45. számú melléklet
A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, EL ZETES ÉS UTÓLAGOS VEZET I ELLEN RZÉS
(FEUVE) SZABÁLYZATA
Érvényesség id pontja: 2009. január 02.-t l
Jóváhagyta:
…………………………………………………. Csordásné Bereczki Ildikó igazgató
1. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR o Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht) o Az államháztartás m ködési rendjér l szóló 217/1998. (XII. 30) Korm. rendelet (Ámr.) o A költségvetési szervek bels ellen rzésér l szóló 193/2003. (IX. 26.) Korm. Rendelet o 2008. évi CV. törvény a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról
2 Értelmez rendelkezések
2.1 Bels ellen rzés A bels
ellen rzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó
tevékenység, amelynek célja, hogy az ellen rzött szervezet m ködését fejlessze és eredményességét növelje. A bels
ellen rzés az ellen rzött
szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemlélet
megközelítéssel és
módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellen rzött szervezet kockázatkezelési, ellen rzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. /Áht. 121/A § (1)/
2.2 Bels kontrollrendszer alapfogalmai Bels
kontrollnak min síthet
minden olyan folyamat, amelyet egy szervezet
vezetése és apparátusa alakít ki, oly módon, hogy a célok elérésének érdekében biztosítsa:
o a m ködés szabályszer ségét, gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, o a vagyon védelmét, a veszteségek elkerülését (a visszaélések, nem megfelel használat és a hibák megel zését, illetve észlelése esetén a kiküszöbölését, o a beszámolási, elszámolási kötelezettség teljesítését, a pénzügyi jelentések megbízhatóságát, valamint
2
o megfelelést az alkalmazott törvényeknek, más jogszabályoknak, illetve a szervezet
bels
szabályzatainak,
beleértve
bizonyos
etikai
követelményeket is.
A bels
kontrolloknak bizonyosságot kell nyújtaniuk arról, hogy az adott
szervezetnél (rendszerben) o valamennyi nyilvántartandó tranzakció, és egyéb információ ténylegesen nyilvántartásra került, o az
információk
rendellenességek
feldolgozása felszínre
során
kerültek,
el forduló
így
a
hibák
rendszerben
vagy valóban
megtörtént tranzakciók és események kerültek – pontos – rögzítésre.
2.3 Az integrált bels kontrollrendszer modellje három dimenzióban foglalja össze a tevékenységet o az általános kontrollcélok (stratégia, elszámolás, megfelelés, m ködés, forrásvédelem o a bels kontrollrendszer elemeit, és o a kapcsolódó döntési, végrehajtási szinteket (szervezeti egységek, személyek: fels vezetés, középvezetés, alkalmazottak)
2.3.1 A bels kontrollrendszer elemei o Kontrollkörnyezet: megszabja egy szervezet fels
szint
vezetésének az
szervezetre kiható viselkedését, a vezet k és az alkalmazottak viszonyát a bels kontrollokhoz. Mindez magába foglalja a vezetés filozófiáját, stílusát, az érintettek szakmai kompetenciáját (elkötelezettségét), a humáner forrással kapcsolatos irányelveket és gyakorlatot, az etikai értékek, a bels szervezet alakítását,
a
feladatkörök
megosztását,
a
beszámoltatás
és
teljesítményértékelés módjait, továbbá az irányítási tevékenység min ségét.
3
a
o Kockázatösszegzés és
kezelés: olyan tevékenységek, amelyek lehet vé
teszik a szervezet céljaira ható küls és bels (pénzügyi és nem pénzügyi) kockázatok, negatív hatások, vagy elmulasztott lehet ségek felismerését, elemzését és értékelését, illetve kezelését. o Kontrolltevékenységek: a szervezeti hierarchia minden szintjén és minden ködési
területén
(érvényesítend ),
(tervezés, az
végrehajtás,
adott
szervezet
elszámolás)
érvényesül
m ködésének
alapvet
dokumentumaiban rögzítend el írások és eljárások, amelyek – többek között a döntési, hatásköri rendszerrel és a nyilvántartásokkal – biztosítják, hogy a vezetés által megfogalmazott célok és elvárások – a kockázatok kezelése mellett- végrehajtásra kerüljenek. o Információ és kommunikáció:
az információs rendszerek m ködésének
célja, hogy a küls és bels információkat oly módon rögzítse, értékelje és továbbítsa, hogy a felhasználók megfelel
id ben releváns és megbízható
információkat kapjanak feladataik végrehajtásához. o Monitoring: a bels
kontrollok „felügyelete”, min ségük megfelel ségének
folyamatos összegzése, a rendszeres vagy eseti nyomon követés, illetve az ezekre támaszkodó visszajelzések útján.
2.3.2 A bels kontrollok jellegük szerinti csoportosítása o Megel
kontrollok: céljuk a nem megfelel
megoldások (gyakorlat),
szabálytalanságok, csalások bekövetkezésének megel zése. o Feltáró kontrollok: céljuk annak felmérése, vizsgálata, hogy tapasztalható-e a szervezet céljainak nem megfelel gyakorlat, történtek-e szabálytalanságok, csalások. o Korrekciós
kontrollok
szabálytalanságok,
(vezet i
csalások
kontrollok):
következményeinek
a
feltárt
hiányosságok,
mérséklése,
a
hibák
kijavítása, a veszteségforrások kiküszöbölése, a bekövetkezett veszteségek mérséklése.
4
2.3.3 A bels kontrollok típusai o Szervezeti kontrollok: a bels szervezeti felépítés kialakítása, a felel sségi körök meghatározása, a jogosultságok és felel sségek delegálása, a jelentési kötelezettségek szabályozása. o A funkciók különválasztása: ne legyen ugyanaz a személy a felel s a teljes tranzakció nyilvántartásáért és feldolgozásáért, el kell választani egymástól a hitelesítést, a végrehajtást, a felügyeletet és a nyilvántartásba vételt. o Hitelesítés és jóváhagyás: az arra kijelölt felel s személy(ek) jogköre el zetes jóváhagyásra, engedélyezésre, illetve az utólagos felülvizsgálatra, szükség szerint értékhatárokhoz kötve, minden egyes tranzakciót az arra jogosultnak hitelesítenie kell, vagy jóvá kell hagynia. o
veleti és számviteli kontrollok: céljuk a könyvelési, nyilvántartási feladatok során a gazdasági események hitelesítésének, feldolgozásának, rögzítésének kontrollja, ide tartozik pl. a nyilvántartott adatok pontosságának ellen rzése, számok, sorszámok, összegek egyeztetése.
