gemeente Eindhoven Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en veilig

A

gemeente Eindhoven

Evenementenbeleid in Eindhoven “Gastvrij en veilig”

Juli 2012

Juli 2012

Evenementenbeleid in Eindhoven – “Gastvrij en veilig”

Colofon

Uitgave Gemeente Eindhoven

Datum Juli 2012

gemeente Eindhoven

Juli 2012


Inhoudsopgave 1

INLEIDING........................................................................................................... 5

2

DE GEMEENTE EINDHOVEN ALS EVENEMENTENSTAD ...................... 5 2.1 MISSIE............................................................................................................ 6 2.2 VISIE .............................................................................................................. 6 2.3 STRATEGISCHE UITGANGSPUNTEN ................................................................. 7 2.3.1 Organisator/organisatie:.......................................................................... 7 2.3.2 De gemeente, partners en hulpdiensten:................................................... 7 2.3.3 Off brand en on brandevenementen.......................................................... 8 2.4 DOELSTELLING .............................................................................................. 9 2.5 MET WELKE ORGANISATIES GAAN WE DIT REALISEREN?................................ 9 2.5.1 Organisator .............................................................................................. 9 2.5.2 Gemeente Eindhoven ................................................................................ 9 2.5.3 Eindhoven365 ........................................................................................... 9 2.5.4 Hulpdiensten........................................................................................... 10 Advisering brandweer........................................................................................... 10 Advisering politie.................................................................................................. 10 Advisering GGD/GHOR ....................................................................................... 10 2.5.5 Overige diensten ..................................................................................... 11 2.5.6 Operationele voorbereiding hulpdiensten .............................................. 11

3

WAARVOOR EEN VERGUNNING AANVRAGEN? ................................... 11 3.1 CATEGORIEËN EVENEMENTEN ..................................................................... 11 3.2 BIJZONDERE EVENEMENTEN ........................................................................ 12 3.3 GEEN EVENEMENT, MAAR WEL VOORSCHRIFTEN ......................................... 13 3.3.1 Film/tv-opnames ..................................................................................... 13 3.3.2 Tv-schermen bij sportevenementen......................................................... 13 3.3.3 Manifestaties........................................................................................... 13 3.3.4 Rampenoefeningen ................................................................................. 14 3.3.5 Evenementen zonder organisator ........................................................... 14 3.3.6 Activiteiten binnenlocaties...................................................................... 14 3.3.7 Leegstaande panden ............................................................................... 15

4

LOCATIES.......................................................................................................... 15 4.1 4.2

5

PROCEDURE ..................................................................................................... 16 5.1 5.2 5.3 5.4

6

LOCATIEBELEID ........................................................................................... 16 LOCATIEPROFIEL .......................................................................................... 16

FRONT-OFFICE.............................................................................................. 16 RESERVERING OP DE EVENEMENTENKALENDER ........................................... 17 CATEGORIE A .............................................................................................. 17 CATEGORIE B EN C EVENEMENTEN .............................................................. 18

HOE WORDT EEN VERGUNNINGSAANVRAAG BEOORDEELD? ....... 19 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.2 6.3 6.4

RISICOSCAN ................................................................................................. 19 Publieksprofiel........................................................................................ 20 Ruimteprofiel .......................................................................................... 20 Activiteitenprofiel ................................................................................... 21 SPOORBOEKJE .............................................................................................. 21 MULTIDISCIPLINAIR VEILIGHEIDSOVERLEG.................................................. 22 MULTIDISCIPLINAIRE RISICOANALYSE ......................................................... 22

gemeente Eindhoven

3

Juli 2012


7 AAN WELKE VOORSCHRIFTEN MOET DE ORGANISATOR VOLDOEN?.................................................................................................................. 23 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 8

TOEZICHT EN HANDHAVING...................................................................... 33 8.1 8.2 8.3

9

VOORWAARDEN EVENEMENTVERGUNNING OF MELDING ............................. 23 COMMUNICATIE ........................................................................................... 26 BEREIKBAARHEID/TOEGANKELIJKHEID ........................................................ 27 MOBILITEITSPLAN ........................................................................................ 28 VEILIGHEIDSPLAN ........................................................................................ 28 AANSPRAKELIJKHEID ................................................................................... 29 ALCOHOLMISBRUIK TEGENGAAN .................................................................. 29 MILIEU: GELUID, AFVAL EN DUURZAAMHEID .............................................. 30 ACTIVITEITEN IN HET LUCHTRUIM ............................................................... 32

INTEGRALE HANDHAVING BIJ EVENEMENTEN .............................................. 33 MULTIDISCIPLINAIRE SCHOUW..................................................................... 33 BEREIKBAARHEID GEMEENTE ...................................................................... 33

EVALUATIE....................................................................................................... 33

4

gemeente Eindhoven

Juli 2012


1

Inleiding

In Eindhoven worden al jarenlang succesvolle, sfeervolle, goedbezochte en veilige evenementen georganiseerd. Door het gevarieerde aanbod (voor ieder wat wils) en het goede verloop van evenementen heeft Eindhoven als evenementenstad een goede naam opgebouwd. Zowel vanuit maatschappelijk als economisch oogpunt zijn evenementen belangrijk voor de gemeente. De publieke belangstelling voor Eindhovense evenementen groeit zowel regionaal, nationaal als internationaal. Denk aan de Dutch Design Week, Glow, de Marathon en Koninginnedag, maar ook aan kleinere evenementen zoals Theaterfestival Straffe madammen en makke mannen of Parkdans. De gemeente Eindhoven behoort al jaren tot de top 5 in Nederland en heeft de ambitie om met een evenwichtig aanbod haar imago en positie als bruisende evenementenstad te behouden en te versterken. De gemeenteraad van Eindhoven heeft in juli 2009 het evenementenbeleid vastgesteld. Zoals toen al besloten vraagt het evenementenbeleid van 2009 op enkele onderdelen uitwerking en aanvulling. De groeiende belangstelling voor publieksevenementen en de noodzakelijke aandacht voor de veiligheid en beheersbaarheid van evenementen zijn daarnaast aanleiding om het evenementenbeleid op onderdelen te actualiseren. De primaire verantwoordelijkheid van de overheid ligt op het gebied van vergunningverlening en openbare orde en veiligheid. Deze verantwoordelijkheden staan daarom centraal.

2

De gemeente Eindhoven als Evenementenstad

De gemeente Eindhoven heeft als 5e stad van Nederland een aantal specifieke kenmerken en kernkwaliteiten, die voor een ieder herkenbaar zijn en tot ieders verbeelding spreken. Deze kenmerken leveren een bijdrage aan de profilering van de gemeente Eindhoven.

gemeente Eindhoven

5

Juli 2012


Het profiel van de gemeente Eindhoven wordt (in algemene zin) gekenmerkt door: b Lichtstad b Technologie- en kennisstad b Sportstad b Cultuur (Design)stad b Participatiestad (breed) b Regiostad b Brabantstad (cultuur hoofdstad) Kennis, technologie en design zijn tevens de kernwaarden in de op 16 oktober 2010 door de raad vastgestelde city marketingstrategie. De evenementen die binnen de stad Eindhoven worden georganiseerd zijn ondersteunend aan de genoemde kernkwaliteiten van de gemeente Eindhoven en dragen bij aan een positieve profilering van de stad.

2.1

Missie

De missie op het gebied van evenementen is als volgt weer te geven: Wij, als gemeente Eindhoven, leveren een bijdrage aan een bruisend en veilig verloop van evenementen in de stad Eindhoven. Woorden die deze missie ondersteunen zijn “Gastvrij en veilig”.

2.2

Visie

Evenementen zijn van grote betekenis voor een stad, voor een positief stedelijk imago, op economisch gebied, maar juist ook sociaal-maatschappelijk voor wat betreft de leefbaarheid en sociale cohesie. We hechten aan het economische en maatschappelijke belang van alle bevolkingsgroepen in de wijk en de stad. De gemeente Eindhoven behoort al jaren tot de top 5 in Nederland en heeft de ambitie haar imago en positie als bruisende evenementenstad te behouden en te versterken. De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente (het cluster Evenementen) in relatie tot evenementen ligt op het gebied van de openbare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een procesbeschrijving rondom vergunningverlening en handhaving. Voor de gemeente Eindhoven blijft een ordelijk en veilig verloop van evenementen voorop staan.

6

gemeente Eindhoven

Juli 2012


2.3

Strategische uitgangspunten

Om invulling te geven aan deze missie en visie is het van belang dat vooraf een aantal uitgangspunten wordt vastgesteld, zowel ten aanzien van de organisator/organisatie als ten aanzien van de gemeente, partners en hulpdiensten.

