Projectplan ‘Community Arts en de zorg’ SENIOREN VEILIG OVER STRAAT Door: Stichting Vughterstede en MIK Zorg(t)
Datum: zomer 2014 Status: Definitiefase
Contactpersoon Vughterstede: Jozien Verkuijlen Contactpersoon MIK: Merel Levink en Marianne van Eeten
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ............................................................................................... 2 1. INTRODUCTIE ................................................................................................. 3 2. PROJECTBESCHRIJVING ................................................................................. 3 2.1 DOEL VAN HET PROJECT ...................................................................................... 3 2.2 RESULTAAT ..................................................................................................... 4 2.3 AFBAKENING ................................................................................................... 4 2.4 PROJECTVRAGEN ............................................................................................... 4 3. PROJECTWEG.................................................................................................. 5 3.1 ALGEMEEN ...................................................................................................... 5 3.2 PROJECTAANPAK ............................................................................................... 5 3.3 FASERING EN WERKZAAMHEDEN ............................................................................. 5 3.3.1 Initiatieffase ........................................................................................... 5 3.3.2 Definitiefase ........................................................................................... 6 3.3.3 Ontwerpfase ........................................................................................... 6 3.3.4. Voorbereidingsfase ................................................................................. 7 3.3.5 Realisatiefase ......................................................................................... 7 3.3.6 Nazorgfase ............................................................................................. 8 4. PROJECTBEHEERSING EN TIJDSPLANNING .................................................... 8 4.1 ALGEMEEN ...................................................................................................... 8 4.2 INDICATIEVE TIJDSPLANNING ................................................................................ 8 4.3 CAPACITEITSBEHEERSING ..................................................................................... 9 4.4 KWALITEITSBEHEERSING ....................................................................................10 4.5 INFORMATIEBEHEERSING ....................................................................................10 5. ORGANISATIE EN COMMUNICATIE .............................................................. 10 5.1 SAMENSTELLING PROJECTORGANISATIE ...................................................................10 5.2 OVERLEGSTRUCTUUR .........................................................................................11 5.3 COMMUNICATIE ...............................................................................................11 6. FINANCIEEL.................................................................................................. 11 6.1 BEGROTING ...................................................................................................12 6.2 FINANCIEEL PLAN .............................................................................................12 7. OMGEVING EN STAKEHOLDERS..................................................................... 12 BIJLAGE 1: MINDMAP EN KRACHTENVELD GESPREKKEN. ................................. 14 BIJLAGE 2 – GANTT CHART............................................................................... 16
2
1. Introductie MIK Zorg(t) participeert met enkele deelnemers aan de training ‘Community Arts in de zorg’, geïnitieerd door Kunstbalie en uitgevoerd door Cal XL in samenwerking met Diane Frenay. In deze training worden praktische tools aangereikt die nodig zijn bij de ontwikkeling en organisatie van een community arts-project in de zorg. MIK heeft haar kans gegrepen en is, parallel aan de training, begonnen met de ontwikkeling van verschillende projecten, waaronder het project ‘Senioren veilig over straat’ in samenwerking met Stichting Vughterstede uit Vught. ‘Senioren veilig over straat’ is een project dat ontstaan is vanuit een behoefteinventarisatie onder de bewoners van woonzorgcentrum Theresia. Hierin kwam naar voren dat de senioren moeite hebben met het naar buiten gaan omdat de verkeerssituatie op het moleneindplein onoverzichtelijk en druk is. De senioren voelen zich niet veilig en worden geremd om zelfstandig naar de markt te gaan. Ook bij Huize Elisabeth is het niet voor alle senioren even vanzelfsprekend om naar buiten te gaan. De stoep voor het huis is namelijk ongeschikt om met de rollator of de rolstoel overheen te bewegen. Voor de senioren die slecht ter been zijn is het erg spannend om over de hobbelige stoep te lopen. Voor senioren is het belangrijk zelfstandig naar buiten te kunnen. In deze sociale groep is eenzaamheid en isolatie een prominent gevaar dat continu op de loer ligt. Met de huidige bezuinigingen in de zorgsector zal de persoonlijke aandacht voor de bewoners van Stichting Vughterstede eerder afnemen dan toenemen en het aantal vrijwilligers in de zorg neemt de afgelopen jaren ook af (Rapport ‘Geven in Nederland’, april 2013). Des te belangrijker is het dat elke drempel die senioren ervan weerhoudt om naar buiten te gaan weggenomen wordt. Daarnaast is beweging ook erg belangrijk voor senioren: het is cruciaal als je zowel geestelijk als fysiek gezond oud wilt worden (Dr. E. Scherder, 2013) Met dit doel wordt het Community Arts Project ‘Senioren veilig over straat’ georganiseerd. Niet alleen wordt getracht de verkeerssituatie op specifieke punten in Vught veiliger te maken, er wordt ook duurzame aandacht gevraagd voor dit maatschappelijke probleem.
