Napközi Otthonos Óvoda 3580 Tiszaújváros, Pajtás köz 13. OM azonosító: 028500
4. sz. Függelék
Folyamatba épített, Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés (FEUVE) Szabályzata,
Készítette:
Micskiné Bodó Erzsébet óvodavezető 2013.03.13.
1
I. FEUVE SZABÁLYZAT 1. SZABÁLYZATKÉSZÍTÉSI KÖTELEZETTSÉG A intézmény szabályzatának kidolgozását az alábbi jogszabályok alapján végezte el: • az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdése, valamint • az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.)Kormányrendelet 145/A. §-a, 145/B. §-a, 145/C. §-a továbbá, • a Pénzügyminisztérium költségvetési ellenőrzéssel kapcsolatban közzétett módszertani útmutatói, illetve ajánlásai figyelembevételével került sor. A FEUVE rendszer Szabályzata az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának (továbbiakban SZMSZ) részét képezi. Jelen szabályzat tartalmazza a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó szabályokat, ennek során követendőszabályokat, eljárásokat, módszertant, amelyeket az intézmény mindenmunkatársának be kell tartania. A szabályzathoz tartozó mellékletek az ellenőrzés előírásainak, módszereinek megértését/alkalmazását hivatottak segíteni. A rendszer elemei: • elvek, eljárások, belső szabályzatok,- az ellenőrzési nyomvonal, • a kockázatkezelés, • a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége. 2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA A szabályzat az intézmény, mint költségvetési szerv folyamatába épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésére terjed ki. A szabályzat 2013. április 01. napjától hatályos, az ezt követően megkezdett ellenőrzések során kell alkalmazni. 3. A SZABÁLYZAT CÉLJA • A FEUVE rendszer működtetésével az intézmény érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való • szabályszerű, • gazdaságos, • hatékony és • eredményes gazdálkodás követelményeit. A FEUVE rendszer fő pillérei: • ellenőrzési nyomvonal, • kockázatkezelés, • szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend 4. A SZABÁLYZATBAN HASZNÁLT FOGALMAK FEUVE: Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) az Áht. 121. §-ában meghatározott ellenőrzés. A FEUVE az intézmény gazdálkodásának folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) kialakított első szintű pénzügyi irányítási ésellenőrzési rendszer. 2
Szabályosság: az intézmény vagy szervezeti egységének működése, tevékenysége megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. Szabályozottság: az intézmény vagy szervezeti egységének működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladatamegfelelően szabályozott, a rögzített szabályok megfelelnek a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. Gazdaságosság: egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. Hatékonyság: egy adott tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. Eredményesség: egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat.
5. FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉSRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok tartalma A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő beszámolást). A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok ellátásának megszervezése A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatoknak, tevékenységnek a szervezeten belüli, feladatköri elkülönítését – az Áht. 121. § (2) bekezdésben meghatározott előírás érdekében az 1. számú melléklet biztosítja. Az intézményvezetőjének feladata és felelőssége Az óvodavezető köteles: • kialakítani, • működtetni és • fejleszteni a FEUVE rendszerét. Az óvodavezető köteles: • olyan szabályzatokat kiadni, • olyan folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A FEUVE rendszer kialakítása és működtetése, valamint fejlesztése során figyelembe veszi: • a fenntartó gazdálkodásának folyamatait ezen belül • a tervezési, • a végrehajtási, • a beszámolási tevékenységet, valamint • a szervezet egyéb sajátosságait. 3
A PÉNZÜGYI IRÁNYÍTÁSI ÉS ELLENŐRZÉSI RENDSZERREL SZEMBEN TÁMASZTOTT KÖVETELMÉNYEK: A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott legfontosabb követelménynek megfelelően biztosítani kell azt, hogy a) az intézmény valamennyi, gazdálkodással kapcsolatostevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség,a szabályozottság és a megbízható gazdálkodás elveivel; b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; c) megfelelő, pontos és pénzforgalmi könyveléssel alátámasztott aktuális információk álljanak rendelkezésre az intézménygazdálkodásával kapcsolatosan; d) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvekvégrehajtásra kerüljenek; e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, a szabályozottság és a megbízható gazdálkodás elveivelösszhangban kerüljenek felhasználásra. 6. A FEUVE RENDSZER ÉS A SZABÁLYOZOTTSÁG A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályozottság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 6.1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a vezető feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy az intézmény • mindig a hatályos központi jogszabályoknak, irányelveknek, útmutatásoknak a szem előtt tartásával lássa el a belső szabályozási feladatait, legyen tájékozott ezekről a központi szabályokról; • vegye figyelembe a fenntartó által meghatározott követelményeket a belső szabályozásnál; • tegyen eleget a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek, • gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről; • kerüljenek feltárásra az intézmény működése során, a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek, majd elkészítésre a vonatkozó szabályzatok, előírások. 6.2. Eljárások A szabályozottság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: • Meg kell határozni azokat a területeket, amely területek szabályozásáról a központi előírások kötelező előírásai miatt kell gondoskodni. • Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárniazokat a területeket melyek o szabályozása (anélkül, hogy azt kötelező központielőírás kötelezővé tenné) szükséges azintézményműködési, szervezeti, illetve az ellátottfeladatok sajátossága miatt, o szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelentős kockázati területet jelöl o szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára.