2.3.1

b

Organisator/organisatie:

Een organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement en het beperken / voorkomen van overlast / effecten in de omgeving binnen de kaders van de gemeente Eindhoven. Dit geldt zowel op openbaar terrein als in binnenlocaties.

b

Alle betrokkenen bij een evenement (organisatie, bezoekers, gemeente, hulpdiensten, omwonenden) hebben belang bij een ordelijk en veilig verloop. De organisatie stelt daarom alles in het werk om de veiligheid zoveel als mogelijk te garanderen en om balans aan te brengen in de lusten en lasten bij evenementen.

b

De organisatie die een vergunning aanvraagt is verplicht om alle informatie te verschaffen die voor de beoordeling van de aanvraag noodzakelijk is.

b

De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van de noodzakelijke voorzieningen (zowel facilitair als beheersmatig) en de bijbehorende kosten. In het kader van de ‘off–brand financiering’ worden de kaders van doorberekening van kosten en financiële ondersteuning nader uitgewerkt

2.3.2

b

De gemeente, partners en hulpdiensten:

Evenementen zijn vanuit maatschappelijk en economisch oogpunt belangrijk voor de gemeente. De gemeente streeft naar een evenwichtig aanbod waarmee ze haar imago en positie als bruisende evenementenstad behoudt en versterkt.

b

De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een proces rondom vergunningverlening en handhaving.

b

De secundaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt in het opstellen van het evenementenbeleid. Om deze twee verantwoordelijkheden op elkaar aan te laten sluiten zijn de kaders binnen het evenementenbeleid gericht op openbare orde en veiligheid.

b

Het evenementenbeleid en evenementenvergunningenbeleid (o.a. ontwikkeling en evaluatie) is een verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Evenementen.

gemeente Eindhoven

7

Juli 2012


b

De raad stelt het evenementenbeleid vast.

b

De Burgemeester is verantwoordelijk voor Openbare Orde en Veiligheid. De Burgemeester is tevens coördinerend bestuurder op het gebied van evenementen (inclusief toezicht en handhaving). Reden hiervoor is het afbreukrisico op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid.

b

De Burgemeester verleent de evenementenvergunning, hij mandateert deze bevoegdheid aan het sectorhoofd Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning, het sectorhoofd VJB mandateert deze bevoegdheid aan het afdelingshoofd van de afdeling Veiligheid.

b

De hulpverleningsdiensten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun wettelijke taken en verantwoordelijkheden (openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, gezondheid, etc.).

b

Het cluster Evenementen richt zich op de wettelijke taken, d.w.z. vergunningenverlening, meldingen en beleidsontwikkeling, waaronder handhavingprotocollen. De accountmanagers begeleiden organisatoren door het (vergunningen)proces met betrekking tot (complexe) B en C evenementen in de gemeentelijke organisatie.

b

Acquisitie is géén onderdeel van het (wettelijke) takenpakket van het cluster Evenementen. Hiermee wordt een duidelijke scheiding aangebracht in rollen. Andere sectoren van de gemeente blijven binnen hun vakgebied aanspreekpunt en behouden daarmee hun acquisitierol.

b

Het cluster Evenementen heeft in principe geen rol als organisator van een evenement. Waar dit wel het geval is wordt gekeken of en op welke manier dat voor de toekomst anders kan worden geregeld, er wordt bijvoorbeeld gekeken naar een ‘Stichting Koninginnedag’.

b

Waar de gemeente een regierol houdt bij het evenement (bijvoorbeeld PSVkampioenschap, huldiging OS-sporters), vallen zowel de aansturing als de uitvoeringstaken (zowel facilitair als beheersmatig) onder de Sector Realisatie & Beheer (beheer) dan wel de sector ORVM (verkeer). De regie op deze taken wordt belegd bij de accountmanager. Hiermee houden we uitvoering en vergunningverlening van elkaar gescheiden.

2.3.3

Off brand en on brandevenementen

De gemeente Eindhoven kent twee soorten evenementen te weten: de ‘on brandevenementen’ en de ‘off- brandevenementen’. ‘On brandevenementen’ zijn evenementen die volledig aansluiten bij de citymarketingstrategie van Eindhoven en daar ook mede invulling aan geven. Deze evenementen vallen volledig onder het werkveld van Eindhoven365. Zowel het accountschap als de financiële ondersteuning van die evenementen berust bij de

8

gemeente Eindhoven

Juli 2012


citymarketing organisatie Eindhoven365. Indien er voor deze evenementen een vergunning nodig is, is dit een verantwoordelijkheid van het cluster Evenementen. ‘Off-brand evenementen’ zijn evenementen, die niet primair onder de citymarketingstrategie vallen, maar zijn voor inwoners van Eindhoven dan wel bezoekers zeer aantrekkelijk. De gemeente is verantwoordelijk voor de besluitvorming omtrent financiële ondersteuning van ‘off-brandevenementen’. Hiervoor stelt zij kaders, op basis waarvan besloten wordt of een evenement in aanmerking komt voor financiële ondersteuning.

2.4

Doelstelling

Met het evenementenbeleid wil het college van burgemeester en wethouders de onderstaande doelen realiseren. - een eenduidig en samenhangend evenementenbeleid; - een procesbeschrijving(en) van eerste contact tot evaluatie; - een gemeentelijke organisatie die in staat is om een verdergaande professionalisering van de gemeentelijke taken op het gebied van evenementen te kunnen realiseren.

2.5

2.5.1

Met welke organisaties gaan we dit realiseren?

Organisator

De organisator is op basis van het Burgerlijk Wetboek en de Algemeen Plaatselijke Verordening (verder APV) primair verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement. De organisator organiseert conform de bepalingen in de vergunning wat nodig is om het evenement veilig plaats te laten vinden,. 2.5.2

Gemeente Eindhoven

Om de voorbereiding van en het vergunningverleningtraject binnen de gemeente Eindhoven gestalte te geven wordt binnen de afdeling Veiligheid van de sector Veiligheid, Juridische zaken en Bestuursondersteuning een cluster Evenementen ingericht. Het cluster Evenementen is verantwoordelijk voor de gehele procesbegeleiding rondom de evenementenvergunning (van aanvraag tot evaluatie). De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving wordt belast met de uitvoering van het handhavingprotocol. 2.5.3

Eindhoven365

Eindhoven365 is in het kader van citymarketing verantwoordelijk voor de coördinatie van alle on brandevenementen.

gemeente Eindhoven

9

Juli 2012


2.5.4

Hulpdiensten

De hulpdiensten: Reserveren capaciteit op basis van de regionale evenementenkalender; Adviseren het bevoegd gezag over de veiligheid van een evenement. Het adviseren gebeurt door de brandweer, politie en de GGD/GHOR. Afhankelijk van de risico-inschatting kan er ook aan het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (brandweer, politie, GHOR en gemeenten) een advisering gevraagd worden. Politie, brandweer en GGD/GHOR participeren in het multidisciplinair veiligheidsoverleg. Zij leveren een aandeel in het maken van de risicoanalyse, stellen een integraal advies op en nemen deel aan de multidisciplinaire schouw. Advisering brandweer

De adviseringstaak van de brandweer bij evenementen is gebaseerd op de Wet veiligheidsregio’s. Het advies richt zich op: -

beperken van brandgevaar; voorkomen van onveilige situaties binnen en/of door constructies die bij het evenement worden gebruikt; voorkomen en beperken van ongevallen bij brand; beperken van gevaar voor mensen en dieren in algemene zin.

Advisering politie

De adviseringstaak van de politie bij evenementen is gebaseerd op de Politiewet. Het advies richt zich op: -

voorkomen van strafbare feiten en gedragingen; voorkomen van openbare ordeverstoringen; voorkomen van (ernstige) verkeershinder; bevordering van veiligheid in algemene zin.

Advisering GGD/GHOR

De adviseringstaak van de GGD/GHOR bij evenementen is afgeleid van de Wet veiligheidsregio’s. Het advies richt zich op: -

voorkomen van gezondheidsbedreigende situaties; technische hygiënezorg; organisatie van de medische hulpverlening op de plaats van het evenement.

10

gemeente Eindhoven

Juli 2012


2.5.5

Overige diensten

Waar relevant consulteren de gemeenten, brandweer, politie en/of GHOR andere bedrijven of instellingen ten behoeve van de advisering en operationele voorbereiding op een evenement. Voorbeelden zijn de Nederlandse Spoorwegen, de Provincie, Rijkswaterstaat en het Waterschap. 2.5.6

Operationele voorbereiding hulpdiensten

De hulpdiensten dragen zorg voor de voorbereiding en uitvoering van hun benodigde operationele inzet bij een evenement.

3

Waarvoor een vergunning aanvragen?

Niet alle activiteiten in de openbare ruimte gelden als evenement. In dit hoofdstuk worden evenementen en uitzonderingen beschreven.

