Handleiding dossiervormen en opstellen proces-verbaal Fase 3, stap 1

Handleiding dossiervormen en opstellen proces-verbaal Fase 3, stap 1

Oktober 2008

Dit is een uitgave van het Ministerie van OCW, Taskforce Gratis Schoolboeken

Handleiding dossiervorming en opstellen Proces-verbaal Fase 3, stap 1

Gebruiksaanwijzing: Deze handleiding is samengesteld door de Taskforce Gratis Schoolboeken van het Ministerie van OCW en biedt scholen in het voortgezet onderwijs een handvat voor het opstellen van de vereiste processen-verbaal en het aanleggen van het aanbestedingsdossier. Tijdens de procedure bent u verplicht een aantal zaken in een proces-verbaal en een aanbestedingsdossier vast te leggen. U documenteert daarmee de door u uitgevoerde procedure. Het bijhouden van een goed aanbestedingsdossier heeft verder nog een aantal voordelen. U kunt eenvoudiger een onderbouwd antwoord geven op gestelde vragen om toelichting bij selectie en gunning van de (afgewezen)leveranciers. Dit geldt ook in geval een gerechtelijke procedure aangespannen wordt door een leverancier. Maar ook als basisinformatie voor een volgende aanbesteding kan het zinvol zijn. In dit document wordt aangegeven wat u minimaal moet vastleggen. Op een aantal plaatsen zal bij gegeven voorbeeldteksten een geel gemarkeerde tekst aangepast moeten worden aan uw specifieke situatie.


Inhoudsopgave Inhoudsopgave .......................................................................................................................3 1 Inleiding ..........................................................................................................................4 2 Processen-verbaal ............................................................................................................5 2.1 Vaststelling van de tijdige binnenkomst .......................................................................5 2.2 Vastlegging van de hoofdpunten van de aanbesteding. ...................................................7 3 Dossiervorming ................................................................................................................8 Bijlage 1 Proces-verbaal van opening van het verzoek tot deelneming. ....................................10 Bijlage 2 Proces-verbaal van selectie. ................................................................................11 Bijlage 3 Proces-verbaal van opening van de inschrijvingen. .................................................12 Bijlage 4 Proces-verbaal van gunning.................................................................................14


1

Inleiding

Bij het doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure geldt dat deze dient te voldoen aan de volgende uitgangspunten: objectiviteit; transparantie; non-discriminatie. Het is van groot belang dat het hele proces dat u doorloopt wordt vastgelegd in een aanbestedingsdossier zodat u de toepassing van deze uitgangspunten gedurende en na het doorlopen van de procedure onderbouwd kunt aantonen. Denk hierbij ook aan het geval van een geschil met een leverancier met betrekking tot het vaststellen van de geschiktheid (op basis van de uitsluitingsgronden en selectiecriteria) of de gunning (op basis van de gunningscriteria). Maar ook aan de instellingsaccountant die wil toetsen of geld rechtmatig is besteed. Daarnaast eist het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) ook van u dat u een aantal zaken vastlegt. Dat vindt u in artikel 43 van het Bao. Voor een voor schoolboeken gebruikelijke aanbesteding zijn de onderstaande vet gedrukte onderdelen voor u van belang. Artikel 43, Bao 1. Een aanbestedende dienst stelt over een overheidsopdracht, een raamovereenkomst en een instelling van een dynamisch aankoopsysteem een proces-verbaal op, dat ten minste de volgende gegevens bevat: a. de naam en het adres van de aanbestedende dienst, het voorwerp en de waarde van de overheidsopdracht, de raamovereenkomst of het dynamisch aankoopsysteem, b. de namen van de uitgekozen gegadigden of inschrijvers met motivering van die keuze, c. de namen van de uitgesloten gegadigden of inschrijvers met motivering van die uitsluiting, d. de redenen voor de afwijzing van abnormaal laag bevonden inschrijvingen, e. de naam van de begunstigde en de motivering voor de keuze van zijn inschrijving, en, indien bekend, het gedeelte van de overheidsopdracht of de raamovereenkomst dat de begunstigde voornemens is aan derden in onderaanneming te geven, f. voor procedures van gunning door onderhandelingen de omstandigheden, bedoeld in de artikelen 30 en 31, die de toepassing van deze procedures rechtvaardigen, g. met betrekking tot de concurrentiegerichte dialoog, de omstandigheden, bedoeld in artikel 29, die de toepassing van deze procedure rechtvaardigen, en h. de redenen waarom de aanbestedende dienst besloten heeft een overheidsopdracht niet te gunnen of een raamovereenkomst niet te sluiten, of geen dynamisch aankoopsysteem in te stellen. 2. Een aanbestedende dienst documenteert het verloop van de langs elektronische weg gevoerde gunningsprocedures. 3. Een aanbestedende dienst deelt het proces-verbaal, of de hoofdpunten ervan, bedoeld in het eerste lid, aan de Commissie (Commissie van de Europese Gemeenschappen) op haar verzoek mee.

