A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzat

A nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei

3.SZ. MELLÉKLET A NAGYKÁTAI IPARI SZAKKÖZÉPISKOLA ÉS SZAKISKOLA

FEUVE szabályzat A nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzatának melléklete

A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzat

3.sz.melléklet/

1


Tartalom Bevezetés I. Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó általános szabályok II. A FEUVE rendszer és a szabályozottság III. A FEUVE rendszer és a szabályosság IV. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság V. A FEUVE rendszer és a hatékonyság VI. A FEUVE rendszer és az eredményesség VII. Költségvetési ellenőrzés VII.1. Szabálytalanságok kezelésének rendje VII.2. Az ellenőrzési nyomvonal VII.3. A belső ellenőrzési kötelezettség, a belső ellenőrzést végző személy jogállásának, feladatának meghatározása VIII. Kockázatkezelés Mellékletek

Bevezetés

1. Szabályzatkészítési kötelezettség Az intézmény FEUVE szabályzatának kidolgozására - az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdése, valamint - az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/A. §-a, továbbá - a Pénzügyminisztérium költségvetési ellenőrzéssel kapcsolatban közzétett módszertani útmutatói, illetve ajánlásai figyelembevételével került sor.

2. A szabályzat hatálya A szabályzat az Intézmény, mint költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésére terjed ki, a szabályzat borítóján megjelölt időponttól.

3.sz.melléklet/

2


I.

Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó általános szabályok A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó szabályokat az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdése, valamint az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/A. §-a határozza meg. 1. A FEUVE fogalma Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) az Áht. 121. §-ában meghatározott ellenőrzés. A FEUVE a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer. 2. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok tartalma A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). 3. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok ellátásának megszervezése A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatoknak, tevékenységnek az intézményen belüli, feladatköri elkülönítését – az Áht. 121. § (2) bekezdésben meghatározott előírás érdekében - a 3. számú melléklet biztosítja. 4. A FEUVE rendszer A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon o elveket, o eljárásokat és o belső szabályzatokat, melyek alapján az intézmény érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való o szabályszerű, o gazdaságos, o hatékony és o eredményes gazdálkodás követelményeit.

3.sz.melléklet/

3


5. Az intézményvezető felelőssége a FEUVE rendszerrel kapcsolatban Az intézményvezető köteles o olyan szabályzatokat kiadni, o olyan folyamatokat kialakítani és működtetni az intézményen belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. Az intézményvezető köteles o kialakítani, o működtetni és o fejleszteni a FEUVE rendszerét. A FEUVE rendszer kialakításánál, működtetésénél, valamint fejlesztésénél az intézmény vezetőjének figyelembe kell venni: o a gazdálkodás folyamatait, így § a tervezési, § a végrehajtási, § a beszámolási tevékenység feladatait, valamint o az egyéb sajátosságokat. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét a VII.1. pont tartalmazza. 6. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott követelmények A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott legfontosabb követelmények, hogy biztosítsák azt, hogy a) az intézmény valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel; b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre az intézmény gazdálkodásával kapcsolatosan; d) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek; e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra.

7. A FEUVE rendszerben alkalmazandó legfontosabb fogalmak (szabályosság, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) 7.1. Szabályosság A szabályosság azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység működése, tevékenysége megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak.

3.sz.melléklet/

4


7.2. Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy az intézmény működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek–e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. 7.3. Gazdaságosság A gazdaságosság a tevékenység ellátásához felhasznált optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett.

erőforrások

költségének

7.4. Hatékonyság A hatékonyság a tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. 7.5. Eredményesség Eredményesség a tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat.

II. A FEUVE rendszer és a szabályozottság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályozottság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy az intézmény o mindig a hatályos központi jogszabályoknak, irányelveknek, útmutatásoknak a szem előtt tartásával lássa el a belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen; o a belső szabályozásánál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott követelmények, célkitűzések, elvárások; o a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről; o az intézmény működése során, a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, majd elkészítsék a vonatkozó szabályzatokat, előírásokat. 2. Eljárások A szabályozottság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni:

3.sz.melléklet/

5


o Meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a központi előírások kötelező előírásai miatt. o Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek o szabályozása (anélkül, hogy azt kötelező központi előírás kötelezővé tenné) szükséges az intézmény működési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt, o szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelentős kockázati területet jelöl, o szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára. o Új belső szabályozás esetén – ha addig még adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelentősen megváltozott – a szabályozás előtt o előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal. o A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot 1.sz. folyamatábra szerinti időközönként felül kell vizsgálni. o A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a § a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, § a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit. o A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévő dolgozókkal. 3. A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása folyamatábráját a 1. számú folyamatábra tartalmazza. 4. Belső szabályzatok Az intézmény vonatkozásában a belső szabályzatok alatt valamennyi, az intézmény működését alapvetően meghatározó, írásban rögzített, az intézményre nézve kötelező előírást, követelményt meghatározó dokumentumot érteni kell. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés érdekében az intézmény a 4. számú mellékletben meghatározott szabályzatokkal rendelkezik. A szabályzatok felülvizsgálati időszakai, határnapjai, valamint a felülvizsgálatért felelős személyek megnevezése szintén a 4. számú mellékletben található.

3.sz.melléklet/

6


III. A FEUVE rendszer és a szabályosság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályosság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata, hogy az intézmény dolgozói számára biztosítsa o a hatályos központi jogszabályok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét, o a belső szabályzatokhoz való hozzáférést, o a központi, illetve a belső szabályzatokkal kapcsolatos információkat a szabályosság betartása érdekében.

2. Eljárások A szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: o Gondoskodni kell az intézményt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könnyű hozzáférhetőségéről (papír, valamint számítógépes adathordozó segítségével). o A központi szabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek, folyóiratok beszerzését, illetve az Internetes honlapokhoz való hozzáférést. o A belső szabályok alkalmazhatósága érdekében a belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. o A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetéséről. o Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtő o feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására. o A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítani: o előzetes vezetői ellenőrzéssel, o egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, o utólagos vezetői ellenőrzéssel. A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók szabályozottsági ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. Folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból,

3.melléklet/7


feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb.

3. Belső szabályzatok A szabályosságnak a hatályos központi, valamint a FEUVE és a belső szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfelelés során kell érvényesülni.

IV. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló o bevételi és kiadási előirányzatokkal, o a létszám-előirányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. Cél, a megfelelő minőségi „áru” beszerzése a legalacsonyabb áron. A gazdaságosság követelménye, az hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei – a minőség fenntartása mellett – optimálisak legyenek. Az intézmény akkor működik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló erőforrásokból költséghatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi erőforrást, amelyek a feladat, tevékenység ellátásához szükségesek.

2. Eljárások A gazdaságosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gazdaságossági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. A kiadási előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha figyelembe veszik azt, hogy mikor, honnan lehet a legolcsóbban megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet a legolcsóbban oldják meg.

3.sz.melléklet/

8


o a vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. o A gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat lehet javasolni. o A gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, melyektől a szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. A lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbb ajánlatot kell választani. 3. Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következők: o pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, készlet, szolgáltatások beszerzésével foglalkozó tevékenységek, o a létszám és személyi juttatás előirányzatai és felhasználása. 4. Belső szabályzatok A gazdaságosság követelménye érvényesítéséhez az önköltség-számítási szabályzat nyújthat segítséget. Amennyiben a gazdaságosság számításhoz szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a gazdaságossági számítások elvégezhetőek legyenek.

V. A FEUVE rendszer és a hatékonyság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell, a o bevételi és kiadási előirányzatokkal, o a létszám-előirányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során.

3.sz.melléklet/

9


A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, egyéb eredmény, valamint ezek elvégzéséhez, nyújtásához felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha az intézmény a lehető legkevesebb tárgyi eszköz és munkaerő felhasználásával o a lehető legtöbb, és o legjobb minőségű feladatellátást végez. 2. Eljárások A hatékonyság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. § Ekkor vizsgálni kell, hogy a legtöbb, illetve legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. § a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-előirányzatok felhasználása vonatkozásában az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. § a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon a szerv nem hatékony működését eredményezi. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. 3. A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a működés teljes egészét érinti, így különösen: - a szervezeti felépítést, ezzel összefüggésben az SZMSZ-t - szakmai működésre vonatkozó szakmai előírásokat.

4. Belső szabályzatok Amennyiben a hatékonyság számításhoz szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhetőek legyenek.

3.sz.melléklet/

10


VI. A FEUVE rendszer és az eredményesség A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben az eredményesség követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményvezető feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: o kiadási előirányzatok felhasználása, o a létszám-előirányzat felhasználása, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség az intézmény tevékenysége - ezen belül, pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatás megvalósításának mértéke -, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy az intézmény működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása - eléri-e a célját, - s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. 2. Eljárások A hatékonyság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: o Hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás hogyan viszonyul az elvárásokhoz, az érintettekhez mennyiségben és minőségben jut el. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-előirányzatok felhasználása hogyan hat a feladatellátásra. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik.

3. Belső szabályzatok Az eredményesség követelménye érvényesítéséhez a főkönyvi könyvelési és analitikus nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújthatnak segítséget.

3.melléklet/11


VII. Költségvetési ellenőrzés 1. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/A. § (5) bekezdése alapján az intézményvezető köteles rendelkezni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről, amely a szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. Az Intézménynél előforduló szabálytalanságok kezelésére az itt meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.

1.1. Szabálytalanság A szabálytalanság, valamely létező szabálytól: o központi jogszabályi rendelkezéstől, o helyi rendelettől, o egyéb belső szabályzattól, utasítástól való eltérést, ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti. A szabályok be nem tartása adódhat o nem megfelelő cselekményből, o mulasztásból, o hiányosságból.

1.2. Jelen eljárásrend tekintetében a szabálytalanságok körének meghatározása Jelen eljárásrend tekintetében szabálytalanságnak minősülnek azok a szabálytalanságok, melyek mértékük alapján o a büntető-, o szabálysértési, o kártérítési, illetve o fegyelmi eljárás megindítására adnak okot.

