Financieel jaarverslag en jaarrekening van het jaar 2014
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht
INHOUD
Voorwoord
2
Financieel jaarverslag 2014
3
Jaarrekening van 31 december 2014
4
Toelichting op de balans van 31 december 2014
4
Toelichting op de resultatenrekening van 31 december 2014
6
Verschuldigde bijdrage per perceel
7
Balans en resultatenrekening
8
1
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht
Voorwoord Geachte leden, Voor u ligt het financieel jaarverslag en de jaarrekening van het jaar 2014 van de Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht. De uitkomst geeft aan dat we een klein verlies (exploitatietekort) hebben ten opzichte van wat we hebben begroot. We hebben een prachtig resultaat behaald. Bijna 98% van het begrote bedrag is vóór 31 december 2014 binnengekomen. Voor het resterende bedrag heeft één eigenaar een betalingsregeling en voor één eigenaar wordt door het bestuur uitgezocht of de bijdrage inderdaad verplicht verschuldigd is en wie deze bijdrage moet voldoen. De maaikosten zijn lager uitgevallen dan was begroot. Het resterende bedrag is als voorziening opgenomen in het geval dat de kosten in een later jaar hoger uitvallen dan is begroot. De bedrijfskosten zijn tot een minimum beperkt. De begrote baggerkosten zijn in het geheel als voorziening opgenomen, omdat deze kosten pas over ongeveer zes jaar zullen worden gemaakt. We zijn wat de financiën betreft op de goede weg en we hopen dat u uw bijdragen op tijd blijft voldoen, zodat we financieel gezond blijven en we voldoende sparen voor de verwachte uitgaven in de toekomst. Buiten het voorblad omvat dit document acht pagina’s. Door ondertekening van deze pagina en een paraaf op iedere volgende pagina verklaren de bestuursleden kennis te hebben genomen van de inhoud van dit document en akkoord te gaan met de hierin vermelde cijfers.
Almere, 19 januari 2015
E.J. Otto (voorzitter)
S.A. Tolsma-van der Lee (secretaris)
E. Brand (penningmeester)
2
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht
Financieel jaarverslag 2014 In dit verslag is te lezen wat de taken zijn van de penningmeester. Verder is te lezen welke acties zijn ondernomen om de verschuldigde bijdragen te innen. Taken van de penningmeester De penningmeester moet enige kennis hebben van boekhouding. Hij/zij beheert het geld van de vereniging en heeft de volgende taken: • Beheert de bankrekeningen. Incidentele kastransacties worden direct via Diverse postenboek overgeboekt naar de bank. • Houdt het kas- en het bankboek bij. • Verricht en ontvangt betalingen. • Controleert op inkomsten en uitgaven van de vereniging. - Zorgt voor tijdige inning van de bijdragen aan de vereniging. - Attendeert, waarschuwt en maant de leden aan om de verschuldigde bijdragen te voldoen. - Controleert en ontvangt/betaalt inkomende en uitgaande facturen. - Houdt controle op uitgave van mede bestuursleden (Uitgaven van mede bestuursleden alleen met goedkeuring penningmeester). • Is aanwezig bij de bestuursvergaderingen van de vereniging. • Informeert het bestuur regelmatig (tijdens de bestuursvergaderingen) over de financiële situatie binnen de vereniging. Hierbij wordt inzage gegeven in de financiële overzichten. • Maakt het financieel jaarverslag en bewaakt de plannen van het bestuur aan de hand van de begroting. • Legt verantwoording af aan de kascommissie betreffende de jaarstukken van de vereniging. • Stelt de begroting op. • Levert de jaarstukken voor de Algemene Ledenvergadering (ALV). • Legt tijdens de ALV verantwoording af voor het beheer van de financiële administratie. Ondernomen acties Tijdens de Algemene ledenvergadering (ALV) van 26 maart 2014 is de door de eigenaar(s) verschuldigde bijdrage per woning vastgesteld. Zie hiervoor de bijlage Verschuldigde bijdrage per perceel op pagina 7. Gedurende het jaar zijn naar de eigenaar(s) van de woningen attentiesignalen gestuurd om op de afgesproken data hun bijdragen te voldoen. Deze signalen zijn verstuurd via e-mail of persoonlijk door de voorzitter en de penningmeester in de betreffende brievenbus gedeponeerd. Na de afgesproken data zijn waarschuwingen verzonden aan eigenaar(s) die niet aan hun verplichtingen voldeden. Ook deze waarschuwingen zijn via e-mail verzonden of zijn persoonlijk door de voorzitter en de penningmeester in de betreffende brievenbus gedeponeerd. Aan eigenaars die aan deze oproep ook niet hebben voldaan, zijn door de voorzitter en de penningmeester aanmaningen uitgereikt. De ontvanger van zo’n aanmaning heeft getekend voor ontvangst. Tijdens de bestuursvergaderingen zijn de medebestuursleden op de hoogte gebracht van de financiële situatie op dat moment en van de gehouden of nog te houden acties om de bijdragen binnen te krijgen. Om zo transparant mogelijk te zijn en misbruik tijdig te kunnen ontdekken, is het bestuur overeengekomen om een lid van de kascommissie te machtigen om te allen tijde inzage te krijgen in de bankrekeningen van de vereniging bij de ING Bank. In de jaarrekening en de toelichting daarbij is te lezen hoe de ingelegde gelden zijn besteed.
