HANDBOEK. voor vrijwilligers. van ContourdeTwern. Colofon ContourdeTwern Spoorlaan 444, 5038 CH Tilburg

HANDBOEK voor vrijwilligers van ContourdeTwern

Colofon ContourdeTwern Spoorlaan 444, 5038 CH Tilburg 013 583 99 99

Handboek voor vrijwilligers

Vastgesteld 9 december 2014

Inhoudsopgave Trefwoordenregister Voorwoord Werken met vrijwilligers 1.

Binnenkrijgen van vrijwilligers; werving en selectie

2.

Belonen van vrijwilligers

3.

Begeleiden van vrijwilligers

4.

Behouden van vrijwilligers

5.

Beëindigen van vrijwilligerswerk

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10

Vrijwilligersovereenkomst ContourdeTwern Verkort registratieformulier nieuwe vrijwilliger Formulier jaargesprek vrijwilliger Protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van geld Ontvangstverklaring geld voor boodschappen Protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van sleutels Sleutelverklaring behorende bij protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van sleutels Formulier exitgesprek Declaratieformulier voor vrijwilligers (algemeen) Declaratieformulier vrijwilliger van Formulieren Dichtbij en/of Fix up your Life



1

TREFWOORDENREGISTER

Agressie 9,10 Arbeidsomstandigheden 7,9 Arbowet 7,9 Attentiebeleid 5 Bedankbrief 11 Begeleiding 7 Contactpersoon 7 Declaratie 5,6,7,bijl, 9 Deskundigheidsbevordering 4,7 Cursussen en trainingen 4,7 Exitgesprek 11, bijl. 8 Geheimhouding 9 Getuigschrift 11 Geweld 9,10 Huisregels en gedragscodes 9 Inspraak en medezeggenschap 8 Interne communicatie 8 Internet en e-mail 9 Introductie 3 Introductiecursus 4 Jaargesprek 7, bijl. 3 Klachten / geschillen 9 Klachtenreglement 9 Medezeggenschap 8


Melding ongevallen 8 Nieuwsbrief 8 Onkostenvergoeding 5,6,7, bijlage 10 Ontruimingsplan 8 Geld en geschenken 9,bijl 4 t/m 7 Onvoldoende functioneren 10 Proefperiode 3 Registratie van gegevens 4 Selectie 3 Seksuele intimidatie 9,10 Sleutels 9, bijl 4 t/m 7 Sleutelverklaring 9 Stoppen met vrijwilligerswerk 11 Uitkering 10 Vacante functies 7 Vertrouwelijkheid 9 Verzekeringen 7 Voorzieningen 7 Vrijwilligersovereenkomst 4, bijl. 1 en 3 Vrijwilligersraad 8 Waardering 5 Werkoverleg met team 7,8 Werving 3


2

Voorwoord Visie van ContourdeTwern: hart voor vrijwilligers. In haar beleidsvisie heeft ContourdeTwern geformuleerd, dat zij vrijwilligerswerk op allerlei niveaus van grote waarde vindt. Gebaseerd op dit uitgangspunt, hebben we onze visie op vrijwilligerswerk op papier gezet. Deze beide notities zijn terug te vinden op de website van ContourdeTwern (www.contourdetwern.nl). De kern van de visie op vrijwilligerswerk luidt als volgt: ContourdeTwern:  bestaat dankzij de inzet van vrijwilligers;  Waardeert vrijwilligerswerk in welke vorm dan ook. Vrijwilligers zijn belangrijk omdat ze voor een ander iets betekenen, maar ook omdat vrijwilligerswerk een manier is om mee te doen in de samenleving.  heeft als doel om mensen te stimuleren om zich als vrijwilliger in te zetten;  heeft expertise in het werken met vrijwilligers;  zet deze expertise ook in ten behoeve van andere organisaties die met vrijwilligers werken. Een goed vrijwilligersklimaat draagt bij aan een krachtige samenleving waarin zelfredzaamheid en eigen kracht van bewoners wordt bevorderd. ContourdeTwern wil dit ondersteunen door de vrijwilligers optimaal te begeleiden en faciliteren. Vrijwilligers zijn van harte welkom bij ContourdeTwern. Bij ContourdeTwern werken beroepskrachten en vrijwilligers samen. Iedereen telt mee, iedereen doet mee. Op basis van onze visie en de daarbij geformuleerde uitgangspunten zijn vele concrete afspraken rondom vrijwilligerswerk binnen ContourdeTwern vastgelegd in dit handboek, dat is bedoeld voor vrijwilligers en beroepskrachten om een goede samenwerking te realiseren. De begrippen Binnenkrijgen, Belonen, Begeleiden, Behouden en Beëindigen zijn de leidende principes voor ons vrijwilligersbeleid. Dit handboek is bedoeld als naslagwerk voor een ieder die vragen heeft. Regelmatig wordt gekeken of het nog actueel is. waar nodig wordt dit handboek regelmatig geactualiseerd. ContourdeTwern wenst alle vrijwilligers een prettige tijd toe bij de uitvoering van hun activiteiten of taken bij één van de teams. We hopen dat elke vrijwilliger zich thuis voelt in de organisatie. ContourdeTwern waardeert de maatschappelijke betrokkenheid van iedere vrijwilliger.

,



2

SAMENWERKEN MET VRIJWILLIGERS 1.

Binnenkrijgen van vrijwilligers; werving en selectie

De (potentiële) vrijwilliger weet wat hij wil en gaat bij zijn keuze uit van persoonlijke motieven en overwegingen. Weten wat de vrijwilliger zoekt in vrijwilligerswerk is daarom belangrijk bij de werving, maar vooral ook daarna om de vrijwilliger zo lang mogelijk te behouden voor de organisatie. Werving De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de werving van vrijwilligers. De werving van bestuurlijke vrijwilligers voor de Vrijwilligersraad en de begeleidingscommissie Mooi zo Goed zo vindt uitsluitend plaats op het moment dat er een vacature ontstaat. Selectie Capaciteit, beschikbaarheid en motieven zijn elementen die bij vrijwilligers sterk uiteen kunnen lopen. Hiermee wordt zoveel mogelijk rekening gehouden zodat de juiste vrijwilliger op de juiste plek terechtkomt. Beroepskrachten kijken bij de selectie naar verschillende aspecten waaraan een vrijwilliger moet voldoen. Aspecten die hierbij een rol spelen, zijn:  ten minste 18 jaar oud om zelfstandig activiteiten te leiden (vrijwilligers onder deze leeftijdsgrens mogen alleen onder toezicht van een oudere vrijwilliger of een beroepskracht een activiteit begeleiden);  zich kunnen vinden in de doelstelling van ContourdeTwern en de (team)afspraken rondom de uitvoering van het vrijwilligerswerk;  belangstelling hebben voor en affiniteit met de doelgroep waarmee de vrijwilliger gaat werken;  gemotiveerd zijn en reële verwachtingen hebben van de uit te voeren taak;  bereid zijn tot samenwerken;  aanspreekbaar zijn op de werkzaamheden die de vrijwilliger gaat verrichten;  zich realiseren dat het werk vrijwillig maar niet vrijblijvend is en dat verwacht wordt dat afspraak = afspraak. Na afloop (van een gesprek en/of cursus, zie hiervoor hierna) worden de kandidaten (los de zelf gemaakte keuze) telefonisch of persoonlijk door de beroepskracht op de hoogte steld van de keuze en kunnen zij hierop reageren. Als kandidaten niet geschikt blijken te voor de vacature waarop zij reageerden, dan wordt in goed overleg altijd gezocht naar andere passende vrijwilligersplek.

van gezijn een

Bij de start spreekt de beroepskracht met de vrijwilliger altijd een proefperiode af. Aan het eind van deze periode vindt een (evaluatie-)gesprek plaats, waarna wordt besloten of een vrijwilliger doorgaat of dat de afspraken worden aangepast. Introductie Er zijn veel typen vrijwilligers. Maar elke vrijwilliger verricht zijn werk in meer of mindere mate onder de vlag van ContourdeTwern. We willen daarom dat de vrijwilligers de basisprincipes weten van wat we van hen verwachten. Daarom is een goede introductie van groot belang. Ieder team verzorgt een goede introductie voor vrijwilligers door in overleg aandacht te besteden aan:  kennismaken met elkaar en met de organisatie;  inwerken;  kennismaken met de andere vrijwilligers (indien van toepassing)  behandeling van een aantal inhoudelijke thema’s zoals normen en waarden, grenzen stellen, omgaan met privacy.



