Handleiding Samzo thuiszorg voor cliënt en mantelzorger
1
Inhoudsopgave Hier vindt u de inhoudsopgave van deze handleiding. Klik op een paragraaftitel om direct naar de pagina te gaan met de informatie waar u naar op zoek bent. Welkom bij Samzo! pag. 3 1. Aan de slag pag. 4 1.1. Uitnodiging accepteren pag. 4 1.2. Wachtwoord aanmaken pag. 4 1.3. Uw profiel(voorkeuren) pag. 5 2. Netwerk inrichten pag. 6 2.1. Contactpersoon toevoegen pag. 6 2.2. Rol/vaardigheden toebedelen pag. 6 2.3. Contactpersoon verwijderen pag. 7 3. Samzo gebruiken pag. 8 3.1. Uitleg meldingen/iconen pag. 8 3.2. Netwerk bekijken pag. 8 3.3. Berichten versturen pag. 9 3.4. Berichten filteren pag. 11 3.5. Uw tevredenheid pag. 11 Nawoord pag. 12
2
Welkom bij Samzo! Samzo staat voor Samen Zorgen. Samen Zorgen is de kern van de zorg in de visie van Beweging 3.0. Het versterken van de zelf- en samenredzaamheid staat daarbij centraal. Mantelzorgers, familie en vrienden vervullen een belangrijke rol in uw leven. De taak van de zorgmedewerker is u en uw netwerk te ondersteunen die rol te behouden. Daarbij is goed samenwerken heel belangrijk. Wat is Samzo? Met Samzo kunt u gemakkelijk en veilig via een website (https://www.samzo3.nl) communiceren. Samzo maakt het mogelijk dat u, de mantelzorger, partner, familie, buren (uw netwerk) en de zorgmedewerkers via internet kunnen samenwerken en communiceren. Samzo werkt op de computer, tablet of smartphone. Iedereen in uw netwerk kan elkaar berichten sturen om elkaar op de hoogte te houden of om taken te verdelen. Zo kunnen mantelzorgers en zorgmedewerkers zien wie er voor welke taak beschikbaar is. U kunt via Samzo ook feedback geven op de zorg, waardoor het zorgteam de zorg kan verbeteren. Samzo is een gesloten, privé netwerk. Er kunnen alleen mensen op uitnodiging aan meedoen. Samzo is uitsluitend bedoeld voor het uitwisselen van informatie met betrekking tot de zorg en het welzijn van de cliënten van Beweging 3.0. Samzo is niet bedoeld om medische of andere vertrouwelijke informatie uit te wisselen. Hoe begint u met Samzo? Samzo begint met een introductiegesprek door een medewerker van een team van de thuiszorg van Beweging 3.0 bij de cliënt thuis, liefst in aanwezigheid van een mantelzorger of andere naaste. De medewerker van Beweging 3.0 informeert u uitgebreid over de manier van werken die ten grondslag ligt aan Samzo. Zij brengt vervolgens samen met u het netwerk van familie, vrienden of andere naasten in kaart. Hiervoor gebruiken we de netwerkaart. De netwerkkaart is de basis van Samzo: hier wordt in eerste instantie vastgelegd wie de rol van mantelzorger heeft, welke familieleden iets kunnen doen en of er wellicht buren, vrienden of andere bekenden zijn die willen meehelpen met de zorg en ondersteuning. Naast het inventariseren van dit netwerk, wordt ook al samen gekeken wie wat zou kunnen doen. Op welke manier kan iemand bijdragen? Door bijvoorbeeld klussen in huis te doen, boodschappen te doen, te halen of te brengen, de was te doen etc. De netwerkkaart wordt vervolgens in het zorgdossier gedaan. Dit is stap 1. In een volgend gesprek legt een medewerker van Beweging 3.0 uit hoe Samzo werkt, als u aangegeven heeft hiermee te willen werken. Deze handleiding is een naslagwerk van hetgeen u eerder uitgelegd is.