4


2

Processen-verbaal

De processen-verbaal zoals bedoeld in artikel 43 van het Bao hebben meerdere functies. De functies worden hierna belicht en een concept wordt voor elk van de processen-verbaal als bijlage bij deze handleiding gevoegd en toegelicht. De belangrijkste functie is het vaststellen van het moment van binnenkomst van het verzoek tot deelneming en de inschrijving. Daarnaast vervult het procesverbaal de functie van het vastleggen van de hoofdpunten van de aanbesteding.

2.1

Vaststelling van de tijdige binnenkomst

In de selectieleidraad en in de offerteaanvraag wordt door u de uiterste datum en tijdstip aangegeven waarop het verzoek tot deelneming dan wel de inschrijving bij u moet zijn ingediend. Verzoeken tot deelneming/inschrijvingen die na de in de selectieleidraad/offerteaanvraag genoemde datum en tijdstip zijn ontvangen, worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Een zorgvuldige registratie is dan ook van groot belang. Afhankelijk van de door u beschreven wijze waarop het indienen van de verzoeken tot deelneming/inschrijvingen plaats kan vinden, dient u de organisatie rondom de vaststelling van het aantal tijdig binnengekomen verzoeken tot deelneming/inschrijvingen goed te regelen. Daarbij moeten eventueel de voor het sluiten van de indieningstermijn ontvangen verzoeken tot deelneming/inschrijvingen, tot in de selectieleidraad/offerteaanvraag genoemde datum en tijdstip, ongeopend worden opgeslagen. U mag dus voor het moment van de opening géén kennisnemen van de inhoud. Op de dag en het tijdstip die vermeld staan in de selectieleidraad/offerteaanvraag opent u, al dan niet in bijzijn van de gegadigden of inschrijvende partijen, de verzoeken tot deelneming/inschrijvingen. In de praktijk volgt het openen van de verzoeken tot deelneming/inschrijvingen vrijwel altijd direct op het tijdstip van sluiting van de indieningstermijn. Het proces-verbaal, waarvan een model in bijlage 1 is bijgevoegd, gebruikt u vervolgens ten behoeve van de registratie van de tijdig ontvangen verzoeken tot deelneming van leveranciers in de nietopenbare procedure. Het proces-verbaal, waarvan een model in bijlage 3 is bijgevoegd gebruikt u bij de registratie van de tijdig ontvangen inschrijving in zowel de openbare procedure als ook de niet-openbare procedure. Na opening van de verzoeken tot deelneming/inschrijvingen worden deze geregistreerd in het procesverbaal. Het proces-verbaal wordt daarna ondertekend en toegevoegd aan het aanbestedingsdossier. Het is raadzaam om gezien het belang van de juiste registratie het proces-verbaal steeds door twee personen van uw organisatie te laten invullen en te controleren en het door beiden te laten ondertekenen.