3

De introductie is verplicht en wordt in principe decentraal aangeboden (per team). De introductie kan op verschillende niveaus worden gegeven. Bij de bepaling van het gepaste niveau van de introductie (inhoud en tempo) wordt rekening gehouden met het niveau van vrijwilligers in de groep. Voor vrijwilligers die vooral met individuele dienstverlening te maken krijgen, kan nog een uitbreiding op deze introductie volgen. oepskracht die de nieuwe vrijwilliger gaat begeleiden, draagt zorg voor de introductie op de werkplek. De beroepskracht zorgt er ook voor dat elke nieuwe vrijwilliger bekend is met het vrijwilligersbeleid van ContourdeTwern en de eventuele huisregels van betreffende locatie (indien van toepassing). Ook zorgt de beroepskracht voor informatie over de betreffende cliënt en gaat zo nodig mee op kennismakingsgesprek. Aanvullende scholing op maat Vrijwilligers volgen waar nodig cursussen die voor de uitvoering van hun taken van belang zijn. Daarom is het mogelijk dat bepaalde vrijwilligers op maat een aanvullinde scholing krijgen aangeboden. Voorbeelden:  Sociale Hygiëne (vooral bij vrijwilligerswerk op gebied van beheer of gastheer/gastvrouwschap)  IVA (instructie verantwoord alcohol schenken) voor vrijwilligers achter de bar.  cursus BHV (Bedrijfshulpverlening),  cursus over relevant thema, bijvoorbeeld dementie. Bij een groot aantal diensten van de informele zorg, thuisadministratie, buurtbemiddeling en opvoedingsondersteuning is het bijwonen van scholing verplicht. Na het volgen van de cursus worden de afspraken over het vrijwilligerswerk definitief. Om de toegankelijkheid van het trainingsaanbod voor vrijwilligers zo groot mogelijk te laten zijn, worden de trainingen in principe decentraal aangeboden. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Om als vrijwilliger te kunnen werken kan de organisatie de eis stellen dat hij in het bezit is van een Verklaring Omtrent het Gedrag (verklaring van goed gedrag). Deze eis wordt ALTIJD gesteld aan (nieuwe) vrijwilligers die individuele informele zorg of dienstverlening bieden bij anderen thuis. Of vrijwilligers die meewerken aan activiteiten waarbij intensief wordt gewerkt met kinderen jonger dan 18 jaar of met mensen met een verstandelijke beperking. In overige situaties is het ter beoordeling van de leidinggevende. Na overlegging van deze verklaring kan de vrijwilliger de kosten van deze verklaring bij ContourdeTwern declareren. Vrijwilligersovereenkomst De werkafspraken worden vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst die door vrijwilliger en beroepskracht wordt ondertekend. Er bestaat een uitgebreide versie en een verkort registratieformulier (zie bijlage). Afhankelijk van de inzet van de vrijwilliger, wordt gekozen voor de uitgebreide versie of het verkorte registratieformulier. De vrijwilligersovereenkomst of het verkorte registratieformulier wordt door de beroepskracht gearchiveerd in een afgesloten kast of lade. Daarnaast vindt er een digitale registratie plaats (zie hierna). Registratie van vrijwilligersgegevens Relevante gegevens van de vrijwilligers worden geregistreerd in digitale systemen. Voor de matching van vrijwilligers aan individuele cliënten wordt gebruik gemaakt van het digitale systeem RegiproNet. Voor de overige vrijwilligers worden de basisgegevens (Naam, adres, woonplaats, telefoon, actief binnen welk team) vastgelegd in Perfect View. Deze registratie wordt uitsluitend benut voor interne doelen zoals eventuele rapportages aan opdrachtgevers (geanonimiseerde gegevens), mailingen vanuit de organisatie aan vrijwilligers, contactgegevens voor begeleiders e.d. De regels omtrent privacy zijn van toepassing. Dit betekent dat de digitale systemen uitsluitend benut kunnen worden door bevoegden en voor de hiervoor omschreven doelen.



4

2.

Belonen van vrijwilligers

ContourdeTwern gaat ervan uit dat vrijwilligerswerk een (immateriële) beloning oplevert, die te maken heeft met waardering, erkenning, zekerheid, veiligheid, identiteit en status. In principe moet vrijwilligerswerk niet draaien om financiële beloningen tenzij er sprake is van het vergoeden van bepaalde onkosten. Het geven van aandacht en het (regelmatig) uitspreken van waardering en erkenning is essentieel bij het motiveren van vrijwilligers. Daarnaast zijn er ook diverse attenties. Het gaat hier om: Individueel attentiebeleid Aandacht bij persoonlijke gebeurtenissen is belangrijk. Daarvoor gelden de volgende afspraken:  geboorte kind: kaart en attentie/bloemen;  langdurige ziekte: na vier weken tenminste een kaart en waar dat gewenst is (bijvoorbeeld bij ziekenhuisopname of zeer langdurige ziekte) aanvullend bloemen/attentie;  huwelijk (inclusief huwelijksjubilea): kaart en attentie/bloemen;  afscheid: attentie/bloemen;  overlijden partner, ouder of kind: tenminste kaart, eventueel aanvullend bloemen;  overlijden: condoleancekaart/brief aan familie (per situatie bekijken of advertentie dan wel bloemen gewenst is);  jubileum als vrijwilliger (5, 12½ en 25 jaar). In principe is er een budget van €15,- per gebeurtenis. Voor overlijden en 25-jarig jubileum geldt een budget van € 45,-. De begeleiders (contactpersonen per team) zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze afspraken. Van vrijwilligers vragen wij geen meldingsplicht. Dus als bovenstaande gebeurtenissen niet bekend zijn bij de beroepskracht, kan het voorkomen dat een attentie niet of achteraf wordt verstrekt. Jaarlijkse blijken van waardering voor iedere vrijwilliger Ieder team zorgt jaarlijks in december voor een attentie. Door de afdeling Communicatie wordt een kaart aangeschaft die kan worden gecombineerd met de attentie. Verder verzorgt ieder team jaarlijks een feestje of uitje voor de vrijwilligers. Overige blijken van aandacht voor de vrijwilligers Eerdergenoemde elementen van waardering kunnen per team aangevuld worden door aandacht te hebben voor zaken als:  vrijwilligers voordragen voor lokale, provinciale of nationale vrijwilligersprijzen;  vrijwilligers actief te wijzen op evenementen die specifiek bestemd zijn voor vrijwilligers, zoals het jaarlijkse Tilburgse vrijwilligersfeest;  vrijwilligers in het zonnetje te zetten door bijvoorbeeld een artikel in de wijkkrant, aandacht in andere lokale media. Maar ook vrijwilligers die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt eenmalig een extraatje (bijvoorbeeld bos bloemen) te geven aan het eind van een seizoen. Onkostenvergoedingen Uitgangspunt is dat verstrekte vergoedingen voldoen aan fiscale regels. Voor 2015 geldt max. € 1500,- per jaar, max. € 150,- per maand en max. € 4,50 per uur bij 23 jaar en ouder, (voor jongeren onder 23 jaar geldt een max. uurtarief van € 2,50). In september voert de afdeling F&I een controle uit of het maximale bedrag aan onkostenvergoeding per vrijwilliger niet wordt overschreden. Als het totaalbedrag aan onkosten bij een bepaalde vrijwilliger de € 1.000 nadert (of heeft overschreden), wordt een signaal gegeven aan de manager.



