VRIJWILLIGERS HANDBOEK

Deze folder zal je helpen om duidelijkheid te krijgen. Lees deze informatie aandachtig.

Special Olympics Belgium Vereniging Zonder Winstoogmerk die zich inzet voor de integratie en sociale erkenning van personen met een verstandelijke beperking door middel van aangepaste sporten.

VRIJWILLIGERS HANDBOEK & CODE OF CONDUCT

Welkom op de Nationale Spelen van Special Olympics Belgium.

Deze code beschrijft de fundamentele principes en behandelt problemen die zich zouden kunnen voordoen met betrekking tot de rol en verantwoordelijkheden van alle personen die betrokken zijn bij het programma. Dit document is opgemaakt voor alle vrijwilligers die betrokken zijn bij alle aspecten van het Special Olympics Belgium programma. Het is de verantwoordelijkheid van alle personen die betrokken zijn bij de organisatie om zich vertrouwd te maken met de code van Special Olympics Belgium. Je hebt de keuze gemaakt om vrijwilliger te zijn. Fijn om samen met ons de rijkdom van het anders zijn te ontdekken. De sleutel voor het welslagen van de Special Olympics Spelen ligt zonder twijfel in handen van de vrijwilligers. Jullie hulp is van essentieel belang voor het Special Olympics succes.

1. INLEIDING Ieder van jullie zal een belangrijke schakel zijn tussen de organisatoren en de gasten van de Spelen. Duizenden atleten, honderden coaches en talrijke families en vrienden komen van over heel het land naar dit gebeuren. Dit document zal je wegwijs maken voor en tijdens de Nationale Special Olympics Spelen. Naast deze folder, zal je ter plaatse de nodige informatie krijgen in verband met je sector. 3200 atleten, vanaf de leeftijd van 8 jaar, zijn ingeschreven bij een sportclub die deelneemt aan Special Olympics. Alle atleten volgen minstens 75 uren training in een bepaalde sportdiscipline. Naargelang de resultaten die ze in hun club behaalden, worden de atleten ingedeeld in verschillende reeksen. Deze verdeling gebeurd op basis van leeftijd, geslacht en prestatie- en/of behendigheidsniveau. Het zijn de vrijwilligers die de atleten begeleiden tijdens de verschillende competities. Zij steken een handje toe bij het sporten, het transport, de huisvestiging,… Maar ook tijdens de ceremonies, de animaties, het eten, de Art Exhibition en vele andere sectoren. Het vrijwilligerswerk gebeurt volledig onbezoldigd. Je krijgt evenwel (zoals hieronder beschreven) drie maaltijden per dag, drank en een T-shirt van ons evenement. De activiteiten uitgevoerd door de vrijwilligers vallen onder het respecteren van het beroepsgeheim. Wij wensen je een leuke Spelen toe en hopen dat je er, net als onze gasten, onvergetelijke herinneringen aan overhoudt. 2. DE STAF (of het permanente team) 23 personen (overeenstemmend met 19 voltijdse jobs) maken deel uit van het permanente team van Special Olympics Belgium. Dit permanente team krijgt de ondersteuning van de managers.

3. DE MANAGERS De managers zijn een honderdtal personen die op vrijwillige basis de verantwoordelijkheid van een sector op zich nemen. Op hun beurt worden zij geholpen door jou, samen met een duizendtal andere vrijwilligers. Samen vormen ze een sterk en winnend team.

De verschillende managers: 

De managers «Logistiek» zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van aspecten zoals de infrastructuur, het transport, de restaurants,...



De managers «Security» zijn met hun stewards verantwoordelijk voor het goede verloop van de hele manifestatie m.b.t. de parkings, de handhaving van de orde aan de in- en uitgangen van de sites, permanentie,… Ze staan in direct contact met het Rode Kruis en de lokale Politie.



De managers «Sport» staan in voor het goede verloop van de competities in de 19 sportdisciplines.



De managers «Events» verzorgen de organisatie van het familieonthaal, de animaties, de shopping,… Zij verzorgen ook de Art Exhibition, de ceremonies, en de Torch Run.