o Fizikai kontrollok: az eszközök meg rzésével kapcsolatos kontrollok (leltározás stb.), hozzáférési jogok korlátozása, beleértve a közvetlen fizikai hozzáférést, illetve a közvetett, dokumentumokon keresztül történ (beleértve az informatikai környezetben megvalósuló) hozzáférést is. o Személyzeti kontrollok: olyan eljárások, amelyek biztosítják, hogy a munkatársak feladataikkal arányos képességekkel rendelkezzenek. o Felügyeleti kontrollok: valamennyi bels kontrollnak tartalmaznia kell a napi tranzakciók és azok nyilvántartásának – felel s személy által történ
–
felügyeletét. o Vezet ségi kontrollok: a vezetés napi rutinján kívül es beszámolók
vizsgálata,
összehasonlító módszerek
kontrollok (pl.
alkalmazása,
bels
ellen rzési funkciók m ködtetése, egyéb vizsgálati eljárások).
Az egyes bels
kontrollok m ködéséhez hozzátartoznak a dokumentációs
feltételek, így a rendszerleírások, munkaköri leírások, módszertani útmutatók, ellen rzési nyilvántartások.
5
2.3.4 A bels kontrollok csoportosítása id beliségük szerint o El zetes kontrollok: a pénzügyi vagy egyéb döntést megel
kontrollok,
amelyek biztosíthatják a hibák elkerülését, megel zését, illetve el segíthetik a döntés vagy rendelkezés pontosságát. o Egyidej
kontrollok: a végrehajtással párhuzamosan zajlanak, s azt
szolgálják, hogy folyamatosan feltáruljanak a végrehajtásban tapasztalható akadályok és eltérések, így legyen még id és lehet ség az adott tevékenység végrehajtásának módosítására. o Utólagos kontrollok: a pénzügyi és egyéb döntést, vagy a gazdasági események, folyamatok lezárultát követ
kontrolltevékenységek, amelyek
utólagosan tárják fel a hibákat, eltéréseket, el segítve azok esetleges helyesbítését, jóvátételét.
3 A folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzésre vonatkozó általános szabályok
3.1 A FEUVE fogalma A folyamatba épített, el zetes, utólagos és vezet i ellen rzés (a továbbiakban FEUVE) létrehozásáért, m ködtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezet je
felel s
az
államháztartásért
felel s
miniszter
által
közzétett
módszertani útmutatók figyelembevételével. A költségvetési szerv vezet je köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és m ködtetni a szervezeten szabályszer ,
belül,
amelyek
szabályozott,
biztosítják
a
gazdaságos,
rendelkezésre hatékony
és
álló
források
eredményes
felhasználását. (2008. évi CV. Törvény 35. § (2)
3.2 A pénzügyi irányítási és ellen rzési feladatok tartalma A FEUVE, mint a kontrolltevékenységek része, magában foglalja: o A pénzügy
döntések
dokumentumainak
elkészítését
(ideértve
a
költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerz dések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait is.
6
o Az el zetes és utólagos pénzügyi ellen rzést, a pénzügyi döntések szabályszer ségi
és
szabályozottsági
szempontból
történ
jóváhagyását, illetve ellenjegyzését. o A gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelel
könyvvezetés és beszámolás). (2008. évi CV.törvény 35. §.
(2) a), b), c).)
3.3 A
pénzügyi
irányítási
és
ellen rzési
feladatok
ellátásának
megszervezése A pénzügyi irányítási és ellen rzési feladatoknak, tevékenységeknek az intézményen belüli, feladatköri elkülönítését – az Áht. 121. § (2) bekezdésében meghatározott el írás érdekében – az 1. sz. melléklet biztosítja.
3.4 A FEUVE rendszer A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon o elveket, o eljárásokat és o bels szabályzatokat,
melyek alapján az intézmény érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló el irányzatokkal, létszámmal, és a vagyonnal való o jogszer , o gazdaságos, o hatékony és o eredményes gazdálkodás követelményeit.
3.5 Az intézményvezet felel ssége a FEUVE rendszerrel kapcsolatban A költségvetési szerv vezet je felel s a feladatai ellátásához a költségvetési szerv
vagyonkezelésébe,
használatába
adott
vagyon
rendeltetésszer
igénybevételéért, az alapító okiratban el írt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel
7
ellátásáért, a költségvetési szerv
gazdálkodásában követelményeinek
a
szakmai
hatékonyság
érvényesítéséért,
a
és
a
tervezési,
gazdaságosság beszámolási
információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehet ségek és kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés, valamint a bels ellen rzés megszervezéséért és hatékony ködéséért. (Áht. 97. § (1)) A költségvetési szerv vezet je az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba vezet i ellen rzésének, valamint bels
épített, el zetes és utólagos
ellen rzésének m ködtetésér l. (Áht.
97. § (2)). Az Ámr. 149. § (2) c) pontja el írja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek megfelel en e rendelet 23. számú melléklete szerint értékelje a bels
kontrollok m ködését, és az éves költségvetési
beszámolóval, együttesen küldje meg a felügyeleti szervnek.
3.6 A pénzügyi irányítási és ellen rzési rendszerrel szemben támasztott követelmények A FEUVE-nek biztosítania kell, hogy a) a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszer ség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelel , pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan, d) a folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek jogszabályok végrehajtásra kerüljenek, a módszertani útmutatók figyelembevételével (2008. évi CV. törvény 35. §. (3)
8
3.7 A
FEUVE
rendszerben
alkalmazandó
legfontosabb
fogalmak
(jogszer ség, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) 3.7.1 Jogszer ség: a jogszer ség azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy
szervezeti
egység
m ködése
megfelel
a
vonatkozó
jogszabályoknak, el írásoknak. 3.7.2 Szabályozottság: a szabályozottság azt jelenti, hogy az adott intézmény vagy szervezeti egység m ködése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelel en szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek-e a hatályos jogszabályoknak, el írásoknak, egyéb vezet i rendelkezéseknek. 3.7.3 Gazdaságosság: egy adott tevékenység ellátásához felhasznált er források költségének optimalizálása a megfelel
min ség
biztosítása mellett. /193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet 2. § h)/ 3.7.4 Hatékonyság: egy adott tevékenység során el állított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az el állításukhoz felhasznált elemzésekor
források a
bels
közötti
kapcsolat.