5

Voor de vergoeding van onkosten gelden de volgende uitgangspunten:  We verstrekken geen beloning, maar vergoeden de onkosten. Het mag de vrijwilliger geen geld kosten.



De regels van de onkostenvergoeding worden vooraf



We streven naar dezelfde regels voor vrijwilligers in de hele organisatie. De manager heeft echter bepaalde handelingsvrijheid om af te wijken van de afspraken, bijvoorbeeld bij bovengemiddelde inzet of prestatie. Daar waar er wordt afgeweken, moet de manager dat kunnen uitleggen De administratieve handelingen rondom de (onkosten)vergoedingen moeten zo eenvoudig en efficiënt mogelijk verlopen voor vrijwilligers en administratie. Het is de verantwoordelijkheid van de manager dat voldoende ruimte in de begroting wordt gereserveerd voor de onkostenvergoedingen van de vrijwilligers. In sommige gemeenten gelden er uitzonderingen mbt het belonen van vrijwilligers. Als er met de Gemeente aparte afspraken zijn gemaakt en de gemeente financiert deze ook, dan blijven deze gewoon geldig.

  

door de manager/coördinator of sociaal werker met de vrijwilliger besproken. Bijvoorbeeld als het contract wordt getekend.

Hieronder worden de belangrijkste aspecten van de onkostenvergoeding verder toegelicht. Geen beloning, maar onkostenvergoeding Het beleid van ContourdeTwern is om geen beloning aan vrijwilligers te verstrekken. Vrijwilligers ontvangen wel vergoedingen voor de kosten die ze maken voor het uitvoeren van hun vrijwilligerswerk. Twee manieren van onkostenvergoeding Er zijn twee manieren waarop ContourdeTwern onkosten kan vergoeden aan vrijwilligers:  Onkostenvergoeding op basis van declaratieformulier. De vrijwilliger declareert de gemaakte onkosten middels een declaratieformulier. Bewijzen worden toegevoegd. De manager tekent voor akkoord.  Onkostenvergoeding via een forfaitair (vast) bedrag per jaar. Als het declareren van onkosten teveel bureaucratische druk met zich meebrengt, kan besloten worden om onkosten te vergoeden in de vorm van een vast bedrag per jaar. De groep vrijwilligers waar deze vorm voor geldt, is de Informele zorg. Jaarlijks krijgen zij € 100 aan onkostenvergoeding. Het streven is om deze vergoeding jaarlijks voor 31 december uit te betalen. Als de gemaakte onkosten meer zijn dan € 100, worden deze aanvullend vergoed. De declaraties moeten dan overigens wel tijdig, voor 1 december ingediend worden. De afspraken voor onkostenvergoeding (bijvoorbeeld: kilometervergoeding, etc) zijn bekend bij de manager / sociaal werker. Deze afspraken rondom de onkostenvergoeding worden vooraf met de vrijwilliger besproken. Verschil tussen onkosten en activiteitenkosten Onkosten zijn kosten die verbonden zijn aan het werk als vrijwilliger. Bij structurele inzet als vrijwilliger, worden deze kosten vergoed. De belangrijkste kosten zijn reiskosten, telefoonen portokosten. Daarnaast kan het voorkomen dat er incidentele uitgaven worden gedaan ten behoeve van een activiteit. Deze kosten zouden anders door ContourdeTwern gemaakt worden en worden bij wijze van spreken voorgeschoten door de vrijwilliger. Deze kosten vallen niet onder de onkosten (en ook niet onder de fiscale regels). Ze worden op basis van declaratie met een aankoopbewijs vergoed aan de vrijwilliger.



6

Overgangsregeling Consequentie van dit voorstel is dat sommige vormen van compensatie op termijn gaan vervallen (bijvoorbeeld voor thuisadministratie, huisbezoek 75 en 80+). Er is sprake van een overgangsregeling. Bestaande vergoedingen aan huidige vrijwilligers (peildatum: 1 september 2014) blijven gehandhaafd. Voor nieuwe vrijwilligers geldt de bovenstaande onkostenvergoeding. Uitbetaling De onkosten worden zo snel mogelijk vergoed aan de vrijwilliger. Dat kan op twee manieren: via de kas van de locatie waar de vrijwilliger actief is of via een betaling via de bank. Betaling via de kas gaat als volgt: de vrijwilliger dient het formulier in, dat wordt geaccordeerd en via de kas van de locatie uitbetaald. Deze manier heeft de voorkeur als het om kleine bedragen gaat. Als de sociaal werker of de manager vindt dat de onkosten via de bank vergoed moeten worden, dan worden de gefiatteerde declaraties doorgestuurd naar de afdeling Financiën en Informatisering (F&I). Omdat het uitbetalen van declaraties per bank arbeidsintensief is, wordt aan de sociaal werker/manager gevraagd om de declaraties per persoon te bundelen alvorens ze voor betaling aan te bieden (bijvoorbeeld eens per kwartaal). Als dat niet gaat (bijvoorbeeld omdat het om eenmalige kosten gaat), kan het geaccordeerde formulier meteen worden doorgestuurd naar de afdeling F&I, die voor betaling zal zorgdragen.

3.

Begeleiden van vrijwilligers

Aspecten begeleiding Een vrijwilliger heeft recht op ondersteuning en begeleiding. Iedere vrijwilliger heeft daarom een beroepskracht als aanspreekpunt waar hij terecht kan met vragen. Uitgangspunt van de begeleiding door de beroepskrachten is dat iedere vrijwilliger zijn taken binnen de persoonlijke mogelijkheden zo goed en zelfstandig mogelijk kan uitvoeren. Daarom houdt de beroepskracht regelmatig contact met de vrijwilliger. Jaargesprek Voor zowel de vrijwilliger als ContourdeTwern is het van belang om te weten of de vrijwilliger zich nog wel op zijn plek voelt. Daarom wordt er jaarlijks (als daar behoefte aan is vanuit vrijwilliger of organisatie) een gesprek gevoerd waarin allerlei aspecten rondom de vrijwillige inzet aan de orde kunnen komen. Een dergelijk gesprek is te beschouwen als een functioneringsgesprek voor vrijwilligers Deskundigheidsbevordering Alle vrijwilligers kunnen in aanmerking komen voor deskundigheidsbevordering. De mate waarin en de wijze waarop is afhankelijk van het soort vrijwilligerswerk dat wordt verricht. Bij een groot aantal diensten van de Informele Zorg en opvoedingsondersteuning is het bijwonen van scholingen verplicht. Daarnaast biedt ContourdeTwern (vaak via de Vrijwilligersacademie) scholingsmogelijkheden aan. Uiteraard kan een vrijwilliger zelf ook zijn scholingswensen kenbaar maken. 4.

