HANDLEIDING
Vergaderingen: lastige types
TFC TrainingsMedia
Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: “Going to a Meeting 2: Meeting Menaces”
In Nederland en België uitgebracht door:
TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be
Bestelnummer handleiding: 45 3527 Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3527
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever.
2
“Vergaderingen: lastige types”
Inhoud Blz. 1. Inleiding ................................................................................................................................ 5 Over “Vergaderingen: lastige types” ................................................................................. 5 Synopsis van de video.......................................................................................................... 5 Tips voor toepassing............................................................................................................. 6 Leerpunten ............................................................................................................................. 6 2. Trainingsopzet...................................................................................................................... 9 Over dit hoofdstuk................................................................................................................ 9 Doelgroep ............................................................................................................................... 9 Doelstellingen ........................................................................................................................ 9 Benodigde materialen......................................................................................................... 10 Cursusprogramma .............................................................................................................. 10 Uitwerking van de trainingsopzet.................................................................................... 11 3. Zelfstudie............................................................................................................................. 15 Over dit hoofdstuk.............................................................................................................. 15 Inleiding ............................................................................................................................... 15 Synopsis van de video........................................................................................................ 16 Tips voor toepassing........................................................................................................... 16 Uitwerking van het zelfstudieprogramma...................................................................... 17 Antwoordsuggesties........................................................................................................... 19 Leerpunten ........................................................................................................................... 21 4. Cursistenmateriaal............................................................................................................. 23 5. Alvorens het programma te vertonen ............................................................................ 34
“Vergaderingen: lastige types”
3
4
“Vergaderingen: lastige types”
1. Inleiding
Over “Vergaderingen: lastige types” Ondanks alle innovaties in telecommunicatie gaat er vaak niets boven een groep mensen die bij elkaar komt om te praten. Vergaderingen zijn noodzakelijk. Goede vergaderingen zorgen dat organisaties soepeler kunnen werken en teams effectiever zijn. En het zijn situaties waarin individuen hun talenten kunnen demonstreren. Maar slechte vergaderingen zijn natuurlijk een heel ander verhaal. Zorgen dat vergaderingen goed verlopen is niet alleen een taak van de voorzitter. Alle deelnemers moeten zich goed voorbereiden, op tijd komen, een positieve bijdrage leveren, destructief gedrag vermijden en weten hoe ze moeten omgaan met het negatieve gedrag van anderen. Deze training op basis van het programma “Vergaderingen: lastige types” demonstreert hoe u dit aanpakt.
Synopsis van de video Dit programma gaat over een groep managers in een groot ziekenhuis. Deze video bestaat uit vijf fragmenten die laten zien hoe u moet omgaan met collega’s wiens gedrag het team ervan weerhoudt resultaten te boeken in vergaderingen: de langdradige, de terreinverdediger, de sluipmoordenaar, de overheerser en de onderbreker. De groepsleden slagen er niet in om elk van deze destructieve gedragslijnen effectief aan te pakken. Maar na wat hulp van John Cleese gaan ze er wel correct mee om.
“Vergaderingen: lastige types”
5
Tips voor toepassing 1. Bekijk de video enkele malen voor aanvang van uw training en maak aantekeningen van belangrijke punten. 2. Lees deze handleiding door. 3. Zorg dat u de belangrijkste leerpunten kent. Voeg eventueel eigen leerpunten toe die u belangrijk vindt voor uw deelnemers. 4. Bekijk welke hulpmiddelen of trainingsruimten u van tevoren moet reserveren. 5. Stuur de deelnemers een paar weken vóór de training een uitnodiging. Vertel waar en wanneer de training plaatsvindt en hoe lang deze zal duren. Vraag hen om een flipovervel voor te bereiden en mee te brengen naar de training. Ze moeten op dit vel drie problemen noteren die veroorzaakt worden door de deelnemers van de vergaderingen die zij bijwonen (inclusief problemen die zij zelf veroorzaken. Vraag hen om geen namen te noemen.)
