A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELİZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETİI ELLENİRZÉSI (FEUVE) RENDSZER SZABÁLYZATA Dunaújváros DUNAÚJVÁROSI FİISKOLA

DUNAÚJVÁROSI FİISKOLA

A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELİZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETİI ELLENİRZÉSI (FEUVE) RENDSZER SZABÁLYZATA

Dunaújvárosi Fıiskola szenátusa – az SZMSZ mellékleteként -21-2006/2007. sz. határozatával 2006. december 12-én fogadta el.

2006. Dunaújváros

Sz-01/06 FEUVE SZABÁLYZAT 1. kiadás

0. módosítás

2 (25). oldal

TARTALOMJEGYZÉK Preambulum ........................................................................................................................... 3 Fejezet ............................................................................................................................... 3 Az ellenırzési nyomvonalak .................................................................................................. 3 A szabályozás hatóköre .......................................................................................................... 3 Az ellenırzési nyomvonal fogalma........................................................................................ 4 Az ellenırzési nyomvonal célja ............................................................................................. 4 Az ellenırzési nyomvonal elkészítése.................................................................................... 4 Az ellenırzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer ..................................... 5 Ellenırzés, felülvizsgálat ....................................................................................................... 6 II. Fejezet ............................................................................................................................... 6 A kockázatkezelés és értékelés szabályai............................................................................... 6 A szabályozás hatóköre .......................................................................................................... 6 A kockázat fogalma, a kockázatkezelési rendszer célja......................................................... 7 A kockázatkezelés szereplıi................................................................................................... 7 A végrehajtás általános szabályai........................................................................................... 8 A kockázatok azonosítása, értékelése .................................................................................... 8 A kockázatok kezelése ......................................................................................................... 10 Ellenırzés, felülvizsgálat ..................................................................................................... 10 III. Fejezet ............................................................................................................................. 11 A szabálytalanságok kezelése .............................................................................................. 11 A szabályozás hatálya .......................................................................................................... 11 A szabálytalanságok fogalma............................................................................................... 11 A szabálytalanságok kezelésének célja ................................................................................ 12 A szabálytalanságok megelızése ......................................................................................... 12 A szabálytalanságok észlelése.............................................................................................. 12 A szükséges intézkedések, eljárások megindítása................................................................ 13 Az eljárások, intézkedések nyomon követése ...................................................................... 15 Az eljárások, intézkedések nyilvántartása............................................................................ 15 Jelentési kötelezettségek ...................................................................................................... 15 IV. Fejezet ............................................................................................................................. 16 Záró rendelkezések............................................................................................................... 16 V. Fejezet ............................................................................................................................. 17 Mellékletek........................................................................................................................... 17

I.

2


0. módosítás

3 (25). oldal

Preambulum Az államháztartási belsı pénzügyi ellenırzési (ÁBPE) rendszer EU-konform átalakítása 2003. év második és 2004. év elsı félévében megtörtént. Új jogszabályok születtek, illetve meglévık módosultak, különös tekintettel az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény ( továbbiakban Áht.), a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet, illetve az államháztartás mőködési rendjérıl szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban Ámr.) továbbá új standardok, ellenırzési módszertanok és nem utolsó sorban a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek kerültek kiadásra. Fent hivatkozott jogszabályok értelmében a FEUVE rendszerében olyan átalakulási folyamat ment végbe, illetve olyan új elemek kerültek meghatározásra mint az ellenırzési nyomvonal, kockázatkezelés, a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége, mely változások alapján – figyelembe véve a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatásokat- szükségessé vált ezen ellenırzési rendszer újraszabályozása. Mindezekre figyelemmel a Dunaújvárosi Fıiskolán (továbbiakban: fıiskola) a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszer (továbbiakban: FEUVE) kialakításának és mőködtetésének szabályozását (továbbiakban: Szabályzat) a Szenátus a következık szerint határozza meg:

I. Fejezet Az ellenırzési nyomvonalak A szabályozás hatóköre 1.§ (1) Az I. fejezet hatálya valamennyi szervezeti egység vezetıjére kiterjed, akik a fıiskola közalkalmazotti jogviszonyban – teljes vagy részmunkaidıben – foglalkoztatott dolgozói. A FEUVE részeként az ellenırzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a fıiskola tevékenységét jellemzı összes folyamatot (állami alapfeladatokat, költségtérítéses és vállalkozási tevékenységeket). (2) A szabályszerően vezetett és dokumentált folyamatoknak megbízható információt kell nyújtaniuk a fıiskola tevékenységeire vonatkozó eseményekrıl, mőveletekrıl, a mőveletek idıpontjáról, a mőveletekben résztvevıkrıl, a felelısségeikrıl, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérı, azt alátámasztó (beérkezı és kimenı) do (3) kumentumokról. Az elkészített és érvényben lévı ellenırzési nyomvonalak jelen szabályzat mellékletét képezik.

3


0. módosítás

4 (25). oldal

Az ellenırzési nyomvonal fogalma 2.§ (1) Az államháztartás mőködési rendjérıl szóló Kormányrendelet megfogalmazása szerint az ellenırzési nyomvonal „a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása”. (2) Az ellenırzési nyomvonal – a Pénzügyminisztérium módszertani utasítása szerint – a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelısét, ellenırzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: –

a költségvetési szerv mőködésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülı eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenırzési pontok (típusok) összességét; – kialakításával a költségvetési szervre jellemzı valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplı”, funkció együttes koordinálására kerül sor; – valamennyi résztvevı számára írott és átlátható formában válik (követendı eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak, – megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenırzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelı átalakítását, és a mőködtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elı.

Az ellenırzési nyomvonal célja 3.§ (1) Az ellenırzési nyomvonal kialakításának célja: a fıiskola szervezeti mőködése terén feltérképezhetıvé váljon az intézmény összes folyamatában rejlı mőködési kockázat; a fıiskola tevékenységének valamennyi folyamatában meghatározhatók legyenek a felelısök és az ellenırzési pontok; az ellenırzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható legyen a hibás mőködés és az egyes résztevékenységekért felelıs személye; a szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttmőködés, koordináció valósuljon meg és a teljes feladatellátására kiterjedve, jobbá váljon a mőködtetés.

Az ellenırzési nyomvonal elkészítése 4.§ (1) A fıiskola mőködési folyamatai az intézmény célkitőzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra, és ennek megfelelıen kell az intézményt mőködtetni. Az ellenırzési nyomvonalat ezekhez a mőködési folyamatokhoz kell hozzárendelni. (2) Az ellenırzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli az intézmény tevékenységét jellemzı összes folyamatot. Az ellenırzési nyomvonal kialakításának elsı lépése a folyamatok (tevékenységek) és folyamatgazdák azonosítása.

4


0. módosítás

5 (25). oldal

(3) A fıiskola mőködési folyamatait a fıfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a fıfolyamatokat megfelelı módon, oszthatóságuk alapján részfolyamatokká kell bontani. (4) A mőködési folyamatok pontos és teljes körő meghatározása a szervezeti egységek vezetıinek felelıssége és kötelezettsége. 5.§ (1) Az ellenırzési nyomvonal kialakításánál olyan tevékenységcsoportokat kell kialakítani, amelyek több elemi tevékenységet összefoglalóan képesek leírni. Ennek során figyelembe kell venni a fıiskola többszintő mőködését, az egyes szintek feladat- és tevékenységbeli sajátosságait, a szintek között végbemenı pénz-, illetve dokumentumáramlást, valamint a szintek közötti elszámolás módját. (2) A fıiskola ellenırzési nyomvonalának kialakításánál az 1. sz. mellékletben feltüntetett tevékenységcsoportokból kell kiindulni. 6.§ (1) A fıiskola ellenırzési nyomvonalát, a folyamatokra vonatkozó információkat – a Kormányrendeletben biztosított választási lehetıség alapján – adott tevékenységet végzı szervezeti egység vezetıje táblázatba foglalja össze, vagy folyamatábrát készít minden év szeptember 1jéig. Az elkészített, illetve aktualizált ellenırzési nyomvonalakat valamennyi szervezeti egység esetén a fıiskola fıtitkára 30 napon belül véleményezi, és annak elfogadására javaslatot tesz a szenátus felé. (2) A folyamatok, ellenırzési pontok, ellenırzést végzık és egyéb ismérvek meghatározásában, a hatályos SzMSz-t, egyéb szabályzatokat, utasításokat, ügyrendeket, folyamat- és munkaköri leírásokat kell figyelembe venni.

Az ellenırzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer 7.§ (1) A táblázatba foglalt ellenırzési nyomvonalak egységesen alkalmazott fejlécében szereplı egyes megnevezések alatt a következıket kell érteni: –

Tevékenység/feladat megnevezése: tevékenység egy komplex, több résztevékenységbıl álló cselekvéssorozat (pl. költségvetési javaslat elkészítése), feladat a tevékenység eléréséhez szükséges résztevékenységek tartalmilag teljes, formailag vázlatos leírása. – Jogszabályok: azon jogszabályoknak, valamint az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek és a fıiskolai belsı irányítás eszközeinek megnevezése, amelyeket az adott feladat elvégzése során kötelezıen figyelembe kell vennie az elıkészítésért, végrehajtásért felelıs személynek. – Elıkészítı, koordináló, végrehajtó: az elıkészítésért és a végrehajtásért felelıs személyek megnevezése. Az elıkészítı az adott feladat, valamint a feladat elvégzéséhez szükséges intézkedés elıkészítéséért, illetve a felelıs elé kiadmányozás céljából történı felterjesztésért, a végrehajtó az adott feladat végrehajtásával kapcsolatos konkrét teendık elvégzéséért felelıs; – Keletkezı dokumentum: a feladat elvégzésének eredményeképpen létrejött dokumentum, illetve adat – függetlenül annak megjelenési formájától –, amelyet a felelıs rovatban meg-

5


–

– – – – –

0. módosítás

6 (25). oldal

jelölt személy kiadmányoz, szignál, ellenjegyez, vagy egyéb módon jóváhagy; (célszerő annak a szervezeti egységnek, illetve külsı szervezetnek a megnevezése is, amelynek a „Keletkezı dokumentum”-ot továbbítani kell); Felelıs: az adott tevékenység megszervezéséért, szabályszerő és hatékony elvégzéséért, valamint a keletkezett dokumentum elızı pontban meghatározott módon történı jóváhagyásáért felelıs vezetı beosztású személy megnevezése; Határidı: az adott feladat elvégzésére rendelkezésre álló határidı vagy határnap megjelölése; Ellenırzés, Érvényesítés: az adott folyamatot ellenırzı vezetı, vagy a keletkezett dokumentumot érvényesítı személy neve; Utalványozás, Ellenjegyzés: pénzügyi teljesítés esetében az utalványozó és az ellenjegyzı személy megnevezése; Pénzügyi teljesítés: a gazdasági esemény pénzügyi rendezésének módja és határideje; Könyvvezetésben való megjelenés: a fıiskola azon számviteli nyilvántartásának megnevezése, amelyben a feladat végrehajtása során keletkezett adatot megjelenítik;

(2) A táblarendszerben az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot le kell írni, vagyis a tervezéstıl a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelıst, ellenırzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelısségeket. (3) Az ellenırzési pontok lehetnek: vezetıi ellenırzési pontok szervezeti ellenırzési pontok jóváhagyási ellenırzési pontok mőködési ellenırzési pontok hozzáférési ellenırzési pontok megszakítási ellenırzési pontok (4) Ha egy folyamat esetében nem értelmezhetı a fejléc valamennyi rovata, az adott rovatokat nem kell kitölteni, a nem jellemzı rovat üresen marad.

Ellenırzés, felülvizsgálat 8.§ Az ellenırzés, felülvizsgálat során a felelıs vezetı az éves munkaterv rendelkezéseinek aktualizálásával együtt, illetve a tevékenység szabályozásának változása esetében soron kívül, a már érvényben lévı ellenırzési nyomvonalakat (2–3. sz. melléklet) köteles felülvizsgálni.

II. Fejezet A kockázatkezelés és értékelés szabályai A szabályozás hatóköre 9.§ (1) Az II. fejezet hatálya valamennyi szervezeti egység vezetıjére valamint a fıiskola közalkalmazotti jogviszonyban – teljes vagy részmunkaidıben – foglalkoztatott alkalmazottaira terjed 6


0. módosítás

7 (25). oldal

ki. A kockázatelemzés során fel kell mérni, meg kell állapítani a fıiskola tevékenységében, gazdálkodásában rejlı kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyekkel csökkenthetık, illetve megszüntethetık a kockázatok. A kockázatelemzés felöleli a fıiskola valamennyi tevékenységét.

A kockázat fogalma, a kockázatkezelési rendszer célja 10.§ (1) Általános értelemben kockázatnak minısül minden olyan esemény, tevékenység, vagy azok elmaradása, elmulasztása, ideértve ezek következményeit is, amely a szervezet rendeltetésének, céljainak elérésére lényegi, kedvezıtlen befolyással bírhat. (2) A kockázat államháztartási értelemben a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínősége, amelyek hátrányosan érintik a szerv mőködését: A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitőzéseire. A kockázat lehet véletlenszerő esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendı kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépı hibák elıfordulásának kockázata. Ellenırzési kockázat, a folyamatba épített ellenırzés hiánya, vagy nem megfelelı végrehajtása (az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem elızı illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenırzési eljárásokból fakadó kockázat). (3) A kockázatkezelési rendszert a FEUVE hatókörben elıforduló kockázatokra kell mőködtetni. (4) A kockázatkezelési rendszer mőködtetésének célja a kockázati tényezık beazonosítása, értékelése, hatásának mérséklése, vagy elkerülése.

A kockázatkezelés szereplıi 11.§ (1) A fıiskola vezetıinek felelıssége és kötelessége a költségvetési terv, az éves munkaterv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenırzése, illetve a tevékenységrıl való beszámolás során a kockázati tényezık, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínősítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. (2) A fıiskola minden szervezeti egységének vezetıje köteles felmérni, mi jelenthet kockázatot az adott területen, mekkora kockázat nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. Az éves munkaterv elkészítése elıtt minden vezetınek kockázatfelmérést kell elvégezni a saját szervezeti egységére vonatkozóan. (3) A fıiskolán Kockázatkezelı Bizottság (továbbiakban: Bizottság) mőködik. Elnöke a gazdasági fıigazgató vagy általa a Gazdasági Hivatal szervezetébıl delegált tag. Tagjai az oktatási rektorhelyettes, továbbá a Rektori Tanács által a saját bevételek biztosítása érdekében javasolt 3 fı. A Bizottság elnökét és tagjait a rektor bízza meg. A rektor a Bizottság elnökének vagy a Rektori Tanács javaslatára esetenként további személyeket is meghívhat a Bizottság ülésére.

7


0. módosítás

8 (25). oldal

(4) A Bizottság a kockázatok egységes kezelésének, a kockázati nyilvántartások frissítésének és összehangolásának, illetve különbözı kockázatokra adott válaszok általános megismertetésének érdekében ajánlásokat fogalmaz meg, amelyeket az ülést követı 8 napon belül elküld a fıiskola rektorának. (5) A Bizottság munkáját javaslataival és ajánlásaival a belsı ellenır segíti. Az üléseken hozott döntésekrıl, határozatokról emlékeztetı készül. A Bizottság ügyrendjét maga állapítja meg.

A végrehajtás általános szabályai 12.§ (1) A szervezeti egységet vezetık az ellenırzési nyomvonalakban meghatározott tevékenységekhez kapcsolódóan évente szeptember 1. napjáig meghatározzák az általuk vezetett szervezeti egység elıtt álló rövid és középtávú feladatokat, célkitőzéseket. Ezzel egyidejőleg el kell végezni a feladatok végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését és a 4. sz. melléklet szerint elkészített kockázatfelmérést. Az egységvezetık a kockázatfelmérésrıl készült dokumentációt a fenti határidıre, véleményezésre elküldik a Bizottságnak, amely a 11.§ -ban megfogalmazott feladatai alapján, 30 napon belül ajánlást fogalmaz meg a rektor felé. (2) A szervezet munkafolyamatainak egyszeri, kockázati szempontból történı feltérképezése és a kockázatok elemzésén és kezelésén túl a folyamatos ellenırzés és felülvizsgálat a vezetık feladata.

