Projectplan “Zorg beter met vrijwilligers”
A. van den Nieuwenhuizen Coördinator Vrijwilligerswerk Vitalis WoonZorg Groep Vitalis Engelsbergen, Vitalis Vonderhof Januari 2012 1
1. Introductie Vitalis Woonzorg Groep heeft 25 locaties in Eindhoven en omgeving Vitalis WoonZorg Groep staat voor een goede kwaliteit van leven. Wij bieden alles wat daarvoor noodzakelijk is, zoals woningen en voorzieningen in allerlei variaties. Daarbij hebben we een zeer ruime kijk. In principe, zeggen we op elke verzoek ja. Voor onze bewoners betekent dit dat we constant ruimte scheppen om initiatieven te ontplooien en een eigen wereld te creëren. Deze visie Binnen de organisatie werken ongeveer 2500 werknemers, die samen met meer dan 1100 vrijwilligers dagelijks ondersteuning bieden aan meer dan 4300 cliënten, zodat zij zelfstandig kunnen wonen of verblijven op de wijze die hún voor ogen staat. Voor zorg en zorgverlening geldt bovendien géén winstoogmerk. De winst uit de opbrengsten van de verhuur en verkoop van appartementen wordt geïnvesteerd in zorg. Vitalis WoonZorg Groep biedt klanten en cliënten verschillende vormen aan van huisvesting, welzijn en zorg. Ook door het aanbod op sociaal en recreatief gebied en aandacht voor kunst en cultuur worden de voorwaarden gecreëerd voor wonen in eigen stijl en naar eigen keuze. Op dit moment werken meer dan 1100 vrijwilligers bij Vitalis WoonZorg Groep. Door hun ondersteuning bij de zorg, leveren zij een waardevolle bijdrage aan het welzijn en welbevinden van cliënten. Vitalis vindt het belangrijk dat de werkzaamheden passen bij de kwaliteiten en mogelijkheden van vrijwilligers. (bron: www.vitaliswoonzorggroep.nl)
2
Vrijwilligers Vrijwilligers binnen Vitalis Engelsbergen en Vitalis Vonderhof kunnen op de volgende manier worden ingezet. A. Vrijwilligers binnen het integraal team Deze vrijwilligers houden zich bezig met zowel individuele cliënten als groepen cliënten. Hierbij kan gedacht worden aan bezoeken van bepaalde cliënten, incidenteel of met regelmaat. Er is dan de mogelijkheid voor extra individuele aandacht bv. een gesprek (krant) voorlezen, wandelen, meehelpen bij gezamenlijke maaltijden, ondersteuning bij activiteiten in de huiskamer of persoonlijke begeleiding bij het bezoeken van activiteiten buiten de afdeling. Sfeer en huiselijkheid scheppen in huiskamers, aanvullend op de aanwezige medewerkers. B. Vrijwilligers binnen het team welzijn Deze vrijwilligers bieden ondersteuning (hand- en spandiensten) bij het organiseren en uitvoeren van gerichte activiteiten. Het kunnen regelmatig terugkerende activiteiten zijn. Maar ook eenmalige grote feesten, markten, themaweken, etc. C. Vrijwilligers in speciale projecten Deze vrijwilligers vervullen begeleidende en ondersteunende activiteiten in diverse projecten zoals groepsopvang, dagopvang en dagverzorging etc. D. Vrijwilligers in de dienstverlening Hierbij gaat het om zeer uiteenlopende activiteiten: bij de dienst service, activiteiten in de bar, in het restaurant/ontmoetingsruimte, winkel. Klein technisch onderhoud bij de technische dienst, onderhoud aquarium, onderhoud volière, boodschappendienst voor cliënten, ziekenhuisbegeleiding, maar ook halen en brengen van cliënten naar de afdeling/ appartement of verschillende activiteiten. E. Vrijwilligers binnen de geestelijke verzorging Vrijwilligers begeleiden bewoners naar en tijdens de vieringen in de Stilteruimte. Tevens kunnen vrijwilligers