Handboek: Zorg beter met vrijwilligers Project: Grenzen bepalen is een samenspel

Regio Venlo

Handboek: Zorg beter met vrijwilligers Project: Grenzen bepalen is een samenspel

Datum

: Oktober 2013

Van

: Kirsten Faessen 06-42455154 [email protected]

Postbus 694 / 5900 AR VENLO Auxiliatrixweg 35 5915 PN VENLO T: 077 355 9555 www.dezorggroep.nl

Hanneke van der Velde 06-47947301 [email protected] Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans en MOVISIE, gefinancierd door Fonds NutsOhra. Aan dit project hebben 15 koploperorganisaties in de ouderen- en gehandicaptensector deelgenomen om het vrijwilligerswerk en de positie van vrijwilligers binnen hun organisatie te versterken. Daar was de Zorggroep er een van. Kijk voor meer informatie op www.zorgbetermetvrijwilligers.nl.

1

handboek ZBMV 2013; Grenzen bepalen is een Samenspel

Inhoudsopgave. Hoofdstuk 1.

Aanleiding en plan van aanpak van het project.

Blz. 3

Hoofdstuk 2:

Samenvatting en overzicht resultaten van het project.

Blz. 8

Hoofdstuk 3:

Documenten bijlage.

Blz. 11

Hoofdstuk 4:

Het samenspel

Blz. 67

2


Hoofdstuk 1 Aanleiding en plan van aanpak ZORG BETER MET VRIJWILLIGERS VERVOLG Van Datum

: Hanneke van der Velde & Kirsten Faessen : 4 maart 2012

Regio Venlo


__________________________________________________________________________ 1. Introductie. De organisatie: De Zorggroep is de nieuwe, overkoepelende naam voor zorg in Noord- en Midden-Limburg. Door de intensieve samenwerking van drie fusiepartners en de bundeling van krachten, kan De Zorggroep een nog betere service en dienstverlening bieden aan onze cliënten. De Zorggroep levert zorg en diensten in tal van woon- en zorgcentra in Noord- en Midden-Limburg: woonzorg- en servicecomplexen, aanleunwoningen, verpleeg- en verzorgingshuizen, kleinschalige groepswoningen voor dementerende ouderen en hospices. Missie van De Zorggroep: De Zorggroep heeft hart voor mensen; zij voelen zich bij ons welkom, rechtvaardig behandeld en gerespecteerd. Vertrouwen en veiligheid vormen voor ons de belangrijke basis voor een gelijkwaardige relatie tussen mensen. In die relatie neemt iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid. Dit betekent dat we duidelijk, eerlijk en open communiceren, verwachtingen uitspreken en afspraken nakomen. De Zorggroep zoekt voortdurend naar nieuwe mogelijkheden en alternatieven. We geven voorrang aan wijze ideeën, creativiteit en durf. Soms doen we dit alleen, dan weer met anderen, maar altijd met respect voor ieders keuzes en voorkeuren. We hebben oog en oor voor elkaar. Mensen weten en voelen zich bij ons professioneel behandeld….daar staan we voor. Aanleiding voor het vervolg traject. In 2009 en 2010 heeft de Zorggroep vanuit zorg beter met vrijwilliger een traject uitgezet over samenwerking en communicatie. Het eindresultaat van dit traject was dat er op een open en duidelijke manier gecommuniceerd wordt tussen medewerkers en vrijwilligers. Met behulp van gezamenlijk team overleggen tussen medewerkers en vrijwilligers en het invoeren van de lesbrief van Sting zijn er grote stappen gezet. Vrijwilligers zijn hierdoor meer een onderdeel geworden van het team. Naast samenwerken en communicatie, kwam in dit traject naar voren dat de grenzen aan vrijwilligerswerk, zowel voor de organisatie als voor de vrijwilliger zelf een grote rol speelt. Daarnaast staan er binnen zorg en welzijn heel veel veranderingen te gebeuren. Denk aan de overgang naar de WMO en het meer en meer doorvoeren van ZZP gelden. Maar vooral het integraal werken en het aansturen van welzijn op afstand, waarbij de uitvoering veelal gedaan zal worden door mantelzorgers en vrijwilligers is een belangrijke stap. Niet zorgen voor, maar zorgen dat……zijn belangrijke veranderingen.

3


Dit alles betekend ook dat de taak- en functie-inhoud van de medewerkers binnen welzijn zal veranderen. Zij krijgen meer een makelaarsfunctie. Het matchen van vraag en aanbod. Het feit dat onze medewerkers op afstand aanwezig zullen zijn bij vooral welzijnsactiviteiten vragen wij ook een andere werkwijze van onze vrijwilligers. Samen zullen we de grenzen hierin moeten opzoeken. Zowel de individuele grens in een 1 op 1 situatie als de grens in taakuitvoering en verantwoording in een groep. Het duidelijk maken en vastleggen van elkaars grenzen op het gebied van zorg en welzijn en verwachtingen in een team van medewerkers en vrijwilligers vraagt nu meer de aandacht. 2. Doelstelling. Hoofddoel: Binnen de samenwerking tussen de professional en vrijwilliger zijn ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder zodat er optimaal gewerkt kan worden volgens de visie op integraal werken van de zorggroep en we gebruik maken van ieders kwaliteiten. De aandacht ligt meer bij autonomie, zelfregie en eigen verantwoordelijkheid. De verandering van “zorgen voor” naar ondersteunen waar nodig. Hierin wordt een omslag gemaakt bij zowel medewerkers als vrijwilligers en is belangrijk dit te faciliteren en te begeleiden. Inrichting organisatie: De plek van de vrijwilliger zal gaan veranderen, daar zij juist meer zelfstandiger gaan werken en/of meer verantwoordelijkheden krijgen. Belangrijk hierin is om goed te kijken wie waarvoor verantwoordelijk is, wie stuurt wie aan en wie begeleidt de vrijwilliger en hoe. Cultuur: Dit proces brengt een cultuurverschuiving met zich mee. Hier kunnen we aandacht aan besteden door bv de lesbrief van Sting actief in teams weer op te pakken, die leidraad biedt in een veranderproces en het zoeken naar samenwerking in een team.

3. Werkwijze. Samenstelling verbeterteam: Binnen de werkwijze van het verbeterteam maken we onderscheid tussen een danktank en een beslisteam. Dit doen we omdat in de werkgroep vooral medewerkers en vrijwilligers zitten die meedenken over de praktische uitvoering van de zaken om op deze manier ook draagvlak te creëren op de werkvloer. Hetgeen deze werkgroep op papier zet zal vervolgens voorgedragen worden aan het “beslisteam”. Dit bestaat uit het managementteam van de regio Venlo. Zij zullen de adviezen van de denktank vervolgens moeten doorvoeren in het beleid van de regio Venlo. Op deze manier leidt het tot structurele veranderingen in het beleid. Denktank: Projectleiders > Teamleiders > Procesbegeleider vrijw: Ab-er / contactpers vrijw> Medewerker zorg: Cliënten raadslid > Vrijwilligers. >

Kirsten Faessen & Hanneke van der Velde Ton Ginther, Chris Smitz, Christa Hakkennes. Sandra Hovens, Marielle Bergmans, Els Bors Francoise van Nieuwenhuizen Quinn Warmerdam, Gerry Kohlen Pierre Nissen en Mw Waterborg Gerry Naus, Marianne van Tankeren, Jacques Geurts, Lee Wiering

4


Beslisteam: Regio directeur : Rene Botermans, MT-lid : Marlie van Gelderen. MT lid: Annie Groenen. MT-lid: Betsie Franssen. MT-lid: Twan Jacobs Globale eerste planning. Mei/juni 2012

• •

• • Augustus/september 2012

• •

Oktober/november 2012

• • • •

December/januari 2012

• • • •

Februari 2012

• • •

Maart/april 2013

•

• • • Mei / juni 2013

•

Samenstelling denktank. SWOT analyse maken met de denktank. (met thema verschuiving van grenzen en verwachtingen aan vrijwilligerswerk) Concretiseren plan van aanpak en aanscherpen. (projectleiders) Informeren stand van zaken aan beslisteam. (projectleiders) Veldonderzoek mbt informatie en producten over grenzen bij vrijwilligerswerk in andere organisaties. (denktank) Informeren stand van zaken aan beslisteam. (projectleiders) Aan de hand van de Swot analyse scholingsplan opstellen. (denktank) Ingewonnen informatie vertalen naar de visie en beleid van De Zorggroep, regio Venlo. (denktank) Concretiseren en bijstellen plan van aanpak. (projectleiders) Informeren stand van zaken aan beslisteam. (projectleiders) Scholingsplan & vertaalde informatie voorleggen aan beslisteam. (projectleiders) Organiseren en voorbereiden van het scholingsplan. (denktank) Concretiseren en bijstellen plan van aanpak. (projectleiders) Informeren stand van zaken aan beslisteam(projectleiders) De vertaalde informatie mbt grenzen omzetten in praktische hulpmiddelen voor in het werkproces. (denktank) Concretiseren en bijstellen plan van aanpak. (projectleiders) Informeren stand van zaken aan beslisteam(projectleiders)

De vertaalde informatie mbt grenzen omzetten in praktische hulpmiddelen (grenzenchecklist) voor in het werkproces en deze introduceren op de werkvloer. (denktank) Uitvoering van de scholing. (denktank + externe expertise) Concretiseren en bijstellen plan van aanpak. (projectleiders) Informeren stand van zaken aan beslisteam. (projectleiders) Afronding van project en afspraken maken rondom borging. (projectleiders en beslisteam)

5


4. Middelen. Scholing. Binnen de zorg staan heel veel veranderingen te gebeuren. Vooral het integraal werken en het aansturen van zorg en welzijn op afstand, waarbij de uitvoering veelal gedaan zal worden door mantelzorgers en vrijwilligers. Niet zorgen voor, maar zorgen dat zijn belangrijke veranderingen. Dit alles betekend ook dat de taak- en functie-inhoud van de medewerkers zal veranderen. Door het feit dat onze medewerkers op afstand aanwezig zullen zijn bij zorg en welzijnsactiviteiten vragen wij ook een andere werkwijze van onze vrijwilligers. Samen zullen we de grenzen hierin moeten opzoeken. Waar liggen ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Er zal een gerichte scholing opgezet moeten worden voor medewerkers en vrijwilligers om ondanks alle financiële beperkingen samen de zorg en het welzijn optimaal te kunnen leveren waarbij we gebruik maken van ieders kwaliteiten. Zij zullen geprikkeld moeten worden om anders naar zorg en welzijn te gaan kijken en hier naar te handelen. De scholing moet herkenbaar zijn en tastbaar worden gemaakt mbv “grenzen checklist”. Deze “grenzenchecklist” is de basis voor individuele werkafspraken tussen professional en vrijwilliger. De scholing gericht voor medewerkers zal gefinancierd worden vanuit De Zorggroep. Voor de scholing van vrijwilligers willen wij een beroep doen op de financiële ondersteuning van het fonds NutsOhra.

Individuele gesprekken met vrijwilligers. Aan grenzen binnen de samenwerking zijn geen vaste kaders te koppelen. Grenzen zijn afhankelijk van een aantal factoren zoals; wet en regelgeving, kennis en kunde van de vrijwilliger, het soortvrijwilligers werk etc. Het is dus heel belangrijk om individueel afspraken te maken met de vrijwilliger en deze vast te leggen in zijn / haar vrijwilligersklapper. De vrijwilligersklapper is een product uit ons eerste verbetertraject.

5. Communicatie. Binnen de denktank zijn diverse disciplines vertegenwoordigd. Ieder lid van deze denktank heeft de verantwoordelijkheid om zijn / haar achterban te informeren. Dit gebeurt via de bestaande overleggen in de lijn. Het informeren over de achterban zal tijdens de overlegmomenten van de denktank continu de aandacht hebben. Naast de interne communicatielijnen in de regio, zal de voortgang en de successen in andere regio’s en netwerken gecommuniceerd worden. Dit plan van aanpak is een groeimodel en gedurende het traject zal ook het communicatieplan verfijnd worden. In de globale planning staat reeds e.e.a. benoemd.

6


6. Evaluatie en Borging. Borging. Gedurende dit traject wordt een eenduidig protocol ontwikkeld zodat we individuele taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vrijwilliger helder en inzichtelijk kunnen vastleggen. Alle vrijwilligers krijgen jaarlijks een evaluatie gesprek. In dit gesprek zal besproken worden hoe men de werkzaamheden ervaart en of grenzen bijgesteld dienen te worden. Van dit gesprek wordt een samenvatting gemaakt. Scholing van vrijwilligers en medewerkers zullen gerealiseerd worden waar de aandacht zal liggen om samen de zorg en het welzijn optimaal te kunnen leveren waarbij we gebruik maken van ieders kwaliteiten. In het proces ruimte blijven creëren in de teams van regio Venlo om de nieuwe werkwijze te introduceren en te borgen. De cultuurverschuiving een plek geven. De resultaten van bovenstaande zal resulteren dat de samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers een stevige plek krijgt in onze organisatie, die door evaluatie, bijstelling en aanpassing en aanvulling zal worden behouden.

Evaluatie: Gedurende het traject zullen we tot concretere stappen komen in de werkprocessen en daarbij willen we graag gebruik maken van ervaringen en suggesties vanuit andere trajecten.

7


Hoofdstuk 2 Samenvatting en overzicht resultaten.

