HANDBOEK VRIJWILLIGERS CINEMA OOSTEREILAND HOORN Versie juli 2013
5-7-2013
1
HANDBOEK VRIJWILLIGERSBELEID CINEMA OOSTEREILAND HOORN Deel 1: Organisatie 1.1.
Omschrijving organisatie
1.2.
Doel
1.3.
Missie en Visie
Deel 2: Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 2.1.
Bestuur
2.2.
Directeur
2.3.
Bedrijfsleider
2.4.
Technisch medewerker
2.5.
Administratief medewerker
2.6.
Educatief medewerker
2.7.
Beleidsgroep vrijwilligers
2.7.1.
Kwaliteitsteam (kopgroep)
2.8.
Projectmedewerkers
Deel 3: Vrijwilligers 3.1.
Werven nieuwe vrijwilligers
3.2.
Inwerkprocedure
3.3.
Aanstelling vrijwilliger
3.4.
Toprooster en melden vakantie
3.5.
Beëindigen werkzaamheden
3.6.
Ontslag
Deel 4: Werkafspraken 4.1.
Informatievoorziening interne organisatie
4.2.
Adressenbestand
4.3.
Werktijden
4.4.
Vakantie
4.5.
Reiskosten en andere kosten
4.6.
Attentiebeleid
4.7.
Verzekeringen
4.8.
Klachten
4.9.
Alcohol en roken
4.10.
Kasverschillen
4.11.
Fooien/geschenken
4.12.
Bedrijfseigendommen
5-7-2013
2
4.13.
Bedrijfshulpverlening
4.14.
Ontruimingsplan
4.15.
Telefoonnummers bij calamiteiten
Deel 1. Organisatie 1.1. Omschrijving organisatie Cinema Oostereiland komt voort uit Filmhuis Hoorn. Filmhuis Hoorn werd in 1974 opgericht. Van een wekelijkse vertoning in een wijkcentrum is Filmhuis Hoorn / Cinema Oostereiland uitgegroeid tot nu een grote culturele instelling met dagelijks 6-9 filmvoorstellingen. De laatste locatie voor het Oostereiland was vanaf 1993 de Mariakapel (achter de Hema). Filmhuis Hoorn beschikte daar over een zaal met 58 stoelen. Het aantal bezoekers steeg elk jaar (20.000 in 2010) en een ambitieus bestuur schreef een ambitieus beleidsplan. In het Beleidsplan 2004 – 2010 werd de intentie neergelegd om Filmhuis Hoorn te laten uitgroeien tot een filmtheater met meerdere zalen. Dit doel is bereikt. Augustus 2011 was de laatste voorstelling van Filmhuis Hoorn in de Mariakapel. Op 1 september 2011 opende Cinema Oostereiland de deuren met drie filmzalen met achtereenvolgens 110, 56 en 39 stoelen. In 2012 ontving de nieuwe organisatie 88.000 bezoekers. De voorstellingen worden verzorgd door een groot aantal betrokken vrijwilligers. In dit handboek is de gang van zaken alsmede de afspraken binnen de organisatie van Cinema Oostereiland vastgelegd. Subsidie Cinema Oostereiland ontvangt subsidie van Gemeente Hoorn en Europese subsidie voor de programmering. Cinema Oostereiland ontvangt op projectbasis een financiële bijdrage van het Prins Bernhard Cultuurfonds en het VSB-fonds. Sponsors Cinema Oostereiland telt een groot aantal sponsors. Dit zijn ondernemers uit Hoorn en omgeving die de activiteiten van Cinema Oostereiland steunen. De – voor Cinema Oostereiland zeer belangrijke bedrijven – staan vermeld op de website van Cinema Oostereiland, met een link naar de bedrijven. Als tegenprestatie aan de sponsors vindt naamsvermelding plaats, onder andere naamsvermelding op een promo die wordt vertoond voorafgaand aan de filmvoorstellingen. Daarnaast wordt 4 keer per jaar, speciaal voor de sponsors, een filmavond georganiseerd, dit biedt de sponsors de gelegenheid elkaar te ontmoeten. De sponsoravonden staan vermeld op het rooster. Vrijwilligers zijn van harte welkom op de sponsoravond zodat kennis kan worden gemaakt met de sponsor Vrienden van Cinema Oostereiland Bezoekers worden in de gelegenheid gesteld om Vriend van Cinema Oostereiland te worden. Vrienden betalen jaarlijks een bedrag, ontvangen korting op de entreeprijs bij bezoek aan de voorstellingen én
