antwoorden ................................................................................................. 27 1. De balans .......................................................................................................................... 28 2. De winsten verliesrekening......................................................................................... 30 3. De liquiditeitsbegroting ................................................................................................. 31 Alvorens het programma te vertonen.................................................................................. 32


3

4


1. Inleiding

In de video "Balans, winsten verliesrekening" ziet u Julian Carruthers, een rol van John Cleese. Hij is manager bij een grote onderneming. Hij weet alles van leidinggeven, maar weinig van bedrijfsfinanciering. Hij is op zoek naar iemand die hem in eenvoudige bewoordingen kan vertellen waar het nu eigenlijk om gaat, en Rita Scroggs (Dawn French) is daarvoor de juiste persoon. Ze is puur en eenvoudig, aldus Carruthers, maar ze heeft de leiding over een zeer succesvol bedrijf, en ze "zit bovenop haar centen". Ze legt hem uit met welke financiële documenten de manager te maken krijgt, en welke informatie hieraan ontleend kan worden. De doelstelling van het programma "Balans, winsten verliesrekening" is, een aantal onduidelijkheden met betrekking tot bedrijfsfinanciering weg te nemen. De belangrijkste boodschap van het programma is, dat het allemaal om geld gaat. Een effectief manager weet waar het geld vandaan kwam, waar het nu is en waar het naartoe zal gaan. Begrotingen en andere financiële documenten moeten een manager helpen hier zicht op te houden. De video is bedoeld voor iedereen die financieel niet-deskundig is, en die een beter beeld wil krijgen van hoe bedrijfsfinanciering in elkaar zit. N.B. Op de Engelse balans in video staan de activa rechts en de passiva links, terwijl het in Nederland gebruikelijk is om de activa in de linkerkolom te zetten, en de passiva rechts.

Hoe deze handleiding te gebruiken Deze handleiding is bedoeld als hulpmiddel voor degene die de video "Balans, winsten verliesrekening" aan een groep gaat vertonen. Een trainer die zich heeft gespecialiseerd op dit gebied zal het programma wellicht willen uitbreiden. Ditzelfde geldt natuurlijk ook voor een lijnmanager die een specifieke boodschap wil communiceren. Voor alle anderen, en met name voor iemand die de video voor de eerste keer gaat vertonen, zal deze handleiding een nuttige handreiking bieden om de video optimaal te benutten. Het programma kan dienen als basis voor of als onderdeel van een training, maar het kan ook worden vertoond tijdens een vergadering of andere bijeenkomst.


5

6


2. Over de video

Synopsis van de video De video "Balans, winsten verliesrekening" legt op heldere wijze uit hoe een balans, een winsten verliesrekening en een liquiditeitsbegroting moeten worden gelezen. U ziet Julian Carruthers, een dynamisch manager bij een groot bedrijf, die echter geen flauw benul heeft van bedrijfsfinanciering en wat daarmee samenhangt. Hij heeft Rita Scroggs bereid gevonden om hem de basisprincipes van bedrijfsfinanciering uit te leggen. Rita heeft een klein bedrijfje; ze maakt theelepeltjes. Rita heeft een duidelijk inzicht in haar financiën, en zij slaagt erin Julian duidelijk te maken wat er nu precies wordt bedoeld met begrippen als: balans, winsten verliesrekening, liquiditeitsbegroting, aandelenkapitaal, vreemd vermogen, overhead, reserves, vaste activa en passiva, enzovoort. De video "Balans, winsten verliesrekening" geeft een toelichting bij de belangrijkste financiële documenten, en neemt een aantal veelvoorkomende misvattingen met betrekking tot bedrijfsfinanciering weg. De volgende punten komen aan de orde: 1. Het gaat allemaal om geld Financiële documenten gaan over geld. Sommige mensen hebben er mooie woorden voor, maar het komt neer op het volgende: waar komt het geld vandaan en waar gaat het geld naartoe. 2. Wat is 'werkkapitaal' Werkkapitaal is iets anders dan aandelenkapitaal en vreemd vermogen. Werkkapitaal is het geld dat is geïnvesteerd in zaken die het bedrijf wil verkopen. Werkkapitaal is het meest gecompliceerde onderdeel van bedrijfsfinanciering, omdat het constant aan verandering onderhevig is. Een bedrijf zal nooit winst maken zonder werkkapitaal; werkkapitaal houdt het bedrijf draaiend.


7

3. De omloopsnelheid van het werkkapitaal Geld dat geïnvesteerd is in werkkapitaal, zit vast in het bedrijf en kan niet voor iets anders worden gebruikt. Hoe sneller dat geld wordt terugverdiend, met andere woorden, hoe sneller het product via inkoop, productie en distributie wordt geleverd aan en betaald door de klant, hoe meer winst het bedrijf kan maken. Die winst stijgt om twee redenen: ten eerste worden er meer producten verkocht, en ten tweede worden de kosten voor overhead gespreid; er hoeft dus relatief minder overhead te worden betaald per eenheid product. 4. Wat is 'winst' Winst is noodzakelijk. Als een bedrijf winst maakt, kan het groeien. Vaste activa kunnen worden vervangen, er kan worden geïnvesteerd in nieuwe technologie. Het bedrijf heeft hiervoor dus extra geld nodig. 5. Wat betekenen de termen die op de balans worden genoemd De terminologie van bedrijfsfinanciering kan mensen wel eens in verwarring brengen. Bij de term 'reserves' denkt men al gauw aan een som geld in een kluis, maar een reserve is geld dat uit het bedrijf zelf komt, overgehouden winst van vorige jaren. Reserves kunnen op allerlei manieren worden gebruikt. Een reserve kan worden geïnvesteerd in vaste activa, werkkapitaal, of het kan worden belegd. Een reserve ligt daarom meestal niet in een bankkluis. Andere termen op de balans zijn 'vlottende activa' en 'vlottende passiva'. De balans is in feite een momentopname van het werkkapitaal, en deze termen geven aan waar het geld zich op een bepaald moment bevindt. Vlottende activa zijn bezittingen of vorderingen op de korte termijn, vlottende passiva zijn schulden op de korte termijn. 6. Het belang van liquiditeit Winst is belangrijk, maar liquiditeit is essentieel. Een winstgevende opdracht kan tot een ramp leiden als het bedrijf erdoor in liquiditeitsproblemen geraakt, met andere woorden, als het geen geld beschikbaar meer heeft. Een manager moet dus weten hoeveel geld er beschikbaar is om de rekeningen te betalen.