Költséghatékonyság
ellen r
az eredményeket
a
költségek
függvényében értékeli, míg munkahatékonyság vizsgálatakor a befektetett
munkával,
illetve
alkalmazotti
létszámmal
összefüggésben. /193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet 2. § i)/ 3.7.5 Eredményesség: egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. /193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet 2. § j)/
9
4 A FEUVE rendszer és szabályozottság
4.1 Elvek Az els
szint
pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az
intézményvezet feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy az intézmény o mindig
a
hatályos
központi
jogszabályoknak,
irányelveknek,
útmutatásoknak a szem el tt tartásával lássa el a bels
szabályozás
feladatait, ezekr l a központi szabályokról tájékozott legyen, o a bels
szabályozásnál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által
meghatározott követelmények, célkit zések, elvárások, o a hatályos jogszabályok alapján kötelez en el írt bels
szabályozási
követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított bels szabályok megismertetésér l, o az
intézmény
m ködése
során,
a
helyi
sajátosságok
miatt
szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, majd elkészüljenek a vonatkozó szabályzatok, el írások.
4.2 Eljárások A szabályozottság érdekében a következ eljárásokat kell folytatni: o Meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a központi el írások kötelez el írásai miatt. o Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek o Szabályozása (anélkül, hogy azt kötelez
központi el írás
kötelez vé tenné) szükséges az intézmény m ködési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt, o Szabályozását
gyakran
felül
kell
vizsgálni,
mivel
jelent s
kockázati területet jelöl (pl. tanügyi dokumentumok pontos vezetése, a végrehajtás ellen rzése), o Szabályozását el térbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára.
10
o Új bels
szabályozás esetén – ha addig még az adott területre
szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelent sen megváltozott - a szabályozás el tt o el zetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak
az el zetes tájékozódást követ en lehet elkészíteni a
szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés el tt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. o A szabályozottság megfelel
min sége érdekében a szabályozottságot
2.sz. melléklet szerinti id közönként felül kell vizsgálni. o A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a §
munkafolyamatba épített vezet i ellen rzés tapasztalatait,
§
a független bels
ellen rzés (ha volt ilyen az elmúlt
id szakban) megállapításait, valamint §
a felügyeleti, illetve egyéb küls ellen rzés észrevételeit.
o A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lév
dolgozókkal, illetve a
szabályozott m ködési folyamathoz tartozó folyamatgazdákkal.
4.3 A megfelel szabályozottság kialakítása és fenntartása A megfelel szabályozottság kialakítása és fenntartása folyamatábráját a 3. sz. melléklet tartalmazza.
4.4 Bels szabályzatok Az intézmény vonatkozásában a bels intézmény intézményre
m ködését nézve
alapvet en kötelez
szabályzatok alatt valamennyi, az
meghatározó, el írást,
írásban
követelményt
rögzített,
az
meghatározó
dokumentumot érteni kell.
Bels szabályozás körébe így a következ k tartozhatnak: o szervezeti és m ködési szabályzat a mellékleteivel, o tervek, (mint pl. közép és hosszú távú program, fejlesztési program, a fenntartó költségvetési rendeletben meghatározott
11
költségvetési
terv,
és
intézményre
vonatkozó
eljárási
szabályai, egyéb megállapodások a fenntartóval, likviditási terv, el irányzat-felhasználási ütemterv stb.), o rendeletek (pl. a már említett költségvetési rendelet, továbbá a vagyongazdálkodási rendelet és szabályzat), o m ködéssel,
szakmai
tevékenységgel,
a
munkavállalók
jogállásával kapcsolatos szabályok, o pénzügyi és gazdálkodási szabályok. A folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés érdekében az intézménynek a 2. sz. mellékletben meghatározott szabályzatokkal kell rendelkeznie. A
szabályzatok
felülvizsgálatért
felülvizsgálati felel s
id szakai,
személyek
határnapjai,
megnevezése
valamint
szintén
a
2.
a sz.
mellékletben található.
5 A FEUVE rendszer és jogszer ség
5.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata, hogy az intézmény dolgozói számára biztosítsa o a hatályos központi jogszabályok, és más kötelez
szabályozások
megismerhet ségét, o a bels szabályokhoz való hozzáférést, o a központi, illetve a bels szabályzatokkal kapcsolatos információkat a jogszer ség betartása érdekében.
5.2 Eljárások A jogszer ség érdekében a következ eljárásokat kell lefolytatni:
12
o Gondoskodni kell az intézményt közvetlenül érint , a mindennapi tevékenységében alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, el írás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könny hozzáférhet ségér l. o A központi szabályok megfelel alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, internetes honlapokhoz való hozzáférést. o A bels
szabályok alkalmazhatósága érdekében a bels
szabályzatok
kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhet legyen.
A bels szabályzatok kiadásakor, a régi szabályzatok felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat, illetve folyamatgazdákat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetésér l.
o Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejt o feladatok ellátásánál közrem köd dolgozók, illetve o tevékenységek folyamatgazdái figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására.
o A központi el írások és a helyi szabályok betartását, azaz a jogszer séget a következ eszközökkel kell biztosítani: o el zetes vezet i ellen rzéssel, o egymásra épül , egymást ellen rz folyamatok rendszerével, o utólagos vezet i ellen rzéssel, o független (ha a személyi feltételek adottak) bels ellen rzéssel.
A jogszer ség területén az el zetes vezet i ellen rzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák jogszabályi/szabályzati ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján.
13
A folyamatba épített ellen rzés legfontosabb eszköze a jogszer ség tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelni kell arra, hogy egy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelez legyen az el feladat elvégzésének ellen rzése is. Utólagos vezet i ellen rzés eszköze a jogszer ség vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellen rzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A (független) bels
ellen rzés a jogszer ség vonatkozásában a legnagyobb
kockázatot képvisel területeken gyakrabban ellen rzi a szabályzatok betartását.
5.3 Bels szabályzatok A jogszer ségnek a hatályos központi, valamint a FEUVE és a bels szabályzatok témakörében
meghatározott
szabályzatoknak
való
megfelelés
során
kell
érvényesülni.
6 A FEUVE rendszer és a gazdaságosság A folyamatba épített el zetes és utólagos ellen rzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következ
elvek, eljárások és bels
szabályzatok alapján
érvényesül.
