II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár
A folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (FEUVE) szabályzata
Jóváhagyta: -…………………………………..…………….. Jóváhagyás idıpontja: 2005. december
Tartalom Bevezetés
3
I. Folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésre vonatkozó általános szabályok
4
II. A FEUVE rendszer és a szabályozottság
7
III. A FEUVE rendszer és a szabályosság
9
IV. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság
11
V. A FEUVE rendszer és a hatékonyság
13
VI. A FEUVE rendszer és az eredményesség
15
VII. Ellenırzési nyomvonal
17
VIII. Kockázatkezelés
18
IX. Mellékletek
19
1. számú melléklet: A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 2. számú melléklet: A szabályzatok listája és felülvizsgálati rendje 3. számú melléklet A megfelelı szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája 4. számú melléklet A kockázatkezelési szabályzat
20 21
2
Bevezetés 1. Szabályzatkészítési kötelezettség A II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár FEUVE szabályzatának kidolgozására - az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdése, valamint - az Államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/A. §-a, továbbá - a Pénzügyminisztérium költségvetési ellenırzéssel kapcsolatban közzétett módszertani útmutatói, illetve ajánlásai figyelembevételével került sor. 2. A szabályzat hatálya A szabályzat a Megyei Könyvtár, mint költségvetési szerv folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésére terjed ki, a szabályzat borítóján megjelölt idıponttól. 3. A szabályzat és az SZMSZ A szabályzat szerves részét képezı egyes dokumentumok e szabályzathoz tartozóan, de a hivatkozott jogszabályok alapján az SZMSZ- ben kerülnek rögzítésre. Az SZMSZ Költségvetési ellenırzés címő mellékletében kerül meghatározásra: - a szabálytalanságok kezelésének szabályzata, - az ellenırzési nyomvonalra vonatkozó részletes elıírások, valamint - az ellenırzési nyomvonal.
3
I. Folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésre vonatkozó általános szabályok A folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésre vonatkozó szabályokat az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdése, valamint az Államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/A. §-a határozza meg. 1. A FEUVE fogalma Folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (a továbbiakban: FEUVE) az Áht. 121. §-ában meghatározott ellenırzés. A FEUVE a szervezeten belül a gazdálkodásért felelıs szervezeti egység által folytatott elsı szintő pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer. 2. A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok tartalma A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerzıdések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) az elızetes és utólagos pénzügyi ellenırzést, a pénzügyi döntések szabályszerőségi és szabályozottsági szempontból történı jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelı könyvvezetés és beszámolás). 3. A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok ellátásának megszervezése A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatoknak, tevékenységnek a szervezeten belüli, feladatköri elkülönítését – az Áht. 121. § (2) bekezdésben meghatározott elıírás érdekében - az 1. számú melléklet biztosítja. 4. A FEUVE rendszer A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon - elveket, - eljárásokat és - belsı szabályzatokat,
5
melyek alapján a Megyei Könyvtár érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló elıirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal, valamint a szakmai munkával való - szabályszerő, - gazdaságos, - hatékony és - eredményes gazdálkodás követelményeit. 5. A II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár Igazgatójának felelıssége a FEUVE rendszerrel kapcsolatban
A II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár Igazgatója köteles - olyan szabályzatokat kiadni, - olyan folyamatokat kialakítani és mőködtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerő, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár Igazgatója köteles - kialakítani, - mőködtetni és - fejleszteni a FEUVE rendszerét. A FEUVE rendszer kialakításánál, mőködtetésénél, valamint fejlesztésénél a Megyei Könyvtár Igazgatójának figyelembe kell venni: - a könyvtár gazdálkodásának folyamatait, így - a tervezési, - a végrehajtási, - a beszámolási tevékenység feladatait, valamint - a könyvtár egyéb sajátosságait. A II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár Igazgatója köteles meghatározni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely Szervezeti és Mőködési Szabályzat mellékletét képezi. 6. A pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszerrel szemben támasztott követelmények A pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer biztosítsa azt, hogy a) a megyei könyvtár valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerőség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel; b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; c) megfelelı, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a Megyei Könyvtár gazdálkodásával kapcsolatosan; d) a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek; e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerőség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra.
6
7. A FEUVE rendszerben alkalmazandó legfontosabb fogalmak (szabályosság, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) 7.1. Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység jelen esetben a Megyei Könyvtár mőködése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata megfelelıen szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek a hatályos jogszabályoknak, elıírásoknak, egyéb vezetıi rendelkezéseknek. 7.2. Szabályosság A szabályosság azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység - jelen esetben a Megyei Könyvtár - mőködése, tevékenysége megfelel a vonatkozó szabályoknak, elıírásoknak. 7.3. Gazdaságosság A gazdaságosság a Megyei Könyvtár által végzett tevékenység ellátásához felhasznált erıforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelı minıség biztosítása mellett. 7.4. Hatékonyság A hatékonyság a Megyei Könyvtár által végzett tevékenység során elıállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az elıállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. 7.5. Eredményesség Az eredményesség a Megyei Könyvtár által megfogalmazott célja megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat.