Leerpunten De langdradige Geef ze erkenning Neem het stuur over Probeer niet de auto tegen te houden De terreinverdediger Respecteer hun territorium Vraag hen om de oplossing De sluipmoordenaar Vraag naar hun eigen ideeën Zet ze onder druk Blijf doorvragen
6
“Vergaderingen: lastige types”
De overheerser Blijf kalm en houd voet bij stuk Reageer inhoudelijk op de argumenten Richt u tot de voorzitter Denk aan de ‘kapotte grammofoonplaat’ De onderbreker Negeer de onderbreking Vraag de voorzitter om in te grijpen Gebruik de ‘3-punts’ techniek
“Vergaderingen: lastige types”
7
8
“Vergaderingen: lastige types”
2. Trainingsopzet
Over dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat een trainingsopzet voor een training op basis van het programma “Vergaderingen: lastige types”. Deze trainingsopzet duurt 2 uur en 15 minuten.
Doelgroep Dit programma is relevant voor iedereen die vergaderingen bijwoont binnen de eigen organisatie of wel eens vergadert met externe contacten zoals klanten en leveranciers. Het programma is er vooral op gericht hoe de deelnemers aan een vergadering kunnen helpen om deze effectiever te maken. Maar het is ook nuttig voor voorzitters.
Doelstellingen Na afloop van deze training: Kunt u de problemen benoemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan een vergadering (inclusief uzelf!). Weet u hoe u effectief omgaat met destructief gedrag van: − De langdradige − De terreinverdediger − De sluipmoordenaar − De overheerser − De onderbreker Kunt u een actieplan opstellen om uw bijdrage aan vergaderingen te verbeteren.
“Vergaderingen: lastige types”
9
Benodigde materialen Het programma “Vergaderingen: lastige types” Afspeelapparatuur en monitor Overheadprojector en scherm Flipover en verschillend gekleurde stiften Pen en papier voor de deelnemers Plakband
Cursusprogramma Sessie
Beschrijving
Sessie 1
Inleiding • • •
Sessie 2
Sessie 3 Totaal:
10
30 minuten
Welkomst Doelstellingen Opzet van de training
Destructief gedrag in vergaderingen Hoe u hier mee omgaat (en hoe niet) • • • • • •
Tijdsduur
90 minuten
Inleiding De langdradige De terreinverdediger De sluipmoordenaar De overheerser De onderbreker
Actieplan
15 minuten 2 uur en 15 minuten
“Vergaderingen: lastige types”
Uitwerking van de trainingsopzet Sessie 1: Inleiding
30 minuten
Verwelkom de deelnemers en leg uit wat het doel van deze training is. Laat hen zichzelf voorstellen. Vraag de deelnemers om hun flipovervel op de muur te hangen met behulp van plakband. Toon Overheadsheet 1 en leg aan de hand hiervan uit wat de doelstellingen zijn. Vertel hoe u deze doelstellingen gaat bereiken. Benadruk het belang van discussie voor het vertalen van de algemene leerpunten uit de video naar de werksituatie van de deelnemers. Vraag de deelnemers om hun eigen specifieke doelstellingen te noteren. Toon Overheadsheet 2 en neem aan de hand hiervan de trainingsopzet door. Noteer hun individuele doelstellingen op de flipover, zodat u hier tijdens de training naar kunt verwijzen. Bespreek de ‘probleemflipovervellen’ van de deelnemers. Sessie 2: Destructief gedrag in vergaderingen
30 minuten
Inleiding
45 minuten
Toon Overheadsheet 3 en vertel de deelnemers dat ze in deze sessie gaan kijken naar vijf soorten destructief gedrag: •
De langdradige
•
De terreinverdediger
•
De sluipmoordenaar
•
De overheerser
•
De onderbreker
Vertel de deelnemers dat ze zo meteen een video gaan bekijken waarin deze vijf gedragslijnen voorkomen. Ze zien eerst het gedrag in actie en iemand die er slecht mee omgaat. Vervolgens gaan ze bespreken wat de persoon uit de video fout doet en hoe het volgens hen beter kan. Daarna zien ze een voorbeeld van een goede aanpak van de gedragslijn en vergelijken ze hun eigen suggesties met die van John Cleese, de presentator van de video.
