handleiding werkinstructies opstellen

handleiding

werkinstructies opstellen


werkgroep Methode Werkinstructies

2/13

provincie Vlaams-Brabant

versie: 28 juni 2006


3/13

inhoud 1.

inleiding

4

2.

professionaliteit en procedurele sturing

5

3.

de plaats van werkinstructies

5

4.

de terminologie

6

4.1.

procesarchitectuur

6

4.2.

proces

6

4.3.

procedure

6

4.4.

werkinstructie

7

5.

wanneer werkinstructies opstellen?

7

6.

de afgesproken vorm (en inhoud)

7

6.1. 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.1.4. 6.1.5. 6.1.6.

6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. 6.2.4. 6.2.5. 6.2.6. 6.2.7.

6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4.

7.

identificatie

7

Naam Documentnummer aantal bladzijden versie (optie) naam (en adres) van de politiezone slogan visie-missie-waarden (optie)

technische gegevens

7 7 8 8 8 8

8

logo opsteller herzieningsdatum (proces-)verantwoordelijke goedkeurder geldig vanaf titel

8 8 8 9 9 9 9

inhoudelijke structuur

9

toepassingsgebied werkwijze (wie, wat, hoe doen?) documenten en hulpmiddelen bijzonderheden

9 9 10 10

het gebruik van een stroomdiagram

10

7.1.

regels

10

7.2.

stappen

10

7.3.

symbolen

11

8.

Praktische tips

11

9.

Voorbeelden en ervaringen

11

aantekeningen


13




4/13

1. inleiding In 2005 beschreef een provinciale werkgroep, bestaande uit 12 politiezones en het CIC-Vlaams1 Br a ba n t ,he tp r oc e s‘ dr i ng e ndepo l i t i e hu l pv e r l e ne n’ . Een procesbeschrijving biedt vooral leidinggevenden in een politiekorps overzicht en inzicht in het beschreven proces Ze omvat ook een aantal afspraken over de goede uitvoering van een volledig proces. Door middel van een risicoanalyse van een proces kunnen dan de belangrijkste en dringendste verbeterpunten opgespoord worden. Verbeterpunten kunnen aangepakt worden door het aanpassen van middelen, het wijzigen van structuren, het verstrekken van opleiding, het coachen van medewerkers, het verstrekken van informatie, het uitschrijven en ter beschikking stellen van we r k i n s t r uc t i e s ,… Het is in de context van het verbeteren van taken dat uitvoerende medewerkers baat kunnen hebben bij duidelijke en overzichtelijke werkinstructies. Eén waarschuwing voor het al te overijverig uitschrijven van allerhande werkinstructies is samen te vatten in de volgende uitspraak: ‘ Sc hr i j f mensen regeltjesv oo re nz es t opp e nme tnade nk e n! ’ . In dit raam nam de politiezone Zaventem, na overleg in de Vlaams-Brabantse praktijkgroep voor organisatieontwikkeling, het initiatief om samen met enkele andere politiezones een methode voor het opstellen van werkinstructies uit te dokteren. Wendy Biesmans van de PZ Zaventem, Joëlle Brichau van de PZ Sint-Pieters-Leeuw, Dirk Meert van de PZ TARL, Iris Rubbens van de PZ Druivenstreek, Els Truyens van de federale politie (CGC), Ellen Valckenborgh en Bart Symens van de PZ Dilbeek, Dirk Van Aerschot van de provincie Vlaams-Brabant, Luc Vancleef van de PZ Tienen-Hoegaarden, Peter Van Haken van de federale politie (CGL) en Liesbeth Van Isterbeek van de PZ Halle gaven vorm aan deze methode. Er werd onder meer inspiratie geput uit relevante documenten van de eigen politiezones, maar ook uit documenten van de PZ Gent, van Toyota, van een opleiding bij Amelior, van de voormalige r i j k s wa c ht ,v a nI SO,… In dit document vindt u een aantal essentiële uitgangspunten en een aantal afspraken om werkinstructies op te stellen. Door een minimale standaard af te spreken over de manier van opstellen van werkinstructies wordt de overdraagbaarheid van werkinstructies tussen de verschillende politiediensten vergemakkelijkt. Dit document dient in samenhang met de handleiding ‘ pr o c e s s e nb e s c h r i j v e nme tbe hul pv a ndeo r de n i ng s me t hod i e kpr oc e s s e nPol i t i eBe l g i ë ’v a n20 december 2005 gelezen te worden