Aan Van Datum Betreft

: MT - leden regio Venlo = beslisteam : Hanneke van der Velde, Kirsten Faessen : 26 september 2013 : Afronding project Zorg beter met vrijwilligers

Regio Venlo


__________________________________________________________________________ Het vervolg van het project zorg beter met vrijwilligers is van start gegaan medio 2012. In januari 2013 zijn er aanbevelingen ter voortgang van het project aangeboden aan het MT. Deze werden goedgekeurd en vervolgens kon de denktank vervolg geven aan de uitwerking van de aanbevelingen. De denktank heeft zich gesplitst in 4 subgroepen om de aanbevelingen uit te werken, dit resulteerde zich in 4 opdrachten. In onderstaande een kort overzicht van de uitwerking van de aanbevelingen. Opdracht 1: Positie vrijwilliger / Contactpersoon: • takenpakket contactpersoon samenstellen • uitgangspunt is dat contactpersoon een taak is, en geen functie • inventarisatie maken benodigde contactpersonen per locaties / werkeenheid, welke tijdsinvestering kost een vrijwilliger per jaar voor een contactpersoon op een afdeling/werkeenheid Organisatie structuur: • Inzichtelijk maken van taken en verantwoordelijkheden rondom vrijwilligers voor de verschillende disciplines – manager – teamleider – procesbegeleider – contactpersoon – medewerker • dit wegzetten in organogram Resultaat: De subgroep heeft nav bovenstaande de volgende documenten aangepast / verwerkt / ontwikkeld. Organogram is aangepast (document 1) Taken attentieregeling vrijwilligers aangepast welke rol en taak heeft de PBV * en de contactpersoon. (document 2) Verdeling van taken in de werkprocedure rondom vrijwilligers voor PBV en contactpersoon vrijwilligers (document 3) Inventarisatie benodigde contactpersonen regio Venlo + uitwerking tijdsinvestering (document 4)

8


Opdracht 2: Basisprofiel vrijwilliger: • inventariseren naar huidige taak en functie omschrijvingen van vrijwilligers in regio Venlo en eventueel op concern niveau • filteren tot een basisprofiel • aanvullende competenties bundelen t.a.v. doelgroep / technische dienst / individuele vrijwilliger / horeca Eenduidige werkprocedures: • inventariseren van bestaande werkprocedures in regio of/en concern m.b.t.: inwerkprogramma – afsprakenlijst m.b.t. taken – evaluatiemoment na start – jaarlijks evaluatiegesprek. • ontwikkel een eenduidig werkprocedure van bovenstaande met bijbehorende formulieren. • Bovenstaande integreren in een vrijwilligersklapper Resultaat: Er is veelal uitgegaan van bestaande documenten voor medewerkers. Deze zijn herschreven naar vrijwilligers. Verder zijn bestaande formulieren van PBV en documenten die op concernniveau zijn afgestemd hierin meegenomen. In een stroomschema (document 5) is de procedure werving en selectie vrijwilligers verwerkt en word verwezen naar documenten. De onderstaande documenten vormen samen de werkprocedure, maar ook de inhoud van de vrijwilligersklapper: • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Procedure werving en selectie vrijwilligers / stroomschema Basisprofiel vrijwilligers regio Venlo Vacature aanvraag vrijwilligerswerk Folder vrijwilligerswerk de Zorggroep Beleid inzake het inwerken van nieuw verworven vrijwilligers Overzicht vacatures vrijwilligers regio Venlo Mutatieformulier klantenservice Checklist kennismakingsgesprek en voortgangsgesprek Inwerkprogramma voor vrijwilligers Reiskosten vergoeding formulier Afdeling/werkeenheid profiel Folder gedragscode de Zorggroep Checklist vrijwilligers eindgesprek (stop) Evaluatieformulier na introductie periode Evaluatieformulier jaarlijks evaluatiemoment Attentieregeling vrijwilligers de Zorggroep Vrijwilligersovereenkomst de Zorggroep Brief einde vrijwilligerswerk Vrijwilligersregeling de Zorggroep

(document 5) (document 6) (document 7) (document 8) (document 9) (document 10) (document 11) (document 12) (document 13) (document 14) (document 15) (document 16) (document 17) (document 18) (document 19) (document 20) (document 21) (document 22) (document 23)

Opdracht 3: Scholing contactpersoon: • duidelijk scholingsprogramma opzetten, n.a.v. bovenstaande info. • voorbeeld inhoud van de scholing: • Wat motiveert de vrijwilliger in de zorg, en wat is hun meerwaarde. o Op welke manier kunnen we zo goed mogelijk samenwerken met de vrijwilliger o Op welke manier kan de vrijwilliger prettig werken met de individuele cliënt. o gesprekstechnieken. o Introductie van de vrijwilliger

9


• • • •

o Werken met de vrijwilligers klapper o Etc. bekijken wie verzorgd scholing en daarmee inhoud, tijd en plaats afspreken kostenraming scholing contactpersonen en teamleiders benaderen uitnodigingen versturen

Resultaat: Voor het project Zorg beter met Vrijwilligers is er een subsidie van € 10.000 afgegeven van fonds NutsOhra wat geoormerkt is aan de scholing voor contactpersonen. Het project Zorg beter met vrijwilligers zal in november 2013 afgerond worden. FondsNutsOhra vraagt hiervoor een eindverslag met financiële verantwoording. Daar we plantechnisch de scholing voor contactpersonen niet eind 2013 maar begin 2014 pas kunnen realiseren is er uitstel van verantwoording gevraagd en toegekend door FondsNutsOhra, deze moet uiterlijk maart 2013 aangeleverd worden. Ivm dit gegeven is in overleg met Twan Jacobs de invulling en uitvoering van scholing al in gang gezet. Samen met Inge Stiens van Stiens training & advies is er een communicatietraining voor contactpersonen vrijwilligers samengesteld. (document 24), en zijn de datums al gepland in januari, februari 2014. In ieder TLO van regio Venlo oktober/november zal ’n teamleider als afgevaardigde van de denktank korte uitleg geven over de scholing en planning van de scholing en de vraag stellen wie van welke afdeling/werkeenheid als contactpersoon aangewezen word en de scholing gaat volgen. Als vervolg van de training blijft het van belang een goede intervisie en contact te onderhouden tussen PBV en contactpersoon vrijwilligers.

Opdracht 4 (basis) scholing vrijwilligers: • Duidelijk scholingsprogramma opzetten, en vertalen naar meerjarig beleid • procedure ontwikkelen zodat gewaarborgd kan worden dat iedere nieuwe vrijwilliger deel kan nemen aan deze “verplichte” start scholing • voorbeeld inhoud van de scholing • basisscholing cultuur van de zorggroep (idem welkom bijeenkomst voor medewerkers) en kleine zorginhoudelijke aspecten ( rolstoelgebruik, BHV). Naast de basisscholing een programma ontwikkelen t.a.v. de competenties. • Denk aan de slikcursus etc. • bekijken wie verzorgd scholing en daarmee inhoud, tijd en plaats afspreken • kostenraming scholing Resultaat: De denktank vond het belangrijk om eerst helderheid te krijgen, in beleid – werkprocedure, rol en taak contactpersoon en PBV en inhoud scholing contactpersoon om vervolgens de goede invulling van introductiescholing voor vrijwilligers vorm te geven. Ook naar aanleiding van input van contactpersonen die dichter bij de vrijwilliger staan, kunnen we meer inspelen op de behoefte aan thema’s van workshops voor vrijwilligers. Dat is ook de reden dat deze opdracht in tijdspad is weggezet naar najaar 2013, en uitvoering 2014. We zullen dus op eigen initiatief het project zorg beter met vrijwilligers intern voortzetten.

10


Documenten bijlage. NR

Naam document

BLZ

1

Organogram

12

2

Taken attentieregeling vrijwilligers; welke rol en taak heeft de PBV * en de contactpersoon.

13-18

3

Verdeling van taken in de werkprocedure rondom vrijwilligers voor PBV en contactpersoon vrijwilligers

19-20

4

Inventarisatie benodigde contactpersonen regio Venlo + uitwerking tijdsinvestering

21-22

5

Procedure werving en selectie vrijwilligers / stroomschema

23

6

Basisprofiel vrijwilligers regio Venlo

24

7

Vacature aanvraag vrijwilligerswerk

25

8

Folder vrijwilligerswerk de Zorggroep Zie www.dezorggroep.nl

9

Beleid inzake het inwerken van nieuw verworven vrijwilligers

Site ZG 26-28

10

Voorbeeld overzicht vacatures vrijwilligers regio Venlo

29

11

Mutatieformulier gegevensverwerking vrijwilligers t.b.v. klantenservice

30 -31

12

Checklist kennismakingsgesprek en voortgangsgesprek

31-32

13

Inwerkprogramma voor vrijwilligers

33-38

14

Reiskosten vergoeding formulier

39-40

15

Afdeling/werkeenheid profiel

41

16

Info gedragscode de Zorggroep

42-44

17

Checklist vrijwilligers eindgesprek

45

18

Evaluatieformulier na introductie periode

46-48

19

Evaluatieformulier jaarlijks evaluatiemoment

49-51

20

Attentieregeling vrijwilligers de Zorggroep

52-55

21

Vrijwilligersovereenkomst de Zorggroep

56-58

22

Basisbrief beëindiging vrijwilligerswerk

59

23

Vrijwilligersregeling de Zorggroep

60-65

24

Communicatietraining voor contactpersonen vrijwilligers.

66

11


Document 1: Organogram.

Bewoner

Vrijwilliger

medewerker

Contactpersoon van de vrijwilligers (vrijwilliger)

Contactpersoon voor de afdeling (medewerker)

Procesbegeleider

Teamleider

Manager

Regio directeur.

Bij dit organogram staat ook een vak met contactpersoon van de vrijwilligers. Op een locatie met veel vrijwilligers kunnen we er voor kiezen om de eerste kennismaking op de afdeling door een aangewezen geïnstrueerde vrijwilliger te laten doen. Ook kan deze vrijwilliger opmerkingen/vragen beantwoorden of verwijzen naar de contactpersoon (medewerker) Wordt hier voor gekozen is het wellicht verstandig om de term contactpersoon van de vrijwilligers aan te passen zodat er geen verwarring ontstaat. Bijvoorbeeld: • communicatie vrijwilliger • ondersteunende vrijwilliger • supervisie vrijwilliger

12


Document 2:

Taken attentieregeling vrijwilligers; welke rol en taak heeft de PBV * en de contactpersoon.

12,5-jarig jubileum Welke actie? Jaarlijkse inventarisatie aantal jubilarissen

Wie? procesbegeleider

Wanneer? jaarlijks

bloemen en/of attentie ter waarde van € 25,00 inclusief bezorgkosten

procesbegeleider

feestavond vrijwilligers/op de dag zelf

een felicitatie op de feitelijke jubileum dag

Procesbegeleider / contactpersoon

feestavond vrijwilligers

een schriftelijke felicitatie door de regiodirecteur

procesbegeleider

op de dag zelf

een cadeaubon van € 25,00

procesbegeleider


Huldiging en speech

Procesbegeleider contactpersoon procesbegeleider

feestavond vrijwilligers per kwartaal

Welke actie? jaarlijkse inventarisatie aantal jubilarissen


Wanneer? jaarlijks


procesbegeleider

op de dag zelf of op de feestavond vrijwilligers

een viering op de afdeling op de feitelijke jubileumdag

contactpersoon

op de dag zelf


procesbegeleider/contactp ersoon


een schriftelijke felicitatie door de regiodirecteur

procesbegeleider

op de dag zelf

een cadeaubon van € 100

procesbegeleider


Een ideëel cadeau ter waarde van €100

Procesbegeleider


Huldiging en speech

Procesbegeleider en contactpersoon procesbegeleider


Een vermelding in de regionale CollegaZ

25-jarig jubileum

een vermelding in de regionale CollegaZ

per kwartaal

13


40 jarig jubileum Welke actie? Jaarlijkse inventarisatie aantal jubilarissen


Wanneer? jaarlijks


procesbegeleider

op de dag zelf of op de feestavond vrijwilligers

Een viering op de afdeling op de feitelijke jubileumdag

Procesbegeleider/contactp ersoon

op de dag zelf


Procesbegeleider/contactp ersoon


een schriftelijke felicitatie door de raad van bestuur

procesbegeleider

op de dag zelf

Persoonlijke felicitatie door de regiodirecteur

procesbegeleider

op de dag zelf

een cadeaubon van € 250

procesbegeleider


Een ideëel cadeau ter waarde van €200 Huldiging en speech

Procesbegeleider

feestavond vrijwilligers/op de dag zelf feestavond vrijwilligers

een vermelding in de regionale CollegaZ

Regeling: Langdurige ziekte of ziekenhuisopname

Procesbegeleider en contactpersoon procesbegeleider

per kwartaal

(Mits de vrijwilliger daarvan kennis geeft)

Welke actie? telefonisch contact over ziekmelding.

Wie? Contactpersoon / medewerker (Let op: Indien de ziekmelding aangenomen wordt door medewerker afdeling informeert hij / zij de contactpersoon vrijwilligers v.d. afdeling)

Wanneer? bij ziekmelding

korte duur: contactpersoon vrijwilligers

Contactpersoon ligt de afdeling in. Bij afwezigheid informeert de medewerker de afdeling contactpersoon <> procesbegeleider vrijwilligers

bij ziekmelding

lange duur: contactpersoon vrijwilligers informeert de procesbegeleider en stemmen vervolg stappen af.

bij ziekmelding

14


afspraken m.b.t. ziektebegeleiding en voortgang worden “vastgelegd” bij mutaties vrijwilligers.

procesbegeleider vrijwilligers

kaartje sturen of telefoontje.

contactpersoon.

maandelijks

Bezoek bij opname ziekenhuis. Bloemen of fruitmand ter waarde van € 20,- (inclusief bezorgkosten)

afstemmen: contactpersoon/medewerk er afdeling

direct bij opname

bloemen of fruitmand ter waarde van € 20,-(inclusief bezorgkosten) Ziekenbezoek thuis

contactpersoon zorgt voor verzending. afstemmen: contactpersoon/medewerk er afdeling

na 6 weken

Wie? Contactpersoon / afdeling

Wanneer? direct bij kennisgeving van overlijden.

plaatsing van rouwadvertentie in een plaatselijk dagblad. Info voor advertentie per mail naar secretaresse P.R. Anny. van Mosseveld. Zij zorgt dan voor plaatsing

procesbegeleider

z.s.m.

bloemstuk of anderzijds ter waarde van €75 Anny van Mosseveld

procesbegeleider (bij afwezigheid van procesbegeleider neemt de contactpersoon deze actie over

schriftelijke condoleance namens organisatie.


z.s.m.

schriftelijke condoleance namens manager


z.s.m.

bezoek uitvaart

afstemmen: contactpersoon/medewerk er afdeling

z.s.m.

