GRIP OP INFORMATIE. Een richting voor de vraagorganisatie van de brandweer. Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg & Rampenbestrijding

GRIP OP INFORMATIE Een richting voor de vraagorganisatie van de brandweer

Ik wil een digitale bereikbaarheidskaart voor mijn korps.

Hoe vind ik de juiste aanbieder?

Hoe sluit ik aan op de infrastructuur?

Hoe gaat het nieuwe systeem communiceren met systemen die ik al heb?

Hoe kan ik zo goedkoop mogelijk aanschaffen?

Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg & Rampenbestrijding

1

Conclusie

De brandweer wenst grip te krijgen op de informatiestromen om de kwaliteit van de prestaties te verhogen. Met name in de GRIP-situaties zal dit gevoeld worden. De titel van dit document geeft dit weer. De vraagorganisatie kan belangrijk bijdragen aan het op orde brengen van het informatiemanagement. In dit document wordt uiteengezet op welke manieren de vraagorganisatie vorm gegeven kan worden. Dit is een eerste stap in het proces van kwartier maken en voor deze stap wordt de Raad van Regionale Commandanten (RRC) gevraagd richting te geven op welke manier de vraagorganisatie vorm gegeven dient te worden. De RRC heeft eerder vastgesteld dat een vraagorganisatie voor de brandweer noodzakelijk is door het vaststellen van het landelijk informatiebeleid brandweer “In helder perspectief” (november 2007). De vraag ligt nu voor of de organisatie van het informatiemanagement door een gestuurde samenwerking op bovenregionaal niveau, onder de vlag van de veiligheidsregio of multidisciplinair moet geschieden. Deze keuze is niet alleen een keuze om het informatiemanagement te verbeteren maar ook een strategische keuze voor de toekomst. Immers, er kan gekozen worden om met een of meerdere partners het informatiemanagement op orde te brengen. In dit document worden 5 scenario’s geschetst. Een scenario omschrijft het inrichten van regionale vraagorganisaties, twee scenario’s omschrijven een bovenregionale (mono) vraagorganisatie en twee behelzen een samenwerking met politie en/of GHOR. Mijn conclusie is dat scenario 3 (het netwerk model) op dit moment de brandweer het beste past. Hiermee wordt een heldere keuze gemaakt voor het inrichten van een vraagorganisatie voor de kolom brandweer onder de vlag van de NVBR, i.c. de programmaraad informatiemanagement (PR-IM). De vraagorganisatie werkt samen met de andere kolommen ten behoeve van de multidisciplinaire vraagarticulatie. Het informatiemanagement voor de brandweer krijgt hierdoor een gezicht van waaruit verdere ontwikkelingen ingezet en gevolgd kunnen worden. Het netwerk model is gestoeld op een hoge betrokkenheid van de regio’s waardoor het informatiemanagement vooral met de regio’s wordt vorm gegeven. Het netwerk model is een slanke organisatie bestaande uit een NIO (national information officer), een secretaris en op gelegenheidsbasis een aantal CIO’s (chief information officer) uit het Netwerk Informatiemanagement (NIM). Door deze beperkte omvang kan er een snelle start gemaakt worden. Er dient een NIO en een secretaris aangetrokken te worden. Het tweetal kan starten met het verder borgen van de procedure om tot vraagarticulatie te komen, met de NIM starten met het opmaken van de projectenkalender voor 2009 en een aantal informatieproducten uit de projectenkalender uit te werken. Deze twee medewerkers kunnen participeren in overlegvormen ten behoeve van de multidisciplinaire vraagarticulatie. Ik adviseer de Raad om voor dit model te kiezen en met een beperkte omvang ( 2 fte.) te starten. De twee vaste medewerkers (NIO en secretaris) van de vraagorganisatie worden aangestuurd door de (voorzitter van) de PR-IM. De kosten voor de NIO en de secretaris kunnen in 2010 structureel in de begroting opgenomen worden. Om de formatiekosten voor 2009 voor de NIO en mogelijk de secretaris te kunnen financieren zal voor een incidentele en budgettair neutrale oplossing gekozen moeten worden. Het is aan de NVBR om te beoordelen of dit mogelijk is. Na deze twee jaar wordt deze gekozen werkwijze geëvalueerd. In mijn gesprekken is gebleken dat de sense of urgency snel toeneemt om een keuze te maken voor de inrichting van de vraagorganisatie voor de brandweer. Het risico dient zich inmiddels aan dat als de brandweer niet zelf kiest, er wordt gekozen voor de brandweer. Frank Schumacher Wijhe, donderdag 27 november 2008.

Articus bv: GRIP op informatie, 27-11-2008.

Pagina 1 van 14

2.