DePZHa a c h tna mder o lv a n‘ a do p t i e ko r ps ’o pv o o rde z eo pdr a c ht . Do mi ni queCa mpe ns , Do mi ni kDeBe c ke re nWa l t e rEnde l sv a nhe t CIC-Vlaams-Brabant, Jean Coekaerts van de PZ Dilbeek, Yves De Becker van de PZ Zaventem, Bert Hendrix en Peter Vanhoyland van de PZ Tervuren, Kurt Marcoen van de PZ Tienen-Hoegaarden, Dirk Michiels van de PZ Halle, Eric Rector van de PZ Lubbeek, Dirk Vanden Bossche van de PZ Pajottenland, Mark Verheecke van de PZ TARL, Jim Verwichte van de PZ HerKo, Michel Wauters van de PZ Beersel, Daniël Wijns van de PZ Sint-Pieters-Leeuw en Patrick Vercoutere van de PZ Haacht gaven vorm aan dit proces. Dieter Keyenberg van de PZ Beersel, Ellen Tack van de PZ Herko, Ellen Valckenborgh van de PZ Dilbeek, Luc Vancleef van de PZ Tienen/Hoegaarden, Ronny Van den Broeck en Ronny Van Pee van de PZ Haacht, Liesbeth Van Isterbeek van de PZ Halle, Marjan Vinck van de PZ Tervuren, Agnieszka Wilanowska van de PZ Lubbeek en Dirk Van Aerschot van de provincie Vlaams-Brabant leidden de procesbeschrijving methodologisch in goede banen. werkgroep Methode Werkinstructies provincie Vlaams-Brabant versie: 28 juni 2006 1


5/13

2. professionaliteit en procedurele sturing Aansluitend op de ideeën van integrale bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling2 is het van belang om voorafgaand duidelijk te stellen dat het niet de bedoeling is om alles wat moet gedaan worden in een politieorganisatie tot in het kleinste detail uit te schrijven. De uitdaging bestaat erin om in de politiebedrijfsvoering een gezonde balans te vinden tussen de professionaliteit van elke vakbekwame medewerker - wat initiatiefruimte en gezond verstand van de medewerker inhoudt - en de procedurele sturing - wat een doelgerichte aansturing van een organisatie op hoofdlijnen verondersteld. De kunst bestaat er bijgevolg in om een doordachte keuze te maken in die taken waarvoor een werkinstructie noodzakelijk is, zodat medewerkers niet in een keurslijf gedwongen worden waardoor elk initiatief afgebot wordt. Het gezonde verstand van iedere politiemedewerker blijft, zeker in een dienstverlenende organisatie die in een complexe omgeving werkt, het allerhoogste goed. Uitzonderingssituaties worden in die zin zelden of nooit beschreven.

3. de plaats van werkinstructies In de volgende piramide stellen we de plaats van werkinstructies voor ten opzichte van processen en procedures.

De procesarchitectuur van de orga ni s a t i ee ndebe s c hr e v e npr oc e s s e nb i e de na a nde‘ ma na g e r s ’v a n een organisatie overzicht en inzicht van wat er op welke manier dient te gebeuren. Aan de hand van een set indicatoren sturen zij de processen in een organisatie aan. Managers en medewerkers maken afspraken, al dan niet in een procesbeschrijving, over de samenwerking tussen verschillende personen en diensten binnen (en eventueel buiten) de eigen organisatie om binnen één en hetzelfde proces het verwachte resultaat te kunnen realiseren. Medewerkers vinden in werkinstructies een aantal voorschriften over de manier waarop zij welbepaalde taken dienen uit te voeren. 2

Zie onder meer de ministeriële omzendbrief CP2 over het referentiekader voor organisatieontwikkeling en de opl e i di n g‘ or g a n i s a t i e ont wi k ke l i ng en integrale bedrijfsvoering met behulp van het EFQM-managementmodel Politie België, die de afgelopen jaren door het PLOT werd aangeboden. werkgroep Methode Werkinstructies




6/13

4. de terminologie In deze handleiding worden een aantal specifieke begrippen gebruikt. Om duidelijkheid na te streven, definiëren we elk van deze begrippen.