een belangrijke bijdrage leveren in de voorbereiding en uitvoering naar/van de hoogtijdagen; Pasen, Kerst en de herdenkingsbijeenkomsten. Bezoekvrijwilligers hebben minimaal twee maal per jaar een gezamenlijke ontmoeting met de geestelijk verzorger. Tussentijds kunnen bezoekvrijwilligers begeleiding vragen in hun vrijwilligerstaken als bezoekvrijwilligers. Een bezoekvrijwilliger gaat op regelmatige basis, in overleg met de bewoner, bij hem/haar op bezoek. (bron: docu-net Vitalis; brochure vrijwilligerswerk Engelsbergen /Vonderhof)
3
2. Zorg Beter met Vrijwilligers Door signalen vanuit de organisatie zijn enkele knelpunten t.b.v. vrijwilligerswerk aan het licht gekomen. Het management, de hoofden en de medewerkers van Vitalis Engelsbergen en Vitalis Vonderhof zijn onwetend over de gang van zaken omtrent het vrijwilligerswerk op beide locaties. Dit veroorzaakt onduidelijkheden in de begeleiding en de werkzaamheden van vrijwilligers. Daarnaast kwam de hulpvraag vanuit de vrijwilligers dat de zaken rondom het vrijwilligerswerk niet gestructureerd zijn en dat de communicatie te wensen over laat. Dit uitte zich in onvrede onder de vrijwilligers. Goede vrijwilligers zijn schaars, dus was het tijd voor actie. Vilans, het kenniscentrum voor langdurige zorg, begeleidde het verbetertraject. Verscheidenheid aan vrijwilligers binnen Vitalis Woonzorg Groep: -
“gouden vrijwilliger”. Vrijwilliger met een ideologie. Re-intergratie en/of werkzoekende vrijwilliger Vitale senioren Taal stagiaires Maatschappelijke stagiaires ( niet elke coördinator vrijwilligerswerk heeft dit in zijn/haar takenpakket)
Procedure aanname vrijwilliger - Aanmelding
rechtstreeks Vitalis Vrijwilligerspunt Via gemeente / uitkeringsinstantie Via ROC, IVIO of ander opleidingsinstituut (taalstage)
- Intake gesprek met coördinator vrijwilligers. Afwijzing. - 2e Introductiegesprek
- Contactpersoon kennismaking tijdens proefperiode / proefdraaien
- Evaluatie na 6- 8 wkn Vrijwilligerswerk wordt gecontinueerd
- Proefperiode verloopt niet naar wens en vrijw. stopt of andere taak
- 2 x per jaar gesprek met team van vrijwilligers per afdeling / dienst (indien wenselijk met coördinator vrijwilligers) (bron: docu-net Vitalis; brochure vrijwilligerswerk Vitalis Engelsbergen / Vonderhof)
4
3. Uitvoering van project Zorg Beter met Vrijwilligers Communicatielijnen Onderstaand overzicht zijn overlegvormen intern als extern van coördinator vrijwilligerswerk t.b.v. vrijwilligerswerk. OVERLEGVORMEN EN INHOUD
FREQUENTIE
AANDACHTSGEBIEDEN
Regio overleg met coördinatoren vrijwilligers in de Kempen/Eindhoven ( landelijke en regionale ontwikkelingen) Coordinatoren vrijwilligers overleg Vitalis breed ( regionale ontwikkelingen, beleid vrijwilligers, afstemming vrijwilligerzaken Vitalis breed) Overleg hoofd Welzijn, Managers, Directie en coordinator vrijwilligers van Vitalis Engelsbergen en Vitalis Vonderhof ( vrijwilligerszaken algemeen) Externe overleg vormen met - Gemeente/ UWV - ROC - Re-integratie bureaus (uitkeringen) - Vrijwilligerspunt Eindhoven - ZET Tilburg (provinciaal, district zuid oost) - Humanitas (taalstage) Coördinatoren overleg van verzorgd- en/of verpleegd wonen met coördinator vrijwilligers ( vrijwilligers uitvoerend/ begeleiding)
1 maal per kwartaal
Overleg staat beschreven in vrijwilligersnota.
1 maal per twee maanden
Overleg staat beschreven in vrijwilligersnota
incidenteel
Niet structureel maar wel regelmatig.