4
•
•
Új belső szabályozás esetén – ha addig még adottterületre szabályozás nem történt, illetve a korábbi területszabályozási igénye jelentősen megváltozott – aszabályozás előtt o előzetes konzultációt kell folytatnia a területendolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, szükség esetén, a szakterületen jártas külső személlyel, szakértővel, o csak az előzetes tájékozódást követően lehetelkészíteni a szabályzat tervezetét, amelyetvéglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintettdolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében aszabályozottságot felül kell vizsgálni a 2. számú melléklet szerinti időközönként. o A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a: munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, független belső ellenőrzés megállapításait, valamint felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit. o A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévő dolgozókkal, illetve a szabályozott működési folyamathoz tartozó folyamatgazdákkal.
6.3. A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása folyamatábráját a 3. számú melléklet tartalmazza. 6.4. Belső szabályzatok Az intézmény vonatkozásában a belső szabályzatok alatt valamennyi, az intézmény működését alapvetően meghatározó, írásban rögzített, a szervre nézve kötelező előírást, követelményt tartalmazó dokumentumokat kell érteni. Belső szabályozás körébe így a következők tartozhatnak: • Szervezeti és működési szabályzat • Házirend • Közalkalmazotti szabályzat • Kollektív szerződés • FEUVE Szabályzat és belső ellenőrzési nyomvonal • • • • • •
Házipénztár és Pénzkezelési szabályzat Leltározási szabályzat Selejtezési szabályzat Munkavédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályzat tervek (pl. közép-, és hosszú távú program, fejlesztésiprogram, a fenntartó költségvetési rendeletébenmeghatározott költségvetési terv, az intézményrevonatkozó eljárási szabályok, egyéb megállapodások afenntartóval, likviditási terv, stb.) A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetőiellenőrzést az intézménynek a jelenleg hatályos, 2. számú mellékletben felsorolt szabályzataira vonatkozóan kell lefolytatni.
A szabályzatok felülvizsgálati időszakai, határnapjai, valamint a felülvizsgálatért felelős személyek megnevezése szintén a 2. számú mellékletben található. 5
7. A FEUVE RENDSZER ÉS A SZABÁLYOSSÁG 7.1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az igazgató feladata, hogy az intézmény dolgozói számára biztosítsa • a hatályos központi jogszabályok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét, • a belső szabályokhoz való hozzáférést, a központi, illetve a belső szabályzatokkal kapcsolatos információkat a szabályosság betartása érdekében. 7.2. Eljárások A szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: • Gondoskodni kell az intézményt közvetlenül érintő, amindennapi tevékenységben alkalmazni szükségesvalamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könnyű hozzáférhetőségéről (papír, valamint számítógépes adathordozó segítségével). • A központi szabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára atovábbképzésen, értekezleten, konzultáción valórészvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek, folyóiratok beszerzését, illetveaz Internetes honlapokhoz való hozzáférést. •
A belső szabályok alkalmazhatósága érdekében a belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy azérintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozásokfelülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat, illetve a folyamatgazdákat részletesen tájékoztatni kell az újvégleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetéséről. • Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kellhívni a nagy kockázatot rejtő o feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók, illetve o tevékenységek folyamatgazdáifigyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására. • A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaza szabályosságot a következő eszközökkel kellbiztosítani: o előzetes vezetői ellenőrzéssel, o egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatokrendszerével, o utólagos vezetői ellenőrzéssel. A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottság ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. Folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyan az a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a legnagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását. 6