A kockázatok azonosítása, értékelése 13.§ (1) A kockázatok elemzése és kezelése többlépcsıs folyamat, amelynek végeredménye egy kockázati térkép alapján meghatározott kockázati rangsor, amelyhez egyértelmően hozzárendelhetıek az egyes kockázatkezelési technikák. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: – – – – –

a kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása, a kockázatok értékelése, az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára), a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyızıdés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról, – a válaszintézkedés „beépítése” és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. (2) A kockázatok beazonosításához ismerni kell a fıiskola stratégiai célkitőzéseit, amelyeket a fıiskola 2006. december 31-ig elkészítendı Intézmény Fejlesztési Terve rögzít. (3) A 4. sz. melléklet szerinti őrlapon a munkafolyamatokhoz, tevékenységekhez rendelten kell azonosítani az egyes egyedi kockázatokat. Meg kell határozni a lehetséges kockázati eseményeket, bekövetkezésüknek valószínőségét és várható hatását. A munkafolyamatok jelentıs része homogén csoportokba sorolható, ahol a csoportokon belüli azonos hiányosságokból, hibákból, szabályozatlanságból, az ellenırzés hiányából várhatóan közel azonos kockázati események következnek. Ezekben az esetekben az egyes kockázatok alapvetıen a lehetséges kár, veszteség mértékének különbözısége miatt lehetnek eltérıek.

8


0. módosítás

9 (25). oldal

(4) A kockázatok azonosításánál különösen a következı fı kockázati típusokra célszerő tekintettel lenni: –

külsı kockázatok (például pályázati támogatás esetén a potenciális kedvezményezettek tájékozatlansága és abból adódóan a vártnál alacsonyabb számú pályázat benyújtása); – pénzügyi kockázatok (például a szükséges fedezet hiánya a meghatározott cél eléréséhez, a feladat ellátásához szükséges forrás helytelenül történt megállapítása miatt); – tevékenységi kockázatok (például szakszerőtlenül elıkészített anyagok, dokumentációk; a célokat elérni nem képes feladatok meghatározása, vagy annak idıbeli csúszása); – emberi erıforrás kockázatok, (például a megfelelı kompetenciák, illetve motiváltság hiánya). Az egyes kockázati kategóriákat részletezve az 5. sz. melléklet mutatja be. (5) Az elemzés során minden egyes, az elızıekben feltárt, munkafolyamathoz rendelt és azonosított kockázatot vizsgálni kell a kockázati esemény bekövetkezésének valószínősége, illetve a kockázati eseménybıl következı veszteség szempontjából. (6) A kockázat vizsgálatánál a kockázati eseménybıl következı veszteség (a lehetséges kár) mértékét, illetve a kár bekövetkezésének valószínőséget szükséges kezelni, amelyek a tevékenységet alkotó munkafolyamatok megbízhatóságának függvényei. A két tényezı eredıje a kockázati érték, amely a kár bekövetkezésének valószínőség és a kockázati eseménybıl következı veszteség mértékének eredıjeként (szorzataként) határozható meg, amennyiben mód van mennyiségi (kvantitatív) elemzésre. (7) A minıségi (kvalitatív) vizsgálat kockázati mátrix felállításával történik, amelynek két dimenziója a kockázat valószínősége és annak hatása. (8) A mátrixban szereplı értékek: – – – –

1 és 3 között alacsony, 4 és 6 között közepes, 8 és 12 között magas, 15 és 25 között szélsıséges kockázati értéket jelölnek.

Hatás

Valószínőség*

Jelentéktelen

Alacsony

Közepes

Jelentıs

Meghatározó

1

2

3

4

5

Valószínőtlen

1

1

2

3

4

5

Ritka

2

2

4

6

8

10

Lehetséges

3

3

6

9

12

15

Valószínő

4

4

8

12

16

20

Majdnem biztos

5

5

10

15

20

25

* - az egyes valószínőségekhez rendelt számértékek az egyszerőbb kezelhetıséget hivatottak szolgálni és nem tényleges valószínőségi értékeket jelölnek.

9


0. módosítás

10 (25). oldal

(9) Az elfogadható kockázati szint a kockázati kitettségnek azt a szintjét jelenti, ami felett a szervezet válaszintézkedést tesz a felmerülı kockázatra. Az elfogadható kockázati szint nem haladhatja meg a fentiek szerint számított közepes értéket. (10) Az elızıekben meghatározott, „elfogadható” szint feletti kockázatokat a 6. sz. melléklet szerint vezetett nyilvántartásba (a továbbiakban: kockázati nyilvántartás) kell felvenni. A felvett kockázatokat folyamatok szerint kell csoportosítani, és az egyes folyamatokhoz kapcsolódóan prioritás szerint szükséges sorba rendezni. A szervezeti egység vezetıi az egységre vonatkozó nyilvántartást elkülönítetten is vezetik. (11) Az elfogadható kockázati szinten felüli kockázatok kezelésérıl –a II. fejezetben rögzített eljárási rend szerinti javaslat alapján – a rektor dönt.

A kockázatok kezelése 14.§ (1) Az elfogadható kockázati szinten felüli – magas értékő – kockázatok kezelésére az érintett terület felelıs vezetıjét a rektor utasítja, aki a következı döntéseket hozhatja: – – – – –

megelızés, azaz a kockázatot generáló tevékenység megszüntetése, vagy döntés visszavonása; a kockázati esemény elıfordulási valószínőségének csökkentése a munkafolyamatok szabályozásán, ellenırzésén keresztül; a kockázat hatásának csökkentése, azaz a lehetséges kár, veszteség mértékének csökkentése; a kockázat hatásának megosztása, (más közremőködıkkel közös programok indítása), vagy áthárítása (biztosítási ügyletek révén); a kockázatos tevékenység befejezése (vállalkozási tevékenység esetén).

(2) A érintett terület vezetıje köteles minden, a kockázat kezelésére javasolt és megtett intézkedést a kockázati nyilvántartásban rögzíteni.

Ellenırzés, felülvizsgálat 15.§ (1) Az elfogadható kockázati szinteken belüli – alacsony értékő – kockázatok esetén alkalmazott külön intézkedés nélküli tudomásulvétel nem mentesíti az adott tevékenységért, folyamatért felelıs vezetıt az ellenırzés, felülvizsgálat kötelezettsége alól. (2) Az ellenırzés, felülvizsgálat során a felelıs vezetı az éves munkaterv rendelkezéseinek aktualizálását, a korábban azonosított kockázatok minısítésére és kezelésére hozott döntések rendszeres felülvizsgálatát, valamint a mőködés során az ellenırzési nyomvonalakban meghatározott tevékenységekhez kapcsolódóan az éves munkaterven kívül felmerült feladatokhoz tartozó kockázatoknak az elemzését és kezelését végzi el. (3) A szervezeti egység vezetık minden év szeptember 1. napjáig jelentést készítenek a Bizottság elnöke részére a szervezeti egység elızı idıszakban folytatott kockázatkezelési tevékenységérıl. A jelentések alapján a Bizottság elnöke a kockázatkezelési rendszer mőködésérıl évente, október 31. napjáig írásbeli beszámolóval tájékoztatást ad a rektornak, illetve –

10


0. módosítás

11 (25). oldal

amennyiben szükségesnek tartja – javaslatot tesz a jelen szabályzatban meghatározott kockázatkezelési módszertan aktualizálására. (4) A jelentéseknek tartalmaznia kell a nyilvántartásba vett kockázati eseményeket, külön feltüntetve azokat a felmerült kockázati eseményeket, amelyek a munkaterv elkészítésekor még nem voltak elıreláthatóak. A tárgyévet követıen benyújtott jelentésnek tartalmaznia kell továbbá a szervezeti egység mőködése során alkalmazott kockázatkezelési technikákat, azok eredményességét és költségeit.

III. Fejezet A szabálytalanságok kezelése A szabályozás hatálya 16.§ (1) A III. fejezet hatálya kiterjed a fıiskola valamennyi szervezeti egységére, beleértve a szervezeti egységek által végzett költségtérítéses és vállalkozási tevékenységeket is. (2) A rektor az oktatási, tudományos kutatási, szolgáltató és funkcionális szervezeti egységek sajátosságaira figyelemmel a szabályzat rendelkezéseit utasításban kiegészítheti.

A szabálytalanságok fogalma (3) A szabálytalanság, valamely létezı szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérést jelent, a fıiskola mőködési rendjében, a költségvetési gazdálkodásban, az állami feladatellátásában. A szabálytalanság jelen fejezetben alkalmazott következményeit csak vétkes elkövetés esetén lehet alkalmazni. (4) A szabálytalanság a vétkesség foka szerint lehet: szándékosan okozott szabálytalanság (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.): – egyenes szándék: ha az elkövetı magatartásának következményeit kívánja, – eshetıleges szándék: ha az elkövetı magatartásának következményeibe belenyugszik. gondatlanul (nem szándékosan) okozott szabálytalanság (figyelmetlenségbıl, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból stb. származó szabálytalanság): – tudatos gondatlanság: ha az elkövetı látja cselekménye következményeit, de könnyelmően bízik azok elmaradásában, – hanyagság: ha az elkövetı személy nem látja magatartásának következményeit, mert a kellı odafigyelést, illetve körültekintést elmulasztotta. (5) Tekintettel arra, hogy a szándékosság kérdése az adott eljárások lefolytatása során, a megfelelı szankciók kiszabásakor kerülnek értékelésre, jelen szabályzat nem foglalkozik ezzel a megkülönböztetéssel, a szabálytalanságokat ezen a téren azonos alapon kezeli.

11


0. módosítás

12 (25). oldal

A szabálytalanságok kezelésének célja 17.§ (1) A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja az, hogy: –

A különbözı jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott elıírások sérülésének, megszegésének megelızéséhez, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához hozzájáruljon. – Azok sérülése, megsértése esetén a megfelelı állapotot helyreállítsák. A hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelısség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

(2) A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása, kezelése, a szükséges intézkedések meghozatala, az intézkedések nyomon követése, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása a rektor felelıssége.

A szabálytalanságok megelızése 18.§ (1) A szabálytalanságok megelızésével és kezelésével kapcsolatosan alapvetı feladatok: – –

a fıiskola jogszabályoknak megfelelı szabályzatok alapján mőködjön, az intézmény szervezeti egységeinek vezetıi a szabályozottságot és a szabályok betartását folyamatosan figyelemmel kísérjék, – szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanságot korrigálják annak a mértéknek megfelelıen, amilyen mértéket a szabálytalanság képviselt. (2) A rektor kötelezettsége és feladata a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetıi hatáskörének, felelısségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. A fıiskola munkavállalóinak a közalkalmazotti jogviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak, és a fıiskolán hatályos szabályzatoknak, utasításoknak és rendelkezéseknek, a munkaköri leírásokban rögzítetteknek és a munkahelyi vezetı utasításainak megfelelıen kell teljesíteniük.

A szabálytalanságok észlelése 19.§ (1) A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részérıl egyaránt, de történhet belsı, illetve külsı ellenırzés nyomán is. (7. sz. melléklet) (2) A fıiskola valamelyik munkatársa észlel szabálytalanságot: Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni közvetlen munkahelyi vezetıjét. Amennyiben a közvetlen munkahelyi vezetı az adott ügyben érintett, akkor a szervezeti egység felügyeletét ellátó magasabb vezetıt (rektort, rektor-helyettest, fıtitkárt, gazdasági fıigazgatót, stb.), a magasabb vezetı érintettsége esetén, a rektort kell értesíteni a szabálytalanságról.

12


0. módosítás

13 (25). oldal

Ha az a) pontban megfogalmazottaknak megfelelıen értesített közvetlen munkahelyi vezetı megalapozottnak találja, a szabálytalanságról értesíti a magasabb vezetıt. (3) A rektor vagy más vezetı észleli a szabálytalanságot: A rektor, illetve a szervezeti egységek vezetıinek észlelése alapján a 20.§ -nak megfelelıen kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszőntetésére. (4) A belsı ellenırzés észleli a szabálytalanságot: Amennyiben a belsı ellenır ellenırzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, késedelem nélkül értesíti a rektort, a rektor érintettsége esetén fegyelmi vétség, szabálysértés és bőncselekmény gyanúja esetén a fıiskola felügyeletét ellátó Oktatási és Kulturális Minisztériumot. A belsı ellenırzés megállapításai alapján az ellenırzött szervezeti egység vezetıjének intézkedési tervet kell készítenie. A rektor által jóváhagyott terv végrehajtásáról a rektort és a belsı ellenırzést tájékoztatnia kell. A belsı ellenır köteles a fıiskola eredeti dokumentumait az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat – az átvételrıl készített elismervény ellenében - a szükséges intézkedések megtétele érdekében a rektornak átadni. Az éves ellenırzési jelentés tartalmazza az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát. (5) Külsı ellenırzési szerv észleli a szabálytalanságot: A külsı (hatósági, közigazgatási, felügyeleti) ellenırzési szerv (pl. az Állami Számvevıszék) megállapításait az ellenırzési jelentésben fogalmazza meg. A büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenırzı szervezet mőködését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. A szabálytalanságokra vonatkozó megállapítások alapján a fıiskolának intézkedési tervet kell kidolgoznia, amelyért a fıiskola rektora a felelıs.

A szükséges intézkedések, eljárások megindítása 20.§ (1) Bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja esetén a rektor értesíti az arra illetékes szerveket annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelı eljárásokat megindítsa. (2) Fegyelmi vétség gyanúja esetén a rektor a Kjt. szerint vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. (3) Ha a fıiskola alkalmazottja a közalkalmazotti jogviszonyából, illetve vezetıi megbízásából eredı kötelezettségeit úgy szegi meg, vagy egyéb szabálytalanságot úgy követ el, hogy a szabályszegés nem minısül az (1) vagy (2) bekezdés szerinti cselekménynek, akkor a közvetlen munkahelyi vezetı köteles az érintettnek szóbeli utasítást adni a szabálytalanság megszüntetésére. Amennyiben a szabálytalanság – annak megszüntetésére, kiküszöbölésére adott határidın túl is – folytatódik vagy megismétlıdik a vezetı szóban, súlyosabb vagy ismételt szabályszegés esetén írásban figyelmezteti a szabálytalanságot elkövetı személyt.

13


0. módosítás

14 (25). oldal

(4) Az érintett területet felügyelı magasabb vezetı az egységvezetınél kezdeményezheti a figyelmeztetésben részesítést. (5) A szóbeli figyelmeztetést azonnal, a figyelmeztetı levelet a feladást követı 5. munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. (6) Ha a második írásbeli figyelmeztetés is eredménytelen, akkor az ügyben fegyelmi eljárást kell kezdeményezni. (7) A figyelmeztetésben részesített személy a kézbesítéstıl illetve a figyelmeztetésrıl való tudomásszerzéstıl számított 5 munkanapon belül a közvetlen munkahelyi vezetınél, magasabb vezetı által kezdeményezett figyelmeztetés esetében a kezdeményezınél írásban vagy szóban észrevételt tehet. Az észrevételre a címzett 8 napon belül köteles az észrevételnek megfelelı formában reagálni. (8) A szóbeli észrevételrıl feljegyzés készül, amelynek elkészítésérıl az egységvezetı gondoskodik. (9) Ha a szabálytalanság megállapítását követıen a felelısség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelızése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ, vizsgálat elrendelése szükséges. (10) Az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok (8. sz. melléklet) fıbb rendelkezései az alábbiak: –

–

–

–

–

A Büntetı Törvénykönyvrıl szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bőncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetıeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetıeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése elıírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bőncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekrıl szóló LXIX. törvény 1. § (1) bekezdése szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, amelyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetıit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetıleg a szabálysértési hatóság részérıl eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény (a továbbiakban: Ptk) 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelısség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsısorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegő jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelısség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvérıl szóló 1992. évi XXII. törvény (a továbbiakban: Mt), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt) megfelelı rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelısség tekintetében az Mt, és a Kjt megfelelı rendelkezései az irányadók.

14


0. módosítás

15 (25). oldal

Az eljárások, intézkedések nyomon követése 21.§ (1) A rektor feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás, intézkedés nyomon követése során: nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések végrehajtását, illetve a megindított eljárások helyzetét; amennyiben az adott szervezeti egység vezetıje az ügyben nem érintett, annak útján figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatokat, folyamatban lévı vizsgálatokat, illetve a döntések végrehajtását; a feltárt szabálytalanság típusa alapján a potenciális visszaélési lehetıségeket beazonosítja (a hasonló projektek, témák, kockázatok beazonosítása) és információt szolgáltat a belsı ellenırzés részére, elısegítve annak mind az adott ügyekben folyó esetleges ellenırzéseit, mind a kontroll környezetet és a vezetési folyamatokat érintı eseményekre való rálátását.

