Geef je verleden een toekomst Aan de slag m etsporterfgoed!
S ophieBossaert, ArchiefbankVlaanderen
Program m a Deel1 : Hoe en w aar je archiefbew aren 19u30-20u:Bew aren en ontsluiten van je papieren archief 20u-20u20:Digitaalarchiveren en digitaliseren 20u20-20u35:Je archiefschenken aan het FelixArchief 20u35-20u50:Sportim onium en het project “ Het geheugen van de Sport”
W atis archief?
W atis archief… ? • Geheelvanarchiefbescheiden ongeachtvorm ontvangenofopgem aaktdooreenpersoon, groep personen oforganisatie uithoofdevan zijnactiviteiten,taken ofhandhavingvan rechten • M .a.w .= geheugen vandevereniging • Fasen:vandynam isch naarstatisch archief
Enkele vragen… • Zijn(digitale)verslagen,brievenenledenlijsten archief? • Ja,zezijnbelangrijkebestuursdocum enten
• Ishetclubblad endenieuw sbriefarchief? • Ja,zevertellenoveronzeactiviteiten
• Isdeboekhoudingenbegrotingarchief? • Ja,zezijnopgem aaktvanuitonzefunctie(verplichtingalsvzw )
• Zijnm edailles,affiches,foto’s,vlaggen, krantenknipselsarchief? • Ja,zevorm eneencollectiebinnenonsarchief
Enkele vragen… • Isonzew ebsitearchief? • Ja,zegeeftonzew erkingw eer
• Ishetledenblad vanBL O S O archief? • N een,ditisdocum entatie
• Behoorthetarchiefvande supportersverenigingtotonsarchief? • N een,behoorttotarchiefvansupportersvereniging
• M akendevakantiefoto’svandesecretarisdeel uitvanhetarchief? • N een,deelvanhetarchiefvandesecretaris
W aarom archiefbew aren? • Adm inistratievefunctie(bv.deledenlijsten, verslagen) • Juridischefunctie(aansprakelijkheid: bouw aanvraag) • Cultuurhistorischew aarde • P rom otie-instrum ent
Stap 1 : Breng je archiefin kaart
Stap 1 : Breng je archiefin kaart • S portarchievenbevindenzichvaakverspreid over verschillendebestuursleden(secretaris,voorzitter, oud-leden) • Gevolgen: – Hetarchiefraaktversnipperdenuiteindelijk… verloren! – Debew aarderziethetarchiefalszijn“ persoonlijkbezit”
• Acties: -L anceereenoproepbinnen declub -S teléénarchiefverantw oordelijkeaan(bv.de secretaris) -M aakeen“ archiefplanvoordetoekom st”
Stap 1 : Breng je archiefin kaart • Brenghetarchieffysieksam enopéénplaats • N oteerbasisgegevens-> overzicht= basisvoor verderebeschrijving(inschatting) • Gaopzoeknaarhistoriekvanarchief+ club Nr.
Fysieke locatie oftype drager
Inhoud
O m vang
1.
Kastopzolder vanclub
S ubsidiedossiers 4 m appen
2.
Hardeschijfvan Verslagenvan desecretaris vergaderingen
20 GB
3.
Bijdevoorzitter Boekhouding thuis
Datering Fysieke staat 19601990
M appenzijn scheefgezakt
2000heden
S om m ige docum enten zijnvan office2003
3 1978archiefdozen 1990
Goedestaat
Een volgende stap: de plaatsingslijst • S tap1:Geefalledozeneenopeenvolgend num m erennoteerdatnum m eropdedozen. M aakeenplanvanjebew aarruim teengeef ookkasten,rekkeneneventueelschappen eenunieknum m er. • S tap2:N oteerperdoosvolgendezaken: N um m er,R edactionelevorm + inhoud, Datering,O m vang • O P M :Docum entenw ordenvaakinreeksenofdossiers aangem aaktinm appen-> T rekdezenooitzom aaruitelkaar!
Voorbeeld plaatsingslijst Num m er Inhoudsbeschrijving
Datering
O m vang
Vindplaats
1.
Verslagenvan vergaderingen hoofdbestuur
1920-1940
3 ringm appen
Doos1
2.
S ubsidiedossiers
1920-1940
2 ringm appen
Doos1
3.
M edailles
Ca.1970
10 stukken
Doos2
4.
Briefw isseling
1990-2000
1 archiefdoos
Doos3
5.