5-7-2013
3
bovendien het maandelijkse programmablad op het huisadres. De Vrienden zijn, net als de sponsors, van belang voor Cinema Oostereiland. Zij zijn trouwe bezoekers en filmliefhebbers en vormen dus een belangrijk netwerk voor Cinema Oostereiland, naast een vaste bron van inkomsten. Publiciteit/marketing Het programma van Cinema Oostereiland wordt bekend gemaakt in een maandelijks programmablad. Het adres van de website van Cinema Oostereiland is www.cinemaoostereiland.nl Het filmprogramma wordt elke week aangeboden aan de pers en verschijnt in de lokale en regionale kranten en de sociale media. Het Westfries Weekblad is sponsor van Cinema Oostereiland en publiceert wekelijks het filmprogramma in een advertentie. Op de Facebook-pagina van Cinema Oostereiland wordt het weekprogramma en relevante actuele onderwerpen onder de aandacht gebracht. 1.2. Doel In de statuten van Stichting Cinema Oostereiland staat het volgende vermeld als doelstelling: Het bevorderen van een cultureel aanbod in West-Friesland in het algemeen en in Hoorn in het bijzonder, vanuit de cinematografie. De Stichting beoogt haar doel te bereiken door onder meer:
Het vertonen van films met een cinematografische of culturele waarde.
Het voornamelijk met vrijwilligers exploiteren van een filmtheater waarin deze vertoningen optimaal kunnen plaatsvinden.
Het – al dan niet met andere organisaties die een verwante culturele doelstelling kennen – organiseren van bijpassende culturele uitingen.
1.3. Missie en Visie Missie Cinema Oostereiland: Als filmtheater met mooie, aansprekende films en aanvullende activiteiten onze bezoekers een bijzondere beleving bezorgen. Visie In de visie verwoorden we hoe we naar onszelf kijken en hoe we willen dat anderen ons zien.
Wij vertonen films die een bijzondere ervaring oproepen door de voorstelling zelf of door combinatie met een aanvullend aanbod.
Deskundigheid en gastvrijheid zijn het fundament voor wat we doen en dat willen we zichtbaar en tastbaar maken voor onze bezoekers.
Naast het draaien van films willen we aandacht besteden aan maatschappelijke ontwikkelingen. Vanuit onze unieke, historische locatie hebben ontwikkelingen in Hoorn en West-Friesland hoge prioriteit.
5-7-2013
4
We willen belangstellenden de gelegenheid bieden om zich in film als kunstvorm te verdiepen. De afdeling filmeducatie biedt hiertoe een cursusaanbod.
We staan altijd open voor samenwerking met andere partijen, zo lang het gecombineerde aanbod een meerwaarde voor het publiek oplevert.
Cinema Oostereiland is een cultureel bedrijf waar het fijn is om te werken.
Cinema Oostereiland ent de volgende merkwaarden: gastvrij, passie voor film, stoer en avontuurlijk.