3.1

Categorieën evenementen

Volgens de APV wordt onder een evenement elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak verstaan, met uitzondering van o.a. bioscoopvoorstellingen en markten. Ondanks het afwijkende karakter is voor een herdenkingsbijeenkomst in sommige gevallen wel een evenementenvergunning nodig. Wanneer de herdenkingsbijeenkomst in besloten kring plaats vindt op een plek die daarvoor is aangewezen, valt deze onder Wet Openbare Manifestaties (WOM) en heeft het lokaal gezag daar geen zeggenschap in. Herdenkingsdiensten buiten (of op locaties die hiervoor niet bestemd zijn) vallen niet onder de WOM, conform de APV is hiervoor een evenementenvergunning noodzakelijk. Er wordt een onderscheid gemaakt in A-, B- en C- evenementen. Dit onderscheid wordt gemaakt door de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de stad en de gevolgen voor het verkeer. Voor de beoordeling van de risico’s wordt gebruik gemaakt van een risicoscan . De risicoscan geeft een eerste indicatie van de impact en mogelijke risico’s van een evenement.1 De risicoscan wordt uitgevoerd tijden het proces dat gevolgd wordt in het kader van de vermelding op de evenementenkalender. De risicoscan bestaat uit zowel een kwantitatief als een kwalitatief deel.

1

Wanneer er aanvullende informatie beschikbaar is die niet in de risicoscan meegenomen kan worden,

heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een hogere categorie in te delen.

gemeente Eindhoven

11

Juli 2012


De gemeente Eindhoven hanteert de volgende indeling: Categorie

Omschrijving

Categorie C

Vergunningplichtig Hoog risico-evenement, waarbij sprake is van grote impact op de stad en/of regionale gevolgen voor het verkeer. Bijvoorbeeld: Marathon, Koninginnedag.

Categorie B

Vergunningplichtig Gemiddeld risico-evenement, waarbij sprake is van grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer. Bijvoorbeeld: popconcerten, sportevenementen

Categorie A

Vergunningplichtig Laag risico-evenement, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en de gevolgen voor het verkeer beperkt zijn. Bijvoorbeeld: braderie, sportwedstrijd, muziekoptreden.

Melding

Kennisgevingsevenementen Buurt- en wijkfeesten onder bepaalde voorwaarden.

Ontheffing Wet

Ontheffing in het kader van de Wet Milieubeheer

Milieubeheer

onder bepaalde voorwaarden.

Voor de behandeling van de vergunningaanvraag brengt de gemeente kosten (de zogenaamde leges) in rekening. De hoogte van de leges is afhankelijk van de kosten die gemaakt worden in het kader van de vergunningverlening. Aan een melding zijn geen kosten verbonden. De kosten/leges zijn opgenomen in de Legesverordening van de Gemeente Eindhoven. De legeskosten worden betaald aan de gemeente. Daarnaast worden er nog andere kosten zoals elektriciteit en eventuele schoonmaakkosten in rekening gebracht. Een indicatie van deze kosten wordt opgenomen in de locatieprofielen.

3.2

Bijzondere evenementen

Voor enkele evenementen geldt dat zij vanwege de impact op de stad vragen om beperkende of verruimende maatregelen op maat waarin het (locatie)beleid niet volstaat. Het gaat hierbij om de jaarlijks terugkerende evenementen: carnavalsoptocht, Koninginnedag, Park Hilaria en Marathon Eindhoven. Vanwege de impact op de stad en de te nemen maatregelen zijn deze organisatoren verplicht om 28 weken voor de datum van het evenement met de gemeente en hulpdiensten in overleg te treden. De procesgang van overleg en documentatie wordt door het cluster evenementen in een zogenaamd ‘spoorboekje’ vastgelegd. 12

gemeente Eindhoven

Juli 2012


Het spoorboekje is voor gemeente, hulpdiensten en organisatoren een handige leidraad in de voorbereiding op een evenement. De momenten van overleg, de aan te leveren documenten en het tijdstip van het afgeven van de vergunning worden in het spoorboekje opgenomen. Een PSV-kampioenschap of een evenement met een incidenteel karakter zoals een EK/WK voetbal of Serious Request 2010 vallen ook onder de noemer bijzondere evenementen. Dit zijn actuele, onverwachte, niet planbare gebeurtenissen, die om meer flexibiliteit vragen. In deze gevallen zal de voorbereiding met de gemeente en hulpdiensten niet aan de hand van het spoorboekje worden opgepakt, maar zullen binnen het multidisciplinair overleg maatwerkafspraken worden gemaakt.

3.3

Geen evenement, maar wel voorschriften

Voor diverse activiteiten die niet onder een regulier evenement vallen, kan een evenementenvergunning of -melding worden afgegeven. Omdat deze activiteiten impact kunnen hebben op de stad (denk aan wegafsluiting) kan het raadzaam zijn een vergunning aan te laten vragen om extra maatregelen op te kunnen leggen. De onderdelen uit beleid die van toepassing zijn op het waarborgen van de veiligheid voor omwonenden, deelnemers en hulpverleners worden daarbij gebruikt. Hieronder worden enkele veelvoorkomende activiteiten nader toegelicht: 3.3.1

Film/tv-opnames

Eindhoven is regelmatig toneel voor opnames. Soms hebben deze opnames een redelijke impact op omwonenden, bijvoorbeeld bij een wegafsluiting of opnames in de nacht. Afhankelijk van de impact moet melding worden gemaakt of moet een vergunning worden aangevraagd, de externe partij brengt hier een advies over uit, de accountmanager neemt uiteindelijk het definitieve besluit. Opnames tellen niet mee in de telling van het locatiebeleid mits zij geen geluidsoverlast met zich meebrengen. 3.3.2

Tv-schermen bij sportevenementen

Voor ieder EK/WK voetbal of bij andere grote sportevenementen geldt het schermenbeleid, waarin de landelijke en lokale uitgangspunten worden verwoord. Het schermenbeleid wordt indien nodig aangepast aan de hand van landelijke richtlijnen of nieuwe inzichten. Het huidige schermenbeleid maakt onderdeel uit van dit beleid. 3.3.3

Manifestaties

Manifestaties, demonstraties en optochten tot belijden van godsdienst of levensbeschouwing (zoals beschreven op basis van de Grondwet in de Wet openbare manifestaties, Wom) worden vaak ten onrechte als evenement aangemerkt. Ze kunnen echter wel aanleiding geven tot het verstoren van de openbare orde en gemeente Eindhoven

13

Juli 2012


veiligheid. In de voorbereiding door de operationele diensten vertonen deze manifestaties dan ook grote overeenkomsten met de voorbereiding op evenementen. Vandaar dat deze manifestaties wel aan bepaalde voorschriften moeten voldoen. 3.3.4

Rampenoefeningen

Met enige regelmaat vinden er rampenoefeningen plaats in Eindhoven. Deze oefeningen worden georganiseerd door de gemeente, de Veiligheidsregio BrabantZuidoost of één van de hulpdiensten. Deze oefeningen kunnen impact hebben op omwonenden, bedrijven en andere belanghebbenden door bijvoorbeeld een wegafsluiting. Voor deze oefeningen hoeft geen evenementenvergunning te worden aangevraagd. Omwonenden, bedrijven en andere belanghebbenden worden zoveel als mogelijk tijdig door de organisator geïnformeerd. 3.3.5

Evenementen zonder organisator

Voor het afgeven van een vergunning of het bevestigen van een melding is een organisator noodzakelijk. Soms gebeuren er echter kleine, spontane activiteiten. Social media, zoals Facebook en Twitter zijn bij uitstek middel om in een korte tijd mensen te mobiliseren voor een flash mob, tweet-up (bijvoorbeeld Bring-Your- Ownpicknick) of een soortgelijke activiteit. Bij dit soort kleinschalige activiteiten is er vaak slechts een initiator en geen duidelijke organisator aan te wijzen. Alleen bij overlast zal tegen deze activiteiten worden opgetreden. Wanneer dit het geval is, kan het bevoegd gezag ingrijpen en het “evenement” stilleggen. 3.3.6

Activiteiten binnenlocaties

Een binnenlocatie waar een evenement plaatsvindt, is veelal een inrichting, een bedrijf, in de zin van de Wet milieubeheer. Ook het buitenterrein kan deel uitmaken van een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer, bijvoorbeeld het TU/e-terrein. Activiteiten binnen de normale bedrijfsvoering Voor activiteiten die binnen een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer worden georganiseerd en die binnen de normale bedrijfsvoering van die inrichting vallen, geldt dat daarvoor geen evenementenvergunning nodig is. Dit geldt bijvoorbeeld voor de reguliere activiteiten in de Effenaar, de Tongelreep, de Wim van Doornekiosk of het Parktheater en geldt tevens voor het buitenterrein van de betreffende inrichting. Wat als normale bedrijfsvoering wordt gezien, is vastgelegd in de vergunning(aanvraag) ingeval van een vergunningsplichtige inrichting dan wel in de melding in het kader van de Wet Milieubeheer ingeval van een meldingsplichtige inrichting. Voor deze activiteiten gelden dan de vergunningvoorschriften respectievelijk de voorschriften van het Barim (beter bekend als het 14

gemeente Eindhoven

Juli 2012


“Activiteitenbesluit”) Activiteiten die niet binnen de normale bedrijfsvoering passen Dit kunnen activiteiten betreffen binnen een vergunningsplichtige inrichting of binnen een meldingsplichtige inrichting Wanneer een activiteit plaatsvindt binnen een meldingsplichtige inrichting op de in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) vermelde data en tijden, valt de activiteit onder de zogenoemde ‘collectieve festiviteit’. Dit geldt alleen voor horecabedrijven. Als een activiteit buiten deze data plaatsvindt, stelt de organisator het college tenminste twee weken voor de activiteit in kennis van de ‘incidentele activiteit’. In de Algemeen Plaatselijke Verordening staat aangegeven hoeveel incidentele festiviteiten er jaarlijks worden toegestaan. Hierbij wordt verschil gemaakt tussen horeca-, recreatie- en sportinrichting en andere bedrijven die niet onder deze noemer vallen. Per gebied kan het aantal maximaal toegestane incidentele festiviteiten verschillen. Los van de bestaande meldingsplicht vraagt de organisator voor deze activiteiten, zowel “collectieve” als “incidentele” festiviteiten, als ook voor de activiteiten buiten de normale bedrijfsvoering van een vergunningsplichtige inrichting, een evenementenvergunning aan. Dit geldt overigens ook voor activiteiten op het buitenterrein van de betreffende inrichting. 3.3.7