Inleiding

“De informatievoorziening ten behoeve van de rampenbestrijding is onvoldoende op orde. Dit leidt ertoe dat de kans op slachtoffers en materiele schade als gevolg van een ramp groter is dan nodig. De urgentie om dit te verbeteren blijkt uit talloze voorbeelden uit binnen- en buitenland”. Zo luidde de openingszin van de inleiding van rapport “de vrijblijvend voorbij” van de ACIR, de Adviescommissie Coördinatie Informatievoorziening Rampenbestrijding, van maart 2005. Een van die aanleidingen was de rapportage van de commissie Oosting over de vuurwerkramp in Enschede op 13 mei 2000. Een van de aanbevelingen van ACIR (nummer 5) was dat er voor de brandweer een landelijke vraagorganisatie wordt ingericht. Het bestuur hiervan wordt samengesteld uit gemandateerde bestuurders vanuit de integrale Veiligheidsbesturen. Een klein hoogwaardig bureau dient het bestuur van de landelijke vraagorganisatie te ondersteunen. In het daarop volgende kabinetsstandpunt ACIR is geconstateerd dat er sprake is van fragmentatie in de informatievoorziening in het veiligheidsveld. Dat komt doordat de besluitvorming over de informatievoorziening is versnipperd en door het ontbreken van een landelijke visie en landelijke kaders. Het kabinet sprak uit dat er meer convergentie gecreëerd moet worden op dit onderwerp. Daarop volgde vele ontwikkeling zoals kernpuntennota Brand-in (april 2006), Informatie Meester (september 2006), KT ACIR (korte termijn uitvoering van onderdelen uit ACIR, augustus 2007) met daarop als vervolg IASV (Informatiearchitectuur Sector Veiligheid), Impactanalyse invoering basisregistraties in brandweerorganisaties (juli 2007) en “In helder perspectief” het landelijk brandweer informatievoorzienings leidraad (BRIL) (november 2007). De huidige minister van Binnenlandse Zaken vindt evenzo dat de het informatiemanagement een belangrijke voorwaarde is om de rampenbestrijding op orde te krijgen. Om dit te onderstrepen zijn de voorwaarden voor het inrichten van het informatiemanagement opgenomen in het concept- Besluit veiligheidsregio en in de Convenanten Veiligheidsregio. Het Landelijk Beraad Crisisbeheersing heeft in het document “Basisvereisten crisismanagement, de decentrale normen benoemd” van november 2006 geconstateerd dat informatiemanagement een voorwaardenscheppend proces is waarvan de kwaliteit achtergebleven is. De kwaliteit en de effectiviteit van het totale systeem van rampenbestrijding en crisisbeheersing zijn hierdoor onvoldoende geborgd. Uit documenten van de afgelopen jaren en nu ook uit wetgeving blijkt het op orde te hebben van de informatiehuishouding binnen de brandweer een belangrijke randvoorwaarde om als dienst te kunnen presteren. In het repressieve optreden is dit het meest significant merkbaar gezien de resultaten van de oefening Eagle One. De huidige stand van de techniek maakt het mogelijk om dit goed te organiseren en vele initiatieven in het land zijn er op gericht om dit mogelijk te maken. De brandweerregio’s zijn hiermee bezig en hebben vele projecten gestart. Bij een inventarisatie bleken dit er honderden te zijn. De programmaraad Informatiemanagement (PR-IM) en het netwerkwerk informatiemanagers (NIM) hebben een belangrijke voortrekkersrol te vervullen om de lopende projecten te overzien en prioriteiten te stellen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en de Raad voor de multidisciplinaire informatievoorziening (Raad MIV) zijn bezig met het inrichten van governance, besturing, aansturing en financiën Uit documenten is gebleken dat het inrichten van een mono vraagorganisatie een belangrijke pijler is voor de multidisciplinaire vraagarticulatie. In dit document is dit als uitgangspunt opgenomen. Om die reden beschrijft dit document met name de mono organisatie en spreekt het voor zich dat deze organisatie nauw samenwerkt met de organisatie voor de multidisciplinaire vraagarticulatie onder de regie van de Raad MIV.


Pagina 2 van 14

3

Leeswijzer

Dit document is tot stand gekomen door literatuurstudie, interviews met vertegenwoordigers van de brandweer, vtsPN, Raad MIV, BZK, bedrijfsleven en overleg met het NIM en de PRIM. In dit document worden achtereenvolgens beschreven wat een vraagorganisatie is (paragraaf 4), de toekomstige situatie (paragraaf 5), de huidige situatie (paragraaf 6) en de omgevingsfactoren (paragraaf 7) worden behandeld die bepalend zijn voor de keuze van een richting voor de vraagorganisatie. Vervolgd wordt met vijf scenario’s met verschillende richtingen (paragraaf 8), een vergelijk (paragraaf 9) en een voorstel voor één richting (paragraaf 10). Tevens wordt er een voorstel (paragraaf 11)gedaan voor een richting om het proces van articulatie te borgen in de werkwijze van de NVBR. Afgesloten wordt met een vervolgstap (paragraaf 12) die gevolgd kan worden na het kiezen van die richting.

4

Wat is eigenlijk een vraagorganisatie?

Tot de essentie teruggebracht verbindt een vraagorganisatie vragen uit het veld met aanbod door leveranciers. Het articuleert vragen op een zodanige manier dat de wensen van brandweerorganisaties op het gebied van informatievoorziening inzichtelijk zijn en worden weergegeven in functionele eisen en technische specificaties om informatiesystemen aan elkaar te kunnen koppelen. Met deze gegevens kunnen de regio’s op de markt naar leveranciers van systemen zoeken die toepasbaar zijn in de respectievelijke regio’s. Het NIM heeft in een van haar werksessies geschetst hoe een vraagorganisatie voor de brandweer gestructureerd kan zijn. Zij ziet het NIM als leidend in de inhoudelijke vraagarticulatie. Het ontbreekt hen echter aan voldoende capaciteit om deze taak te gaan uitvoeren. De PR-IM heeft dit evenzo geconstateerd en beseft ook dat gezamenlijk de vraag formuleren en het met één mond spreken in het belang is van de brandweer en de aanbodorganisaties. Dit kan financiële voordelen opleveren voor de brandweersector. Het landelijk informatiebeleid brandweer “In helder perspectief” beschrijft de taken van een vraagorganisatie. Deze zijn: o