7.3. Belső szabályzatok A szabályosságnak a hatályos központi, valamint a FEUVE és a belső szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfeleléssel kell érvényesülni. 8. A FEUVE RENDSZER ÉS A GAZDASÁGOSSÁG A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következő elvek, eljárások és belsőszabályzatok alapján érvényesül. 8.1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló • bevételi és kiadási előirányzatokkal, • a létszám-előirányzattal, valamint • a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy annak során vegye figyelembe a gazdaságosság követelményeit. Beszerzéseknél a megfelelő minőséget a legalacsonyabb áron kell biztosítani. A gazdaságosság követelménye az, hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei – a minőség fenntartása mellett – optimalizálva legyenek. Egy szervezet akkor működik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló erőforrásokból költséghatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi erőforrást, amelyek a feladat, tevékenység ellátásához szükségesek. 8.2. Eljárások A gazdaságosság érdekében a következő eljárások alkalmazását kell mérlegelni: • Szükség és lehetőség szerint, indokolt esetben gazdaságossági számítás készítése (új feladatok, a feladatok lényeges feltételeinek a megváltozása esetén) o a bevételi és kiadási előirányzatok és azokfelhasználása vonatkozásában: erre azért vanszükség, mert nem gazdaságos a kiadásielőirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszikfigyelembe azt, hogy mikor, honnét lehet alegolcsóbban megszerezni a működéshez,feladatellátáshoz szükséges eszközöket,készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében: a létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszámszükségletet a megfelelőminőség biztosításával a legolcsóbban oldják meg. o a vagyongazdálkodás során: a feladatok lényegesfeltételeinek a megváltozása esetén fontos feladata gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani,hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne ameglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az alegkevesebb költséggel járjon. (pl.: nem működikegy szerv, szervezeti egység gazdaságosan akkor, ha egy indokoltnál nagyobb épületben működik,stb.). • Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kellkeresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, amelyek a legnagyobb kockázatot jelentika gazdaságosság tekintetében. A gazdaságosság növelése érdekében indokolt lehet számításokkal alátámasztott módszerek, eljárások kidolgozása is. • A gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, melyektől a szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. A lehetséges beszállítókat isfigyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbbajánlatot kell választani. 7
8.3. Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következők: • pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, a készlet és avásárolt szolgáltatások beszerzésével foglalkozótevékenységek, • a létszám és a személyi juttatások előirányzata ésfelhasználása, ezek egészére, és elemezhető tételeirevonatkozóan. 9. A FEUVE RENDSZER ÉS A HATÉKONYSÁG A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 9.1 Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell, a • bevételi és kiadási előirányzatokkal, • a létszám-előirányzattal, valamint • a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, egyéb eredmény, valamint ezek elvégzéséhez, nyújtásához felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha az intézmény a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával • a lehető legtöbb, és • a legjobb minőségűfeladatellátást végez. 9.2 Eljárások A hatékonyság érdekében a következő eljárások lefolytatása lehet indokolt: • Hatékonysági számítások végzése kontrollingtevékenység keretében o a bevételi és kiadási előirányzatok és azokfelhasználása vonatkozásában: a vizsgálat célja annak a megállapítása, hogy a legtöbb, illetve legjobb minőségű feladatellátás,illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, alegkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni,és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében: a létszám-előirányzatok felhasználás vonatkozásában a vizsgálat célja annak a megállapítása, hogy a minőség javítása, vagylegalább szinten tartása mellett, minél többfeladatot hogyan tud a legkevesebb létszámnak az igénybe vételével, illetve a személyi juttatás előirányzatának a felhasználásával ellátni. o a vagyongazdálkodás során: a vagyongazdálkodás során a hatékonyságivizsgálat középpontjában az állhat, hogy arendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon az intézmény nem hatékony működését eredményezi. • Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kellkeresni azokat az előirányzatokat, amelyek a legnagyobbkockázatot jelenthetik a felhasználás hatékonyságának atekintetében.Meg kell vizsgálni a hatékonyság növelésének a lehetőségét, ehhez szükséges lehet számításokkal alátámasztott javaslatok kidolgozása is. 8
•
Vizsgálni kell a vagyongazdálkodást annak hatékonyságaszempontjából, ha erre a területre ható érdemi változáskövetkezik be (létszám, munkarend, stb.). Hatékonysági számítások elvégzésének lehetősége esetén felelősöketkell kijelölni erre a feladatra, amelynek célja a vagyongazdálkodás kedvezőbb feltételeinek a megteremtése.