4.1. procesarchitectuur De procesarchitectuur Politie België is een referentiekader dat bestaat uit een generieke ordening van alle hoofdprocessen, zowel primaire, ondersteunende als besturingsprocessen, die binnen de Belgische politie gangbaar zijn. Dit referentiekader kan door de politiekorpsen gebruikt worden om hun eigen processen te beschrijven, te verankeren en waar nodig te verbeteren. De procesarchitectuur Politie België zal in de loop van de volgende jaren, op basis van de ervaringen van diverse politiekorpsen ontwikkeld worden. Zolang kan het Referentiemodel Bedrijfsprocessen (RBP) van de Nederlandse politie ons inspireren: Bedrijfsprocessen Nederlandse POLITIE

1. BESTUREN richten

2. VOORBEREIDEN inrichten

3. UITVOEREN verrichten

4. ONDERSTEUNEN verrichten

1.1 Ontwikkelen strategie & beleid

2.1 Genereren en coördineren informatie en intelligence

4.1 Personeelsmanagement

1.2 Strategische afspraken maken met partners

2.2 Tactische afspraken maken met parners

4.2 Middelenmanagement

1.3 Strategisch besturen Landelijk, Korps

2.3 Tactisch besturen

5.1 Verbetermanagement

H2O

Korps, District/Divisie

3.1 Intake

3.2 Noodhulp Legenda 1. Operationeel besturen binnen uitvoerende en ondersteunend processen. 2. Grootschalig optreden geen apart proces. 3. Strafrechtketen overige processen: 3.5 Vervolging 3.6 Berechting 3.7 Tenuitvoerlegging 4. Executie en betekening is onderdeel van 3.7 Tenuitvoerlegging.

5. VERBETEREN (her)inrichten

3.3 Handhaving

3.1.1 Kennisnemen klantverzoek

3.1.2 Verwerken klantverzoek

3.1.3 Monitoren

Werkprocessen hulpverlening (intake)

3.2.1 Verwerken melding

3.2.2 Behandelen incident

3.2.3 Monitoren

Werkprocessen hulpverlening (noodhulp)

3.3.1 Netwerken en preventie

3.3.2 Suveilleren en interveniëren Werkprocessen handhaving

3.3.3 Adviseren en vergunning afhandelen

3.4.1 Uitvoeren opsporingsonderzoek Werkprocessen (tactisch onderzoek) Werkprocessen (technisch-forensisch onderzoek) Werkprocessen (overige)

3.4 Opsporing

3.9 Operationele ondersteuning

3.9.1 Arrestantenzorg

3.9.2 Nazorg

3.9.3 Goederenzorg

Werkprocessen operationele ondersteuning

De takken 1 (besturen), 2 (voorbereiden), 4 (ondersteunen) en 5 (verbeteren) van dit referentiemodel zijn generiek voor om het even welke organisatie of bedrijf. De tak 3 (uitvoeren) omvat de processen die te maken hebben met de kerntaken van een organisatie en zijn in die zin or g a ni s a t i e s p e c i f i e k ,i non sg e v a l‘ pol i t i e s p e c i f i e k ’ .De afkorting H2O staat in Nederland voor Hulpverlenen, Handhaven en Opsporen.

4.2. proces Een proces in het raam van procesgericht werken omschrijven we als een gestructureerde, weloverwogen groep van activiteiten –inclusief de bijbehorende voorzieningen –die één of meer soorten input (‘ i n s t r oom’ )g e br u i k tome e ns pe c i f i e k ep r e s t a t i e( ‘ ui t s t r oom’ )a ft el e v e r e nv oor een specifieke klant (Achterberg en Torremans)

4.3. procedure Een procedure is een weergave van een reeks afspraken die gemaakt worden:  tussen verschillende actoren binnen een proces om de samenwerking tussen verschillende mensen en/of diensten van een organisatie te optimaliseren om aan het einde van het proces de verwachte dienst of het verwachte product af te leveren;  of tussen verschillende actoren van verschillende processen binnen of buiten de eigen organisatie om de samenwerking van verschillende actoren in verschillende processen op elkaar af te stemmen.





