Functiebeschrijving Algemeen directeur <EVA Integratie en Inburgering>
1
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 1. Functietitel Algemeen directeur
2. Context 2.1. Hoofdactiviteit van het agentschap Het extern verzelfstandigd agentschap ‘Integratie en Inburgering’ (hierna afgekort tot ‘het EVA’) heeft, overeenkomstig het decreet van 7 juni 2013 (hierna ‘het decreet’), als hoofdactiviteit om het Vlaamse integratiebeleid te ondersteunen, te stimuleren en te begeleiden. Conform artikel 17 van het bovenvernoemde decreet houdt dit de volgende kerntaken in: 1. Adviesverstrekking en begeleiding op maat in functie van empowerment van individuele burgers van de bijzondere doelgroepen met het oog op zelfstandige en evenredige participatie, actief burgerschap en sociale samenhang via: a) het aanbieden van inburgeringstrajecten voor inburgeraars en toeleidingstrajecten voor minderjarige nieuwkomers en anderstalige kleuters; b) het aanbieden van een specifiek trajectmatig vormings- en begeleidingsaanbod op maat, hetzij individueel, hetzij in groep, in samenwerking met reguliere voorzieningen, om de personen, vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° en 2° van het decreet te bereiken en te versterken; 2. adviesverstrekking en praktijkondersteuning op maat in functie van structureel werken aan integratie met het oog op zelfstandige en evenredige participatie, toegankelijkheid van alle voorzieningen, actief burgerschap en sociale samenhang via: a) dienstverlening sociaal tolken en sociaal vertalen; b) taalbeleid; c) taalpromotie; d) integratiewerk; e) juridische dienstverlening aangaande de rechtspositie van vreemdelingen; 3. adviesverstrekking en praktijkondersteuning op maat in functie van het draagvlak, de beeldvorming en de wederkerigheid van integratie en in functie van sociale samenhang;
2
4. adviesverstrekking en praktijkondersteuning op maat in functie van een onderbouwd, afgestemd, gecoördineerd en inclusief beleid. In functie van de realisatie van de doelstellingen van het Vlaamse integratiebeleid, vermeld in artikel 4 van het decreet vervult het EVA tevens de volgende taken: 1. verzamelen, bewerken en ter beschikking stellen van data; 2. opzetten van gerichte, experimentele projecten in functie van de realisatie van de kerntaken 3. verzamelen en ter beschikking stellen van expertise. Het EVA vervult zijn opdracht, taken en kerntaken op een geïntegreerde manier.
2.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden De integratie-, inburgering- en sociaal tolk- en vertaalsector bestaat vandaag uit 21 organisaties, zowel opererend onder een privaatrechtelijke als publiekrechtelijke (provinciaal/stedelijk) rechtsvorm. Bovendien worden de verschillende werkgebieden gekenmerkt door een verschillende problematiek en sociale/demografische context op het vlak integratie en inburgering. Het decreet kiest ervoor om voortaan de dienstverlening, ter ondersteuning van het integratieproces, op het terrein en de uitvoering van het integratiebeleid geïntegreerd aan te bieden via een nieuw opgericht EVA. Hierbij worden werking en personeelsleden van de verschillende organisaties geïntegreerd in het nieuw opgerichte EVA. Een dergelijk complex integratieproces van verschillende deelwerkingen zal uiteraard gepaard gaan met tal van operationele startproblemen, de nodige groeipijnen en mogelijk weerstand bij de verschillende betrokken actoren (medewerkers, raden van bestuur, stakeholders,…). Een goed transitiemanagement zal hierbij een belangrijke succesvoorwaarde vormen. Anderzijds zal de bestaande werking verder moeten worden verzekerd om de kerntaken vooropgesteld door het decreet te realiseren. Dit complex proces kan bemoeilijkt worden door de maatschappelijke druk m.b.t. tot een maatschappelijk delicaat onderwerp als migratie en integratie. Het werkingsgebied van het EVA omvat het grondgebied van alle Vlaamse provincies én het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, zonder de steden Gent en Antwerpen. Deze steden hebben immers de bevoegdheid gekregen om zelf uitvoering te geven aan het Vlaams integratie- en inburgeringsbeleid. In functie van expertise-uitwisseling, onderlinge afstemming en een coherent Vlaams beleid- zal het EVA dus moeten samenwerken met de organisaties die in Gent en Antwerpen uitvoering zullen geven aan het Vlaams integratie- en inburgeringsbeleid. Dit verhoogt de complexiteit van de context waarbinnen het EVA opereert.