3
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht
Jaarrekening van 31 december 2014 Toelichting op de gevoerde boekhouding Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar volgens artikel 10 van de Statuten. De boekhouding wordt gevoerd met de methode dubbel boekhouden. Dus met een grootboek. De mutaties in het grootboek komen van de beginbalans en via journaalposten uit de dagboeken (Bankboek en Diverse postenboek) op 31 december van het lopende jaar. De individuele boekingen zijn te raadplegen via het Bankboek en het Diverse postenboek. Vervolgens wordt per 31 december van het lopende jaar de eindbalans en de resultatenrekening opgemaakt.
Toelichting op de balans van 31 december 2014 Activa Bank betaalrekening Op deze rekening staat het saldo op 31 december 2014. Het saldo op deze rekening moet steeds voldoende zijn om de lopende verplichtingen (maaikosten en overheadkosten) te kunnen voldoen. Het meerdere wordt ten gunste van de voorzieningen overgeboekt op de Bank spaarrekening. Bank spaarrekening Op deze rekening staat het saldo op 31 december 2014. Het saldo op deze rekening stemt vrijwel overeen met het saldo van de op de balans vermelde voorzieningen. De over het lopende jaar ontvangen interest op de spaarrekening is op 1 januari van het nieuwe jaar ontvangen en wordt daarom niet in het financieel jaarverslag over het jaar 2014 verantwoord. De ontvangen interest over het jaar 2014 wordt ultimo het jaar 2015, gezien de te verwachte grote uitgaven in de toekomst, aan de voorziening voor het baggeren toegevoegd. Debiteuren 14 Het totaal voor het jaar 2014 te ontvangen bedrag is opgenomen in de beginbalans. Op de eindbalans is het nog te ontvangen bedrag voor het jaar 2014 opgenomen. Om overzicht te houden van de in het lopende jaar (2014) ontvangen bijdragen van Debiteuren wordt via het Diverse postenboek het totaal van de ontvangen bijdragen bestemd voor het lopende jaar opgenomen als opbrengst (resultaat) onder de grootboekrekening Ontvangen bijdragen. Het huidige saldo op deze rekening betreft twee adressen. Voor één adres is een betalingsregeling afgesproken. Het andere adres betreft een boxhouder (€ 90 verschuldigd) die contractueel niets verplicht is. Het bestuur zoekt uit of hier alsnog een oplossing voor komt. Dit kan betekenen dat het begrote te ontvangen bedrag voor het komende jaar met € 90 naar beneden wordt bijgesteld. Passiva Voorziening baggeren De per jaar begrote kosten voor het baggeren bedragen € 5.000. Dit bedrag wordt per jaar toegevoegd aan deze voorziening. De over het lopende jaar ontvangen interest op de spaarrekening is, gezien de te verwachte grote uitgaven in de toekomst, aan deze voorziening toegerekend. Voorziening maaien De per jaar begrote kosten voor het maaien bedragen € 5.000. Het in het lopende jaar (2014) uitgegeven bedrag aan maaien gaat ten laste van deze voorziening. Het resterende bedrag blijft als voorziening over. Voorziening bedrijfskosten De per jaar begrote kosten voor de bedrijfskosten (inclusief bankkosten) bedragen € 575,84. Het in het lopende jaar (2014) uitgegeven bedrag aan bedrijfskosten en bankkosten gaat ten laste van deze voorziening. Het resterende bedrag blijft als voorziening over.
4
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht Vooruitontvangen bijdragen Op deze rekening staan de vooruitbetaalde bijdragen voor het jaar 2015. Het saldo van deze grootboekrekening wordt in het nieuwe jaar overgeboekt naar de rekening Debiteuren 15. Door deze boeking blijft zichtbaar op welk jaar de debiteuren betrekking hebben. Ook is dan in het nieuwe jaar zichtbaar wat de vordering nog is op Debiteuren 15.
