Handleiding analyse eigen situatie Fase 1, stap 1

Handleiding analyse eigen situatie Fase 1, stap 1

Dit is een uitgave van het Ministerie van OCW Taskforce Gratis Schoolboeken Augustus 2008


Inleiding Met de invoering van de ‘wet gratis schoolboeken’ bent u als school aan zet om uw leerlingen voor de start van het schooljaar 2009-2010 van ‘gratis schoolboeken’ te voorzien. Dit brengt voor u een aantal veranderingen met zich mee, waarvan de belangrijkste is dat de schoolboeken niet meer voor rekening van de ouders, maar voor rekening van uw school komen. Evenals voorheen zult u zelf kiezen welk lesmateriaal u wilt voorschrijven, maar anders dan voorheen wordt de keuze van de leverancier – omdat u bent gehouden aan de aanbestedingsregelgeving – bepaald door het resultaat van een aanbestedingsprocedure. U zult wellicht dit moment willen aangrijpen om het leermiddelenbeleid van uw school tegen het licht te houden en hierin andere keuzes te maken dan voorheen. Voor u ligt de handleiding die u kunt gebruiken bij de analyse van uw eigen situatie, uw eigen vraag en behoefte. Deze analyse is een belangrijke stap in het aanbestedingstraject van uw schoolboeken. De afwegingen die u hier maakt, vormen de basis van uw aanbestedingstraject: of u gaat aanbesteden, wat u gaat aanbesteden en hoe u het gaat aanpakken. In deze handleiding komen de volgende vragen aan de orde: 1. 2. 3. 4.

Moet ons schoolbestuur het inkopen van de schoolboeken Europees aanbesteden? Hoe heeft ons schoolbestuur de schoolboeken nu geregeld? Wat gaat ons schoolbestuur precies inkopen? Hoe gaat ons schoolbestuur aanbesteden?

Het resultaat van de analyse kunt u vervolgens gebruiken voor de volgende stap in deze fase: het opstellen van een plan van aanpak.

2


1.

Moet ons schoolbestuur het inkopen van de schoolboeken Europees aanbesteden? Alle bekostigde scholen in het voortgezet onderwijs zijn aan te merken als publiekrechtelijke instellingen en dus als aanbestedende diensten. Uitzonderingen hierop zijn scholen die niet in hoofdzaak worden gefinancierd door de overheid, de zogeheten particuliere scholen. Aanbestedende diensten hebben de verplichting om Europees aan te besteden. Is het de school die mag aanbesteden of is dat het bevoegd gezag? De hoofdregel is dat het bevoegd gezag aanbestedende dienst is. De school (en niet het bevoegd gezag) kán als aanbestedende dienst worden aangemerkt als: •

• •

in de statuten de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen is overgedragen aan de directeur van een school die door de rechtspersoon in stand wordt gehouden; de directeur een eigen aanschaffingsbeleid heeft, mét de daarbij behorende eindverantwoordelijkheid om aankoopbeslissingen te nemen; en daartoe ook een afgescheiden budget is toegekend.

De schooldirecteur kan dan op eigen gezag een overheidsopdracht op de markt zetten. Dit alles vraagt echter wel consistent handelen van zowel het bevoegd gezag als de betreffende directeur. Want als: •

•

het bevoegd gezag zich toch in de markt profileert als grote inkoper voor alle schoollocaties en bijvoorbeeld gesprekken voert over tarieven met aanbieders uit de markt, dan gaat het verhaal van de school als zelfstandige aanbestedende dienst niet op, of de directeur het de ene keer zelf wil doen, maar de andere keer meelift met een aanbesteding die het bevoegd gezag op de markt zet, gaat het zijn van zelfstandige aanbestedende dienst ook niet op.

Wat is het drempelbedrag? Voor scholen is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing op overheidsopdrachten die een waarde hebben van meer dan € 206.000,exclusief BTW.

