Functiebeschrijving Niveau B Niet-leidinggevend

Functiebeschrijving Projectmedewerker Dienst cultuur

Niveau B Niet-leidinggevend

1. IDENTIFICATIEGEGEVENS AFDELING

VRIJE TIJD

DIENST

CULTUUR

FUNCTIE

GENERIEKE FUNCTIETITEL Administratief medewerker/ dossierbeheerder? SPECIFIEKE WERKTITEL

GRAAD

Bv

CATEGORIE

B1-B3 Administratief personeel

STATUUT

Statutair

2. POSITIONERING EN ORGANOGRAM Hiërarchisch directe chef

Cultuurbeleidscoördinator

(eerste beoordelaar) Hiërarchisch één na hogere chef

Afdelingscoördinator vrije tijd

(tweede beoordelaar) Andere, operationeel leidinggevende (beoordelaar met adviserende bevoegdheid)

STAD BILZEN – DEKEN PAQUAYPLEIN 1 – 3740 BILZEN (België) Versie: december 2015

website : www.bilzen.be 1

3. DOEL VAN DE FUNCTIE Inhoudelijke en administratieve ondersteuning voor de projecten en activiteiten georganiseerd door de dienst cultuur. Daarnaast ondersteunen van de verenigingen die het culturele werkveld vormen, het ondersteunen van de cultuurraad en de projectmatige opvolging van culturele erfgoedprojecten.

4. KERNRESULTAATSGEBIEDEN 1.

Zelfstandig behandelen van alle administratieve taken, ten einde te komen tot een goede werking van de dienst. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - briefwisseling, telefoon, e-mail beantwoorden - archieven van de dienst op gestructureerde wijze bijhouden - opvolgen en samenstellen van dossiers aan het College - opvragen van de nodige adviezen

2.

Zelfstandig behandelen van inhoudelijke en administratieve taken i.v.m. projecten en activiteiten georganiseerd of gesteund vanuit de dienst cultuur. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - inhoudelijk verdiepen, uitwerken en zelfstandig opvolgen van culturele projecten en activiteiten - het opstarten, het coördineren en het begeleiden van culturele activiteiten, inclusief het opvolgen van het budget ervan - het opnemen van administratieve taken voor wat betreft de projectwerking

3.

Ondersteuning van de cultuurraad Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - het waarnemen van ‘secretaris’-opdrachten, verslaggeving en briefwisseling - bijwonen van agendacommissie, algemene vergadering, dagelijks bestuur en eventuele werkgroepen - financiële opvolging van budgetten cultuurraad - ondersteuning van activiteiten van de cultuurraad - leveren van informatie over het zeer brede scala van onderwerpen betreffende het cultuurbeleid

4.

Ondersteunen van de verenigingen die samen het culturele werkveld vormen. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - optreden als contactpersoon tussen de verenigingen en de stad - informatie uitwisselen met het culturele werkveld - adviseren van de verenigingen - administratieve afhandeling van de aanvragen voor subsidies en toelagen voor zowel de werking, de infrastructuur, de projecten, podium, pop en vieringen

5.

Het adviseren van het gemeentebestuur en administratie bij dossiers met betrekking tot archeologisch, bouwkundig en cultureel erfgoed i.h.k.v. de samenwerking met ZOLAD+ en Erfgoed Haspengouw Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - in overleg met R.O. advies geven inzake erfgoedbeleid - opvolgen van een overlegplatform met betrokken actoren die met archeologisch, bouwkundig en cultureel erfgoed in aanraking komen - opvolging van de projecten rond archeologisch en bouwkundig erfgoed en oog voor de ontsluiting van onderzoek en de resultaten ervan – met regelmatige terugkoppeling aan het college, de secretaris, het managementteam - coördineren van culturele erfgoedprojecten: inhoudelijke en administratieve opvolging van culturele erfgoedprojecten.



6.

Inhoudelijk meewerken aan een actief communicatiebeleid waarbij de dienst cultuur het initiatief neemt om de burgers van de Stad Bilzen actief te informeren rond de projecten en activiteiten die georganiseerd of ondersteund worden door de dienst cultuur. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - verzorgen van de informatieflow van de dienst cultuur naar de verantwoordelijke voor de communicatie (artikels voor “de dertien”, info voor website, folders en brochures, pers, nieuwsbrief…) - individuele burgers en professionelen te woord staan, hen de juiste informatie bezorgen

7.

Meewerken aan de integratie en coördinatie van alle taken en aspecten met betrekking tot de dienst zodat de werking van de dienst cultuur efficiënt georganiseerd is. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - administratieve opvolging van de dossiers ivm toelagen, subsidies en tussenkomsten allerhande – dit coördineren met de dienst financiën - toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening - kwaliteitszorg implementeren en opvolgen binnen de dienst - opvolging van wetgeving en reglementering; aanwenden en verder ontwikkelen van eigen expertise met betrekking tot de opdrachten binnen de dienst

8.