Jaarrekening
2001
1 ringm ap
Doos4
6.
Clubblad DeL ustige Bolders
1920-1945
1 verhuisdoos
Doos4
Stap 2: Maak je archiefvindbaar
Stap 2: Meld je archiefbij Archiefbank Vlaanderen
Stap 3: bew aar je archiefop een goede m anier
W aar bew aar ik m ijn archief? • Afgesloten,donkereenkoeleruim te • Ideaal: -tem peratuur16 à18°C -L uchtvochtigheid 45 à50% • N ood aanstabiliteit!(L okaal+10°C verdubbelt aftakelingsproces)
• Zow einigm ogelijkschom m elingen S chim m elsontw ikkelenbij>20°C en>65R V
• Voorkom rechtstreekselichtinval schadevanaf1250 lux
W aar bew aar ik m ijn archief? • Gebruikm etalenrekkenofgeverfdekasten m etperforaties • Idealeafm etingen:lengte2, 20 m ,breedte1 m perlegbord,diepte40 cm • Idealeplaatsing:op70 cm vanbuitenm urenen10 cm vanbinnenm uren
• Zorgvoorvoldoendeventilatie • Kiesgeenruim tem etbuizenvancentrale verw arm ingenw aterleiding • O nderhoud hetlokaal • Doeregelm atigeenm eting!(therm om eteren hygrom eter)
De boosdoeners • T ehogevochtigheid :papierw ordtw eek(schim m els), corrosievanm etalen • T elagevochtigheid:papierw ordtbroos(uitdrogen) • Hogetem peratuur:papierw ordtgeelenbroos • L ageT em peratuur:vertragingverouderingsproces! – 2 param etersm ogennietlosvanelkaarbekijkenw orden
• T eveellichtenU V-straling:papierw ordtbroosen vergeeld • M etaalenplastic:roestvlekkenenaantastinginkt • S tofenvuil:vlekkenenvoedingsbodem voor schim m elsenbacteriën • Diefstalenvandalism e • Insectenenschim m els
Voorbeelden Dekleurvervaagtdoor lichtinval
P apierw ordtbroosna blootstellingaanhoge tem peratuureneenlage luchtvochtigheid
Bronnen:publicatiesHoearchiverenenVerzekerdebew aring
Voorbeelden Vochtschade
S chim m el
R oestschade doorpaperclip ennietje
Bron:publicatieHoearchiveren
Bew aarcondities per type drager Drager
Tem peratuur
Relatieve vochtigheid
P apier
16 à18°C
45 à50%
Foto’senfotoalbum s
18°C
45 à50%
Film s,cassettes,video’s, fotonegatieven
13°C
33 à36%
O ptischebeelddragers,CDrom enDVD
5 à10°C
35 à40%
Kleurenpolaroid, kleurennegatievenen positieven
3°C
33 à36%
Literatuurtips: • Brochures aanbevelingen en advies ( Algem een Rijksarchief) • Reeks “ verzekerde bew aring” ( steunpuntFARO )
Is m ijn zolder geschikt? • N een! • Gevaren: -Grotetem peratuurverschillen -ongedierte(insecten,knaagdieren,duiven) -droog-> kansopschim m els -onveiligbijbrand
Dan m aar in de kelder… ? • N een! • Gevaren: -Grotetem peratuurverschillen -Vochtig-> kansopschim m els - Kansopw ateroverlast - O nveiligbijbrand • P laatsjedocum entennietopdegrond! (w aterschade)
Hoe bew aar ik m ijn archief? • Kiesvoorzuurvrijeverpakkingsm aterialen Drager
Materiaal
Methode
Foto’s
Kunststofhoezenofzuurvrije polyesterhoezen
Afzonderlijkbew arenvanpapier, liggend perform aat
P apier,boeken, affiches
Zuurvrijedozen(en m appen) R echtop (groteboekform aten liggend bew aren),affichesliggend bew aren,nooitopvouw en!
