gemeente Eindhoven Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en veilig

A

gemeente Eindhoven

Evenementenbeleid in Eindhoven “Gastvrij en veilig”

November 2012

Oktober 2012

Evenementenbeleid in Eindhoven – “Gastvrij en veilig”

Colofon

Uitgave Gemeente Eindhoven

Datum November 2012

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Inhoudsopgave 1

INLEIDING........................................................................................................... 5

DE GEMEENTE EINDHOVEN ALS EVENEMENTENSTAD. .............................. 5 MISSIE .......................................................................................................................... 6 VISIE ............................................................................................................................ 6 DOELSTELLING ............................................................................................................. 6 2

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN ROLVERDELING ............................. 7 2.1 VERANTWOORDELIJKHEDEN ORGANISATOR ........................................................... 7 2.2 ROLVERDELING ...................................................................................................... 7 2.2.1 Rol gemeente.................................................................................................. 7 2.2.2 Rol EHV365 ................................................................................................... 8 2.3 ROL VAN DE HULPDIENSTEN EN OVERIGE PARTNERS .............................................. 9 Overige partners ................................................................................................... 10

3

LOCATIES.......................................................................................................... 11 3.1 LOCATIEBELEID .................................................................................................... 11 3.2 LOCATIEPROFIEL .................................................................................................. 11

4

DE EVENEMENTENKALENDER .................................................................. 12

5

CATEGORIEËN EVENEMENTEN ................................................................ 12 5.1 BIJZONDERE B EN C EVENEMENTEN ..................................................................... 13 5.2 GEEN EVENEMENT, MAAR WEL VOORSCHRIFTEN .................................................. 14 5.2.1 Film/tv-opnames .......................................................................................... 14 5.2.2 Tv-schermen bij sportevenementen .............................................................. 14 5.2.3 Manifestaties................................................................................................ 14 5.2.4. Rampenoefeningen...................................................................................... 14 5.2.5 Evenementen zonder organisator................................................................. 15 5.2.6 Activiteiten binnenlocaties ........................................................................... 15 5.2.7 Leegstaande panden..................................................................................... 16

6

PROCEDURE ..................................................................................................... 17 6.1 AANMELDEN EVENEMENT .................................................................................... 18 6.2 AANVRAAG CATEGORIE A EVENEMENTEN ............................................................ 19 6.3 AANVRAAG CATEGORIE B EN C EVENEMENTEN ................................................... 19 6.4 AANVRAAG BIJZONDERE B EN C EVENEMENTEN .................................................. 20 6.5 ONVERWACHTE EVENEMENTEN ............................................................................ 21 6.6 BEZWAAR OF BEROEP ........................................................................................... 21 6.7 EVALUATIE ........................................................................................................... 21

7

VOORSCHRIFTEN VOOR VERGUNNINGVERLENING.......................... 23 7.1 VEILIGHEIDSPLAN ................................................................................................ 23 7.2 COMMUNICATIE.................................................................................................... 24 7.3 BEREIKBAARHEID/TOEGANKELIJKHEID ................................................................ 25 7.4 MOBILITEITSPLAN ................................................................................................ 26 7.5 AANSPRAKELIJKHEID ........................................................................................... 27 7.6 ALCOHOLMISBRUIK TEGENGAAN.......................................................................... 27 7.7 MILEU: GELUID, AFVAL EN DUURZAAMHEID ......................................................... 27 7.8 ACTIVITEITEN IN HET LUCHTRUIM ........................................................................ 29

8

TOEZICHT EN HANDHAVING...................................................................... 30 8.1 INTEGRALE HANDHAVING BIJ EVENEMENTEN ....................................................... 30

gemeente Eindhoven

3

Oktober 2012


8.2 MULTIDISCIPLINAIRE SCHOUW ............................................................................. 30 8.3 BEREIKBAARHEID GEMEENTE ............................................................................... 30

Overzicht van bijlagen:1 Bijlage 1. Procedureregels concurrerende aanvragen Bijlage 2. Risicoscan Bijlage 3. Risicoanalyse Bijalge 4. Richtlijn beveiligers

1 De documenten die in deze 5 bijlagen zijn opgenomen worden vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethoders en zijn ter kennisgeving bijgevoegd bij het evenementenbeleid.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


1

Inleiding

In Eindhoven worden al jarenlang succesvolle, sfeervolle, goedbezochte en veilige evenementen georganiseerd. Door het gevarieerde aanbod (voor ieder wat wils) en het goede verloop van evenementen heeft Eindhoven als evenementenstad een goede naam opgebouwd. Zowel vanuit maatschappelijk als economisch oogpunt zijn evenementen belangrijk voor de gemeente. De publieke belangstelling voor Eindhovense evenementen groeit zowel regionaal, nationaal als internationaal. Denk aan de Dutch Design Week, Glow, de Marathon en Koninginnedag, maar ook aan kleinere evenementen zoals de evenementen op het Wilhelminaplein of Parkdans. De gemeente Eindhoven behoort al jaren tot de top 5 in Nederland en heeft de ambitie om met een evenwichtig aanbod haar imago en positie als bruisende evenementenstad te behouden en te versterken. De gemeenteraad van Eindhoven heeft in juli 2009 het evenementenbeleid vastgesteld. Zoals toen al besloten vraagt het evenementenbeleid van 2009 op enkele onderdelen uitwerking en aanvulling. De groeiende belangstelling voor publieksevenementen en de noodzakelijke aandacht voor de veiligheid en beheersbaarheid van evenementen zijn daarnaast aanleiding om het evenementenbeleid op onderdelen te actualiseren. De primaire verantwoordelijkheid van de overheid ligt op het gebied van vergunningverlening en openbare orde en veiligheid. Deze verantwoordelijkheden staan daarom in dit nieuwe beleid centraal. De gemeente Eindhoven kent twee soorten evenementen te weten: de ‘brandevenementen’ en de ‘off-brand evenementen’. ‘Brandevenementen’ zijn evenementen die volledig aansluiten bij de citymarketingstrategie van Eindhoven en daar ook mede invulling aan geven. ‘Off-brand evenementen’ zijn evenementen die niet primair onder de citymarketingstrategie vallen, maar die voor inwoners van Eindhoven dan wel bezoekers zeer aantrekkelijk zijn.

De gemeente Eindhoven als evenementenstad.

De gemeente Eindhoven heeft als 5e stad van Nederland een aantal specifieke kenmerken en kernkwaliteiten, die voor een ieder herkenbaar zijn en tot ieders verbeelding spreken. Deze kenmerken leveren een bijdrage aan de profilering van de gemeente Eindhoven. Kennis, technologie en design zijn daarbij de kernwaarden in de op 16 oktober 2010 door de raad vastgestelde citymarketingstrategie. Veel evenementen die binnen de

gemeente Eindhoven

5

Oktober 2012


stad Eindhoven worden georganiseerd zijn ondersteunend aan de genoemde kernkwaliteiten van de gemeente Eindhoven en dragen bij aan een positieve profilering van de stad. Daarnaast kent Eindhoven traditiegetrouw belangrijke en mooie evenementen op het gebied van licht, sport en cultuur.

Missie De missie op het gebied van evenementen is als volgt weer te geven: Wij, als gemeente Eindhoven, leveren een bijdrage aan een bruisend en veilig verloop van evenementen in de stad Eindhoven. Woorden die deze missie ondersteunen zijn “Gastvrij en veilig”.

Visie Evenementen zijn van grote betekenis voor een stad, voor een positief stedelijk imago, op economisch gebied, maar juist ook sociaal-maatschappelijk voor wat betreft de leefbaarheid en sociale cohesie. We hechten aan het economische en maatschappelijke belang van alle bevolkingsgroepen in de wijk en de stad. De gemeente Eindhoven behoort al jaren tot de top 5 in Nederland en heeft de ambitie haar imago en positie als bruisende evenementenstad te behouden en te versterken. De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente (het cluster Evenementen) in relatie tot evenementen ligt op het gebied van de openbare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een transparant proces rondom vergunningverlening en handhaving. Voor de gemeente Eindhoven blijft een ordelijk en veilig verloop van evenementen voorop staan.

Doelstelling Met het evenementenbeleid worden de navolgende doelen nagestreefd: - een eenduidig en samenhangend evenementenbeleid; - een transparante procesbeschrijving(en) van eerste contact tot evaluatie; - een gemeentelijke organisatie die in staat is om een verdergaande professionalisering van de gemeentelijke taken op het gebied van evenementen te kunnen realiseren.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


2

Verantwoordelijkheden en rolverdeling

2.1 Verantwoordelijkheden organisator b

Een organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement en het beperken / voorkomen van overlast / effecten in de omgeving binnen de kaders van de gemeente Eindhoven. Dit geldt zowel op openbaar terrein als in binnenlocaties.

b

De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van de noodzakelijke voorzieningen (zowel facilitair als beheersmatig) en de bijbehorende kosten.

2.2 Rolverdeling 2.2.1 Rol gemeente

Algemeen b

De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een transparant proces rondom vergunningverlening en handhaving.

b

De secundaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt in het opstellen van het evenementenbeleid. Om deze twee verantwoordelijkheden op elkaar aan te laten sluiten zijn de kaders binnen het evenementenbeleid gericht op openbare orde en veiligheid. Bestuurlijk

b

Het evenementenbeleid en evenementenvergunningenbeleid (o.a. ontwikkeling en evaluatie) is een verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Evenementen.

b

De Burgemeester is verantwoordelijk voor Openbare Orde en Veiligheid. De Burgemeester is tevens coördinerend bestuurder op het gebied van evenementen (inclusief toezicht en handhaving). Reden hiervoor is het afbreukrisico op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid. Organisatorisch

b

Het cluster Evenementen richt zich op de wettelijke taken, namelijk vergunningverlening, meldingen en beleidsontwikkeling waaronder handhavingprotocollen. De accountmanagers begeleiden organisatoren in

gemeente Eindhoven

7

Oktober 2012


het (vergunningen)proces met betrekking tot (complexe) B en C b

evenementen in de gemeentelijke organisatie. Om de voorbereiding van en het vergunningverleningtraject binnen de gemeente Eindhoven gestalte te geven wordt binnen de afdeling Veiligheid van de sector Veiligheid en Bestuur een cluster Evenementen ingericht. Het cluster Evenementen is verantwoordelijk voor de gehele procesbegeleiding rondom de evenementenvergunning (van aanvraag tot evaluatie). De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving wordt belast met de uitvoering van het handhavingprotocol. Het cluster Evenementen zal de loket functie binnen de gemeente rondom vergunningverlening invullen. Processen

b

‘Off-brand evenementen’ zijn evenementen die niet primair onder de citymarketingstrategie vallen, maar die voor inwoners van Eindhoven dan wel bezoekers zeer aantrekkelijk zijn. De gemeente is verantwoordelijk voor de besluitvorming omtrent financiële ondersteuning van ‘offbrandevenementen’.

b

Tot nu toe werd daarbij gewerkt met de beleidsuitgangspunten zoals die in het evenementenbeleid van 2009 werden vormgegeven (programmalijnen). Voor de uitvoering van het nieuwe beleid zijn kaders opgesteld op basis waarvan besloten wordt of een evenement in aanmerking komt voor de financiële ondersteuning.

b

Het college van Burgemeester en Wethouders stelt uiteindelijk vast welke evenementen in aanmerking komen voor financiële ondersteuning, waarbij kaders zullen worden vastgelegd in door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen nadere regels.

b

Acquisitie is geen onderdeel van het (wettelijke) takenpakket van het cluster Evenementen. Hiermee wordt een duidelijke scheiding aangebracht in rollen. Andere sectoren van de gemeente blijven binnen hun vakgebied aanspreekpunt en behouden daarmee hun acquisitierol.

b

Het college van Burgemeester en Wethouders stelt, na afstemming binnen de driehoek (bestaande uit Burgemeester, Openbaar Ministerie en Politie), de evenementenkalender voor 1 december vast voor het jaar daarop. Bij de vaststelling van de evenementenkalender wordt expliciet gekeken naar de beschikbare capaciteit van de hulpverlenende instanties.

