ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG. Utasítások. 23. szám 129. évfolyam december19. TARTALOM 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA

23. szám

129. évfolyam

2014. december19.

ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG TARTALOM Utasítások

oldal

57/2014. (XII. 19. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás A MÁV Zrt., valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési Szabályzata 58/2014. (XII. 19. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás A társasági mobilszolgáltatások használatának szabályozásáról

1691

1776

59-1/2014. (XII. 19. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás A szerzôdéskötések rendjérôl szóló utasítás újbóli kiadásáról

Utasítások 57/2014. (XII. 19. MÁV ÉRT. 23.) EVIG SZ. UTASÍTÁS A MÁV ZRT., VALAMINT AZ ÉRINTETT LEÁNYVÁLLALATI CSOPORT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Zrt. valamint a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszert használó leányvállalatok (továbbiakban, mint Társaság) Iratkezelési Szabályzatának (továbbiakban Szabályzat) célja a jogszabályoknak megfelelô iratkezelés szabályozása valamint, hogy elôsegítse a Társaság valamennyi szervezeti egységénél kötelezôen bevezetett központi elektronikus iratkezelési rendszer egységes használatát és alkalmazását.

2.0 HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Személyi hatály: A Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság valamennyi szervezeti egységére, valamennyi, az ügyviteli folya-

oldal AZ 50/2014. (XII. 19. MÁV ÉRT. 22.) EVIG SZ. UTASÍTÁS SZÖVEGE TÉVESEN JELENT MEG! HELYETTE AZ 59-1/2014. (XII. 19. MÁV ÉRT. 23.) EVIG SZ. UTASÍTÁS SZÖVEGE AZ ÉRVÉNYES!

1804

Közlemény A MÁV Szolgáltató Központ Dokumentációs Központ és Könyvtárba újonnan érkezett UIC döntvények

1846

matban részt vevô vezetôjére és munkavállalójára, valamint — az errôl rendelkezô alapítói/közgyûlési/taggyûlési határozat alapján a határozat kiadásának napjától a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszert használó leányvállalatok valamennyi szervezeti egységére és ügyviteli folyamatban részt vevô munkavállalójára. Tárgyi hatály: Jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni a Társaság szervezeti egységeihez érkezô és ott keletkezô, illetve onnan kimenô valamennyi papíralapú és elektronikus iratra, a szervezeti egységek irattári anyagaira. A Szabályzat elôírásait kell alkalmazni a Társaság szervezeti egységei által végzett valamennyi, ügyviteli tevékenységre és az ügyviteli folyamat minden munkamozzanatára (küldemény-irányítás, postabontás, elôzményezés, iktatás, határidôbe tétel, szignálás, kiadmányozás, irattöbbszörözés, koordináció, expediálás, kézbesítés, irattárazás, kölcsönzés, selejtezés, megsemmisítés, levéltárba adás). E Szabályzat hatálya nem terjed ki a Társaság munkavállalóinak személyzeti anyagaival kapcsolatos ügyintézésekre, amit a humán szolgáltató szervezet kezel, ezen szervezethez érkezô és onnan küldendô iratokra, mivel azokra külön szabályokban rögzített ügyvitel mûködik (8. számú melléklet), valamint a Társaságnál elkülönített ügyviteli feladatokat támo-

1692

A MÁV Zrt. Értesítôje

gató rendszerek alkalmazására - így például Gazdálkodás Irányítási Információs Rendszer (GIR), - felsôfokú humán ügyfél-kezelési e-business megoldás (SAP CRM), Beszerzést támogató rendszer (Basware), küldeménytovábbítási rendszer (IntelAgent), közúti gépjármû flottakezelô rendszer (VERDA), Vasúti Ruha-, Eszköz- és Anyaggazdálkodási Rendszer, (VEGA) pályavasúti rendkívüli küldemények szoftver (Win Rk). A Szabályzat nem tér ki a minôsített iratokra és azok kezelésének rendjére, amelyre külön utasítás rendelkezései vonatkoznak. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelôs Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelôs a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Menedzsment - támogatás és ügyvitel szervezet ügyvitel vezetôje. A MÁV Zrt. koordinációs feladatait a Menedzsment-támogatás szervezet végzi.

3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Az utasításban használt fogalmak meghatározását az 1. sz. melléklet tartalmazza.

4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 Általános rendelkezések A Társaság Iratkezelési szabályzata a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérôl szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban Ltv.) 2. § b) pontja, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirôl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelettel, a Társaság hatályos Mûködési és Szervezeti Szabályait tartalmazó dokumentummal (a továbbiakban: MSZSZ) összhangban készült. 4.1.1 Az iratkezeléssel szemben támasztott alapelvek A Társaság iratkezelési feladatait elektronikus úton, a Poszeidon DMS Ügyviteli és Iktatási Rendszerben (továbbiakban: Poszeidon DMS) látja el. Az iratkezelés során biztosítani kell, hogy a Társasághoz, illetve annak szervezeti egységeihez érkezett, ott keletkezô, illetve onnan továbbított papír alapú és elektronikus irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhetô, ellenôrizhetô és visszakereshetô legyen, b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhetô, c) a kezeléséért fennálló személyi felelôsség egyértelmûen megállapítható legyen,

23. szám

d) szakszerû kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez és védelméhez biztosítva legyenek a megfelelô feltételek, e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen,

f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelôzhetô legyen, a maradandó értékû iratok megôrzése biztosított legyen, és g) az iratkezelés szervezete az ügyintézéshez, a döntések elôkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerû mûködéséhez megfelelô támogatást biztosítson. 4.1.2 Iratkezelés szervezete, felügyelete A Társaság a jelen szabályzatban határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggô tevékenységre vonatkozó feladat és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetôt. A Társaság az iratkezelési feladatokat vegyes rendszerben látja el,

a) az érkeztetést fôszabály szerint a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. területileg illetékes Központi Kezelô Irodáiban (a továbbiakban: KKI) központilag, ahol ez nem áll rendelkezésre, ott a címzett szervezeti egységeknél osztottan végzik b) az iktatást osztottan, az ügyeket intézô szervezeti egységnél történik. Az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az ügyviteli rendszert megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet. Az iratkezelésért felelôs szervezet munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektôl eltérô, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység munkavállalóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett egység vezetôjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az iratkezelésért felelôs szervezet vezetôje írásban, határidô megjelölésével felhívja az érintett szervezeti egység vezetôjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekrôl köteles írásban visszajelzést küldeni. Az egységes és szabályszerû ügyirat-kezelési gyakorlatot a Társaság iratkezelésért felelôs vezetôje felügyeli. A Társaság iratkezelésért felelôs vezetôje a Társaság Szervezeti és Mûködési Szabályzatában kijelölt vezetô. A Társaság feladata az iratkezelést végzô, vagy azért felelôs személyek szakmai képzésének, továbbképzé-

23. szám


1693

sének megszervezése, a belsô név- és címtáraknak a szervezeti változásoknak megfelelôen frissített adatállományok átadása a rendszerre vonatkozó üzemeltetési szabályzat alapján.

4.1.3 Iratkezeléssel kapcsolatos felelôsség

Az Iratkezelésért felelôs szervezet feladata az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, helyettesítési jogoknak naprakészen tartásáról gondoskodni, együttmûködve az informatikai szervezettel, az érintett szervezeti egységek erre a feladatra kijelölt kulcsfelhasználóival, akik a szervezeti egységeik iratkezelési feladatait koordinálják.

A szervezeti egység vezetôje köteles gondoskodni arról és ellenôrizni, hogy: a) a zavartalan munkavégzés feltételei biztosítottak legyenek; b) az iktatórendszer szerepkörei megfelelô módon kerüljenek kiosztásra; c) határidô-módosítást, ügyirat újranyitást az ügyintézôk csak indoklással végezhessenek; d) az informatikai eszközök megfeleljenek a követelményeknek; e) az ügyintézôk a munkájukkal összefüggô iratkezelési, irattárolási ismereteket elsajátítsák, az elôírásokat megtartsák, és a szükséges informatikai eszközöket használják.

A Társaság Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôje felelôs: − a Szabályzat és az annak mellékletét képezô Irattári terv elkészítéséért, jóváhagyásáért, évenkénti felülvizsgálatáért − iratkezelési segédeszközök biztosításáért (kézbesítôkönyv, iratminták) − az iratkezelés szervezeti és személyi feltételeinek kialakításáért; − a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenôrzéséért, és a tudomására jutott szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért; − az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért, − a selejtezett iratanyag biztonsági elôírások szerinti megsemmisítéséért; − az Irattári tervben (3. sz. melléklet) meghatározott idô után a nem selejtezhetô iratanyag MÁV SZK Archívum szervezethez történô átadásáért, − egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintô feladatok ellátásáért; − a Poszeidon DMS megfelelô dokumentáltságáért (az iratok elkészítésének, nyilvántartásának, és kezelésének a rendjéért, a határidôk nyilvántartásáért). A Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, mûködési szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési elôírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerû és biztonságos megôrzésére alkalmas irattár kialakításáért és mûködtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a Társaság elsô számú vezetôje, illetve az általa megbízott vezetô a felelôs. Az iktatás informatikai rendszerének biztonsági követelményeiért az MSZSZ-ben erre kijelölt szervezeti egység vezetôje felelôs.

A)

A szervezeti egységek vezetôinek iratkezeléssel kapcsolatos felelôssége

Továbbá minden vezetô köteles: • rendszeresen ellenôrizni, hogy a dolgozó nem követett-e el olyan mulasztást, amely miatt a rendszer mûködése, az iratkezelés folyamata meghiúsulhat (pl. figyelmeztetés ellenére az elôírt rendszert nem megfelelôen használja, oktatáson a saját hibájából nem vesz részt), amennyiben a fentiek valamelyikét tapasztalja, jelzi az Iratkezelésért felelôs vezetôjének; • a tudomására jutott iratkezeléssel kapcsolatos rendellenességet azonnal kivizsgál(tat)ni, és megszüntetésérôl intézkedni, szükség esetén a felelôs vezetô egyidejû értesítése mellett; • a rábízott területen az iratkezelési szabályok betartását, az elôírásoknak megfelelô munkavégzés feltételeit, és a lezárt ügyiratok irattárba helyezését ellenôrizni, • a munkavállalók oktatásokon való részvételét biztosítani. B)

Ügyintézôk, iktatók iratkezeléssel kapcsolatos felelôssége

Az iratkezelésben közremûködô valamennyi munkavállaló köteles betartani a munkavégzésére vonatkozó szabályokat. a) a munkája végzéséhez szükséges ismereteket elsajátítani és azokat a munkavégzés során alkalmazni; b) az elektronikus iratkezelési rendszert használni, c) az iratkezelési rendszer oktatásán részt venni, d) a problémát, incidenst, vagy veszélyt jelentô rendellenességet, üzemzavart a tôle elvárható módon megszüntetni, vagy ha erre nem képes, akkor megfelelô intézkedést kérni a felettesétôl, e) az iratokkal való elszámolás,

1694


f) a rábízott iratok szakszerû kezelése, megfelelô tárolása. 4.1.4 A szervezeti egység vezetôk és ügyintézôk feladatai A)

A vezetô feladata a) szignálás; b) szükség esetén iratok elintézésének nyomon követése; c) ügyintézési határidô betartásának figyelemmel kísérése; d) kiadmányozás, e) irattárba helyezés jóváhagyása.

B)

Az ügyintézô feladata a) döntés a csatolt elôzményiratok végleges szerelésérôl; b) ügykezelôi utasítások megadása; c) iktatás; irattári tételszám meghatározása; d) elektronikus és materiális iratpéldányok csatolása, kiadmánytervezet készítése, továbbítása feladatküldéssel; e) irattárazásra átadás az ügy lezárásakor, mely magában foglalja az iratmegôrzôben tárolt elsô materiális példányok ügyiratba való összeszerelését is f) elveszett ügyirat esetén ún. Pótügyirat felfektetése, benne felvett jegyzôkönyvrôl, amelyben jelzi, hogy az ügyirat elveszett.

C)

Az iratkezelési és irattárazási feladatokkal (irattáros) megbízott munkatárs feladata: a) a szervezeti egységeknél készült ügyiratok irattárazása, ôrzése és selejtezése, b) a papír alapú irat, materiális példányok kiadása és visszavétele.

4.1.5 A Poszeidon DMS használatához kapcsolódó jogosultságok, szerepkörök kezelésének általános szabályai Az Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôje felelôs az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, mûködéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére. Az Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôje kezdeményezi a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatát. A Poszeidon DMS-hez való hozzáférési jogosultságváltozásokat a rendszerben névre szólóan kell dokumentálni.

23. szám

Felhasználó felvétele, jogosultságának kiosztása, illetve módosítása kizárólag az adott felhasználó munkáltatói jogkörgyakorlójának vezetôjének írásbeli hozzájárulása alapján, a Társaság humáninformatikai rendszerében szereplô nyilvántartásnak megfelelôen történhet. A jogosultság regisztrálása, módosítása a vezetôi engedélyezést követôen az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó szerepkörök leírásánál meghatározottak szerinti személy(ek) feladata. A jogosultság regisztrálása, módosítása és megvonása írásban, dokumentáltan a szervezeti egység vezetôjének hozzájárulásával, a névre szóló hozzáférési jogosultság/szerepkör elektronikusan igényelhetô. A beállítást végzô belsô adminisztrátor vagy Poszeidon DMS adminisztrátor a jogosultság életbelépését az idôpont feljegyzésével, beállításának megtörténtérôl a jogosult szervezetet értesíti. A szervezeti egységek munkavállalóinak szerepköreit a munkáltatói jogkör gyakorlója határozza meg. Ennek alapján a szerepkörök beállítását a szervezeti egység erre a feladatra kijelölt DMS administrator szerepkörrel rendelkezô kulcsfelhasználója végzi el. 4.1.6 A Poszeidon DMS használatához kapcsolódó fôbb szerepkörök és jogosultságok Egy felhasználónak több szerepköre is lehet és egy szerepkör több felhasználónak is kiosztható. Felhasználói szerepkörök: funkcionális jogosultság, a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, és egy felhasználó tetszôleges számú szerepkörrel rendelkezhet: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

E-mail iktató Irattáros Lekérdezô Hozzáférés nélkül betekintô Érkeztetô-postázó II Iktató Ügyintézô Szignáló Vezetô Kiadmányozó

Adminisztrátori szerepkörök: a) Adatgazda b) Belsô administrátor c) DMS adminisztrátor d) Rendszergazda e) Superuser A szerepkörök részletes magyarázata az 1/A sz. melléklet 1. pontjában található.

23. szám


4.2 Az iratok kezelésének általános követelményei 4.2.1. Az iratok rendszerezése A Társaság feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetôsége érdekében az azonos ügyre — egy adott tárgyra — vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügydarabnak minôsülnek.

1695

− átadókönyv (más szervezeti egység részére történô materiális példány átadása, illetve az ügyintézôk részére történô át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén), − belsô kézbesítôlap (postalap), − Poszeidon DMS kölcsönzési naplók (a Központi irattárból kikért iratok nyilvántartására), − bélyegzô nyilvántartási jegyzék (a hivatalos és egyéb bélyegzôk nyilvántartására). 4.2.3 Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az elôadói ívben történik. Az elôadói ívben a kezdôirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány tervezet a legfelsô. A digitális ügyiratok szintén ugyanezen módszer alapján, virtuális ügyiratokként jelennek meg. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az adott ügyben keletkezett ügydarabokból álló ügyiratot azonos irattári tételszám alá lehet besorolni. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, akkor a leghosszabb ôrzési idôt biztosító irattári tételszám alá kell besorolni. Ügyintézést már nem igénylô, azaz lezárt és befejezett - irattárazási utasítással ellátott - ügyiratokat az irattárba, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. 4.2.2 Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása, iratkezelési segédletek

A Társaság munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezetô felhatalmazást ad. Az elektronikus iktatási rendszerben a hozzáférési jogosultságokat folyamatosan naprakészen kell tartani. A Társaság munkatársai munkajogi felelôsséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért. Az irattári anyag kutatható, felhasználható ügyintézésre és külsô szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módja lehet: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. Külsô szerv vagy személy részére a rá vonatkozó iratba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai, a Társaság illetve a MÁV Csoportba tartozó valamennyi Társaság szerzôi jogai ne sérüljenek. Az engedélyezésre az ügyiratot irattárba helyezô szervezeti egység vezetôje jogosult.

A Társasághoz érkezô, ott keletkezô, illetve az onnan kimenô valamennyi iratot — a jelen szabályzatban meghatározottak kivételével —,a Poszeidon DMS rendszerben kell nyilvántartani.

A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését az Iratkezelésért felelôs szervezet irattárosának dokumentálni kell az 5. számú melléklet szerint.

Az érdemi ügyintézést igénylô iratokat a Poszeidon DMS által generált iktatószámon kell nyilvántartani. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelmûen bizonyítható legyen az átadó, átvevô személye, az átadás idôpontja és módja.

Iratot — bármilyen adathordozón — munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyrôl kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a közvetlen felettes vezetô vagy munkáltatói jogkörgyakorló engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy annak tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

Az iratkezelési folyamat szereplôinek személyét érintô változás esetén a kezelésükben lévô iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni a személyeket, és az elszámoltatásról jegyzôkönyvet kell felvenni.

Ennek keretében meg kell határozni: − a munkahelyrôl kivihetô iratok körét, − a kivitel engedélyezését írásban, − az irat tanulmányozásának idôtartamát, és − az irat visszahozatalának idôpontját.

Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek: − Poszeidon DMS elektronikus érkeztetô könyvei, − Poszeidon DMS elektronikus iktatókönyvei az iratok nyilvántartására, − Poszeidon DMS, az iratok mozgatásának, nyomon követésének, határidôk betartásának nyilvántartásai,

Az iraton meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekû adatok megismerését. 4.3 Az iratkezelés folyamata 4.3.1 A küldemény érkezésének módjai a) a Magyar Posta Zrt. útján érkezô küldemények átvételére postai meghatalmazással rendelkezô

1696


KKI munkatársai jogosultak. Azon szolgálati helyeken, ahol nincs KKI, a szervezeteknek, mint önálló átvevôhelyeknek maguknak kell a küldemények átvételérôl és kezelésérôl gondoskodni.

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkezô küldemények átvételére az adott szervezeti egység megbízás alapján arra kijelölt munkavállalója jogosult, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) elektronikus úton érkezett küldemények átvétele a szervezeti egységnél, ha van, központi postafiókon keresztül történik; e) „belsô” vonali postán, f) az átvételre jogosult szervezet hivatali idején kívül érkezett küldemények átvétele esetén az átvevô köteles a küldeményt az átvételt követô elsô munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelôs személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni. 4.3.2 A küldemények átvétele − A Társaság címére, postafiókjaira postán érkezô küldemények átvétele a KKI-s ügykezelô, illetôleg az e tevékenység ellátásával megbízott munkavállaló (ügykezelô) feladata. Az ügykezelô a küldemény átvételekor ellenôrizni köteles, hogy a kézbesítô okmányon és a küldeményen az azonosító jel megegyezik-e egymással, a küldeményt tartalmazó zárt boríték, illetve csomagolás sértetlen-e. − Azon küldeményekre, amelyeknek a burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett”, vagy „felbontva érkezett”, a megjegyzést alá kell írni, és hivatalos bélyegzôvel kell ellátni. Ha a küldemény jellege bizalmas és „sk” jelzéssel is el van látva, akkor a sérülés tényérôl jegyzôkönyvet kell felvenni. − A könyvelt, ajánlott, biztosított, illetve tértivevénnyel érkezô küldeményeken az ügykezelônek minden esetben jelölnie kell az érkezés dátumát. Az átvett küldemények alapján a postázó feladata a postakönyv, illetve az ajánlottan érkezô küldemények átvételi igazolásának végrehajtása, valamint a tértivevények meglétének ellenôrzése. A tértivevénnyel érkezett küldeményt a címzettnek a tértivevénnyel együtt kell továbbítani.

23. szám

− A munkaidô letelte után a beérkezô küldemény esetében az érkeztetést a következô munkanapon kell megoldani. − A küldemények átvételét követôen a KKI feladata a címzett szervezeti egységek szerinti szortírozás, illetve a további kezelés elôkészítése. − Az elektronikus formában érkezô küldemények esetében (e-mail, elektronikus adathordozó) törekedni kell az elektronikusan történô további használatra és kerülni kell a küldemény felesleges nyomtatását. Amennyiben a küldemény tartalma indokolja, az elektronikus formában érkezô küldeményeket nyomtatni kell, s a továbbiakban papír alapúként kell kezelni. Az elektronikusan érkezett küldeményt nyilvántartásba vétel elôtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenôrizni kell. − A beérkezô faxok fogadása egyedileg történik az adott szervezeti egységnél, ahol a kijelölt munkavállaló feladata az átvétel. Akár elektronikus úton, akár csak papír alapon áll rendelkezésre a beérkezô fax, törekedni kell a Poszeidon DMS keretében, elektronikus úton történô továbbításra. A szervezeti egység által átvett futár- vagy egyéb küldeményeket, csomagokat az erre kijelölt munkavállaló átveszi, azt felbontás után (küldemény ellenôrzése, címzés, tárgy tekintetében) érkezteti és továbbítja szignálásra. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szervezet informatikai rendszerére nézve. A küldemény a fogadó szervezet rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha:

a) a Társaság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévô adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére, vagy törlésére irányul. A fogadó szervezet a feldolgozás elmaradásának tényérôl és annak okáról értesíti a feladót. Errôl nem köteles a fogadó szervezet értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegû biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott feladótól.

23. szám


Az átvevô a papír alapú iratok esetében a kézbesítô okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. A KKI-nak téves címzés, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt - amennyiben egyértelmûen megállapítható - azonnal továbbítani kell a helyes címzetthez. Ha ez nem lehetséges, az Iratkezelésért felelôs vezetônek kell továbbítani. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, abban az esetben a küldeményt - az elektronikusan érkezett irat kivételével - irattárazni és az irattári tervben meghatározott idô után selejtezni kell. 4.3.3 A küldemények felbontása A Társasághoz érkezett valamennyi küldeményt a KKI érkeztetô-postázói szervezeti egységenként, címzettenként szortírozzák, majd — a 4.3.3.1. pontban felsoroltak kivételével — felbontják és érkeztetô bélyegzôvel látják el. A felbontás során a borítékot együtt kell kezelni az iratokkal, a 4.3.3.2. pontban leírtak szerint. 4.3.3.1 Nem bontható küldemények kezelése és érkeztetése

1697

„Nem bontható” a borítékot le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a téves felbontásról felvett jegyzôkönyvvel együtt el kell juttatni a címzetthez. A jegyzôkönyv egy másolata a KKI-nál marad, egy példány a címzettnek kerül átadásra. 4.3.3.2 Bontható küldemények kezelése és érkeztetése

Az érkeztetés — függetlenül az irat adathordozójától — az iratkezelési szoftver megfelelô érkeztetô könyvében történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdôdô folyamatos, növekvô, egyedi sorszám és évszám (pl.: MAVEA/00001/2015). Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkezô küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérô lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellôzhetô, ha az érkeztetés az iktatással egyidejûleg történik. A felbontás tényét a Poszeidon DMS-ben rögzíteni kell. Amennyiben egy küldeményrôl megállapítható, hogy már korábban felbontásra került, akkor a felbontás tényét megjegyzés formájában kell rögzíteni.

Az alábbi küldeményeket a KKI nem bonthatja fel: − etikai bejelentéseket tartalmazó küldemények; − a belsô ellenôrzésnek címzett küldemények − az “S.K.” és/vagy “Bizalmas”, “Minôsített irat” postai jelzésû küldemények, − az “Értékcikk” megjelöléssel ellátott iratok, − valamint a “Személyzeti anyagok” jelzésû küldemények, így különösen a fizetési jegyzék, jelenléti ív, humán jellegû adatszolgáltató lapok, elszámoláshoz kapcsolódó dokumentumok (szabadságkérelem, betegállomány nyilvántartás) − a közbeszerzési eljárások ajánlattevôi által beküldött küldemények, pl. “Pályázati anyag”, „Ajánlat” jelzéssel ellátva. A nem felbontható küldemények esetében az érkeztetônek a borítékot kell érkeztetnie, az érkeztetô azonosítót kötelezô rávezetnie a borítékra. A nem bontható küldeményeknél a címzett köteles gondoskodni a küldemény e Szabályzat szerinti további kezelésérôl. A hivatali idôben érkezett küldeményeket az érkezés napján, a hivatali idôn kívül érkezett küldeményeket az azt követô munkanapon érkeztetni kell. Az érkeztetésnek a küldemények beérkezési sorrendjében kell történnie. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha késôbb derül ki, hogy a küldemény tartalma szerint

A küldemények felbontásakor az érkeztetô-postázónak ellenôriznie kell a küldeményben szereplô mellékletek, mellékelt iratok meglétét és olvashatóságát, és a rendszerben is rögzítenie kell. Amennyiben hiányt, illetve a küldemény olvashatóságával kapcsolatosan problémát észlel, ezt kell rögzíteni Poszeidon DMS-ben. A felmerülô problémák tényadatait a Poszeidon DMS-ben, és az iraton is rögzítenie kell. Az iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést, az esetleges hiánypótlást az ügyintézônek kell kezdeményeznie. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban nem bontható küldemény található, a boríték visszazárását követôen a felbontás tényérôl két példányos jegyzôkönyvet kell felvenni, amelynek elsô példányát a küldeménnyel egyidejûleg a címzetthez kell eljuttatni, a második példány a felbontó szervezeti egységnél marad. Amennyiben az irat benyújtásának idôpontjához jogkövetkezmény fûzôdik, vagy fûzôdhet, abban az esetben gondoskodni kell arról, hogy a feladás, beérkezés, illetve átvétel idôpontja harmadik fél számára is megállapítható legyen.

a) papír alapú irat esetében a benyújtás idôpontjának megállapítása a boríték szerelésével biztosítható; b) elektronikus úton érkezett irat esetében biztosítani kell az informatikai feltételeket,

1698


amelyek lehetôvé teszik, hogy az irat benyújtásának idôpontja megállapítható legyen; c) amennyiben a beküldô nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell szerelni Az érkeztetés során az érkeztetô munkatársnak a bontható küldemény érkeztetésekor kötelessége ellenôrizni a borítékban lévô iratok egységét, összetartozását. Amennyiben egy borítékban több különálló irat van, azokat külön-külön kell érkeztetni és digitalizálni, vagyis a felbontás után az elsô irathoz be kell szkennelni a borítékot és a többinél a feljegyzés mezôbe be kell írni, hogy melyik érkeztetési szám alatt található a szkennelt boríték. A visszaérkezett tértivevényt az érkeztetô-postázó köteles az eredeti feladóhoz visszajuttatni. Amennyiben a felbontást követôen a küldemény adataiban változás észlelhetô, akkor azt a Poszeidon DMSben a korábban rögzített adatoknál módosítani kell. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell szerelni, ha − az irat érkezésének idôpontjához jogkövetkezmény fûzôdik, − a beküldô nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, − a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, − ha bármilyen visszaélés, bûncselekmény, szabálysértés gyanúja merül fel, − ajánlott, ajánlott-tértivevényes posta jelzettel ellátott a boríték. 4.3.4 A küldemények érkeztetése Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés idôpontjában, a hivatali idôn túl érkezô küldemény esetében az érkezést követô elsô munkanap kezdetén az érkeztetô nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés az iratok érkeztetô bélyegzôvel történô ellátását, és a Poszeidon DMS-be történô felvételét jelenti. Az egyes iratokhoz kapcsolódó érkeztetô azonosítót és az érkeztetés idôpontját a rendszer automatikusan adja. Az érkeztetô bélyegzô tartalmazza az érkeztetô szervezet megnevezését, címét, a beérkezés idôpontját és az érkeztetô számot. Az érkeztetôk felbontott iratok esetén az iratra és a borítékra, nem bontható küldemény esetén a borítékra helyezik el az érkeztetési információkat.

