FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Judul
Area
I.
Dokumen Level : Manual Prosedur
: Manual Prosedur Pendaftaran Wisuda
: Gugus Jaminan Mutu
Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA.13.23
Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Revisi : 0
Tujuan dan Pengertian Tujuan manual prosedur pendaftaran pendaftaran wisuda ini adalah : 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses pendaftaran wisuda bagi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana. 2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pelaksanaan pendaftaran wisuda bagi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana . Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pendaftaran wisuda ini antara lain : 1. Wisuda adalah upacara pengukuhan dan pelepasan sekaligus penyerahan ijasah bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya di Fakultas Sains dan Teknik Undana. 2. FDW adalah formulir pendaftaran wisuda yang akan diberikan bagi mahasiswa calon wisudawan yang telah memenuhi persyaratan wisuda (dokumen pendaftaran wisuda) tingkat fakultas . FDW diperoleh pada saat mahasiswa calon wisudawan mendaftar wisuda di tingkat fakultas. FDW setelah diisi dan memperoleh legalitas di tingkat fakultas digunakan untuk mendaftar wisuda di tingkat universitas. 3. Mahasiswa calon wisudawan adalah peserta didik yang telah selesai menempuh pendidikan di Fakultas danTeknik Undana dan dinyatakan lulus ujian sarjana serta telah diyudicium di tingkat jurusan yang dinyatakan dalam Berita Acara Yudicium tingkat Jurusan.
II. Pihak –Pihak yang Terkait Pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan pendaftaran wisuda ini adalah : 1. 2. 3. 4. 5.
Mahasiswa Staf Sub Bagian Akademik Pimpinan Jurusan (Kejur/Sekjur) Pembantu Dekan I BAAKPSI Undana
1
III. Referensi Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pendaftaran wisuda ini adalah : 1. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000)
IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup pendaftaran wisuda tingkat fakultas pada Fakultas Sains dan Teknik Undana meliputi : 1. Pengumuman pelaksanaan wisuda oleh BAAKPSI-Undana. 2. Penyiapan dokumen pendaftaran wisuda di tingkat fakultas oleh mahasiswa calon wisudawan. 3. Verifikasi dan pengesahan dokumen pendaftaran wisuda dari mahasiswa calon wisudawan oleh pimpinan jurusan (Kejur/Sekjur). 4. Penerbitan serta penyerahan transkrip nilai dan berita acara yudicium ujian sarjana tingkat jurusan mahasiswa calon wisudawan dimaksud oleh pimpinan jurusan (Kejur/Sekjur). 5. Pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik fakultas). 6. Verifikasi dokumen pendaftaran wisuda dari mahasiswa calon wisudawan sekaligus pencatatan nama mahasiswa calon wisudawan, pemberian form Biodata Alumni, pembuatan dokumen pendukung dan penyerahan FDW untuk pendaftaran wisuda di tingkat universitas (BAAKPSIUndana) oleh staf Sub Bagian Akademik fakultas. 7. Pengisian FDW oleh mahasiswa calon wisudawan. 8. Pembayaran biaya lepas landas tingkat fakultas oleh mahasiswa calon wisudawan di PUMK fakultas. 9. Pengesahan FDW dan dokumen pendukung pendaftaran wisuda di tingkat universitas (BAAKPSIUndana) oleh Pembantu Dekan I. 10. Pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan di tingkat universitas (BAAKPSI-Undana).