3
2.3. Afbreukrisico Groeipijnen en weerstand die gepaard gaan met het complex integratieproces van de 21 betrokken organisaties. Hierdoor ontstaat het risico dat de kerntaken niet optimaal kunnen worden waargenomen en de bestaande dienstverlening kwalitatief moet inboeten, een risico dat zeker moet gemitigeerd worden. Tijdens de transitiefase kan de algemeen directeur een beroep doen op een aantal leidend ambtenaren (zie Nota aan de Regering betreffende “Oprichting van het privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap integratie en inburgering in de vorm van een private stichting” zoals goedgekeurd op 22 november 2013, als bijlage, in het bijzonder alinea 5.4). Er is een reëel risico op weerstand ten opzichte van het nieuw werkmodel (geïntegreerde dienstverlening via één EVA) bij de betrokken externe stakeholders zoals gemeentebesturen, voorzieningen, afnemers van diensten en de publieke opinie.
2.4. Interne organisatie 2.4.1. Rapporteringslijnen Aan wie rapporteert de algemeen directeur?
Welke functies rapporteren aan de algemeen directeur?
-
Raad van bestuur van het EVA
-
In een aantal gevallen (oa administratieve zaken) Vlaams Minister van inburgering en integratie, ABB en desgevallend Federale agentschappen voor wat administratieve zaken betreft
In functie van het nieuwe organisatiemodel van het opgerichte EVA dat zal worden goedgekeurd door de raad van bestuur, op voorstel van de aan te stellen algemeen directeur. Men mag uitgaan van een rechtstreekse ‘span of control’ van een tiental mensen (5 of 6 regionale directeurs en 3 of 4 directeurs op centraal niveau, onder wie ongeveer 550 mensen zullen ressorteren.
2.4.2. Organogrammen Het organigram van het nieuw opgerichte EVA moet nog worden goedgekeurd door de raad van bestuur. Het nog te valideren ontwerp van organisatiemodel dat in opdracht van het Agentschap Binnenlands Bestuur (hierna afgekort tot ‘ABB’) is uitgetekend is te vinden als bijlage.
3. Kwantitatieve gegevens 4
Aantal personeelsleden van het agentschap:
In functie van het personeelsbehoefteplan dat nog goedgekeurd moet worden door de raad van bestuur. Men kan (mede in functie van de eventuele toepassing van artikel 25 van het decreet) uitgaan van 550 personeelsleden.
Apparaatskredieten van het agentschap:
-
Bijdragen van de Vlaamse Gemeenschap bestaande uit onder andere algemene werkingssubsidies, investeringssubsidies en projectsubsidies, met een startkapitaal voorzien door de Vlaamse Overheid voor het oprichtingsjaar van 1,5 miljoen Euro.
-
Bijdragen en/of subsidies van andere derden.
-
Hetgeen het agentschap verkrijgt door erfstelling, legaat, schenking of op enige andere wettige wijze verkrijgt.
-
Jaarlijks potentieel 30.000 inburgeraars
-
10.000 sociaal tolkopdrachten
-
Ondersteuning van en samenwerking met 58 erkende integratiediensten
-
Ondersteuning van en samenwerking met alle lokale besturen en OCMW’s zonder erkende integratiediensten
-
Ondersteuning van en samenwerking met scholen, CAW’s, Kind en Gezin,…
-
…
Bijkomende kwantitatieve gegevens:
5
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 4. Doel Binnen het kader van het algemeen beleid van het beleidsdomein, bepaald door de minister en de raad van bestuur, plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van het EVA, teneinde de korte- en langetermijndoelstellingen, vervat in de samenwerkingsovereenkomst en decreet, te realiseren.
5. Resultaatsgebieden 5.1. Beleidsvoorbereiding Vanuit de realiteit van de beleidsuitvoering, bijdragen tot de optimale beleidsvoorbereiding van de minister. Dit in afstemming en onder coördinatie van ABB. Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Initiatief nemen om beleidsvoorstellen te formuleren;
-
Het verzamelen en analyseren van de input vanuit de praktijk van de werking, de contacten met stakeholders en de samenwerking met partners.