Hoe deze video te gebruiken Houd bij de voorbereiding van uw training rekening met uw doelgroep, en hun ervaring met bedrijfsfinanciering en financiële documenten. 1. Bekijk de video twee of drie maal om vertrouwd te raken met de dialoog en de belangrijkste leerpunten, en lees deze handleiding door. 2. Identificeer de belangrijkste leerpunten voor uw deelnemersgroep. U kunt zelf leerpunten toevoegen als u vindt dat deze in de video worden geïllustreerd, en als u denkt dat deze van belang zijn voor uw cursisten. In hoofdstuk 5 vindt u de aanbevolen trainingsopzet.

8


3. Vraag een of twee van uw collega's (bij voorkeur lijnmanagers) om de video te bekijken, zodat zij voorbeelden kunnen geven die specifiek van toepassing zijn op uw organisatie. 4. Onderstaande vragen kunt u gebruiken om de cursisten aan het denken te zetten over het belang van goed financieel beheer en goede informatie daaromtrent: ! Op welke manier heeft u contact met de financiële afdeling van uw organisatie? Welke gegevens levert u aan? Welke financiële gegevens gebruikt u? ! Welke financiële informatie zou u in uw werk goed kunnen gebruiken? Krijgt u die informatie ook? Denkt u dat u de informatie uit het huidige financiële systeem zou kunnen krijgen? ! Weet u hoeveel geld momenteel is geïnvesteerd in de bedrijfsonderdelen waarvoor u verantwoordelijk bent? Weet u waar dat geld zich bevindt? ! Weet u hoe winstgevend uw activiteiten zijn? Of hoeveel ze kosten? Als uw activiteiten voornamelijk geld kosten, zijn dat dan verantwoorde kosten? ! Hoever in de toekomst kunt u opbrengsten voorspellen? En kosten? Hoe accuraat zijn deze voorspellingen? Zijn ze nuttig? En worden ze gebruikt? 5. Het is wellicht het overwegen waard om deze video te gebruiken als basis voor een individuele training of een interne cursus. U kunt bijvoorbeeld de video vertonen aan een groep mensen, en hen vervolgens vragen daarover een kort verslag te schrijven. Dat verslag kan informatie bevatten over hoe de leerpunten uit de video kunnen worden toegepast in hun eigen gebruik van financiële informatie, of bijvoorbeeld over de toepassing ervan bij de informatie die zij aanleveren. Het verslag moet tevens de persoonlijke leerpunten van de cursist bevatten, en een lijstje van punten die die persoon in het bijzonder van belang acht voor zijn functie. De trainer of (bij voorkeur) de manager bespreekt deze actiepunten met elke cursist individueel. 6. Vraag de deelnemers om de oefeningen in deze handleiding (handouts 2 en 3) door te nemen. Eén van de opdrachten kan worden meegenomen in een training van een halve dag; de andere kan individueel door de cursisten worden gemaakt. De oefeningen zullen de leerpunten uit de video bekrachtigen, en de cursisten een beter beeld geven van de samenhang van het geleerde. Handout 1 bevat een verklarende woordenlijst, handout 4 een korte samenvatting van de informatie uit de video. 7. Probeer vooral om onduidelijkheden weg te nemen; veel mensen zien financiën als een uiterst schemering en vaag onderwerp. Vraag de deelnemers zich voor te stellen dat zij eigenaar zijn van een klein bedrijfje, en dat het om hun geld gaat, niet om een reeks cijfers samengesteld door accountants. Probeer het eenvoudig en persoonlijk te houden. Vraag de deelnemers waar zij het geld voor investeringen vandaan zouden halen, hoe ze zouden bekijken waar het geld zich bevindt en hoe ze de toekomst zouden voorspellen.


9

10


3. De belangrijkste leerpunten en discussievragen

1. Bij bedrijfsfinanciering gaat het om geld Rita Scroggs:

"Met geld heb je twee mogelijkheden: Het komt binnen. Of je geeft het uit."

Julian Carruthers wil eigenlijk niet begrijpen wat er bij bedrijfsfinanciering komt kijken, omdat hij denkt dat het toch te ingewikkeld zal zijn. Rita legt hem echter uit wat er op een balans staat door twee eenvoudige vragen te stellen: ! Waar komt het geld om een bedrijf op te zetten vandaan? •

De eigenaren (aandelenkapitaal)

•

Geleend geld (vreemd vermogen)

! Waarin wordt dat geld geïnvesteerd? •

Dingen die het bedrijf wil behouden (vaste activa)

•

Dingen die het bedrijf wil verkopen (werkkapitaal)

Belangrijkste leerpunten Julian Carruthers noemt de balans: "...het rookgordijn van de boekhouding." Rita Scroggs weet hem echter duidelijk te maken dat een balans niets meer is dan een momentopname van de financiële situatie van een organisatie, die aangeeft: ! waar het geïnvesteerde geld vandaan komt ! waarin dat geld geïnvesteerd is Discussievragen ! Welke geldbronnen zijn er in uw organisatie? ! Wat is het verschil tussen aandelenkapitaal en vreemd vermogen? ! Welke vaste activa heeft uw organisatie?


11

2. Wat is 'werkkapitaal'? Carruthers:

"Het is dus eigenlijk een soort geldcarrousel. Kijk maar. Je stopt er geld in voor grondstoffen. Dan stop je er meer geld in voor het ponsen, persen en verpakken. Je betaalt voor de overhead en verkoopt de lepeltjes. Zo heb je je werkkapitaal er met winst uit. En dan begint het opnieuw."