De managers «Healthy Athletes Program» zijn verantwoordelijk voor de gezondheidstesten tijdens de Spelen. Deze testen worden gratis uitgevoerd en screenen het gehoor, het zicht, de tanden, de voeten, de fitheid en de algemene toestand van de atleten.



De managers «Communicatie» zijn verantwoordelijk voor het onthaal van de pers en de VIP, de publicatie van de «Nieuwsbrief» van de Spelen en verzorgen de foto- en videoreportages.

Al deze sectoren hebben jouw hulp hard nodig. Naast de managers, die met een honderdtal zijn, zijn jullie met meer dan duizend vrijwilligers die ons dagelijks komen helpen tijdens deze 3-daagse manifestatie.

4. VRIJWILLIGERS 4.1. De vrijwilligers krijgen    

een officiële T-shirt van het evenement een lunch box s ’middags gratis toegang tot het restaurant (ontbijt en avondmaal) drie drankbonnetjes per dag.

4.2. Wat wij van jullie verwachten Voor vele personen zijn jullie het eerste contact met Special Olympics Belgium. Daarom is een correcte en vriendelijke houding belangrijk. Beleefdheid en hoffelijkheid zijn vanzelfsprekend, zelfs al heb je het heel erg druk. De sport moet voor de atleet worden geleid in een veilige, positieve en bemoedigende sfeer!

5. WIJ WILLEN JULLIE AANDACHT VESTIGEN OP HET VOLGENDE: 5.1.

Onthaal

Je wordt onthaald door je manager op de plaats en het uur dat op voorhand door je manager werd meegedeeld. Indien dit om een of ander reden niet gebeurde, gelieve naar ‘de Infostand’ te gaan op één van de sportsites. Wees tijdig aanwezig op de plaats van afspraak, zo kan er vlot gestart worden. 5.2. Kleding Aan het Volunteer Welcome Center krijg je een T-shirt. Het is noodzakelijk om deze te dragen, want buiten de herkenbaarheid is het je toegangsbewijs voor het ontbijt en het gebruik van de pendeldienst. Bovendien is het een leuke herinnering voor achteraf. België is een mooi land, maar zoals jullie weten is ons klimaat niet echt stabiel. Voorzie dus een zonnebril, regenlaarzen en alles daartussenin. Comfortabele schoenen zijn een must voor elke vrijwilliger. 5.3. Maaltijden Het ontbijt en het avondmaal zijn voorzien in ‘het Restaurant’. Op donderdag, vrijdag en zaterdag zullen er op elke site lunchboxen aangeboden worden tijdens de middag. Het ticket: ‘Lunch box’ krijg je bij het inchecken aan de infostand. Wanneer je aanwezig bent tijdens de opbouw en/of de afbraak zijn er eveneens drank en maaltijden voorzien. (crewfood) 5.4. Tickets Elke vrijwilliger krijgt 3 tickets per dag, deze zijn goed voor 3 dranken. Tijdens de hele manifestatie gebruiken we tickets in plaats van baar geld. Men kan eveneens tickets kopen bij de ‘Ticketing’ van Special Olympics.

5.5. Animaties Gratis straatanimaties en attracties vinden zowat overal plaats. Deze zijn in de eerste instantie bestemd voor de atleten, natuurlijk geven jullie hen voorrang, maar niets belet jullie om samen met hen te genieten!