7
II. A FEUVE rendszer és a szabályozottság A folyamatba épített elızetes és utólagos ellenırzési rendszerben a szabályozottság követelménye a következı elvek, eljárások és belsı szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az elsı szintő pénzügyi és ellenırzési feladatok ellátása során a Megyei Könyvtár Igazgatójának feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy - a Megyei Könyvtár mindig a hatályos központi jogszabályoknak, irányelveknek, útmutatásoknak a szem elıtt tartásával lássa el a belsı szabályozási feladatait, ezekrıl a központi szabályokról tájékozott legyen; - a Megyei Könyvtár a hatályos jogszabályok alapján kötelezıen elıírt belsı szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belsı szabályok megismertetésérıl; - a szervezet mőködése során, a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, majd elkészüljenek a vonatkozó szabályzat, elıírások. 2. Eljárások A szabályozottság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: - Meg kell határozni azokat a területeket, melyek területek szabályozásáról gondoskodni kell a központi elıírások vagy kötelezı betartása miatt. - Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek - szabályozása (anélkül, hogy azt kötelezı központi elıírás kötelezıvé tenné) szükséges a könyvtár mőködési, szervezeti sajátossága miatt, - szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelentıs kockázati tényezıt jelent, - szabályozását elıtérbe kell helyezni, mivel meghatározó a könyvtár tevékenysége szempontjából. - Új belsı szabályozás bevezetése esetén – ha addig még az adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelentısen megváltozott - elızetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, - csak az elızetes tájékozódást követıen lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés elıtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. - A szabályozottság megfelelı minısége érdekében a szabályozottságot 2. számú melléklet szerinti idıközönként felül kell vizsgálni. - A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni - a munkafolyamatba épített vezetıi ellenırzés tapasztalatait, - a felügyeleti, illetve egyéb külsı ellenırzés észrevételeit. - A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévı dolgozókkal, illetve a szabályozott mőködési folyamathoz tartozó folyamatgazdákkal.
8
3. A megfelelı szabályozottság kialakítása és fenntartása A megfelelı szabályozottság kialakításainak és fenntartásainak folyamatábráját a 3. számú melléklet tartalmazza. 4. Belsı szabályzatok A II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár vonatkozásában a belsı szabályzatok alatt valamenynyi, a könyvtár mőködését alapvetıen meghatározó, írásban rögzített, a könyvtárra nézve kötelezı elıírást, követelményt meghatározó dokumentumot érteni kell. A belsı szabályozás körébe így a következık tartozhatnak: - Szervezeti és Mőködési Szabályzat a mellékleteivel, - tervek (mint pl. gazdasági program, fejlesztési program, költségvetési rendeletben meghatározott költségvetési terv, és eljárási szabályai, likviditási terv és elıirányzatfelhasználási ütemterv stb.), - rendeletek (pl. a már említett költségvetési rendelet, továbbá a vagyongazdálkodási rendelet és szabályzat), - mőködéssel, szakmai tevékenységgel, a munkavállalók jogállásával kapcsolatos szabályok, - pénzügyi és gazdálkodási szabályok. A folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés érdekében a szervezetnek a 2. számú mellékletben meghatározott szabályzatokkal kell rendelkeznie. A szabályzatok felülvizsgálati idıszakai, határnapjai, valamint a felülvizsgálatért felelıs személyek megnevezése szintén a 2. számú mellékletben található.
9
III. A FEUVE rendszer és a szabályosság A folyamatba épített elızetes és utólagos ellenırzési rendszerben a szabályosság követelménye a következı elvek, eljárások és belsı szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az elsı szintő pénzügyi és ellenırzési feladatok ellátása során a könyvtár igazgatójának feladata, hogy a dolgozói számára biztosítsa - a hatályos központi jogszabályok, és más kötelezı szabályozások megismerhetıségét, - a belsı szabályokhoz való hozzáférést, - a központi, illetve a belsı szabályzatokkal kapcsolatos információkat a szabályosság betartása érdekében. 2. Eljárások A szabályosság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: - Gondoskodni kell a könyvtárat közvetlenül érintı, a mindennapi tevékenységet meghatározó valamennyi központi jogszabály, elıírás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könnyő hozzáférhetıségérıl (papír, valamint számítógépes adathordozó segítségével). - A központi szabályok megfelelı alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek, folyóiratok beszerzését, illetve az Internetes honlapokhoz való hozzáférést. - A belsı szabályok alkalmazhatósága érdekében a belsı szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhetı legyen. A belsı szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat, illetve a folyamatgazdákat részletesen tájékoztatni kell az új, végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetésérıl. - Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtı - feladatok ellátásánál közremőködı dolgozók, illetve - tevékenységek folyamatgazdáinak figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemeinek betartására. - A központi elıírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következı eszközökkel kell biztosítani: - elızetes vezetıi ellenırzéssel, - egymásra épülı, egymást ellenırzı folyamatok rendszerével, - utólagos vezetıi ellenırzéssel. A szabályosság területén az elızetes vezetıi ellenırzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottsági ismereteinek ellenırzése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján.