Julian Carruthers heeft nooit begrepen hoe een bedrijf geld kan verdienen aan zijn vaste activa. Rita legt hem uit dat een bedrijf werkkapitaal nodig heeft om goederen te produceren en te verkopen, en om de vaste activa te gelde te maken. Hoe meer tijd er verstrijkt tussen het investeren van het geld en het terugverdienen ervan, hoe meer werkkapitaal men nodig heeft. Belangrijkste leerpunten ! Alles in het bedrijf vertegenwoordigt een investering, in welke vorm het zich ook voordoet. ! Een bedrijf 'verwerkt' geld. Er wordt geld gestoken in grondstoffen, lonen en overhead, zodat aan het uiteindelijke product weer meer geld kan worden verdiend. ! Alle kosten die het produceren en verkopen van goederen met zich meebrengen, en de overheadkosten, moeten uit het werkkapitaal worden gefinancierd, met andere woorden, die kosten moeten eerst worden gemaakt voordat eraan kan worden verdiend. Discussievragen 1. Welk uitgavenpatroon zou een dienstverlenende organisatie hebben, bijvoorbeeld een adviesbureau? Of een detailhandelaar? 2. Wat is het werkkapitaal van uw organisatie?

3. De omloopsnelheid van het werkkapitaal Carruthers:

"Maar hoe komt ze in vredesnaam rond van 80 per week?"

Julian Carruthers volgt één partij theelepeltjes en ziet hoe die een kleine winst genereert in de 'geldcarrousel'. Rita legt dan twee dingen uit met betrekking tot werkkapitaal: ! De geldcarrousel draait vijf dagen per week, dus tijdens elke fase van het productieproces worden wel een aantal partijen verkocht. De omzet is dus 300 per dag in plaats van 300 per week. ! De overheadkosten worden maar één keer per week betaald, hoeveel er ook wordt geproduceerd. Als alle overheadkosten van een hele week moeten worden omgeslagen over één partij goederen, zal die partij weinig winst opleveren. Maar als er meerdere partijen worden verkocht, wordt er per partij meer winst gemaakt omdat de kosten worden gespreid.

12


Belangrijkste leerpunten ! Hoe hoger de omloopsnelheid van het werkkapitaal, hoe meer winst er wordt gemaakt, omdat er meer verkocht kan worden. ! Als het werkkapitaal sneller wordt terugverdiend, dus als de omloopsnelheid toeneemt, is dat voordeliger omdat de overheadkosten worden gespreid en er dus meer winst per partij kan worden gemaakt. Discussievragen 1. Hoe kunt u de geldcarrousel 'versnellen'? Wat zou er gebeuren als u bij uw leveranciers een extra betalingstermijn van dertig dagen bedingt? 2. Welke factoren kunnen de geldcarrousel vertragen? Wat zou er gebeuren als uw leveranciers bij u een extra betalingstermijn van dertig dagen zouden bedingen? 3. Welke factoren zijn van invloed op de omloopsnelheid van het werkkapitaal in uw organisatie? Wat kunt u doen om die snelheid te beïnvloeden? 4. Hoe snel kan de geldcarrousel in uw organisatie draaien, met andere woorden, waar ligt de grens? Zijn de overheadkosten werkelijk vaste kosten, dus blijven ze gelijk, hoeveel er ook wordt geproduceerd?

4. Wat is winst? Carruthers:

"...maar één ding snap ik nog niet: Waarom is ze niet schatrijk, met 800 winst per week?"

Julian denkt, zoals zoveel mensen, dat winst een soort 'zakgeld' is, om direct weer uit te geven aan champagne en kaviaar. 800 winst per week betekent dus dat je 800 per week kunt uitgeven. Maar Rita legt hem uit dat winst ervoor moet zorgen dat het bedrijf groter wordt. Winst kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor: ! het stimuleren van de export ! uitbreiding van de productie ! het aanschaffen van nieuwe machines ! het betalen van belasting Van de winst kan bovendien dividend worden uitgekeerd aan de aandeelhouders. Wat er met de winst wordt gedaan, wordt beslist door de aandeelhouders, omdat zij de eigenaren van het bedrijf zijn.


13

Belangrijkste leerpunten ! Winst is niet hetzelfde als 'zakgeld'. ! Winst kan worden gebruikt om het bedrijf te doen groeien, of om dividend uit te keren. Discussievragen 1. Grote ondernemingen geven vaak veel ruchtbaarheid aan de enorme winst die zij maken. Waarom vinden zij het nodig om te vertellen hoeveel ze per minuut verdienen? En wat doen ze met al dat geld? 2. Waarom moet een bedrijf winst maken, waarom is quitte spelen niet voldoende? 3. Als men u vertelt dat een bedrijf jaarlijks een handelswinst van 150.000 euro maakt, wat moet u dan nog meer weten om u een beeld te kunnen vormen van de financiële positie van het bedrijf? 4. Op welke manieren kan een bedrijf verder nog winst maken, afgezien van de geldcarrousel? 5. Op welke manier moet de winst in verhouding staan tot de waarde van de vaste activa die het bedrijf in gebruik heeft, als u bedenkt dat die vaste activa niet eeuwig meegaan?

5. Verklaring van de termen op de balans Reserves Carruthers:

"Reserve is een kist vol geld die je in een bankkluis bewaart."

Julian denkt dat 'reserves' in de 'uit-kolom' staan, dus geld dat uitgegeven wordt. Maar Rita legt uit dat reserves een geldbron zijn. De reserve is de winst uit een vorige periode die weer in het bedrijf wordt geïnvesteerd. Reserves kunnen worden gebruikt voor: ! het vervangen van vaste activa of de aanschaf van nieuwe vaste activa. ! het vergroten van het werkkapitaal. ! beleggingen, 'appeltjes-voor-de-dorst', indien nodig in een bankkluis. Vlottende activa en passiva Scroggs:

"En dan is het nu tijd om een echte balans te bekijken."

