Handleiding opstellen beoordelingscriteria Fase 2, stap 1

Handleiding opstellen beoordelingscriteria Fase 2, stap 1

September 2008

Dit is een uitgave van het Ministerie van OCW, Taskforce Gratis Schoolboeken


Gebruiksaanwijzing: Deze handleiding is samengesteld door de Taskforce Gratis Schoolboeken van het Ministerie van OCW en biedt scholen in het voortgezet onderwijs een handvat voor het opstellen van beoordelingscriteria. Voor een Europese aanbesteding dienen veel keuzes te worden gemaakt. Deze keuzes zijn afhankelijk van de specifieke wensen van de gebruiker. De modellen “Handleiding analyse eigen situatie” en “Checklist plan van aanpak” kunnen daarbij richting geven. Deze keuzes leiden uiteindelijk tot beoordelingscriteria waaraan de informatie van de leveranciers zal worden getoetst. In dit model worden op bepaalde plaatsen door middel van een lichtblauw kader voorbeelden gegeven. Op andere plaatsen zal bij gegeven voorbeeldteksten een geel gemarkeerde tekst aangepast moeten worden aan uw specifieke situatie.


Inhoudsopgave Inhoudsopgave .......................................................................................................................3 1 Inleiding ..........................................................................................................................4 2 Het beoordelingsproces en het opstellen van criteria..............................................................5 2.1 Het beoordelingsproces ............................................................................................5 2.2 Selectie- en gunningscriteria opstellen ........................................................................6 3 Wat zijn uitsluitingsgronden en hoe te toetsen? .....................................................................8 3.1 Wat zijn uitsluitingsgronden? .....................................................................................8 3.2 Toetsen van de uitsluitingsgronden. ............................................................................9 4 Wat zijn selectiecriteria en hoe te toetsen? .........................................................................10 4.1 Wat zijn selectiecriteria? .........................................................................................10 4.1.1 Financiële en economische draagkracht ................................................................10 4.1.2 Beoordeling van de financiële en economische draagkracht......................................14 4.2.1 Technische of beroepsbekwaamheid .....................................................................17 4.2.2 Beoordeling van de beroepsbekwaamheid ..............................................................17 5. Geschiktheid van de leverancier...........................................................................................21 5.1 Algemeen .............................................................................................................21 5.2 Geschiktheidsbepaling in de openbare procedure........................................................21 5.3 Geschikheidsbepaling in de niet-openbare procedure ..................................................21 6. Wat zijn gunningscriteria en hoe te toetsen ...................................................................23 6.1 Wat zijn gunningscriteria? .......................................................................................23 6.2 Beoordeling bij gunning op laagste prijs.....................................................................23 6.3 Beoordeling bij gunning op economisch meest voordelige inschrijving............................24 7 Case met meerdere vormen van beoordeling .......................................................................27 Binaire beoordeling.........................................................................................................27 Rapportcijfers ................................................................................................................28 Puntentoekenning op basis van bandbreedte.......................................................................31 Puntentoekenning op basis van onderling vergelijk ..............................................................32


1

Inleiding

Bij het opstellen van de aanbestedingsstukken moeten de beoordelingscriteria worden gedefinieerd. De beoordelingscriteria gaan uiteindelijk bepalen aan wie de opdracht gegund gaat worden. U definieert wat u belangrijk vindt aan de opdracht en de beoordelingscriteria gebruikt u om te bepalen welke inschrijving het beste invulling geeft aan datgene wat u wilt bereiken. Het is belangrijk zorgvuldig uw beoordelingscriteria op te stellen. Voor een deel zijn hier wettelijke regels voor die in Nederland zijn neergelegd in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Dit is een implementatie in de Nederlandse wetgeving van de richtlijn nr. 2004/18/EG van het Europese Parlement en de Raad van de Europese Unie. Deze handleiding begint met een algemene toelichting op het beoordelingsproces. Hierin wordt uiteengezet welke stappen u in dit proces doet. Vervolgens wordt dieper ingegaan op de selectie- en gunningscriteria. Ook wordt ingegaan op de wijze waarop criteria getoetst kunnen worden, de wijze waarop gescoord kan worden en de onderlinge verhoudingen van verschillende criteria, de zogenaamde wegingsfactoren kunnen worden gebruikt. Voor alle beoordelingen die hierna aan de orde komen geldt dat deze dienen te voldoen aan de volgende uitgangspunten: Objectiviteit; Transparantie; Non-discriminatie.

4


2

Het beoordelingsproces en het opstellen van criteria

2.1

Het beoordelingsproces

De beoordeling vindt binnen een aanbesteding zowel bij de openbare procedure als bij de nietopenbare procedure altijd in drie strikt gescheiden delen plaats: Deel 1. Het vaststellen of een leverancier moet worden uitgesloten op basis van één of meer van de uitsluitingsgronden. Deel 2. Het vaststellen of een leverancier in staat zal zijn de opdracht uit te voeren op basis van de selectiecriteria. Deel 3. De beoordeling van de feitelijke offerte van de leverancier op basis van de gunningscriteria. In de openbare procedure worden deel 1, 2 en 3 binnen dezelfde fase maar achtereenvolgens uitgevoerd. In de niet-openbare procedure worden deel 1 en 2 achtereenvolgens binnen de eerste fase uitgevoerd en deel 3 in een daarop volgende tweede fase. In de praktische uitvoering van de procedure heeft dit tot gevolg dat in de offerteaanvraag die gebruikt wordt in de openbare procedure alle drie de delen zijn opgenomen. Bij de niet-openbare procedure zijn er echter twee documenten noodzakelijk, een selectieleidraad waarin deel 1 en 2 zijn opgenomen en de offerteaanvraag waarin deel 3 is opgenomen. Deze indeling vindt u dan ook terug in de beschikbaar gestelde modellen. In het volgende figuur is dit schematisch weergegeven.

Selectieleidraad Niet-openbare procedure Offerteaanvraag Openbare procedure

Offerteaanvraag Niet-openbare procedure

Figuur 1.

5


In essentie zijn beide procedures dus gelijk opgebouwd. Het feitelijke verschil bestaat uit de knip tussen deel 2 en 3 in de niet-openbare procedure. Deze knip maakt het mogelijk om deel 3 van de procedure in te gaan met een beperkt aantal leveranciers. Voor een verdere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk 4 van de “Handleiding analyse eigen situatie”.

2.2

Selectie- en gunningscriteria opstellen

Door het volgen van een aantal logische stappen komt u tot helder uitgewerkte selectie- en gunningscriteria. De volgende stappen moet u daarvoor doorlopen waarbij het programma van eisen het uitgangspunt vormt. In het programma van eisen heeft u vastgesteld wat u van de leverancier(s) verwacht aan leveringen en/of diensten. Dat is de absolute basiskwaliteit van de opdracht. Leveranciers moeten daar aan voldoen. Schematisch:

U beschrijft zelf welke informatie u nodig heeft om: 1. de uitsluitingsgronden te toetsen; 2. de selectiecriteria te beoordelen; 3. de beoordeling van de offerte goed uit te kunnen voeren; U bepaalt welke informatie de leverancier dient aan te leveren. Het is raadzaam om in de selectieleidraad en de offerteaanvraag vast te leggen hoe u de gevraagde informatie aangeleverd wilt krijgen. Dit kunt u bereiken met voorgeschreven formats. Zo krijgt u onderling vergelijkbare gegevens en het voorschrijven van een format maakt het voor u makkelijker de aanbiedingen te beoordelen. Wanneer u daarnaast vraagt om informatie bijvoorbeeld eveneens in Excel aan te leveren kunt u de informatie kopiëren in uw beoordelingsmatrix. Eventueel rekenwerk kunt u dan snel met formules uitvoeren. Daarnaast helpt het gebruik van door uzelf voorgeschreven formats appels met appels te vergelijken. Tip: kopieer zorgvuldig en controleer het gekopieerde met de papieren opgave. Dit is bijvoorbeeld gemakkelijk bij kwantificeerbare informatie, zoals financiële informatie. Meer vragen leidt niet alleen tot meer werk voor de leveranciers, maar ook voor u. U zult de opgevraagde informatie moeten beoordelen.

6


Voorbeelden: In de documenten “Model-offerteaanvraag niet-openbare procedure intern boekenfonds” en “Modelofferteaanvraag openbare procedure extern boekenfonds” zijn voorbeelden opgenomen van formats die u kunt gebruiken.