Behouden van vrijwilligers

Als er aandacht is voor vrijwilligers neemt de kans dat vrijwilligers kunnen worden behouden toe. Daarom is het belangrijk dat vrijwilligers zich welkom, gewaardeerd en erkend voelen. Bij de inzet van de vrijwilliger zijn de motivatie, behoeften en wensen van de vrijwilliger het uitgangspunt.



7

Voorzieningen voor vrijwilligers  werkbegeleiding;  onkostenvergoeding  mogelijkheid tot deelname aan relevant overleg of overleg van een team;  deelname aan workshops, cursussen en trainingen;  informatie over vacante functies;  goede verzekeringen (zie ook de informatie hierna);  goede arbeidsomstandigheden, inclusief arbozaken die conform wettelijke bepalingen geregeld zijn (zie ook de informatie hierna);  één of twee vaste contactpersonen per team;  vormen van inspraak (zie ook toelichting hierna);  indien gewenst: een getuigschrift.  onderzoek naar tevredenheid onder vrijwilligers (minimaal één keer per vier jaar); Verzekeringen Alle vrijwilligers van ContourdeTwern zijn verzekerd via de VNG verzekering van de gemeenten (VNG: Vereniging Nederlandse Gemeenten). Dit is een secundaire verzekering. Dat betekent dat vrijwilligers in eerste instantie hun eigen verzekering dienen aan te spreken alvorens een beroep kan worden gedaan op de VNG verzekering. Deze verzekering is bedoeld om de risico’s voor vrijwilligers in de uitvoering van hun vrijwilligerswerk zo veel mogelijk af te dekken. Daarnaast heeft de organisatie voor de vrijwilligers een auto-inzittendenverzekering. Niet verzekerd is:  schade die onder een andere verzekering wordt gedekt;  het eigen risico van een elders lopende verzekering;  schade aan geparkeerde auto;  schade als gevolg van diefstal in het pand zonder sporen van braak;  schade toegebracht door derden aan verzekerden. Voor meer informatie kan de polis worden geraadpleegd, die op aanvraag is te verkrijgen. Interne communicatie, Om goed te kunnen functioneren hebben vrijwilligers informatie nodig. Beroepskrachten die de vrijwilligers begeleiden hebben de plicht om vrijwilligers zo goed mogelijk op de hoogte te houden van zaken die voor hen van belang zijn. Daarbij gaat het om:  mondelinge informatie over de uitvoering van het vrijwilligerswerk;  informatie over het team of de organisatie, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven, mail of post. Inspraak en medezeggenschap In een organisatie waar vrijwillige inzet een steeds grotere rol vervult is het van belang om de vrijwilligers ook een duidelijke positie te geven. Vrijwilligers die in de praktijk aan de slag zijn, hebben vaak goed zicht op het wat en hoe van de activiteiten en dienstverlening. Voor de organisatie zijn vrijwilligers een belangrijke stakeholder en pleitbezorger van onze dienstverlening. Daarom organiseren we de medezeggenschap voor vrijwilligers op drie niveaus:  Op organisatieniveau via de vrijwilligersraad. Het gaat dan vooral over het meedenken over het beleid van de organisatie.  Op teamniveau. Vrijwilligers worden waar nodig uitgenodigd in teamvergaderingen om mee te denken over bepaalde onderwerpen. Medewerking wordt bijzonder op prijs gesteld.  Op activiteitenniveau. Vrijwilligers worden steeds meer medeverantwoordelijk voor de dienstverlening. Daarom geldt in steeds meer gevallen een grote mate van zelfstandigheid in de uitvoering van het vrijwilligerswerk. Als organisatie vinden we het belangrijk om feedback te krijgen over de dienstverlening. Vanaf 2014 wordt minimaal eens in de vier jaar een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder vrijwilligers. De uitkomsten daarna worden besproken met de Vrijwilligersraad.



8

Vrijwilligerswerk en de Arbowet De Arbowet (Arbeidsomstandighedenwet) regelt de algemene zorg voor veiligheid, gezondheid en welzijn op het gebied van arbeid. Deze wetgeving geldt voor alle medewerkers van ContourdeTwern dus ook de vrijwilligers. Daarom gelden voorwaarden als: 1. Voorkomen van ongevallen met gevaarlijke stoffen. 2. Voorlichting en onderricht over gevaarlijke situaties en hoe die te voorkomen. 3. Melden van ongevallen aan de Arbeidsinspectie en registratie van ongevallen. 4. De verantwoordelijkheid voor derden op het terrein of in het gebouw van de organisatie. 5. Een aantal verplichtingen voor werknemers (en dus ook vrijwilligers), zoals het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen in situaties waar dit aan de orde is. Op iedere locatie waar teams van ContourdeTwern werken zijn er ontruimingsplannen, bedrijfshulpverleners, is de signalering van vluchtwegen geregeld en zijn (indien nodig) goed ingerichte werkplekken beschikbaar. Bij calamiteiten zijn vrijwilligers verplicht om de instructies/ aanwijzingen van de bedrijfshulpverlener op te volgen. Verder zijn op die locaties (indien van toepassing) zaken rondom gevaarlijke stoffen geregeld. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij zich houden aan dit soort afspraken om klachten/ingrijpen van de Arbeidsinspectie te voorkomen. Voor vrijwilligers, die bij de cliënten thuis hun werkzaamheden verrichten, heeft de organisatie geen verantwoordelijkheid voor de arbeidsomstandigheden voor dat pand. Wel is er sprake van een zorgplicht vanuit de organisatie. Daarom krijgen deze vrijwilligers een instructiebijeenkomst in praktische vaardigheden om fysieke overbelasting te voorkomen. Daarnaast worden bij de criteria voor aanname van cliënten ook contra-indicaties benoemd ter bescherming van de vrijwilliger. Dit betekent concreet dat wij vrijwilligers niet in zullen zetten in situaties die ContourdeTwern als gevaarlijk ziet. Protocollen op gebied van melding ongevallen, beleid inzake seksuele intimidatie, beleid tegen agressie en geweld, vertrouwenspersoon zijn ook van toepassing op vrijwilligers. Dit onderdeel van het Arbobeleid is vastgelegd in personele regelingen. Vrijwilligers kunnen over deze regelingen informatie krijgen via P&O of de regelingen opvragen bij hun contactpersoon. Arbeidstijdenwet en arbeidstijdenbesluit Uit bestaande wetgeving volgt nadrukkelijk dat een jongere van 16 of 17 jaar geen vrijwilligerswerk mag doen tussen 23.00 en 06.00 uur. Voor kinderen van 13, 14 en 15 jaar geldt bovendien dat zij alleen buiten schooltijd lichte, niet-industriële hulparbeid mogen verrichten. Deze voorwaarden zijn onverkort van toepassing voor vrijwilligerswerk. Voor ContourdeTwern geldt daarom dat beroepskrachten erop moeten toezien dat deze regelgeving onverkort wordt toegepast. Vooral voor MaS-scholieren (maatschappelijke stages) en stagiaires is dit van belang. Voor de dienst respijtzorg moeten de vrijwilligers 18 jaar of ouder zijn. Vertrouwelijkheid / geheimhouding De vrijwilliger neemt de vertrouwelijkheid in acht met betrekking tot zaken die binnen ContourdeTwern als zodanig worden aangemerkt of waarvan verondersteld mag worden dat zij een vertrouwelijk karakter dragen. De regels met betrekking tot het vertrouwelijk omgaan met privacygegevens van klanten/cliënten/bezoekers/deelnemers dienen altijd in acht genomen te worden. Huisregels en andere gedragscodes Vrijwilligers verzorgen individuele dienstverlening of begeleiden een activiteit. Als zodanig zijn zij te beschouwen als een vertegenwoordiger van een team naar cliënten, bezoekers en