Carruthers:

"Dat heeft weinig zin, want ik heb geen idee wat vlottende activa en vlottende passiva zijn."

14


Julian laat zich opnieuw ontmoedigen door het financiële jargon. Rita legt hem uit dat vlottende activa en passiva in feite een momentopname zijn van waar het werkkapitaal zich bevindt, en waar het voor gebruikt is. Het zijn bezittingen, vorderingen of schulden op de korte termijn. Belangrijkste leerpunten ! De terminologie die door accountants en boekhouders wordt gebezigd, kan misleidend lijken. U moet zich dus altijd afvragen of u te maken hebt met vakjargon, en wat ermee wordt bedoeld in gewone bewoordingen. Reserves ! Een reserve is een geldbron; (een gedeelte van de) winst uit een eerdere periode. ! Een reserve kan worden belegd in vaste activa, werkkapitaal, of andere investeringen, net als het geld uit de andere geldbronnen (aandelenkapitaal en vreemd vermogen). Vlottende activa en vlottende passiva ! De balans moet laten zien waarin het geld geïnvesteerd is. Daarom moet de geldcarrousel worden stilgezet om te kijken waar het werkkapitaal zich bevindt. ! Het werkkapitaal is constant aan verandering onderhevig, dus is het niet altijd even gemakkelijk om te bepalen waar het zich bevindt. ! Als een klant nog niet heeft betaald, dan is het bedrag dat die debiteur verschuldigd is nog niet binnen, dus de openstaande vordering vertegenwoordigt een investering in het werkkapitaal. ! Als u een leverancier nog niet heeft betaald, dan bevinden de grondstoffen zich al in de geldcarrousel, terwijl het geld nog niet is uitgegeven; het geld dat verschuldigd is aan crediteuren zal de hoeveelheid werkkapitaal verminderen. Discussievragen Reserves 1. Als een bedrijf meer in vaste activa of werkkapitaal wil investeren, kan het dat geld uit drie bronnen betrekken: aandelenkapitaal, vreemd vermogen en reserves. Wat zijn de voor- en nadelen van elke geldbron en welke factoren zullen van invloed zijn op de keuze van een geldbron? 2. Wie neemt de beslissing? 3. Wat zegt de verhouding tussen aandelenkapitaal, vreemd vermogen en reserve u over een organisatie?


15

Wat zou u denken als een bedrijf voor 80 procent was gefinancierd met aandelenkapitaal en reserves, en voor 20 procent met vreemd vermogen? En als het andersom is? Vlottende activa en vlottende passiva 1. Hoe 'meet' u de hoeveelheid werkkapitaal in uw organisatie? Houdt u dat voortdurend bij, of zet u af en toe de geldcarrousel stil om te kijken waar het geld zich bevindt? 2. Het 'meten' van het werkkapitaal levert cijfers op; de investering die gedaan is in werkkapitaal. In welke problemen kan het nemen van kosten als uitgangspunt resulteren? 3. Waarom ziet een gepubliceerd jaarverslag van een grote onderneming er vaak zo anders uit als de eenvoudige balans van Rita Scroggs? Is het mogelijk aan zo'n jaarverslag toch dezelfde informatie te ontlenen?

6. Het belang van liquiditeit Scroggs:

"En waar moeten we de lonen en het bladmetaal van betalen?"

Carruthers haalt opnieuw winst en 'zakgeld' door elkaar. Hij ziet alleen dat de order extra winst op zal leveren, maar niet dat het geld pas later zal binnenkomen. Rita legt hem met behulp van de liquiditeitsbegroting uit waar zo'n misverstand toe kan leiden. De liquiditeitsbegroting stelt het bedrijf namelijk in staat problemen te voorzien - en erop te anticiperen. Belangrijkste leerpunten ! Een liquiditeitsbegroting is een essentieel hulpmiddel bij het nemen van beslissingen. ! Als een bedrijf liquiditeitsproblemen voorziet, kan het een lening afsluiten, om krediet vragen, de debiteuren benaderen om sneller te betalen of meer aandelen uitgeven. ! Als een organisatie in onvoorziene liquiditeitsproblemen geraakt, kan dat ernstige problemen opleveren en zelfs de ondergang voor het bedrijf betekenen. Discussievragen 1. Hoe worden in uw (deel van de) organisatie liquiditeitsbegrotingen opgesteld? 2. Hoe kunt u de liquiditeitspositie van uw organisatie beïnvloeden? Zijn er schulden die later betaald kunnen worden, of vorderingen die eerder binnengehaald kunnen worden? 3. Het gepubliceerde jaarverslag van veel organisaties bevat een liquiditeitenoverzicht, een overzicht van de geldstromen. Waarom is het nuttig om naast de winsten verliesrekening ook een overzicht van de geldstromen te hebben? Waarom publiceren organisaties geen liquiditeitsbegrotingen?

16


4. Aanbevolen trainingsopzet

Opzet voor een training van een halve dag Doelgroep Managers die verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van financiële gegevens ter verwerking door de administratie, of die van financiële gegevens gebruik moeten maken. Financieel niet-deskundigen die een beter begrip van bedrijfsfinanciering willen krijgen. Nieuwe managers en lijnmanagers; stagiaires en studenten. Aantal deelnemers De aanbevolen groepsgrootte is acht tot twaalf personen. Indien mogelijk bestaat uw deelnemersgroep uit mensen die op hetzelfde niveau werkzaam zijn. Managers zullen het misschien niet prettig vinden om een training te volgen met hun medewerkers. Als één deelnemer door de anderen als 'expert' wordt beschouwd, zullen zij wellicht niet zo actief deelnemen aan de discussie, dus het verdient aanbeveling om uw groep samen te stellen met mensen die ongeveer dezelfde uitgangssituatie hebben. Doelstellingen van de training Aan het eind van de training zijn de deelnemers tot het volgende in staat: ! Zij begrijpen de termen op de balans, de winsten verliesrekening en de liquiditeitsbegroting. ! Ze begrijpen de betekenis en het doel van deze drie financiële documenten. ! Zij begrijpen hoe een bedrijf winst maakt en waarom dat zo belangrijk is.