U bepaalt hoe u de aangeleverde informatie gaat beoordelen. Bijvoorbeeld via een score of binaire beoordeling. (Zie ook hoofdstuk 7) Echter in verband met het transparantiebeginsel dient u de wijze van beoordelen steeds vooraf dus in uw selectieleidraad en uw offerteaanvraag bekend te maken. U bepaalt wie u betrekt bij de beoordeling van de aangeleverde informatie. U kunt de beoordeling zelf doen maar het is gezien de complexiteit van de procedure gewenst dat een aanbesteding niet door slechts één persoon wordt uitgevoerd maar door een aanbestedingsteam. Zie ook het document “Checklist plan van aanpak”.

7


3

Wat zijn uitsluitingsgronden en hoe te toetsen?

3.1

Wat zijn uitsluitingsgronden?

Uitsluitingsgronden zijn omschrijvingen van omstandigheden/situaties waarin een leverancier zich kan bevinden. Indien een leverancier zich in één van de beschreven omstandigheden bevindt, bent u verplicht of gerechtigd dat bedrijf uit te sluiten van verdere deelname. Vooraf dient u aan te geven wat de consequenties zullen zijn. De toetsing vindt plaats op basis van een gesloten systeem van eisen en de bewijsmiddelen zijn strikt gereguleerd (artikel 45 en 46 Bao). De gronden waarop u een leverancier kunt of moet uitsluiten zijn dat: a. leverancier onherroepelijk veroordeeld is op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht; Dit zijn artikelen die te maken hebben met deelname aan een criminele organisatie, fraude, omkoping en witwassen; b. leverancier in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surséance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie; c. leverancier wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt; d. er tegen leverancier een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; e. leverancier in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de Opdrachtgever aannemelijk kan maken; f. leverancier niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland; g. leverancier niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland; h. leverancier zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van het Bao kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt.

8


3.2

Toetsen van de uitsluitingsgronden.

Over het algemeen wordt in eerste instantie een eigen verklaring van de leverancier gevraagd. Daarnaast is het mogelijk om bewijzen op te vragen om de verklaring te toetsen. Bij de niet-openbare procedure dient u de controle (door het opvragen van de bewijsstukken) uit te voeren voordat u de offerteaanvraag aan de geselecteerde leveranciers toezendt. U moet voorkomen dat u een leverancier in de gunningsfase alsnog op grond van selectiecriteria moet uitsluiten. Ook hier is in het Bao aangegeven wat u mag verlangen als bewijsstukken. Dit is opgenomen in artikel 46. Voorbeeld In de “Model-selectieleidraad niet-openbare procedure intern boekenfonds” en “Model-offerteaanvraag openbare procedure extern boekenfonds” is een voorbeeld van een eigen verklaring opgenomen.

9


4

Wat zijn selectiecriteria en hoe te toetsen?

4.1

Wat zijn selectiecriteria?

Selectiecriteria kunnen grofweg worden onderscheiden in twee groepen waarop de geschiktheid van de geïnteresseerde leveranciers getoetst wordt: • financiële en economische draagkracht; • technische of beroepsbekwaamheid. De criteria worden in artikel 48 en 49 lid 1 en 2 van het Bao genoemd en voor een aantal criteria wordt ook de beperking aangegeven met betrekking tot wat u mag vragen. Een leverancier kan om aan de eisen met betrekking tot deze onderwerpen te voldoen, of een hogere beoordeling te scoren, een samenwerking aangaan met één of meer andere bedrijven. Ook een garantstelling b.v. van een concern–holdingmaatschappij of een derde (bijvoorbeeld van een ander bedrijf, bank of verzekeraar), kan de geschiktheid van de leverancier onderbouwen of ondersteunen. Proportionaliteitsbeginsel Voor de vraagstelling m.b.t. alle selectiecriteria is het van belang dat u een evenwichtige verhouding kiest tussen de onderhavige opdracht en de vragen die u daaraan relateert of eisen die u er aan stelt. Deze verhouding wordt genormeerd door het zogenaamde proportionaliteitsbeginsel. Dit beginsel houdt in dat er een redelijke verhouding dient te zijn tussen de aard en omvang van de opdracht en de daarbij te stellen eisen.

4.1.1 Financiële en economische draagkracht Het toetsen van de financiële en economische draagkracht wordt gedaan om continuïteit gedurende de contractperiode, inclusief eventuele verlengingen te waarborgen. Er zijn verschillende manieren om hier meer inzicht over te verkrijgen. De mate van zekerheid die gewenst is, is sterk afhankelijk van het risico dat u als opdrachtgever loopt wanneer tijdens de contractperiode de leverancier zijn contractuele verplichtingen niet kan nakomen door bijvoorbeeld een faillissement. Hoe groter dit risico is, des te meer zekerheid gewenst is en des te zwaarder de eisen aan de draagkracht zijn. Bij het opstellen van het aanbestedingsdocument zal door de opdrachtgever beslist moeten worden hoe groot het risico is dat men wil nemen en welke eisen aan de leverancier om deze reden gesteld zullen worden. Voorbeeld Zo zal voor de uitrol van een groot ICT-project meer financiële zekerheid nodig zijn dan bij het inhuren van een organisatieadviseur t.b.v. het college van bestuur. Bij het ICT-project zal veelal meer voorinvestering van de leverancier worden verwacht dan dat het geval zal zijn bij het inhuren van de organisatieadviseur, wiens salaris per maand gefactureerd en betaald wordt.

10


Voor de aanbesteding van schoolboeken bestaat voor uw school het risico dat de leverancier niet in staat is te leveren. De levering zal niet (meer) plaats kunnen vinden indien de leverancier niet meer aan zijn verplichtingen aan u of zijn eigen toeleveranciers kan voldoen. Wij geven u hierna enige voorbeelden van de wijze waarop u de gegevens kunt uitvragen in de vorm van door de leverancier in te vullen verklaringen. Voorbeelden zoals gebruikt in de Model-selectieleidraad en Model-offerteaanvraag openbare procedure: In de modellen (de Model-selectieleidraad niet-openbare procedure en de Model-offerteaanvraag openbare procedure) vindt u bijlagen voor het (beperkt) opvragen van gegevens om de financiële en economische draagkracht inzichtelijk te krijgen. Beoordeling van de omzet vindt plaats op basis van een te overleggen accountantsverklaring. (Bijlage H, Model-selectieleidraad niet-openbare procedure). In dit geval zal de accountant verklaren wat de hoogte van de omzet (is geweest) met betrekking tot de gevraagde boekjaren. Op deze wijze verkrijgt u zekerheid betreffende de juistheid van de gegevens. U kunt ook overwegen de leverancier zelf de verklaring te laten ondertekenen, wat voor de leverancier een besparing van de administratieve lasten oplevert. Zie het hierna volgende voorbeeld in de vorm van een verklaring. Beoordeling van de jaarrekening met betrekking tot een eventueel opgenomen continuïteitsparagraaf. (Bijlage I, Model-offerteaanvraag openbare procedure). Een continuïteitsparagraaf is een aantekening van een accountant waarin is aangegeven dat deze van mening is dat het voortbestaan van de betreffende onderneming in gevaar is. Het bestaan van een dergelijke paragraaf kan voor Opdrachtgever een reden zijn om de onderneming uit te sluiten van deelneming aan de aanbestedingsprocedure, omdat het risico te groot is. U kunt een verklaring van de leverancier vragen dat er geen continuïteitsparagraaf is opgenomen. Concerngarantie Het komt vaak voor dat de jaarcijfers van een leverancier zijn geconsolideerd in het jaarverslag van een concern/holdingmaatschappij waartoe leverancier behoord. Indien de leverancier die deel uit maakt van een concern/holdingmaatschappij gebruik maakt van de jaarcijfers van de concern/holdingmaatschappij om te kunnen voldoen aan de door u gestelde omzeteis, dient een aansprakelijkheidsverklaring te worden verstrekt door die concern/holdingmaatschappij. Uit die verklaring moet blijken dat het concern of de holding zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de (financiële) verplichtingen die uit de af te sluiten contract(en) voortvloeien. Ook indien de leverancier zich beroept op de financiële draagkracht of bekwaamheid van een of meer onderaannemers en daartoe gebruik maakt van de (financiële) gegevens van deze onderaannemer(s) moet hij aantonen dat hij ook werkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke (financiële) middelen. In plaats van een garantverklaring kan bij een

11


concerngarantie ook een zogenoemde 403-verklaring van de concern-/holdingmaatschappij worden overgelegd. Met een 403-verklaring kan een tot een groep behorende rechtspersoon worden vrijgesteld van de verplichting om een jaarrekening te publiceren indien aan de voorwaarden van artikel 403, Boek 2 Burgerlijk Wetboek is voldaan. Een van de voorwaarden is dat de moedervennootschap schriftelijk verklaart zich hoofdelijk aansprakelijk te stellen voor de schulden van haar dochter. U vraagt deze verklaringen om meer zekerheid voor de nakoming van verplichtingen te verkrijgen. Voorbeeld 1 In de modellen (de Model-selectieleidraad niet-openbare procedure en de Model-offerteaanvraag openbare procedure) is een voorbeeld van een concern/holdingverklaring opgenomen in bijlage J.

