5. számú melléklet
BALASSI INTÉZET FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELİZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETİI ELLENİRZÉSI (FEUVE) RENDSZERE
2007. július 1.
TARTALOMJEGYZÉK
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ..................................................................................................3 1. A FEUVE rendszer mőködésének célja, tartalma..................................................3 2. A FEUVE rendszerszabályozási területe ...............................................................5 II. AZ ELLENİRZÉSI NYOMVONAL .......................................................................5 1. Az ellenırzési nyomvonal fogalma........................................................................5 2. Az Intézet fıigazgatójának felelıssége és kötelezettsége az ellenırzési nyomvonal kialakítása során ......................................................................................5 3. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége az Intézet mőködésében ...........................5 4. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége a felelısségi szintek területén...................6 5. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége a szervezeten belüli együttmőködés erısítése területén.......................................................................................................6 6. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége a szervezeti mőködés területén.................6 7. Az ellenırzési nyomvonal elkészítése ...................................................................6 8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenırzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása ....................................................................7 9. Az ellenırzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer.....................8 III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT ..............................................................8 1. A kockázat fogalma ...............................................................................................9 2. A kockázatkezelés, a kockázat kezelı ...................................................................9 3. A kockázatkezelési hatókör .................................................................................10 4. Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata..............................................10 5. A kockázatkezelés idıtartama..............................................................................13 6. Kockázati jelentés rendszer.................................................................................14 IV. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE .................................14 1. A szabálytalanság.................................................................................................14 2. A szabálytalanság észlelése..................................................................................15 3. Intézkedések.........................................................................................................16 4. Az intézkedés nyomon követése ..........................................................................16 5. Nyilvántartás ........................................................................................................17
2
A Balassi Intézet központi költségvetési szerv (továbbiakban: Intézet) valamint a hozzá kapcsolódó részben önálló költségvetési egységek (intézetek) folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés rendszerét (a továbbiakban: FEUVE) az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás mőködési rendjérıl szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, illetve a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló többször módosított 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következık szerint határozom meg.
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Államháztartási törvény alapján az Intézet fıigazgatója felelıs: − a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerő igénybevételéért, − az alapító okiratban elıírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelı ellátásáért, − az Intézet gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, − a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért,
kötelezettség
− a gazdálkodási lehetıségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, − a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés, valamint a belsı ellenırzés megszervezéséért és hatékony mőködtetéséért. Az Intézet fıigazgatója évente - az Áht. 97.§. (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségének megfelelıen - az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésének, valamint belsı ellenırzésének mőködtetésérıl. Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség az Intézet fıigazgatójának feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetıi hatáskörének, felelısségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg.
1. A FEUVE rendszer mőködésének célja, tartalma A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló elıirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerő, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
3
A folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelıs szervezeti egység által folytatott elsı szintő pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer, amelynek létrehozásáért, mőködtetéséért és fejlesztéséért az Intézet fıigazgatója felelıs az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok magukban foglalják: − a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerzıdések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), − az elızetes és utólagos pénzügyi ellenırzést, a pénzügyi döntések szabályszerőségi és szabályozottság szempontból történı jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, − a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelı könyvvezetés és beszámolás). A felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell. A pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszernek biztosítania kell, hogy − a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerőség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, − az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, − megfelelı, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan, − a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, − a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerőség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. Az Intézet fıigazgatója köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és mőködtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerő, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A költségvetési forrás felhasználásában résztvevı költségvetési szerv vezetıjének az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, (a továbbiakban Áht.) valamint az államháztartás mőködési rendjérıl szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) szabályozásának megfelelıen kell megszerveznie és mőködtetnie a folyamatba épített elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzést a költségvetési szerven belül. 4
2. A FEUVE rendszerszabályozási területe A FEUVE rendszere az alábbi három fı területet szabályozza: − az ellenırzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége, − a kockázatkezelés, − a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége.