6.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló o bevételi és kiadási el irányzatokkal, o a létszám-el irányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit.
14
Cél: a megfelel
min ségi paraméterekkel rendelkez
„áru” beszerzése a
legalacsonyabb áron. A gazdaságosság követelménye, az hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált er források költségei – a min ségi paraméterek fenntartása mellett – optimalizálva legyenek. Egy intézmény akkor m ködik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló er forrásokból költséghatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi er forrást, amelyek a feladat, tevékenység ellátásához szükségesek.
6.2 Eljárások A gazdaságosság érdekében a következ eljárásokat kell lefolytatni: o Gazdaságossági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási el irányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Erre azért van szükség, mert nem gazdaságos a kiadási el irányzatok felhasználása akkor, ha nem vesszük figyelembe azt, hogy mi mennyibe kerül, mikor és hol lehet legolcsóbban
megszerezni
a
m ködéshez,
feladatellátáshoz
szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-el irányzatok felhasználása tekintetében. A létszámel irányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet
–
a humáner forrás-gazdálkodás
min ségjegyeit
megtartva – a legoptimálisabban oldjuk meg. o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladatellátást hogyan lehetne a meglév
vagyonnal úgy ellátni,
hogy az kevesebb költséggel járjon.
o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az el irányzatok felhasználása körében azokat az el irányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. o A
vagyongazdálkodás
területét
rendszeresen
vizsgálni
kell
annak
gazdaságossága szempontjából. o A szállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvez bb ajánlatot kell választani.
15
6.3 Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következ k: o pénzügyi-gazdálkodási
területen
az
anyag,
készlet,
vásárolt
szolgáltatások beszerzésével foglalkozó tevékenységek,
o a létszám és személyi juttatások el irányzata és felhasználása.
6.4 Bels szabályzatok A
gazdaságosság
követelménye
érvényesítéséhez
az
önköltség-számítási
szabályzat nyújthat segítséget. Am ennyiben a gazdaságosság számításához nem áll rendelkezésre a szükséges megfelel
részletezettség
szabályzatok
analitikus
adatbázis, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási nyilvántartásokkal
foglalkozó
szabályzatainak
kiegészítésér l, megfelel részletez nyilvántartások vezetésének el írásáról, hogy a gazdaságossági számítások elvégezhet ek legyenek.
7 A FEUVE rendszer és a hatékonyság A folyamatba épített el zetes és utólagos ellen rzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következ
elvek, eljárások és bels
szabályzatok alapján
érvényesül.
7.1 Elvek Az els
szint
pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az
intézményvezet
feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a
hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell a o bevételi és kiadási el irányzatokkal, o a létszám-el irányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során.
16
A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, egyéb eredmény, valamint ezek elvégzéséhez, nyújtásához felhasznált források között a kapcsolat megfelel legyen.
A tevékenység akkor hatékony, ha az intézmény a lehet legkevesebb dologi eszköz és munkaer felhasználásával o a lehet legtöbb, és o legjobb min ség feladatellátást
végez
(beleértve
a
feladatkörbe
tartozó
szolgáltatás-nyújtási
tevékenységet is).
7.2 Eljárás A hatékonyság érdekében a következ eljárásokat kell megvalósítani: o hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási el irányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Vizsgálni kell, hogy a legnagyobb mérték , illetve legjobb
min ség
feladatellátás,
illetve
szolgáltatásnyújtás
érdekében hogyan lehet a legkevesebb dologi eszközt igénybe venni, a legkedvez bb készletbeszerzési kiadást és vásárolt szolgáltatást igénybe venni. o a létszám-el irányzatok felhasználása tekintetében: a létszámel irányzatok felhasználása vonatkozásában az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a min ség javítása, vagy legalább szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkisebb létszám, illetve személyi juttatás el irányzat igénybevételével ellátni. o a vagyongazdálkodás során a
vagyongazdálkodás
során
a
hatékonysági
vizsgálat
középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelel en kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelel en hasznosított vagyon a szerv m ködésének hatékonyságát csökkenti.
17
Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az el irányzatok felhasználása
körében
azokat
az
el irányzatokat,
melyek
a
hatékonyság
a
hatékonyság
tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik.
A
vagyongazdálkodás
területét
rendszeresen
vizsgálni
kell
szempontjából.
7.3 A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a m ködés teljes egészét érinti, így különösen: o a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ, o szakmai m ködésre vonatkozó szakmai és egyes szolgáltatásra vonatkozó szakmai el írások.
7.4 Bels szabályzatok Amennyiben a hatékonyság számításához nem áll rendelkezésre a szükséges megfelel
részletezettség
szabályzatok
analitikus
adat,
gondoskodni
kell
nyilvántartásokkal
a
pénzügyi-gazdálkodási
foglalkozó
szabályzatainak
kiegészítésér l, megfelel részletez nyilvántartások vezetésének el írásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhet ek legyenek.
8 A FEUVE rendszer és az eredményesség A
folyamatba
épített
el zetes
és
utólagos
ellen rzési
rendszerben
eredményesség követelménye a következ elvek, eljárások és bels
az
szabályzatok
alapján érvényesül.
8.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: o a kiadási el irányzatok felhasználása, o a létszám-el irányzat felhasználása, valamint
18
o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás.
Az eredményesség az intézmény tevékenysége, ezen belül pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy az intézmény m ködése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása a) eléri-e a célját, b) s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki.
Az intézmény adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érintettek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek.
8.2 Eljárások A hatékonyság érdekében a következ eljárásokat kell alkalmazni: o a
bevételi
és
kiadási
el irányzatok
és
azok
felhasználása
vonatkozásában, ekkor vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz, az érintettekhez mennyiségben és min ségben, o a létszám-el irányzatok felhasználása tekintetében A létszám-el irányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások
mennyiségére,
valamint
annak
lehetséges
igénybevételére, illetve hogy a létszám, illetve személyi juttatás felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevev kre (pl. lehet, hogy adott feladat kevesebb személlyel és magasabb fizetéssel, vagy több személlyel és kevesebb fizetéssel, jobb min ségben, gyorsabban történik, ezért az igénybevétel n , illetve a szolgáltatás megítélése is javul. o a vagyongazdálkodás során, a vagyongazdálkodás során az eredményességi
vizsgálat
középpontjában
az
állhat,
hogy
a
rendelkezésre álló vagyon valamely feladatellátás kapcsán kapcsolatba
19
kerül-e a lehetséges igénybevev kkel, illetve az igénybevétel, vagy annak lehet sége milyen hatást gyakorol rájuk. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az el irányzatok felhasználása körében azokat az el irányzatokat, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. Az eredményesség javítása érdekében a) számításokkal, b) közvélemény kutatásokkal, c) egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. o A
vagyongazdálkodás
területét
rendszeresen
vizsgálni
kell,
annak
eredményesség szempontjából. Felel söket kell kijelölni az eredményességi számítások
elvégzésére,
kedvez bb
vagyongazdálkodási
javaslatok
kidolgozására.