23. szám

Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérô idôpontban kerül sor, akkor az érkeztetô nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges idôpontját. A Poszeidon DMS évenként 1-es sorszámmal induló folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosítót vagy nyilvántartott zárt számmezôbôl kiosztott azonosítót generál. Az érkeztetés során, amennyiben rendelkezésre állnak, az alábbi adatokat kell minimálisan rögzíteni: − beérkezés idôpontja, − feladó azonosító adatai; − érkeztetett irat tárgya − címzett és belsô címzett azonosító adatai; − felbontásra utaló megjegyzés, elôírás (pl.: “sk”); − könyvelt küldemény azonosítója. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményrôl van szó, a Beküldô neve adatmezôben a „Nem azonosítható”, „Feladó nélküli”, vagy „Feladó nélküli külföldi” szövegrészt kell feltüntetni. A szervezeti egységekhez, ügyintézôkhöz rendelt e-mail postafiókokba érkezô további ügyintézést igénylô elektronikus küldeményeket beérkezô iratként kell kezelni. Az érkeztetés során javasolt további információk rögzítése is a Poszeidon DMS-ben: − a küldô neve, − beérkezés idôpontja, − könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám) − küldemény egyéb adatai (pl.: méret, súly); − küldemény típusa (pl.: levél, csomag, kiadvány); − küldemény fajtája; − postázás adatai (feladás, továbbítás idôpontja). Nem kell újraérkeztetni a Poszeidon DMS-ben már nyilvántartásba vett, vonali postán, társaságon belüli szervezetek között továbbított ügyiratokat és a Poszeidon DMS-t használó MÁV társaságok szervezetei között továbbított, a társaságnál nyilvántartásba vett iratok materiális példányait, amelyek borítékján az iktatószámot a küldô feltüntette. Az így továbbított ügyiratok és iratok materiális példányainak Poszeidon DMS-ben történô címzésérôl a feladónak, az átvételérôl és szükség esetén másik társaság iktatókönyvébe iktatásáról a címzettnek kell gondoskodni. 4.3.5 Az iktatásra nem kerülô irat nyilvántartása Az alábbi küldeményeket érkeztetni kell, de iktatni nem kell a Poszeidon DMS-be, azok eredeti példányait a címzett szervezeti egységnek, illetve az ügyintézôknek kell továbbítani, dokumentált átadással:

23. szám


− − − − − −

könyvek, tananyagok; meghívók, üdvözlô lapok; szórólapok; prospektusok; reklámkiadványok; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; − nem szigorú számadású bizonylatokat; − nyugták, pénzügyi bizonylatok és kimutatások, fizetési számla-kivonatok, számlák; − folyóiratok, közlönyök, kiadványok; − munkaügyi nyilvántartások; − visszaérkezett tértivevények és elektronikus visszaigazolások; − amelyek megállapíthatóan magánjellegûek. Magánjellegû levelezés folytatása a Társaság küldeménytovábbítási rendszere segítségével szigorúan tilos. Amennyiben valamely itt felsorolt küldemény esetében mégis ügyintézésre van szükség, abban az esetben a küldeményt iktatni kell. 4.3.6 Elektronikus irat, valamint elektronikus adathordozó érkeztetése Elektronikus iratot adathordozón (CD, DVD, USB stb.) átvenni csak papíralapú kísérôlappal lehet. Az adathordozót a kísérôlap mellékleteként kell kezelni. A kísérôlapnak tartalmaznia kell a címzést, az adathordozón lévô iratok tárgyát. A Poszeidon DMS-ben az érdemi ügyintézést igénylô elektronikus leveleket (e-maileket) kezelni kell. A Poszeidon DMS használata során az e-mailben érkezett küldemények esetében kerülni kell a küldemény kinyomtatását, papír alapon történô továbbkezelését, ügyintézését. A tévesen vagy helytelenül kézbesített elektronikus küldemények érkezése esetén a címzettnek, az egyéb küldeményekhez hasonlóan azt vissza kell küldenie, illetve értesítenie kell a feladót. Amennyiben a küldemény vagy annak egyes elemei a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyithatók meg, úgy a küldôt az átvételtôl számított egy napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségérôl, az elektronikus úton történô fogadás szabályairól, az ismételt megküldés szükségességérôl és lehetôségeirôl. Az iratot az értelmezhetô tartalom megérkezéséig nem kell iktatni. 4.3.7 Az iratok vonalkóddal történô ellátása és digitalizálása

1699

Az irat elsô oldalára — nem bontható küldemény esetén a borítékra — kell ragasztani a vonalkódot úgy, hogy a teljes tartalom továbbra is olvasható maradjon. Az érkeztetés során elôször a vonalkódot kell bevinni a Poszeidon DMS-be vonalkód-leolvasó segítségével vagy manuálisan, majd hozzá kapcsolódóan a további érkeztetési adatokat kell rögzíteni. Az elektronikus irat- és ügykezelés, valamint az információk gyors és pontos továbbítása, megôrzése érdekében a Poszeidon DMS-ben minden nyilvántartásba vett, érkeztetett beérkezô küldeményt, digitalizálni kell a jelen pontban meghatározott esetek kivételével. Abban az esetben, ha a szervezeti egységhez érkezik a küldemény, akkor — annak digitalizálásáról az adott szervezeti egység köteles gondoskodni, vagyis saját maga érkeztet és digitalizál, vagy — a küldeményt az érkezés napján eljuttatja a KKI-ba, ahol érkeztetik és digitalizálják Az iratok digitalizált képe a Társaságnál szokványos fájlformátumban kerül tárolásra, amelyeket a Poszeidon DMS vagy automatikusan rendel össze az érkeztetett, vonalkóddal ellátott irattal, vagy az érkeztetést végzô munkatársnak kell azt csatolnia az irathoz. A szkennelésnél fokozott figyelmet kell fordítani a kétoldalasra nyomtatott iratok beolvasásnál arra, hogy minden oldal beolvasásra kerüljön. Azon szervezetek esetében, ahol nagy mennyiségû irat érkezik, ezen iratokat szkennelésre el kell juttatni a KKI-ba. 4.3.7.1 Nem digitalizálandó iratok

A teljes körû szkennelés alól kivételt képeznek az alábbi dokumentumok: a) amelyek szkennelése alkalmatlanok (pl. tervdokumentációk; vagy A3-as méretnél nagyobb anyagok; olyan iratok, amelyek csak a hitelesítô pecsét, vagy szalag megsértésével lennének szkennelhetôk); b) amelyek nem iktatandónak minôsülnek; c) ha a szkennelt kép olvashatatlan lenne; d) CD/DVD küldemények, további elektronikus adathordozók tartalma; e) munkavállalók és hozzátartozóik személyi anyagai; f) jogszabály szerint hitelesített formában benyújtandó iratok. 4.3.8 Küldemények továbbítása ügyintézésre

Az érkeztetést követôen a KKI-ban a bejövô iratokat vonalkóddal kell ellátni. A vonalkód a digitalizált példányok összerendelését segítô azonosító.

Az érkeztetô/postázó — szervezetnél történô érkeztetés esetén az ügyintézô — az érkezett küldeményt köteles a

1700


címzett szervezeti egység vezetôje által megbízott személynek szignálás céljából továbbítani. A megbízást a 10. sz. melléklet szerinti meghatalmazás kitöltésével kell megadni. Azt az iratot, amelynek iktatott elôzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. A digitalizált iratokat a Poszeidon DMS-ben kell továbbítani a szervezeti egységek részére ügyintézésre A Poszeidon DMS-ben kijelölt címzettek az elektronikus levelezôrendszeren, illetve a Poszeidon DMS-en keresztül értesítést kapnak az új iratok érkezésérôl. Amennyiben indokolt és a szervezeti egység vezetôje ezt igényli, akkor az elektronikus továbbítással párhuzamosan az iratok materiális példányait is továbbítani kell a részükre. 4.3.9 Szignálás Az érkeztetett és/vagy iktatott iratok szignálása (ügyintézô kijelölése) a szervezeti egységek vezetôinek, valamint az általuk megbízott személyeknek a feladata. A szignálás során a szervezeti egység vezetôje: a) kijelöli az irat ügyintézôjét, felelôsét, a hozzáféréssel rendelkezôk körét; b) meghatározza az ügyintézési határidôt; c) utasítást ad az ügyintézésre szükség esetén; d) egyéb kapcsolódó információkat ad írásban, a szignálás idejének megjelölésével. A szervezeti egység vezetôje távolléte idejére köteles írásban helyettest megbízni a küldemények esetenkénti, vagy állandó jelleggel történô szignálására. A szignálást a Poszeidon DMS-ben kell megvalósítani, függetlenül attól, hogy az eredeti papír alapú iratra rávezetésre kerül-e a szignálási információ, vagy sem. Az iratért a kijelölt — továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt — szervezeti egység vagy ügyintézô a felelôs. A szignálás során, ha több szervezeti egységet érint az ügy, akkor a szignálást végzônek lehetôsége van más szervezeti egység és/vagy felhasználó személy számára is feladatot küldeni. Ebben az esetben ki kell jelölni az ügy elintézéséért felelôs szervezetet, vagy személyt. Amennyiben az elektronikus szignálás nem megvalósítható, a szervezeti egységek vezetôje, vagy az általa megbízott munkavállaló hagyományosan kézzel, az iraton szignálja az iratot. A kézi szignálást követôen az ügy elintézésével megbízott munkavállalónak az iratot a Poszeidon DMS-ben kell kezelnie.

23. szám

4.3.10 Elôzményezés, csatolás, szerelés Az irat iktatása elôtt meg kell állapítani, hogy van-e elôzménye. Az elôzmény ügyiratot ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az ügyirathoz kell kapcsolni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van elôzménye volt, akkor az elôzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az elôirat iktatószámát, az elôzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell, és az elôzményt szerelni kell a tárgyévi utóirathoz, illetve azokat fizikailag is össze kell szerelni. A téves szerelést bontani kell. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az elôzmény fôszámára — mert az iktatókönyv lezárt és az ügyirat irattárazott -, rögzíteni kell a Poszeidon DMS , a Megjegyzés rovatban az elô-ügyirat iktatószámát, és az elôzménynél a jelen irat iktatószámát, mint utóirat iktatószámát. Amennyiben az elôzményezés során megtalált ügyiratról megállapítható, hogy nem az új ügyirat elôirata, de a megtalált irat ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két ügyiratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt papír alapú ügyiratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését a Poszeidon DMS-ben kell elvégezni. Azokban az esetekben, amikor az elôzményiratok nem szerelhetôk, azok hollétét és iktatószámát az elôadói íven fel kell tüntetni, valamint a Poszeidon DMS-ben a Kulcsszavak, Feljegyzések mezôben is rögzíteni kell. Amennyiben háromnál több ügyirat összeszerelésére van szükség, az elôadói ív belsô oldalára kézzel kell felvezetni azok iktatószámát, vagy a Poszeidon DMSbôl exportált táblázatot kell mellékelni az elôadói ívben. 4.3.11 Az iktatás A Társasághoz beérkezô küldemények iktatandónak minôsített iratait, valamint a társaságnál keletkezô iratokat — a 4.3.5 pontban meghatározottak kivételével — iktatással kell nyilvántartani. Az iratok iktatását az érkeztetést és szignálást követôen kell végrehajtani. A Társaságon belül keletkezett iratokat nem kell érkeztetni, csak iktatással kell nyilvántartásba venni. A MÁV Csoport Poszeidon DMS-t használó társaságai között egymásnak címzett és átadott iratokat nem kell

23. szám


érkeztetni, azokat átvétel után a Poszeidon DMS-ben példány alapján kell a címzett társaság iktatókönyvébe átiktatással nyilvántartásba venni. 4.3.12 Az iratok iktatása Az ügyben keletkezett elsô (kezdô) irat automatikusan a Poszeidon DMS soron következô fôszámát kapja. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minôsülnek, iktatásuk a fôszám alszámaira történik. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratok egy ügyiratot képeznek. A társaság az iratok iktatására az alszámos iktatási formát alkalmazza. Az ügyirat elsô ügyiratdarabja a fôszámos irat. Az ügyirathoz tartozó további iratokat a fôszám alatt folyamatos, zárt emelkedô sorszámos rendszerben kell alszámos iktatással nyilvántartani. Egy fôszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Iktatáshoz az iratnak az irathoz feltöltött dokumentummal kell rendelkeznie vagy ennek hiányában az iktatás az irat tartalmát hordozó materiális példányból is elvégezhetô. A Poszeidon DMS az iktatási idôpontot automatikusan adja, az a késôbbiek során nem módosítható, a rendszer rögzíti az iktatást végzô személy nevét, szervezeti egységét. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésôbb az azt követô munkanapon be kell iktatni. Az iktatás során az alábbiakat kell rögzíteni vagy pontosítani: − az irat tárgya; − ügyintézô neve; − az irat irattári tételszáma. Az iktatás során lehetôség van egyéb további információk megadására is a Poszeidon DMS-ben annak érdekében, hogy az ügyintézéssel kapcsolatos, azt elôsegítô információk rögzítésre kerüljenek: − − − − − − − − − − −

elôirat meghatározása mellékletek száma, megnevezése, típusa; további ügyintézôk, további érintett szervezetek; elintézés módja, elintézés ideje; irat típusa irat fajtája; hivatkozási szám; iratcsoport/ügy/ügykör stb. megjegyzés, határidôk; kulcsszavak/feljegyzések

1701

Az iktatáskor üresen hagyott mezôk kitöltésére a késôbbiek során is van lehetôség. A tárgyat csak egyszer, az irathoz tartozó elsô irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát érintôen - lényegesen megváltozott. Az irat új tárgyát úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhetô maradjon. Tárgy meghatározásakor tilos rövidítéseket alkalmazni. Téves iktatás vagy téves adat bevitele esetén - amennyiben a beírt adat nem módosítható - az iktatott tételt az iktatókönyvben sztornózni kell. Ebben az esetben a sztornózás indokát is meg kell adni az irathoz tartozó “Megjegyzés” mezôben. Az ugyanazon ügyben, különbözô években keletkezett ügyiratdarabokat különbözô fôszámokon kell nyilvántartani, az ügyiratdarabok ügyirattá szerelésekor az Iratkezelési szabályzat 4.3.10 pontja szerint kell eljárni. Papír alapú irat iktatása esetén az irat jobb felsô sarkára kell ráírni a Poszeidon DMS által adott iktatószámot. A papír alapú irat iktatószámát a mellékletre — pl.: „Melléklet a.....-.../2015/MAV számú irathoz” szövegezéssel - is fel kell jegyezni. Amennyiben egy iratot több belsô címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket. Amennyiben az ügyintézô munkavégzési helyén nem rendelkeznek telepített Poszeidon DMS rendszerrel, abban az esetben telefonon kell iktatószámot kérnie a felettes szervezettôl, és a fenti módon rávezetni a kapott iktatószámot az iratra. Az ily módon keletkezô iratokat az ügyintézés lezárultát követôen irattárazásra kell küldeni a területileg illetékes Irattár részére. Az ügyintézésre a Poszeidon DMS rendszer minden fôszámos iktatással létrehozott ügyirathoz automatikusan 30 napos relatív határidôt rendel, amelynek módosítására az iktatást végzô munkatársnak lehetôsége van. Az így megadott határidô módosítását az ügyintézô a vezetô jóváhagyásával teheti meg, amelyet rögzítenie kell a Poszeidon DMS rendszerben is. Az ügyintézô és a szervezeti egység vezetôje felelôs az eljárási határidôk betartásáért. 4.3.13 Az iktatókönyv tartalma, nyitása, zárása és az iktatószám Az iktatás az e Szabályzatban meghatározottak szerint tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik. A Poszeidon DMS-ben az iktatókönyv évenkénti megnyitása minden év január elsején és lezárása minden év december 31-én a rendszerben automatikusan történik.

1702


A zárás részeként az iratkezelésért felelôs vezetônek el kell készíttetni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.

23. szám

MÁV Szolgáltató Központ Zrt. esetében: 12345/2015/SZK 4.3.14 Az iratok továbbítása, átadása

Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni: a. az elektronikus érkeztetô nyilvántartásnak, b. az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megôrzés, a naplózás információi) és c. az elektronikus dokumentumoknak, az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükrözô, idôbélyegzôvel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. Az üzemeltetônek az idôbélyegzôvel ellátott, lezárt érkeztetô nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválnia kell és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tûzbiztos helyen kell tárolnia. A lezárt iktatókönyvbe, meglévô, nem irattárazott ügyirathoz alszámos irat iktatása a lezárást követô hónap utolsó napjáig lehetséges. Fentiektôl eltérôen, a különbözô években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat azonos fôszám alatt lehet nyilvántartani az alábbi tételszámmal jelzett tárgykörök esetén: • A1204, A1205, A1206, A1210-1212, A12141215, A1903, A1905, A1907-1910, A2208, A2213, M1005, M1203, M1301-1302, M1503, M1604, M1606. Az iktatás minden évben 1-es sorszámmal kezdôdik. Az iktatószám képzésénél a rendszer biztosítja a szigorú sorszámozású folytonosságot és az egyediséget. Az iktatószám kötelezôen tartalmazza az iktatókönyvnek megfelelô fôszám- alszám/évszám/Társasági azonosító — egy adategyüttesként kezelendô — adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A fôszám és alszám folyamatos sorszám. Az iktatószám formátuma: xxxx-zzzz/yyyy/ABC, ahol: “xxxx”- sorszám szerinti azonosítószám (fôszám), “zzzz” — az adott irathoz tartozó alszámos iratot jelöli, folyósorszám szerint, “yyyy” — az iktatás évét jelöli, “ABC”- az adott Társaság azonosított rövidítése.

Fôszabály szerint a Társaság szervezeti egységei iratot más szervezeti egységtôl csak akkor vehetnek át, ha azon a Poszeidon DMS által generált érkeztetô azonosító vagy iktatószám szerepel. Papír alapú irat esetében az átvétel igazolása az irat iktatószámának feljegyzése és az átvevô aláírása ellenében, átadókönyvvel történik, de az átadás tényét a Poszeidon rendszerben is kezelni kell. Elektronikus úton történô iratátadás esetén (pl.: feladatküldés során) az ügyintézôi jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel idôpontját és tényét. Ügyiratot társaságok között tilos átadni. A Társaság szervezeti egységei közötti iratforgalom csak a Poszeidon DMS rendszeren keresztül bonyolítható. A Poszeidon DMS használata során a küldô szervezeti egység rögzíti a címzett adatait, majd elektronikusan átadja azokat a címzett szervezeti egység számára. A címzettnek az iratot a Poszeidon DMS-ben át kell vennie. 4.3.15 Poszeidonban nem kezelendô dokumentumok nyilvántartása és továbbítása Azon iratokat, amelyeket nem kell kezelni a Poszeidonban (például a Bevétel ellenôrzésnek küldendô bizonylatok, pénztárjelentések, szabadságkérelmek, egyéb személyügyi iratok), a vonali postára történô feladás követhetôsége érdekében a küldeményt egy Poszeidon fôszám alá (melyet a szervezetileg illetékes legközelebbi iktatóhely biztosít) kell alszámon nyilvántartani és a borítékon a teljes iktatószámot feltüntetni. Az iktatási év lezárásakor a vezetett listát az iktatóhelynek a szolgálati helynek köteles megküldeni az ügyiratba helyezés érdekében. Pl. Az irat tárgya: pl.: „Hort-Csány állomáspénztár vonali levelezése.” Ügyiratszámot biztosít a naptári év elsô munkanapján Hatvan állomás számadópénztára, ügyiratszám pl. 3/2015/START, Tárgy: „Vonali küldemények”. Hort-Csány állomás pénztára a küldeményeit 3-1…2…stb./2015/START számok megjelölésével küldi vonali postán. Az iktatási év lezárásakor Hort-Csány állomás pénztára a vezetett listát Hatvan állomás számadópénztárának megküldi az ügyiratba helyezés érdekében 4.3.16 Az ügyintézés

MÁV Zrt esetében: 1234-5/2015/MAV MÁV-START Zrt esetében: 1234-5/2015/START MÁV Létesítményüzemeltetési és Vasútôr Kft. esetében: 1234-5/2015/LV

Az ügyintézés - ahol ezt a technikai feltételek megengedik - elektronikus úton történik. Az ügyintézéssel kapcsolatos információkat a Poszeidon DMS-ben teljes körûen kell az ügyintézônek rögzítenie.

23. szám


Az ügyintézés történhet az eredeti irat továbbításával (intézkedés, tudomásulvétel végett), válaszirat készítésével, egyéb, az irathoz tartozó dokumentumok elôkészítésével, csatolásával, vagy a válaszadást követôen az eredeti irat visszaküldésével. A kimenô iratnak minden esetben tartalmaznia kell: a) a feladó nevét, azonosító adatait b) az ügyintézô nevét; c) a kiadmányozó nevét, beosztását; d) az irat tárgyát; e) az irat iktatószámát; f) a mellékletek számát; g) a címzett nevét, azonosító adatait; h) a hivatkozási számot Az ügyintézés, és a kapcsolódó feladatok végrehajtásának nyomon követése, ellenôrzése, a szükséges intézkedések meghatározása a szervezeti egység vezetôjének feladata. 4.3.17 Kiadmányozás, kimenô iratok kezelése, digitalizálása Az iratok kiadmányozási rendjét a Társaság létesítô okirata, mûködési és szervezeti szabályait tartalmazó dokumentuma (MSZSZ), illetve a cégképviseleti illetve cégjegyzési jogról szóló utasítás, és egyedi meghatalmazások részletesen szabályozzák. Minden kimenô és helyben kezelt iratot az ügyintézônek kell elkészítenie. A kiadmányt eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, tekintettel arra, hogy a kiadmány egy példánya az irattárat illeti. Külsô szervhez, vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Nem minôsül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezûleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel és, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja; b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzôlenyomata szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendô, ha: a) a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés, és a kiadmányozó szerv bélyegzôlenyomata, vagy b) a kiadmányozó alakhû aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzôlenyomata szerepel.

1703

A Társaságnál keletkezett eredeti iratokról másolat készítésére, vagy a kiadmány hitelesítésére csak az eredeti iratot ôrzô szervezeti egység vezetôje, vagy hitelesítésre feljogosított iratkezelôje jogosult. A hitelesítés záradékolással történik. A kiadmány hitelesítéséhez a Társaság hivatalos bélyegzôjét kell használni. A kiadmányozáshoz használt bélyegzôkrôl, aláírás-bélyegzôkrôl a jelen szabályzat 6. számú melléklete alapján kell a szervezeti egységeknél nyilvántartást vezetni. A kimenô iratok kezelése, nyilvántartása, nyomon követése, azonosítása csak a Poszeidon DMS alkalmazásával lehetséges. Az egyedi, postai úton továbbítandó iratokat — iktatott, nyomtatott, aláírt formában — az ügyintézôk továbbítják az aláírást adó szervezeti egységnél kijelölt személy részére, aki jogosult a további teendôk végrehajtására. A kimenô és helyben kezelt iratok iktatása, digitalizálása a beérkezô iratok iktatásával azonos módon történik. Az iktatást a szervezeti egységeknél kijelölt iktató személyek vagy ügyintézôk végzik, az ügyintézô által elôkészített és megküldött irat átvételét követôen. Az ügyintézô feladata valamennyi szükséges információ meghatározása, biztosítása. Az iktatást követôen a kimenô és helyben kezelt iratok e szabályzat rendelkezései szerint digitalizálásra, majd — kijelölt helyen történô — irattárazásra kerülnek. A kimenô e-mailek iktatása a beérkezô e-mailek iktatásával megegyezô módon történik. A faxon küldendô kimenô iratokat azok iktatását követôen lehet elküldeni, majd a visszaigazolást az ügyiratba alszámosan kell iktatni. A kimenô faxoknál a papír alapú továbbítást követôen a visszaigazolást ki kell nyomtatni, majd az irattal együtt kell digitalizálni. Az irat digitalizálásáról, illetve az elektronikus fájl csatolásáról az ügyintézônek kell gondoskodnia az irat aláírása után. A kimenô iratokat könyvelt és normál küldemények szerint kell csoportosítani a szervezeti egység iratkezelôjének. A kimenô küldemények szervezeti egységtôl történô eljuttatása a KKI-ba a feladó szervezeti egység feladata. Ha az adott szolgálati helyen nincs KKI, akkor a küldemények feladását a helyben szokásos módon kell kezelni. Több aláíró esetén az ügyiratot sorrendben a következônek, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt aláírónak kell megküldeni, ennek tényét rögzíteni kell mind az elôadói íven, és a Poszeidon DMS-ben. Amennyiben nincs kijelölt helyettes, a késedelem elkerülése érdekében a soron következônek kell az iratot átadni. 4.3.18 Irat kézbesítésének elôkészítése (expediálás) és az iratok továbbítása

1704


Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történô elôkészítésérôl az ügyintézô gondoskodik. Az elküldendô iratokat és postai küldeményeket a KKI-ba kell eljuttatni. A Társaságtól iratot csak a Társaság iktatásából származó iktatószámmal lehet továbbítani. A boríték címoldalán fel kell tüntetni: — a küldô személy vagy szervezeti egység pontos megnevezését és címét (nem körbélyegzô használatával), — az irat(ok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat, — a címzett megnevezését és címét, — a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s. k.” felbontásra, sürgôs, ajánlva stb.). Ha a postára adott küldemények valamilyen okból — pl. a téves címzés miatt — visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézônek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezelésérôl. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket iktatás nélkül, az ügyirathoz kell mellékelni. A tértivevényeket érkeztetni kell. A szervezeti egység ügyintézôjének ellenôriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. A kimenô iratnak minden esetben tartalmaznia kell:

23. szám

juttatni. A postai elôírásoknak megfelelô feladókönyvbe kell rögzíteni a címzettet, a küldô hivatkozási számát, iktatószámát és a feladás dátumát. Az elektronikus úton (fax, e-mail) továbbított iratot lehetôség szerint visszaigazolással kell elküldeni.

4.4 IRATTÁRAZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS 4.4.1 Irattárazás általános szabályai Az irattárazás az iratkezelés szerves része, amelynek során a Társaság a mûködése során keletkezô és hozzá kerülô, rendeltetésszerûen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és ôrzését végzi. Irattárazás céljára megfelelôen kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerû és biztonságos ôrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tûz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerûségi szempontjait is figyelembe kell venni. Az irattárazási feladatok meghatározása, illetve a feltételrendszer biztosítása, a tevékenység ellenôrzése elsôdlegesen az Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôjének, az irattárazni kívánt iratok megfelelô elôkészítésének ellenôrzése a Társaság szervezeti egységei vezetôinek feladata. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetôen kell végezni. A Társaság irattárai: az Iratmegôrzô, az Átmeneti irattárak, a Központi Irattárak és a SZK Archívum szervezet, valamint az Elektronikus irattár.