-
Binnen het eigen agentschap, instaan voor de coördinatie en aansturing van de voorbereidende stappen van het beleidsplanningproces: - Het permanent actualiseren van de omgevingsanalyses; - Het permanent evalueren van de beleidsmatige effectiviteit van de eigen activiteiten; - Vanuit de eigen activiteiten en vanuit gedetecteerde trends peilen naar aanvullende maatschappelijke behoeften; - Het opvolgen van de trends met betrekking tot migratie in Vlaanderen, België en internationaal; - Het opvolgen van innovatieve concepten/methodieken/best practices met betrekking tot integratie en inburgering in Europa en internationaal; - Het opvolgen van de relevante regelgeving met betrekking tot migratie, inburgering en integratie in Vlaanderen, federaal, Europa en internationaal;
-
Aanleveren van strategische gegevens informatiedoorstroming in het algemeen;
vanuit
de
beleidsuitvoering
aan
ABB
en
zorgen
voor
een
goede
6
-
Op vraag van of op eigen initiatief de minister advies geven over het te voeren beleid;
-
Aftoetsen van de beleidsvoorstellen, gemaakt door ABB en feedback geven over de haalbaarheid bij implementatie ervan;
-
Bijdragen tot de instrumentalisering van de maatregelen die beslist werden (bijdragen tot opmaken van voorstellen van decreet, uitvoeringsbesluiten, …)
5.2. Participatie aan de overkoepelende beleidsraad bestuurszaken, de beleidsveldenraad inburgering en het managementscomité Bestuurszaken Via actieve participatie aan de beleidsraad en het managementcomité mee vorm geven aan het beleid van de Vlaams minister voor inburgering en integratie. Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Participeren aan ebat en aftoetsen van nieuwe (innoverende) beleidsvoornemens;
-
Bijdragen tot het inhoudelijk voorbereiden van beleidsnota’s en jaarlijkse beleidsbrieven onder coördinatie van ABB;
-
Indienen van begrotingsvoorstellen die rekening houden met het gehele beleidsdomein en bijdragen tot de opmaak van de begroting onder coördinatie van ABB;
-
Analyseren van de adviezen van de strategische adviesraad (VLABEST), van de afspraken met andere overlegorganen en de opportuniteit van de integratie van deze adviezen in het beleid mee bespreken;
-
In overleg beslissen tot het oprichten van tijdelijke of permanente stuur-, werk- of projectgroepen om bepaalde operationele taken aan toe te vertrouwen;
-
Stimuleren van de collegialiteit en maximaal inbrengen van de eigen expertise en competentie ten voordele van het geheel.
5.3. Opdracht, korte- en langetermijnplanning Binnen het kader van de opdracht van het beleidsdomein, en in overleg met alle betrokkenen, expliciteren van de opdracht en opmaken van de korte- en langetermijnplanning voor het EVA. De algemeen directeur plant, organiseert en coördineert de activiteiten van het EVA,volgt ze op en stuurt bij. Gezien de transitiefase waarin de organisatie zal zitten door het samenbrengen van maximaal 21 afzonderlijke structuren in het EVA, zal de algemeen directeur zich zowel moeten richten op het succesvol behartigen van het transitiemanagement als op het behartigen van decretaal aan het EVA toegekende opdrachten (zie punt 2.1.). Een dergelijk complex integratieproces zal gepaard gaan met tal van operationele startproblemen, de nodige groeipijnen en mogelijk terughoudendheid bij de verschillende 7
betrokken actoren (medewerkers, stakeholders). Een goed transitiemanagement zal een belangrijke succesvoorwaarde vormen. De algemeen directeur zal instaan voor de vlotte integratie van zowel medewerkers, processen als systemen en dit zonder de continuïteit van de dienstverlening in het gedrang te brengen. Parallel zal de algemeen directeur garant moeten staan voor de optimale uitvoering van decretaal opgelegde kernopdrachten zoals omschreven onder punt 2.1. De algemeen directeur combineert derhalve zowel inhoudelijke, strategische, operationele opdrachten als de belangrijke opdracht op het vlak van het goed beheer van het transitiemanagement. Gezien het EVA op privaatrechtelijke wijze vormgegeven is als stichting, gebeurt dit onder verantwoordelijkheid van de raad van bestuur van het EVA, rekening houdend met de decretale opdrachten. . Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Formuleren, actualiseren van de visie, missie, opdracht van het EVA;