3
1. Aan de slag! Dit hoofdstuk gaat in op de allereerste keer dat u in aanraking komt met Samzo. 1.1. Uitnodiging accepteren Als u als cliënt en mantelzorger met Samzo wilt gaan werken dan wordt u daartoe door uw eerste contactpersoon van uw zorgteam bij Beweging 3.0 via een e-mail uitgenodigd. Als de cliënt een computer of tablet heeft en daarmee kan werken, dan wordt in eerste instantie de cliënt uitgenodigd. Vervolgens ontvangt de mantelzorger een uitnodiging. De e-mail ziet er zo uit:
Als u deze e-mail ontvangt, dan klikt u in de mail op Accepteer uitnodiging. U komt nu op het registratiegedeelte van Samzo terecht. Vul hier uw gegevens in en kies een wachtwoord volgens de instructies zoals uitgelegd in de volgende paragraaf 1.2. 1.2. Wachtwoord aanmaken De instructies voor het aanmaken van een wachtwoord zijn als volgt: - - - -
het wachtwoord moet minimaal 1 symbool bevatten (zoals een uitroepteken/sterretje); het wachtwoord moet minimaal 1 hoofdletter bevatten; het wachtwoord moet minimaal 1 cijfer bevatten; het wachtwoord moet minimaal 8 karakters lang zijn.
Klik na het aanmaken van uw wachtwoord op Accepteer uitnodiging. Gefeliciteerd! U bent nu lid van Samzo! Ter bevestiging van uw registratie ontvangt u direct een e-mail. Daarin ziet u uw naam al verschijnen (in het voorbeeld op de volgende pagina staat nu “peter test”).
4
Klik in de mail op Ga naar het platform en log in met de zojuist aangemaakte gegevens. U bent nu op de Samzo startpagina. Daar kunt u starten met het bewerken van uw profiel(voorkeuren). 1.3. Uw profiel(voorkeuren) Aan de bovenkant vindt u een zwarte menubalk. Aan de rechterkant van die balk staat uw naam met daarnaast een pijltje. Als u daarop klikt komt er een menu tevoorschijn met twee opties: Profiel en Uitloggen. Klik op Profiel en u komt op uw eigen profielpagina.
Vul uw profiel (verder) in en kies een leuke foto van uzelf. Dat maakt het persoonlijk! Wilt u een melding ontvangen wanneer er een bericht voor u is binnengekomen? Zet dan een vinkje bij “Meldingen per e-mail ontvangen”. Als u klaar bent met het bewerken van uw profiel, klik dan op Bewaar wijzigingen.
5
2. Netwerk inrichten De basis van Samzo is het netwerk: alle mensen die kunnen helpen, zowel in de persoonlijke sfeer (mantelzorgers, familie, vrienden, buren) als de professionele zorg via het team van Beweging 3.0.
2.1. Contactpersoon toevoegen Onder Netwerk kunt u via de knop “Voeg contactpersoon toe” eenvoudig iemand uitnodigen voor uw netwerk.
U komt nu op het scherm waar u de gegevens van deze persoon kunt toevoegen. Vul zoveel mogelijk in, een e-mailadres is hier noodzakelijk, omdat iedereen via de e-mail uitgenodigd wordt. Vervolgens kunt u de rol en vaardigheden toebedelen zoals hieronder uitgelegd. 2.2. Rol/vaardigheden toebedelen De desbetreffende contactpersoon krijgt nu een rol en vaardigheden toebedeeld. Samzo onderscheidt de volgende rollen:
•
Mantelzorger (eerste contactpersoon): vaak is dit degene die zorgt voor de opbouw van het netwerk. Kies dit als iemand mantelzorger is.
•
Naaste: een naaste is iemand uit het netwerk die dicht bij de cliënt staat. Vaak is dit familie, een goede vriend(in) of wellicht de buurvrouw.
•
Kennis: iemand die iets voor de cliënt doet - zoals de hond uitlaten, een boodschap doen - die niet de status naaste heeft. Zij staan iets verder van de cliënt af, maar kunnen wel een rol spelen.
Andere zorgprofessional: dit is alleen voor de teamleden van Beweging 3.0.
•
Als u de rol(len) hebt bepaald, kunt u vervolgens aangeven welke vaardigheden iemand heeft. Anders gezegd: wat zou deze persoon voor u kunnen doen? Daarbij kunt u kiezen uit meerdere mogelijkheden. Kies hier alleen die taken die ook op de netwerkkaart zijn aangegeven. Teveel taken werkt in de praktijk niet. De persoon in kwestie kan dit na registratie ook zelf invullen.