5


Wanneer verstrekt u een proces-verbaal aan de leveranciers? Dit is afhankelijk van de gehanteerde procedure. Bij de openbare procedure: • na de sluiting van de indieningstermijn voor de inschrijvingen en opening van de inschrijvingen in geval gunning plaatsvindt op het gunningscriterium laagste prijs, met vermelding van de ingediende prijzen; • na de sluiting van de indieningstermijn en opening van de inschrijvingen,ingeval gunning aan de 'economisch meest voordelige inschrijving' zonder vermelding van de prijzen. Er kan hier immers alleen worden geregistreerd wie de inschrijvers zijn. De offertes zullen na de opening nog volledig moeten worden bestudeerd en beoordeeld. In beide gevallen kunt u het model proces-verbaal in bijlage 3 hanteren. Bij de niet-openbare procedure: • na de sluiting van de indieningstermijn en opening van het verzoek tot deelname. Hierbij kunt u het model proces-verbaal in bijlage 1 hanteren; • na de sluiting van de indieningstermijn en opening van de inschrijvingen in geval gunning plaatsvindt op het gunningscriterium “laagste prijs”, met vermelding van de ingediende prijzen. Hierbij kunt u het model proces-verbaal in bijlage 3 hanteren; • na de sluiting van de indieningstermijn en opening van de inschrijvingen, indien bij de aanbesteding is gekozen voor gunning aan de “economisch meest voordelige inschrijving”, zonder vermelding van de ingediende prijzen. Er kan immers alleen worden geregistreerd wie de inschrijvers zijn. De offertes zullen na de opening nog volledig moeten worden bestudeerd en beoordeeld. Hierbij kunt u het model proces-verbaal in bijlage 3 hanteren. Een proces-verbaal kunt u aan de leveranciers op twee manieren verstrekken, te weten; - wanneer leveranciers aanwezig zijn bij de sluiting en de opening van verzoeken tot deelneming/inschrijvingen kan het persoonlijk, schriftelijk, worden overhandigd; - in afwezigheid van leveranciers, wanneer u de verzoeken tot deelneming/inschrijvingen per post, per koerier of digitaal heeft ontvangen van de leveranciers, kan het digitaal aan alle leveranciers worden verzonden. Opmerkingen met betrekking tot het verstrekken van een bewijs van afgifte. Dikwijls wordt de selectieleidraad/offerteaanvraag persoonlijk of per koeriersdienstbij u aangeleverd. Men vraagt u veelal een bewijs van (tijdige) afgifte. Bij ontvangst wordt in dat geval door u een ontvangstbewijs afgegeven met vermelding van datum en tijd. Dit ontvangstbewijs dient een zinsnede te bevatten dat dit geen garantiebewijs voor compleetheid van de van leverancier ontvangen stukken is. Een bewijs van afgifte is geen proces-verbaal.

6


2.2

Vastlegging van de hoofdpunten van de aanbesteding

In een later stadium worden processen-verbaal gebruikt om de hoofdpunten van de aanbesteding vast te leggen voor het geval de Commissie van de Europese Gemeenschappen om deze informatie verzoekt. Het betreft de vereisten conform artikel 43, lid 3, van het Bao. Deze processen-verbaal worden in tegenstelling tot de processen-verbaal van vaststelling van tijdige binnenkomst niet aan de gegadigden/inschrijvers gezonden. Opmerking: De voorgenomen besluiten tot selectie en gunning worden niet via een proces-verbaal aan de gegadigden/inschrijvers medegedeeld. Dit geschiedt via een brief (toelichting en modellen hiervoor vindt u in fase 4).

