Functiebeschrijving: Directeur Communicatie Functiefamilie Lager Kader
Voor akkoord Naam leidinggevende Kristien Verbraeken
Datum + handtekening
Naam functiehouder
Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.2.
Leiderschapsrollen
De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach.
1.3.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.4.
Afdelingshoofd Informatie en Communicatie Communicatiespecialisten, communicatiemedewerkers
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:
5 communicatiespecialisten 3 communicatiemedewerkers
2. Doel van de functie -
-
Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid om een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zo bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie* Samen met het afdelingshoofd Informatie en Communicatie het communicatiebeleid van het agentschap Onroerend Erfgoed ontwikkelen en uitbouwen om ertoe bij te dragen dat het agentschap Onroerend Erfgoed zo optimaal en efficiënt mogelijk kan functioneren en zijn organisatiedoelstellingen kan bereiken. Instaan voor de professionalisering en de optimalisering van de interne en externe communicatie van het agentschap Onroerend Erfgoed door het communicatiebeleid te helpen ontwikkelen, evalueren en realiseren, concepten rond communicatie uit te werken en interne klanten te adviseren. 2
-
Coachen van en leidinggeven aan de communicatiespecialisten en communicatiemedewerkers van de afdeling Informatie en Communicatie. Onderhouden van contacten met de communicatieverantwoordelijken van andere beleidsdomeinen
* Met “organisatie” wordt bedoeld de hogere entiteit, bv. de afdeling. De eigen entiteit, die door de functie aangestuurd wordt, wordt aangeduid met dienst
3. Resultaatgebieden Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Opmaak van operationele doelstellingen
-
Op basis van de analyse van de communicatiebehoeften van het agentschap en de interne en externe doelgroepen, om een correct beeld te vormen van de kansen en noden.
-
Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers om een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst.
-
Planning en organisatie
-
Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren om een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren.
-
Je vertaalt de organisatiedoelstellingen naar concrete operationele doelstellingen, zowel voor de interne als de externe communicatie Je toetst de doelen af met het afdelingshoofd en stuurt bij waar nodig Je detecteert behoeften en leemtes Je staat open voor klantenfeedback Je bespreekt behoeften en kansen met het management Je anticipeert op problemen en knelpunten m.b.t. communicatie binnen het agentschap Je volgt ontwikkelingen en tendensen op en evalueert de communicatiedienstverlening … Je maakt een planning op voor het team Communicatie om de vooropgestelde resultaten te kunnen behalen Je bent projectprogramma-manager voor jouw teamleden: o je coördineert projecten binnen het team, o je zorgt voor een goede planning, opvolging en afstemming van het project op de doelen van het team/afdeling/organisatie, o je geeft een juiste inschatting van de in te zetten middelen en mensen, o je volgt mijlpalen en resultaten op o je bewaakt een goede en regelmatige rapportering naar de stakeholders o Je coördineert overheidsopdrachten en raamovereenkomsten voor communicatie o Je werkt mee aan de coördinatie en planning van de communicatie van de Vlaamse overheid door: o Het agentschap te vertegenwoordigen o Mee te werken aan het communicatieverslag van de Vlaamse Regering
3
-
o De beleidsdomeinoverschrijdende afspraken toe te passen Je leidt of neemt deel aan (deel)communicatieprojecten om bij te dragen aan het realiseren van de afgesproken projectdoelstellingen Je stuurt de communicatieteamleden op vakinhoudelijk vlak aan en motiveert hen om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling: o Voeren van plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken o o o o o o o
Begeleiden en coachen van medewerkers De kwaliteit van hun opdrachten bewaken De artikels kritisch nalezen, met aandacht voor de inhoud, de taal en de eventuele politieke gevoeligheden Terugkoppelen over actuele thema’s op het vlak van de organisatie, het beleid of de sector Zorgen voor een tijdige bijsturing De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de communicatieteamleden
-
…
Leiding geven aan medewerkers
-
Aansturen en motiveren van medewerkers om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling.
-
Je geeft leiding aan een team van communicatiespecialisten en communicatiemedewerkers Je zorgt voor een doorvertaling van de werkafspraken naar jouw team Je evalueert jaarlijks je medewerkers en stelt een planning op Je zorgt voor een goede afstemming tussen de teamleden en begeleidt ze naar een gezamenlijk resultaat Je coacht de medewerkers in je team en zorgt voor een goede teamwerking om als team steeds betere resultaten te behalen Je bent stressbestendig …
Kwaliteitsborging
-
Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten om de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten.