Overleg is vraag en aanbod gericht met name bij/met uitkerende instanties. ZET organiseert ong. 3 keer per jaar een thema bijeenkomst Frequentie en inhoud moet worden afgestemd en gepland
5
ACTIES
WIE
Moet nog continuïteit krijgen door planning van 2011 Met Humanitas in 2011 afspraken maken over aantal taalstages en in welke periode
Coördinator vw met dir. Secr.
Voor in 2011 data plannen wanneer er gezamenlijk overleg plaatsvindt
Coördinator vw met hoofden van verzorgd en verpleeg wonen 2 locaties
Coördinator vw met voorzitter Humanitas
Coördinatoren services/ keuken/ restaurant/td Ab-ers, culturele medewerkers/geestelijke zorg met coördinator vrijwilligers ( contactpersonen van vrijwilligers over begeleiding en sturing vrijwilligers)
Bij vraag en aanbod van vrijwilligers
Frequentie en inhoud moet worden afgestemd en gepland
Overleg tussen Contactpersonen en vrijwilligers ( afstemming onderling over taken en werkzaamheden. Uitleg door contactpersoon over ontwikkelingen op afdelings- en locatie nivo)
2 maal per jaar
Is vastgelegd in beleidsnota
Individuele gesprekken coordinator vrijwilligerswerk. Dit zijn aanname, exit, tussentijdse gesprekken of probleemsituaties Individuele gesprekken tussen contactpersonen en vrijwilliger(s) (afstemming/begeleiding/problemen)
Bij vraag en aanbod v.v.
Is vastgelegd in beleidsnota
Bij vraag en aanbod v.v.
Is vastgelegd in beleidsnota
idem
Conclusie vanuit het verbeterproject Zorg Beter met Vrijwilligers, op voorafgaande overlegvormen. - Voldoende input en contacten met externe organisaties. Frequentie is voldoende. - Vrijwilligersbeleid is Vitalisbreed vastgesteld en geeft het fundament voor het vrijwilligerswerk. Wat hierin gemist wordt is de planning/continuïteit en borging van interne communicatielijnen. Dit is teveel op incidentele basis en afhankelijk van medewerking/samenwerking tussen medewerkers en leiding. - Voldoende overleg tussen coördinatoren vrijwilligers binnen Vitalis.
6
Voorstel en advies vanuit projectgroep ter verbetering van interne communicatielijnen van vrijwilligerswerk en beleid Uitgangspunt is dat coördinatoren vrijwilligers een vakgroep wordt in de nieuwe organisatiestructuur ( eind 2011/begin 2012) en hiërarchisch onder een van de directeuren vallen die vrijwilligerswerk in haar of zijn portefeuille heeft. OVERLEGVORMEN
FREQUENTIE
AANDACHTSGEBIEDEN
Vakgroep coördinatoren met directie.
1 x per kwartaal
Beleid, ontwikkelingen, planning en advies omtrent vrijwilligerswerk
ACTIE
VERSLAG AAN
Directie in directieraad
Coördinator vrijwilligerswerk in onderstaand overleg Coördinator vrijwilligerswerk per locatie met managers en hoofden per locatie van Eindhoven midden
1 x per kwartaal
Beleid, ontwikkelingen, planning, samenwerking en evaluatie vrijwilligerswerk
Planning coördinator vrijwilligerswerk
Coördinator vrijwilligerswerk met Coördinatoren en /of contactpersonen van vrijwilligers per locatie van Eindhoven midden
Na leerprogramma minimaal 2x per jaar
Ontwikkelingen en samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers. Begeleidingsvormen. Evaluatie.