“Vergaderingen: lastige types”
11
De langdradige
15 minuten
Vertoon het eerste deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “Dat is het risico. Als je voor de auto springt, komt er een ongeluk van. Maar hoe dan wel?” Vraag de deelnemers om paren te vormen en te bespreken: •
Waarom de aanpak van Jeremy niet werkt.
•
Hoe hij het beter had kunnen aanpakken.
Houd een korte groepsdiscussie over de antwoorden van de deelnemers. Benadruk dat Jeremy de langdradige niet onder controle kreeg omdat hij een tactloze, sarcastische aanpak hanteerde om haar af te kappen. Dit leidt alleen maar tot ruzie. Noteer de suggesties van de deelnemers voor het omgaan met de langdradige op de flipover. Vertoon de rest van het videofragment. Vergelijk de goede aanpak van Jeremy, op basis van het advies van John Cleese, met de suggesties van de deelnemers. Vat de voorgestelde aanpak samen aan de hand van Overheadsheet 4. De terreinverdediger
15 minuten
Vertoon het tweede deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “En de kans op een constructieve vergadering is de grond ingeboord. Wat is de oplossing?” Vraag de deelnemers om paren te vormen en te bespreken: •
Waarom de aanpak van Jeremy niet werkt.
•
Hoe hij het beter had kunnen aanpakken.
Houd een korte groepsdiscussie over de antwoorden van de deelnemers. De fout die Jeremy gemaakt heeft, is dat hij het territorium van de terreinverdediger is binnengestormd. Zij is verantwoordelijk voor de beveiliging en Jeremy zegt tegen haar “Beveiliging, ho maar” en “De beveiliging doet zijn werk niet.”. Noteer de suggesties van de deelnemers voor het omgaan met de terreinverdediger op de flipover. Vertoon de rest van het videofragment. Vergelijk de goede aanpak van Jeremy, op basis van het advies van John Cleese, met de suggesties van de deelnemers. Vat de voorgestelde aanpak samen aan de hand van Overheadsheet 5.
12
“Vergaderingen: lastige types”
De sluipmoordenaar
15 minuten
Vertoon het derde deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “Enzovoort, enzovoort. En zo raakt de organisatie volkomen verlamd.” Vraag de deelnemers om paren te vormen en te bespreken: •
Waarom de aanpak van Jeremy, Penny en Matthew niet werkt.
•
Hoe ze het beter hadden kunnen aanpakken.
Houd een korte groepsdiscussie over de antwoorden van de deelnemers. Het probleem is, dat Jeremy, Penny en Matthew te behulpzaam zijn! Zij opperen een heleboel ideeën die de sluipmoordenaar vervolgens kan torpederen. Noteer de suggesties van de deelnemers voor het omgaan met de sluipmoordenaar op de flipover. Vertoon de rest van het videofragment. Vergelijk de goede aanpak van Jeremy, Penny en Matthew, op basis van het advies van John Cleese, met de suggesties van de deelnemers. Vat de voorgestelde aanpak samen aan de hand van Overheadsheet 6. De overheerser
15 minuten
Vertoon het vierde deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “Heerlijk, dat wordt een creatieve, productieve vergadering. Of niet.” Vraag de deelnemers om paren te vormen en te bespreken: •
Waarom de aanpak van Jeremy niet werkt.
•
Hoe hij het beter had kunnen aanpakken.