-
Je organiseert overleg en coördineert de kennisdeling binnen jouw team en naar andere relevante betrokkenen Je bent organisatiesensitief zodat je een goede kwaliteit van communicatie kan garanderen Je bewaakt de integriteit van het team en geeft zelf het goede voorbeeld Je bewaakt de kwaliteit van de communicatieproducten en –diensten: o Zelf de nodige stappen ondernemen om tot kwalitatieve
4
producten te komen Aandacht hebben voor de taal, de doelgroepgerichtheid, het imago, de deontologie … o Bewaken van het toepassen van de huisstijl en zorgen voor herkenbaarheid van het departement en zijn dienstverlening o Controleren van de kwaliteit van de door de verschillende praktijkdeskundigen geleverde prestaties/producten en deze zonodig bijsturen Je optimaliseert de dienstverlening door het communicatieoverleg te initiëren en te ondersteunen in het eigen team en in het agentschap om met eeb goede interne samenwerking bij te dragen tot een professionele overheidscommunicatie o
-
Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau om bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten.
Je werkt beleidsmatige en strategische doelstellingen uit op vlak van communicatie in overleg met het afdelingshoofd - Je geeft het communicatiebeleid met het afdelingshoofd mee vorm - Je geeft zowel op vraag als proactief advies aan interne klanten op vlak van communicatie om deskundige oplossingen aan te bieden - Je adviseert het kabinet, het management en de interne klanten over: o Communicatiebeleid, -kanalen en –campagnes o Deontologie en afspraken mbt goede overheidscommunicatie o imago en huisstijl - Je neemt actief deel aan werkgroepen en vergaderingen over communicatie op niveau van het agentschap, het beleidsdomein en de Vlaamse overheid en je organiseert ze zelf (mee). - Je bepaalt vanuit het communicatievakgebied me het (deel)beleid voor het agentschap om ervoor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie: o Vanuit ervaring en research het management adviseren over het te voeren beleid inzake communicatie, mogelijke knelpunten en opportuniteiten en eventueel scenario’s aanreiken o Beleidsmatige vragen beantwoorden van belangengroepen uit de sectoren, kabinet … o Rapporten, artikelen, brochures, nota’s en andere teksten opstellen om bij te dragen tot beleidsvoorbereiding en – evaluatie o Antwoorden formuleren op concrete vragen rond het vakgebied communicatie -
5
o o o o
Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen om er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten Woordvoerderschap
-
Aftoetsen van beleidsvoorstellen met het werkveld Betrokkenheid en draagvlak creëren Actoren mobiliseren en beleidsvoorbereiding coördineren Adviezen inwinnen bij externen en standpunten vergelijken om het communicatiebeleid beter te stroomlijnen o … Je beheert de middelen van het team in functie van de te behalen resultaten je coördineert en volgt de communicatiebudgetten op Je rapporteert periodiek een stand van zaken aan het afdelingshoofd …
-
Je treedt op als woordvoerder om bij te dragen tot een professioneel verzorgde externe communicatie die het beleid en het agentschap in het best mogelijke daglicht brengt: o Het woord voeren namens het agentschap o De woordvoering gecoördineerd laten verlopen o In samenspraak met het management en met de bevoegde minister (via zijn/haar woordvoerder) en in overleg, een proactief en reactief persbeleid uitbouwen o Input leveren voor het crisiscommunicatiebeleid op het niveau van het agentschap o Optreden als vervangen van de administrateur-generaal voor het crisiswoordvoerderschap o Opvolgen van de acties die de administraties leveren naar de media o Evalueren en aanbevelingen doen of bijsturen na contacten met de media o Knelpunten opsporen o Persconferenties mee in goede banen leiden o Persberichten (laten) verspreiden
-
Je hebt een grondige kennis van de materies waarvoor het agentschap Onroerend Erfgoed bevoegd is en hebt een goed zicht op de interne taakverdeling, zodat je bij concrete problemen of vragen snel kan situeren en als nodig voorleggen aan diegene die er inhoudelijk het dichtst bij staat Je kent de massamedia in Vlaanderen (en eventueel daarbuiten) en hun werking, in het bijzonder de thematisch of geografisch gespecialiseerde media die van belang zijn voor de onroerenderfgoedmateries waarvoor je als
Het beantwoorden vragen van de media over de organisatie en het verwoorden van het standpunt van de organisatie; Opvolgen van de berichtgeving over (de activiteiten van) de organisatie en erop reageren als nodig; Uitwerken van een proactief persbeleid in lijn met de communcatiestrategie van de organisatie Zorgen voor een bestand met gespecialiseerde media die actief zijn in het werkveld en de (gespecialiseerde) media op de hoogte dat hij te hunner beschikking is als woordvoerder; en instaan voor de samenstelling van een geregeld persoverzicht Waarschuwen van het leidinggevende kader voor mogelijke negatieve of kritische geluiden in de pers en samen nagaan hoe deze vermeden kunnen worden of hoe er best op te reageren
-
6
-
-
Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren.