2.2.2 Rol EHV365

Voor de helderheid naar de organisator toe is er één front-office waar organisatoren terecht kunnen. Dit loket vormt de brug tussen de organisator en de gemeente.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


b

b

b

b

b

b

b

b

Advies en informatie EHV365 vervult de front-office functie vanuit de gemeente Eindhoven voor alle vragen en advisering met betrekking tot evenementen. Aanmelding evenement Wanneer een evenement daar wordt aangemeld, zal aan de hand van criteria gekeken worden of het hier een meldingsplichtig of vergunningsplichtig evenement betreft. EHV 365 adviseert de gemeente hierin, de definitieve beoordeling of het een vergunnings- of meldingsplichtig evenement is vindt door de gemeente plaats. Organisatoren van vergunningsplichtige evenementen moeten eerst langs de front-office omdat het evenement op de concept evenementenkalender geplaatst moet worden. EHV365 stelt de concept evenementenkalender (als advies) voor 1 oktober van het voorafgaande jaar op. Dit advies wordt doorgezet naar het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven, die de evenementenkalender multidisciplinair afstemt. De meldingsplichtige evenementen worden niet in de evenementenkalender opgenomen. Organisatoren van evenementen die meldingsplichtig zijn, worden doorverwezen naar de gemeente Eindhoven. Wanneer de organisator van een meldingsplichtig evenement geen vragen heeft, kan hij/zij zich ook rechtstreeks melden bij het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven. Na plaatsing op de evenementenkalender worden organisatoren van vergunningsplichtige evenementen doorverwezen naar het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven voor de verdere afhandeling van de vergunningaanvraag en de vergunningverlening. EHV365 is in het kader van citymarketing verantwoordelijk voor de coördinatie van alle ‘brandevenementen’. Financiële ondersteuning Organisatoren van ‘off-brand evenementen’ kunnen een aanvraag voor financiële ondersteuning indienen bij de front-office evenementen die vanaf 1 januari 2013 bij EHV365 gezeteld is. EHV365 zal alle aanvragen voor financiële ondersteuning bundelen en, op basis van de vastgestelde kaders, voorzien van een advies. Het advies van EHV365 wordt doorgestuurd naar de gemeente Eindhoven.

2.3 Rol van de hulpdiensten en overige partners b

De hulpverleningsdiensten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun wettelijke taken en verantwoordelijkheden (openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, gezondheid, etc.).

gemeente Eindhoven

9

Oktober 2012


b b b

b

Zij reserveren capaciteit op basis van de regionale evenementenkalender en adviseren het bevoegd gezag over de veiligheid van een evenement. Het adviseren gebeurt door de brandweer, politie en de GGD/GHOR. Afhankelijk van de risico-inschatting kan ook aan het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (brandweer, politie, GHOR en gemeenten) een advisering gevraagd worden. Politie, brandweer en GGD/GHOR participeren in het multidisciplinair veiligheidsoverleg onder voorzitterschap van de gemeente. Zij leveren een aandeel in het maken van de risicoanalyse, stellen een integraal advies op en nemen deel aan de multidisciplinaire schouw.

Overige partners

Waar relevant consulteren de gemeente, brandweer, politie en/of GHOR andere bedrijven of instellingen ten behoeve van de advisering en operationele voorbereiding op een evenement. Voorbeelden zijn de Nederlandse Spoorwegen, de Provincie, Rijkswaterstaat en het Waterschap.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


3

Locaties

Een organisator kan binnen de gemeente Eindhoven in principe voor elke locatie een vergunning aanvragen. Voor een aantal locaties geldt dat er frequent evenementen plaatsvinden of dat deze locaties om een bijzondere reden extra aandacht vragen (denk hierbij bijvoorbeeld aan de milieuaspecten in het geval van een evenement in het Stadswandelpark). Op deze locaties kunnen binnen de geldende voorwaarden evenementen worden georganiseerd. Voor deze locaties worden/zijn, in overleg met de belanghebbenden en omwonenden op basis van het locatiebeleid, locatieprofielen opgesteld.

3.1 Locatiebeleid Locatiebeleid geeft aan welke evenementen (qua soort, omvang etc.), met welke frequentie en duur op de beschikbare locaties mogen plaatsvinden. Daarbij is beschreven welke voorwaarden en eisen gesteld worden aan veiligheid, overlast, functiebehoud en bereikbaarheid etc. Het locatiebeleid kan op één of meerdere locaties betrekking hebben. Met name daar waar verschillende locaties een cumulatie in overlast kunnen betekenen zijn deze samen in het betreffende locatiebeleid opgenomen. In het locatiebeleid gaat het nadrukkelijk ook over de communicatie met en rol van omwonenden en ondernemers. Locatiebeleid wordt vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders.

3.2 Locatieprofiel Het locatieprofiel geeft een meer technische beschrijving van de locaties en geeft inzicht in de voorzieningen, maatregelen en servicekosten die aan die locatie gekoppeld zijn. Het locatieprofiel is er vooral ten behoeve van de vergunningverlening en de organisatoren.

gemeente Eindhoven

11

Oktober 2012


4

De evenementenkalender

Het aanbod van evenementen is met name in de zomermaanden groot en daardoor kunnen soms knelpunten ontstaan. Dit geldt voor het aanbod in de regio, in Eindhoven als geheel maar kan ook op een specifieke locatie aan de orde zijn. Dit vraagt om een vroegtijdige planning en sturing. Het instrument evenementenkalender is daarvoor ontwikkeld. Naast de planning en sturing op het aanbod is de kalender minstens zo belangrijk voor de afstemming met de hulpdiensten, zowel lokaal als regionaal, en voor de bepaling van hun noodzakelijke inzet. Organisatoren dienen daarom voor 1 september in het voorafgaande jaar een plaats te reserveren op de evenementenkalender. Aan de organisator van een evenement dat voor de eerste maal wordt georganiseerd, wordt uitgebreidere informatie gevraagd. Dit om een goede risico-inschatting te kunnen maken. De evenementenkalender wordt dus opgesteld om inzicht te krijgen in het aantal evenementen en de benodigde capaciteit vanuit de operationele diensten. Bij meerdere aanvragen voor dezelfde datum wordt via het afwegingskader ‘procedureregels concurrerende aanvragen’ (bijlage 1) een keuze gemaakt. Nadere uitwerking van het gebruik van de evenementenkalender is te vinden in hoofdstuk 7.

5

Categorieën evenementen

Niet alle festiviteiten en/of activiteiten in de openbare ruimte gelden als evenement. In dit hoofdstuk worden evenementen en uitzonderingen beschreven. Volgens de APV wordt onder een evenement elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak verstaan, met uitzondering van o.a. bioscoopvoorstellingen en markten. Er wordt een onderscheid gemaakt in A-, B- en C- evenementen. In dit onderscheid komen de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de stad en de gevolgen voor het verkeer, tot uitdrukking. Voor de beoordeling van de risico’s wordt gebruik gemaakt van de risicoscan (bijlage 2). De risicoscan geeft een eerste indicatie van de impact en mogelijke risico’s van een evenement.2 De risicoscan wordt uitgevoerd tijdens het proces dat gevolgd wordt in

2

Wanneer er aanvullende informatie beschikbaar is die niet in de risicoscan meegenomen kan worden,

heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een hogere categorie in te delen.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


het kader van de vermelding op de evenementenkalender. De risicoscan bestaat uit zowel een kwantitatief als een kwalitatief deel. De gemeente Eindhoven hanteert de volgende indeling: Categorie

Omschrijving

Categorie C

Vergunningplichtig Hoog risico-evenement, waarbij sprake is van grote impact op de stad en/of regionale gevolgen voor het verkeer. Bijvoorbeeld: Marathon, Koninginnedag.

Categorie B

Vergunningplichtig Gemiddeld risico-evenement, waarbij sprake is van grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer. Bijvoorbeeld: popconcerten, sportevenementen

Categorie A

Vergunningplichtig Laag risico-evenement, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en de gevolgen voor het verkeer beperkt zijn. Bijvoorbeeld: braderie, sportwedstrijd, muziekoptreden.

Melding

Kennisgevingsevenementen Buurt- en wijkfeesten onder bepaalde voorwaarden.

Ontheffing Wet

Ontheffing in het kader van de Wet Milieubeheer

Milieubeheer

onder bepaalde voorwaarden.