Regeling: Overlijden van vrijwilliger Welke actie? bij kennisneming van overlijden informeert de contactpersoon / afdeling direct de procesbegeleider

na 6 weken

(bij afwezigheid van procesbegeleider neemt de contactpersoon deze actie over)

15


Regeling: Overlijden van partner, kind of ouder van de vrijwilliger.

(mits de vrijwilliger daarvan kennis geeft)

Welke actie? bij kennisneming van overlijden informeert de contactpersoon / afdeling direct de procesbegeleider

Wie? contactpersoon / afdeling

Wanneer? direct bij kennisgeving van overlijden.

schriftelijke condoleance namens organisatie.


z.s.m.

bloemstuk of anderzijds ter waarde van € 50,00 inclusief bezorgkosten


bezoek uitvaart (afstemmen wie gaat)

contactpersoon/medewerk er afdeling

z.s.m.

Wie? contactpersoon / medewerker afd

Wanneer? laatste werkdag

attentie t.w.v. €15,00 vrijwilligerswerk 1 tot 5 jaar attentie t.w.v. €20,00 vrijwilligerswerk 5 tot 10 jaar attentie t.w.v. €25,00 vrijwilligerswerk 1 tot 5 jaar

contactpersoon

laatste werkdag

schriftelijk dankwoord en bevestigingsbrief uitschrijving.

Procesbegeleider

bij uitschrijving

Wie? contactpersoon

Wanneer? continu

Invullen declaratieformulier

vrijwilliger is zelf verantwoordelijk.

per kwartaal.

verwerking declaratieformulier

contactpersoon

per kwartaal

Regeling: Laatste werkdag Welke actie? dankwoord mondeling

Regeling: Reiskostenvergoeding. Welke actie? Verstrekken van reiskosten declaratieformulieren centraalpunt locatie

16


Regeling: Werk specifieke kleding. Welke actie? verstrekken van declaratieformulier


invullen declaratieformulier

vrijwilliger is zelf verantwoordelijk.

Wanneer? begin van het jaar / aanvang vrijwilliger begin van het jaar / aanvang vrijwilliger

verwerking declaratieformulier

procesbegeleider vrij <> afdeling crediteuren

begin van het jaar / aanvang vrijwilliger

Regeling Gratis lidmaatschapspas Groene Kruis Pluspakket en de voordeelpas Welke actie? Nieuwe vrijwilliger aanmelden.

Wie? Procesbegeleider

Wanneer? 1 x per kwartaal Bij start vrijwilligerswerk werk. 1x per kwartaal

Verwerken van de gegevens en verstrekken van de voordeelpas

Sociaal beleid.

Regeling Huwelijk/geregistreerd partnerschap


Welke actie? Bloemen ter waarde van €40,00 inclusief bezorgkosten

Wie? contactpersoon

Wanneer? Op de dag zelf

Schriftelijke felicitatie

contactpersoon

Op de dag zelf

Bezoek receptie bij uitnodiging

Contactpersoon/medew erker afdeling

Regeling 25-jarig en 40 –jarig huwelijksfeest, geregistreerd partnerschap of kloosterjubileum



Wie? contactpersoon

Wanneer? Op de dag zelf


contactpersoon

Op de dag zelf

Bezoek receptie bij uitnodiging

Contactpersoon/medew erker afdeling

Op de dag zelf

17


Regeling Geboorte / adoptie



Wie? contactpersoon

Wanneer? z.s.m.

Attentie ter waarde van €20,00

contactpersoon

Bij kraambezoek

Kraambezoek

Contactpersoon/medew erker afdeling contactpersoon

Bij kennisgeving

(schriftelijke felicitatie namens de Regiodirecteur

Regeling Koninklijke of kerkelijke onderscheiding



Wie? contactpersoon

Wanneer? op de dag zelf


contactpersoon

z.s.m.

Bezoek aan de feestelijkheid

Contactpersoon

Op de dag zelf

18


Document 3: Verdeling van taken in de werkprocedure rondom vrijwilligers voor PBV en contactpersoon vrijwilligers Taakonderdeel

Procesbegeleider vrijwilligers

Zorg dragen voor werving en selectie van vrijwilligers Organiseren, coördineren en uitvoeren van trainingen/deskundigheidsbevordering/bijscholing voor vrijwilligers. Wervingsplan mede uitvoeren met collega procesbegeleiders

Contactpersoon vrijwilligers (betaalde medewerker0

X

X

X

Voeren van intakegesprekken Met regelmaat organiseren en uitvoeren overleg teamleiders en contactpersoon.

X X

Nieuwsbrieven samenstellen

X

Plaatsen van vacatures in bewonersblaadje.

X

Afspraak maken voor nadere kennismaking met contactpersoon locatie/afdeling

X

Handelen bij geschillen omtrent vrijwilligers. Exitgesprekken. Verzorgen van badges Evalueren van de attentieregeling en vrijwilligersregeling, daar waar nodig aanvullingen en voorstellen kenbaar maken

X X

X (in samenspraak met contactpersoon)

Reiskostenformulier

X

Begeleiden, coachen en instrueren van nieuwe vrijwilligers op de werkvloer in relatie tot bewoners en medewerkers.

X

Coördineren van vrijwilligers, zorg dragen voor een goede werkplanning en verdeling van vrijwilligers.

X

Coachen medewerkers locatie

X

Bewaken van de werkzaamheden van vrijwilligers. Hierin duidelijk stellen waar de grenzen liggen zowel naar de vrijwilligers, de medewerkers en

X

19


leidinggevende toe. (denk aan slikproblematiek, vervoer met eigen auto, medicatie verstrekken) Signaleren van knelpunten en stagnaties. Deze bespreekbaar maken met de procesbegeleider en of leidinggevende van de werkplek waar de vrijwilligers werkzaam is, hierin adviseren en besluiten nemen.

X Stagneert dit, terugkoppelen naar procesbegeleider vrijwilligers

Organiseren en uitvoeren van structureel overleg met groepen vrijwilligers en betrokken begeleiders, contactpersonen en/of medewerkers van betreffende werkplek

X Eventueel procesbegeleider uitnodigen + info terugkoppelen

Zorgdragen voor informatieverstrekking betreffende het vrijwilligerswerk werk binnen de locatie. (denk aan uitnodigingen, collega’z, fusienieuws, nieuwsflits, attentie dag van de verpleging)

X

Jaarlijks 10 minutengesprek

X

Organiseren viering “dag van de vrijwilliger” Gezamenlijk Organiseren en uitvoeren van evaluatiegesprekken (na 2 maanden, daar waar nodig frequenter, in groepsverband minimaal 1x per jaar) Zorgdragen voor de uitvoering van de attentieregeling, bloemen bij ziekte, jubileum, afscheid. Verzorgen van registratie en administratie van vrijwilligersbestand, contactpersonen van veranderingen op de hoogte stellen

Motiveren, enthousiasmeren stimuleren van vrijwilligers

Gezamenlijk

X

X

X

X

Contactpersoon geeft wijzigingen door aan procesbegeleider

X X

Participeren in projecten en werkgroepen:

Onderhouden en ontwikkelen van externe contacten: Wel.Kom, maatschappelijke stages, inburgeraars, taalstages, pluryn Administratieve handelingen: Notulen maken, verschillende overlegvormen

X

X

X beleid, regionaal

X praktisch afdeling/locatie gericht

X

X

20


Document 4:

Inventarisatie benodigde contactpersonen regio Venlo + uitwerking tijdsinvestering

Overzicht benodigde aantal contactpersonen vrijwilligers regio Venlo Locatie / werkeenheid

aantal

Dn Horstgraaf Oleander Jasmijn Meidoorn Vlierbes Hazelaar Grand café Ab Centraal Vorstenheuvel Witte Steen AC Tweesprong Hoefslag TD auxiliatrixpark * De Linde Populier Eik & Notenboom Verpleeghuis Blerick Boekvink Pimpelmees Crescendo groepswoningen Zorgappartementen / ontmoetingsruimte Sinselhof

(7) 1 1 1 1 1 1 1 1 of 2 (3) 1 1 1 1 1 1 1 (2)

Beerendonck Centrale AB Iris horeca / facilitair Zorg afdelingen Meeuwbeemd centrale AB Saffier zorgafdelingen DVZ Regio Venlo

(4) 1 1 1 1 (3) 1 1 1 2

naam

telefoonnummer

e-mail adres

1 1 (2) 1 1 2

TOTAAL AANTAL

21


* Afhankelijk van de locatie / situatie zullen vrijwilligers die technische handelingen / horeca werkzaamheden verrichten onder de begeleiding van een contactpersoon van een zorgafdeling / centrale AB vallen m.u.v. de vrijwilligers die voor meerdere locaties vrijwilligerswerk vervullen zoals de situatie op het Auxiliatrixpark of indien het een groot aantal vrijwilligers betreft. ** De werkwijze over inzet en begeleiding van vrijwilligers op deze locaties is nu nog onduidelijk gezien het een overgangsfase betreft en dit integrale voorzieningen betreft waarbij meerdere zorgverleners betrokken zijn. In overleg met Bart de Heer hierin keuze maken. Opmerkingen m.b.t. tijdsinvesteringen. Contactpersoon is een taak en geen functie. Het is belangrijk dat de medewerker die als contactpersoon fungeert de vrijwilligersbegeleiding naast / tijdens zijn eigen werkzaamheden kan verrichten. We hebben daarom een globale tijdsinvestering proberen te maken. De berekening gaat uit van 1 vrijwilliger op jaarbasis. Taak

Tijdsinvestering per vrijwilliger in minuten op jaar basis.

Kennismakingsgesprek: Evaluatiegesprek na proefperiode / jaarlijks evaluatie gesprek: Ziektebegeleiding (kaart / telefoontje / huisbezoek) Gemiddeld 90 minuten p.p. We hebben 750 vrijw daarvan wordt 10 % op jaarbasis langdurig ziek. Om deze begeleiding gaat het. 90 min X 75 zieke vrijw (10%) = 6750 min : 750 vrijw = 9 min

45 minuten 45 minuten

Contacten tijdens het werk. Koffie drinken = 15 min a 3 vrijw = 5 min p.p 5 min X 52 weken = 110 min

110 minuten

Vrijwilligersoverleg: 1x per jaar per werkeenheid. Duur vergadering = 120 min. 120 min X 30 werkeenheden 3600 min : 750 vrijw = 5 min

5 minuten

Totaal

214 minuten = 3.56 uur

9 minuten

Wat betekend bovenstaande voor de regio: We hebben in de regio 750 vrijwilligers. Dus 750 X 3.56 uur = 2670 uur 2670 uur : 1560 (1 fte) = 1.7 FTE voor 750 vrijwilligers in Regio Venlo Tot Slot, De aangestelde contactpersonen zullen in het begin geschoold worden in de omgang met, en benadering van vrijwilligers. De tijdsinvestering van deze scholing zal ongeveer: 4 X 2.5 verlet uur zijn. Zodra organisatiestructuur rondom vrijwilligers zijn definitieve vorm heeft gekregen is het streven dat er overlegmomenten zullen zijn tussen de procesbegeleiders <> contactpersonen op de afdelingen

22


Document 5: Procedure werving en selectie vrijwilligers / stroomschema Procedure werving en selectie vrijwilligers

Vraag afdeling Vacature aanvraag vrijwilligerswerk (zie 7) Basisprofiel vrijwilligers (zie 6)

Vrijwilliger meld zichzelf aan Folder vrijwilligerswerk (zie 8)

Zoeken

Selectie

huidige bestand duidelijk hebben wat er al is advertentie beperken tot plaatselijke krant ivm kosten site de Zorggroep standaard info + folder vrijwilligers + gegevens procesbegeleiders vrijwilligers andere bemiddelaars gemeente, vrijwilligerscentrale etc. geen resultaat terugkoppeling naar afdeling verwerken overzicht vacatures regio Venlo (zie 10)

Procesbegeleiders vrijwilligers (PBV) Kennismakingsgesprek Basisprofiel (zie 6) Vacature overzicht (zie 10) Mutatieformulier (zie 11)

Vervolg gesprek PBV Start datum Vrijwilligers overeenkomst (zie 21) Gegevens verwerken (zie 11) Beleid inzake het inwerken van Nieuw verworven vrijwilligers ( zie 9) Informatie + afspraken afdeling/werkeenheid (zie 15) Intro afdeling Contactpersoon vrijwilligers benoemen Afspraak afdeling <-> vrijwilliger regelen Vastleggen proefperiode

Start proefperiode

Vervolg afdeling / werkeenheid Contactpersoon vrijwilligers acties Inwerkprogramma (zie 13) Klapper / Map (zorg dragen inhoud PBV)

Evaluatiegesprek proefperiode

Acties door PBV Klantenservice mutatie Verdere administratieve verwerking Reiskosten (zie 14) Scholing aanbod

Uitdienst Vastleggen in systeem Afdeling informeren Contract stoppen + administratieve handelingen PBV (17) Conform attentieregeling vrijwilligers (zie 20)

Acties op afdeling werkeenheid Evaluatiegesprek proeftijd (zie 18) Evaluatie verslag doorsturen PBV Jaarevaluatie (zie 19) Jaarevaluatie verslag doorsturen PBV

Plaatsing Elders Vacaturelijst regio Venlo ( zie 10) Attenderen op vrijwilligerscentrale Venlo

Plaatsing elders Vacaturelijst regio Venlo (zie 10) Attenderen op vrijwilligerscentrale Venlo

23


Document 6: Basisprofiel vrijwilligers regio Venlo Met de gedragscode van De Zorggroep werken we vanuit een respectvolle bejegening naar anderen. Daarom zoeken we vrijwilligers die het volgende in huis hebben:

Regio Venlo


De vrijwilliger; • • • • • • • • • •

Heeft aandacht, respect en betrokkenheid voor onze cliënten. Komt afspraken na. Kan contacten leggen, onderhouden en samenwerken. Heeft voldoende sociale vaardigheden en/of de bereidheid om deze te ontwikkelen. Heeft een lerende houding en staat open voor begeleiding en evaluatie. Is bereid om de verplichte Zorggroep scholing voor nieuwe vrijwilligers te volgen. Heeft een verzorgd uiterlijk en kan hygiënisch werken. Kan de Nederlandse taal begrijpen en spreken. Staat achter de visie van De Zorggroep, en werkt volgens protocollen en gemaakte afspraken. Is bereid tot het bijwonen van overlegmomenten.