Leegstaande panden

Met regelmaat vinden er evenementen plaats in leegstaande bedrijfspanden. Als er nog een Wabo-(Wm-) vergunning actief is, geldt deze nog steeds voor wat betreft de (eerdere) normale bedrijfsvoering. Wanneer er geen vergunning meer actief is of de activiteit valt buiten de (eerdere) normale bedrijfsvoering zoals vergund, vraagt een organisator een evenementenvergunning aan. Hiervoor gelden dezelfde regels en voorschriften als voor een evenement op een buitenlocatie, niet zijnde een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer.

4

Locaties

Een organisator kan binnen de gemeente Eindhoven in principe voor elke locatie een vergunning aanvragen. Voor een aantal locaties geldt dat er frequent evenementen plaatsvinden of dat deze locaties om een bijzondere reden extra aandacht vragen (denk hierbij aan de milieuaspecten in het geval van een evenement in het gemeente Eindhoven

15

Juli 2012


Stadswandelpark). Op deze locaties kunnen binnen de geldende voorwaarden evenementen worden georganiseerd. Voor deze locaties worden in overleg met de belanghebbenden en omwonenden locatieprofielen opgesteld.

4.1

Locatiebeleid

Het locatiebeleid geeft aan welke evenementen (qua soort, omvang etc), met welke frequentie en duur op de beschikbare locaties (pleinen, straten etc.) binnen een bepaald gebied mogen plaatsvinden en welke voorwaarden en eisen gesteld worden ten behoeve van veiligheid, overlast, functiebehoud en bereikbaarheid etc. In het locatiebeleid gaat het nadrukkelijk over de communicatie met en rol van omwonenden en ondernemers.

4.2

Locatieprofiel

Het locatieprofiel geeft een meer technische beschrijving van de locaties en geeft inzicht in de voorzieningen, maatregelen en servicekosten die aan die locatie gekoppeld zijn. Het locatieprofiel is vooral ten behoeve van de vergunningverlening en de organisatoren.

5

Procedure

Voor de helderheid naar de organisator toe is er één front-office waar organisatoren terecht kunnen, ongeacht of het een vergunningsplichtig of een meldingsplichtig evenement betreft. Dit loket vormt de brug tussen de organisator en de gemeente.

5.1

Front-office

Een externe partij (Eindhoven365) vervult de front-office functie vanuit de gemeente Eindhoven voor alle vragen en advisering met betrekking tot evenementen. Wanneer een evenement daar wordt aangemeld, zal er door hen aan de hand van criteria gekeken worden of het hier een meldingsplichtig of vergunningsplichtig evenement betreft. Deze partij adviseert de gemeente hierin, de definitieve beoordeling vindt door de gemeente plaats. Organisatoren van vergunningsplichtige evenementen moeten eerst langs de externe partij omdat het evenement op de concept-evenementenkalender geplaatst moet worden.. De externe partij stelt de concept-evenementenkalender (als advies) voor 1 oktober van het voorafgaande jaar op. Dit advies wordt doorgezet naar het cluster evenementen van de gemeente Eindhoven, die de evenementenkalender 16

gemeente Eindhoven

Juli 2012


multidisciplinair afstemt. Daarna vindt afstemming plaats binnen de driehoek (bestaande uit Burgemeester, Openbaar Ministerie en Politie). Het college van burgemeester en wethouders stelt de evenementenkalender vervolgens vast. (voor 1 december). Daarbij wordt expliciet gekeken naar de beschikbare capaciteit van de hulpverlenende instanties. Bij de vaststelling van de evenementenkalender wordt tevens een voorstel voor verdeling van de off-brand financiering voor het komende jaar door het college vastgesteld. De meldingsplichtige evenementen worden niet in de evenementenkalender opgenomen. Organisatoren van evenementen die meldingsplichtig zijn, worden doorverwezen naar de gemeente Eindhoven. Op het moment dat de organisator van een meldingsplichtig evenement geen vragen heeft, kan hij/zij zich ook rechtstreeks melden bij het cluster Evenementen. Na plaatsing op de evenementenkalender worden de organisatoren van vergunningsplichtige evenementen doorverwezen naar het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven voor de verdere afhandeling van de vergunningaanvraag en de vergunningverlening. Het cluster Evenementen zal de één-loket functie rondom vergunningverlening invullen.

5.2

Reservering op de evenementenkalender

De evenementenkalender is doorgaans overvol. Organisatoren dienen voor 1 september in het voorafgaande jaar een plaats te reserveren op de evenementenkalender. Deze voorinschrijving gebeurt aan de hand van een standaard meldingsformulier. Aan de organisator van een evenement dat voor de eerste maal wordt georganiseerd, wordt uitgebreidere informatie gevraagd. Dit om een goede risico-inschatting te kunnen maken. De evenementenkalender wordt opgesteld om inzicht te krijgen in het aantal evenementen en de benodigde capaciteit vanuit de operationele diensten. Bij meerdere aanvragen voor dezelfde datum zal via een nog op te stellen afwegingskader een keuze gemaakt worden.

5.3

Categorie A

De vergunningsaanvraag voor een categorie A-evenement dient de organisator 8 weken voor aanvang van het evenement in. Wanneer het evenement toch in een categorie B of C blijkt te vallen, kan de aanvraag als zodanig toch nog in behandeling worden genomen. Indien een evenement niet op de evenementenkalender vermeldt staat, vindt bij de vergunningaanvraag de afweging plaats in relatie tot de beschikbare ruimte binnen de evenementenkalender, het locatiebeleid, alsmede de beschikbare capaciteit bij politie en bij Toezicht en Handhaving. Evenementen met een voorinschrijving op de evenementenkalender komen met voorrang in aanmerking bij vergunningverlening ten opzichte van andere aanvragen. In overleg met het cluster Evenementen wordt bepaald of het noodzakelijk is dat er naast de vergunningsaanvraag een veiligheidsplan wordt ingediend. gemeente Eindhoven

17

Juli 2012


5.4

Categorie B en C evenementen

De deadline voor het indienen van een vergunningaanvraag voor B- en Cevenementen is minimaal acht weken voor aanvang van het evenement. Belangrijke voorwaarde voor het in behandeling nemen van de vergunningaanvraag is dat de aanvraag volledig moet zijn, inclusief benodigde plannen. Het veiligheidsplan moet uiterlijk 8 weken voor het evenement worden ingediend, daar waar mogelijk eerder in verband met advisering van de hulpdiensten. Wanneer het niet mogelijk is om voor 1 september een plek op de evenementenkalender te reserveren, omdat bijvoorbeeld de datum nog niet bekend is, kan er nog steeds een vergunningaanvraag ingediend worden. De vergunningaanvraag moet minimaal acht weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Hierbij geldt echter wel dat evenementen met een voorinschrijving op de evenementenkalender met voorrang in aanmerking komen bij vergunningverlening ten opzichte van andere aanvragen. Onverwachtse evenementen Natuurlijk vragen actuele, onverwachte, niet planbare gebeurtenissen soms om meer flexibiliteit. Denk aan een huldiging van PSV, FC Eindhoven of Olympische sporters of het houden van een stille tocht. Dit kan een reden zijn om de procedure te verkorten en versneld een vergunning voor het evenement te verlenen. Het evenementenbeleid zou te rigide zijn als er geen plaats is voor onverwachte en niet planbare festiviteiten. Er moet echter sprake zijn van bijzondere omstandigheden. In voorkomend geval wordt de aanvraag aan het College van Burgemeester en Wethouders voorgelegd. Ook hiervoor geldt dat de burgemeester alleen vergunning verleent in overleg met de overige leden van de driehoek.

