Stap 4: 3. Workshop Werkbaar Werk – Handleiding
1
Doel
. Deze workshop heeft als doel de werknemers van het bedrijf te betrekken bij het herontwerp van kortcyclische arbeid naar meer werkbaar werk, de participatie te verhogen, het draagvlak te vergroten om zo de slaagkans van het project te maximaliseren.
2
Methodiek
Het gaat om een interactieve workshop met maximale participatie van de deelnemers, gebruikmakend van verschillende werkwijzen, die wordt afgesloten met een presentatie van de resultaten aan het management.
3
Instrument
Instrumenten die kunnen gebruikt worden tijdens de workshop werkbaar werk
3.1
Teamvorming
3.1.1 Voorstelling van de deelnemers Er bestaan heel wat originele voorstelrondjes, zoals: -
Laat de deelnemers op hun naamkaartje een tekeningetje maken van een voorwerp dat hen typeert en laat hen hierover een verhaal vertellen. Leg een stapel ansichtkaarten op tafel en laat de cursisten er ééntje kiezen waarvan ze vinden dat het voor hen symbool staat, en laat hen uitleggen waarom. Doe het mini-interview. Deelnemer 1 interviewt deelnemer 2 en vice versa en vervolgens stellen ze elkaar voor. De deelnemers zoeken in duo’s naar een gezamelijke link. Sleutelbos. Laat iedereen zijn of haar sleutels pakken en vertel kort het 'verhaal' achter een sleutel
-
Zoek de leugen: De deelnemers vertellen 2 straffe/ merkwaardige verhalen, waarvan er één waar is en één verzonnen. De anderen zoeken uit welke ven beiden waar is.
Deze manier van voorstellen zorgt ervoor dat de deelnemers elkaar met andere ogen zien. Het is ook een stimulans tot het versterken van de onderlinge banden. 3.1.2 Teambuilding Een goede teambuilding bestaat uit drie lagen
1. De activiteit zelf is de meest zichtbare laag, het zogeheten topje van de ijsberg. 2. De tweede laag dient voor het bepalen van de teamrollen en de processen die binnen het team spelen. 3. De verborgen derde laag is het opbouwend effect dat de oefening heeft op het team. Aangezien de werknemers die aan het projectteam deelnemen, vaak uit totaal verschillende teams of afdelingen komen, is het erg zinvol en nuttig om een teambuildingoefening te organiseren. Er zijn tal van oefeningen om de teamgeest te versterken. Deze twee oefeningen zijn eenvoudig, vragen weinig voorbereiding en materiaal, en hebben een groot effect.
3.1.3 Outdoor: het spinnenweb
Tussen twee bomen of palen worden er touwen geknoopt met gaten waar een volwassen persoon doorheen zou kunnen komen. Er moeten evenveel gaten zijn als deelnemers. De opdracht voor de groep is om met z’n allen door het web te komen. Moeilijkheid is dat de deelnemers de ouwen niet mogen aanraken. Men mag ook niet om het touw heenlopen om elkaar te helpen. Op die manier wordt het spinnenweb één grote puzzel waarvan de deelnemers zelf moeten bepalen hoe en in welke volgorde ze deze willen oplossen. Dat beslissingsproces is wat deze opdracht zo succesvol maakt, omdat het de groep uitnodigt om in gesprek te gaan en een oplossing te vinden om door het web heen te komen Indoor: spaghettitoren Deze eenvoudige oefening voor teambuilding, met ongekookte spaghetti, een meter tape en een marshmallow, zorgt voor verassende inzichten: Wie kan de hoogste toren maken met deze ingrediënten? En waarom doet een verrassende groep het altijd beter dan gemiddeld? Zie presentatie van Tom Wujec: Link Spaghettitoren
3.2
Ontdekken van de kenmerken van aantrekkelijk werk
Brainstorm met groene en rode kaartjes: -
Groen: De deelnemers geven aan welk werk ze graag doen, wat hen energie geeft en waarom Rood: De deelnemers vertellen wat ervoor zorgt dat ze bepaald werk niet graag doen, wat hen veel energie kost en waarom dat zo is.