Voorbeeld 2 via een verklaring: U kunt de benodigde informatie van de leveranciers verkrijgen door jaarverslagen op te vragen en zelf hieruit de gegevens vast te stellen. Eenvoudiger is echter om een verklaring te vragen waarin de leverancier zelf deze gegevens aanlevert. Een voorbeeld van zo’n verklaring is op de volgende pagina weergegeven. U dient in uw offerteaanvraag of selectieleidraad vóóraf aan te geven op welke wijze u de gegevens gaat beoordelen. Beoordeelt u de cijfers per boekjaar of een gemiddelde over de drie boekjaren? Weegt u elk jaar ever zwaar of het laatste jaar zwaarder, omdat dit de huidige situatie en tendens beter weergeeft?

12


Verklaring Hierbij verklaart ondergetekende dat hij voldoende financiële en economische draagkracht heeft om de dienstverlening als vermeld in deze selectieleidraad te vervullen. U dient hiervoor gebruik te maken van onderstaand model. Jaartal (laatste 3 boekjaren) In miljoenen Euro’s

2005

2006

2007

Balanstotaal

€

€

€

Totaal Eigen Vermogen

€

€

€

Totaal Debiteuren

€

€

€

Totaal Liquide Middelen

€

€

€

Totale Activa

€

€

€

Totaal Kort Vreemd Vermogen

€

€

€

Totaal Vreemd Vermogen

€

€

€

Bedrijfsresultaat voor Belasting

€

€

€

Totale netto omzet van de onderneming

€

€

€

Relevante omzet* van de onderneming met betrekking tot deze aanbesteding

€

€

€

Liquiditeit (Quick Ratio) (Debiteuren+ Liquide Middelen) / Kort Vreemd vermogen)

Solvabiliteit (Totaal Eigen Vermogen / Balanstotaal) x 100%

Rentabiliteit (Bedrijfsresultaat voor Belasting / Balanstotaal) x 100%

* Leveranciers dienen over een minimale relevante omzet te beschikken van <<€ ……….>>> Indien voor uw onderneming dit model niet bruikbaar is, dient u dat met onderbouwing kenbaar te maken. Op grond hiervan kan <> toestaan met andere bewijsstukken de financiëleen economische draagkracht van uw onderneming aan te tonen. Ondergetekende verklaart bovenstaande tabel naar waarheid ingevuld te hebben. Hierbij verklaart ondergetekende tevens dat deze desgewenst, << bij niet-openbare procedure voorafgaand aan de uitnodiging tot inschrijving>>, op het eerste verzoek van de <> binnen 10 dagen na een dergelijk verzoek bewijsstukken zal overleggen ten einde de financiële en economische draagkracht aan te tonen op straffe van uitsluiting.

13


4.1.2 Beoordeling van de financiële en economische draagkracht De financiële en economische draagkracht kunt u beoordelen aan de hand van financiële gegevens en ratio’s. U mag deze opvragen over de laatste 3 boekjaren (of korter). De mogelijk te beoordelen onderwerpen zijn: • Omzetgegevens over de laatste 3 boekjaren van leverancier: o Totale omzet van de leverancier o Relevante omzet van de leverancier • Economische kengetallen • Verzekering tegen beroepsrisico’s Beoordeling van de totale omzet De omzetvraag wordt in de praktijk in zowel de openbare als de niet-openbare procedure meestal binair beoordeeld. Leverancier voldoet wel of niet aan de vereiste omzet. Het effect van een hoge omzeteis is dat u de kleinere marktpartijen uitsluit en de concurrentie daarmee beperkt. Dat is niet altijd gewenst. Een leverancier kan overigens er voor zorgen, indien de omzet van de eigen onderneming aan de lage kant is, een samenwerking aan te gaan met één of meer andere bedrijven. Ook een garantstelling b.v. van een concern–holdingmaatschappij of een derde (bijvoorbeeld van een ander bedrijf, bank of verzekeraar), kan de geschiktheid (financiële en economische draagkracht) van de leverancier onderbouwen of ondersteunen (Bijlage J in zowel de Model-selectieleidraad als de Modelofferteaanvraag openbare procedure geven hiertoe de mogelijkheid.) Voorbeeld van de vraagstelling: In het voorbeeld en de bijlagen H en I in zowel de “Model-selectieleidraad niet-openbare procedure intern boekenfonds” als ook de “Model-offerteaanvraag openbare procedure extern boekenfonds” wordt van de leverancier verlangd dat hij een bepaalde minimale omzet heeft. Achtergrond hiervan is dat u wilt dat de leverancier niet alleen u als klant heeft en niet afhankelijk is van alleen uw omzet. Vanuit een inkoopperspectief wilt u ook dat de leverancier voor uw opdracht voldoende continuïteit kan bieden. Stel: Uw opdracht heeft een geraamde waarde op basis van historische gegevens van € 1.000.000. U vraagt als selectiecriterium een minimale omzet van de leverancier van € 9.000.000. Dan is deze eis in strijd met het proportionaliteitsbeginsel omdat er geen redelijke verhouding (1:9) is tussen de omvang van uw opdracht en de door u vereiste omzet. Deze proportionaliteit kan per markt verschillend zijn. In de markt van de schoolboeken lijkt een verhouding van 1:3 meer op zijn plaats.

14


Beoordeling van de relevante omzet U kunt eisen stellen aan de relevante omzetgegevens. Dat wil zeggen omzet toegespitst op schoolboeken. Let er daarbij wel op dat het voor veel bedrijven moeilijk is deze specifieke gegevens m.b.t. schoolboeken met voldoende nauwkeurigheid uit hun jaarcijfers te destilleren. Ook hier geldt het proportionaliteitsbeginsel, een verhouding van 1:3 kan als redelijk worden beschouwd, maar nieuwkomers op de schoolboekenmarkt sluit u hiermee uit. Dit zou u kunnen voorkomen door de omzet niet alleen op schoolboeken maar op boeken in het algemeen toe te spitsen of het criterium geheel te laten vervallen. Beoordeling van de economische kengetallen Met betrekking tot de economische kengetallen zou u de verschillende ratio’s kunnen beoordelen. De meest gebruikte ratio’s zijn liquiditeit (quick ratio), solvabiliteit en rentabiliteit. Bedenk bij het opstellen van de aanbestedingsstukken of u ratio’s wit uitvragen en welke ratio’s u wilt uitvragen en beoordelen. Voor alle duidelijkheid, het is niet verplicht om deze gegevens op te vragen en te beoordelen. Aangezien er voor de wijze van berekening van de kengetallen meerdere definities bestaan die tot onvergelijkbare kengetallen kunnen leiden moet u ook de berekeningswijze aangegeven. Stel ook van tevoren vast welke ratio’s in de uit te vragen markt gebruikelijk zijn. In sommige bedrijfstakken zijn de ratio’s over de laatste drie jaar niets- of weinigzeggend doordat veel bedrijven zijn verkocht, verzelfstandigd, gefuseerd etc. Het is raadzaam de leverancier in de gelegenheid te stellen om in geval van bijzondere omstandigheden dit te laten melden. U dient u er op bedacht te zijn dat deze cijfers dan geen erg betrouwbare graadmeter zijn voor de gezondheid en continuïteit van het bedrijf. In het geval u de kengetallen wilt gebruiken als selectiecriterium dient u dus de gemiddelden van de bedrijfstak van de schoolboeken, zeer goed te kennen. Dit om te voorkomen dat u door het stellen van te hoge eisen te veel potentiële leveranciers bij voorbaat uitsluit. Voorbeeld: Een bedrijf waarvan de winst standaard aan het einde van het boekjaar naar een buitenlands moederbedrijf wordt overgemaakt, heeft vervolgens in Nederland slechte ratio’s. Hierdoor zou beoordeling van het in Nederland gevestigde bedrijf slechte ratio’s kunnen opleveren.