Vraagcoördinatie: coördinatie van de vraagarticulatie van bedrijfskritische applicaties en coördinatie van de vaststelling van de functionele eisen aan alle resterende niet-bedrijfskritische applicaties die de primaire processen ondersteunen;

o

Autorisatie: autoriseren van de landelijke kaders en afspraken op het terrein van de architecturen en de functionele eisen;

o

Validatie: organiseren van de validatie van de uitkomsten van projecten;

o

Ontwikkeling van architecturen: ontwikkelen van de proces-, functionele, gegevens-, technische architectuur op basis van de strategische richting en de beleidsuitgangspunten zoals door het Veiligheidsberaad vastgesteld;

o

Functioneel applicatiebeheer: zorgdragen voor het functioneel applicatiebeheer daar waar het gaat om bedrijfskritische, dus landelijke, applicaties;

o

Kwaliteitseisen: stelt kwaliteitseisen vast waaraan de informatievoorziening moet voldoen op landelijk niveau en waar mogelijk op regionaal niveau.


Pagina 3 van 14

o

5

Projectenkalender: jaarlijks inrichten van de projectenkalender m.b.t. landelijke informatievoorzieningprojecten. De projectenkalender wordt jaarlijks vastgesteld door de Raad van Regionale Commandanten.

Huidige situatie: gebiedsgebonden automatisering

Momenteel wordt er veel door de regio’s ontwikkeld op het gebied van informatievoorziening. Bij een inventarisatie door de Raad MIV (portfolio management) bleken een kleine 300 projecten in het land gestart te zijn. De informatiemanagers in de regio’s proberen elkaar goed op de hoogte te houden om doublures te voorkomen maar dit blijkt door de hectiek van de dagdagelijkse beslommeringen niet eenvoudig. In de regio’s wordt de druk gevoeld om systemen te introduceren ter verbetering van het informatiemanagement. De aanstaande wetgeving kent artikelen over het informatiemanagement. De brandweerregio benadert een leverancier die een product beschikbaar heeft of geeft opdracht tot het vervaardigen van een product voor die regio. In het eerste geval bepaalt de leverancier de wijze waarop in die regio de werkprocessen georganiseerd dienen te zijn. In het tweede geval dienen eerst de werkprocessen in beeld gebracht worden en daarna vind de feitelijke automatiseringsslag plaats. Dit zijn vaak kostbare projecten. Informatiemanagement is voor bestuurders en brandweermanagers een lastig thema. Het wordt snel geassocieerd met soft- en hardware, hoge kosten en tijdoverschrijdende projecten en niet met processen die een belangrijke bijdrage leveren aan de bedrijfsvoering. Er is weinig overzicht en de samenhang van onderdelen van de informatievoorziening wordt niet gezien. Aan de andere kant wordt er geklaagd door bestuurders en managers dat zij weinig stuurinformatie hebben. Juist door een gebrek aan regie op landelijk niveau blijven de regio’s, veelal ook gedreven door de dagelijkse hectiek, louter binnen de regiogrenzen bezig met informatiemanagement.

Voorbeeld: Een bedrijf handelt in 3D-beelden van gebouwen en verkoopt deze aan gemeenten, brandweerorganisaties en regionale organisaties. Op verschillende plekken is dezelfde informatie aangekocht binnen hetzelfde werkgebied en dus voor hetzelfde product meerdere keren betaald.

6

Toekomstige situatie: plug and play

In het jaarverslag van de NVBR is in 2010 het volgende te lezen: De brandweerregio’s hebben het belangrijk gevonden gezamenlijk op te trekken om het informatiemanagement en de benodigde voorzieningen verder te ontwikkelen. Inmiddels hebben zij geconstateerd bij onder meer het proces van vergunningverlening en tijdens oefeningen dat de kwaliteit van de koude en warme organisatie toeneemt door het realiseren van een open gemeenschappelijke informatievoorziening. Informatie is vrijelijk toegankelijk voor een ieder op elk niveau binnen een organisatie. De informatie is actueel en wordt gebruikt om te sturen in de


Pagina 4 van 14

bedrijfsvoering en bij de operatiën. Men is in staat bij elk incident adequate informatie uit te wisselen zodat de hulpverlening effectief verloopt. De gebruikers van informatie gaan hier professioneel mee om en zijn rolvast. Veel informatie wordt op een geografische ondergrond aangereikt zodat zij eenvoudig geïnterpreteerd kunnen worden. De bestuurlijke en operationele besluitvorming is hierdoor sneller geworden waardoor ook de communicatie naar allerlei doelgroepen sterk is verbeterd. De gebruikte systemen worden elke dag gebruikt in zowel de koude als de warme organisatie. De regio’s wenden zich tot de landelijke vraagorganisatie die hen verder helpt met het aanleveren van informatie waardoor de respectievelijke regio’s een verantwoorde keuze kunnen maken inzake de informatievoorziening. De taak van de vraagorganisatie is de behoeften van het veld te vertalen in functionele eisen en technische specificaties voor koppelvlakken. Functionele eisen geven de prestaties weer van een systeem. De technische specificaties maken het mogelijk om aan te sluiten op een landelijke, regionale en lokale infrastructuur. Als voorbeeld voor een functionele eis is dat een navigatiesysteem binnen 15 seconden na het ingeven van het adres een route opgeeft. De vraagorganisatie draagt zorg voor landelijke standaardisatie op het niveau van functionele eisen en technische specificaties voor koppelvlakken. Regio’s kunnen desgewenst functionele eisen toevoegen als de regionale omstandigheden dat vergen. Voor de leveranciers heeft dit ook belangrijke voordelen opgeleverd. Zij weten precies wat de klant wil en kunnen volgens het principe van “plug and play” leveren. Doordat de leveranciers zich willen onderscheiden voeren zij innovaties door in hun producten. Op deze manier heeft de brandweer voordelen omdat de informatievoorziening door de markt wordt geïnnoveerd. De functionele eisen zijn immers onafhankelijk van de technische specificaties van soft- en hardware. Regio’s hebben besloten om tot gezamenlijke inkoop van kritische systemen over te gaan omdat het kosten bespaart en soms ook multidisciplinair vereist is. De regio’s hebben ook besloten voor systemen waarbij dit minder voor de hand ligt, bijvoorbeeld roostersystemen, zelf de keuze te willen maken of met een beperkte groep. Het maken van de keuze, het aanschaffen, het implementeren en het beheren van systemen is nog steeds een taak voor de individuele regio’s.