Az eljárások, intézkedések nyilvántartása 22.§ (1) A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárások, intézkedések nyilvántartása a központi szervezeti egységek és rektor felügyelete alatt mőködı egységek esetében a rektor feladata, mely átruházható arra a felelısre, aki a szabálytalanságok észlelését, és az intézkedéseket koordinálja. (2) A szervezeti egység vezetıje gondoskodik: a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartásának naprakész és pontos vezetésérıl, a megtett intézkedések és az azokhoz tartozó határidık nyilvántartásáról.

Jelentési kötelezettségek 23.§ (1) A szabálytalanságot észlelı munkavállaló – a Szabályzat rendelkezéseinek és a szolgálati út betartásának megfelelıen – köteles a szabálytalanságot jelenteni. (7.sz. melléklet) (2) Amennyiben a belsı ellenırzési tevékenység során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az ellenır késedelem nélkül értesíti a rektort. Egyéb esetekben megállapításait ellenırzési jelentésben rögzíti, és azt megküldi az érintett szervezeti egység vezetıjének és a rektornak. A jelentés megállapításai alapján készített intézkedési terv végrehajtásáról tájékoztatni kell a rektort és a belsı ellenırzést. (3) A rektor az éves ellenırzési jelentésben beszámol az Oktatási Minisztérium Ellenırzési Fıosztályának az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számáról és röviden összefoglalja azokat.

15


0. módosítás

16 (25). oldal

IV. Fejezet Záró rendelkezések 24.§ (1) A Szabályzatot a szenátus a 21-2006/2007. sz. határozatával 2006. december 12-én elfogadta, hatályos 2006.12.13. napjával. (2) A szabályzat hatálybalépésével egyidejőleg a korábban e témában rögzített belsı szabályzatok hatályukat vesztik.

Dr. Bognár László rektor a szenátus elnöke

16

V. Fejezet Mellékletek 1. sz. melléklet: A Dunaújvárosi Fıiskola tevékenységei 2. sz. mellékletek: A Dunaújvárosi Fıiskola gazdálkodási tevékenységeinek ellenırzési nyomvonalai 2/1. A költségvetés tervezési folyamatainak ellenırzési nyomvonala 2/2. Az intézményi beszámolás ellenırzési nyomvonala 2/3. Beszerzések, beruházások, felújítások ellenırzési nyomvonala 2/4. Vagyongazdálkodással kapcsolatos egyéb feladatok ellenırzési nyomvonala 2/5. Az intézményi ellátási díjak tervezésének, elıírásainak, elszámolásának ellenırzési nyomvonala 2/6. Szolgáltatási kiadások ellenırzési nyomvonala 2/7. Felsıoktatási hallgatók pénzbeli juttatásainak tervezése és felhasználása ellenırzési nyomvonala 3. sz. mellékletek: A Dunaújvárosi Fıiskola egyéb tevékenységeinek ellenırzési nyomvonalai 3/1. Az oktatási tevékenység tanszéki feladatainak ellenırzési nyomvonala 3/2. Az oktatás szervezés ellenırzési nyomvonala 3/3. A felnıttképzés ellenırzési nyomvonala 3/4. Központi szervezeti egységek ellenırzési nyomvonala 3/5. A kutatás-fejlesztés ellenırzési nyomvonala 3/6. A Számítástechnikai Szolgáltató Központ ellenırzési nyomvonala 4. sz. melléklet: Kockázatfelmérés 5. sz. melléklet: Kockázatok csoportosítása 6. sz. melléklet: Kockázat nyilvántartás 7. sz. melléklet: Szabálytalanságok kezelésének folyamatábrája 8. sz. melléklet: Jogszabályi háttér a szabálytalanságok kezeléshez


0. módosítás

18 (25). oldal

1. sz. melléklet

A Dunaújvárosi Fıiskola tevékenységei Tevékenységcsoportok 1. Általános irányító tevékenység 2. Oktatási tevékenység − irányítási tevékenység (személyi, tárgyi felté- − minıségértékelés (akkreditáció) elıkészítése telek és munkavégzés összhangja) − igazgatási és koordinációs tevékenység − tantárgyi tematikák összeállítása, órarend − gyakorlati képzés tervezése, végrehajtása − szabályozási tevékenység − tananyagkészítés, kiadás − ügyviteli, ügykezelési tevékenység − beiskolázás, felvételiztetés − személyzeti munka − hallgatói nyilvántartások vezetése − tájékoztatási tevékenység, PR − oktatás, oktatásfejlesztés − felügyelet, ellenırzés 3. Tudományos tevékenység

− − − − − −

4. Gazdálkodási tevékenység − költségvetési tervezés − beszámoló készítése − gazdasági ügyvitel − pénz- és eszközgazdálkodás − humánerı gazdálkodás − mőszaki, ellátási tevékenység o informatikai rendszerüzemeltetés o szállás és tanulási feltételek biztosítása o mővelıdési és szabadidıs tevékenység biztosítása o munkahelyi étkeztetés stb.

kutatómunka szervezése, koordinációja K+F pályázati munkák szaktanácsadás szervezése publikációs tevékenység hallgatói TDK tevékenység kutatás végzése

− beruházás, felújítás − vagyonvédelmi tevékenység − munka-, tőz-, katasztrófa-, környezetvédelmi tevékenység

Példa a tevékenység folyamatokra történı megbontására:

tevékenység

beruházások

felújítások

folyamatok -

18

beruházási okirat elkészítése közbeszerzési eljárás lefolytatása megrendelés, kötelezettségvállalás lebonyolítás, teljesítés igazolás számla kiegyenlítése üzembe helyezés felújítási okirat elkészítése kivitelezık felkérése ajánlattételre megrendelés, kötelezettségvállalás


0. módosítás

-

19

19 (25). oldal

lebonyolítás, teljesítés igazolás számla kiegyenlítése

2/1. sz. melléklet


A költségvetés tervezési folyamatainak ellenırzési nyomvonala S.

Tevékenység/feladat megnevezése

Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés

Elıkészítés, végrehajtás

Keletkezı dokumentum

Felelıs

Határidı

Ellenırzés

Dokumentum továbbítása

Költségvetési javaslat elkészítésének folyamata 1

Várható pénzügyi források felmérése (kiemelt elıirányzati megoszlásban)

OKM tervezési irányelvek

Elıkészítı és végrehajtó: Gazd. fıig., Gazdasági ov., Mőszaki ov.

2

Saját bevételek tervezése (a tételesen felmért tevékenységek, reális árszinten számított várható bevételeinek meghatározása)

OKM, PM tervezési irányelvek, intézményi stratégia

Elıkészítı és végrehajtó: Gazd. fıig., Saját bevételek tervszámai kiemelt elıirányzati szakmai szervezeti egységek vezetıi, Okt. R. bontásban h.,

3

Éves létszámkeret meghatározása (a feladatok ellátásának függvényében a tervezett szervezeti struktúra, valamint a tervezett pénzügyi források figyelembe vételével)

OKM tervezési irányelvek, Fıtitkár, Gazd. fıig., SZMSZ Gazdasági ov. HR ig.

4

Személyi juttatások irányszámának Személyi juttatások OKM tervezési irányelvek, meghatározása (a létszámirányszám és az Gazd. fıig., Gazdasági ov. elıirányzati összegének SZMSZ, KJT javaslata ellátandó feladatok figyelembe vételével)

5

Dologi elıirányzatok, pénzeszközátadás elıirányzat irányszámainak meghatározása (a kötelezıen ellátandó, OKM tervezési irányelvek, valamint az egyéb tervezett feladatok intézményi stratégia számbavétele a finanszírozhatóságra figyelemmel, az ésszerő takarékosság szem elıtt tartásával rangsorolva)

Elıkészítı és végrehajtó: Gazd. fıig., Gazdasági ov., szakmai szervezeti egységek vezetıi, Mőszaki ov.

6

Felhalmozási elıirányzatok tervszámainak meghatározása (tételesen OKM tervezési irányelvek, intézményi stratégia számbavett feladatok rangsorolásával, reálisan értékelve)

Elıkészítı és Tervezési dokumentum az végrehajtó: Gazd. irányszámokról, Fıig.Mőszaki ov., Rektori Felújítási és beruházási terv Tanács

Háttérszámítások, a tervezett feladatok ellátásához igényelt Gazd. fıig. pénzügyi források kidolgozása

Létszámkeret javaslata

Tervezési dokumentum az irányszámokról

Tárgyévet megelızı év augusztus hó

Teljeskörőség érvényesül-e OKM Ktgvetési Fıo. a felmérés idıpontjában

Gazd. fıig.


A tervezett bevételek teljesíthetık-e

Fıis. rektor

Tárgyévet megelızı év augusztus hó.

Az OKM tervezési köriratában megadott szempontok szerint készült- OKM Ktgvetési Fıo. e, rendelkezésre áll-e a szükséges elıirányzat

Fıisk. Rektor


Az OKM tervezési köriratában megadott OKM Ktgvetési Fıo. szempontok szerint készülte

Gazd. fıig.


Az OKM tervezési köriratában megadott szempontok szerint készültOKM Ktgvetési Fıo. e, az elıirányzat fedezi-e a feltétlenül szükséges kiadásokat

Gazd.fıig.


Az OKM Tervezési köriratában megadott OKM Ktgvetési Fıo., szempontok szerint készült- Beruházási Fıosztály e

OKM Ktgvetési Fıo.

A jóváhagyott költségvetés elkészítése (elemi költségvetés, költségvetési alapokmány, igazgatási gazdálkodási szabályzat) Elıkészítı és végrehajtó: Gazd. fıig., Gazd.ov., Mőszaki ov.

Elemi költségvetés

Gazd. fıig., Gazdasági ov. Tárgyév február 28.

Költségvetési alapokmány elkészítése a költségvetésre vonatkozóan

Elıkészítı és végrehajtó: Gazd. fıig.

Intézmény költségvetési alapokmánya

Gazd. fıig.

Gazdálkodási Szabályzat elkészítése (kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés rendje; mőködési költségvetés, eljárásrendek szabályozása)

Elıkészítı és végrehajtó: Gazd. fıig., Gazdasági ov., Mőszaki ov.

1

Elemi költségvetési javaslat elkészítése (tételesen számbavett feladatok, valós, reális értéken tervezve)

2

3

OKM Tervezési körirata

Gazdálkodási Szabályzat

Tárgyév február 28.

Gazd. fıig., Gazdasági ov. Tárgyév március 15.

OKM Ktgvetési Fıo., Szenáus Elemi költségvetés, alapító okirat, törzskönyvi nyilvántartás adataival való egyezıség

OKM Ktgvetési Fıo.

Elemi költségvetés adataival való egyezıség, egyértelmőOKM törv.j. alapján e a felelısségi körök, illetve Szenátus az eljárásrend meghatározása

Gyöngyös, 2005. 09.13.

1

2/2. sz. melléklet


Az intézményi beszámolás ellenırzési nyomvonala

S.

Feladat megnevezése

Jogszabályok (belsı, speciális)


Dokumentum elkészítése

Felelıs

Határidı

Ellenırzés, Érvényesítés

Könyv. megj. Beszámolás Elszámolás

Féléves és éves beszámoló jelentés 1.

A könyvvezetés utóellenırzése (fıkönyv és analitikák)

217/1998.(XII.30)Korm.r. 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat

Gazd.ov. P-sz.csop.v.

Könyvelési naplók és kartonok, könyvelési alapbizonylatok

Gazd. ov.

Féléves: Éves:

pénzügyi-számviteli csop.vez.

Beszámolás: a gazdasági fıigazgató felé

Fıkönyvi kivonat egyeztetése



Könyvelési naplók és kartonok, fıkönyvi kivonat

Gazd. ov.

Féléves: Éves:



Leltározás, egyeztetés

217/1998.(XII.30)Korm.r. 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat, Leltározási szabályzat

Leltározásért felelıs ügyintézı p-sz. csop.v.

Eszköz, készlet leltári listák, fıkönyvi Gazd. ov. kivonat és analitikus nyilvántartásai valamint a könyvelési alapbizonylatok

Féléves: Éves:

Leltározók, p-sz. csop.vez.


Leltár jóváhagyása


Leltározásért felelıs ügyintézı

Leltár és bizonylatai

Gazdasági Fıigazgató

Éves:


Könyvviteli mérleg összeállítása, 217/1998.(XII.30)Korm.r. jóváhagyása 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat


Fıkönyvi kivonat leltár, mérleg


Féléves: Éves:

gazd.ov, Gazd.-i Fıigazgató

Pénzforgalmi jelentés összeállítása


Fıkönyvi kivonat, pénzforgalmi jelentés


Féléves: Éves:

gazd. ov. Gazdasági Fıigazgató

Beszámolás: az OKM felé

2.

3.

4.

5.

6.


A pénzforgalmi jelentés tájékoztató adatai: 1.

2.

A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt szja. összege

217/1998.(XII.30)Korm.r. 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat 1995.évi CXVII.tv.

Bérügyi ügyintézı

Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jel. melléklete


Féléves: Éves:



A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt munkavállalót terhelı egészségbiztosítási és nyugdíjjárulék összege

217/1998.(XII.30)Korm.r. 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat 1997.évi LXXX.tv.


Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmijel, melléklete

Gazdasági Fıigazgató Rektor

Féléves: Éves:



1

2/2. sz. melléklet



S.



4.

5.

6.

7.

8.

9.


Felelıs

Határidı





Gazdasági ov.

Féléves: Éves:



A munkáltatót terhelı 217/1998.(XII.30)Korm.r. betegszabadsággal összefüggı 249/2000.(XII.24.)Korm.r. kifizetések összege és a Számviteli Szabályzat pénzbeli juttatásban részesített dolgozók száma



Gazdasági ov.

Féléves: Éves:


Beszámolás: az intézményvezetı felé

A társadalombiztosítási és családtámogatási kifizetıhely által folyósított családi pótlék, táppénz, egyéb társadalombiztosítási ellátás összege

217/1998.(XII.30)Korm.r. 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat 1997.évi LXXXIII.tv. 1997.évi LXXXIV.tv

TB ügyintézı TB ellenır


Gazdasági ov.

Féléves: Éves:

Gazdasági ov. Gazdasági Fıigazgató


Életbiztosítás és vagyonbiztosítás címén kiadásként elszámolt összeg


Pénzügyi ügyintézı


Gazdasági Fıigazgató, Gazdasági ov.

Féléves: Éves:



7. A munkáltató által levont munkavállalói járulék összege




Gazdasági ov., Gazdasági Fıigazgató

Féléves: Éves:



A személyi juttatásokra, járulékokra és a kamatkiadásokra vonatkozó költségszámításokhoz szükséges kiegészítı adatok



Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmijel.


Féléves: Éves:



A dologi kiadásokból 5%-os, 15%-os, 20%-os kulcsú áfaadóalap összege

217/1998.(XII.30)Korm.r. 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat 1992.évi.LXXIV.tv.

Gazdasági ov. Fıkönyvi ügyintézı



Féléves: Éves:



A munkáltató általbeszámoló levont és az 217/1998.(XII.30)Korm.r. Féléves és éves jelentés adóhatóságnak átutalt 249/2000.(XII.24.)Korm.r.

3.


munkavállalókat terhelı magán- Számviteli Szabályzat nyugdíjpénztári tagdíj összege 1997.évi LXXX.tv.

2

2/2. sz. melléklet



S.



A tárgyévben behajthatatlan Féléves és éves beszámoló217/1998.(XII.30)Korm.r. jelentés követelésként leírt összeg 249/2000.(XII.24.)Korm.r.

10.

11.

12.



Felelıs

Határidı



Pénzügyi ügyintézı Gazdasági ov.



Féléves: Éves:

Pénzügyi-Számv. ov. Gazdasági Fıigazgató


Számviteli Szabályzat A tárgyévben elengedett követelések értéke





Féléves: Éves:



Elıirányzat-maradvány összeállítása


gazd.ov. Közg.csop.vez.

Fıkönyvi kivonat, analitikus Gazdasági Fıigazgató nyilvántartás, elıirányzat maradvány kimutatás táblázat

Féléves: Éves:



Bérügyi ügyintézı, Munkaügyi ügyintézı

Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítı melléklet

Gazdasági fıig., HR ig.

Féléves: Éves:



A költségvetési elıirányzatok és 217/1998.(XII.30)Korm.r. a pénzforgalom egyeztetése 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat

gazd.ov. Közg.csop.vez.

Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítı melléklet, pénzforgalmi bizonylatok




Az immateriális javak, tárgyi 217/1998.(XII.30)Korm.r. eszközök és üzemeltetésre, 249/2000.(XII.24.)Korm.r. kezelésre átadott, koncesszióba Számviteli Szabályzat adott, vagyonkezelésbe vett eszközök állományának alakulása

Tárgyi eszköz nyilvántartó, Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítı melléklet Pénzügyi-Számv. csop.vez.