2. Projectbeschrijving Het Community Arts-project ‘Senioren veilig over straat’ bestaat uit een feestelijke projectdag met voorafgaand verschillende culturele en kunstzinnige activiteiten. Tijdens de projectdag wordt ter plaatse (moleneindplein en St. Elisabethstraat) aandacht gevraagd voor het probleem. Dit gebeurt in zowel permanente kunstuitingen als tijdelijke presentaties. Aan het eind van deze projectdag zullen de volgende doelen verwezenlijkt zijn:
2.1 Doel van het project In deze paragraaf worden de doelen van het project ‘Senioren veilig over straat’ SMART geformuleerd. - De verkeerssituatie op het moleneindplein in Vught wordt merkbaar verbeterd in het voordeel van de senioren, wonende in woonzorgcentrum Theresia, maar ook van overige bewoners van de wijk Vijverhof. - De kwaliteit van de weg en de verkeerssituatie in de St. Elisabethstraat wordt merkbaar verbeterd in het voordeel van de senioren, wonende in Huize Elisabeth, maar ook van de bewoners en bezoekers van Vught Centrum.
3
- De bewoners van Stichting Vughterstede worden geactiveerd en gestimuleerd hun eigen woonomgeving te verbeteren. Hierbij worden de senioren gestimuleerd in kansen te denken in plaats van beperkingen. - De bewoners van de wijk Vijverhof en Centrum worden creatief uitgedaagd een oplossing te vinden voor verkeers- en veiligheidsproblemen in hun wijk. Hierbij worden verschillende kunstzinnige disciplines ingezet: theater, dans, muziek, beeldende kunst en multimedia. - De bewoners van de wijk, evenals de bewoners van Stichting Vughterstede, worden uitgedaagd te participeren in een groot, sociaal project waarbij ze bij deelname aan activiteiten met mensen zullen werken die ze nog niet kennen. De helft van de participanten zal van Stichting Vughterstede komen, de andere helft uit de wijken. Ook de leeftijd van de deelnemers zal divers zijn: 70% 65+’ers en 30% jonger dan 65, waarvan 20% jeugdig. - Het project ‘Senioren veilig op straat’ zal ontzorgend werken op drie manieren. Ten eerste zorgt het project voor ontspanning, ontmoeting en ontwikkeling wat zal resulteren in een afname in de zorgbehoefte van senioren, zowel binnen als buiten de muren van Stichting Vughterstede. Ten tweede zorgt het ervoor dat de senioren meer gaan bewegen, met als resultaat een betere gezondheid. Ten derde neemt de veiligere verkeerssituatie een drempel, en daarmee een zorg, weg voor de bewoners van de verschillende wijken, waardoor men gemakkelijker de stap neemt om zelfstandig naar de markt of de winkels te gaan.
2.2 Resultaat Het resultaat van het project is driedelig: 1. Een permanent resultaat dat zichtbaar is op het moleneindplein en in de St. Elsabethstraat in de vorm van beeldende kunst. Hiermee wordt ter plekke aandacht gevraagd voor de mensen in de omgeving met als gewenste resultaat rustiger rijgedrag van zowel fietsers als automobilisten en overige verkeersdeelnemers. 2. Een permanent resultaat van aandacht vanuit de Vughtse samenleving voor senioren en andere mensen, die minder valide of onzeker zijn in het verkeer, waardoor ook in de toekomst rekening wordt gehouden met deze groep; niet alleen door verkeersdeelnemers maar ook bij de aanleg van wegen en paden. 3. Een duurzaam project dat binnen de muren van Vughterstede, maar mogelijk ook in andere zorginstellingen, in de toekomst vaker terug zal komen.