Vrijwilligerswerk bij De Zorggroep is in te delen in twee categorieën, te weten: 1: Cliëntgerichte werkzaamheden, zoals: o o o o o o o o o o o

gesprekspartner, persoonlijk bezoek, maatje. Huiskameractiviteiten. koken voor/met een woongroep. hulp bij het gebruik van de maaltijd. wandelen met de cliënt en/of boodschappen doen. uitgaan met de cliënt zoals film, theater, tentoonstelling, terrasje begeleiden bij ziekenhuis- of tandartsbezoek. participatie bij vakantie of dagjes uit van cliënten. helpen bij evenementen en verenigingsactiviteiten. vervoeren van cliënten naar activiteiten zoals b.v. kerk, kapper, tandarts, fysiotherapie. ondersteuning bij de persoonlijke zorg.

2: Niet- cliëntgerichte werkzaamheden gezellig maken en opgeruimd houden van de huiskamer. tuin onderhoud kleine reparatieklusjes verzorging van de bloemen, planten en dieren o huishoudelijke werkzaamheden o koffie en thee zetten, bar werkzaamheden o runnen van de winkel/verstrekkingspunt o ondersteunen bij het verzenden van post of maken van folders

o o o o

Procesbegeleiders vrijwilligers Regio Venlo Augustus 2013

24


Document 7: vacature aanvraag vrijwilligerswerk

Datum aanvraag: Ingevuld door: Per wanneer: Vacature

Taakinformatie

Dagdeel en werktijden

Locatie / werkeenheid / contactpersoon

Bijzonderheden

25


Document 9:

Beleid inzake het inwerken van nieuw verworven vrijwilligers

BELEIDSNOTITIE GELDEND VOOR DE REGIO VENLO

Doel: Aangeven van de minimumeisen waaraan een inwerkprotocol voor nieuwe vrijwilligers moet voldoen. Deze minimumeisen dienen vervolgens als kader voor de regio Venlo en worden alleen indien noodzakelijk aangevuld met afdelingsspecifieke aanvullende eisen als onderdeel van het inwerkprotocol voor de nieuwe vrijwilliger. Doelgroep: Procesbegeleiders vrijwilligers Teamleiders en managers Contactpersonen vrijwilligers Overige medewerkers die betrokken zijn bij het inwerken van nieuwe vrijwilligers. Totstandkoming: Deze notitie is opgesteld door werkgroep zorgbeter met vrijwilligers. Beleid naar aanleiding van een opdracht. Als basis voor deze notitie zijn de verschillende inwerkprotocollen geldend voor medewerkers en aangeleverde stukken van de diverse procesbegeleiders gebruikt. Status document: Vastgesteld door management team regio Venlo De Zorggroep Informatie COR?

Evaluatie: Deze notitie wordt eenmaal per 3 jaar geëvalueerd onder verantwoordelijkheid van procesbegeleiders vrijwilligers en managementteam Regio Venlo. De volgende keer in maart 2014 Opmerkingen t.a.v. dit document kunt u doorgeven aan [email protected]

26


Inleiding De Zorggroep is een organisatie voor en door mensen. Als organisatie willen we vrijwilligers dan alleen werk bieden. Deskundigheid en respect zijn daarbij kernbegrippen. In dat licht kan het belang van een goede introductie voor nieuwe vrijwilligers en voor de organisatie niet overschat worden. Het binden en boeien van vrijwilligers begint al ruim vóór hun eerste werkdag. Tijdens het wervingsproces, wordt veel zorg en aandacht besteed aan de potentiële nieuwe vrijwilligers . Deze zorg en aandacht moet een vervolg krijgen tijdens het inwerken van een nieuwe vrijwilligers . De nieuwe vrijwilligers kent de cultuur, gewoontes, procedures en omgangsvormen binnen onze organisatie nog niet. Een goede opvang en introductie in deze formele en informele regels is daarom niet alleen noodzakelijk uit respect voor de nieuwe vrijwilligers maar geeft hem of haar ook de basis om succesvol te kunnen functioneren binnen onze organisatie. De inwerkperiode van een nieuwe vrijwilligers bestaat uit een aantal onderdelen. Aanname gesprek binnen de organisatie > dit proces begeleid de procesbegeleider. De individuele introductie op de werkplek > contactpersoon vrijwilliger. De beoordeling tijdens de proeftijd > samenspraak tussen procesbegeleider en contactpersoon De bepalingen uit deze notitie zijn in ieder geval van toepassing op alle nieuwe vrijwilligers die 3 maanden of langer binnen de organisatie werkzaam zullen zijn. Of en zo ja, welke onderdelen van deze notitie van toepassing zijn op andere categorieën nieuwe vrijwilligers korter dan 3 maanden, is ter beoordeling aan de regio/dienst. Het aannamegesprek Met dit gesprek en het toezenden van de vrijwilligersovereenkomst wordt de aannameprocedure afgerond. Het aannamegesprek wordt gevoerd door de procesbegeleider. Tijdens dit gesprek ontvangt de nieuwe vrijwilliger een informatiemap met daarin in ieder geval de informatie zoals vermeld in bijlage 1. De informatiemap kan aangevuld worden met specifieke informatie over de regio/dienst of functie, welke van belang is voor de nieuwe vrijwilliger. De individuele introductie op de werkplek Op de eerste werkdag van de nieuwe vrijwilliger start het introductieprogramma. Dit programma heeft tot doel de nieuwe vrijwilliger bekend te maken met de cultuur, gewoontes, procedures en omgangsvormen binnen De Zorggroep. Tijdens het welkomstgesprek met de contactpersoon ontvangt de nieuwe vrijwilliger een inwerkplan. De te bespreken onderwerpen tijdens de introductieperiode zijn opgenomen in dit inwerkplan en zijn gekoppeld aan een tijdpad met evaluatiemomenten. De onderdelen uit het inwerkplan die bij alle nieuwe vrijwilligers van De Zorggroep minimaal aan bod moeten komen staan vermeld in het algemene inwerkplan in bijlage 2. Dit algemene inwerkplan wordt aangevuld met regio/dienst en/of functiespecifieke onderwerpen. De contactpersoon en de nieuwe vrijwilliger zijn er samen verantwoordelijk voor dat het gehele inwerkplan wordt doorlopen en alle onderwerpen besproken zijn na afloop van de introductieperiode. De introductieperiode wordt afgesloten met een evaluatiegesprek. Om een goede introductie te garanderen wordt tijdens deze periode de nieuwe vrijwilliger gekoppeld aan een contactpersoon of begeleider. De contactpersoon of begeleider is bij voorkeur een medewerker waar veel mee samengewerkt wordt. De nieuwe vrijwilliger kan met alle voorkomende vragen bij deze begeleider terecht. Daarnaast begeleidt de contactpersoon of medewerker de nieuwe vrijwilliger bij het inwerkplan en kan hij tijdens de tussentijdse evaluatie met de contactpersoon eventuele aandachtspunten bespreken die worden meegenomen in het verdere begeleidingstraject van de nieuwe vrijwilliger. De begeleider blijft deze rol vervullen gedurende de gehele introductieperiode en minimaal tot het einde van de proeftijd. Iedere nieuwe vrijwilliger wordt minimaal de eerste werkdag boventallig ingezet.

27


Alle nieuwe vrijwilliger dienen tijdens de introductieperiode op een zodanige wijze geïnstrueerd of geschoold te worden dat ze arbotechnisch verantwoord kunnen werken. Intern geworven vrijwilligers Ook voor vrijwilligers die van functie, afdeling of regio/dienst veranderen is een introductieprogramma met inwerkplan van belang. Deze vrijwilligers zijn weliswaar bekend met de organisatie en haar doelstellingen, maar kunnen toch behoefte hebben aan enige vorm van introductie of begeleiding. Voor deze vrijwilligers wordt een individueel op diens behoefte toegesneden inwerkplan gemaakt. Ook krijgt hij of zij een contactpersoon /begeleider toegewezen. Beoordeling tijdens de proeftijd Tijdens de proefperiode vinden zo veel mogelijk evaluatiemomenten plaats tussen de contactpersoon en de vrijwilliger. Het tijdsbestek waarbinnen de evaluatiemomenten plaats moeten vinden is afhankelijk van de frequentie van de verrichten vrijwilligerswerkzaamheden. De toegewezen begeleider kan hierbij ook aanwezig zijn. In dit gesprek komen de voortgang van het inwerkprogramma en de ervaringen van de afgelopen periode aan de orde. Uiterlijk 1 week voor de beëindiging van de vooraf afgesproken proeftijd dient een evaluatiegesprek plaats te vinden. Op dat moment bekijken zowel de organisatie als de nieuwe vrijwilliger of zij de samenwerking met elkaar willen voortzetten. Dit evaluatiegesprek zal gepland en gevoerd worden door de contactpersoon die voor informatie ook te rade kan gaan bij overige medewerkers en vrijwilligers. Vanuit de organisatie wordt, op basis van de proefperiode, bekeken of de vrijwilliger in staat is de afgesproken werkzaamheden volgens afspraak uit te voeren dan wel de potentie heeft dit te kunnen in de nabije toekomst. Van dit gesprek wordt een proeftijd beoordelingsformulier ingevuld ten behoeve van de vrijwilliger en diens vrijwilligersdossier. Tot slot Het goed en gedegen inwerken van nieuwe vrijwilligers kost tijd en geld, maar dit verdient zich dubbel en dwars terug. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat vrijwilligers die relatief korte tijd bij een bedrijf in dienst waren zich onvoldoende konden binden met personeel en organisatie. Gebrek aan loyaliteit met de organisatie heeft er veelal mee te maken dat de vrijwilliger zich niet welkom voelt, het gevoel heeft dat hij zijn draai niet kan vinden en geen belangrijk deel uitmaakt van het team. Als je dan weet dat de arbeidsmarktkrapte alleen maar toeneemt en het werven en selecteren van nieuw vrijwilliger ook geld kost is het belang van een goede introductie helder.

28


Document 10: Voorbeeld overzicht vrijwilligersvacatures Regio Venlo

Vrijwilligers gezocht! Wij zijn op zoek naar vrijwilligers die het leuk vinden om te ondersteunen bij diverse activiteiten. Hieronder ziet u een overzicht van de vacatures voor verpleeghuis d’n Horstgraaf.

Activiteit

Wanneer

Hoe laat

Tuin man / vrouw om eventueel samen met cliënten de tuin van de pg afdelingen te onderouden.

In overleg

In overleg

Huiskamertoezicht (PG)

In overleg

In overleg

Begeleiden van cliënten tijdens muziekavonden.

In overleg / afhankelijk vd planning In overleg

18.30 -21.00

In overleg

In overleg

In overleg

Dagbehandeling jong dementerenden; De Populier Ondersteuning bieden tijdens de activiteiten en dagstructuur van de deelnemers Ondersteuning op een groepswoning van de Linde. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Kirsten Faessen, procesbegeleider vrijwilligers 06 42455154 [email protected]

29


Document 11.

Mutatieformulier gegevensverwerking vrijwilligers t.b.v. klantenservice.

* Formulier mailen naar Klantenservice ([email protected]) FORMULIER T.B.V. REGISTRATIE VRIJWILLIGERS-GEGEVENS Ingevuld op Ingevuld door

Aanmaakdatum Naam coördinator

Mutatie betreft:

Vul alle gegevens in de linker kolom beneden in Vul het CT-nummer (Contactnr) (indien bekend) in: of Vul minimaal postcode en huisnummer en roepnaam en geboortenaam en/of partnernaam in de linkerkolom!!

Relatiesoort:

(Nieuwe) Vrijwilliger

Te wijzigen gegevens

Vul onderstaande gegevens compleet in

Vul de te wijzigen onderdelen in

Ingangsdatum wijziging

VRIJWILLIG !!

Geslacht Voorletters Roepnaam Tussenvoegsel geboortenaam Geboortenaam Tussenvoegsel partnernaam Partnernaam Voorkeur naamgebruik Straat Huisnummer Huisnummertoevoeging Postcode Woonplaats Land BSN nummer Geboortedatum Overleden op

30


Telefoonnummer vast Telefoonnummer mobiel Emailadres Startdatum (Datum in dienst) Einddatum (Datum uit dienst) Regio toevoegen Regio toevoegen Regio verwijderen Regio verwijderen

Verzonden naar klantenservice op:

Verzenddatum invullen

31


Document 12: Checklist kennismakingsgesprek en voortgangsgesprek

Checklist kennismakingsgesprek Doel: een eerste wederzijdse kennismaking Wat te bespreken: • Welkom bij De Zorggroep! • Voorstellen PB + potentiële vrijwilliger • Korte toelichting De Zorggroep, Regio Venlo • Uitleg en beschrijving van de locatie: - aantal cliënten / leeftijd - hoe woont men? - korte beschrijving dagindeling •

beschrijving doelgroep: - leeftijdscategorie - mogelijkheden/beperkingen - bijzonderheden / afspraken - veiligheid en risico’s

•

uitleg en beschrijving vrijwilligerswerk - basisprofiel; wederzijdse verwachtingen - werkzaamheden en mogelijkheden - proefperiode en evaluatiegesprek - vrijwilligersovereenkomst en beleid - reiskostendeclaraties

•

persoonlijke toelichting potentiële vrijwilliger - hoe is men bij deze locatie terechtgekomen? (bron van bekendheid) - wat voor ideeën heeft men over vrijwilligerswerk? - welke interesses en voorkeuren liggen er? - welke mogelijkheden/beperkingenheeft men in tijd en werkzaamheden?

• • •

Indien mogelijk, rondleiding door de locatie/afdeling (=eerste indruk, sfeer proeven) Mogelijkheid om vragen te stellen. Afspraak maken vervolggesprek óf aansluitend punten bespreken en werkafspraken maken.