5.6. Huisvesting Indien je huisvesting aangevraagd hebt, zal het juiste adres voordien medegedeeld worden via mail. Het lokaal waar je logeert wordt ons gratis ter beschikking gesteld. Meestal gaat het om een klaslokaal of turnzaal. We vragen je om er zeer aandachtig op toe te zien dat jullie dit gebouw netjes houden. Toegebrachte schade wordt in rekening gebracht aan diegene de ze veroorzaakte. Je houding en daden bepalen mee ons imago. Draag dus zorg voor het lokaal (afval in de vuilbakken, ramen en deuren sluiten bij het verlaten van het lokaal, houd het sanitair proper,...). Wees hiervoor extra aandachtig. Respect voor de anderen begint met zelfrespect! Een goede nachtrust is onontbeerlijk om de volgende ochtend fris te kunnen starten. Respecteer dit, en verstoor zeker de nachtrust van de anderen niet. Indien er zich problemen zouden voordoen, aarzel dan niet om de verantwoordelijke van het gebouw te contacteren. Vergeet niet om een slaapzak mee te nemen, u slaapt in de scholen op een matje of op een veldbed. 5.7. Shuttle Iedere morgen is er een shuttledienst (bussen) voorzien om je naar de sites te brengen. Indien je die mist, zal je op eigen initiatief op de sites moeten geraken.. De shuttle brengt je naar het restaurant, waar je kan ontbijten, vooraleer je begint te werken op de plaats die jou aangeduid werd bij het onthaal. Overdag zijn er op regelmatige basis gratis shuttles tussen de verschillende sites. 5.8. Verzekeringen Door je (verplichte) inschrijvingsfiche ben je verzekerd: - voor burgerlijke aansprakelijkheid - tegen lichamelijke schade die geleden is door vrijwilligers bij ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op weg naar- en van de activiteiten. Bij een ongeval moet je zo vlug mogelijk contact opnemen met je manager en een verantwoordelijke van de organisatie om een ongevalsaangifte in te vullen. Verantwoordelijke van de organisatie, die moet verwittigd worden bij ongevallen. Naam: Bernadette Chatelle Functie: Human Resources Tel.: +32 (0) 2/774.24.31 5.9. Waardevolle voorwerpen Waardevolle bezittingen vallen onder jullie eigen verantwoordelijkheid. Special Olympics Belgium is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen (zoals GSM, fotoapparaat, geld, portefeuille). Wij raden jullie aan om ze steeds in veiligheid te stellen.

5.10. Respecteer het materiaal Respecteer het materiaal dat ter jullie beschikking gesteld wordt. Gebruik het correct en geef het terug in dezelfde staat als je het kreeg. Indien er een probleem is, gelieve het meteen te melden aan jouw manager! 5.11. Klachten Special Olympics België erkent dat de rechten van zowel de persoon die een klacht heeft en de persoon over wie de klacht is ingediend, zal worden beschermd. Opmerking: Er kan wel geen garantie worden gegeven dat de geboden informatie absoluut vertrouwelijk zal blijven. 5.11. Sigaretten, alcohol en andere… Special Olympics vraagt respect voor de anderen en staat daarom geen enkel gebruik van illegale genotsmiddelen toe. Bij misbruik zal er een sanctie volgen. Indien je roker bent, vragen we je om buiten te roken, uit de buurt van de Special Olympics activiteiten (sportactiviteiten of andere). 5.12. Annulering De vrijwilliger verbindt zich ertoe aanwezig te zijn bij het evenement. In geval van verhindering (ziekte, vakantie,..) van de vrijwilliger zal deze de organisatie tijdig waarschuwen.

8. TOT BESLUIT Jullie hulp is van essentieel belang om van de Nationale Special Olympics Spelen een onvergetelijk evenement te maken. Aarzel niet… Te communiceren: duidelijke communicatie is de sleutel tot de beste samenwerking. Aarzel niet om vragen te stellen aan je manager die al het mogelijke zal doen om je vragen te beantwoorden. Naar de anderen toe: Een simpele ‘goedendag’ is vaak voldoende om de eerste stap te zetten. Een blik, een glimlach, een high five,... De mooiste taal op deze aarde is deze van de glimlach! Vergeet niet… Vriendelijkheid en beschikbaarheid dragen veel bij tot mooiere momenten voor iedereen. Hoffelijkheid tegenover de personen die u omringen kan problemen voorkomen. Solidariteit in de ploeg is heel belangrijk voor ieder van jullie, ook dat hoort bij het vrijwilliger zijn. Vermaak je! Vergeet niet dat je ook daarvoor vrijwilliger bent. Dank voor het lezen van al deze info. We hopen dat de Special Olympics Spelen een onvergetelijke ervaring zal worden voor de atleten en ook voor jou als vrijwilliger. In naam van alle atleten en Special Olympics Crew,

DANK U!