8.3 Bels szabályzatok Az eredményesség követelménye érvényesítéséhez a f könyvi könyvelés és analitikus nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújthatnak segítséget. Amennyiben az eredményesség számításához nem áll rendelkezésre a szükséges, megfelel
részletezettség
szabályzatok
analitikus
adat,
gondoskodni
nyilvántartásokkal
kell
a
pénzügyi-gazdálkodási
foglalkozó
szabályzatainak
kiegészítésér l, megfelel részletez nyilvántartások vezetésének el írásáról, hogy az eredményességi számítások elvégezhet ek legyenek.
9 Ellen rzési nyomvonal Az
ellen rzési
nyomvonal
kidolgozásának
igényét
a
jelent s
költségvetési
eszközöket elosztó, felhasználó szervezetek tevékenységének követhet sége, átláthatósága biztosításának követelménye hívta életre. Szükség volt egy olyan, szabványos elveken felépül
rendszerre, amelynek alapján viszonylag könnyen
megállapítható az adott intézmény m ködését befolyásoló bels
kontrollok és
ellen rzési rendszer megléte, struktúrája és m ködési formája, amely végs soron a
20
pénzeszközök el írásszer
és pontos elszámolását,
a
kifizetések nyomon
követhet ségét biztosítja.
A szervezetek, költségvetési szervek ellen rzési nyomvonala nem függetleníthet ugyanazon szervezetek, költségvetési szervek folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzését l (FEUVE) és bels ellen rzési tevékenységét l.
Az államháztartás m ködési rendjér l szóló 217/1998. (XII.27.) Korm. rendelet új elemeket vezetett be a FEUVE rendszerébe, amelyek: f) az ellen rzési nyomvonal, g) a kockázatkezelés, és h) a
szabálytalanságokkal
kapcsolatos
eljárásrend
kialakításának
kötelezettsége
A FEUVE kiépítésének alapját a költségvetési szerv ellen rzési nyomvonala és kockázatkezelési rendszere jelenti. Az ellen rzési nyomvonal olyan eszköz, amelynek segítségével meghatározható a szervezet teljes vezetési és ellen rzési rendszere. Ezért az ellen rzési nyomvonal a rendszerellen rzés eszköze is, mert ennek segítségével az ellen r pontosan elemezheti a rendszert, meghatározhatja annak
gyenge
igényelhetnek,
pontjait, annak
megbízhatóságáról.
A
kockázatos
területeit,
érdekében,
hogy
következetesen
melyek meggy
kialakított
további djön
ellen rzési
a
vizsgálatot rendszer nyomvonal
felhasználásával a költségvetési szervek m ködési folyamataiban rejl kockázatok
minimalizálhatók, ezért fontos, hogy az ellen rzési nyomvonal a költségvetési szerv teljes m ködését fedje le, a feladatellátás egészére terjedjen ki.
Az Ámr. 145/B § (1) bekezdése szerint az ellen rzési nyomvonal „költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellen rzési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felel sségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellen rzési folyamatokat, lehet vé téve azok nyomon követését és utólagos ellen rzését.”
21
9.1 Az ellen rzési nyomvonal egyéb fogalmi és tartalmi meghatározása A jogszabályi meghatározáson kívül azonban figyelembe kell venni azt is, hogy a fogalom definiálása az alábbi többoldalú tartalmi megközelítésben is lehetséges: o Az ellen rzési nyomvonal egy szöveges összefoglaló, táblázat vagy folyamatábra,
amely
tartalmazza
a
bels
kontrollokat
és
mindazon
dokumentumokat, amelyeken a munkafolyamat egyes lépései lebonyolódnak. o Az ellen rzési nyomvonal úgy is felfogható, mint a követelményeket (jogszabályi követelmények, megbízható pénzügyi irányítás, pénzügyi érdekek védelme, stb.) teljesít vezetési és irányítási rendszer megfelel leírása. o Az ellen rzési nyomvonal mindenekel tt az adott tevékenységgel foglalkozók számára biztosít olyan szakmai irányítást, hogy mit és hogyan kell elvégezni, illetve annak ellen rzésére ad lehet séget, hogy az általuk végzett munkafolyamat megfelel-e a jogszabályi el írásoknak, bels
utasításoknak,
valamint a folyamatos, hatékony és célszer munkavégzés követelményeinek. A munkavégzés során szerzett tapasztalatok nyomán határozhatók meg azok a bels
kontroll pontok, ahol az ellen rzéseket dokumentáltan végre kell
hajtani. Ezt papír alapú ügyintézés esetén aláírással és dátumozással kell dokumentálni, számítástechnikai támogatottságú rendszerben pedig az ellen rzés automatikus elvégzését a programnak kell biztosítania.
o Az ellen rzési nyomvonal a rendszerellen rzés egyik eszköze, melynek segítségével az ellen r gyorsan elemezheti a rendszert, és meghatározhatja annak gyenge pontjait, kockázatos területeit, melyek további vizsgálatot igényelhetnek annak érdekében, hogy meggy
djön az alkalmazott rendszer
megbízhatóságáról, stabilitásáról.
o A nyomvonal tulajdonképpen egy navigációs térkép, mely keresztülvezet a szervezet teljes vezetési és ellen rzési rendszerének különböz szintjein.
Az ellen rzési nyomvonal a fentiek alapján a szerv folyamataira vonatkozó egyes tevékenységek, a tevékenységek jogi alapjának (küls
és bels
jogforrásának), a
felel söknek, a tevékenységek ellen rzésének, nyomon követésének, a kapcsolódó dokumentumoknak az együttes meghatározása.