• a feladó nevét, azonosí- • a címzett nevét, azonotó adatait sító adatait; • az ügyintézô nevét; • a hivatkozási számot. • az irat iktatószámát;

•

Az elektronikus irat elküldésének idôpontját a rendszer dokumentálja. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

•

•

• •

Iratmegôrzô: a beérkezés után digitalizált, és érkeztetô azonosítóval ellátott iratok tárolására szolgál Az átmeneti irattár a tárgyévi és az azt megelôzô 1 év iratanyagát, valamint a folyamatban lévô ügyeket tartalmazhatja. A Központi Irattár a régebbi, lezárt évfolyamok, ügyintézést nem igénylô ügyiratok iratanyagának ôrzésére szolgál. Az SZK Archívum szervezet a 10 évnél régebbi iktatású, nem selejtezhetô évfolyamok iratanyagának ôrzésére szolgál. Elektronikus irattár: a kizárólag elektronikusan tárolt irattári anyag tárolására szolgál

4.3.19 A kimenô küldemények átadása és átvétele

Az irat adott idôszakokban történô tárolási helyét az irat munkafolyamatban való részvételének fázisai határozzák meg.

A KKI-ba naponta - a KKI elfogadott mûködési rendjéhez igazodó idôpontig - eljuttatott kimenô küldeményt a KKI még aznap köteles feladás céljából a postára el-

A Társaságnak: — a papír alapú ügyiratokat - biztosítva azok gyors és hatékony visszakereshetôségét, selejtezését,

23. szám

—


valamint átadás-átvételét - az iratkezelési szabályzatában meghatározott rendben, irattárban; az elektronikus ügyiratokat - az elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás szabályainak figyelembevételével - az iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint, elektronikus irattárban kell tárolnia.

Az ügyintézôk részérôl az egyes ügyiratok irattárba adása belsô kézbesítôlappal (postalappal) vagy átadókönyvvel dokumentáltan történik. Az Irattár feladatait részletesen a 2. sz. melléklet tartalmazza. A papír alapú ügyvitel segédeszközeként: a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; b) az ügyintézôi munka adminisztrálására, ügyintézôi, vezetôi utasítások rögzítésére; c) az iratok fizikai egységének biztosítására elôadói ívet kell használni. Az elôadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. Az elôadói ívet a Poszeidon DMS az ügyirat rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton készíti. Az iraton és az elôadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmû azonosítást lehetôvé tévô egyedi azonosító adatát a 4.3. 18. pontban meghatározottak szerint. A Központi Irattár az irattári tervnek (3. sz. melléklet) megfelelôen ôrzi az iratokat, majd ezt követôen azokat selejtezi, illetve az iktatás évét követô évtôl számított 10 év elteltével a nem selejtezhetô és maradandó értékû iratokat átadja az SZK Archívum szervezetnek.

4.4.2 Irattárazás különös szabályai Központi Irattárba az ügyintézô küldi az ügyiratot, ha az adott ügy további ügyintézést nem igényel, azaz az ügy befejezôdött. Az ügyirat lezárása során az ügyintézô köteles ellenôrizni az ügyiratban lévô összes iratot, azaz az ügyiratban lévô ügydarabok (alszámos iratok) meglétét. Irattárazási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot — az ügyben keletkezett összes iratot — lehet. A Központi Irattárba helyezés módja a következô: − papír alapú iratokat a központi irattári helyiségekben kell elhelyezni; − az elektronikus iratokat a rendszer háttérállományokban archiválja az irattárba helyezés szabályainak megfelelôen; − az archivált, két éven túl selejtezhetô, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra - a központi irattár rendszerének megfelelô csoportosításban - hitelesített másolatot kell készíteni;

1705

− vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetônek minôsített iratokat az adathordozónak megfelelô módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani; Az alszámos iratok csak a fôszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különbözô szervezeti egységnél. Az irattárba helyezés elôtt az ügyintézônek meg kell vizsgálnia, hogy az elôírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, így különösen hiányos tárgymeghatározás, vezetôi szignó hiánya, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a feleslegesé vált több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön irattárba átadásra. Az ügyintézônek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellôzésével — a vonatkozó elôírások betartásával — meg kell semmisíteni. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetôje vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi, és aláírásával ezt jóváhagyja az elôadói íven. Az ügyintézônek legkésôbb az ügy befejezésével egyidejûleg új elôadói ívet kell nyomtatnia, és meg kell gyôzôdnie arról, hogy az elôadói ív megfelelô rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megôrzés idejét rávezette a Poszeidon DMS, valamint a materiális példánnyal rendelkezô ügydarabokat alszám szerint emelkedô sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie. Az irattárba helyezéshez készült elôadói íven kézzel írt kezelési feljegyzések nem szerepelhetnek és az egész ügyiratot, a már meglévô elôadói ívvel együtt az alá kell elhelyezni. Olyan helyeken, ahol A3-as nyomtatás technikai feltételek hiánya miatt nem megoldott, ott irattárba adáskor kezelési útmutatóval - külön lapon a szervezeti egység vezetôjének engedélyével - kell az irattárosnak átadni, aki gondoskodik az elôadói ív nyomtatásáról. Az irattárba helyezés alkalmával az irattáros köteles ellenôrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Hiányos, vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az irattáros irattárazásra nem vehet át. Amennyiben az irattáros hiányosságot észlel, visszaadja az iratot az ügyintézônek, aki gondoskodik a hiányosság megszüntetésérôl. 4.4.3 Iratmegôrzô (materiális példányok tárolására) Valamennyi Központi Kezelôirodában található a KKI szervezetében mûködô Iratmegôrzô. Azokat az iratokat

1706


kell — a Társaság, vagy adott szervezeti egység elôzetes írásbeli kérése alapján —— az iratmegôrzôben ôrizni, amelyeket a beérkezés után digitalizáltak, és érkeztetô azonosítóval rendelkeznek. A papír alapú példányt az ügy lezárásáig, végsô összerendezéséig az Iratmegôrzôben kell elhelyezni. Kivételek azok a papír alapú materiális példányok, amelyek tartalmukból, elintézésük módjából fakadóan közvetlenül a címzett szervezeti egységhez kerülnek. A már folyamatban lévô ügyekhez érkezô materiális példányok is digitalizálás után az Iratmegôrzôben kerülnek tárolásra, mint a kezdô példányok. Az ügyintézô felelôssége az ügyirat lezárásakor az Iratmegôrzôben található materiális példányok már meglévô ügyiratba helyezése és Központi Irattárba tétele. 4.4.4 Átmeneti Irattár (ügyintézô szervezeti egységek)

23. szám

admányozott, irattári tételszámmal, pontos tárgymeghatározással ellátott ügyiratokat. Azokat az ügyiratokat kell a Központi Irattárban elhelyezni, amelyek 1 évnél régebbiek és nem kapcsolódnak folyamatban lévô ügyhöz, illetve nem igényelnek folyamatos ügyintézést (csatolás, szerelés). Központi Irattárba átadásra került elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelôen. A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg: − a papír alapú iratokat a Központi Irattári helyiségben kell elhelyezni, − az elektronikus iratokat és iktatókönyveket tartalmazó biztonsági másolatokat a Központi Irattári irodahelyiségében kell elhelyezni.

Átmeneti Irattárba helyezhetôk az ügyintézônél még folyamatban lévô, esetlegesen határidôbe helyezett ügyiratok, valamint az elintézett, de az ügyvitelben még gyakorta használatos ügyiratok. A nem bontható küldemények esetében az adott szervezeti egységnél az ügyintézônél található átmeneti irattárakban kerül elhelyezésre a materiális példány és az ehhez tartozó ügyirat.

A Központi Irattárba leadásra kerülô ügyiratok a leadás idôpontjával a Poszeidon DMS-ben elvégzett irattárazási mûvelettel automatikusan rögzítôdnek.

Az Átmeneti Irattárban az iratokat a használathoz leginkább megfelelô rendben kell kezelni, úgy, hogy az iratok dokumentáltak és visszakereshetôk legyenek. Az Átmeneti Irattárban a tárgyévet követô egy évig tárolhatók ügyiratok, ezt követôen az ügyintézô köteles azokat átadni a területileg illetékes Központi Irattárnak.

Az ügyirat irattári helyét a Poszeidon DMS-ben rögzíteni kell.

4.4.5 Központi Irattár A Központi Irattár a Társaság szervezeti egységei irattári anyagának selejtezés elôtti ôrzésére szolgáló irattára. A Központi Irattár: a) gyûjti és megôrzi az egyes szervezeti egységek iratanyagait; b) adatokat szolgáltat, iratokat kölcsönöz; c) az iktatás évét követô évtôl számított 10 év elteltével gondoskodik a maradandó értékû iratok MÁV SZK Archívum részére történô átadásáról. Az elintézett, további ügyintézést nem igénylô, az elektronikus iktató rendszerben lezárt, irattári tételszámmal ellátott, folyamatban lévô ügyhöz nem kapcsolódó ügyiratokat Központi Irattárba kell adni. Központi Irattárba kell elhelyezni az ügyintézô által elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylô, ki-

A Központi Irattár az irattári tervnek (3. sz. melléklet) megfelelôen ôrzi az iratokat, majd ezt követôen azokat selejtezi, illetve a nem selejtezhetô és maradandó értékû iratokat átadja az SZK Archívum szervezetnek.

4.4.6 Elektronikus Irattár A Társaság által használt Poszeidon DMS — ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történô biztosítást is - azon része, azaz olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag (elektronikus és vegyes ügyiratok elektronikus iratai) meghatározott idôtartamú elektronikus ôrzése történik. Az elektronikus és vegyes ügyiratok elektronikus iratai, ügyiratainak a tárolását jelenti. 4.4.7 SZK Archívum szervezet

A SZK Archívum szervezet gyûjti össze, rendezi, tárolja, és szükség esetén digitalizálja a MÁVcsoport Központi Irattáraiból és tervtáraiból átvett nem selejtezhetô iratokat. Feladatainak részletezése a 2. sz. mellékletben található. 4.4.8 Ügyiratkölcsönzés Az ügyintézôk jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek ügyiratokat. A kölcsönzést a Poszeidon DMS-ben utólagosan is ellenôrizhetô módon, dokumentáltan kell végezni. Papíralapú

23. szám


iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevô aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. (4. számú melléklet) Az irattáros az irattárból iratot véglegesen csak a vezetô írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az irattárakba leadott iratokat csak az iratot leadó/iratért felelôs szervezeti egység vezetôjének, vagy helyettesének engedélyével lehet kivenni, az irattáros közremûködésével. A kiadás engedélyezésének írásban az ügyintézô által kitöltött Iratpótló lapon kell megtörténnie, a hozzáférést a kölcsönzött irat adathordozójától függôen kell biztosítani. Elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot és annak iratait. Amennyiben a felhasználó a saját gépérôl nem éri el a megtekintendô iratot, akkor az elektronikus iratok archiválásáért felelôs ügyintézônek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irathoz a hozzáférési jogosultságot, az ügyirat kölcsönzés szabályainak megfelelôen. Az irattárakba leadott iratokat csak az iratot leadó/iratért felelôs szervezeti egység vezetôjének, vagy helyettesének engedélyével lehet kivenni, az irattáros közremûködésével. A kiadás engedélyezésének írásban az ügyintézô által kitöltött Iratpótló lapon kell megtörténnie (pl. e-mailen), a hozzáférést a kölcsönzött irat adathordozójától függôen kell biztosítani. Más szervezeti egység munkavállalójának, illetve az ügyben nem érdekelt személy részére felvilágosítás, vagy másolat bármely ügyiratról, csak az illetékes vezetô engedélyével adható. A kölcsönzés során figyelemmel kell lenni az adatvédelemre, meg kell akadályozni a jogosulatlan hozzáférést, illetve betekintést. A vissza nem származtatott iratokról az év végén jegyzéket kell készíteni, amit el kell juttatni az illetékes szervezeti egység vezetôjéhez, amelyben fel kell szólítani a hiányzó irat leadására. 4.5 Az irattári terv 4.5.1 Az irattári terv kialakítása Az ügyiratokat tárgyi alapon kell irattári tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható. Az irattárazás rendje témakör centrikus, független a szervezeti egységektôl. Az irattári tervben meghatározott megôrzési idôket a szervezet valamennyi szervezeti egységénél keletkezett iratra alkalmazni kell. Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Társaság

1707

ügykörei között meglévô tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani. Az ügyköröket, témákat tartalmazó nyilvántartás felépítése a következô: − − − −

Irattári tételszám, Tételszám tárgya Megôrzési idô (év), Megôrzési mód (levéltárba adás ideje)

Az irattári tétel egy vagy több ügykör irataiból is kialakítható, annak figyelembe vételével, hogy: a) egy irattári tételbe csak azonos értékû, levéltári megôrzést igénylô vagy meghatározott idôtartam eltelte után selejtezhetô iratok sorolhatók be; b) az egyes irattári tételek megfelelô alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz; c) a Társaság hatékony mûködtetése egy adott funkciót illetôen az ügykörök milyen mélységû áttekintését igényli. 4.5.2 Irattári terv felépítése, tartalma Az Iratkezelési Szabályzat mellékletét képezi az irattári terv, amelynek szerkezete a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával került kialakításra. Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelôen kell csoportosítani. Az általános részbe a szervezetek mûködtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintô irattári tételek, a különös részbe pedig a Társaság alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. A szervezetek ügykörei között meglévô tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különbözô fôcsoportokba, azon belül csoportokba és alcsoportokba lehet besorolni. Az elôzôekben foglaltak szerint csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelô azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározott az irattári ôrzés idôtartama, amelybôl megállapítható, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetôk, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idô eltelte után ki lehet selejtezni. A selejtezés évének megállapításakor a megôrzési idô számításánál a kezdôévet (töredékév) nem lehet figyelembe venni. A nem selejtezhetô irattári tételek esetében jelölni kell azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatá-

1708


rozott idô eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megôrzésérôl az iratképzô - határidô megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhetô iratok levéltárba adásának határideje az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével került meghatározásra. Az irattári terv a Szabályzat 3. sz. mellékletét képezi. A tervet évente felül kell vizsgálni és a Társaság feladatés hatáskörében bekövetkezett egyéb szervezeti változás és átalakulás esetén, vagy az ôrzési idô megváltozása esetén a jogszabályban meghatározott elfogadási rend szerint módosítani kell. Az irattári tervet megváltoztatni a naptári év kezdetén, és csak a MÁV SZK Menedzsment támogatás és ügyvitel vezetôjének engedélyével és az illetékes Levéltár jóváhagyásával lehet. A személyes adatot tartalmazó iratok ôrzési és selejtezési ideje a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel került meghatározásra.

23. szám

iratnál kell megjelölni, másrészt ezt a körülményt a vezetô aláírásával az irattári tételszámnál is feltûnôen jelezni kell. A Poszeidon DMS-ben lévô iratállományok selejtezésének, archiválásának folyamatát a szoftver felhasználói kézikönyve tartalmazza. Az elektronikus adatbázisok megôrzésére, selejtezésére vonatkozó szabályokat a Poszeidon DMS Üzemeltetési Szabályzata és a MÁV Zrt. és érintett leányvállalatai Információ Biztonsági Szabályzata tartalmazza. 4.6.2 A selejtezés elôkészítése, végrehajtása, és a megsemmisítés Az iratselejtezés végrehajtására selejtezési bizottságot kell létrehozni. A selejtezési bizottság feladata az irattári selejtezés irányítása, ellenôrzése, valamint a selejtezési jegyzôkönyv jóváhagyása. A selejtezési bizottság legalább három fôbôl áll, vezetôjét az Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôje jelöli ki.

4.6 A selejtezés

4.6.1 Selejtezés általános szabályai A Központi Irattárba helyezett lejárt megôrzési idejû iratok selejtezését az irattári tételszámok figyelembevételével, jelen szabályzatban szabályozott módon évente kell elvégezni. Az irattárba helyezett selejtezhetô tételszámok alá besorolt iratokat évente, december 31-ig a Társaság Központi Irattárában selejtezhetôség szempontjából át kell tekinteni. Selejtezési eljárást kell lefolytatni, ha az iratra az ügyvitelhez már nincs szükség, és az irattári tervben meghatározott ôrzési idô lejárt. A megôrzési határidô lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megôrzési idôt az ügyirat lezárását követô év elsô napjától kell számítani. Az irat selejtezését az ügyirat irattári tételbe sorolása évében hatályos irattári tervben rögzített ôrzési idô szerint kell végrehajtani. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak szabályszerû iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés céljából kiemelni. A szervezeti egységek vezetôi indokolt esetben elrendelhetik egyes iratoknak az irattári tervben megállapított ôrzési idôtartamnál hosszabb ideig történô megôrzését, amelyet egyrészt a Poszeidon DMS-ben az adott

A selejtezési bizottságot úgy kell összeállítani, hogy a bizottságban mindazon szervezeti egységek képviseltek legyenek, amely szervezeti egységekhez tartozó ügyiratok selejtezésre kerülnek. A selejtezési bizottság tagjait írásban a selejtezésben érintett szervezeti egységek vezetôi jelölik ki. A bizottságba jelölt személyeknek rendelkezniük kell a selejtezésre elôkészítendô iratok ügyviteli, tudományos, történeti jelentôségének megítéléséhez szükséges szakmai tapasztalattal. A selejtezések idôpontjáról a selejtezés során az illetékes levéltárat levélben értesíteni kell, az iratkezelésért felelôs vezetô egyidejû tájékoztatásával. Amennyiben az iratselejtezés során az ügyiratok irattári tételbe besorolása vagy az ügyiratok megôrzési idejének helyessége tekintetében kétely merülne fel, ügyviteli szempontból a selejtezési bizottság vezetôjének véleménye az irányadó. Szakmai véleményezésre a selejtezési jegyzôkönyv záradékolására illetékes levéltár bevonható. A selejtezés során ellenôrizni kell — az iratok irattári tételszám, illetve megôrzési idô szerinti csoportosítását, — a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát. Az iratselejtezésrôl a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, bélyegzôvel ellátott, 5. számú melléklet szerinti selejtezési jegyzôkönyvet kell elkészíteni 3 példányban. A selejtezési jegyzôkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmaz-

23. szám


za a selejtezésre kerülô iratok évkörét, tételszámát, az iratjegyzék készítésének idôpontját, a készítô személy nevét és aláírását. A selejtezési jegyzôkönyvet a MÁV SZK Archívum vezetôjének elôzetes tájékoztatása után az Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôje hagyja jóvá, a Poszeidon DMS-ben történô engedélyeztetési feladattal. A selejtezési jegyzôkönyv materiális példányának az illetékes levéltár(ak) részérôl történô záradékoltatásáról a selejtezést lebonyolító szervezeti egység vezetôje gondoskodik. A selejtezés tényét és idôpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelô rovatába be kell vezetni. A Magyar Nemzeti Levéltár illetékes levéltára az iratok megsemmisítését — a szükséges ellenôrzés után — a selejtezési jegyzôkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levô iratok meta adatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követôen az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból. A Magyar Nemzeti Levéltár illetékes levéltára selejtezési engedélyének birtokában a szervezeti egység vezetôje, az adatvédelmi és biztonsági elôírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésrôl, vagy az elszállításig történô elhelyezésrôl és biztonságos ôrzésrôl. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függô egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A kiselejtezett — zsákban vagy dobozban elhelyezett — iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az Iratkezelésért felelôs szervezet koordinálja, ezért a selejtezett megsemmisítésre váró iratanyaggal rendelkezô szervezeti egység errôl a Központi Irattárat értesíti, amely gondoskodik a selejtezett iratanyag — a szállítás megszervezését követô — elszállíttatásáról. A zsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetôk el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A zsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyezô felelôs szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követôen az iratkezelési szoftverbôl a selejtezésre vonatkozó iratkezelési meta-

1709

adatokkal bôvült iktatókönyveket és a további ôrzést igénylô elektronikus iratokat a rendszergazda elektronikus adathordozóra archiválja, és a Központi Irattárban helyezi el. Ezzel egyidejûleg a Központi Irattár közremûködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amirôl jegyzôkönyvet vesz fel. 4.6.3 Levéltárba adás

A Társaság a nem selejtezhetô iratait az SZK Archívum általában 15 évi ôrzési idô után - elôzetes egyeztetéssel - az illetékes levéltárnak (Magyar Nemzeti Levéltár) adja át. Csak lezárt, teljes évfolyamok iratai adhatók át. Az egyeztetés során a levéltár élhet a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 65. § (3) bekezdésében részletezett jogával. A Levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzôkönyv kíséretében, annak mellékletét képezô átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban, savmentes dobozban, nem fertôzött állapotban kell átadni. Az átadandó iratok jegyzékét elektronikusan is el kell juttatni a Levéltár részére. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell átadni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni. 4.7 Intézkedések társaság/szervezet megszûnése, feladatkörének megváltozása és munkakör átadása esetén Az Ltv. elôírásainak megfelelôen kell intézkedni a társaság/szervezet megszûnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezésérôl, biztonságos megôrzésérôl, kezelésérôl és további használhatóságáról. Munkakör átadás esetén, az errôl készült és iktatott jegyzôkönyvben fel kell tüntetni az utolsó érintett iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetôleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot. Az iratkezelési folyamat szereplôit (szervezeti egység vezetôje, szignáló, kiadmányozó, ügyintézô, ügyirat-

1710


kezelô) megszûnés, kilépés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévô iratokkal, elektronikus dokumentumokkal, — beleértve a Poszeidon DMS mappában tároltakat is — a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzôkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévô iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig nem mentesíthetôek a munkavégzési kötelezettség alól. Ha a megszûnô szervezet feladatköre több szervezet között oszlik meg, vagy valamely szervezet egyes feladatait egy másik szervezet veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni. Ha a MÁV többségi tulajdonú Társaság jogutód nélkül szûnik meg, irattári anyagának nem selejtezhetô részét az SZK Archívumban kell elhelyezni. Az SZK Archívum gondoskodik a maradandó értékû iratok Magyar Nemzeti Levéltárnak történô átadásáról. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történô további ôrzésérôl a megszüntetésrôl intézkedô szervezetnek kell gondoskodnia. 4.7.1 A megszûnt szervezeti egységek iratainak kezelése Szervezeti egység megszûnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévô ügyek iratait, elektronikus dokumentumait — beleértve a Poszeidon DMS mappában tároltakat is — átadás-átvételi jegyzôkönyv kíséretében át kell adni a megszûnô szervezeti egység feladatkörét átvevô szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevô szervezeti egység). Az olyan egységeknél, ahol a jogelôd megszûnt, illetve az adott szervezeti egység átalakításra került, az iratokat elkülönítetten kell tárolni. Szervezeti egység megszûnése esetén a szervezeti egység vezetôjének kell gondoskodnia a folyamatban levô, elintézetlen ügyek átadásáról a feladatkört átvevô szervezeti egység vezetôje részére.

23. szám

a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévô ügyek iratait az átvevô szervezeti egység iktatókönyvébe — az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével — be kell iktatni. Amennyiben a megszûnô és az átvevô szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevô szervezeti egységet, mint felelôst, rögzíteni kell. Ha a megszûnô szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévô és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó elôírásokban foglaltak szerint kell kezelni. Ha a megszûnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni. A megszûnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintô feladatkör átadása esetén is értelemszerûen alkalmazni kell. 4.7.2 Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések A Társaság szervezeti egységtôl távozó munkavállalót, vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A munkáltatói jogkörgyakorló a személyi változásokról a Poszeidon DMS adminisztrátort és az Iratkezelésért felelôs szervezetet értesítik, illetve kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését, beleértve a Poszeidon DMS mappákhoz való hozzáférési jogosultságot is.

A Központi Irattár részére kell átadni a megszûnô szervezeti egység Átmeneti Irattárában levô iratanyagokat, amennyiben a megszûnô szervezeti egység feladatkörét más szervezeti egység nem veszi át.

A Társaság vezetôi és ügyintézô szerepkörrel felruházott munkavállalói a munkaviszonyuk bármely okból történô megszûnésekor, vagy tartós távollét (fizetés nélküli szabadság), illetve más szervezeti egységhez történô áthelyezéskor kötelesek a Poszeidon DMS, valamint a Központi Irattár nyilvántartásai szerint náluk levô iratokat leadni, illetve azokkal elszámolni.

Ha a megszûnô szervezet más szervezetbe olvad be, iratait a feladatait átvevô szervezet átmeneti irattárában kell elhelyezni.

Irathiány esetén a hiányzó ügyiratok listájáról Jegyzôkönyv készül, melyet a kilépô ügyintézô és a szervezeti egység vezetôje aláírásával igazol.

Amennyiben a megszûnô szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében

Folyamatban lévô ügyek esetében a szervezeti egység vezetôjének haladéktalanul új ügyintézô kijelölésérôl

23. szám


kell gondoskodni. A kilépô és az újonnan kijelölt ügyintézôk a vezetô felügyelete mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét. Ennek tényérôl a jegyzék átadásával az Iratkezelésért felelôs szervezetet értesítik. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése, vagy új ügyintézô kijelölésének elmaradása esetén az ügyintézô nevén lévô iratok a szervezeti egység vezetôjének nevére kerülnek átírásra, iratjegyzék utólagos megküldése mellett. 4.8 Ügyiratok iktatási szabályai a Poszeidon DMS üzemzavara esetén Az alkalmazandó intézkedéseket az Üzletmenet-folytonossági terv tartalmazza, mely jelen Szabályzat 9. sz. melléklete.

5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK A Szabályzattal nem érintett kérdésekben − a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérôl szóló 1995. évi LXVI. törvényben és − a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirôl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltakat kell alkalmazni. A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekbôl nyilvános adatok megismerésére irányuló kérelmek kezelésérôl külön szabályzat rendelkezik.