Voorbeeld: De dynamische bereikbaarheidskaart geeft de eerst uitrukkende brandweerploeg in het voertuig de mogelijkheid om op een geografische ondergrond gegevens van een gebouw weer te geven. Dit kan zijn de gebouwencontouren en plattegronden,brandweeringangen, mogelijke aanwezigheid van bijzondere risico’s, de ligging van brandkranen, afsluiters voor gas en elektra, etc. Het is dynamisch omdat de gegevens bij de bron ontsloten worden en dus altijd actueel zijn. Deze kaart is ontwikkeld in de regio Noord- en Oost-Gelderland . Dit heeft functionele eisen opgeleverd waar een dergelijk systeem aan dient te voldoen alsmede technische specificaties om het te kunnen koppelen aan een infrastructuur. Alle regio’s gebruiken deze gegevens om een dergelijk systeem aan te schaffen.

7

Wat speelt er in de omgeving?

De richting voor een vraagorganisatie wordt beïnvloed door wat speelt in de omgeving.


Pagina 5 van 14

Op hoofdlijnen kan de brandweer kiezen voor een monodisciplinaire organisatie, een vraagorganisatie voor veiligheidsregio’s of een multidisciplinaire organisatie met daarin de drie partners (en mogelijk vier, i.c. de kolom gemeenten). Onderstaand wordt beschreven welke actoren en factoren een rol spelen. 7.1

Brandweerregio of veiligheidsregio

De brandweer is nadat de Wet veiligheidsregio’s in werking is getreden een onderdeel geworden, naast de GHOR, van de veiligheidsregio. Op regionaal niveau zijn de brandweer en GHOR in een organisatie onder een bestuur gebracht. Voor deze veiligheidsregio zijn in dezelfde wet (en ook in het Besluit veiligheidsregio’s) artikelen opgenomen inzake het informatiemanagement. De veiligheidsregio’s zijn verantwoordelijk voor het informatiemanagement van zowel brandweer als GHOR. Dit roept de vraag op hoe de veiligheidsregio’s zich op bovenregionaal niveau laten vertegenwoordigen daar waar het om informatiemanagement gaat. De keuze ligt in kolomspecifiek of voor de veiligheidsregio. De verschillen tussen het informatiemanagement van de brandweer en GHOR zullen niet groot zijn, op voorzieningenniveau zal het nog kleiner zijn. Het werkveld is toch anders. De vraag is of beide organisaties bereid zijn om gezamenlijk te gaan optrekken op landelijk niveau. 7.2

Of toch een multidisciplinaire vraagorganisatie

Dit document spreekt over een vraagorganisatie voor de brandweer en dus over een mono organisatie. De brandweer is momenteel een van de partijen die zoekende is naar een werkbare inrichting voor de monodisciplinaire vraagorganisatie. De Wet veiligheidsregio’s (artikel 20) stelt dat de besturen van de veiligheidsregio’s gemeenschappelijk zorg dragen voor in ieder geval de inrichting van een uniforme informatie- en communicatievoorziening. Deze bovenregionale gemeenschappelijke regeling dient het belang van de veiligheidsregio en dus de brandweer en de GHOR. De politie kent inmiddels al een dergelijke voorziening en wel de vtsPN. De Raad MIV presenteert zich als de multidisciplinaire vraagorganisatie waarin de brandweer samenwerkt met de partners binnen de crisisbeheersing en rampenbestrijding. In de Raad MIV zijn een aantal voorstellen behandeld om te komen tot de daadwerkelijk inrichting van de multidisciplinaire vraagorganisatie. Een bespreekpunt is in hoeverre de mono vraagorganisaties zich verhouden met de multidisciplinaire organisatie. Uitgaande van een gezamenlijk belang om het informatiemanagement voor de crisisbeheersing en rampenbestrijding goed op orde te hebben kan de vraagorganisatie voor alle partners multidisciplinair belegd worden in één organisatie. Deze organisatie kan worden ondergebracht bij een van de partners, bijvoorbeeld de vtsPN. Voor de kritische multidisciplinaire processen is het dan geregeld maar dit is een onderdeel van het functioneren van een dienst. Er blijven altijd monodisciplinaire vragen bestaan. De kracht van een multidisciplinaire samenwerking wordt bepaald door de kracht die de mono organisaties meebrengen. Met dit als uitgangspunt is de dagelijkse praktijkuitoefening leidend en de crisisbeheersing en rampenbestrijding meer van hetzelfde maar in bijzondere omstandigheden. Een discipline overstijgende vraagarticulatie is dan meer op zijn plek dan een multi vraagorganisatie. Dit verschil wordt gemaakt om te benadrukken dat multidisciplinaire vraagarticulatie een bijeenkomst is van de mono vraagorganisaties. Met elkaar wordt de multidisciplinaire vraag geformuleerd. Deze bottom up benadering leidt tot meer betrokkenheid van de partners en staat borg voor de identiteit van de partners. 7.3

Wat betekent dit financieel

De kosten voor een monodisciplinaire vraagorganisatie voor de brandweer bestaat in hoofdzaak uit formatieplaatsen met de gebruikelijk overhead. Er zijn geen specifieke middelen benodigd. De Articus bv: GRIP op informatie, 27-11-2008.