Houd een korte groepsdiscussie over de antwoorden van de deelnemers. Benadruk dat Jeremy eerst toegaf aan de overheerser en vervolgens probeerde terug te vechten. Noteer de suggesties van de deelnemers voor het omgaan met de overheerser op de flipover. Vertoon de rest van het videofragment. Vergelijk de goede aanpak van Jeremy, op basis van het advies van John Cleese, met de suggesties van de deelnemers. Vat de voorgestelde aanpak samen aan de hand van Overheadsheet 7.
“Vergaderingen: lastige types”
13
De onderbreker
15 minuten
Vertoon het vijfde deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “…en terugvechten ook al niet helpt, wat dan wel?” Vraag de deelnemers om paren te vormen en te bespreken: •
Waarom de aanpak van Jeremy niet werkt.
•
Hoe hij het beter had kunnen aanpakken.
Houd een korte groepsdiscussie over de antwoorden van de deelnemers. Jeremy’s eerste fout was dat hij het gelaten over zich heen liet komen toen de onderbreker de discussie overnam. Vervolgens maakte hij het erger door te reageren op de verandering van richting van de onderbreker. Noteer de suggesties van de deelnemers voor het omgaan met de onderbreker op de flipover. Vertoon de rest van het videofragment. Vergelijk de goede aanpak van Jeremy, op basis van het advies van John Cleese, met de suggesties van de deelnemers. Vat de voorgestelde aanpak samen aan de hand van Overheadsheet 8. Sessie 3: Actieplan
15 minuten
Deel Handout 1 uit en vraag de deelnemers om deze in te vullen. Geef hen hiervoor vijf minuten de tijd. Vraag de deelnemers hoe ze de bijdrage die ze aan vergaderingen leveren, gaan verbeteren. Toon Overheadsheet 1 nogmaals om de deelnemers te herinneren aan de doelstellingen van de training. Deel Handout 2 uit. Hierop staan de leerpunten nog eens samengevat. Bedank de deelnemers voor hun deelname en sluit de training af.
14
“Vergaderingen: lastige types”
3. Zelfstudie
Over dit hoofdstuk In dit hoofdstuk vindt u een complete trainingsopzet voor zelfstudie aan de hand van het programma “Vergaderingen: lastige types”.
Inleiding Ondanks alle innovaties in telecommunicatie gaat er vaak niets boven een groep mensen die bij elkaar komt om te praten. Vergaderingen zijn noodzakelijk. Goede vergaderingen zorgen dat organisaties soepeler kunnen werken en teams effectiever zijn. En het zijn situaties waarin individuen hun talenten kunnen demonstreren. Maar slechte vergaderingen zijn natuurlijk een heel ander verhaal. Zorgen dat vergaderingen goed verlopen is niet alleen een taak van de voorzitter. Alle deelnemers moeten zich goed voorbereiden, op tijd komen, een positieve bijdrage leveren, destructief gedrag vermijden en weten hoe ze moeten omgaan met het negatieve gedrag van anderen. Deze training op basis van het programma “Vergaderingen: lastige types” demonstreert hoe u dit aanpakt. Doelstellingen Na afloop van deze training: Kunt u de problemen benoemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan een vergadering (inclusief uzelf!). Weet u hoe u effectief omgaat met destructief gedrag van: − De langdradige − De terreinverdediger − De sluipmoordenaar − De overheerser − De onderbreker Kunt u een actieplan opstellen om uw bijdrage aan vergaderingen te verbeteren.
“Vergaderingen: lastige types”
15
Synopsis van de video Dit programma gaat over een groep managers in een groot ziekenhuis. Deze video bestaat uit vijf fragmenten die laten zien hoe u moet omgaan met collega’s wiens gedrag het team ervan weerhoudt resultaten te boeken in vergaderingen: de langdradige, de terreinverdediger, de sluipmoordenaar, de overheerser en de onderbreker. De groepsleden slagen er niet in om elk van deze destructieve gedragslijnen effectief aan te pakken. Maar na wat hulp van John Cleese gaan ze er wel correct mee om.