9

deelnemers toe. Daarom wordt van vrijwilligers verwacht dat zij handelen overeenkomstig huisregels van de accommodatie waar de activiteiten/werkzaamheden worden uitgevoerd en vastgestelde regelingen in acht nemen. Zoals o.a. correct taalgebruik in e-mails en het niet bezoeken van websites van discriminerende of seksuele aard. Zie hiervoor de gedragscode gebruik internet en e-mailverkeer. Ook wordt verwacht dat gemaakte (team)afspraken worden nagekomen. Voor vrijwilligers die zich bezighouden met individuele dienstverlening zijn protocollen vastgesteld op het gebied van ontvangen van geld, ontvangen van sleutels alsmede het (niet) aanvaarden van geschenken. Deze protocollen (inclusief een zogenaamde sleutelverklaring) zijn als bijlagen toegevoegd. Van beroepskrachten wordt verwacht dat zij vrijwilligers hierover duidelijk instructie geven en er vervolgens op toezien dat vrijwilligers de gemaakte werkafspraken nakomen dan wel zich houden aan het vastgestelde beleid. Klachten/geschillen Als een vrijwilliger van oordeel is dat hij onzorgvuldig, onbillijk of onjuist is behandeld door klanten, bezoekers of medevrijwilligers, dan bespreekt de vrijwilliger dit met de beroepskracht die vervolgens gepaste actie onderneemt. In de samenwerking met (een) beroepskracht(en) geldt het volgende:  de vrijwilliger en de beroepskracht(en) proberen samen tot een oplossing te komen;  als dit niet tot bevredigend resultaat leidt, kan de vrijwilliger zich wenden tot de leidinggevende die nagaat of er een oplossing gevonden kan worden;  mocht ook dit niet lukken, dan kan de vrijwilliger een schriftelijke klacht indienen bij de directeur/bestuurder;  en mocht dit niet tot een oplossing leiden dan kan de klacht conform het klachtenreglement ContourdeTwern ingediend worden. Als er geen oplossing kan worden gevonden, kan de klacht worden voorgelegd aan een klachtencommissie. Nadrukkelijk wijzen wij erop dat voor vrijwilligers personele regelingen van ContourdeTwern inzake seksuele intimidatie en agressie en geweld van toepassing zijn. Daar waar vrijwilligers zich in strijd met de beleidsintenties van ContourdeTwern behandeld voelen, kunnen zij te allen tijde een beroep doen op deze regelingen.

Taakuitvoering vrijwilligers Als het gaat om onvoldoende functioneren van een vrijwilliger, dan bespreekt de beroepskracht dit eerst met de betrokkene. Als er vervolgens geen verbetering zichtbaar is neemt de beroepskracht contact op met de leidinggevende over hoe verder te handelen. De leidinggevende kan iemand een waarschuwing geven (mondeling of schriftelijk), besluiten om de vrijwilliger tijdelijk te schorsen of de samenwerkingsrelatie te beëindigen. De vrijwilliger krijgt gemotiveerd (mondeling of schriftelijk) te horen waarom deze beslissing is genomen. Als het gaat om ernstig misplaatst gedrag of ongewenst handelen naar anderen toe, dan meldt de beroepskracht dit onmiddellijk bij de leidinggevende, die vervolgens passende maatregelen treft. Vrijwilligerswerk en een uitkering Uitkeringsgerechtigden die vrijwilligerswerk willen doen, moeten met een aantal dingen rekening houden. Vrijwilligerswerk mag iemand niet afhouden van betaald werk dan wel de kansen verkleinen om terug te keren naar een betaalde baan. Er moet voldoende tijd overblijven om te solliciteren naar betaald werk. Aan de andere kant vergroot vrijwilligerswerk iemands vaardigheden en kan daardoor een opstap zijn voor het vinden van een baan. Daarom zijn uitkeringsinstanties er vaak voorstander van dat iemand actief blijft. Het is verstandig om vooraf contact op te nemen met de uitkeringsinstantie. Soms is vooraf (schriftelijk) toestemming van de uitkeringsinstantie nodig.



10

5.

Beëindigen van vrijwilligerswerk

Als een vrijwilliger wil stoppen, vragen wij de vrijwilliger om dit ruim van tevoren te melden bij de beroepskracht die het aanspreekpunt is, zodat werkzaamheden goed overgedragen kunnen worden. Voor de organisatie is het belangrijk om te achterhalen wat de reden van vertrek is en hoe de vrijwilliger terugkijkt op de periode dat hij bij ContourdeTwern actief was. Deze informatie kan er toe leiden dat we ons vrijwilligersbeleid moeten aanpassen. Daarnaast vinden we het belangrijk dat een vrijwilliger nooit met stille trom vertrekt. Afscheid nemen ‘met een goed gevoel’ is belangrijk voor de vrijwilliger én voor de organisatie en kan zowel mondeling als schriftelijk. Exitgesprek Indien realiseerbaar voert de begeleidende beroepskracht met de vertrekkende vrijwilliger een persoonlijk gesprek. We stellen medewerking van de vertrekkende vrijwilliger aan een exitgesprek op prijs. De bedoeling is tenslotte om er als organisatie iets van te leren. Schriftelijk Indien het niet mogelijk is om een afspraak te maken, zendt de begeleidende beroepskracht een bedankbrief waarin de waardering voor de inzet van de vrijwilliger op een positieve wijze tot uiting komt. Getuigschrift Als de vrijwilliger hierom vraagt, verstrekt de leidinggevende van het betreffende team een getuigschrift.



11

Formulieren vrijwilligers K.60. Vrijwilligersovereenkomst ContourdeTwern (Bijlage 1 uit Handboek Vrijwilligers) ContourdeTwern, vertegenwoordigd door:

en Naam en voornaam

:

Adres

:

Postcode en woonplaats

:

Telefoonnummer

: 06

E-mailadres

:

Geboortedatum

:

Bankrekening

:

en/of

hierna te noemen de vrijwilliger, komen het volgende overeen: Artikel 1 De vrijwilliger onderschrijft de doelstelling van ContourdeTwern en van de diensten die worden aangeboden. Artikel 2 De vrijwilliger zal met ingang van voor gemiddeld aantal uren een of meerdere van de volgende diensten verrichten (aankruisen wat van toepassing is): O Informele Zorg (empowerment of vrijwillige thuishulp) O Opvoedingsondersteuning (Home-Start) O Opvoedingsondersteuning (Coaches4Juniors) O Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg (VPTZ of vrijwillige hospicezorg) O Samenspraak O Persoonlijke dienstverlening O 75+/80-jarigen huisbezoeken O Thuisadministratie O Bezorging Oudfit O Sociaal werk O Jongerenwerk O Beheer in accommodaties O Overige (zelf omschrijven)