Pagina 6 van 14

vraagorganisatie is een faciliteit ten behoeve van de regio’s dus dragen de regio’s de kosten voor deze vraagorganisatie. Momenteel is 0,5 fte beschikbaar bij de NBVR voor een programmamanager voor de PR-IM. Deze persoon neemt op dit ogenblijk een beperkt aantal taken weer van de vraagorganisatie. Afhankelijk van de keuze van de richting voor de vraagorganisatie kan dit oplopen tot een geschatte 6 á 7 fte volgens eerdere becijferingen van het NIM. Voor de dekking van kosten van een vraagorganisatie zijn meerdere opties beschikbaar. Voor de regio’s die de convenanten hebben afgesloten met het ministerie van BZK is feitelijk geld beschikbaar omdat een onderdeel van het convenant spreekt over een professioneel georganiseerde veiligheidsregio waarmee onder andere een professioneel georganiseerde informatiemanagement bedoeld wordt. BZK stelt dat een veiligheidsregio en de afzonderlijke veiligheidspartners voor 1 januari 2010 de organisatie van de informatievoorziening en ICT ten behoeve van de rampenbestrijding en crisisbeheersing multidisciplinair hebben ingericht en geïmplementeerd. Gezamenlijk inkopen levert een belangrijke besparing op voor de deelnemende organisaties waardoor de besparing aangewend kan worden voor een centrale vraagorganisatie. Een vraagorganisatie levert een standaardisatie op van functionele eisen en technische specificaties voor koppelvlakken. Dit maakt het mogelijk om gezamenlijk in te kopen. Hiermee kunnen regio’s de vraagorganisatie gaan financieren door tevens te gaan besluiten zoveel mogelijk gezamenlijk in te gaan kopen. Het inkopen wordt overigens niet als een primaire taak gezien van de vraagorganisatie maar kan wellicht elders worden ondergebracht, bijvoorbeeld bij de LFR. In ieder geval een organisatie die kennis en kunde heeft op het gebied van aanbestedingen en centrale inkoop. De budgetten van brandweerorganisaties voor informatiemanagement zijn in het algemeen niet groot. Deskundigen spreken erover dat 5 tot 10% van het budget van organisaties benodigd is voor het informatiemanagement. In die zin zal het onvermijdelijk zijn dat brandweerorganisaties het financiële volume voor informatiemanagement zullen moeten vergroten. Dit maakt het niet makkelijk om een start te kunnen maken. Het laat zich aanzien dat welke keuze ook gemaakt wordt er financiën gegenereerd moeten gaan worden. Geen keuze maken voor een vraagorganisatie maken zal zeker leiden tot een veel hogere uitgavenpatroon voor de individuele regio’s.

8

Scenario’s

De keuze voor de richting voor de vraagorganisatie is gelegen in de vraag of de vraagorganisatie voor de brandweer mono of multi ingericht dient te worden. In de monorichting zal een verdere richting vooral bepaald worden door de beschikbaarheid van financiën. In de multirichting is verder een keuze te maken in samenwerking met de GHOR in het verband van de veiligheidsregio of samenwerking tussen het bovenregionale samenwerkingsverband van brandweer en GHOR met de Voorziening tot samenwerking van de politie Nederland, aangestuurd door de Raad MIV. Dit leidt tot een 5-tal mogelijk scenario’s die hieronder beschreven zijn. De scenario’s zijn, om ze te laten leven, zo veel mogelijk concreet gemaakt met een inrichtingsvoorstel.


Pagina 7 van 14

8.1

Het regionale model

In dit model richten de respectievelijke regio’s zelf de eigen vraagorganisaties in. De CIO van de regio en zijn/haar medewerkers vormen de vraagorganisatie. Zij voeren de taken van een vraagorganisatie zoals voorgesteld in de BRIL. De CIO vertegenwoordigt zijn regio in het NIM en daar worden afspraken gemaakt over de projectenkalender. De PR-IM bewaakt dat de activiteiten door de regio worden uitgevoerd en coördineert de activiteiten op procesniveau.Ten behoeve van de RRC bereidt de PR-IM de besluitvorming voor. Het NIM spreekt over de technisch inhoudelijke zaken. Elke regio neemt een activiteit voor zijn rekening waardoor per jaar 25 activiteiten worden afgerond en voor elke regio beschikbaar zijn. Het voordeel van een dergelijke constructie dat het een hoge productie heeft en geen kosten voor het collectief. De PR-IM en het NIM zijn zeer nauw betrokken bij het proces van vraagarticulatie. De voorzitter van het PR-IM is het landelijke aanspreekpunt. Het nadeel is dat elke regio per jaar een gelijke inspanning moet leveren om de afspraak in balans te houden. 8.2