17

Benodigde trainingsmaterialen ! De trainingsvideo "Balans, winsten verliesrekening". ! Voldoende kopieën van het cursistenmateriaal. ! Flipover en pennen.

Overzicht van de training 09.30

Inleiding en doelstellingen

09.45

Vertoning van de video "Balans, winsten verliesrekening"

10.15

Discussie naar aanleiding van de video, aan de hand van een selectie van de discussievragen uit hoofdstuk 4, leerpunt 1 tot en met 3

11.00

Pauze

11.15

Discussie naar aanleiding van de video, aan de hand van een selectie van de discussievragen uit hoofdstuk 4, leerpunt 4 tot en met 6

11.55

Eén van de oefeningen op handout 2 en 3

12.15

Samenvatting

12.30

Einde van de training

Een training van een hele dag biedt meer gelegenheid voor discussie en groepswerk aan de oefeningen.

Uitwerking van de trainingsopzet 09.30

Inleiding en doelstelling

15 minuten

Begroet de deelnemers en vraag hen zich aan elkaar voor te stellen als zij elkaar nog niet kennen. Zet vervolgens de doelstellingen van de training uiteen (u kunt deze op de flipover noteren), en neem de trainingsopzet kort met de cursisten door. Leg dan uit dat het doel van deze training is, dat de deelnemers hun vaardigheden verbeteren. Dat kan alleen via praktijkoefening en feedback, dus de training zal een aantal discussieopdrachten en praktische oefeningen omvatten. Moedig de cursisten aan elkaar te helpen tijdens het leerproces.

18


09.45

Vertoning van de video

30 minuten

Vertel de deelnemers dat zij de trainingsvideo "Balans, winsten verliesrekening" gaan zien. Leg uit dat de video in kort bestek uiteenzet hoe een bedrijf financieel gezien in elkaar zit, en hoe dat tot uiting komt in de financiële documenten. Vertoon de video zonder onderbrekingen. 10.15

Discussie

45 minuten

De deelnemers vormen groepjes van drie tot vijf personen. Ze gaan per groepje de belangrijkste leerpunten uit de video bespreken. Vraag elk groepje om een leider aan te wijzen, die aantekeningen maakt van belangrijke bevindingen. De groepjes krijgen elk een aantal discussievragen uit hoofdstuk 4, die betrekking hebben op leerpunten 1 tot en met 3 (bij voorkeur niet allemaal dezelfde). Niet alle vragen hoeven aan de orde te komen, u kunt die onderwerpen selecteren die het meest relevant zijn voor uw deelnemers. De deelnemers krijgen 25 minuten de tijd om de vragen te bespreken. Na afloop vraagt u elke groep om de bevindingen met de anderen te bespreken. Indien nodig voegt u hier uw eigen opmerkingen aan toe. Vat de discussie samen door de deelnemers nogmaals te wijzen op de belangrijkste leerpunten: bij bedrijfsfinanciering gaat het om geld; werkkapitaal is de motor van het bedrijf; en hoe sneller die motor draait, hoe meer winst er kan worden gemaakt. 11.00

Pauze

15 minuten

11.15

Discussie

40 minuten

De deelnemers vormen opnieuw groepjes. (Als de vorige discussie goed verlopen is, kunt u hen vragen dezelfde groepjes te vormen; u kunt echter ook andere groepjes samenstellen.) Zij kiezen opnieuw een leider die de bevindingen noteert. Elk groepje krijgt weer een aantal discussievragen uit hoofdstuk 4, die betrekking hebben op leerpunten 4 tot en met 6. De deelnemers krijgen 25 minuten de tijd om de vragen te bespreken. Na afloop vraagt u elke groep om de bevindingen met de anderen te bespreken. Indien nodig voegt u hier uw eigen opmerkingen aan toe. Vat de discussie samen door de deelnemers nogmaals te wijzen op de belangrijkste leerpunten: winst is nodig voor de ontwikkeling en groei van het bedrijf, en om dividend uit te kunnen keren; reserves zijn een geldbron; werkkapitaal omvat de vlottende activa en vlottende passiva; en liquiditeit is cruciaal om de juiste beslissingen te kunnen nemen. 11.55

Oefeningen

20 minuten

Wijs de deelnemers nogmaals op de basisvragen van bedrijfsfinanciering; waar komt het geld vandaan en waar gaat het naartoe.


19

De deelnemers vormen groepjes van drie tot vier personen. Vraag hen om of oefening 1, 'Waar komt het geld vandaan?' op handout 2 te maken, of oefening 2, 'Een eenvoudige balans' op handout 3. De eerste oefening biedt meer ruimte voor discussie, terwijl de tweede oefening de deelnemers gelegenheid biedt om zelf met de cijfers aan de slag te gaan. De tweede oefening is wellicht wat te eenvoudig voor mensen die al wat meer ervaring hebben met bedrijfsfinanciering, dus als er zulke mensen in uw groep zijn, zal oefening 1 meer geschikt zijn. 12.15

Samenvatting

15 minuten

Vat de belangrijkste leerpunten nog eens samen. Vraag de deelnemers om één punt te noemen dat voor hen het belangrijkste leerpunt van de training was. Deel de overige handouts uit, en vraag de cursisten deze door te nemen. (Handout 1 bevat een verklarende woordenlijst, handout 4 een korte samenvatting van de theorie uit de video.) Bedank de deelnemers voor hun inzet, en sluit de training af.

20


5. Cursistenmateriaal

De handouts in dit hoofdstuk mogen, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training met het programma "Balans, winsten verliesrekening".


21

Handout 1

!

Verklarende woordenlijst Aandeelhouders

De eigenaren van het bedrijf.

