FUNCTIEBESCHRIJVING
Functie: Directeur woonzorg Niveau-graad: A4a-b Functiefamilie: Strategisch leidinggevenden dienstniveau
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
2
FUNCTIEBESCHRIJVING
Functie: Directeur woonzorg Niveau-graad A4a-b Functiefamilie: Strategisch leidinggevenden dienstniveau
DOEL VAN DE FUNCTIE: De directeur woonzorg beheert de woonzorgvoorzieningen van het Sociaal Huis Oostende op administratief, financieel en personeelsvlak met het oog op een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening. RESULTAATSGEBIEDEN:
Voorbereiden, plannen, realiseren, opvolgen en bijsturen van de Beleids- en beheerscyclus aan de hand van een strategiekaart en uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen
STAFFUNCTIE-ORGANISATIEOVERSCHRIJDEND
o Op basis van indicatoren, wetenschappelijk onderzoek en maatschappelijke evoluties, beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsorganen o Opstellen van een strategiekaart in samenspraak met de belanghebbenden o Opmaken en opvolgen van de omgevingsananlyse, SWOT, strategische doelstellingen en meerjarenplanning o Vertalen van beleidsdoelstellingen in prioritaire en niet-prioritaire doelen en omzetten naar actieplannen o Optreden als doelstellingseigenaar en instaan voor het nodige overleg en de communicatie o Instaan voor de realisatie van de planning en rapportering in het kader van de beleidsen beheerscyclus o Organiseren van overlegvormen die betrokkenheid bij en participatie aan het beleids- en beslissingproces stimuleren o Op de hoogte blijven van trends en ontwikkelingen en uitwerken van voorstellen om deze te implementeren o Analyseren van relevante signalen uit het werkveld o Bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening o Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig o Aanbrengen van nieuwe beleidsitems o Beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s opmaken voor de beleidsverantwoordelijken o Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de werking en het gevoerde beleid
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
STRATEGISCH LEIDINGGEVENDEN
BELEIDSMATIG WERKEN
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten:
3
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten:
COACHEN & BEGELEIDEN COÖRDINEREN DIENST/AFDELING/SECTOR
Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de dienst/afdeling beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers
o Begeleiden van de medewerkers door middel van de instrumenten uit de evaluatiecyclus en door middel van regelmatige feedback en functioneringsgesprekken o Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden o Openstaan voor vragen van de medewerkers o Helpen oplossen van conflicten indien nodig o Versterken van de samenhorigheid en de goede sfeer binnen de dienst o Leiden van de dienst naar een gezamenlijk resultaat o Uitvoeren van het personeelsbeleid en het beleid omtrent preventie en bescherming op het werk o Toepassen van de verschillende personeelsinstrumenten zoals optreden als jurylid bij selectiegesprekken, onthaalbeleid, evaluatiebeleid, verzuimbeleid, tijdsregistratie, …
Coördineren van de werking van de dienst, afdeling of sector met het oog op een efficiënte en effectieve dienstverlening en de realisatie van beleidsdoelstellingen
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten: o o
o o o o
Vertalen van actieplannen in concrete acties Duidelijk communiceren en afspraken maken omtrent de bijdrage aan de beleidsdoelstellingen en de te ondernemen acties door het team, individuele medewerkers en/of derden Zorgen voor de aan- en bijsturing van zowel processen en de dagelijkse werking als (vernieuwende) projecten Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten, taakverdeling, taakuitvoering, … en indien nodig acties nemen om bij te sturen Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier of behandeling van een probleem of knelpunt Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
4
Ontwikkelen/(laten) implementeren/opvolgen van interne controleprocedures en kwaliteitsprojecten met het oog op doelgerichte en kwaliteitsvolle
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten:
STRATEGISCH LEIDINGGEVENDEN
dienstverlening
KWALITEITSZORG
o (Laten) ontwikkelen van procedures/systemen/projecten/controlepunten/… omtrent kwaliteitszorg o Zorgen voor implementatie en opvolging van kwaliteitszorg binnen de dienst/sector/organisatie o Toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de dienst/sector/organisatie o Instaan voor het optimaliseren en redigeren van de kernprocessen binnen de dienst/ sector/organisatie o Bewaken van de toepassing van wetgeving en formuleren en uitwerken van voorstellen om deze te implementeren o (Laten) ontwikkelen en implementeren van een klachtenmanagementsysteem binnen de sector/organisatie o Regelmatig de werking van de dienst/sector/organisatie in vraag stellen en voorstellen tot verbetering formuleren & (laten) implementeren o Uitvoeren of meewerken aan audits en zelfevaluaties o Voorbereiden en begeleiden van inspecties o (Laten) organiseren van tevredenheidsenquêtes o Organiseren en of deelnemen aan werkgroepen omtrent kwaliteit