V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur pendaftaran wisuda tingkat Fakultas Sains dan Teknik Undana sebagai berikut : 1. BAAKPSI-Undana mengeluarkan pengumuman waktu pelaksanaan wisuda dan masa pendaftaran wisuda dengan mengirimkan pengumuman dimaksud ke fakultas beserta form FDW. 2. Pembantu Dekan I mengarahkan Sub Bagian Akademik fakultas untuk menginformasikan pengumuman dimaksud ke jurusan-jurusan beserta informasi pelaksanaan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas. 3. Mahasiswa mempersiapkan dokumen pendaftaran wisuda di tingkat fakultas antara lain : a. Surat keterangan bebas administrasi akademik di tingkat jurusan b. Surat keterangan penyerahan skripsi dari ruang baca/perpustakaan fakultas c. Surat keterangan bebas perpustakaan dari Perpustakaan Pusat Undana d. Kwitansi SPP dari semester I s/d terakhir asli (bisa foto copy tetapi yang telah dilegalisir) e. Surat keterangan bebas KOPMA (Koperasi Mahasiswa) f. Pas Foto ukuran 2 x 3 (warna, 3 lembar) dan 3 x4 (hitam putih bukan polaroid, 3 lembar) g. Materai 3000 sebanyak 2 lembar 2
4. Pimpinan jurusan (Kejur./Sekjur) melakukan verifikasi dan pengesahan dokumen pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan. 5. Pimpinan jurusan (Kejur/Sekjur) menerbitkan dan menyerahkan transkrip nilai serta berita acara yudicium tingkat jurusan bagi mahasiswa calon wisudawan untuk melengkapi dokumen pendaftaran wisuda yang telah disiapkan mahasiswa calon wisudawan sebelumnya. 6. Mahasiswa calon wisudawan melakukan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik). 7. Staf Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi terhadap dokumen pendaftaran wisuda yang dibawa mahasiswa calon wisudawan, jika dokumen yang dibawa sudah lengkap staf Sub Bagian Akademik kemudian mencatatkan nama mahasiswa calon wisudawan ke dalam Buku Pendaftaran Wisuda dan menyerahkan form Biodata Alumni untuk diisi oleh mahasiswa. Form ini diserahkan kembali kepada staf Sub Bagian Akademik yang bertugas. 8. Staf Sub Bagian Akademik selanjutnya membuatkan dokumen pendukung bagi mahasiswa calon wisudawan untuk pendaftaran wisuda di tingkat universitas yaitu : a. Surat Keterangan Lulus b. Surat Keterangan Pengambillan Ijasah Kedua dokumen pendukung ini diserahkan kepada mahasiswa calon wisudawan beserta form FDW. 9. Mahasiswa calon wisudawan kemudian mengisi form FDW. 10. Mahasiswa calon wisudawan kemudian membayar biaya lepas landas wisuda di PUMK fakultas sebesar Rp. 250.000,-/calon wisudawan. 11. Mahasiswa calon wisudawan kemudian meyerahkan form FDW beserta dokumen pendukung kepada Pembantu Dekan I melalui Sekretaris Dekan untuk disahkan. 12. Setelah form FDW beserta dokumen pendukung disahkan Pembantu Dekan I, selanjutnya mahasiswa calon wisudawan melakukan pendaftaran wisuda tingkat universitas di BAAKPSIUndana dengan membawa serta dokumen pendaftaran wisuda yang telah disiapkan sebelumnya. Catatan : 1. Layanan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik) berlangsung selama masa pendaftaran wisuda setiap hari kerja dari jam 08.00-13.00 wita, kecuali hari Jumat dari jam 08.00-10.30 wita . 2. Masa pendaftaran wisuda tidak akan diperpanjang selama tidak ada informasi resmi dari BAAKPSI-Undana.