1.3. A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok (újbóli) előfordulásának megelőzése. A megelőzés érdekében a szabálytalanságok kiküszöbölésére, megakadályozására a FEUVE rendszerbe új elemeket kell beépíteni, hogy az előzetes, a folyamatos, valamint az utólagos vezetői ellenőrzés eszközével a szabálytalanság előfordulása, illetve ismételt felmerülése kivédhető legyen. A FEUVE rendszerben az ellenőrzési pontok kialakításakor figyelembe kell venni a független belső ellenőrzés érintett területre vonatkozó megállapításait, különös tekintettel a

3.melléklet/12


mulasztások, hiányosságok, helytelen cselekmények tényeire, okaira, körülményeire, illetve a felelősökre. A FEUVE rendszer karbantartása, fejlesztése során a független belső ellenőrzési tapasztalatokat úgy kell hasznosítani, hogy az adott területre meghatározott részletes szabályozással, a szabályozás megismertetésével, a szabályozás betartatásával, illetve közvetlen felelősök meghatározásával az újabb szabálytalanságok kivédhetőek legyenek. 1.4. Általános elvek A FEUVE rendszer kialakításáért felelős intézményvezetőnek kell gondoskodnia arról, hogy az első szintű pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését elkerüljék. A FEUVE rendszer kielégítő működését biztosítani kell az intézmény minden tevékenysége vonatkozásában. 1.5. A nagyobb kockázatot rejtő feladatok, szabálytalanságok megelőzése érdekében

folyamatok

kiemelt

kezelése

a

Az intézménynél nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok a következők: o a tervezési folyamatok egyes területei, o az intézmény belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek, o a pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek. 1.5.1. A tervezési folyamatok esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: 1. A korábbi évek tapasztalatai alapján, - a költségvetési beszámolók adatait is figyelembe véve, - meg kell keresni azokat a tételeket, melyek különösen kényes területek. 2. Biztosítani kell egyes, az elmúlt évek tapasztalatai, illetve a megváltozott szabályozások miatt megnőtt jelentésű területek fokozott ellenőrzését, a szabályosság kontrollálását. 3. Figyelembe kell venni a külső ellenőrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is. 1.5.2. A szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: o rendszeresen át kell tekinteti a szerv belső eljárásrendjét, különös tekintettel a belső szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra, o vizsgálni kell a tényleges folyamatok és a folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat, és a szabályosság követelményének megfelelően gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenőrzéséről. 1.5.4. A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:

3.sz.melléklet/

13


o a valódiság és hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg. Ilyen pénzügyi tranzakció csoportok lehetnek pl.: - dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomonkövetése, - a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre, - a beruházások pénzügyi lebonyolítása. A pénzügyi tranzakció csoport egyik lehetséges területének a dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomonkövetése esetében a tényleges ellenőrzési feladatok például a következők lehetnek: o a beszerzés kezdeményezése körülményeinek, dokumentumának vizsgálata, o a beszerzés kezdeményezés ellenőrzése, áttekintése jogosság, célszerűség szempontjából, o a megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból: o a megrendelő jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló, o megtörtént-e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése, o az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosult végezte-e, o gazdaságosság elvét szem előtt tartották-e; o a készletjellegű termékek beérkezést követő nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata, o az utalvány ellenjegyzésének ellenőrzése, o a tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata, o a pénzügyi teljesítést követő számviteli folyamatok nyomonkövetése. 1.6. Az intézményvezető értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében Az intézményvezető a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli az intézmény egyes működési folyamatait. Az értékelési feladatok ellátásába más személyeket is bevonhat. Az értékelés során át kell, hogy tekintsék legalább a következőket: o az intézménynél, illetve annak tevékenységeinél, feladatellátásánál mennyire tudatos FEUVE tevékenység, o a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelő ütemben történik-e, kellő rugalmassággal válaszol-e a feltárt szabálytalanságok kezelésére, o az ellenőrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer még nem került kialakításra, o a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelőek-e a kialakított ellenőrzési nyomvonalak, o a FEUVE szabályzata elkészült-e, annak betartására fordítanak-e kellő figyelmet. Az intézményvezető a FEUVE tevékenységet köteles értékelni o a külső ellenőri szervezet megállapításai alapján is.

3.sz.melléklet/

14


1.7. A büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárások 1.7.1. A büntetőeljárás megindítása A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni.

1.7.2. Szabálysértési eljárás A szabálysértésekről szóló LXIX. Törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. 1.7.3. Kártérítési eljárás A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. Törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései. 1.7.4. Fegyelmi eljárás Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók.

2. Ellenőrzési nyomvonal Az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/B. § (2) bekezdése kimondja, hogy az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. A jogszabályhelynek való megfelelés céljából az intézményvezető a következők szerint határozza meg az intézmény ellenőrzési nyomvonalát.

3.sz.melléklet/

15


2.1. Az ellenőrzési nyomvonal – a hivatkozott jogszabály alapján – az alábbi területekhez kapcsolódva került meghatározásra: o tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal, o végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal, valamint o az ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonala. 2.2. A tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal A tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal meghatározza az egyes tervezéshez kapcsolódó, annak részeként definiálható főtevékenység megnevezését így az alábbi kiemelt területeket: o költségvetési koncepció, o költségvetési tervezés. A kiemelt, főtevékenységeken belül munkafolyamatok kerültek meghatározásra. Az egyes tevékenységekhez meghatározásra kerültek a következők: o előzetes vezetői ellenőrzés § módja, eszköze, § feladatellátója, § határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o munkafolyamatba épített ellenőrzés § módja, eszköze, § feladatellátója, § határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o utólagos vezetői ellenőrzés § módja, eszköze, § feladatellátója, § határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság. A tervezéssel kapcsolatos konkrét ellenőrzési nyomvonal o részletes táblázatos ismertetését az 1. számú táblázat, o összefoglaló folyamatábráját az 2. számú folyamatábra tartalmazza. 2.3. A végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal A végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal meghatározza a végrehajtáshoz kapcsolódó, főfolyamatok, tevékenységek megnevezését így az alábbi kiemelt területeket: o szabályzatok készítése, aktualizálása, o személyi juttatások és a létszám-előirányzat felhasználása, o dologi kiadások előirányzat felhasználása, o felhalmozási kiadások előirányzatának felhasználása, o saját bevételek előirányzat teljesítése, o egyéb bevételek, átvett pénzeszközök előirányzat teljesítése, o főkönyvi és analitikus könyvelés, o bizonylati rend és bizonylatkezelés, o házipénztári pénzkezelési tevékenység, o bankszámlaforgalom kezelési tevékenység, o leltározási tevékenység, o selejtezési tevékenység, o pénzgazdálkodással kapcsolatos tevékenység (kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés),

3.sz.melléklet/

16


o vagyongazdálkodás, o féléves beszámolási tevékenység, o éves beszámolási tevékenység. A kiemelt, főtevékenységeken belül munkafolyamatok kerültek meghatározásra. Az egyes tevékenységekhez meghatározásra kerültek a következők: o előzetes vezetői ellenőrzés § módja, eszköze, § feladatellátója, § határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o munkafolyamatba épített ellenőrzés § módja, eszköze, § feladatellátója, § határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o utólagos vezetői ellenőrzés § módja, eszköze, § feladatellátója, § határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság. A végrehajtással kapcsolatos konkrét ellenőrzési nyomvonal o részletes táblázatos ismertetését a 2. számú táblázat, o összefoglaló folyamatábráját a 2. számú folyamatábra tartalmazza. 2.4. Az ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonala Az ellenőrzéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal meghatározza o a tervezési folyamatokhoz, illetve o a végrehajtási folyamatokhoz kapcsolódó kiemelt fontosságú ellenőrzési folyamatokat. Az ellenőrzési folyamatokkal kapcsolatos konkrét ellenőrzési nyomvonal o részletes szöveges ismertetését az 1. számú melléklet o összefoglaló folyamatábráját a 4. számú folyamatábra tartalmazza.

3. A belső ellenőrzési kötelezettség, a belső ellenőrzést végző személy/szervezet jogállásának, feladatának meghatározása A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 4. § (2) bekezdése alapján az intézmény az alábbiak szerint rendelkezik a belső ellenőrzési kötelezettségről, a belső ellenőrzést végző személy/szervezet jogállásának, feladatának meghatározásáról. 3.1. A belső ellenőrzési kötelezettség Az intézmény köteles megszervezni és gondoskodni a vonatkozó jogszabályok által meghatározott előírások szerinti belső ellenőrzést. A belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről – az államháztartási törvényben meghatározottak szerint – az intézmény vezetője köteles gondoskodni.

3.sz.melléklet/

17


3.2. A belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy/szervezet jogállása A belső ellenőrzési tevékenység a 2. számú mellékletben meghatározott formában kerül megszervezésre. A belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet tevékenységét o az intézményvezetőnek közvetlenül alárendelve végzi, o jelentéseit közvetlenül az intézményvezetőnek küldi meg. Az intézményvezető köteles biztosítani a belső ellenőrzést végzők függetlenségét az alábbiak tekintetében: a) az éves belső ellenőrzési terv kidolgozása, kockázatelemzési módszerek alapján és a soron kívüli ellenőrzések figyelembevételében, b) az ellenőrzési módszerek kiválasztásában, c) következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítésében. A belső ellenőrzést végző személyek feladatainak maradéktalan ellátása érdekében o bármely helyiségébe beléphet, o számára akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi § irathoz, § adathoz és § informatikai rendszerhez, o kérésére az bármely dolgozó köteles szóban vagy írásban információt szolgáltatni. A belső ellenőrzést végző személy o államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet, azokról másolatot, kivonatot kérhet, illetve o személyes adatokat kezelhet, a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával.

3.3. Az ellátandó feladatok 3.3.1. A belső ellenőrzési tevékenység során végezendő ellenőrzések A belső ellenőrzési tevékenység során o szabályszerűségi, o pénzügyi, o rendszer ellenőrzéseket és o teljesítmény-ellenőrzéseket, illetve o informatikai rendszerellenőrzéseket kell végezni, valamint o az éves beszámolókról megbízhatósági igazolásokat kell kibocsátani.

3.3.2. A belső ellenőrzést végző személyek munkavégzésének keretei A belső ellenőrzést végző személy munkáját o a vonatkozó jogszabályok, o a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és o nemzetközi belső ellenőrzésre vonatkozó standardok szerint végzi.

3.sz.melléklet/

18


VIII. Kockázatkezelés

1. Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata Az intézmény működésének alapvető érdeke, hogy a nevelés-oktatás terén célkitűzéseit elérje. Az iskola az alaptevékenysége során különféle kockázatokkal szembesül. Az intézmény vezetésének feladata: o elősegítse az intézmény céljainak elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, o időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. A kockázatok elsődleges okai lehetnek: o véletlenszerű események, o hiányos ismeret vagy információ, o ellenőrzés hiánya és/ vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amelynek során szükséges a o kockázat azonosítása, azonosításra alkalmas keretek meghatározása, o kockázatok értékelése, o elfogadható kockázati szint meghatározása /szervezet vagy vezetés számára/ o kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, o kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, o a válaszintézkedés „beépítése” és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata.

2. Az intézményvezető kockázatokkal kapcsolatos feladata Az intézményvezető köteles a kockázati tényezők figyelembevételével o kockázatelemzést végezni, és o kockázatkezelési rendszert működtetni.

2.1. A kockázatelemzés A kockázatelemzés: objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, mely meghatározza a pénzügyi irányítási és ellenőrző rendszerekben rejlő kockázatokat. A kockázatelemzés során o fel kell mérni és o meg kell állapítani kockázatokat.

az

intézmény

tevékenységében,

3.sz.melléklet/

gazdálkodásában

rejlő

19


2.2. A kockázatkezelés A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni o azon intézkedéseket és o az intézkedések megtételének módját, melyek o csökkentik, illetve o megszüntetik a kockázatokat.

3. A kockázat kezelés célja Az intézmény kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál /kockázat azonosítása, mérése, és –kezelése/. Az intézmény feltárja a kockázatot, megelőzi a kockázatos események, következmények előfordulását. 3.1. A kockázat fogalma A kockázat lehet o esemény vagy következmény, o véletlenszerű esemény, o eredendő kockázat, hibák előfordulásának kockázata, o ellenőrzési kockázat, ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. 3.2. A kockázatkezelési hatókör A vezető felelőssége o az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és a folyamatba épített ellenőrzés, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése, o kockázatelemzés felöleli az intézmény valamennyi tevékenységi területét, o a vezető az éves munkaterv elkészítése során elkészíti a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését /azonosítás, értékelés6, annak kezelési módját, o a vezető felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. 3.3. Kockázatok azonosítása

Külső kockázatok Infrastrukturális Gazdasági Jogi és szabályozási

Környezetvédelmi

Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést Az állami támogatás normatív rendszerének változása hatással van a tervekre A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. A környezetvédelmi megszorítások az intézmény működési

3.sz.melléklet/

20


Politikai Piaci Elemi csapások

területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Az intézmény tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére.