-
Inhoudelijke bijdrage
-
Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden om inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de
-
woordvoerder optreedt Je hebt oog voor public relations in het algemeen en voor die van het agentschap Onroerend Erfgoed in het bijzonder, benut de kansen om jouw organisatie op een positieve wijze in de pers en in de publieke belangstelling te laten komen Je kan de reikwijdte en implicaties van vragen, problemen, evoluties en beslissingen juist inschatten en proactief optreden Je staat open voor vragen van journalisten en investeert prioritair tijd en energie in het beantwoorden ervan, zo nodig ook buiten de gewone werkuren Je bent sociaal vaardig en legt vlot contacten, kan goed samenwerken met anderen Je bent stressbestendig, komt rustig over, wekt vertrouwen, houdt het hoofd koel in moeilijke omstandigheden en noodsituaties Ben zowel schriftelijk als mondeling taalvaardig, hanteert een correcte taal, kan complexe en technische materies bondig samenvatten en eenvoudig verwoorden, weet ook de juiste toon te vinden om negatieve boodschappen over te brengen. … Je bent eerste aanspreekpunt voor het team Communicatie Je neemt deel aan vergaderingen op Vlaams overheidsniveau m.b.t. communicatie en rapporteert hierover binnen de eigen organisatie Je zet relevante netwerken op en onderhoudt ze Je onderhoudt je kennis van (overheids)communicatie (intern en extern) en volgt nieuw ontwikkelingen in het werkveld op Je wisselt informatie uit met collega’s en vakgenoten Je houdt vakliteratuur bij (analoog en digitaal) Je volgt nieuwe ontwikkelingen op het gebied van communicatie en webtechnologie Je blijft op de hoogte van alle soorten overheidscommunicatie Je neemt deel discussies of fora over specifieke overheidscommunicatie Je neemt deel aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied … Je hebt inhoudelijke expertise in communicatie die je gebruikt om enerzijds je medewerkers te ondersteunen in hun takenpakket en anderzijds om beslissingen te kunnen nemen Je bent klantgericht en oplossingsgericht. Je denkt mee met de klant en zoekt
7
opdracht. -
-
naar oplossingen om een zo goed mogelijke dienstverlening met je team te bieden Je stimuleert een nauwe wisselwerking met het team Informatie en zorgt zo mee voor een geïntegreerde dienstverlening aan de organisatie Kennis en ervaring met crisis- en transitiecommunicatie is een pluspunt Je zet spontaan of op vraag interne en externe communicatie-initiatieven op en voert ze uit bv meewerken aan of organiseren van communicatiecampagnes, redactioneel afwerken, (laten) uitgeven, bekendmaken van publicaties en websites van het agentschap, coördineren van het jaarverslag van het agentschap, promoten van het communicatieteam, informeren en sensibiliseren van doelgroepen met evenementen, publicaties, campagnes en door (entiteitoverschrijdende) communicatie-initiatieven (bv ism interne en externe partners zoals LNE, ANB, Herita…) te begeleiden, ondersteunen, op te volgen en te evalueren. …
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2
Richting geven – niveau 1
Coachen – niveau 1
Innoveren – niveau 1
Oordeelsvorming – niveau 2
Klantgerichtheid – niveau 2
Inleving – niveau 3
Visie – niveau 1
4.2. -
Vaktechnische competenties
Je hebt een goede kennis van het onroerenderfgoedwerkveld Je hebt een goede kennis van communicatietechnieken en -methodieken
5. Andere functierelevante informatie
8