Aandelen

De deelname van de eigenaren in het bedrijf. Elk aandeel vertegenwoordigt een bepaald bedrag (nominale waarde) dat door de aandeelhouder in het bedrijf is ingebracht. Elke aandeelhouder is dus eigenaar van een deel van het bedrijf, voor dat gedeelte van het aandelenkapitaal dat hij zelf heeft ingebracht. Aandelen hebben geen vaste waarde; ze kunnen in waarde stijgen of dalen.

Aandelenkapitaal

Het totale bedrag dat door de aandeelhouders is ingebracht. Op aandelen hoeft geen rente te worden betaald, maar vaak wordt wel een deel van de winst uitgekeerd aan de aandeelhouders; dit heet dividend. De aandeelhouders kunnen hun geld niet uit het bedrijf halen; ze kunnen hun aandelen wel verkopen. Als het bedrijf failliet gaat, krijgen de aandeelhouders hun geld pas terug als alle andere schulden zijn betaald.

Aandelenvermogen

Het totale bedrag dat de aandeelhouders in de organisatie hebben geïnvesteerd, of de waarde daarvan voor de aandeelhouders.

Balans

Een financieel document dat laat zien waar het geld vandaan kwam (aandelenkapitaal, vreemd vermogen of reserves) en waar het geld nu geïnvesteerd is (vaste activa, werkkapitaal, investeringen). Een balans is dus een momentopname van de financiële situatie van een bedrijf.

Crediteuren

Leveranciers en andere schuldeisers die nog niet zijn betaald voor goederen of diensten die zij reeds geleverd hebben: passiva (een schuld op de korte termijn) voor de organisatie.

Debiteuren

Klanten die nog niet hebben betaald voor hun aankopen. Debiteuren zijn activa voor de organisatie, als ze tenminste betalen.

Inkomsten over een periode Liquiditeit

De opbrengsten van het bedrijf in een bepaalde periode, waarbij het geld op een ander tijdstip kan binnenkomen. Liquiditeit, oftewel geldstroom, betekent dat er geld binnenkomt danwel uitgaat. Dit wordt ook wel positieve cashflow (in) en negatieve cashflow (uit) genoemd.

Liquiditeitsbegroting

Een financieel document, waarin de te verwachten geldstromen in en uit het bedrijf zijn vastgelegd. De liquiditeitsbegroting kan ook aangeven of de organisatie in financiële problemen komt; het is een instrument om de financiële toekomst te voorspellen.

22


Handout 1 (vervolg)

!

Overhead

Kosten die niet direct verband houden met het genereren van verkopen. Overheadkosten zijn vaste kosten, die dus niet fluctueren met een toe- of afname van de verkoop.

Reserves

Reserves vindt u in de 'IN-kolom'; een reserve is een winstoverschot uit een vorige periode dat is teruggevloeid in het bedrijf.

Uitgaven over een periode De kosten die worden gemaakt om inkomsten te genereren, waarbij het geld op een later tijdstip kan worden uitgegeven. Vaste activa

Vaste activa zijn zaken die de organisatie wil behouden: machines, gebouwen, auto's, inventaris.

Vlottende activa

Geld dat is geïnvesteerd in werkkapitaal in al zijn vormen: grondstoffen, onderhanden werk, gereed product, overheadkosten over de periode dat het product vervaardigd werd en debiteuren. Vlottende activa zijn dus bezittingen en vorderingen op de korte termijn.

Vlottende passiva

Geld dat verschuldigd is aan leveranciers en andere schuldeisers, waardoor de hoeveelheid geld die het bedrijf heeft geïnvesteerd in werkkapitaal afneemt.

Vreemd vermogen

Vreemd vermogen is geld dat verkregen is door een lening op de lange termijn af te sluiten. Er worden afspraken gemaakt over de termijn, en u betaalt niet méér terug dan u heeft geleend. Het terugbetalen van de lening is een wettelijke verplichting. Degenen van wie het geld geleend is, zijn geen mede-eigenaar van het bedrijf, maar hebben wel recht op rente over het geleende bedrag.

Werkkapitaal

Het geld dat de organisatie heeft gestoken in zaken die zij wil verkopen. Dat zijn bijvoorbeeld de kosten voor het produceren van goederen, en de overheadkosten over die periode.

Winst

Het bedrag dat overblijft als men de kosten van de opbrengsten aftrekt.

Winst- en verliesrekening

Een financieel document dat aangeeft met welke inkomsten en uitgaven een bedrijf in een bepaalde periode te maken heeft gehad, met de nettowinst of het nettoverlies over die periode. Met andere woorden, de winsten verliesrekening geeft aan wat er met het geld is gedaan.


23

Handout 2

!

Oefening 1 – Waar komt het geld vandaan? Welk deel van de balans wordt beïnvloed door onderstaande transacties? Op sommige vragen kan meer dan één antwoord worden gegeven, maar het draait allemaal om de vragen; "Waar kwam het geld vandaan?" en "Waar ging het geld naartoe?". 1. De organisatie sluit een lening op de lange termijn af om nieuwe machines te kopen. 2. De organisatie haalt geld van haar bankrekening om de huur van de fabriek te betalen. 3. De organisatie huurt een adviesbureau in om advies uit te brengen over bezuinigingen, en het bureau stuurt een rekening die binnen dertig dagen moet worden betaald. 4. De organisatie gebruikt de overwinst van vorig jaar om de voorraad gereed product te vergroten. 5. De organisatie geeft nieuwe aandelen uit, en gebruikt het geld om nieuwe auto's voor de verkoopstaf te kopen. 6. De organisatie haalt geld van haar bankrekening om de salarissen van het fabriekspersoneel uit te betalen. 7. De organisatie gebruikt haar krediet bij de bank om de salarissen van de administratieve medewerkers uit te betalen. 8. De organisatie koopt grondstoffen op rekening. 9. De organisatie verkoopt haar producten contant. 10. De organisatie gebruikt een deel van de overwinst om een lange-termijn lening af te betalen. 11. De organisatie heeft teveel voorraad. De productie wordt tijdelijk stilgelegd, en de medewerkers houden zich in die periode bezig met het verbouwen van het magazijn om meer voorraadruimte te creëren. 12. De organisatie geeft nieuwe aandelen uit, en gebruikt het geld om een bedrijf over te nemen. 13. De organisatie ontvangt geld van een klant die goederen op rekening heeft gekocht. 14. De organisatie gebruikt een deel van de overwinst om te investeren in onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten.