Féléves: Éves:



A feladatmutatók állományának 217/1998.(XII.30)Korm.r. alakulása 249/2000.(XII.24.)Korm.r. Számviteli Szabályzat

Pénzügyi-Számv. csop. vez.


Féléves: Éves:



A kiegészítı mellékletek összeállítása 1.

2.

3.

4.

A költségvetési szerv létszáma és személyi juttatásai



3

2/2. sz. melléklet



S.



A normatív kötött felhasználású Féléves és éves beszámoló217/1998.(XII.30)Korm.r. jelentés 249/2000.(XII.24.)Korm.r. állami hozzájárulás, a cél- és



Felelıs

Határidı



gazd. ov. ,Közg.csop.vez. Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítı melléklet


Féléves: Éves:



Számviteli Szabályzat

5.

címzett támogatás, a központosított elıirányzatok elszámolása és a mutatószámok, feladatmutatók állományának alakulása

A követelések és kötelezettségek állományának alakulása


gazd. ov. P-sz.csop.vez.



Féléves: Éves:



6.





Féléves: Éves:



7.

7. A befektetett eszközök, követelések, készletek és értékpapírok értékvesztésének alakulása

Az immateriális javak, tárgyi 217/1998.(XII.30)Korm.r. eszközök és tartós tulajdoni 249/2000.(XII.24.)Korm.r. részesedést jelentı befektetések Számviteli Szabályzat értékhelyesbítésének alakulása




Féléves: Éves:



A kötelezettségvállalások állományának alakulása, ezen belül elkülönítetten az EU támogatási programok kötelezettségvállalásának és finanszírozásának alakulása


gazd. ov. ,Közg.csop.vez. Fıkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítı melléklet


Féléves: Éves:



Az intézményi költségvetés beszámolójának szöveges indoklása


Gazdasági ov., Gazdasági Mérleg, Szöveges beszámoló Fıigazgató jelentés


Éves:





Éves:

Rektor, Gazdasági Fıigazgató


8.

9.

10.

11.

Az elızı költségvetési évben az 217/1998.(XII.30)Korm.r. 249/2000.(XII.24.)Korm.r. ellenırzés által feltárt hiányosságok módosításainak Számviteli Szabályzat szöveges indoklása

Mérleg, Szöveges beszámoló jelentés

4

2/2. sz. melléklet



S.



Az összeállított Féléves és évesbeszámoló beszámoló217/1998.(XII.30)Korm.r. jelentés jelentés egyeztetése az 249/2000.(XII.24.)Korm.r.

12. 13.

érintettekkel

Számviteli Szabályzat

Az intézményi beszámoló jelentés jóváhagyása




Felelıs

Határidı



Gazdasági Fıigazgató, Rektor

Mérleg, Szöveges beszámoló jelentés


Féléves: Éves:



Gazdasági Fıigazgató Rektor

Mérleg, Pénzforgalmi jelentés, Kiegészítı mellékletek, Szöveges beszámoló jelentés

Gazdasági Fıigazgató, Rektor

Féléves: Éves:


Beszámolás: a PM felé az OKM felé az ET felé

5

2/3. sz. melléklet


Beszerzések, beruházások, felújítások ellenırzési nyomvonala

S.





Felelıs

Határidı


Utalványozás Ellenjegyzés

Pénzügyi teljesítés


Beszerzés közbeszerzéssel 1 Szervezeti egységek igény benyújtása

2 Pályázat kiírása

3 Pályázatok elbírálása

intézmény éves költségvetés

éves közbeszerzési terv

mőszaki osztály vezetıje

-

-

-

-

-

kbt.

pályázati felhívás közlönyben, szabadkézi beszerzés esetén legalább 3 árajánlat

Fıiskolai rektor, gazdasági fıigazgató, közbeszerzési referens, szakmai osztály vezetıje

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

raktári készlet nyilvántartás iktatott számla

éves költségvetés, az igények alapján

kbt.

ajánlatok alapján

4 Nyertes ajánlattevıvel szerzıdés megkötése

-

nyertes ajánlata alapján

5

-

iktatás, postázás szállítólevél,megrendelés alapján teljesítés ellenırzése számla ellenırzése a megrendelés és teljesítés alapján

szerzıdés szállítóhoz történı továbbítása

6 áru beérkezése, szolgáltatás teljesítése

-

7 számla beérkezése és elızetes rögzítése

-

8

-

számla továbbítása a gazd. osztályra

9 számla ellenırzése a gazd. osztályon

-

a szükséges mellékletek,, aláírások ellenırzése

10 Átadás fıkönyvi könyvelésre

-

kontírozás, könyvelés

11 Átutalási megbízás elkészítése

-

12 Átutalási megbízás Kincstárhoz történı benyújtása

-

13

Banki átutalások teljesítésének feldolgozása a Kincstár által megküldött számlakivonat alapján

14 Feladás fıkönyv felé

-

átutalások teljesítésének feldolgozása a Kincstár által 15 megküldött számlakivonat alapján

-


-

számlák alapján

Eljárás tipusától függıen kbt. Alapján

jegyzıkönyv

Közbeszerzési bíráló bizottság

szerzıdés

pályázatok Fıiskolai rektor, gazdasági fıigazgató, beérkezés közbeszerzési referens, szakmai étıl 8-30 osztály vezetıje nap

-

szakmai osztályok ügyintézıje

-

-

árubevét bizonylat

áru átvételére feljogosított ügyintézı, szolgáltatást megrendelı ügyintézı

-

teljesítés igazolása

mőszaki osztály vezetıje és gazd.ov.

-

-

-

-


gazdasági fıigazgató, gazd. osztályvezetı ellenjegyzése

gazd. osztály vezetı

-

-

-

-

-

TÜSZ-ben rögzített bizonylat

kijelılt ügyintézı

-

-

-

-

-

TÜSZ-ben könyvelt bizonylat

fıkönyvi könyvelı/érvényesítı

-

érvényesítı

átutalási megbízás

átutalt számlák és számlakivonat alapján

TÜSZ kiegyenlítési bizonylat

folyószámlában rögzített átutalt tételek alapján átutalt számlák és számlakivonat alapján folyószámlában rögzített átutalt tételek alapján


-

pénzügyi ügyintézı

-

-

gazdasági fıigazgató ellenjegyzése, gazdasági osztályvezetı utalványozása


-

-

-

-

számla alapján

számviteli ügyintézı

-

-

-

-


-

-

-

-


-

-

-

-


-

-

-

-

folóyszámlában könyvelt számla

-

fıkönyvi könyvelésben könyvelt számla fıkönyvben könyvelt bizonylat fıkönyvben könyvelt bizonylat

1

2/3. sz. melléklet



S.





Felelıs

Határidı


mőszaki osztály vezetıje ellenırzi az igény jogosultságát




közbeszerzéssel Beszerzés egyéb módon 1 szervezeti egységek egyedi igények benyújtása

2

kötelezettségvállalás igény és szerzıdés tervezet továbbítása gazd. hiv. felé

gazdasági igazgatóságon köt.vállalás nyilvántartó 3 ellenırzi a szabadkézi illetve központosított keretszerzıdésekhez való kapcsolódást

kbt.

4 kötelezettségvállalás ellenjegyzése ellenjegyzett dokumentum továbbítása az illetékes szakterület részére 6 szakterületen a megrendelés elkészítése megrendelés, vagy szerzıdés szállítóhoz történı 7 továbbítása

-

szervezeti egység

Feljegyzés

szervezeti egység vezetıje

-

-

szervezeti egységek igényeinek összesítése

kötelezettségvállalás igénylı lap, szállító, szakmai osztályok vezetıje érték, mennyiség megjelıléséve

-

igények egyedi vizsgálata fedezet meglétének ellenırzése

nyílvántartásba vétel gazdasági fıigazgató, gazd. TÜSZ-ben osztályvezetı, vagy kijelılt személy

nyílvántartásba vétel

ellenjegyzett dokumentum megrendelés

5

8 szállitó visszaigazolása 9 áru beérkezése, szolgáltatás teljesítése


kbt.

közbeszerzési referens

iktatás, postázás nyílvántartásba vétel megrendelés, szállítólevél alapján teljesítés ellenırzése számla ellenırzése a megrendelés és teljesítés alapján

gazdasági fıigazgató, gazd. osztályvezetı, vagy kijelölt személy szakmai osztály vezetıje szakmai osztály vezetıje

visszaigazolt megrendelés

-

-

kötelezettségvállalás nyilvántartás

-

Engedélyezett kötelezettségvállalás

-

árubevét bizonylat


-


szakmai osztály ügyintézıje

-

szakmai osztály ügyintézıje

-

11 számla továbbítása a Gazdasági Osztályra 12 számla ellenırzése gazdasági igazgatóságon

a szükséges mellékletek,, aláírások ellenırzése



-

13 Fıkönyvi könyvelésen érvényesítés

kontírozás



-


számlák alapján



-


-


-


-

15 Átutalási megbízás Kincstárhoz történı benyújtása 16

átutalások teljesítésének feldolgozása a Kincstár által megküldött számlakivonat alapján


átutalt számlák és számlakivonat alapján folyószámlában rögzített átutalt tételek alapján


szakmai osztály vezetıje

raktári készletnyilvántartás iktatott számla

folyószámlában könyvelt számla

érvényesítı gazdasági fıigazgató ellenjegyzése, gazd, osztályvezetı utalványozása számla alapján

fıkönyvben könyvelt bizonylat

2

2/3. sz. melléklet



S.





Felelıs

Határidı





Beszerzésegyéb közbeszerzéssel Felújítás módon 1

szervezeti egységek egyedi igények benyújtása a Gazdasági Hivatalra

szervezeti egység

Feljegyzés

2

kötelezettségvállalás igény és szerzıdés tervezet továbbítása gazd.osztályra, Gazd.Hiv. felé


kötelezettségvállalás igénylı lap, szállító, szakmai osztályok vezetıje érték, megjelıléséve

gazdasági igazgatóságon köt.vállalás nyilvántartó 3 ellenırzi a szabadkézi illetve központosított keretszerzıdésekhez való kapcsolódást 4 kötelezettségvállalás ellenjegyzése ellenjegyzett dokumentum továbbítása a mőszaki osztályra aláírt megrendelés, vagy szerzıdés szállítóhoz történı 6 továbbítása

kbt.

igények egyedi vizsgálata fedezet meglétének ellenırzése

5

7 szállitó visszaigazolása 8 Nyilvántartásba vétel


nyílvántartásba vétel TÜSZ-ben ellenjegyzett dokumentum

Teljesítésigazolás,üzembe helyezési jegyzıkönyv bevét bizonylat alapján számla ellenırzése a megrendelés és teljesítés teljesítés igazolása alapján



számlák alapján





analitikus ügyintézı

raktári eszköznyilvántartás


mőszaki osztály ügyintézıje, vezetıje

iktatott számla

mőszaki osztály ügyintézıje

11 számla ellenırzése gazdasági igazgatóságon


kötelezettségvállalás nyilvántartás Engedélyezett kötelezettségvállalás


a szükséges mellékletek,, TÜSZ-ben rögzített aláírások, számla tartalom bizonylat ellenırzése

15

gazdasági fıigazgató, gazd. osztályvezetı, vagy kijelölt személy gazdasági fıigazgató, gazd. osztályvezetı, vagy kijelölt személy

visszaigazolt megrendelés

10 számla továbbítása a Gazdasági Osztályra




iktatás, postázás nyílvántartásba vétel





pénzügyi ügyintézı átutalt számlák és számlakivonat alapján folyószámlában rögzített átutalt tételek alapján


Fıkönyvi könyvelı/érvényesítı

folyószámlában könyvelt számla gazdasági fıigazgatóellenjegyz ése, Gazdasági osztályvezetı utalványozása számla alapján

pénzügyi ügyintézı pénzügyi ügyintézı


3

2/3. sz. melléklet



S.





Felelıs

Határidı





Beszerzésközbeszerzéssel közbeszerzéssel Felújítás 1 Pályázat kiírása


kbt.

kbt.


ajánlatok alapján



4 szerzıdés szállítóhoz történı továbbítása 5 Pénzügyön szerzıdés nyilvántartásba vétele

iktatás, postázás

6 Nyilvántartásba vétel

7 számla beérkezése és elızetes rögzítése 8


Fıiskolai rektor, gazdasági fıigazgató,közbeszerzési referens, szakmai osztály vezetıje

jegyzıkönyv


szerzıdés

pályázatok Fıiskolai rektor, gazdasági fıigazgató, beérkezés közbeszerzési referens, szakmai étıl 8-30 osztály vezetıje nap

Teljesítésigazolás,üzembe helyezési jegyzıkönyv bevét bizonylat alapján számla ellenırzése a megrendelés és teljesítés teljesítés igazolása alapján

analitikus ügyintézı

Tüsz-ben rögzített bizonylat




Tüsz-ben könyvelt bizonylat


számlák alapján




raktári eszköznyilvántar-tás iktatott számla

gazdasági osztályvezetı a szükséges mellékletek,, aláírások.számla tartalom ellenırzése

Banki átutalások teljesítésének feldolgozása a Kincstár által megküldött számlakivonat alapján



9 számla ellenırzése pénzügyi Fıosztályon

13

gazdasági fıigazgató, gazdasági osztályvezetı ellenjegyzése

szakmai osztályok ügyintézıje kötelezettségvállalás ügyintézı

számla továbbítása a Gazdasági Osztályra








érvényesítı gazdasági fıigazgató ellenjegyzése, gazdasági osztályvezetı utalványozása számla alapján

fıkönyvi könyvelésben könyvelt számla fıkönyvben könyvelt bizonylat

4

2/3. sz. melléklet



S.





Felelıs

Határidı





Beszerzés közbeszerzéssel Beruházás egyéb módon 1

szervezeti egységek egyedi igények benyújtása a Gazdasági Hivatalhoz

szervezeti egység

Feljegyzés

2

kötelezettségvállalás igény és szerzıdés tervezet továbbítása gazd. osztály ill. Gazd.Hiv.Igazgatóság felé


kötelezettségvál-lalás igénylı lap, szállító, szakmai osztályok vezetıje érték, megjelılésével

gazdasági igazgatóságon köt.vállalás nyilvántartó 3 ellenırzi a szabadkézi illetve központosított keretszerzıdésekhez való kapcsolódást 4

Tárgyie.analitikus rögzíti a beszállítandó eszköz állományi számláját és pénzforgalmi pénzügyi tételét

5 kötelezettségvállalás ellenjegyzése

6

ellenjegyzett dokumentum mőszaki osztályra továbbítása

7

aláírt megrendelés, vagy szerzıdés szállítóhoz történı továbbítása

8 szállitó visszaigazolása 9 áru beérkezése


kbt.


igények egyedi vizsgálata


az igényelt eszközök alapján

tárgyi eszköz analitikus

fedezet meglétének ellenırzése

nyílvántartásba vétel gazdasági fıigazgató, gazd. a TÜSZ-ben osztályvezetı, vagy kijelölt személy

kötelezettségvállalás nyilvántartás

ellenjegyzett dokumentum

Engedélyezett kötelezettségvállalás

iktatás, postázás nyílvántartásba vétel megrendelés, szállítólevél alapján teljesítés ellenırzése számla ellenırzése a megrendelés és teljesítés alapján

gazdasági fıigazgató, gazd. osztályvezetı, vagy kijelölt személy mőszaki osztály vezetıje

visszaigazolt megrendelés árubevét bizonylat



mőszaki osztály ügyintézıje, vezetıje

11 számla továbbítása a Gazdasági Osztályra 12 számla ellenırzése gazdasági igazgatóságon




kontírozás



számlák alapján


15 Átutalási megbízás Kincstárhoz történı benyújtása 16




raktári eszköznyilvántartás iktatott számla

mőszaki osztály ügyintézıje a szükséges mellékletek,, aláírások ellenırzése







folyószámlában könyvelt számla gazdasági fıigazgató ellenjegyzése, gazdasági osztályvezetı utalványozása számla alapján



5

2/3. sz. melléklet



S.





Felelıs

Határidı





Beszerzés közbeszerzéssel Beruházás közbeszerzéssel 1 Pályázatok kiírása

kbt.