Cassettes,video’s
Zuurvrijedozen
R echtop staand bew aren,spoelze regelm atigterug(levensduur20 jaar)
T extiel
Zuurvrijedozenenpapier
Vlakbew aren(oppassenkleerm ot)
Voorw erpen (bv. Bekers)
Curverbox
L osvanandereobjecten
• Bv.:Firm aJansen– W ijsm uller& Beuns+ fotom useum N ederland:voorparticulieren
W aarom ..? • Goed stapelbaar • Bescherm ingtegenlicht,vuil,stof,w arm teen vochtigheid • M aar… duurenarbeidsintensief!-> bij voorkeurvooroudstestukken • Vuljedozengoed,andersgaanjedocum enten “ hangen”
Stap 4: O rden je archief
Van plaatsingslijstnaar… inventaris • Hetarchiefkrijgteenordeningenstructuur • Beschrijvingenvanplaatsingslijstkrijgeneen plaatsinhetklassem entvanhetarchief = Dossiersenseriessam enbrengen inafdelingenen rubrieken
• M aakgebruikvaneenvoorbeeldschem avan vzw ’sterinspiratie.P asdezeaanopbasisvan deoorspronkelijke“ oude” orde!
1
Voorbeeldklassem entvan vzw ’s 1.
Algem een 1.1.Jaarverslagenenalgem eneoverzichten 1.2.Briefw isseling
2.O rganisatie 2.1.S tatutenenreglem enten 2.2.Bestuur 2.3.Afdelingsbeheer 2.4.L edenbeheer 2.5.P ersoneelsbeheer 2.6.Goederenbeheer 2.7.Financieelbeheer 2.7.1.Algem een 2.7.2.Verzekeringen 2.7.3.S ubsidies 2.7.4.Boekhouding 3.Activiteiten 3.1.Algem een 3.2.P ers 3.3.Com m unicatie 3.3.1.W ebsite 3.3.2.N ieuw sbrieven 3.4.P rom otie 3.4.1.Boeken 3.4.2.P eriodieken 3.4.3.Affiches 3.4.4.Flyers 3.4.5.P rogram m a’s 4.Docum entatieenbibliotheek
VanAlgem eennaarbijzonder O nderscheid interneen externetaken
Dia 30 1
Sophie Bossaert; 2/10/2014
W aarom … • Hetordeningsplanw eerspiegeltdeorganisatie vandeclub:W aar houdt m ijn organisatie zich m ee bezig? • Hetplanheefteenlogischeopbouw in afdelingenenrubrieken(vanalgem eennaar bijzonderopbasisvantakenenfuncties) • Hetplanisvolledig:allebeschrijvingenvinden ereenplaats • Erm aggeenoverlapzijntussenafdelingen!
Resultaat 2.O rganisatie 2.2.Bestuur 2.2.1.Algem enevergadering 2.2.1/1. Verslagen van vergaderingen. 19 40-19 9 0. 1pak. Doos 13
N um m er Inhoudsom schrijving:w aten (doorlopend) w aarover?
Datering (begin-en einddatum ,s.d.)
O m vang (stuk, om slag, pak,deel)
Doosnr. (eventueel m ap)
O PM: Schrijfper doos de num m ers die erin zitten
Goede beschrijving? 2.2.1/1.Jaarrekening.1980.1 stuk.Doos13 2.2.1/2.Jaarrekening.1981.1 stuk.Doos13 2.2.1/3.Jaarrekening.1982.1 stuk.Doos13
2.2.1/1-3.Jaarrekeningen.1980-1983.3 stukken. 2.2.1/1.1980.1 stuk.Doos13 2.2.1/2.1981.1 stuk.Doos13 2.2.1/3.1982.1 stuk.Doos13
Goede beschrijving? • 3.1/6.Geluidsopnam evaneeninterview m et radioM inervaoverhet100-jarigbestaanvan declub m etvoorzitterAim éDem eulem eester, 1989,1 band.
• 3.1/6.Interview m etradioM inervaover100jarigbestaan,1 geluidsband.
Goede beschrijving? • 3.1/9.In1923 veroverdedekam pioenenploeg vanvolleybalclub “ DelustigeVrienden” de titelin3deprovincialeA inAntw erpen.Indat seizoenw onnenzij14 vanhun20 w edstrijden.
• 3.1/9.Fotovankam pioenenploeg3de provincialeA teAntw erpen.1923.1 stuk.