Coördineren van projecten
PROJECTEN
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten: o Optreden als projectleider/projecteigenaar/projectuitvoerder voor toegewezen projecten en instaan voor het nodige overleg. o Maken van afspraken omtrent wie welke acties onderneemt om de doelen te bereiken (team, individuele medewerkers en/of derden) o Opstellen en opvolgen van projectfiches o Zelf activiteiten ontplooien of activiteiten aansturen om een project/dossier te realiseren o Inwinnen van informatie o Voeren van onderzoek, onder meer op vlak van reglementering en/of detecteren van behoeften bij klanten o Opmaken van planningen/draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen o Bewaken van de voortgang van het project/dossier o Verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
5
Administratief beheren van dossiers
LEIDINGGEVENDEN
o Toepassen en bewaken van verplichtingen inzake subsidiedossiers, registratieverplichtingen, budgethouderschap, … o Voeren van financiële verrichtingen, nazicht van facturen o (Meewerken aan het) voeren van gunningsprocedures o Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling o Registreren, verwerken, controleren en beheren van gegevens o Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten o Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) o Bewaken van deadlines en nauwkeurigheid van dossiers o Controleren, klasseren en archiveren van afgewerkte dossiers o Onderzoeken, opvolgen en toepassen van procedures, wetgeving en reglementering o Opzetten, opvolgen en/of uitvoeren van procedures, draaiboeken, planningen, opleidingen o Opmaken, bijhouden en aanpassen van een kwaliteitshandboek o Opmaken van het jaarverslag o Voorbereiden, opmaken en verwerken van allerlei documenten die voorgelegd worden aan de beleids- en/of beslissingsorganen o Op vraag bijwonen van de Bijzondere Comités en de Raad en instaan voor de verslaggeving
EN EXTERNE COMMUNICATIE
SAMENWERKINGS-VERBANDEN
ADMINISTRATIEF BEHEREN DOSSIERS
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten:
Invulling geven aan samenwerkingsverbanden en instaan voor de vertegenwoordiging van de dienst, afdeling of sector met het oog op een optimale externe communicatie
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten: o o o o
Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met andere diensten uit het werkveld en overheden Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het bestuur Deelnemen aan extern overleg Fungeren als contactpersoon, op vlak van de werkdomeinen naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
6
INTERNE COMMUNICATIE
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn, zowel op de eigen dienst als dienstoverschrijdend
Dit kan ondermeer volgende taken omvatten: o Instaan voor constructief overleg en samenwerking met de beleidsverantwoordelijken o Organiseren van en constructief deelnemen aan een (dienstoverschrijdend) werkoverleg of situationeel overleg naar aanleiding van een specifiek project, dossier, knelpunt of evenement o Bewaken van een optimale interne communicatie binnen de diverse (sub)diensten van de afdeling of sectie o Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie o Zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij nodig heeft om zijn taken goed te kunnen uitvoeren o Geven van duidelijke informatie aan collega’s o Deelname aan diverse werkgroepen o Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement,…
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
7
COMPETENTIEPROFIEL KERNCOMPETENTIES VAN HET SHO Competenties Gedragsindicatoren o Stelt zichzelf uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen (ook buiten de eigen afdeling) o Richt zich krachtig op het behalen van eindresultaten en zet zich in om deze alsnog te behalen bij tegenvallende resultaten. Inzet: sturen op resultaat, o Maakt afspraken met alle betrokkenen om de gestelde anderen ondersteunen (3) doelstellingen te bereiken o Is erop gericht de dingen steeds beter te doen en realiseert verbeteringen in werkzaamheden en randvoorwaarden, zowel binnen als buiten het eigen werkgebied o Ondersteunt anderen of neemt obstakels voor anderen weg o Neemt verantwoordelijkheid op voor de eigen professionele ontwikkeling en dat van anderen Interne en externe o Ziet en/of zoekt kansen om de klantentevredenheid te verhogen klantgerichtheid: o Speelt in op signalen vanuit klanten en doet voorstellen naar proactief en structureel structurele acties werken aan een o