6
Als u dit hebt ingevuld kunt u vervolgens deze persoon in Samzo bewaren.
LET OP! U dient ook de volgende stappen te doorlopen, voordat de betrokkene daadwerkelijk is toegevoegd!
Als u op het icoon netwerk in het linkermenu klikt, dan krijgt u een overzicht van alle mensen in het netwerk. Zoek de persoon op die u net toegevoegd hebt.
Rechtsonder de gegevens van de desbetreffende persoon staat Opties. Als u op het pijltje klikt krijgt u de volgende drie mogelijkheden te zien:
Klik op Contactpersoon uitnodigen en volg de stappen. Daarna is de persoon uitgenodigd om deel te nemen aan het netwerk. 2.3. Contactpersoon verwijderen Klik op het icoon netwerk en zoek de desbetreffende persoon op die u uit het netwerk wilt verwijderen. Klik vervolgens rechtsonder de gegevens op Opties. Kies voor Gegevens contactpersoon verwijderen. Daarna verschijnt de onderstaande melding: Klik op Verwijder contactpersoon als u zeker weet dat deze persoon verwijderd moet worden. 7
3. Samzo gebruiken Dit deel gaat over het daadwerkelijk gebruiken van Samzo, zoals het versturen van berichten. 3.1. Uitleg meldingen/iconen • Nieuw bericht ontvangen Aan de linkerkant van de zwarte menubalk ziet u een oranje vlak met daarnaast Meldingen:
Als u in het oranje vlak een getal ziet staan, dan is er een nieuw bericht. Als u op de button klikt, krijgt u een overzicht van alle berichten. Door op een bericht te klikken, kunt u het bericht lezen. • Uitleg linkermenu Op de startpagina ziet u aan de linkerkant een aantal iconen afhankelijk van uw rol in het netwerk:
Berichten Voor het versturen en lezen van berichten. Dit wordt verderop in de handleiding uitgelegd. Netwerk Alle personen die betrokken zijn met de zorg/ondersteuning van de cliënt en gebruikmaken van Samzo. Tevredenheid: De mening van de cliënt over onze zorg. Het zorgteam kan deze informatie alleen maar bekijken. Profiel De gegevens van de cliënt.
3.2. Netwerk bekijken Als u op het icoon Netwerk in het hoofdmenu links klikt, dan krijgt u direct een overzicht van alle mensen in uw netwerk. U ziet dan bijvoorbeeld het volgende profiel:
8
Dit is meneer Damstra. Hij is Mantelzorger en daarmee eerste contactpersoon. Onderaan staan verschillende icoontjes: dit zijn de taken (vaardigheden) van de heer Damstra. Als u met de muis op een icoontje gaat staan, dan ziet u welke taak dit is. Het mandje linksboven staat voor Boodschappen, de paraplu voor Uitjes.
Naast uw eigen netwerk ziet u ook de mensen uit het zorgteam:
U ziet direct welke teamleden er zijn, wie op dit moment beschikbaar is en via het icoontje onderaan wie welke specialiteit heeft. Dit is b.v. wondverzorging, hart- en vaatziekten of Zorg op Afstand. Alleen de leden van de zorgteams kunnen hun profiel aanpassen of nieuwe teamleden toevoegen. Zie hierover meer bij Rollen en rechten. 3.3. Berichten versturen Communicatie, elkaar informeren, dat is waar Samzo u bij helpt. Berichten sturen en lezen vormen het hart van Samzo. Daarom is dit onderdeel zo eenvoudig mogelijk gehouden. Bij de berichtenbox, ziet u links uw profielfoto. Zo weet u dat u het bent die het bericht verstuurt. Schrijf vervolgens uw bericht. 9
Nadat u uw bericht hebt geschreven, bepaalt u wie dit bericht moet ontvangen. Bij Ontvangers kunt u met het pijltje een keuze maken uit bepaalde opties. Selecteer de mensen die het bericht moeten ontvangen. U kunt meerdere personen toevoegen. Dan moet u een keuze maken voor het Type bericht. U kunt kiezen uit de volgende opties:
Update: een Update is een algemeen bericht, vaak voor iedereen bestemd. Een Update is informatief, er zijn geen taken of afspraken aan verbonden. Vraag: als u een vraag aan het netwerk stelt. Een vraag is een verzoek aan de door u geselecteerde personen en begint meestal met: “Wie kan...?”. Taak: een Taak heeft al meer gewicht dan een vraag. Mensen in het netwerk hebben aangegeven welke taken ze kunnen en willen verrichten. Als u een bericht als Taak verstuurd, weet de ontvanger dat er iets van hem of haar verwacht wordt. Het is minder vrijblijvend dan een vraag. U kunt een taak neerleggen bij de persoon die op het type bericht ‘Vraag’ heeft geantwoord. Afspraak: een stapje verder gaat het bericht met de status ‘Afspraak’. Aan een afspraak hangt meestal een datum en tijd. Bijvoorbeeld: “Wie brengt oma volgende week woensdag om 13.00 uur naar de fysiotherapeut?”. Dit bericht zou in eerste instantie naar de mensen moeten gaan die in hun profiel hebben aangegeven “Halen en brengen” of “Mee naar de dokter”. Dit kan ook de laatste stap zijn: stel eerst een vraag, dan een taak en tenslotte een afspraak. Anders: als uw bericht in geen enkele andere categorie past, selecteer dan Anders. 10
Vervolgens kunt u er voor kiezen om een bijlage mee te sturen. Alle berichten komen netjes bij elkaar. U ziet meteen wie wat geschreven heeft. En u kunt er meteen op reageren d.m.v. ‘schrijf een reactie’. Zo ontstaat een levendig gesprek. 3.4. Berichten filteren Onder de berichtenbox, ziet u twee keuzevelden:
Misschien wilt u niet alle berichten zien, maar alleen van een specifiek persoon of een specifiek type bericht. U kunt hier eenvoudig een selectie maken, door op de gewenste opties te klikken. U ziet hier weer dezelfde keuzemogelijkheden als bij Berichten versturen. Als u een optie aanklikt krijgt u alleen die berichten te zien. U kunt dit ook zien in de blauwe balk in het bericht: dit laat het type bericht helder zien. Het laatste, meest recente, bericht staat dan bovenaan. Zo kunt u ook de geschiedenis van een gesprek bekijken. 3.5. Uw tevredenheid Elke drie maanden worden cliënten en mantelzorgers uitgenodigd om hun tevredenheid kenbaar te maken. U ontvangt daartoe een e-mail met een link naar de pagina waarop een korte enquête staat. Dit kunt u direct op die pagina invullen. Het resultaat is dan zichtbaar als een rapportcijfer op de startpagina. Zo kan iedereen uit uw netwerk direct zien of het naar uw wens gaat of juist niet.
11
Nawoord Samzo is een gesloten, privé netwerk. Er kunnen alleen mensen op uitnodiging aan meedoen. Dit is een eerste beveiliging. Vervolgens kunnen de gebruikers altijd kiezen aan wie ze een bericht sturen: of aan allemaal of aan specifieke personen. Alleen diegenen zien de berichten. Zo kunnen bepaalde berichten veilig aan allemaal of een groep geselecteerde personen verzonden worden. U bent zelf verantwoordelijk voor het verzenden van berichten aan de juiste personen. Zorgmedewerkers kunnen wel berichten van elkaar lezen. We vinden het namelijk belangrijk dat u, ook in geval van afwezigheid, reactie krijgt op een bericht. Samzo valt onder het beheer van de functionele beheerders van Beweging 3.0 en zij zijn daarmee het aanspreekpunt voor Samzo. Onderhoud en doorontwikkeling wordt door Enrise verzorgd. Samen monitoren zij de prestaties van het systeem, zorgen dat het beschikbaar is en voeren onderhoud uit. Alle standaard e-mails (bijvoorbeeld de mail met daarin de uitnodiging), worden door hen gemaakt en onderhouden. Samzo draait in een beveiligde omgeving. Bij de lancering van Samzo is door een extern gespecialiseerd bureau een beveiligingsonderzoek uitgevoerd op de software aan de hand van vooraf vastgestelde richtlijnen. Hieruit is een goede score gekomen en de verbeterpunten zijn toegepast. Wil je meer weten over privacy? Bekijk dan de privacyverklaring op website van Beweging 3.0 (www.beweging3.nl) die ook op Samzo van toepassing is.
12