32


Checklist vervolggesprek: Doel: werkafspraken maken voor de proefperiode In dit gesprek worden de volgende onderwerpen besproken en toegelicht: • • • • • • • • • • • • • •

Voor wat voor vrijwilligerswerk wordt gekozen? Per wanneer is iemand beschikbaar? Vrijwilligersklapper of afdelingsinformatie uitreiken Geheimhoudingsplicht toelichten Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend Hoe af te melden bij ziekte ed. Dragen van badge Voordeelpas, feestavond en kerstpakket Scholing Aanspreekpunt benoemen, contact gegevens Informeren medische bijzonderheden, persoonlijke omstandigheden die invloed kunnen hebben op het vrijwilligerswerk. (Bv hartpatiënt, chronische aandoeningen, ADHD, autisme en de daaruit voortvloeiende aandachtspunten) Afspraken schriftelijk vastleggen en kopie sturen/meegeven aan de nieuwe vrijwilliger Afspraken communiceren met contactpersoon Afspraak plannen evaluatiegesprek proefperiode

33


Document 13: Inwerkprogramma voor vrijwilligers.

Inwerkprogramma voor vrijwilligers Werkprocedure geldend voor De Zorggroep, Regio Venlo Doel Bekend raken met zorgvragers, collegae, procedures, materialen, ruimtes, werkmethoden en andere disciplines binnen de betreffende locatie of werkeenheid van De Zorggroep, regio Venlo gedurende de introductie periode. Doelgroep Procesbegeleider Teamleider vrijwilliger contactpersoon Collegae Totstandkoming Dit inwerkprogramma is samengesteld door de Denktank Zorg beter met Vrijwilligers. Bij het samenstellen is gebruik gemaakt van reeds bestaande notities. Status document Vastgesteld door MT Regio Venlo d.d ……..

Paraaf

Verwijzing

Evaluatie De eerstvolgende evaluatie van deze procedure zal plaatsvinden januari 2014. Het initiatief hiertoe zal genomen worden door de procesbegeleiders vrijwilligers, regio Venlo………………... Opmerkingen t.a.v. dit document kunt u doorgeven aan: [email protected]

Inhoud: 1. Taakverdeling 2. Werkwijze 3. Checklist

34


1. Taakverdeling De rol van de procesbegeleider: -

Tijdens het kennismakingsgesprek wordt afgesproken hoelang de proefperiode duurt. Dit is afhankelijk van de frequentie waarin de vrijwilliger werkzaamheden verricht. Uitreiken / uitleg van het zorggroep beleid en het daarbij behorende vrijwilligersbeleid. Dit zal besproken worden tijdens het kennismakingsgesprek. De vrijwilliger in contact brengen met de contactpersoon van de werkplek. Hier vind overdracht plaats. Het werkproces van de vrijwilliger op afstand volgen. Daar waar nodig deelname bij evaluatiegesprekken.

De rol van de teamleider: - Aandacht / belangstelling “tussen de bedrijven door”. De rol van de contactpersoon: -

Ontvangst vrijwilliger en uitleg geven over het inwerkprogramma. Indien nodig de vrijwilliger koppelen aan een collega gedurende de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Coördineren / aanspreekpunt gedurende de inwerkperiode. Aandacht / belangstelling “tussen de bedrijven door”. Evalueren en bijsturen inwerkprogramma. Evaluatie momenten plannen en uitvoeren. Afvinken van checklist introductie periode.

De rol van collegae: -

Ondersteunen en begeleiden van de vrijwilliger gedurende de uitvoering van dagelijkse werkzaamheden. De collega fungeert nu als aanspreekpunt. Na afloop van de werkzaamheden kort evalueren. Aandacht / belangstelling “tussen de bedrijven door”. Afvinken van checklist introductie periode.

De rol van de vrijwilliger -

Openstaan voor informatie en feedback. Gerichte informatie vragen. Mee bewaken van het eigen proces.

35


2. Werkwijze Aanreiken inwerkprogramma/checklist: Het inwerkprogramma / checklist wordt aan de nieuwe vrijwilliger uitgereikt door de contactpersoon tijdens het kennismakingsgesprek op de werkplek. Gebruik inwerkprogramma/checklist: Binnen de introductieperiode is de nieuwe vrijwilliger ten alle tijden gekoppeld aan een medewerker / andere ervaren vrijwilliger die fungeert als aanspreekpunt. Dagelijks kijkt de contactpersoon of het aanspreekpunt samen met de vrijwilliger welke items van de checklist aan bod zijn geweest en welke items de volgende keer aan bod komen. Behaalde items worden afgetekend en vragen/afspraken, opmerkingen worden dagelijks na de evaluatie op het daarvoor bestemde formulier ingevuld.

Na de vooraf vastgestelde proefperiode volgt een evaluatie. In dit gesprek wordt de introductieperiode geëvalueerd. Het verslag, met daarin de gemaakte afspraken, wordt vastgelegd op het daartoe bestemde formulier. Van dit formulier worden 2 kopieën gemaakt. Origineel is bestemd voor de procesbegeleider van het woonzorggebied waar in de vrijwilliger werkzaam is. 1 is bestemd voor de vrijwilliger. 1 is bestemd voor de contactpersoon op de werkplek.

36


Bijlage: 3. Checklist introductieperiode

Kennismaking met:

Paraaf

Contactpersoon / verwachtingen naar elkaar toe uitspreken Teamleider Collegae / vrijwilligers Zorgvragers afdeling / Cliënten Andere disciplines waarmee de vrijwilliger zal samenwerken.

Rondleiding / inrichting gebouw / werkplek.

Paraaf

Eigen afdeling (woon) Kamers zorgvragers Desinfectie Afdelingskeuken Zusterspost / Teamkamer Voorraad ruimte / magazijn Toilet bezoekers / medewerkers / zorgvragers Garderobe medewerkers / linnenkamer Gebedsruimte Kantoor teamleider Kantoor manager woonzorggebied* / secretariaat / vergaderruimte Ruimte dagbesteding / activiteitenbegeleiding Restaurant Receptie Kapper / pedicure / tandarts Maatschappelijk werk

37


Afdeling therapieën Geestelijke verzorging Plaats en functie van brandblussers en melders Nooduitgangen Regels en afspraken.

Paraaf

Doelstelling van de werkeenheid / afdeling Bespreken van de dagindeling en verantwoordelijkheden per dienst. Bespreken van de weekindeling (aanreiken weekprogramma) Afspraken m.b.t. aan en afwezigheid. (ziekte, vakantie, etc) Gedragscode Dopsleutel / code afdeling en overige ruimtes. Pauzes - koffie / thee Evaluatie gesprekken plannen. Uitleg Bellensysteem Diefstal en verlies. Klachtenregeling. Sleutels / badge regelen Informatie voorziening / communicatie

Paraaf

Postvak / informatiebord voor vrijwilligers CollegaZ (laatste exemplaar) Informatiegids betreffende locatie Uitleg bewoners- / cliëntenraad Overlegvormen die plaatsvinden binnen teamverband zoals: MDO, teambespreking, werkoverleg etc.

38


Protocollen

Paraaf

Beleidsplan zorgvisie. (komt ook aan bod tijdens algemene introductiebijeenkomst voor vrijwilligers.) BHV Hygiëne Til beleid, naam en taak transferspecialist Slikprotocol Uitleg Arbo-pakket

Afsluiting Na ± 10 werkdagen evaluatie introductiegesprek tussen vrijwilliger en contactpersoon. Verslaglegging op formulier evaluatie introductieperiode.

39


Document 14: Reiskosten vergoeding formulier.

Aan Van Datum Betreft

: Belanghebbenden : Concernstaf Sociaal Beleid : 26 november 2012 (geaccordeerd in Directieoverleg d.d. 11 december 2012) : Reiskostenvergoeding vrijwilligers De Zorggroep

De woon- werkvergoeding voor vrijwilligers bedraagt € 0,14 per kilometer. Deze vergoeding wordt gegeven op basis van de gebruikelijke route van de woning naar de locatie waar het vrijwilligerswerk wordt verricht. Bij gebruik van het openbaar vervoer worden de feitelijke kosten vergoed. Per dag mag minimaal € 1,00 en maximaal € 5,50 worden gedeclareerd. Dit geldt ook voor openbaar vervoer. De vrijwilliger kan 1 x per kwartaal een declaratie voor woon-werkvergoeding indienen (zie bijlage).

Concernstaf Sociaal Beleid

Bijlage: Aanvraagformulier reiskostendeclaratie voor vrijwilligers

40


Aanvraagformulier reiskostendeclaratie voor vrijwilligers van De Zorggroep Declareren per kwartaal. Naam en voorletters: IBAN-nummer: Adres: Locatie/afdeling: Postcode/woonplaats: Kostenplaats: Afstand woning/ werk v.v.: Plaats een kruisje op de dag dat u vrijwilligerswerk heeft verricht datum maand maand maand datum maand maand 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

maand

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Totaal aantal keren vrijwilligerswerk Totaal bedrag vergoeding (aantal keren x bedrag – zie tabel) € Totaal kosten openbaar vervoer (maximaal € 5,50 per dag) € Totaal vergoeding € * Als u gebruik maakt van het openbaar vervoer, moeten de vervoersbewijzen worden toegevoegd aan dit formulier. Reiskostenvergoeding per keer op basis van de heen- en terugreis € € € € tot 7 km 1,00 16 km 2,24 25 km 3,50 34 km 4,76 8 km 1,12 17 km 2,38 26 km 3,64 35 km 4,90 9 km 1,26 18 km 2,52 27 km 3,78 36 km 5,04 10 km 1,40 19 km 2,66 28 km 3,92 37 km 5,18 11 km 1,54 20 km 2,80 29 km 4,06 38 km 5,32 12 km 1,68 21 km 2,94 30 km 4,20 39 km 5,46 13 km 1,82 22 km 3,08 31 km 4,34 boven 5,50 40 14 km 1,96 23 km 3,22 32 km 4,48 15 km 2,10 24 km 3,36 33 km 4,62 Handtekening vrijwilliger Datum

Handtekening procesbegeleider vrijwilligers Datum

41


Document 15: Afdeling / Werkeenheid profiel

Doelstelling van de afdeling / werkeenheid

Opbouw van de afdeling / werkeenheid

Aansturing

Personele samenstelling

Leerklimaat

Vrijwilligers

42


Document 16: Gedragscode de Zorggroep

Beleidsnotitie van De Zorggroep Doel • •

Vastleggen van de gedragscode Aangeven op welke wijze de gedragscode daadwerkelijk onderdeel van de cultuur van De Zorggroep kan worden en blijven

Doelgroep • • • • • • • • •

Raad van Toezicht Raad van Bestuur Directeuren Managers Stafhoofden Teamleiders Medewerkers Vrijwilligers Stagiaires

Totstandkoming De Gedragscode is geformuleerd door een werkgroep bestaande uit een afgevaardigde van de Centrale Cliëntenraad, de Centrale Ondernemingsraad en medewerkers uit de regio’s, de divisie en de ondersteunende diensten. De missie van De Zorggroep heeft als uitgangspunt gediend.

Status document Vastgesteld door directieberaad 10 augustus 2010 Ter informatie aan COR 9 september 2010 Ter informatie aan CCR 9 september 2010

Vewijzing -

Implementatie en communicatieplan behorende bij de notitie “gedragscode” Sanctiebeleid bij te corrigeren gedrag Integriteitcode Beleid bij ongewenst gedrag

Evaluatie: Deze notitie wordt iedere drie jaar geëvalueerd of zoveel eerder als de omstandigheden daar om vragen. De volgende keer zal deze notitie in juli 2013 geëvalueerd worden. Opmerkingen ten aanzien van dit document kunt u doorgeven aan [email protected]

43


INLEIDING In deze notitie presenteren we onze gedragscode. De gedragscode geeft aan hoe wij met onze cliënten en met elkaar om willen gaan. Hij is met collega’s van je geschreven en de missie van De Zorggroep was daarbij het uitgangspunt. Nadat we de missie van De Zorggroep herhaald hebben; • kun je lezen wat een gedragscode eigenlijk is, • hoe onze gedragscode luidt en • wat jij kunt doen om ervoor te zorgen dat onze gedragscode meer wordt dan dit stukje tekst.

MISSIE De Zorggroep heeft hart voor mensen; zij voelen zich bij ons welkom, rechtvaardig behandeld en gerespecteerd. Vertrouwen en veiligheid vormen voor ons de belangrijke basis voor een gelijkwaardige relatie tussen mensen. In die relatie neemt iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid. Dit betekent dat we duidelijk, eerlijk en open communiceren, verwachtingen uitspreken en afspraken nakomen. De Zorggroep zoekt voortdurend naar nieuwe mogelijkheden en alternatieven. We geven voorrang aan wijze ideeën, creativiteit en durf. Soms doen we dit alleen, dan weer met anderen, maar altijd met respect voor ieders keuzes en voorkeuren. We hebben oog en oor voor elkaar. Mensen weten en voelen zich bij ons professioneel behandeld….daar staan we voor!

EEN GEDRAGSCODE….WAT IS DAT? Een gedragscode is volgens Van Dale “een geheel aan gedragsregels” ofwel “omgangsvormen”. Maar wat een gedragscode vooral zou moeten zijn is een cultuur; • Het is de manier waarop wij binnen De Zorggroep met onze cliënten en met elkaar omgaan. • Het is iets dat bezoekers aanvoelen op het moment dat zij voor het eerst met ons in contact komen. Kortom: Het

is niet tastbaar maar wel aanwezig

ONZE GEDRAGSCODE • Ik zorg ervoor dat iedereen zich welkom voelt bij De Zorggroep • Ik respecteer en behandel iedereen als een gelijkwaardige partner • Ik sta open voor creativiteit, lef en durf ideeën in te brengen • Ik communiceer helder, duidelijk en hoor wat de ander zegt • Ik werk samen, waardeer en complimenteer • Ik durf kritiek te geven en te ontvangen • Ik ben trots op mijn eigen professionaliteit en draag dat uit • Ik houd mij aan de gedragscode van mijn eigen beroepsgroep • Samen houden we deze gedragscode levend

44


ONZE GEDRAGSCODE….WAT BETEKENT DIT VOOR JOU? Ongetwijfeld vind je een groot deel van onze gedragscode een “open deur” en handel je al op die manier. Maar het kan geen kwaad, nu we zo’n grote organisatie geworden zijn, om hem op papier te zetten. Onze gedragscode is niet vrijblijvend, maar geldt voor iedereen binnen onze organisatie. Dus voor je leidinggevende, maar ook voor jou. Je bent zelf verantwoordelijk voor jouw gedrag. Jij past onze gedragscode waarschijnlijk net even anders toe dan je collega. Ga hierover met elkaar in gesprek. Zo leren we van elkaar en wordt de gedragscode ook echt onze gedragscode.