De beoordeling gebeurt hierbij in het geval van een openbare procedure in de praktijk meestal binair. In de niet-openbare procedure wordt meestal gekozen voor een binaire óf een puntentoekenning op basis van bandbreedte. Een puntentoekenning op basis van onderling vergelijk geeft vrijwel steeds complicaties bij de beoordeling. In het bijzonder voor een leverancier die bijzondere omstandigheden meldt m.b.t. zijn jaarcijfers. Daarbij is het dan vrijwel onmogelijk een score op een transparante wijze voor deze leverancier te bepalen.

15


Beoordeling van de verzekering tegen beroepsrisico’s Bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s wordt veelal geleverd door een kopie van een verzekeringspolis te laten overleggen of een verklaring van de verzekeringsmaatschappij waarin wordt aangetoond dat de leverancier tegen beroepsrisico’s is verzekerd. De dekking van de verzekering is daarbij veelal een minimumvereiste. Voorbeeld van de vraagstelling: Leverancier dient een kopie van een geldige polis van de relevante aansprakelijkheidsverzekeringen of een verklaring van een verzekeringsmaatschappij, waarin de dekking is aangegeven met betrekking tot deze aansprakelijkheid (als bedoeld in artikel 48 lid 1 sub a. Bao) te overleggen. De kopie(en) van deze polis(sen) of verklaring(en) dienen als bijlage toegevoegd te worden. Deze dekking dient minimaal € 2.500.000 te bedragen en gemaximeerd per jaar tot ten minste € 10.000.000. Indien de kopie van de polis of de verklaring ontbreekt of ouder is dan twaalf (12) maanden gerekend vanaf de sluitdatum van de inschrijving, wordt deze niet als bewijs van voldoende verzekering aanvaard. U kunt de voorgaande tekst ook nog uitbreiden met de volgende tekst: Mocht leverancier nog geen aansprakelijkheidsverzekering hebben of de dekking onvoldoende is kan leverancier ook een verklaring afgeven dat hij in geval de opdracht aan hem zal worden gegund alsnog een aansprakelijkheidsverzekering zal afsluiten, dan wel de dekking van de verzekering zal ophogen tot de hiervoor aangegeven vereisten.

Sommige verzekeringsmaatschappijen staan binnen de polisvoorwaarden niet toe dat de hele polis in kopie aan derden wordt overlegd. Zij kunnen dan meestal wel een verklaring van dekking overleggen. Door alleen een polis in kopie te eisen zou u onbedoeld bedrijven kunnen uitsluiten. Om dit te voorkomen kunt u dan opnemen dat u een verklaring van dekking ook toestaat. Om potentiële leveranciers in deze fase van de procedure niet op te zadelen met de verplichting om een (wellicht) dure verzekering aan te gaan, kunt u vragen alleen een verklaring af te leggen waarin zij aangeven bij het krijgen van de opdracht een verzekering af te sluiten of het verzekerd bedrag op te hogen naar de door u vereiste dekking. De vraag met betrekking tot de verzekering tegen beroepsrisico’s wordt in de praktijk in zowel de openbare als de niet-openbare procedure uitsluitend binair beoordeeld. Leverancier voldoet al dan niet aan de vereiste dekking, of er is geen voldoende of wel een voldoende verklaring m.b.t. de dekking.

16


4.2.1 Technische of beroepsbekwaamheid Bij de technische of beroepsbekwaamheid wordt onderzocht of de leverancier geschikt is om de te gunnen opdracht uit te voeren. Daarbij kunt u verschillende zaken toetsen zoals (niet limitatief): ervaring met de te gunnen opdracht; outillage; wijze waarop de kwaliteitszorg bij de onderneming is belegd. Voorbeelden voor de uitvraag van deze zaken zijn hierna in de beschrijvingen van de beoordelingen opgenomen.

4.2.2 Beoordeling van de beroepsbekwaamheid Beoordeling van de referenties Door het opvragen van referenties van vergelijkbare levering of dienstverlening toetst u de ervaring van de leverancier. De referenties moeten opdrachten betreffen die niet langer dan drie kalenderjaren geleden tijdig – verleend uitstel daaronder begrepen - zijn uitgevoerd conform het gestelde in artikel 49 lid 2 sub b van het Bao. Door te vragen naar referenties hoopt u de kwaliteit van de leveringen en diensten zo veel mogelijk te waarborgen. De leverancier heeft dan immers in het verleden al bewezen een dergelijke opdracht succesvol uit te kunnen voeren. Door referenties te vragen beperkt u echter ook het aantal potentiële aanbieders. Nieuwe toetreders op de markt kunnen immers vaak nog geen referenties overleggen voor dit type opdracht. U kunt dit voorkomen door vergelijkbare levering en dienstverlening ruim te omschrijven. Bijvoorbeeld door aan te geven dat de leveringen en diensten niet specifiek gericht hoeven te zijn op schoolboeken, maar meer algemeen op boeken of leermiddelen. Voorbeelden: In de Model-selectieleidraad niet-openbare procedure vindt u in bijlage K een model voor het opvragen van referenties. In § 4.2.2 van de Model-selectieleidraad niet-openbare procedure is een uitgebreid voorbeeld gegeven van de wijze waarop u de referenties kunt beoordelen op basis van een combinatie van binaire beoordeling en puntentoekenning op basis van bandbreedte . In de Model-offerteaanvraag openbare procedure vindt u eveneens in bijlage K een model voor het opvragen van referenties. In § 7.2.2 van de Model-offerteaanvraag openbare procedure is een voorbeeld gegeven van de wijze waarop u de referenties kunt beoordelen op basis van uitsluitend binaire beoordelingen.

17


Beoordeling van de outillage U kunt vragen aan de leverancier om te beschrijven over welke outillage (het materieel en de technische uitrusting) leverancier de beschikking heeft voor het uitvoeren van onderhavige opdracht. Daartoe geeft de Bao art. 49 lid 2 sub i Bao u de mogelijkheid. Het is daarbij van belang ook de verschillende outillageonderdelen die voor uw opdracht van belang zijn en waarop u zult gaan beoordelen te benoemen. Voorbeeld Outillage Voorbeeldvragen met betrekking tot de voor de opdracht relevante outillage: • Staan automatiseringsmiddelen ter beschikking voor het contact met de klanten? • Heeft u een volgsysteem voor orders? • Bent u in staat af te leveren in de binnenstad van <<…..>> waar alleen vrachtwagens tot 3,5 ton zijn toegelaten? • Het gebouw van opdrachtgever heeft een ommuurd terrein, de poorthoogte is 3,2 m en de afstand tot het magazijn over een betegeld voetpad is 150 m) Betontegels 30x30x6 cm. Hebt u middelen om de boeken op pallets in het magazijn af te leveren zonder schade aan het voetpad? • Hebt u de beschikking over middelen om de boeken op de tweede verdieping in dozen via een 90 graden naar buiten openslaand raam van 1,10 m breed en 1,20 m hoog af te leveren? • Etc.

De beoordeling zal bij een openbare procedure veelal binair plaatsvinden: • Er zijn wel/niet automatiseringsmiddelen. • Er is wel/niet de beschikking over een volgsysteem voor orders. • Etc. In het geval van een niet-openbare procedure is het mogelijk de beoordeling binair plaats te laten vinden maar ook om aan de gegeven beschrijving punten toe te kennen op basis van een rapportcijfersysteem. U moet dan vooraf helder hebben aan welk volgsysteem u de meeste waarde hecht en waarom. Let bij dit onderwerp er in het bijzonder op dat u geen onderwerpen dubbel gaat beoordelen. In het bovengenoemde voorbeeld mag u het ter de beschikking hebben van het ordervolgsysteem niet opnieuw onderdeel van de beoordeling maken in de gunningsfase. Beoordeling van de wijze waarop de kwaliteitszorg bij de onderneming is gewaarborgd. U kunt ook vragen stellen om inzicht te krijgen in de wijze waarop de leverancier de kwaliteit waarborgt. We bedoelen hierbij niet de kwaliteit van het product. We doelen hier op organisatorische kwaliteit en de wijze waarop het product/dienst tot stand komt. Dit leidt tot een product met een constante kwaliteit. Daartoe geeft de Bao art. 49 lid 2 sub d. u de mogelijkheid. Doordat de leverancier zich bezighoudt met het borgen van de kwaliteit wordt hij gedwongen om na te denken over de processen en procedures binnen zijn organisatie en hoe deze verbeterd kunnen worden. Kwaliteitszorg heeft dan ook vaak met klantgerichtheid te maken.