18

gemeente Eindhoven

Juli 2012


Bezwaar of beroep Op basis van de Algemene wet bestuursrecht hebben belanghebbenden de mogelijkheid om tegen een besluit van de gemeente (zoals de verlening van een evenementenvergunning) bezwaar of beroep aan te tekenen. Om bewoners en andere belanghebbenden de gelegenheid te bieden bezwaar te maken tegen een afgegeven evenementenvergunning, streeft de gemeente ernaar de vergunning vier weken voor het evenement te verlenen.

6

Hoe wordt een vergunningsaanvraag beoordeeld?

De locatieprofielen en de evenementenkalender vormen samen het belangrijkste toetsingskader voor het mogelijk maken van een evenement. Als een evenement op een locatie past en er is ruimte in de evenementenkalender dan is het in principe mogelijk. In principe: de vergunningaanvraag voor een evenement verloopt via de normale evenementenprocedure. Plaatsing op de evenementenkalender biedt een kans, geen zekerheid op een evenementenvergunning. De organisator zal aan alle voorwaarden moeten voldoen. Het cluster evenementen vraagt advies aan betrokken diensten en organisaties over de ingediende aanvraag en adviseert de burgemeester over toekenning van de vergunning. Een besluit over het al dan niet afgeven van de vergunning valt, binnen 4 weken nadat de volledige vergunningsaanvraag is ingediend. Om advies te kunnen geven, voert de vergunningverlener een (multidisciplinaire) risicoanalyse uit.

6.1

Risicoscan

Iedere organisator meldt zijn evenement aan bij de externe partij middels een standaard meldingsformulier. Het is essentieel dat alle onderdelen van dit aanmeldformulier worden ingevuld, omdat deze informatie gebruikt wordt om een eerste inschatting van de risico’s van het evenement te maken. Deze eerste inschatting gebeurt middels een risicoscan. De risicoscan kijkt naar het activiteitenprofiel, publieksprofiel en ruimtelijk profiel van het evenement. Afhankelijk van de uitkomst van deze risicoscan wordt het evenement geclassificeerd als een A, B of C evenement2. De evenementen die als B of C zijn gecategoriseerd krijgen vervolgens vanuit de gemeente een accountmanager toegewezen en zullen in het multidisciplinaire veiligheidsoverleg voorbereid worden. Bij de voorbereiding van A-evenementen vindt er wel afstemming plaats met de hulpdiensten, dit vindt echter niet in multidisciplinair verband plaats. 2

Wanneer er aanvullende informatie beschikbaar is die niet in de risicoscan meegenomen kan worden, heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een hogere categorie in te delen.

gemeente Eindhoven

19

Juli 2012


In de risicoscan komen de volgende aspecten terug: 6.1.1

Publieksprofiel

Het type bezoekers speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling. Op welke bevolkingscategorieën richt het evenement zich? Wat weten we van deze categorieën bezoekers? Is het aannemelijk, voorspelbaar of bekend dat bepaalde specifieke (bij politie en justitie bekende) groepen een evenement zullen bezoeken? Denk aan: b

te verwachten opkomst en massaliteit van het publiek

b

leeftijdsopbouw van het publiek

b

kennis over en ervaring met bezoekers

b

aanwezigheid van publiek als toeschouwer of als deelnemer

b

aanwezigheid van rivaliserende groepen of groepen met verschillende belangen

b

eventueel gebruik van verdovende middelen of alcohol

b

complete conditie-/gezondheidstoestand van deelnemers en publiek

b

doel/verwachting van het publiek

b

gedrag van bezoekers

b

geestelijke en emotionele conditie van bezoekers

6.1.2

Ruimteprofiel

In de meeste gevallen is een evenemententerrein duidelijk (herkenbaar) gescheiden van de openbare ruimte. Bij statische evenementen zijn die grenzen duidelijk gedefinieerd. Bij mobiele evenementen, zoals parades of (op)tochten, is de grens tussen het evenemententerrein en publiek domein op zijn minst diffuus. Bij zulke evenement en is er dan ook eerder sprake van een moeilijk beheersbare locatie. Bij afgesloten ruimten is dit makkelijker. Ook de fysieke omgevingskenmerken doen ertoe: een bouwplaats met stenen langs de route, een veranderde verkeerssituatie of nieuwe objecten in de openbare ruimte die niet snel te verplaatsen zijn, kunnen risico's ten opzichte van eerdere edities van het evenement vergroten. Denk verder aan de stroomvoorziening, watervoorziening en voorzieningen op het vlak van crisisbeheersing en communicatie. Hieraan gerelateerd is de bereikbaarheid van het evenement. In de eerste plaats gaat het natuurlijk om de bereikbaarheid voor de hulpdiensten, zij dienen zowel het evenemententerrein als de omliggende panden te kunnen bereiken. Daarnaast gaat het om de bereikbaarheid voor bezoekers zowel met eigen als met openbaar vervoer.

20

gemeente Eindhoven

Juli 2012


Onderdeel van de risicoanalyse zijn ook de weersomstandigheden. Zeer warm weer kan er bijvoorbeeld toe leiden dat de gemoederen snel verhit raken en dat alcoholgebruik sneller uitloopt op ordeverstoringen. Een regenbui daarentegen kan het animo om de orde te verstoren temperen. Evenementen, die onder winterse omstandigheden plaatsvinden, leveren vanwege mogelijke onderkoeling meer fouilleringproblemen op. Er dient rekening gehouden te worden met de temperatuur van de lucht, windsnelheid en gevoelstemperatuur. 6.1.3

Activiteitenprofiel

Iedere activiteit heeft specifieke kenmerken, deze kenmerken brengen geen, weinig of veel risico’s met zich mee. Bij bepaalde evenementen is de kans op geluidsoverlast bijvoorbeeld vanzelfsprekend groter dan bij andere. Ook de tijdsduur en het tijdstip van een evenement kunnen van invloed zijn op mogelijke risico's. Wanneer een evenement samenvalt met andere evenementen, manifestaties, vieringen of gebeurtenissen bestaat de kans dat ordeverstoringen eerder optreden. Binnen het activiteitenprofiel wordt ook nadrukkelijk gekeken naar historische gegevens. Aan de hand van de volgende gegevens kan een redelijk nauwkeurig beeld worden geschetst van de verwachtingen over het evenement: b

het historische verloop van hetzelfde evenement over de afgelopen vijf jaar

b

het historische verloop van vergelijkbare evenementen

b

het verloop van vergelijkbare evenementen in andere steden

b

ervaringen met de organisator

6.2

Spoorboekje

Enkele evenementen vragen vanwege de omvang/complexiteit om meer structuur in de voorbereiding. Voor deze evenementen wordt een spoorboekje opgesteld, de accountmanagers bepalen op basis van de complexiteit van het evenement of dit noodzakelijk wordt geacht. In het spoorboekje wordt het proces van vergunningverlening in een tijdslijn inclusief procesafspraken weggezet. Het spoorboekje dient als leidraad en biedt duidelijkheid en structuur aan alle betrokkenen bij het vergunningverleningproces. In het spoorboekje staat het volledige proces vanaf het eerste begin tot en met de evaluatie van het evenement vastgelegd. Organisatoren van A-evenementen en minder complexe B evenementen krijgen een vereenvoudigd spoorboekje. Hierin staat beschreven wanneer alle benodigde spullen aangeleverd moeten worden.

gemeente Eindhoven

21

Juli 2012


6.3

Multidisciplinair veiligheidsoverleg

In het kader van de regierol heeft de gemeente de voorzittersrol in de multidisciplinaire veiligheidsoverleggen waar de B-, en C-evenementen met hulpdiensten worden besproken. Deze multidisciplinaire veiligheidsoverleggen vinden wekelijks plaats, de accountmanager Evenementen is verantwoordelijk voor het organiseren van dit overleg. Alle evenementen worden in dit overleg besproken en daar waar nodig zal ook de organisator bij dit overleg aansluiten. De evenementen die in het overleg besproken worden bevinden zich niet allemaal in dezelfde fase van de vergunningverlening. Afhankelijk van de fase wordt er in het veiligheidsoverleg gekeken naar de risicoscan, het veiligheidsplan of de risicoanalyse van een evenement. De kracht van dit overleg zit in het multidisciplinair karakter. Er wordt integraal gekeken naar de risico’s van het evenement, waardoor er een compleet overzicht ontstaat van de punten waar maatregelen op getroffen moeten worden. Indien nodig kunnen in- en externe adviespartijen aansluiten, denk hierbij bijvoorbeeld aan de Nederlandse Spoorwegen.