5.1 Bijzondere B en C evenementen Voor enkele evenementen geldt dat zij vanwege de impact op de stad vragen om een ruimere voorbereidingstijd. Het gaat hierbij om de jaarlijks terugkerende evenementen: carnavalsoptocht, Koninginnedag, Park Hilaria en Marathon Eindhoven. Vanwege de impact op de stad en de te nemen maatregelen zijn deze organisatoren verplicht om 28 weken voor de datum van het evenement met de gemeente en hulpdiensten in overleg te treden. De procesgang van overleg en documentatie wordt door het cluster Evenementen in een zogenaamd spoorboekje vastgelegd. Het spoorboekje is voor de gemeente, hulpdiensten en organisatoren een handige leidraad in de voorbereiding op een evenement. De momenten van overleg, de aan te leveren documenten en het tijdstip van het afgeven van de vergunning worden in het spoorboekje opgenomen.

gemeente Eindhoven

13

Oktober 2012


5.2 Geen evenement, maar wel voorschriften Voor diverse activiteiten die strikt genomen niet onder de APV definitie van een regulier evenement vallen, kan het nodig zijn een evenementenvergunning of melding aan te vragen. Omdat deze activiteiten impact kunnen hebben op de stad (denk aan wegafsluitingen) kan het raadzaam zijn een vergunning verplicht te stellen. Daarmee kunnen extra maatregelen opgelegd worden. De onderdelen uit het beleid die van toepassing zijn op het waarborgen van de veiligheid voor omwonenden, deelnemers en hulpverleners worden daarbij gebruikt. Hieronder worden enkele veelvoorkomende activiteiten nader toegelicht. 5.2.1 Film/tv-opnames

Eindhoven is regelmatig toneel voor opnames. Soms hebben deze opnames impact op omwonenden, bijvoorbeeld bij een wegafsluiting of opnames in de nacht. Afhankelijk van de impact moet melding worden gemaakt of moet een vergunning worden aangevraagd. EHV365 brengt hier een advies over uit, de accountmanager neemt uiteindelijk het definitieve besluit. Opnames tellen niet mee in de telling van het locatiebeleid mits zij geen geluidsoverlast met zich meebrengen. 5.2.2 Tv-schermen bij sportevenementen

Voor ieder EK/WK voetbal of bij andere grote sportevenementen geldt het schermenbeleid, waarin de landelijke en lokale uitgangspunten worden verwoord.. Dit beleid wordt door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Het schermenbeleid wordt indien nodig aangepast aan de hand van landelijke richtlijnen of nieuwe inzichten. 5.2.3 Manifestaties

Manifestaties, demonstraties en optochten tot belijden van godsdienst of levensbeschouwing (zoals beschreven op basis van de Grondwet in de Wet openbare manifestaties, Wom) worden vaak ten onrechte als evenement aangemerkt. Ze kunnen echter wel aanleiding geven tot het verstoren van de openbare orde en veiligheid. In de voorbereiding door de operationele diensten vertonen deze manifestaties dan ook grote overeenkomsten met de voorbereiding op evenementen. Vandaar dat deze manifestaties wel aan bepaalde voorschriften moeten voldoen. 5.2.4 Rampenoefeningen

Met enige regelmaat vinden er rampenoefeningen plaats in Eindhoven. Deze oefeningen worden georganiseerd door de gemeente, de Veiligheidsregio Brabant-

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Zuidoost of één van de hulpdiensten. Deze oefeningen kunnen impact hebben op omwonenden, bedrijven en andere belanghebbenden door bijvoorbeeld een wegafsluiting. Voor deze oefeningen hoeft geen evenementenvergunning aangevraagd te worden. Omwonenden, bedrijven en andere belanghebbenden worden zoveel als mogelijk tijdig door de organisator geïnformeerd. 5.2.5 Evenementen zonder organisator

Voor het afgeven van een vergunning of het bevestigen van een melding is een organisator noodzakelijk. Soms gebeuren er echter kleine, spontane activiteiten. Social media, zoals Facebook en Twitter, is bij uitstek middel om in een korte tijd mensen te mobiliseren voor een flash mob, tweet-up (bijvoorbeeld Bring-Your- Ownpicknick) of een soortgelijke activiteit. Bij dit soort kleinschalige activiteiten is er vaak slechts een initiator en geen duidelijke organisator aan te wijzen. Alleen bij (dreigende) overlast zal tegen deze activiteiten worden opgetreden. Wanneer dit het geval is, kan het bevoegd gezag ingrijpen en het “evenement” verbieden en/of stilleggen. 5.2.6 Activiteiten binnenlocaties

Een binnenlocatie waar een evenement plaatsvindt, is veelal een inrichting, een bedrijf, in de zin van de Wet milieubeheer. Ook het buitenterrein kan deel uitmaken van een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer, bijvoorbeeld het TU/e-terrein. Activiteiten binnen de normale bedrijfsvoering Voor activiteiten die binnen een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer worden georganiseerd en die binnen de normale bedrijfsvoering van die inrichting vallen, geldt dat daarvoor geen evenementenvergunning nodig is. Dit geldt bijvoorbeeld voor de reguliere activiteiten in de Effenaar, de Tongelreep, de Wim van Doornekiosk of het Parktheater en geldt tevens voor het buitenterrein van de betreffende inrichtingen. Wat als normale bedrijfsvoering wordt gezien, is vastgelegd in de vergunning(aanvraag) ingeval van een vergunningsplichtige inrichting dan wel in de melding in het kader van de Wet Milieubeheer ingeval van een meldingsplichtige inrichting. Voor deze activiteiten gelden dan de vergunningvoorschriften respectievelijk de voorschriften van het Barim (beter bekend als het “Activiteitenbesluit”) Activiteiten die niet binnen de normale bedrijfsvoering passen In de APV zijn regels opgenomen met betrekking tot de z.g. collectieve en incidentele festiviteiten. Het betreft festiviteiten waarvoor ontheffing op grond van de APV verleend kan worden. Los van de bestaande meldingsplicht vraagt de organisator voor zowel “collectieve” als “incidentele” festiviteiten als ook voor de activiteiten buiten de normale

gemeente Eindhoven

15

Oktober 2012


bedrijfsvoering van een vergunningsplichtige inrichting een evenementenvergunning aan. Dit geldt overigens ook voor activiteiten op het buitenterrein van de betreffende inrichting. Dit betekent dat een dergelijke festiviteit volgens het geldende beleid (APV) in principe is toegestaan maar dat additioneel een evenementenvergunning moet worden aangevraagd. Daarmee gelden voor deze festiviteiten ook de geluidsnormen en de begin- en eindtijden uit het evenementenbeleid. 5.2.7 Leegstaande panden

Met regelmaat vinden er evenementen plaats in leegstaande bedrijfspanden. Als er nog een Wabo-(Wm-) vergunning actief is, geldt deze nog steeds voor wat betreft de normale bedrijfsvoering. Wanneer er geen vergunning meer actief is of de activiteit valt buiten de normale bedrijfsvoering zoals vergund, vraagt een organisator een evenementenvergunning aan. Hiervoor gelden dezelfde regels en voorschriften als voor een evenement op een buitenlocatie, niet zijnde een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


6

Procedure

Voor de helderheid naar de organisator toe is er één front-office waar organisatoren terecht kunnen, ongeacht of het een vergunningsplichtig of een meldingsplichtig evenement betreft. Dit loket vormt de brug tussen de organisator en de gemeente. De processen zijn op hoofdlijnen uitgewerkt in onderstaand processchema: Wat:

Waar:

Tijdstip

Vragen, informatie m.b.t. evenementen: algemeen, procedures, vergunning, financiële ondersteuning, kalender, locaties, etc.

Frontoffice Ehv 365

Doorlopend

Frontoffice Ehv 365

Voor 1 oktober jaar x-1 of later indien initiatief niet voor 1 oktober bekend was. Voor 1 oktober of later indien initiatief of behoefte nadien ontstaat

Eerste initiatief of idee Aanmelden evenement voor plaatsing op de evenementenkalender Aanvraag financiële ondersteuning

Indienen melding

Frontoffice Ehv 365

Start voorbereiding bijzondere B en C evenementen

Frontoffice Ehv 365 Draagt indien akkoord melding over aan gemeente. Frontoffice Ehv 365 Draagt indien akkoord aanvraag over aan gemeente. Frontoffice Ehv 365 Draagt indien akkoord aanvraag over aan gemeente. Afdeling Evenementen

Vragen met betrekking tot

Afdeling

Indienen vergunningaanvraag ter eerste beoordeling

Indienen vergunningaanvraag ter eerste beoordeling

gemeente Eindhoven

Toelichting

Minimaal 3 weken voor het evenement

Voor A, B en C evenementen minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement. Voor bijzondere B en C evenementen minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement. Minimaal 28 weken voor aanvang evenement contact opnemen met afdeling evenementen. Kan na overdracht aanvraag 17

College van B&W stelt kalender vast uiterlijk 1 december. College van B&W stelt 1e tranche financiële ondersteuning vast uiterlijk 1 december.

Oktober 2012


voortgang proces vergunningverlening..

evenementen gemeente Eindhoven.

door Ehv 365 aan gemeente.

6.1 Aanmelden evenement EHV365 vervult de front-office functie vanuit de gemeente Eindhoven voor alle vragen en advisering met betrekking tot evenementen. Wanneer een evenement daar wordt aangemeld, zal er door hen aan de hand van criteria gekeken worden of het hier een meldingsplichtig of vergunningsplichtig evenement betreft. EHV365 adviseert de gemeente hierin, de definitieve beoordeling of het een vergunnings- of meldingsplichtig evenement is vindt door de gemeente plaats. Organisatoren van vergunningsplichtige evenementen moeten eerst langs de frontoffice omdat het evenement op de concept evenementenkalender geplaatst moet worden. De locatieprofielen en de evenementenkalender vormen samen het belangrijkste toetsingskader voor het mogelijk maken van een evenement. Als een evenement op een locatie past en er is ruimte op de evenementenkalender dan is het in principe mogelijk. Plaatsing op de evenementenkalender biedt een kans, geen zekerheid op een evenementenvergunning. De organisator zal aan alle voorwaarden moeten voldoen. EHV365 stelt de concept evenementenkalender (als advies) voor 1 oktober van het voorafgaande jaar op. Dit advies wordt doorgezet naar het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven, die de evenementenkalender multidisciplinair afstemt. Daarna vindt afstemming plaats binnen de driehoek (bestaande uit Burgemeester, Openbaar Ministerie en Politie). Het college van Burgemeester en Wethouders stelt de evenementenkalender vervolgens voor 1 december vast. Bij de vaststelling van de evenementenkalender wordt expliciet gekeken naar de beschikbare capaciteit van de hulpverlenende instanties. Iedere organisator meldt zijn evenement aan bij EHV365 middels een standaard meldingsformulier. Het is essentieel dat alle onderdelen van dit aanmeldformulier worden ingevuld, omdat deze informatie gebruikt wordt om een eerste inschatting van de risico’s van het evenement te maken. Deze eerste inschatting gebeurt middels een risicoscan (bijlage 2). Afhankelijk van de uitkomst van deze risicoscan wordt het evenement geclassificeerd als een A, B of C evenement3. De evenementen die als B of C zijn gecategoriseerd krijgen vervolgens vanuit de gemeente een accountmanager toegewezen en zullen in het multidisciplinaire veiligheidsoverleg voorbereid worden.

3

Wanneer er aanvullende informatie beschikbaar is die niet in de risicoscan meegenomen kan worden, heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een hogere categorie in te delen.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Bij de voorbereiding van A-evenementen vindt er wel afstemming plaats met de hulpdiensten, dit vindt echter niet in multidisciplinair verband plaats. In de risicoscan komen de volgende aspecten terug: b b b

Publieksprofiel Ruimteprofiel Activiteitenprofiel

De meldingsplichtige evenementen worden niet in de evenementenkalender opgenomen. Organisatoren van evenementen die meldingsplichtig zijn, worden doorverwezen naar de gemeente Eindhoven. Wanneer de organisator van een meldingsplichtig evenement geen vragen heeft, kan hij/zij zich ook rechtstreeks melden bij het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven. Na plaatsing op de evenementenkalender worden organisatoren van vergunningsplichtige evenementen doorverwezen naar het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven voor de verdere afhandeling van de vergunningaanvraag en de vergunningverlening. Het cluster Evenementen zal de één-loket functie rondom vergunningverlening invullen. Alle vergunningsaanvragen die worden ingediend worden dus eerst getoetst aan de kalender voordat verdere behandeling plaatsvindt. Indien het betreffende evenement nog niet op de kalender voorkomt, wordt conform bovenstaand proces beoordeeld of het evenement in principe nog kan worden toegestaan.