3


Hoe kan ik bepalen of ik onder/boven het drempelbedrag van € 206.000,- uitkom? De totale geraamde kosten voor het aanschaffen van het boekenpakket zijn medebepalend of een bevoegd gezag van een school de aanschaf van schoolboeken conform de Europese regelgeving moet aanbesteden. Om te kunnen bepalen of het drempelbedrag wordt overschreden, moet het bevoegd gezag alle bedragen voor het verkrijgen van schoolboeken (bijv. bestaande uit: de koop- of huurwaarde van de boeken zelf, vermeerderd met het leveren op de vestigingen of aan leerlingen) bij elkaar optellen. Opdrachten die als één totale opdracht kunnen worden gezien, zoals het leveren van schoolboeken aan een school of de leerlingen over meerdere jaren, moet u over een periode van 48 maanden ramen. Wanneer de reële raming boven de drempelwaarde van € 206.000,- uitkomt, moet u Europees aanbesteden. Voorbeeld U hebt berekend dat de waarde van de in te kopen schoolboeken rond € 125.000,- per jaar zal zijn. Uw schoolbestuur wil een contract gaan afsluiten met een looptijd van 4 jaar. Dit betekent dat de totale waarde van de opdracht € 500.000,- bedraagt; dit bedrag ligt boven het drempelbedrag, dus moet u Europees aanbesteden. Hoe lang duurt een aanbesteding? De duur van een aanbesteding hangt onder andere af van de tijd die nodig is voor het opstellen van een programma van eisen als onderdeel van een offerteaanvraag. Dit is een proces dat u organiseert in samenspraak met uw leraren. En het hangt af van de aanbestedingsprocedure die gekozen wordt (openbaar of niet-openbaar). Na het doorlopen van de ‘Checklist plan van aanpak’ van de Taskforce Gratis Schoolboeken en het daarbij behorende ‘Tijdpad’ kunt u de doorlooptijd van uw aanbestedingstraject berekenen. Levering of dienst? Onder leveringen wordt het aankopen van producten verstaan zoals schoolboeken, maar ook lease en huurovereenkomsten vallen hieronder. Met diensten wordt dienstverlening bedoeld zoals diensten voor de distributie van de schoolboeken. Als het schoolbestuur wil dat een leverancier een totaalpakket levert van inkoop van boeken tot en met de distributie van boeken, van het opslaan van de boeken aan het einde van het schooljaar tot het ontwerpen van een boeteregeling voor leerlingen die de boeken huren, dan is sprake van levering van schoolboeken met distributie/dienstverlening. Als de waarde van distributie/dienstverlening de waarde van de schoolboeken overstijgt is er sprake van het aanbesteden van een dienst. Omgekeerd is sprake van het aanbesteden van een levering als de waarde van de schoolboeken de waarde van de distributie overstijgt.

4


De Europese Commissie heeft desgevraagd te kennen gegeven te betwijfelen of de waarde van de te verlenen dienstverlening die van de te leveren boeken daadwerkelijk kan overstijgen. Dit betekent volgens de Europese Commissie dat de inkoop van schoolboeken als levering gekwalificeerd moet worden. Wat is de consequentie als ik niet aanbesteed? Elke marktpartij (schoolboekenleverancier) die zich gepasseerd voelt, kan in een gerechtelijke nationale procedure (civiel kort geding of bodemprocedure) een contractverbreking of een schadevergoeding (vanwege gederfde winst) eisen. Een gepasseerde schoolboekenleverancier kan bij de Europese Commissie een klacht indienen, die in het uiterste geval kan uitmonden in een boete, opgelegd door het Hof van Justitie.

5


2.

Hoe heeft ons schoolbestuur de schoolboeken nu geregeld? Bij de beantwoording van deze vraag kijkt u naar de huidige situatie van de contracten binnen uw schoolbestuur. Hoe heeft uw schoolbestuur de beëindiging of continuering van het contract met de leverancier in het desbetreffende contract vastgelegd? Wat is de huidige gang van zaken ten aanzien van de levering of de levering met distributie van de schoolboeken? Welk(e) soort(en) boekenfonds(en) heeft uw schoolbestuur? a. Hoe ga ik om met mijn huidige contract(en)? Contract is niet Europees aanbesteed? Als u het contract niet Europees hebt aanbesteed en de resterende looptijd is langer dan de periode die nodig is om een aanbesteding af te ronden, dan beëindigt u het huidige contract snel (en vraagt om schriftelijke bevestiging hiervan van de leverancier!). Het kan zijn dat u in het contract afspraken heeft gemaakt met de leverancier over de gevolgen van het beëindigen van het contract. Ga dan met de leverancier in gesprek om er voor te zorgen dat u overeenstemming hebt over de uitvoering van die afspraken. In beginsel dient u de contracten met de huidige leverancier (schriftelijk) op te zeggen en bent u verplicht een Europese aanbestedingsprocedure te houden indien de contracten boven het drempelbedrag uitkomen. Stel uw contract met een waarde boven de Europese aanbestedingsdrempel is niet eerder Europees aanbesteed, maar de looptijd van het contract is nog beperkt. Dan is het verstandig om het contract uit te dienen om de levering van schoolboeken te garanderen en eventuele schadevergoedingen te voorkomen wegens het niet uitdienen van het contract. U kunt die tijd gebruiken om een aanbesteding te organiseren voor het volgende contract. Aard van het contract blijft gelijk én is Europees aanbesteed? Indien uw school bijvoorbeeld een intern boekenfonds heeft en u koopt zelf de boeken van de leverancier, dan wordt u waarschijnlijk in het contract geduid als de eigenaar van de boeken. Als u het interne boekenfonds wilt voortzetten en uw contract is Europees aanbesteed, dan zal de aard van het contract gelijk blijven en kan het contract doorlopen. Aard van het contract wijzigt? Stel, het contract sluit inhoudelijk niet meer aan op de nieuwe situatie, die door de invoering van de gratis schoolboeken is ontstaan. Bij een extern boekenfonds betalen de ouders meestal de rekening voor de schoolboeken rechtstreeks aan de leverancier. Dat gaat veranderen als volgens de nieuwe wet de school de schoolboeken ter beschikking moet gaan stellen aan de leerlingen. De school is dan ook degene die de rekening gaat betalen voor de schoolboeken, terwijl dat tot het schooljaar 2009/2010 de ouders zijn.