1711

− a MÁV Zrt. informatikai eszközgazdálkodásáról szóló mindenkori utasítás Jelen szabályzat hatályba lépésével hatályát veszti a MÁV Zrt. Iratkezelési Szabályzatáról szóló 58/2013. EVIG sz. Utasítás. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Az utasítás 2015. január 1. napján lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK JEGYZÉKE 1. számú melléklet: Fogalom-meghatározások 1/A számú melléklet: Részletes definíciók 2. számú melléklet: MÁV SZK KKI szervezeti egységeinek feladatai 3. számú melléklet: Irattári terv 4. számú melléklet: Iratpótló lap 5. számú melléklet: Iratselejtezési jegyzôkönyv 6. számú melléklet: Bélyegzôk használata 7. számú melléklet: KKI címek, telephelyek 8. számú melléklet: Humán iratok kezelésének szabályai 9. számú melléklet: Üzletmenet-folytonossági terv 10. számú melléklet: Meghatalmazás küldemények átvételére

Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

1712


23. szám

1. számú melléklet Fogalom-meghatározások

1. Aláíró:az a természetes személy, aki a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult. 2. Alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a fôszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt,emelkedô sorszámos rendszerben történô kiadása és nyilvántartása. 3. Archiválás: olyan tárolási mód (adatkiírás, adattárolás, irattárolás), melynek célja az adatok és információk egy adott állapotának olyan hosszú - elôre maghatározott - ideig történô megôrzése, illetve tárolása, ameddig az információra az adott állapotban szükség lehet. 4. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált felhasználása. 5. Átadás-átvételi/ jegyzôkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum. 6. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum. 7. Átmeneti irattár: a Társaság által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott idôtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás elôtti ôrzése történik, azaz az ügyintézési idô alatt az ügyintézô szervezeti egységnél az adott ügyintézô felügyelete alatt álló irattár. 8. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegû összekapcsolása. 9. Digitalizálás: egy nyomtatott dokumentum tartalma úgy kerül elhelyezésre egy elektronikus rendszerben - DMS -, hogy annak formai és tartalmi elemei is megôrzésre, illetve a számítógép segítségével feldolgozásra kerülnek. 10. DMS: a Poszeidon DMS-ben kezelt iratanyagot úgy rendezi össze mappákba, hogy az a munkafolyamat szervezését elôsegíti, azaz az adott szervezet feladatának ellátásához elengedhetetlenül szükséges információ áramlását biztosítja. 11. DMS üzemeltetési kézikönyv: a fejlesztôtôl kapott, a rendszer mûködtetéséhez és üzemeltetéséhez informatikai segítséget adó kézikönyv 12. Dokumentumkezelô rendszer: olyan számítástechnikai megoldás, amely az iratok kezelését elektronikus úton oldja meg, egyszerûsítve és gyorsítva ezzel az adminisztrációt. Olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejáratukat követôen megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát. 13. Elektronikus érkeztetô nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-együttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megôrzését és visszakereshetôségét biztosítja. 14. Elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-együttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megôrzését és visszakereshetôségét biztosítja. 15. Elektronikus irattár: a közfeladatot ellátó szerv által használt iratkezelési szoftver - ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történô biztosítást is - azon része, vagy olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag meghatározott idôtartamú elektronikus ôrzése történik 16. Elektronikus irat/dokumentum: számítástechnikai program felhasználásával azaz elektronikus eszköz útján értelmezhetô adat-együttes,ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is- elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

23. szám


1713

17. Elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyezô, s külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhetô adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest. 18. Elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minôsülô elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidôrôl, az ügy ügyintézôjérôl, az ügyintézô hivatali elérhetôségérôl és az elvégzendô teendôkrôl értesít. 19. Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minôsülô elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételérôl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldôjét. 20. Elôirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált elôzménye. 21. Elôadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képezô, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz. 22. Elôzményezés: az a mûvelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévô ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni. 23. Expediálás: az irat kézbesítésének elôkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idôpontjának meghatározása. 24. Érkeztetés: az ügyviteli folyamat elsô lépése, minimálisan az érkezett küldemény azonosítóval történô ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának, és érkezési módjának nyilvántartásba vétele. 25. Felterjesztés: valamely iratnak a döntésre, kiadmányozásra jogosult vezetô részére közvetlenül, illetve az alakisághoz, továbbá megfelelô eljárási rendhez kötött, valamint a szolgálati út figyelembe vételével történô megküldése, amely aktus egyben a felterjesztésre jogosult vezetô részérôl annak szavatolása, hogy az irat alakilag és tartalmilag aláírásra és kiadmányozásra alkalmas. 26. Felelôs: az a személy, akinek ( vagy a nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következô fázisát végrehajtani. 27. Gépi adathordozó: elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz. 28. Hivatkozási szám: a beküldô hivatkozási alapként felhasznált azonosítója (például iktatási száma). 29. Hozzáférési jogosultságok: iratkezelést végzô személyek szerepkörének és tevékenységének megfelelôen kiosztható egyedi vagy csoportos jogosultsági kód, amely meghatározza, hogy a felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol és milyen szintig élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. 30. Helyettesítés/meghatalmazás: a vezetô által meghatározott idôszakon belül egyik felhasználó átveheti/párhuzamosan használhatja egy másik felhasználó szerepköreit, jogosultságait, hierarchiában elfoglalt helyét. 31. Iktatás: az irat iktatószámmal történô nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követôen az iktatókönyvben, az iraton, és szükség esetén az elôadói íven. 32. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhetô, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. 33. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az iratképzô szervezet látja el az iktatandó iratot. 34. Irat: a Társaság mûködése, vagy valamely munkavállaló tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendô rögzített információ, illetve adat együttes, amely megjelenhet papíron, e-mailen, vagy egyéb adathordozón, továbbá tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép, vagy bármely más formában lévô információ, vagy ezek kombinációja.

1714


23. szám

35. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését, és a selejtezhetôség szempontjából történô válogatását, segédletekkel való ellátást, szakszerû és biztonságos megôrzését, használatra bocsátását, selejtezését illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység. 36. Iratkezelési Szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésre vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és mûködési szabályzata figyelembevételével készül, s melynek mellékletét képezi az irattári terv, és a szerv iratmintáinak gyûjteménye. 37. Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer: a Társaság mûködése során keletkezett ügyviteli iratok (beérkezô iratok, kimenô iratok, belsô ügyviteli iratok) nyilvántartására és kezelésére szolgáló program, amely biztosítja az iratok nyomon követését, rendelkezésre állását, sértetlenségét, titkosságát. 38. Irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy elôre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet mûködése szempontjából lényegesnek minôsítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos mûveletek nyomon követését rendelik el. 39. Iratnak nem minôsülô küldemények: a nem minôsített sajtótermékek (napilapok, folyóiratok, közlönyök, hivatalos lapok), a minôsített könyvek, hivatalos kiadványok (tarifa- és árjegyzékek, katalógusok, menetrendek, stb.), a reklám és propaganda anyagok (prospektusok, szórólapok, termékismertetôk, ajánlati árakat tartalmazó jegyzékek, számlák). 40. Irattár: az irattári anyag szakszerû és biztonságos megôrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és mûködtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely, amely az irat selejtezés, vagy levéltárba adás elôtti ôrzésére szolgál. 41. Irattári anyag: rendeltetésszerûen a szervezetnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megôrzést igénylô, szervesen összetartozó iratok összessége. 42. Irattári terv: az iratok rendszerezésének és a selejtezhetôség szempontjából történô válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, iratfajtákra) tagolva, a Társaság feladataihoz, tevékenységeihez, valamint a szervezetéhez igazodva sorolja fel és határozza meg a kiselejtezhetô irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megôrzésének idôtartamát, továbbá a nem selejtezhetô iratok levéltárba adásának határidejét. 43. Irattári tétel: a Társaság, mint gazdálkodó egység ügykörének és szervezetének megfelelôen kialakított legkisebb - egyéni irattári ôrzési idôvel rendelkezô - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak. 44. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetôség szerinti csoportosítását meghatározó kód. 45. Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsôdleges besorolási sémába való besorolása. 46. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból. 47. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történô dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követô idôre. 48. Iratmegôrzô: a materiális kezdô és közbensô példányok tárolására és összerendezésére kialakított megôrzô hely irattárba adás elôtt, különös tekintettel a Poszeidon DMS-ben az ügyintézô általi összerendezésére. 49. IBSZ: A MÁV Zrt. mindenkor érvényes informatikai biztonsági szabályzatáról szóló utasítás, jelenleg 12/2013. (II. 22. MÁV Ért. 6. ) EVIG sz. utasítás 50. Kezdô irat: az ügyben keletkezett elsô irat, az ügy indító irata. 51. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, irattárosnek szóló vezetôi vagy ügyintézôi utasítások.

23. szám


1715

52. Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítô szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történô eljuttatása a címzetthez. 53. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és - figyelemmel a kettôs aláírási követelményekre - a kiadmányozásra jogosult(ak) részérôl hiteles aláírással ellátott, szükség esetén a szervezeti egység bélyegzôjével lepecsételt irat. 54. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetôségének engedélyezését és aláírását jelenti a kiadmányozásra jogosult(ak) részérôl. 55. Kiadmányozó: a szervezet vezetôje részérôl kiadmányozási joggal felhatalmazott személy . akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. 56. Központi irattár: a Társaság központja és a 6 területi igazgatóság irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elôtti ôrzésére szolgáló irattárak, amelyek a Társaság központjában, és a területi igazgatóságokban találhatóak, határozottan megkülönböztetve az SZK Archívum Irattárától. 57. Küldemény: irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el. 58. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenôrzése, felnyitása, ha szükséges olvashatóvá tétele. 59. Levéltár: a maradandó értékû iratok tartós megôrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerû használatának biztosítása céljából létesített intézmény 60. Levéltárba adás: a lejárt irattári ôrzési idejû, maradandó értékû iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak. 61. Levéltári anyag: az irattári anyagnak levéltárban ôrzött maradandó értékû része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékû magánirat. 62. Maradandó értékû irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, mûvelôdési, mûszaki vagy egyéb szempontból jelentôs, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetôleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhetô adatot tartalmazó irat. 63. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsô példánnyal azonos módon hitelesítettek. 64. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhû formában, utólag készült egyszerû (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat. 65. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetôségét kizáró módon történô hozzáférhetetlenné tétele, törlése. 66. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérô irattól - elválasztható. 67. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítô része, amely elválaszthatatlan attól. 68. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása. 69. Nyilvántartási szám: az ügykezelési segédletbe történt bejegyzések sorszáma, amely az iratok azonosítására, hollétének kimutatására szolgál. Nyilvántartási szám a rendszeresített számítógépes programban az irat azonosítására szolgáló sorszám, illetve ideiglenes ügyszám is. 70. Papír alapú dokumentum:a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. 71. Selejtezés: a lejárt megôrzési határidejû iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történô elôkészítése.

1716


23. szám

72. Szerelés: ügyiratok végleges jellegû összekapcsolása. 73. Szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkezô szervezet 74. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézô személy kijelölése, az elintézési határidô és a feladat konkrét meghatározása. 75. SZK Archívum (korábban Levéltári csoport Központi Irattára): a maradandó értékû iratok tartós megôrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerû használatának biztosítása, valamint a Központi irattárak, egyes kijelölt tervtárak, valamint megszûnt többségi tulajdonú MÁV-társaságok nem selejtezhetô iratanyagának elhelyezése céljából létesített intézmény, mely a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. szervezetén belül mûködik. 76. Társaság iratkezelésért felelôs vezetôje: a Társaság iratkezelési rendszerének felügyeletére a Szervezeti és Mûködési Szabályzatban kijelölt vezetô 77. Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetôségének biztosításával is. 78. Tárgykör: az egyes irat típusok tartalom szerinti csoportosítása. 79. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy mûködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkezô ügyek ellátása, az eközben felmerülô tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. 80. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat. 81. Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. 82. Ügyirat újranyitása: a szervezeti egység vezetôjének utasítására a már lezárt ügyiratot kivételesen indokolt esetben a tárgyévben ügyintézésre újra meg lehet nyitni. 83. Ügykör: a szervezet vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. 84. Ügykezelô: iratkezelési feladatokat végzô személy. 85. Ügyintézés: valamely szervezet vagy személy mûködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkezô ügyek ellátása, valamint eközben felmerülô tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/ vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. 86. Ügyintézô: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy elôadója, aki az ügyet döntésre elôkészíti. 87. Ügyvitel: a szervezet folyamatos mûködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek és mozzanatainak sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. 88. Vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat tartalmazó ügyirat. 89. Workflow: a workflow (mely az üzleti folyamatok szinonimájaként vagy ügymenet követésként használható fogalom) meghatározott sorrendben elvégzendô tevékenységek sorozata, amelyet különbözô szereplôk végeznek annak érdekében, hogy egy, a szervezet céljait szolgáló folyamatot elvégezzenek. 90. Az értelmezô rendelkezésekben nem szereplô fogalmak értelmezése során - az elektronikus aláírásról szóló törvény, - a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrôl szóló rendelet rendelkezései az irányadóak.

23. szám


1717

1/A számú melléklet Részletes definíciók 1. Szerepkörök részletezése a) Lekérdezô: kizárólag keresési és megtekintési joga van a jogosultsági szintjének megfelelô iktatókönyvbe, de sem a küldemények, sem az ügyiratok, sem az iratpéldányok csatolmányainak megtekintésére nincs joga. b) Érkeztetô és postázó: a küldemény küldôjét, érkeztetôjét, belsô címzettjét, az érkeztetés dátumát, az elektronikus úton érkezett küldemény sorszámát, a küldemény adathordozóját, fajtáját, és érkezési módját rögzíti az iktatókönyvben, vagy külön érkeztetô könyvben. (Szerepkörébe tartozik különösen: érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, feladatszignálás, workflow feladatok elvégzése, DMS mappa feltöltése, módosítása, dokumentumsablon használata, postázás) c) Irattáros: lezárt ügyiratot átvehet irattárba, módosíthatja az irattárban lévô irat fizikai helyének adatait, irattárban lévô ügyiratot kezelhet, kölcsönözhet, vagy kölcsönzésbôl visszavehet, valamint irattári jegyzéket, megsemmisítési jegyzéket, rögzítheti az ügyiratok selejtezését, megsemmisítésének tényét, SZK Archívumnak történô átadását. (Szerepkörébe tartozik különösen: irattári helyek kialakítása, irattári iratok kezelése, megsemmisítés, SZK Archívumba adás, workflow feladat elvégzése) d) Iktató: feladata érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, fôszámos iktatás, alszámos iktatás, betekintése van saját szervezete iktatókönyvébe, feladatszignálás, szervezeti egység postáit kezeli, általános lekérdezéseket készíthet e) Ügyintézô: feladata az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal való ellátása azokban az iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidôbe teheti, visszaveheti, ügyiratot szerelhet, csatolhat, az ügyiratot módosíthatja, feljegyzést rögzíthet, ügyiratot lezárhat, irattárba tehet, az ügyiratot/iratot expediálhatja, továbbíthatja. Az itt leírt funkciók bármelyike ügyintézôre telepíthetô. (Szerepkörébe tartozik különösen: érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, fôszámos iktatás, alszámos iktatás, betekintés a saját szervezet iktatókönyvébe, feladatszignálás, ügyiratok létrehozása, Irattárba helyezés, általános lekérdezések készítése, kimenô irat postázási paraméterek beállítása, tértivevény nyomtatása, visszaérkezés nyomon követése, kimenô iratok postázása, workflow feladat elvégzése) f) Szignáló: feladata az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézô személy kijelölése, az ügyintézô személy kijelölése, az ügyintézési határidô és a feladat meghatározása az érkeztetési vagy iktatási felületen a szignáló utasítása alapján. (Szerepkörébe tartozik különösen: ügyintézôi szerepkör jogosultságain túl feladatok küldése, fogadása, küldemények szignálása, sztornózott elemek megtekintése)

1718


23. szám

g) Vezetô: feladata szignáló szerepkör jogosultságain túl szignálás eredményének felvezetése a DM S-be, ügyirat újranyitásának engedélyezése, határidô módosítás végzése, kimenô iratok jóváhagyása, aláírása. h) Kiadmányozó: feladata vezetôi szerepkör jogosultságain túl kimenô iratok kiadmányozása, kiadmányozással kapcsolatos információk felvezetése az iratra.

i) DMS adminisztrátor: DMS mappák nyitása, lezárása, másolása, újranyitása, sztornózás, dokumentumok véglegesítése, újranyitása, sablonok feltöltése, mappához rendelése szerepkör hozzárendelések, helyettesítések beállítása. j) Belsô adminisztrátor: jogai nincsenek korlátozva, új szervezeti egység létrehozása, alkalmazottak felvétele, iktatókönyvek létrehozása, iratok, feladatok átsorolása, statisztikák készítése, alapvetô beállítások elkészítése, DMS mappák és dokumentumok nyitása, zárása, másolása, újranyitása, sztornózás, sablonok feltöltése, mappához rendelés, a blokkolt dokumentumok feloldása. k) Adatgazda: Belsô adminisztrátori jogosultságokon túl keresési és megtekintési joga van a jogosultsági szintjének megfelelô iktatókönyvbe és valamennyi dokumentumba. l) Superuser: worfklow folyamatok létrehozása, módosítása, sztornózása. m) Rendszergazda: a Poszeidon DMS mûködtetése, amely keretén belül: − biztosítja a technikai infrastruktúra folyamatos mûködôképességét; − elhárítja a programhibákat; − karbantartja és dokumentálja a jogosultsági adatokat; − karbantartja a partner adatokat, kapcsolatokat, hivatkozásokat, felhasználókat; − kezeli a helyettesítéseket; − karbantartja a kódtárakat; − karbantartja a rendszerparamétereket; − az összes iratkezelési funkció karbantartási jogával rendelkezik; − elvégzi az idôszaki mentéseket; − tárolja a mentések adathordozóit; − beállítja a belépési jelszavak meghatározott idôközönkénti automatikus megújítását, megváltozását.

23. szám


1719

2. számú melléklet

Az SZK Központi Kezelô Irodák feladatai: •

• • • • • • • • •

a postai, vagy kézbesítôi úton érkezett küldemények (levél, felterjesztés, jelentés, távirat, csomag stb.), valamint a benyújtó által közvetlenül átadásra kerülô küldemény munkaidô alatt történô átvétele, a beérkezô küldemények bontás utáni vagy bontás nélküli érkeztetése, a bontott küldemények szkennelése, a küldemények titkársági asszisztensekhez történô továbbítása, expediálásra kiadott ügyiratok átvétele a rendszerben, a kiadmányok és küldemények továbbítása, elküldése (expediálása), a csomagok, portós, sima és könyvelt postai küldemények, futárszolgálatoktól átvett küldemények és külföldi levelek postaköltségeinek kezelése, elszámolása, Iratmegôrzôvel kapcsolatos feladatok ellátása (ennek során szükség esetén iratkölcsönzés), az iratok Társaságon belüli továbbítása a dossziéban szereplô iratok átvétele és átadása az alábbiak szerint: o dosszié átvételekor a KKI érkeztetô-postázók tételesen ellenôrzik az átadókönyvben felsorolt iratok meglétét az átadókönyvben az átadó szervezet által megadott tételes felsorolás alapján, az átvételt aláírásukkal igazolják. A címzett szervezeti egység szintén az átadókönyvben tételesen, aláírással igazolva veszi át a KKI munkatársaitól az iratokat.

Digitalizálással kapcsolatos feladatok A szkennelés elôtt elô kell készíteni digitalizálásra az egyes iratokat. A beérkezô iratoknál el kell távolítani az iratokból a tûzôkapcsokat, gemkapcsokat, és minden olyan tárgyat, melyek akadályozzák az iratok laponkénti szkennelését, vagy kárt okozhatnak a szkennelô berendezésben. KKI-ban szkennelni csak vonalkóddal ellátott iratokat lehet. A papír alapú, vonalkóddal ellátott iratok digitalizálását kétféleképpen lehet végrehajtani. Az egyik megoldás a kötegelt szkennelés, amely nagyobb mennyiségû iratok gyors digitalizálására ad lehetôséget, a másik megoldás az egyéni, amely az iratok egyenként történô digitalizálását jelenti. Tömeges szkennelés esetén szkennelni csak vonalkóddal ellátott iratot lehet. A szkennelést végzô munkatárs felel az átvett eredeti irat és az archivált dokumentum egyezôségéért. A szkennelésre kijelölt munkatárs a saját számítógépén ellenôrzi a létrehozott képfájl minôségét, elvégzi a szükséges javításokat. Amennyiben javíthatatlan hiányosságot állapít meg, akkor az iratot újra be kell szkennelni.

Az SZK Központi Irattár feladatai: • •

az átmeneti irattárban tárolt egy évnél régebbi iratanyagok átvétele, irattári elhelyezése, nyilvántartása és kezelése, az ügyintézôk részére iratkölcsönzés lehetôségének biztosítása, ezek nyilvántartása, valamint szükség esetén a visszaadás szorgalmazása,

1720

•


23. szám

a Központi Irattárban elhelyezett iratok selejtezésének megszervezése, a selejtezésben való közremûködés, valamint a nem selejtezhetô iratok Archívum részére történô átadása.

Az irattárosoknak az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megôrizniük, amely kizárja az utólagos módosítás lehetôségét, a megôrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmû azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentum értelmezhetôségét. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papír alapú, mind a gépi adathordozó esetében az ide vonatkozó rendelkezéseknek megfelelôen. Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelô jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különbözô iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók. Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetôségét, használatát a megôrzési idô lejáratáig biztosítani kell. A Társaság irattárazási feladatainak ellátására elektronikus iratok esetében az elektronikus ügyintézésért felelôs üzleti tulajdonos engedélyével rendelkezô elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatót vehet igénybe. A szolgáltató ez esetben a Társaság adatfeldolgozójaként jár el. Az irattárba helyezéskor az iratokat a mûanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) fém kapcsolókat el kell távolítani. Az irattárban az iratokat évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvô sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és irattári dobozban kell ôrizni. A dobozokra fel kell tüntetni az irattári tételszámokat. Az iktatókönyv „irattárba helyezés idôpontja”, mezôjében az irattárba helyezés idôpontját nyilván kell tartani.

Az SZK Archívum szervezet feladatai: • • • • • • •

a tíz évnél régebbi iktatású nem selejtezhetô iratok átvétele, feldolgozása, nyilvántartása a nem selejtezhetô, levéltári átadásra kiválasztott iratok esetében a levéltári átadás-átvétel lebonyolítása kijelölt tervtárak átvétele, feldolgozása, nyilvántartása a MÁV-csoport fotó- és filmarchívumának kezelése a megszûnt MÁV többségi tulajdonú társaságok nem selejtezhetô iratanyagának átvétele feldolgozása, nyilvántartása, a központi szerzôdés-nyilvántartás mûködtetése a fentiekhez kapcsolódó adatszolgáltatás

Az Archívumnak átadandó iratok körét az irattári terv határozza meg. A nem selejtezhetônek minôsített ügyiratokat, valamennyi mellékletével, segédletével együtt az iratkezelésért felelôs szervezet Központi Irattárai adják át 10 év elteltével az Archívum szervezet részére.

23. szám


1721

Az átadás-átvétel tényét a Poszeidon DMS-ben kell rögzíteni, valamint egy jegyzôkönyvet kell készíteni az átadott iratok iktatószámának és - papír alapú irat esetén - a raktári egységének felsorolásával. Az átadás-átvételi jegyzôkönyv 1-1 példányát mindkét félnek nem selejtezhetô tételként kell megôriznie. Az Archívum az irattári terv szerint gondoskodik a maradandó (történeti) értékû iratok Magyar Nemzeti Levéltárnak történô átadásáról. Az Archívum által ôrzött papír alapú ügyiratokból és tervrajzokról bármely szervezeti egység igényelhet másolatot, amennyiben annak indokoltságát (pl. elôirat, bizonyítási eszköz, mûszaki segédanyag, valamely folyamatban lévô ügyhöz információkat tartalmaz) igazolja. Igényeket az Archívum szervezet vezetôje bírálja el. Másolatot igényelni az Archívum szervezet írásban történô megkeresésével lehet. Az Archívum által ôrzött elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett az Archívum informatikai rendszerében tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépérôl nem éri el a megtekintendô iratot, akkor az Archívum vezetôje gondoskodik arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát. Ügykezelési szolgáltatási szerzôdéssel rendelkezô többségi tulajdonú MÁV-leányvállalatok az Archívum iratanyagából a szervezeti egységekre vonatkozó feltételekkel kérhetnek másolatot. Az Archívum által ôrzött iratokról a MÁV Csoporton kívüli üzleti célú felhasználók az Archívum vezetôjének engedélyével, térítési díj ellenében kaphatnak másolatot. Másolatot igényelni indoklással ellátott levélben lehet. Az Archívum által ôrzött iratokban történô tudományos és magán célú kutatást az Archívum vezetôje engedélyezi. A kutatás részletes feltételeit az érvényes törvényi szabályozások és belsô utasítások alapján az Archívum Kutatási Szabályzata rögzíti.

1722


23. szám

3. számú melléklet Irattári terv Általános rész Ügykör jele Ügykör megnevezése A1000 Vállalatszervezés és mûködés A1100 Ügyviteli ügyek A1200 Jogi ügyek A1300 Belsô ellenôrzés A1400 Kommunikációs ügyek A1500 Nemzetközi ügyek A1600 Humán-, munkajogi- és oktatási ügyek A1700 Társadalombiztosítási ügyek A1800 Közgazdasági-, pénz- és kontrollingügyek A1900 Beruházási ügyek A2000 Anyaggazdálkodási ügyek A2100 Statisztika, adatszolgáltatás A2200 Informatikai, infókommunikációs ügyek A2300 Szabványok, találmányok, újítások és szakkönyvtári ügyek A2400 Környezetvédelmi ügyek A2500 Biztonság A2600 Munkavédelmi ügyek A2700 Érdekképviseleti ügyek

M1000 M1100 M1200 M1300 M1400 M1500 M1600

Különös rész Vagyonkezelési ügyek Távközlô-, erôsáramú- és biztosítóberendezési ügyek Pályafenntartási- és építési ügyek Forgalmi ügyek Személyszállítási ügyek Árufuvarozási ügyek Gépészeti- és trakció ügyek

Az egyes irattári tételeknél az Irattári tervben az alábbi ôrzési teendôk szerepelhetnek: - nem selejtezhetô és 15 év elteltével levéltárba adandó, - nem selejtezhetô és megszûnésig (határidô nélkül) a Társaságnál ôrzendô, - selejtezhetô, de az irattári ôrzési idô (lejárati idô) végén felülvizsgálandó, - 5, 10, 15, 20, 30, 50, *80 év ôrzési idôt követôen selejtezhetô iratok. A *80 év jelöléssel ellátott tételszámok alá sorolt iratok ôrzési ideje a munkavállaló születési évétôl számítandó.