6.4

Multidisciplinaire risicoanalyse

Voor B- en C-evenementen wordt binnen het multidisciplinaire veiligheidsoverleg een risicoanalyse opgesteld. De kracht van de risicoanalyse zit zoals gesteld in het feit dat deze integraal wordt opgesteld. Organisator, gemeente en hulpdiensten kijken vanuit de eigen verantwoordelijkheid en expertise naar het evenement. Om de risicoanalyse op te stellen wordt er gebruik gemaakt van een risicomatrix. Er wordt ingegaan op negen profielen: b Publieksprofiel b Activiteitenprofiel b Ruimtelijk profiel b Profiel organisator b Profiel multidisciplinaire veiligheidsorganisatie b Dreigingsprofiel b Verkeersprofiel b Handhavingsprofiel b Historisch profiel Een belangrijke input voor het vullen van deze risicomatrix betreft het aanvraagformulier voor de evenementenvergunning en het veiligheidsplan van de organisator. Alle elementen zoals opgenomen in het aanvraagformulier en het veiligheidsplan moeten worden gevuld om de risicoanalyse zo compleet mogelijk op te kunnen stellen. De risico’s worden in de matrix aangegeven met de kleuren groen (gering risico), geel (gemiddeld risico) en rood (hoog risico). Om het evenement door te laten gaan mogen er binnen de matrix in principe geen risico’s staan die rood 22

gemeente Eindhoven

Juli 2012


gekleurd zijn. Om dit te bewerkstelligen zullen er door alle partijen maatregelen getroffen moeten worden. Wanneer deze maatregelen betrekking hebben op de organisator kan dit opgenomen worden in de vergunningvoorwaarden. Risico’s die op geel blijven staan, zullen aangevuld moeten worden met scenario’s die door de partijen gezamenlijk worden opgesteld. De kracht van scenariovorming zit in de koppeling van het scenario met de eigenschappen en risico’s van het betreffende evenement. Wanneer hulpdiensten en gemeente positief adviseren ten aanzien van het vergunnen van het evenement stelt de gemeente de vergunning op. Binnen deze vergunning worden er voorwaarden opgenomen die specifiek zijn voor het evenement. Deze voorwaarden worden afgeleid van de risico’s en maatregelen die bij de multidisciplinaire risicoanalyse zijn besproken.

7

Aan welke voorschriften moet de organisator voldoen?

Als de burgemeester een vergunning verleent, verbindt hij daaraan een reeks voorschriften.

7.1

Voorwaarden evenementvergunning of melding

De volgende voorwaarden zijn altijd van toepassing (zowel bij een melding als vergunning): b

een evenement vindt niet plaats tijdens de jaarlijkse Nationale dodenherdenking op 4 mei

b

er is een organisator

b

de organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement en het beperken / voorkomen van overlast / effecten in de omgeving binnen de kaders van de gemeente Eindhoven. Dit geldt zowel op openbaar terrein als in binnenlocaties.

b

Alle betrokkenen bij een evenement (organisatie, bezoekers, gemeente, hulpdiensten, omwonenden) hebben belang bij een ordelijk en veilig verloop. De organisatie stelt daarom alles in het werk om balans aan te brengen in de lusten en lasten bij evenementen en de veiligheid zoveel als mogelijk te garanderen.

b

De organisator van een evenement vraagt een vergunning aan voor het mogen organiseren van een evenement en is daarbij verplicht om alle informatie te verschaffen die voor de beoordeling van de aanvraag noodzakelijk is.

gemeente Eindhoven

23

Juli 2012


b

Een evenement mag niet conflicteren met een andere evenement in de omgeving of plaatsvinden op een door de burgemeester aangewezen (risico)gebied.

b

In het geval dat tijdens een evenement gedurende een periode van meer dan 31 dagen een tijdelijk bouwwerk wordt opgericht is het Gebruiksbesluit (GB) van toepassing. Dit houdt in dat er een meldingsplicht is bij de aanwezigheid van meer dan 50 personen en dat nadere voorschriften kunnen worden gesteld ten aanzien van de brandveiligheid.

Hoewel voor een melding geen vergunning noodzakelijk is, moet het evenement of de organisator wel voldoen aan onderstaande voorwaarden: Algemeen b

Er komen maximaal 250 bezoekers naar het evenement.

b

Het evenement vindt plaats op een en dezelfde dag met een maximum van twaalf keer per kalenderjaar.

b

Het evenement vindt plaats tussen 9.00 en 23.00 uur op werkdagen en zaterdagen. Op zondagen en feestdagen vindt het evenement plaats tussen 13.00 uur en 23.00 uur.

b

De organisator moet tenminste 4 weken voordat het evenement plaatsvindt met behulp van een kennisgevingformulier de gemeente informeren. De organisator ontvangt van de gemeente binnen 7 werkdagen een ontvangstbevestiging en moet deze tijdens het evenement kunnen tonen. In plaats van een bevestiging kan de gemeente de organisator informeren dat op grond van de openbare orde alsnog een reguliere evenementenvergunning aangevraagd dient te worden, wat zou kunnen inhouden dat het evenement vanwege het traject voor de vergunningverlening niet op de gewenste datum kan plaatsvinden, maar mogelijk op een latere datum.

24

gemeente Eindhoven

Juli 2012


Veiligheid b

Het evenement vormt geen belemmering voor hulpdiensten; alle percelen, omliggende panden en brandkranen zijn bereikbaar.

b

Het evenement vindt plaats in de open lucht of in een gebouw/bouwwerk waarvoor een gebruikvergunning is afgegeven. Indien er een tent of overkapping wordt gebouwd is deze maximaal 125 m2. Als er meerdere tenten worden gebouwd, worden deze los van elkaar gebouwd.

Brandveiligheid b

De brandveiligheid wordt in acht genomen: er zijn voldoende blusmiddelen aanwezig. Er is geen brandbare versiering en aankleding. Er zijn minimaal 2 uitgangen die met één handeling te openen zijn op zo maximaal mogelijke afstand. De uitgangen zijn voorzien van verlichte uitbordjes.

b

Open vuur en vuurwerk zijn niet toegestaan.

b

Plaats in de nabijheid van een barbecue enkele emmers gevuld met zand en/of een draagbaar blustoestel als blusmiddel.

Eten en drinken b

Er wordt geen sterk-alcoholische drank geschonken.

b

Voedselverstrekking vindt plaats op een hygiënische wijze en de opslag ervan is voldoende gekoeld en deugdelijk.

Geluid en overlast b

De organisator dient overlast in de breedste zin zoveel als mogelijk te beperken.

b

Het geluidsniveau mag niet meer dan 70 dB(A) bedragen op de gevel van de woningen in de directe omgeving.

b

De locatie wordt vrij van afval en in oorspronkelijke staat opgeleverd binnen 12 uur na de eindtijd van het evenement. In geval dat de organisator het terrein niet in oorspronkelijke staat kan opleveren, worden eventuele kosten die de gemeente moet maken om de situatie te herstellen in rekening gebracht bij de organisator.

Wegafsluiting b

Een eventuele afsluiting van wegen dient te voldoen aan de daaraan wettelijk te stellen eisen (afzethekken – B16 -1 1 gebruiken en op deze hebben een bord C01 plaatsen, gesloten voor bestuurders in beide richtingen).

gemeente Eindhoven

25

Juli 2012


b

Voor het verkrijgen van de benodigde verkeersmaatregelen kan contact worden opgenomen met een bedrijf dat zich daarin gespecialiseerd heeft.

Ballonnen oplaten b

Indien de melding het oplaten van ballonnen betreft, dient dit minimaal 24 uur voordat de activiteit plaatsvindt, te worden gemeld bij de verkeersleiding Eindhoven Airport (040 – 289 64 51).

7.2

Communicatie

Bewoners van nabijgelegen woningen en bedrijven moeten vooraf geïnformeerd worden over het evenement. De organisatie stuurt hierover een week van te voren een bewonersbrief. Deze brief bevat ten minste de volgende informatie: b datum/data en tijd(en) evenement; b aard van het evenement (indien mogelijk met verwijzing naar website voor meer informatie) b datum/data en tijd(en) open afbouw; b telefoonnummer van de organisatie waarop informatie verkrijgbaar is (zowel tijdens evenement als de open afbouw); En indien van toepassing: b verkeersmaatregelen (locaties en tijden van o.a. afsluitingen); b parkeerbeperkingen (locaties en tijden); b regeling doorlaatbewijzen en regeling voor bewoners met parkeervergunningen; b consequenties voor het openbaar vervoer; b bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer; b mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen; Bij de evenementen die volgens procedureafspraken in het spoorboekje werken, staat ingepland wanneer zij de conceptbrief voor dienen te leggen ter bespreking. In dit overleg zal tevens het verspreidingsgebied worden aangegeven. Informatie doorgeven voor website Om de informatievoorziening over evenementen te verbeteren wordt door de gemeente een centrale website ontwikkeld. Hier vinden bewoners, ondernemers en bezoekers alle praktische informatie over Eindhovense evenementen. Dit betreft informatie over de locatie, de tijdstippen, de bewonersbrief, een lijst veelgestelde vragen, verkeersinformatie (waaronder afsluitingen en omleidingen), de voorzieningen en de vergunning. Het cluster Evenementen draagt vier weken voorafgaand aan het evenement zorg voor plaatsing van alle informatie op de website. Het aanleveren van informatie voor de website is een voorwaarde voor de vergunning.