10
A folyamatba épített ellenırzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy egy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon. A folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelezı legyen az elızı feladat elvégzésének ellenırzése is. Az utólagos vezetıi ellenırzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenırzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb.
3. Belsı szabályzatok A szabályosságnak a hatályos központi, valamint a FEUVE és a belsı szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfelelés során kell érvényesülni.
11
IV. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság A folyamatba épített elızetes és utólagos ellenırzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következı elvek, eljárások és belsı szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az elsı szintő pénzügyi és ellenırzési feladatok ellátása során a Megyei Könyvtár Igazgatójának feladata, hogy - a bevételi és kiadási elıirányzatokkal, - a létszám-elıirányzattal, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. Cél, a megfelelı minıségi „áru” beszerzése a legalacsonyabb áron. A gazdaságosság követelménye az, hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erıforrások költségei – a minıség fenntartása mellett – optimalizálva legyenek. A Megyei Könyvtár akkor mőködik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló erıforrásokból költség-hatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi erıforrásokat, amelyek a feladatának ellátásához, tevékenységének végzéséhez szükségesek. 2. Eljárások A gazdaságosság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: - Gazdaságossági számításokat kell végezni - A bevételi és kiadási elıirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Erre azért van szükség, mert nem gazdaságos a kiadási elıirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe azt, hogy mikor, honnan lehet a legolcsóbban beszerezni a mőködéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. - A létszám-elıirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-elıirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet a szakmai elvárásoknak megfelelıen a legolcsóbban oldják meg. - A vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévı vagyonnal úgy biztosítani, hogy az a legkevesebb költséggel járjon. - Az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az elıirányzatok felhasználása körében azokat a tételeket, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat kell javasolni. - A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell gazdaságosság szempontjából. Felelısöket kell kijelölni a gazdaságossági számítások elvégzésére.
12
- A gazdaságosság szem elıtt tartása érdekében folyamatosan ellenırizni kell azokat a forrásokat, melyektıl a könyvtár beszerzi a feladatellátáshoz szükséges eszközöket beszerezni, szolgáltatásokat megrendelni. A lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezıbb ajánlatot kell választani. 3. Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következık: - pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, készlet, vásárolt szolgáltatások beszerzésére irányuló tevékenységek, - a létszám és személyi juttatás elıirányzatai és felhasználása. 4. Belsı szabályzatok A gazdaságosság követelménye érvényesítéséhez az önköltség-számítási szabályzat nyújthat segítséget. Amennyiben a gazdaságossági számításokhoz nem állnak rendelkezésre megfelelı részletezettségő adatok, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítésérıl, megfelelı részletezı nyilvántartások vezetésének elıírásáról.
13
V. A FEUVE rendszer és a hatékonyság A folyamatba épített elızetes és utólagos ellenırzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következı elvek, eljárások és belsı szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az elsı szintő pénzügyi és ellenırzési feladatok ellátása során a könyvtár igazgatójának feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell, - a bevételi és kiadási elıirányzatokkal, - a létszám-elıirányzattal, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység végzése során az elıállított termék, nyújtott szolgáltatás és egyéb eredmény, valamint az ezekhez felhasznált források közötti kapcsolat megfelelı legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha a Megyei Könyvtár a lehetı legkevesebb tárgyi eszköz és munkaerı felhasználásával - a lehetı legtöbb, és - legjobb minıségő feladatellátást biztosít és szolgáltatást nyújt. 2. Eljárások A hatékonyság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: - Hatékonysági számításokat kell végezni - A bevételi és kiadási elıirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a legtöbb, illetve legjobb minıségő feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. - A létszám-elıirányzatok felhasználása tekintetében. A könyvtárnak vizsgálnia kell, hogy a minıség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás elıirányzat igénybevételével ellátni. - A vagyongazdálkodás során. A hatékonysági vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelıen kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelıen hasznosított vagyon végsı soron a könyvtár nem hatékony mőködését eredményezi. - Az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az elıirányzatok felhasználása körében azokat a tételeket, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni.