7/13

4.4. werkinstructie Een werkinstructie is een weergave van de meest efficiënte werkmethode beschreven in 3 afzonderlijke handelingen in een logische volgorde.”

5. wanneer werkinstructies opstellen? Werkinstructies kunnen worden opgesteld voor geregeld terugkerende ingewikkelde of complexe taken van een medewerker (zie schema) of nog wanneer het ontbreken van een werkinstructie gevaar oplevert voor de kwaliteit van de dienstverlening, voor de veiligheid van de medewerkers of derden of voor de werking van het politiekorps. TAAK Routinematig Niet routinematig

eenvoudig complex Opleiding of ervaring werkinstructie => professionaliteit Creatief probleemoplossen door manager/medewerkers

Voor eenvoudige routinematige taken wordt ervan uitgegaan dat de opleiding van de medewerker en de opgedane ervaring moeten volstaan om de taken professioneel uit te voeren. Taken die slechts sporadisch of éénmalig voorkomen kunnen best aangepakt worden op het ogenblik dat ze zich voordoen en op een manier die voor die taak bedacht wordt.

6. de afgesproken vorm (en inhoud) Als bijlage aan deze handleiding vindt u de door de werkgroep voorgestelde vorm van een werkinstructie.  De werkgroep beveelt aan om te werken met een liggend A4-formaat.  Om het gebruiksgemak van een werkinstructie te bevorderen wordt aanbevolen om een werkinstructie te beperken tot één recto-versoblad. Dikwijls zal echter blijken dat meerdere bladzijden nodig zijn voor een werkinstructie.  Er is gekozen voor drie delen in een werkinstructie: identificatiegegevens in de kop- en voetregel, technische gegevens in de hoofding van de eerste bladzijde en de inhoudelijke structuur.

6.1. identificatie De identificatie van de werkinstructie komt in de kop- en voetregel te staan. Die kop- en voetregel wordt op elke bladzijde herhaald. De identificatie in de kopregel bestaat uit de naam van de werkinstructie, het nummer en het aantal bladzijden. In de voetregel komt de naam van de politiezone eventueel aangevuld met de slogan van de politiezone die gekoppeld is aan de visie, missie en waardentekst.

6.1.1.

Naam Aangezien het gaat over de uitvoering van een taak is het aanbevolen om in de benaming van de werkinstructie een werkwoord op te nemen.

6.1.2.

Documentnummer Elke politiezone kiest haar eigen systeem van nummering. Het is noodzakelijk om werkinstructies te nummeren om ze gemakkelijker te kunnen terugvinden en om er naar te verwijzen. De werkgroep beveelt aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van de nummering die t oe g e k e ndwor dta a ndep r o c e s s e n. Ee nwe r k i ns t r u c t i eui th e tpr oc e s‘ dr i ng e ndep ol i t i e hul p v e r l e ne n ’z ouda a r o mk unne ng e numme r dwor de na l s :3. 2/ W04.

3

Blz. 155 ISO 9000:2000-serie, strategie en aanpak van Dr.ir. C.T.B. Ahaus, ING A. de heer, Ing. W.K.J. Swinkels, KLUWER, vierde druk werkgroep Methode Werkinstructies




8/13

3.2 staat hierbij voor het nummer van het proces in de procesarchitectuur. W staat voor werkinstructie en het nummer is een chronologisch toegekend nummer binnen het proces. Een korps kan er ook voor kiezen om al haar werkinstructies chronologisch of thematisch te nummeren.

6.1.3.

aantal bladzijden In de kopr e g e lwor d the ta a nt a lbl a dz i j d e nv e r me l don de rd ev or m‘ bl z :1/ 4 ’wa a r bi j1s t a a t voor de eerste bladzijde van vier. Er wordt aanbevolen om een werkinstructie zo bondig mogelijk op te stellen, indien het kan op één bladzijde A4.

6.1.4.

versie (optie) Een politiezone kan er voor kiezen om aan de identificatie van een werkinstructie ook een versienummer toe te kennen, maar de werkgroep beoordeelde dit als een optioneel gegeven.