26

gemeente Eindhoven

Juli 2012


Bereikbaarheid organisator Om de bereikbaarheid te waarborgen, geeft de organisator alle relevante contactgegevens door. Deze worden door het cluster Evenementen in Mak (voorheen Digimak) ingevoerd. Dit is de multidisciplinaire evenementenkalender, ontwikkeld voor de regio Brabant –Zuidoost. Gemeenten, brandweer, GHOR, politie en Gemeentelijke Meldkamer kunnen deze kalender vullen, aanvullen en/of raadplegen. Vanaf de fase 'conceptkalender' worden evenementen op deze kalender geplaatst. Alle benodigde documenten en informatie wordt via dit systeem gedeeld. Bij de grootschalige evenementen wisselen de organisator en de operationele en gemeentelijke diensten, die betrokken zijn bij het evenement, onderling contactgegevens uit, zoals telefoon- en eventueel semafoonnummers. Een organisator kan om een bepaalde reden (zoals een dreigende calamiteit) een dienst met spoed nodig hebben en vice versa.

7.3

Bereikbaarheid/toegankelijkheid

De organisatie is verantwoordelijk voor het waarborgen van de bereikbaarheid voor zowel bezoekers als hulpdiensten. De hulpdiensten dienen niet alleen het evenemententerrein maar ook de omliggende panden en percelen gemakkelijk te kunnen bereiken. Organisatoren zijn primair verantwoordelijk om de consequenties van het evenement voor de verkeersorde te beperken. Dit betekent dat zij zo nodig moeten zorgen voor de inzet van verkeersregelaars en zo nodig uitvoering van een verkeerscirculatieplan. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, kunnen de volgende acties van de organisator worden verlangd: b (Laten) opstellen van een verkeers(circulatie)plan (met als onderdeel hekken- en bordenplan) dat vervolgens ter toetsing aan de politie en gemeente wordt voorgelegd; b Niet eerder dan zeven dagen voorafgaande aan het evenement plaatsen van hekken en borden, met uitzondering van de vooraankondigingsborden; b In samenspraak met de organisator en de hulpdiensten worden afspraken gemaakt over de termijn waarop na afloop van het evenement hekken en borden verwijderd moeten zijn; b Verstrekken van informatie over parkeervoorzieningen (al dan niet op afstand) en het communiceren over verkeersmaatregelen en – consequenties; b Aanleveren van verkeersinformatie voor de website www.bereikbaar.eindhoven.nl; b Bezoekers informeren over de mogelijkheden van openbaar vervoer. b Fietsvoorzieningen ter stimulering van gebruik fiets. b Adequate voorzieningen voor veilig, ordelijk aan- en afvoer per taxi, indien nodig taxistandplaats.

gemeente Eindhoven

27

Juli 2012


b

7.4

De vergunningverlener bepaalt in samenspraak met de politie of en hoeveel verkeersregelaars nodig zijn voor het evenement. In de vergunningsvoorwaarden wordt de verplichting om met verkeersregelaars te werken, opgenomen.

Mobiliteitsplan

Bij bepaalde B- en C- evenementen moet de organisator vooraf een mobiliteitsplan opstellen. Hierin wordt aangegeven hoe de verkeersoverlast wordt beperkt voor alle verkeersdeelnemers, welke maatregelen worden genomen en welke afspraken zijn gemaakt met NS, taxi- en of busbedrijven. Dit geldt zowel voor, tijdens als na het evenement. Organisatoren lezen in het spoorboekje of een mobiliteitsplan noodzakelijk is. De accountmanager bekijkt in hoeverre afspraken met NS en andere vervoersdiensten gemaakt moeten worden. In voorkomend geval maakt de accountmanager, samen met de organisator, minimaal 3 maanden voorafgaand aan het evenement, een afspraak met de NS of busbedrijven om mogelijkheden en knelpunten te bespreken. De politie toetst en adviseert over het mobiliteitsplan. De gemeente maakt hierbij een afweging in het kader van het algemeen belang en het individueel belang en kan aanvullende voorwaarden opnemen in de vergunning.

7.5

Veiligheidsplan

In een veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij heeft getroffen en gaat treffen op het gebied van safety (veiligheid) en security (beveiliging). Voor het veiligheidsplan is een format beschikbaar. De volgende algemene voorwaarden zijn van toepassing: b De organisator levert voorafgaand aan de opbouw van het evenement de contactgegevens aan van degene die tijdens het evenement beschikbaar en aanspreekbaar is voor de verschillende diensten. b De organisator is ervoor verantwoordelijk dat er niet meer bezoekers/deelnemers worden toegelaten dan in vergunning is aangegeven. b De organisatie zorgt voor een aantal beveiligers dat in verhouding staat tot het aantal bezoekers van het evenement en de aard en het karakter van het evenement. De politie adviseert de vergunningverlener over het aantal beveiligers dat de organisator heeft voorgesteld als onderdeel van het veiligheidsplan. Over het algemeen wordt voor een gemiddeld risicoevenement als uitgangspunt 1 beveiliger op 250 bezoekers gehanteerd. Afhankelijk van het bezoekers- en risicoprofiel kan van dit aantal afgeweken worden. b De beveiligers die de organisator aanstelt, zijn werkzaam bij een toegelaten organisatie in het kader van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Zij zijn als zodanig duidelijk en eenduidig herkenbaar. In het veiligheidsplan worden alle gegevens over de beveiliging genoteerd. 28

gemeente Eindhoven

Juli 2012


b

b

De organisator is verantwoordelijk voor een adequate bereikbaarheid van het evenement voor politie, brandweer en ambulance. Het aanrijden en opstellen van hulpdiensten mag niet worden gehinderd of belemmerd. De organisator is ervoor verantwoordelijk dat bezoekers in geval van calamiteiten het evenement snel kunnen verlaten. Binnenevenementen of van het publieke domein gescheiden evenementen vereisen nietgeblokkeerde nooduitgangen. Het calamiteitenplan maakt onderdeel uit van het veiligheidsplan. De organisator is (indien van toepassing) verantwoordelijk voor afdoende (fysieke) veiligheidsmaatregelen, bijvoorbeeld ten aanzien van de indeling van het terrein en aanwezigheid EHBO(-posten). Indien van toepassing zorgt de organisator tevens voor deugdelijke fouillering door zowel mannelijke als vrouwelijke fouilleerders.

Omdat geen evenement hetzelfde is, wordt bij de vergunningverlening per evenement beoordeeld welke maatregelen naast bovengenoemde maatregelen als vergunningsvoorwaarden worden opgenomen.

7.6

Aansprakelijkheid

De organisator is aansprakelijk voor alle schade die door het gebruik van de vergunning aan eigendommen van de gemeente of van anderen wordt toegebracht. Verder moet de organisator de gemeente vrijwaren voor schadeaanspraken van derden. De organisator kan hier voor een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten, die zowel de materiële als de letselschade die voortvloeit uit het evenement dekt. In de vergunning worden locatie en tijdsduur van het evenement afgebakend, waarvoor de aansprakelijkheid geldt.

7.7

Alcoholmisbruik tegengaan

Een organisator is verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen voor een verantwoord alcoholgebruik. Daarnaast treft hij maatregelen om het alcoholgebruik onder de 16 jaar te voorkomen. Het project ‘Laat je niet flessen!’ zet diverse activiteiten uit om dit doel te bereiken. Denk als organisator aan de volgende maatregelen uit de ‘Handreiking alcoholmaatregelen voor evenementenorganisaties’: Maatregelen voorafgaand aan het evenement: b Maak duidelijke afspraken over wat er gedaan wordt bij openbaar dronkenschap (onder jongeren). b Communiceer het geldende alcoholbeleid. b Zorg ervoor dat het personeel (professioneel, horecapersoneel, security en vrijwilligers) over voldoende kennis beschikken om risico’s rond alcoholgebruik goed in te schatten. b In geval dat er alcohol wordt geschonken is uitsluitend het inzetten van uitsluitend meerderjarig (bar)personeel toegestaan. gemeente Eindhoven

29

Juli 2012


b b

Spreek af dat het personeel tijdens het evenement geen alcohol drinkt. Geef enkele toezichthouders/beveiligers een extra rol met betrekking tot alcohol.

Maatregelen tijdens het evenement: b Voeg regels met betrekking tot alcohol toe aan het huisreglement. b Hang bij elke bar informatie over de leeftijdsgrenzen voor de verkoop van alcoholhoudende drank. b Vermeld hierbij de ‘harde datum’, vanaf wanneer een bezoeker ouder dan 16 is. b Bij de aanwezigheid van een grote groep 16-minners wordt geen alcohol geschonken. b Via www.ljnf.nl kan campagnemateriaal worden gedownload. b Overweeg een alcoholvrije bar. b Overweeg polsbandjes voor 16+doelgroep (dus niet voor de 16- doelgroep!). b Richt chill-out ruimtes in, bij voorkeur met een watertap. b Zorg dat bezoekers een ruime keuze hebben in het alcoholvrije assortiment. b Vermijd happy hours. b Novadic-Kentron heeft diverse middelen beschikbaar waarmee bezoekers geïnformeerd kunnen worden over de risico’s van (overmatige) alcoholinname. b Kondig tijdig aan wanneer de bar(ren) sluit(en). Sluit de bonnenverkoop tijdig voor de sluiting van de bar. Maatregelen na het evenement: b Evalueer en stuur deze evaluatie aan het cluster Evenementen.