Stap 5: selectie
Stap 5: selectie • Beginalvastm etschonen – Verw ijder: • vreem devoorw erpen(papierklem m en,nietjes, elastiekjes,post-its,plastiekm apjes-> schade!) • Dubbels • Kladversies • Concepten • L egeform ulieren
Steljezelfenkele vragen… • Heb ikhetdocum entnogvaaknodig? (L edenlijst) • Heefthetdocum entjuridischebew ijskrachtof financiëlew aarde? (subsidiedossier) • Vorm thetdocum enteenkennisbronof geheugensteun(historischew aarde)? • Bezithetdocum entuniekeinform atie? (dossieroversportactiviteit)
Te bew aren • “ Stukken die oprichting, beleid, doelstellingen en taakuitvoering w eergeven” • Dekern: – – – – – – – –
O rganisatie(bv.statuten) Bestuur(bv.Verslagen) L eden(bv.L edenlijsten) Bezittingen(bv.Bouw tekening) Financiën(bv.Jaarrekeningen) Beleid(bv.Jaarverslag) P ublicaties(bv.clubblad) S portspecifieketaken(bv.W edstrijdverslagen)
Vernietigen • Docum entendieeldersw ordenbew aard -Verslagenvanandereorganisaties(sportraad,BL O S O ):tot zolangadm inistratiefnut
• Docum entenm etgeringeadm inistratieve, juridischew aardezonderbelang -Begeleidendebrievenenuitnodigingenvoorvergaderingen -Financiëlebew ijsstukken(leveringsbew ijzen,facturen):7jaar -Verzekeringspolissen:3 jaar -Voorbereidendestukkenvanlezingen
Procedures • Baseerjeopbestaandevoorbeelden (selectielijstvoorvzw ’s)-> pasdezenooit zondernadenkentoe! • Jekandocum entenlangerbew arendan noodzakelijk • Docum enteer:m aaksteedseen vernietigingslijstvanw atjehebtvernietigd!
Bijkom ende tips • L eenjearchiefnietzom aaruit-> registreer in form ulier: -
W ieuitleent(naam ,adres,telefoonnum m er)
-
W aarom hijuitleent(doel)
-
W athijuitleent(beperken!)
-
W anneerhijuitleententerugbrengt(begin-eneinddatum )
-
W aarhijhetbew aart
• Geefkw etsbarestukkennietm ee(digitalekopie) • Hou rekeningm etprivacy-enauteursrechten
Deel2: Valorisatie “ Sporterfgoed bew aren en doorgeven aan volgende generaties creë ert een m eerw aarde voor de club”
Program m a Deel2: Valorisatie van je archief 20u50-21u05:Case aan het w oord: RoyalAntw erp Bicycle Club 21u05-21u15:Case aan het w oord: Koninklijke Antw erpsche Zw em vereniging - Scaldis 21u15-21u30:Case aan het w oord: een eeuw sportgeschiedenis in W ilrijk
W aarom ? • S porterfgoed bew arencreëertidentiteiten verbondenheid (“ clubgevoel”)m etde vereniging • “ O ude glorië n zijn niet alleen iconen van een rijk verleden, m aar ook de am bassadeurs van vandaag”. • U itstralingenbekendheid vanvereniging
Hetclublokaal… • T oonjesporterfgoed(foto’s,bekersenvaantjes) • Gebruikbijvoorkeurreproducties
Bron:hetnieuw sblad (supportersclub KevinP auw els)
• M aakeen“ W allofHistory”
W allofHistory ( Roeiclub Brugge)
Bron:ErfgoedcelBrugge
Plaats iets online… • M aakgebruikvan: -W ebsite:historischeterugblik,w alloffam e, .. -N ieuw sbrief -S ocialem edia(opgepastm etrechtenbeheer!) -Beeldbank • Foto’sroepenem otiesennostalgieop
Voorbeeld Club Brugge “ Bouw m ee aan onze Geschiedenis” Facebooktim eline S am enm et S upporterseen Digitaalarchief uitbouw en
Voorbeeld Malinw a • S upporterstijdschrift“ GeelenR ood”
Voorbeeld AJAX
Breng sportverhalen sam en… • W atzijndetradities,gew oontes,getuigenissen? • Bijeenkom stm etoud-bestuursleden, activiteitennam iddag,etc.
Voorbeeld: Project Sportverhalen ( ErfgoedcelBrugge) • P anelenparcours • P ublicatie“ 50x trofeevan sportverdienste” • S portheldenoperfgoeddag • S portverhalenophetw eb (beeldbank+ verhalenbank) • Foto-exposnapshot
Jubileum : even achterom kijken? • O ntw erpjeeigen(foto)boekoffolder! • M aakeenfilm m etoud-spelersaanhetw oord
Een tentoonstelling…