3.3
Ideeën tot verbetervoorstellen
Er zijn verschillende manieren om tot verbetervoorstelling te komen:
3.3.1 Oplossingenmatrix: Aan de hand van een oplossingenmatrix denken de deelnemers na over wat er op de werkvloer kan verbeterd worden, op het vlak van taakinhoud, arbeidsorganisatie, werkmethode en middelen, ergonomie, arbeidsomstandigheden e.d. De ideeën worden genoteerd op post-its en op het juiste vakje binnen de oplossingsmatrix gekleefd. Daarna worden de ideeën in groep toegelicht en besproken. (Zie oplossingsmatrix)
3.3.2 Volgens de 5-S methodologie Aan de hand van de 5S methodologie worden er verbetervoorstellen voor de werkvloer uitgewerkt ! Wat is de 5-S methodologie? • 5-S is een methodologie voor de organisatie, de schoonmaak, de ontwikkeling en het onderhoud van een productieve werkomgeving • Ze helpt om individuele werkplekken volgens beste praktijken te standaardiseren ! Doelstellingen - ‘Waarvoor dient het?’ • Individuele werkplekken standaardiseren volgens beste praktijken • Een veilige werkomgeving tot stand brengen en in stand houden • Fouten en verspilling beperken ! Voordelen - ‘Wanneer wordt het gebruikt?’ • Ideaal wanneer verscheidene werknemers dezelfde taak uitvoeren en / of een werkplek delen • Ook erg geschikt in omgevingen waar de veiligheid drastisch moet worden verbeterd ! 5 begrippen die met de letter S beginnen:
3.3.3 Brainstorm ‘GPS toolkit werken met de glimlach’ De ‘GPS toolkit werken met de glimlach’ bestaat uit een spelbord, een handleiding voor het bedrijf, een handleiding voor de eventuele externe trainer, GPS hulpjes en een cdrom met alle bruikbare info !
Hoe gaat het in zijn werk?
De trainer start de sessie door het GPS-‐bord op tafel te leggen of in 6 delen te knippen en die op te hangen. De trainer kleeft in het grijze centrale deel van het GPS-‐bord de themakaartjes (zie figuur) De centrale vraag schrijft hij/zij neer op een flip-‐over: De centrale vraag: “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we langer op een gezonde manier, en met plezier aan het werk blijven? Voorbeeld thema’s kunnen zijn: • Ergonomie • Jobinhoud • Balans werk-‐privé • Afwisseling in het werk • Veiligheid & Gezondheid
Figuur GPS-‐bord
!
Opwarming
De trainer legt kort de doelstelling en het belang van de workshop uit. Om een losse sfeer te creëren start de trainer de workshop met enkele opwarmingsoefeningen. Deze oefeningen overtuigen de deelnemers van hun eigen creativiteit en van het belang van het “ontspannen zijn” om probleemstellingen of moeilijkheden op te lossen. We besteden ook aandacht aan het verschil tussen taakblindheid en taakfocus.
! Ideeën genereren. De deelnemers bepalen de vijf thema’s waarrond er zal worden gebrainstormd. Het zesde thema is het droomvakje “Zou het niet fijn zijn als...?”, Dit is een vrij thema waar de werknemers ideeën kunnen formuleren die ze niet onmiddellijk kunnen plaatsen bij de andere 5 thema’s. De deelnemers worden opgedeeld in groepjes. De groepjes krijgen per thema een aantal minuten de tijd om creatieve ideeën te bedenken en stappen dan door naar het volgend thema. Ze noteren deze op een post-‐it en plakken de post-‐its vervolgens op het GPS-‐bord. ! Ideeën selecteren Elk groepje krijgt gele en oranje stickers. Elke deelnemer kleeft een oranje sticker op de ideeën die hij/zij realiseerbaar vindt op lange termijn (>6maanden) en een gele sticker op de ideeën die realiseerbaar zijn op korte termijn (< 6 maanden). De trainer somt op een flip-‐over per thema de ideeën met minimum stickers op. Elke deelnemer duidt zijn/haar eigen top 5 aan op de flip-‐over. De trainer brengt op het einde van deze ronde de 5 topideeën in kaart.