Een brandweervraagorganisatie: het virtuele model

Met het virtuele wordt bedoeld een organisatie die opgebouwd wordt uit leden van de PR-IM en uit het netwerk van informatiemanagers (NIM). Een lid of een aantal leden uit de PR-IM vormen de kern van deze organisatie en dragen zorg voor de werkverdeling. De programmamanager van de PR-IM ondersteunt deze werkzaamheden. Op het moment dat een “vraag” gearticuleerd dient te worden, worden een aantal informatiemanagers uit het netwerk van informatiemanager gevraagd aan dit proces deel te nemen. Per “vraag” worden andere informatiemanagers gevraagd te participeren om deze specifieke “vraag” te articuleren. Ten behoeve van de RRC bereidt de PR-IM de besluitvorming voor. Het voordeel van een dergelijke constructie is dat zij goedkoop is voor het collectief. De kosten van de informatiemanagers worden door de respectievelijke regio’s gedragen en onderling niet verrekend. Een ander voordeel is dat de PR-IM en het NIM zeer betrokken zijn bij het proces. De voorzitter van het PR-IM is het landelijke aanspreekpunt. Het nadeel is dat door de beperkte beschikbare tijd van leden van de PR-IM en leden van het NIM de voortgang van werkzaamheden laag is. 8.3

Een brandweervraagorganisatie; het netwerkmodel

Dit model kenmerkt zich door, hoewel nog beperkt, zelfstandig bestaan van de vraagorganisatie. De vaste kern wordt gevormd door een NIO (National Information Officer) voor de brandweer en de programmacoördinator (PC) van de PR-IM. De PR-IM vormt “het bestuur” van de vraagorganisatie. Zij houdt zich bezig met prioriteiten stellen en voortgang bewaken. Ook hier bereidt de PR-IM de besluitvorming voor om behandeld te worden in de RRC. De vraagarticulatie komt tot stand zoals in het vorige model geschetst is. Het duo NIO en PC PR-IM overlegt met het NIM welke informatiemanagers betrokken zullen worden bij de vraagarticulatie en starten het proces. Zij doen voorstellen aan de PR-IM. De NIO wordt hier gepresenteerd omdat deze functionaris bezig zal zijn om de voorzitter van de PR-IM te ondersteunen bij zijn werkzaamheden, met name gericht op de RRC. Voor de Raad zal de NIO het gezicht zijn van het informatiemanagement van de brandweer. Deze persoon kent de taal van de regionaal commandanten en de informatiemanagers. De PC PR-IM is gericht op het ondersteunen van de werkzaamheden van de PR-IM en het NIM en is meer technisch inhoudelijk gericht. Deze functionaris is voor het NIM het gezicht van het informatiemanagement van de Nederlandse brandweer.


Pagina 8 van 14

Het voordeel van deze organisatie is dat het relatief eenvoudig te starten is en een redelijke slagkracht kan ontwikkelen. Dit is belangrijk voor de brandweer zelf maar ook in multidisciplinair verband. De brandweer laat zien dat er een duidelijke keuze gemaakt is en bepaalt daarmee de positie van haarzelf en andere organen. Ook in dit model is er een hoge betrokkenheid van de regionale informatiemanagers waarbij voor zowel de voorzitter van de PR-IM als wel voor de informatiemanager ondersteuning beschikbaar is. 8.4

Een vraagorganisatie voor de veiligheidsregio: het combimodel

In dit scenario is het uitgangspunt het informatiemanagement voor de veiligheidsregio. Uitgaande van de Wet veiligheidsregio’s is informatiemanagement een verantwoordelijkheid van de respectievelijke veiligheidsregio’s. De veiligheidsregio’s zijn een bovenregionale gemeenschappelijke regeling aangegaan waarin de vraagorganisatie is ondergebracht. De brandweer en de GHOR hebben per veiligheidsregio’s een informatiemanager is aangesteld voor beide vakgebieden. Het voordeel van een dergelijke constructie is vooral efficiëntie. Deze vraagorganisatie bedient twee vakgebieden en kenmerkt zich door een professionele inrichting met als schatting 6 á 7 fte. Dit zijn architecten (standaarden, applicaties en basisregistraties), procesdeskundigen (werkprocessen, begrippenkaders en going en ongoing business in de regio’s) en communicatiemedewerkers (evangeliseren, lobbyen, opleidingen en communicatie) en leiding. Het nadeel van een dergelijke constructie is dat het los staat van de sturing door de NVBR. 8.5

Een vraagorganisatie voor alle partners: het multimodel

Het vorige scenario kan verder door getrokken worden door een multidisciplinaire organisatie te realiseren. De vraagarticulatie voor de brandweer, GHOR en politie wordt in een multidisciplinaire vraagorganisatie ondergebracht. In de huidige omstandigheden betekent dit bij de Raad MIV. De Raad MIV kan op haar beurt besluiten de uitvoering hiervan neer te leggen bij de vtsPN. Dit betekent dat er een grote organisatie zal ontstaan waar de brandweer van zal willen eisen dat zij als een herkenbare eenheid in deze organisatie kunnen werken. In de huidige organisatievorm van de vtsPN zal dit betekenen dat er een domeinmanager brandweer wordt aangetrokken. Het voordeel van een dergelijke constructie is de efficiëntie. Het nadeel is dat het op afstand komt te staan van de sturing door de NVBR omdat deze organisatie is ingebed bij de vtsPN.