Vast agendapunt op teamoverleg van afd/dienst
Vakgroep coördinatoren vrijwilligerswerk Vitalis
1 x per 2 maanden
Beleid, ontwikkeling en praktische afstemming
Coördinatoren vrijwilligerswerk
Hoofden naar coördinatoren en medewerkers van eigen dienst/afdeling Coördinator vrijwilligerswerk naar directie
7
Contactpers naar het team en naar hoofd van afd./ dienst
Onder communicatie wordt ook informatievoorziening verstaan. In december 2010 werd er bij Vitalis Engelsbergen en Vitalis Vonderhof een tevredenheidonderzoek gehouden onder vrijwilligers. Het respons hierop van beide locaties tezamen was 45% Conclusies uit dit TVO waren: - meer duidelijkheid omtrent rol en taak van coördinator vrijwilligerswerk en de contactpersoon - Contact; formeel of informeel tussen vrijwilliger en contactpersoon wordt positief ervaren. Verbetering mogelijk door agendapunten terug te laten komen of duidelijkere terugkoppeling te geven. De thema’s die sommige overlegvormen of bijeenkomsten hadden werden als prettig ervaren. - Door toename zorgvraag bewoner en / of op leeftijd rakende vrijwilliger geeft de vrijwilliger aan dat de vrijwilligerstaak in zwaarte toeneemt. Dit kan zowel fysiek als mentaal zijn. - Mutaties op de afdelingen bij overlijden, ziekte etc worden te weinig of te laat gecommuniceerd. Cruciaal hierin de contactpersoon, medewerker van de afdeling of dienst. Maar er ligt ook een taak voor de vrijwilligers zelf om te informeren. - Papernote en Viva Next ontvangt de vrijwilliger wel. Brieven worden wel ontvangen en gelezen. Informatieborden wordt door een derde van de vrijwilliger niet in de gaten gehouden. - Samenwerking met beroepskrachten wordt door driekwart van de vrijwilligers als positief ervaren. - Samenwerking tussen vrijwilligers onderling eveneens. - De helft tot drie kwart zou bij familie of vrienden vrijwilligerswerk bij beide locaties aanraden. - scholing wordt niet als prioriteit aangemerkt. Praktische handreikingen voor omgang met dementerende bewoners wordt regelmatig genoemd. Reeds ondernomen acties Medio 2011 werd door Vilans en Movisie aangegeven dat zij bij Fonds Nuts Ohra organisaties voor konden dragen die een gedegen project draaiden en mogelijk door een impuls van voorgenoemd Fonds vervolg kunnen geven aan het project. Op 9 juni is hiervoor met Mw. Cecile Scholten, Vilans en mw. Wendy van Lier, Vilans, Dhr P. de Bruyn, manager Vitalis Engelsbergen en mw Angela v.d. Nieuwenhuizen, coördinator vrijwilligerswerk Vitalis Engelsbergen/Vonderhof en Theresia overleg geweest. Op 24 november 2011 werd op, het congres in Driebergen, Vitalis WoonZorg Groep bekend gemaakt als een van de 15 koplopers in het verbetertraject: Zorg Beter met Vrijwilligers. In december is er met Vitalis Academie, manager en projectleider/ coördinator vrijwilligerswerk over achtergrond, beoogde doel en urgentie gesproken. In januari 2012 werd er over inhoud, duur en inzet met extern trainingsbureau, Vitalis Academie en projectleider/coördinator vrijwilligerswerk gesproken. Eind januari lag er concept voor leerprogramma Coachen met Effect!, Spil in Samengaan klaar. Leerprogramma en randvoorwaarden zijn op 26 januari 2012 door directie goedgekeurd.
