FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Judul
Area
I.
Dokumen Level : Manual Prosedur
Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA.13.14
: Manual Prosedur Cuti Kuliah Mahasiswa
: Gugus Jaminan Mutu
Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Revisi : 0
Tujuan dan Pengertian Tujuan manual prosedur cuti mahasiswa ini adalah : 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait tentang pengurusan cuti kuliah mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana. 2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pengurusan cuti kuliah mahasiswaFakultas Sains dan Teknik Undana . Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur cuti kuliah mahasiswa ini antara lain : 1. Cuti kuliah adalah masa dimana seorang mahasiswa yang masih terdaftar sebagai mahasiswa tidak mengikuti atau menunda kegiatan akademiknya selama 1 semester karena beberapa alasan seperti : kesehatan, kesulitan ekonomi/keuangan, alasan keluarga, dsn. Hak cuti kuliah ataupemberhentian studi sementara diberikan bagi mahasiswa Undana sebanyak 2 (dua) kali selama studi di Undana tetapi tidak pada 2 (dua) semester berturut-turut. Cuti kuliah diajukan sebelum pelaksanaan registrasi sampai sebulan setelah perkuliahan. Mahasiswa setelah menjalankan masa cuti kuliahnya dan akan kembali aktif mengikuti kegiatan akademik wajib mendaftar kembali dengan mengajukan permohonan kembali ke Rektor. 2. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan masih menempuh studi di perguruan tinggi.
II. Pihak –Pihak yang Terkait Pihak-pihak yang terkait dalam pengurusan cuti kuliah mahasiswa ini adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Mahasiswa Dosen Penasehat Akademik Pimpinan Jurusan (Kejur/Sekjur) Sub Bagian Akademik Dekan / Pembantu Dekan I BAAKPSI - Undana Rektor / Pembantu Rektor I
1
III. Referensi Referensi yang digunakan dalam pengurusan cuti kuliah mahasiswaini adalah : 1. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000)
IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup pengurusan cuti kuliah mahasiswapada Fakultas Sains dan Teknik Undana meliputi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Pengajuan permohonan cuti secara lisan kepada pimpinan jurusan oleh mahasiswa Arahan pimpinan jurusan untuk konsultasi cuti kuliah dengan dosen Penasehat Akademik. Konsultasi cuti kuliah mahasiswa dengan dosen penasehat akademik. Penerbitan surat konsultasi cuti kuliah dari jurusan berdasarkan hasil pertimbangan konsultasi dengan dosen Penasehat Akademik. Pembuatan surat permohonan cuti kuliah ke Rektor melalui Dekan serta penyiapan berkas-berkas cuti kuliah lainnya oleh mahasiswa. Penerbitan surat permintaan pembuatan permohonan cuti kuliah mahasiswa ke Dekan oleh pimpinan jurusan. Penyerahan berkas permohonan cuti kuliah mahasiswa ke fakultas oleh mahasiswa. Arahan pengurusan permohonan cuti kuliah mahasiswaoleh Pembantu Dekan I kepada Sub Bagian Akademik. Pembuatan surat pengantar permohonan cuti kuliah mahasiswa ke Rektor oleh Sub Bagian Akademik. Pengesahan surat pengantar permohonan cuti kuliah mahasiswa oleh Pembantu Dekan I. Penyerahan permohonan cuti kuliah ke BAAKPSI-Undana oleh mahasiswa. Pengambilan surat keterangan cuti kuliah dari Rektor di BAAKPSI-Undana oleh mahasiswa bersangkutan. Pengarsipan tembusan surat keterangan cuti kuliah yang dikirim BAAKPSI-Undana oleh Sub Bagian Akademik. Pelaksanaan cuti kuliah oleh mahasiswa bersangkutan.