9

Een vergelijk

De regionale commandanten zullen bij hun keuze een aantal criteria hanteren om tot een keuze te komen voor een vraagorganisatie. Onderstaand zijn meegenomen de mogelijkheden tot maatwerk voor de brandweer, de kosten van de organisatie, herkenbaarheid voor de brandweer en partners en invloed van de regio’s op de landelijke besluitvorming.


Pagina 9 van 14

Scenario

Maatwerk

Herkenbaar

invloed

Vestiging

kosten

+/-

-

-

nergens

Geen

Het virtuele model

+

+/-

+

nergens

Geen

Het netwerk model

+

+

+

NVBR

2 fte

Het combimodel

+/-

+/-

+/-

te bepalen

6 fte

Het multimodel

-

+/-

-

vts

contributie

Het regionale model

Uitgaande van deze tabel is het netwerkmodel de te kiezen richting.

10

Een mogelijk richting, groeien of springen

Bij het bepalen van de richting voor de vraagorganisatie ligt vooral het vraagstuk voor of de brandweer op bovenregionaal niveau verdergaande samenwerking wil zoeken. Het lijkt er op dat de komende tijd, mede mogelijk gemaakt door de nieuwe wetgeving, een beweging gaat ontstaan om bovenregionale samenwerkingsverbanden te gaan inrichten in een tijd waarin de brandweer zelf druk doende is om organisatieveranderingsprocessen in de eigen regio te doorlopen. Het kiezen voor een richting van de vraagorganisatie is dus niet alleen ingegeven om het informatiemanagement op orde te brengen maar heeft ook een strategische betekenis. Dient nu een lange termijn visie op de ontwikkeling van de brandweer als hulpverlenende organisatie centraal te staan of een lange termijn visie op het multidisciplinair samenwerken, bijvoorbeeld een veiligheidsregio met alle partners verenigd. Simpelweg is de opgave de mono vraagorganisatie te laten groeien of te laten springen naar een gezamenlijke voorziening tot samenwerking. Het is voor de vraagorganisatie van belang om het scharnierpunt te worden tussen de regio’s. Het kan dienen als vraagbaak, kenniscentrum, regisseur, makelaar, uitvoerder, onderhandelaar, etc. Deze rollen dienen verder bepaalt te worden in de volgende stap, het inrichten van de organisatie. Op het moment dat de organisatie in welke vorm dan ook bemenst wordt, krijgt het een gezicht. Dit gezicht geeft de brandweer de mogelijkheid om het aanspreekpunt te zijn voor partijen zoals BZK, de Raad MIV en de vtsPN. Dit maakt de vraagorganisatie herkenbaar en aanspreekbaar. Een snelle start van de vraagorganisatie is daarom gewenst om met name in het multidisciplinaire domein een rol te kunnen gaan vervullen. Door de jarenlange discussie over de vraagorganisatie binnen bestuurlijke en operationele kringen wordt het tijd om knopen te gaan doorhakken. Er is een duidelijke sense of urgency aanwezig want verder wachten betekent dat het voor de brandweer bepaalt zal gaan worden hoe de vraagorganisatie vorm gegeven gaat worden. In de huidige context lijkt een groei naar een eigen vraagorganisatie voorlopig voor de hand te liggen. Een grote stap maken vereist meer zekerheden waarover onderhandeld moet gaan worden. Dit gaat ten koste van de tijd. De resultaten van de matrix in paragraaf 8 wijzen naar een richting van het netwerkmodel. Voor de komende tijd lijkt dit een bruikbaar model. Hiermee wordt een heldere keuze gemaakt voor het inrichten van een vraagorganisatie voor de kolom brandweer onder de vlag van de NVBR, i.c. de programmaraad informatiemanagement (PR-IM). De Articus bv: GRIP op informatie, 27-11-2008.

Pagina 10 van 14

vraagorganisatie werkt samen met de andere kolommen ten behoeve van de multidisciplinaire vraagarticulatie. Het informatiemanagement voor de brandweer krijgt hierdoor een gezicht van waaruit verdere ontwikkelingen ingezet en gevolgd kunnen worden. Het netwerk model is gestoeld op een hoge betrokkenheid van de regio’s waardoor het informatiemanagement vooral met de regio’s wordt vorm gegeven. Het netwerk model is een slanke organisatie bestaande uit een NIO (national information officer), een secretaris en op gelegenheidsbasis een aantal CIO’s (chief information officer) uit het Netwerk Informatiemanagement (NIM). Het begrip NIO wordt gebruikt om geen verwarring te krijgen met de werkzaamheden van een CIO die in een regio werkzaam is. Door deze beperkte omvang kan er een snelle start gemaakt worden. Er dient een NIO en een secretaris aangetrokken te worden. De kosten voor dit netwerkmodel worden geschat op ca. € 8.000,- per jaar gemiddeld per regio. De kosten van twee medewerkers, overhead, communicatie-uitingen e.d. wordt geschat op € 200.000,- op jaarbasis (zie landelijk informatiebeleid brandweer). Om de formatiekosten voor 2009 voor de NIO en mogelijk de secretaris te kunnen financieren zal voor een incidentele en budgettair neutrale oplossing gekozen moeten worden. Het is aan de NVBR om te beoordelen of dit mogelijk is. Vanaf 2010 kunnen de kosten voor de beide formatieplaatsen structureel opgenomen worden in de begroting van de NVBR. Onderstaande tekening geeft de positie van het netwerkmodel aan.