14
- A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell a hatékonyság szempontjából. Felelısöket kell kijelölni a hatékonysági számítások elvégzésére, kedvezıbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. 3. A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a mőködés teljes egészét érinti, így különösen: - a szervezeti felépítést, ezzel összefüggésben az SZMSZ- t, - a szakmai mőködésre vonatkozó szakmai, és egyes szolgáltatásra vonatkozó szakmai elıírásokat. 4. Belsı szabályzatok Amennyiben a hatékonysági számítások elvégzéséhez nem áll rendelkezésre megfelelı részletezettségő adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályzatok kiegészítésérıl, megfelelı részletezı nyilvántartások vezetésének elıírásáról.
15
VI. A FEUVE rendszer és az eredményesség A folyamatba épített elızetes és utólagos ellenırzési rendszerben az eredményesség követelménye a következı elvek, eljárások és belsı szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az elsı szintő pénzügyi és ellenırzési feladatok ellátása során a Megyei Könyvtár Igazgatójának feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: - kiadási elıirányzatok felhasználása, - a létszám-elıirányzat felhasználása, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a könyvtár, illetve a könyvtár tevékenysége ezen belül, pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a könyvtár mőködése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása - eléri-e célját, - s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A Megyei Könyvtár adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. 2. Eljárások A hatékonyság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: - Hatékonysági számításokat kell végezni - A bevételi és kiadási elıirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz, az érintettekhez mennyiségben és minıségben. Adott feladatellátásnál, szolgáltatásnál mindig vizsgálni kell az igénybevevık, és a lehetséges igénybevevık közötti kapcsolatot. - A létszám-elıirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-elıirányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, valamint annak lehetséges igénybevételére.A létszám, illetve a személyi juttatás felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevevıkre (pl. lehet, hogy adott feladat ellátása több személlyel, vagy nagyobb fizetéssel jobb minıségben, gyorsabban stb. történik, ezért az igénybevétel nı, illetve a szolgáltatás megítélése is javul). - A vagyongazdálkodás során.
16
A vagyongazdálkodás során az eredményességi vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon valamely feladatellátás tekintetében kapcsolatba kerül-e a lehetséges igénybevevıkkel, illetve az igénybevétel, vagy annak lehetısége milyen hatást gyakorol rájuk. - Az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az elıirányzatok felhasználása körében azokat a tételeket, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. Az eredményesség javítása érdekében - számításokkal, - közvélemény kutatásokkal, - egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. - A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell az eredményesség szempontjából. Felelısöket kell kijelölni az eredményességi számítások elvégzésére, kedvezıbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. 3. Belsı szabályzatok Az eredményesség követelményeinek érvényesítéséhez a fıkönyvi könyvelési és analitikus nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújthatnak segítséget. Amennyiben az eredményességi számítások nem áll rendelkezésre megfelelı részletezettségő adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok kiegészítésérıl, megfelelı részletezı nyilvántartások vezetésének elıírásáról.
17
VII. Ellenırzési nyomvonal Az ellenırzési nyomvonalra vonatkozó részletes leírást, valamint a konkrét ellenırzési nyomvonalakat az SZMSZ melléklete tartalmazza, mivel e témakört a vonatkozó jogszabályok alapján az SZMSZ-hez kapcsolódva kell szabályozni.
1. Az ellenırzési nyomvonal fogalma, tartalma Az ellenırzési nyomvonal a Megyei Könyvtár - tervezési folyamatainak, - pénzügyi lebonyolítási folyamatainak, valamint az - ellenırzési folyamatainak leírása. Az ellenırzési nyomvonal leírása - szöveges, illetve - táblázatba foglalt, valamint - folyamatábrákkal szemléltetett dokumentum. 2. A Megyei Könyvtár Igazgatójának feladata az ellenırzési nyomvonallal kapcsolatban Az igazgatóhelyettes köteles elkészíteni, illetve elkészíttetni a könyvtár ellenırzési nyomvonalát. 3. Az ellenırzési nyomvonal a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban való rögzítése Az ellenırzési nyomvonal a könyvtár Szervezeti és Mőködési Szabályzatának mellékletét kell, hogy képezze. A mellékletként való csatolásért az igazgatóhelyettes tartozik felelısséggel. 4. Az egyes ellenırzési nyomvonalak Az egyes ellenırzési nyomvonalak megtalálhatóak a könyvtár Szervezeti és Mőködési Szabályzatának mellékletében. Ellenırzési nyomvonalak: - a tervezési folyamatok ellenırzési nyomvonala, - a pénzügyi végrehajtási folyamatok ellenırzési nyomvonala, - az ellenırzés folyamatainak ellenırzési nyomvonala.