Tevékenységi kockázatok Működés-stratégiai Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információkra épül. Működési Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. Információs A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Hírnév A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. A kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. Kockázat-átviteli Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása Technológiai A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja az intézmény működését. Újítási Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázhatok megfelelő elemzése nélkül.

Emberi erőforrás kockázatok Személyzeti Egészség és biztonsági

A hatékony működést korlátozza vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.

Az intézményen belül az igazgató, az igazgatóhelyettesek, gazdasági vezető felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért.

4. Kockázatértékelés A kockázatok számszerűsíthetők /számszakilag értékelhetők, pl. pénzügyi kockázatok/, más kockázatok értékelésére, mint pl. a hírnév, csak szubjektívebb értékmérés áll rendelkezésre. A kockázat azonosításakor el kell végezni a kockázatok számszerűsítését is. Szükséges a kockázati kategóriák besorolási kereteit is kialakítani /pl. magas/közepes/alacsony/ a kockázatvizsgálat közben.

3.sz.melléklet/

21


5. Az elfogadható kockázati szint meghatározása A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni. Ha a kockázat elviselhető szintű, nem kell intézkedést megfogalmazni. A kockázattűrő képesség, szubjektív, azonban a megfelelő kockázati stratégia kialakításának elengedhetetlen feltétele. Ha a kockázat elfogadható szintre csökkentése aránytalanul nagy költséget igényel, intézkedést nem kell megfogalmazni.

6. Kockázati reakciók o kockázat átadása o kockázat elviselése /válasz intézkedés aránytalanul nagy költségei miatt/, o kockázat kezelése /célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése/, o kockázatos tevékenység befejezése.

7. A kockázatokra adható válaszok, a kockázat-nyilvántartás Az intézmény nem hoz létre intézményi kockázat-nyilvántartást. A kockázatok évente értékelési, a kockázatok kezelését féléves jelentés alapján gazdasági vezető és az intézményvezető intézkedéseivel végzi. 8. Beépítés és felülvizsgálat A kockázatkezelés alapvető célja, hogy ez az összefüggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelősség világossá váljék minden érintett számára. A célok szintjeivel párhuzamosan, annak megfelelően a kockázatokért való felelősségeket is delegálni kell a megfelelő szintekre. Ezáltal a kockázatkezelés beépül a mindennapi tevékenységek közé, és nem elkülönült – csak időszakos – feladattá válik. A kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, ezért meg kell győződni arról, hogy a szervezet kockázati környezete változott-e vagy sem.

9. Kockázatkezelés o Az intézményvezető kockázatkezelési tevékenységében támaszkodik a belső ellenőrzése, valamint a félévente átadott kockázatkezelés aktuális helyzetét bemutató jelentésre. o A kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározására tesz javaslatot. o A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. o A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére, ezért a kockázatkezelés hatékony eszközeként az ellenőrzési nyomvonal kialakítását és karbantartását kell alkalmazni. o A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében az intézmény vezetője intézkedési legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről, folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart vagy felkéri az arra illetékes vezetőt belső ellenőrzési vizsgálat elvégzésére.

3.sz.melléklet/

22


10. A kockázatkezelés időtartama o A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésénél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdenie az intézmény vezetőjének. o A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait, a kockázatok folyamatos változásával. 11. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása A nyilvántartást a rendes irattártól elkülönülten kell vezetni úgy, hogy a kockázati nyilvántartásnak a rendes irattárból kell számot adni, míg a nyilvántartásba kerülő dokumentumoknak az irattári szám/sorszám azonosítót kell adni: felelőse az iskolatitkár. A dokumentumoknak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázhat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét. A kockázatkezelési eseteket az intézményvezető elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére.

IX. Táblázatok, folyamatábrák, mellékletek Mellékletek 1. számú melléklet Az ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonaláról 2. számú melléklet A belső ellenőrzési tevékenység ellátási formájának meghatározása 3.számú melléklet Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 4.sz. melléklet Belső szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje Folyamatábrák 1.számú folyamatábra A megfelelő szabályozottság kialakításának és fenntrtásának folyamatábrája 2. számú folyamatábra A tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonalról 3. számú folyamatábra A végrehajtási folyamatokhoz kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalról 4. számú folyamatábra Az ellenőrzési folyamatokhoz kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalról Táblázatok 1. számú táblázat A tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal 2. számú táblázat A végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal

3.sz.melléklet/

23


1.sz. melléklet Ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonala Az ellenőrzési folyamatok behálózzák a szerv valamennyi tevékenységét, így kapcsolódnak a külön meghatározott: o tervezéssel és o a végrehajtással kapcsolatban ellátott feladatokhoz és az ott ellátandó ellenőrzési tevékenységekhez. A tervezéssel kapcsolatban az ellenőrzési folyamatok során kiemelt fontosságúak a következők: o a tervezési feladatok ellátása során munkamegosztást kell alkalmazni, o gondoskodni kell arról, hogy az egyes számítások mindig ellenőrzésre kerüljenek, o a felhasználásra kerülő alapdokumentumok teljességéről, valódiságáról külön meggyőződjenek, legyenek erre vonatkozóan is felelősök. A végrehajtással kapcsolatban az ellenőrzési folyamatok során kiemelt fontosságúak a következők: a) szabályzatok körében: o a szabályzatok folyamatos ellenőrzése a jogszabályoknak és belső szervezeti felépítésnek, folyamatoknak való megfelelőség szempontjából, o a szabályzatok betarthatóságának folyamatos ellenőrzése, visszacsatolások, a túlszabályozás csökkentése, a szabályozások rugalmassá tétele; b) személyi juttatások és létszám-gazdálkodás körében: o a rendelkezésre álló személyi nyilvántartások, valamint a kötelező béremelések figyelembevételének ellenőrzése a tervezés során, - beleértve a pótlékokat, kiegészítéseket stb. is, o a személyi juttatások bérszámfejtésénél ellenőrzési pont beiktatása, o a megbízási szerződések kötésénél, a díjak meghatározásánál a szerződések ellenjegyzésének biztosítása, o a személyi juttatások bérszámfejtésére vonatkozó dokumentumok ellenőrzése, o a jutalomra felhasználni kívánt összegek eredetének és a kifizetés jogosságának kifizetés előtti ellenőrzése, o a személyi juttatások előirányzata gazdálkodásának előirányzat-felhasználási ütemtervvel való összehasonlítása, a kiemelt előirányzat felhasználásának nyomon követése, c) dologi kiadások körében: o a beszerzések összehangolása, a beszerzések gazdaságos bonyolítása megszervezésének folyamatos ellenőrzése, o az egyes előirányzatok felhasználásának nyomonkövetése a pénzgazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása során, o a dologi kiadások – készletek, szolgáltatások – pontos felhasználási helye megjelölésének ellenőrzése, hogy az egyes tevékenységek, feladatok pontos ráfordításairól megfelelő információ álljon rendelkezésre az önköltségszámításhoz, valamint a gazdaságossági, hatékonysági, valamint eredményességi számításokhoz; d) felhalmozási kiadások körében: o a felhalmozási kiadások szükségességének ellenőrzésre,

3.sz.melléklet/

24


o a beruházási kiadások gazdaságos megvalósításának ellenőrzése; e) a bevételek beszedése körében: o a lehetséges bevételi források rendszeres számbavétele, a szükséges intézkedések, lehetőségek meghatározása, o a fizetési fegyelem nyomon követése, szükség esetén a fizetési fegyelem javítására intézkedések meghatározása, az intézmény által nyújtott szolgáltatások, ellátások ellenértéke megfizetése rendjének az igénybevevők lehetőségeinek figyelembe vétele, o az intézmény számára legfontosabb bevételek kiemelt ellenőrzése, áttekintése, (intézményfinanszírozás tekintetében a finanszírozási ütemterv betartása, térítési díjak felülvizsgálata stb.), o a bevételekre vonatkozó analitikus nyilvántartási rendszer nyomon követése, szükség esetén javaslattétel a részletező nyilvántartások megváltoztatására, bővítésére, o az állami támogatásoknál a jogosulatlan igénybevétel előfordulásának megakadályozása érdekében folyamatos adatszolgáltatása fenntartó felé, o pályázati lehetőségek kihasználásának ellenőrzése; f) a főkönyvi és analitikus könyvelés körében: o az egymást követő munkafolyamatok feladatellátók szerinti szétválasztása, o rendszeresen gondoskodni kell az o analitikus könyvelés helyességéről, naprakészségéről a rendelkezésre álló alapdokumentumok alapján, o a könyvelés ellenőrzéséről a beszámolási tevékenység megkezdése előtt gondoskodni kell; g) a bizonylati rend és fegyelem körében: o a bizonylatok útjának, kitöltési rendjének betartását kell ellenőrizni az egyes végrehajtási folyamatokhoz kapcsolódva, o gondoskodni kell, hogy a bizonylatok mindig hitelt érdemlően legyenek kitöltve, o biztosítani kell, hogy a bizonylatokon feltüntetett, ellenőrzést szolgáló aláírás helyek kitöltöttek legyenek, és a feladatot tényleg el is lássák, o a bizonylati rend és fegyelem körében külön figyelmet kell szentelni o a házipénztári pénzkezelésnek és bizonylatainak, ahol külön kiemelten fontos az idősorrendiség betartása, o a leltározási bizonylatoknak – ahol a leltározás csak akkor lehet megfelelő, ha a bizonylatokat megfelelő módon és tartalommal töltik ki, o a selejtezési okmányoknak – ahol a selejtezési dokumentumok a számviteli elszámolás alapbizonylatául szolgálnak; h) vagyongazdálkodás körében: o a mérleg adatainak és az abban található adatokat alátámasztó főkönyvi és analitikus nyilvántartási adatok alapján, o a vagyongazdálkodási szabályok folyamatos figyelemmel kísérése; i) a beszámolási tevékenység körében: o a beszámolókban szerepeltetett adatok valódisága és teljessége biztosítása az egyes adatokat alátámasztó dokumentumok, nyilvántartások folyamatos ellenőrzésével, o a beszámolási tevékenység munkafolyamatokra bontásával az egymásra épülő feladatok ellátóinak előző munkafolyamatot is ellenőrző tevékenységével. A független belső ellenőrzés a kockázatelemzés alapján segíti a szerv számára legnagyobb kockázatot rejtő folyamatok, feladatok, tevékenységek ellenőrzését, figyelemmel kísérését.