ONZE GEDRAGSCODE….HOE HOUDEN WE HEM LEVEND? Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen De Zorggroep onze gedragscode kent hebben we ook een implementatie en communicatieplan gemaakt. Dit plan vind je op KompaZ of op de L-schijf. Ongeacht je functie zal je onze gedragscode in ieder geval terugvinden op de volgende plaatsen: • Bij introductie van deze gedragscode heeft iedereen hem gekregen. Ook nieuwe medewerkers ontvangen bij indiensttreding een exemplaar van de gedragscode. • Tijdens de inwerkperiode van nieuwe medewerkers wordt onze gedragscode toegelicht en besproken. • Onze gedragscode staat op intranet en deze notitie vind je in KompaZ of op de L-schijf. • Er wordt regelmatig over gesproken in het MT, CT en werkoverleg van je team. Vind je dat het te weinig aan bod komt? Vraag er dan naar! • Van het jaarplan van je afdeling en regio is onze gedragscode een vast onderdeel. Daar vind je terug op welke wijze er in jouw regio en afdeling aandacht gegeven wordt aan onze gedragscode. • In het jaargesprek (POPgesprek, functioneringsgesprek of anderszins) dat je met je leidinggevende hebt, zal onze gedragscode en de wijze waarop jij die interpreteert en toepast aan bod komen. Als onze gedragscode niet verder komt dan de letters waarmee hij geschreven is, zal hij nooit onderdeel van onze cultuur worden. Jij kan ervoor zorgen dat de gedragscode onze gedragscode wordt. En dat willen we graag. De gedragscode moet zo “eigen” worden dat je hem als vanzelfsprekend toepast.

We rekenen op je!

45


Document 18: Checklist vrijwilligers eindgesprek

CHECKLIST EINDGESPREK Wanneer vaststaat dat een vrijwilliger stopt met het vrijwilligerswerk, dienen de volgende stappen te worden ondernomen:

Naam vrijwilliger:

…………………………………………………………

Afspraak maken datum eindgesprek

0 gedaan; gesprek gepland op : …. - .... - ....

- datum en vorm afscheid bespreken

0 gedaan

- klapper + badge inleveren

0 ingeleverd

- lidmaatschap Groene Kruis info stopzetting

0 besproken

Collega’s / afdeling inlichten.

0 gedaan

Cliënt/familie inlichten (persoonlijk vrijwilliger) 0 gedaan

Attentieregeling naleven; - Acties volgens de att. Regeling -

Collega’s (informeel kaartje/kadootje)

0 gedaan 0 gedaan

Administratie: 0 mutatie formulier Klantenservice 0 mutatie etikettenlijst 0 mutatie adressenlijst 0 mutatie excell-bestand

0 verzonden dd.:

Procesbegeleiders vrijwilligers Regio Venlo September 2013

46


Document 18: Evaluatieformulier na introductie periode

Evaluatie na introductieperiode vrijwilligerswerk Naam vrijwilliger: ……………………………………………............ Locatie & afdeling: ……………………………………………………. Datum gesprek: ……………………………………………………. Aanwezig bij gesprek:………………………………………………….. Doel van het gesprek • Evaluatie kennismakingsperiode • Vrijwilligerswerk in kaart brengen, helder krijgen hoe het verloopt. • Vaststellen of het vrijwilligerswerk wordt voortgezet. • Afspraken vastleggen. Evaluatie 1

Hoe gaat de uitvoering van het vrijwilligerswerk? Zijn er dingen waar u tegenaan loopt?

Goed / Niet goed

2

Hoe is Uw relatie met de doelgroep?

Goed / Niet goed

3

Is het duidelijk wat uw taken en verantwoordelijkheden zijn?

Ja / Nee

4

Voldoet het vrijwilligerswerk aan uw verwachting?

Ja / Nee

5

Bent U tevreden over de frequentie van

Ja / Nee

uw werk?

47


6

Hoe is de samenwerking met collega vrijwilligers, stagiaires en beroepskrachten?

Goed / Niet goed

7

Voelt U zich voldoende betrokken bij het team?

Ja / Nee

8

Hoe is de relatie met de contactpersoon / begeleider?

Goed / Niet goed

9

Hoe heeft U de introductieperiode ervaren? (intake, introductie, begeleiding)

Goed / Niet goed

10

Eventuele wensen over scholing.

Ja / Nee

11

Heeft U nog vragen, tips, opmerkingen?

Ja / Nee

Conclusie: •

Wil de vrijwilliger doorgaan met het vrijwilligerswerk?

Ja / Nee

Toelichting:…………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. •

Wil de contactpersoon / procesbegeleider doorgaan met Ja / Nee deze vrijwilliger? Toelichting…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….……..................................................... ................................................................

48


•

Zijn er wijzigingen in de inzet van de vrijwilliger wenselijk? Ja / Nee Denk aan, andere doelgroep, andere werkzaamheden. Etc. Toelichting…………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………..

•

Heeft U nog interesse voor andere taken, werkzaamheden naast het huidige vrijwilligerswerk?

Ja / Nee

Zo ja welke? ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………...

Afspraken •

Welke afspraken kunnen gemaakt worden op grond van de evaluatie? ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………

•

Zijn er bijzondere aandachtspunten voor de contactpersoon / procesbegeleider? ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………

•

Wanneer is het eerstvolgende voortgangsgesprek?......................................... …………………………………………………………………………………………

Handtekening vrijwilliger,

Handtekening contactpersoon,

…………………………..

……………………………..

…..

Let op: Van dit formulier worden 2 kopieën gemaakt. origineel wordt opgestuurd naar de procesbegeleider van het woonzorggebied waarin de vrijwilliger werkzaam is. 1 kopie voor de vrijwilliger zelf. 1 kopie voor de contactpersoon op de werkplek.

49


Document 19: Evaluatieformulier jaarlijks evaluatiemoment

Evaluatieformulier jaarlijkse evaluatie vrijwilligerswerk Naam vrijwilliger: ……………………………………………............ Locatie & afdeling: ……………………………………………………. Datum gesprek: ……………………………………………………. Aanwezig bij gesprek:………………………………………………….. Doel van het gesprek • Evaluatie afgelopen periode. • Vrijwilligerswerk in kaart brengen, helder krijgen hoe het verloopt. • Vaststellen of het vrijwilligerswerk wordt voortgezet. • Afspraken vastleggen. Evaluatie 1

Zijn er de afgelopen periode veranderingen geweest in uw vrijwilligerswerk?

Ja / Nee

2

Hoe gaat de uitvoering van het vrijwilligerswerk? Zijn er dingen waar u tegenaan loopt?

Goed / Niet goed

3

Hoe is Uw relatie met de doelgroep?

Goed / Niet goed

4

Is het duidelijk wat uw taken en verantwoordelijkheden zijn?

Ja / Nee

5

Voldoet het vrijwilligerswerk nog aan uw verwachting?

Ja / Nee

50


6

Bent U tevreden over de frequentie van

uw werk?

Ja / Nee

7

Hoe is de samenwerking met collega vrijwilligers, stagiaires en beroepskrachten?

Goed / Niet goed

8

Voelt U zich voldoende betrokken bij het team?

Ja / Nee

9

Hoe is de relatie met de contactpersoon / begeleider?

Goed / Niet goed

10

Eventuele wensen over scholing.

Ja / Nee

11

Heeft U nog vragen, tips, opmerkingen?

Ja / Nee

Conclusie: •

Wil de vrijwilliger doorgaan met het vrijwilligerswerk?

Ja / Nee

Toelichting:…………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. •

Wil de contactpersoon / procesbegeleider doorgaan met Ja / Nee deze vrijwilliger? Toelichting…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….……..................................................... ................................................................

51


•

Zijn er wijzigingen in de inzet van de vrijwilliger wenselijk? Ja / Nee Denk aan, andere doelgroep, andere werkzaamheden. Etc. Toelichting…………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………..

•

Heeft U nog interesse voor andere taken, werkzaamheden naast het huidige vrijwilligerswerk?

Ja / Nee

Zo ja welke? ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………...

Afspraken •

Welke afspraken kunnen gemaakt worden op grond van de evaluatie? ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………

•

Zijn er bijzondere aandachtspunten voor de contactpersoon / procesbegeleider? ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………

•

Wanneer is het eerstvolgende evaluatiegesprek?......................................... …………………………………………………………………………………………

Handtekening vrijwilliger,

Handtekening contactpersoon,

…………………………..

……………………………..

…..

Let op: Van dit formulier worden 2 kopieën gemaakt. origineel wordt opgestuurd naar de procesbegeleider van het woonzorggebied waarin de vrijwilliger werkzaam is. 1 kopie voor de vrijwilliger zelf. 1 kopie voor de contactpersoon op de werkplek.

52


Document 20: Attentieregeling vrijwilligers de Zorggroep.

ATTENTIEREGELING VRIJWILLIGERS REGELING GELDEND VOOR DE ZORGGROEP Doel Deze regeling heeft tot doel attenties en gratificaties die aan vrijwilligers van De Zorggroep worden toegekend, eenduidig te regelen. In deze regeling wordt aangegeven welke attenties en gratificaties verstrekt dienen te worden. Daarnaast wordt tevens summier aangegeven wie waarvoor verantwoordelijk is. Het is aan de Regio’s om verdere invulling te geven aan de wijze waarop attenties en gratificaties worden toegekend. Doelgroep Vrijwilligers, (proces)begeleiders vrijwilligers, contactpersonen vrijwilligers en alle overige medewerkers die bij de uitvoering van hun werkzaamheden met vrijwilligers te maken hebben. Totstandkoming In het kader van de herziening van het beleid met betrekking tot het omgaan met vrijwilligers is het wenselijk de diverse regionale attentieregelingen voor vrijwilligers te harmoniseren. De nieuwe organisatiebrede attentieregeling voor vrijwilligers is tot stand gekomen in overleg met de procesbegeleiders vrijwilligers en vervangt de eerder gehanteerde regionale attentieregelingen voor vrijwilligers. Status document Vastgesteld door directieoverleg Voorgelegd aan de CCR ter informatie Voorgelegd aan de COR ter informatie

d.d. 11 december 2012 (DIR. 12.300a) d.d. 12 december 2012 d.d. 24 januari 2013

Verwijzing - Vrijwilligersovereenkomst - Vrijwilligersregeling Evaluatie - Driejaarlijks. De volgende evaluatie vindt plaats uiterlijk in maart 2015 door de Concernstaf Sociaal Beleid in samenspraak met de coördinator (proces)begeleiders vrijwilligers. - Opmerkingen t.a.v. dit document kunt u doorgeven aan [email protected]

53


DIENSTJUBILEA 12,5-jarig jubileum - bloemen en/of attentie ter waarde van € 25,00 inclusief bezorgkosten - een felicitatie door de (proces)begeleider op de feitelijke jubileumdag - een schriftelijke felicitatie door de regiodirecteur - een cadeaubon van € 25,00 - huldiging op de vrijwilligersdag - een vermelding in de regionale CollegaZ 25-jarig jubileum - bloemen en/of attentie ter waarde van € 25,00 inclusief bezorgkosten - een felicitatie door de (proces)begeleider op de feitelijke jubileumdag - een schriftelijke felicitatie door de regiodirecteur - een feestelijke viering op de afdeling op de feitelijke jubileumdag - een cadeaubon van € 100,00 - huldiging op de vrijwilligersdag - een vermelding in de regionale CollegaZ - een cadeau met een hoofdzakelijk ideële waarde naar eigen keuze van de jubilaris, bijvoorbeeld een gouden speld of een kunstwerk(je), voor een bedrag van € 100,00. 40-jarig jubileum - bloemen en/of attentie ter waarde van € 25,00 inclusief bezorgkosten - een felicitatie door de (proces)begeleider op de feitelijke jubileumdag - persoonlijke felicitatie door de Regiodirecteur - een schriftelijke felicitatie door de Raad van Bestuur - een feestelijke viering op de afdeling op de feitelijke jubileumdag - een cadeaubon van € 250,00 - huldiging op de vrijwilligersdag - een vermelding in de regionale CollegaZ - een cadeau met een hoofdzakelijk ideële waarde naar eigen keuze van de jubilaris, bijvoorbeeld een gouden speld of een kunstwerk(je), voor een bedrag van € 200,00. - optioneel: Koninklijke onderscheiding aanvragen

KONINKLIJKE OF KERKELIJKE ONDERSCHEIDING - bloemen en/of een attentie ter waarde van € 25,00 (bij kennisgeving) - een schriftelijke felicitatie door de (proces)begeleider vrijwilligers (bij kennisgeving) - een bezoek aan de feestelijkheden door de (proces)begeleider vrijwilligers (bij kennisgeving) GEBOORTE / ADOPTIE Geboorte / adoptie kind van vrijwilliger - bloemen ter waarde van € 20,00 inclusief bezorgkosten (per gebeurtenis) - attentie ter waarde van € 20,00 (per kind) - kraambezoek door (proces)begeleider vrijwilligers of afvaardiging afdeling/team - (schriftelijke) felicitatie namens de Regiodirectie (bij kennisgeving)

54


ZIEKTE Langdurige ziekte - na 6 weken bloemen of fruitmand ter waarde van € 20,00 inclusief bezorgkosten Ziekenhuisopname (niet bij poliklinische opname) - bloemen of fruitmand ter waarde van € 20,00 inclusief bezorgkosten (meteen bij ziekenhuisopname) OVERLIJDEN Overlijden van vrijwilliger - plaatsing van rouwadvertentie in een plaatselijk dagblad - bloemstuk of anderszins ter waarde van € 75,00 inclusief bezorgkosten - schriftelijke condoleance door (proces)begeleider vrijwilligers - bezoek uitvaart door (proces)begeleider vrijwilligers en afvaardiging naaste collega’s (binnen werktijd) - “in memoriam” in NieuwZ van de Regio en algemeen - optioneel: "in memoriam" in bewonersblad Overlijden van partner of kind van de vrijwilliger - bloemstuk of anderszins ter waarde van € 50,00 inclusief bezorgkosten - schriftelijke condoleance door (proces)begeleider vrijwilligers (bij kennisgeving) - bezoek uitvaart door (proces)begeleider vrijwilligers HUWELIJK/GEREGISTREERD PARTNERSCHAP Huwelijk /geregistreerd partnerschap vrijwilliger - bloemen ter waarde van € 40,00 inclusief bezorgkosten (bij kennisgeving) - schriftelijke felicitatie door (proces)begeleider vrijwilligers (bij kennisgeving) - bezoek receptie door (proces)begeleider vrijwilligers (bij uitnodiging)