18
VIII. Kockázatkezelés 1. A Megyei Könyvtár Igazgatójának a kockázatokkal kapcsolatos feladata Az igazgatóhelyettes köteles a kockázati tényezık figyelembevételével - kockázatelemzést végezni, és - kockázatkezelési rendszert mőködtetni. 1.1. A kockázatelemzés A kockázatelemzés: objektív módszer az ellenırizendı területek kiválasztására, mely meghatározza a pénzügyi irányítási és ellenırzı rendszerekben rejlı kockázatokat. A kockázatelemzés során - fel kell mérni és - meg kell állapítani a könyvtár tevékenységében, gazdálkodásában rejlı kockázatokat. 1.2. A kockázatkezelés A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni - azon intézkedéseket és - az intézkedések megtételének módját, melyek - csökkentik, illetve - megszüntetik a kockázatokat. 2. A FEUVE rendszer objektív kockázatelemzési módszere A FEUVE rendszerben rejlı kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján elkészített, mellékelt Kockázatkezelési szabályzat szerint.
19
IX. Mellékletek
1. számú melléklet A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 2. számú melléklet A szabályzatok listája és felülvizsgálati rendje 3. számú melléklet A megfelelı szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája 4. számú mellékletként a Kockázatkezelési Szabályzat
20
1. sz. melléklet
A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése Pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok megnevezése Gazd ig.h 1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése 1.1. Költségvetési terv
x
- éves költségvetési terv - költségvetés módosítások
x x
1.2. Kötelezettségvállalások 1.3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs elızetes kötelezettségvállalási dokumentuma) - értékesítések - selejtezés 2. Elızetes és utólagos pénzügyi ellenırzés, a pénzügyi döntések szabályszerőségi és szabályozottsági szempontból történı jóváhagyása, ellenjegyzése 2.1.Költségvetési terv
Feladatkörök megnevezése Pénzügyi elı-Pénzügyi adó I. elıadó II.
x x
x
x
x
x
x x
- elıirányzat-felhasználási ütemterv - likviditási terv 2.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése 2.3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek jóváhagyása, ellenjegyzése - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs elızetes kötelezettségvállalási dokumentuma) - értékesítések - selejtezés 3. Gazdasági események elszámolása 3.1. Költségvetési elıirányzatok könyvelése - eredeti elıirányzatok - módosított elıirányzatok 3.2. Elıirányzat teljesítések könyvelése 3.3. Féléves beszámoló 3.4. Éves beszámoló
21
22
2. melléklet
A belsı szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje Belsı szabályzatok megnevezése
Felülvizsgálat idıszakai, határnapjai
Felülvizsgálat elvégzéséért felelıs személy
1. Tervezéshez kapcsolódó szabályozások 2. Tevékenységhez, mőködéshez kapcsolódó általános szabályozások Szervezeti és Mőködési Szabályzat részeként a következık - Ügyrend évente - Gazdálkodási ügyrend évente - Feladatellátás rendjének szabályozása évente
Tőzvédelmi szabályzat évente Munkavédelmi szabályzat évente 3. Tevékenység pénzügyi-számviteli szabályozása Költségvetési rendelet részeként - az elıirányzat és felhasználási ütemterv Likviditási terv Vagyonrendelet Számviteli szabályzatgyőjtemény részeként a következık - Számviteli politika és egyéb fontosabb elıírások - Pénztár és pénzkezelési szabályzat - Bizonylati szabályzat és bizonylati album - Bankszámlapénz kezelési szabályzat - Selejtezési és hasznosítási szabályzat - Leltározási és leltárkészítési szabályzat - Pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés hatásköri rendje - Eszközök és források értékelési szabályzata - Készletgazdálkodási szabályzat - Ha önköltség-számítási szabályzatra kötelezett, akkor: Önköltség-számítási szabályzat Számlarend részeként a következık - I. rész a fıkönyvi számlák számlakapcsolatai
igazgató gazd.ig.h. oszt.vez.
Védelem Kft. Védelem Kft.