3.sz.melléklet/

25


2.sz. melléklet

A belső ellenőrzési tevékenység ellátási formájának meghatározása

Az intézmény a belső ellenőrzési tevékenységet a következő formában szervezi meg

o Előzetes vezetői ellenőrzés o Folyamatba épített ellenőrzés o Utólagos vezetői ellenőrzés

3.sz.melléklet/

26


3.sz. melléklet

A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok megnevezése 1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése 1.1. Költségvetési terv - azt intézményre vonatkozó költségvetési koncepció - az intézmény éves költségvetési terve - az intézmény költségvetésének módosításai - az intézményt érintő normatív állami támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak 1.2. Kötelezettségvállalások 1.3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs előzetes kötelezettségvállalási dokumentuma) - értékesítések - selejtezés 2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenjegyzése 2.1.Költségvetési terv - jóváhagyása - előirányzat-felhasználási ütemterv 2.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése 2.3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek jóváhagyása, ellenjegyzése - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs előzetes kötelezettségvállalási dokumentuma) - értékesítések - selejtezés 3. Gazdasági események elszámolása 3.1. Költségvetési előirányzatok könyvelése - eredeti előirányzatok - módosított előirányzatok 3.2. Előirányzat teljesítések könyvelése 3.3. Féléves beszámoló 3.4. Éves beszámoló

3.melléklet/27

Feladatkörök megnevezése Igazgató

x x x

Igazgatóhelyettesek

x

Gazdasági vezető

x x x x x x

x x

x x

x x x

x x x

x x

x

x x x x x

x

x

x x

x x x x x x x x x

x x


4. melléklet

A belső szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje Belső szabályzatok megnevezése

Felülvizsgálat időszakai, határnapjai

1. Tevékenységhez, működéshez kapcsolódó általános szabályozások Szervezeti és működési szabályzat részeként a következők - Ügyrend - Feladatellátás rendjének szabályozása Munkaügyi szabályok, pl.: Kollektív szerződés, közalkalmazott szabályzat stb. Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat 2. Tevékenység pénzügyi-számviteli szabályozása Költségvetési rendelet részeként az intézményre vonatkozó - az előirányzat és felhasználási ütemterv Tárgyév január 31. Vagyonrendelet intézményi gazdálkodásnál folyamatos figyelembe veendő részei Az önálló és a részben önállóan gazdálkodó felmerüléskor intézmény között a munkamegosztás és a felelősségvállalás rendjére vonatkozó megállapodás Számviteli szabályzatgyűjtemény részeként a következők (önállóan gazdálkodó intézménynél teljes körűen) - Számviteli politika és egyéb fontosabb előírások folyamatos - Pénztár és pénzkezelési szabályzat folyamatos - Bizonylati szabályzat és bizonylati album folyamatos - Selejtezési és hasznosítási szabályzat folyamatos - Leltározási és leltárkészítési szabályzat folyamatos Pénzgazdálkodással kapcsolatos folyamatos kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés hatásköri rendje - Eszközök és források értékelési szabályzata folyamatos - Készletgazdálkodási szabályzat folyamatos - Ha önköltség-számítási szabályzatra kötelezett, folyamatos akkor: Önköltség-számítási szabályzat Számlarend részeként a következők - I. rész a főkönyvi számlák számlakapcsolatai Tárgyév január 31. - II. rész Egyéb szabályozási elemek további Tárgyév január részeként a következők 31. - A főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartások tartalmára vonatkozó szabályok

3.sz.melléklet/

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy

igazgató igazgató igazgató igazgató igazgató

Gazdasági vezető Gazdasági vezető Igazgató és gazdasági vezető

Gazdasági vezető Gazdasági vezető Gazdasági vezető Gazdasági vezető Gazdasági vezető Gazdasági vezető

Gazdasági vezető Gazdasági vezető Gazdasági vezető Gazdasági vezető és könyvelő Gazdasági vezető és könyvelő

28


- A számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rend - Az analitikus nyilvántartások formájának, tartalmának és azok vezetésének módjára vonatkozó szabályzat. 3. Ellenőrzéshez kapcsolódó szabályok Belső ellenőrzési kézikönyv folyamatos FEUVE szabályzata

folyamatos

SZMSZ költségvetési ellenőrzés melléklete

folyamatos

Igazgató és gazdasági vezető Igazgató és gazdasági vezető Igazgató és gazdasági vezető

4. Speciális feladatellátáshoz, tevékenységhez kapcsolódó szabályozások - Ha van a szervnél gépjármű, akkor: Gépjármű Felmerüléskor, Gazdasági vezető üzemeltetési szabályzat, és folyamatos

3.sz.melléklet/

29


1. sz. folyamatábra A megfelelő szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája JOGSZABÁLYOK ALAPJÁN KÖTELEZŐ BELSŐ SZABÁLYOZÁSI TERÜLETEK MEGHATÁROZÁSA AZ INTÉZMÉNY MŰKÖDÉSI, SZERVEZETI SAJÁTOSSÁGA MIATT BELSŐ SZABÁLYOZÁST IGÉNYLŐ TERÜLETEK MEGHATÁROZÁSA

SZABÁLYOZÁS

ÚJ BELSŐ SZABÁLYOZÁS

MEGLÉVŐ SZABÁLYOZÁS

ELŐZETES KONZULTÁCIÓ

A SZABÁLYOZÁS KÖTELEZŐ FELÜLVIZSGÁLATI IDŐKÖZÉNEK, ILLETVE HATÁRNAPJÁNAK MEGHATÁROZÁSA

A TERÜLETEN DOLGOZÓ

SZABÁLYOZÁS FELÜLVIZSGÁLATA

TAPASZTALATOK ÁTTEKINTÉSE (FEUVE-, KÜLSŐ ELLENŐRZÉSI -, BELSŐ ELLENŐRZÉSI TAPASZTALAT )

SZABÁLYZAT TERVEZET ELKÉSZÍTÉSE

SZABÁLYZAT TERVEZET VÉLEMÉNYEZTETÉSE, MEGBESZÉLÉSE

MÓDOSÍTÁSI JAVASLAT ELKÉSZÍTÉSE

A TERÜLETEN DOLGOZÓ

MÓDOSÍTÁSI JAVASLAT VÉLEMÉNYEZTETÉSE, MEGBESZÉLÉSE

SZABÁLYZAT ELKÉSZÍTÉSE

A TERÜLETEN

SZABÁLYZAT MEGISMERTETÉSE

DOLGOZÓ

MÓDOSÍTÁS ELKÉSZÍTÉSE

MÓDOSÍTÁS MEGISMERTETÉSE 3.melléklet/30


2 . sz. folyamatábra

Tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal folyamatábrája

1. KÖLTSÉGVETÉSI KONCEPCIÓ

ÖSSZEÁLLÍTÁS

VÉLEMÉNYEZTETÉS

BENYÚJTÁS

TÁRGYALÁS 2. KÖLTSÉGVETÉSI TERVEZÉS

FELKÉSZÜLÉS

MUNKAMEGOSZ

ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK MEGHATÁROZÁSA

CÍMREND SZERINTI

EGYEZTETÉS

RÉSZLETES

TERV EGYENSÚLY

RENDELET TERVEZET, ELŐTERJESZTÉS,

RENDELET MEGTÁRGYALÁSA, JÓVÁHAGYÁSA

DOKUMENTÁCIÓ ELKÉSZÍTÉSE, TOVÁBBÍTÁSA, ŐRZÉSE

3.melléklet/31


3. sz. folyamatábra

Végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal folyamatábrája VÉGREHAJTÁS

1. SZABÁLYZATOK

ELKÉSZÍTÉS

AKTUALIZÁLÁS

2. SZEMÉLYI JUTTATÁSOK

ELŐIRÁNYZAT FELHASZNÁLÁS NYOMONKÖVETÉSE

JUTALOM KIFIZETÉS ELLENŐRZÉSE

ELŐIRÁNYZAT-FELHASZNÁLÁSI ÜTEMTERV BETARTÁSA, MÓDOSÍTÁSI JAVASLAT

3. DOLOGI KIADÁSOK

BESZERZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLENŐRZÉSE

MEGRENDELÉSEK


4. FELHALMOZÁSI KIADÁSOK ELŐIRÁNYZAT-FELHASZNÁLÁSI ÜTEMTERV BETARTÁSA,

FELELŐSSÉGI KATEGÓRIÁK

MÓDOSÍTÁSI JAVASLAT

5. SAJÁT BEVÉTELEK

MUNKAMEGOSZTÁSI FELELŐSÉG

BESZEDÉS

6. TÁMOGATÁSOK, HOZZÁJÁRULÁSOK

IGÉNYLÉS

PÁLYÁZATOK

3.melléklet/32



7. FŐKÖNYVI ÉS ANALITIKUS KÖNYVELÉS

FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS

ANALITIKUS KÖNYVELÉS

KAPCSOLAT, FELADÁSOK

8. BIZONYLATI REND ÉS BIZONYLATKEZELÉS

BIZONYLATI REND

BIZONYLATKEZELÉS

9. HÁZIPÉNZTÁRI PÉNZKEZELÉSI TEVÉKENYSÉG

PÉNZFORGALOM BONYOLÍTÁS

10. BANKSZÁMLA FORGALOM KEZELÉSI TEVÉKENYSÉG

SZÁMLAFORGALOM BONYOLÍTÁS

UTALÁSOK

11. LELTÁROZÁSI TEVÉKENYSÉG

ISMERETSZERZÉS

ÉRTÉKELÉS

ÜTEMTERV

LELTÁROZÁS

12. PÉNZGAZDÁLKODÁSI JOGKÖRÖK GYAKORLÁSA

KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS

KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ELLENJEGYZÉSE

ÉRVÉNYESÍTÉS

TELJESÍTÉS SZAKMAI IGAZOLÁSA

UTALVÁNYOZÁS

UTALVÁNY ELLENJEGYZÉSE

PÉNZÜGYI TELJESÍTÉS 13. VAGYONGAZDÁLKODÁS

3.sz.melléklet/

33


NYILVÁNTARTÁS

HASZNOSÍTÁS

ÉRTÉKESÍTÉS

14. FÉLÉVES ÉS ÉVES BESZÁMOLÁS

FELKÉSZÜLÉS

MUNKAMEGOSZTÁS

CÍMREND SZERINTI BESZÁMOLÁS

EGYEZTETÉS

RÉSZLETES FÉLÉVI BESZÁMOLÓ ELKÉSZÍTÉSE

MEGTÁRGYALÁS, JÓVÁHAGYÁS

DOKUMENTÁCIÓ

3.sz.melléklet/

34


4. sz. folyamatábra ELLENŐRZÉSI FOLYAMATOK ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA

KIEMELT ELLENŐRZÉSI FOLYAMATOK

1. SZABÁLYZATOK ELLENŐRZÉSE

BETARTHATÓSÁG ÉS SZABÁLYOSSÁG

HATÁLYOSSÁG

2. SZEMÉLYI JUTTATÁSOK

NYILVÁNTARTÁSOK

BÉRSZÁMFEJTÉS

MEGBÍZÁSI DÍJAK

JUTALOM

ELŐIRÁNYZAT-FELHASZNÁLÁSI ÜTEMTERV

3. DOLOGI KIADÁSOK

BESZERZÉS

ELŐIRÁNYZAT-FELHASZNÁLÁS NYOMONKÖVETÉSE

KIADÁS, KÖLTSÉGHELYEK AZONOSÍTÁSA

4. FELHALMOZÁSI KIADÁSOK

SZÜKSÉGESSÉG ELLENŐRZÉSE

GAZDASÁGOS MEGVALÓSÍTÁS ELLENŐRZÉSE

HATÁSTANULMÁNYOK 3.melléklet/35


1. számú táblázat

A tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal Munkafolyamat, tevékenység 1. Költségvetési koncepció - az intézmény költségvetési koncepciójának összeállítása

- koncepció továbbítása a fenntartónak benyújtása

Előzetes vezetői ellenőrzés Folyamatba épített ellenőrzés Utólagos vezetői ellenőrzés Módja, eszköze Feladat Határ- Módja, eszköze Feladat Határ- Módja, eszköze Feladat Határellátója idő ellátója idő ellátója idő Megbeszélés, illetve a tárgyév ¾. éves gazdálkodásról szóló beszámoló tervezet áttekintése. Az intézmény bevételi forrásainak számbavétele. Az ellátandó feladatok felmérése, ezekről az önkormányzat tájékoztatása. A véleményezett koncepció tervezet benyújtás előtti áttekintése