Fıiskolai rektor, gazdasági fıigazgató, közbeszerzési referens, szakmai osztály vezetıje

ajánlatok alapján

jegyzıkönyv





szerzıdés

Fıiskolai rektor, Gazdasági fıigazgató,Közbeszerzési referens,szakmai osztály vezetıje

pályázatok beérkezés étıl 8-30 nap

4 szerzıdés szállítóhoz történı továbbítása 5 Pénzügyön szerzıdés nyilvántartásba vétele

iktatás, postázás


6 áru beérkezése

7 számla beérkezése és elızetes rögzítése 8

kbt.

szállítólevél,megrendelés alapján teljesítés ellenırzése számla ellenırzése a megrendelés és teljesítés alapján

szakmai osztályok ügyintézıje kötelezettségvállalás ügyintézı árubevét bizonylat




számla továbbítása a Gazdasági Osztályra a szükséges mellékletek,, aláírások.számla tartalom ellenırzése






Fıkönyvi könyvelı/érvényesítı


számlák alapján



12 Átutalási megbízás Kincstárhoz történı benyújtása Banki átutalások teljesítésének feldolgozása a Kincstár által megküldött számlakivonat alapján



raktári eszköz nyilvántartás iktatott számla

gazdasági osztályvezetı

9 számla ellenırzése Gazdasági Osztályon

13

Gazdasági fıigazgató, gazd. osztályvezetı ellenjegyzése





érvényesítı gazdasági fıigazgató ellenjegyzése, gazd. osztályvezetı, utalványozása számla alapján

fıkönyvi könyvelésben könyvelt számla fıkönyvben könyvelt bizonylat

Dunaújváros, 2006. December 15.

6

2/4. sz. melléklet


Vagyongazdálkodással kapcsolatos egyéb feladatok ellenırzési nyomvonala S.







Feleslegessé vált Gazdasági vagyontárgyak Szervezeti egység Folyamatos fıigazgató által jegyzéke vezetı megbízott személy ( kimutatás )

n.é.

n.é.

n.é.

Gazdasági fıigazgató által megbízott személy

n.é.

n.é.

n.é.

Gazdasági fıigazgató

n.é.

n.é.

n.é.


Felelıs

Határidı


Felesleges vagyontárgyak feltárása, hasznosítása, selejtezése

1.

Felesleges vagyontágyak feltárása

Számviteli tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; Szabályzat a selejtezésrıl,hasznosításról; Számviteli politika, támogatási szerzıdések, körlevelek

Felmérési utasítás kiadása

2.

Feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának kezdeményezése

Számviteli tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; Szabályzat a selejtezésrıl, hasznosításról; Számviteli politika, támogatási szerzıdések, körlevelek

Javaslat kidolgozása

3.

Hasznosítási javaslat elbírálása


n.é.

4.

Felesleges vagyontárgyak intézményen belüli hasznosítása


Egyeztetés

Átadás-átvételi bizonylat, feleslegjelentés

Szervezeti egység Folyamatos vezetı


n.é.

n.é.

Analitikus nyilvántartás

n.é.

Átadás-átvételi bizonylat



n.é.

n.é.

Analitikus nyilvántartás, fıkönyvi könyvelés



n.é.




n.é.

Analitikus nyilvántartás

5.

Számviteli tv.; Sikertelen belsı hasznosítás 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; Szabályzat a esetén elkülönített raktárba selejtezésrıl, hasznosításról; Számviteli szállítás politika, támogatási szerzıdések, körlevelek

Számviteli tv.; Ptk; Sikertelen belsı hasznosítás 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; 249/2000. esetén a felesleges (XII. 24.) Korm. rend.; 58/2005. (IV. 4.) Korm. 6. vagyontárgyak "külsı" rend.; Áht.; Szabályzat a selejtezésrıl, hasznosítása hasznosításról; Számviteli politika, támogatási szerzıdések, körlevelek

Ptk.; Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rend.; 58/2005. (IV. Külsı hasznosítás bérbeadás 6.1 4.) Korm. rend.; Szabályzat a selejtezésrıl, útján hasznosításról;Számviteli politika, támogatási szerzıdések, körlevelek

Hasznosítási javaslat


Belsı, illetve külsı Szervezeti egység Folyamatos értékesítési vezetı felhívások

Egyeztetés, illetve törvény által meghatározott esetekben értékesítési javalat a KVI-nek, amely tartalmazza a felügyeteti szerv részérıl a javalat jóváhagyását is

Szerzıdés / átadás- Szervezeti egység Folyamatos átvételi bizonylat vezetı

Egyeztetés

Szerzıdés, átadásSzervezeti egység átvételi bizonylat, Folyamatos vezetı jegyzıkönyv

1

2/4. sz. melléklet






Egyeztetés, illetve törvény által meghatározott esetekben értékesítési javalat a KVI-nek, amely tartalmazza a felügyeteti szerv részérıl a javalat jóváhagyását is Egyeztetés, illetve törvény Számviteli tv.; Áfa tv.; Áht.; által meghatározott 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; 249/2000. esetekben értékesítési (XII. 24.) Korm. rend.; 58/2005. (IV. 4.) Korm. javalat a KVI-nek, amely rend.; Szabályzat a selejtezésrıl, tartalmazza a felügyeteti hasznosításról; Számviteli politika, támogatási szerv részérıl a javalat szerzıdések, körlevelek jóváhagyását is





Szerzıdés, átadás- Szervezeti egység Folyamatos átvételi bizonylat vezetı



n.é.


Szerzıdés, átadás- Szervezeti egység Folyamatos vezetı átvételi bizonylat



n.é.


Számla

Gazdasági Szervezeti egység Folyamatos fıigazgató által vezetı megbízott személy


Átutalás


Selejtezési, leértékelési jegyzıkönyv

Selejtezési Gazdasági Bizottság elnöke, Folyamatos fıigazgató által tagjai megbízott személy


n.é.



Felelıs

Határidı

Felesleges vagyontárgyak feltárása, hasznosítása, selejtezése 6.2

Külsı hasznosítás értékesítés útján

6.3

Külsı hasznosítás térítésmentes átadással

6.4

6.1, 6.2, 6,3-as pontokkal kalpcsolatos számlakibocsátás

Ptk.; Áht.; Áfa tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rend.; 58/2005. (IV. 4.) Korm. rend.; Szabályzat a selejtezésrıl, hasznosításról; Számviteli politika, támogatási szerzıdések, körlevelek

Ptk.; Számviteli tv.; Áfa tv.; Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; 249/2000. Bejegyzett szerzıdés alapján (XII. 24.) Korm. rend.; Szabályzat a a számla elkészítése selejtezésrıl, hasznosításról; Számviteli politika, támogatási szerzıdések, körlevelek

Számviteli tv.; Feleslegessé, illetve Feleslegessé, illetve 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend; 249/2000. rendeltetésszerő használatra alkalmatlanná vált (XII. 24.) Korm. rend.; 58/2005. (IV. 4.) Korm. 7. alkalmatlanná vált vagyontárgyak helyszíni rend.; Szabályzat a selejtezésrıl, megtekintése, minısítése vagyontárgyak leértékelése, hasznosításról; Számviteli politika, támogatási selejtezése szakértı közremőködésével szerzıdések, körlevelek

Leltározás Fıiskola leltározási ütemterv 1. kiadása

Számviteli tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rend. Leltározási szabályzat, körlevelek

2.

Leltározási utasítás kiadása


Utasítás kidolgozása

Utasítás

3.

Leltározás elıkészítése


A szükséges selejtezés végrehajtása, a leltározáshoz szükséges dokumentumok elkészítése

Jegyzıkönyv

Fıiskolai ütemterv kidolgozása

Fıiskolai leltározási ütemterv


Leltározás megkezdés e elıtt két hónappal

n.é

n.é.

n.é.

n.é.

Rektor

Leltározás megkezdés e elıtt három héttel

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

Leltározás Szervezeti egység Leltározásért felelıs megkezdés vezetıje ügyintézı éig

2

2/4. sz. melléklet







Felelıs

Felesleges vagyontárgyak feltárása, hasznosítása, selejtezése Leltárfelvétel


Az érintettek tájékoztatása

5.

Leltárak körzetenkénti feldolgozása


A leltárívek ellátása a szükséges aláírásokkal ill. bélyegzıvel

Leltárzáró jegyzıkönyv

6.

Intézményi leltáreredmény megállapítása


A leltárzáró jegyzıkönyvek adatainak összesítése, egyeztetése a központi nyilvántartással

Összefoglaló leltározási jegyzıkönyv

7.

Leltáreltérés okainak feltárása


A hiány keletkezési körülményeinek kivizsgálása

Vizsgálati jegyzıkönyv


Fıigazgatói elıterjesztés a gazdálodó egység vezetıjének a számviteli rendezésre, engedélyezés

4.

Leltáreltérés számviteli rendezése


9.

A leltáreltérést elıidézı okok megszüntetése


10.

Személyi felelısség esetén a Munka Törvénykönyve; Kjt.; Közalkalmazottak felelıs(ök) kártérítési fegyelmi és kártérítési szabályzata, felelısségének megállapítása Leltározási szabályzat, körlevelek

8.



Leltárívek / egyéb kimutatások

Leltár-felvevık

Szervezeti egység vezetıje, leltárellenır, leltározási csoport vezetıje Gazdasági fıigazgató által megbízott személy

Határidı





Leltározási ütemtervbe n meghatáro zottak szerint

Leltárellenır

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.


n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

n.é.

Leltárfelvét elt követı Gazdasági Osztály egy héten kijelölt munkatársa belül

Leltárfelvét elt követı n.é. 30 napon belül Leltárfelvét Szervezeti egység Szervezeti egység elt követı vezetıje / Gazdasági vezetıje 30 napon fıigazgató belül


A leltározási ütemterv szerint

A leltározási szabályzatban meghatározottak szerint

A számviteli Szervezeti egység Jegyzıkönyvek, Szervezeti egység politikában vezetıje / Gazdasági engedélyek vezetıje meghatáro fıigazgató zottak szerint Leltárfelvét Jogi vélemények, Szervezeti egység Szervezeti egység elt követı jegyzıkönyvek, vezetıje / Gazdasági vezetıje 30 napon engedélyek fıigazgató belül

Dunaújváros, 2006. december 15.

3

2/5. sz. melléklet


Az intézményi ellátási díjak tervezésének, elıírásának, elszámolásának ellenırzési nyomvonala Jogszabályok (belsı, speciális)



Felelıs

Határidı



Intézményi bevételi tervek

Költségvetési tv., Felsıoktatási tv., Költségvetési irányszámok

Létszámok, normatívák, elıirányzatok meghatározása

elıterjesztés

gazdasági o. tervezéssel foglalkozó munkatársa,

pénzügyi év kezdete

gazdasági fıigazgató

-

-

-

2.

Befizetési listák elkészítése

51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok

Fizetendı díjak listája

Befizetési lista

A döntésre jogosult szervezeti egység vezetıje

folyamatosan, de Befizetéseket bonyolító jellemzıen a félév szervezeti egység kezdete munkatársa/vezetıje

A döntésre jogosult vagy azt az ellenırzı szervezet kijelölt munkatársa

-

-

3.

Kivetések stornózása, fizetési kedvezmények, részletfizetés


Hallgatói kérvények

Javított befizetési lista, stornózási lista

A döntésre jogosult szervezeti egység vezetıje

folyamatosan, de Befizetéseket bonyolító jellemzıen a félév szervezeti egység munkatársa/vezetıje kezdete


-

-

4.

Befizetési bizonylatok elkészítése

intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok

számlakérı nyomtatvány

folyamatosan, de Befizetéseket bonyolító jellemzıen a félév szervezeti egység kezdete munkatársa/vezetıje

-

-

analitikus nyilvántartás

gazdálkodási szabályzat, számviteli politika

Adatállomány a befizetett csekkekrıl

folyamatosan

Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje

-

-


folyamatosan


-

-

analitikus nyilvántartás, fıkönyvi könyvelés

folyamatosan


-

-


-

-


-

-


S.


Pénzügyi Könyv. megj. teljesítés Beszámolás Elszámolás

Tandíjak, költségtérítések 1.

Befizetett csekkek adatainak 5. feldolgozása

Csekk, számla Könyvelési feladás, adatfeltöltési állomány Könyvelési feladás, adatfeltöltési állomány Könyvelési feladás, adatfeltöltési állomány Könyvelt állomány, adatfeltöltési jegyzıkönyv

6.

Számlás befizetések rögzítése


Banki kivonat, könyvelési adatok

7.

Egyéb befizetések rögzítése


Banki kivonat, könyvelési adatok

8.

Adatfeltöltés a könyvelési és a hallgatói nyilvántartási rendszerbe

intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok, gazdálkodási szabályzat, számviteli politika

Könyvelési feladás, adatfeltöltési állomány

9.

Felszólítások kezelése, kintlévıségek behajtása


Nem teljesített követelések listázása

felszólítás

10.

Bevételi tervek kontrollja, ellenırzése

intézményi költségvetés

Bevételi eredmény kimutatások

tájékoztató, beszámoló

Kollégiumi bevételek tervezése


férıhelyek, fizethetı térítési díjak meghatározása

költségvetés

Fizetendı díjak elfogadása


Szenátus elıterjesztés

határozat a fizetendı díjakról

Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, gazd.oszt. Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, gazd.oszt. Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, gazd.oszt. Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, gazd.oszt. Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, gazd.oszt. Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, gazd.oszt. Gazdasági Osztály tervezéssel foglalkozó munkatársa, karok munkatársai

folyamatosan

folyamatosan

Befizetéseket bonyolító szervezeti egység, Gazd.Oszt. munkatársa/vezetıje Befizetéseket bonyolító szervezeti egység, Gazd.Oszt. munkatársa/vezetıje

pénzügyi év vége


-

-

-

Gazdasági Osztály tervezéssel foglalkozó munkatársa, karok munkatársai



-

-

-

HÖK/Szenátus

tanév kezdete elıtt


-

-

-

Kollégiumi térítési díjak 1.

1

2/5. sz. melléklet


Az intézményi ellátási díjak tervezésének, elıírásának, elszámolásának ellenırzési nyomvonala S.


Tandíjak, költségtérítések




Felelıs

Határidı



Fizetendı díjak listája

Befizetési lista

Kollégium vezetıje

folyamatosan, jellemzıen havonta



-

-

folyamatosan, jellemzıen havonta


-

-

-

folyamatosan


-

-


folyamatosan

Befizetéseket bonyolító szervezeti egység, Gazdasági Oszt. munkatársa/vezetıje

-

-


-

-


-

-

-

2.

Kollégiumi díj befizetési listák elkészítése


3.

Befizetési bizonylatok elkészítése


Befizetési lista

Csekk, számla

4.

Befizetések adatainak feldolgozása


Adatállomány a befizetésekrıl


Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, Gazd.Oszt. Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, Gazd.Oszt.



Könyvelési állomány, adatfeltöltési jegyzıkönyv

Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, Gazd.Oszt.

6.

Felszólítások kezelése, kintlévıségek behajtása


Nem teljesített követelések listázása

felszólítás

Befizetéseket bonyolító szervezeti egység munkatársa/vezetıje, Gazd.Oszt.

folyamatosan

Befizetéseket bonyolító szervezeti egység, Gazdasági Oszt. munkatársa/vezetıje

7.

Bevételi tervek kontrollja, ellenırzése

intézményi költségvetés

Bevételi eredmény kimutatások

tájékoztató, beszámoló

gazdasági o. tervezéssel foglalkozó munkatársa,



Adatfeltöltés a könyvelési és 5. a hallgatói/kollégiumi nyilvántartási rendszerbe


Az intézmények étkeztetésének tervezése, a térítési díjak megállapítására és elszámolására Étkezési utalványok kiadása SZJA Tv.

1.

a) Az utalványra jogosult dolgzói kör megállapítása. b) Étkezési utalványok megrendelése c) Utalványok kiosztása

Gazdasági fıigazgató által Az étkezési megbízott személyek. utalványra jogosultakról lista, az utalványok kiosztásáról átvételi elismervény

havonta, tárgyhónapot követı 5. Munkanap

Rektor

Utalványrendelet helyett havi, név szerinti lista megküldése a Pü.iSzámv.i osztálynak a bérszámfejtéshez és az ÁFA nyilvántartáshoz.


2

2/6. sz. melléklet DUNAÚJVÁROSI FİISKOLA

Szolgáltatási kiadások ellenırzési nyomvonala Elıkészítés, végrehajtás


Felelıs

Határidı



Kiküldetési szabályzat,

n.é.

Igénybejelentı (engedélykérı lap)

Szervezeti egység vezetıje

Utazás elıtt tíz (10) nappal

Munkáltatói jogkört gyakorló vezetı

n.é.

n.é.

n.é.

2. Pénzügyi fedezetvizsgálat

Ámr.

Egyeztetés

n.é.

Szervezeti egység vezetıje

n.é.

n.é.

n.é.