25-jarig en 40-jarig huwelijksfeest, geregistreerd partnerschap of kloosterjubileum vrijwilliger -

bloemen ter waarde van € 25,00 inclusief bezorgkosten (bij kennisgeving) schriftelijke felicitatie door (proces)begeleider vrijwilligers (bij kennisgeving) bezoek receptie door (proces)begeleider vrijwilligers (bij uitnodiging)

BEEINDIGING VRIJWILLIGERSWERK (Vrijwilliger verlaat op eigen verzoek De Zorggroep) - bedankbrief door de (proces)begeleider vrijwilligers bij vrijwilligerswerk dat langer heeft geduurd dan 1 jaar. - een attentie ter waarde van € 15,00 bij vrijwilligerswerk dat 1 tot 5 jaar geduurd heeft - een attentie ter waarde van € 20,00 bij vrijwilligerswerk dat 5 tot 10 jaar geduurd heeft - een attentie ter waarde van € 25,00 bij vrijwilligerswerk dat 10 jaar of langer geduurd heeft

LANDELIJKE FEESTDAG VRIJWILLIGERS - attentie ter waarde van € 5,50 per vrijwilliger. Elke Regio geeft zelf vorm aan deze attentie

55


JAARLIJKSE FEESTDAG OF -AVOND VOOR VRIJWILLIGERS - invulling jaarlijks door de regiodirectie te bepalen - budget: € 20,00 per vrijwilliger KERSTPAKKET - per vrijwilliger één kerstpakket (indien er sprake is van vrijwilligerswerk in meerdere regio's geeft de vrijwilliger zelf aan van welke regio hij het kerstpakket wenst te ontvangen)

KERSTVIERING - invulling door de Regiodirectie te bepalen - budget: regionale kerstviering

56


Document 21.

De vrijwilligersovereenkomst van De Zorggroep

VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST

Postbus 694 / 5900 AR VENLO Auxiliatrixweg 35 5915 PN VENLO T: 077 355 9555 / F: 077 352 1650 [email protected] www.dezorggroep.nl

Ondergetekenden, Stichting Zorggroep Noord- en Midden-Limburg, handelend onder de naam De Zorggroep, gevestigd te Venlo, Auxiliatrixweg 35, verder te noemen "de organisatie", ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door R.J.G. Botermans Directeur Regio Venlo en Voorletters Achternaam wonende te Plaats Adres, geboren Geboortedatum te Geboorteplaats nationaliteit: Nationaliteit BSN-nummer: BSN-nummer verder te noemen "vrijwilliger"

komen als volgt overeen:

Artikel 1 Werkzaamheden 1.1 De vrijwilliger zal ten behoeve van de organisatie met ingang van de volgende werkzaamheden verrichten: . 1.2 Genoemde partijen kunnen de werkzaamheden in onderling overleg wijzigen. 1.3 Het inwerken en begeleiden van de vrijwilliger wordt verzorgd onder verantwoordelijkheid van de procesbegeleider/begeleider* vrijwilligers in de regio. 1.4 De werkzaamheden vinden plaats gedurende uren per week / maand*. Verdere afspraken over de werkzaamheden en de te werken uren worden in onderling overleg tussen de organisatie en vrijwilliger gemaakt. 1.5 De vrijwilliger dient bij het verrichten van de werkzaamheden de vereiste zorgvuldigheid in acht te nemen en in het algemeen te handelen zoals een goed vrijwilliger hoort te handelen. Artikel 2 Duur en einde van de overeenkomst 2.1 De overeenkomst is voor bepaalde tijd tot / voor onbepaalde tijd* aangegaan. 2.2 De eerste 2 maanden van de overeenkomst gelden voor zowel de vrijwilliger als de organisatie als een proeftijd.

57


Artikel 3 Aard van de overeenkomst 3.1 Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek. 3.2 Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet. De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. 3.3 De relatie tussen de organisatie en vrijwilliger is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen. Artikel 4 Verhindering In geval van verhindering wegens ziekte, vakantie of anderszins, zal de vrijwilliger de procesbegeleider/begeleider* vrijwilligers en de afdeling waar hij werkzaam is, hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen. Artikel 5 Onkostenvergoeding 5.1 De vrijwilliger ontvangt geen beloning voor de door hem verrichte werkzaamheden. 5.2 De vrijwilliger ontvangt een vergoeding voor reiskosten op declaratiebasis conform de reiskostenregeling vrijwilligers van De Zorggroep. Artikel 6 Verzekering tegen aansprakelijkheid en ongevallen 6.1 De organisatie heeft ten behoeve van de vrijwilliger een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 6.2 De organisatie heeft ten behoeve van de vrijwilliger een ongevallenverzekering afgesloten. Artikel 7 Veiligheidsregels De vrijwilliger zal de in het belang van orde, veiligheid en gezondheid gegeven gedragsregels, voorschriften en aanwijzingen, zoals deze gelden voor de werknemers van de organisatie, in acht nemen. Artikel 8 Geheimhouding De vrijwilliger is verplicht geheimhouding in acht te nemen, over alles wat hij over de organisatie en de cliënten van de organisatie te weten is gekomen en waarvan de vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van deze overeenkomst bestaan. Artikel 9 Geschenken Het is de vrijwilliger verboden geschenken, beloningen of andere vormen van vergoedingen aan te nemen van cliënten of andere personen met wie de vrijwilliger uit hoofde van zijn vrijwilligerswerk in aanraking komt. Artikel 10 Zorg voor eigendommen van de organisatie 10.1 De vrijwilliger behandelt de apparatuur, gereedschappen, werkkleding en alle overige eigendommen van de organisatie die aan zijn zorgen zijn toevertrouwd, met de vereiste zorgvuldigheid. 10.2 Bij het einde van deze overeenkomst dient de vrijwilliger de eigendommen van de organisatie die in zijn bezit zijn, zo spoedig mogelijk terug te geven. Artikel 11 Einde van de overeenkomst 11.1 De partijen kunnen in onderling overleg de overeenkomst beëindigen. 11.2 Zowel de vrijwilliger als de organisatie kunnen de overeenkomst door schriftelijke of mondelinge opzegging beëindigen, met een opzegtermijn van 1 maand. 11.3 De vrijwilliger hoeft geen opzegtermijn in acht te nemen: wanneer hij door het aanvaarden van betaald werk niet langer in staat is de overeengekomen werkzaamheden ter verrichten; wanneer hij uitkeringsgerechtigde is en de instantie die de uitkering verstrekt hem sommeert het vrijwilligerswerk met onmiddellijke ingang te beëindigen.

58


11.4 De organisatie kan de overeenkomst opzeggen zonder een opzegtermijn in acht te nemen als de vrijwilliger zich zodanig gedraagt dat van de organisatie redelijkerwijs niet gevergd kan worden de overeenkomst te laten voortduren. 11.5 Op verzoek van de vrijwilliger zal de organisatie bij einde van de overeenkomst een getuigschrift opstellen. In dit getuigschrift staat in ieder geval vermeld: de aard van de door de vrijwilliger verrichte werkzaamheden; de periode waarin de vrijwilliger voor de organisatie werkzaam is geweest; de wijze waarop de werkzaamheden door de vrijwilliger zijn uitgevoerd, tenzij de vrijwilliger dit niet wenst.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te op Werkgever:

Vrijwilliger:

R.J.G. Botermans Directeur Regio Venlo

Namens deze: Kirsten Faessen - Peters Procesbegeleider vrijwilligers Regio Venlo

* Verwijderen wat niet van toepassing is.

59


Document 22:

datum: uw kenmerk: ons kenmerk: onderwerp:

Basis brief beëindiging vrijwilligerswerk.

beëindiging contract

inlichtingen bij: Naam procesbegeleider team/afdeling: telefoon: e-mailadres:

Beste

U hebt onlangs aangegeven dat U uw vrijwilligerscontract wil beëindigen. Hierbij stuur ik U de schriftelijke bevestiging van de beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst. Zoals U weet dient U, bij beëindiging van het vrijwilligerswerk, uw klapper en uw badge in te leveren. Wilt U dit graag zo spoedig mogelijk doen? Alvast bedankt. Als vrijwilliger had U via De Zorggroep een gratis lidmaatschap van het Groene Kruis. Het gratis lidmaatschap zal nu stopgezet worden. Uiteraard kunt u er voor kiezen om zelf lid te blijven van het Groene Kruis. Dit kunt u doen door dit zelf schriftelijk door te geven bij de klantenservice van het Groene Kruis. Graag wil ik U heel hartelijk danken voor uw inzet en warme betrokkenheid bij … (locatie invullen) U hebt een mooi steentje bijgedragen!

Voel U altijd welkom om nog eens langs te komen.

Met vriendelijke groet, Naam Procesbegeleider. Adres gegevens locatie. Telefoonnummer. e-mailadres.

60


Document 23:

Vrijwilligersregeling De Zorggroep.

VRIJWILLIGERSREGELING REGELING GELDEND VOOR DE ZORGGROEP

Doel Het op een eenduidige manier omgaan met de inzet van vrijwilligers binnen De Zorggroep en het informeren van de vrijwilligers en overige betrokkenen binnen de organisatie over de diverse aspecten van de inzet van vrijwilligers. Deze regeling dient tevens als basis voor aanvullende decentrale regelingen en procedures inzake vrijwilligers. Doelgroep Vrijwilligers, (proces)begeleiders vrijwilligers, leidinggevenden en alle overige medewerkers die bij de uitvoering van hun werkzaamheden met vrijwilligers te maken hebben. Totstandkoming De fusie tussen Zorggroep Noord-Limburg, Stichting Thuiszorg midden-limburg en Stichting Land van Gelre & Gulick tot de nieuwe organisatie De Zorggroep maakte het nodig om het beleid met betrekking tot het omgaan met vrijwilligers te herzien. Deze nieuwe vrijwilligersregeling is in overleg met de procesbegeleiders vrijwilligers tot stand gekomen. Status document Vastgesteld door directieoverleg Voorgelegd aan de CCR ter informatie Voorgelegd aan de COR ter informatie

d.d. 11 december 2012 (DIR.12.300b) d.d. 12 december 2012 d.d. 24 januari 2013

Verwijzing Vrijwilligersovereenkomst Reiskostenvergoeding voor vrijwilligers Attentieregeling voor vrijwilligers Memo verzekeringen en risico's bij het vervoer van cliënten in auto vrijwilliger Evaluatie Driejaarlijks. De volgende evaluatie vindt plaats uiterlijk in maart 2015 door de Concernstaf Sociaal Beleid in samenspraak met de procesbegeleiders vrijwilligers. Opmerkingen t.a.v. dit document kunt u doorgeven aan: [email protected]

61


INLEIDING Vrijwilligers zijn voor De Zorggroep een onmisbare aanvulling op de zorg die door de reguliere medewerkers aan onze cliënten wordt verleend. Vrijwilligers leveren bijvoorbeeld een waardevolle bijdrage aan de begeleiding van cliënten bij tal van dagelijkse activiteiten, zoals handwerken, wandelen, de krant (voor)lezen, begeleiding naar het ziekenhuis of om zomaar een praatje te maken. In totaal zijn binnen De Zorggroep een kleine 3.000 vrijwilligers werkzaam. Met de veranderingen in de zorgverlening, als gevolg van onder meer bezuinigingen, wijzigingen in de indicatiestelling, de WMO en de opkomst van kleinschalig wonen, verandert echter de rol van de vrijwilliger. In toenemende mate wordt er een beroep gedaan op de zelfstandigheid van vrijwilligers. Het werken onder directe begeleiding van medewerkers verschuift steeds meer naar het zelfstandig werken, met begeleiding door medewerkers op afstand. Deze veranderende rol van de vrijwilliger is niet alleen van invloed op de bestaande groep vrijwilligers, maar heeft ook gevolgen voor de eisen die gesteld worden bij de aanname van nieuwe vrijwilligers. Omdat vrijwilligers binnen de organisatie een geheel eigen positie innemen, worden in deze regeling de verschillende aspecten die te maken hebben met het werken als vrijwilliger nader toegelicht. Achtereenvolgens komen aan de orde: De kenmerken van vrijwilligerswerk Werving en selectie van vrijwilligers De plaats van de vrijwilliger in de organisatie De rechtspositie van de vrijwilliger Scholing van vrijwilligers Arbeidsomstandigheden Faciliteiten voor vrijwilligers

DE KENMERKEN VAN VRIJWILLIGERSWERK Een vrijwilliger is "iemand die op basis van een overeenkomst met de zorgaanbieder werkzaamheden verricht op het terrein van de zorgen dienstverlening aan cliënten, zonder daarvoor aanspraak te maken op betaling van loon".1 Vrijwilligerswerk is dus onbetaald, d.w.z. vrijwilligers verrichten hun werkzaamheden in principe zonder daarvoor loon te ontvangen. Dit neemt niet weg dat vrijwilligers wel recht kunnen hebben op vergoeding van bepaalde kosten. Meer hierover is terug te vinden in het hoofdstuk "Faciliteiten voor vrijwilligers" (pg. 5). Een vrijwilliger neemt ook geen in de begroting opgenomen formatieplaats in.

1

Bron: Actiz: "Juridische aspecten van de inzet van vrijwilligers en de samenwerking met mantelzorgers", Publicatienr: 09.007, versie januari 2012, pg. 5.