Intézményve zető, Gazdasági vezető

Koncepció összeállítása előtt

Intézményve zető, Gazdasági vezető

A benyújtás előtt

Jogszabályi és belső Gazdasági előírásokkal való vezető folyamatos egyeztetés

- koncepció megtárgyalása

2. Költségvetési tervezés - a tervezet elkészítésére való elméleti, szakmai felkészülés - a tervezés munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás

Szakmai konzultáció, Intézményve értekezleten való zető, részvétel megbeszélése Gazdasági vezető, Fenntartó(k) Szóbeli utasítás az Intézményve egyes tervezési zető munkafolyamatok munkamegosztási rendjéről

Folyamatos Megbeszélés, konzultáció során annak ellenőrzése, hogy a koncepcióban figyelembe vették-e a helyen képződő bevételeket, valamint az ismert kötelezettségeket

Intézményve zető, Gazdasági vezető, Fenntartó(k)

A koncepció véle ményeztetése előtt

A fenntartó és intézmény képviselői közötti tárgyalás jegyzőkönyve alapján a végleges, jóváhagyott koncepció áttekintése

Intézményve zető, Gazdasági vezető, Fenntartó(k)

koncepció megtárgyal ása után

Tervezési munkák előtt

Központi irányelvek, Gazdasági útmutatók áttekintése vezető

Folyamatos A tervezés elméleti Intézményvezető szakmai dokumentumai meglétének ellenőrzése

Tervezés során


Egyezetés, szóbeli Gazdasági beszámoltatás, vezető valamint az elkészült írott anyagokba történő betekintés

Folyamatos Szóbeli beszámoltatás Intézménya tervezési feladatok vezető ellátásának menetéről

Tervezési feladatok végén

3.melléklet/36


- a tervezéssel kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatása - a költségvetési rendelet megismerése - a személyi juttatások és a létszám-előirányzat tervezése a megadott sarokszámok alapján

- a munkaadókat terhelő járulékok tervezése a megadott sarokszámok figyelembevételével

Szóbeli, illetve írásbeli utasítás az egyes tervszámok alátámasztásának rendjéről (pl. tapasztalati adatok, részletes számítások stb. követelménye) Vezetői szóbeli beszámoltatás

Intézményve zető


A tervezés Gazdasági vezető munkapéldányaiba, alapszámításaiba történő betekintés, tájékoztatás kérés

Folyamatos A tervezési Intézménydokumentáció – vezető beleértve valamennyi tervszámot megalapozó számítást, nyilvántartást stb áttekintése


Intézményve zető


A tervezési munkák Gazdasági megkezdése során az vezető cím, illetve az alcímek költségvetésébe való betekintés

Intézményvezető


A tervezést végző személy személyi juttatások tervezésére vonatkozó jogszabályi, illetve belső szabályozási háttérismereteiről való tájékozódás, illetve a szükséges tájékoztatás megadása A tervezést végző személy munkaadókat terhelő járulékok tervezésére vonatkozó, a tervezésnél alkalmazandó jogszabályi ismereteiről való tájékozódás, illetve a szükséges tájékoztatás megadása

Intézményve zető

Személyi juttatások tervezése előtt

A tervezési folyamatok Gazdasági vezető szakmai nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció

Folyamatos A tervezési dokumentáció, a költségvetési rendelettervezet érintett címrendjének ellenőrzése A tervezés A területre alatt vonatkozóan elkészült legalább 1 tervezet és az azt alkalommal megalapozó számítások áttekintése, illetve beszámoltatás az elvégzett feladatról

Intézményvezető

A személyi juttatások tervezési feladatellát ását követően

Intézményve zető

A munkaadók at terhelő járulékok tervezése előtt

A tervezési folyamatok Gazdasági vezető szakmai nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció a személyi juttatások tervezését végző bevonásával

A területre Intézményvonatkozóan elkészült vezető tervezet és az azt megalapozó számítások áttekintése, illetve beszámoltatás az elvégzett feladatról

A munkaadók at terhelő járulékok tervezési feladatellát ását követően

3.sz.melléklet/

A tervezés alatt legalább 1 alkalommal

37


- dologi jellegű kiadások tervezése a megadott sarokszámok alapján

- juttatások, támogatások tervezése a megadott sarokszámok alapján

- beruházások, felújítások és egyéb felhalmozási célú kiadások, támogatások tervezése a megadott sarokszámok alapján

A tervezést végző személy egyes dologi kiadásokra vonatkozó jogszabályi, (Pl. áfa) illetve belső szabályozási (munkaruha, étkezési költségtérítés stb), illetve a tervezésnél figyelembe veendő egyéb tényezőkkel (Pl. feladatváltozás) kapcsolatos ismereteiről való tájékozódás, illetve a szükséges tájékoztatás megadása Tájékozódás, a tervezést végző személy érintett területre vonatkozó jogszabályi, belső szabályozási (bele értve a területre vonatkozó helyi rendeletet is) ismereteiről, valamint az intézmény tervezésnél figyelembe veendő kötelezettségvállalásainak megbeszélése Tájékozódás, a tervezést végző személy érintett területre vonatkozó aktuális ismereteiről, az önkormányzat ilyen irányú elképzeléseiről, valamint a szerv tervezésnél figyelembe veendő kötelezettségvállalásainak megbeszélése

Intézményve zető

Dologi jellegi kiadások tervezése előtt

A tervezési folyamatok Gazdasági vezető szakmai nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció



A dologi kiadások tervezési feladatellát ását követően

Intézményve zető

A terület A tervezési folyamatok Gazdasági vezető tervezése szakmai előtt nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció



A terület tervezési feladatellát ását követően

Intézményve zető

A terület A tervezési folyamatok Gazdasági tervezése szakmai nyomon vezető előtt követése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció, javaslat terv variánsok kidolgozására


A területre Intézményvonatkozóan elkészült vezető tervezet és az azt megalapozó számítások áttekintése

A terület tervezési feladatellát ását követően

3.sz.melléklet/

38


- saját bevételek tervezése

- intézményfinanszírozás, átvett pénzeszközök sarokszámok szerinti tervezése - a bevételi és kiadási előirányzatok egyensúlyának megteremtése az intézményfinanszírozás, mint bevételi forrás figyelembevételével, illetve egyes kiadások csökkentésével - a rendelet-tervezet intézményre vonatkozó előterjesztésének elkészítésében való közreműködés - a költségvetési rendelet megtárgyalása, jóváhagyása

Az ismert és a várható bevételi források áttekintése, konzultáció a folyamatban lévő szerződésekről, intézményvezetői elképzelésekről Az egyes források igénybevételi lehetőségeinek szakmai áttekintése, az előzetes adatszolgáltatás újra ellenőrzése Előzetes konzultáció a bevételi és kiadási előirányzatokról, azok főösszegeiről, az egyezőség megteremtésének lehetőségeiről

Intézményve A terület A tervezés folyamán Gazdasági zető és tervezése meglévő szerződések, vezető Fenntartó(k) előtt egyéb dokumentumok összevetése


A bevétel tervének Intézményelkészítése után a vezető tervezett adatokról konzultáció

A saját – bevételek tervezése után

Intézményve zető

A terület A tervezési Gazdasági vezető tervezetése munkapéldányok, előtt egyéb adatszolgáltatások egyeztetése, beszámoltatás


A bevételi tervek teljes Intézményvezető dokumentációjának ellenőrzése, szükség esetén szóbeli beszámoltatás

A terület tervezése után

Intézményve zető

A részterülete k tervezését követően

Az egyensúly Gazdasági vezető megteremtésére vonatkozó levezetések, munkalapok áttekintése

A feladat alatt legalább 1 alkalommal

A bevételi és kiadási Intézményvezető előirányzatok egyezőségének ellenőrzése az összesített adatokat tartalmazó dokumentumok, kimutatások alapján

Az összesített adatokat tartalmazó tervek elkészítését követően

A vonatkozó belső Intézményve előírások, pl. SZMSZ zető, áttekintése, és az Fenntartó, előterjesztéssel szembeni elvárások megbeszélése

A rendelettervezet elkészítését követően

Az előterjesztés Gazdasági összeállítása közben a vezető készülő dokumentációba való betekintés, illetve szükség esetén konzultáció

Az előterjeszté s elkészítése közben legalább 1 alkalommal

A kész előterjesztés Intézményáttekintése, szóbeli vezető beszámoltatás a feladatról

Az előterjeszté s elkészítését követően

A képviselő-testület Intézményve rendeletet megtárgyaló zető ülésére, mint tájékoztatást adó személy felkészültségének ellenőrzése konzultációval

A testületi ülés előtt

3.sz.melléklet/

39


- az elemi költségvetés megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása

Az elemi költségvetés Intézményve zető tartalmi követelményeivel kapcsolatos szakmai ismeretek felfrissítése konzultációval, a tervezési segédanyagok áttekintésével

Elemi költségveté s összeállítás a előtt

- a költségvetési dokumentációk megőrzése

A kész dokumentációk Intézményve kezelésére vonatkozó zető utasítás megadása

A dokumentá ciók elkészítését követően

Az elemi költségvetés Gazdasági megállapítása során a vezető munkapéldányok ellenőrzése

3.sz.melléklet/

Folyamatos Az elkészített elemi Intézményan költségvetés és a vezető jóváhagyott költségvetési rendelet áttekintésével

A dokumentációk Intézménytárolásának ellenőrzése vezető beszámoltatással, illetve a kezelés módjának áttekintése

Az elemi költségveté s elkészítését követően, de annak információ s rendszerbe való továbbítása előtt Alkalomsz erűen

40


2. számú táblázat

A végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal Előzetes vezetői ellenőrzés Folyamatba épített ellenőrzés Utólagos vezetői ellenőrzés Módja, eszköze Feladat Határ- Módja, eszköze Feladat Határ- Módja, eszköze Feladat Határellátója idő ellátója idő ellátója idő 1. Szabályzatok elkészítése, aktualizálása Megbeszélés Intézményve Legalább Tervezet megtekintése, Intézményve Feladat Kész szabályzatok Intézményve Aktuálisan - működést megalapozó zető évente konzultáció zető alatt min. megtekintése, zető szabályzatok elkészítése, egyszer ellenőrzés aktualizálása Intézményve Aktuálisan Kész szabályzatok Intézményve Legalább Tervezet megtekintése, Intézményve Feladat - a pénzügyi-gazdálkodási terület Megbeszélés zető megtekintése, zető évente konzultáció zető alatt min. költségvetési végrehajtási ellenőrzés egyszer szabályzatainak elkészítése, aktualizálása 2. A személyi juttatások és a létszám előirányzat felhasználása feladat ellátásával Intézményve A Az év A A nyilvántartások, Gazdaságinyilvántartások Intézményve Évente - személyi juttatások és a létszám Akapcsolatos vezető költségveté kimutatások vezetői zető során vezetéséről zető legalább a előirányzat felhasználásának s elvárások havonta 1 beszámoltatás vezetésének féléves, jóváhagyás áttekintése, megbeszélése alkalommal illetve az nyomon követése át követően alapdokumentumokkal éves Munkafolyamat, tevékenység

való egyeztetése

- jutalom előirányzata és a jutalmazásra kifizetett összegek ellenőrzése

A területre vonatkozó jogszabályi és belső szabályozási kérdések megbeszélése

Intézményve zető, Igazgatóhely ettesek

Jutalom előirányzat ának meghatároz ása, illetve felhasználá sa előtt

A jutalom Gazdasági vezető előirányzatának meghatározása, valamint a kifizetésének nyomon követése, a számítások ellenőrzése

3.melléklet/41

Előirányzat változtatás, illetve Jutalom kifizetése előtt

A területre vonatkozó Intézményve nyilvántartások, zető számítások utólagos áttekintése

beszámoló hoz kapcsolódv a 1 alkalomma l Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a 2 alkalomma l