23. szám

Tételszám


Tételszám tárgya

1723

Megôrzési idô (év)

Megôrzési mód (levéltárba adás ideje)

Általános rész A1000. Vállalatszervezés és mûködés A1001 A1002 A1003 A1004 A1005 A1006 A1007

A1008 A1009 A1010 A1011 A1012 A1013

A1014

A1015 A1016 A1017 A1018

Alapítással kapcsolatos iratok (alapító okirat, létesítô okiratok) A Társaság érdekeltségébe tartozó társaságok ügyei (alapítás, mûködtetés, megszüntetés) SZMSZ-re vonatkozó ügyek és alapszabályok Alapítványok létrehozásával, megszûntetésével kapcsolatos ügyek Vállalatvezetés átadás-átvételének iratai Kabinet vállalatszervezéssel kapcsolatos iratai Közgyûlések, vezetôi fórumok, Igazgatóság, elnök-vezérigazgatói értekezlet (EVIG) elôterjesztései, tárgyalási iratai és jegyzôkönyvei, határozatai Igazgatóság elnökének ügyei Vezetôi jegyzôkönyvek Vállalati elôterjesztések- kivéve vezetôi fórumok elôterjesztései Felügyelô Bizottsági ülések, jegyzôkönyvek, határozatok Alapítóval, hatóságokkal való kapcsolattartás, adatszolgáltatás Az átfogó vállalati átszervezések, szervezés változásai, szervezeti modellek kialakításának ügyei, átalakításra, létszámra vonatkozó javaslatok, fejlesztési tervek Normatív utasítások, szabályzatok szerkesztésére, kiadására, módosítására vonatkozó ügyek Ügyrend Vasútpolitikával, stratégiai tervezéssel kapcsolatos ügyek Közlekedéspolitikai és alágazati koncepciókkal kapcsolatos ügyek A vasúti technológia korszerûsítése, a vasúti szervek munkájának szervezeti felépítésének fejlesztésére vonatkozó, tanulmányok, elemzések

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô

15 15

Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô

15 15 15

Nem selejtezhetô 5 10

15 -

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15


15 15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

1724

Tételszám A1019 A1020 A1021 A1022 A1023 A1024 A1025 A1026 A1027 A1028 A1029 A1030


Tételszám tárgya Belsô utasítások, munkautasítások A Társaság középtávú üzleti tervével és annak teljesítésével kapcsolatos ügyek A Társaság éves üzleti tervével és annak teljesítésével kapcsolatos ügyek A Társaság üzleti terveinek végrehajtását elôsegítô intézkedések A Társaság éves üzleti jelentése Munka- és intézkedési tervek Az átfogó vállalati üzem- és munkaszervezési utóvizsgálatok értékelése A Társaság operatív tervével és annak teljesítésével kapcsolatos ügyek Idôszakos munka- és intézkedési tervek Máshova nem sorolható szabályozási ügyek Máshova nem sorolható vezetôi ügyek További intézkedést nem igénylô tájékoztatók, meghívók

23. szám

30 Nem selejtezhetô

Megôrzési mód (levéltárba adás ideje) 15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô 10 Nem selejtezhetô

15 15

5

-

5 5 5

-

2

-


A1100. Ügyviteli ügyek A1101

A1102

A1103 A1104 A1105 A1106 A1107

A1108

Fôszámos iktatókönyvek, iktatási segédkönyvek, Nem selejtezhetô fônyilvántartó könyv, irattári nyilvántartó könyv, név- és tárgymutató könyvek Irattári ügyirat-selejtezésrôl felvett Nem selejtezhetô jegyzôkönyvek, iratátadás-átvételi jegyzôkönyvek Munkakör átadás, átvétel iratai vezetôk esetén15 vállalatvezetés kivételével Munkakör átadás, átvétel iratai munkatársak 10 esetén Postai jegyzékek 5 Kézbesítôkönyvek, átadókönyvek 5 A kiadmányozáshoz használt, a szigorú Nem selejtezhetô számadású bélyegzôk, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzôk és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükrôl, visszavonásukról készült jegyzôkönyvek Iratok minôsítése, felülvizsgálata 10

15

15

Határidô nélküli megôrzés

-

23. szám

Tételszám A1109 A1110

A1111 A1112 A1113 A1114 A1115 A1116 A1117 A1201 A1202 A1203 A1204 A1205 A1206 A1207 A1208 A1209 A1210 A1211 A1212 A1213 A1214 A1215 A1216 A1217 A1218 A1219


Tételszám tárgya Egyéb bélyegzôk nyilvántartása 335/2005. Korm. rend. 26. szakaszában rögzítettek alapján felvett jegyzôkönyvek (Pl.: téves címzés, értékcikk stb.) Ügyiratokból adatszolgáltatás Irat megismerési engedélyek Posta- és levelezô járatokra vonatkozó iratok Postaszolgáltatással kapcsolatos ügyek Ügyviteli tanácsadással kapcsolatos levelezés Máshova nem sorolható ügyviteli ügyek Kutatási engedély ügyek iratai A1200. Jogi ügyek Védjegy, ipari és használati minta ügyek Szerzôi jogdíj ügyek Baleseti kártérítési ügyek (nem munkajogi) Hagyatéki ügyek Kisajátítási, kártalanítási perek Szerzôdések, megállapodások és azokkal kapcsolatos ügyek (pl. keretszerzôdés lehívások) Büntetôjogi perek Licenc ügyek (szerzôdésen alapulók) Feljelentések büntetôeljárás indítására és nyilvántartásuk Polgári perek - kivéve munkaügyi perek Fuvarjogi perek ügyei Peren kívüli ügyek Polgári Törvénykönyvön alapuló kárfelelôsség ügyei Bírósági végrehajtási ügyek Felszámolással, végelszámolással kapcsolatos ügyek Biztosítási, utasbiztosítási ügyek Szakértô kijelölésére és mûködésére vonatkozó ügyek, szakértôi vélemények Máshova nem sorolható jogi ügyek Vagyoni kárvizsgálati ügyek

1725

15 2

Megôrzési mód (levéltárba adás ideje) -

5 5 5 5 5 5 5

-

Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô

15 15 15 15 15 -


10 30 Nem selejtezhetô 10 15 10 -

15 -

10

Határidô nélküli megôrzés -

15 10

-

10 10

-

10 10

-

1726

Tételszám A1220 A1221 A1222 A1223 A1224

A1301 A1302

A1303 A1304 A1305 A1306

A1307 A1308 A1309 A1310

A1401 A1402 A1403 A1404 A1405 A1406 A1407 A1408 A1409 A1410


Tételszám tárgya Bírósági, rendôrségi, ügyészségi megkeresések, adatkérések teljesítésére vonatkozó ügyek Jogszabályok és egyéb külsô szabályozások elôkészítése, véleményezése Cégbírósági határozat Vállalati törzskönyvek

23. szám

5


5

-

15 -



Munkavállalók nem munkabaleseti halála 10 esetére vonatkozó KSZ szerinti juttatás A1300. Ellenôrzési ügyek EU projekt ellenôrzések iratai Nem selejtezhetô Felügyeleti, törvényességi ellenôrzések Nem selejtezhetô megállapításának ügyei (NKH, NAV, ÁSZ, KEHI stb.) Ellenôrzési tervek iratai 10 Átfogó gazdasági ellenôrzések ügyei 10 Mérlegvalódiság- felülvizsgálatok ügyei 10 Nem a Társaság szervezeteinek felkérése 10 alapján, illetve közösen végzett ellenôrzések ügyei Belsô ellenôrzési vizsgálati anyagok, 10 beszámolók Témavizsgálatok ügyei 10 Célvizsgálatok ügyei 10 Máshova nem sorolható belsô ellenôrzéssel 10 kapcsolatos iratok A1400. Kommunikációs ügyek Sajtóügyek, intézkedések 5 Forgatások engedélyezése 5 Hírlevéllel kapcsolatos ügyek 5 Támogatással kapcsolatos ügyek 5 Nemzetközi kommunikációs ügyek 5 Általános tájékoztató ügyek, körlevelek 2 Konferenciák, rendezvények ügyei 5 Tolmácsolási ügyek 5 PR ügyek 5 Vasutas Magazin szerkesztési ügyei 5 A1500. Nemzetközi ügyek

15 15

-

-

-

23. szám

Tételszám A1501 A1502 A1503 A1504 A1505 A1506 A1507 A1508 A1509 A1510


Tételszám tárgya Külföldi képviseleti ügyek iratai Két- és többoldalú nemzetközi vasúti kapcsolatok Nemzetközi vasúti és egyéb közlekedési szervezetek tárgyalási anyaga Nemzetközi egyezmények, szerzôdések és megállapodások Útlevélügyek, külföldi kiküldetéssel, tárgyalások szervezésével kapcsolatos ügyek Nemzetközi vonatkozású ügyek (pl. tagdíj) Határátlépési igazolványok ügyei Nemzetközi utaztatással kapcsolatos ügyintézés Nemzetközi statisztikai ügyek Nemzetközi konferenciák

1727


Megôrzési mód (levéltárba adás ideje) 15 15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

10

-

5 10 10 10 5

-


A1600. Humán-, munkajogi- és oktatási ügyek A1601 A1602 A1603 A1604 A1605 A1606 A1607 A1608 A1609 A1610 A1611 A1612 A1613 A1614 A1615 A1616

Kollektív szerzôdések és Helyi Függelékei Nem selejtezhetô Munkaerô-gazdálkodás, bér- és Nem selejtezhetô keresetszabályozás elvi ügyei Létszám-racionalizálás, létszámcsökkentés elvi Nem selejtezhetô ügyei Munkajogi általános ügyek és állásfoglalások 10 Továbbképzéssel kapcsolatos elvi ügyek 10 Lakások bérlôkijelölése és lakásbérleti szerzôdésekre vonatkozó ügyek Társasági támogatással kapcsolatos 20 szabályozások (állásfoglalások, utasítások) Társasági lakásgazdálkodás szabályozásai 50 Szolgálati táblázatok (* munkavállaló születési *80 évétôl számított) Számfejtési ívek (*munkavállaló születési évétôl *80 számított) Egyéni munkaügyi nyilvántartólap 50 Munkaviszony létesítése, módosítása és 50 megszüntetése, végkielégítés Idôbeszámítási ügyek 50 Azonnali hatályú felmondások 50 Bérpótlékokra jogosultság elvi ügyei 50 Kitüntetésekkel kapcsolatos ügyek 50

15 15 15 Határidô nélküli megôrzés -

1728

Tételszám A1617 A1618 A1619 A1620 A1621 A1622 A1623

A1624 A1625 A1626 A1627 A1628 A1629 A1630 A1631 A1632 A1633 A1634 A1635 A1636 A1637 A1638 A1639 A1640 A1641 A1642


Tételszám tárgya Lakásépítés vállalati támogatása (kölcsön, vissza nem térítendô) Társasági lakásépítéssel, támogatással kapcsolatos egyéb ügyek Munkakör szabályozás elvi ügyei Teljesítmény-ösztönzéssel és —elemzéssel kapcsolatos ügyek Megbízási szerzôdések, megbízó levelek és ezekkel kapcsolatos iratok Nyelvpótlék engedélyezési ügyek Munkásszállítás, munkába járás engedélyezése (saját gépkocsi, tömegközlekedési eszköz használata) Hátrányos jogkövetkezmények iratai Hátrányos jogkövetkezménynek nem minôsülô figyelmeztetések Munkaköri leírás Kirendelési és átirányítási ügyek Vezénylô programmal kapcsolatos iratok Vezényléssel, átvezényléssel kapcsolatos ügyek Szolgálatképtelenség megállapítására vonatkozó iratok Megváltozott munkaképességû munkavállaló ügyei Szakvizsgák jegyzôkönyvei, anyakönyvek, vizsgalapok Tanuló szerzôdések Tanfolyam szervezési, engedélyezési és akkreditációs eljárások ügyei Iskolai együttmûködési megállapodások Tanulmányi és tanmeneti ügyek Tananyag fejlesztési ügyek Képzési programok ügyei Tanfolyam-ellátási ügyek Tanfolyami hitelkeretek engedélyezése és felhasználása Szakoktatási tervügyek iratai Idôszakos oktatási tananyagok felülvizsgálata, véleményezésének ügyei

23. szám

50


30

-

30 10

-

10

-

5 5

-

10 5

-

5 10 10 10 5

-

10

-

50

-

50 10

-

10 10 5 5 5 5

-

10 5

-


23. szám

Tételszám A1643 A1644 A1645 A1646 A1647 A1648 A1649 A1650 A1651 A1652 A1653

A1654 A1655 A1656 A1657 A1658 A1659 A1660 A1661 A1662 A1663 A1664 A1665 A1666

A1667 A1668


Tételszám tárgya Nyelvtanfolyamokkal kapcsolatos ügyek Pályázati hirdetmények oktatási ügyekben Ösztöndíj ügyek (állami, külföldi) Tanulmányi szerzôdések Tanulószerzôdéses tanulók gyakorlati képzésének ügyei (kivéve TSZ) Oktatási naplók, nyilvántartások, kimutatások Szaktanfolyamokra való jelentkezések Szakvizsgák iránti kérelmek Szakvizsga bizottságok iratai Lakáscélú kölcsönök egyösszegû visszafizetése Jóléti és szociális juttatások (szociális gondozás, kegyeleti költségek, segélyek, lakáskérelem, stb.) Munkásszállás, laktanya, vendégszoba üzemeltetésével kapcsolatos ügyek Egyen-, forma- és munkaruha ellátással kapcsolatos ügyek Kulturális ügyek, rendezvények iratai Órabéres munkavállaló bérkereset kigyûjtôi (egyéni bérkereset-gyûjtô) Áthelyezések, kinevezések, besorolások ügyei Bérfejlesztéssel, kollektív bérmegállapodással kapcsolatos ügyek Jutalmazási, premizálási és bónuszjutalék ügyek VBKJ-val kapcsolatos ügyek Létszámmal és munkaidôalappal kapcsolatos ügyek Alapbér megállapítással kapcsolatos ügyek Állomány jelentések és kiértékelési másolatai Gyermekgondozási (GyED, GYES) ügyek (az utolsó folyósítástól számított) Munkaidô elszámolásához kapcsolódó ügyek (túlóra, mûszakpótlék, veszélyességi pótlék, stb.) Bérek folyósításának bizonylatai (fizetési lajstrom, bérjegyzék) Fizetési elôleg engedélyezése, folyósítása, visszatérítése

1729

10 5 15 10 5


5 5 5 5 15 10

-

10

-

5

-

5 80*

-

10 10

-

10 10 5

-

5 5 10

-

10

-

10

-

5

-


1730

Tételszám A1669 A1670 A1671 A1672 A1673 A1674 A1675 A1676 A1677 A1678 A1679 A1680 A1681 A1682

A1683 A1684


Tételszám tárgya Bérösszesítôk („A” jelû összesítô) Munkaidôt ellenôrzô jelenléti ívek, eltávozási könyvek Kiküldetési ügyek (belföldi) Fizetés nélküli szabadság ügyek Fizetett szabadság (rendkívüli, stb.) Nyugdíjas alkalmazottak tényleges szolgálatteljesítésével kapcsolatos iratok Nyugdíjas foglalkoztatásokat nyilvántartó lapok Munkaügyi perek iratai Munkáltatói kárfelelôsséggel kapcsolatos ügyek Munkáltatói kárfelelôsséggel kapcsolatos ügyek (biztosítási szerzôdéssel fedezett) Munkavállalói kárfelelôsség ügyei Munkabér letiltási ügyek Kockázatkezelési ügyek Szakszervezeti tisztségviselôk, ÜT, KÜT és KMVB tagok, munkavédelmi képviselôk, paritásos munkavédelmi testület tagjai tevékenységével kapcsolatos iratok, elszámolások (bejelentések, igazolások) Máshova nem sorolható humán ügyek Máshova nem sorolható munkajogi ügyek

23. szám

5 5


10 10 5 20

-

5 20 10 10

-

10 10 10 10

-

5 5

-


A1700. Társadalombiztosítási ügyek A1701

A1702 A1703 A1704 A1705 A1706 A1707

A1708

Tartósan beteg testi vagy szellemi fogyatékos gyermek után járó, de jövedelem miatt szünetelô családi pótlékkal kapcsolatos ügyek Társadalombiztosítási egyéni lap Szolgálati idô elismerés iratai Rokkantsági nyugellátási ügyek Származékos ellátások (özvegyi, szülôi nyugdíj, árvaellátás és végkielégítés) ügyei Kettôs ellátási ügyek Nyugellátás (egyéb ellátás) megállapításával, folyósításával kapcsolatos jogorvoslati jegyzôkönyvek ÖTA segélyek folyósításával kapcsolatos igénybejelentések, igazolások elutasító határozatok

80*

-

80* 50 50 50

-

50 50

-

50

-

23. szám


A1801 A1802

A1803 A1804 A1805 A1806

A1807 A1808 A1809 A1810 A1811 A1812


Tételszám tárgya Nyugdíjak leszámolásának ügyei Öregségi nyugdíjjal kapcsolatos iratok Korengedményes nyugdíjügyek Nyugellátások (egyéb ellátások) túlfolyósításának térítése Nyugellátottak utazási kedvezmény igényének elbírálására vonatkozó iratok Jogorvoslati és felülvizsgálati iratok Anyagi térítés-nyilvántartás Apát megilletô munkaidô kedvezmény Gyermekgondozási díj folytatólagos igazolványtömb és igénybejelentés Társadalombiztosítási ügyek Betegségi és anyasági ellátás iránti igény elutasításáról hozott határozatok

1731

20 15 15 10


10

-

10 10 10 10

-

10 5

-


A1800. Közgazdasági-, pénz- és kontrollingügyek A Társaság belsô gazdálkodási egységeinek 10 gazdasági szabályozásával kapcsolatos ügyek A Társaság belsô gazdálkodási egységeinek 10 kontrolling tevékenységével kapcsolatos elvi ügyek Költséggazdálkodás elvi ügyei Nem selejtezhetô Éves mérlegek, eredmény-kimutatások és ezek Nem selejtezhetô mellékletei Éves beszámoló és kiegészítô melléklet Nem selejtezhetô Adóhatósági revízióval kapcsolatos 10 megállapítások jegyzôkönyvei és I-II. fokú határozatai Adóhatósággal kötött megállapodások iratai 10 A Társaság érdekeltségébe tartozó társaságok pénzügyei Alapítványok pénzügyi támogatása Pénzügyi tervek és költségvetési alapokmányok iratai Különbözô gazdasági számításokkal kapcsolatos ügyek Árak és díjak megállapítását bizonyító iratok, számítások

-

15 15 15 -

-

10

-

10 10

-

10

-

10

-

1732

Tételszám A1813 A1814 A1815 A1816

A1817 A1818

A1819 A1820 A1821 A1822 A1823 A1824 A1825

A1826

A1827 A1828

A1829


Tételszám tárgya Elô- és utókalkulációs (önköltség-számítási) iratok Társaság belsô szervezeteinek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek Beruházási és karbantartási költségekkel kapcsolatos ügyek Hiteligénylések, póthitelek és hitel elôrehozási igények, hitelnyújtási és póthitel engedélyezési ügyei, póthitel elôterjesztések, koncepciók Lakásépítésekhez adott hozzájárulásokkal kapcsolatos folyósítási és elszámolási okmányok Társadalombiztosítási készpénzjárandóságok (táppénz, segély, stb.) kifizetési okmányai (jegyzékek) Egyesületi járulékok levonásával, átutalásával kapcsolatos ügyek Hatósági díjak fizetésével kapcsolatos ügyek Számviteli ügyek (Sztv. 169. §) Treasury ügyletekkel kapcsolatos ügyek Árfolyamok megállapítását és változását tárgyaló ügyiratok Kinnlevôségek kezelésével, behajtásával kapcsolatos ügyek (fizetési felszólítások, behajtás) Adósok és hitelezôk (aktív és passzív elszámolások) továbbá a munkavállalói tartozások egyeztetett és tisztázott év végi fordulónappal készített (leltárai) vállalatonkénti, illetve név szerint részletezésben Idegen vasutakkal kapcsolatos számadások, pénzügyi el- és leszámolások, továbbá azok összes bizonylatai Határforgalmi teljesítmények és szolgáltatások leszámolásai Vasutaktól vagy idegen cégektôl bérbevett kocsik, vagy ezeknek a bérbe adott kocsik bérleti díjának leszámolása Adóbevallások és adófizetéssel kapcsolatos ügyiratok és bizonylatok (elengedési kérelmek, bevallások összesítése) társadalombiztosítási járulék elszámolása, önrevíziós jelentések és adójelentések megôrzése

23. szám

10 10


10

-

20

-

30

-

15

-

10

-

10 10 10 10

-

10

-

10

-

10

-

10

-

10

-

20

-


23. szám

Tételszám A1830 A1831 A1832 A1833

A1834 A1835 A1836 A1837 A1838


Tételszám tárgya

1733

15


10 10 10

-

10 10

-

5

-

10 10

-

10

Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés -

30

-


Jövedéki adó visszaigénylése, bevallása és mellékletei (NAV felé) Általános forgalmi adóval kapcsolatos ügyek Fôkönyvi számlák és kivonatok Könyvviteli bizonylatok (kivéve azokat az iratokat, amelyeket a jegyzék külön felsorol) könyvviteli bizonylat, minden olyan okmány, feljegyzés vagy géppel készített kimutatás (tabló), amely a gazdasági mûvelet megtörténtét és hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait hitelt-érdemlôen igazolja. A Társaság pénzeszközeiben, valamint követeléseiben és ezek forrásában — alapok, hitelek, tartozások — bekövetkezett változásokat igazoló elsôdleges, másodlagos és összesítô okmányok, pénzmozgási bizonylatok, számlák, szállítólevelek, utalványok, idôjegyzékek, besorolási értesítôk, szerzôdések, bevételek, és költségek okmányai, stb., reprezentációs és catering költség, GIR-en kivûli utalások (Sztv. 169. §) Vám- és jövedéki ellenôrzések jegyzôkönyvei Kontrolling gazdálkodást folytató szervezetek összefoglaló beszámolójával kapcsolatos ügyek A Társaság gazdálkodási egységeinek kontrolling értékelése Basware-rel és GIR-rel kapcsolatos ügyek Máshova nem sorolható gazdálkodási ügyek 1900. Beruházási ügyek

A1901

Beruházások egyedi nyilvántartása

-

A1902

Építési engedélyeket és jegyzôkönyveket tartalmazó ügyiratok A pályamûködtetôi tevékenységgel összefüggô beruházásokkal kapcsolatos ügyek Nyomvonal jellegû közforgalmi vasúti létesítmények mûszaki terveinek jóváhagyása EU-s finanszírozású kiemelt projektek pénzügyi lebonyolítása EU-s projektek adatszolgáltatása, statisztika

-

A1903 A1904 A1905 A1906

-

1734

Tételszám A1907

A1908

A1909

A1910 A1911 A1912


Tételszám tárgya

23. szám

15


10

-

10

-

10

-

10 10

-

50 15 10

-

10 5 10 10 5

-

10 10

-

10

-

10

-

10

-

10 10

-

10 15

-


Közös finanszírozású projektek, a Társaság bármely tagja, másik taggal, vagy Társaságon kívüli partnerrel A Társaság bármely tagja által önállóan finanszírozott projekt iratai- kivéve engedélyezési és kiviteli tervek Beruházási munkák elôkészítésével, lebonyolításával és pénzügyi leszámolásával kapcsolatos ügyek- kivéve engedélyezési és kiviteli tervek Beruházások mûszaki és pénzügyi ellenôrzésének iratai Felépítmény vizsgálatok és mérések ügyei Beruházással kapcsolatos ügyek A2000. Anyaggazdálkodási ügyek

A2001 A2002 A2003 A2004 A2005 A2006 A2007 A2008 A2009 A2010 A2011 A2012 A2013

A2014 A2015 A2016 A2017

Minôségi átvétellel kapcsolatos ügyek Leltározási ütemtervek Anyagok minôsítése, anyagvegyelemzések- és vizsgálatok ügyei Eszközfelügyeleti ügyek Anyagtervvel kapcsolatos ügyek Anyagnormával kapcsolatos ügyek Ártémákkal kapcsolatos ügyek Raktár-gazdálkodási, fejlesztési, raktározási ügyek Anyagterítéssel (ellátással) kapcsolatos ügyek Anyagbeszerzéssel, eladással és selejtezéssel kapcsolatos ügyek Folyamatos leírású tárgyi eszköz selejtezési ügyek, értékesítések Nyilvántartásra kötelezett anyag és azonnali leírású tárgyi eszköz Nyilvántartásra kötelezett — de már elszámolt — és azonnali leírású tárgyi eszközök selejtezése, értékesítése Egyen-, forma- és védôruha nyilvántartási ügyek Tárgyi eszközök selejtezése, értékesítése, változási bizonylatai AC készlettel való gazdálkodás Tárgyi eszközökrôl készített leltárak

23. szám

Tételszám A2018

A2019 A2020 A2021

A2022 A2023 A2024 A2025 A2026


Tételszám tárgya

1735

10


15

-

5

-

10

-

10

-

10 10 5 2

-

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô 10 5 5

15 15 -

5

-


Leltározás szabályszerû végrehajtását igazoló bizonylatok (leltárfelvételi bizonylatok, leltározási jegyzôkönyvek és mellékleteik, leltári összesítôk) Leltározás ellenôrzése során készített jelentések és feljegyzések Saját tulajdonú tároló és csomagolóeszközökkel és betétdíjas göngyölegekkel kapcsolatos ügyek Közúti jármûvekkel kapcsolatos változások bejelentésének iratai, közúti forgalmi napló, egyéb okmányok (pl. gépkocsi törzskönyv, menetlevelek, stb.) Közúti jármûvek üzemanyag ellátásával és karbantartásával kapcsolatos ügyek Közúti jármûfejlesztés, értékesítés, selejtezés Gépjármûvek baleseti ügyeinek iratai Máshova nem sorolható beszerzési ügyek Kis értékû igénylések (pl. iroda-, tisztítószerek, nyomtatványok) 2100. Statisztika, adatszolgáltatás

A2101

A2102 A2103 A2104 A2105 A2106 A2107 A2108

Információs rendszerek tervezésével, fejlesztésével, módosításával kapcsolatos elvi ügyek A Társaság statisztikai évkönyve, statisztikai zsebkönyve Statisztikai éves beszámoló jelentések Nemzetközi statisztikai ügyek Adatszolgáltatás a beruházásokról Statisztikai bizonylati lapok Statisztikai adatnyilvántartás (elektronikus adathordozó) ügyei Adatszolgáltatási és idôszakos statisztikai ügyek

A2200. Informatikai, infókommunikációs ügyek A2201

A2202

Összhálózati témákat érintô rendszerek üzemeltetési, kezelési, végrehajtási utasítással kapcsolatos ügyek Helyi üzemeltetési, kezelési, végrehajtási utasítások

10

-

10

-

1736



Tételszám tárgya

23. szám

10


10

-

10 10 5 10 15 10 5


10

-


Hardver eszközök beruházása, javítása és karbantartása Szoftver (programok, fejlesztések, vásárlás, csere, stb.) Informatikai biztonsággal kapcsolatos ügyek Programleírás, adatleírás (adathordozón) Máshova nem sorolható informatikai ügyek Informatikai projektek Informatikai rendszerek auditálása Telekommunikációs beszerzések Informatikai stratégiák, tervek ellenôrzése, egyeztetése Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai Informatikai közbeszerzési ügyek

A2300. Szabványok, találmányok, újítások és szakkönyvtári ügyek A2300 A2301 A2302 A2303 A2304 A2305 A2306 A2307 A2308 A2309

Szabadalmakra vonatkozó ügyiratok, szabadalmi leírások, okiratok Szabványok és szabványügyi intézkedések, felmentések iratai Találmányok (bevezetése, hasznosítása, átadása) ügyiratai Találmányok nyilvántartása Szakkönyvtári katalógus ügyei Tanulmányok, kísérletek, kutatási fejlesztések ügyei Újítási ügyiratok Folyóiratok, hírlapok, könyvek, közlönyök beszerzése Szabványokkal kapcsolatos ügyek Könyvtári ügyek

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô 10 50

15 -

20 10

-

10 5

-


15 15


15 15

A2400. Környezetvédelmi ügyek A2401 A2402 A2403 A2404

Környezetvédelmi szabályozások ügyei Környezetvédelmi kutatások, fejlesztések, újítások iratai Környezetvédelmi haváriák Környezetvédelmi szennyezések felszámolásának iratai

23. szám

Tételszám A2405 A2406 A2407 A2408 A2409


Tételszám tárgya Környezetvédelmi határozatok ügyei Vízgazdálkodási ügyek iratai Nemzetközi környezetvédelmi ügyek Környezetgazdálkodási és környezetvédelmi ügyek Integrált minôségi (MIR), munkavédelmi (MEBIR), környezetvédelmi (KIR), stb. irányítás ügyei

1737

Nem selejtezhetô 40 40 40

Megôrzési mód (levéltárba adás ideje) 15 -

10

-


A2500. Biztonsági és igazgatási ügyek A2501 A2502 A2503 A2504

Személyes adatok kezelésével, védelmével, általános adatvédelemmel kapcsolatos ügyek Biztonsági tanúsítvánnyal és engedéllyel kapcsolatos ügyek Belsô védelmi ügyek

20

-

-

Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés -

-

A2514

Titkos ügykezelés mûködtetésével kapcsolatos 50 ügyek Közlekedésbiztonsági ellenôrzés iratai 10 Jelentôs vagyoni kárt okozó —személysérülés nélküli forgalmi balesetek vizsgálati iratai Közlekedô vonatokkal történt személysérülések, forgalmi balesetek vizsgálati iratai Közlekedô vonatokkal történt személysérülés nélküli forgalmi balesetek és veszélyeztetések vizsgálati iratai Személysérüléses forgalmi balesetek vizsgálati iratai Személysérülés nélküli forgalmi balesetek 10 vizsgálati iratai Üzembiztonsági értékelések, beszámolók, Nem selejtezhetô jelentések iratai Üzembiztonsággal, balesetvizsgálatokkal Nem selejtezhetô kapcsolatos szabályozási ügyek Üzembiztonsági ellenôrzések tapasztalatainak és 5 ezzel kapcsolatos javaslatoknak iratai Tûzoltás-fejlesztési ügyek -

A2515

Tûztávlati ügyek iratai

A2505 A2506 A2507 A2508

A2509 A2510 A2511 A2512 A2513

-

Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés 15 15 Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés

1738


23. szám

Ipartelep vagy sajátcélú vasúti pályahálózat, ásványolajtelep lefejtô, gáztelep, vagy lefejtô és nyíltvonali tûzveszélyes anyagok telepei lefejtôivel kapcsolatos ügyek Tûzvizsgálati ügyek