-
Bijdragen tot het formuleren van een geconsolideerde visie, missie, opdracht van het beleidsdomein;
-
Conform de regels van het beleidsplanningsproces, opmaken van een langetermijnplanning (strategisch plan) van het EVA;
-
Opmaken van het operationeel plan, de begroting van het EVA (binnen het kader van de planningscyclus);
-
Bijdragen tot het consolideren van de korte- en langetermijnplanning en tot het formuleren van de algemene strategie van het beleidsdomein;
-
Onderhandelen van de samenwerkingsovereenkomst met de bevoegde minister;
-
Monitoren van de in de samenwerkingsovereenkomst voorziene Kritische prestaties-indicatoren (KPI)
5.4. Beleidsuitvoering Uitvoeren van het operationeel plan (operationele doelstellingen, begroting, inzet van mensen, middelen, acties,…), en daartoe de nodige aansturing geven binnen het EVA teneinde een kwaliteitsvolle uitvoering van de vastgelegde opdrachten te verzekeren, conform de samenwerkingsovereenkomst. Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Aansturen, begeleiden, opvolgen van het operationeel management op vlak van onder andere: -
Een efficiënt middelenmanagement (personeel, logistiek, ICT,…), in lijn met de algemeen geldende regels, standaarden en normen van de Vlaamse overheid; Een professioneel financieel beheer gericht op de optimale inzet van de beschikbaar gestelde middelen; 8
-
Beleidsuitvoerende taken met betrekking tot de decretaal aan het EVA opgelegde kerntaken: -
-
Permanente kwaliteitszorg; Milieuzorg; De effectiviteit en efficiëntie van de processen en van de organisatiestructuur; Goede relaties met de klanten, klachtenmanagement, de klantgerichtheid van de organisatie, …; Organisatiebeheersing, risicoanalyse en bedrijfscultuur; Interne controle; Bedrijfscontinuïteitsmanagement. Adviesverstrekking en begeleiding op maat in functie van empowerment van individuele burgers van de decretaal vernoemde bijzondere doelgroepen; Adviesverstrekking en praktijkondersteuning op maat in functie van structureel werken aan integratie; Adviesverstrekking en praktijkondersteuning op maat in functie van draagvlak, beeldvorming en wederkerigheid van integratie en in functie van sociale samenhang; Adviesverstrekking en praktijkondersteuning op maat, in functie van een onderbouwd, afgestemd, gecoördineerd en inclusief beleid.
Ondersteunende taken om de hierboven vernoemde kerntaken efficiënt en resultaatgericht te kunnen uitvoeren: -
Data verzamelen, bewerken en ter beschikkingstellen; Gerichte innovatieve projecten opzetten en innovatieve concepten en methodieken ontwikkelen; Aanwezige kennis, methodieken, instrumenten, projecten en goede praktijkvoorbeelden verzamelen en ter beschikkingstellen; Netwerking zowel gericht naar de verschillende betrokken beleidsdomeinen (werk/onderwijs/welzijn) en agentschappen als externen zoals lokale besturen, OCMW’s, voorzieningen, Huizen van het Nederlands, consortia; Internationale netwerking gericht op het detecteren van internationale best practices, de ontwikkeling van nieuwe methodieken, detecteren van nationale trends en internationale evoluties; Positioneren en vertegenwoordigen van het EVA zowel op Vlaams, Belgische en internationaal niveau en dit door een coherente, uniforme communicatiestrategie en het voeren van aanwezigheidstrategie door het participeren aan debat/info avonden, seminaries, congressen; Afstemmen van de werking met de werkingen binnen werkingsgebieden waarvoor de Vlaamse Regering gebruik maakt van artikel 25 van het decreet.
9
5.5. Monitoring en bijsturing van de beleidsuitvoering Opvolgen (monitoring), evalueren en bijsturen van de beleidsuitvoering van het EVA, teneinde de doelstellingen op lange termijn (uit de beleidsnota) en op korte termijn (uit de beleidsbrieven) te realiseren. Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Binnen het kader van een geïntegreerd MIS-systeem (op niveau van het beleidsdomein), opzetten van een eigen beleids- en beheersinformatiesysteem, gevoed door: - De eigen output- en outcome-indicatoren; - Meetcampagnes en specifieke onderzoeken, bijvoorbeeld klantentevredenheidsonderzoeken en kwaliteitssystemen.