9.3 A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a működés teljes egészét érinti, így különösen hat rá: • a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ,és • a szakmai működésre, és az egyes szolgáltatásokravonatkozó szakmai előírások. 9.4. Belső szabályzatok Amennyiben hatékonyság számításhoz rendszeresen szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, javaslatot kell kidolgoztatni az információs rendszer fejlesztésére. A javaslat elfogadását követően gondoskodni kella pénzügyigazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhetőek legyenek.
10. A FEUVE RENDSZER ÉS AZ EREDMÉNYESSÉG A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben az eredményesség követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 10.1 Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: • kiadási előirányzatok felhasználása, • a létszám-előirányzat felhasználása, valamint • a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a szervezet tevékenysége, ezen belül, pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a szervezet működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása • eléri-e a célját, • s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A szervezet adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek a működési engedélyben szereplő maximális létszámban ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. 10.2 Belső szabályzatok Amennyiben hatékonyság számításhoz rendszeresen szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, javaslatot kell kidolgoztatni az információs rendszer fejlesztésére. A javaslat elfogadását követően gondoskodni kell a pénzügyi gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhetőek legyenek.
9
II. KOCKÁZATKEZELÉS ELJÁRÁS RENDJE 1. SZABÁLYZAT CÉLJA, JOGSZABÁLYI HÁTTERE Az eljárás célja hogy a 217/1998. (XII. 30. ) Korm. Sz. rendelet 145/C §-a alapján az intézmény vezetője azonosítsa a kockázati tényezőket, kockázatelemzést, végezzen mérést, határozza meg a kockázatok kezelésének eljárásrendjét és működtessen kockázatkezelési rendszert. Az eljárás rögzíti a kockázat fogalmát, felméri és meghatározza a kockázatok okait, az intézményi kockázatok kezelésének folyamatát, kijelöli az elfogadható kockázati szintet és meghatározza a kockázati reakciókat, valamint a nyilvántartás szabályait. A kockázatkezelés célja, hogy az intézményvezetője feltárja a kockázatokat, azonosítsa, mérje, másrészt megelőzze annak bekövetkeztét. 2. FELELŐSSÉGEK, HATÁSKÖRÖK Az eljárásban szabályozott tevékenységek végrehajtásában az alábbiak illetékesek, illetve felelősek: • az eljárás kidolgozásáért: az intézmény vezetője • az eljárás alkalmazásáért: intézmény munkatársai • az eljárás alkalmazásának ellenőrzéséért: az intézmény vezetője és helyettesei • a felülvizsgálat során az eljárásban szabályozott tevékenységek ellenőrzéséért: az intézmény vezetője 3. ELJÁRÁS LEÍRÁSA 3.1. A kockázat fogalma Az intézmény tevékenysége és gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szervezet működését. A kockázat lehet egy esemény, vagy következmény, amely lényegi befolyással van az intézmény célkitűzéseire. 3.2. Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata A kockázati okai: • véletlenszerű esemény, • hiányos ismeret, • téves vagy hiányos információ, • ellenőrzés hiánya. A kockázat lényege, hogy az jelentős befolyással legyen az intézmény célkitűzéseire. Eredendő kockázatról akkor beszélünk, ha a szabálytalanságok, vagy az egyes folyamatok megvalósítása során fellépő hibák előfordulásának a kockázata jelentkezik. Ellenőrzési kockázatról akkor beszélünk, ha a hibák, vagy szabálytalanságok azért fordulhatnak elő, mert nem került sor a megelőzésükhöz, vagy az elkerülésükhöz szükséges ellenőrzési eljárásnak a kidolgozására, és az ellenőrzési folyamatba történő beépítésére. Az intézményvezető köteles a kockázati tényezők figyelembevételével • kockázatelemzést végezni, és • kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatkezelési tevékenységnek meg kell jelenniük • a döntés előkészítésénél, 10
• • •
a költségvetési tervezésnél, a költségvetés végrehajtásánál, a beszámolásnál.