6.2 Aanvraag categorie A evenementen De vergunningsaanvraag voor een categorie A-evenement dient de organisator 8 weken voor aanvang van het evenement in. Wanneer het evenement toch in een categorie B of C blijkt te vallen, kan de aanvraag als zodanig toch nog in behandeling worden genomen. Indien een evenement niet op de evenementenkalender vermeld staat, vindt bij de vergunningaanvraag de afweging plaats in relatie tot de beschikbare ruimte op de evenementenkalender, het locatiebeleid en de beschikbare capaciteit bij politie en Toezicht en Handhaving. Evenementen met een voorinschrijving op de evenementenkalender komen met voorrang in aanmerking bij vergunningverlening ten opzichte van andere aanvragen. In overleg met het cluster Evenementen wordt bepaald of het noodzakelijk is dat er naast de vergunningaanvraag een veiligheidsplan wordt ingediend.

6.3 Aanvraag categorie B en C evenementen De vergunningsaanvraag voor een categorie B- en C-evenementen dient de organisator 8 weken voor aanvang van het evenement in.

gemeente Eindhoven

19

Oktober 2012


Belangrijke voorwaarde voor het in behandeling nemen van de vergunningaanvraag is dat de aanvraag volledig moet zijn inclusief benodigde plannen. Het veiligheidsplan moet uiterlijk 8 weken voor het evenement worden ingediend, daar waar mogelijk eerder in verband met advisering van de hulpdiensten. Wanneer het niet mogelijk is om voor 1 september een plek op de evenementenkalender te reserveren, omdat bijvoorbeeld de datum nog niet bekend is, kan er nog steeds een vergunningaanvraag ingediend worden. De vergunningaanvraag moet minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Hierbij geldt echter wel dat evenementen met een voorinschrijving op de evenementenkalender met voorrang in aanmerking komen bij vergunningverlening ten opzichte van andere aanvragen. In het kader van de regierol heeft de gemeente de voorzittersrol in de multidisciplinaire veiligheidsoverleggen waar de B-, en C-evenementen met de hulpdiensten worden besproken. Deze multidisciplinaire veiligheidsoverleggen vinden wekelijks plaats, de accountmanager Evenementen is verantwoordelijk voor het organiseren van dit overleg. Alle evenementen worden in dit overleg besproken en daar waar nodig zal ook de organisator bij dit overleg aansluiten. De evenementen die in het overleg besproken worden bevinden zich niet allemaal in dezelfde fase van de vergunningverlening. Afhankelijk van de fase wordt er in het veiligheidsoverleg gekeken naar de risicoscan, het veiligheidsplan of de risicoanalyse van een evenement. De kracht van dit overleg zit in het multidisciplinair karakter. Er wordt integraal gekeken naar de risico’s van het evenement, waardoor er een compleet overzicht ontstaat van de punten waar maatregelen op getroffen moeten worden. Indien nodig kunnen in- en externe (advies)partijen aansluiten, denk hierbij bijvoorbeeld aan de Nederlandse Spoorwegen, bus en taxibedrijven, Waterschap etc.

6.4 Aanvraag bijzondere B en C evenementen De bijzondere B en C evenementen vragen meer tijd qua voorbereiding. In afwijking van de in 6.3 beschreven procedure bedraagt de aanvraagtermijn voor deze bijzondere evenementen 12 weken. Ook wordt de organisatoren van deze evenementen gevraagd 28 weken voor het evenement contact op te nemen met het cluster Evenementen om de voorbereiding van de vergunningsaanvraag op te starten. Enkele evenementen vragen vanwege de omvang/complexiteit om meer structuur in de voorbereiding. Voor deze evenementen wordt een spoorboekje opgesteld, de accountmanagers bepalen op basis van de complexiteit van het evenement of dit noodzakelijk wordt geacht. In het spoorboekje wordt het proces van vergunningverlening inclusief procesafspraken in een tijdslijn weggezet. Het

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


spoorboekje dient als leidraad en biedt duidelijkheid en structuur aan alle betrokkenen bij het vergunningverleningproces. In het spoorboekje staat het volledige proces vanaf het begin tot en met de evaluatie van het evenement vastgelegd. Organisatoren van A-evenementen en minder complexe B evenementen krijgen een vereenvoudigd spoorboekje. Hierin staat beschreven wanneer alle benodigde spullen aangeleverd moeten worden. Voor B- en C-evenementen wordt binnen het multidisciplinaire veiligheidsoverleg een risicoanalyse opgesteld (bijlage 3). De kracht van de risicoanalyse zit zoals gesteld in het feit dat deze integraal wordt opgesteld. Gemeente, hulpdiensten en eventueel de organisator kijken vanuit de eigen verantwoordelijkheid en expertise naar het evenement. Om de risicoanalyse op te stellen wordt er gebruik gemaakt van een risicomatrix. Er wordt ingegaan op negen profielen.

6.5 Onverwachte evenementen Natuurlijk vragen actuele, onverwachte, niet planbare gebeurtenissen soms om meer flexibiliteit. Denk aan een huldiging van PSV, FC Eindhoven, Olympische sporters of de massale prijsuitreiking van de postcodeloterij. Dit kan een reden zijn om de procedure te verkorten en versneld een vergunning voor het evenement te verlenen. Het evenementenbeleid zou te rigide zijn als er geen plaats is voor onverwachte en niet planbare festiviteiten. Er moet echter sprake zijn van bijzondere omstandigheden. In voorkomend geval wordt de aanvraag aan het college van Burgemeester en Wethouders voorgelegd. Ook hiervoor geldt dat, afhankelijk van het risicogehalte van het evenement, de burgemeester alleen vergunning verleent in overleg met de overige leden van de driehoek.

6.6 Bezwaar of beroep Op basis van de Algemene wet bestuursrecht hebben belanghebbenden de mogelijkheid om tegen een besluit van de gemeente (zoals de verlening van een evenementenvergunning) bezwaar of beroep aan te tekenen. Om bewoners en andere belanghebbenden de gelegenheid te bieden bezwaar te maken tegen een afgegeven evenementenvergunning, streeft de gemeente ernaar de vergunning 4 weken voor het evenement te verlenen.

6.7 Evaluatie Alle B- en C-evenementen worden (volgens procedureafspraken in het spoorboekje) binnen vier weken na afloop van het evenement geëvalueerd. Het cluster Evenementen besluit of deze evaluatie tijdens een multidisciplinair overleg plaatsvindt of middels een gestandaardiseerde evaluatie. De hulpdiensten en de gemeente beoordelen de effectiviteit van de getroffen maatregelen en trekken conclusies die in het algemeen of bij een terugkerend

gemeente Eindhoven

21

Oktober 2012


evenement het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een nog betere opzet. Een vast onderdeel van de evaluatie is het functioneren van het crowd management, de geconstateerde incidenten en de handhaving.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


7

Voorschriften voor vergunningverlening

De gemeente voert een evenwichtig evenementenbeleid waarbij evenementen in principe kunnen plaats vinden tenzij er belemmeringen zijn op grond van: - de inhoud van het evenement - de vastgestelde kalender, maximaal aanbod zowel algemeen als specifiek per locatie - het locatiebeleid - de APV - klimaat-, milieu- of toegankelijkheidsaspecten. Een aantal voorwaarden is dus altijd van toepassing (zowel bij een melding als een vergunning); deze voorwaarden zijn eerder vastgesteld en gepubliceerd en zijn opgenomen in de vergunningsvoorwaarden zoals deze op de site van de gemeente Eindhoven zijn/worden gepubliceerd. Hoewel voor een melding geen vergunning noodzakelijk is, moet het evenement of de organisator wel voldoen aan een aantal voorwaarden; deze voorwaarden zijn eerder vastgesteld en gepubliceerd op de gemeentelijke website. Als de Burgemeester een vergunning verleent, verbindt hij daaraan een reeks voorschriften.

7.1 Veiligheidsplan Direct aan het begin van het vergunningsverleningsproces wordt, op basis van de risicoscan, bepaald of voor het betreffende evenement een veiligheidsplan moet worden opgesteld. In het veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij heeft getroffen en gaat treffen op het gebied van veiligheid. Daarbij is de risicoanalyse leidend (bijlage 3). Uit die analyse blijkt welke risico’s zich in welke mate voor kunnen doen. Het veiligheidsplan behoort aan te geven hoe die risico’s worden gepareerd. Voor het veiligheidsplan is een format beschikbaar. De volgende algemene voorwaarden zijn van toepassing: b De organisator levert voorafgaand aan de opbouw van het evenement de contactgegevens aan van degene die tijdens het evenement beschikbaar en aanspreekbaar is voor de verschillende diensten. b De organisator is ervoor verantwoordelijk dat er niet meer bezoekers/deelnemers worden toegelaten dan in vergunning is aangegeven. b De organisatie draagt zorg voor het aantal beveiligers dat op grond van de richtlijn beveiligers als voorwaarde in de vergunning is opgenomen. De politie adviseert de gemeente hierover. De definitieve afweging wordt door

gemeente Eindhoven

23

Oktober 2012


b

b

b

de gemeente gemaakt en het resultaat wordt opgenomen in de vergunning. Landelijk wordt voor evenementen met een gemiddeld risico veelal een inzet van 1 beveiliger op 250 bezoekers gehanteerd. Vanzelfsprekend zijn veel factoren van invloed op het risico bij evenementen. Factoren die een nadere nuancering van genoemd gemiddeld risico nodig maken. Gekoppeld aan de risicoscan is daarom een kader opgesteld dat van toepassing is en daarmee geldt als richtlijn voor het bepalen van het aantal beveiligers dat bij een evenement nodig is. Deze richtlijn ook van belang voor de evenementorganisatoren die daarmee kan inschatten of en in welke mate de inzet van beveiligers bij het betreffende evenement nodig is en in het veiligheidsplan opgenomen moet worden (Richtlijn bijlage 4). De organisator is verantwoordelijk voor een adequate bereikbaarheid van het evenement voor politie, brandweer en ambulance. Het aanrijden en opstellen van hulpdiensten mag niet worden gehinderd of belemmerd. Dit wordt verder uitgewerkt in paragraaf 7.3. De organisator is ervoor verantwoordelijk dat bezoekers in geval van calamiteiten het evenement snel kunnen verlaten. Binnenevenementen of van het publieke domein gescheiden evenementen vereisen nietgeblokkeerde nooduitgangen. Het calamiteitenplan maakt onderdeel uit van het veiligheidsplan. Dit wordt verder uitgewerkt in paragraaf 7.4. De organisator is (indien van toepassing) verantwoordelijk voor afdoende (fysieke) veiligheidsmaatregelen, bijvoorbeeld ten aanzien van de indeling van het terrein en aanwezigheid EHBO(-posten). Indien van toepassing zorgt de organisator tevens voor deugdelijke fouillering door zowel mannelijke als vrouwelijke fouilleerders.