2.3 Afbakening Om de grenzen van dit project duidelijk te maken volgen hier enkele elementen die buiten het project vallen: - Tijdens dit project gaat het uitsluitend om de wijken Centrum en Vijverhof waar Woonzorgcentrum Theresia en Huize Elisabeth zich in bevinden. - Tijdens dit project worden bewoners van deze twee wijken als primaire doelgroep gezien. Verzorgenden, familie van zorgbehoevenden en mantelzorgers zijn een secundaire doelgroep. Overige mensen vallen buiten dit project - Verkeerssituaties in Vught blijven een verantwoordelijkheid van de gemeente Vught.
2.4 Projectvragen Bij het omschrijven van het project ‘Senioren veilig over straat’ komen de volgende vragen naar boven: - Op welke manier kan kunst ingezet worden om aandacht te vragen van verkeersdeelnemers zonder in te leveren op de verkeersveiligheid? - Op welke manier kan kunstzinnige of culturele activiteiten of objecten (hierna samengevat in het woord ‘kunst’) ingezet worden om de bestrating meer begaanbaar te maken voor minder validen. - Op welke manier kan kunst ingezet worden om zo veel mogelijk wijkbewoners te betrekken bij dit project?
4
- Op welke manier kan een duurzaam project ontstaan dat zowel binnen Vughterstede als in andere zorginstellingen in de toekomst vaker ingezet kan worden?
3. Projectweg 3.1 Algemeen Dit project komt voort uit de training ‘Community Arts in de zorg’ en is een initiatief van Stichting Vughterstede en MIK. Zoals eerder genoemd is dit project ontstaan vanuit een behoeftepeiling bij de bewoners van Stichting Vughterstede. MIK en Stichting Vughterstede zijn samen verantwoordelijk voor het verloop en het resultaat van het project.
3.2 Projectaanpak Omdat het hier gaat om een eenmalig project dat uitgaat van een duurzaam resultaat is gekozen voor een aanpak in projectmatige stijl. Hierbij worden verschillende modellen gebruikt, zoals het faseren van een project, mindmapping, krachtenvelden, een projectscan, de PDCA-cyclus en een GANTT planning. Hier volgt allereerst een schematische weergave van de fasering van het project: Idee
Wat
Hoe
Hoe te maken
Doen
In stand houden
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
Projectopdracht
Projectontwerp Projectprogramma
Nazorgprogramma Realisatieprogramma
Beheersaspecten Tijd – Geld – Kwaliteit – Informatie - Organisatie
3.3 Fasering en werkzaamheden Hieronder volgende de verschillende fases van het project met daarbij weergegeven welke acties er in de fase plaatsvinden.
3.3.1 Initiatieffase Tijd: 1 december 2013 – 1 januari 2014 Doel: De vraag, het doel en het beoogd resultaat strak omlijnd krijgen. Deze fase is inmiddels afgerond. In verschillende gesprekken met verschillende stakeholders zijn de vraag, het doel en het beoogd resultaat boven tafel gekregen. In deze gesprekken zijn verschillende gesprekstools gebruikt, zoals bijvoorbeeld mindmapping en het krachtenveld. In bijlage 1 zijn de mindmap en het krachtenveld van deze gesprekken tussen MIK en Vughterstede terug te zien. Naast deze gesprekken tussen MIK en Jozien Verkuijlen, hoofd welzijn bij Vughterstede, zijn ook gesprekken gevoerd tussen MIK en bewoners van Vughterstede. Er is bewust voor gekozen dat Jozien niet aanwezig is bij deze gesprekken zodat de bewoners vrij kunnen praten over hun ervaringen en hun behoeftes. Uit deze gesprekken zijn verschillende belangrijke punten naar voren gekomen: - Vughterstede heeft de wens dat de familie van de bewoners nauw betrokken worden bij het project. De bewoners van Vughterstede reageren hier wisselend op. Ouderen die een