V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur cuti kuliah mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana sebagai berikut : 1. Mahasiswa mengajukan permohonan cuti kuliah secara lisan kepada pimpinan jurusan. 2. Pimpinan jurusan kemudian mengarahkan mahasiswa melakukan konsultasi cuti kuliah dengan dosen penasehat akademik untuk memperoleh pertimbangan dari dosen penasehat akademik. 3. Mahasiswa kemudian melakukan konsultasi cuti kuliah dengan dosen penasehat akademik. 4. Pimpinan jurusan kemudian menerbitkan Surat Konsultasi Cuti Kuliah mahasiswa bersangkutan berdasarkan hasil pertimbangan dosen penasehat akademik. 5. Mahasiswa kemudian membuat surat permohonan cuti kuliah ke Rektor melalui Dekandan menyiapkan berkas pengurusan cuti kuliah lain diantaranya : a. Foto copy kwitansi SPP b. Foto copy KHS terakhir c. Surat keterangan dokter (jika cuti karena alasan kesehatan) 2
6. Pimpinan jurusan kemudian menerbitkan surat permintaan pembuatan permohonan cuti kuliah mahasiswa bersangkutan yang disampaikan kepada Dekan dengan dilampiri berkas kelengkapannya. 7. Pembantu Dekan I kemudian mengarahkan Sub Bagian Akademik untuk mengurus permohonan cuti kuliah mahasiswa bersangkutan. 8. Sub Bagian Akademik kemudian membuat surat pengantar permohonan cuti kuliah mahasiswa bersangkutan ke Rektor. 9. Pembantu Dekan I kemudian mengesahkan surat pengantar permohonan cuti kuliah mahasiswa ke Rektor . 10. Mahasiswa kemudian menyerahkan surat pengantar permohonan cuti kuliah mahasiswa ke Rektor bersama dengan berkas-berkas cuti kuliah lainnya ke BAAKPSI-Undana. 11. Setelah pengurusan cuti kuliah di BAAKPSI-Undana selesai, mahasiswa kemudian mengambil Surat Keterangan Cuti Kuliah dari Rektor di BAAKPSI-Undana. 12. Setelah tembusan surat keterangan cuti kuliah mahasiswa bersangkutan dari Rektor telah dikirim BAAKPSI-Undana, Sub Bagian Akademik kemudian mengarsipkan surat dimaksud. 13. Mahasiswa kemudian melakukan cuti kuliah.
VI.
Bagan Alir 3
Bagan alir pengurusan cuti kuliahmahasiswa ini adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan
Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan
Mulai 1 Pengajuan Lisan Cuti Kuliah Mahasiswa ke Jurusan
Mahasiswa
2 Arahan untuk Konsultasi Cuti dengan Dosen PA
Pimpinan Fakultas
3 Konsultasi Cuti Kuliah
1. Mahasiswa 2. Dosen PA
4 Penerbitan Surat Konsultasi Cuti Kuliah
Pimpinan Jurusan
5 Pebuatan Surat Permohohan Cuti Kuliah ke Rektor dan Penyiapan Berkas Cuti Kuliah Lainnya
Mahasiswa
1. FC kwitansi SPP terakhir 2. FC KHS terakhir 3. Surat Ket. Dokter (jika cuti karena kesehatan)
Pimpinan Jurusan
1. 2. 3. 4.
Surat konsultasi cuti FC kwitansi SPP terakhir FC KHS terakhir Surat Ket. Dokter (jika cuti karena kesehatan)
1. 2. 3. 4. 5.
Surat cuti dr jurusan Surat konsultasi cuti FC kwitansi SPP terakhir FC KHS terakhir Surat Ket. Dokter (jika cuti karena kesehatan)
6
7
Penerbitan Surat Permintaan Pembuatan Permohonan Cuti Kuliah ke Dekan
Penyerahan Berkas Cuti Kuliah ke Fakultas
Mahasiswa
8
4
Penjelasan
Alur Kegiatan
Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan
8 Arahan Pengurusan Cuti Kuliah
Pembantu Dekan I
9 Pembuatan Surat Pengantar Permohonan Cuti Kuliah ke Rektor
Sub Bagian Akademik
Pengesahan Surat Pengantar Permohonan Cuti Kuliah ke Rektor
Pembantu Dekan I
10
11 Penyeran Berkas Cuti Kuliah ke BAAKPSI-Undana
Mahasiswa
1. Surat pengantar cuti dr fakultas 2. Surat cuti dr jurusan 3. Surat konsultasi cuti 4. FC kwitansi SPP terakhir 5. FC KHS terakhir 6. Surat Ket. Dokter (jika cuti karena kesehatan)
12
Pengambilan Surat Keterangan Cuti Kuliah di BAAKPSI
Mahasiswa
13 Pengarsipan Surat Keterangan Cuti Kuliah dari BAAKPSI
Sub Bagian Akademik
14
Pelaksanaan Cuti Kuliah
Mahasiswa
5
Penjelasan
VII. Lampiran – Lampiran Lampiran-lampiran dokumen manual prosedur cuti kuliah mahasiswa ini adalah : 1. 2. 3. 4.
Surat Konsultasi Cuti Kuliah dari Jurusan Surat Permohonan Cuti Kuliah kepada Rektor melalui Dekan dari Mahasiswa Surat Permintaan Pembuatan Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa ke Dekan dari Jurusan Surat Pengantar Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa ke Rektor dari Fakultas.