6.1.5.

naam (en adres) van de politiezone In de voetregel zet de politiezone waarbinnen de werkinstructie van toepassing is de naam van de politiezone. De benaming kan eventueel aangevuld worden met het adres van de politiezone.

6.1.6.

slogan visie-missie-waarden (optie) Een politiezone kan er voor kiezen om in de voetregel ook haar slogan te vermelden die gekoppeld is aan haar visie-missie-waardentekst.

6.2. technische gegevens Op de eerste bladzijde van de werkinstructie worden er onder de kopregel een aantal gegevens vermeld over de ontwerpers van de werkinstructie. Concreet gaat het over het logo, de opsteller, de (proces-)verantwoordelijke, de goedkeurder en twee data, nl de herzieningsdatum en de geldigheidsdatum. Ook de titel van de werkinstructie wordt in de hoofding herhaald.

6.2.1.

logo Het spreekt voor zich dat het politiekorps het logo van de politie links boven vermeld op de werkinstructie. Om de hoofding niet te overbelasten wordt voorgesteld om de naam (en eventueel het adres) te vermelden in de voetregel.

6.2.2.

opsteller  De opsteller van de werkinstructie is degene die bevoegd is om ze op te stellen en actueel te houden.  Hij of zij zorgt ervoor dat de werkinstructie voldoet aan de gestelde criteria uit de deze handleiding.  Hij bepaalt de herzieningsdatum van de werkinstructie.  Voor het actueel houden legt hij of zij de werkinstructie opnieuw ter controle en/of goedkeuring voor wanneer de aanpassing betrekking heeft op een wijziging van wet- en regelgeving en invloed heeft op de beschreven werkwijze. Bij een wijziging van technische gegevens (o.a. coördinaten, telefoonnummers, adres, ...) dient er geen controle te gebeuren.

6.2.3.

herzieningsdatum

 De opsteller vermeldt op het ogenblik van het opstellen van de werkinstructie een herzieningsdatum. Dit is een op voorhand bepaalde datum waarop het document zal worden geëvalueerd en indien nodig aangepast.  Op het ogenblik van herziening (evaluatie en/of aanpassing) wordt een volgende herzieningsdatum bepaald en vermeld op de aangepaste versie.  De herzieningsdatum komt op de hoogte van de opsteller te staan omdat die verantwoordelijk is voor het herzien van de werkinstructie.





6.2.4.

9/13

(proces-)verantwoordelijke  De verantwoordelijke (van het proces waarin de werkinstructie past) voert de vereiste beoordeling en/of controle van de werkinstructie, die hem door de opsteller wordt bezorgd, uit.  Hij of zij is bevoegd om de inhoud van de beoordeelde en/of gecontroleerde werkinstructie af te wijzen en in samenwerking met de opsteller een aangepaste werkinstructie tot stand te brengen.  De uitvoering van de beoordeling en/of controle wordt aangetoond door vermelding van de naam van de (proces-)verantwoordelijke.  De rol van controleur is facultatief. Als de (proces-)verantwoordelijke tegelijkertijd aangewezen is in het politiekorps als goedkeurder, dan vervalt deze rol.

6.2.5.

goedkeurder  De goedkeurder van een werkinstructie is bevoegd om de inhoud ervan af te wijzen en de instructie opnieuw te laten maken. Deze bevoegdheid blijft onverminderd van kracht als de werkinstructie door de (proces-)verantwoordelijke is beoordeeld en/of gecontroleerd.  Hij of zij bepaalt wanneer de werkinstructie in voege treedt.  De uitvoering van de goedkeuring wordt altijd aangetoond met vermelding van de naam van de goedkeurder en de geldigheidsdatum.

6.2.6.

geldig vanaf

6.2.7.

titel

 De goedkeurder geeft aan vanaf wanneer een werkinstructie in voege treedt door v e r me l di ngv a ndeda t umna‘ g e l d i gv a na f : ’  De geldigheidsdatum komt op de hoogte van de goedkeurder omdat die beslist over de geldigheidsdatum.  De hoofding van de eerste pagina wordt afgesloten met de titel van de werkinstructie.  Om duidelijk op te vallen wordt die op een zwarte achtergrond geplaatst

6.3. inhoudelijke structuur De werkgroep koos er voor om het aantal elementen in de inhoudelijke structuur te beperken tot drie: het toepassingsgebied, de werkwijze en de documenten en hulpbronnen. Deze drie onderdelen komen in elke werkinstructie verplicht terug om een minimale uitwisselbaarheid van werkinstructies tussen politiezones te garanderen. Op t i one e lk a ne e nt i t e l‘ b i j z ond e r he d e n’ toegevoegd worden. Omdat het document bruikbaar moet zijn werden andere elementen geweerd uit de werkinstructie.