5
hechte band hebben met familie zijn enthousiast. Ouderen die geen goede band hebben met familie of geen familie hebben zijn hier helemaal niet enthousiast over. Om van dit project een project te maken dat verder gaat dan de muren van Vughterstede is het belangrijk voor deze laatste groep een doelgroep te vinden waarmee zij contacten aangaan. - Veiligheidsproblemen voor de verschillende huizen van Vughterstede: Zowel bewoners als de organisatie geven aan dat er veiligheidsproblemen zijn wat betreft verkeer en bereikbaarheid van de zorgcentra en de verzieningen er omheen. Het gevolg hiervan is dat de bewoners angst voelen bij het naar buiten gaan en dan ook liever binnen blijven. - Dans: De bewoners van Vughterstede zijn erg enthousiast over de discipline dans. Ze doen graag mee met dansactiviteiten. Hierbij gaat het niet alleen om foxtrotten, maar ook om vrije dans, discodans en moderne hiphopdans. - De drempel om binnen te komen bij Vughterstede verlagen: Zowel de organisatie als de bewoners van Vughterstede voelen dat de drempel om bij Vughterstede binnen te komen erg hoog is. De bewoners hebben het gevoel ‘weggezet’ te zijn en niet meer echt te participeren in de maatschappij. De organisatie voelt dat er een angst is voor buitenstaanders om binnen te komen. Vermoedelijk omdat mensen ‘willen dat ze er nog niet thuis horen’. - Jonge mensen ontmoeten: De bewoners van Vughterstede willen graag jonge mensen ontmoeten. Dit hoeft niet per se familie te zijn. - Duurzaam project neerzetten: MIK wil graag een project neerzetten dat aansluit bij de behoeftes van de bewoners van Vughterstede. Hierbij is het belangrijk dat het project duurzaam is. Na afloop moet het resultaat nog lang zichtbaar zijn en het project zou gemakkelijk, in aangepaste vorm, elders herplaatst kunnen worden.
3.3.2 Definitiefase Tijd: 1 januari 2014 – 31 januari 2014 Doel: Projectplan wordt opgesteld naar de tevredenheid van de verschillende stakeholders. Opmerking: Wegens ziekte zal Marianne van Eeten zich terugtrekken uit het project. ML: Merel Levink JV: Jozien Verkuijlen KUN: Kunstenaar N.B. Bij deze activiteiten is reistijd niet meegerekend. Activiteit Opstellen projectplan en haalbaarheid controleren Contact maken gemeente Vught Draagvlak creëren - Directie/MT Vughterstede - Directie/MT MIK - Bewoners Vughterstede - Gemeente Vught Presentatie Projectplan en voortgang Kunstbalie Organisatie - Overleg - Terugkoppeling naar organisatie
Start 01-01-2014
Einde 31-01-2014
Door wie ML
Uren p.p. 18
15-01-2014 01-01-2014
31-01-2014 31-01-2014
JV
1,5
JV ML JV ML + JV ML + JV
1,5 2 2 2 2
ML + JV
4
21-01-2014 01-01-2014
31-01-2014
3.3.3 Ontwerpfase Tijd: 1 februari 2014 – 15 maart 2014 Doel: Vormgeving details project. In deze fase wordt het project gedetailleerd vormgegeven. Daarbij worden ook de benodigde financiële middelen verzameld. In deze fase worden ook extra stakeholders bij 6
het project betrokken: kunstenaars, de winkeliersvereniging, de wijk en eventuele uitvoerende partijen. Activiteit Kunstenaar introduceren Draagvlak creëren - Wijk - Winkeliersvereniging - Culturele organisaties uit de wijk Uitwerking activiteitenplan maken - Uitwerking randvoorwaarden Organisatie - Overleg - Terugkoppeling naar organisatie