22
9.2 Az ellen rzési nyomvonal általános jellemz i Az ellen rzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felel sét, ellen rzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: o a költségvetési szerv m ködésének, egyes tevékenységeinek egymásra épül eljárásrendjét egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellen rzési pontok (típusok) összességét, o kialakításával a költségvetési szervre jellemz
valamennyi tevékenység,
valamennyi „szerepl ”, funkció együttes koordinálásra kerül sor, o valamennyi résztvev számára írott és átlátható formában válik (követend eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak, o segít az új dolgozók betanításában, munkaköri leírások definicióiban, hatásköri szabályozások elkészítésében, o segít a követend eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felel sség megállapításában, o a pénz- és információ áramlások és a munkafolyamatok áttekinthet
és
rendszerezett dokumentálása révén hozzásegíti az ellen rzést végz ket a rendszer-, illetve véletlenszer kockázatok azonosításához, o megmutatja a szervezet folyamatba épített ellen rzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelel átalakítását, és a m ködtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti el .
Azoknál a költségvetési szerveknél, ahol kiépített min ségbiztosítási rendszer ködik, ott a rendszerdokumentációt ki kell egészíteni az egyes folyamatokon belüli ellen rzési pontokkal.
23
9.3 Az ellen rzési nyomvonal speciális jellemz i a) A felel sségi szintek terén: o az ellen rzési nyomvonal mindazon egymásra épül , egymásra kapcsolódó
eljárások
meghatározhatók
együttesét
valamennyi
jelenti,
amelyek
folyamatban
a
alapján felel sök,
kontroll/ellen rzési pontok), o a megfelel en kialakított, pontos és teljes kör ellen rzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás m ködés, a hozzá tartozó felel s, o az ellen rzési nyomvonal megmutatja, hogy annak ellenére, hogy a kialakításáért a költségvetési szerv vezet je a felel s – a teljes folyamat min sége
azonban
az
egyes
résztevékenységekért
felel s
közrem köd n is múlik,
b) A szervezeten belüli együttm ködés er sítése terén: o A
különböz
szervezeti
egységek
kapcsolatában
nagyobb
rugalmasság, jobb együttm ködés, koordináció várható az ellen rzési nyomvonal kialakításától, amennyiben a folyamatleírásokban foglaltakat elfogadják, ismertté teszik, és az adott szervezeti egységekben dolgozók követend eljárásként alkalmazzák, o Az ellen rzési nyomvonal eljárások, és a tevékenységek folyamatába (a munkafolyamatokba) épített ellen rzések együttesét jelenti, ami a költségvetési szerv teljes m ködését lefedi, teljes feladatellátásra kiterjed, vagyis a m ködtetés jobbításának fontos eszköze. c) A szervezeti m ködés terén: o a megbízható ellen rzési nyomvonal kialakításának jelent sége abban áll, hogy segítségével feltérképezhet a szervezet összes folyamatában rejl m ködési kockázat, o a szervezet vezet jének a szakmai és gazdasági folyamatok olyan megszervezésér l kell gondoskodnia, amelyben a soron következ velet addig nem végezhet el, amíg nem történt meg a megel velet kifogástalan elvégzése. Ez egyben azt jelenti, hogy a
24
tevékenység ilyen megszervezésekor a munka folytatása megköveteli az el
m velet ellen rzését.
o A hibásan kialakított ellen rzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a m ködtetését, az ellen rzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása a m ködési zavarokhoz vezethet.
9.4 Az ellen rzési nyomvonal hatóköre Az ellen rzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a szerv tevékenységét jellemz
összes folyamatot. A megfelel
irányítási szinteken folyó szabályozott
tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekr l, m veletekr l, a m veletekben résztvev kr l és felel sségeikr l, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísér dokumentumokról. A szabályszer en vezetett dokumentált folyamatok megmutatják a m velettel kapcsolatos információkat, a m veletek id pontját és id tartamát, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó dokumentumokat. Az
ellen rzési
nyomvonal
kialakítása
a
költségvetési
szerv
teljes
tevékenységére vonatkozik, a költségvetési szerv szervezetét, struktúráját jellemz
m ködési
folyamatokkal,
illetve
a
folyamatokat
m ködtet
folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül els dlegesen felel sek az adott folyamat végrehajtásáért.
9.5 Az ellen rzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer els sorban az érintett szervezet felel sségi és információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellen rzési folyamatot. A komplexebb tevékenységek esetén érdemes az átfogóbb folyamatokból kiindulni, és
ezt
alábontani
részfolyamatokra
úgy,
hogy
az
ellen rzési
nyomvonal
tevékenységeinek összefüggései, kapcsolódási pontjai meghatározott szervezeti egységenként jelenhessenek meg.
25
A táblarendszer fejléce, amelyet ajánlott valamennyi esemény leírásánál egységesen használni: 1. Sorszám:
a
tevékenység
nyomvonalon
belüli
sorszáma,
mely
a
tevékenységek sorrendiségére utal, 2. Tevékenység/feladat:
a
tevékenység,
illetve
feladat
pontos
tárgya,
tartalmának, céljainak teljes, formailag vázlatos leírása, 3. Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés: a tevékenység ellátása során irányadó jogszabályok, egyéb normatív rendelkezések konkrét megnevezése, amelyeket az adott feladat elvégzése során kötelez en figyelembe kell venni az el készítésért, végrehajtásért felel s személynek, 4. El készítés: az adott feladat, valamint a feladat elvégzéséhez szükséges intézkedés el készítését, illetve a felel s elé kiadmányozás céljából történ felterjesztését végz szervezeti egység megnevezése, 5. Keletkez dokumentum: a tevékenység során keletkez dokumentum, illetve adat – függetlenül annak megjelenési formájától -, amelyet a felel s rovatban megjelölt személy kiadmányoz, szignál, ellenjegyez, vagy a feladathoz tartozó „jogszabály, egyéb normatív rendelkezés” rovatban feltüntetett normatív el írás szerint egyéb módon jóváhagy. A keletkez
dokumentumok egy
következ tevékenység elvégzésének alapfeltételét jelenthetik. 6. Felel s/kötelezettségvállaló: a tevékenység ellátásáért (megszervezéséért, szabályszer
és hatékony elvégzéséért, valamint a keletkez
dokumentum
jóváhagyásáért, kiadásáért) felel s szervezeti egység vezet je, illetve pénzügyi folyamat esetén a kötelezettségvállaló személye (igazgató). 7. határid :
a
tevékenység
elvégzésének
pontos
határideje,
tevékenység esetén rendszeressége, más feladattól függ esetén utalás a feltételt jelent
ismétl
tevékenység
feladattal való viszonyára (pl. költségvetési
tervezéssel egyidej leg), 8. Ellen rzés/érvényesítés: az adott tevékenység el készítésének, illetve végrehajtásának ellen rzését végz személy szervezeti egysége, beosztása, 9. Utalványozás: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az utalványozó szervezeti egysége, beosztása, 10. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az ellenjegyz szervezeti egysége, beosztása, 26
11. Pénzügyi
teljesítés:
a
pénzügyi
teljesítéssel
kapcsolatos
bármilyen
megjegyzés, 12. Könyvvezetésben
való
megjelenítés:
a
könyvviteli
elszámolás
sajátosságainak rövid leírása
9.6 További szempontok az ellen rzési nyomvonalak elkészítéséhez A költségvetési szervek m ködési folyamatai a szervezet célkit zéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek megfelel en kell a szervezetet m ködtetni. Az ellen rzési nyomvonal elkészítésének kötelezettsége felöleli a szervezet tevékenységét jellemz összes folyamatot. Az ellen rzési nyomvonal kialakítása a szervezet teljes tevékenységére vonatkozik, a szervezet szervezetét, struktúráját jellemz
m ködési folyamatokkal, illetve a
folyamatokat m ködtet folyamatgazdákkal (szervezeti egységek vezet ivel) együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül els dlegesen felel sek az adott folyamat végrehajtásáért.