-
Via het eigen beleids- en beheersinformatiesysteem de eigen opvolgingsprocessen beheren zodat de uitvoering van de kerntaken en resultaten gerealiseerd worden;
-
Verzekeren dat alle beleids- en beheersinformatie, conform de afspraken tijdig en correct aan de minister en ABB bezorgd wordt (rapportage) op een manier dat de gegevens in het grotere MIS-geheel kunnen geïntegreerd worden;
-
Conclusies trekken uit de eigen beleidsopvolging en -evaluatie, en uit de gegevens beschikbaar gesteld door ABB m.b.t.: - Het bijsturen van de uitvoering (op eigen initiatief en overleg met de raad van bestuur, of na overleg met de beleidsraad of minister); - Het optimaliseren van de interne processen; - Het adviseren van de minister en de beleidsraad ivm het bijsturen van het beleid (en eventueel van de samenwerkingsovereenkomst).
-
Bijdragen tot de opbouw van een geïntegreerd MIS-systeem op niveau van het beleidsdomein (PITA/MODO);
-
Het opvolgen van de goede relaties met de klanten (doelgroep, voorzieningen, organisaties, lokale besturen), klachtenmanagement, de klantgerichtheid van de organisatie;
-
Voorzitten van de directieraad van het EVA;
-
Rechtstreeks aansturen van het management en stafmedewerkers conform het door de raad van bestuur goedgekeurde organogram.
10
5.6. Optimaliseren van de werking van de entiteit Permanent optimaliseren van de werking van het EVA op het vlak van organisatiestructuur, de werkingsprocessen, de dienstverlening en de kwaliteitsbewaking en bijdragen tot het optimaliseren van de werking van het beleidsdomein in zijn geheel. Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Zelf instaan voor het optimaliseren van de werking van het EVA: -
-
Via het formuleren van voorstellen op de beleidsraad of het managementcomité, bijdragen tot de optimalisatie van de werking van het gehele beleidsdomein; o.a. -
-
Aangepaste structuur; Juiste persoon op de juiste plaats; Werkings- en managementprocessen; Dienstverlening; Kwaliteitsbewaking; …
Afstemmen van processen die de eigen entiteit overstijgen; Herzien van de taakverdeling; Inspelen op mogelijke synergiën; Toepassen van best practices; In overleg aanpassen van processen die de dienstverlening aan de klanten bevorderen (vereenvoudiging van de regelgeving, e-governement, één loket functie, …); …
Het behartigen van het noodzakelijke transitiemanagement in de oprichtingsfase van het EVA waarbij beroep kan gedaan worden op de door de Vlaamse Regering voorziene ondersteuning: -
-
Aansturen en begeleiden van het complexe integratieproces meer in het bijzonder het beheer van de operationele en juridische processen gekoppeld aan de integratie van de bestaande entiteiten belast met de opdrachten van het inburgerings en integratiedecreet (overdracht personeel, overdracht van activa, integratie van de ICT-systemen, logistieke aspecten, integratie van de processen…); Het waarnemen van alle operationele aspecten gekoppeld aan de opstart van een nieuwe EVA (huisvesting, logistiek); Werken aan draagvlak, zowel naar de interne (medewerkers/sociale partners) als externe stakeholders (besturen, 11
-
voorzieningen, klanten) voor het decreet voorgeschreven integratieproces onder de vorm van een EVA; Het aansturen en opvolgen van de interne en externe communicatie gericht op draagvlakcreatie en een positieve beeldvorming voor de hervorming en het nieuw opgerichte EVA; Management en beheersen van alle mogelijke afbreukrisico’s die het hervormingsproces mogelijks kunnen ondermijnen (zie hierboven).
5.7. Leidinggeven (Personeelsbeleid) In samenwerking met de directieraad, ontwikkelen en voeren van een eigen adequaat personeelsbeleid, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van het EVA. Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Voeren van een eigen HR-beleid voor het EVA met aandacht voor een diversiteits- en gelijkekansenbeleid;
-
Waken over een correcte toepassing van de verschillende aspecten van het personeelsbeleid door de leidinggevenden van het EVA (personeelsplan, organisatiestructuur, selectie en rekrutering, opleiding en ontwikkeling, prestatiemanagement, beloning, loopbaanbeheer, etc.);
-
Organiseren van de delegaties binnen het agentschap;
-
Instaan voor een adequate interne communicatie binnen het agentschap;
-
Zorg dragen voor het welzijn van de medewerkers (bijvoorbeeld zorgen voor een adequate werkomgeving, erop toezien dat zij met respect behandeld worden, optreden bij pesterijen, etc …).