Start 01-02-2014 01-02-2014
Einde 07-02-2014 15-03-2014
01-03-2014 10-03-2014 01-02-2014
15-03-2014 15-03-2014 15-03-2014
Door wie ML + KUN
Uren p.p. 3
JV JV + ML ML JV + ML ML ML + JV
4 3 4 5 3 6
3.3.4. Voorbereidingsfase Tijd: 15 maart 2014 – 1 juni 2014 Doel: Realiseren van de randvoorwaarden voor het project. In deze fase worden alle randvoorwaarden die nodig zijn bij het project georganiseerd en gerealiseerd zodat alles klaarligt voor de uitvoeringsfase. Activiteit Ontwerp kunstzinnig eindresultaat Materialen en personele bezetting organiseren - Planning maken Contact houden met plaatselijke stakeholders Draagvlak creëren - bewoners en familie - wijkbewoners PR en communicatie - Met media communiceren Organisatie - Overleg - Terugkoppeling naar organisatie
Start 15-03-2014 15-04-2014
Einde 15-04-2014 10-05-2014
Door wie KUN ML
Uren p.p. 35 10
10-05-2014 15-05-2014
01-06-2014 01-06-2014
ML JV
4 15
01-04-2014
01-06-2014
JV
5
01-05-2014
01-06-2014
ML + JV
5
15-03-2014
31-05-2014
ML + JV
12
3.3.5 Realisatiefase Tijd: 1 juni 2014 – 1 september 2014 Doel: activiteiten uitvoeren met als thema ‘verkeersveiligheid’ en hoofdactiviteit uitvoeren waarbij daadwerkelijk de angst voor de bewoners van Vughterstede en omgeving om aan het verkeer deel te nemen verminderd wordt. De exacte datum van de hoofdactiviteit is nog niet bekend, maar zal in de zomer zijn. Het zou leuk zijn om de plaatselijke basisschool nog voor de zomervakantie bij het project te betrekken. Wellicht is de combinatie te maken met de WAK-week om extra draagvlak te creëren in de wijk. Activiteit Uitvoeren voorbereidingsactiviteiten Uitvoeren hoofdactiviteit
Start 01-06-2014
Terugkoppeling van deelnemers registreren en verwerken Organisatie - Overleg - Terugkoppeling naar organisatie
01-06-2014 01-06-2014
Einde Einddag
Uren p.p. 35
01-09-2014
Door wie KUN + ML + JV KUN + ML + JV ML + JV
31-08-2014
ML + JV
14
Einddag
7
15 4
3.3.6 Nazorgfase Tijd: 1 september 2014 – 1 oktober 2014 Doel: Resultaten bespreken en project verduurzamen In de maand september vinden evaluatiemomenten plaats. De resultaten van het project worden teruggekoppeld naar de oorspronkelijke doelen. Ook de begroting wordt besproken en teruggekoppeld naar subsidieverstrekkers. Op alle fronten wordt het project afgerond.
4. Projectbeheersing en tijdsplanning 4.1 Algemeen Naast de planning zijn er nog andere elementen die beheerst dienen te worden, namelijk: financiën, kwaliteit, informatie en organisatie. Het element financiën heeft een eigen hoofdstuk gekregen, namelijk hoofdstuk 6. De overige elementen zullen in de onderstaande paragraven verder uitgediept worden. De verschillende elementen, die verdeeld zijn over de verschillende projectfasen, kunnen geborgd worden met behulp van de Deming-cirkel. In deze cirkel komen de volgende onderdelen herhaaldelijk naar voren: Plan: Het opstellen en vastleggen van de wensen en doelen Do: Het vertalen van de wensen en doelen naar een activiteit Check: Het toetsen van de activiteit aan de beschreven wensen en doelen Act: De uitkomsten van de checkfase desgewenst inplannen in de plan-fase. Zo komt de borging van de verbetering tot stand en vormt een continu verbeterproces.