Ten aanzien van bezoekers: Het betekent dat bezoekers zich welkom moeten voelen bij Cinema Oostereiland en dat de sfeer rond de voorstellingen goed moet zijn. Het betekent ook dat voortdurend wordt gezocht naar mogelijkheden om te voldoen aan de wensen van de bezoekers. Klachten van bezoekers worden zeer uitvoerig behandeld en als gratis advies ter verbetering gezien. Klachten van bezoekers worden altijd gemeld aan de bedrijfsleider, deze neemt zo nodig contact op. Ten aanzien van vrijwilligers: Het betekent ook dat de organisatie investeert in de vrijwilligers om het werken bij Cinema Oostereiland aantrekkelijk te maken. Voor vrijwilligers betekent dit dat zij, gesteund door de organisatie, in goede sfeer (kunnen) samenwerken. Voor vrijwilligers betekent het ook dat zij adviezen, ideeën en suggesties ten aanzien van de ontwikkeling van Cinema Oostereiland kenbaar kunnen maken en dat zij hierin worden gehoord. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij een positieve houding innemen ter bevordering van een duurzaam functioneren van Cinema Oostereiland. Bovendien dat vrijwilligers een open opstelling hebben ten opzichte van het bestuur, de directeur, de bedrijfsleider en elkaar. Voor de invulling van de werkzaamheden wordt een gezamenlijke verantwoordelijkheid verwacht, wat ondermeer tot uiting komt in een flexibele opstelling bij het invullen van de diensten. Beleidsplan 2013-2016 De beleidsvoornemens voor bovenstaande periode zijn vastgelegd in een apart document. Deel 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijkheden en bevoegdheid: bestuur, directeur, bedrijfsleider, medewerkers en vrijwilligers. De directeur is in eerste instantie en het bestuur in laatste instantie verantwoordelijk voor het functioneren en de duurzaamheid van Cinema Oostereiland. Uit bovenstaande verantwoordelijkheden komt voort dat bestuur en directie beslissingsbevoegd zijn. In dit deel van het handboek een
5-7-2013
5
beschrijving van de verschillende functies, taken en verantwoordelijkheden met bijbehorende overlegstructuren. 2.1. Bestuur Het bestuur is eindverantwoordelijk voor Cinema Oostereiland. Het bestuur is toezichthouder, werkgever van de directeur en klankbord van de directeur. Het bestuur stelt het beleidsplan vast en het door directeur voorgelegde jaarplan en de daarbij behorende begroting. Het bestuur stelt jaarlijks de jaarrekening en het jaarverslag vast. Het bestuur bestaat uit vrijwilligers. 2.2. Directeur De directeur ontwikkelt beleid en geeft richting aan het ontwikkelen van de identiteit van Cinema Oostereiland richting de toekomst. De directeur is het gezicht van de organisatie en de contactpersoon voor de politiek, sponsors, vrienden en overige externe relaties van Cinema Oostereiland. De directeur is eindverantwoordelijk voor de organisatie. De directeur is verantwoordelijk voor het artistiek beleid, de programmering en de PR/marketing. De directeur ontwikkelt samenwerkingsverbanden met andere culturele organisaties en onderhoudt deze contacten. De directeur is eindverantwoordelijk voor het financiële beleid en de presentatie van de jaarcijfers. De directeur heeft een betaalde functie en rapporteert aan het bestuur. 2.3. Bedrijfsleider De bedrijfsleider geeft leiding aan de betaalde medewerkers en de vrijwilligers. De bedrijfsleider is eindverantwoordelijk voor het goed verlopen van de filmvoorstellingen en de dagelijkse operationele zaken. De bedrijfsleider is eindverantwoordelijk voor het beheer van het pand en het onderhoud en heeft in deze rol contact met de overige partijen op het Oostereiland. De bedrijfsleider geeft invulling aan nieuwe ontwikkelingen in de organisatie en is verantwoordelijk voor de invoering. De bedrijfsleider heeft een betaalde functie en rapporteert aan de directeur. 2.4. Technisch medewerker De technisch medewerker is samen met de vrijwilligers verantwoordelijk voor alle technische zaken binnen het Cinema Oostereiland. Prioriteit ligt bij filmprojectie en alle direct klantgerelateerde technische zaken, bijvoorbeeld technisch invulling bij zaalverhuur. De technisch medewerker heeft een betaalde functie en rapporteert aan de bedrijfsleider. 2.5. Administratief medewerker De administratief medewerker beheert de administratie van Cinema Oostereiland. De administratief medewerker houdt toezicht op bezoekcijfers en de rapportage intern en extern. De administratief medewerker verzorgt een deel van de financiële administratie. De administratief medewerker heeft een betaalde functie en rapporteert aan de bedrijfsleider en de directeur (managementinformatie).