6.3.1.

toepassingsgebied In het toepassingsgebied wordt kort omschreven voor de medewerkers in welke gevallen deze werkwijze van toepassing is. Het kan soms noodzakelijk zijn om ook te vermelden wanneer ze NIET van toepassing is. Ook kan verwezen worden naar eventuele gevallen waarin uitzonderingen op deze werkwijze van toepassing zijn.

6.3.2.

werkwijze (wie, wat, hoe doen?) De te beschrijven werkwijze vormt de kern van de werkinstructie. Er kan moeilijk een standaard worden afgesproken voor de vorm waarin deze werkwijze wordt beschreven. De werkwijze moet op die manier opgesteld zijn dat medewerkers er ook gemakkelijk mee aan de slag kunnen en zullen gaan. De werkgroep beveelt aan om zo visueel mogelijk te werken. Dit houdt in dat er kan gebruik gemaakt worden v a ne e ns t r oomdi a g r a m,v a nf ot o ’ s , t e k e ni ng e n,s c he ma ’ s , s pi n s c he ma ’ s , checklists, voorbeelden, … ofme te e nc ombi na t i ev a nde z emog e l i j k h e de n. Oph e tma k e n van een stroomdiagram wordt in punt 7 dieper ingegaan. Tekst dient alleen ter verduidelijking. Een werkwijze met alleen maar doorlopende tekst wordt afgeraden.





10/13

Uit praktijktesten blijkt het werken in twee of drie kolommen aan te bevelen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over een tabel waarin in een linkerkolom eventueel opeenvolgende stappen vermeld staan en rechts wat verduidelijking. In de linkerkolom kan ook een stroomdiagram, tekening, foto geplaatst worden, met in de rechterkolom bijkomende uitleg. Het kan ook nuttig zijn, zeker bij langere werkinstructies, om het gedeelte 'werkwijze' te structureren aan de hand van verschillende ondertitels. Soms kan het ook nuttig zijn om bij het begin van de werkwijze een paragraaf in te bouwen over gebruikte afkortingen. Er bestaan tal van bronnen waarin inspiratie kan gevonden worden voor het uitschrijven van werkinstructies:  het politiezakboekje van de PZ Gent  de interventiegids terrein van de Federale politie  een aantal werkinstructies opgesteld door of gebruikt in de politiescholen;

6.3.3.

documenten en hulpmiddelen In dit gedeelte wordt verwezen naar allerhande documenten die betrekking hebben op deze werkwijze. Hulpmiddelen (checklists, formulieren, materiële middelen, i nf o r ma t i c a onde r s t e un i ng ,…)d i et e rbe s c hi k k i ngs t a a nv a ndeme de we r k e r swo r de nhi e r vermeld.

6.3.4.

bijzonderheden He tond e r de e l‘ b i j z o nde r he de n’i sop t i oneel en dient alleen om elementen te vermelden die in debov e ng e noe mdes t r u c t u u rv a n‘ t oe pa s s i ng s g e bi e d’ , ‘ we r k wi j z e ’e n‘ doc ume n t e ne n hul pmi dde l e n’n i e tk onde nwor de nv e r me l d.He tk a ng a a nome v e nt ue l ea a n da c h t s pu nt e n, over eventuele uitzonderingsgevalle n,…

7. het gebruik van een stroomdiagram Een stroomdiagram gebruiken bij het uitschrijven van werkinstructies draagt de voorkeur weg. Daarom staan we even stil bij enkele regels en stappen voor het opstellen van een stroomdiagram. We sluiten af met de meest gebruikte symbolen.