30


10

-

5

-

10

-

10

-

A2521

Pályára lépési, belépési és filmengedélyezési ügyek Polgári védelmi anyagok kezelésével, rovancsolásával és selejtezésével kapcsolatos ügyek iratai Tûzvédelmi és rendészeti szervezési, oktatási jelentési ügyek Tûzmegelôzési és szabályozási ügyek

10

-

A2522

Vagyonvédelmi szabályozási ügyek

-

A2523

Veszélyes áruk szabadba jutásának vizsgálati iratai MÁV-Vasútôr Kft-tôl megrendelt szolgáltatások iratai Fegyveres biztonsági ôrségek ügyei Polgárôrséggel kapcsolatos ügyek iratai Gazdaságvédelmi, információvédelmi és vagyonvédelmi ügyek Katasztrófavédelemmel kapcsolatos iratok

40


10

-

10 10 10

-

10

-

5

-

5 5 10 10 10 10 10 15 15

-

Tételszám A2516

A2517

A2518 A2519

A2520

A2524 A2525 A2526 A2527 A2528 A2529 A2530 A2531 A2532 A2533 A2534 A2535 A2536 A2537 A2538

Tételszám tárgya

Készenléti Rendôrséggel fennálló munkakapcsolat iratai Kamera kiolvasás iratai Máshova nem sorolható biztonsági ügyek Belépési engedélyek Behajtási engedélyek Szolgálati megbízó levelek Felügyeleti igazolványok Közérdekû adatokkal kapcsolatos ügyek Adatvédelmet biztosító intézkedések Panaszok, közérdekû bejelentések adatvédelmi és biztonsági ügyekben


23. szám


1739

A2539

Titokvédelemmel kapcsolatos ügyek

20


A2540 A2541 A2542 A2543 A2544

Titoktartási nyilatkozatok Intézkedést igénylô biztonsági ügyek Intézkedést nem igénylô egyéb biztonsági ügyek Biztonsági ellenôrzések kezdeményezése Vasúti épületek ôrzés-védelme

50 10 10 5 20

-

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô -

Tételszám

Tételszám tárgya


A2600. Munkavédelmi ügyek A2601

A2603 A2604

Munkavédelmi elvi ügyek, állásfoglalások, határozatok, szabályozások Munkavédelmi kutatások, fejlesztések, újítások iratai Halálos és csonkolásos munkabalesetek ügyei Baleseti ellátással kapcsolatos ügyek

A2605

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos ügyek

-

A2606

Központi intézkedést igénylô munkabalesetek iratai Munkavédelmi beszámoló, jelentések, elôterjesztések Munkavédelmi mûszaki biztonságtechnikai ügyek Munkavédelmi oktatás, továbbképzés, vizsgáztatási ügyek iratai Munkavédelmi bizottságok (Központi Munkavédelmi Bizottság) mûködésével kapcsolatos iratok Munkabiztonsági ügyek iratai

50

15 Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés -

5

-

10

-

10

-

10

-

10

-

5 5

-

30

-

A2602

A2607 A2608 A2609 A2610

A2611 A2612 A2613 A2614

Munkavédelmi propaganda ügyek Munkavédelmi megállapítások, hiányosságok ügyei Orvosi vizsgálat véleménye, ha szolgálati viszony megszüntetéssel vagy nyugellátással kapcsolatban keletkeztek, a legutolsó kivételével

1740


23. szám

A2615

Munkabaleseti vizsgálatok ügyei

20


A2616

Veszélyes létesítmény, munkahely, munkaeszköz, technológia munkavédelmi szempontból történô üzembe helyezési dokumentációja Egészségmegôrzô programokkal kapcsolatos ügyek

10

-

10

-

10

-

Tételszám

A2617 A2618

A2701 A2702

A2703 A2704 A2705 A2706

Tételszám tárgya

Vasút- és foglalkozás egészségüggyel kapcsolatos ügyek


A2700. Érdekképviseleti ügyek Vasúti Érdekegyeztetô Tanács ügyei Nem selejtezhetô Üzemi tanácsok és Központi Üzemi Tanácsok Nem selejtezhetô választásával, valamint mûködtetésével kapcsolatos ügyek Érdekképviseleti ügyek Nem selejtezhetô Sztrájk ügyek Vasutasok Önkéntes Kölcsönös Kiegészítô Nyugdíjpénztárával kapcsolatos ügyek Szakszervezetek anyagi, tárgyi és infrastrukturális támogatási ügyek

15 15

15

Nem selejtezhetô 5

15 -

5

-



Különös rész

Tételszám

M1001 M1002 M1003

Tételszám tárgya

M1000. Vagyonkezelési ügyek A Társaság tulajdonában lévô ingatlanok Nem selejtezhetô forgalmára vonatkozó ügyek Kincstári tulajdonú ingatlanok kezelési és Nem selejtezhetô használati jogának átadására vonatkozó ügyek A Társaság tulajdonában és használatában Nem selejtezhetô lévô ingatlanok nyilvántartásával, megosztásával kapcsolatos ügyek (határozatok, dokumentumok, Társasági jogok)

15 15 15

23. szám

Tételszám M1004

M1005

M1006 M1007 M1008 M1009 M1010 M1011 M1012 M1013 M1014 M1015 M1016 M1017 M1018 M1019 M1020

M1021 M1022


Tételszám tárgya A Társaság tulajdonában lévô ingatlanok gazdasági társaságba vitele, lízingelése, ingatlan alapok létrehozása Ingatlanok tulajdonjogának megszerzésével és elidegenítésével kapcsolatos ügyek (szolgalmi jog, Társaság jog idegen tulajdonon, stb.) Sajátcélú vasúti pályahálózatok Társasági vagyonkezelésbe vétele Vágányok Társasági vagyonkezelésbe vételének iratai Létesítmények vagyonkezelésbe vételének ügyei Magánvasutak megváltásával kapcsolatos iratok A Társaság tulajdonában lévô területek bérbeadása Ingatlanokkal kapcsolatos tulajdonosi, vagyonkezelôi nyilatkozatok, hozzájárulások Mûemléki vagy vasút-történelmileg védett létesítmények tervei és iratai Vasúti építészeti arculat, piktogram rendszerek ügyei Épületek fenntartásával, felújításával kapcsolatos tervek, engedélyek Értékpapírok, kötvények

1741

Nem selejtezhetô


Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15


15 15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

Határidô nélküli megôrzés 15




Ingatlanok bérbeadásával és egyéb hasznosításával kapcsolatos ügyek Elhelyezési és helyiségbérleti ügyek

20

-

20

-

Ingatlanok üzemeltetésével kapcsolatos ügyek Lakásnyilvántartó könyv (lakás, laktanya, munkásszállás, üdülô, stb.) Szomszédos és idegen ingatlanokat érintô ügyek, határozatok (grafikát érintô ügyek, tulajdoni lap adatok) Ingatlanhasznosítással összefüggô szakértôi tevékenység ügyei Vasútállomások, megállóhelyek gépkocsi parkolóval (P+R), valamint kerékpártárolóval (B+R) kapcsolatos ügyei

15 10

-

10

-

10

-

10

-

1742

Tételszám M1023 M1024 M1025


23. szám

A Társaság érdekeltségébe tartozó társaságok portfólió-kezelése Ingatlanfejlesztéssel kapcsolatos ügyek

10


10

-

Ingatlankezeléssel összefüggô tevékenységek ügyei

5

-

Tételszám tárgya


M1100. Távközlô-, erôsáramú- és biztosítóberendezési ügyek M1101

M1102

M1103

M1104

M1105 M1106 M1107 M1108

M1109 M1110

M1111

Biztosító- és jelzôberendezések, erôsáramú, felsôvezetékes és távközlési berendezések kifejlesztésére, építésére, átalakítására és üzemeltetésére vonatkozó ügyek iratai Biztosító- és jelzôberendezések jóváhagyási és engedélyezési ügyeinek iratai

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Biztosító- és jelzôberendezések, erôsáramú és felsôvezetékes berendezések kezelési szabályzataira és üzemviteli utasításaira vonatkozó iratok Távközlési berendezések (távbeszélô, távíró, rádió, stb.) és hálózatok üzemvitelével, fenntartásával kapcsolatos iratok Nemzetközi és határforgalmi távközlési ügyek

Nem selejtezhetô

15

20

-

20

-

20

-



Nem selejtezhetô

15

10

-

10

-

MÁV Zrt. és távközlési szolgáltatásokat nyújtó cégek közötti távközlési ügyek Távközlési berendezések és hálózatok építésének alapjául szolgáló tervek iratai Távközlési berendezések és hálózatok fejlesztésére, létesítésére, üzembe helyezésére vonatkozó iratok Erôsáramú berendezések jóváhagyás és engedélyezési ügyei Biztosító- és jelzôberendezések, erôsáramú és felsôvezetékes berendezések üzemeltetésével kapcsolatos észrevételek, hiánylatok, stb. ügyek iratai Biztosító- és jelzôberendezések, erôsáramú és felsôvezetékes berendezések üzemeltetési és fenntartási technológiájára vonatkozó iratok

23. szám

Tételszám M1112


Tételszám tárgya Biztosító- és jelzôberendezésekkel, erôsáramú jelzôberendezésekkel és távközlési berendezésekkel kapcsolatos káresemények (lopás, rongálás, elemi események) ügyei

1743

Megôrzési idô (év) 10


M1200. Pályafenntartási- és építési ügyek M1201 M1202

M1203

Mûszaki tervdokumentáció (bármilyen adathordozón) Építési tervek (felépítmények létesítésével, átépítésével kapcsolatos tervek, épület- és térvilágítási tervek, mûszaki leírások) Pályaudvarok tervezése, építése és átalakításának ügyei

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô


Nem selejtezhetô

15 Határidô nélküli megôrzés 15

M1204

Vasutak építési tervei

Nem selejtezhetô

M1205

Nyomvonal jellegû közforgalmi vasúti létesítmények hatósági ügyei Gyalog felüljárók, jelzôhidak, védôhidak tervei

Nem selejtezhetô

Hidak mûszaki tervei Hidak terveinek hatósági jóváhagyására vonatkozó iratok Hidak és híd törzskönyvek nyilvántartási ügyei (használat megszûnése után) Vontatási létesítmények tervei, leírásai


M1206 M1207 M1208 M1209 M1210 M1211 M1212 M1213 M1214 M1215 M1216

Felépítményi szerkezetek fejlesztése, terveinek jóváhagyása Magasépítési munkák kivitelezésének tervei, mûszaki tervdokumentáció Vonal villamosítással kapcsolatos tervek és azokhoz tartozó iratok Villamos felsôvezetékek tervei Gépészeti berendezések jóváhagyási és engedélyezési ügyeinek iratai Gôz- és fûtési vezetékek vasút feletti és alatti keresztezések tervei

Nem selejtezhetô

Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô

Határidô nélküli megôrzés 15 Határidô nélküli megôrzés 15 Határidô nélküli megôrzés 15 Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés 15 Határidô nélküli megôrzés

1744

Tételszám M1217

M1218

M1219 M1220 M1221


Tételszám tárgya Pályakeresztezések (alul- és felüljárók) víz, csatorna, gôz, gáz, olajtávfûtés, erôsés gyengeáramú kábelek, nagyfeszültségû vezetékek engedélyezésének iratai Vízvezetékek, csatornázások mûszaki tervdokumentációi és vonatkozó iratai megvalósult létesítményekrôl Rádió-berendezésekre vonatkozó tervek és mûszaki leírások Jármûvek tervei

23. szám

Megôrzési idô (év) Nem selejtezhetô


Nem selejtezhetô


Nem selejtezhetô

Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés 15

Nem selejtezhetô

M1224

Vasúti jármûves daruk beszerzésével, Nem selejtezhetô üzemeltetésével kapcsolatos ügyek, darukönyvek Mûhelyi berendezések tervei, mûszaki Nem selejtezhetô leírásának iratai Közös közúti, vasúti hidak építésére, 50 fenntartására, költségviselésére vonatkozó iratok Alépítmény földmûveinek ügyei Nem selejtezhetô

M1225 M1226 M1227

Alépítményi mûtárgyak ügyei Árvédelmi mûszaki ügyek iratai Vízfolyások rendezése hidaknál


15 15 15

M1228 M1229 M1230 M1231

Víztelenítési ügyek iratai Partvédelmi ügyek iratai Bányamûveléssel kapcsolatos ügyek Hidakra beépített anyagok vizsgálati jegyzôkönyvei Hidak helyreállítására és idôszakos vizsgálatára vonatkozó iratok Hídvizsgáló berendezések létesítését tárgyaló ügyiratok Mûtárgyak idôszakos vizsgálatának iratai Pályaûrszelvény ügyei Próbaterhelési ügyek Rakszelvényi ügyek Sebességek megállapítását tárgyaló iratok Sorompókkal kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô

15 15 15 15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô 50 50 50 50 50

15 -

M1222 M1223

M1232 M1233 M1234 M1235 M1236 M1237 M1238 M1239

Határidô nélküli megôrzés 15 15

23. szám

Tételszám M1240 M1241 M1242 M1243 M1244 M1245 M1246 M1247 M1248 M1249 M1250 M1251 M1252 M1253 M1254 M1255 M1256 M1257 M1258 M1259 M1260 M1261 M1262 M1263 M1264 M1265 M1266 M1267 M1268 M1269


1745

50


50 50 50 Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô

15 15

30

-

Fenntartási elôirányzatok ügyeinek iratai Hidak fenntartási iratai Pályafenntartással kapcsolatos ügyek Közlekedési mûszaki ügyek Síncserékre vonatkozó iratok Síntörések és hegesztési varrattörések (javítások megrendelése, stb.) Sínvizsgálatok (ultrahangos) ügyei

20 20 20 20 20 20

-

20

-

Vágányfenntartási munkák terveinek iratai Határhidak fenntartásának ellenôrzésére vonatkozó jegyzôkönyvek és irataik Gépi vágányszabályozások ügyeinek iratai

10 10

-

10

-

Gépek vásárlásának iratai Tervpályázatok lebonyolításának iratai Magasépítési munkák vállalatba adásának iratai Vegyszeres gyomirtás ügyei Gépi vágánymérési ügyek Vágánymérési könyvek Váltóvizsgálati könyvek Hídfenntartás ellenôrzésének iratai Hézagnélküli vágányok ügyei Hídprovizóriumok tervei, jóváhagyásokat tárgyaló iratok Kitérô vizsgálati könyvek Munkanaplók elszámolási, vizsgálati ügyei Pályalezárási és pályabiztosítási ügyek iratai

10 10 10 10 5 5 5 5 5 5

-

5 5 5

-

Tételszám tárgya Töltések és bevágások fenntartási ügyeinek iratai Utak és rakterületek ügyei Út és terület átadási ügyek iratai Útátjárókkal kapcsolatos ügyek Térképek Vasúti területek, berendezések, kültéri eszközök felmérése és térképezésének iratai Pályafenntartási gépesítési ügyek iratai


1746

Tételszám M1270 M1271 M1272 M1273 M1274 M1275 M1276 M1277 M1278 M1279 M1280 M1281


23. szám

Pályafelügyelettel kapcsolatos ügyek Vonal-beutazási megállapítások, hiánylatok Szakaszmérnökségek vizsgálatát tárgyaló ügyiratok Térközök megszüntetésével kapcsolatos ügyek Honvédségi iparvágányok ügyei Gépjármûvek (közúti) munkagépek üzemanyag edényzetének bejelentésével kapcsolatos iratok Építôipari gépesítési ügyek iratai

5 5 5


5 5 5

-

5

-

Fásítási, fakivágási engedélyek iratai Kertészeti ügyek iratai Máshova nem sorolható építéssel és pályafenntartással kapcsolatos ügyek Egyéb építészeti ügyek

5 5 5

-

5

-

Nem selejtezhetô

15

Tételszám tárgya

Pályavasúti közszolgáltatási szerzôdéshez kapcsolódó ügyek


M1300. Forgalmi ügyek M1301

M1302 M1303 M1304 M1305 M1306 M1307 M1308 M1309 M1310 M1311 M1312

Nem selejtezhetô Állomások és egyéb forgalmi létesítmények megnyitásával, bôvítésével, átalakításával, egyes vágányok megszüntetésével (felbontásával) kapcsolatos építési, engedélyezési ügyek Üzemviteli mûszaki, fejlesztési ügyek Nem selejtezhetô


15

Kocsiszolgálati utasításokkal kapcsolatos ügyek Személy- és áruforgalom átterelése közútra Személyszállítás engedélyezés iparvágányon Kapacitásvizsgálati anyagok (kapacitás, átbocsátó képesség, fejlesztés, felszereltség) Katonai szállításokkal kapcsolatos ügyek

30 20 20 20

-

20

-

Állomásvizsgálatok iratai Fejrovatos elôjegyzési napló és egyéb forgalmi naplók iratai Üzemviteli statisztikai alapbizonylatok, jegyzékek Forgalmi szolgálat végzésére vonatkozó ügyek iratai Hibaelôjegyzési könyvek iratai

5 5

-

5

-

10

-

5

-

23. szám


1747

Sajátcélú vasúti pályahálózat-használók vasút üzemeltetôjének vizsgája és azok iratai Határforgalommal kapcsolatos ügyek

5


5

-

5

-

5

-

5 5 10

-

5 10 10 10 5 5

-

10

-

M1327

Kocsiszolgálattal kapcsolatos kimutatások, iratok Külön vonatok, külön kocsik közlekedésére vonatkozó ügyek Nyíltvonali rakodási ügyek Parancskönyvek és oktatási naplók iratai Áruforgalmi korlátozás bevezetése és megszüntetése Rendkívüli küldemények továbbításának ügyei Vonatpótló járatok ügyei Állomástisztítási ügyek Értékelemzések Irányvonatok ügyeinek iratai Sajátcélú vasúti pályahálózaton közlekedô vonatok ügyeinek iratai Idegen és magánvasutak kocsiforgalmával kapcsolatos ügyek Üzemirányító szolgálat bizonylatai, elôjegyzései

5

-

M1328 M1329

Gazdasági társaságok szállítási ügyei Szolgálati helyek csoportba sorolása

5 5

-

Utasellátással kapcsolatos elvi ügyek Díjszabások, díjszabási rendelkezések kiadása, módosítása, hatályon kívül helyezése Nemzetközi Route ügyek


15 15

Nem selejtezhetô

15

Állomások, megálló rakodóhelyek, megállóhelyek átnevezésével, átminôsítésével, megszüntetésével kapcsolatos ügyek Keskenynyomközû személyszállítás elvi ügyei

Nem selejtezhetô


Nem selejtezhetô

15

Tételszám M1313 M1314 M1315 M1316 M1317 M1318 M1319 M1320 M1321 M1322 M1323 M1324 M1325 M1326

Tételszám tárgya


M1400. Személyszállítási ügyek M1401 M1402 M1403 M1404

M1405

1748

Tételszám M1406 M1407 M1408

M1409 M1410 M1411 M1412 M1413 M1414 M1415 M1416 M1417

M1418

M1419 M1420 M1421 M1422 M1423

M1424

M1425


23. szám

Nemzetközi vonatokkal kapcsolatos ügyek (EuroCity, EuroNight, és hotelvonatok is) Nemzetközi számadások és mellékletei

15


10

-

Nemzetközi személy- és tehervonati határrendészeti vonatvizsgálati átadó-átvevô könyv Reklám és PR ügyek

5

-

10

-

10 10

-

10 10 10

-

5 10

-

10

-

10

-

10

-

30

-

10 10

-

10

-

5

-

10

-

Tételszám tárgya

Szolgáltatásminôséggel kapcsolatos ügyek Üzletpolitikai kedvezményekkel kapcsolatos ügyek Értékesítési tevékenységgel kapcsolatos ügyek Utastájékoztatás (fedélzeti is) Utasforgalmi területek értékesítésével kapcsolatos ügyek Regionális vasúti közlekedés ügyei Menetjegyirodák mûködésével kapcsolatos ügyek Pénztárakkal kapcsolatos ügyek (pl. felállítás, megszüntetés, visszaélések, rovancsolások, pénztári anyag elvesztését tárgyaló jegyzôkönyv, stb.) Korlátozott jegykiadásra berendezett megállóhelyek állandó jegyellátmány táblázatának iratai VMAEF, POS, jegykiadó-automatákkal kapcsolatos ügyek Állomási pénztárkezelési utasításokkal kapcsolatos iratok Személypénztári bizonylatok Szigorúan elszámolandó nyomtatványok ellenôrzô lapjai Szigorúan elszámolandó nyomtatványok tôlapjai (költségjegyzék, iparvágány elszámolójegy, egyéb bevételi jegyzék) Személydíjszabási feladatok végrehajtásánál elôírt bélyegzôk használatával kapcsolatos iratok Menetjegy (bérlet, szabad, mérsékeltárú) kiállításával és kiszolgálásával kapcsolatos iratok


23. szám

Tételszám M1426 M1427 M1428 M1429

M1430 M1431 M1432

M1433

M1434 M1435 M1436 M1437 M1438 M1439 M1440 M1441 M1442 M1443 M1444 M1445 M1446 M1447


1749

10


10

-

10 10

-

10

-

Menetdíj-visszatérítési ügyek iratai, utas észrevételek kezelése Arcképes igazolványok kiadásának szabályozásával kapcsolatos iratok, a hatályon kívül helyezés után Szabadjegyek (pl. rendvédelmi szervek) kiállításának és kiszolgálásának szabályozását tárgyaló iratok Menetkedvezmények iratai

10

-

5

-

5

-

10

-

Menetkedvezményi okmányok nyilvántartása, elszámolása, selejtezése Elôleg-nyilvántartások iratai

10

-

10

-

Utánfizetési behajtások nyilvántartása Vonat-menedzseri ügyek Kerékpárszállítással és mozgáskorlátozottak szállításával kapcsolatos ügyek Talált tárgyakkal kapcsolatos ügyek

10 5 5

-

5

-

Hivatalos menetrendkönyv szerkesztésével és kiadásával kapcsolatos ügyek iratai Menetrendfüggelékben adat kiegészítések, helyesbítések iratai Menetrendi ügyiratok (belföldi és nemzetközi, eseti is) Ünnepi forgalmi rendeletek Máshova nem sorolható vasúti személyszállítási üzemeltetési ügyek Máshova nem sorolható értékesítési ügyek

5

-

5

-

5

-

5 10

-

5

-

2

-

Tételszám tárgya Menetjegy igényléssel, menetjegy elosztással kapcsolatos iratok Menetjegyszámadás (belföldi, csatlakozó és vonalközi) Menetjegyek selejtezésére vonatkozó iratok Speciális menetjegyek, bérletek (BalatonMix, Hungary-Card, Start Klub kártyacsalád) forgalmazásával kapcsolatos ügyek Speciális fizetôeszközök (pl. üdülési csekk)

Rövid határidejû intézkedések (pl. ünnepi forgalmi rendelet, vágányzár, stb.)


1750

Tételszám M1448 M1449


23. szám

Nem selejtezhetô


5

-

Körzetesítéssel és a kisforgalmú vonalak megszüntetésével kapcsolatos vizsgálatok anyagai Sajátcélú vasúti pályahálózatokkal kapcsolatos ügyek Hídmérlegek telepítési és építési ügyek iratai Árufuvarozási szolgálat mûszaki, fejlesztési tervek és ezzel kapcsolatos elvi ügyek iratai Vizsgálatot, nyomozást kérô idegen vasúti átiratok Fuvarozási szerzôdések iratai Rakhelybérleti ügyek Rakodások gépesítésére és berendezésekre vonatkozó iratok Mérlegelés végrehajtására vonatkozó ügyek

Nem selejtezhetô

15

30

-

Nem selejtezhetô 30

15 -

30

-

10 10 10

-

5

-

Mérleg ügyek iratai Nyilvántartás a rakodó tartályokról Hitelezési számadások Visszkereseti ügyek Közútra terelt fuvarozással kapcsolatos ügyek iratai Kocsirakományú forgalom megszüntetése és azzal kapcsolatos iratok Idegen vasutakkal kapcsolatos ügyek

5 5 10 5 10

-

20

-

10

-

Árukárok iratai Társasággal vágány-összeköttetésben lévô üzemek (vállalatok) rakodási kapacitás emelése és belsô árumozdítás gépesítésének iratai Idegen kocsik nyilvántartása és elemzése

10 5

-

5

-

Kocsileszámolások irata Vasúti teherszállítással kapcsolatos iratok (fuvarlevelek, menetlevelek, közlekedésbiztonsági nyilatkozat, stb.)