Tips voor toepassing U kunt het zelfstudieprogramma: Stap voor stap doorlopen Het programma bestaat uit drie op zichzelf staande fasen: • • •
Inleiding Destructief gedrag in vergaderingen Uw actieplan
U moet deze fasen wel in de juiste volgorde doorlopen, maar u hoeft ze niet allemaal in één keer te doen. De tijdsduur van het programma aanpassen Als u minder tijd aan het programma wilt besteden, laat dan de oefeningen weg waarin u antwoorden op vragen moet noteren. Het volledige programma, inclusief de oefeningen, duurt circa twee uur. Benodigde materialen Het programma “Vergaderingen: lastige types” Afspeelapparatuur en monitor Pen en papier
16
“Vergaderingen: lastige types”
Uitwerking van het zelfstudieprogramma Sessie 1: Inleiding Uw doelstellingen Voordat u met het programma begint, moet u eerst noteren wat u specifiek van deze training wilt leren. Noteer uw doelstellingen. Denk na over de vergaderingen die u bijwoont en ook degene waarvan u voorzitter bent. Noteer de problemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan deze vergaderingen (inclusief uzelf!). Sessie 2: Destructief gedrag in vergaderingen In deze sessie gaat u het programma “Vergaderingen: lastige types” bekijken. Dit programma toont vijf soorten destructief gedrag. Dit zijn: De langdradige De terreinverdediger De sluipmoordenaar De overheerser De onderbreker De video bestaat uit vijf fragmenten. Elk fragment behandelt één van de gedragslijnen. U gaat elk fragment in twee delen bekijken. In het eerste deel ziet u het gedrag in actie en ziet u hoe één van de managers uit de video er slecht mee omgaat. Daarna moet u aangeven wat hij volgens u fout doet en hoe het beter kan. Nadat u uw antwoorden vergeleken heeft met de antwoordsuggesties, bekijkt u het tweede deel van het fragment waarin getoond wordt hoe er op goede wijze wordt omgegaan met het gedrag. De langdradige Noteer tijdens het bekijken van het eerste deel van dit fragment wat Jeremy fout doet en hoe hij volgens u moet omgaan met het gedrag van de langdradige. Bekijk het eerste deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “Dat is het risico. Als je voor de auto springt, komt er een ongeluk van. Maar hoe dan wel?” Op pagina 19 staan antwoordsuggesties. Bekijk vervolgens de rest van het fragment.
“Vergaderingen: lastige types”
17
De terreinverdediger Noteer tijdens het bekijken van het eerste deel van dit fragment wat Jeremy fout doet en hoe hij volgens u moet omgaan met het gedrag van de terreinverdediger. Bekijk het tweede deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “En de kans op een constructieve vergadering is de grond in geboord. Wat is de oplossing?” Op pagina 19 staan antwoordsuggesties. Bekijk vervolgens de rest van het fragment. De sluipmoordenaar Noteer tijdens het bekijken van het eerste deel van dit fragment wat Jeremy, Penny en Matthew fout doen en hoe ze volgens u moeten omgaan met het gedrag van de sluipmoordenaar. Bekijk het derde deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “Enzovoort, enzovoort. En zo raakt de organisatie volkomen verlamd.” Op pagina 19 staan antwoordsuggesties. Bekijk vervolgens de rest van het fragment. De overheerser Noteer tijdens het bekijken van het eerste deel van dit fragment wat Jeremy fout doet en hoe hij volgens u moet omgaan met het gedrag van de overheerser. Bekijk het vierde deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “Heerlijk, dat wordt een creatieve, productieve vergadering. Of niet.” Op pagina 20 staan antwoordsuggesties. Bekijk vervolgens de rest van het fragment. De onderbreker Noteer tijdens het bekijken van het eerste deel van dit fragment wat Jeremy fout doet en hoe hij volgens u moet omgaan met het gedrag van de onderbreker. Bekijk het vijfde deel van “Vergaderingen: lastige types” tot het moment waarop John Cleese zegt: “…en terugvechten ook al niet helpt, wat dan wel?” Op pagina 20 staan antwoordsuggesties. Bekijk vervolgens de rest van het fragment. Sessie 3: Actieplan Noteer welke stappen u naar aanleiding van dit zelfstudieprogramma gaat ondernemen om de bijdrage die u levert aan vergaderingen te verbeteren. Op pagina 26 staan de leerpunten van deze training nog eens samengevat.