3. Megrendelés elkészítése

Ptk., Kiküldetési szabályzat,

Árajánlat vagy érvényes szerzıdés

Megrendelés

Gazdasági Osztály munkatársa

Átvételt követı harmadik munkanap



n.é.

n.é.

Folyamatos

n.é.

n.é.

n.é.

A "0" számlaosztályban a kötelezettség-vállalás rögzítése

n.é.

n.é.

Szállítói analitika


Átutalás

Szállítói analitikában és a fıkönyvi könyvelésben

---

---

S.




Külföldi kiküldetés elszámolása 1.

Az intézménytıl külföldi utazáshoz napidíj-igény beérkezése

4.

Kötelezettségvállalás bejegyzése a visszaigazolt megrendelés alapján

Ámr.

n.é.

Visszaigazolt megrendelés

Gazdasági Osztály munkatársa

5.

Számla beérkezése

ÁFA törvény, 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend.;

n.é.

Bejövı számla

Gazdasági osztály ügyintézıje

ÁFA törvény, Ptk.; 217/1998. (XII. 30.) Korm Rend.

Szükséges bizonylatok, okmányok összegyőjtése, aláírások

6.

Számla kiegyenlítés

Gazdasági Osztály Igénybejelentéss pénzügyi részlegének el egyidıben munkatársa

Visszaigazolásb Gazdasági fıigazgató an által megbízott meghatározottak személy szerint

A számlán Gazdasági fıigazgató Számla, Gazdasági fıigazgató által megjelölt fizetési által megbízott utalványozólap megbízott személy határidı személy

Karbantartás, javítás Éves karbantartási szükségletek felmérése

Gazdálkodási Szabályzat, Ámr. 217/1998. (XII.30

Mőszaki Osztály, beérkezı dokumentum: tervjavaslat

Ingatlanok. Szervezeti egység (épületek, vezetıje épülettartozékok ) Karbantartási terv, tervjavaslat

217/1998. (XII.30 Korm rend. Ámr.

Részletes karbantartási terv Jóváhagyott elıirányzati keretek alapján Éves keretek ellenırzése

Jegyzıkönyv, Gazdasági Fıigazgató értesítı levél Pénzügyi Szervezeti egység fedezetigazolás vezetıje

Jóváhagyott éves költségvetés, közbeszerzési terv

Pályázati Gazdasági Fıigazgató, felhívás közbeszerzésért felelıs közlönyben, vezetı vagy egyszerősített eljárással 3 ajánlat bekérése

1

folyamatos

--Karbantartási keretek 2 jóváhagyása Kötelezettségvállalás, 3 fedezetigény benyújtás a Gazdasági Hivatalhoz Fedezet rendelkezésre 4 állásának igazolása Pályázat kiírása

5

--217/1998. (XII.30 Korm rend. 249/2000. (XII.24.) Korm rend. Számviteli szabályzat Közbeszerzési Szabályzat, Kbt.

---

--Ellenjegyzett Gazdasági fıigazgató, fedezetigazolás közg. Csop. M.társa

---

--Gazd. osztályvezetı

---

---

--Gazd. osztályvezetı

---

-- - Fıkönyv elıirányzat

---

---

---

---

---

---

--Kötelezettség váll. nyilvántart.

---

1


Szolgáltatási kiadások ellenırzési nyomvonala S.



Pályázatok elbírálása Kbt,. Közbeszerzési Szabályzat Külföldi kiküldetés elszámolása



Ajánlatok alapján,

Jegyzıkönyv

Eredményhirdetési jegyzıkönyv alapján

Szerzıdés

6.

7.

Nyertes ajánlattevıvel szerzıdés megkötése

Felelıs Gazd.-i Fıig., közbeszerzési referens

Gazd.-i Fıig., Mőszaki osztályvezetı

--Szerzıdés szállítóhoz továbbítása a Gazd. osztályon a 9. szerzıdés nyilvántartásba vétele Szolgáltatás teljesítése

Iktatás, postázás

8.

---

10.

11.

12.

13.

Számla beérkezése és elızetes rögzítése Számla ellenırzése a Pénzügyi – Számviteli osztályon Átutalási megbízás elıkészítése

Átutalási megbízás 14. Kincstárhoz történı benyújtása Kincstár által megküldött átutalások teljesítésének 15. feldolgozása

--217/1998. (XII.30 Korm rend. 249/2000. (XII.24.) Korm rend. Számviteli szabályzat 217/1998. (XII.30 Korm rend. 249/2000. (XII.24.) Korm rend. Számviteli szabályzat 217/1998. (XII.30 Korm rend. 249/2000. (XII.24.) Korm rend. Számviteli szabályzat

---

--217/1998. (XII.30 Korm rend. 249/2000. (XII.24.) Korm rend. Számviteli szabályzat

----Ajánlat, megrendelés, átadás-átvételi szerzıdés alapján a jegyzıkönyv, teljesítés ellenırzése teljesítés igazolása Számla ellenırzése



Eljárástól függıen, közb.szabályzat alapján Eredményhirdeté st követı 8 napon belül

---

--Rektor

-----

-----

Szakmai teljesítés igazolására feljogosított személy

---

---

---

---

-----

-----

-----

---

---

---

---

--Pénzügyi ügyintézı

---

---

---

---

---

---

--Gazdasági Fıigazgató, Mőszaki Osztályvezetı

--Számla alapján

---

---

---

---

---

---

Megrendelés, szerzıdés szerint

Utalványrendele Gazd.osztály ügyintézıje, fizetési határidıt t vezetıje megelızıen

A számla alaki, tartalmi ellenırzése

Rögzített bizonylat

A feladattal megbízott személy

Fizetési határidın belül

Kifizetési bizonylatok

Átutalási megbízás


Fizetési határidın belül


Folyamatosan


Folyamatosan,na prakészen

--Átutalt számlák és számlakivonat alapján


Mőszaki osztályvezetı Kötelezettség-vállalás ügyintézı

---

Határidı

--Kiegyenlítési bizonylat

--kiadás könyvelése fıkönyvben ---


2


Felsıoktatási hallgatók pénzbeli juttatásainak tervezése és felhasználása ellenırzési nyomvonala S.


1.

Hallgatói elıirányzat kereteinek meghatározása

2.

Hallgatói elıirányzat felosztás

3/1.

Pénzügyi témaszám rendszer kilakítása, felhasználható keretek megnyitása

3/2.

Kifizetési jogcím-rendszer kilakítása

3/3.

Alárírásra, ellenjegyzésre jogosultak meghatározása

4/1.

Az egyes juttatásokról döntı szervezetek, egységek tájékoztatása

Az egyes juttatásokról döntı szervezetek, egységek 4/2. folyamatos tájékoztatása a felhasználható és a rendelkezésre álló keretekrıl

5.

Döntés az állandó kifizetésekrıl

6.

Döntés az egyszeri kifizetésekrıl

7.

Kifizetési listák feldolgozása, ellenırzése

8.

Számfejtés



Felelıs

Határidı



Létszámok, normatívák, elıirányzatok meghatározása

elıterjesztés

Gazdasági Osztály tervezéssel foglalkozó munkatársa


gazdasági fıig.

-

-

elıirányzat könyvelése

hallgatói elıirányzat felosztási és felhasználási javaslat

hallgatói elıirányzat felosztás

HÖK, Szenátus


gazdasági fıig.

-

-

-

szenátusi döntés

Keret felosztás



gazdasági fıig.

-

-

analitikus nyilvántartás kötelezettségvállalás nyilvántartása

szenátusi döntés

Kifizetési jogcímrendszer

Gazdasági Osztály munkatársa/vezetıje


gazdasági fıig.

-

-

-

Költségvetési tv., Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok

szenátusi döntés

Keretek felett rendelkezési/ellenır zési joggal rendelkezık listája



gazdasági fıig.

-

-

.

Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok

Keret felosztás

tájékoztató a megnyitott keretekrıl

Gazdasági Osztály tervezéssel, elıirányzat kezeléssel foglalkozó munkatársa


gazdasági fıig.

-

-

-


-

tájékoztató a felhasznált és még rendelkezésre álló keretekrıl


folyamatosan

gazdasági fıig.

-

-

-

Kifizetési lista

A döntésre jogosult szervezet, egység vezetıje

folyamatosan, de általában félévek vagy tanévek elején

Gazdasági Osztály munkatársa/vezetıj e

-

-

Kifizetési lista


folyamatosan


-

-

számfejtési állomány


folyamatosan

-

-

-

Utalási állomány, számfejtési összesítı


Jogszabályokban meghatározott idıpontokban

Jogszabályok (belsı, speciális) Költségvetési tv., Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok Költségvetési tv., Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok Költségvetési tv., Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok Költségvetési tv., Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok

Felsıoktatási tv., 51/2001, 51/2002. A döntéshez szükséges Korm. Rendeletek, intézményi személyi, tanulmányi hallgatói juttatási és térítési adatok, pályázatok szabályzatok Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. A döntéshez szükséges Korm. Rendeletek, intézményi személyi, tanulmányi hallgatói juttatási és térítési adatok, pályázatok szabályzatok intézményi hallgatói juttatási és Kifizetési lista térítési szabályzatok intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok

Számfejtési állomány

A döntésre jogosult vagy azt az ellenırzı szervezet kijelölt munkatársa A döntésre jogosult vagy azt az ellenırzı szervezet kijelölt munkatársa Gazdasági Osztály munkatársa/vezetıje Gazdasági Osztály vezetıje

gazdasági fıig.


banki utalás a analitikus nyilvántartás, hallgatók fıkönyvi könyvelés bankszáml ájára


Felsıoktatási hallgatók pénzbeli juttatásainak tervezése és felhasználása ellenırzési nyomvonala S.





Felelıs

Határidı



9.

Téves utalások kezelése


GIRO visszautalás

Kifizetési lista


folyamatosan


-

-


Keret felosztás



gazdasági fıig.

-

-


Kifizetési lista


folyamatosan



-

-

Átutalás/pénztári bizonylat


folyamatosan


Gazdasági Osztály Átutalás/pé analitikus nyilvántartás, munkatársa/vezetıj nztári fıkönyvi könyvelés e kifizetés

tájékoztató a felhasznált és a maradvány keretekrıl



gazdasági fıig.

Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. hallgatói elıirányzat Korm. Rendeletek, intézményi felosztási és hallgatói juttatási és térítési felhasználási javaslat szabályzatok Felsıoktatási tv., 51/2001, 51/2002. A döntéshez szükséges Döntés a nem ösztöndíj jellegő Korm. Rendeletek, intézményi személyi, tanulmányi 11. kifizetésekrıl hallgatói juttatási és térítési adatok, pályázatok szabályzatok A hallgatói elıirányzat terhére 10. fizethetı, nem ösztöndíj jellegő juttatások meghatározása

12.

Nem ösztöndíj jellegő kifizetések bonyolítása

13.

Hallgatói elıirányzat kereteinek év végi zárása

Felsıoktatási tv., 51/2001, 175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi Elszámolásra alkalmas hallgatói juttatási és térítési bizonylat szabályzatok, gazdálkodási szabályzat, számviteli politika Költségvetési tv., Felsıoktatási tv., 51/2001,175/2006. Korm. Rendeletek, intézményi hallgatói juttatási és térítési szabályzatok

Statisztikai létszámok meghatározása

-


-




Ss A tevékenység vagy feladat Jogszabályok (belsı, z. megnevezése speciális) SzMSz., Foglalkoztatási követelményrendszer, munkaköri leírás SzMSz., Foglalkoztatási követelményrendszer, munkaköri leírás SzMSz., TVSZ,Foglalkoztatási követelményrendszer, munkaköri leírás Útmutató szakdolg. kész.,TVSZ, Foglalkoztatási követelményrendszer, munkaköri leírás

Az oktatási tevékenység tanszéki feladatainak ellenırzési nyomvonal

Elıkészítı, koordináló, javaslat készítı

Keletkezı dokumentumok

Felelısök/kötelezettség vállaló

Határidı

Ellenırzés/ érvényesítés

Elık: tantárgyfelelısoktatók, koord.:tanszékvezetı,…oktató

tantárgyi programok, követelményrendszerek

tanszékvezetı, oktatók

félév kezdés elıtti hét elsı munkanapja

tanszékvezetı, tantárgyfelelıs oktató

tanszékvezetı, tantárgyfelelıs

jegyzetek, tanulási útmutató, e-learning -tananyagok

tantárgyfelelıs oktatók

folyamatos

tanszékvezetı, tantárgyfelelıs oktató


tantárgyi programok


félévenként

tanszékvezetı/szenátus

oktatók

szakdolgozat

Konzulesek, szakfelelısök

tanévi idıbeo.

intézetigazgató,tanszékve zetı,

1

Tantárgyi gyakorlatok vezetése, elıadások tartása

2

Tananyagfejlesztés, jegyzetírás

4

Tantárgyi programok kidolgozása, frissítése, korszerősítése

5

Szakdolgozatok konzultálása

6

TDK munka irányítása, dolgozatok konzultálása

TDK szabályzat, Foglalkoztatási követelményrendszere, munkaköri leírás

oktatók

TDK dolgozat

konzulensek

TDK Konferenciák elıtt, tanév idıbeo.

tanszékvezetı, Tudományos Diákköri Tanács elnöke

7

Egyéni megbízás alapján részvétel a záróvizsgák lebonyolításában

Okt. rektorh. utasítás, munkaköri leírás

intézetigazgatók, szakfelelısök

ZV. dokumentumai (jegyzıkönyvek stb.)

intézetigazgató, ZV bizottsági tagok, jegyzıkönyvvezetık

ZV idıpontja

Oktatási rektorhelyettes

9

Tantárgyak érdemjegyeinek megszerzése

SzMSz., TVSz, munkaköri leírás

tanszékvezetı, tárgyfelelıs oktató

vizsgajegyzıkönyvek, vizsgalapok

vizsgáztató oktatók

félévenként

tanszékvezetı, oktatási rektorhelyettes

10

Kapcsolattartás vállalatokkal, intézményekkel (szakképzési hozzájárulás)

Törvény, szakképzési hozzájárulással kapcsolatos körlevél,

intézetigazgatók, tanszékvezetı

szerzıdések

tanszékvezetı, oktatók

folyamatos

rektor

oktatók

utijelentések, publikációk

a kiküldetésben résztvevı oktató

esetenként

tud. és kutatási rektorhelyettes, intézetigazgató, tanszékvezetı

11

Foglalkoztatási Konferenciákon, tanulmányutakon való követelményrendszer, munkaköri részvétel leírás

12

Az oktatással, kutatással kapcsolatos pályázatok figyelése

Kutatási Szabályzat, munkaköri leírás

intézetigazgató, tanszékvezetı, Nk. Kapcs. És pály.iroda mtársa

pályázati kiírások

intézetigazgató, tanszékvezetı, oktatók, NK.i kapcs. És pály.ir.vez.

folyamatos

13

Közremőködés pályázatok elkészítésében

SzMSz., munkaköri leírás

oktatók, Nk.i. kapcs. És pály. Ir. Mtársa.

pályázati anyagok

a pályázatban résztvevık

folyamatos

Pályázat jellegétıl függıen, tud.és kutatási rektorh., gazdasági fıigazgató

oktatók

publikációk, kutatási jelentések

Tud. Rektor hely.témavezetı, kutatásban részvevı oktatók

szerzıdésben meghatározott

témavezetı, gazdasági igazgató

-

szerv.egységvez.

folyamatos

Okt. rektorh.

folyamatos

tanszékvezetı

14

Kutatómunka végzése a tanszék szakmai területéhez tartozó témában és az Kutatási szabályzat, munkaköri eredmények rendszeres publikálása, leírás (K+F tevékenység)

15

Kapcsolattartás a hallgatókkal

SzMsz., munkaköri leírás

oktatók, tanszéki admin.,

21

Vizsgáztatás megszervezése

SzMSz., TVSZ, tanévi idıbeosztás

FFTI., tantárgyfelelıs oktatók, THIH, kurzus oktatók

SzMSz., TVSz,

szakfelelıs, tárgyfelelıs oktatók

Szakmai (ipari) gyakorlatok programjának 23 kidolgozása Oktatási tevékenység 24 minıségbiztosítása

vizsgalapok, vizsgajegyzık., FFTI, tanszékvezetı, tárgyfelelıs jegyzetek,vizsgabeosztás oktatók tematika

szakfelelıs

folyamatos

intézetigazgató

szakfelelıs és a szakfelelıs int.igazgatója

alkalomszerően

okt.rektorhelyettes

szervezeti egységvezetı

folyamatos

fıtitkár, tanszékvezetı

szerv.egységvez.

folyamatos

okt.rektorhelyettes, fıtitkár

SzMSz., TVSz,

tanszékvezetı, tárgyfelelıs oktató

Min. ir. Kézikönyv

25

Általános ügyiratkezelés

SzMSz., Iratkezelési Szabályzat

tanszéki adminisztrátorok, tanulmányi ügyintézık, oktatók

iktatókönyv, iratkezelés nyilvántartás

26

Adatgyőjtés, adatfeldolgozás

munkaköri leírás

oktatók, tansz. ügyint.