10 5

-

Tételszám tárgya Személyszállítási közszolgáltatási szerzôdéshez kapcsolódó ügyek Panaszügyek, közérdekû bejelentések


M1500. Árufuvarozási ügyek M1501

M1502 M1503 M1504 M1505 M1506 M1507 M1508 M1509 M1510 M1511 M1512 M1513 M1514 M1515 M1516 M1517 M1518

M1519 M1520 M1521

23. szám

Tételszám


Tételszám tárgya

1751



M1600. Gépészeti- és trakció ügyek M1601 M1602 M1603 M1604 M1605 M1606

M1607 M1608 M1609

Mûszaki szabályzatok, szolgálati és üzemeltetési utasítások Mûszaki emléknek minôsülô vontató- és Nem selejtezhetô vontatott jármûvek ügyei Mûszaki berendezések tervei, mûszaki leírásának iratai Jármû beszerzés, üzembehelyezési engedély, Nem selejtezhetô átadás, átalakítás és eladás iratai Jármûvek selejtezése Nem selejtezhetô Különcélú jármûvek beszerzése, üzembehelyezési engedélye, átadása, átalakítása és eladás iratai Kocsigyártás, beszerzés, kisorozás, valamint átalakításra vonatkozó leírások Kocsi- és mozdonyjavítási könyvek

Határidô nélküli megôrzés 15 Határidô nélküli megôrzés 15 15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

Nem selejtezhetô

15

-

Határidô nélküli megôrzés 15 15

M1613

Mozdonyok, motorvonatok beszerzése, üzembehelyezési engedély átadása, valamint átalakítások iratai Vontatójármûvek konstrukciós kialakítása, módosításai Vontatott jármûvek leltározási ügyei Üzembehelyezési engedélyek vontatójármûveken és telepített gépeken Energia mérleg évi beszámolójelentés iratai

M1614

Vonalvillamosítással kapcsolatos ügyek

M1615

Villamos felsôvezeték fenntartásával, üzemzavarral kapcsolatos ügyek Villamos vizsgálati jegyzôkönyvek

10

Határidô nélküli megôrzés Határidô nélküli megôrzés -

10

-

Tengely újítási könyv Vasúti kerékpár anyagának az elôírásoknak meg nem felelô anyagátvételére vonatkozó ügyek Kerékpárral kapcsolatos ügyek

50 30

-

15

-

Fékberendezések ügyei vontató és vontatott jármûvekkel kapcsolatban

20

-

M1610 M1611 M1612

M1616 M1617 M1618 M1619 M1620

Nem selejtezhetô Nem selejtezhetô -

1752


23. szám

15 20

-

M1623

Társvasutakkal kölcsönös mozdonyfelhasználás ügyei Mûhelyi berendezések iratai, létesítmény selejttel együtt Vontatási létesítmények átalakításának iratai


-

M1624

Vontatási alállomásokkal kapcsolatos ügyek

10


M1625

Fordítókorongok építésének, fenntartásának és javításának iratai (selejtezés után) Emelô és szállítóberendezések nyilvántartása

10

-

10

-

Épület és térvilágítási ügyek iratai Kazán- és nyomástartó berendezések iratai (a típus utolsó darabjának selejtezése után) Jármûvek dokumentációs ügyei

10 10

-

10

-

Futópróbákra vonatkozó iratok (jármûselejtezés után) Jármûvek és alkatrészek átvételi iratai Jármûdiagnosztika, karbantartási és üzembentartási ügyek Vasúti jármûvek éves fenntartási tervei és jármûjavító üzembe vagy kocsijavító mûhelybe utalása, javítási technológiák ügyei, javításának iratai Gépnyilvántartási lap

10

-

10 10

-

10

-

10

-

5 10 50 30 5 5 10

-

5 5

-

10 5

-

Tételszám M1621 M1622

M1626 M1627 M1628 M1629 M1630 M1631 M1632 M1633

M1634 M1635 M1636 M1637 M1638 M1639 M1640 M1641 M1642 M1643 M1644 M1645

Tételszám tárgya

Hóeke- és hóeltakarító eszköz ügyek iratai Kenô- és üzemanyagok Kutatási, fejlesztési munkák Motorkocsikra vonatkozó utasítások Mozdonyok letét behelyezési iratai Mûhelyi javítási utasítások (hatálytalanítás után) Szerszámgépek javításának ügyeire vonatkozó iratok Mûhelynapló és mûhelyvizsgálat iratai Mérlegszerkezettel kapcsolatos ügyek iratai (kivéve mûszaki tervek, engedélyek) Menetigazolványokhoz kapcsolódó ügyek Sebességmérô regisztrátumokhoz kapcsolódó ügyek


23. szám


1753

5 10


5 5

-

5

-

10

-

15

-

10 5

-

5 5

-

5

-

M1658

Magán teherkocsik sérülési és kártérítési ügyei Kocsivizsgálattal és fékpróbákkal kapcsolatos ügyek Jármûvek tisztításával kapcsolatos ügyek Segélyszerelvények kivonulásával kapcsolatos ügyek Vontatási utazószemélyzet teljesítményelosztásával kapcsolatos ügyek Energiagazdálkodással kapcsolatos ügyek

5

-

M1659

Jármûvek bérbeadásának iratai

10

-

Tételszám M1646 M1647 M1648 M1649 M1650 M1651 M1652 M1653 M1654 M1655 M1656 M1657

Tételszám tárgya Személy- és tehervonati VTK Vontatott jármûvek üzemeltetésével kapcsolatos ügyek Vontatás-szolgáltatási ügyek Vontató jármûvek teljesítményi, energia- és kenôanyag fogyasztása Vontató és vontatott jármûvek szolgálat, illetve futásképtelenségével kapcsolatos iratok RIV/RIC forgalommal kapcsolatos mûszaki kocsiszolgálati anyagok Vontatott jármûvek megrakása


1754


23. szám

4. számú melléklet IRATPÓTLÓ LAP (Ôrjegy)

A KIEMELT IRAT Tételszáma: Iktatószáma: Tárgya/megnevezése: Kiemelés ideje: (év, hó, nap) Kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) Kölcsönzô szervezeti egység neve: Kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma: Kiemelést kérô neve: Kiemelést kérô törzsszáma neve, aláírása: Kiemelést végzô neve, aláírása: Kölcsönzési határidô (év, hó, nap): Visszahelyezés ideje (év, hó, nap): Visszahelyezést végzô neve, aláírása: Készül 3 példányban, évente eggyel kezdôdôen sorszámozva (hármasával sorszámozva). Az elsô példány az irat helyére kerül, a kölcsönzés idejére. A második a kölcsönzési idô szerintisorrendben lefûzve, a kölcsönzés határidô-nyilvántartása. A harmadik sorszám szerint lefûzve kölcsönzési naplóként funkcionál

23. szám


1755

5. számú melléklet Iratselejtezési jegyzôkönyv

IRATSELEJTEZÉSI JEGYZÔKÖNYV Selejtezés helye: Társaság: Szervezeti egység neve, címe:

……………………… ………………………

Selejtezés ideje: 201 ……... év …………………hó…………..nap Jelen vannak: -

a Selejtezési Bizottság elnöke: ………………………….

-

a Selejtezési Bizottság tagja: …………………………….

-

a Selejtezési Bizottság tagja: ………………………..

Tárgy: Iratselejtezés. A selejtezés alá vont iratok tételes felsorolása a jelen selejtezési jegyzôkönyv szerves részét képezô „Mellékletben” található. A jelenlévôk megállapítják, hogy a Társaság hatályos Iratkezelési Szabályzata, …………………… …………………………………………………………………………............ alapján a mellékletben felsorolt iratanyagok selejtezhetôk. Aláírások: -

a Selejtezési Bizottság elnöke: ………………………………………………..

-

a Selejtezési Bizottság tagja: ………………………………………………….

-

a Selejtezési Bizottság tagja: ………………………………………………….

1756


23. szám

MELLÉKLET (minta)

Tételszám M1278

Tárgy Kertészeti ügyek iratai

Összesen (ifm):

Keletkezési Ôrzési idô idô 2014-2019

5 év

Megjegyzés

23. szám


1757


A bélyegzôk használata, nyilvántartása és selejtezése Jelen melléklet tartalma Társaságonként eltérhet, az alábbiak a MÁV Zrt-re vonatkoznak

A bélyegzôk használata Cégbélyegzôt azokon az iratokon kell használni, amelyeket cégjegyzésre jogosultak írtak alá és az aláírásuk alatt a nevet feltüntették. Cégbélyegzôk mindazon bélyegzôk, amelyek a cég hivatalos elnevezését tüntetik fel. Személyre vagy munkakörre vonatkozó bélyegzôhasználatot a vezérigazgató engedélyezhet. A Társaságnál (egyes szervezeti egységeiben) alkalmazható bélyegzôk a típusaik szerint megkülönböztetve a következôk: q ügyviteli bélyegzô; q téglalap alakú bélyegzô; q egyéb típusú bélyegzô. Ügyviteli jellegû minden olyan bélyegzô, amelyet a Társaságnál az iratkezeléssel összefüggô tevékenység során, az adott feladat hatékony és egységes ellátásának érdekében használnak. Ügyviteli jellegû bélyegzônek minôsül a dátum—, az iktatási—, az érkeztetési— stb. bélyegzô. Ügyviteli bélyegzôként kezelendôk a minôsített iratok jelölésére szolgáló bélyegzôk is. A bélyegzôk ezen típusainak alkalmazása csak az iratkezeléssel megbízott munkatársak számára engedélyezett. A téglalap alakú bélyegzô tartalmazza a Társaság megnevezését és pontos címét. Az egyes szervezeti egységeknél továbbá megkülönböztetett funkciókra használatos téglalap alakú bélyegzôk az egyedi azonosíthatóság biztosítására megkülönböztetô sorszámmal ellátottak. A téglalap alakú bélyegzô a Társaságon kívüli levelezésben kerül alkalmazásra. Szükség esetén a téglalap alakú bélyegzô alkalmazható a nem cégjeles irodai papíroknál, nyomtatványoknál, borítékoknál stb. a címjelzés pótlására.

Egyéb típusú minden olyan bélyegzô, amely nem ügyviteli bélyegzô, társasági téglalap, kör alakú bélyegzô. (Példaként említhetô a teljesítések, számlák elismerésének stb. folyamatában rendszeresített „zöld bélyegzô”, illetve a minôségirányítási rendszer eljárásai szerint bélyegzôk.) Az egyéb típusú bélyegzôket elsôsorban a Társaság egyes mûködési részterületein, a technológiai folyamatok szabályszerû végzése, a folyamatok gyorsítása érdekében lehet alkalmazni. A használatuk elôírásait a résztevékenység szabályozásának keretében szükséges meghatározni. A bélyegzôk megrendelése A Társaságnál alkalmazott téglalap alakú bélyegzô esetében bélyegzôk megrendelésére a szervezeti egységek megkeresése és a vezérigazgató írásbeli engedélye alapján a MÁV SZK Menedzsmenttámogatás és Ügyvitel jogosult. Az ügyviteli és egyéb típusú bélyegzôk megrendelésére a szervezeti egységek megkeresése alapján a MÁV SZK Menedzsment-támogatás és Ügyvitel jogosult.

1758


23. szám

A bélyegzôk nyilvántartása A Társaságnál megrendelt, elkészült és beérkezett bélyegzôt a tényleges használatba vétel elôtt nyilvántartásba kell venni. A hiteles nyilvántartást az Iratkezelésért felelôs szervezet irányítása alatt álló szervezeti egység vezeti, annak a következô adatokat kell tartalmaznia: q q q q q q

a nyilvántartásba vétel sorszáma; a használó szervezeti egység megnevezése; a bélyegzô lenyomatának mintája; a bélyegzô jogos használójának neve, beosztása; az átvétel igazolása a használatra jogosult aláírásával; esetleges megjegyzések.

A nyilvántartásba megjegyzésként kell felvenni: q a bélyegzô kiadásának és visszavételének idôpontját; q érvénytelenítés esetén a megsemmisítési jegyzôkönyv számát; q elveszés esetén annak tényét, valamint az elveszés körülményeirôl és a felelôsség megállapításáról felvett jegyzôkönyv számát. A bélyegzô használatba vételekor a használó személlyel a használattal, ôrzéssel, jogosultsággal kapcsolatos elôírásokat ismertetni kell. A használó személyének változásakor a bélyegzô átadásáról jegyzôkönyvet kell készíteni, a nyilvántartást aktualizálni kell. A cégbélyegzôk tárolásáról olyan módon kell gondoskodni, hogy ahhoz illetéktelen személy ne férjen hozzá. A cégbélyegzô jogos használója büntetôjogi felelôsséggel tartozik a jogosulatlan használatot lehetôvé tevô mulasztásért, a gondatlan ôrzésért.

A bélyegzôk selejtezése A rendeltetésszerû használatra alkalmatlanná vált bélyegzôket ≤ a felirat elhasználódása, megrongálódása; ≤ szervezeti változás; ≤ elveszés

esetén érvényteleníteni kell. Az érvénytelenítésrôl, valamint az esetleges (a további jogosulatlan használatot kizáró) használhatatlanná tételi eljárásról jegyzôkönyvet kell felvenni. A bélyegzô elveszése esetén — amennyiben az Társaságon kívüli szervezeteket is érint — az elveszés tényét sajtóközlemény formájában közzé kell tenni. A bélyegzô pótlása esetén szükség szerint gondoskodni kell arról, hogy az új bélyegzô a pótolttól egyértelmûen megkülönböztethetô legyen. Sorszámmal ellátott bélyegzô esetén ugyanaz a sorszám ismételten nem adható ki

23. szám


1759

7. számú melléklet Központi Kezelô Irodák elérhetôségei

Budapest Cím Koordinátor 1087 Könyves K. krt. 54-60. Bodák Alice 1088 Kerepesi út 1-3. Mike Szandra

Telefon Vasúti 511-3646 01-3646 [email protected] 511-1478 01-1478 [email protected]

Debrecen 4024 Piac u. 18.

Blága Lászlóné

513-1438 03-1600 [email protected]

Miskolc 3530 Szemere B. út 26.

Fehérné Tóth Ilona


Pécs 7623 Szabadság út 39.

Marton Anita Ágnes 515-2418 05-2418 [email protected]

Szombathely 9700 Széll K. u. 2.

Fritz Péterné


Szeged 6720 Tisza Lajos krt. 28-30. Mike Szandra


Záhony 4625 Európa tér 12.


Blága Lászlóné

1760


23. szám

8. sz. melléklet a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Humán Szolgáltatás iratkezelésének szabályozása Az utasítás célja A Humán Szolgáltatás iratkezelési rendjének szabályozása az Iratkezelési Szabályzathoz kapcsolódóan a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer, valamint a Humán Szolgáltatás által használt SAP HR CRM rendszer egyidejû alkalmazásával. Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a Humán Szolgáltatás szervezeti egységeire és valamennyi munkavállalójára. Az Iratkezelési Szabályzat értelmében a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer hatálya nem terjed ki a Társaság munkavállalóinak személyzeti anyagaival kapcsolatos ügyintézésekre, valamint a Humán Szolgáltató által kezelt személyügyi iratokra, a szervezethez érkezô és onnan küldendô iratokra, mivel azokra külön szabályokban rögzített ügyviteli rendszer mûködik (SAP HR CRM). A fentiekhez (személyügyi anyagok, munkaerômozgás) nem tartozó ügyekben a Humán Szolgáltatáshoz érkezô és ott keletkezô, illetve onnan kimenô papír alapú és elektronikus iratra, valamint a szervezet irattári anyagára vonatkozóan a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer szabályait kell alkalmazni 2013. február 1. napjától (1/2012. (12.18.) sz. EVIG határozat 5. sz. melléklet). Fogalmak A munkautasításban valamint a kapcsolódó munkafolyamatokban az egyes tevékenységekhez tartozó fogalmak egységes értelmezése érdekében a következô fogalom meghatározások irányadók: 1. Archiválás: olyan tárolási mód (adatkiírás, adattárolás, irattárolás), melynek célja az adatok és információk egy adott állapotának olyan hosszú - elôre maghatározott - ideig történô megôrzése, illetve tárolása, ameddig az információra az adott állapotban szükség lehet. 2. Archív irattár: a munkavállalók szolgálati idô- és jövedelem igazolásához jogszabályban elôírt eredeti dokumentumok szakszerû és biztonságos megôrzése, valamint kezelésének biztosítására kialakított és mûködtetett fizikai tárolóhely, amely a dokumentumok selejtezés, vagy levéltárba adás elôtti ôrzésére szolgál. A megrendelô tulajdonát képezô dokumentumok megôrzése a hatósági ellenôrzéseket követô évtôl a megrendelô felelôssége. 3. Átadás: irat, ügyirat vagy irat együttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. 4.Dokumentum szám: olyan egyedi azonosító, amellyel az SAP HR CRM rendszer látja el a dokumentumokat. A dokumentumszám azonosítja az egy-egy adott ügyhöz kapcsolódó dokumentumokat. A dokumentum szám 10 karakter, melynek elsô két karaktere az évszámot jelöli, a harmadik karakter fix számjegy, értéke mindig 2, az azt követô hét számjegy pedig évente kezdôdô folyamatos sorszám. 5. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. 6. Érkeztetés: a szervezethez érkezett küldeményeknél az ügyviteli folyamat elsô lépése, minimálisan az érkezett küldemény azonosítóval történô ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának, és érkezési módjának nyilvántartásba vétele.

23. szám


1761

7. Iktatás: az irat ügyszámmal történô nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követôen vagy az SAP HR CRM, vagy a Poszeidon rendszerben és az iraton. 8. Irat: a szervezet szolgáltatói feladatának ellátása, valamint a szervezet mûködése során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendô rögzített információ, illetve adat együttes, amely megjelenhet papíron, e-mailen, vagy egyéb adathordozón, továbbá tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép, vagy bármely más formában lévô információ, vagy ezek kombinációja. 9. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetôség szempontjából történô válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerû és biztonságos megôrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. 10. Irattár: az irattári anyag szakszerû és biztonságos megôrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és mûködtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely, amely az iratselejtezés, vagy levéltárba adás elôtti ôrzésére szolgál. 11. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történô dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követô idôre. 12. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és - figyelemmel az aláírási követelményekre - a kiadmányozásra jogosult(ak) részérôl hiteles aláírással ellátott, szükség esetén a szervezeti egység bélyegzôjével lepecsételt irat. 13. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetôségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult(ak) részérôl. 14. Központi irattár: a vezérigazgatóság és a 6 területi központ irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elôtti ôrzésére szolgáló irattárak, amelyek a Társaság vezérigazgatóságán, és a területi központokban találhatóak 15. Küldemény: irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el. 16. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenôrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele. 17. A különleges adat: a)2 a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyôzôdésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bûnügyi személyes adat. 18. Lejárt megôrzési idô: a rendeltetésszerûen a szervezetnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megôrzést igénylô iratokra a Társaság Irattári Tervében meghatározott ügyviteli célú megôrzés idôtartamának az irat keletkezésétôl számított leteltét követô év vége. 19. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetôségét kizáró módon történô hozzáférhetetlenné tétele, törlése. 20. Operatív irattár: a napi operatív feladatok végzéséhez hosszabb idôn át munkafolyamat, vagy ellenôrzés miatt szükséges irattári anyag átmeneti megôrzésére és kezelésére szolgáló fizikai tároló hely, amely az irat selejtezés vagy archív irattárba adás elôtti ôrzésére szolgál 21. Postázási jegyzék: A humán ügyfélszolgálatok és az ügyfélkapcsolati csoport által az SAP HR CRM rendszerben létrehozott ügyekkel kapcsolatos dokumentumoknak a Humán Szolgáltatás back office szervezeteihez történô továbbításához, illetve a Humán Szolgáltatás szervezetei által készített kimenô küldemények postázásra történô átadásához az SAP HR CRM rendszerbôl létrehozott átadási jegyzék. 22. SAP HR CRM Ügykövetô Rendszer: a humánszolgáltatási feladatok ellátása során keletkezett ügyek (beérkezô iratok, kimenô iratok, belsô ügyviteli iratok) elektronikus nyilvántartására, a feladatok végrehajtásának nyomon követésére, ellenôrzésére szolgáló program, amely biztosítja az ügyek a határidôben történô elintézésének figyelését is.

1762


23. szám

23. Selejtezés: a lejárt megôrzési határidejû iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történô elôkészítése. 24. Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat — különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemzô ismeret —, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. 25. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézô személy kijelölése, az elintézési határidô és a feladat konkrét meghatározása. 26. Ügyfélkapcsolat: A Humán Szolgáltatáshoz érkezô, illetve onnan kimenô küldemények érkeztetését, iktatását, az illetékes szakmai szervezetekhez történô továbbítását, az ügyek nyomon követését ellátó szervezeti egység. 27. Ügyfélszolgálat : a munkavállalókkal közvetlen személyes kapcsolattartást biztosító a humán szolgáltatási tevékenységhez kapcsolódó érdemi ügyintézési és kiegészítô feladatokat, panaszkezelést ellátó szervezeti egység. 28. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy mûködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkezô ügyek ellátása, az eközben felmerülô tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. 29. Ügyintézô: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy elôadója, aki az ügyet döntésre elôkészíti. 30. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat. 31. Ügyvitel: a szervezet folyamatos mûködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek és mozzanatainak sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. 32. Ügyszám: olyan az SAP HR CRM rendszer által generált egyedi azonosító, amellyel az ügyintézô látja el az érkezett vagy általa készített iratot. Az ügyszám 10 karakter, mely jelenleg folyamatos sorszámot jelent. 2013. március 1. napjától az ügyszám elsô 2 karaktere az évszámot jelöli, a harmadik karakter állandó szám, értéke mindig 1, az azt követô hét számjegy pedig évente kezdôdô folyamatos sorszám. Ügykezeléssel kapcsolatos felelôsség A Humán Szolgáltatás valamennyi munkavállalója munkavégzése során fokozottan köteles betartani az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben foglaltakat, valamint követni a megrendelô Társaságok utasításaiban foglalt szabályokat. a.) Ügyintézôk ügykezeléssel kapcsolatos felelôssége kiterjed az Iratkezelési Szabályzatban foglaltakra, valamint az SAP HR CRM elektronikus ügykövetô rendszer használatára. b.) A Humán Szolgáltatás valamennyi vezetôjének felelôssége az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak betartása és betartatása úgy a Poszeidon mint az SAP HR CRM rendszer használatával összefüggésben. Iratkezelés folyamata 1. Küldemények átvétele 1.1 A Kerepesi úti Kezelô Iroda a Humán Szolgáltatás címére érkezô leveleket bontatlanul adja át, nyomtatott átadási listával. Külön átadási lista tartozik a Központi Kezelô Iroda által továbbított, de a Kerepesi úti Kezelô Iroda által átadott küldeményekhez.

23. szám


1763

1.2 A Humán Szolgáltatáshoz érkezô minden dokumentum, irat a munkavállaló azonosítására alkalmas személyes adatokat tartalmaz, ezért ezek a küldemények nem tartoznak az iratkezelési szabályzat hatálya alá. Az adott Társaság humánpartneri tevékenységét ellátó szervezet utasítása alapján a szervezet tagjai valamennyi általuk készített dokumentumon feltüntetik a munkavállaló törzsszámát, ez képezi a dokumentum azonosító számát. A humánpartnerek a borítékhoz átadási listát csatolnak, melyen feltüntetik, hogy adott törzsszámhoz milyen típusú dokumentumok vannak a borítékban. A szolgáltatást megrendelô társaságoktól, illetve azok szervezeteitôl érkezô, személyes adatokat tartalmazó iratokat zárt borítékban, DMS iktatás és szkennelés nélkül, küldemény azonosítóként a borítékon a munkavállaló törzsszámát feltüntetve kell a Humán Szolgáltatás részére a Kerepesi úti Kezelô Iroda által érkeztetési jegyzékként készített Excel táblázattal átadni. 1.3 A küldemények átvétele, bontása, szelektálása, a Szakmai back office szervezetekhez bizonylatoltan történô továbbadása az Ügyfélkapcsolat feladata. A szervezethez tévesen megküldött küldemények esetében az Ügyfélkapcsolat munkatársa a Kezelô Iroda által adott átadási jegyzékre felvezeti a téves kézbesítés tényét és a küldeményeknek a Kerepesi úti Kezelô Iroda részére történô visszaadását a Kezelô Iroda munkatársával a postalap egy példányán elismerteti. A visszaküldendô küldemények átadása után az Ügyfélkapcsolat kijelölt munkatársa az átadási jegyzéket az erre a célra felfektetett iratgyûjtôben idôrendben lefûzve kell megôrizni. 1.4 A humán ügyfélszolgálati irodák a back office szervezetek részére koordinátori csoportonként az SAP HR CRM rendszerbôl nyomtatott postázási jegyzékkel küldik meg feldolgozásra a dokumentumokat. Egy borítékban több csoport részére is érkeznek küldemények, melyet az Ügyfélkapcsolat munkatársai bontanak, szelektálnak és az érkezett postázási jegyzékkel együtt átadnak az illetékes koordinátori csoportnak. A postázási jegyzéket a koordinátor vagy az általa megbízott munkatárs az erre a célra felfektetett dossziéban idôrendben lefûzi. 1.5. A humán ügyfélszolgálati irodák munkatársainak a havi számfejtést megelôzô 2 munkanapon, illetve a számfejtés három napján átvett társadalombiztosítási dokumentumokat az átvétel napján — a postai átfutási idô miatt - szkennelve, azt követôen pedig papír alapon is meg kell küldeniük az érintett szakmai koordinátorok részére. 1.6 Azokat a küldeményeket, amelyek címzésében csak a Humán Szolgáltatás szerepel, vagy tárgyából következôen a Humán Szolgáltatás több szakmai szervezetét érinti, valamint a vezetô részére érkezett leveleket az Ügyfélkapcsolat munkatársai szignálásra átadják a Humán Szolgáltatás vezetôje részére. 1.7 A Pénzügyi Igazgatóság rendelkezése alapján a MÁV-ot megilletô jelzálogjoggal terhelt ingatlanok árverezésérôl tévesen a szervezethez érkezô végrehajtói értesítéseket — a jogvesztô határidôkre tekintettel — az Ügyfélkapcsolat munkatársainak a kézhezvételt követôen azonnal elektronikusan a [email protected] címre kell továbbítani, valamint az eredeti értesítést a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Számvitel Pénzforgalmi Könyvelés címére meg kell küldeni. 2. Szignálás A Humán Szolgáltatás szervezeteinél a szakmai szervezetek feladatköreinek elhatárolásából adódón a beérkezô küldemények döntô többsége szignálás nélkül kerül átadásra az illetékesek részére.

1764


23. szám

a./ A Humán Szolgáltatás vezetôje szignálja : - nevére szólóan érkezett küldeményeket - a megbízó társaságok irányító szervezeteitôl érkezô küldeményeket - a Humán Szolgáltatás több szakmai szervezetét érintô küldeményeket b./ A szakmai szervezetek vezetôi szignálják: - közvetlenül nekik címzett iratokat, - 60 napon túli visszaszámfejtéssel kapcsolatos kérelmeket, - peres és peren kívüli megállapodásos ügyeket, - kártérítéssel kapcsolatos ügyeket, - egyéb munkavállalói megkereséseket, - hatósági megkereséseket, melyek konkrét ügyintézôhöz nem köthetôk. c./ A szakmai szervezet koordinátora szignálja: - a feladat elhatárolás alapján konkrét ügyintézôhöz nem tartozó ügyeket. 3. Iktatás 3.1 Valamennyi beérkezô küldemény ügyként történô rögzítése az Ügyfélkapcsolat feladata az SAP HR CRM rendszerbe, az alábbiak kivételével: - humán ügyfélszolgálatokról érkezô küldemények, melyeket az ügyfélszolgálati munkatárs már a SAP HR CRM rendszerben rögzített - az Információs Egységhez érkezô névre szóló küldemények, melyeket a címzett rögzít a rendszerben, - Humán szolgáltatás- Szolgáltatás menedzsmenthez érkezô teljesítés-igazolások, melyeknek már az ügykövetô rendszerben elôzménye van. 3.2 Az Iratkezelési Szabályzat hatálya alá tartozó küldemények iktatását az Ügyfélkapcsolat munkatársai végzik a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerben. Kifejezetten a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerben kell dokumentálni: - szerzôdések - teljesítés igazolások - számlák - saját szervezet mûködésével kapcsolatos ügyek, - szakértôi vélemény kérések, - utasítások, szabályzatok véleményezése Ezek a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerben és az SAP HR CRM rendszerben is kezelendôk. Mindkét rendszerben létrehozott ügynél hivatkozni kell az adott ügy másik iktatási rendszerbeli iktatószámára. 3.3 A Humán Szolgáltatáshoz érkezô, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetében a küldô által a Poszeidon rendszerben adott érkeztetési azonosítóval átvett küldeményekhez a rendszerben — a 3.2. pontban foglaltak kivételével - rögzíteni kell, hogy iktatást nem igényel, ezzel a küldemény lezárásra kerül. A továbbiakban a küldemény feldolgozása az SAP HR CRM rendszerben történik. 3.4 Nem kell elektronikusan iktatni az Iratkezelési Szabályzatban felsorolt küldeményeket. 3.4 A helyben keletkezô iratok iktatása a készítô feladata.