6


Zo’n wezenlijke wijziging maakt dat er geen sprake is van het kunnen uitdienen van een bestaand contract, maar van het moeten aangaan van een nieuw contract. En op dat nieuwe contract zijn de Europese aanbestedingsregels onverkort van toepassing. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u in het contract bepaalde praktische afspraken heeft gemaakt met de leverancier over de gevolgen van het beëindigen van het contract. Ga dan met de leverancier in gesprek om er voor te zorgen dat u overeenstemming hebt over de uitvoering van die afspraken. Wijzigen van bestaande contracten of het uitbreiden daarvan? U mag een contract alleen onder dezelfde voorwaarden verlengen als u dit in het programma van eisen (offerteaanvraag) hebt aangekondigd. “Onder dezelfde voorwaarden” wordt door de Europese Commissie erg strikt gehanteerd. Voorbeelden als: het verruimen van de bestelling, het onaangekondigd aanpassen van de prijs, de afhandeling van de facturering (van ouders naar school), dient u te zien als het sluiten van een nieuw contract en op elk nieuw contract zijn de Europese regels onverkort van toepassing. Vragen over uw huidige contract kunt u voorleggen aan de Helpdesk Gratis Schoolboeken, 079-323 24 44, [email protected]. b. Soorten boekenfondsen? Er zijn op dit moment1 drie soorten boekenfondsen te onderscheiden. In de praktijk zullen tussenvarianten bestaan, maar waarschijnlijk allemaal te herleiden naar de volgende drie soorten. 1 Intern (eigen) boekenfonds • Het schoolbestuur is eigenaar van de boeken • Het schoolbestuur bestelt de boeken bij de leverancier • De leerling huurt/bestelt de boeken bij de school Het schoolbestuur krijgt de boeken geleverd van de leverancier en zorgt vervolgens zelf voor de distributie met behulp van eigen personeel, vrijwilligers of (tijdelijk) ingeschakeld personeel van buiten. Het schoolbestuur zorgt voor de administratie, beheert het boekenfonds en de voorraden voor de verschillende vestigingen. 2 Facilitair boekenfonds • Het schoolbestuur is eigenaar van de boeken • Het schoolbestuur heeft (alle) processen uitbesteed bij de leverancier • De leerling huurt/bestelt de boeken zelf bij het schoolbestuur of de leverancier Het schoolbestuur heeft onderdelen of alle bijkomende werkzaamheden en processen uitbesteed. 1

Dit is vóór invoering van de Wet Gratis Schoolboeken , dus tot en met het schooljaar 2008-2009.