II. AZ ELLENİRZÉSI NYOMVONAL 1. Az ellenırzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezése szerint az ellenırzési nyomvonal az Intézet végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása. 2. Az Intézet fıigazgatójának felelıssége és kötelezettsége az ellenırzési nyomvonal kialakítása során A fıigazgató köteles elkészíttetni a költségvetési szerv ellenırzési nyomvonalát, amely az Intézet tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folyamatainak szöveges, táblázatba foglalt leírása. Az ellenırzési nyomvonal jelen szabályzattal együtt az Intézet szervezeti és mőködési szabályzatának mellékletét képezi. 3. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége az Intézet mőködésében Az ellenırzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelısét, ellenırzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: − az Intézet mőködésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülı eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenırzési pontok (típusok) összességét, − kialakításával az Intézetre jellemzı valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplı”, funkció együttes koordinálására kerül sor, − valamennyi résztvevı számára írott és átlátható formában válik (követendı eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,
5
− megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenırzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelı átalakítását, és a mőködtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elı. 4. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége a felelısségi szintek területén Az ellenırzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelısök, az ellenırzési pontok. Az ellenırzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás mőködés, a hozzá tartozó felelıs. Az ellenırzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minısége az egyes résztevékenységekért felelıs közremőködıkön is múlik. 5. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége a szervezeten belüli együttmőködés erısítése területén A különbözı szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttmőködés, koordináció várható az ellenırzési nyomvonal kialakításától. Az ellenırzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a mőködtetés jobbításának fontos eszköze. 6. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége a szervezeti mőködés területén A megbízható ellenırzési nyomvonal kialakításának jelentısége abban áll, hogy segítségével feltérképezhetı a szervezet összes folyamatában rejlı mőködési kockázat. A hibásan kialakított ellenırzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a mőködtetését. Az ellenırzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása mőködési zavarokhoz vezethet. 7. Az ellenırzési nyomvonal elkészítése Az ellenırzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli az Intézet tevékenységét jellemzı összes folyamatot. Az Intézet mőködési folyamatai a szervezet célkitőzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a mőködési folyamatoknak) megfelelıen kell az Intézetet mőködtetni. Az ellenırzési nyomvonalat ezekhez a mőködési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. A megfelelı irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekrıl, mőveletekrıl, a mőveletekben résztvevıkrıl, a felelısségeikrıl, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérı dokumentumokról.
6
A szabályszerően vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a mővelettel kapcsolatos információkat, a mővelet idıpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkezı és kimenı) dokumentumokat. Az ellenırzési nyomvonal kialakítása során a mőködési folyamatok pontos és teljes körő meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a fıigazgató felelıssége és kötelezettsége. 8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenırzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A költségvetési szerv gazdálkodásának, mőködési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenırzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres idıközönként a már érvényben lévı ellenırzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenırzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért a gazdasági fıigazgató helyettes a felelıs. Az ellenırzési nyomvonal kialakításának elsı lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A költségvetési szerv mőködési folyamatait a fıfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a fıfolyamatokat részfolyamatokká kell bontani. A mőködési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenırzési pontok, nyomvonalak elkészítését. Az ellenırzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szerv rendelkezésére álló belsı szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenırzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenırzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenırzési pontokat kell beiktatni. Az ellenırzési pontok meghatározása és mőködtetése, annak minısége, a FEUVE erısségeit, illetve gyengeségeit mutatja meg. Az ellenırzési pontok lehetnek: − vezetıi ellenırzési pontok, − szervezeti ellenırzési pontok, − jóváhagyási ellenırzési pontok, − hozzáférési ellenırzési pontok, − megszakítási ellenırzési pontok. Az Intézet ellenırzési nyomvonalának kialakításakor a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a költségvetési szervre vonatkozó legjellemzıbb folyamat az elsıdleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor az Intézet ellenırzési nyomvonalának táblázatba (táblarendszerbe) történı foglalására.