62


Daarnaast is vrijwilligerswerk onverplicht, d.w.z. de vrijwilliger verricht zijn werkzaamheden op vrijwillige basis. Onverplicht is echter niet hetzelfde als vrijblijvend. Vrijwilligerswerk brengt immers wel verplichtingen met zich mee. De vrijwilliger verricht zijn werkzaamheden immers op verzoek van De Zorggroep en De Zorggroep moet er op kunnen rekenen dat de vrijwilliger de gemaakte afspraken, bijvoorbeeld over de tijden waarop de vrijwilliger aanwezig is en de werkzaamheden die hij uitvoert, nakomt. Vrijwilligerswerk kan zich op alle locaties en in alle teams voordoen. De afspraken over de uitvoering van werkzaamheden, zullen altijd in samenspraak met de professional, de cliënt en de mantelzorger plaatsvinden en worden vastgelegd in het zorgdossier. Vrijwilligers kunnen van alle leeftijden, man of vrouw en van alle culturele achtergronden en opleidingsniveaus zijn. Speciale eisen worden gesteld aan vrijwilligerswerk voor jongeren. Zo zijn er beperkingen in de werkzaamheden die verricht mogen worden door jongeren onder de 16 jaar en zijn toezicht en voorlichting voor alle jongeren onder de 18 jaar noodzakelijk. Ook gelden er voor jongeren onder de 16 jaar beperkingen in de tijdstippen waarop werkzaamheden verricht worden.

WERVING EN SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS Elke regio is zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van de eigen vrijwilligers. Daarnaast maakt De Zorggroep ook gebruik van centrale campagnes (advertenties, posters, brochures) om vrijwilligers te werven. Op dit moment geldt er voor vrijwilligers binnen De Zorggroep geen verplichting tot het overleggen van een zogenaamde "verklaring omtrent het gedrag".

DE PLAATS VAN DE VRIJWILLIGER IN DE ORGANISATIE Binnen De Zorggroep is elk team zelf verantwoordelijk voor (de inzet van) haar vrijwilligers. Een vrijwilliger is - voor wat betreft zijn werkzaamheden - in de lijn verantwoording verschuldigd aan de teamleider waarvoor hij werkt. De contactpersoon / aandachtsfunctionaris vrijwilligers op de afdeling draagt zorg voor de begeleiding van de vrijwilliger tijdens zijn werkzaamheden en is zijn eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen. De vrijwilliger kan daarnaast bij de uitvoering van zijn werkzaamheden voor ondersteuning en begeleiding terecht bij de medewerkers van De Zorggroep. In elke regio van De Zorggroep zijn bovendien één of meerdere (proces)begeleiders2 vrijwilligers werkzaam. Zij zijn de schakel tussen de vrijwilliger en de organisatie. Zo vervullen de (proces)begeleiders vrijwilligers een rol bij de werving en selectie van vrijwilligers en bij de introductie van de vrijwilliger in het team, dragen zij zorg voor de planning van werkzaamheden en voor de administratieve afhandeling van zaken rondom de vrijwilliger. Ook houden zij een gesprek met de vrijwilliger aan het einde van zijn proeftijd, treden zij op als

2

Voor zowel de begeleider vrijwilligers (functienummer: 60071) als voor de procesbegeleider vrijwilligers (functienummer: 60010) is in KompaZ een functieprofiel beschikbaar.

63


coach voor de vrijwilligers. De contactpersoon / aandachtsfunctionaris op een afdeling voert de jaarlijkse evaluatiegesprekken met de vrijwilligers. Met het oog op de onderlinge afstemming hebben de (proces)begeleiders vrijwilligers periodiek (1x per kwartaal) een organisatiebreed afstemmingsoverleg. In dit overleg, waarbij van elke Regio een afgevaardigde aanwezig is, worden bijvoorbeeld nieuwe ontwikkelingen besproken en wordt het vrijwilligersbeleid met elkaar afgestemd. De (proces)begeleiders vrijwilligers koppelen de resultaten uit dit overleg terug aan hun regionale managementteam.

DE RECHTSPOSITIE VAN DE VRIJWILLIGER Vrijwilligers zijn géén werknemer in de zin van het arbeidsrecht. Er is dan ook geen sprake van een arbeidsovereenkomst. Wel wordt binnen De Zorggroep met elke vrijwilliger een vrijwilligersovereenkomst afgesloten. In deze vrijwilligersovereenkomst worden onder meer afspraken vastgelegd met betrekking tot verhindering wegens vakantie of ziekte, onkostenvergoeding, verzekeringen en het aannemen van geschenken. De voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk relevante gegevens van vrijwilligers worden vastgelegd op een zogenaamde "contactenkaart" in Qzorg: het registratiesysteem van De Zorggroep. Vrijwilligers verrichten hun werk enerzijds vanuit hun eigen persoonlijke verantwoordelijkheid, maar anderzijds ook binnen het kader van de geschreven en ongeschreven regels van De Zorggroep. Het eerste houdt in dat binnen het vrijwilligerswerk zoveel mogelijk ruimte gegeven wordt voor eigen initiatieven, inspraak en medezeggenschap De gebondenheid aan De Zorggroep brengt daarnaast ook een aantal plichten mee voor de vrijwilliger, bijvoorbeeld de plicht tot geheimhouding. Ook is een aantal binnen De Zorggroep geldende regelingen van toepassing op vrijwilligers, zoals de regelingen op het gebied van Arbo en de gedragscode. In de attentieregeling voor vrijwilligers staat vermeld voor welke attenties en gratificaties vrijwilligers in aanmerking komen. Ook zijn vrijwilligers automatisch (kosteloos) lid van de Groene Kruis Ledenorganisatie en ontvangen zij de Voordeelpas van De Zorggroep.

SCHOLING VAN VRIJWILLIGERS Afhankelijk van de werkzaamheden die een vrijwilliger verricht, kan hij verplicht worden om deel te nemen aan bepaalde scholingsactiviteiten. Het betreft hier dan scholingsactiviteiten die tot doel hebben de bevoegdheid en bekwaamheid van de vrijwilliger voor de door hem uitgevoerde werkzaamheden te waarborgen. Een en ander in aansluiting op de situatie en hulpvraag van de betrokken cliënt(en).

64


Naast deze scholingsactiviteiten worden er in elke regio regelmatig workshops en informatiebijeenkomsten voor vrijwilligers georganiseerd rondom bepaalde thema's die verband houden met de zorgverlening en/of het vrijwilligerswerk. Vrijwilligers zijn niet verplicht om aan deze bijeenkomsten deel te nemen, alhoewel deelname vanuit het oogpunt van het opdoen van kennis en persoonlijke ontwikkeling wel geadviseerd wordt. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Net als de medewerkers van De Zorggroep hebben ook de vrijwilligers die werkzaam zijn voor De Zorggroep recht op een gezonde en veilige werkplek. De richtlijnen en regelgeving die voor de medewerkers van De Zorggroep gelden, zijn dan ook van toepassing voor vrijwilligers. FACILITEITEN VOOR VRIJWILLIGERS De Zorggroep kent tal van faciliteiten waarvan vrijwilligers tijdens of buiten hun vrijwilligerswerk gebruik van kunnen maken. Hieronder volgt een overzicht met korte toelichtingen. HULPMIDDELEN Alle hulpmiddelen (bijv. pennen, papier, handdoeken etc.) die een vrijwilliger redelijkerwijs voor de uitvoering van zijn vrijwilligerswerk nodig heeft, worden door De Zorggroep ter beschikking gesteld. Uiteraard blijven deze hulpmiddelen eigendom van De Zorggroep. WERKKLEDING Als vrijwilligers voor hun werk, bijvoorbeeld in de horeca, specifieke (werk)kleding nodig hebben, wordt deze door De Zorggroep in bruikleen verstrekt, dan wel vergoed. Om voor vergoeding in aanmerking te komen, dienen te allen tijde betalingsbewijzen te worden overlegd. De vergoeding dient te worden aangevraagd met het daarvoor bestemde declaratieformulier. MAALTIJDEN Op dagen waarop vrijwilligers werkzaam zijn ten behoeve van De Zorggroep kunnen zij in het personeelsrestaurant van de locatie of op het terrein waar zij werkzaam zijn een maaltijd gebruiken tegen de voor medewerkers geldende prijzen of anderszins gebruik maken van de in de betreffende locatie gangbare maaltijden koffievoorziening. REISKOSTEN Voor de reiskosten die gemaakt worden van woning naar werkplek ontvangen vrijwilligers een reiskostenvergoeding conform de regeling "Reiskostenvergoeding voor vrijwilligers". Deze reiskosten dienen achteraf per kwartaal, via de gebruikelijke declaratieformulieren, gedeclareerd te worden bij de verantwoordelijke (proces)begeleider vrijwilligers. Voor in opdracht van De Zorggroep te maken reiskosten met de eigen auto (bijvoorbeeld om in opdracht een bewoner met de eigen auto te vervoeren naar een ziekenhuis) kan de vrijwilliger met behulp van een dienstreisformulier een fiscaal onbelaste kilometervergoeding declareren.3

3

Vergoeding dienstreizen: € 0,27 per kilometer.

65


VERGOEDING OVERIGE KOSTEN De Zorggroep vergoedt, naast bovengenoemde kosten, alle kosten die vrijwilligers in uitdrukkelijke opdracht van De Zorggroep moeten maken. Om voor vergoeding in aanmerking te komen dienen te allen tijde betalingsbewijzen te worden overlegd. ATTENTIEREGELING Vrijwilligers kunnen op verschillende momenten aanspraak maken op een attentie vanuit De Zorggroep. Deze aanspraken zijn vastgelegd in de "Attentieregeling voor vrijwilligers". VOORDEELPAS Vrijwilligers ontvangen de exclusieve voordeelpas van de De Zorggroep. Met deze voordeelpas kan de vrijwilliger aantrekkelijke kortingen krijgen bij een aantal geselecteerde winkels en bedrijven in de regio, o.a. op het gebied van reizen, mode, sportartikelen, doe-het-zelf, fiscaal advies etc. VERZEKERINGEN De Zorggroep heeft ten behoeve van vrijwilligers een tweetal verzekeringen afgesloten: WETTELIJKE AANSPRAKELIJKHEID Tijdens de uitoefening van taken voor De Zorggroep zijn alle vrijwilligers verzekerd voor schade die zij toebrengen aan derden, mits de schade niet is ontstaan door roekeloosheid of opzet. Het verzekerd bedrag per aanspraak bedraagt € 2.500.000,-. ONGEVALLENVERZEKERING Alle vrijwilligers binnen De Zorggroep zijn verzekerd op de collectieve ongevallenverzekering. Deze verzekering keert een schadevergoeding uit bij overlijden of bij blijvende invaliditeit. Het uit te keren bedrag bij overlijden is € 5.000,-. Het bedrag bij blijvende invaliditeit is variabel (hoogte uitkering te bepalen na vaststelling van de mate van invaliditeit) met een maximum vergoeding van € 25.000,-. Indien er is vastgesteld dat de ongevallenverzekering uitkeert, is er sprake van recht op een extra uitkering. Er wordt dan extra bedrag uitgekeerd zoals vermeld op de polis (dit bedrag is € 1.000,-). Als een vrijwilliger schade heeft veroorzaakt tijdens zijn werkzaamheden dan dient dit gemeld te worden met behulp van het daarvoor bestemde schadeformulier (terug te vinden in KompaZ). KLACHTENREGELING Vrijwilligers kunnen gebruik maken van de klachtenregeling voor medewerkers.

66


DOCUMENT 24:

Communicatietraining voor contactpersonen vrijwilligers

Informatie over de communicatietraining voor vrijwilligers is op te vragen bij: Stiens Training en Advies. Baron van Wijnbergenplantsoen 7 5581 GR Waalre T 040-2233118 M 06-53262650 E [email protected] Inge Stiens verzorgd trainingen op maat.

67


Hoofdstuk 4:

Het Samenspel.

Inleiding: In 2012 is een werkgroep gestart rondom familie, vrijwilligers en mantelzorger participatie in de regio Venlo. De opdracht was om instrumentaria te bedenken om met medewerkers in gesprek te komen over dit onderwerp en waarbij medewerkers handvaten meekrijgen om de omslag in denken en gedrag te kunnen maken. De uitkomst van de opdracht is “het samenspel” geworden. Komen tot een goed samenspel: Dit spel is in eerste instantie bedoeld voor medewerkers van De Zorggroep. Medewerkers krijgen in hun werk steeds meer te maken met familie, mantelzorgers en vrijwilligers. Vroeger kwam familie voornamelijk alleen op bezoek; nu krijgen zij steeds een groter aandeel in de zorg voor de cliënt. Samen met familie, vrijwilligers en medewerkers maken we de cirkel rond. Deze verandering in de rollen vraagt van de medewerker, een andere beroepshouding. Een mooie vervolgstap zou kunnen zijn om het spel ook samen te spelen met vrijwilligers, mantelzorgers en/of een combinatie daarvan. Doel van het spel: De medewerkers bewust maken van de wijze waarop we omgaan met de inzet van vrijwilligers en mantelzorgers op hun werkplek. Inzicht krijgen in het belang van samenwerken met elkaar. Belangrijk is ook om concrete verbeterpunten te benoemen binnen het team en er vervolgens samen mee aan de slag te gaan. Het spel is verdeeld in negen onderwerpen; de negen gedragskenmerken die beschreven zijn in het cultuurboekje van De Zorggroep; 1 Welkom 2 Gelijkwaardigheid 3 Creativiteit, lef en ideeën 4 Praten en luisteren 5 Samenwerken, waarderen, complimenteren 6 Feedback geven en ontvangen 7 Professionaliteit, trots uitdragen 8 Grenzen kennen 9 Cultuur? Samen doen! 10 Vrije keuze Bij alle negen onderwerpen zijn vragen en stellingen gemaakt die betrekking hebben op het onderwerp. Aan de hand hiervan gaan de deelnemers met elkaar in gesprek. Dit geeft inzicht in elkaar visie en kan zorgen voor wederzijds begrip. Hoe is jullie samenspel?

68


Voor meer informatie of bestellen van een exemplaar van “Het Samenspel” kunt u contact opnemen met: Kirsten Faessen - Peters Procesbegeleider vrijwilligers, regio Venlo Aanwezig op dinsdag en donderdag 06-42455154 [email protected]

69


Handboek: Zorg beter met vrijwilligers Project: Grenzen bepalen is een samenspel

Recommend Documents