18


De wijze waarop u dit kunt uitvragen is opgenomen in het volgende voorbeeld. Voorbeeld: In de selectieleidraad zou u het volgende op kunnen nemen. Let er daar wel bij op dat u leveranciers kunt uitsluiten op een minder wezenlijk onderdeel: niet alle bedrijven beschikken over een kwaliteitscertificaat of een op schrift gesteld kwaliteitsbeleid, hetgeen niet noodzakelijkerwijs betekent dat deze bedrijven kwalitatief onder de maat zijn. In te dienen met betrekking tot kwaliteit: Een beschrijving van de maatregelen die de leverancier treft om de kwaliteit te waarborgen conform art. 49 lid 2 sub d Bao. U dient een opgave te doen van de maatregelen die u treft om de kwaliteit te waarborgen. De kwaliteit van uw bedrijf, de geleverde producten en uitgevoerde dienstverlening wordt met name bepaald door de wijze waarop dit is georganiseerd, wordt uitgevoerd en bewaakt. Dit impliceert dat: (1) uw bedrijf over certificaten of bedrijfsdocumenten en procedures beschikt waaruit dat blijkt; (2) uw leidinggevende en uitvoerende personeel hiermee bekend is en beschikt over de noodzakelijke informatie en instrumenten om hieraan te kunnen voldoen; U wordt verzocht het voorgaande aan te tonen middels (een en ander zoals gesteld in artikel 50 Bao): 1. een geldig kwaliteitscertificaat, opgesteld door een onafhankelijke instantie, NEN ISO 9001:2000 of vergelijkbaar (u volstaat met het toevoegen van een kopie) op de sluitingsdatum van deze inschrijving, of 2. indien u niet, of niet meer, beschikt over een geldig certificaat kan het volstaan om een planning van de certificering te overleggen, of 3. indien u niet beschikt over een certificaat en u zich ook niet in een certificeringtraject bevindt, kan het volstaan om uw eigen kwaliteitshandboek te overleggen. Het dient een actueel en geldig kwaliteitshandboek te zijn, waarin zijn opgenomen de maatregelen die uw organisatie treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren, voorzien van een beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring).

Bij de beoordeling stelt u vast of de onderneming voldoende maatregelen treft om kwaliteit te waarborgen gerelateerd aan het gestelde en gevraagde. Dat wil dus zeggen dat u moet vaststellen of het overlegde ISO 9001:2000 certificaat de leveringen/diensten dekt die u aanbesteedt, dan wel dat de onder de punten 2 en 3 genoemde andere wijze van aantonen van de kwaliteitsmaatregelen overeenkomen met de gestelde ISO norm. De beoordeling zal bij een openbare procedure veelal binair plaatsvinden: • er is wel/niet een geldige certificering, of • er is wel/niet een inhoudsopgave van een actueel en geldig kwaliteitshandboek én een beschrijving van de maatregelen die leverancier treft om de kwaliteit te waarborgen en te

19


controleren en een verklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert. In het geval van een niet-openbare procedure is het mogelijk de beoordeling binair plaats te laten vinden zoals hierboven maar ook om hier punten aan toe te kennen op basis van een rapportcijfersysteem.

20


5. Geschiktheid van de leverancier 5.1

Algemeen

Op basis van de toetsing van de uitsluitingsgronden en de beoordeling van de selectiecriteria wordt beoordeeld of een leverancier in staat zal zijn om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen (de leverancier wordt al dan niet geschikt bevonden). De bepaling van de geschiktheid omvat voor zowel de openbare als ook de niet-openbare procedure dezelfde thema’s. De manier waarop de beoordeling in de praktijk plaatsvindt heeft voor elk van de beide procedures enkele specifieke kenmerken zoals hiervoor in hoofdstuk 3 en 4 is aangegeven. Dit leidt tot de volgende samenvatting.

5.2

Geschiktheidsbepaling in de openbare procedure

In de praktijk zal bij de openbare procedure de geschiktheid van de leverancier worden vastgesteld door toetsing van de uitsluitingsgronden (waaronder de zogenaamde knock-out criteria) en een binaire beoordeling van de selectiecriteria voorafgaand aan de beoordeling van de offerte. Van een leverancier die wel voldoet aan de gestelde eisen zal de gelijktijdig ingediende offerte worden beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria. Een leverancier die niet voldoet aan een van de gestelde vereisten wordt uitgesloten van verdere beoordeling. Dat wil zeggen dat de gelijktijdig ingediende offerte niet zal worden beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria. Dat geeft als resultaat dat er in een markt met veel aanbieders en veel bedrijven die aan deze criteria kunnen voldoen ook veel offertes zullen zijn om te beoordelen aan de hand van de gunningscriteria. Advies In een openbare procedure zult u een voldoende aantal leveranciers over willen houden om de concurrentie te waarborgen. Zorg daarbij dat leveranciers niet al te gemakkelijk worden uitgesloten of afvallen op de binair te beoordelen selectiecriteria. Een puntenscore is hierbij te ontraden.

5.3

Geschikheidsbepaling in de niet-openbare procedure

In de niet-openbare procedure wordt de geschiktheid in de praktijk meestal vastgesteld door toetsing van de uitsluitingsgronden en beoordeling van de selectiecriteria aan de hand van een mix van binaire beoordelingen en beoordeling met vormen van puntentoekenning. Leveranciers die de toets van de uitsluitingsgronden niet doorstaan en/of niet voldoen aan één van de binair te beoordelen selectiecriteria vallen af. Het verzoek tot deelname wordt dan verder niet meer beoordeeld op basis van de selectiecriteria. Het geheel van deze binaire beoordelingen worden dikwijls ook knock-out criteria genoemd indien leveranciers die niet kunnen aantonen daaraan te voldoen, op basis van het door u gestelde afvallen. Vervolgens worden de verzoeken tot deelname van de leveranciers die wel voldoen verder beoordeeld op de criteria met een puntentoekenning.

21


Op deze wijze ontstaat er een lijst van leveranciers die: • de toets van de uitsluitingsgronden hebben doorstaan, en • voldoen aan alle binair te beoordelen selectiecriteria, en • een score hebben op de criteria die op basis van een puntenscore zijn beoordeeld. Bij de niet-openbare procedure komt de scheiding tussen de twee fasen hier dan ook het duidelijkst naar voren: in eerste instantie worden geschikte leveranciers geselecteerd , daarna krijgt een beperkt aantal leveranciers de offerteaanvraag. Het Bao Artikel 44, lid 5 schrijft voor dat in de niet-openbare procedure in beginsel tenminste vijf leveranciers in gelegenheid gesteld moeten worden om te offreren. U moet daarbij eveneens aangeven wat het maximale aantal zal zijn. Mochten er op grond van reëel gestelde eisen in de selectieleidraad, minder dan vijf leveranciers overblijven, dan mag u de procedure met deze leveranciers vervolgen. U mag niet achteraf de eisen versoepelen om meer leveranciers over te houden en ook is het niet toegestaan om leveranciers die niet aan de selectie-eisen hebben voldaan, naar de gunningsfase over te laten gaan (zie ook artikel 44, lid 7 Bao). U dient al bij de start van de niet-openbare procedure aan te geven hoeveel leveranciers u zult gaan selecteren en hoe u daartoe komt. Zie hiervoor ook de “Model-selectieleidraad”. Er zijn verschillende mogelijkheden om leveranciers te selecteren uit de lijst: rangorde samenstellen door middel van puntentoekenning waarna u de vijf (of meer) best scorende leveranciers de offerteaanvraag toestuurt, of alle leveranciers die voldoen krijgen de offerteaanvraag toegestuurd, of indien meer dan vijf leveranciers voldoen aan de selectiecriteria worden vijf leveranciers uitgeloot die de offerteaanvraag toegestuurd krijgen. U mag nu doorgaan met de procedure door de offerteaanvraag naar een beperkt aantal van deze leveranciers te sturen. In een markt met veel aanbieders waar veel bedrijven aan de criteria kunnen voldoen kunt u op deze wijze u een voorselectie maken. Deze procedure is ook zeer geschikt voor gecompliceerde aanbestedingen. Een beperkt aantal leveranciers zal dan kosten maken voor het uitbrengen van de offerte en hun kansen worden daarmee groter op een positief resultaat. U heeft zelf minder werk doordat u minder offertes behoeft te beoordelen op basis van de gunningscriteria. Advies Kies bij een niet-openbare procedure voldoende criteria ter beoordeling, waarvan een aantal op basis van een puntenbeoordeling zodat u een ranglijst krijgt met leveranciers die: - niet worden uitgesloten; - geen knock-out’s hebben op de binair te beoordelen selectiecriteria; - een score hebben op de selectiecriteria die via een puntenscore worden beoordeeld. Op deze wijze kunt u het aantal leveranciers beperken dat u uitnodigt voor het uitbrengen van een offerte. Let er op dat de gekozen selectiecriteria die via een puntenscore worden beoordeeld voldoende onderscheidend zijn.