Anticipeert op zaken in functie van een optimale dienstverlening klantgerichte of werking van de afdeling of de organisatie dienstverlening, anderen o Stimuleert anderen om klantgericht te werken stimuleren om klantgericht o Is een voorbeeld van klantgerichtheid in zijn interacties met interne te werken (3) en externe klanten o Blijft correct en integer in complexe situaties en onder (externe) druk Integriteit: o Onderneemt actie bij signalen of vaststelling van niet integer integer handelen in gedrag complexe situaties en o Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook waar er geen onder druk, stimuleren van eenduidige richtlijnen voor bestaan integer gedrag (3) o Stimuleert respect en openheid voor anderen en de toepassing van de deontologische code o Vertegenwoordigt de organisatie op passende wijze bij anderen en externe contacten o Kan anderen motiveren en stimuleert de betrokkenheid met de Loyaal zijn: organisatie stimuleren van o Handelt in overeenstemming met de belangen van de organisatie betrokkenheid (3) o Is mee verantwoordelijke voor de realisatie van de gewenste organisatiecultuur o Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit en verdedigt de belangen
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
8
FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES Competenties Gedragsindicatoren o Plaatst dossiers of problemen in een ruimere context o Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en Adviseren: alternatieven argumenten afwegen en innemen van o Verwerkt informatie en vormt deze om in correcte en standpunten, vertalen van gestructureerde documenten, (afspraken)nota’s, beleid naar acties (2) (meerjaren)plannen … o Vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen o Participeert in kennisnetwerken o Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ondernemen: o Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande ondernemerschap, instrumenten verbeteringsgericht en o Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken vernieuwend handelen, zullen hebben met de gevolgen van de verandering anderen ondersteunen (2) o Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken o Stelt een gedrag dat in overeenstemming is met de visie op leidinggeven in het Sociaal Huis Oostende (cf. visietekst leidinggeven) o Neemt een mensgerichte leidinggevende stijl aan (rol van mentor en stimulator) Leidinggeven o Stuurt medewerkers aan op het behalen van resultaten en doelstellingen (rol van producent) o Geeft als leidinggevende het goede voorbeeld o Volgt medewerkers op door een gepast begeleidings- en controlesysteem o Past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie o Ontwikkelt systemen, procedures en werkmethodes om de doelstellingen van de afdeling of organisatie op een efficiënte manier te realiseren Plannen & organiseren: o Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op verankeren in systemen en onvoorziene omstandigheden procedures, o Houdt bij de planning en uitvoering van het werk rekening met de voortgangscontrole, lange termijn kwaliteitsbewaking (3) o Ziet toe op een efficiënte en effectieve besteding van middelen o Stuurt het beleid bij op basis van duidelijke gedocumenteerde analyse
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
9
Veerkracht: stress van anderen, langdurig of regelmatig verhoogde druk (2)
Vaktechnische competenties
o Blijft resultaat – en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden o Gaat constructief om met kritiek van anderen en blijft bereid om bij te sturen o Behoudt bij confrontaties of in crisismomenten een correcte en tactvolle houding o Brengt bij tijdsdruk prioriteiten aan en blijft doelgericht werken o Presteert goed onder regelmatig terugkerende tijdsdruk, tegenslag en moeilijke omstandigheden o Beschikt over de nodige relevante vaktechnische kennis en vaardigheden voor de jobuitvoering o Kent de voorschriften, procedures, draaiboeken, processen, recepten, …voor de uitoefening van de functie en past die ook toe o Kent de relevante wetgeving en regelgeving voor de uitoefening van de functie en past die ook toe o Leeft de afspraken/normen van de job na o Houdt zijn/haar vaktechnische kennis en vaardigheden op peil o Is bereid nieuwe vakkennis en jobspecifieke vaardigheden te verwerven in functie van nieuwe ontwikkelingen o Zet zijn/haar vakkennis in om maximaal resultaat te bereiken
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
10
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
11
OCMW Oostende Edith Cavellstraat 15 B-8400 Oostende Deze functiebeschrijving is een uitgave van de Personeelsdienst. Contactpersonen : Corinne De Jonghe, directeur P & O Maggy Bendels, deskundige personeel Contactadres :
[email protected] Uitgave : 2e uitgave – juni 2013
Sociaal Huis Oostende – functiebeschrijving Directeur woonzorg
12