7
9. Az ellenırzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsısorban az érintett szervezet felelısségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenırzési folyamatot. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk: − sorszám − tevékenység, feladat − jogszabályi alap − elıkészítés − keletkezı dokumentum − felelıs/kötelezettségvállaló − határidı − ellenırzés/érvényesítés − utalványozás/ellenjegyzés − pénzügyi teljesítés − könyvvezetésben való megjelenés A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévı szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstıl a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelıst, ellenırzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelısségeket. A gazdasági eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhetı az adott tevékenység felelıse (ellenırzési pont), a beérkezı dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében elıálló és már a következı feladat inputját képezı dokumentum jellege. Az Intézet ellenırzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.
III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az államháztartás mőködési rendjérıl szóló - többször módosított - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetıje köteles a kockázati tényezık figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert mőködtetni.
8
A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlı kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvetı része. A vezetıknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés jelentıségét. Fontos figyelembe venni, hogy a kockázatkezelés elsısorban a szervezet feladatellátását támogató belsı folyamat, és nem az adott költségvetési szerven kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja. Jelen szabályzat célja az Intézet kockázatkezelési eljárásainak meghatározása (kockázat azonosítása, mérése, kezelése). A kockázatkezelés révén az Intézet feltárja a kockázatot, másrészt megelızi annak bekövetkezését. 1. A kockázat fogalma Az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 2. § 63. pontja meghatározza a kockázat fogalmát: „kockázat a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínősége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv mőködését.” A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitőzéseire. A kockázat lehet véletlenszerő esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendı kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépı hibák elıfordulásának kockázata. Ellenırzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem elızı illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenırzési eljárásokból fakadó kockázat. 2. A kockázatkezelés, a kockázat kezelı A kockázatkezelésért felelıs vezetınek tevékenységében támaszkodnia kell a belsı ellenırzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelı válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetık. A költségvetési évre szóló munkaterv (célkitőzések) végrehajtását megakadályozó tényezık, kockázatok azonosítását követıen a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott mővelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel.
9
A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a fıigazgató intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenırzésérıl (preventív ellenırzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy felkéri a belsı ellenırzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenırzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenırzés hatékonyságát támogatja az ellenırzési nyomvonal kialakítása. Az ellenırzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelı kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést az Intézetben a gazdasági fıigazgató-helyettes végzi. 3. A kockázatkezelési hatókör Az Intézet fıigazgatójának felelıssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenırzése, illetve a tevékenységrıl való beszámolás során a kockázati tényezık, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínősítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A fıigazgató elkészítteti az egyes szakmai területek célkitőzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), azok kezelési módját. A fıigazgató felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat-nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. 4. Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata Az Intézet mőködésének alapvetı érdeke, hogy elérje célkitőzéseit. Az Intézet a szervezeti cél érdekében végzett tevékenysége, mőködése során különféle kockázatokkal szembesül. Az Intézet vezetésének feladata az, hogy a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a célkitőzésekre, tudjon válaszolni oly módon, hogy lehetıség szerint elısegítse a szervezet eredeti céljainak elérhetıségének, teljesítésének valószínőségét, s ezzel egy idıben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztetı tényezık bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. Ezt kockázatkezeléssel érheti el az Intézet. A kockázatok elsıdleges okai – együtt vagy külön-külön – az alábbiak lehetnek: − véletlenszerő események, − hiányos ismeret vagy információ, − ellenırzés hiánya és/vagy az ellenırzések gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: − a kockázatok felmérése, − a kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása,
10