A kockázatkezelés lépései: a.) A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretekmeghatározása. b.) A kockázatok értékelése. c.) Az elfogadható kockázati szint meghatározása. d.) A kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása. e.) A kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságánakmérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedésekhatékonyságáról, gazdaságosságáról. f.) A kockázatkezelés felülvizsgálata. Felelős: Az intézmény vezetője 4. A VÉGREHAJTÁS SZABÁLYAI 4.1. A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek aintézmény célkitűzéseit veszélyeztető főbb kockázatok. E feladatot egy team végzi, melynek tagjai az intézmény vezetője és az általa esetenként kijelölt dolgozók. Ennek módszere a kockázat vizsgálata melynek során a munkacsoport felméri az intézmény összes tevékenységének kapcsolatát a fő célkitűzésekkel és meghatározza a kapcsolódó kockázatokat. Az intézményvezetője a tárgyévi költségvetési év ismeretében meghatározza az intézmény előtt álló prioritásokat, célkitűzéseket, szükség esetén feladatterveket. A kockázatok azonosítása érdekében az alábbi kockázati kategóriákat lehet alkalmazni: • külső kockázatok o gazdasági, o jogi, o elemi csapás, • pénzügyi kockázatok o költségvetési, o biztosítási, •
•
tevékenységi kockázatok o működési stratégiai, o működési, o információáramlási, o hírnév, emberi erőforrás kockázatok o létszámból fakadó, o képzettségből fakadó,
A kockázatkezelés tevékenysége az adott költségvetési évben a költségvetés jóváhagyásával párhuzamosan kezdődik. A költségvetési év során, nyomon kell követnie a kiemelt folyamatokat. Értékelni kell a megtett intézkedések hatását, vizsgálni kell a kockázatok esetleges változását, és szükség esetén módosítani kell a korábbi intézkedéseket. A kockázatkezelési eseteket az intézmény vezetője elemzi és szükség esetén, dönt az egyes tevékenységek szabályozásának a korszerűsítéséről.
11
4.2. A kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása. Az alkalmazásra kerülő kockázatkezelési stratégiát az intézményvezetője határozza meg. A négy alapvető kockázatkezelési stratégia az alábbi lehet: • kockázat átadása (abban az esetben, ha az adottcselekmény bekövetkezésére az intézmény rendelkezikbiztosítással.); • kockázat elviselése ((abban az esetben, ha aválaszintézkedés aránytalanul nagy költséggel járnak); • kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintrevaló csökkentése); • kockázatos tevékenység befejezése (abban az esetbenha az intézmény alapfeladatának ellátását nembefolyásolja). 4.3. A kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról. A kockázatokról adható reakciók alkalmazására akkor kerülhet sor, ha azok alkalmazásának eredményességéről, hatásairól, következményeiről előre tájékozódnak. Ennek érdekében mérlegelni kell, egy- egy reakció milyen költség, illetve egyéb ráfordítással jár, s az a kockázat mennyiben befolyásolja. A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása az intézmény kijelölt gazdasági ügyintézőjének a feladata. A nyilvántartásnak minden feltárt kockázatra kiterjedően tartalmaznia kell a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére elhatározott intézkedést, és az intézkedés végrehajtására a felelős dolgozók nevét. A nyilvántartásnak tartalmazni kell továbbá azt, hogy: • vannak-e olyan folyamatba épített ellenőrzések, eljárások,amelyek biztosítják, hogy az intézmény célkitűzéseiteljesüljenek, • illetve, ha a folyamatba épített ellenőrzések, eljárásoknem elégségesek, mit tesz a szervezet az adott konkrétterületen. 4.4. A kockázatkezelés felülvizsgálata. Az intézmény kockázatkezelésének a célja szorosan kapcsolódik a szervezet legfőbb célkitűzéseihez, abból levezethetők. A kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat.
Tiszaújváros, 2013. március 13.
Micskiné Bodó Erzsébet óvodavezető
12
1. számú melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok, feladatkörök szerinti elkülönítése Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok megnevezése 1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése - azt intézményre vonatkozó költségvetésfenntartói koncepciójának az adaptálása - az intézmény éves költségvetési terve - az intézmény költségvetésének módosításai - az intézményt érintő normatív államitámogatások adatszolgáltatása a fenntartónak 1.2 Kötelezettségvállalások 1.3 Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek dokumentációja - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs előzetes kötelezettségvállalási dokumentuma - értékesítések - selejtezés 1. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontjából történő jóváhagyása, ellenjegyzése 2.1 Költségvetési terv - jóváhagyása - likviditási terv készítése 2.2 Kötelezettségvállalások ellenjegyzése 2.3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek jóváhagyása (óvodavezető), ellenjegyzése (TIK vezető) - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs előzetes kötelezettségvállalási dokumentuma) - értékesítések
Feladatkörök megnevezése gazdasági TIK óvodavezető vezető ügyintézők
X X X
X X X
X
X X X
X
X X X
X
X X 13
- selejtezések 3. Gazdasági események elszámolása 3.1 Költségvetési előirányzatok könyvelése - eredeti előirányzatok - módosított előirányzatok 3.2 Előirányzat teljesítések könyvelése 3.3 Féléves beszámolóhoz adatszolgáltatás 3.4 Éves beszámolóhoz adatszolgáltatás 3.5. Kétéves beszámolóhoz adatszolgáltatás
X X
X X X X X X
Tiszaújváros, 2013. március 13.