In de niet-openbare procedure wordt op twee momenten een proces-verbaal opgesteld. In de eerste fase van het proces worden de inschrijvingen beoordeeld met betrekking tot de selectie van leveranciers die zullen worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. Daarbij wordt de essentie van de uitgevoerde beoordeling op basis van de door u in de selectieleidraad vastgestelde criteria samengevat in een selectierapport en in het proces-verbaal van selectie, waarvoor u het model in bijlage 2 kunt hanteren. In de tweede fase wordt na binnenkomst van de inschrijvingen van de leveranciers van het beoordelen van de inschrijvingen een gunningsrapport opgemaakt op basis van de door u in de offerteaanvraag vastgestelde criteria. De essentie daarvan wordt samengevat in een proces-verbaal van gunning, waarvoor u het model in bijlage 4 kunt hanteren. In het geval van de openbare procedure wordt na het beoordelen van de inschrijvingen een gunningsrapport opgemaakt waarin de geschiktheid van de leveranciers en de aanbiedingen worden beoordeeld overeenkomstig de door u in de offerteaanvraag vastgestelde criteria. De essentie daarvan wordt samengevat in een proces-verbaal van gunning, waarvoor u het model in bijlage 4 kunt hanteren. De processen-verbaal en de daarbij behorende beoordelingsrapporten vormen de stukken die beschikbaar moeten zijn voor het geval de Commissie van de Europese Gemeenschappen daarom verzoekt. U documenteert daarmee de door u uitgevoerde procedure. Het bijhouden van een goed aanbestedingsdossier heeft verder nóg een aantal voordelen. U kunt eenvoudiger een toelichting geven over de selectie en de gunning op verzoek van (afgewezen)leveranciers. U heeft uw informatie op een rij indien er een procedure aangespannen wordt door een leverancier. En voor een toekomstige aanbestedingsprocedure heeft u een uitgewerkt voorbeeld klaar liggen. Wat u verder nog vastlegt in het dossier wordt in hoofdstuk 3 behandeld.

7


3

Dossiervorming

De dossiervorming is voor de openbare procedure en de niet-openbare procedure enigszins afwijkend. Hierna volgt een basislijst van de stukken die in principe het dossier vormen in elk van de beide procedures. Openbare procedure

Niet-openbare procedure

1. Analyse eigen situatie

1. Analyse eigen situatie

2. Projectplan

2. Projectplan

3. Offerteaanvraag

3. Selectieleidraad

4. Publicatietekst

4. Publicatietekst

5. Nota(’s) van inlichtingen


6. Proces-verbaal van opening van de inschrijvingen (model bijlage 3)

6. Proces-verbaal van opening van het verzoek tot deelneming (model bijlage1).

7. Binnengekomen inschrijvingen (offertes)

7. Binnengekomen selectiedocumenten van de gegadigden.

8. Stukken m.b.t. de beoordeling van de inschrijvingen (gunningsrapport) en procesverbaal van gunning (model bijlage 4)

8. Stukken m.b.t. de beoordeling van de aanmeldingen (selectierapport) en procesverbaal van selectie (model bijlage 2)

9. Besluit voornemen tot gunning

9. Besluit voornemen tot selectie en afwijzing

10. Brieven aan de inschrijvers m.b.t. gunning en afwijzing

10. Brieven aan de inschrijvers m.b.t. selectie en afwijzing

11. Getekende (Raam)overeenkomst

11. Offerteaanvraag

12. Afmeldingstekst aanbestedingsprocedure


13. Overige correspondentie (m.b.t. nadere overeenkomsten behorende bij de raamovereenkomst in looptijd van de overeenkomst)

13. Proces-verbaal van opening van de inschrijvingen (model bijlage 3)

14. Binnengekomen inschrijvingen (offertes) 15. Stukken m.b.t. de beoordeling van de inschrijvingen (gunningsrapport) en Proces-verbaal van gunning (model bijlage 4) 16. Besluit voornemen tot gunning en afwijzing 17. Brieven aan de inschrijvers m.b.t. gunning en afwijzing 18. Getekende (Raam)overeenkomst 19. Afmeldingstekst aanbestedingsprocedure 20. Overige correspondentie (m.b.t. nadere overeenkomsten behorende bij de raamovereenkomst in looptijd van de overeenkomst)

8


Een aanbestedingsdossier dient, afgezien van de overige nationale wettelijke bepalingen, voor de Commissie van de Europese Gemeenschappen te worden bewaard. In het Bao wordt daar geen termijn aan verbonden. Echter in het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass), artikel 51 wordt ten minste 4 jaar als periode aangegeven. Natuurlijk is het ook verstandig een overeenkomst te bewaren totdat die is vervangen door een nieuw contract. Een dossier met een inhoud zoals hiervoor is aangegeven voldoet aan de vereisten zoals die in artikel 43, lid 1, van het Bao worden genoemd met betrekking tot het vastleggen van de aanbestedingsdocumentatie. Voor de vereisten in artikel 43, lid 3, van het Bao dient u in het geval de Commissie van de Europese Gemeenschap u daar om vraagt alle processen-verbaal te combineren met de relevante beoordelingsrapporten zoals die worden genoemd in punt 8 van het dossier bij de openbare procedure en de punten 8 en 14 van het dossier bij de niet-openbare procedure.