5.8. Externe communicatie- en relaties Rekening houdend met het algemeen communicatiebeleid van de Vlaamse overheid, instaan voor het organiseren van een adequate externe communicatie en goede contacten met de belangrijkste actoren, teneinde een goede informatie-uitwisseling te verzekeren en het professioneel imago en de beeldvorming van het EVA en de Vlaamse overheid te versterken . Voorbeelden van activiteiten: -
Samenwerken met alle betrokken actoren en agentschappen, waaronder ABB, om een coherent en adequaat communicatiebeleid voor het EVA op te stellen, te organiseren en op te volgen;
12
-
Uitdragen en bekendmaken, via gerichte en interne en externe communicatie, van de missie van het EVA;
-
Ontwikkelen en bevorderen van een eigen ‘corporate identity’ voor het EVA in overeenstemming met de ‘corporate identity’ van de Vlaamse overheid, desgevallend in overleg met ABB;
-
Organiseren van het woordvoerderschap en de mediacontacten op niveau van het EVA en meewerken aan het organiseren van het woordvoerderschap van het beleidsdomein;
-
Organiseren van het klachtenmanagement voor het EVA en zo nodig, in het kader van een betere dienstverlening, meewerken aan een adequaat klachtenmanagement op niveau van het beleidsdomein;
-
Organiseren van een crisiscommunicatieplan voor het EVA;
-
Persoonlijk goede contacten onderhouden met (externe) sleutelpersonen en/of doelgroepen die werkzaam zijn binnen het werkingsgebied van het agentschap (netwerking).
5.9. Samenwerking tussen de entiteiten binnen en buiten het beleidsdomein (o.a. projectwerking) Actief participeren aan de samenwerking tussen de entiteiten binnen het beleidsdomein en (in geval van inclusief -, geïntegreerd beleid) met de entiteiten van andere beleidsdomeinen, teneinde een maximale effectiviteit, efficiëntie en klantvriendelijkheid te waarborgen. In dit verband is er in de eerste plaats nood aan een nauw partnerschap met ABB. Voorbeelden van activiteiten zijn: -
Naargelang het onderwerp en naargelang de afspraken gemaakt in de beleidsraad of met de minister, leiden van of actief participeren aan het formele overleg in de managementgroep(en) en aan eventuele stuur-, werk- of projectgroepen;
-
Uitkijken naar en toepassen van best practices op het vlak van samenwerking tussen entiteiten;
-
In het algemeen stimuleren van en meewerken aan een collegiale samenwerking tussen alle entiteiten binnen en buiten het homogene beleidsdomein;
-
Opnemen van een organisationele verantwoordelijkheid op niveau van de Vlaamse overheid in haar geheel (bijvoorbeeld deelname aan stuurgroep beloningsbeleid, competentiemanagement, introductie van e-government, …);
-
Samenwerken met de entiteiten die instaan voor de regelgeving en normering m.b.t. de ‘horizontale materies’ (personeelsbeleid, logistiek, ICT, etc …): input of bijdrage leveren bij de totstandkoming ervan, respect ervan bij de beleidsvoering van het EVA, …;
-
Via projectwerking, samenwerken met de andere beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid om bepaalde
13
gemeenschappelijke doelstellingen te realiseren (inclusief, integraal beleid);
-
Via projectwerking of permanent overleg samenwerken met de andere bestuursniveaus (Europees, federaal, lokaal…).
5.10. Samenwerking met de bestuursorganen (van het EVA) Als algemeen directeur instaan voor een goede en correcte samenwerking met de bestuursorganen van het EVA, zodat elke instantie (o.a. directieraad, raad van bestuur, …) haar rol naar behoren kan vervullen, met inachtname van de decretale of wettelijke bepalingen ter zake.
14
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 6. Waardegebonden en gedragscompetenties 6.1. Voortdurend verbeteren
-
Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen; Vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen; Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen; Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan; Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat dit voor de eigen werking kan betekenen; Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen voor verbetering te formuleren.
6.2. Samenwerken -
Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren; Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen; Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan; Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen; Creëert/benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen; Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten.