22


6.

Wat zijn gunningscriteria en hoe te toetsen

Nadat u de leveranciers hebt beoordeeld door toetsing van de uitsluitingsgronden en een beoordeling van de selectiecriteria zijn de leveranciers geschikt bevonden. Dat wil zeggen dat zij in staat zouden moeten zijn uw opdracht uit te voeren. Eenmaal geschikt bevonden leveranciers worden daarna als gelijkwaardig beschouwd. Voorbeeld: Bij de beoordeling op geschiktheid van een leverancier heeft u een omzet gedurende de laatste drie boekjaren geëist van € 5 miljoen. Bij de gunningscriteria voor de beoordeling van de offerte geeft u aan dat een leverancier 5 punten extra krijgt indien de omzet van leverancier boven € 6 miljoen uit komt. Dit is niet toegestaan. Scores of beoordeling uit de beoordeling op geschiktheid mogen niet worden meegenomen naar de gunningsfase of opnieuw onderdeel van de beoordeling worden in de gunningsfase.

Gunningscriteria kunnen dus uitsluitend betrekking hebben op aangeboden leveringen/diensten. Daartoe brengen leveranciers een offerte uit op basis van de door u opgestelde offerteaanvraag. In deze offerteaanvraag dienen de criteria waarop u de opdracht gaat gunnen te worden vermeld. Ook de wijze waarop u omgaat met deze criteria bij de beoordeling moet u vooraf, dus al in de offerteaanvraag, bekend maken.

6.1

Wat zijn gunningscriteria?

De door de leverancier uitgebrachte offerte moet beoordeeld worden op basis van de vooraf bekendgemaakte gunningscriteria. De Bao geeft in artikel 54 de enige twee mogelijke gunningscriteria. Deze zijn: laagste prijs; economisch meest voordelige inschrijving. In de publicatietekst van de aanbesteding heeft u al aangegeven welk van deze twee hoofdcriteria u zult gaan toepassen. Met de term “laagste prijs” wordt bedoeld dat gunning uitsluitend op prijzen/tarieven plaatsvindt. Met de term “economisch meest voordelige inschrijving” wordt bedoeld dat gunning zowel op prijzen/tarieven als ook op kwalitatieve aspecten plaatsvindt.

6.2

Beoordeling bij gunning op laagste prijs

Bij een beoordeling op laagste prijs is slechts de prijs bepalend voor wie de opdracht gegund krijgt. Alle overige variabelen zijn als voorwaarde voor de indiening van de offerte (of als eis) in het programma van eisen opgenomen. De aanbiedende partijen hebben in dat geval geen enkele vrijheid voor wat betreft de wijze van invulling geven aan de opdracht. Kies alleen voor deze gunningsvorm indien u de gevraagde levering exact kunt omschrijven.

23


Praktisch betekent dit ook dat indien een leverancier aan één van de gestelde voorwaarden of eisen niet kan of wil voldoen zijn offerte niet verder meer zal worden beoordeeld en de aanbieding terzijde wordt gelegd. Ook kleine afwijkingen in de offerte t.o.v. uw offerteaanvraag leveren zo een knock-out op voor de leverancier. Voorbeeld U wilt boeken aanschaffen voor het interne boekenfonds van uw school. U besluit te gaan gunnen op basis van de laagste prijs. U stelt een boekenlijst beschikbaar waarop is aangegeven welke boeken op dit moment bij uw school in gebruik zijn. U specificeert deze boekenlijst door aan te geven welke titels (ISBN), welke aantallen het betreft. U vraagt aan de leveranciers om per titel een prijs af te geven die u gaat betalen. Uiteindelijk gaat het er om (in dit voorbeeld) dat u voor de gehele boekenlijst een zo laag mogelijke totaalprijs zult gaan betalen. Deze totaalprijzen van de leveranciers vergelijkt u met elkaar. Voorbeeld: nr. 1 2 3 4 5 6

Titel Biologie I Natuurkunde II Wiskunde I Wiskunde II Aardrijkskunde Engels Prijs totaal

/ ISBN / 56789xxt / 35978xyz / 58964ghf / 73383klm / 54492jkt / 53738kjh

Aantal 75 100 80 60 125 160

A € 28,20 € 19,50 € 33,00 € 36,00 € 45,00 € 19,00 € 17.530,00

B € 27,00 € 22,00 € 31,00 € 35,00 € 40,00 € 25,00 € 17.805,00

C € 27,50 € 20,00 € 32,50 € 35,00 € 40,00 € 24,00 € 17.602,50

Let op: Alle kwalitatieve zaken zoals de uiterste levertermijn, naleveringscondities, terugkoopgaranties en de inkoopvoorwaarden moeten voor alle leveranciers gelijk zijn en vooraf door u zijn kenbaar gemaakt.

6.3

Beoordeling bij gunning op economisch meest voordelige inschrijving

Met de term “economisch meest voordelige inschrijving” wordt bedoeld dat gunning zowel op prijzen/tarieven als ook op kwalitatieve aspecten plaatsvindt. Veelal zullen naast de prijs ook andere factoren bepalend zijn bij het beoordelen van de offertes, die niet alleen binair kunnen worden beoordeeld, waardoor u automatisch uitkomt bij beoordeling op basis van economisch meest voordelige inschrijving. Indien u kiest voor het gunningscriterium “economisch meest voordelige inschrijving” kunt u zeer veel sub-gunningscriteria kiezen waarop u de offerte zult gaan beoordelen. Alle vormen van beoordeling zoals beschreven in hoofdstuk 7 zijn daarbij mogelijk.

24


Voorbeeld. De criteria en sub-gunningscriteria en sub-subgunningscriteria met hun onderliggende wegingsfactoren: G.1 Prijs (50%) G.2 Kwaliteit (50%) waarbij zal worden beoordeeld: G 2.1 implementatieplan (45%) met de volgende aandachtspunten: o beoordeling van omschrijving hoe wordt gegarandeerd dat de leerlingen tijdig kunnen beschikken over de boeken; o termijnen en uiterste data; o de organisatie onderverdeeld in: bestelproces; afleverproces; inleverproces; o beoordeling van het tijdsbeslag op medewerkers van de Opdrachtgever in het plan ; o beoordeling van de risicoanalyse. G 2.2 logistiek: (40%): o levertijd; o terugnamebeleid; G 2.3 serviceverlening (15%) met de volgende aandachtspunten: o actieve ondersteuning van het keuzeproces leermiddelen o het vervaardigen van een correcte Boekenlijst waarin zowel de Gratis Schoolboeken als overige Leermiddelen zijn opgenomen; o het verzorgen van de inkoop van Leermiddelen bij alle relevante uitgeverijen; o het verzenden van een papieren factuur; o het leveren van managementinformatie. In de offerteaanvraag zou de tabel er dan als volgt uit kunnen zien: Criterium Omschrijving Weging per Sub-criterium criterium G.1

Prijs

50%

G.2

Kwaliteit

50%

Weging per subcriterium

G 2.1 implementatieplan

45%

G 2.2 logistiek G 2.3 serviceverlening

40% 15%

Omdat u geen wegingsfactoren aangeeft voor de sub-subcriteria en de sub-sub-subcriteria, dient u dit in de beoordeling gelijk te wegen. Indien u wegingsfactoren wilt hanteren in de sub-sub- en onderliggende criteria, is dit toegestaan mits u dat in de aanbestedingsdocumenten aangeeft. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld puntentoekenning per sub-gunningscriterium, puntentoekenning per sub-subgunningscriterium en/of wegingsfactoren aan te geven.