5-7-2013
6
2.6. Educatief medewerker De educatief medewerker ontwikkelt en organiseert educatieve projecten en onderhoudt de contacten met scholen. De educatief medewerker heeft een eigen netwerk van filmdocenten en wordt bij grote projecten ondersteund door een floormanager voor de organisatie. De educatief medewerker geeft leiding aan een groep vrijwilligers die betrokken zijn bij de ontvangst van de leerlingen van schoolvoorstellingen en de begeleiding bij workshops. De educatief medewerker werkt intensief samen met de technisch medewerker voor de organisatie van voorstellingen en workshpps. De educatief medewerker heeft een betaalde functie en rapporteert aan zowel de directeur (inhoudelijke ontwikkeling) en de bedrijfsleider (organisatorisch). 2.7. Beleidsgroep vrijwilligers Een aantal vrijwilligers vormen samen een beleidsgroep. De leden van deze beleidsgroep vertegenwoordigen de vrijwilligersorganisatie en brengen advies uit over het te voeren beleid. Het team heeft maandelijks overleg met directeur en bedrijfsleider. 2.7.1. Kwaliteitsteam (kopgroep) Naast het beleidsteam is er een kwaliteitsteam van vrijwilligers die zich samen met de bedrijfsleider bezighoudt met het vastleggen van procedures en richtlijnen en inwerkprocedures. 2.8. Projectmedewerkers Het Cinema Oostereiland kent ook projectmedewerkers. Een projectmedewerker voert in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de directeur een specifieke opdracht uit. Deel 3. Vrijwilligers Het Cinema Oostereiland kent een grote groep betrokken vrijwilligers die samen de voorstellingen verzorgen. De vrijwilligersorganisatie bestaat uit gastvrouwen/gastheren en operateurs. Voor deze functies zijn profielen geschreven. Deze zijn te vinden in een apart document. Naast de profielen zijn richtlijnen geschreven hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd. 3.1. Werven nieuwe vrijwilligers Aanmelden en werven Wie interesse heeft om vrijwilliger te worden bij Cinema Oostereiland kan dit melden aan de kassa. Hier ligt een formulier dat kan worden ingevuld. Het formulier wordt doorgegeven aan de bedrijfsleider. Aanmelden kan ook via de website (hier staan de vacatures vermeld) of door een mail te sturen aan
[email protected]. De persoon die zich heeft aangemeld krijgt binnen twee weken een uitnodiging voor een gesprek met de bedrijfsleider. Uitgangspunt voor gesprek is dat de vrijwilliger bereid is minimaal 1 dienst per week te werken en 1 weekenddienst per maand (totaal minimaal 4x per maand).
5-7-2013
7
3.2. Inwerkperiode Voor elke nieuwe vrijwilliger geldt een inwerkperiode van twee maanden. De vrijwilliger ontvangt het (dit) Handboek Vrijwilligersbeleid om zich in te lezen in de organisatie. De vrijwilliger zal de eerste diensten meelopen met een medewerker en een aantal diensten zelfstandig draaien. Na de inwerkperiode heeft de nieuwe vrijwilliger een voortgangsgesprek en wordt vastgesteld of we met ‘elkaar in zee gaan’. De vrijwilliger tekent bij een positief besluit hierna de vrijwilligersovereenkomst (zie onder documenten). 3.3. Aanstelling vrijwilliger De vrijwilliger en de bedrijfsleider tekenen de vrijwilligersovereenkomst. De vrijwilliger ontvangt:
Instructie voor het inroosteren van het digitale rooster, toprooster* met inlogcodes.
Instructie hoe in het toprooster de eigen personalia in te voeren.
Inloggegevens voor de website: intranet met relevante documenten (nog in ontwikkeling).