Omdat geen evenement hetzelfde is, wordt bij de vergunningverlening per evenement beoordeeld welke maatregelen naast bovengenoemde maatregelen als vergunningsvoorwaarden worden opgenomen.

7.2 Communicatie Bewoners van nabij gelegen woningen en bedrijven moeten vooraf geïnformeerd worden over het evenement. De organisatie stuurt hierover uiterlijk 10 dagen van te voren een bewonersbrief. Deze brief bevat ten minste de volgende informatie: b datum/data en tijd(en) evenement; b aard van het evenement (indien mogelijk met verwijzing naar website voor meer informatie) b datum/data en tijd(en) open afbouw; b telefoonnummer van de organisatie waarop informatie verkrijgbaar is (zowel tijdens evenement als tijdens de open afbouw); En indien van toepassing: verkeersmaatregelen (locaties en tijden van o.a. afsluitingen); b parkeerbeperkingen (locaties en tijden); b

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


regeling doorlaatbewijzen en regeling voor bewoners met parkeervergunningen; consequenties voor het openbaar vervoer; b bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer; b mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen; b b

Bij de evenementen die volgens procedureafspraken in het spoorboekje werken, staat ingepland wanneer zij de conceptbrief voor dienen te leggen ter bespreking. In dit overleg zal tevens het verspreidingsgebied worden aangegeven. Informatie doorgeven voor website Om de informatievoorziening over evenementen te verbeteren wordt door de gemeente een centrale website ontwikkeld. Hier vinden bewoners, ondernemers en bezoekers alle praktische informatie over Eindhovense evenementen. Dit betreft informatie over de locatie, de tijdstippen, de bewonersbrief, een lijst veelgestelde vragen, verkeersinformatie (waaronder afsluitingen en omleidingen), de voorzieningen en de vergunning. Het cluster Evenementen draagt 4 weken voorafgaand aan het evenement zorg voor plaatsing van alle informatie op de website. Het aanleveren van informatie voor de website is een voorwaarde voor de vergunning. Bereikbaarheid organisator Om de bereikbaarheid te waarborgen, geeft de organisator alle relevante contactgegevens door. Deze worden door het cluster Evenementen in Mak (voorheen Digimak) ingevoerd. Dit is de multidisciplinaire evenementenkalender, ontwikkeld voor de regio Brabant –Zuidoost. Gemeenten, brandweer, GHOR, politie en Gemeentelijke Meldkamer kunnen deze kalender vullen, aanvullen en/of raadplegen. Vanaf de fase 'conceptkalender' worden evenementen op deze kalender geplaatst. Alle benodigde documenten en informatie worden via dit systeem gedeeld. Bij de grootschalige evenementen wisselen de organisator en de operationele en gemeentelijke diensten die betrokken zijn bij het evenement onderling contactgegevens uit, zoals telefoon- en eventueel semafoonnummers. Een organisator kan om een bepaalde reden (zoals een dreigende calamiteit) een dienst met spoed nodig hebben en vice versa.

7.3 Bereikbaarheid/toegankelijkheid De organisatie is verantwoordelijk voor het waarborgen van de bereikbaarheid voor zowel bezoekers als hulpdiensten. De hulpdiensten dienen niet alleen het evenemententerrein maar ook de omliggende panden en percelen gemakkelijk te kunnen bereiken. Organisatoren zijn primair verantwoordelijk om de consequenties van het evenement voor de verkeersorde te beperken. Dit betekent dat zij zo nodig moeten zorgen voor de inzet van verkeersregelaars en de uitvoering van een verkeerscirculatieplan.

gemeente Eindhoven

25

Oktober 2012


Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, kunnen de volgende acties van de organisator worden verlangd: b (Laten) opstellen van een verkeers(circulatie)plan (met als onderdeel hekken- en bordenplan) dat vervolgens ter toetsing aan de politie en gemeente wordt voorgelegd; b Niet eerder dan 7 dagen voorafgaande aan het evenement plaatsen van hekken en borden, met uitzondering van de vooraankondigingsborden; b In samenspraak met de organisator en de hulpdiensten worden afspraken gemaakt over de termijn waarop na afloop van het evenement hekken en borden verwijderd moeten zijn; b Verstrekken van informatie over parkeervoorzieningen (al dan niet op afstand) en het communiceren over verkeersmaatregelen en – consequenties; b Aanleveren van verkeersinformatie voor de website www.bereikbaar.eindhoven.nl; b Bezoekers informeren over de mogelijkheden van openbaar vervoer. b Fietsvoorzieningen ter stimulering van gebruik fiets. b Adequate voorzieningen voor veilig, ordelijk aan- en afvoer per taxi, indien nodig taxistandplaats. b De vergunningverlener bepaalt in samenspraak met de politie of en hoeveel verkeersregelaars nodig zijn voor het evenement. In de vergunningsvoorwaarden wordt de verplichting om met verkeersregelaars te werken opgenomen. b Indien en voor zover bovenstaande maatregelen aan de orde zijn worden deze als voorwaarden in de evenementvergunning opgenomen.

7.4 Mobiliteitsplan Bij bepaalde B- en C- evenementen moet de organisator vooraf een mobiliteitsplan opstellen. Hierin wordt aangegeven hoe de verkeersoverlast wordt beperkt voor alle verkeersdeelnemers, welke maatregelen worden genomen en welke afspraken zijn gemaakt met NS, taxi- en of busbedrijven. Dit geldt zowel voor, tijdens als na het evenement. Organisatoren lezen in het spoorboekje of een mobiliteitsplan noodzakelijk is. De accountmanager bekijkt in hoeverre afspraken met NS en andere vervoersdiensten gemaakt moeten worden. In voorkomend geval maakt de accountmanager samen met de organisator, minimaal 3 maanden voorafgaand aan het evenement, een afspraak met de NS of busbedrijven om mogelijkheden en knelpunten te bespreken. De politie toetst en adviseert over het mobiliteitsplan. De gemeente maakt hierbij een afweging in het kader van het algemeen belang en het individueel belang en kan aanvullende voorwaarden opnemen in de vergunning.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


7.5 Aansprakelijkheid De organisator is aansprakelijk voor alle schade die door het gebruik van de vergunning aan eigendommen van de gemeente of van anderen wordt toegebracht. Verder moet de organisator de gemeente vrijwaren voor schadeaanspraken van derden. De organisator kan hier voor een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten, die zowel de materiële als de letselschade die voortvloeit uit het evenement dekt. In de vergunning worden locatie en tijdsduur van het evenement afgebakend, waarvoor de aansprakelijkheid geldt.

7.6 Alcoholmisbruik tegengaan Een organisator is verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen voor een verantwoord alcoholgebruik. Daarnaast treft hij maatregelen om het alcoholgebruik onder de 16 jaar te voorkomen. Het project ‘Laat je niet flessen!’ zet diverse activiteiten uit om dit doel te bereiken. De organisator wordt geacht de maatregelen uit de ‘Handreiking alcoholmaatregelen voor evenementenorganisaties’ toe te passen.

7.7 Mileu: geluid, afval en duurzaamheid Geluidshinder beperken Het geluidsniveau is één van de factoren die in hoge mate de overlast van evenementen bepaalt. Het is primair de taak van de organisator om zich te houden aan de geluidsnormen zoals deze in de vergunning zijn opgenomen en om geluidsoverlast voor de omgeving zoveel als mogelijk te beperken. Gehoorschadepreventie Wanneer bezoekers en personeel worden blootgesteld aan geluidsdruk kunnen zij gehoorschade oplopen. Steeds vaker wordt aan bezoekers oordopjes aangeboden. Het is in ieder geval gewenst goede voorlichting te geven aan bezoekers. De organisator is ten aanzien van zijn personeel verantwoordelijk voor het werken in overeenstemming met de Arbo-wet. Algemene geluidsnormen en eindtijden Evenals veel gemeenten in Nederland hanteren we de nota “Evenementen met een luidruchtig karakter” (1996) van de Inspectie Milieuhygiëne Limburg als kader voor het bepalen van de toegestane geluidsnorm en openingstijden bij evenementen. Deze uitgangspunten zijn echter tot nu toe niet als beleid vastgesteld. De volgende algemene normen geven aan tot hoe laat een evenement georganiseerd mag worden en wat hierbij als maximaal toelaatbare geluidsbelasting wordt toegekend op de gevel van een geluidsgevoelige bestemming.

gemeente Eindhoven

27

Oktober 2012


Periode

Tijden

Dag Avond (zondag tot en met donderdag) Avond (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een feestdag) Nacht (zondag tot en met donderdag) Nacht (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een feestdag)

07.00– 19.00 uur 19.00– 23.00 uur 19.00– 24.00 uur

Maximale gevelbelasting 70 dB(A) 70 dB(A) 70 dB(A)

23.00– 07.00 uur 24.00– 07.00 uur

45 dB(A) 45 dB(A)

Voor het gebied ‘binnenstad’ worden de volgende normen gehanteerd: Periode

Tijden

Dag Avond (zondag tot en met donderdag) Avond (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een feestdag) Nacht (zondag tot en met donderdag) Nacht (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een feestdag)

07.00– 19.00 uur 19.00– 24.00 uur 19.00– 01.00 uur

Maximale gevelbelasting 70 dB(A) 70 dB(A) 70 dB(A)

24.00– 07.00 uur 01.00 – 07.00 uur

45 dB(A) 45 dB(A)

‘Het gebied ‘binnenstad’ valt binnen de afbakening: Emmasingel, Keizersgracht, Wal, Geldropseweg, Vestdijk, 18-Septemberplein. Het Beursgebouw valt buiten dit gebied. In de vergunning wordt per evenement de eindtijd en geluidsnorm opgenomen, gebaseerd op bovenstaande tabellen en op de normen uit de locatieprofielen. Zondags- en nachtrust respecteren Het is op zondagen niet toegestaan vóór 13.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is. Ongeacht mogelijke ontheffingen/vergunningen is het conform de Zondagswet verboden om op zondag in de nabijheid van kerken of andere gebouwen voor de openbare eredienst in gebruik, zonder strikte noodzaak, lawaai te maken waardoor de godsdienstbeoefening gehinderd wordt. Het evenement mag enkel tussen 8.00 en 22.00 uur worden open afgebouwd. Alleen bij zwaarwegende omstandigheden kan hiervan worden afgeweken en worden afspraken hierover in de vergunning vastgelegd. In de locatieprofielen worden nadere afspraken gemaakt in overleg met alle betrokkenen over verruiming van deze normen en tijden voor de in het locatiebeleid beschreven evenementenlocaties (bijvoorbeeld Markt, Stadhuisplein etc.) en voor belangrijke terugkerende evenementen (bijvoorbeeld Carnaval, Park Hilaria etc.).