25


U geeft daarbij telkens aan volgens welke berekeningswijze de toegekende score meetelt in de uiteindelijke score. Let daarbij op dat indien u geen wegingsfactoren aangeeft, sub-criteria en subsubcriteria automatisch gelijkwaardig worden beschouwd. In het volgende voorbeeld wordt een beoordeling op basis van een combinatie van punten en percentages gegeven. Voorbeeld: Uw uiteindelijke beoordeling kent vier sub-gunningscriteria met de volgende wegingsfactoren: Sub-gunningscriterium Wegingsfactor Prijs 15% Logistiek 40% kwaliteit 30% Serviceverlening 15% Totaal 100% In uw aanbestedingsstukken dient u tot op het niveau van sub-subgunningscriteria aan te geven hoeveel punten hiermee te verdienen zijn en hoe zwaar deze meetellen in de totale beoordeling. Het hierboven gegeven voorbeeld is op hoog niveau opgesteld. Een nadere uitwerking zou kunnen zijn: Sub-subgunningscriterium: Logistiek Sub-subgunningscriterium Levertijd Terugnamebeleid Totaal

Wegingsfactor 60% 40% 100%

Stel nu dat u: - voor “levertijd” een puntentoekenning op bandbreedte van maximaal 100 punten heeft bepaald, en - op “terugnamebeleid” zult u een binaire beoordeling toepassen die bij een “ja” volledig scoort en bij een “nee” niet scoort. U gaat een bepaalde leverancier beoordelen: Stel dat op basis van puntentoekenning voor “levertijd” op bandbreedte de leverancier 60 punten heeft gehaald en bij de binaire beoordeling op “terugnamebeleid” voldoet hij volledig aan uw eisen. Op “levertijd” scoort de leverancier 60/100 X 60%= 36% Op “terugnamebeleid”scoort de leverancier 100/100 x 40%= 40% Totaal op beide criteria samen scoort leverancier 76%. Opmerking: In bovenstaand voorbeeld treft u tevens de situatie aan waarin een binaire beoordeling niet tot een terzijdelegging van de offerte leidt maar tot een deelscore. Het sub-gunningscriterium Logistiek telt echter voor maximaal 40% mee in de uiteindelijke beoordeling (bovenste tabel). In de uiteindelijke beoordeling scoort deze leverancier op het sub-gunningscriterium logistiek dan: 76/100 x 40%= 30,4% van de maximaal haalbare 40%. Om u te helpen uw gedachten te bepalen met betrekking tot de wegingsfactoren is een instrument “Wegingsfactoren bepalen” beschikbaar. Dit kan u helpen de impact van uw keuzes inzichtelijk te maken.

26


7

Case met meerdere vormen van beoordeling

In deze handleiding wordt gerefereerd aan een aantal beoordelingsvormen. Er zijn grofweg vier manieren om criteria te beoordelen, te weten: Binaire beoordeling; Rapportcijfers; Puntentoekenning op basis van bandbreedte; Puntentoekenning op basis van onderling vergelijk. In dit hoofdstuk wordt, aan de hand van een case, een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure uitgewerkt om de verschillende manieren van beoordelen duidelijk te maken. Case U volgt een Europese aanbesteding op basis van de niet-openbare procedure. U heeft 8 verzoeken tot deelneming ontvangen. Er zullen maximaal 5 leveranciers worden geselecteerd. Alle 8 zijn op tijd ontvangen en compleet. De eigen verklaring is ingevuld met betrekking tot de uitsluitingsgronden en de verzoeken tot deelname zijn correct ondertekend. Selectiefase U begint met uw beoordeling van de overige 2 door u vastgestelde selectiecriteria. Dit is hierna uitgewerkt in voorbeeld 1 en 2.

Binaire beoordeling Een binaire beoordeling is een beoordeling met slechts twee opties: ja/nee, voldoet/voldoet niet, etc. U geeft bijvoorbeeld een stelling af waarop de leverancier reageert met ja of nee. Ook is het mogelijk om te toetsen of wordt voldaan aan minimumeisen. U legt dan de informatie van de leveranciers naast de door u vastgestelde eisen. Binaire beoordelingen hebben als nadeel dat het moeilijk is onderscheid te maken tussen leveranciers. Het geeft aan dat een leverancier voldoet of niet, maar maakt geen onderscheid tussen de mate waarin de leveranciers voldoen aan de criteria. Bij binaire beoordeling van de criteria is er in voorbeeld 1 (en doorgaans) sprake van knock-out criteria. De stukken die zijn aangeleverd door de leverancier worden terzijde geschoven wanneer er één of meerdere criteria negatief worden beoordeeld. Op pagina 26 gaven wij een ander voorbeeld (criterium terugnamebeleid) waar bij dat niet het geval is.

Voorbeeld 1. beoordeling van een minimum omzeteis: In uw aanbesteding heeft u een minimum gemiddelde omzeteis als selectiecriterium opgenomen om zo de financiële – en economische draagkracht van de leveranciers te toetsen. De minimum gemiddelde omzet per jaar over de laatste 3 boekjaren heeft u gesteld op € 1.000.000,-. Dit is een knock-out criterium. Om dit criterium te toetsen heeft u de leveranciers gevraagd om omzetgegevens van de afgelopen 3 jaar aan te leveren, die u middelt en vergelijkt met de omzeteis.

27


Leverancier

Gemiddelde omzet over 2005, 2006 en 2007

A B C D E F G H

€ € € € € € € €

25.000.000 5.000.000 11.000.000 3.000.000 900.000 2.500.000 13.000.000 6.000.000

Hieruit volgt dat leverancier E niet aan de omzeteis voldoet en afvalt en verder niet meer wordt beoordeeld.

Rapportcijfers Bij meer subjectieve criteria, zoals in het voorbeeld de beoordeling van de beschreven maatregelen met betrekking tot kwaliteitsborging in § 4.2.2, is het raadzaam om deze beoordeling te laten plaatsvinden door middel van toekenning van rapportcijfers. Vooraf definieert en waardeert u een aantal aandachtspunten waarop gelet moet worden bij de beoordeling om de toekenning van het cijfer te objectiveren. Deze aandachtspunten maakt u ook kenbaar in het bestek. Verdere objectivering kan worden verzekerd door de beoordeling door meerdere beoordelaars te laten plaatsvinden. De uiteindelijke score op dit onderdeel is dan bijvoorbeeld het gemiddelde van de door de beoordelaars toegekende scores. Wanneer de scores van de verschillende beoordelaars een door u vooraf vastgestelde bandbreedte overschrijden is het raadzaam om de beoordelaars onder begeleiding van de projectleider met elkaar te laten discussiëren over de toegekende scores. Dit kan leiden tot een nieuwe score. Er zijn echter ook omstandigheden die er toe leiden dat er wel degelijk grote verschillen tussen de beoordeling van de verschillende beoordelaars kunnen ontstaan. Indien beoordeleaars met een volledig verschillende achtergrond vanuit hun eigen expertise een beoordeling maken kan de score terecht ver uiteen liggen. U kunt dan bijvoorbeeld aangeven dat u een gemiddelde zult opnemen als eindscore. Het is aan te raden om bij het toekennen van rapportcijfers steeds een korte onderbouwing op te geven, zodat u later nog terug kunt halen hoe u (dat wil zeggen, de beoordelaars) tot deze score bent gekomen. In voorbeeld 2 wordt gebruik gemaakt van een beoordeling op basis van rapportcijfers.