9


Bijlage 1 Proces-verbaal van opening van het verzoek tot deelneming. In het kader van de niet-openbare Europese aanbesteding voor : <> met <> van <> zijn <> <> tijdig binnengekomen, waarvan de onderstaande staat is opgemaakt. Nr

Naam en contactgegevens bedrijf

Status verzoek tot Bijzonderheden deelneming

01 02 03 04 05 06 07 08

Etc.

Op <>, <> uur, <> te <> is door <> en <> van <>, overgegaan tot het openen van verzoeken tot deelneming. Verzoeken tot deelneming die na de sluitingsdatum, <> zijn ingediend worden niet in de selectieprocedure meegenomen. <>,

naam: <> opgemaakt datum: <>


Toelichting: Dit proces-verbaal wordt alleen gebruikt in de eerste fase van de niet-openbare procedure en kan op verzoek aan de leveranciers worden gezonden. In de kolom “Status verzoek tot deelneming” kunt u op het moment van opening aangeven of leverancier een verzoek tot deelneming heeft ingediend. Hier kunt u bijvoorbeeld aangeven : “verzoek tot deelneming ontvangen” “geen verzoek tot deelneming” “onvolledig” “te laat” In de kolom “Bijzonderheden” kunnen de eventuele bijzonderheden worden aangegeven (b.v. indien er een samenwerkingsverband zich heeft aangemeld, het contactadres van de penvoerder). U kunt u de tabel uitbreiden indien de verzoeken tot deelneming het aantal rijen in de tabel overstijgt.

10


Bijlage 2 Proces-verbaal van selectie. In het kader van de niet-openbare Europese aanbesteding voor : <> met <> van <> zijn <> <> tijdig binnengekomen, waarvan de onderstaande staat is opgemaakt. Nr


Status verzoek tot Bijzonderheden deelneming

Selectie

01 02 03 04 05 06 07 08

Etc.

Op <>, <> uur, <> te <> is door <> en <> van <>, overgegaan tot het openen van verzoeken tot deelneming. Verzoeken tot deelneming die na de sluitingsdatum, zijn <> ingediend zijn worden niet in de selectieprocedure meegenomen. <>,



De selectie is vastgesteld op basis van het “selectierapport” << nummer>> <> en werd door <> goedgekeurd op <> door: naam: <> functie: <> Toelichting: Dit proces-verbaal wordt alleen gebruikt in de eerste fase van de niet-openbare procedure en wordt niet aan de leveranciers gezonden. Het deel boven de horizontale lijn van dit document wordt hetzelfde ingevuld als bijlage 1. In de kolom “selectie” wordt het besluit genoteerd wie er is geselecteerd en wie werd afgewezen. U kunt dit eenvoudig doen door de woorden “geselecteerd”of “niet-geselecteerd” te plaatsen. Verder dient u de verwijzing naar het onderliggende “selectierapport” en wie het uiteindelijke selectiebesluit nam in te vullen en het geheel te ondertekenen.

11


Bijlage 3 Proces-verbaal van opening van de inschrijvingen. In het kader van de <>openbare Europese aanbesteding voor : <> met <> van <> zijn <> inschrijvingen tijdig binnengekomen, waarvan de onderstaande staat is opgemaakt. Nr


Status inschrijving

Bijzonderheden

Inschrijfprijs* Excl. BTW

01 02 03 04 05 06 07 08 * deze kolom wordt bij de opening van de inschrijvingen alleen ingevuld indien gunning plaats zal vinden op het criterium “laagste prijs”. Er moet echter nog wel vastgesteld worden of betreffende leverancier aan alle geschiktheidseisen, selectie-eisen en het pakket van eisen van de aanbesteding heeft voldaan. De vaststelling van de laagste prijs houdt dus nog geen voornemen tot gunning in. Op <>, <> uur, <> te <> is door <> en <> van <>, overgegaan tot het openen van de inschrijvingen. Inschrijvingen die na de sluitingsdatum, zijn <> ingediend worden, zullen niet in de beoordelingsprocedure worden meegenomen. <>,