Indien van toepassing: codes van de kluis voor het verkrijgen van de sleutels.
Een vrijwilligerspas, waarmee gratis toegang tot de voorstellingen, met uitzondering van specials.
Het maandprogramma op het huisadres.
3.4. Toprooster en melden vakantie Cinema Oostereiland maakt gebruik van www.toprooster.nl. Vrijwilligers vullen zelf in welke dienst zij draaien en ontvangen een bevestigingsmail. Het toprooster wordt per de 10 e van de maand online gezet. Als het rooster tegen het einde van deze maand niet volledig is ingevuld, stuurt de bedrijfsleider een mail. Van een ieder wordt verwacht dat hij/zij zich inzet een bijdrage te leveren in het opvullen va de resterende gaten, zodat het rooster op de 1e van de maand volledig is bezet. Wie vakantie plant deelt dit tijdig, minimaal een maand van tevoren aan de bedrijfsleider zodat hij hier in de roosterplanning rekening mee kan houden. 3.5. Beëindigen werkzaamheden Als een vrijwilliger de werkzaamheden bij Cinema Oostereiland wil beëindigen wordt dit in een persoonlijk gesprek met de bedrijfsleider medegedeeld. Het beëindigen van het vrijwilligerswerk wordt bij voorkeur twee maanden tevoren aan de bedrijfsleider gemeld, dit in verband met vervanging. De vrijwilliger ontvangt een attentie als dank voor de inzet in de organisatie en er worden afspraken gemaakt over het inleveren van de vrijwilligerspas en bijbehorende gratis toegang tot de voorstellingen en de ontvangst van het programmablad. Bij persoonlijke omstandigheden is het uiteraard altijd mogelijk te overleggen over de beëindiging van de werkzaamheden.
5-7-2013
8
3.6. Ontslag Bij niet goed functioneren dan wel het niet hanteren van de uitgangspunten van de organisatie heeft de bedrijfsleider in overleg met de directie, het recht om de vrijwilliger te ontslaan, al dan niet per direct. Bij diefstal/fraude, overmatig gebruik van alcohol of drugs volgt direct ontslag
Deel 4. Werkafspraken 4.1 Informatievoorziening interne organisatie Cinema Oostereiland kent een aantal bijeenkomsten waarin informatie wordt gegeven over de organisatie en gelegenheid is tot het uitwisselen van ervaringen. In een apart document met de naam Jaarplanning bijeenkomsten staan alle bijeenkomsten in een sheet vermeld. Een opsomming: in de bijeenkomst Keek op de Maand staat de film centraal. Een aantal keren per jaar wordt ook de partner hiervoor uitgenodigd. In de Operateur/gastheer/vrouwbijeenkomsten worden de gehanteerde werkwijzen doorgenomen. Weer en Wind staat voor een uitje/buitenactiviteit. BHV voor het oefenen van het ontruimingsplan, het oefenen met de AED en het oefenen van reanimatie. Gastvrij staat voor een training op welke wijze wij bezoekers ontvangen. Rond de jaarwisseling wordt een feestelijke borrel georganiseerd. Beschikbaarheid gegevens en informatievoorziening. De adresgegevens van de medewerkers en vrijwilligers staat vermeld in toprooster. Via de website/intranet zijn relevante documenten en nieuwsbrieven beschikbaar. Dit moet nog worden ontwikkeld (mei 2013). Dienst-logboek In het dienstlogboek zijn wetenswaardigheden terug te lezen die collega’s de voorafgaande dienst(en) hebben opgeschreven. Als alle collega’s elkaar goed informeren, wordt het aantal verrassingen tijdens een dienst sterk beperkt. Dit geldt vanzelfsprekend voor zowel de schriftelijke als mondelinge dienstoverdracht. 4.2. Adressenbestand Een adressenbestand van alle vrijwilligers wordt door vrijwilligers zelf in toprooster bijgehouden. Dit betekent ook dat de vrijwilliger verantwoordelijk is voor eventuele wijzigingen. 4.3. Werktijden Per maand roostert de vrijwilliger zich minimaal voor 4 diensten in, incl. 1 weekenddienst. De vrijwilliger is in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor het vinden van een vervanger in geval van verhindering. Tijdens de eigen dienst zijn koffie en thee en drank uit de koelkast van Cinema Oostereiland gratis.