2

Artikel 3 De beroepskracht en de vrijwilliger bepalen in overleg de inhoud, de aard en de frequentie van de activiteiten. Artikel 4 De vrijwilliger wordt begeleid door (naam van beroepskracht). In het kader van deze begeleiding zullen gesprekken plaatsvinden. Artikel 5 Voor sommige diensten (zoals VPTZ en opvoedingsondersteuning) wordt van de vrijwilliger verwacht aanwezig te zijn bij groepsbijeenkomsten. Voor het project ‘Taalcoaches’ wordt van de vrijwilliger verwacht aanwezig te zijn bij groepsbijeenkomsten/trainingen bij het ROC. Artikel 6 In geval van verhindering van de vrijwilliger zal deze zo spoedig mogelijk de beroepskracht hiervan op de hoogte brengen. In geval van verhindering voor langere tijd zal de vrijwilliger hierover tijdig overleg plegen met de beroepskracht. Artikel 7 Conform de regeling van ContourdeTwern kunnen gemaakte onkosten gedeclareerd worden en wordt indien van toepassing een vrijwilligersvergoeding verstrekt. Artikel 8 ContourdeTwern draagt zorg voor de noodzakelijke verzekeringen voor de vrijwilligers. Het zijn secundaire verzekeringen, dat wil zeggen dat bij schade eerst een beroep moet worden gedaan op de verzekeringen die door de vrijwilliger zelf zijn afgesloten. Artikel 9 De vrijwilliger kan verplicht worden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen. Voor de uitvoering van individuele dienstverlening ontvangt de vrijwilliger een identiteitspas die de vrijwilliger bij bezoeken aan de cliënt altijd bij zich dient te dragen. Na beëindiging levert de vrijwilliger de identiteitspas in bij de beroepskracht. Artikel 10 Zowel de vrijwilliger als de organisatie nemen in principe een opzegtermijn van één maand in acht. Wanneer hieraan niet voldaan kan worden, zal de vrijwilliger het werk zorgvuldig overdragen dan wel afronden in overleg met de beroepskracht. Na beëindiging wordt op verzoek een getuigschrift opgesteld. Artikel 11 De overeenkomst kan zowel door de organisatie als door de vrijwilliger onmiddellijk worden beëindigd wegens gewichtige redenen. Artikel 12 In geval van een geschil tussen de vrijwilliger en de beroepskracht dat in onderling overleg niet opgelost kan worden, zal de kwestie worden voorgelegd aan de manager van het betreffende team, die op basis van hoor en wederhoor een beslissing zal nemen. Gaat een van beiden hiermee niet akkoord, dan kan een beroep worden gedaan op de klachtenregeling van ContourdeTwern. Artikel 13 Het is de vrijwilliger verboden giften, legaten of erfstellingen van de cliënt, diens nabestaanden of van de omgeving van de cliënt te aanvaarden.



3

In het geval dat dergelijke giften, legaten of erfstellingen aan de vrijwilliger worden geschonken, verplicht de vrijwilliger zich hierover met ContourdeTwern te overleggen dan wel deze aan ContourdeTwern te schenken of anderszins op de geëigende wijze aan ContourdeTwern ter beschikking te stellen. Verder is het de vrijwilliger niet toegestaan zonder overleg met de beroepskracht geld te pinnen namens de cliënt. Het protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van geld is hierbij van toepassing. Artikel 14 De vrijwilliger verklaart strikte geheimhouding te zullen bewaren ten aanzien van alle van de organisatie verkregen kennis van persoonlijke, medische en/of verpleegkundige gegevens tijdens zijn werkzaamheden als vrijwilliger. Evenals ten aanzien van al hetgeen de vrijwilliger als geheim is toevertrouwd of waarvan hij het vertrouwelijk karakter moet begrijpen. Artikel 15 De vrijwilliger verklaart de informatie over het takenpakket en/of de dienst waar hij werkzaam zal zijn te hebben ontvangen. Artikel 16 Voor alle aspecten betreffende het vrijwilligersbeleid wordt verwezen naar de notitie ‘Vrijwilligersbeleid ContourdeTwern’.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend, (datum)

plaats

namens ContourdeTwern, (naam beroepskracht)

de vrijwilliger, (naam vrijwilliger)

(handtekening beroepskracht)

(handtekening vrijwilliger)



4

FORMULIEREN VRIJWILLIGERS K.61. Verkort registratieformulier nieuwe vrijwilliger (Bijlage 2 uit Handboek Vrijwilligers)

Registratie vrijwilliger in team : (Deze gegevens altijd invullen in verband met registratie en vastlegging van afspraken.) Naam en voornaam

:

Adres

:

Postcode en woonplaats

:

Telefoonnummer

: 06

E-mailadres

:

Geboortedatum

:

Bankrekening

:

Omschrijving activiteit(en)

:

Gemiddeld aantal uren

:

en/of

Datum aanvang werkzaamheden : Eventuele bijzonderheden:

Naam beroepskracht die vrijwilliger gaat begeleiden :

Checklist voor te bespreken/regelen zaken O Verifiëren Verklaring Omtrent het Gedrag (indien vereist voor de werkzaamheden) O Algemene informatie over ContourdeTwern O Informatie over de wijk O Informatie over het team O Notitie vrijwilligersbeleid uitreiken en toelichten (vooral praktische zaken) O Uitreiken huisregels en deze mondeling toelichten O Informatie over deskundigheidsbevordering O Informatie over de cliënt (indien van toepassing)



5

O O O O O

Uitleg geven over de toekomstige werkzaamheden/activiteiten en wat van de vrijwilliger verwacht wordt Afspraken vastleggen over de proefperiode Kennismaken met manager en leden van het team Kennismaken met collega-vrijwilligers Voor vrijwilligers in het beheer:

   O

instructie sociale hygiëne en alcohol schenken ontruimings-/calamiteitenplan bespreken

kasinstructie indien van toepassing Datum vastleggen voor evaluatie van de proefperiode

Aldus ingevuld en besproken op

Aanwezig bij het introductiegesprek

Akkoord vrijwilliger:


:

:

Akkoord beroepskracht:


6

FORMULIEREN VRIJWILLIGERS K.62. Formulier jaargesprek vrijwilliger (Bijlage 3 uit Handboek Vrijwilligers)

Naam vrijwilliger

:

Naam beroepskracht

:

Datum gesprek

: Afspraken

Inhoud taken

Gang van zaken activiteit waarbij vrijwilliger is betrokken Samenwerking met:

   

team/beroepskracht andere vrijwilligers individuele klanten externe relaties

Werkomstandigheden

Informatie en communicatie

Overige zaken die van belang zijn (heeft de vrijwilliger een advies aan de organisatie) Wat is je (persoonlijk) ontwikkeldoel voor het komende jaar? Behoefte aan scholing/training Conclusie van het gesprek (waaronder gemaakte afspraken)

Voor gezien vrijwilliger

d.d.

handtekening:

Voor gezien beroepskracht

d.d.

handtekening:



7

Bijlage 4. Protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van geld Aanleiding Thuiswonende cliënten met fysieke beperkingen vragen regelmatig aan vrijwilligers of zij geld willen pinnen en/of geld in ontvangst willen nemen voor het doen van boodschappen. Vrijwilligers kunnen hierdoor in een ongewenste situatie komen, omdat de kans ontstaat dat ze ten onrechte beschuldigd kunnen worden van diefstal. ContourdeTwern wil voorkomen dat vrijwilligers in zo’n situatie terechtkomen en hen hiertegen in bescherming nemen. Indien vrijwilligers en cliënten zich niet houden aan deze regels ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij betrokkenen zelf en niet bij ContourdeTwern. Inhoud



Vrijwilligers mogen bij het doen van boodschappen niet meer dan € 50,- aannemen van de cliënt. Zij gebruiken hierbij structureel het formulier ontvangstverklaring geld voor boodschappen. Zowel de vrijwilliger als de cliënt tekenen dit formulier bij ontvangst van het geld en bij het retourneren van het restant na de gedane boodschappen.