- az előirányzat-felhasználási terv személyi juttatásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

Az előirányzat- Intézményve felhasználási terv zető személyi juttatásokra vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

3. A dologi kiadások előirányzatának felhasználása feladatok, Intézményve - a dologi kiadások beszerzésével Atevékenységek, zető kapcsolatos munkamegosztás szakfeladatok és az általuk felhasznált áttekintése tevékenységi dologi kiadások területenként, feladatonként, áttekintése, felelősök meghatározása szakfeladatonként - a megrendelések és felhasználások kezelése

- az előirányzat-felhasználási terv dologi kiadásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

A megrendelések és a dologi kiadások felhasználása rendjére vonatkozó utasítás kiadása, rendszer felállítás Az előirányzatfelhasználási terv dologi kiadásokra vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

3.1. Anyag, készlet beszerzésének elszámolása Megrendelés Megrendelés (50.000 Ft felett elkészítése írásban/ A megrendelő Ellenjegyzés előkészítése Visszaigazolás

Ellenjegyzett megrendelő továbbítása

Intézményve zető

Intézményve zető

A negyedéven ként min 1 alkalommal

Az előirányzat- gazdasági felhasználási ütemterv vezető teljesítésének figyelemmel kísérése – dokumentumok alapján

Havonta 1 Az előirányzat- Intézményve alkalommal felhasználási terv és zető annak teljesítéséről való beszámoltatás

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a

A feladatok, Intézményve zető tevékenységek, szakfeladatok dologi kiadásaiért felelős személyek szóbeli beszámoltatása a végzett tevékenységükről

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a Évente legalább 2 alkalomma l

Évente 1- A feladat ellátókkal Gazdasági vezető szer, illetve való megbeszélés feladatválto záskor

Igény szerint

A felállított rendszer és az utasítás ellenőrzése a nyilvántartásokba való betekintéssel, illetve beszámoltatással A Az előirányzatnegyedéven felhasználási ütemterv ként min 1 teljesítésének alkalommal figyelemmel kísérése – főkönyvi kivonat alapján

Gazdasági vezető

Havi A felelősök Intézményve rendszeress beszámoltatása zető éggel

Gazdasági vezető


Évente legalább a féléves, éves beszámoló hoz kapcsolódv a

iskolatitkár

Beszerzés előtt

Megrendelő ellenőrzése, aláírása

Intézményve zető

Beszerzés előtt

vezető iskolatitkár

Beszerzés előtt

intézményve zető

Beszerzés előtt

A megrendelt termék Tárgytó, gyártója, forgalmazója forgalmazó, iskolatitkár, visszaigazol gazdasági vezető

Beszerzés előtt

Ellenjegyzett megrendelő ellenőrzése Visszaigzaolás ellenőrzése

intézményve zető

Beszerzés előtt

Évente 1szer, illetve feladatválto záskor

Gazdasági vezető

Beszerzés előtt

Gazdasági vezető

Beszerzés előtt

iskolatitkár

Beszerzés előtt

Megrendelő adminisztratív ügyintézése Gazdasági ellenjegyzése

3.sz.melléklet/

42


Beszerzés lebonyolítása

Számla záradékolása 3.2. Közüzemi szolgáltatások Mérőórák leolvasása Számlák ellenőrzése /óraállás, túlszámlázás, rendkívüli események jelzése, szerződésmódosítás kezdeményezése/ 3.3. Szolgáltatások Kötelezettségvállalás /megrendelés, szerződéskötés 50.000 Ft felett írásban/ Ellenjegyzés

Visszaigazolás

Beszerzés Tájékozódás árajánlat Gazdasági alapján vezető, a előtt terület illetékes felelőse aktuálisan Beérkezett számla Pénzügyi ellenőrzése előadó, gazdasági vezető Mérőórák figyelemmel Karbantartás kísérése i csoportvezet ő Beérkezett számlák Pénzügyi előkészítése előadó

Havi rendszeress éggel Havi rendszeress éggel

Intézményve Formanyomtatvány kitöltése a zető, Gazdasági kötelezettségvállalás vezető függvényében

Kötelezetts égvállalás előtt

A kitöltött Karbantartás formanyomtatvány i előkészítése csoportvezet ő, gazdasági ügyintéző Formanyomtatvány iskolatitkár továbbítása


3.4. Egyéb folyó kiadások Áttekintés a dolgozói Gazdasági Rehabilitációs hozzájárulás: állományról vezető Negyedévenként adatszolgáltatás a statisztikai állományi létszájról és a megváltozott munkaképességűek számáról 4. A felhalmozási kiadások előirányzatának felhasználása

Beszerzés lebonyolítása

Gazdasági vezető, területi illetékes felelőse Jogszabályi feltételek intézményve szerint záradékolás zető

aktuálisan

aktuálisan

Záradékolás tényének intézményve ellenőrzése, aláírás, zető pecsét

Gazdasági vezető

Havi rendszeress éggel

Havi Beszámoltatás, rendszeress dokumentum éggel elkészítésének ellenőrzése

Gazdasági vezető

Havi rendszeress éggel

Gazdasági ügyintéző


Szolgáltató ellenőrzése, aláírás

intézményve zető


Gazdasági ügyintéző, karbantartási csoportvezet ő Szolgáltató, gazdasági vezető, iskolatitkár


Ellenjegyzett formanyomtatvány ellenőrzése

intézményve zető



Visszaigazolás ellenőrzése

intézményve zető


aktuálisan

Beszámoltatás, ellenőrzés, dokumentálás

intézményve zető

aktuálisan


Szolgáltató visszaigazolásának bonyolítása

Negyedéve nte, havonkénti bontásban

Nyomtatvány kitöltése, Gazdasági az aktuális dolgozói vezető létszám realizálása havonkénti bontásban

3.sz.melléklet/

Beszerzés után

Havi Beszámoltatás rendszeress ellenőrzés éggel

Leolvasás rögzítése a Karbantartás kazán naplóban i csoportvezet ő Számla formai és Pénzügyi tartalmi ellenőrzése, előadó rendkívüli események jelzése

Kötelezettségvállalás adminisztratív ügyintézése a megrendelés függvényében Gazdasági vezető ellenjegyzése

Tájékozódá Beszerzett eszköz Intézményve s után megérkezésének zető, ellenőrzése igazgatóhely ettesek

43


- a felhalmozási kiadások teljesítésével kapcsolatos felelősségi kategóriák áttekintése

- az előirányzat-felhasználási terv felhalmozási kiadásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

A felhalmozási kiadások teljesítésével kapcsolatban a döntés előkészítésért (előkalkuláció, árajánlatok) valamint a döntésért, valamint a döntés végrehajtásért felelősök meghatározása, a vonatkozó belső szabályok áttekintése Az előirányzatfelhasználási terv felhalmozási kiadásokra vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

5. A saját bevétek előirányzat teljesítése A feladatok, - a saját bevételek beszedésével tevékenységek, kapcsolatos munkamegosztás szakfeladatok és az általuk beszedendő áttekintése tevékenységi bevételek, és a területenként, feladatonként, beszedéssel kapcsolatos feladatok szakfeladatonként áttekintése, felelősök - a bérleti díjak beszedése

- az előirányzat-felhasználási terv bevételekre vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

meghatározása A meglévő szerződések és a bérleti díjakra, feltételekre vonatkozó szabályozások áttekintése, a bérbeadásokkal kapcsolatos lebonyolítási eljárás meghatározása Az előirányzatfelhasználási terv saját bevételekre a vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

Intézményve zető

Évente 1szer, illetve nagyobb felhalmozá si kiadás esetén

A feladat ellátókkal Gazdasági való megbeszélés, a vezető döntéselőkészítés, a döntés, és a döntés végrehajtás dokumentum tervezeteinek áttekintése

Szükség szerint

A beruházási Intézményve tevékenységről a zető feladatellátók utólagos szóbeli beszámoltatása a megvalósítással kapcsolatos dokumentumok párhuzamos áttekintésével

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Intézményve zető


Az előirányzat- Gazdasági felhasználási ütemterv vezető teljesítésének figyelemmel kísérése – főkönyvi kivonat alapján



Intézményve zető

Évente 1- A feladat ellátókkal Gazdasági vezető szer, illetve való megbeszélés feladatválto záskor

Intézményve zető

Intézményve zető

Évente 1szer, illetve szükség esetén

A felállított rendszer és Gazdasági az utasítás ellenőrzése vezető a nyilvántartásokba, bérleti szerződésekbe való betekintéssel, illetve beszámoltatással

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a Évente legalább 2 alkalomma l

Intézményve zető


Az előirányzat- Gazdasági felhasználási ütemterv vezető teljesítésének figyelemmel kísérése – főkönyvi kivonat alapján

3.sz.melléklet/

Igény szerint

A feladatok, tevékenységek, szakfeladatok bevételeinek beszedéséért felelős személyek szóbeli beszámoltatása a végzett tevékenységükről A felelősök Havi a rendszeress beszámoltatása, rendelkezésre álló éggel dokumentumok ellenőrzése

Intézményve zető



44


6. Egyéb bevételek, átvett pénzeszközök előirányzatának teljesítése A kapcsolatos Intézményve A - egyéb bevételek, átvett negyedéven jogszabályok, illetve zető pénzeszközök előirányzat ként min 1 tájékoztató leiratok, alkalommal ha vannak teljesítése érdekében a szükséges esetleg igénylési feltételek intézkedések áttekintése - pályázatok

Évente legalább a féléves, éves beszámoló hoz kapcsolódv a Havonta min 1 alkalomma l

A bevételek Gazdasági vezető teljesítésének figyelemmel kísérése az előirányzat felhasználási ütemterv alapján

Havonta 1 Az állami támogatás Intézményve alkalommal egyeztető tábla, zető valamint a szervnél kimutatott adatok egyeztetése, és szóbeli beszámoltatás

Havonta A pályázatokkal Gazdasági min 1 kapcsolatos vezető alkalommal tevékenység figyelemmel kísérése, a pályázati javaslatok áttekintése

Havonta 1 A pályázat Intézményve alkalommal tervezeteinek zető áttekintése, jóváhagyása, szóbeli beszámoltatás

Gazdasági vezető

Évente 1 alkalommal , a központi, részletes számlakeret -tükör ajánlás megjelenés ét követően

A főkönyvi könyvelés Gazdasági kialakított rendjének vezető betartatása a főkönyvi kivonatok és a számlaforgalmak ellenőrzésével, szükség esetén iránymutatással

Havonta 1 A főkönyvi kivonatok Intézményve alkalommal áttekintése, a teljesítési zető adatok előirányzattokkal, és előirányzatfelhasználási ütemtervvel való összehasonlítása, szóbeli beszámoltatás

A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt

Gazdasági vezető

Évente 1 alkalommal , az adott évi tényleges könyvelési munkák megkezdés e előtt

Az analitikus Gazdasági vezető nyilvántartások kialakított rendjének ellenőrzése a nyilvántartásokba való betekintésre, azok alapossága, naprakészsége stb. szempontjából

Havonta 1 Szóbeli beszámoltatás alkalommal


Az egyes pályázatok Intézményve figyelésével, pályázati zető elképzelésekkel kapcsolatos elvek, felelősök meghatározása

7. Főkönyvi és analitikus könyvelés

- a főkönyvi könyvelés

- analitikus könyvelés

A főkönyvi könyvelés adott év sajátosságainak, változásának áttekintése. A főkönyvi számla alábontásokra való igény meghatározása. A főkönyvi könyvelés során a munkamegosztás rendjének kialakítása, belső határidők megadása. A központi előírás miatt kötelező, illetve a saját belső információigény kielégítése céljából fontos analitikus nyilvántartások körének, vezetési módjának adott évre vonatkozó meghatározása, az esetleges változásokra figyelemfelhívás