24


Handout 2 (vervolg)

!

Oefening 1 – Antwoorden 1. Een toename van het vreemd vermogen en de vaste activa. 2. Dit is een transactie die zich binnen het werkkapitaal afspeelt; geld uit het werkkapitaal (van de bankrekening) wordt gebruikt om werkkapitaalkosten te betalen; huurkosten zijn een onderdeel van de overhead. 3. Nog een transactie binnen het werkkapitaal. Voor de rekening van het adviesbureau geldt hetzelfde als voor de huur. Maar omdat de rekening pas over een maand betaald hoeft te worden, betekent het op dit moment nog geen verandering in het werkkapitaal. 4. Er wordt meer geld geïnvesteerd in werkkapitaal; het geld is afkomstig uit de reserves. 5. Een toename van het aandelenkapitaal en van de vaste activa. 6. Een transactie binnen het werkkapitaal; het geld wordt gebruikt om iets te produceren. 7. Een transactie binnen het werkkapitaal; er wordt geld uitgegeven om de overhead te betalen. Maar omdat de organisatie krediet heeft bij de bank, investeert zij het geld dus in feite niet zelf. De hoeveelheid geld die de eigenaar in het werkkapitaal heeft geïnvesteerd, neemt daarom af. 8. Een transactie binnen het werkkapitaal; maar zolang de rekening niet is betaald, is deze niet van invloed op de hoeveelheid werkkapitaal. 9. Een transactie binnen het werkkapitaal; het gereed product (activa) wordt omgezet in geld (activa), waarschijnlijk met winst. 10. Er wordt geld gestoken in het aflossen van een lening; het geld komt uit de reserves. 11. Een investering in vaste activa; de lonen van de medewerkers worden normaal gesproken uit het werkkapitaal betaald, dus dit is in feite een omzetting van werkkapitaal naar vaste activa. 12. Een toename van het aandelenkapitaal en van de investeringen. 13. Een transactie binnen het werkkapitaal; één soort activa (debiteuren) wordt omgezet in een ander soort activa (geld). 14. Er wordt extra geld gestoken in het werkkapitaal; het geld is afkomstig uit de reserves. Sommige organisaties beschouwen ontwikkeling van nieuwe producten als vaste activa in plaats van als werkkapitaal, omdat nieuwe producten in de toekomst net zo belangrijk zijn als gebouwen en machines.


25

Handout 3

!

Oefening 2 – Een eenvoudige balans Verwerk onderstaande cijfers in een balans, en bepaal tevens hoeveel geld er op dit moment in werkkapitaal is geïnvesteerd.

Financiële gegevens per 31 december: Grondstoffen in voorraad

72.000

Onderhanden werk

34.000

Nog tegoed van klanten

111.000

Nog verschuldigd aan leveranciers

87.000

Bankrekening

13.000

Kasgeld

1.000

Machines

49.000

Gebouwen

227.000

Aandelenkapitaal (20.000 aandelen à € 10,= nominaal)

200.000

Vreemd vermogen (12% obligatielening)

100.000

Voorraad gereed product

102.000

Bedrijfsauto's Reserves

26

52.000 274.000


Handout 3 (vervolg)

!

Oefening 2 – Antwoorden Onderstaand ziet u een voorbeeld van een balans. In de video ziet u de activa in de rechterkolom en de kapitaalbronnen in de linkerkolom. In Nederland is het echter gebruikelijk om de activa en vlottende passiva (de 'UIT-kolom') links te zetten, en de kapitaalbronnen (de 'IN-kolom') rechts.

IN

UIT Vaste activa Gebouwen Machines Auto's

227.000 49.000 52.000 ---------328.000

Vlottende activa Voorraad: Grondstoffen Onderhanden werk Gereed product Debiteuren Bank Kas

Aandelenkapitaal

200.000

Vreemd vermogen

100.000

Reserves

274.000

Kapitaal

---------574.000 ====

72.000 34.000 102.000 111.000 13.000 1.000 ---------333.000

Vlottende passiva Crediteuren Netto werkkapitaal Netto activa


87.000 ---------246.000 ---------574.000 ====

27

Handout 4

!

1. De balans De balans is een financieel document dat in feite een momentopname is van de financiële situatie van een bedrijf. De balans houdt zich dus bezig met het heden. Maar wat staat er nu precies op een balans? Accountants kunnen bedrijfsfinanciering onnodig ingewikkeld doen lijken. Toch is het allemaal niet zo moeilijk te begrijpen, als u zich maar niet laat verblinden door het jargon. Stelt u zich eens voor dat u eigenaar bent van een klein bedrijfje. U stelt zich dan de volgende vragen: ! Hoeveel is het waard op dit moment? ! Hoe ziet de toekomst eruit? ! Hoeveel winst wordt er jaarlijks gemaakt? Als u zich dit soort vragen gaat stellen, wordt het veel eenvoudiger om het jargon te doorgronden en terug te keren naar waar het om gaat: geld. Laat u dus niet verblinden door cijfers en projecties; stelt u zich eens voor dat het om uw bedrijf gaat, en uw geld. U moet twee dingen weten over uw geld: ! waar kwam het vandaan? ! waar ging het naartoe?