28


Vervolg case. Voorbeeld 2. beoordeling van de kwaliteitsborging aan de hand van een beschrijving Om de technische – en beroepsbekwaamheid te beoordelen vraagt u de leveranciers ook om de maatregelen met betrekking tot de kwaliteitsborging inclusief de aandachtspunten waarop u beoordeelt te omschrijven. Deze laat u eerst onafhankelijk van elkaar beoordelen door 3 mensen. Elke beoordelaar beoordeelt de omschrijving op een aantal punten. De beoordelaars geven elke beschrijving een cijfer van 1 tot 10. Leverancier A B C D F G H

Beoordelaar 1 Beoordelaar 2 Beoordelaar 3 8 7 9 5 1 6 8

7 8 9 5 1 7 8

7 7 8 4 1 6 4

Punten 7,33 7,33 8,67 4,67 1,00 6,33 6,67

Voor de toelichting van leverancier H geven twee beoordelaars een 8, terwijl de derde beoordelaar een 4 geeft. De door u vastgestelde bandbreedte voor bespreking is 2 punten. Deze score valt daar duidelijk buiten. U roept de beoordelaars bij elkaar en laat ze toelichten hoe ze tot deze score zijn gekomen. Beoordelaar 3 had één punt uit de toelichting over het hoofd gezien waardoor hij een slecht beeld kreeg van de toelichting en hier een laag cijfer aan toekende. Beoordelaar 3 besluit, na de toelichting nogmaals te lezen, een 7 te geven aan de toelichting. De aangepaste score voor H wordt dan: Leverancier H

Beoordelaar 1 Beoordelaar 2 Beoordelaar 3 Punten 8

8

29

7

7,67


Vervolg case Afsluiting van de selectiefase. U bent nu klaar met het beoordelen van de selectiecriteria. U maakt hiervan een eindverslag. De leveranciers hebben nu als volgt gescoord. In de beoordeling van voorbeeld 1 is leverancier E uitgevallen. Uit de beoordeling van voorbeeld 2 is een rangorde ontstaan. Leverancier A B C D F G H

Punten 7,33 7,33 8,67 4,67 1,00 6,33 7,67

U hebt vooraf aangekondigd dat vijf leveranciers zullen worden uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte. Hieruit volgt dat u leverancier A, B, C, G en H de offerteaanvraag doet toekomen. Leveranciers D, E en F krijgen een afwijzingsbrief. Let op: Deze scores mag u vanaf dit moment niet verder meer gebruiken voor verdere beoordelingen in de gunningsfase. De leveranciers A, B, C, G en H zijn allen geschikt bevonden.

Gunningsfase In de publicatietekst en uw offerteaanvraag heeft u aangegeven te gaan beoordelen op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving. De leveranciers hebben tijdig een offerte uitgebracht. De vijf leveranciers die de offerteaanvraag hebben ontvangen hebben alle vijf aangeboden. Alle inschrijvingen zijn compleet en rechtsgeldig ondertekend. Alleen de inschrijvingen die aan alle vereisten (uit een eventuele binaire beoordeling) hebben voldaan zullen worden meegenomen in de beoordeling op overige gunningscriteria. Alle inschrijvingen hebben daaraan voldaan. U begint met uw beoordeling van de overige 2 door u vastgestelde gunningscriteria. De sub-gunningscriteria zijn: a. “de termijn waarop de definitieve aantallen t.b.v. de bestelling moet worden vastgesteld t.b.v. uiterlijke levering op 1 augustus” voor 40% b. “prijs” voor 60% deze sub-gunningscriteria zullen tot een rangorde leiden. Dit is hierna uitgewerkt in voorbeeld 3 en 4.

30


Puntentoekenning op basis van bandbreedte Bij puntentoekenning op basis van bandbreedte heeft u vooraf de mogelijke uitkomsten van uw bevraging gedefinieerd en bepaald hoeveel punten u aan bepaalde uitkomsten wenst toe te kennen. Deze bandbreedtes dienen in de aanbestedingsstukken aangegeven te worden. Om op deze manier te kunnen beoordelen is het noodzakelijk dat er sprake is van objectief meetbare criteria. Deze kunnen bijvoorbeeld kwantitatief zijn, of moeten zodanig geformuleerd worden dat ze kwantitatief beoordeeld kunnen worden (bijvoorbeeld de levertermijn definiëren in werkdagen). In voorbeeld 3 wordt op basis van bandbreedte een score toegekend. Voorbeeld 3 beoordeling “de termijn waarop de definitieve aantallen t.b.v. de bestelling moet worden vastgesteld t.b.v. uiterlijke levering op 1 augustus”. Eén van de sub-gunningscriteria die u heeft gedefinieerd is “de termijn waarop de definitieve aantallen t.b.v. de bestelling moet worden vastgesteld t.b.v. uiterlijke levering op 1 augustus”. U toetst de aanbiedingen door punten toe te kennen aan de door de leverancier opgegeven datum t.b.v. uiterlijke levering op 1 augustus”. U hebt daarvoor de volgende tabel opgesteld: Definitieve aantallen vastgesteld 15 juni of later 1 juni tot 15 juni 15 mei tot 1 juni 1 mei tot 15 mei voor 1 mei

Toe te kennen punten 10 7,5 5 2,5 0

In de volgende tabel staat de informatie zoals deze is aangeleverd door de leveranciers en de punten die zijn toegekend op basis van deze informatie. Leverancier

Moment van vaststelling definitieve aantallen

Punten

A

23-juni

10

B

22-mei

5

C

16-juni

10

G

18-mei

5

H

3-mei

2,5

31


Puntentoekenning op basis van onderling vergelijk U vergelijkt de inschrijvingen onderling en kent maximale punten toe aan de beste inschrijving en geeft minder punten aan minder goede inschrijvingen. Er zijn veel verschillende formules om punten toe te kennen bij onderling vergelijk. U dient zich er echter van bewust te zijn dat een puntentoekenning op basis van onderling vergelijk kan leiden tot tactische inschrijvingen met extreme scores als gevolg. Lage of hoge waarden van de ene leverancier beïnvloeden immers de score van een andere leverancier. In voorbeeld 4 worden punten toegekend op basis van onderling vergelijk (vaak gebruikt bij criterium prijs). Vervolg case Voorbeeld 4. beoordeling prijs. Eén van de sub-gunningscriteria die u heeft gedefinieerd is prijs. De beoordeling zal worden gedaan op basis van onderling vergelijk. 10 is de maximaal haalbare score. Wanneer de afgegeven prijs twee maal zo hoog is als de laagste prijs scoort de afgegeven prijs 1 punt. U hanteert de volgende formule: 10 - [((afgegeven prijs - laagste prijs) / laagste prijs) * 9] De leveranciers hebben de volgende te vergelijken prijzen afgegeven: Leverancier A B C G H

Prijs 135.000 105.000 100.000 110.000 125.000

€ € € € €

Leverancier C heeft daarmee de laagste prijs aangeboden en krijgt de maximale score toegekend. Leverancier A krijgt nu 10 - [((135.000 – 100.000) / 100.000) * 9] = 6,85 punten. Deze formule wordt ook toegepast op de andere aanbiedingen. De punten worden als volgt verdeeld: Leverancier

Prijs

Toegekende punten

A

€

135.000

6,85

B

€

105.000

9,55

C

€

100.000

10

G

€

110.000

9,1

H

€

125.000

7,75

32


Let op bij dit voorbeeld: - Alle scores worden gerelateerd aan de laagste prijs (van C). Hierbij is het dus van groot belang dat alleen de inschrijvingen die aan alle vereisten (uit een eventuele binaire beoordeling) hebben voldaan zullen worden meegenomen in de beoordeling op dit gunningscriterium (en dat C daar dus aan heeft voldaan). - Indien bij de beoordeling conform dit voorbeeld er een leverancier is die meer dan 2 x zo hoog in prijs is dan de laagste aanbieder, ontstaat er een negatieve score voor deze leverancier. Hoe u daarmee omgaat dient u ook vooraf in de offerteaanvraag aan te geven. U kunt bijvoorbeeld vaststellen dat negatieve scores op 0 punten worden gesteld.

Vervolg case Uiteindelijk vermenigvuldigt u alle scores die zijn behaald in de subwegingsfactoren met de bijbehorende wegingsfactoren Uw uiteindelijke beoordeling kent twee sub-gunningscriteria met de volgende wegingsfactoren: a. “de termijn waarop de definitieve aantallen t.b.v. de bestelling moet worden vastgesteld t.b.v. uiterlijke levering op 1 augustus” voor 40% b. “prijs” voor 60% Na optelling van alle gewogen scores heeft u de volgende totaalscore als resultaat: "prijs"

Wegingsfactor

"definitieve termijn" 40%

Leverancier

punten (max. 10)

punten (max. 10)

A B C G H

10 5 10 5 2,5

6,85 9,55 10 9,1 7,75

Totaal gewogen

60%

8,11 7,73 10 7,46 5,65

Hieruit volgt het voornemen dat u conform de daarvoor geldende regels leverancier C de opdracht gunt en de leveranciers A, B, G en H een afwijzingsbrief zendt. Voor de te hanteren gunnings- en afwijzingsbrieven zie de modellen zoals opgenomen in fase 4 stap 1.

33

Handleiding opstellen beoordelingscriteria Fase 2, stap 1

Recommend Documents