3.sz.melléklet/

Intézményve zető

45


- a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat, feladások

A feladások rendjének, Gazdasági belső szabályozásának vezető érintettekkel való megbeszélése

Évente 1 alkalommal , a tényleges könyvelési feladatok előtt

A feladások Gazdasági vezető elkészítésének figyelemmel kísérlése, a feladások számszaki ellenőrzése

Feladásonk Szóbeli beszámoltatás ént 1 alkalommal

Intézményve zető


- a bizonylati rend

A bizonylati rend adott Gazdaságive évi kiemelt zető területeinek áttekintése, az esetleges új elemek megtárgyalása


A bizonylati rend Gazdasági betartásának nyomon vezető követése a folyamatokba való betekintésbe, illetve szóbeli beszámoltatás

Feladásonk Szóbeli beszámoltatás ént 1 alkalommal

Intézményve zető

- bizonylatkezelés

A bizonylatkezelés Gazdasági fontosabb területeinek vezető áttekintése, különös tekintettel az új bizonylatkezelési területekre


A bizonylatkezelés Gazdasági betartásának nyomon vezető követése a folyamatokba való betekintésbe, illetve szóbeli beszámoltatás

Havonta 1 Szóbeli beszámoltatás alkalommal

Intézményve zető

A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt

Évente 1 alkalommal , illetve szükség szerint

A pénztár Gazdasági vezető tevékenységének áttekintése a pénztárnapló, illetve a pénztárjelentések alapján, szükség esetén rovancs készítése, beszámoltatás

Havonta 1 A pénztári tevékenység Intézményve alakalomm ellenőrzése szóbeli zető al beszámoltatással

8. Bizonylati rend és bizonylatkezelés

9. Házipénztári pénzkezelési tevékenység - az intézmény készpénzforgalmának bonyolítása bevételi és kiadási pénztárbizonylat alapján

A pénztáros, pénztár Gazdasági helyettes, illetve vezető pénztárellenőr személyének felülvizsgálata, a felelősségi nyilatkozatok meglétének ellenőrzése, az összeférhetetlenségi helyzetek feloldása

Évente 1-2 alkalomma l

10. A bankszámlaforgalom kezelési tevékenység

3.sz.melléklet/

46


- a bankszámlaforgalom bonyolítása

- az utalások teljesítése

A bankszámlán keresztül bonyolódó forgalom során a bankszámla felett rendelkezési jogosultsággal bírók áttekintése, a belső nyilvántartási és utalási rend megbeszélése Az utalások teljesítési rendje elveinek, a vezetendő nyilvántartások tartalmának meghatározása

Intézményve zető


A bankszámlaforgalom Gazdasági áttekintése a vezető banknapló, illetve a bankszámlaforgalom tételes vizsgálatával

Havonta 1 A bankszámla kezelési Intézményve zető alakalomm tevékenység al ellenőrzése szóbeli beszámoltatással


Intézményve zető


Az utalások rendjének Gazdasági áttekintése a vezető nyilvántartások alapján, fizetési felszólítások, késedelmes fizetések esetén konzultáció

Havonta 1 Beszámoltatás a bejövő Intézményve alakalomm számlák utalási rendje zető al betartásáról


A leltározással kapcsolatos jogszabályi előírások áttekintése, a változások megbeszélése Az eszközök és források értékelési szabályai megbeszélése, és a leltározási tevékenységre kiható feladatok megbeszélése A leltározási ütemterv elkészítésével kapcsolatos feladatok megbeszélése

Intézményve zető


Gazdasági vezető

Leltározásr Beszámoltatás a való felkészülésről felkészülés során 1-2 alkalommal

a Intézményve zető

Évente 1 alkalomma l

Gazdasági vezető

Leltározásr Beszámoltatás az Intézményve a való értékelési feladatok zető felkészülés ellátásáról során 1-2 alkalommal


A készülő ütemterv Gazdasági áttekintése, vezető ellenőrzése, szükség esetén konzultáció

Leltározási Beszámoltatás az Intézményve ütemterv elkészült leltározási zető elkészítése ütemtervről alatt 1-2 alkalommal


A leltározás Gazdasági végrehajtásának vezető áttekintése a leltározási dokumentumok alapján

Leltározás végrehajtás a alatt 1-2 alkalommal


11. A leltározási tevékenység

- a leltározásra vonatkozó aktuális szabályok áttekintése - a leltározás értékelésénél figyelembe veendő értékelési szabályok

- a leltározási ütemterv elkészítése

- a leltározási tevékenység tényleges végrehajtása

Intézményve zető

Intézményve zető

A leltározási Intézményve tevékenység előtt a zető feladatok átbeszélése

A leltározásra való felkészülés során szakmai beszámoltatás, az alkalmazandó nyomtatványok áttekintése Évente 1 Az értékelés során alkalommal szakmai tájékoztatás , illetve nyújtása és konzultáció a feladatellátóval szükség szerint

Évente 1 alkalommal , az ütemterv késztése előtt Évente 1 alkalommal , a leltározás végrehajtás a előtt

A leltározás záró Intézményjegyzőkönyvének vezető átvétele, szükség esetén konzultáció

11. A selejtezési tevékenység

3.sz.melléklet/

47


- a selejtezésre vonatkozó aktuális szabályok áttekintése

- a selejtezés kezdeményezése

- a selejtezési tevékenység tényleges végrehajtása

A selejtezéssel kapcsolatos jogszabályi előírások áttekintése, a változások megbeszélése A selejtezés kezdeményezésével kapcsolatos feladatok, jogkörök megbeszélése

Intézményve zető

Intézményve zető

A selejtezési Intézményve tevékenység előtt a zető feladatok átbeszélése


A selejtezésre való felkészülés során szakmai beszámoltatás, az alkalmazandó nyomtatványok áttekintése Évente 1 A készülő selejtezési alkalommal kezdeményezések , a megbeszélése selejtezési kezdemény ezés határidejét megelőző 3 hónapban selejtezés Évente 1 A alkalommal végrehajtásának , a áttekintése a selejtezési dokumentumok selejtezés végrehajtás alapján a előtt

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető

a Intézményve zető


Beszámoltatás az Intézményve elkészült a selejtezési zető kezdeményezéssel kapcsolatban ellátott feladatokról


A selejtezési javaslat, Intézményve eljárások stb. zető áttekintése, megbeszélése, a végleges selejtezési dokumentumok átvétele

Szükség szerint

A selejtezésre való felkészülés során 1-2 alkalommal A selejtezési kezdemény e-zés elkészítése alatt 1-2 alkalommal

Beszámoltatás felkészülésről

Selejtezési tevékenysé g alatt 1-2 alkalommal

12. Pénzgazdálkodással kapcsolatos tevékenység (kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés) Havonta A szabályok általános Gazdasági Valamennyi jogkör Intézményve Évente Szóbeli beszámoltatás - a területre vonatkozó szabályok gyakorlására vezető legalább 1- a zető, legalább 1 érvényesülésének szabályok áttekintése 2 alkalommal figyelemmel kísérése, jogosulttal közös betartásával

- a kötelezettségvállalások bonyolítása

- a kötelezettségvállalások ellenjegyzése

megbeszélés, a központi és a helyi szabályok áttekintése, értelmezése Intézményve A kötelezettségvállalásra zető, vonatkozó előírások megbeszélése, a nyilvántartásokra vonatkozó előírások rögzítése, pontosítása

, év elején

szabályozásban lévő értelmezési problémák megbeszélése

alkalommal kapcsolatban

Évente legalább 1 alkalommal , év elején

A Gazdasági kötelezettségvállalási vezető dokumentumok áttekintése, egyeztetése más dokumentumokkal

Havonta legalább 12 alkalommal

Az ellenjegyzés Intézményve kötelező jellegének, zető körülményeinek, tartalmának megbeszélése, a felhatalmazott feladatellátók tájékoztatása


A kötelezettségvállalások ellenjegyzése során az ellenjegyzés tartalmának megfelelő kontroll ellátása

3.sz.melléklet/

ellenjegyző, illetve Gazdasági vezető

Szóbeli beszámoltatás, illetve a kötelezettségvállalások nyilvántartásának, valamint az előirányzatfelhasználási ütemterv teljesítésének áttekintése Minden Szóbeli beszámoltatás kötelezettsé az ellenjegyzési gvállalás tevékenységgel esetén kapcsolatban

Intézményve zető

Szükség szerint

Intézményve zető

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Intézményve zető


48


- a teljesítés szakmai igazolása

A teljesítés szakmai Intézményve igazolása menetének, zető az igazolás szempontjainak, valamint módjának meghatározása, közös értelmezés


A teljesítés szakmai Gazdasági igazolása menetébe vezető történő betekintés, beszámoltatás.

A teljesítés és a Feladatellátó kötelezettségvállalás összehasonlítása. Az érvényesítés Gazdasági Intézményve Évente történő vezető zető legalább 1 mentébe alkalommal betekintés, beszámoltatás. , év elején Feladatellátó Az érvényesítendő dokumentumok és az érvényesítés alapját képező szakmai igazolás, valamint fedezet meglétének, összegszerűségnek, és alaki követelmények betartásának ellenőrzése Az utalványozott Gazdasági Intézményve Évente zető, legalább 1 dokumentumok vezető polgármester alkalommal áttekintése, egyeztetése más dokumentumokkal , év elején

- érvényesítés

Az érvényesítés kötelező jellegének, körülményeinek, tartalmának megbeszélése, a felhatalmazott feladatellátók tájékoztatása

- utalványozás

Az utalványozásra vonatkozó előírások megbeszélése, feladatellátók tájékoztatása

- utalványozás ellenjegyzése

Az ellenjegyzés Intézményve kötelező jellegének, zető körülményeinek, tartalmának megbeszélése, a felhatalmazott feladatellátók tájékoztatása


Az utalványok ellenjegyzése során az ellenjegyzés tartalmának megfelelő kontroll ellátása.