7


3 Extern boekenfonds • De leverancier is eigenaar van de boeken • Het schoolbestuur heeft alle processen uitbesteed bij de leverancier • De leerling huurt/bestelt/betaalt de boeken van/bij/aan de leverancier. In de prijs is een percentage voor verhuurrecht opgenomen De gecontracteerde leverancier verzorgt naast de levering of levering met distributie van boeken alle diensten: administratie, facturering en distributie. In de eerste twee situaties is sprake van een intern boekenfonds, aangezien het schoolbestuur eigenaar is van de boeken. Hierbij kan het schoolbestuur besluiten om de werkzaamheden in het kader van distributie zelf uit te voeren of uit te besteden aan een leverancier. In het derde geval is sprake van een extern boekenfonds, de boeken blijven hier eigendom van de distributeur/boekhandel en worden door de ouders gehuurd. Op dit moment geldt binnen het voortgezet onderwijs de volgende verdeling: • 30% van de scholen heeft een intern boekenfonds • 70% van de scholen heeft een extern boekenfonds In de praktijk blijkt binnen één schoolbestuur nogal eens differentiatie van bovenstaande boekenfondsen voor te komen: • scholen binnen een schoolbestuur die elk een ander boekenfonds hebben; • een intern boekenfonds voor de onderbouw en een extern boekenfonds voor de bovenbouw; • scholen die hetzelfde boekenfonds hebben, hebben ondanks dat toch verschillende afspraken gemaakt met de leverancier. Bijvoorbeeld twee schoollocaties met ieder een extern boekenfonds, waarbij een locatie bijvoorbeeld een levertijdtijd van boeken heeft van 2 weken en de andere locatie van 5 weken. • ook kunnen bij scholen met hetzelfde boekenfonds de leveranciers en de looptijden van de contracten verschillen. Stel vast welk(e) boekenfonds(en) op dit moment binnen uw schoolbestuur voor komen. In het volgende hoofdstuk komt de vraag aan de orde of u de huidige situatie wilt handhaven. c. Wat zijn de huidige kosten? Breng goed in beeld wat de huidige kosten zijn van het lesmateriaal dat u nu voorschrijft en de bijbehorende distributie/dienstverlening. Dit kan aanleiding zijn ofwel het voorgeschreven lesmateriaal, de gekozen dienstverlening of beide te willen heroverwegen. Vanaf schooljaar 2009-2010 komen al deze kosten voor rekening van de school. U ontvangt hiervoor een bedrag van € 316,- (prijspeil 2008). Deze vergoeding is vastgesteld op basis van het gemiddelde bedrag van een boekenpakket. In aanvulling hierop ontvangt u op grond van de ‘Tijdelijke regeling tegemoetkoming invoeringskosten gratis lesmateriaal' in het overgangsjaar tevens een bedrag van €10.000,- per school (september 2008) en € 31,per leerling (mei 2009). Deze tegemoetkoming, bestemd voor ondersteuning bij het

8


aanbestedingsproces, voor het toegroeien naar de nieuwe situatie en kosten voor innovatie van het leermiddelenbeleid, is éénmalig.

d. Huidige afspraken met leverancier? Ten slotte maakt u voor uw schoolbestuur de huidige gang van zaken met betrekking tot de schoolboeken inzichtelijk. Inventariseer op welke punten de levering of de levering met distributie minder goed loopt. Waarover bent u niet tevreden en op welke punten moet het anders? Bekijk hiervoor het hele traject vanaf bestelling tot en met de terugname of terugkoop van schoolboeken en de facturering. Maak ook een overzicht van de specifieke afspraken in het contract. Denk hierbij aan de volgende zaken. • • • • • • •

Bij huur: wat is het huurtarief per boek per jaar? Bij koop: welk percentage van de consumentenprijs krijgt u als u de boeken weer verkoopt? Welk kortingspercentage is van toepassing? Wat zijn de afspraken ten aanzien van levertijden en beschikbaarheid? Wat zijn de kosten en voorwaarden bij beëindiging of expiratie van het contract? Wat is afgesproken ten aanzien van beschadigde of verloren boeken? Wat krijgt het schoolbestuur aan managementinformatie of andere dienstverlening?

Uw ervaring met de huidige gang van zaken is belangrijke informatie voor fase 2 van het Europese aanbestedingsproces, de fase waarin u het programma van eisen gaat opstellen.

9


3.

Wat gaat ons schoolbestuur nu precies inkopen? Na de analyse van de huidige situatie is het van belang om stil te staan bij wat u ten opzichte van de huidige situatie zoudt willen veranderen. Besef daarbij dat met de wet ‘gratis schoolboeken’ de situatie op een aantal punten ingrijpend gaat veranderen. Uw school moet de boeken ter beschikking stellen aan de leerlingen. U gaat (het gebruik van) de boeken zelf betalen met het bedrag dat aan de lumpsum van uw school zal worden toegevoegd. Dit lumpsumbedrag is € 316,- per leerling (prijspeil 2008). En door de Europese aanbestedingsregels: is de duur van het contract dat u gaat afsluiten voor de schoolboeken beperkt: dat kan niet voor onbepaalde tijd en wordt de keuze van de leverancier bepaald door het resultaat van een aanbestedingsprocedure. De invoering van de wet ‘gratis schoolboeken’ kan dus aanleiding zijn om een aantal zaken te heroverwegen. Wilt u de differentiatie aan boekenfondsen binnen uw schoolbestuur handhaven? Wilt u overstappen van uw huidige externe boekenfonds naar een intern boekenfonds of juist andersom? Past de omvang van de boekenpakketten binnen het budget dat u voor schoolboeken beschikbaar heeft? Wilt u het moment van invoering van aangrijpen om het leermiddelenbeleid van uw school tegen het licht te houden, wellicht (voor een aantal vakken) kiezen voor digitalisering of voor het zelf ontwerpen van lesmateriaal? Een aantal keuzes waarvoor u komt te staan, komt aan de orde. a. Intern of extern boekenfonds? Het kiezen voor een intern of een extern boekenfonds is – meer dan voorheen – een strategische keuze, al was het maar omdat de gevolgen van die keuze voor rekening komen van de school zelf. Weeg de voor- en nadelen zorgvuldig af. Bedenk dat een extern boekenfonds u het beheer uit handen neemt, maar dat u daar ook een prijs voor betaalt. En bedenk dat een intern boekenfonds u kosten kan besparen, maar dat u wel een en ander moet regelen en investeren (in mensen en materiaal) om een intern boekenfonds op te zetten. Een aantal veelgenoemde voor- en nadelen van beide op een rij gezet: Intern boekenfonds Voordelen: • de school is zelf eigenaar van de boeken; • men hoeft niet te betalen voor de uitgebreide dienstverlening van een extern boekenfonds; • men heeft meer flexibiliteit in het bepalen van de afschrijvingstermijn van de boeken; • men heeft meer controle op de totale kosten; • er zijn meer potentiële leveranciers.