8
3. Uitvoering van project Zorg Beter met Vrijwilligers Vervolg Rol en taak van contactpersoon Het verbeterteam heeft de rol en taken van contactpersonen geïnventariseerd. taken van contactpersoon staan vermeld in de vrijwilligersbrochure voor Vitalis Engelsbergen en Vonderhof (zie takenoverzicht aan het eind). Deze brochure wordt uitgereikt en doorgenomen tijdens het kennismakingsgesprek tussen aspirant vrijwilliger en coördinator vrijwilligerswerk. Conclusie door verbeterteam op de rol en taken van contactpersoon - In de beleidsnotitie vrijwilligerswerk staat wel de taak van de contactpersoon maar niet de rol van de contactpersoon. De rol van de contactpersoon is hiermee vrijblijvend, en afhankelijk van het enthousiasme van de afdeling of diens leidinggevende. - Rol van de contactpersoon is niet gekoppeld aan niveau. Elke medewerker is gediplomeerd en kan in zijn/haar functie/enthousiasme en competenties contactpersoon van vrijwilligers zijn/worden. - De tijd die begeleiding van vrijwilligers met zich meebrengt is niet opgenomen in een functieomschrijving van contactpersoon. - Terugkoppeling van contactpersonen/coördinator naar hoofd van de afdeling of dienst. Aan de slag met taak en rol van contactpersonen - Contactpersoon hoeft niet afhankelijk te zijn van functie. Belangrijker is dat elke contactpersoon affiniteit met vrijwilligers en competenties heeft om vrijwilligers te begeleiden. - Hoofd van afdeling of dienst is eindverantwoordelijk voor hiërarchisch aansturen van vrijwilligerswerk op zijn/haar afdeling of dienst. - Coördinatoren/ contactpersoon verzorgd- en verpleegd wonen zijn doen de aanvragen van vrijwilligers bij de coördinator vrijwilligerswerk. - Contactpersoon heeft voldoende schriftelijke en mondelinge vaardigheden om een vrijwilliger te motiveren, te stimuleren en te binden. - Een contactpersoon dient gelegenheid en stimulans krijgen van de coördinator of leidinggevende om deel te nemen aan overlegvormen en informatie/themabijeenkomsten t.b.v. het begeleiden van vrijwilligers. - Voor het inwerken van vrijwilligers op een afdeling/dienst wordt geadviseerd om het inwerkprogramma van medewerkers te spiegelen/aan te passen naar vrijwilligers. - Coördinator vrijwilligerswerk overlegd structureel met contactpersonen. Dit overleg kan ook gekoppeld worden met een thema of informatiebijeenkomst. Coördinator vrijwilligerswerk draagt zorg voor de planning hiervan en communiceert dit met desbetreffende hoofden/leidinggevenden. - Contactpersoon informeert het hoofd van dienst maar koppelt ook terug naar team.
9
Communicatie en effecten Voor vrijwilligers Zij ontvangen sinds 2011, elk kwartaal een nieuwsbrief. Bovenop En met elke vrijwilligersgroep is er 2 maal per jaar met contactpersoon een bijeenkomst/overleg. Dit is vastgesteld in het beleid. Toetsingsmoment begin 2012: Tevredenheidsonderzoek Vrijwilligers Vitalis WoonZorg Groep i.s.m. MOVISIE. Voor contactpersonen Leidinggevende hebben voor 80% contactpersonen voorgedragen. Vanuit bijna elke dienst/team zijn afhankelijk van omvang 1 of 2 contactpersonen aangemeld. 22 personen op dit moment voor 2 locaties. Deze contactpersonen worden met ondersteuning van Fonds Nuts Ohra en Vilans getraind/ gestuurd/ begeleid in hun taak. Vanuit projectgroep ZBmV is ook advies gegeven daarna minimaal 2 bijeenkomsten per jaar te organiseren voor feedback, thema bijeenkomsten en het uitwisselen van ervaring, aangestuurd door coördinator vrijwilligerswerk. PR via: Intranet Vitalis Academie Nieuwbrief vrijwillgers Mail Borging en verspreiding Juni 2012 wordt de het leerprogramma geëvalueerd en in een rapport beschreven. Dat zal worden besproken in DR en hierna volgt besluit om training ook voor andere Vitalis locaties te laten plaatsvinden. Indien deze pilot in vorm van leerprogramma positief wordt geëvalueerd dan wordt het Stichtingsbreed opgezet voor alle locatie binnen Vitalis Woon Zorg Groep. Pilot wordt gedraaid met 21 contactpersonen. Indien het stichtingsbreed gaat, gaat het naar schatting om een leerprogramma rond 100 contactpersonen/medewerkers. Vitalis neemt dit op als structureel onderdeel in het aanbod van de Vitalis Academie en zorgt ervoor dat de contactpersonen aan de training kunnen deelnemen. Activiteitplanning oktober 2011 t/m 2013 actie opdracht verantwoordelijk Eindverslag proVilans projectleider jectgroep Afspraken randvoorwaarden Fonds NutsOhra /Vilans/ Vitalis Opstellen leerprogramma contactpersonen Uitvoeren leerprogramma voor contactpersonen