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Deze afspraken treden voor de betreffende locatie/evenement in de plaats van de algemeen geldende geluidsnormen en eindtijden. Milieuschade door afval voorkomen Evenementen in het publieke domein veroorzaken vaak een enorme hoeveelheid afval. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het voorkomen van milieutechnische schade. Dat betekent dat hij na afloop van het evenement het terrein schoon op dienen te leveren. Aan organisatoren van evenementen zal een handreiking worden meegegeven voor duurzaamheid in relatie tot evenementen. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De gemeente Eindhoven hecht eraan om ook bij evenementen MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) te stimuleren. Hiervoor is de afzonderlijke conceptnota ‘Klimaatneutraal en duurzaam ondernemen voor evenementen in Eindhoven’ opgesteld. Dit zal bij organisatoren nadrukkelijk onder de aandacht worden gebracht. Rolstoeltoegankelijkheid In het kader van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisatoren van evenementen wijst de gemeente Eindhoven op het belang van de volledige toegankelijkheid van alle evenementen voor mensen met een beperking. Voor de daarvoor te nemen maatregelen wordt hier verwezen naar de “Voorwaarden voor een Toegankelijk Evenement”, die te vinden zijn op de website van het Platform Gehandicaptenbeleid Eindhoven (PGE): www.stichtingpge.nl De gemeente zal vóór 1 december 2012 alle organisatoren van evenementen uitnodigen voor het sluiten van een convenant met het PGE om die toegankelijkheid te waarborgen.

7.8 Activiteiten in het luchtruim Wanneer er bij een evenement (hetelucht-)ballonnen worden opgelaten of andere activiteiten plaatsvinden in het luchtruim, meldt de organisator dit minimaal 24 uur van tevoren bij de verkeersleiding van Eindhoven Airport via telefoonnummer 0402896451.

gemeente Eindhoven

29

Oktober 2012


8

Toezicht en handhaving

8.1 Integrale handhaving bij evenementen De handhaving rond (grote) evenementen is complex. Vele in- en externe diensten hebben handhavende taken tijdens evenementen. De gemeentelijke capaciteit voor toezicht en handhaving ten aanzien van evenementen is beperkt. De capaciteit voor toezicht en handhaving bij evenementen wordt jaarlijks door het college van B&W vastgesteld bij het vaststellen van het werkprogramma toezicht en handhaving. Om te voorkomen dat diensten tegenstrijdige adviezen geven, ondernemers onevenredig veel verschillende bezoeken van handhavers krijgen en om het totaaloverzicht in beeld te krijgen wordt tijdens grootschalige en risicovolle evenementen gewerkt met coördinatie van handhaving. Om dit te kunnen realiseren is door de sector Vergunningen, Toezicht en Handhaving in nauw overleg met het cluster Evenementen een toezicht- en handhavingsbeleid, met bijhorende protocollen opgesteld. Het cluster Evenementen heeft hierin de eindverantwoordelijkheid. Bij de uitwerking van die protocollen (met name bij de B en C evenementen) wordt ook rekening gehouden met de historie van de betreffende evenementen en de ervaringen van en met de betreffende evenementorganisatoren.

8.2 Multidisciplinaire schouw Vlak voor aanvang van het evenement vindt, indien nodig en op initiatief van de coördinator Evenementen onder verantwoordelijkheid van de vergunningverlener, een multidisciplinaire schouw plaats. Hiertoe vullen de betrokken diensten een schouwformulier in. De schouw is vooral gericht op het constateren van veiligheidsrisico’s. De gemeente is integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van de schouw samen met de betrokken diensten. De coördinator van het cluster Evenementen wordt onmiddellijk geïnformeerd over knelpunten die tijdens de schouw aan het licht komen. Afspraken over het tijdstip en werkzaamheden worden in het dienstenoverleg gemaakt.

8.3 Bereikbaarheid gemeente De gemeente is bereikbaar voor zowel organisatoren als bewoners. Zowel voorafgaand aan het evenement (opbouw), tijdens het evenement als gedurende de afbouwfase. Dit om acuut in te kunnen spelen op vragen van organisatoren dan wel klachten van omwonenden. Deze specifieke bereikbaarheid ten behoeve van

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


evenementen, wordt gerealiseerd door een piketdienst waarbij de accountmanagers van het cluster Evenementen worden ingezet. Voor een structurele borging van de meer algemene bereikbaarheid van de gemeente wordt nog een oplossing gezocht.

gemeente Eindhoven

31

Oktober 2012


Bijlage 1

Afwegingskader procedureregels concurrerende aanvragen

Procedureregels concurrerende aanvragen 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Voor het eind van het jaar vindt een inventarisatie plaats van evenementen die voornemens zijn voor het komend jaar een evenementvergunning aan te vragen. Deze initiatieven worden op de voorlopige evenementenkalender geplaatst. Aanvragen die worden ingediend na het verstrijken van de bij 1. genoemde inventarisatieronde worden op volgorde van binnenkomst behandeld. De initiatieven welke tijdens de inventarisatieronde worden aangemeld worden alle gelijktijdig en gelijkwaardig in behandeling genomen. Aanvragen die niet aan de eisen voldoen worden niet in behandeling genomen. Aanvragen die een direct gevaar opleveren voor de openbare orde en veiligheid worden niet verder in behandeling genomen. Als er sprake is van een concurrerende aanvraag worden achtereenvolgens de volgende stappen doorlopen: a.

b.

c.

De aanvragen worden beoordeeld in het licht van de evenementenkalender. Een terugblik op de kalender van de afgelopen jaren leert dat sommige dagen/periodes een eigen thema kennen (Marathon, Sint Nicolaas, Kerst, Glow, DDW etc.). Bij concurrerende aanvragen zal een evenement passend in het thema voorrang krijgen boven een andere aanvraag die daar niet/minder in past. Ook afstemming met het Citymarketingbeleid kan daarbij een rol spelen. Afweging inhoud aan de hand van het totaalprogramma van activiteiten op gevraagde dag/dagen of locaties. Indien er meerdere evenementen in de stad geprogrammeerd zijn zal een nieuwe aanvraag beoordeeld worden in relatie tot het reeds bestaande aanbod. Dit geldt voor de stad overall maar is ook van toepassing voor een enkele locatie. Zie locatiebeleid. Historie. Met de invoering van het locatiebeleid is het belang van de locatiegebondenheid gegroeid. Als een aanvrager een evenement traditioneel en met succes op een bepaalde locatie heeft georganiseerd moet dat worden meegewogen.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


d.

e.

f.

Samenwerken. Resterende concurrerende aanvragers worden onderling in contact gebracht om na te gaan of er samengewerkt, geschoven , verplaats of anderszins een oplossing kan worden gevonden. Economisch rendement. Daar waar een aanvrager een (grotere) bijdrage levert aan het economisch domein van de stad (denk o.a. aan werkgelegenheid) kan dat worden meegewogen. Loten. Wanneer bovenstaande afwegingen er in resulteren dat er nog steeds verscheidende aanvragen voor dezelfde locatie en hetzelfde tijdstip zijn (ofwel dat de aanvragen ook na toets op alle bovenstaande punten nog gelijkwaardig zijn), dan maakt de gemeente via loting een keuze tussen de concurrerende aanvragen.

gemeente Eindhoven

33

Oktober 2012


Bijlage 2

Risicoscan

Tabel 1 - risicopunten activiteitenprofiel Soort evenement (slechts één categorie invullen)

Risicopunt

(Aangekondigde) grote demonstraties (is geen evenement, optocht 3 wel) (Aangekondigde) kleine demonstraties (idem) Auto- en motorsportevenementen Beurzen / tentoonstellingen Bezoek staatshoofd Circus Corso / (carnavals) optochten < 10.000 gelijktijdige bezoekers Corso / (carnavals) optochten > 10.000 gelijktijdige bezoekers

2 3 1 3 1 1 2

Festivals (met meerdere podia) Grote (house) party`s

3 2

Grote Popconcerten > 10.000 bezoekers

3

Grote recreatieve evenementen >10.000 gelijktijdige bezoekers

3

Kleine recreatieve evenementen Kleinere Popconcerten / tentfeesten 5.000 – 10.000 bezoekers

1 2

Markten / braderieën Partyboot Promotie- / reclame Sportevenementen Straatspeeldag Straattheater Tourritten (fiets, skeeler, motor, auto)

1 1 1 3 1 1 3

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Vliegshows Vuurwerkshows

3 2

Publieksprofiel Het type bezoeker speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling. Er moet duidelijkheid zijn over de bevolkingscategorieën waarop het evenement zich richt en wat bekend is van deze categorieën bezoekers. Ook de aannemelijkheid, voorspelbaarheid of bekendheid dat bepaalde specifieke – bij politie en justitie bekende – groepen een evenement zullen bezoeken is van belang. Tabel 2 – risicopunten publieksprofiel Categorie 1 Aantal deelnemers en/of bezoekers

2

3

4

5

Risicopunt

0 - 5.000 5.000 - 10.000 10.000 - 15.000 15.000 - 20.000 > 20.000 Leeftijdsopbouw (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe te wijzen)

0,20 0,40 0,60 0,80 1,00

0 - 15 jaar (zonder aanwezigheid van ouders) 0 – 15 jaar (met aanwezigheid van ouders)

0,50 0,25

15 - 30 jaar 30 - 45 jaar > 45 jaar Alle leeftijden Conditie / gezondheidstoestand Goed Redelijk Matig

1,00 0,50 0,25 0,75

Slecht Gebruik alcohol / drugs Niet aanwezig Mogelijk aanwezig, maar geen risicoverwachting Aanwezig met risicoverwachting

1,00 0 0,25 1,00

Aanwezigheid van publiek Als toeschouwer

0,50

Als toeschouwer en/of deelnemer Als deelnemer

0,75 1,00

gemeente Eindhoven

0 0,25 0,50

35

Oktober 2012


Ruimteprofiel In principe dient ieder evenemententerrein duidelijk (herkenbaar) gescheiden te zijn van de openbare ruimte. Bij statische evenementen zijn die grenzen duidelijk te definiëren. Bij mobiele evenementen is de grens tussen evenemententerrein en publiek domein op zijn minst diffuus. Bij zulke evenementen is eerder sprake van een moeilijk beheersbare locatie in tegenstelling tot afgesloten (veelal particuliere) ruimten. Ook de fysieke omgevingskenmerken spelen een rol. Een bouwplaats met stenen langs de route of een veranderde verkeerssituatie kan risico’s vergroten ten opzichte van vorige uitvoeringen van datzelfde evenement. Aandacht dient tevens uit te gaan naar stroomvoorziening, watervoorziening en voorzieningen op het vlak van crisisbeheersing en communicatie. Tot het ruimteprofiel hoort tevens de bereikbaarheid van het evenement. Het gaat om zowel de bereikbaarheid voor de hulpdiensten als de bereikbaarheid voor bezoekers per openbaar vervoer en bezoekers met eigen vervoer (zijn er bijvoorbeeld omleidingen van het openbaar vervoer). Ook plaats (locatie) en tijdstip van het evenement zijn factoren die van invloed zijn op de analyse van potentiële risico’s. Naast de daadwerkelijke locatie van het evenement dient gekeken te worden naar de infrastructuur in de omgeving van het evenement, waaronder de aanwezige voorzieningen op het terrein van de gezondheidszorg. Tabel 3 - risicopunten ruimteprofiel Categorie 1 Locatie evenement In een gebouw In een tijdelijk onderkomen (tent, partyboot e.d.)