Az ellen rzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szervek rendelkezésére álló bels szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellen rzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása.
Biztosítani kell a dokumentumok hosszú távú fellelhet ségét.
Jelen FEUVE Szabályzat hatályba lépésével érvényét veszti a 2008. május 09.-én készült „Folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzés rendszere” Szabályzat.
Csordásné Bereczki Ildikó igazgató
27
1.sz. melléklet a FEUVE szabályzathoz
Sorszá m
Az ellen rzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése
I. I.1. I.2. I.3. I.4.
I.5.
Feladatkörök megnevezése Ellen rzési feladatok megnevezése
igazgató
igazgatóhelyettesek gyakorlati oktatásvezet
X
X
gazdaságvezet
Fenntartó
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Költségvetési terv készítése Tanügyi dokumentumok jogszabályi el írásoknak megfelel pontos vezetése Az intézményre vonatkozó költségvetési koncepció elkészítése Az intézmény éves költségvetése Az intézmény éves költségvetésének módosításai Az intézményt érint normatív állami támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak
X
X
I.6.
Kötelezettségvállalások
X
X
I.7.
Az intézményt érint normatív állami támogatások elszámolásához történ adatszolgáltatás
X
X
I.8.
Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek X
X
I.8.1. II.
II.1. II.2. II.3. II.4.
Beszerzések, vásárlások, értékesítés selejtezés El zetes és utólagos pénzügyi ellen rzés, a pénzügyi döntések jogszer ségi és szabályozottsági szempontból történ jóváhagyása, ellenjegyzése Költségvetési terv, el irányzat-felhasználási ütemterv, likviditási terv jóváhagyása
X
X
X
Kötelezettségvállalások ellenjegyzése Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek jóváhagyása, ellenjegyzése Beszerzések, vásárlások, értékesítés selejtezés
aktuálisan
X
aktuálisan
X
X
X
aktuálisan
X
X
X
aktuálisan
X
III.
Gazdasági események elszámolása
III.1.
Költségvetési el irányzatok könyvelése
X
X
III.2.
El irányzat teljesítésének könyvelése
X
X
III.3.
Féléves beszámoló
X
X
X
III.4.
Éves beszámoló
X
X
X
28
2. sz. melléklet a FEUVE szabályzathoz A bels szabályzatok listája és felülvizsgálati rendje
Felülvizsgálat id szakai, határnapjai
Felülvizsgálat elvégzéséért felel s személyek
Legalább program készitésenként
igazgató
aktuálisan
igazgató, gazdaságvezet
Feladatellátás rendjének szabályozása
aktuálisan
Az SZMSZ szerint igazgató, igazgatóhelyettes, gyakorlati okt.vez.
Munkaügyi szabályok
aktuálisan
T zvédelmi szabályzat
aktuálisan
Munkavédelmi szabályzat
aktuálisan
Bels szabályzatok megnevezése
I. Tervezéshez kapcsolódó szabályzatok Az intézmény közép és hosszútávú programja
II. Tevékenységhez, m ködéshez, kapcsolódó általános szabályozások Ügyrend
igazgató, közalkalmazotti tanács igazgató, t zvédelmi szakalkalmazott igazgató, munkavédelmi szakalkalmazott
III. Tevékenység pénzügyi-számviteli szabályozása El irányzat-felhasználási ütemterv Likviditási terv
negyedévente havonta
IV. Számviteli szabályzatgy jtemény részeként a következ k Számviteli politika Pénztár és pénzkezelési szabályzat Bizonylati szabályzat és bizonylati album Selejtezési szabályzat Leltározási és leltárkészítési szabályzat Kötelezettségvállalás, utalványozás érvényesítés rendjér l szóló szabályzat Eszközök és források értékelési szabályzata Számlarend
aktuálisan aktuálisan aktuálisan aktuálisan aktuálisan
gazdaságvezet gazdaságvezet igazgató ellen rzi és jóváhagyja gazdaságvezet gazdaságvezet gazdaságvezet gazdaságvezet gazdaságvezet
aktuálisan
gazdaságvezet
aktuálisan aktuálisan
gazdaságvezet gazdaságvezet
aktuálisan aktuálisan
igazgató igazgató
aktuálisan
igazgató
aktuálisan
és
V. Ellen rzéshez kapcsolódó szabályzatok Bels ellen rzési kézikönyv FEUVE szabályzata
VI. Speciális feladatellátáshoz kapcsolódó szabályzatok Szabályzat a tankönyvellátásról
29
3. sz. melléklet a FEUVE szabályzathoz A megfelel szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája
Jogszabályok alapján kötelez bels szabályozási területek meghatározása
Az intézmény m ködési, szervezeti sajátossága miatt bels szabályozást igényl területek meghatározása
Szabályozás
Meglév szabályozás
Új belép szabályozás
A szabályozás kötelez felülvizsgálati id közének illetve határnapjának meghatározása
El zetes konzultáció
A területen dolgozók
Szabályozás felülvizsgálata
Érintett folyamatgazda
Tapasztalatok áttekintése (FEUVE), küls ellen rzések, bels ellen rzések tapasztalatai
Szabályzat tervezet elkészítése
Szabályzat tervezet véleményezése, megbeszélése
Módosítási javaslat elkészítése A területen dolgozó
Érintett folyamatgazda
Módosítási javaslat véleményezése, megbeszélése
Szabályzat elkészítése
A területen dolgozó
Érintett folyamatgazda
Módosítás elkészítése
Szabályzat megismertetése Módosítás megismertetése
30
Intézmény neve
Gábor Áron vészeti Iskola Szakközépiskola
Dokumentum megnevezése
A folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés (FEUVE) szabályzata
célja
- a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ide értve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerz dések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait is). - az el zetes és utólagos pénzügyi ellen rzés, a pénzügyi döntések szabályszer ségi és szabályozottsági szempontból történ jóváhagyása, illetve ellenjegyzése. - a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelel könyv-vezetés és beszámolás) - a költségvetési szerv m ködésének, egyes tevékenységeinek egymásra épül eljárásrendjét egységes folyamatként mutassa be, teljes egészében tartalmazza az ellen rzési pontok összességét - kialakításával a költségvetési szervre jellemz valamennyi tevékenység, valamennyi szerepl együttes koordinálására kerüljön sor - segítsen az új dolgozók betanításában, munkaköri leírásuk definícióikban, hatásköri szabályozásuk elkészítésében