7.1. regels  Streef naar een zo lineair mogelijke structurering. Veel lussen in een werkinstructie kunnen duiden op afwijkingen en/of verspillingen.  Een stroomschema geeft de werkelijke toestand weer zodat het opmaken dan ook moet gebeuren in overleg en consensus met de uitvoerders van het proces of de procedure! Iedereen kan wel individueel een schema opstellen waarin de (hun) huidige, actuele werkwijze is we e r g e g e v e n.De z ei ndi v i d ue l es t r ooms c he ma ’ sk unne nda nme te l k a a rv e r g e l e k e nwor de n.  Gebruik enkel de conventionele symbolen. (zie punt 7.3)  Verwerk het aspect tijd eveneens in het stroomdiagram (de wachttijd, de verwerkingstijd, de doorlooptijd, ...)  Parallel met het lineaire stroomschema kan je op een naastliggende kolom toelichtingen noteren m.b.t. de normen, de aspecten van input en output, ...

7.2. stappen  Bepaal samen met de medewerkers die de taak moeten uitvoeren welke werkinstructie er beschreven zal worden.  Stel het begin- en eindpunt van de te beschrijven taak vast.  Laat de groep zo veel mogelijk activiteiten (werkwoorden + ) van de taak opsommen en noteer ze op post-it's





11/13

 Plaats de activiteiten chronologisch op een verticale lijn en vul het stroomdiagram door middel van groepsdiscussie verder aan met de beslissingsmomenten, de wachttijden, de lussen, de meetpunten ...  Confronteer het voorlopige schema met (andere) uitvoerders op het terrein en breng de nodige verbeteringen aan.

7.3. symbolen Ee na a n t a ls y mb ol e nwor de nt r a di t i o ne e lg e br u i k tbi nn e nhe tui t t e k e ne nv a ns t r oo ms c he ma ’ s .De meest gangbare zijn:

begin of einde van het proces of de processtap

richting van het verloop van het proces

activiteit (werkwoord +, met vermelding wie) Nee

beslissingsmoment Ja

wachtmoment (x minuten, uren, dagen, ....)

verwijzing naar een ander (deel)proces

vastleggen van informatie of een registratie

meting of waarneming

8. praktische tips Enkele praktische tips bij het schrijven van werkinstructies:    

Hou ze zo kort mogelijk, liefst op één bladzijde. Schrijf ze in de gebiedende wijs. Dat is directer en leest prettiger. Zorg, dat ze, bijvoorbeeld in geplastificeerde vorm, op de werkplek aanwezig zijn. Betrek de medewerkers intensief bij het opstellen van werkinstructies. Dat vereenvoudigt de implementatie van de beschreven uniforme werkmethode.  Geef de opdracht tot het uitwerken van een werkinstructie eventueel aan iemand die niet van de inhoud op de hoogte is. Hij of zij moet dan met medewerkers die de inhoud wel kennen de werkinstructie opstellen. Dit bevordert de diepgang van en het draagvlak voor de werkinstructie.  Schrijf ze in de taal van de medewerker.

9. voorbeelden en ervaringen Voorbeelden van werkinstructies die werden opgesteld volgens deze handleiding en ervaringen om ze te ontwikkelen kunnen opgevraagd worden bij de politiezone Zaventem (Wendy Biesmans) of bij de andere politiezones die deelnemen aan deze werkgroep (zie punt 1. Inleiding) werkgroep Methode Werkinstructies



Werkinstructie: AAAAAAAAAAAAAAAAA

DocNr. 1.1/W11

opsteller: BBBBB CCCCCCCCCC (proces-)verantwoordelijke: DDDDD EEEEEEEEEEE goedkeurder: FFFFF GGGGGGGGGG

Blz. 1/X

herzieningsdatum: 11/22/3333 geldig vanaf: 44/55/6666

AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA 1. Toepassingsgebied De z ewe r k i ns t r u c t i ei sv a nt oe pa s s i ngwa n n e e r :….

2. Werkwijze (Wie, wat, hoe doen?) -

stroomdiagram te ke ni nge n,f ot o’ s tekst voorbeelden ... of een combinatie ervan, al dan niet in tabelvorm.

3. Documenten en hulpmiddelen

4. Bijzonderheden (optioneel)

******

politiezone AAAAAAA

'samen werken aan veiligheid'


13/13

aantekeningen




handleiding werkinstructies opstellen

Recommend Documents