3
VI. Bagan Alir Bagan alir pendaftaran wisuda adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan
Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan
Mulai 1 Pengumuman Wisuda
BAAKPSI-Undana
1. Pengumuman 2. Form FDW
2 Penyampaian
1. Pembantu Dekan I 2. Sub Bagian Akademik
Informasi Wisuda 3 Ke Jurusan Penyiapan Dokumen Pendaftaran Wisuda
Mahasiswa
1. Surat keterangan bebas administrasi akademik 2. Surat keterangan penyerahan skripsi 3. Surat keterangan bebas perpustakaan 4. Kwitansi SPP 5. Surat keterangan bebas KOPMA 6. Pas foto 7. Materai
Pimpinan Jurusan (Kejur /Sekjur)
1. Surat keterangan bebas administrasi akademik 2. Surat keterangan penyerahan skripsi 3. Surat keterangan bebas perpustakaan 4. Kwitansi SPP 5. Surat keterangan bebas KOPMA 6. Pas foto 7. Materai
4
Verifikasi dan Pengesahan Dokumen Pendaftaran Wisuda di Jurusan
5
Penerbitan dan Penyerahan Transkrip Nilai dan Berita acara Yudicium Tingkat jurusan
Pimpinan Jurusan (Kejur/Sekjur)
6
4
Penjelasan
Alur Kegiatan
Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan
6 Pendaftaran Wisuda di Tingkat Fakultas
Mahasiswa
1. Surat keterangan bebas administrasi akademik 2. Surat keterangan penyerahan skripsi 3. Surat keterangan bebas perpustakaan 4. Kwitansi SPP 5. Surat keterangan bebas KOPMA 6. Pas foto 7. Materai 8. Transkrip nilai 9. Berita acara yudicium ujian sarjana
7
Verifikasi Dokumen Pendaftaran Wisuda
Staf Sub Bagian Akademik
8 Pencatatan Nama Calon Wisudawa dan Pemberian Form Biodata Alumni
Staf Sub Bagian Akademik
1. Buku Pendaftaran Wisuda 2. Form Biodata Alumni
Staf Sub Bagian Akademik
1. Surat keterangan lulus 2. Surat keterangan pengambilan ijasah 3. Form FDW
9
Pembuatan Dokumen Pendukung & Penyerahan form FDW 10 Pengisian FDW
Mahasiswa
11 Pembayaran Biaya Lepas Landas Wisuda
1. Mahasiswa 2. PUMK fakultas
12
5
Penjelasan
Alur Kegiatan
Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan
Penjelasan
12 Pengesahan FDW dan Dokumen Pendukung
Pembantu Dekan I
1. Surat keterangan lulus 2. Surat keterangan pengambilan ijasah 3. Form FDW
1. Mahasiswa 2. BAAKPSI-Undana
1. Surat keterangan bebas administrasi akademik 2. Surat keterangan penyerahan skripsi 3. Surat keterangan bebas perpustakaan 4. Kwitansi SPP 5. Surat keterangan bebas KOPMA 6. Pas foto 7. Materai 8. Transkrip nilai 9. Berita acara yudicium ujian sarjana 10. Surat keterangan lulus 11. Surat keterangan pengambilan ijasah 12. Form FDW
13 Pendaftaran Wisuda di Tingkat Uiversitas
VII. Lampiran Lampiran Lampiran-lampiran yang terdapat dalam dokumen manual prosedur pendaftaran wisuda ini adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Surat Keterangan Bebas Administrasi Akademik dari Jurusan Surat Keterangan Penyerahan Skripsi dari Ruang Baca Berita Acara Yudicium Ujian Sarjana Surat Keterangan Lulus dari Fakultas Surat Keterangan Pengambilan Ijazah dari Fakultas Biodata Alumni
6
Lampiran 1.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN …………………………………. Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
SURAT KETERANGAN NO. : ……../UN.15.17. ……./PP/20……..
Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua Jurusan …………………. menerangkan bahwa : Nama
: ………………………………………………………….
NIP
: ………………………………………………………….
Semester
: …………………………………………………………
Jurusan
: ………………………………………………………….
adalah mahasiswa calon wisudawan periode wisuda ……………… dari jurusan ………………. yang tidak mempunyai tanggungan administrasi akademik di tingkat jurusan. Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan semestinya. Kupang, ………………….. Ketua Jurusan …………………………. (……………………………………………) NIP. ……………………………………….
7
Lampiran 2.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
SURAT KETERANGAN NO. : ……../UN.15.17/PP/20……..
Yang bertanda tangan dibawah ini Pengelola Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Sains dan Teknik Undana menerangkan bahwa : Nama
: ………………………………………………………….
NIP
: ………………………………………………………….
Semester
: …………………………………………………………
Jurusan
: ………………………………………………………….
adalah mahasiswa calon wisudawan periode wisuda ……………… dari jurusan ………………. yang telah menyerahkan skripsi di tingkat jurusan. Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan semestinya. Kupang, ………………….. Pengelola Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Sains dan Teknik Undana
(……………………………………………) NIP. ……………………………………….