A Intézményve vagyonnyilvántartásra zető, vonatkozó szabályok fenntartó áttekintése, megbeszélése


A Gazdasági vagyonnyilvántartások vezető ba való betekintés, az egyeztetést célzó dokumentumok elkészíttetése

13. Vagyongazdálkodás - a vagyon nyilvántartása

3.sz.melléklet/

ellenjegyző, illetve gazdasági vezető

Havonta 1- Szóbeli beszámoltatás Intézményve 2 a szakmai teljesítés zető alkalommal igazolásával kapcsolatban Folyamatos an


Havonta 1- Szóbeli beszámoltatás Intézményve 2 az érvényesítési zető alkalommal tevékenység ellátásával kapcsolatban Folyamatos an


Havonta Szóbeli beszámoltatás legalább 12 alkalommal

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Intézményve zető

Minden utalványoz ás esetén

Szóbeli beszámoltatás Intézményve az ellenjegyzési zető tevékenységgel kapcsolatban

Legalább negyedéve nként

Szóbeli beszámoltatás, Intézményve vagyonkimutatások zető áttekintése

Évente egyszer, legalább a beszámoló hoz kapcsolódv a

49


A vagyon A vagyonváltozásokkal Intézményve értékesítése kapcsolatos számszaki zető előtt és szóbeli információ kérés


Gazdasági vezető

A féléves A féléves beszámolóra Gazdasági beszámoló való felkészültségről vezető előtt tájékozódás, értekezletek megbeszélése

A féléves A féléves beszámolási Intézményve során zető beszámoló tevékenység szóbeli tájékozódás késztése előtt és során szükségsze rűen

Gazdasági vezető

A féléves Egyezetés, szóbeli Gazdasági beszámoló beszámoltatás, vezető előtt valamint az elkészült írott anyagokba történő betekintés

Folyamatos Szóbeli beszámoltatás Intézményve a féléves beszámolási zető feladatok ellátásának menetéről

A féléves beszámolás i tevékenysé g során legalább 23 alkalomma l Féléves beszámolás i feladatok végén

Gazdasági vezető

A féléves beszámolás i munkák előtt

A féléves beszámolók Gazdasági vezető munkapéldányaiba, alapszámításaiba történő betekintés, tájékoztatás kérés

Konzultáció az Gazdasági ellátandó egyeztetési vezető, feladatokról

A féléves beszámoló munkák előtt

Az egyeztetési Gazdasági feladatok vezető dokumentumainak, feljegyzéseinek áttekintése

Az értékesítésére Intézményve vonatkozó belső zető szabályok áttekintése, értékesítési irányok meghatározása

14. A féléves beszámolási tevékenység - a féléves beszámoló elkészítésére Ajogszabályokvonatkozó való felkészülés áttekintése, a kiadott útmutatók megbeszélése

- a féléves beszámoló során ellátandó egyeztetési feladatok

Évente egyszer, legalább a beszámoló hoz kapcsolódv a

Gazdasági vezető

- a meglévő vagyon értékesítése

- a féléves beszámolóval kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatása

Szóbeli beszámoltatás, Intézményve zető vagyonhasznosítással kapcsolatos bevételek és kiadások megbeszélése


A hasznosítási Intézményve lehetőségek zető, számbavétele, a vonatkozó belső szabályok áttekintése, felelősök meghatározása

- a féléves beszámolás főbb munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás


Gazdasági vezető

- a meglévő vagyon hasznosítása

Megbeszélés az egyes féléves beszámolási munkafolyamatok ellátásának várható időszakairól, és a munkamegosztás rendjéről Szóbeli, illetve írásbeli utasítás az egyes előirányzatokhoz tartozó beszámolás rendjéről (pl. az időarányos teljesítéstől való eltérés magyarázata stb.)

A vagyonhasznosításra vonatkozó előírások betartásának ellenőrzése az egyes hasznosítások során (dokumentumok ellenőrzése, illetve beszámoltatás) Az értékesítési Évente legalább 1 eljárások figyelemmel alkalommal kísérése, beszámoltatás , év elején

3.sz.melléklet/

Folyamatos A féléves beszámoló dokumentáció – beleértve valamennyi előirányzat-teljesítést, és időarányos eltérést kifejtő, igazoló számítást, nyilvántartást, és szöveges tájékoztatást stb. – áttekintése Legalább 1 Az egyeztetés alkalommal folyamatának áttekintése utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok alapján

Intézményve zető

A féléves beszámolás i feladatok végén

Intézményve zető


50


- a féléves beszámoló számszaki adatainak előkészítése

A féléves beszámoló Gazdasági vezető adatszolgáltatás valódisága érdekében betartandó szempontok megbeszélése

- a féléves főkönyvi kivonat elkésztése /részben önálló intézményre is/

A főkönyvi kivonat címrend szerinti elkészítésének megbeszélése a könyvelési sajátosságok figyelembevételével A féléves beszámoló számszaki elkészítése a főkönyvi kivonatok felhasználásával, az esetleges kritikus pontok megbeszélése

- a féléves beszámoló számszaki elkészítése

Gazdasági vezető

Intézményve zető

A számszaki adatok valódiságának ellenőrzése, a főkönyvi kivonat és az egyes számlaforgalmak ellenőrzése, szükség szerint a könyvelés korrekciója A főkönyvi A főkönyvi kivonatok, számításainak, kivonatok esetleges készítése adatgyűjtésének előtt áttekintése A féléves beszámoló munkák előtt

Gazdasági vezető

Legalább a féléves beszámoló elkészítése előtt 1 alkalommal

Szóbeli beszámoltatás Intézményve az adatok valódisága zető érdekében ellátott feladatokról, azok eredményeiről


Gazdasági vezető, címek vezetői

A főkönyvi A főkönyvi kivonatok Intézményve áttekintése zető kivonatok készítése során folyamatos an

A főkönyvi kivonatok elkészítését követően

A főkönyvi A készülő számszaki Gazdasági beszámolóba való vezető kivonatok betekintés készítése után

- a féléves elemi beszámoló megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása

Az elemi beszámoló Gazdasági vezető tartalmi követelményeivel kapcsolatos szakmai ismeretek felfrissítése konzultációval, a beszámoló elkészítését segítő anyagok áttekintésével

A féléves elemi beszámoló összeállítás a előtt

- a féléves beszámoló dokumentációk megőrzése

A kész dokumentációk Intézményve kezelésére vonatkozó zető utasítás megadása


A féléves elemi Gazdasági vezető beszámoló megállapítása során a munkapéldányok ellenőrzése

A számszaki beszámoló elkésztése során folyamatos an Folyamatos an

A számszaki Intézményve beszámolók áttekintése zető

A számszaki beszámoló k elkészítése után

Az elkészített féléves Intézményve elemi beszámoló és a zető testület által jóváhagyott beszámoló egyeztetése

A féléves elemi beszámoló elkészítését követően, de annak információ s rendszerbe való továbbítása előtt Alkalomsz erűen

A dokumentációk Intézményve tárolásának ellenőrzése zető beszámoltatással, illetve a kezelés módjának áttekintése

15. Az éves beszámolási tevékenység

3.sz.melléklet/

51


- az éves beszámoló elkészítésére való felkészülés

A vonatkozó Gazdasági vezető jogszabályok áttekintése, a kiadott útmutatók megbeszélése

Az éves Az éves beszámolóra Gazdasági beszámoló való felkészültségről vezető előtt tájékozódás, értekezletek megbeszélése

A beszámolási Intézményve A során zető beszámoló tevékenység szóbeli tájékozódás késztése előtt és során szükségsze rűen

- az éves beszámolás főbb munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás

Megbeszélés az egyes zárszámadáshoz kapcsolódó munkafolyamatok ellátásának várható időszakairól, és a munkamegosztás rendjéről Szóbeli utasítás az egyes előirányzatokhoz tartozó beszámolás rendjéről (pl. az időarányos teljesítéstől való eltérés magyarázata stb.)

Gazdasági vezető

Az éves Egyezetés, szóbeli Gazdasági beszámoló beszámoltatás, vezető előtt valamint az elkészült írott anyagokba történő betekintés

Folyamatos Szóbeli beszámoltatás Intézményve az éves beszámolási zető feladatok ellátásának menetéről

Gazdasági vezető

A beszámolás i munkák előtt

- az éves beszámoló során ellátandó egyeztetési feladatok

Konzultáció az Gazdasági ellátandó egyeztetési vezető feladatokról

A beszámolás i munkák előtt

- az éves beszámoló számszaki adatainak előkészítése

Az éves beszámoló Gazdasági adatszolgáltatás vezető valódisága érdekében betartandó szempontok megbeszélése

- a pénzmaradvány, és a személyi juttatások maradványának meghatározása

A vonatkozó Gazdasági jogszabályi háttér, a vezető vonatkozó belső szabályok, a vezetett nyilvántartások áttekintése, a követendő eljárás meghatározása

- az éves beszámolóval kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatása

A beszámoló Gazdasági vezető munkapéldányaiba, alapszámításaiba történő betekintés, tájékoztatás kérés

Az egyeztetési feladatok dokumentumainak, feljegyzéseinek áttekintése A A számszaki adatok beszámolás valódiságának i munkák ellenőrzése, a főkönyvi előtt kivonat és az egyes számlaforgalmak ellenőrzése, szükség szerint a könyvelés korrekciója A A pénzmaradványbeszámolás kimutatások i munkák tervezetének közben ellenőrzése, az alátámasztást szolgáló nyilvántartások, főkönyvi számlák ellenőrzése

3.sz.melléklet/

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető

Folyamatos A beszámoló dokumentáció – beleértve valamennyi előirányzat-teljesítést, és időarányos eltérést kifejtő, igazoló számítást, nyilvántartást, és szöveges tájékoztatást stb – áttekintése Legalább 1 Az egyeztetés alkalommal folyamatának áttekintése utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok alapján Legalább a Szóbeli beszámoltatás beszámoló az adatok valódisága elkészítése érdekében ellátott előtt 1 feladatokról, azok alkalommal eredményeiről

A beszámoló készítés közben legalább 2 alakalomm al

A beszámolás i tevékenysé g során legalább 23 alkalomma l A beszámolás i feladatok végén

Intézményve zető

A beszámolás i feladatok végén

Intézményve zető


Intézményve zető


Szóbeli beszámoltatás Intézményve a pénzmaradvány zető alakulásáról, és a személyi juttatások maradványának felhasználhatóságáról

A pénzmarad vány kimutatás elkészítését követően

52


- az éves főkönyvi kivonat elkésztése /részben önálló intézményre is/ - az éves beszámoló számszaki elkészítése

- az éves beszámoló intézményre vonatkozó előterjesztésének összeállítása - az éves elemi beszámoló megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása

- az éves beszámoló dokumentációk megőrzése

Gazdasági vezető, címek vezetői

Intézményve zető

A főkönyvi kivonatok készítése előtt

A főkönyvi kivonatok számításainak, esetleges adatgyűjtésének áttekintése

Gazdasági vezető

A főkönyvi kivonatok készítése után

A készülő számszaki Gazdasági vezető beszámoló tervezetekbe való betekintés

Intézményve zető

A számszaki beszámoló után

Az előterjesztés Gazdasági tervezet vezető összeállításakor

Gazdasági vezető

Az elemi beszámoló összeállítás a előtt

Az elemi beszámoló Gazdasági megállapítása során a vezető munkapéldányok ellenőrzése

A kész dokumentációk Gazdasági kezelésére vonatkozó vezető utasítás megadása


A főkönyvi kivonat elkészítésének megbeszélése a könyvelési sajátosságok figyelembevételével A beszámoló számszaki elkészítése a címrend szerinti főkönyvi kivonatok felhasználásával, az esetleges kritikus pontok megbeszélése Az éves beszámoló előterjesztésével kapcsolatos jogszabályok, elvárások, fontosabb pontok tisztázása Az elemi beszámoló tartalmi követelményeivel kapcsolatos szakmai ismeretek felfrissítése konzultációval, a beszámoló elkészítését segítő anyagok áttekintésével

................................................ gazdasági vezető

A főkönyvi kivonatok Intézményve áttekintése zető

A főkönyvi kivonatok elkészítését követően

A számszaki Intézményve beszámolók áttekintése zető

A számszaki beszámoló k elkészítése után

A dokumentum Intézményve tervezet ellenőrzése, zető tájékoztatás kérése

A tervezet elkészítése után

Folyamatos Az elkészített elemi Intézményve an beszámoló és a testület zető által jóváhagyott beszámoló egyeztetése

Az elemi beszámoló elkészítését követően, de annak információ s rendszerbe való továbbítása előtt Alkalomsz erűen

A főkönyvi kivonatok készítése során folyamatos an A számszaki beszámoló elkésztése során folyamatos an A feladatellát ás során folyamatos an

A dokumentációk Intézményve tárolásának ellenőrzése zető beszámoltatással, illetve a kezelés módjának áttekintése

............................................. igazgató

3.sz.melléklet/

53

A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzat

Recommend Documents