10


Nadelen: • het opzetten van een intern boekenfonds vergt behoorlijke investeringen (in personeel en materiaal) en een goede organisatie van het proces; • slechts het kopen van boeken is hierbij mogelijk, het wisselen van lesmethode en incourante voorraden komen (meer zichtbaar) voor eigen rekening en risico van de school. Extern boekenfonds Voordelen: • de distributeur neemt de organisatie van het boekenfonds uit handen en daarmee ook de investeringen in personeel en materiaal die een school anders zelf moet treffen; • investeringskosten en -risico’s (o.a. distributiekosten, voorraadrisico) worden overgeheveld naar de distributeur; • brede dienstverlening is mogelijk: van het bieden van allerhande managementinformatie tot het leveren van pakketten bij leerlingen thuis. Nadelen: • deze dienstverlening heeft ook zijn prijs: de prijs van een gemiddeld boekenpakket ligt hoger dan bij een intern boekenfonds; • de school heeft minder beïnvloedingsmogelijkheden op de totale kosten van distributie. • men is minder flexibel en minder ‘in control’ ten aanzien van de gewenste dienstverlening en de kosten die dit met zich meebrengt; • men heeft minder flexibiliteit in afschrijvingstermijnen; • er is slechts een gering aantal potentiële leveranciers. Ook zijn er voor- en nadelen die in de nieuwe situatie geen rol meer spelen. Zo zijn debiteurenrisico’s (niet betalende ouders) en mogelijkheden voor gespreide betaling door ouders – voor een aantal scholen een belangrijk argument om in het verleden voor een extern boekenfonds te kiezen - in de nieuwe situatie niet meer aan de orde. Bepaal of u voor de levering van schoolboeken kiest (intern boekenfonds) of voor de levering van schoolboeken met distributie (extern boekenfonds) kiest. En bepaal aan de hand van de eerder geformuleerde knelpunten aan welke voorwaarden het boekenfonds moet voldoen. De daadwerkelijke invulling heeft u nodig bij het opstellen van de selectie- en gunningscriteria in fase 2 van het Europese aanbestedingsproces. In het vorige hoofdstuk heeft u vastgesteld of en welke differentiatie van boekenfondsen binnen uw schoolbestuur voorkomt. Als u de differentiatie wilt handhaven dan kan dat door middel van het aanbesteden in meerdere percelen. Een perceel is een afgebakend onderdeel van de aanbesteding met unieke kenmerk(en). Door middel van de toepassing van perceelindeling, geeft u aan dat u aparte onderdelen heeft binnen de aanbesteding en dat u aparte contracten wilt kunnen afsluiten. Deze onderdelen (percelen) kunnen bijvoorbeeld andere scholen of een andersoortige boekenfondsen of andere producten (bijvoorbeeld ‘niet