− a kockázatok értékelése, − az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára), − a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, − a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyızıdés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról, − a válaszintézkedés “beépítése” és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. 4.1. A kockázatok felmérése A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentıségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínősége, és azok milyen hatással lehetnek az Intézetre, ha valóban felmerülnek. A fıigazgató évrıl évre köteles meghatározni és aktualizálni az Intézet elıtt álló rövid és középtávú prioritásokat, célkitőzéseket és feladatterveket. Ezeket a célokat, célkitőzéseket az éves tervben kell rögzíteni. Az éves munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni, a feladatokat egy idıben kell végrehajtani. 4.1.1. A kockázatfelmérés célja A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentıségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínősége, és azok milyen hatással lehetnek az Intézetre, ha valóban felmerülnek. 4.2. A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas módszerek meghatározása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek az Intézet célkitőzéseit veszélyeztetı fı kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását az a gazdasági fıigazgató-helyettes végzi a fıigazgató tájékoztatása mellett. A két leggyakrabban alkalmazott módszer a kockázatvizsgálat vagy a kockázati önértékelés. A kockázatvizsgálat során egy kifejezetten erre a célra alakult munkacsoport jön létre, hogy felmérje az Intézet összes tevékenységének kapcsolatát a fı célkitőzésekkel és meghatározza a kapcsolódó kockázatokat. A munkacsoport alapvetı munkamódszere: az érintett területek munkatársaival folytatott interjú, amely alapján a csoport kialakítja a szervezet kockázati térképét.
11
szervezetre gyakorolt hatás magas
alacsony
mérsékelt kockázat
jelentıs kockázat
alacsony kockázat
mérsékelt kockázat
alacsony magas bekövetkezés valószínősége A kockázati térkép elemzése: A jobb felsı negyedben azonosított kockázatok a legjelentısebb kockázatok, a bal alsó negyed kockázatai a legkisebb szintőnek minısíthetık. A bal felsı és a jobb alsó negyed kockázatai mérsékeltnek minısíthetık. A kockázati önértékelés során a szervezet valamennyi területén dolgozó munkatárs részt vesz a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. Ez többféle módon történhet: − kérdıívek segítségével, − interjúk, vagy − tapasztalt szakértık által levezényelt munkamegbeszélések során. Az Intézet a kockázatazonosítás során a kockázatvizsgálat módszerét alkalmazza. A kockázatvizsgálat során a szabályzat 2 sz. mellékletét kell alkalmazni. 4.3. A kockázatok értékelése Bizonyos típusú kockázatok számszerősíthetık (számszakilag értékelhetık, pl. a pénzügyi kockázatok). Más kockázatok értékelésére csak sokkal szubjektívebb értékmérés áll rendelkezésre. 4.4. Az elfogadható kockázati szint meghatározása A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat az Intézet által elviselhetınek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni, melynek a meghatározásáért a fıigazgató felelıs. A kockázati szint azt jelenti, ami felett az Intézetmindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülı kockázatokra. 4.5.Kockázati reakciók A négy alapvetı kockázatkezelési stratégia az alábbi lehet: − kockázat átadása (biztosítás révén);
12
− kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt); − kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése);
− kockázatos tevékenység befejezése. 4.6. A kockázatokra adható válaszok, kockázat-nyilvántartás Az Intézet kialakítja sajátosságainak megfelelıen az intézményi kockázatnyilvántartást. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedıen − a bekövetkezés valószínőségét, − az esetleg felmerülı kár mértékét, − a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, − a felelıs munkatárs nevét, − azt, hogy vannak-e olyan folyamatba épített ellenırzések, eljárások, amelyek biztosítják, hogy a szervezet célkitőzései teljesüljenek, − illetve, ha a folyamatba épített ellenırzések, eljárások nem elégségesek, mit tesz az Intézet az adott konkrét területen. A kockázatkezelési eseteket a gazdasági fıigazgató-helyettes elemzi és szükség esetén javaslatot tesz a fıigazgató részére az egyes tevékenységek szabályozásának korszerősítése érdekében. Az intézményi kockázat-nyilvántartást a Gazdasági Igazgatóság vezeti. 4.7. Beépítés és felülvizsgálat Az Intézet céljai hierarchikus rendszert alkotnak. Az egyes szervezeti egységek, illetve személyek céljai szorosan kapcsolódnak az Intézet legfıbb célkitőzéseihez, abból levezethetık. A kockázatkezelés alapvetı célja, hogy ez az összefüggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelısség világossá váljék minden érintett számára. A célok szintjeivel párhuzamosan, annak megfelelıen a kockázatokért való felelısségeket is delegálni kell a megfelelı szintekre. Ezáltal a kockázatkezelés beépül a mindennapi tevékenységek közé, és nem elkülönült – csak idıszakos – feladattá válik. Minthogy a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat; ezért meg kell gyızıdni arról, hogy a szervezet kockázati környezete (profilja) változott-e vagy sem. 5. A kockázatkezelés idıtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés elıkészítésnél, a költségvetési tervezés elsı szakaszaiban kell megkezdeni.