6
Lampiran 1.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN …………………………………. Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
SURAT KONSULTASI CUTI KULIAH Nomor : ………/UN.15.17. ……./PP/20……
Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua Jurusan …………………… menerangkan bahwa setelah mempertimbangkan alasan-alasan yang disampaikan mahasiswa tersebut dibawah ini : Nama
: ……………………………………..
NIM
: ……………………………………..
Semester
: …………………………………….
Jurusan
: …………………………………….
Menyetujui mahasiswa yang bersangkutan untuk mengambil cuti kuliah pada semester ……… tahun………….
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kupang, ………………………………… Ketua Jurusan, ………………………………………….. NIP. ……………………………………..
7
Lampiran 2.
Nomor Lampiran Perihal
:: 1 (satu) berkas) : Permohonan Cuti Kuliah
Kupang, ………………
Yth. Bapak Rektor Universitas Nusa Cendana Melalui Dekan Fakultas Sains dan Teknik Undana di Kupang Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini : Nama
: ……………………………………….
NIM
: ………………………………………..
Semester
: ………………………………………..
Jurusan
: ……………………………………….
Bersama ini perkenankan saya mengajukan permohonan cuti kuliah pada semester …………… tahun ……….., dengan alasan sebagai berikut : 1. ……………………. 2. ……………………. 3. …………………… Sebagai bahan pertimbangan Bapak dengan ini saya lampirkan bahan-bahan sebagai berikut : 1. Foto copy Kwitansi SPP semester terakhir 2. Foto copy KHS terakhir 3. Surat Konsultasi Cuti Kuliah dari Jurusan 4. Surat Keterangan Dokter (jika cuti dengan alas an kesehatan) Demikan permohonan saya, atas perhatian dan kesediaan Bapak saya ucapkan terima kasih. Pemohon, …………………………………. NIM. …………………………… Tembusan : Yth. 1. Ketua Jurusan ……………
8
Lampiran 3. . KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN …………………………………. Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
Nomor Lampiran Perihal
: ………./UN.15.17. ……../PP/20………. : 1 (satu) berkas : Permintaan Pembuatan Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa
Yth. Dekan Fakultas Sains dan Teknik Undana di Kupang Dengan hormat, sehubungan dengan rencana cuti kuliah mahasiswa kami sebagai berikut : Nama
: ………………………………….
NIM
: ………………………………….
Semester
: …………………………………
Maka bersama ini kami mohonkan kepada Bapak untuk memberikan kesempatan cuti kuliah bagi mahasiswa dimaksud pada semester …….. tahun ……… , sekaligus membuatkan surat pengantar permohonan cuti kuliah yang bersangkutan ke Rektor Undana dengan alasan : 1. ………………….. 2. . ……………….. Mahasiswa bersangkutan telah/belum*) melunasi SPP semester …….. tahun …… dan sebagai bahan pertimbangan dilampirkan berkas permohonan mahasiswa bersangkutan. Demikian permintaan kami, atas perhatian dan bantuannya disampaikan terima kasih. Kupang, ………………. Ketua Jurusan, …………………………… NIP. ………………………
9
Lampiran 4.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597
Nomor Lampiran Perihal
: ………./UN.15.17/PP/20………. : 1 (satu) berkas : Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa
Yth. Rektor Universitas Nusa Cendana di Kupang Dengan hormat, menunjuk surat dari mahasiswa a.n : …………………. No. …………., tanggal, ………… perihal tersebut diatas maka perkenankan kami memohon bantuan dan kesediaan Bapak memberikan kesempatan pada mahasiswa tersebut di bawah ini : Nama
: ………………………………………..
NIM
: ………………………………………..
Semester
: ………………………………………..
Jurusan
: ……………………………………….
Untuk cuti kuliah pada semester …….., tahun…….., dengan alasan : 1. …………………… 2. . ………………….. Mahasiswa yang bersangkutan telah/belum*) melunasi SPP semester …… tahun …….. dan sebagai bahan pertimbangan Bapak bersama ini dilampirakn berkas permohonan mahasiswa yang bersangkutan. Demikian permohonan kami, atas perhatian dan bantuannya disampaikan terima kasih. a.n. Dekan Pembantu Dekan I, …………………………… NIP. ……………………… Tembusan : Yth. 1. Ketua Jurusan ……… 2. Mahasiswa ybs. 10