6.3. Klantgerichtheid -
Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan de klanten te optimaliseren Legt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid; Past binnen de entiteit de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden; 15
-
Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen; Voorziet voor de eigen entiteit in een systematische enquête rond klantentevredenheid (procedures); Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren.
6.4. Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” -
Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat Vertoont strikt voorbeeld gedrag rond basisregels en afspraken rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit, handelt conform de deontologische code van de Vlaamse overheid; Is verantwoordelijk voor een transparante inrichting van de entiteit; Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk; Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie/entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag; Spreekt anderen aan wanneer ondeontologische handelingen worden gesteld, regels, afspraken niet worden nageleefd; Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist.
6.5. Visie (conceptueel denken) -
Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen, evoluties met betrekking tot het werkveld van het EVA, zijnde integratie, inburgering, migratie van personen met een verschillende etnische achtergrond en weet het EVA hierop voor te bereiden; Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet duidelijk zijn; Is in staat out of the box te denken en de werking van de eigen entiteit aan een kritische doorlichting te onderwerpen en wijzigingstrajecten voor te stellen indien nuttig; Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext/beleidscontext; Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen, Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie of entiteit.
6.6. Overtuigingskracht -
Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen opsnuiven en om tot afspraken te komen 16
-
Vergroot de impact van zijn/haar boodschap door het gebruiken van de gepaste communicatiemix (vb. gebruik van beeldmateriaal, inlassen van interactieve momenten,…) Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie gebruiken
6.7. Beslissen Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is
-
Neemt cruciale beslissingen met een langetermijnvisie; Neemt beslissingen waarvan de uitkomst niet eenduidig in te schatten is; Neemt zo nodig onpopulaire beslissingen, waartegen weerstand of verzet verwacht kan worden; Neemt zelfstandig beslissingen, en draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid; Neemt beslissingen die duidelijk afbreukrisico inhouden, ondanks weerstand en tegendruk van anderen; Consulteert indien nodig en mogelijk de raad van bestuur en legt een voorstel van beslissing voor.
6.8. 360°-inlevingsvermogen
-
-
Reageert (via houding en handelen) adequaat op impliciete, onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften, verwachtingen van anderen Blijft efficiënt functioneren in een omgeving met onuitgesproken agenda’s en weerstanden meer in het bijzonder in de moeilijke transitieperiode waarmee het EVA zal geconfronteerd worden bij de opstart van zijn activiteiten en integratie van de verschillende betrokken bestaande organisaties; Geeft er blijk van de gevoeligheden en de (te verwachten) reacties van het brede werkveld goed in te schatten; Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen; Is gevoelig voor de behoeften van de andere entiteiten die in het beleidsdomein verantwoordelijkheid dragen; Voelt aan wat belangrijk is voor de (politieke) opdrachtgever en speelt daarop in; Zet in op participatie van de sector.
6.9. Richting geven -
Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie Is een stuwende kracht in het team of de entiteit (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch); Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de visie van de entiteit of organisatie); 17
-
Geeft richting of sturing aan een team of entiteit door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil); Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen team of entiteit; Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen; Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren; Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag; Heeft bij zijn/haar leidinggeven oog voor culturele aspecten en onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening houdend met de waarden en doelstellingen van de Vlaamse overheid.
6.10. Organisatiebetrokkenheid -
Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van de organisatie Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen entiteit; Praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als hij het over de eigen organisatie heeft; Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen; Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen; Verdedigt de keuzes van de entiteit of organisatie bij collega’s, eigen medewerkers en derden; Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie (bijvoorbeeld raad van bestuur).
6.11. Delegeren -
Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden Bouwt een doordachte delegatie van verantwoordelijkheden uit rekening houdende met het door de raad van bestuur bepaald organogram; Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen … en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken; Betrekt de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en stelt dit voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen, zich te ontplooien; Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daarop te vertrouwen; Initieert zelfsturing en empowerment bij de medewerkers en wijst dossiers aan medewerkers toe volgens hun kennis, ervaring en motivatie;
18
-
Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren en draagt op een efficiënte wijze taken en verantwoordelijkheden over zodat de motivatie van die medewerker verhoogt; Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen; Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat en erkent diens inbreng en realisaties; Staat open voor initiatieven en participatie van medewerkers.