11


gratis schoolboeken’, zoals atlassen, woordenboeken) betreffen en zijn gekenmerkt door elk een eigen inhoud, andere eisen en wensen en andere omvang. b. De schoolboeken Wat gaat u met het op stapel staande inkooptraject inkopen? In de brief van de staatssecretaris d.d. 6 december 2007, kenmerk VO/B&B/07/42084 , is aangegeven welk lesmateriaal valt onder “gratis schoolboeken”. Onder de noemer ‘gratis schoolboeken’ valt meer dan alleen boeken, namelijk: • leerboeken, werkboeken, project- en tabellenboeken, examentrainingen en –bundels, eigen leermateriaal van de school, bijbehorende cd’s en/of dvd’s die een leerling in dat leerjaar nodig heeft; • de ontsluiting van digitaal leermateriaal (de kosten voor licenties) dat een leerling in dat leerjaar nodig heeft. Ondersteunende materialen vallen niet onder de “gratis schoolboeken”, omdat die geen informatiedragers zijn, voor meer kinderen van een gezin gebruikt kunnen worden of direct persoonsgebonden zijn. Voorbeelden daarvan zijn atlassen, woordenboeken, rekenmachines, agenda’s, multomappen, papier, etc. U kunt deze ondersteunende materialen indien u dat wenst meenemen in het inkooptraject als separaat perceel. Daarmee kunt u de totale omvang van uw aanbesteding voor de leveranciers aantrekkelijker maken. Volgens de wet wordt onder ‘schoolboeken’ het volgende verstaan: “Lesmateriaal dat naar vorm en inhoud is gericht op informatieoverdracht in onderwijsleersituaties en waarvan het gebruik binnen het onderwijsaanbod door het bevoegd gezag specifiek voor het desbetreffende leerjaar is voorgeschreven.” U kunt er ook voor kiezen lesmaterialen op maat te laten ontwikkelen, denk daarbij aan bijvoorbeeld modulair opgebouwd lesmateriaal, digitaal lesmateriaal, etc. Veelal vereist dit een functionele specificatie van het gewenste lesmateriaal. Met functioneel specificeren wordt bedoeld dat u zich op voorhand niet richt op een bepaald product, maar dat u beschrijft wat u met het product wilt bereiken. c. Omvang Bij het bepalen van wat u precies gaat aanbesteden, bepaalt u de omvang van wat u gaat aanbesteden op jaarbasis. Dit is belangrijke informatie voor marktpartijen die overwegen deel te nemen aan de aanbesteding. Zij moeten kunnen afwegen of zij, gezien de omvang van wat u gaat aanbesteden, geschikte partijen zijn.

12


De omvang van de aanbesteding kunt u ook vergroten door het aangaan van een samenwerking met meerdere scholen. Dit wordt ook wel inkoopsamenwerking genoemd.2 De omvang is ook van belang voor uw schoolbestuur zelf: verwacht u veel gegadigden of is op de markt een beperkt aantal partijen, dat aan (de omvang van) uw vraag kunnen voldoen? Het gaat hierbij om een schatting, niet om een exacte telling. Verwerk hierbij de volgende zaken in uw berekening. •

•

• •

Hoeveel leerlingen heeft u verdeeld naar schoolsoort en leerjaar? Hoeveel vestigingen heeft uw schoolbestuur? En hoe ontwikkelt het aantal leerlingen zich in de komende jaren? Als uw schoolbestuur voor een deel het lesmateriaal voor de leerlingen zelf ontwikkelt of gaat ontwikkelen, neem dit dan ook mee bij het bepalen van de omvang van uw aanbesteding. De omvang van de schoolboeken zal hierdoor in de toekomst gaan afnemen. Daar kan tegenover staan dat het digitale lesmateriaal zal toenemen. Als u verwacht dat uw schoolbestuur voor wat betreft het aantal leerlingen, vakken of schoolsoort gaat veranderen, verwerk dat dan ook bij de omvang. Heeft uw schoolbestuur momenteel nog boeken op de plank liggen die de komende jaren gebruikt worden door de leerlingen? Verwerk de omvang daarvan dan in het totaal.

Voorbeeld heeft vestigingen met de volgende adressen: Op de vestigingen wordt het volgende onderwijs gegeven verdeeld over de verschillende leerjaren en het aantal leerlingen: Vestiging 1

Vestiging 2

VMBO leerjaar 1 150 200 leerjaar 2 80 90 enz. HAVO leerjaar 1 200 220 leerjaar 2 150 155 enz. VWO leerjaar 1 80 90 leerjaar 2 60 85 enz. Totaal per 720, 840, vestiging enz. enz. Vestiging 1 heeft tweetalig VWO, Engels en een theaterklas 2

Vestiging 3

Totaal per afdeling en leerjaar

150 90

500 260

180 130

600 435

95 90

265 235

735, enz.

2295, enz.

Zie voor een nadere uitwerking hoofdstuk 5, maar zie bijvoorbeeld ook: www.PIANOo.nl; “tips voor

inkoopsamenwerking”.

13


Vestiging 2 heeft LOOT-faciliteiten Vestiging 3 heeft een ICT-leerroute en Spaanstalig onderwijs

14


4.