23
- II. rész Egyéb szabályozási elemek további részeként a következık - A fıkönyvi számla és az analitikus nyilvántartások tartalmára vonatkozó szabályok - A számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rend - Az analitikus nyilvántartások formájának, tartalmának és azok vezetésének módjára vonatkozó szabályzat. - Analitika album 3. Ellenırzéshez kapcsolódó szabályok Belsı ellenırzési kézikönyv FEUVE szabályzata (a kockázatkezelési szabályzattal) SZMSZ melléklet a költségvetési ellenırzésrıl 4. Vállalkozási tevékenységhez kapcsolódó szabályzatok Vállalkozási szabályzat 5. Speciális feladatellátáshoz, tevékenységhez kapcsolódó szabályozások - Ha van élelmezési tevékenység, akkor Élelmezési szabályzat, - Ha van a szervnél gépjármő, akkor: Gépjármő üzemeltetési szabályzat,
24
4. számú melléklet A FEUVE szabályzathoz
Kockázatkezelési szabályzat
A szerv a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/C. § -a alapján – figyelembe véve a PM kockázatkezelés kialakításához kiadott útmutatóját - a következık szerint szabályozza a kockázatkezelés rendjét. I. Általános rész 1.1. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy meghatározásra kerüljenek a kockázatkezelés helyi szabályai, ezen belül: - a kockázatelemzés végzésének, - a kockázatkezelés rendszer mőködtetésének, továbbá - az objektív kockázatelemzési módszer alkalmazásának követelményei. A szabályzat célja továbbá az, hogy a kockázatkezelési eljárás során rögzítse: - a kockázat azonosítási, - a kockázat mérési, valamint - a kockázat kezelési feladatokat. A szerv a kockázatkezelés során - feltárja a kockázatot, másrészt - a kockázatok megelızésére törekszik. 1.2. A kockázat fogalma, tartalma Kockázat: a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínősége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv mőködését. Kockázatot jelentı elemek és események a következık lehetnek: - véletlenszerő esemény, - hiányos ismeret vagy információ, - ellenırzési hiánya és/vagy az ellenırzések gyengesége a szervezetben. A kockázat lényege, hogy az lényegi, jelentıs befolyással legyen a szerv célkitőzéseire. A kockázatok között megkülönböztetünk: - eredendı kockázatot, valamint
25
- ellenırzési kockázatot. Eredendı kockázat az a kockázat, amely a szabálytalanságok vagy a szervezeti célok megvalósítása során fellépı hibák elıfordulásának kockázataként jelenik meg. Az ellenırzési kockázat az a kockázat, amely az eredendı kockázathoz tartozó kockázati tényezık meg nem elızésébıl, valamint a folyamatba épített belsı ellenırzés során fel nem tárt eredeti kockázatok körébe tartozó kockázatok elıfordulásából származik. 1.3. A kockázat kezelési feladatok ellátója A kockázat kezelési feladatok ellátására ki kell jelölni a kockázat kezelési feladatok ellátóit. A kockázatkezelési feladatok konkrét ellátóit az 1. számú melléklet tartalmazza. A kockázat kezelésért felelıs személyeknek más szabályozásban (lásd ellenırzési nyomvonal) meg kell határozni, hogy milyen döntéseket lehet és kell hozniuk a kockázatok megszüntetése módjáról. 1.4. A kockázatkezeléssel érintett területek (hatókör) A kockázatkezelésnek ki kell terjednie a szerv valamennyi tevékenységére, folyamatára. A szerv ellenırzési nyomvonalában meghatározott vezetık, illetve a vezetık által meghatározott személyek felelıssége és kötelessége: - az éves költségvetési terv kialakítása, - a költségvetés végrehajtása és folyamatba épített ellenırzése, ennek során - a kockázati tényezık azonosítása, - a kockázatok bekövetkezte valószínőségének meghatározása, - a kockázatok mérése, - a beszámolás során a kockázatok ismételt áttekintése, a beszámolóban szereplı kockázatok azonosítása, a kockázatok semlegesítése. A szerv az 1. számú mellékletben meghatározott feladatellátói szinten köteles elkészíteni a területe célkitőzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok - elemzését - azonosítását, - értékelését, - kezelési módjának leírását a féléves, éves beszámolók rendje szerint. Az elemzés során felméri, hogy mi jelenthet kockázatot az adott területen, s hogy az milyen mértékő. A kezelési módok leírása során rögzíteni kell, hogy az elemzés során meghatározott kockázatok milyen intézkedéseket igényelnek.