Vrijwilligers mogen geen geld pinnen en nemen dus geen pinpas mee bij het doen van boodschappen. Indien er omstandigheden zijn die leiden tot uitzondering op deze regel, dan legt de vrijwilliger deze voor aan de beroepskracht. Deze mag besluiten of de situatie aanleiding is om af te wijken van de regel.



Vrijwilligers mogen geen geld halen voor een cliënt met de pinpas van de cliënt bij bank of postkantoor. Indien er omstandigheden zijn die leiden tot uitzondering op deze regel, dan legt de vrijwilliger deze voor aan de beroepskracht. Deze mag besluiten of de situatie aanleiding is om af te wijken. Als dit het geval is mag de vrijwilliger slechts na overleg met de beroepskracht en met een schriftelijke verklaring van de cliënt, geld halen voor een cliënt.

Werkwijze



Bestaande vrijwilligers worden geïnformeerd, ontvangen een exemplaar van dit protocol en een aantal exemplaren van het formulier. Informeren vindt schriftelijk plaats via nieuwsbrief, mondeling via themabijeenkomsten en via de beroepskracht.



Nieuwe vrijwilligers worden geïnformeerd bij aanname, want dit protocol is toegevoegd aan het informatiepakket en hieraan wordt aandacht besteed tijdens de informatiebijeenkomst.



Beroepskrachten rapporteren in het registratiesysteem aan wie zij toestemming hebben gegeven voor het afwijken van de regel over het pinnen en zij bewaken de voorgang.



De beroepskracht informeert bestaande cliënten over deze nieuwe werkwijze per brief met een voorbeeld van het formulier als bijlage.



Nieuwe cliënten worden tijdens de intake geïnformeerd en krijgen ook een formulier als voorbeeld.



Het intakeformulier voor de cliënt wordt hierop aangepast.



8

FORMULIEREN VRIJWILLIGERS K.63. Ontvangstverklaring geld voor boodschappen (Bijlage 5 uit Handboek Vrijwilligers behorend bij protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van geld) Ondergetekenden 1. Naam cliënt

:

Adres

:

Postcode

:

Woonplaats

:

en 2. Naam vrijwilliger

:

werkzaam bij

:

komen overeen dat: 1. Er door een vrijwilliger geen geld gehaald of gepind mag worden. 2. Er alleen uitzonderingen gemaakt kunnen worden indien dit met één van de beroepskrachten is afgesproken. Als de situatie aanleiding is voor een uitzondering, dan geldt de volgende regel: pinnen of geld halen mag slechts wanneer de cliënt dit schriftelijk verklaart en na toestemming van de beroepskracht. 3. Vrijwilligers geen doorlopende machtiging bij cliënten hebben. 4. De vrijwilliger maximaal € 50,-- ontvangt van de cliënt voor het doen van boodschappen. 5. De vrijwilliger legt de cliënt de ontvangst- en retourverklaring voor ter ondertekening. 6. De vrijwilliger deze verklaringen meestuurt met de halfjaarlijkse declaraties. Datum

Bedrag € Ontvangst: €

Handtekening vrijwilliger

Handtekening cliënt

Retour: €



9

Bijlage 6. Protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van sleutels Aanleiding Vrijwilligers werkzaam voor VPTZ (Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg) zijn vanwege het volledig ontbreken van mantelzorg, regelmatig genoodzaakt de sleutel te ontvangen van de cliënt bij wie zij zijn ingezet. Vrijwilligers kunnen hierdoor in een ongewenste situatie komen waardoor misverstanden kunnen optreden en vragen kunnen ontstaan over hun betrouwbaarheid. ContourdeTwern wil deze situaties voorkomen en vrijwilligers in bescherming nemen tegen eventuele aansprakelijkheid. Inhoud



Vrijwilligers mogen de sleutel aannemen van de cliënt. Zij gebruiken hiervoor altijd het formulier ‘sleutelverklaring’. Op dit formulier mogen vrijwilligers ‘in opdracht van’ de beroepskracht tekenen. Zowel de vrijwilliger als de cliënt tekenen dit formulier bij ontvangst van de sleutel.



De vrijwilliger zorgt ervoor dat de sleutel na het beëindigen van de inzet weer terug komt bij de cliënt of vertegenwoordiger van de cliënt. Dit kan ook gebeuren tijdens de inzet als de vrijwilliger de sleutel niet meer nodig heeft of als de cliënt vraagt om teruggave van de sleutel.



De cliënt (of zijn vertegenwoordiger) en de beroepskracht of vrijwilliger tekenen hetzelfde formulier voor het teruggeven van de sleutel.



De vrijwilliger kan de sleutel zelf afgeven na beëindiging van de inzet. Dit kan ook via de beroepskracht geregeld worden.



De beroepskracht van ContourdeTwern informeert cliënten over deze nieuwe werkwijze (indien van toepassing).

Werkwijze Bestaande vrijwilligers worden geïnformeerd en ontvangen een exemplaar van dit protocol, alsmede een aantal exemplaren van het formulier. Nieuwe vrijwilligers worden geïnformeerd bij aanname en ontvangen tevens een exemplaar van dit protocol en een aantal exemplaren van het formulier. Opmerking Dit protocol en de sleutelverklaring zijn gemaakt op basis van richtlijnen die zijn uitgevaardigd door het landelijk steunpunt VPTZ te Bunnik.



10

FORMULIEREN VRIJWILLIGERS K.64. Sleutelverklaring (Bijlage 7 uit Handboek Vrijwilligers behorend bij protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van een sleutel)

Ondergetekenden 1. Naam cliënt

:

Adres

:

Postcode

:

Woonplaats

:

en 2. Naam vrijwilliger

:

werkzaam bij : (Vrijwillige Thuishulp van ContourdeTwern)

komen overeen dat: A. De vrijwilligers die ingezet worden sleutels in bruikleen krijgen van de vooren/of achter1deur van het huis van bovenstaande cliënt t.b.v. de inzet. B. De onderstaande punten in acht worden genomen: 1. ContourdeTwern zal uiterste zorgvuldigheid in acht nemen. 2. ContourdeTwern of vrijwilligers stellen zich niet aansprakelijk voor het zoek raken van de sleutel(s). 3. Het adres zal niet op het sleutellabel vermeld worden. 4. Ingeval een sleutel mocht zoek raken zal de cliënt hiervan op de hoogte gesteld worden. 5. Er zal geen extra sleutel worden bijgemaakt door ContourdeTwern. 6. De sleutel(s) wordt onmiddellijk na beëindiging van de hulpverlening, oftewel wanneer daarom wordt gevraagd, teruggegeven. 7. Bij het teruggeven van de sleutel dient een handtekening voor ontvangst gezet te worden door cliënt of een vertegenwoordiger van de cliënt.