8
Lampiran 3. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN …………………………………. Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
BERITA ACARA YUDICIUM UJIAN SARJANA Pada hari ini ……………., Tanggal ……………………., Bulan ……………………., Tahun …………………, dengan berdasarkan hasil rapat team penguji ujian sarjana Jurusan ……………. Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana terhadap eksemenandus : Nama
: ……………………………………………..
Nomor Registrasi
: …………………………………………….
Jurusan
: …………………………………………….
Judul Skripsi
: ……………………………………………
DINYATAKAN LULUS/TIDAK LULUS *) dengan IPK Komulatif : Lama Studi
: ……………………….
Predikat
: cukup / memuaskan / sangat memuaskan / dengan pujian Kupang, ……………………….. Team Ujian Sarjana
Ketua Jurusan,
Ketua,
(…………………………………….) NIP. ……………………………….
(………………………………….) NIP. ……………………………..
9
Lampiran 4. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
SURAT KETERANGAN NO. : ……../UN.15.17/PP/20…….. Yang bertanda tangan dibawah ini Dekan Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana menerangkan dengan sebenarnya bahwa : Nama
: ………………………………….
NIM
: ………………………………….
Jurusan/Program Studi
: ………………………………….
Semester/Tahun Ajaran
: ……../ ……………
adalah benar-benar terdaftar sebagai mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana terhitung mulai Semester Ganjil Tahun Akademik …………. sampai dengan Semester ………….. Tahun Akademik ………… dan telah dinyatakan lulus dengan predikat ………………………….. Demikian surat keterangan ini dibuat dan diberikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Kupang, ……………………………….. an. Dekan Pembantu Dekan I
(…………………………………………) NIP. …………………………………….
10
Lampiran 5. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
SURAT KETERANGAN PENGAMBILAN IJASAH Nomor : /UN15.17/PP/2013 Yang bertanda tangan dibawah ini, Dekan Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana menerangkan bahwa : Nama Mahasiswa : ………………………………….. No. Registrasi : …………………………………. Jurusan/Program Studi : …………………………………. Program/Jenjang Pendidikan : Sarjana / S1 Tanggal Ujian : …………………………………. Tanggal Yudicium : ………………………………… Tanggal Wisuda : …………………………………. telah memenuhi persyaratan-persyaratan akademik pada Program Studi/Jurusan dan Fakultas serta ketentuanketentuan lain yang ditetapkan Fakultas dengan lampiran ; 1. Surat Keterangan Ketua Jurusan (sudah memenuhi persyaratan akademik di Jurusan) Tanggal : …………………………. Nomor : ………………………… 2. Surat Keterangan Bebas Pinjam Perpustakaan Tanggal : ……………………….. Nomor : ……………………….. 3. Surat Keterangan Pelunasan SPP ( dilihat dari bukti kwitansi terakhir) Tanggal Pelunasan : …………………………. No. Rek Pembayaran : …………………………. 4. Surat Keterangan Penyerahan Skripsi Tanggal : ………………………… Nomor : ………………………… sehingga kepada yang bersangkutan dapat diberikan ijasahnya. Kupang, ………………………….. an. Dekan Pembantu Dekan I (…………………………………..) NIP. ……………………………….
Catatan : 1. Surat keterangan tersebut pada point 1 s/d 4 harusdilampirkan pada waktu mahasiswa ke BAAK 2. Surat keterangan tersebut pada point 1 s/d 4harus dilampirkan yang asli bukan yang fotocopy.
11
Lampiran 6. BIODATA ALUMNI Nama Lengkap (dengan gelar)
: ……………………………………………………………………….
Tempat / Tanggal Lahir
: ……………………………………………………………………….
Jenis Kelamin
: ………………………………………………………………………
Alamat Rumah
: ……………………………………………………………………….
Nomor Telp./HP
: ……………………………………………………………………….
Tahun Masuk
: ………………………………………………………………………
NIM
: ………………………………………………………………………
Jurusan
: ………………………………………………………………………
Tahun Lulus
: ………………………………………………………………………
Masa Studi
: ………………………………………………………………………
IPK Lulus
: ………………………………………………………………………
Judul Penelitian
: ……………………………………………………………………… Kupang, ……………………. Alumni,
(…………………………………)
12