26
II. A végrehajtás szabályai 2.1. A kockázatkezelés általános szabályai A kockázatkezelési feladatok ellátása során a tevékenységet ellátónak figyelembe kell vennie a belsı ellenırzés ajánlásait, javaslatait. A kockázatok azonosítását követıen törekednie kell olyan válaszlépések megfogalmazására, melyekkel a kockázatok csökkenthetık. Az intézkedések várható hatásáról az intézkedések megtétele elıtt felmérést, elemzést kell készíteni, s csak akkor szabad adott intézkedést végrehajtani, ha annak hatása valóban kedvezı. Egyes, kiemelten nagy kockázattal járó terület elızetes, megelızı ellenırzését is célszerő lehet elrendelni, melyre vonatkozó javaslatot a területért felelıs vezetı kezdeményezheti. A megelızı ellenırzés eszköze lehet: - a folyamatos jelentés kérés, - az idıszakos beszámoló kérés, - helyszíni vizsgálatok, vagy - konkrét belsı ellenırzési vizsgálat elvégzése. A kockázatkezelésben résztvevı vezetıknek szem elıtt kell tartaniuk azt, hogy a kockázatok kezelésére legjobb eszköz a folyamatba épített ellenırzés, melyet az ellenırzési nyomvonal segít. A nyomvonal alapján lehet a legmegfelelıbb kockázat elemzési tevékenységet is ellátni. A kockázatkezelési tevékenységnek meg kell jelenniük: - a döntés elıkészítésnél, - a költségvetési tervezésnél, - a költségvetés végrehajtásánál, valamint - a beszámolásnál. 2.2. A kockázatkezelés folyamata, lépései A kockázatkezelési tevékenység során az alábbi fıbb munkafolyamatokat lehet elkülöníteni: - a kockázatok azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása, - a kockázatok értékelése, - az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára), - a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók meghatározása, azonosítása, - a kockázatokra adható válaszok megvalósításának mérlegelése, az intézkedések hatékonyságának áttekintése, - az intézkedések végrehajtása és felülvizsgálata. 2.2.1. A kockázatok azonosítása A kockázatok azonosítása keretében gondoskodni kell arról, hogy a felszínre kerüljenek a szerv célkitőzéseit, feladatmegvalósítását veszélyeztetı fıbb kockázatok. A kockázat azonosítási folyamatot a szerv tevékenységének meghatározó jellege szerint kell végezni. A kockázat azonosítást az 1. számú mellékletben meghatározott személyeknek kell elvégezniük, akik e feladatuk ellátásába az erre a célra létrehozott munkacsoportot, testületet is bevonhatják.
27
A kockázatok azonosítása alapvetıen két módszerrel történhet: - kockázatvizsgálat, - kockázat önértékelés. Kockázatazonosítás kockázatvizsgálattal A kockázatvizsgálat során vizsgálni kell a szervezet valamennyi tevékenységét, a tevékenységek kapcsolódását a szerv célkitőzéseihez. Az érintett területen dolgozó valamennyi személy tevékenységét - fıleg interjú segítségével kell vizsgálni. A kapott adatokat össze kell vetni, majd le kell vonni a következtetéseket. Kockázatazonosítás kockázat önértékeléssel A kockázatok önértékeléssel történı azonosítása során a szerv dolgozóinak aktívan részt kell venniük a feladatokban. Ekkor alkalmazni lehet a kérdıívet, valamint a munkamegbeszéléseket. A kockázati kategóriák A kockázatok azonosítása megkönnyítése érdekében kockázati kategóriákat lehet alkalmazni. A kockázatokat a szerint is csoportosítani kell, hogy azok mely kockázati kategóriába tartoznak: - külsı kockázatok: - gazdasági, - jogi (szabályozási), - politikai, - elemi csapás, - pénzügyi kockázatok: - költségvetési, - biztosítási, - tevékenységi kockázatok: - mőködési stratégiai, - mőködési, - információ áramlási, - hírnév, - emberi erıforrás kockázatok: - személyzet létszámából fakadó, - személyzet képzettségébıl fakadó.
28
A kockázati térkép elkészítése
magas alacsony
szervezetre gyakorolt hatás
A kockázatazonosítás eredményeképpen el kell készíteni a szerv kockázati térképét. A kockázati térképnek kockázatonként tartalmaznia kell a kockázatok - szervezetre gyakorolt hatását (alacsony/magas), - bekövetkezésének valószínőségét (alacsony/magas).
alacsony magas bekövetkezés valószínősége
2.2.2. A kockázatok értékelése A kockázatokat értékelésük elıtt csoportosítani kell a szerint, hogy a kockázatok: - számszerősíthetık, vagy - nem számszerősíthetık. A számszerősíthetı kockázatok jellemzıi, hogy számszakilag értékelhetık, értékük, mértékük pénzben kifejezhetı. Ilyenek általában a pénzügyi kockázatok. A nem számszerősíthetı kockázatok jellemzıi, hogy számszakilag nem értékelhetık egyértelmően, inkább csak szubjektív értékelésük lehetséges. Ilyen például a hírnév. A kockázatok értékelése - az egyszerőség kedvéért - két kategóriával történik: - alacsony, illetve - magas. 2.2.3. Az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára) Az elfogadható kockázati szint meghatározására azért van szükség, hogy megállapításra kerüljön egy olyan határ, ami alatt nem szükséges közvetlen intézkedés meghozatala, de az adott határt elérı és meghaladó kockázat esetén szükséges intézkedések, válaszlépések meghatározása. Az elfogadható kockázati szintek meghatározása - a számszerősíthetı kockázatoknál számszerősítve, - a nem számszerősíthetı kockázatoknál szubjektív módon, elıre meghatározott szempontok szerint történik.