3.4
Uitwerken Verbetervoorstellen
Van alle verbetervoorstellen die op één of meerdere van bovenstaande manieren zijn gegeneerd, worden er 5 topideeën verder uitgewerkt in een projectvoorstel. Er werken 2 of 3 deelnemers aan één projectvoorstel. Elk groepje stelt aan de anderen zijn projectfiche voor. De andere deelnemers geven hun reacties. De voor –en nadelen worden besproken. Zie sjabloon projectvoorstel
3.5
Rapporteren
3.5.1 Verslag werkgever Uiteraard is het belangrijk om het management / de directie op de hoogte te stellen van de resultaten van de workshops en de ideeën en projectvoorstellen die daaruit zijn voortgekomen. Dit verslag wordt opgemaakt door een aantal deelnemers aan de workshop en wordt – aan de hand van een presentatie – toelicht en gemotiveerd aan het management of de directie. Door de rapporten af te toetsen bij het management, wordt er aan het draagvlak gewerkt en worden de adviezen op een pragmatische manier geformuleerd. Vanwege het beslissingsrecht van de leden van het management, kunnen zij bepalen welke verbetervoorstellen in aanmerking komen om verder uit te werken en te implementeren in de organisatie. 3.5.2 Verslag andere werknemers Indien niet alle werknemers van het bedrijf de gelegenheid hebben om deel te nemen aan de workshop, is het zeer belangrijk om hen op de hoogte te stellen van de ideeën die zijn gegenereerd en geselecteerd. Hier worden geen adviezen geformuleerd om te voorkomen dat er valse verwachtingen gecreëerd worden. Het verslag vormt de basis om eventueel een bedrijfsinterne werkgroep op te starten. Het verslag kan ook op een creatieve manier uitgewerkt worden, bijvoorbeeld door een nieuwsbrief die dan wordt uitgedeeld of opgehangen, en worden toegelicht op een personeelsvergadering.
3.6
Opstarten van een bedrijfsinterne werkgroep
3.6.1 Een strategische keuze De resultaten van de workshop worden best gekaderd in het geheel van de bedrijfsstrategie. Dat het personeel langer op gezonde manier aan het werk blijft, maakt deel uit van een geïntegreerd personeelsbeleid, een genderbewust personeelsbeleid dat aansluit bij de visie en missie van het bedrijf. 3.6.2 Tips voor het goed functioneren van de werkgroep 1. Een werkgroep heeft een “trekker” nodig, hij/zij neemt de rol op van voorzitter tijdens de bijeenkomsten en waakt over de goede voortgang van het project. 2. Zorg voor een veilige omgeving waar de werknemers open kunnen communiceren. 3. Overleg regelmatig met het management, en zorg dat het project ‘gedragen’ wordt. 4. Laat het management een budget vrijmaken voor de werkgroep en voor het uitvoeren van de activiteiten.
5. Informeer ten gepaste tijde de andere werknemers, zodat het project ook door hen gedragen wordt en lèèft binnen de organisatie 6. Denk bij het opstellen van het projectplan aan 'quick wins'. Dit zijn snel te behalen, kleine resultaten die worden ervaren als een verbetering, als een teken de werkgroep goed op weg is. Hiermee wordt er vertrouwen gekweekt en krediet opgebouwd. Snelle resultaten werken motiverend, zowel voor de werkgroep, het management als de werknemers waarvoor het project uitgevoerd wordt.