Risicopunt 0,75 0,75

In open lucht; op locatie die daarvoor is bestemd en ingericht

2

3

4

In open lucht; op locatie die daar niet voor is bestemd en ingericht vraagt om verduidelijking; niet bestemd toch een vergunning? Gemeentegrens overstijgend Toegankelijkheid aan- en afvoerwegen Goede aan- en afvoerwegen

0,50 0,75 1,00 0

Redelijk (1 weg voor aan- en afvoer) Matig (weg met obstakels)

0,50 0,75

Slecht (geen toegangsweg) Seizoen

1,00

Lente of herfst Zomer of winter

0,25 0,50

Duur evenement 0 - 3 uur (maandag t/m donderdag) daguren

0,25

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


6

0 - 3 uur (maandag t/m donderdag) avond- / nachturen 0 - 3 uur (weekend; vrijdag t/m zondag) daguren 0 - 3 uur (weekend; vrijdag t/m zondag) avond- / nachturen 3 - 12 uur daguren 3 - 12 uur avond- / nachturen

0,50 0,50 0,75 0,75 1,00

1 dag Meerdere dagen

1,00 1,00

Ondergrond Harde ondergrond: steen, asfalt, e.d.

0,25

Zachte ondergrond, vochtdoorlatend: zand, gras, e.d. Zachte ondergrond, drassig: zand, gras, e.d.

0,50 0,75

De advisering en inzet van de hulpdiensten bij evenementen moet aansluiten bij het specifieke karakter van het evenement. De risicoanalyse dient vanuit het perspectief van de hulpverlening (de politie, de brandweer, de geneeskundige dienst en de technische hygiënezorg) in beeld gebracht en gewogen te worden.

gemeente Eindhoven

37

Oktober 2012


Totale analyse Voorgaande analyse en berekening van risicopunten bepaalt hoe de voorbereiding op het evenement verder vorm krijgt. Dit wordt in de volgende drie stappen weergegeven. Het is van belang dat mensen met kennis en ervaring van evenementen de risicoscan toepassen. Stap 1 De risicopunten uit de kwantitatieve risicoanalyse worden bij elkaar opgeteld. Het minimum aantal te scoren punten is 3,20. Het maximum aantal punten is 12,25 (zie onderstaande tabel). Tabel 4 - totaal aantal risicopunten kwantitatieve risicoanalyse Aspecten

Minimum aantal risicopunten

Maximaal aantal risicopunten

Activiteitenprofiel

1,00

3,00

Publieksprofiel

0,95

5,00

Ruimteprofiel

1,25

4,25

Totalen

3,20

12,25

Stap 2 De gescoorde risicopunten worden vervolgens in kwalitatieve zin geanalyseerd. Het evenement en de bijbehorende score, wordt andermaal bekeken vanuit de professionele deskundigheid die aanwezig is binnen de gemeente. Bij deze kwalitatieve analyse worden ook subjectieve aspecten meegenomen. Stap 3 Tot slot worden de totaalsom van de kwantitatieve punten samen met de kwalitatieve analyse vertaald naar een classificatiesysteem, dat op zijn beurt de grondslag vormt voor de maatregelen die de verschillende diensten dienen te treffen bij het evenement.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Het classificatiesysteem Tabel 5 - risicoclassificatie Totaal risicopunten

Omschrijving

Advies hulpdiensten

<6

A - evenement Evenement met weinig risico

Optioneel

6-9

B - evenement Evenement met gemiddeld risico

Monodisciplinaire advisering

>9

C - evenement Evenement met hoog risico

Multidisciplinaire afstemming

gemeente Eindhoven

39

Oktober 2012


Bijlage 3

Risicoanalyse

RISICOANALYSE EVENEMENTEN EVENEMENT ORGANISATIE DATUM TOETSING RISICOKLASSE A/B/C VASTGESTELD OP Toetsingscriteria

Hoogte risico

Maatregelen / opmerkingen

1. PUBLIEKSPROFIEL (doelgroep): 1.1 Bekendheid met het evenement

1.2 Bezoekersaantallen

1.3 Samenstelling publiek (homogeen/heterogeen?)

1.4 Eigenschappen publieksgroepen (leeftijd, gezondheid)

1.5 Uitstralingseffecten gasten\artiesten en programma

1.6 Verwachtte bezoekers met tegengestelde belangen, doelen en interesses 1.7 Groepsgedrag

1.8 Cultuurverschillen binnen doelgroepen 1.8 Identificeerbaarheid bezoekers (publiek bekend of anoniem?) 1.9 Verblijfsduur bezoekers (stroomt het publiek door of blijft het staan?) 1.10 Contractrelatie met bezoekers (Is er sprake van seizoenskaart/eenmalige kaart of geen kaart?)

Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

2. ACTIVITEITENPROFIEL 2.1 Aard van de activiteit

Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


2.2 Relatie activiteit tot publiek 2.3

Tijdsdimensie activiteit

Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

3. PROFIEL ORGANISATOR 3.1 Ervaringsinformatie organisator ( betrouwbaarheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid, ervaring op het


gebied van evenementen) 3.2 Betrouwbaarheid organisator met als aandachtspunt het nakomen van vastgelegde afspraken en het nakomen van


afspraken vanuit moreel plichtsbesef 3.3 Op een juiste wijze invulling geven aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid als organisator 3.4 Organisatie evenement (kwaliteit en volledigheid van draaiboek, calamiteitenplan, communicatieschema) 3.5 Informatie over Beveiligingspersoneel/ maatregelen

3.6 Management en organisatie evenement

Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

4. PROFIEL MULTIDISCIPLINAIRE VEILIGHEIDSORGANISATIE 4.1 Capaciteitsvermogen op gebied van openbare orde en veiligheid (politie , brandweer en GHOR) 4.2 Ervaringsinformatie gemeente en ketenpartners (betrouwbaarheid, maatschappelijke


verantwoordelijkheid, ervaring met evenementen) 4.3 Capaciteit mensen en middelen die nodig zijn bij de gemeente en ketenpartners (brandweer, GHOR, politie) 4.4 Betrouwbaarheid gemeente en ketenpartners met als aandachtspunt het nakomen van vastgelegde afspraken en


het nakomen van afspraken vanuit moreel plichtsbesef 4.5 Op een juiste wijze invulling geven aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid als gemeente en


ketenpartners 4.6 Risicoanalyse monodisciplinair of multidisciplinair opgesteld 5. DREIGINGSPROFIEL 5.1 Ongewenste politieke impact

5.2 Openbare orde en veiligheid 5.2 a Aanwezigheid notoire ordeverstoorders

gemeente Eindhoven


Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

41

Oktober 2012


5.2 b Informatie t.a.v. aanwezige doelgroepen

5.2 c Veiligheidsinformatie (RID) openbare orde en veiligheid

5.2 d Spanningen in stad/wijk

5.2 e Aanwezigheid VIPS

5.2 f Dreiging van bommeldingen

5.3 Invloed extreme weeromstandigheden

5.4 Uitval nutsvoorzieningen (water en elektra)

5.5 Uitval GSM Netwerk

5.6 Toetsing aan externe gebeurtenissen c.q. andere evenementen 5.7 Plaatselijke bevolking (samenstelling en culturele achtergrond) 5.8 Rol van de media

Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

6. VERKEERSPROFIEL 6.1 Invloed op bestaande openbare verkeersstructuur. Hoe druk wordt het? 6.2 Noodzakelijke logistiek en bereikbaarheid bezoeker (fiets, auto, trein). Is aan- en afvoer van personen en goederen


gegarandeerd? 6.3 Bereikbaarheid voor hulpdiensten – aanwezigheid en bereikbaarheid calamiteitenroute 6.4 Hinder overige verkeerstromen

6.5 Parkeren (auto’s en fietsen)

6.6 Plaatselijke omstandigheden van infrastructurele aard zoals wegafsluitingen, overstromingen,stroomuitval 6.7 Bereikbaarheid (bewoners, bedrijven, parkeergarages)

6.8 NS (aan-, of afvoerrisico’s van bezoekers?, risico’s vanuit historie t.a.v. treinverkeer) 6.9 Busmaatschappijen (aan-, of afvoerrisico’s van bezoekers?, risico’s vanuit historie t.a.v. treinverkeer)

Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


6.10 Drukte evenement i.c.m. stationstoegang


7. RUIMTELIJKPROFIEL (Locatie) 7.1 Hoe is het terrein ingericht(m.a.w. logische inrichting?, nooduitgangen/EHBO etc op tekening?) 7.2 Toegankelijkheid terrein (toegangscontrole?)

7.3 Ruimtelijke omgeving (obstakels, ondergrond etc)

7.4 Eigendomsstructuur

7.5 Schade gevoeligheid van de locatie

7.6 Belangen van derde in directe omgeving van de locatie

7.7 Meervoudig gebruik ruimte

7.8 Externe veiligheid (aanwezigheid risicovollebedrijven)

Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status: Omschrijving risico: Maatregelen: Status:

8. HANDHAVING 8.1 Handhavingsprotocol opgesteld

8.2 Afstemming beveiliging, gemeente, politie t.a.v handhaving 8.3 Strijdigheid met beleidsuitgangspunten, weten regelgeving en beleidskader 8.4 Alcoholverkoop (in glas) door winkeliers en andere horeca exploitanten (kebabzaken etc.)