NVBR

RRC R-MIV

Vz. PR-IM

PR-IM

NIO Brandweer Secretaris

NIM: Netwerk Informatie Management RIM er

RIM er

Expert

Vz. NIM RIM er

RIM er

Expert

RIM er

Expert

RIM er

Linking pin

Vraagorganisatie IM Brandweer voor thema X

Prg.coörd. IM RIM er

Gezicht naar buiten

RIM er

RIM er

Expert

RIM er

Expert

RIM er

RIM er

…

25

Expert


Pagina 11 van 14

11

Hoe werkt deze vraagorganisatie brandweer (VOB)

Om het proces van vraagarticulatie te borgen binnen de huidige werkwijze van de NVBR is een procedureafspraak benodigd. Het onderstaande schema geeft hier richting aan. Het schema gaat uit van de interactie tussen vraag (links in het schema) en aanbod (rechts in het schema). Het PR-IM en de vraagorganisatie brandweer (VOB) faciliteren het proces van de vraagarticulatie. De vier kolommen in het schema representeren van links naar rechts de regionale informatiemanagers, vertegenwoordigd in het NIM, de Programmaraad Informatiemanagement van de NVBR, de vraagorganisatie brandweer en de aanbodzijde, te weten de leveranciers en de dienstverleners. In de kolommen zijn verticaal de activiteiten vermeld van die kolom. In de linkerkolom, de vraagkant door het NIM, is te zien dat de vragen en wensen van de regio’s, beschreven in de regionale beleidsplannen, leiden tot het ontvangen van een leverancierslijst waarop zij kunnen zien welke leveranciers welk informatieproduct kan leveren. De regio’s zijn dan in staat om een verantwoorde keuze te maken . De PR-IM is het gremium waar vooral besluitvorming plaats vindt. Het VOB is het gremium waar feitelijk het proces van articuleren plaats vindt en de kolom aanbod zijn met name de leveranciers en dienstverleners.

De procedure is in het kort als volgt: Het NIM kiest uit het nationaal beleidsplan conform de projectenkalender voor een informatieproduct, bijvoorbeeld een bereikbaarheidskaart, en doet een verzoek bij het VOB om dit landelijk uit te laten werken. Het VOB concipieert een projectbrief die inzicht geeft in het nut en noodzaak van dit informatieproduct, de globale tijdsbesteding, wie er betrokken zijn en een schatting van de benodigde financiële middelen. Zij legt dit het PR-IM voor. Het PR-IM stelt de brief vast waarmee de vraagarticulatie formeel gestart kan worden. Het vervolg is dat


Pagina 12 van 14

het werkproces in beeld gebracht wordt en dit teruggekoppeld wordt op de gebruikers, i.c. de informatiemanagers in de regio’s. Nadat het NIM en de VOB het eens zijn over het werkproces, schrijft het VOB een project initiatiedocument (PID). Dit document is feitelijk een verfijning van de projectbrief en geeft meer in detail aan wat er opgeleverd gaat worden en wat de kosten en tijdsbestedingen zijn. Het PR-IM stelt wederom dit document vast waarna de VOB het Programma van eisen (PvE) en het Functioneel ontwerp (FO) gaat ontwerpen. Het opstellen van deze documenten geschiedt in overleg met het bedrijfsleven. Hiertoe wordt het platform “Brandweer Ontmoet Bedrijfsleven (BOB)” ingericht waarop relevante informatie uitgewisseld kan worden. Tijdens deze bijeenkomsten zal de brandweer het bedrijfsleven uitnodigen om aan de hand van het PvE / FO een proof of concept te realiseren. Deze proefopstellingen dienen mede duidelijk te maken dat het PvE / FO een haalbaar concept is. Als dit zo is, zal de VOB het definitieve PvE / FO aanbieden aan de PR-IM ter besluitvorming. De PR-IM zal op haar beurt met een positief advies de PvE / FO doorsturen naar het bestuur van de NVBR / RRC . Door besluitvorming in de RRC wordt het PvE / FO een standaard voor de Nederlandse brandweer. Het VOB voert daarna een conformiteittoets uit die bepaalt of het te leveren informatieproduct van de leveranciers inderdaad aan de gestelde eisen voldoet. Na deze toets maakt het VOB een leverancierslijst op die de regio’s kunnen benutten om in contact te treden met deze leveranciers om financiën en implementatie te kunnen bespreken. Deze procedure is feitelijk gelijk voor elk scenario. In het scenario wijzigt met name de samenstelling van het VOB. Voor kleinere informatieproducten kan er voor gekozen worden om het PID weg te laten om tot snellere besluitvorming te komen.

12

Hoe nu verder

Uitgaande van een keuze voor het netwerkmodel kan een versnelling aangebracht worden door op korte termijn een National Information Officer (NIO) en mogelijk een secretaris aan te trekken, afhankelijk van de beschikbare financiën voor 2009. De functie van programmacoördinator van de programmaraad informatiemanagement is reeds ingevuld. Op het moment dat de NIO en mogelijk de secretaris aangetrokken zijn, dient de vraagorganisatie verder gestructureerd te worden en kunnen er meer projecten afgehandeld worden. Deze projecten kunnen ontleend worden aan de projectenkalender uit het nationaal informatiebeleidsplan “In helder perspectief” en de plateauplanning uit het document “Informatie Meester” De vraagorganisatie dient verder onder de aandacht gebracht te worden van brandweer Nederland. Daartoe dient zij een communicatieplan op te stellen en uit te voeren.


Pagina 13 van 14

GRIP OP INFORMATIE. Een richting voor de vraagorganisatie van de brandweer. Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg & Rampenbestrijding

Recommend Documents