7. Vaktechnische competenties 7.1. Kennis van de complexe bestuurlijke omgeving -
-
Heeft een goede adequate kennis van het Vlaams bestuurlijk kader in de ruime zin (werking Vlaamse regering, de Vlaamse beleidsdomeinen en agentschappen, de federale overheid waar van toepassing en het beheer van samenwerkingsovereenkomsten en convenanten); Heeft een goede adequate kennis van de werking van lokale overheden en specifieke sectoren waar het werkveld van het EVA inburgering en integratie zich op richt (onderwijs, gezondheidszorg, OCMW’s, CAW’s, VDAB, …); Heeft bij de bovenvernoemde sectoren en lokale besturen een uitgebreid netwerk en goed zicht op de verschillende gevoeligheden die spelen (respect van de regierol, ideologische gevoeligheden….).
7.2. Kennis van management in overheidscontext -
inzicht in processen rond financiering en begroting en de relatie met managementinformatie; Inzicht in het beheer van projectfinanciering via externe financieringsbronnen; inzicht in personeelsmanagement als een instrument om bij te dragen aan de realisatie van de strategische opties algemeen inzicht in de strategische mogelijkheden en beperkingen van ICT, onder meer op basis van ervaring met projecten waarin ICT een belangrijke rol speelde; Een goede kennis van en in staat zijn de Vlaamse regelgeving met betrekking tot inburgering en integratie te managen en efficiënt in te zetten als instrument voor het realiseren van de doelen van de Vlaamse regering; inzicht hebben in besluitvormingsprocessen in de overheidscontext zowel op Vlaams en lokaal niveau; in staat en bereid zijn een beleid te voeren waarin omgaan met diversiteit als een troef wordt beschouwd.
7.3 Inhoudelijke vakkennis Aangezien het EVA na zijn oprichting een snelle doorstart zal moeten maken om de decretaal toegekende opdrachten te realiseren is een voorafgaandelijke kennis van het Vlaams inburgering- en integratiebeleid en -werking noodzakelijk: -
Uitgebreide kennis van het decretale kader en het algemeen juridisch kader; Uitgebreide kennis van de basisprocessen en dienstverlening met betrekking tot inburgering, sociaal tolken en vertalen, en 19
-
integratie; Uitgebreide kennis en ervaring met betrekking tot de doelgroep van personen met een migratieachtergrond; Een sterke methodologische kennis en praktijkkennis in de domeinen van inburgering, sociaal tolk en vertalen, taalbeleid, taalpromotie en interculturaliseringsprocessen, sociale cohesie, rechtspositieregeling; Een goed zicht en kennis hebben van de betrokken actoren en partners, in het bijzonder de gevoeligheden en aandachtspunten; Een goed zicht hebben op de complexe en specifieke context van de verschillende werkgebieden en hun specifieke aandachtspunten en problemen.
7.4. Diploma De algemeen directeur beschikt over een diploma dat toegang geeft tot niveau A zoals bepaald in Vlaamse overheidsdienst.
7.5. Ervaring Leidinggevende ervaring van minstens 5 jaar, verworven in de laatste 10 jaar, of 10 jaar nuttige professionele ervaring.
7.6. Strekt tot aanbeveling Ervaring met veranderingsprocessen Ervaring in het managen van een integratie- en fusieproces van verschillende afzonderlijke entiteiten zowel op het vlak van het operationele transitiemanagement als op het vlak van draagvlakcreatie. -
Het opvolgen en beheren van alle juridische en operationele aspecten met betrekking tot de integratie van de betrokken entiteiten binnen het EVA, zoals bijvoorbeeld: -
Overdracht van personeel en behandelen van alle HR-aangelegenheden met betrekking tot deze overdracht; Overdracht van activa en passiva en het behandelen van alle juridische en financiële aspecten met betrekking tot deze overdracht; Het integreren van de verschillende boekhoudkundige en financiële processen; Het opstarten van de operationele en logistieke basisprocessen met betrekking tot werking van het EVA.
-
Draagvlakcreatie bij de medewerkers en externe stakeholders voor het EVA als nieuw werkingsmodel;
-
Het aansturen van alle veranderingsprocessen die gepaard zullen gaan met de integratie van de verschillende deelwerkingen in het nieuwe EVA;
-
Het aansturen en opvolgen van de interne en externe communicatie gericht op draagvlakcreatie en een positieve beeldvorming voor de
20
hervorming en het nieuw opgerichte EVA;
-
Management en beheersen van alle mogelijke afbreukrisico’s die het hervormingsproces mogelijks kunnen ondermijnen (zie hierboven).
8. Opmerkingen
21