1

Doorhalen wat niet van toepassing is



11

C. Ingeval de cliënt niet in staat is de sleutel(s) terug te ontvangen, zullen de sleutel(s) worden teruggegeven aan: (naam vertegenwoordiger cliënt) (volledig adres) (relatie met cliënt) Indien cliënt of vertegenwoordiger de sleutel(s) niet in ontvangst kan nemen, dan worden deze sleutel(s) afgegeven op het dichtstbijzijnde politiebureau. Ondergetekende onder 1. genoemd, is ervan op de hoogte, dat om de continuïteit van zorg te waarborgen, deze sleutel(s) kunnen worden doorgegeven aan vervangende vrijwilligers die werkzaam zijn bij de Vrijwillige Thuishulp van ContourdeTwern. Aldus opgemaakt in tweevoud te

(handtekening cliënt)

9.

op

20

(handtekening i.o. van coördinator)

Verklaring retour sleutels

Ontvangst teruggave sleutel(s) op: (datum) Naam cliënt of contactpersoon: (handtekening)



12

FORMULIEREN VRIJWILLIGERS K.65. Formulier exitgesprek (Bijlage 8 uit Handboek Vrijwilligers)

Naam van de vrijwilliger: Werkzaam in team:

onderdeel:

Beroepskracht die u heeft begeleid: 1. Hoe lang bent u als vrijwilliger actief? O Minder dan 1 jaar O Tussen 1 en 3 jaar O Tussen 4 en 7 jaar O Tussen 8 en 12 jaar O Langer dan 12 jaar 2. Wat was uw motivatie om vrijwilligerswerk bij ContourdeTwern te gaan doen (meerdere antwoorden zijn mogelijk)? O Ik voel me verbonden met de doelstelling van de organisatie O Ik vind het werk zelf leuk en interessant O Het werk geeft mij een zinvolle invulling van mijn tijd O Ik doe er werkervaring mee op O Het staat goed op mijn curriculum vitae O Ik wil nieuwe vaardigheden en kennis opdoen O Ik doe er sociale contacten mee op O Ik wil andere mensen helpen O Ik wil iets doen voor de maatschappij 3. Ik ben tevreden over de snelheid waarmee ik een reactie van ContourdeTwern kreeg op mijn aanmelding als vrijwilliger. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet 4. Ik ben tevreden over de begeleiding van de beroepskracht(en) van ContourdeTwern. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet 5. De beroepskracht luistert goed naar mij als ik niet tevreden ben. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet 6. Ik ben tevreden over de snelheid waarmee ik gekoppeld ben aan een cliënt of activiteit. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet 7. Ik ben tevreden over de kwaliteit van deze koppeling. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet 8. Ik ben tevreden over de variatie in mijn werkzaamheden. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet 9. Ik ben tevreden over de inhoud van de themabijeenkomsten. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet



0 niet van toepassing

13

10. Ik ben tevreden over de inhoud van de cursussen. 0 Ja 0 Nee 0 Weet niet

0 niet van toepassing

11. Wilt u aangeven in hoeverre u het eens bent met de volgende uitspraken? 0 = Geheel mee eens 1 = Enigszins mee eens 2 = Neutraal 3 = Enigszins mee oneens 4 = Geheel mee oneens 5 = Geen ervaring mee Mate van instemming 0 t/m 5 (zie hierboven) De website van ContourdeTwern biedt de informatie die ik zoek. De website van ContourdeTwern is overzichtelijk. ContourdeTwern reageert snel genoeg op vragen. Ik word vriendelijk geholpen. ContourdeTwern komt afspraken goed na Als het nodig is, word ik goed doorverwezen. ContourdeTwern is telefonisch goed bereikbaar. ContourdeTwern reageert goed op e-mails. 12. Ik stop mijn vrijwilligerswerk bij ContourdeTwern, omdat:

13. Hebt u ideeën voor de verbetering van de ondersteuning van vrijwilligers door ContourdeTwern? Zo ja, welke?

Hartelijk dank voor uw medewerking!



14

FORMULIEREN VRIJWILLIGERS K.66. Declaratieformulier vrijwilliger (Bijlage 9 uit Handboek Vrijwilligers) Naam vrijwilliger Adres: Postcode en plaats: IBAN nummer: Naam team/RVE Omschrijving vrijwilligersactiviteit Periode (geef via nummer van de betreffende week aan om welke periode het gaat) A Vergoeding van kosten (met bon): (goed omschrijven en bonnen bijvoegen) 1. reiskosten (openbaar vervoer) 2. studiekosten t.b.v. een activiteit 3. telefoonkosten 4. lunchkosten 5. representatiekosten (bloemetje/kaart) (doorhalen wat niet van toepassing is) B Bedrag vrijwilligersvergoeding in de vorm van:  Euro’s *  Cadeaubon(nen)  Kilometervergoeding  Was- of strijkvergoeding  Bezorgkosten (folders/wijkkrant/Oudfit) (doorhalen wat niet van toepassing is) C Bedrag vrijwilligersvergoeding in de vorm van:  Kerstattentie  Dag vd vrijwilligers  Vrijwilligersfeest

Week/weken: Bedrag

Jaar:…………….. (boeken op kostendrager van betreffende activiteit)

Bedrag

Al deze vergoedingen moeten geboekt worden op grootboekrekening

43400 Vrijwilligers activiteiten Bedrag De hiervoor gemaakte kosten (globaal) toerekeBlok C wordt een apart nen aan de deelnemende formulier vrijwilligers en boeken op grootboekrekening

(doorhalen wat niet van toepassing is) 43400 Vrijwilligers activiteiten Totaal uit te betalen * Akkoord vrijwilliger: de RVE: alleen bij contante betaling algemene vergoeding

Akkoord beroepskracht

(in te vullen door F&I dan wel zakelijk leider) kostenplaats Kostendrager



Akkoord leidinggeven-

Grootboekrekening

15

FORMULIEREN VRIJWILLIGERS K.67 Declaratieformulier vrijwilliger van Formulierenhulp Dichtbij en/of Fix up your Life (Bijlage 10 uit Handboek vrijwilligers) Naam vrijwilliger: Adres:

Tel:

Postcode en plaats: IBAN nummer: Crediteurennummer:

Omschrijving vrijwilligersactiviteit

 Formulierenhulp Dichtbij  Fix up your Life

Periode

Maand:……………..

Jaar:……………..

Vrijwilligersvergoeding: uitbetaling op (post)bankrekening 

Kilometervergoeding



…… x Parkeerbon, zie aangehecht Origineel (niet digitaal inleveren a.u.b.) ....... x Huisbezoeken á € 5,00



....... x € 0,19

............... …………..

parkeerbewijs .…………

Totaal uit te betalen

€

Datum: …………

Datum:

Akkoord vrijwilliger: (digitaal verstuurd)

Akkoord coördinator

...................................

Bedrag

..................

.......................................

F&I Fix up your Life

Formulierenhulp

1501006/10400

2001100/10628

43400 (grootboekrekening)



16

Bijlage bij K.67 declaratieformulier formulierenhulp Dichtbij en Fix up your Life

Naam vrijwilliger Declaratie over de maand

: ……………………………………………….. : ……….………………………………… 20….

Dienstverlening aan cliënten Datum Dienstverlening

Gegevens deelnemer / spreekuur / training Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres: Naam: Adres:

Dit formulier voor de 5e van elke maand digitaal aanleveren bij de coördinator. Binnen enkele weken wordt het bedrag op je rekening bijgeschreven. Formulieren die na de 5e binnenkomen, blijven liggen tot de daaropvolgende maand. P.S. Als je aan één formulier niet voldoende hebt, gebruik dan een tweede formulier. Op het formulier per regel invullen het aantal spreekuren/trainingen dat je ondersteuning hebt gegeven invullen.



17

HANDBOEK. voor vrijwilligers. van ContourdeTwern. Colofon ContourdeTwern Spoorlaan 444, 5038 CH Tilburg

Recommend Documents