4.2 Indicatieve tijdsplanning Het project ‘Senioren veilig over straat’ moet plaatsvinden in de zomer van 2014. De totale doorlooptijd van het project bedraagt 10 maanden gerekend vanaf de definitiefase. De beheersing van de beschikbare middelen in manuren is verdeeld in drie processen: 1. Ramen (vooraf totaal benodigde tijd inschatten) 2. Budgetteren (vaststellen benodigde tijd per fase) 3. Besteden (inzetten manuren op tijd)
8
Om te bepalen welke activiteiten er nodig zijn in het project, deze te structureren en inzichtelijk te krijgen is een work breakdown system gemaakt (WBS). Senioren veilig over straat
Voorbereidingsfase Duur: 1 maand
Definitiefase Duur: 1 maand
Ontwerpfase Duur: 1,5 maand
Voorbereidingsfase Duur: 2,5 maand
Realisatiefase Duur: 3 maanden
Nazorgfase Duur: 1 maand
Oriënterende gesprekken
Opstellen projectplan/ haalbaarheid controleren
Kunstenaar introduceren
Ontwerp kunstzinnig eindresultaat
Uitvoeren voorbereidingsactiviteiten
Evalueren
Contact maken met gemeente Vught
Draagvlak creëren extern
Materialen en personele bezetting organiseren
Uitvoeren hoofdactiviteit
Financiele terugkoppeling geven
Draagvlak creëren intern
Uitwerking activiteitenplan maken
Contact houden met plaatselijke stakeholders
Terugkoppeling registreren en verwerken
Presentatie projectplan Kunstbalie
Draagvlak creëren extern
PR en communicatie
Om de projectactiviteiten in tijd te beheersen is voortgangsbewaking nodig. Hiervoor is een GANTT-balkenplanning gemaakt, waarin de tijd en benodigde activiteiten zijn verwerkt. In bijlage 2 is de uitgebreide planning weergegeven. Hieronder volgt een beknopte samenvatting. Dec
Jan
Febr
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Initiatieffase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatiefase Nazorgfase
4.3 capaciteitsbeheersing In hoofdstuk 3 en in de work breakdown structure is al een indicatie gegeven van de benodigde manuren. In het onderstaande schema wordt dit nogmaals samengevat.
9
Opmerking: Door het uitvallen van Marianne van Eeten door ziekte is het wenselijk een nieuwe derde of eventueel vierde betrokkene aan te trekken om de werkbelasting voor de projectleiders te verlichten. Hier is nog geen rekening mee gehouden waardoor het onderstaande schema ook een goede indicatie is voor de taakverdeling tussen MIK en Stichting Vughterstede.
Mensen/Fases Jozien Merel Marianne Kunstenaar Totaal
Initiatief 5 5 5 0 15
Definitie 13 27,5 0 0 40,5
Ontwerp 18 24 0 3 45
Voorbereiding 37 33 0 35 105
Realisatie 68 68 0 50 186
Nazorg 5 6 0 3 14
Totaal 146 164 5 91
4.4 Kwaliteitsbeheersing In de definitiefase zijn doelen geformuleerd en is omschreven om welke kwaliteit er gevraagd wordt. Bij de overgang tussen de verschillende projectfasen (mijlpalen) worden de manieren waarop de doelen bereikt worden gedefinieerd. Tijdens dit evaluatiemoment wordt ook een risicoanalyse gemaakt voor de volgende fase zodat inzichtelijk wordt gemaakt welke onderdelen extra aandacht behoeven.
4.5 Informatiebeheersing Om aan het eind van het project een goed overzicht te hebben van de bereikte resultaten en alles te kunnen verantwoorden richting opdrachtgevers en subsidieverstrekkers worden alle gebruikte digitale documenten opgeslagen op een vooraf afgesproken plek op de computers van Jozien en Merel. Gezamenlijke documenten worden via dropbox met elkaar gedeeld. Niet-digitale documenten worden door Jozien en Merel gearchiveerd in een map die uitsluitend voor dit project is.
5. Organisatie en communicatie 5.1 Samenstelling projectorganisatie Door middel van het onderstaande organogram wordt de samenwerking van de projectorganisatie weergegeven. Omdat de initiatiefnemers van dit project uit twee verschillende organisaties komen is het belangrijk van te voren duidelijk te maken wie, waarvoor verantwoordelijk is. Het organogram is nog in ontwikkeling omdat nog niet alle interne stakeholders bij het project betrokken zijn.
10
Senioren veilig over straat
MIK: Verantwoording richting MT
Projectleider MIK Merel Levink
Projectadvies: Sylvia van der Meijden Antonio Almeida
Vughterstede: Verantwoording richting directie
Derde Projectleider? MIK of Vughterstede?