Hoe gaat ons schoolbestuur aanbesteden? U gaat de huur of koop van de schoolboeken met of zonder distributie Europees aanbesteden. Voor de wijze waarop u dat kunt gaan doen, dient u een aantal keuzes te maken. Samen of alleen? Het aanbesteden van schoolboeken is voor veel schoolbesturen een arbeidsintensieve aangelegenheid. Daarom kunt u als schoolbestuur besluiten om samen met andere schoolbesturen de handen ineen te slaan en samen aan te besteden. Het voordeel hierbij is dat u meer schaalgrootte creëert, waardoor het interessanter wordt voor de leveranciers. Een nadeel kan zijn dat de aanbesteding te groot wordt en u hierdoor bepaalde leveranciers uitsluit. Belangrijk aspect bij samenwerking is dat u uw eigen eisen en wensen terug wilt zien in de uiteindelijke aanbesteding. U moet daarom bij het opstellen van de selectie- en gunningscriteria in fase 2 zorgen dat u consensus bereikt met alle andere schoolbesturen. Zorg dat u tijdens het gehele traject de regie in handen houdt. Voorkom dat leveranciers het traject overnemen. Een goede aanbesteding start met een offerteaanvraag, die in uw totale behoefte voorziet en die van leveranciers vraagt om specificatie en gevraagde dienstverlening in te vullen. Ondersteuning? U kunt overwegen ondersteuning en advies in te huren bij het aanbestedingstraject van de schoolboeken. De ‘Regeling tegemoetkoming invoeringskosten gratis lesmateriaal’ maakt dit in ieder geval mogelijk. Verschillende organisaties en adviesbureaus zijn actief op dit terrein en kunnen u ondersteunen tijdens het hele aanbestedingstraject (en de voorbereidende fase) of op onderdelen. Ook hier geldt het advies om de regie zelf als schoolbestuur in handen te houden. U weet zelf het beste wat u eist en wenst ten aanzien van de schoolboeken; een adviserende partij kan u daarbij ondersteunen. Regel in elk geval dat, wat speciaal voor uw school ontwikkeld wordt, uw eigendom is en blijft. Procedures? Voor de aanbesteding van schoolboeken zijn de twee meest voorkomende procedures de openbare procedure en de niet-openbare procedure. Openbare procedure Bij deze procedure kunnen alle geïnteresseerde leveranciers naar aanleiding van de publicatie van de betreffende opdracht via de daartoe voorgeschreven kanalen, direct een offerteaanvraag opvragen en vervolgens een offerte indienen. Het schoolbestuur moet dan rechtstreeks na de selectie van geschikte leveranciers uit deze offertes een keuze maken aan wie de opdracht gegund wordt. Bij de openbare procedure geldt een minimumtermijn van 52 kalenderdagen tussen de aankondiging (publicatie) en de sluitingsdatum voor het indienen van

15


offertes. Tel hierbij de dag waarop u documenten ontvangt en opstuurt bij het opstellen van uw planning niet mee en reken met hele dagen. Let op: leveranciers hebben tijd nodig om aan te bieden, maar ook het logistieke proces in de educatieve boekenmarkt (het drukken en leveren door uitgeverijen aan leveranciers) heeft tijd nodig. Dus zo vroeg mogelijk de offerteaanvraag in de markt zetten (publiceren op www.aanbestedingskalender.nl) is gewenst!

Niet-openbare procedure Bij de niet-openbare procedure verloopt de aanbesteding in twee fasen. De eerste fase is de selectie van geschikte leveranciers. Voor het in ontvangst nemen van de aanvragen om mee te dingen geldt een minimumtermijn van 37 kalenderdagen. Deze termijn kan worden ingekort met 7 kalenderdagen indien een schoolbestuur via de elektronische weg de aanbestedingsstukken voor de preselectie (eerste fase) verzendt aan geïnteresseerde leveranciers. Voor de tweede fase stuurt het schoolbestuur de offerteaanvraag naar de geselecteerde leveranciers uit de eerste fase. De geselecteerde leveranciers hebben een minimumtermijn van 40 kalenderdagen voor het indienen van hun offerte. Voor alle genoemde termijnen geldt, dat de dag waarop u documenten ontvangt en opstuurt bij het opstellen van uw planning niet mee geteld mag worden en dat u rekent met hele dagen. U gaat als schoolbestuur vervolgens gunnen op basis van de ingediende offertes van de leveranciers die u in de eerste fase heeft geselecteerd.