18
“Vergaderingen: lastige types”
Antwoordsuggesties Sessie 2 De langdradige Wat Jeremy fout doet Jeremy kreeg de langdradige niet onder controle omdat hij een tactloze, sarcastische aanpak hanteerde om haar af te kappen. Dit leidt alleen maar tot ruzie. Ideeën voor de aanpak van het gedrag van de langdradige •
Geef ze erkenning.
•
Neem het stuur over door: Erin te springen Alles te beamen Van onderwerp te veranderen Een ander het woord te geven
•
Probeer niet de auto tegen te houden
De terreinverdediger Wat Jeremy fout doet De fout die Jeremy gemaakt heeft, is dat hij het territorium van de terreinverdediger is binnengestormd. Zij is verantwoordelijk voor de beveiliging en Jeremy zegt tegen haar “Beveiliging, ho maar” en “De beveiliging doet zijn werk niet.”. Ideeën voor de aanpak van het gedrag van de terreinverdediger Respecteer hun territorium Vraag hen om de oplossing De sluipmoordenaar Wat Jeremy, Penny en Matthew fout doen Het probleem is, dat Jeremy, Penny en Matthew te behulpzaam zijn! Zij opperen een heleboel ideeën die de sluipmoordenaar vervolgens kan torpederen. Ideeën voor de aanpak van het gedrag van de sluipmoordenaar Vraag naar hun eigen ideeën Zet ze onder druk Blijf doorvragen
“Vergaderingen: lastige types”
19
De overheerser Wat Jeremy fout doet Eerst gaf hij toe aan de overheerser en vervolgens probeerde hij terug te vechten. Ideeën voor de aanpak van het gedrag van de overheerser Blijf kalm en houd voet bij stuk Reageer inhoudelijk op de argumenten Richt u tot de voorzitter Denk aan de ‘kapotte grammofoonplaat’ De onderbreker Wat Jeremy fout doet Jeremy’s eerste fout was dat hij het gelaten over zich heen liet komen toen de onderbreker de discussie overnam. Vervolgens maakte hij het erger door te reageren op de verandering van richting van de onderbreker. Ideeën voor de aanpak van het gedrag van de onderbreker Negeer de onderbreking Vraag de voorzitter om in te grijpen Gebruik de ‘3-punts’ techniek
20
“Vergaderingen: lastige types”
Leerpunten De langdradige Geef ze erkenning Neem het stuur over Probeer niet de auto tegen te houden De terreinverdediger Respecteer hun territorium Vraag hen om de oplossing De sluipmoordenaar Vraag naar hun eigen ideeën Zet ze onder druk Blijf doorvragen De overheerser Blijf kalm en houd voet bij stuk Reageer inhoudelijk op de argumenten Richt u tot de voorzitter Denk aan de ‘kapotte grammofoonplaat’ De onderbreker Negeer de onderbreking Vraag de voorzitter om in te grijpen Gebruik de ‘3-punts’ techniek
“Vergaderingen: lastige types”
21
22
“Vergaderingen: lastige types”
4. Cursistenmateriaal
De materialen in dit hoofdstuk mogen, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training op basis van het programma “Vergaderingen: lastige types”.