Toelichting: Dit proces-verbaal wordt gebruikt in openbare procedure en in de tweede fase van de nietopenbare procedure en wordt aan de leveranciers gezonden. In beide procedures wordt indien gunning op laagste prijs plaatsvindt in de kolom “inschrijfprijs” het bedrag van de aanbieding excl. BTW vermeld. Er moet echter nog wel vastgesteld worden of betreffende leverancier aan alle geschiktheidseisen, selectie-eisen en het pakket van eisen vereisten van de aanbesteding heeft voldaan. De laagste prijs houdt dus nog geen voornemen tot gunning in. Bij de openbare procedure kunt u de tabel uitbreiden indien de inschrijvingen het aantal rijen in de tabel overstijgt.

12


Bij de niet-openbare procedure kunt u de namen en contactgegevens reeds invullen bij het verzenden van de offerteaanvragen aan de geselecteerde leveranciers. In de kolom “Status inschrijving” kunt u op het moment van opening aangeven of leverancier feitelijk een inschrijving heeft ingediend. Hier kunt u bijvoorbeeld ook aangeven : “inschrijving ontvangen” “geen inschrijving” “onvolledig” “te laat” In de kolom “Bijzonderheden” kunnen de eventuele bijzonderheden worden aangegeven (b.v. indien er een samenwerkingsverband heeft ingeschreven, het contactadres van de penvoerder).

13


Bijlage 4 Proces-verbaal van gunning. In het kader van de <> openbare Europese aanbesteding voor : <> met <> van <> zijn <> inschrijvingen tijdig binnengekomen, waarvan de onderstaande staat is opgemaakt. Nr


Status inschrijving

Bijzonderheden Inschrijfprijs* Excl. BTW

Gunning

01 02 03 04 05 06 07 08 * deze kolom wordt de definitief vastgestelde prijs opgenomen Op <>, <> uur, <> te <> is door <> en <> van <>, overgegaan tot het openen van de inschrijvingen. Inschrijvingen die na de sluitingsdatum, zijn <> ingediend worden, zullen niet in de beoordelingsprocedure worden meegenomen. <>, naam: <> opgemaakt datum: <>


Het voornemen tot gunning werd op basis van het “gunningsrapport”<> <> en door <> goedgekeurd op <> door:

naam: <> functie: <>

14


Toelichting: Dit proces-verbaal wordt gebruikt in openbare procedure en in de tweede fase van de nietopenbare procedure. Dit proces-verbaal wordt niet aan de leveranciers gezonden. Het deel boven de horizontale lijn van dit document wordt hetzelfde ingevuld als het model procesverbaal van bijlage 1 of bijlage 3, afhankelijk van de door u gebruikte aanbestedingsprocedure. Bij de openbare procedure: U kunt de tabel uitbreiden indien de inschrijvingen het aantal rijen in de tabel overstijgt. In de kolom “Gunning” kunt u het besluit aangegeven aan wie er is gegund en wie werd afgewezen. U kunt dit eenvoudig doen door de woorden “gegund”of “niet-gegund” in deze kolom te plaatsen. Onder de horizontale lijn dient u de verwijzing naar het onderliggende “gunningsrapport” en wie het uiteindelijke gunningsbesluit nam in te vullen en het geheel te ondertekenen. Bij de niet-openbare procedure: Hier dient u in de kolom “inschrijfprijs” het bedrag van de aanbieding excl. BTW te vermelden. In de kolom “gunning” wordt het besluit aangegeven aan wie er is gegund en wie werd afgewezen. U kunt dit eenvoudig doen door de woorden “gegund”of “niet-gegund” in deze kolom te noteren. Onder de horizontale lijn dient u de verwijzing naar het onderliggende “gunningsrapport” en wie het uiteindelijke gunningsbesluit nam in te vullen en het geheel te ondertekenen.

15

Handleiding dossiervormen en opstellen proces-verbaal Fase 3, stap 1

Recommend Documents