Openbare versus niet-openbare procedure Welke procedure voor de inkoop van leermiddelen het meest geschikt is, is afhankelijk van diverse aspecten. Om er een aantal te noemen: als het verwachte aantal potentiële aanbieders klein is, wordt meestal gekozen voor een openbare procedure (OP). Selectie voorafgaande aan de offerte-indiening is dan niet nodig. Is het aantal aanbieders groot en/of bestaan er grote verschillen tussen de kwaliteit van de aanbieders, dan kan via de voorselectie van de nietopenbare procedure (NOP) het aantal aanbieders worden beperkt, dat uitgenodigd wordt om een offerte uit te brengen. De openbare procedure kent een kortere doorlooptijd, te weten gemiddeld 19 weken. De niet-openbare procedure heeft een langere doorlooptijd, te weten gemiddeld 28 weken. Zowel voor de openbare als voor de niet-openbare procedure is een model uitgewerkt dat op www.gratisschoolboeken.nl te downloaden is onder Fase 2, stap 1. Gelet op het aantal potentiële aanbieders is gekozen om twee modellen uit te werken, te weten: “Model offerteaanvraag NOP voor een intern boekenfonds’ en “Model offerteaanvraag OP voor een extern boekenfonds”.

16


Nieuw contract? U stelt zelf de (raam)overeenkomst op. Een concept van de (raam)overeenkomst maakt onderdeel uit van uw offerteaanvraag. De inhoud van de raamovereenkomst is sterk afhankelijk van de keuzes die u als school gemaakt hebt. Als u schoolboeken gaat huren, geldt in de regel een afschrijvingstermijn van 4 jaar. Als u een contract wilt gaan afsluiten met een looptijd van minder dan 4 jaar dan kan dat gevolgen hebben voor de prijsstelling. U kunt als schoolbestuur de totale looptijd verdelen in een vaste looptijd en eventuele optiejaren. Hierbij dient rekening te houden met de bij uw school gebruikelijke afschrijvingstermijn.

Educatieve boekenmarkt? Kenmerk van het aanbesteden is dat u als aanbestedende dienst de markt verzoekt zich te presenteren. Dit gebeurt door leveranciers te verzoeken zich aan te melden en vervolgens beoordeelt u de offertes van de geschikte leveranciers. Het is goed dat u zich voor het opstellen van de offerteaanvraag oriënteert op de markt en u zich realiseert welke potentiële leveranciers de door u gewenste opdracht kunnen leveren. Hieronder leest u meer over de meest voorkomende spelers op de markt van de educatieve boeken: de distributeurs, uitgevers, lokale boekhandels. a. Distributeurs De educatieve distributeurs vergaren de gevraagde schoolboeken bij andere marktpartijen en leveren deze boeken aan de scholen of direct aan de leerlingen. Op dit moment is de markt verdeeld over twee grote distributeurs die op landelijk niveau een marktaandeel van 60-70% hebben en circa 25 kleinere distributeurs die meer regionaal opereren. b. Uitgevers In Nederland zijn circa 40 educatieve uitgevers. Deze markt is verdeeld over vier grotere uitgevers die gezamenlijk een marktaandeel van ongeveer 80% hebben en circa 35 kleinere uitgevers, die zich vooralsnog richten op de bijzondere vakken.

c. Lokale boekhandels In Nederland zijn circa 80 lokale boekhandels die schoolboeken voor scholen verzorgen en deze aan scholen of direct aan leerlingen leveren. Hoewel nog niet prominent aanwezig, kunnen er naast bovengenoemde spelers ook andere geïnteresseerde partijen toetreden tot de markt van schoolboeken. Nieuwe vragen van scholen

17


– de ontwikkeling van digitale content bijvoorbeeld – maar ook nieuwe ontwikkelingen als ‘printing on demand’ kunnen dit proces stimuleren. Voor een nadere beschrijving van de schoolboekenmarkt wordt verwezen naar de link: www.nmanet.nl. Zoek hierbij op ‘schoolboekenmarkt’.

Afsluiting stap 1 van fase 1 U hebt voor uw schoolbestuur een aantal vragen beantwoord. Bij deze afsluiting kunt u uw resultaten van de analyse samenvatten in onderstaande tabel.

Keuzes

Schoolboeken aanbesteden

Ja/ nee

Huidig contract

• • •

Opzegdatum Bevestiging opzeggen Lopende afspraken

Wat aanbesteden?

• • • •

Levering Levering met distributie Percelen Omvang (tabel van pagina 13)

Hoe aanbesteden?

•

Ondersteuning door externe partij Openbaar/ nietopenbaar Samenwerking met andere schoolbesturen

• •

Nieuw contract

Resultaat

• •

Ingangsdatum Looptijd

U hebt nu inzichtelijk gemaakt wat u gaat aanbesteden en hoe u dat gaat aanpakken. In de volgende stap van fase 1 kunt u, voor het aanbesteden van de schoolboeken, een plan van aanpak opstellen aan de hand van het document ‘Checklist plan van aanpak’ met het bijbehorende Tijdpad.

18

Handleiding analyse eigen situatie Fase 1, stap 1

Recommend Documents