13
A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenırizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával.
6. Kockázati jelentés rendszer A kockázati jelentési rendszer a meglévı vezetıi információs rendszer része.
IV. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE Az államháztartás mőködési rendjérıl szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A. § (5) bekezdésének megfelelıen a költségvetési szerv vezetıjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. Jelen szabályzat meghatározza a szabálytalanság fogalmát, a szabálytalanságok észlelésének, az alkalmazandó intézkedések meghozatalának, végrehajtásának és nyomon követésének, továbbá mindezek nyilvántartásának rendjét. 1. A szabálytalanság A szabályzat alkalmazása során szabálytalanságnak minısül a FEUVE hatókörbe tartozó tevékenységek során − a hatályos jogszabályok, így különösen: a) a Büntetı Törvénykönyvrıl szóló 1978. évi IV. törvény, b) a szabálysértésekrıl szóló 1999. évi LXIX. törvény, c) a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvérıl szóló 1959. évi IV. törvény, d) a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény, e) a Munka törvénykönyvérıl szóló 1992. évi XXII. törvény, f) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, g) a közbeszerzésrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény, h) az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet, − az állami irányítás egyéb jogi eszközei, így különösen: a) az országgyőlési és a kormány határozatai, b) az oktatási és kulturális miniszter utasításai, − az Intézet vonatkozó belsı szabályzatai, belsı fıigazgatói/igazgatói utasításai, körlevelei, − a szervezeti egységek ügyrendjei, − a munkaköri leírások, − az Intézet által kötött polgári jogi szerzıdések
14
rendelkezéseinek megsértése, függetlenül attól, hogy a szabálytalanság szándékosan vagy gondatlanul, aktív magatartással, vagy mulasztással valósult meg. 2. A szabálytalanság észlelése 2.1. Ha az Intézet beosztott munkatársa, vagy az Intézettell polgári jogi szerzıdéses jogviszonyban álló személy szabálytalanságot észlel, köteles azt haladéktalanul jelenteni a közvetlen munkáltatói jogköröket gyakorló személynek, illetve a polgári jogi szerzıdésben meghatározott személynek (a továbbiakban együtt: vezetı). Ha a vezetı személyesen érintett, az észlelı a szabálytalanságot a hivatali út szerinti következı felettesnek is jelenti. 2.2. A kisebb súlyú szabálytalanság jelentése a szabálytalanság észlelıjének választása szerint szóban vagy írásban történik. A vezetı utasíthatja az észlelıt a szóban tett jelentés írásba foglalására. 2.3. Nagyobb súlyú szabálytalanság, valamint a vezetı érintettsége esetében a jelentés írásban történik. 2.4. A vezetı az általa észlelt vagy más által jelentett információt értékeli. Az értékelés során a vezetı elsısorban azt vizsgálja, hogy az információ valóban szabálytalanságra utal-e. Szabálytalanság esetén megvizsgálja továbbá annak jellegét (egyszeri vagy ismétlıdı) és súlyát (szándékos, gondatlan, vétlen, a hatályos szabályozás ellentmondásaiból szükségszerően fakadó) 2.5. A vizsgálat eredményeitıl, valamint az intézkedésre való jogosultságától függıen a vezetı alábbi döntéseket hozza: − az írásban bejelentett, külön intézkedést nem igénylı szabálytalanságot intézkedés nélkül nyilvántartásba veszi az 5. alfejezet elıírása alapján; − jelen szabályzat 3. alfejezetében meghatározott formában meghozza az általa szükségesnek tartott intézkedéseket, továbbá intézkedik a szabálytalanság, valamint az intézkedések nyilvántartásba vétele érdekében az 5. alfejezetben megállapítottak szerint; − írásban átadja az ügyet az intézkedésre jogosult személynek. 