Waar kwam het vandaan? Als u een bedrijf op gaat zetten, heeft u geld nodig. Dat kan maar uit twee bronnen komen: 1. Uw eigen geld. Als u met meer mensen eigenaar van het bedrijf bent, kunt u aandelen uitgeven. U bent dan allemaal voor een gedeelte eigenaar van het bedrijf. Dat geld wordt aandelenkapitaal genoemd. 2. Geld dat u van anderen leent. Geleend geld wordt vreemd vermogen genoemd; u kunt bijvoorbeeld een obligatielening afsluiten. Na een jaar kan blijken dat u winst heeft gemaakt. U bespreekt met uw mede-eigenaren wat u met die winst gaat doen. Een deel gaat naar de belastingen, u kunt dividend uitkeren en u kunt een gedeelte opnieuw in uw bedrijf investeren. Dit geld wordt op de balans reserve genoemd, en is dus een derde geldbron.

28


Handout 4 (vervolg)

!

In een bedrijf zijn er dus drie geldbronnen: ! aandelenkapitaal ! vreemd vermogen ! reserves Waar ging het naartoe? Als u een bedrijf gaat opzetten, kunt u uw geld aan twee dingen uitgeven: 1.

Dingen die u wilt behouden. Dingen die u wilt behouden zijn bijvoorbeeld gebouwen, inventaris, machines, auto's, enzovoort. Deze zaken worden vaste activa genoemd.

2.

Dingen die u wilt verkopen. Wat heeft u nodig om goederen te produceren? Grondstoffen, die worden verwerkt. Het product moet worden verpakt en verzonden naar de klant.

Uw grondstoffen worden waardevoller, omdat u geld steekt in het productieproces, hetgeen uiteindelijk leidt tot het gereed product. Al het geld dat is geïnvesteerd in grondstoffen, onderhanden werk en gereed product dat nog niet is verkocht, is werkkapitaal. U kunt een deel van uw winst natuurlijk ook beleggen. U kunt het op een spaarrekening zetten, u kunt er aandelen voor kopen, wat u maar wilt. Op de balans komen deze beleggingen onder de naam investeringen. Het geld kan dus maar aan drie dingen worden uitgegeven: ! vaste activa ! werkkapitaal ! investeringen Een eenvoudige balans ziet er dan als volgt uit: x 1.000 euro

x 1.000 euro

Vaste activa

1.000

Aandelenkapitaal

1.000

Werkkapitaal

1.000

Vreemd vermogen

1.000

Investeringen

1.000 ------3.000 ===

Reserves

1.000 ------3.000 ===


29

Handout 4 (vervolg)

!

2. De winsten verliesrekening Het tweede financiële document is de winsten verliesrekening. De winsten verliesrekening houdt zich bezig met het verleden; waar kwam het geld vandaan? Waar is het aan uitgegeven? Heb ik winst gemaakt, en zo ja, zou ik meer hebben verdiend aan mijn geld als ik het op een spaarrekening had gezet? Een winsten verliesrekening kan er als volgt uitzien: x 1.000 euro Verkopen

x 1.000 euro 7.500

minus: Grondstoffen

1.500

Loonkosten

1.500

Overhead Handelswinst Rente op investeringen Netto winst

500 ───

(3.500) ─── 4.000 500 ─── 4.500 ═══

Zo eenvoudig is het dus: u neemt wat u het afgelopen jaar heeft verdient, en trekt daar uw kosten vanaf, en het resultaat is de winst. Als u meer heeft uitgegeven dan u heeft verdient, heeft u verlies gedraaid. Natuurlijk is bovenstaande winsten verliesrekening erg vereenvoudigd; in de praktijk zult u te maken krijgen met allerlei andere kosten. Verder moet u rekening houden met zaken als de waardevermindering van uw vaste activa, en negatieve incidentele resultaten, enzovoort.

30


Handout 4 (vervolg)

!

3. De liquiditeitsbegroting Als u het verleden en het heden heeft bekeken, kunt u zich af gaan vragen of u voldoende geld heeft om uw toekomstplannen uit te voeren. Waarom is de liquiditeitsbegroting zo belangrijk? Omdat u zonder projectie van toekomstige inkomsten en uitgaven in financiële problemen kunt komen, en dat kan ertoe leiden dat: ! de verkoop stagneert ! de kosten stijgen, waardoor ze zwaarder op de winst drukken ! u meer rente moet betalen ! er vertragingen in de productie ontstaan ! uw leveranciers later gaan leveren ! de klanten later gaan betalen Als u een liquiditeitsbegroting maakt, kunt u voorzien op welk moment zich problemen kunnen voordoen en kunt u maatregelen treffen. In onderstaande liquiditeitsbegroting komt het bedrijf na drie maanden in de problemen; het heeft een grote order aangenomen en pas na vier maanden krijgen ze weer inkomsten binnen. Nu het bedrijf dit weet, kan het bijvoorbeeld andere betalingsvoorwaarden bedingen of een lening afsluiten.

1

Maand:

2

3

4

5

6

Beginkapitaal

75.000

44.200

13.400

(25.100)

11.600

57.300

Uitgaven

30.800

30.800

38.500

30.800

30.800

38.500

--

--

--

72.000

72.000

350.000

44.200

13.400

(25.100)

11.600

57.300

368.800

Inkomsten Eindkapitaal


31

Alvorens het programma te vertonen Hieronder is een beperkte checklist opgenomen, die betrekking heeft op technische zaken verbandhoudend met het gebruik van de video.

APPARATUUR

Laat apparatuur en videocassette na transport altijd minstens 1 uur acclimatiseren in de ruimte waarin u ze gebruikt. Controle beeld en geluid (recorder en monitor beide ingeschakeld?); één van de belangrijkste knoppen op de videoapparatuur is de tracking-knop. Is het beeld onrustig of streperig, stel dan allereerst de tracking-knop van de videoapparatuur bij.

VIDEO’S

Tijdig (tenminste 5 dagen voor vertoning) aanvragen en aanvraagbevestiging controleren. Postkamer waarschuwen dat de video wordt verwacht. Video na ontvangst (laten) draaien om te controleren of u de juiste video hebt voor uw doel en opdat u vertrouwd bent met eventuele bijzonderheden. Video direct na gebruik terugzenden op de door TFC aangegeven wijze.

32


HANDLEIDING. Balans, winst- en verliesrekening. TFC TrainingsMedia

Recommend Documents