Actief meewerken aan het verder optimaliseren van de dienstverlening van de dienst cultuur, met als doel het uitbouwen van een pro-actieve dienst cultuur. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: - meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst cultuur - voorstellen doen rond het uitwerken van procedures binnen de dienst die het werk vergemakkelijken - actief participeren aan het werkoverleg, voorstellen die de hele dienst aanbelangen hier ter bespreking voorleggen - meewerken aan en waken over een optimale communicatie met de leidinggevende



5.COMPETENTIEPROFIEL FUNCTIEGROEP: NIVEAU C4-C5 EN B1-B3 KERNCOMPETENTIES 1/ Klantgericht werken

2/ Kwaliteitsvol werken

AANVULLENDE COMPETENTIES Beleidsgerelateerde competenties Inspelen op vragen en behoeften van collega’s (intern), andere diensten, burgers, externe klanten Klantgericht werken Goed kunnen luisteren  Geduld  Inlevingsvermogen Samenwerken met diverse afdelingen  Aan eenzelfde touw trekken, collegialiteit  Eigenbelang afstemmen op dat van andere afdelingen Zorgvuldig werken  Wetgeving en regels naleven  Zorg dragen voor materiaal  Werkplaats ordelijk achterlaten  Correct de nodige administratie verrichten Zelfstandig kunnen werken o Beslissingen kunnen nemen o Spontaan initiatieven nemen ter realisatie van organisatiedoelstellingen Verantwoordelijkheidszin  Taken naar best vermogen uitvoeren – werktempo en resultaatgerichtheid  Veiligheids-, gezondheids- en beleidsregels toepassen  Afspraken (doen) naleven  Discreet omgaan met informatie  Eigen verantwoordelijkheid nemen, niet afschuiven op anderen  Initiatief nemen om zaken zelf uit te voeren of uit te zoeken  Consequent en objectief werken Resultaatgerichtheid  Efficiënt en consequent handelen met het oog op het bereiken van de (langere termijn) organisatie doelstellingen.  Medewerkers aansturen in de richting van doelen en deadlines1  Efficiënte communicatiekanalen kiezen Plannen en organiseren  Zorgen voor een efficiënte werkverdeling1  Prioriteiten stellen  Verbanden zien – consequenties inschatten en hierop inspelen (vooruit denken en werken)  Planning continu kunnen bijsturen

3/ Omgevingsgericht handelen  Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen in het eigen vakgebied  Inspelen op maatschappelijke tendensen & opportuniteiten

1

Van toepassing op de medewerkers van dit niveau die een leidinggevende functie hebben



Interactiegerelateerde competenties Organisatiegerichtheid 4/ Organisatiebetrokkenheid  Kijken door de organisatiebril  Zaken in hun ruimere context plaatsen  Objectiviteit  Loyaal ten aan zien van besluitvorming  Beleidsondersteunend werken, beleidsopvolging  Afstand kunnen nemen van het dagdagelijkse Goed communiceren 5/ Goed communiceren  Boodschappen correct en duidelijk overbrengen  Helder, bonding en onderbouwd rapporteren  Tijdig overleggen met collega’s, team, andere diensten  Interne communicatiekanalen kennen en benutten Communicatie voor leidinggevenden1  Duidelijke opdrachten kunnen geven op een aanvaardbare manier  Conflicthaarden of misverstanden snel herkennen en uitpraten  Communicatie aanpassen aan verschillende niveaus  Confrontaties durven aangaan Samenwerken 6/ Respectvol samenwerken  Behulpzaamheid en collegialiteit  Verdraagzaamheid  Teamgericht overleggen met collega’s en  Respect voor andere meningen andere diensten  Kunnen omgaan met diversiteit (karakters,  Duidelijke afspraken maken en nakomen leeftijden, culturen…)  Loyaal optreden tov je medewerkers en je leidinggevenden Leidinggeven/coachen1  Medewerkers helpen en motiveren  Competenties van medewerkers goed kunnen inschatten  Oog hebben voor competentieverhoging van medewerkers  Delegeren, opvolgen en bijsturen  Constructieve feedback geven Persoonsgerelateerde competenties 7/ Houding  Positieve ingesteldheid  Enthousiasme  Motivatie  Empathisch vermogen Doorzettingsvermogen 8/ Zichzelf ontwikkelen (leergierigheid, leerbereidheid)  Ook bij niet-optimale omstandigheden efficiënt  Kennis van de eigen sterktes en zwaktes blijven werken  Stappen ondernemen tot verdere  Zaken consequent blijven opvolgen competentieontwikkeling 9/ Flexibiliteit  Zich kunnen aanpassen aan omstandigheden  Efficiënt kunnen werken onder druk (tijd, en veranderingen politiek…)  Bereidheid tot werken op flexibele tijdstippen – avond en weekendwerk  Verschillende zaken gelijktijdig kunnen opvolgen

Kernresultaatgebieden en competentieprofiel kunnen steeds worden aangepast aan nieuwe, tijdelijke of permanente ontwikkelingen.

1Van

toepassing op de medewerkers van dit niveau die een leidinggevende functie hebben



Functiebeschrijving Niveau B Niet-leidinggevend

Recommend Documents