2.6. A vezetı intézkedési jogosultságát az SzMSz, az Intézet egyéb belsı szabályzatai, a szervezeti egység ügyrendje, valamint a vezetı munkaköri leírása határozzák meg. 2.7. Amennyiben a belsı ellenırzés észlel szabálytalanságot, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelıen jár el. A szervezeti egység a belsı ellenırzés megállapításai alapján intézkedési tervet készít, majd azt végrehajtja. 2.8. A külsı ellenırzési szerv eljárása során észlelt szabálytalanságot a külsı ellenırzési szerv által készített ellenırzési jelentés tartalmazza, amelynek alapján az Intézet intézkedési tervet készít és hajt végre. 2.9. A fıigazgató a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 31. §-a alapján elkészített éves ellenırzési jelentésében értékeli a jelen eljárásrend alkalmazása, valamint a belsı és külsı ellenırzések során feltárt szabálytalanságokat és azok kezelését, valamint a jelen eljárásrend alkalmazásának tapasztalatait. 15
3. Intézkedések 3.1. Az intézkedés célja lehet: − a szabálytalanság, valamint a szabálytalanság következményeinek felszámolása, a szabályszerő állapot helyreállítása; − a felelısség megállapítása és érvényesítése; − a szabálytalanság megismétlıdésének megakadályozása, ideértve a FEUVE rendszer továbbfejlesztésére tett javaslatokat is. 3.2. Jellemzı intézkedések: − saját hatáskörben hozott döntés, valamint egyéb intézkedés, ügyirat, nyilvántartás esetében annak a) kijavítása; b) visszavonása; c) módosítása; d) kiegészítése, − a felelısség megállapítása, valamint polgári jogi és munkajogi igény érvényesítése érdekében a) fegyelmi büntetés, eljárás indítása; b) munkajogi igény érvényesítése; c) polgári jogi igény érvényesítése, − a szabálytalansághoz vezetı körülmények, feltételek megváltoztatása, − a hatáskörrel és illetékességgel rendelkezı szervek, szervezetek megkeresése (pl. rendırség, ügyészség). 3.3. Kisebb súlyú szabálytalanság esetén az intézkedés szóban is megtehetı, nagyobb súlyú szabálytalanságok esetén az intézkedést írásba kell foglalni. 3.4. A szabálytalanság súlyának és az írásba foglalás szükségességének megítélése az intézkedésre jogosult mérlegelési jogkörébe tartozik. Az intézkedésre jogosult személy mérlegelés nélkül, írásban köteles intézkedni: − bőncselekmény vagy szabálysértés elkövetésének gyanúja, valamint az Intézet, illetve az állam által érvényesíthetı polgári jogi vagy munkajogi igény esetén; − amennyiben jogszabály az intézkedés írásba foglalását írja elı. 4. Az intézkedés nyomon követése 4.1. Az intézkedésre jogosult személy vagy az általa kijelölt vezetı figyelemmel kíséri az intézkedés végrehajtását, a megindított eljárások helyzetét, annak során feltárja az esetleges további szabálytalanságok lehetıségeit és megszüntetésükre intézkedést, illetve javaslatot tesz. 4.2. Az intézkedés elrendelıje a nyomon követés alapján, szükség szerint − újabb intézkedést hoz, − újabb intézkedés meghozatalát kezdeményezi az arra jogosult személynél,
16