Számítógépes adatbázis, tantervek, vizsgajegyzık.

Utalványozás Pénzügyi ellenjegyzés teljesítés

Könyv. megj., beszámolás, elszámolás

1


Ss A tevékenység vagy feladat Jogszabályok (belsı, z. megnevezése speciális)

Az oktatási tevékenység tanszéki feladatainak ellenırzési nyomvonal




Határidı


folyamatos

oktatási rektorhelyettes, tanszékvezetı

folyamatos

okt.rektorh., rektor

28

Neptun Tanulmányi Rendszer- ben adatok rögzítése

TVSz., Rektori, Rektorhelyettesi Utasítások, munkaköri leírás

oktatási rektorhelyettes, tanszékvezetı, oktatók, THIH

tantervek, órarendek vizsgalapok

tanszékvezetı, oktatók, tanszéki ügyintézı

29

Hallgatói nyilvántartások vezetése

törvény, korm. rendelet,

tanszékvezetık,oktatók,

hallgatói névsorok

szerv.egységvez.

30

Mintatanterv készítése

Korm.rendelet, TVSz

31

Mintatanterv készítése a Neptunban

TVSz

32

Mintatanterv karbantartása a Neptunban

TVSz

intézetigazgató, szakfelelıs,

mintatanterv

szakfelelıs, tantárgyfelelısök, tanszéki Neptun rendszer alapú adminisztrátor mintatanterv (elektronikus) szakfelelıs, tanszéki adminisztrátor

mintatanterv

szakfelelıs, int.ig.

szakfelelıs, tanszékvezetı

tanévkezdést megelızıen legfeljebb 4 hónap tanévkezdést megelızıen legfeljebb 4 hónap

oktatási rektorhelyettes

félévkezdést megelızıen legfeljebb 4 hónap

oktatási rektorhelyettes oktatási rektorhelyettes, szakfelelıs, tanszékvezetı Rektor

33

Tanszéki modulok karbantartása a Neptunban

TVSz

tanszékvezetı, tantárgyfelelıs, tanszéki adminisztrátor

Neptun adatbázis

szakfelelıs, tanszékvezetı, tantárgyfelelıs

34

Szakindítási kérelem elkészítéséhez dokumentumok elkészítése

Törvény, rendeletek, MAB és OKM elıírás szerint

intézetigazgató, szakfelelıs

szakindítási kérelem

Intézetigazgató, szakfelelıs,

Szakindítás esetén


Oktatási rektorhelyettes, Oktatási Biz., Szenátus

szakfelelıs, tanszékvezetı

félév kezdést megelızı hét elsı munkanapja


Rektor

2


S.

A tevékenység vagy feladat Jogszabályok (belsı, megnevezése speciális)

Az oktatás szervezés ellenırzési nyomvonal

Elıkészítés ill. az egyes feladatok tartalmi leírása

Könyvvezetésbe n való Ellenırzés/érvén Utalványozás/ Pénzügyi megjelenítés, yesítés ellenjegyzés teljesítés beszámolás, elszámolás



Határidı

Jelentések, beszámolók, tényfeltáró dokumentum

intézetigazgatók

Folyamatos


Folyamatos

rektor

Oktatásszervezés Elıkészítı: intézetigazgatók, Feln.k.és Tanagf.int.ig. Koordínáló: oktatási rektorhelyettes Végrehajtó: intézetigazgató,Feln.k. és Tanagf.int.ig.

1.

Képzési igény felmérése

Belsı ügyrend

2.

Hallgatói életút követési rendszer fejlesztése

törvény, SZMSZ

3.

Beiskolázási tevékenység fejlesztése

Belsı ügyrend

4.

Az oktatás, adminisztráció és oktatásszervezés internet alapú továbbfejlesztése

Belsı ügyrendek, ügyviteli utasítások

5.

Felnıttképzési, rövididejő továbbképzési programok indítása

Törvények, rendeletek

6.

A munkafolyamatok teljeskörő szabályozása, ügyrendek


Elıkészítı: intézetigazgatók Koordínáló: oktatási rektorhelyettes Végrehajtó: tanszékvezetık

7.

A szervezet rugalmas formálása a környezeti igényeknek megfelelıen



8.

Szervezet stabilizálása

9.

Arányos dolgozó terheléseket lehetıvé tevı szervezeti és mőködési szabályok

Elıkészítı: intézetigazgatók Szervezeti és Mőködési Koordínáló: oktatási rektorhelyettes szabályzat, Belsı ügyrendek, Végrehajtó: tanszékvezetık ügyviteli utasítások

11.

Feladatok mennyiségével és minıségével szinkronban levı személyi, tárgyi, érdekeltségi és szervezeti feltételek átalakítása

Elıkészítı: intézetigazgatók Szervezeti és Mőködési Koordínáló: oktatási rektorhelyettes szabályzat, Belsı ügyrendek, Végrehajtó: tanszékvezetık ügyviteli utasítások

12.

Külföldi tanulmányutak

Elıkészítı, Koordináló, Végrehajtó: karrieriroda : Elıkészítı: beiskolázási szakreferens, PR menedzser Koordínáló: oktatási rektorhelyettes Végrehajtó: felv.szakügyint., PR menedzser Elıkészítı: THIH, Feln.k. és Tanag.f.int.ig. Koordínáló: oktatási rektorhelyettes Végrehajtó: THIH, Feln.k. és Tanag.f.int.ig. Elıkészítı: Feln.k. és Tanagf.int.ig. Koordínáló: oktatási rektorhelyettes Végrehajtó: Feln.k. és Tanagf.int.ig.

hallgatói életút nyomonkövetési adatbázis

Reklámanyagok,Jelentések, beszámolók


Folyamatos

rektor

elektronikus hozzáférési lehetıségek

THIH vezetı, Feln.k. és Tanagf.int.ig.

Folyamatos


Képzési Programok, akkreditációs engedélyek,FRKP határozat

Feln.k. és Tanagf. Int.ig.

Folyamatos


Ügyrendek, Ügyviteli utasítások

intézetigazgatók

Folyamatos


Jelentések, Tanulmányok, Szervezeti és Mőködési Szabályzat

intézetigazgatók

Folyamatos


intézetigazgatók

Folyamatos


Jelentések, Tanulmányok, Szervezeti és Mőködési Szabályzat

intézetigazgatók

Folyamatos


Jelentések, Tanulmányok

intézetigazgatók

Folyamatos



intézetigazgatók

Folyamatos

tudományos rektorhelyettes


fogl.köv.rendszer

Elıkészítı: intézetigazgatók Koordínáló: tudományos rektorhelyettes Végrehajtó: intézetigazgató

THIH vez.


S.

A tevékenység vagy feladat Jogszabályok (belsı, megnevezése speciális)

13.

Pályázatokban való részvétel

14.

Neptun rendszer fejlesztés

15.

Külsı-belsı kommunikáció fejlesztése

16.

Megfelelı munkakörülmények biztosítása

Pályázati szabályzat

Az oktatás szervezés ellenırzési nyomvonal

Elıkészítés ill. az egyes feladatok tartalmi leírása Elıkészítı: intézetigazgatók, Nk.i kapcs. és pály. Ir. Koordínáló: tudományos rektorhelyettes Végrehajtó: intézetigazgató, tanszékvezetık, Nk.i kapcs. és pály. Ir.

Elıkészítı: rendszeradmin. Koordínáló: THIH vezetı Végrehajtó:SDA Stúdió Kft. Elıkészítı: szerv.egység vez. Szervezeti és Mőködési Koordínáló: oktatási rektorhelyettes szabályzat, Belsı ügyrendek, Végrehajtó: alkalmazottak ügyviteli utasítások törvények, rendeletek, belsı szabályzat

Elıkészítı: intézetigazgatók munkavédelmi törvény, SZMSZ, Koordínáló: oktatási rektorhelyettes mvéd. szab., balesetmegelız. Végrehajtó: tanszékvezetık szab.

Könyvvezetésbe n való Ellenırzés/érvén Utalványozás/ Pénzügyi megjelenítés, yesítés ellenjegyzés teljesítés beszámolás, elszámolás



Határidı

Pályázati anyag

intézetigazgatók

Folyamatos

tudományos rektorhelyettes

Neptun adatbázis

THIH vezetı

Folyamatos


Jelentések, Tanulmányok, Kommunikációs terv

HR igazgató, ISZK igazgató, PR menedzser, Min.ir. Ir.vez.

Folyamatos

rektor


szervezeti egységvezetık

Folyamatos

rektor

Neptun adatbázis

THIH vezetı

felvételi döntés idıpontja


THIH vezetı

félév megkezdése elıtt

oktatási rektorhelyettes oktatási rektorhelyettes oktatási rektorhelyettes

Hallgatói nyilvántartás 1

2

3

Felvettek névsora

Beiratkoztatás, teljes hallgatói névsor

bejelentkezés, aktív hallgatói névsor

4

törzskönyv, törzslap

5

egyéb kötelezı nyilvántartások( oklevél, oklevélmelléklet,)

törvény, korm. rend., TVSZ

Elıkészítı: THIHvezetı Végrehajtó: felvételi ügyintézı


Elıkészítı: THIHvezetı Végrehajtó: THIH elıadó



Neptun adatbázis

THIH vezetı

Az aktuális félév regisztrációs hete.



tözskönyv, törzslap

THIH vezetı

A vizsgaidıszakot követı félév vége



oklevélnyilvántartó könyv, oklevélmellékelet nyilvántartó könyv

THIH vezetı

oklevél átadás napja

iratkozási lap , neptun adatbázis


Hallgatói tanácsadás 1

A képzésekkel kapcsolatos tanácsadás, tájékoztatás

törvény, korm. rend., felvételi szabályzat

2

Felvételi tájékoztató


4

Karrier tanácsadás


Elıkészítı: oktatásirektor-helyettes, végrehajtó:THIH, diáktanácsadó, karrieriroda

A tevékenységrıl Írásbeli beszámoló

Elıkészítı: oktatásirektor-helyettes, végrehajtófelvételi ügyintézı Elıkészítı: oktatásirektor-helyettes, végrehajtó: karrieriroda

A tevékenységrıl Írásbeli beszámoló A tevékenységrıl Írásbeli beszámoló

THIH vezetı

Folyamatos

THIH vezetı

Folyamatos


THIH vezetı

Folyamatos



3/3. sz. melléklet


A felnıttképzés ellenırzési nyomvonala

S.

A tevékenység vagy feladat megnevezése

Jogszabályok, dokumentumok (belsı, speciális)



hirdetés szövege

Elıkészítı, Koordináló: szakfelelıs Végrehajtó: ügyintézı

internetes, újságban megjelenı hirdetések Jelentkezési lapok, nyilvántartások


Határidı

intézetigazgató

Folyamatosan

ügyintézı

Értelemszerően

intézetigazgató

Értelemszerően


Utalványozás/ ellenjegyzés


Könyvvezetésben való megjelenítés, beszámolás, elszámolás

GH

Könyvvezetésben megjelenik

Képzés szervezés 1.

Hirdetés

Jelentkezési lapok, ezek 2. Jelentkezések bonyolítása nyilvántartása

ügyintézı Jelentkezık létszáma alapján teremfoglalás, tananyagok biztosítása Koordináló: intézetigazgató Végrehajtó: ügyintézık Órarendek összeállítása, egyeztetés az oktatókkal Koordináló: szakfelelıs Végrehajtó: ügyintézık

3.

Tanfolyamszervezés, tárgyi feltételek biztosítása

Akkreditált tantervi elıírások

4.

Személyi feltételek biztosítása

Akkreditált tantervi elıírások

5.

Személyi feltételek biztosítása II.

Szerzıdések belsı formátum szerint

Szerzıdéskötés az óraadókkal

Szerzıdések

oszt.vezetı oktatási rektorhelyettes

Tanfolyam kezdése elıtt

Tanfolyam indítása

Képzési szerzıdések, befizetés dokumentumai, SZJA, felnıttképzési, közoktatási, szakképzési törvény törvény

Létszámellenırzés, képzési szerzıdések megkötése, befizetések ellenırzése, nyilatkozatok kérése a befizetések elszámolásáról Felelıs: ügyintézı

Képzési szerzıdés, befizetést igazoló dokumentum, nyilatkozat az elszámolásról

intézetigazgató

Tanfolyam kezdés

A tanfolyam adminisztrálása Felelıs: ügyintézı Végrehajtó: ügyintézı, oktatók

Adóigazolás, számlák, egyéb elszámolások, haladási naplók, jelenléti ívek

6.

7.

Tanfolyammal kapcsolatos Felnıttképzési törvény, dokumentációk vezetése SZJA törvény

Beszerzett tankönyvek

Tanfolyam kezdése elıtt

Órarendek

Tanfolyam pénzügyi elszámolása

Kimutatás

A kimutatások kitöltése Felelıs: ügyintézı

Kimutatások

intézetigazgató

Vizsgára jelentés

Szakképzési Törvény, Vonatkozó jogszabályok

A vizsgázók bejelentése az illetékes szakhatóságok (NSZI, Iparkamara) felé, kapcsolatfelvétel a vizsgabizottság tagjaival és a vizsgát segítıkkel, vizsgadíjak befizettetése Felelıs: szakfelelısVégrehajtó: Képzést folytató Intézet

Jeletések, vizsgadíj befizetést igazoló bizonylatok

intézetigazgató

10.

Vizsga szervezése

Szakmai és vizsgakövetelmények (NSZI), Szakképzési Törvény Vizsgaszervezésre vonatkozó szabályozás

Szerzıdések, törzskönyvek, vizsgalapok, bizonyítványok, kimutatások

intézetigazgató oktatási rektorhelyettes

A vizsga napja

11.

Tanfolyam zárása

Vonatkozó jogszabályok

A törvényekben elıírt továbbítandó dokumentumok, jelentések

intézetigazgató

Vizsga után 5 munkanap.

8.

9.

Vizsgák megszervezése: teremfoglalás, tanárok megbízása, elnökök, kamarai tagok megbízása, adminisztráció. Felelıs: Intézetigazgatók Végrehajtó: Intézeti adminisztrátorok, tanárok, elnök, kamarai megbízott Törzskönyvek, jegyzıkönyvek elkészítése, szakhatósághoz való eljuttatása egységcsomag formájában Felelıs: szakfelelıs Végrehajtó: Intézetek

intézetigazgató

intézetigazgató

Bérszámfejtésben megjelenik

Könyvvezetésben megjelenik

intézetigazgató

Bérszámfejtésben megjelenik

Oktatás pályázati tevékenység

1.

Pályázati felhívások figyelése

Internet, Közlöny, pályázatfigyelı hírlevelek + OKÉV lista, Fıiskola képzési profilja

Elıkészítı: Nk.-i kapcsolatok és pályázati iroda munkatársai, Koordináló: intézetigazgatók Végrehajtó: szakfelelısök

-

intézetigazgató

Folyamatos

-

-

-

-

2.

Pályázat elkészítése

OKÉV lista, Fıiskola profilja, pályázati kiírás

Elıkészítı: szakfelelısök Végrehajtó: Nk-i kapcsolatok és pályázati iroda munkatársai

Pályázat

intézetigazgató

Felhívás szerint

Rektor

-

-

-

Elıkészítı: szakfelelısök Végrehajtó: Nk-i kapcsolatok és pályázati iroda munkatársai

Igazolások, nyilatkozatok, stb.

intézetigazgató

Felhívás szerint

-

-

-

-

3.

Pályázati felhívás szerinti Pl. adóigazolás, dokumentumok inkasszó, számlaszámok, beszerzése nyilatkozatok, stb.

3/3. sz. melléklet


A felnıttképzés ellenırzési nyomvonala

S.


Jogszabályok, dokumentumok (belsı, speciális)




Határidı


Utalványozás/ ellenjegyzés

4.

Pályázat benyújtása

-

Pályázat benyújtása

-

intézetigazgató

Közlönyben közzétett

Rektor

Cégszerő aláírásra jogosultak


Könyvvezetésben való megjelenítés, beszámolás, elszámolás

3/4. sz. melléklet


Központi szervezeti egységek ellenırzési nyomvonala

A tevékenység vagy feladat Jogszabályok (belsı, Elıkészítés ill. az egyes feladatok S. megnevezése speciális) tartalmi leírása


Felelısök/kötelezett ség vállaló

Határidı

Könyvvezetésben Ellenırzés/érvé Utalványozás/e Pénzügyi való megjelenítés, nyesítés llenjegyzés teljesítés beszámolás, elszámolás

Fıtitkár tevékenységei

1.