29
Az elfogadható kockázati szintek megállapítása minden esetben a feltárt kockázatok azonosítása és értékelése után, a kapott eredmények figyelembevételével történik. A kockázati szintet alkalmanként az a személy határozza meg, aki felelıs a kockázatkezelési tevékenység lefolytatásáért. 2.2.4. A kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók meghatározása, azonosítása Az azonosított, értékelt, az elfogadható kockázati szint szerint csoportosított kockázatokra a szervezetnek az alábbiak szerint kell reagálnia: 1. az elfogadható kockázati szintet meghaladó kockázatoknál az alábbi sorrendben: - kockázatkezelést kell folytatni – de csak akkor, ha a kezelés nem jár aránytalanul nagy költséggel - a kockázatos tevékenységet be kell fejezni, illetve át kell alakítani, szervezni úgy, hogy az kisebb kockázattal, vagy kockázatkezeléssel kezelhetı legyen, - a kockázatokat át kell adni – pl.: biztosítást kell kötni, - a kockázatot viselni kell – ha az elızıekben említett lehetıségek alkalmazására nincs mód. 2. az elfogadható kockázati szinten, illetve az alatt lévı kockázatoknál az alábbi sorrendben: - vizsgálni kell a kockázatkezelés lehetıségét – a kockázatkezelést alkalmazni azonban csak akkor lehet, ha annak költségei alacsonyabbak mint a kockázat viseléséé, - a kockázatokat át kell adni – pl.: biztosítás kötéssel, - a kockázatokat viselni kell. 2.2.5. A kockázatokra adható válaszok megvalósításának mérlegelése, az intézkedések hatékonyságának áttekintése A kockázatokra adható reakciók az elızı pontban felsorolt fajtái alkalmazása csak akkor kerülhetnek, ha azok alkalmazásának eredményességérıl, hatásairól, következményeirıl elıre tájékozódnak. Ennek érdekében mérlegelni kell, hogy egy-egy reakció milyen költség, illetve egyéb ráfordítással jár, s az a kockázatot mennyiben befolyásolja. Az egyes kockázatokról (különösen a jelentıs anyagi kockázatot jelentı kockázatok esetében), a szerv vezetıjének utasítására kockázat-nyilvántartást kell készíteni. A nyilvántartásnak célja, hogy áttekinthetı formában felsorolja a kockázatokkal kapcsolatos részletes információkat. Így a nyilvántartást úgy kell megszervezni, hogy az tartalmazza legalább a 2. számú mellékletben meghatározott elemeket. 2.2.6. Az intézkedések végrehajtása és felülvizsgálata A kockázatkezelés során végrehajtott intézkedéseket a továbbiak során is figyelembe kell venni, annak érdekében, hogy a szerv ellátandó feladatainak köre folyamatosan bıvüljön, illetve javuljon azok minısége. Az intézkedéseknek be kell kerülniük a mindennapi tevékenységbe. Az intézkedések meghozatalát követıen ezért külön figyelmet kell szentelni arra is, hogy az intézkedések végrehajtását, a végrehajtás eredményességét és folyamatosságát is ellenırizzék.
30
A rendszeres felülvizsgálattal elkerülhetı, hogy a kockázat a szerv belsı, folyamatba épített belsı ellenırzési rendszerének hiányára visszavezethetıen jelenjen meg újra, magas, illetve jelentıs anyagi kockázatot képviselve. III. Hatályba léptetı és egyéb szabályok 3.1. A kockázatkezelési folyamat megindítása A kockázatkezelési folyamat megindításáért és a kockázatkezelési rendszer fejlesztéséért, mőködtetéséért a szerv vezetıje tartozik felelısséggel. A kockázatkezelési folyamat megindításakor a szerv vezetıjének kötelessége a - a kockázatkezelési szabályzat megismertetése, - a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés rendszerérıl való tájékoztatás, - az ellenırzési nyomvonalak rendszerének áttekintése. A szerv vezetıje a kockázatkezelési folyamat megindítása céljából kijelölheti a különbözı területek kockázatkezelési felelıseit, akik segítik a vezetıi feladatait, illetve aktívan, a szabályzatban foglaltak szerint részt vesznek a kockázatok azonosításában, értékelésében, a kockázatok kezelésében, nyilvántartásában. 3.2. A kockázatkezelési szabályzat hatálya A kockázatkezelési szabályzat a szabályzat aláírása napját követı napon lép hatályba.
Kelt: ………………………………
............................................ szerv vezetıje
31
32