− információt szolgáltat a belsı ellenırzés számára, elısegítve annak folyamatban lévı ellenırzéseit, az ellenırzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintı eseményekre való nagyobb rálátást. 5. Nyilvántartás 5.1. Az intézkedésre jogosult személy nyilvántartást vezet a 2. alfejezet alapján bejelentett, illetve az általa észlelt szabálytalanságokról és a megtett intézkedésekrıl. 5.2. Szabálytalanság szóbeli jelentése és szóbeli intézkedés esetén a szabálytalanság nyilvántartásban történı rögzítése az intézkedésre jogosult mérlegelési jogkörébe tartozik. Az írásban bejelentett, külön intézkedést nem igénylı szabálytalanságokat a nyilvántartásban minden esetben rögzíteni kell. 5.3. A nyilvántartás minden esetben tartalmazza: − a szabálytalanság észlelıjének nevét, − a szabálytalanság észlelésének és jelentésének idıpontjait, − a szabálytalanság leírását olyan módon, hogy a kapcsolódó iratok az Intézet iktatórendszerében visszakereshetıek legyenek, − a meghozott intézkedések megnevezését, a végrehatás lépéseit és határidıit, meghozott intézkedések hiányában a mellızés indokait, − az intézkedés eredményét, az ügy lezárásának idıpontját. 5.4. A nyilvántartás elektronikusan és papíron is vezethetı. A nyilvántartásban a szabálytalanságban érintett köztisztviselı (bejelentı, szabálytalanságot elkövetı, tanú, stb.) neve és beosztása kivételével más személyes adat nem rögzíthetı és nem tárolható. 5.5. Az intézkedés elrendelıje az általa vezetett nyilvántartás alapján évente, a tárgyévet követı év január 31-ig összesítıt készít a fıigazgató részére. 5.6. Az intézkedés elrendelıje a szabálytalanságokról készített éves összesítıt az eljárásrend alkalmazásának éves ellenırzési jelentésben történı értékelése céljából – a 2.9. pont rendelkezéseivel összhangban – másolatban megküldi az belsı ellenırzés vezetıjének.
17
2. számú melléklet FOLYAMATOK KOCKÁZATA ÉS ELLENİRZÉSE
A folyamat leírása
Hatás*
Valószínőség*
Folyamat kockázatossága*
Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Bekerülési érték meghatározása Tárgyi eszközök állományba vétele Analitikus nyilvántartás vezetése Értékcsökkenési leírás elszámolása Analitikus nyilvántartás és a fıkönyvi könyvelés egyezısége
Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Készletek nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Kötelezettségvállalá s, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás
M/K/A
M/K/A
M/K/A
A pénzügyi eszközök besorolása A bekerülési érték meghatározása Az analitikus nyilvántartás vezetése Az analitikus nyilvántartás és a fıkönyvi könyvelés egyezısége Befektetett pénzügyi eszközök értékelése a mérlegben Bekerülési érték meghatározása Készletek bevételezésének bizonylatolása Készletek kiadásának bizonylatolása Az analitikus nyilvántartás és a fıkönyvi könyvelés egyezısége Készletek értékelése a mérlegben Az ellenırzött feladat- és hatáskörök szabályozása A helyi és a központi szabályozás érvényesülése „Utalványrendelet” jogszabályi elıírásoknak való megfelelısége Kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjének kialakítása, a nyilvántartás vezetése
* Magas (3), közepes (2), vagy alacsony (1)
18
Ellenırzési pontok vagy folyamatok leírása
KOCKÁZATELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE 200..
Folyamat megnevezése
Összesített kockázatfelmérés
Folyamat jelentısége
kockázatossága
Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Készletek nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Jelölések: Magas (3) Közepes (2) Alacsony (1)
19