9. HISTORISCH PROFIEL 9.1 Ervaringen t.a.v. eerdere edities evenement

9.2 Ongewenste gebeurtenissen bij eerdere editie evenement

9.3 Hotspots/Hottimes/Hotshots incidenten eerdere editie evenement 9.4 Maatregelen voorgaande edities


Risico gering = Risico is gering Risico gemid = Risico is gemiddeld Risico hoo g = Risico is hoog

gemeente Eindhoven

43

Oktober 2012


Bijlage 4

Richtlijn beveiligers

Tot op dit moment zijn geen wettelijke normen vastgelegd voor het bepalen van het aantal beveiligers dat bij een evenement nodig is. Wel is het onderwerp actueel en wordt op diverse fronten hard gewerkt aan het komen tot een normering. Een tocht langs diverse gemeentelijke sites geeft ook een zeer gevarieerd beeld. Het is zaak tot een beleid te komen waarbij de juiste verhouding gevonden wordt tussen de noodzakelijke borging van veiligheid, het daarbij onderkennen van de verschillende typen risico en de inzet van maatregelen die daarvoor nodig zijn. Het in Eindhoven ontwikkelde en eerder ingevoerde (beleid 2009) en toegepaste beleidsinstrument risicomatrix is daarbij essentieel. Deze risicomatrix kan een goed beeld geven van de specifieke risico’s die per evenement aan de orde zijn. Aan de hand daarvan kunnen de juiste maatregelen in het veiligheidsplan opgenomen worden. Het inzetten van beveiligers is slechts een van de mogelijkheden. NB De vaak genoemde norm van 1:250 komt voort uit de beveiliging bij dance-partys waar juist alle (publieks)risico’s maximaal aanwezig zijn: leeftijd categorie, tijdstip en duur van het evenement en gebruik van alcohol en drugs. Voor dit typen evenementen is deze norm algemeen geaccepteerd. Op basis van het format risicomatrix (document van de veiligheidsregio) zijn die elementen van veiligheid geselecteerd die inzet van beveiligers vragen of waarbij het latent aanwezige risico beperkt kan worden door inzet van beveiligers. Immers veel veiligheidsaspecten worden geborgd door ander soort maatregelen. Denk aan technische eisen aan bouwwerken en installaties, of inzet van geneeskundige hulp (GHOR) bij gezondheidsrisico’s of inzet van verkeersregelaars. Ook is van belang te onderkennen dat in de openbare ruimte de borging van de openbare orde en veiligheid het exclusieve wettelijke terrein is van de politie. Beveiligers mogen dus enkel de hen toegewezen taken uitvoeren binnen dat gebied dat in het kader van een evenement als evenemententerrein is aangewezen en/of afgebakend.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


De risicoscan Activiteitenprofiel Het activiteitenprofiel op zich geeft maar beperkt houvast voor de afweging of de inzet van beveiligers nodig is. Het is juist de combinatie met andere profielen die het activiteitenprofiel waardevol maakt voor die afweging. Wel is het zo dat het onderscheid dat gemaakt wordt in onderstaande tabel al impliciet een verschil in risico aangeeft. In onderstaande tabel is in blauw aangegeven waar vooral inzet van politie logisch lijkt. In geel is aangegeven waar in principe inzet van beveiligers voor de hand ligt.

Tabel 1 - risicopunten activiteitenprofiel Soort evenement (slechts één categorie invullen) (Aangekondigde) grote demonstraties (Aangekondigde) kleine demonstraties Auto- en motorsportevenementen Beurzen / tentoonstellingen Bezoek staatshoofd Circus

Risicopunt 3 2 3 1 3 1

Corso / (carnavals) optochten < 10.000 gelijktijdige bezoekers Corso / (carnavals) optochten > 10.000 gelijktijdige bezoekers

1 2

Festivals (met meerdere podia) Grote (house) party`s

3 2

Grote Popconcerten > 10.000 bezoekers Grote recreatieve evenementen >10.000 gelijktijdige bezoekers Kleine recreatieve evenementen Kleinere Popconcerten / tentfeesten 5.000 – 10.000 bezoekers Markten / braderieën Partyboot Promotie- / reclame Sportevenementen

3 3 1 2 1 1 1 3

Straatspeeldag Straattheater Tourritten (fiets, skeeler, motor, auto) Vliegshows Vuurwerkshows

1 1 3 3 2

gemeente Eindhoven

45

Oktober 2012


Publieksprofiel Het type bezoeker speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling. Er moet duidelijkheid zijn over de bevolkingscategorieën waarop het evenement zich richt en wat bekend is van deze categorieën bezoekers. Ook de aannemelijkheid, voorspelbaarheid of bekendheid dat bepaalde specifieke – bij politie en justitie bekende – groepen een evenement zullen bezoeken is van belang. Met name bij risico’s welke voortvloeien uit het publieksprofiel kan de inzet van beveiligers nodig zijn. Daarbij is de aard van de risico’s, gekoppeld aan dat publiek, bepalend voor de vraag of beveiligers nodig zijn. In dat geval is het vervolgens logisch dat het aantal in te zetten beveiligers gerelateerd wordt aan de omvang van het aanwezige publiek. Tabel 2 – risicopunten publieksprofiel Categorie Leeftijdsopbouw (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe 1 te wijzen) 0 - 15 jaar (zonder aanwezigheid van ouders)

2

3

Risicopunt

0,50

0 – 15 jaar (met aanwezigheid van ouders) 15 - 30 jaar

0,25 1,00

30 - 45 jaar > 45 jaar

0,50 0,25

Alle leeftijden Gebruik alcohol / drugs Niet aanwezig Mogelijk aanwezig, maar geen risicoverwachting Aanwezig met risicoverwachting Aanwezigheid van publiek Als toeschouwer Als toeschouwer en/of deelnemer

0,75

0,50 0,75

Als deelnemer

1,00

0 0,25 1,00

Bij deze tabel kunnen de volgende bijzonderheden worden opgemerkt: Categorie 1 Leeftijdsopbouw: tabel geeft op dit punt een goede afweging Categorie 2 Gebruik alcohol/drugs: zeer relevant Categorie 3 Aanwezigheid publiek: zeker relevant. Denk bijvoorbeeld aan bijeenkomsten waarbij het publiek massaal een wedstrijd met elkaar aan gaat. In afwijking van de tabel kan het aanwezig zijn als deelnemer ook juist een geringer risico opleveren. Denk aan samenzang bijeenkomsten. Daarbij zal het deelnemen juist een risico beperkend element zijn. In dat geval zou deze rubriek geen risicopunten behoeven te scoren.

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Ruimtelijk profiel In principe dient ieder evenemententerrein duidelijk (herkenbaar) gescheiden te zijn van de openbare ruimte. Bij statische evenementen zijn die grenzen duidelijk te definiëren. Bij mobiele evenementen is de grens tussen evenemententerrein en publiek domein op zijn minst diffuus. Bij zulke evenementen is eerder sprake van een moeilijk beheersbare locatie in tegenstelling tot afgesloten (veelal particuliere) ruimten. Ook de fysieke omgevingskenmerken spelen een rol. Een bouwplaats met stenen langs de route of een veranderde verkeerssituatie kan risico’s vergroten ten opzichte van vorige uitvoeringen van datzelfde evenement. Aandacht dient tevens uit te gaan naar stroomvoorziening, watervoorziening en voorzieningen op het vlak van crisisbeheersing en communicatie. Tot het ruimtelijk profiel hoort tevens de bereikbaarheid van het evenement. Zowel de bereikbaarheid voor de hulpdiensten als de bereikbaarheid voor zowel bezoekers per openbaar vervoer als voor bezoekers met eigen vervoer (zijn er bijvoorbeeld omleidingen van het openbaar vervoer). Ook plaats (locatie) en tijdstip van het evenement zijn factoren die van invloed zijn op de analyse van potentiële risico’s. Naast de daadwerkelijke locatie van het evenement dient gekeken te worden naar de infrastructuur in de omgeving van het evenement, waaronder de aanwezige voorzieningen op het terrein van de gezondheidszorg. Bij het ruimtelijk profiel komen veel elementen voor die terecht als risico element gewogen worden maar die zich niet laten oplossen door het inzetten van beveiligers. Wel is het zo dat indien er gekozen wordt voor de inzet van beveiligers het van belang is dat de beveiligingsorganisatie optimaal kan communiceren met elkaar en met de organisatie en hulpdiensten. Een bijzondere categorie binnen het ruimtelijk profiel is categorie 4, de duur van het evenement. Niet zo zeer de duur op zich maar de combinatie met aspecten uit het publieksprofiel (denk aan alcoholgebruik) is daarbij van belang. Een evenement in de ochtend en/of overdag zal per definitie minder risico kennen als een evenement in de avond. Bij een evenement waarbij alcohol en/of drugsgebruik een gegeven is zal het risico toenemen naar mate de duur van het evenement. Dit risico hoort zeker meegewogen te worden.

gemeente Eindhoven

47

Oktober 2012


Tabel 3 - risicopunten ruimteprofiel Categorie 1 Locatie evenement In een gebouw In een tijdelijk onderkomen (tent, partyboot e.d.)

2

Risicopunt 0,75 0,75

In open lucht; op locatie die daarvoor is bestemd en ingericht In open lucht; op locatie die daar niet voor is bestemd en ingericht vraagt om verduidelijking; niet bestemd toch een vergunning? Gemeentegrens overstijgend

1,00

Duur evenement (Eindhovense situatie) 0 - 3 uur (maandag t/m donderdag) daguren 0 - 3 uur ( zondag t/m woensdag) avond- / nachturen

0,25 0,50

0 - 3 uur (weekend; vrijdag t/m zondag) daguren 0 - 3 uur (weekend; donderdag t/m zaterdag) avond- / nachturen 3 - 12 uur daguren 3 - 12 uur avond- / nachturen 1 dag

0,50 0,75

0,50 0,75 0,75 1,00 1,00

Afronding risicoscan Voorgaande analyse en berekening van risicopunten bepaalt hoe de inzet van beveiligers bij het evenement verder vorm krijgt. Dit wordt in de volgende drie stappen weergegeven. Het is van belang dat mensen met kennis en ervaring van evenementen de risicoscan toepassen. Stap 1 De risicopunten relevant voor de inzet van beveiligers uit de kwantitatieve risicoanalyse worden bij elkaar opgeteld. Het minimum aantal te scoren punten is 1,5. Het maximum aantal punten is 5,00 (zie onderstaande tabel).

gemeente Eindhoven

Oktober 2012


Tabel 4 - totaal aantal risicopunten kwantitatieve risicoanalyse

Aspecten

Minimum aantal risicopunten

Maximaal aantal risicopunten

Publieksprofiel

0,75

3,00

Ruimteprofiel

O,75

2,00

Totalen

1,50

5,00

Stap 2 De gescoorde risicopunten worden vervolgens in kwalitatieve zin geanalyseerd. Het evenement en de bijbehorende score wordt andermaal bekeken vanuit de professionele deskundigheid. Bij deze kwalitatieve analyse worden ook subjectieve aspecten meegenomen. Stap 3 Tot slot worden de totaalsom van de kwantitatieve punten samen met de kwalitatieve analyse vertaald naar een classificatiesysteem, dat op zijn beurt de grondslag vormt voor de maatregelen die de verschillende diensten dienen te treffen bij het evenement.

gemeente Eindhoven

49

Oktober 2012


Tabel 5 - risicoclassificatie Totaal risicopunten

Omschrijving

Advies hulpdiensten

<3

Evenement met weinig risico kans op verstoring is nihil

Geen beveiligers

3 tot 4

Evenement met gemiddeld risico kans op verstoring is klein

Beveiligers 1 : 1000

4 tot 5

Evenement met gemiddeld risico kans op verstoring is gemiddeld

Beveiligers 1 : 500

5

Evenement met groot risico kans op verstoring is groot

Beveiligers 1 : 250

Mogelijkheid tot afwijken De gemeente kan en mag een andere classificatie aan een evenement toekennen. Redenen hiervoor kunnen uiteenlopen van een niet-correcte toekenning van risicopunten in de risicoscan tot het wensen van aanvullend advies of expertise. Bij een adviesaanvraag dient altijd het vergunningaanvraagformulier en deze risicoscan meegezonden te worden, aangevuld met reeds ingezonden documenten.

gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en veilig

Recommend Documents