planning
doel
Voor 25 oktober
t.b.v. 1e doel rol/taak contactpersonen idem
Management en projectleider
Nov/dec 2011
Vilans/ Vitalis
Vilans/ Vitalis
Jan/mrt 2012
idem
Vitalis
Externe trainer
April/oktober 2012
idem
10
Terugkoppeling binnen de organisaties Planning voortgang leerprogramma in vorm van overlegvormen coördinator vrijwilligerswerk met contactpersonen
Vitalis/ Fonds NutsOhra Vilans/Vitalis
Projectleider / Vilans
tussentijds
idem
Projectleider
Juni / juli 2012
m.b.t. 1e +2e doel: rol en taak contactpersonen en communicatielijnen
Communicatielijnen Top – down
Vitalis
Projectleider i.s.m. Collega coördinatoren vrijwilligerswerk Vitalis
Febr/maart 2012
2e doel: Verbeteren communicatielijnen naar/ met/ t.b.v. vrijwilligers
Evaluatie van leerprogramma en aanbevelingen aan andere locaties Vitalis + borging
Vilans en Vitalis
projectleider
Eind 201 / begin 2013
Presentatie naar andere locaties en vaststellen borging
Vitalis
projectleider
Feb – jun 2013
11
Contactpersoon voor vrijwilligers: taakomschrijving Vitalis Engelsbergen en Vitalis Vonderhof Kennis Kennis hebben van en toepassen van het vrijwilligersbeleid van Vitalis Woon Zorggroep (zie intranet) Kennis hebben en toepassen van de Vrijwilligersbrochure Openstaan voor kennisoverdracht van de maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligerswerk. Voorlichting Introductie, begeleiden en instrueren van nieuwe vrijwilliger op/bij afdeling/dienst/club (van de gedachte dat niets vanzelfsprekend is: informeer over restaurant, rookruimte, postvak, kopiëren, afwezigheid) Geven van korte, gerichte informatie / handvatten m.b.t. ziektebeelden en / of benaderingstechnieken van bewoners (dementie, R.O.T., Validation, etc.). Coachen Signaleren van nieuwe vrijwilligerstaken/plaatsen. In overleg met coördinator van afdeling of dienst nieuwe vrijwilligers aanvragen bij de coördinator vrijwilligerswerk. Motiveren en stimuleren van vrijwilliger (binden en boeien: laten ervaren dat inzet en hulp van de vrijwilliger waardevol is) Motiveren en stimuleren van samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers (respect en aandacht voor elkaar en het werk) Indien mogelijk of wenselijk vrijwilligers “koppelen” (doel: gesteund voelen en samenwerking te bevorderen. Zelfstandigheid van vrijwilligerswerk te bevorderen, onder verantwoordelijkheid medewerker) Informeer / evalueer regelmatig bij vrijwilliger naar ervaringen Evaluatie met vrijwilligers; 6-8 weken na aanvang van vrijwilligerstaak. ( indien nodig of gewenst door/met coördinator vrijwilligerswerk) Overleg In overleg / in samenwerking met coördinator vrijwilligerswerk minimaal twee maal per jaar een overleg / bijeenkomst organiseren voor eigen vrijwilligersgroep (doel: informeren ontwikkelingen binnen locatie, afstemmen vakantieperiode en gehoord voelen van vrijwilliger = boeien) Overlegstructuur met coördinator vrijwilligers m.b.t. voorwaarden en inhoud vrijwilligerswerk Inbrengen van vrijwilligerswerk in eigen teamoverleg Informeren van vrijwilligers bij veranderingen en mutaties op de afdeling/dienst/ activiteit. Advies Signaleren van knelpunten m.b.t. fysieke en of mentale belasting van vrijwilliger. In overleg met coördinator vrijwilligerswerk/leidinggevende tot een oplossing komen Signaleren als er problemen zijn in de omgang met bewoners, cliënten, medewerkers of collega vrijwilligers
12
Randvoorwaarden Contactpersoon moet over voldoende kennis en vaardigheden beschikken om deze rol te kunnen vervullen Op de locaties zijn voldoende contactpersonen aanwezig. Elke afdeling /dienst heeft minimaal een contactpersoon De rol van de contactpersoon en de contactpersonen zijn voldoende bekend Contactpersoon heeft een eigen e-mail en toegang tot intranet.
13