Az elkészített dokumentum feladata
Annak biztosítása, hogy: - a költségvetési szerv valamennyi gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszer ség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel. - eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetés ellenes felhasználásra - megfelel , pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan - a folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek, jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembe vételével. - segítsen a követend eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felel sség megállapításában - a pénz és információ áramlások és a munkafolyamatok áttekinthet és rendezett dokumentálása révén hozzásegítse az ellen rzést végz ket a szervezet folyamatba épített ellen rzési rendszerének hiányosságainak felderítésében
elemei
1. Jogszabály háttér 2. Értelmez rendelkezések 3. A folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzésre vonatkozó általános szabályok 4. A FEUVE rendszer és a szabályozottság 5. A FEUVE rendszer és a jogszer ség 6. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság 7. A FEUVE rendszer és a hatékonyság 8. A FEUVE rendszer és az eredményesség 9. Ellen rzési nyomvonal 1. sz. melléklet: Az ellen rzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 2. sz. melléklet: A bels szabályzatok listája és felülvizsgálati rendje 3. sz. melléklet: A megfelel szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája
Intézmény neve
Dokumentum megnevezése
Szabályzat szabálytalanságok kezelésér l
Gábor Áron vészeti Iskola Szakközépiskola
Kockázatkezelési szabályzat
Az elkészített dokumentum feladata
célja - hozzájáruljon a különböz jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott el írások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához - keretet biztosítson ahhoz, hogy az el írások sérülése, megsértése esetén a megfelel állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felel sség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen - a szabálytalansággal érintett területeken szerzett tapasztalatok beépítésre kerüljenek a folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzés rendszerébe
- a szabályzat a költségvetési szerv kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál, amely a kockázati tényez k meghatározását, azok értékelését, a kockázatokra adott válaszreakciókat és a kockázatok felülvizsgálatát foglalja magában - a kockázatkezelés révén a költségvetési szerv csökkentheti a kockázatok hatásait, illetve megel zheti a feltárt kockázatok bekövetkezését.
Annak biztosítása, hogy: - a jogszabályoknak megfelel szabályzatok alapján m ködjön a szervezet - a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan figyelemmel kísérje - szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelel en, amilyen mértéket képvisel a szabálytalanság
- a kockázatok azonosítása - a kockázatok értékelése - kockázati reakciók - kockázatok felülvizsgálata
32
elemei
1. Bevezetés 2. Szabálytalanság kezelési eljárás 1. sz. melléklet: A költségvetési intézmény szabályzatai 2. sz. melléklet: Egyes eljárások 3. sz. melléklet: Jogszabályi háttér 4. sz. melléklet: A szabálytalanságok fajtái
1. Általános rész 2. A végrehajtás 3. A kockázatok értékelése 4. A kockázatra adott reakció 5. A kockázatkezelés gyakorlati lépései 1. sz. melléklet: A tevékenységek folyamatlistája 2. sz. melléklet: Fókuszcélok 3. sz. melléklet: A folyamatok jelent sége célok szerint 4. sz. melléklet: Kockázati tényez k 5. sz. melléklet: A folyamatok eredend kockázata 6. sz. melléklet: A folyamatok kockázati értékelése 7. sz. melléklet: A felmerült kockázatokra tehet válaszlépések
Intézmény neve
Dokumentum megnevezése
Szabályzat a vezet i elszámoltathatósághoz
Gábor Áron vészeti Iskola Szakközépiskola
[A bels kontroll rendszerekre vonatkozó kötelez képzés (gazdasági vezet k részére)]
Az elkészített dokumentum feladata
célja
- a költségvetési szerv vagyon kezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszer igénybevétele, az alapító okiratban el írt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel ellátása - a rendelkezésre álló el irányzatoknak a célnak megfelel felhasználása - a költségvetési szerv tevékenységében a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítése - a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, azok teljessége és hitelessége - a gazdálkodási lehet ségek és kötelezettségek összhangja - az intézmény számviteli rendje
A könyvviteli szolgáltatást végz k megszerzett ismereteinek naprakészen tartása
33
- a bels ellen rzési kötelezettség, ellen rzést végz k jogállásának, feladatainak rögzítése a szervezeti ködési szabályzatban - a bels ellen rzés funkcionális függetlenségének biztosítása - stratégiai ellen rzési terv jóváhagyása - éves ellen rzési terv jóváhagyása - éves ellen rzési jelentés, összefoglaló ellen rzési jelentés készítése
A változásokból ered követelmények megismerése
elemei
1. A vezet i ellen rzés rendszere 2. A vezet i ellen rzés jogszabályi meghatározása 3. Felel sségre vonás 4. Anyagi kártérítési felel sség 5. Kártérítési, büntet jogi felel sség 6. Vezet i ellen rzés 1. sz. melléklet: Éves ellen rzési jelentés és éves összefoglaló ellen rzési jelentés, valamint megbízhatósági ellen rzési jelentés 2. sz. melléklet: Nyilatkozat a 23. számú 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelethez.