Kunstenaar(s)/ docenten
Projectleider Stichting Vughterstede Jozien Verkuijlen
Mederwerkers welzijn
Vrijwilligers welzijn
5.2 Overlegstructuur Door de projectleiders wordt voor elke fase afgesproken hoe vaak overleg nodig is welke personen bij het overleg aan zullen sluiten. De overlegmomenten zullen bij aanvang van een fase vastgelegd worden. Aan het eind van elke fase wordt een gesprek gepland met één (of enkele) van projectadviseurs om de voortgang te toetsen met een objectief persoon. Voorafgaand aan elke bijeenkomst wordt het doel, het gewenste resultaat, deelnemers, de voorzitter en de notulist bepaald.
en de de de
5.3 Communicatie Communicatie tussen de projectleiders verloopt via e-mail, telefoon of bezoek. Communicatie naar directie en MT verloopt door middel van een periodiek verslag. Communicatie ten behoeve van PR en het creëren van draagvlak onder de doelgroepen wordt per doelgroep en communicatiepartner op maat afgestemd. Hierbij wordt zo veel mogelijk nagestreefd om fysiek contact te hebben. Informatie aangaande het project wordt niet gedeeld met personen buiten de projectorganisatie, mits daar specifiek goedkeuring voor is gegeven door de verschillende projectleiders.
11
6. Financieel 6.1 Begroting In de onderstaande tabel staat aangegeven wat de verwachte kosten zullen zijn van het project ‘Senioren veilig over straat’. De kosten worden samen met de opbrengsten samengevat tot een begroting.
6.2 Financieel plan
7. Omgeving en stakeholders Dit project staat of valt bij de betrokkenheid van de omgeving. Draagvlak creeren is erg belangrijk. De betrokkenen bij het project, intern of extern, moeten zich bewust worden van het bestaan van het project en hun verantwoordelijkheid voor hun aandeel op zich willen nemen; ze moeten actoren worden. Het gaat er om de slagingskans van het project te vergroten door zo veel mogelijk medewerking te bewerkstelligen bij partijen in de omgeving. Waar dat niet mogelijk is wordt in elk geval geprobeerd de risico’s van tegenwerking zoveel mogelijk te verminderen. Na een analyse van de omgeving zijn de volgende stakeholders in kaart gebracht: Met betrekking tot beleid Stichting Vughterstede MIK Gemeente Vught Met betrekking tot input Afdeling Welzijn – Vughterstede Cliëntenraad Vughterstede Vrienden van Vughterstede 3VO Met betrekking tot output Wijkvereniging Centrum Wijkvereniging Vijverhof Winkeliersvereniging Moleneindplein Basisschool De Wieken Met betrekking tot uitvoering Afdeling Welzijn – Vughterstede Vrijwilligers welzijn – Vughterstede Kunstenaars MIK Coördinatie verkeersveiligheid Met betrekking tot financiering Kunstbalie Fonds voor cultuurparticipatie Fonds voor ouderenparticipatie VSB Fonds Fonds Sluyterman van Loo Buurtcultuurfonds RCOK Prins Bernhard Cultuurfonds
12
Gemeente Vught Woningbouwvereniging (nog nader te definiëren)
13
Bijlage 1: Mindmap en krachtenveld gesprekken. Mindmap: Datum gesprek: 27 november 2013 Aanwezigen Vughterstede: Jozien Verkuijlen Aanwezigen MIK: Marianne van Eeten, Merel Levink
Krachtenveld: Datum gesprek: 11 december 2013 Aanwezigen Vughterstede: Jozien Verkuijlen Aanwezigen MIK: Marianne van Eeten, Merel Levink
Wijk. Bibliotheek. Thuiszorg.
Actieve PR in de plaatselijke media Publiek: betrokkenen en hun directe omgeving.
Participatie met de directe omgeving: - medebewoners - wijkbewoners - vrienden en familie
Verhalen van bewoners. Eigen inbreng in artistieke resultaat. Verbondenheid met het resultaat.
MIK Culturele omgeving in de wijk.
Blijvend resultaat in de omgeving van Vughterstede.
Competentiezorg. Ontzorging. Sociale cohesie. Betrokkenheid.
Ontwikkeling van huidige vaardigheden. Ontdekken van nieuwe talenten en interesses. Avonturen beleven.
Bijlage 2 – GANTT Chart Hieronder volgt een afbeelding van de gemaakte GANTT chart. Het is een overzicht van de gemaakte planning. Deel 1
Deel 2
17