5
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht
Toelichting op de resultatenrekening van 31 december 2014 Bedrijfskosten Het voor het lopende jaar (2014) begrote bedrag wordt op deze rekening geboekt. Maaikosten Het voor het lopende jaar (2014) begrote bedrag wordt op deze rekening geboekt. Baggerkosten Het voor het lopende jaar (2014) begrote bedrag wordt op deze rekening geboekt.
Ontvangen bijdragen Om overzicht te houden van de in het lopende jaar (2014) ontvangen bijdragen van Debiteuren wordt via het Diverse postenboek het totaal van de ontvangen bijdragen bestemd voor het lopende jaar opgenomen als opbrengst (resultaat). Nog te ontvangen bijdragen (verlies) Om overzicht te houden over de reeds ontvangen en de nog te ontvangen bijdragen is op de beginbalans voor het totaal te ontvangen bedrag van de debiteuren over het jaar 2014 hetzelfde bedrag opgenomen als Nog te ontvangen bijdragen. Deze rekening wordt aan het eind van het lopende jaar via het Diverse postenboek gedebiteerd met het bedrag wat van debiteuren over het jaar 2014 is ontvangen. Het resterende saldo van deze grootboekrekening gaat vervolgens naar de resultatenrekening van 2014. Door deze boeking is in de resultatenrekening van het lopende jaar dan zichtbaar wat aan bijdragen over het jaar 2014 nog is te ontvangen (dit bedrag vormt dan een verlies/ exploitatietekort). Het huidige saldo op deze rekening betreft de nog niet ontvangen bijdrage van twee adressen. Voor één adres is een betalingsregeling afgesproken. Het andere adres betreft het adres van een boxhouder (€ 90 verschuldigd) die contractueel niets verplicht is. Het bestuur zoekt nog naar een oplossing. Het kan betekenen dat het nog te ontvangen bedrag van de boxhouder wordt omgeslagen over de andere eigenaars die met hun woning en/of box grenzen aan hetzelfde haventje als de betreffende boxhouder.
6
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht
Verschuldigde bijdrage per perceel Perceel
TOTAAL per kwartaal € 65,40 € 45,90 € 109,08 € 45,90 € 81,60 € 101,10 € 65,40 € 84,84 € 22,50
Fokkeboom nr. 2 Fokkeboom even nrs. 4 t/m 18 Fokkeboom nrs. 20 en 22 Fokkeboom even nrs. 24 t/m 36 Fokkeboom nrs. 38, 42, 44 en 48 Fokkeboom nrs. 40 en 46 Fokkeboom nrs. 50 en 54 Fokkeboom nr. 52 Box 3, 9, 47 en 49
per maand € 21,80 € 15,30 € 36,36 € 15,30 € 27,20 € 33,70 € 21,80 € 28,28 € 7,50
Plecht oneven nrs. 1 t/m 11 Plecht 13 Plecht oneven nrs. 15 t/m 33
per maand per kwartaal per jaar € 15,86 € 47,58 € 190,32 € 25,46 € 76,38 € 305,52 € 15,86 € 47,58 € 190,32
€ € € € € € € € €
per jaar 261,60 183,60 436,32 183,60 326,40 404,40 261,60 339,36 90,00
7
Vereniging van Eigenaars Fokkeboom-Plecht
Balans en resultatenrekening
26-03 Debiteuren 14
BEGINBALANS van 26 maart 2014 € 10.575,84 26-03 Nog te ontvangen bijdragen
€ 10.575,84
€ 10.575,84
€ 10.575,84
===========================================================================
31-12 Bank betaalrekening 31-12 Bank spaarrekening 31-12 Debiteuren 14
BALANS van 31 december 2014 € 736,27 31-12 Voorziening baggeren € 8.000,00 31-12 Voorziening maaien € 227,70 31-12 Voorziening bedrijfskosten 31-12 Vooruitontvangen bijdragen
€ 5.000,00 € 2.631,42 € 353,65 € 978,90
€ 8.963,97
€ 8.963,97
RESULTATENREKENING van 31 december 2014 31-12 Bedrijfskosten € 575,84 31-12 Ontvangen bijdragen 31-12 Maaikosten € 5.000,00 31-12 Nog te ontvangen bijdragen 31-12 Baggerkosten € 5.000,00 (verlies) € 10.575,84
€ 10.348,14 € 227,70
€ 10.575,84
8