Jogszerő mőködés biztosítása

Koherens, ellentmondásmentes és 2. teljes körő belsı szabályozás kialakítása.

3.

Szenátus üléseinek elıkészítése és lebonyolítása

Magyar Közlöny Oktatási Közlöny jogszabálytár

Elıkészítı: igazgatási elıadók Koordinátor: fıtitkár Végrehajtó: igazgatási elıadó, fıtitkár, ügyintézı

jogszabálymásolatok

fıtitkár, igazgatási elıadók

folyamatos

fıtitkár

Ftv., Kjt., egyéb

Elıkészítı: igazgatási elıadók Koordinátor: fıtitkár Végrehajtó: igazgatási elıadó, ügyintézı

belsı szabályzatok

fıtitkár, igazgatási elıadók

folyamatos

fıtitkár

Ftv., SZMSZ, egyéb

Elıkészítı: igazgatási elıadó, ügyintézı Koordinátor: fıtitkár Végrehajtó: ügyintézı

határozatok (tájékozktató) jegyzıkönyv

fıtitkár

folyamatos

fıtitkár

Elıkészítés, koordinálás, végrehajtás: titkárságvezetı

levelek, utasítások, jegyzıkönyvek, feljegyzések, emlékeztetık, beszámolók

Felelıs: titkárságvezetı

folyamatos

Ellenırzés: rektori beszámoltatás

Rektori Hivatal tevékenységei A fıiskola rektori, oktatási rektorhelyetteli, SzMSz, iratkezelési tudományos szab. egyéb 4. rektorhelyettesi szabályzat, Rektori vezetésével kapcsolatos utasítások szervezés, levelezés lebonyolítása

5.

Rektori Tanács üléseinek elıkészítése, lebonyolítása

Ftv.; SzMSz

elıterjesztések alapján napirendek összeállítása, meghívók küldése, emlékeztetı összeállítása

tanácsülési emlékeztetı


folyamatos

Rektor

6.

Rendezvények és protokolláris találkozók megszervezése, lebonyolítása

belsı szabályozás

Elıkészítı, koordináló: titkárságvezetı végrehajtó: rendezvényszervezı

feljegyzések, meghívók, bonyolítási forgatókönyvek


folyamatos

Ellenırzés: rektori beszámoltatás


A kutatás-fejlesztés ellenırzési nyomvonala

S.





Felelısök/ kötelezettség vállaló

Határidı

Könyvvezetésben Ellenırzés/érvé Utalványozás/ Pénzügyi való megjelenítés, nyesítés ellenjegyzés teljesítés beszámolás, elszámolás

Kutatómunkák szervezése, koordinációja 1. Kutatási megbízás elnyerése

_

Koordináló: igazgató Végrehajtó: igazgató

Alvállalkozói v. megbízási szerzıdés

igazgató

_

igazgató

rektor

_

_

2. Kutatási menetrend kialakítása

_

Elıkészítı: ügyvivı szakértı Koordináló: igazgató Végrehajtó: KFI munkaátrsak

Kutatás tartalmi vázlata

igazgató

_

igazgató

_

_

_

Találkozók, szakmai megbeszélések

_

Elıkészítı: KFI munkaátrsak Koordináló: igazgató Jegyzıkönyv Végrehajtó: igazgató, ügyvivı szakértı

igazgató

Kutatási menetrend szerint

igazgató

_

_

_

4. Kutatómunka végzése

SZMSZ, Tudományos kutatási szabályzat

Kutatási dokumentáció, kérdıívek

igazgató


igazgató

_

_

_

5. Kiadott kutatások koordinációja


Kutatási dokumentáció, kérdıívek

igazgató


igazgató

_

_

_

3.

Elıkészítı: igazgató Koordináló: igazgató Végrehajtó: KFI munkatársak Elıkészítı: igazgató Koordináló: igazgató Végrehajtó: KFI munkatársak

6.

Kutatási részfeladatok teljesítése


Elıkészítı: igazgató Koordináló: igazgató Végrehajtó: KFI munkatársak

Kutatási dokumentáció az elkészült feladatokról Közbensı elszámolás

igazgató


igazgató

_

_

_

7.

Tanulmány, publikáció elkészítésee


Elıkészítı: ügyintézı Koordináló: igazgató Végrehajtó: KFI munkatársak

Tanulmány, publikáció

igazgató


igazgató

_

_

_

igazgató


igazgató

rektor, gazdasági igazgató

_

Elszámolás

8. Kutatás lezárása, elszámolása

Gazdálkodási, számviteli Elıkészítı: igazgató szabályzat, tudományos Koordináló: igazgató Kutatási jelentés, elszámolás kutatási szabályzat Végrehajtó: igazgató, ügyvivı szakértı

1


A kutatás-fejlesztés ellenırzési nyomvonala

S.





Könyvvezetésben Ellenırzés/érvé Utalványozás/ Pénzügyi való megjelenítés, nyesítés ellenjegyzés teljesítés beszámolás, elszámolás

Felelısök/ kötelezettség vállaló

Határidı

igazgató

folyamatos

igazgató

_

_

_

Pályázatok elkészítése 1. Pályázati felhívások figyelése

Korm. Rendeletek, pályázati felhívások

Pályázatok tartalmi elemeinek kidolgozása

Pályázati útmutató

Kutatási terv, Elıkészítı: megvalósíthatósági tanulmány, Koordináló:igazgató pályázati formanyomtatvány, Végrehajtó:igazgató, ügyvivı szakértı pályázati költségvetés

igazgató

belsı ütemterv szerint

igazgató

_

_

_

_

Koordináló:igazgató Együttmőködési megállapodás Végrehajtó:igazgató, ügyvivı szakértı

igazgató


igazgató

rektor

_

_

igazgató


igazgató


_

_

Koordináló:igazgató Pályázati csomag Végrehajtó:ügyvivı szakértı, ügyintézı Tértivevény

igazgató

Pályázat benyújtási határideje elıtt

igazgató

rektor

_

_

Koordináló:igazgató Végrehajtó: KFI munkatársak

igazgató

Támogatási szerzıdésben rögzítettek szerint

igazgató

rektor

_

Pojektdokumentác ió

igazgató

Projekt ütemterv szerint

igazgató

_

_

Pojektdokumentác ió

2.

Belsı és külsı 3. együttmőködések megszervezése Mellékletek, csatolandó 4. dokumentumok beszerzése, pályázat összeállítása 5. Pályázat benyújtása

Koordináló:igazgató Végrehajtó:KFI munkatársak

Aktuális pályázati lista

Elıkészítı: ügyvivı szakértı SZMSZ, gazdálkodási, Koordináló:igazgató Igazolások, nyilatkozatok stb. számviteli szabályzat Végrehajtó:ügyvivı szakértı, ügyintézı Pályázati útmutató

6. Projekt kezdete

Támogatási szerzıdés

7. Feladatok elvégzése

Elıkészítı: igazgató Létrejött kutatási eredmény, Támogatási szerzıdés Koordináló: igazgató tanulmány stb.a projekt jellegétıl Végrehajtó: KFI munkatársak, oktatók függıen

Elırehaladási jelentések, 8. közbensı elszámolások elkészítése

9. Projekt lezárása, elszámolás

Támogatási szerzıdés

Elıkészítı: ügyvivı szakértı Gazdálkodási, számviteli Koordináló: igazgató szabályzat, támogatási Végrehajtó: KFI munkatársak, szerzıdés Gazdasági Igazgatóság

Elırehaladási jelentés, elszámolás

igazgató

Mérföldkövenként

igazgató


Elıkészítı: ügyvivı szakértı Támogatási szerzıdés Koordináló:igazgató Végrehajtó:KFI munkatársak

Projekt lezáró jelentés

igazgató

Támogatási szerzıdésben rögzítettek szerint

igazgató

_

Támogatá si Beszámolás,elszá szerzıdés molás az Irányító ben Hatóság felé meghatár ozva Támogatá si szerzıdés Pojektdokumentác ben ió meghatár ozva

*Megjegyzés:

2


Az Informatikai Szolgáltató Központ ellenırzési nyomvonal

Ss A tevékenység vagy feladat Jogszabályok (belsı, z. megnevezése speciális) 1

Informatikai rendszerüzemeltetés – vírusvédelmi tevékenység

Informatikai szabályzat

2

Informatikai rendszerüzemeltetés – biztonsági Informatikai biztonsági szabályzat ellenırzés




Határidı



Elıkészítı::Informatikai-szolgáltatás igazgató, Koordináló: Fıtitkár, Végrehajtó: vírusvédelmi rendszergazdák

ISZK munkalap

Felelıs: Informatikai-szolgáltatás igazgató Kötelezettség-vállaló: Informatikaiszolgáltatás igazgató

Folyamatos

Ellenırzés: rendszergazdák, Érvényesítés: Informatikaiszolgáltatás igazgató

Utalványozás: nincs, Ellenjegyzés: nincs

nincs

Könyv.megj.: nincs, Beszámolás: a Rektrornak

Elıkészítı::Informatikai-szolgáltatás igazgató

Informatikai biztonsági napló

Felelıs:Informatikai-szolgáltatás igazgató

Folyamatos

Ellenırzés: hálózati és user support rendszergazdák

Utalványozás: nincs

nincs

Könyv.megj.: nincs

Érvényesítés: Informatikaiszolgáltatás igazgató

Ellenjegyzés: nincs

Napi rendszersséggel, operatív, Folyamatos

Ellenırzés: hálózati rendszermérnökök




Folyamatos

Ellenırzés: hálózati rendszergazda




Ellenırzés: user support, rendszergazdák




Koordináló: Fıtitkár

Kötelezettség-vállaló: Informatikaiszolgáltatás igazgató

Beszámolás: a Rektornak

Végrehajtó: hálózati és user support rendszergazdák 3

Informatikai rendszerüzemeltetés – elektronikus levelezés



Elszámolás: nincs Elektronikus levelezési napló (elektronikus)


Felelıs: Informatikai-szolgáltatás igazgató Kötelezettség-vállaló:Informatikaiszolgáltatás igazgató

nincs

Informatikai rendszerüzemeltetés – hálózatüzemeltetés

Informatikai szabályzat Az NIIF Program Felhasználói Szabályzata


Elszámolás: nincs Hálózatügyeleti napló


Felelıs:Informatikai-szolgáltatás igazgató Kötelezettség-vállaló:Informatikaiszolgáltatás igazgató

nincs

Munkaállomások üzemeltetése


Elıkészítı:Informatikai-szolgáltatás igazgató

Elszámolás: nincs ISZK munkalap


Felelıs: Informatikai-szolgáltatás igazgató

Folyamatos

Kötelezettség-vállaló: Informatikaiszolgáltatás igazgató

nincs

7

Pénzügyi/gazdasági adminisztráció rendszerüzemeltetés

Tanulmányi adminisztráció rendszerüzemeltetés

Számviteli törvény, számlarend, Informatikai biztonsági szabályzat, Gazdasági és hallgatói adminisztrációs rendszer üzemeltetési szabályzat

Tanulmányi és vizsgaszabályzat, Informatikai biztonsági szabályzat, Gazdasági és hallgatói adminisztrációs rendszer üzemeltetési szabályzat


Elszámolás: nincs TüSZ üzemeltetési napló


Felelıs: Informatikai-szolgáltatás igazgató Kötelezettség-vállaló:Informatikaiszolgáltatás igazgató


Végrehajtó: TüSZrendszergazda Elıkészítı::Informatikai-szolgáltatás igazgató Koordináló: Fıtitkár Végrehajtó: Neptun rendszergazda

Könyv.megj.: nincs Beszámolás: a Rektornak

Végrehajtó: user support rendszergazdák 6


Végrehajtó: hálózati rendszergazda 5


Végrehajtó: hálózati rendszergazda 4


Neptun üzemeltetési napló

Felelıs:Informatikai-szolgáltatás igazgató Kötelezettség-vállaló:Informatikaiszolgáltatás igazgató


Ellenırzés: TüSZ rendszergazda

Könyv.megj.: nincs

Érvényesítés: Gazdasági fıigazgató

Beszámolás: a Rektornak


Elszámolás: nincs

Ellenırzés: Neptun rendszergazda


Érvényesítés: THIH vezetı



nincs

Könyv.megj.: nincs Beszámolás: a Rektornak Elszámolás: nincs

4. sz. melléklet ……………………………… (szervezeti egység)

Kockázatfelmérés a kockázat

S.

Célkitőzés (terv)

a 1

b

megnevezése c

bekövetkezésének hatása az intézvalószínősége ményre (Alacsony, Közepes, (Alacsony, KözeMagas) pes, Magas) d

e

2 3 4 5 6

Dunaújváros, 2006. Készítette: ……………………………………….. (név, beosztás)

5. sz. melléklet

Kockázatok csoportosítása KÜLSİ KOCKÁZATOK Infrastrukturális

Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális mőködést.

Gazdasági

Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre.

Jogi és szabályozási

A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelı megkötéseket tartalmazhatnak.

Környezetvédelmi

A környezetvédelmi megszorítások a szervezet mőködési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitőzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklıdését vagy kiválthat politikai reakciót. Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tőz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat.

Politikai Piaci Elemi csapások

PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési Csalás vagy lopás Biztosítási Tıke beruházási Felelısségvállalási

A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenırizhetı közvetlenül. Eszközvesztés. A források nem elegendıek a kívánt megelızı intézkedésre. Nem lehet a megfelelı biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Nem megfelelı beruházási döntések meghozatala. A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni.

TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Mőködés-stratégiai

Nem megfelelı stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül.

Mőködési

Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitőzések. A célok csak részben valósulnak meg. A döntéshozatalhoz nem megfelelı információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történõ átadása. A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet mőködését.

Információs Hírnév Kockázat-átviteli Technológiai Projekt Újítási

A megfelelı elızetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekttervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidıre. Elmulasztott újítási lehetıségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelı elemzése nélkül.

EMBERI ERİFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti

A hatékony mőködést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelı képesítéső személyi állomány hiánya.

Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem Egészség és biztonsági tudják teljesíteni feladataikat.

6. sz. melléklet

Kockázat-nyilvántartó őrlap

S.

1

Kockázati esemény megnevezése

A kockázat által érintett tevékenység megnevezése

A kockázat által Kockázati érintett tevéérték kenység felelıse

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

1 2 . n Kockázati esemény átlagos kockázati értéke3)

n

-


.

A kockázatkeze- A kockázat kezelés révén elkerült lésére tett intézkár, negatív kökedés 1) vetkezmény költségvonzata2)


2

A kockázat kezelésére tett intézkedés

1 2 . n

Kockázati esemény átlagos kockázati értéke3) Megjegyzés: 1) Amennyiben lehetséges, számszerősítve, ezer forintban. Eltérı esetben szövegesen. 2) Amennyiben lehetséges számszerősítve, ezer forintban. 3) Adott kockázati eseménynek az egyes tevékenységeknél jellemzı egyedi kockázati értékeinek számtani átlaga

7. sz. melléklet

Jogszabályi háttér a szabálytalanságok kezeléshez:

− az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény; (Áht.) − az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; (Ámr.) − a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet; − a Büntetı Törvénykönyvrıl szóló 1978. évi IV. törvény; (Btk.) − a büntetıeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény; (Be.) − a szabálysértésekrıl szóló 199. évi LXIX. Törvény; (Sztv) − a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény; (Ptk.) − a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény;(Pp.) − a Munka Törvénykönyvérıl szóló 1992. évi XXII. törvény; (Mt) − a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény; (Kjt.) − az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet

Folyamatábra a szabálytalanságok kezeléséhez

SZABÁLYTALANSÁG észlelés

EGYSÉG VEZETİ

BELSİ ELLENİR jelentés

értesítés

DOLGOZÓ

KÜLSİ ELLENİRZÉS

A VEZETİ ÉRINTETTSÉGE ESETÉN

REKTOR

ellenıri jelentés

értesítés

értesítés

értesítés

ellenıri jelentés

értesítés

FELSİ VEZETİ

A REKTOR ÉRINTETTSÉGE ESETÉN

INTÉZKEDÉS (nyilvántartás)

8. sz. melléklet

OKTATÁSI és KULTURÁLIS MINISZTÉRIUM

A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELİZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETİI ELLENİRZÉSI (FEUVE) RENDSZER SZABÁLYZATA Dunaújváros DUNAÚJVÁROSI FİISKOLA

Recommend Documents