14
2. melléklet a belső szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje
Belső szabályzatok megnevezése
1. Tevékenységhez, működéshez kapcsolódóáltalános szabályozások Házirend Közalkalmazotti szabályzat Kollektív szerződés Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat Szervezeti és Működési Szabályzat 2. Tevékenység pénzügyi-számviteli Szabályozása Házipénztári és Pénzkezelési Szabályzat Önköltségszámítási szabályzat Selejtezési Szabályzat Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, rendjének szabályzata Anyag – és eszközgazdálkodási szabályzat Számviteli politika 3. Ellenőrzéshez kapcsolódó szabályozás FEUVE szabályzat
Felülvizsgálat gyakorisága: szükség szerint, általában kétévente Első felülvizsgálat 2014. június 2014. június 2015. június 2014. június 2014. június 2015. március
2014. június 2014. június 2014. június 2014. június
Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy
óvodavezető óvodavezető óvodavezető munkavédelmi megbízott munkavédelmi megbízott óvodavezető
TIK vezető TIK vezető TIK vezető TIK vezető
2014. június TIK vezető 2014. június
TIK vezető
2014. június
TIK vezető
2015. március
óvodavezető
Tiszaújváros, 2013, március 13.
15
3. számú melléklet a büntető, szabálysértési, kártérítési illetve fegyelmi eljárásokról
1. A büntetőeljárás A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. tv. 10. §. (1). bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy – ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti – gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvénybüntetés kiszabását rendeli. (2) Társadalomra veszélyes cselekmény az a tevékenység vagy mulasztás, amely Magyarország állami, társadalmi vagy gazdasági rendjét, az állampolgárok személyét vagy jogait sérti vagy veszélyezteti
A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. tv. 6. §. (1). bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást indítani. A 171. §. (2). bek. előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. 2. A szabálysértés A szabálysértésekről szóló 2012. évi II. törvény, 1. § (1) alapján szabálysértés az a törvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra. (2) E törvény alkalmazásában az a tevékenység vagy mulasztás veszélyes a társadalomra, a) amely a bűncselekményként történő büntetni rendeléshez szükségesnél kisebb fokban sérti vagy veszélyezteti Magyarország állami, társadalmi vagy gazdasági rendjét, a természetes és jogi személyek, valamint a jogi személyiség nélküli szervezetek személyét vagy jogait, és b) amelyre e törvény szabálysértési elzárás büntetés kiszabását is lehetővé teszi, vagy járművezetéstől eltiltás alkalmazását kötelezően elrendeli. A 78. § (1) bekezdése kimondja, hogy, a szabálysértési eljárás feljelentés, vagy a szabálysértési hatóság vagy a bíróság hivatali hatáskörében szerzett tudomása, illetve a helyszíni bírság kiszabására jogosult szerv vagy személy általi észlelés alapján indul meg. (2) A feljelentést szóban vagy írásban bármely személy vagy szerv megteheti. A szóban tett feljelentést jegyzőkönyvbe kell foglalni, vagy arról feljegyzést kell készíteni. (3) A feljelentésnek tartalmaznia kell a feljelentett cselekmény helyének és idejének, továbbá az elkövetés körülményeinek a leírását, a bizonyítási eszközök megjelölését, továbbá, ha az eljárás alá vont személy ismert, a személyi adatait. Ha lehetőség van rá, a bizonyítási eszközöket csatolni kell a feljelentéshez. 3. A kártérítési eljárás A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. tv. 339. §. (1). bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. 16
Kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. tv. rendelkezései az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadó egyéb jogszabályok: • 2012.évi I. tv. a Munka Törvénykönyvéről • 1993. évi XXXIII. tv. a közalkalmazottak jogállásáról A fegyelmi eljárások tekintetében a fenti törvények megfelelő rendelkezései azirányadók.
Tiszaújváros, 2013. március 13.
17
18