9. CHARTER met Special Olympics Belgium

QUOTE VAN EEN VRIJWILLIGER: “VRIJWILLIGER ZIJN BIJ SPECIAL OLYMPICS IS EEN UNIEKE ERVARING” 9.1. Regels

… Neen, men hoeft geen ingangsexamen te doen, enkel deze regeltjes in acht te nemen:  Minimum 16 jaar zijn. Men kan van de minimum leeftijd afwijken, onder voorbehoud dat de jongeren door hun ouders, opvoeder of groepsleider tijdens de Spelen omkaderd worden. Iedere aanvraag van afwijking zal individueel onderzocht worden.  Het inschrijvingsformulier volledig in te vullen.  Men verbindt er zich toe om alle personen waarmee men in contact zal komen tijdens dit evenement te respecteren.  Alle personen moeten worden gewaardeerd, behandeld op een rechtvaardige en eerlijke manier, ongeacht van bekwaamheid, leeftijd, geslacht, sociale en etnische achtergrond, religie of politieke overtuiging.  De vrijwilliger handelt als volwassen persoon, verantwoordelijk voor zijn daden en stemt in met de regels van de organisatie.  De vrijwilliger verbindt zich er toe om het toevertrouwde materiaal te respecteren en de opgedragen taken zo goed mogelijk te volbrengen, met een ingesteldheid die strookt met de filosofie van Special Olympics. 9.2. Overeenkomst Als je als vrijwilliger de bevestigingsmail hebt ontvangen ga je automatisch akkoord met het beleid van Special Olympics Belgium. Er bestaat altijd de mogelijkheid om een vrijwilligersovereenkomst persoonlijk op te maken, zie blanco overeenkomst op de website.

9.3. Gedragscode Vrijwilligers hebben het recht om: • • • •

• • •

Behandeld te worden met waardigheid en respect als een medewerker, niet alleen als een gratis hulp. Zoveel mogelijk informatie te krijgen over de organisatie als mogelijk, inclusief informatie over onze atleten en indien nodig over het beleid en de programma's. Een adequate opleiding te krijgen, zodat zij ervoor kunnen zorgen dat hij / zij hun rol naar beste vermogen kunnen invullen. Deel te nemen aan een werkplaats die ordelijk, bevorderlijk en waardig is om het werk gedaan te krijgen, maar die ook veilig is en voldoet aan de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. De vrijheid te hebben om suggesties te doen, maar ook recht hebben om goede feedback te ontvangen op hun opinie. Klachten aan te geven en een effectieve klachtenprocedure te doorlopen. Te worden toegewezen aan een rol (indien mogelijk) op basis van zijn / haar persoonlijke voorkeur, levenservaring, opleiding en werkachtergrond.

Ze hebben een verantwoordelijkheid: • •

• • • • • •

Volledig voldoen van het inschrijvingsproces en hierbij goedkeuring verkrijgen via mail. Respect hebben voor anderen: o respecteren van de rechten, waardigheid en de waarde van de atleten, coaches, andere vrijwilligers en toeschouwers in de Special Olympics; o behandelen iedereen gelijk, ongeacht geslacht, etnische afkomst, religie of capaciteiten; o het goede voorbeeld geven en een positief rolmodel zijn voor de atleten; o Iedereen aanmoedigen. Ten allen tijden handhaven van de juiste grenzen en het respecteren van de privacy van de atleten. Respect hebben voor de fysieke integriteit van de atleten. Wees alert op elke vorm van misbruik en meldt deze ook. Om geen foute of grove taal te gebruiken of atleten lastig te vallen. Accepteer het oordeel van uw verantwoordelijke en erken de waarde en het belang van naaste vrijwilligers, coaches en officials. Zorg ervoor dat de voorzieningen die u gebruikt voor de activiteiten met de atleten veilig zijn en dat er adequaat toezicht is op de plaats voor het organiseren van de sport en/of andere activiteit.

Als een Special Olympics vrijwilliger zal ik: • • • • •

Zorgen voor het algemeen welzijn, de gezondheid en veiligheid van alle Special Olympics atleten en vrijwilligers. Ten allen tijden op een passende wijze handelen. Eventuele noodgevallen aan de bevoegde autoriteiten melden na het toedienen van de nodige eerste zorgen. Mij onthouden van het gebruik van alcohol, tabak en illegale stoffen, terwijl ik betrokken ben bij elke Special Olympics evenement, wedstrijd of training school. Niet deelnemen aan enig ongepast contact of relatie met sporters, vrijwilligers of andere deelnemers van de Special Olympics.