5-7-2013
9
4.4. Vakantie Geplande vakanties worden tijdig (minimaal 1 maand van te voren) gemeld bij de bedrijfsleider. 4.5. Reiskosten en andere kosten Vrijwilligers die een woon-werkafstand tussen privé-adres en werkadres van meer dan 10 km afleggen (enkele reis) kunnen de reiskosten declareren. Het forfaitaire bedrag. De declaraties kunnen per kwartaal worden ingediend bij de bedrijfsleider, onder vermelding van data, doel, en aantal km en bankrekeningnummer. Kosten die worden gemaakt op verzoek van Cinema Oostereiland kunnen met bijbehorende bonnen worden gedeclareerd bij de administratief medewerker. 4.6. Attentiebeleid Vrijwilligers van het Cinema Oostereiland krijgen gratis toegang tot alle filmvoorstellingen, mits niet uitverkocht, behalve tijdens de eigen dienst. Hiervoor ontvangt hij/zij een vrijwilligerspas. Deze pas is persoonsgebonden. Eénmaal per jaar kan een vrijwilliger zich inschrijven voor een bedrijfsuitje. Aan de jaarwisseling wordt aandacht besteed in de vorm van een Nieuwjaarsborrel en de jaarlijkse toespraak van de directeur. Bij jubilea of vertrek ontvangt de vrijwilliger een attentie. 4.7. Verzekeringen Cinema Oostereiland heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten, een ongevallenverzekering en een brandverzekering. Meer uitgebreide informatie is ter inzage op kantoor. 4.8. Klachten Klachten van bezoekers worden op het klachtenformulier ingevuld en ingediend bij de bedrijfsleider die de klacht afhandelt. 4.9. Alcohol en roken Tijdens de dienst wordt geen alcohol genuttigd. Het hele gebouw is rookvrij. 4.10. Kasverschillen Kasverschillen worden gemeld bij de bedrijfsleider en bij diens afwezigheid bij de administratief medewerker. 4.11. Fooien/geschenken Als medewerkers/vrijwilligers fooien en/of geschenken ontvangen worden deze aan de bedrijfsleider overhandigd. Deze worden t.z.t. verloot onder de vrijwilligers.
5-7-2013
10
4.12. Bedrijfseigendommen Er wordt van uitgegaan dat een ieder netjes en zorgvuldig omgaat met eigendommen van Cinema Oostereiland. 4.13. Bedrijfshulpverlening Een keer per jaar wordt een basiscursus bedrijfshulpverlening aangeboden aan nieuwe vrijwilligers en vrijwilligers die al in dienst zijn. Het volgen van deze cursus is verplicht. Elke vrijwilliger die is betrokken bij de voorstellingen dient goed op de hoogte te zijn van de aanwezige nooduitgangen. Dit wordt overgedragen tijdens de inwerkperiode. 4.14. Ontruimingsplan Zie onder documenten. 4.15. Telefoonnummers bij calamiteiten. Alarmnummer bij noodzaak tot inschakelen EHBO/Politie/Brandweer: 112 Politie (geen spoed): 0900 - 8844. Directeur: Margret Wagenaar 06- 537 417 77 Bedrijfsleider: Peter Dusch: 06-10712785 Bestuurslid: 1e contactpersoon: Pim Mahieu: 0229- 232 738. Overige bestuursleden: zie adreslijst. Algemeen nummer Cinema Oostereiland: 0229 – 23 22 96.
Documenten Beleidsplan 2013-2016 Vrijwilligersovereenkomst Jaarplanning Ontruimingsplan Profielen (Gastheer/vrouw, kassamedewerker, operateur) Klachtenformulier bezoekers Reactieformulier bezoekers
5-7-2013
11