“Vergaderingen: lastige types”
23
Handout 1
Actieplan Noteer welke stappen u gaat ondernemen om de bijdrage die u aan vergaderingen levert te verbeteren.
Actieplan:
24
“Vergaderingen: lastige types”
Handout 2
Leerpunten De langdradige Geef ze erkenning Neem het stuur over Probeer niet de auto tegen te houden De terreinverdediger Respecteer hun territorium Vraag hen om de oplossing De sluipmoordenaar Vraag naar hun eigen ideeën Zet ze onder druk Blijf doorvragen De overheerser Blijf kalm en houd voet bij stuk Reageer inhoudelijk op de argumenten Richt u tot de voorzitter Denk aan de ‘kapotte grammofoonplaat’ De onderbreker Negeer de onderbreking Vraag de voorzitter om in te grijpen Gebruik de ‘3-punts’ techniek
“Vergaderingen: lastige types”
25
Overheadsheet 1
Doelstellingen
Na afloop van deze training: Kunt u de problemen benoemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan een vergadering (inclusief uzelf!). Weet u hoe u effectief omgaat met destructief gedrag van: • De langdradige • De terreinverdediger • De sluipmoordenaar • De overheerser • De onderbreker
Kunt u een actieplan opstellen om uw bijdrage aan vergaderingen te verbeteren.
26
“Vergaderingen: lastige types”
Overheadsheet 2
Cursusprogramma
Sessie 1
Inleiding
30 min
Sessie 2
Destructief gedrag in vergaderingen
90 min
Sessie 3
Actieplan
15 min
“Vergaderingen: lastige types”
27
Overheadsheet 3
Destructief gedrag
De langdradige De terreinverdediger De sluipmoordenaar De overheerser De onderbreker
28
“Vergaderingen: lastige types”
Overheadsheet 4
Omgaan met de langdradige
Geef ze erkenning Neem het stuur over door: • Erin te springen • Alles te beamen • Van onderwerp te veranderen • Een ander het woord te geven Probeer niet de auto tegen te houden
“Vergaderingen: lastige types”
29
Overheadsheet 5
Omgaan met de terreinverdediger
Respecteer hun territorium Vraag hen om de oplossing
30
“Vergaderingen: lastige types”
Overheadsheet 6
Omgaan met de sluipmoordenaar
Vraag naar hun eigen ideeën Zet ze onder druk Blijf doorvragen
“Vergaderingen: lastige types”
31
Overheadsheet 7
Omgaan met de overheerser
Blijf kalm en houd voet bij stuk Reageer inhoudelijk op de argumenten Richt u tot de voorzitter Denk aan de ‘kapotte grammofoonplaat’
32
“Vergaderingen: lastige types”
Overheadsheet 8
Omgaan met de onderbreker
Negeer de onderbreking Vraag de voorzitter om in te grijpen Gebruik de ‘3-punts’ techniek
“Vergaderingen: lastige types”
33
Alvorens het programma te vertonen Hieronder is een beperkte checklist opgenomen, die betrekking heeft op technische zaken verbandhoudend met het gebruik van de video.
APPARATUUR
Laat apparatuur en videocassette na transport altijd minstens 1 uur acclimatiseren in de ruimte waarin u ze gebruikt. Controle beeld en geluid (recorder en monitor beide ingeschakeld?); één van de belangrijkste knoppen op de videoapparatuur is de tracking-knop. Is het beeld onrustig of streperig, stel dan allereerst de tracking-knop van de videoapparatuur bij.
VIDEO’S
Tijdig (tenminste 5 dagen voor vertoning) aanvragen en aanvraagbevestiging controleren. Postkamer waarschuwen dat de video wordt verwacht. Video na ontvangst (laten) draaien om te controleren of u de juiste video hebt voor uw doel en opdat u vertrouwd bent met eventuele bijzonderheden. Video direct na gebruik terugzenden op de door TFC aangegeven wijze.
34
“Vergaderingen: lastige types”