7.8

Milieu: geluid, afval en duurzaamheid.

Geluidshinder beperken Het geluidsniveau is één van de factoren die in hoge mate de overlast van evenementen bepalen. Het is primair de taak van de organisator om geluidsoverlast voor de omgeving zoveel als mogelijk te beperken. Gehoorschadepreventie Wanneer bezoekers en personeel worden blootgesteld aan geluidsdruk kunnen zij gehoorschade oplopen. Steeds vaker wordt aan bezoekers oordopjes aangeboden. Het is in ieder geval gewenst goede voorlichting te geven aan bezoekers. Niet alleen bezoekers kunnen gehoorschade oplopen, met name personeel wordt vaak lange tijd blootgesteld aan hard geluid. In de Arbowet staat voorgeschreven dat personeel in een ruimte met een geluidbelasting hoger dan 80 dB(A) beperkte tijd zonder gehoorbescherming mag werken. Bij een geluidssterkte van 83 dB mag vier uur per etmaal worden gewerkt. Naarmate het aantal decibellen oploopt, verkort deze tijd. Bij 95 dB is nog maar 15 minuten werken zonder bescherming toegestaan. 30

gemeente Eindhoven

Juli 2012


Personeel kan oordoppen, oorkappen of otoplastieken gebruiken ter bescherming. Otoplastieken zijn oordoppen van een aanvankelijk kneedbare kunststof, die goed te reinigen is, de oordoppen kunnen daardoor steeds opnieuw gebruikt worden. Welke bescherming het beste gebruikt kan worden, hangt af van de situatie. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de GGD en de Arbodienst. Wanneer de Arbeidsinspectie constateert dat er ten onrechte geen gehoorbescherming wordt gedragen, worden er boetes uitgedeeld. Oók aan werknemers die weigeren gehoorbescherming te dragen. Algemene geluidsnormen en eindtijden Evenals veel gemeenten in Nederland hanteren we de nota “Evenementen met een luidruchtig karakter” (1996) van de Inspectie Milieuhygiëne Limburg als kader voor het bepalen van de toegestane geluidsnorm en openingstijden bij evenementen. Deze uitgangspunten zijn echter tot nu toe niet als beleid vastgesteld. De volgende algemene normen geven aan tot hoe laat een evenement georganiseerd mag worden en wat hierbij als maximaal toelaatbare geluidsbelasting wordt toegekend op de gevel van een geluidsgevoelige bestemming. Periode

Tijden

Dag Avond (zondag tot en met donderdag) Avond (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een feestdag) Nacht (zondag tot en met donderdag) Nacht (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een feestdag)

07.00– 19.00 uur 19.00– 23.00 uur 19.00– 24.00 uur

Maximale gevelbelasting 70 dB(A) 70 dB(A) 70 dB(A)

23.00– 07.00 uur 24.00– 07.00 uur

45 dB(A) 45 dB(A)

Voor het gebied ‘binnenstad* worden de volgende normen gehanteerd: Periode

Tijden

Maximale gevelbelasting 70 dB(A) 70 dB(A) 70 dB(A)

Dag 07.00– 19.00 uur Avond (zondag tot en met donderdag) 19.00– 24.00 uur Avond (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een 19.00– 01.00 uur feestdag) Nacht (zondag tot en met donderdag) 24.00– 07.00 uur 45 dB(A) Nacht (vrijdag, zaterdag en op dagen voorafgaand aan een 01.00 – 07.00 uur 45 dB(A) feestdag) *Het gebied ‘binnenstad’ valt binnen de afbakening: Emmasingel, Keizersgracht, Wal, Geldropseweg, Vestdijk, 18-Septemberplein. Het Beursgebouw valt buiten dit gebied. In de vergunning wordt per evenement de eindtijd en geluidsnorm opgenomen, gebaseerd op de locatieprofielen en bovenstaande tabellen.

gemeente Eindhoven

31

Juli 2012


Zondags- en nachtrust respecteren Het is op zondagen niet toegestaan vóór 13.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is. Ongeacht mogelijke ontheffingen/vergunningen is het conform de Zondagswet verboden om op zondag in de nabijheid van kerken of andere gebouwen voor de openbare eredienst in gebruik, zonder strikte noodzaak, lawaai te maken waardoor de godsdienstbeoefening gehinderd wordt. Het evenement mag enkel tussen 8.00 en 22.00 uur worden open afgebouwd. Alleen bij zwaarwegende omstandigheden kan hiervan worden afgeweken en worden afspraken hierover in de vergunning vastgelegd. In het locatiebeleid en de locatieprofielen worden nadere afspraken gemaakt in overleg met alle betrokkenen over verruiming van deze normen en tijden voor echte evenementenlocaties (bijvoorbeeld Markt, Stadhuisplein etc.) en voor belangrijke terugkerende evenementen (bijvoorbeeld Carnaval, Park Hilaria etc.). Milieuschade door afval voorkomen Evenementen in het publieke domein veroorzaken vaak een enorme hoeveelheid afval. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het voorkomen van milieutechnische schade. Dat betekent dat zij na afloop van het evenement het terrein schoon op dienen te leveren. Aan organisatoren van evenementen zal in het algemeen een handreiking worden meegegeven voor duurzaamheid in relatie tot evenementen. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De gemeente Eindhoven hecht eraan om ook bij evenementen MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) te stimuleren. Hiervoor is de afzonderlijke conceptnota ‘Klimaatneutraal en duurzaam ondernemen voor evenementen in Eindhoven’ opgesteld. Dit zal bij organisatoren nadrukkelijk onder de aandacht worden gebracht. Rolstoeltoegankelijkheid Met het Platform Gehandicapten Eindhoven (PGE )zijn afspraken gemaakt om organisatoren te wijzen op het rolstoeltoegankelijk maken/houden van hun evenement (zie ook www.ongehinderd.nl).

7.9

Activiteiten in het luchtruim

Wanneer er bij een evenement (hetelucht-)ballonnen worden opgelaten of andere activiteiten plaatsvinden in het luchtruim, meldt de organisator dit minimaal 24 uur van tevoren bij de verkeersleiding van Eindhoven Airport via telefoonnummer 0402896451.

32

gemeente Eindhoven

Juli 2012


8

8.1

Toezicht en handhaving

Integrale handhaving bij evenementen

De handhaving rond (grote) evenementen is complex. Vele in- en externe diensten hebben handhavende taken tijdens evenementen. Om te voorkomen dat diensten tegenstrijdige adviezen geven, ondernemers onevenredig veel verschillende bezoeken van handhavers krijgen en om het totaaloverzicht in beeld te krijgen wordt tijdens grootschalige en risicovolle evenementen gewerkt met coördinatie van handhaving. Om dit te kunnen realiseren wordt door de sector Vergunningen, Toezicht en Handhaving in nauw overleg met het cluster evenementen een toezichtsen handhavingsbeleid, met bijhorende protocollen opgesteld. Het cluster Evenementen heeft hierin de eindverantwoordelijkheid.

8.2

Multidisciplinaire schouw

Vlak voor aanvang van het evenement vindt onder verantwoordelijkheid van de vergunningverlener een multidisciplinaire schouw plaats. Hiertoe vullen de betrokken diensten een schouwformulier in. De schouw is vooral gericht op het constateren van veiligheidsrisico’s. De gemeente is integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van de schouw samen met de betrokken diensten. De coördinator van het Cluster Evenementen wordt onmiddellijk geïnformeerd over knelpunten die tijdens de schouw aan het licht komen. Afspraken over het tijdstip en werkzaamheden worden in het dienstenoverleg gemaakt.

8.3

Bereikbaarheid gemeente

De gemeente is bereikbaar voor zowel organisatoren als bewoners. Zowel voorafgaand aan het evenement (opbouw), tijdens het evenement als gedurende de afbouwfase. Dit om acuut in te kunnen spelen op vragen van organisatoren dan wel klachten van omwonenden.

9

Evaluatie

Alle B- en C- evenementen worden (volgens procedureafspraken in het spoorboekje) binnen vier weken na afloop van het evenement geëvalueerd. Het cluster gemeente Eindhoven

33

Juli 2012


Evenementen besluit of deze evaluatie tijdens een multidisciplinair overleg plaatsvindt of middels een gestandaardiseerde evaluatie. De hulpdiensten beoordelen de effectiviteit van de getroffen maatregelen en trekken conclusies die het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een nog beter opzet. Een vast onderdeel van de evaluatie is het functioneren van het crowd management, de geconstateerde incidenten en de handhaving.

De evaluatie vindt plaats conform de vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming. Plan

Do Check Act

Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling. Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK.

34

gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en veilig

Recommend Documents