23. szám


1765

4. A küldemények átadása 4.1 A beérkezô küldeményekrôl az Ügyfélkapcsolat munkatársai az SAP HR CRM rendszerbôl Humán Szolgáltatás szakmai szervezeteinek koordinátori csoportjai szerinti 2 példányos átadó listát nyomtatnak. Az átadó listán megjelennek a címzett által át nem vett, visszaérkezô levelek is. Az átvétel után az átadó lista egyik példányát az Ügyfélkapcsolat ôrzi meg idôrendben, másik példánya a küldeményekkel együtt a koordinátori csoporthoz kerül. 4.2 Az átadó lista készítéséhez az Ügyfélkapcsolat munkatársainak az SAP HR CRM rendszerben az ügy Követô mûvelet menüpontján kötelezôen rögzíteni kell : - a küldemény típusát (beérkezô) - a dokumentum fajtáját (papíralapú/elektronikus/papír és elektronikus) - a felelôs szervezet megnevezését (koordinátori csoport szinten) - névre szóló küldeményeknél a felelôs személy megnevezését. Az átadás dátumát és a dokumentum „átadott” státusát az SAP HR CRM rendszer automatikusan állítja az átadási lista nyomtatását követôen. 4.3 Azok a beérkezett dokumentumok, amelyek nem rendelhetôk humán szolgáltatási folyamathoz, azok önállóan dokumentumként rögzíthetôk és dokumentumszámmal azonosíthatók. 4.4 A koordinátori csoportok munkatársai minden nap 2 alkalommal - elôzetes értesítést követôen - kötelesek az érkezett küldeményeket az Ügyfélkapcsolat irodájában átvenni. A tévesen iktatott ügydarabokat az átadó listán megjelölve a koordinátori csoportok egymás között átadják, melyet az átvevô aláírásával igazol. A koordinátori csoportok munkatársai az illetékességi területüknek megfelelô ügyeket az átadó listán aláírásukkal elismerve átveszik. 4.5 Az ügyfélszolgálatoktól postázási listával érkezett küldemények tételes átvétele után a postázási listák, valamint az Ügyfélkapcsolattól átvett átadási listák idôrendben történô lefûzése a koordinátor, vagy az általa megbízott munkatárs feladata. 4.6 A Humán Szolgáltatás munkatársai az átvett küldemények intézéséhez az SAP HR CRM rendszerben az ügyet magukhoz veszik, a válaszleveleket, illetve az ügyben tett valamennyi intézkedést, valamint az ügy lezárását a rendszerben rögzítik. 5. Az iratok ügyintézése 5.1. Nyilvántartási, nyomon követési, megôrzési funkciói miatt egy adott irathoz kapcsolódó, a Humán Szolgáltatás alaptevékenységéhez tartozó ügyintézési feladatokat az SAP HR CRM rendszerben kell az ügyintézôknek rögzíteni. 5.2 A rendszer használatára vonatkozóan az SAP HR CRM Felhasználói kézikönyvében foglaltakat kell betartani. 5.3 Amennyiben az ügyintézés folyamán kimenô dokumentum készítése szükséges, az ügyintézônek az SAP HR CRM rendszerben az adott ügyszámhoz tartozóan a Követô mûvelet menüben ki kell töltenie:

1766


23. szám

- a dokumentum típusát (kimenô) - a dokumentum fajtáját (papír/elektronikus/papír és elektronikus) - a címzett szervezet kódját - a dokumentum státusát küldendô-re A küldés dátumát és a dokumentum „elküldött” státusra történô átváltását az SAP HR CRM rendszer állítja át az átadási lista nyomtatását követôen. 5.4 A gyakorlatban megjelenô, rendszeresen visszatérô ügyek esetén a szakmai szervezetek vezetôinek feladata jelezni az SAP HR CRM rendszerben új folyamat kialakításának szükségességét a Humán szolgáltatás Mûködés Támogatás és Fejlesztés vezetôje felé. 5.5 Azoknak az ügyeknek az intézését, amelyek az Iratkezelési Szabályzat hatálya alá tartoznak, a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerben dokumentáltan kell végezni. 6. Kimenô küldemények kezelése 6.1 Minden kimenô és helyben keletkezô iratot az ügyintézônek kell elkészítenie. 6.2 A kimenô küldemények azonosítója alapvetôen az SAP HR CRM rendszerbôl generált ügyszám, illetve a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer hatálya alá tartozó ügyek azonosítója a rendszer által adott iktatószám. A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer hatálya alá tartozó ügyekben keletkezett dokumentumokat szükség esetén alszámozni lehet, az SAP HR CRM rendszerben az ugyanazon ügyben keletkezô dokumentumokat az ügyhöz kapcsolt dokumentum száma jelöli. 6.3 A beérkezett küldeményekre adott válaszleveleket a beérkezéskor adott SAP HR CRM ügyszámmal kell elkészíteni. A helyben keletkezett iratok iktatását az ügyintézô végzi, az irat aláíratásáról a szakmai szervezetnél kialakult gyakorlat szerint gondoskodik. 6.4 Kimenô iratok — a munkavállalók felé történô megkeresések kivételével - jellemzôen kettôs aláírással kerülnek kiadmányozásra. A Humán Szolgáltatás szervezeteinél aláírásra, illetve kiadmányozásra jogosultak az aláírási meghatalmazással rendelkezô vezetôk és koordinátorok. Az aláíró személyek kettôs aláírás esetén, ha a dokumentum tartalma a./ egy szakmai szervezetet érint, akkor a szakmai vezetô és a kompetens koordinátor b./ két szakmai szervezetet érint, akkor a két szakmai vezetô c./több szakmai szervezetet érint, akkor az információadási folyamatban utoljára érintett szakmai vezetô és a Humán Szolgáltatás vezetôje d./ -hatósági megkeresésre válaszadás, -szolgáltatás mûködésével kapcsolatos információ, -reklamációra történô válaszadás, - érdekképviseleteknek válaszadás esetén az információ adásért felelôs szakmai szervezet és a Humán Szolgáltatás vezetôje. Az aláírási meghatalmazással rendelkezô vezetôk akadályoztatásuk esetén kötelesek helyettesítésükrôl gondoskodni. Helyettes hiányában aláíró a Humán Szolgáltatás vezetôje, vagy az általa megbízott személy. 6.5 A kimenô, kettôs aláírást igénylô iratokat minden munkanapon 15 óra 30 percig át kell adni az Ügyfélkapcsolati munkatársaknak. Amennyiben ez a határidô elôre láthatóan nem tartható, akkor az iraton a

23. szám


1767

készítônek a következô munkanap dátumát kell feltüntetni. Sürgôs, egyedi ügyintézést igénylô levelek aláírása soron kívül történik. 6.6 A kimenô levelek esetében mind a postai, mint pedig a belsô postán továbbítandó küldemények a Kerepesi úti Kezelô Irodában átadási listával kerülnek leadásra, míg a szervezethez tévesen érkezett küldemények az 1.4 pont szerint a Kerepesi úti Kezelô Iroda által adott átadási listán dokumentálva kerülnek továbbításra. Külön 2 példányos átadási listát készítenek az SAP HR CRM, vagy a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerbôl elôállítva a kimenô küldemények dokumentálásához az egyes szakmai back office szervezetek koordinátori csoportjai, illetve az Ügyfélkapcsolat a Humán Szolgáltatás központi szervezete és az Információs Egység küldeményeirôl. A lista elôállítása a koordinátor vagy a vezetô által kijelölt munkatárs feladata. 6.7 A kimenô küldeményeket az átadó listákkal együtt valamennyi szervezetnek naponta 10 óráig az Ügyfélkapcsolat irodájában kell leadni, azoknak a Kerepesi úti Kezelô Irodába történô továbbítása az Ügyfélkapcsolat munkatársainak feladata. Az aláírt átadási listák egy példánya a Kerepesi úti Kezelô Irodában marad, másik példányát a küldô szervezeti egységek az Ügyfélkapcsolat munkatársaitól visszakapják és azt a koordinátor (vagy az általa kijelölt munkatárs) dossziéban, idôrendben lefûzve köteles megôrizni. A Humán Szolgáltatás központi szervezete és az Információs Egység küldeményeinek átadási listáit az Ügyfélkapcsolati munkatársak feladata lefûzni és megôrizni. A munkautasítás hatályba lépése napjával a postai átadókönyveket le kell zárni és azt a koordinátoroknak kell a megôrzési határidôig megôrizni. 6.8 A kimenô küldemények postázásának megtörténtét — az átadási listán szereplô dátum feltüntetésével — a dokumentumot készítô ügyintézô feladata rögzíteni az SAP HR CRM, vagy a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerben. Amennyiben a postázással az adott ügy intézése befejezôdött, az ügyet az ügyviteli rendszerekben le kell zárni. 6.9 A humánpartnerek által küldött dokumentumok mellett érkezô átadási listát — az átvétel tételes ellenôrzése után — aláírva, a borítékon azonosítóként a listán szereplô elsô törzsszámot feltüntetve az átvevô koordinátornak vagy az általa megbízott munkatársnak vissza kell küldeni az illetékes humánpartner részére. 6.10 A nagy tömegû levelezés (bérjegyzék, adónyilatkozat, stb.) nyomtatása, borítékolása, postára adása szerzôdés alapján a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. 1012 Budapest, Krisztina krt. 37/a alatti telephelyén történik. Az adózással és járulékkal kapcsolatos kampányfeladatok (NY29, M 29, M30) az SAP HR CRM rendszerben generált ügyként (valamennyi munkavállalóval kapcsolatban megképzôdik az ügy) kerülnek nyilvántartásra. Az elôzôek szerint kipostázott küldemények ragszáma betöltésre kerül az ügyhöz, így a küldemények a ragszám alapján is visszakereshetôk. A VBKJ-hoz kapcsolódó (nyilatkoztatás, utalvány osztás) vagy egyéb kampányfeladatok nyomon követésére szintén generált ügyet kell létrehozni az SAP HR CRM rendszerben. Az ügyek a törzsszám alapján is visszakereshetôk. 6.11 A humán ügyfélszolgálati irodák a munkavállalóktól ügyintézésre átvett dokumentumokat az SAP HR CRM rendszerbôl nyomtatott postázási jegyzékhez csatolva belsô postán küldik a Humán Szolgáltatás szakmai szervezeteihez feldolgozásra. A napi postának a székhelyük szerinti levelezôben történt leadását követôen a postázási jegyzéket az SAP HR CRM rendszerbôl excel fájlba mentve elektroni-

1768


23. szám

kusan megküldik az Ügyfélkapcsolat munkatársainak a Humán Szolgáltatás központi e-mail címére ([email protected]). Az üzenetben fel kell tüntetni a listához tartozó dokumentumok postára adásának napját. Az üzenetet az Ügyfélkapcsolat az elektronikus postafiókban archiválja. Ez szolgálja — papír alapú átadási lista hiányában - a küldemények visszakereshetôségét. 7. Irattárazás 7.1 A Humán Szolgáltatáshoz érkezett, vagy ott keletkezett és további intézést nem igénylô iratokat irattárba kell helyezni. Valamennyi irat megôrzési idejére, a selejtezés rendjére a Társaság Irattári terve vonatkozik. 7.2 A Humán Szolgáltatás szervezeti egységeihez érkezett, vagy ott keletkezett, az elszámoláshoz kapcsolódó és további intézést nem igénylô iratokat a 5 évig a koordinátori csoportonként kialakított operatív irattárakban kell megôrizni. 7.3 A szolgáltatást megrendelô partner társaságok által küldött dokumentumokat a hatósági ellenôrzésekre elôírt megôrzési idô leteltét követô év II. negyedévében a szakmai szervezetek évszám, tárgykör és mennyiség (iratfolyóméter) feltüntetésével jegyzôkönyvet készítenek. A dokumentumoknak a megbízó részére történô átadásának koordinációja a Szolgáltatás menedzsment szervezet feladata. 7.4. A Poszeidon rendszerben kezelt és további intézkedést nem igénylô iratokat az ügy lezárását követô 2 év elteltével átadási jegyzékkel dokumentáltan irattározásra át kell adni a Társaság központi irattárának. Azokat az iratokat, amelyek SAP HR CRM rendszerben kerültek iktatásra, további érdemi intézkedést nem igényelnek és megôrzési idejük 5 évnél hosszabb, évente egy alkalommal tárgykörönként egy iratcsomagként kezelve és Poszeidon iktatási számmal ellátva megôrzésre átadási jegyzékkel dokumentáltan át kell adni a Társaság központi irattárának.

8.Selejtezés 8.1 Az operatív irattárak anyagát minden év május 15-június 15 között a szakmai szervezeteknek felül kell vizsgálni és ki kell választani azokat az iratokat, amelyeknek az ôrzési ideje az irattári terv szerint lejárt. A selejtezési eljárásban részt vevô munkatársak kijelölése a szakmai szervezet vezetôjének feladata. 8.2 A humán archív irattárakban elhelyezett kisorozott szolgálati táblázatok, számfejtési ívek és társadalombiztosítási egyéni nyilvántartó lapok selejtezése a Személyügyi adminisztrációs szervezetnek feladata, melynek végrehajtására évenként 2 irattárat kijelölve ütemtervet kell készíteni. A selejtezésrôl a Levéltárat a munka megkezdése elôtt írásban tájékoztatni kell. A selejtezendô iratokból a Levéltár az általa kiválasztott vállalattörténeti értékkel bíró dokumentumokat jegyzôkönyvvel átveszi. A selejtezési jegyzôkönyveket engedélyeztetésre az irattár telephelye szerint illetékes megyei levéltár részére meg kell küldeni. 8.3. Egyebekben a selejtezési eljárás lefolytatására az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak érvényesek. 8.4 A selejtezett dokumentumok megsemmisítésének megrendelése és a szállítás koordinációja a Humán Szolgáltatás menedzsment munkatársainak feladata.

23. szám


1769

9. Elektronikus küldemények kezelése 9.1 A szervezethez elektronikus küldemények a [email protected] címre érkeznek. A beérkezô küldeményeket az Ügyfélkapcsolat munkatársai iktatják a SAP HR CRM rendszerben, melyeket iktatás elôtt olvashatóság (megnyithatóság) szempontjából ellenôrizni kell. Amennyiben nem nyitható meg, ennek tényérôl a küldôt haladéktalanul értesíteni kell és ebben az esetben a küldeményt iktatni nem kell. Iktatás után - az ügyszámot az üzenetbe beírva - a küldeményt elektronikusan továbbítják a szakmai szervezet illetékes vezetôjének, vagy koordinátorának. A koordinátor feladata a küldemény ügyintézôhöz történô továbbítása. Amennyiben az elektronikusan beérkezett levél késôbb papír alapon is megérkezik, lehetôség szerint ugyan azzal az ügyszámmal kell az illetékes szakmai szervezethez továbbítani. Amennyiben az elszámolási dokumentumok a zárlati idôszak leteltéig papír alapon nem érkeznek meg, az ügyintézôknek az elektronikus dokumentumot kinyomtatva a többi papíralapú irattal együtt idôrendben lefûzve kell azokat megôrizni.

9.2. Az elektronikusan érkezett küldemények archiválását évente egy alkalommal elektronikus adathordozóra mentéssel kell biztosítani, melynek megrendelése az Ügyfélkapcsolat feladata. A mentett állományt az ügyfélkapcsolati koordinációs szakértô ôrzi, aki visszakeresési célra szükség esetén az ügyfélkapcsolati munkatársak rendelkezésére bocsátja. 9.3 Kimenô küldeményeket hiteles elektronikus formában a szervezet jelenleg nem tud továbbítani. 9.4. A Humán Szolgáltatáshoz tévesen érkezô elektronikus küldeményeket az Ügyfélkapcsolat munkatársai iktatás nélkül a feladó címére elektronikusan visszaküldik. 10. Intézkedés munkakör átadás esetén A szervezet munkatársait munkaviszony megszûnés/megszüntetés, áthelyezés, munkakör változás esetén a folyamatban lévô iratokkal a SAP HR CRM, illetve a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer nyilvántartása alapján tételesen el kell számoltatni és errôl jegyzôkönyvet kell felvenni. A jegyzôkönyvet a munkáltatói jogkör gyakorlója, vagy az általa kijelölt személy (Ügyfélkapcsolat) köteles megôrizni. A szervezethez belépô munkavállalót az iratkezelésre vonatkozó munkautasítással az elsô munkában töltött napon el kell látni. A DMS és az SAP HR CRM rendszer használatára vonatkozó oktatásának megszervezése a munkáltatói jogkör gyakorló feladata.

1770


23. szám

9. sz. melléklet

Üzletmenet-folytonossági terv az Ügyviteli és Iktatási Rendszerhez v1.1

Üzletmenet-folytonossági terv Ügyviteli és Iktatási Rendszer v1.1 A dokumentum célja, karbantartása és közzététele a. Az üzletmenet-folytonossági terv célja Jelen dokumentum célja, hogy az Ügyviteli és Iktatási Rendszer (a továbbiakban: Poszeidon DMS), mint kritikus üzleti folyamat sérülése vagy leállása esetén az ügyviteli folyamat a legkisebb kieséssel fenntartható legyen. Az Üzletmenet-folytonossági Terv (ÜFT) a rendszer minden fôfunkcióját részletesen taglalja. A Helyreállítási Terv (Business Resumption Plan — BRP) és a Mûködés-folytonossági terv (MFT) nem e dokumentum része, azokat önálló dokumentumok (DMS RIBSZ; 33/2009. Vezig. Utasítás a MÁV Zrt. Katasztrófavédelmi és polgári védelmi feladatainak ellátására c. utasítás 16. sz. melléklete „Intézkedések, informatikai vészhelyzet megelôzésére) tartalmazzák. Az ÜFT-t rendszeresen tesztelni, oktatni és karbantartani kell. b. Felelôsség AZ ÜFT kiadásáért, használatának elrendeléséért az ügyviteli folyamatok üzleti tulajdonosa, a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. MÁV SZK Menedzsment-támogatás és Ügyvitel szervezet (a továbbiakban: Iratkezelésért felelôs szervezet) vezetôje felelôs. c. Kiadása AZ ÜFT kiadásának a menete a következô: A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. IT Üzletága, mint a Poszeidon DMS rendszer informatikai üzemeltetôje a hibabejelentések számossága és kritikussága, valamint a Poszeidon DMS szoftver-fejlesztôjével történt elôzetes egyeztetések alapján tájékoztatja az Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôjét a hiba kritikus voltáról, annak várható javítási idejérôl. Amennyiben a hiba kijavítása a 24 órát meghaladja, abban az esetben a tájékoztatás alapján az Ügyvitel vezetôje dönt az ÜFT használatának elrendelésérôl. d. Hatály Az ÜFT személyi hatálya kiterjed a Társaság minden munkavállalójára, mivel az ügyviteli folyamat folytonosságának fenntartásában a Társaság minden munkavállalója érintett. e. Tesztelés Az ÜFT-t évente legalább egyszer, egy kiválasztott Központi Kezelô Iroda (KKI) és egy kiválasztott szervezeti egység vonatkozásában tesztelni kell. A tesztelésrôl jegyzôkönyvet kell készíteni. f. Közzététel, oktatás Az ÜFT-t a Társaság Intranet portálján kell nyilvánosságra hozni, és a Poszeidon DMS oktatása során is be kell mutatni. g. Karbantartás

23. szám


1771

Az ÜFT-t évente legalább egyszer felül kell vizsgálni és aktualizálni a megváltozott környezetnek megfelelôen. A felülvizsgálatért az Iratkezelésért felelôs szervezet vezetôje felelôs. Az iratkezelési folyamat változása a Poszeidon DMS leállása esetén Leállás esetén fôszabály szerint az Iratkezelési szabályzat alapján kell folytatni a munkát. Az alábbi esetekben azonban vissza kell térni a hagyományos materiális ügyintézésre. a. A küldemények átvétele, felbontása, érkeztetése A KKI a küldemények átvételét a Poszeidon DMS leállása esetén az Iratkezelési szabályzatban meghatározott módon végzi, ezt követôen szortírozza azokat címzett szervezeti egység szerint, majd a bontható küldeményeket bontással, a nem bonthatóakat nem bontható küldeményként kezeli tovább, a borítékot az érkeztetô dátumbélyegzô lenyomatával látja el. Az érkeztetô azonosító helyett a küldemény külön érkezetô azonosítót nem kap, a KKI a szortírozott küldeményeket hagyományos postakönyvben adja át a szervezeti egységnek. A postakönyvben pontosan meg kell határozni az átadandó küldeményeket, hogy azok a késôbbi visszakereshetôség érdekében nyomon követhetôek legyenek. Az átadó és átvevô neve olvashatóan kerüljön aláírásra. b. Az ügyintézô kijelölése (szignálás) A materiálisan, papír alapon továbbított iratokat azok tartalma, témája alapján ügyintézésre, feladat végrehajtásra kell kiadni a kijelölt ügyintézô vagy más szervezeti egység részére. Azt az iratot, amelynek iktatott elôzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez, a korábban kijelölt személyhez lehet továbbítani. Amennyiben az ügyintézô személy a beérkezô irat alapján nem ismert, úgy mindenképpen szükséges a szignálás, az ügy elintézésével kapcsolatos külön utasítások meghatározása, amelynek során a szervezeti egység vezetô: a) kijelöli az irat ügyintézôjét, felelôsét, a hozzáféréssel rendelkezôk körét; b) meghatározza a végrehajtási határidôt (sürgôsségi fok); c) utasítást ad a végrehajtásra vonatkozóan; d) egyéb kapcsolódó információkat ad írásban, a szignálás idejének megjelölésével. A szervezeti egység vezetôje távolléte idejére köteles írásban helyettest megbízni a hivatalos küldemények esetenkénti, vagy állandó jelleggel történô szignálására. A szervezeti egység vezetôje elrendelheti az irat bemutatás elôtti iktatását. Leállás esetén a szignálást a szignálási információ — feladat, felelôs, határidô, kezelési információk — eredeti materiális példányra való rávezetésével kell megvalósítani.

1772


23. szám

c. Iktatás A Poszeidon DMS leállása esetén a szervezeti egységeknek saját átmeneti nyilvántartást kell vezetniük az iktatandó iratokról. Leállás esetén az ÜFT mellékletében meghatározott ún. Havaria excel táblában kell az iktatást elvégezni, a Poszeidon DMS-ben meghatározott szervezeti egység helyeken, az ott kijelölt adminisztrátor segítségével. Az ÜFT mellékletében meghatározott excel tábla felépítése nem módosítható, nem változtatható, azt a megadott forma szerint kötelesek az iktatásra kijelölt munkatársak vezetni, a késôbbi Poszeidon DMSbe történô visszatöltés miatt. Az iktatást végzô munkavállaló kijelölése az adott szervezeti egység vezetôjének a feladata. Az iratokat minden esetben az iktatásra kijelölt munkavállalónak kell rögzítenie a külön nyilvántartásban, és új ügy indításakor kell csak új iktatószámot igényelni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: a) társaság neve és azon belül a szervezeti egység neve; b) az irat beérkezésének pontos ideje; c) az intézkedésre jogosult szervezet neve; d) az irat tárgya; e) az elintézés módja; f) a kezelési feljegyzések ( mellékletek, egyéb megjegyzések); g) az irat holléte-ügyintézô neve. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: a) könyveket, tananyagokat; b) reklámanyagokat, tájékoztatókat; c) meghívókat; d) nem szigorú számadású bizonylatokat; e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), g) munkaügyi nyilvántartásokat; h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. A külön iktatási nyilvántartó azonosító formátuma: [Szervezeti egység Szolgálati hely kódja]/Fôszám-Alszám/éééé]/[Társaság azonosítója], (Pl.: 58701/1-1/2013/MÁV). A külön iktatási nyilvántartó azonosítót a Poszeidon DMS helyreállítása után fel kell tüntetni az irat Feljegyzések mezôjében, a Poszeidon DMS-ben kapott iktatószámot pedig a nyilvántartásban. Abban az esetben, amennyiben az ügyintézônél, mint az ügyirat birtoklójánál már van a Poszeidon DMS-ben iktatott fôszámos irat, és abban kell tovább dolgoznia, az elôadói íven manuálisan tovább vezetheti a soron következô alszámokra az ügyben keletkezô iratokat. Ezen esetben nem kell az iktatásra kijelölt munkatárstól külön iktatószámot kérni. A rendszer visszaállítása során az ügyintézô felelôssége az alszámok utólagos felvitele a Poszeidon DMS-ben.

23. szám


1773

d. Kimenô iratok kezelése, kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) Minden kimenô és helyben kezelt iratot az ügyintézônek kell elkészítenie az Iratkezelési szabályzat alapján. A kimenô iratok esetében az aláírásra, illetve a kiadmányozásra jogosult személyek körét egyrészt az MSZSZ, másrészt az érintett szervezeti egység vezetôje határozza meg. Külsô szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. A kimenô, helyben kezelt iratok iktatása, digitalizálása a beérkezô iratok iktatásához hasonlóan történik. Az iktatást a szervezeti egységeknél kijelölt iktató személyek vagy ügyintézôk végzik, az ügyintézô által elôkészített és megküldött irat átvételét követôen. Az ügyintézô feladata valamennyi szükséges információ meghatározása, biztosítása. Az iktatást követôen a kimenô és helyben kezelt iratok digitalizálásra kerülnek. A Poszeidon DMS helyreállása után az ügyintézô feladata a digitális dokumentum csatolása a megfelelô irathoz. r. Irattárazás A Poszeidon DMS rendszer leállása esetén az ügyiratok irattárazása és az iratmegôrzô szolgáltatás keretében a materiális példányok átvétele szünetel. Az iratok megôrzése a birtokló szervezet kötelessége az átmeneti irattárban történô elhelyezéssel. Az iratkölcsönzés szolgáltatás zavartalanul mûködik, a kölcsönzést utólagosan is ellenôrizhetô módon, dokumentáltan kell végezni. f. A Poszeidon DMS rendszerre való visszaállás A hiba kijavítása és tesztelése után a MÁV Szolgáltató Zrt., mint a Poszeidon DMS rendszer üzemeltetôje értesíti az Ügyvitel vezetôjét. Az Ügyvitel szervezet vezetôje a kapott információk birtokában dönt a Poszeidon DMS rendszer idejének újbóli használatbavételének idejérôl. A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. a Poszeidon DMS üzemeltetési szerzôdésben foglaltak szerint értesíti a felhasználókat a visszaállításról. g. A Havaria excel tábla megküldése, és Poszeidon DMS-be történô felvitele A Poszeidon DMS rendszer helyreállítása után minden szervezeti egységnél az iktatásért felelôs munkatárs felelôssége megküldeni a [email protected] e-mail címre az általa vezetett Havaria Excel táblázatot, a helyreállítástól számított 3 munkanapon belül. Az e-mail tárgyában kötelezôen fel kell tüntetni a „DMS havaria excel” szöveget. A Havaria excel táblázatban vezetett iktatószámokat a MÁV Szolgáltató Zrt. a Poszeidon DMS üzemeltetési szerzôdésben foglaltak szerint tölti vissza a Poszeidon DMS-be, külön Havaria iktatókönyvbe.

Szöveges

Szabályzat MTÜ

(Képlet)

59758/1-1/ MÁV/2013

Birtokló szervezet megnevezése

Tárgy

Iktató-szám

Havaria iktatókönyv minta:

59758

Birtokló szervezet szolgálati hely kódja

Bejövô?

Igen

Nem

Igen

Szám

1

Elektro- Fôszám nikus?

Igen/ Nem Igen/Nem Igen/ Nem

ÉrKimenô? keztetô azonosító

Szám

1

Beküldô személy neve

Beküldô postai címe

Bejövô irat Bejövô irat Bejövô esetén kell esetén kell irat esetén kell tölteni tölteni tölteni

Alszám Beküldô 1-tôl szervezet neve

2013. 4. 11. VARGA 18:02 ANDRÁS ZOLTÁN

Létrehozás Létrehozó ideje FOR- személy MÁTUM: neve ÉV.HÓNAP. NAP. ÓRA: PERC

Társaság rövid kódja

Társaság

59758 MÁV

Létrehozó szolgálati hely kódja

10. sz melléklet

1774 A MÁV Zrt. Értesítôje 23. szám

23. szám


1775 11.sz melléklet

Meghatalmazás Alulírott ……………………….…., mint a ………… társaság ………………… szervezeti egységének vezetôje nyilatkozom, hogy az alább megnevezett szervezet(ek) részére érkezô küldeményeket ……………...[Dátum] napjától a következô személy(ek) vehetik át részünkre a MÁV SZK Zrt. …………………….[Telephely] Központi Kezelô Iroda munkatársától. Szervezet

A meghatalmazás hatálya kiterjed a fent nevezett szervezet(ek) címére, a fent nevezett szervezet(ek) munkavállalói részére címzett vonali vagy állami postai levélküldemény, csomag, nemzetközi vagy egyéb küldemény (meghívó, szórólap, újság) átvételére, beleértve a saját kézbe címzett/hivatalos iratokat. A meghatalmazás nem terjed ki a belföldi postautalványra. Meghatalmazott neve

Törzsszáma

A meghatalmazás határozatlan idôre, visszavonásig szól. Változás — szabadság, helyettesítés — esetén kérem haladéktalanul tájékoztassa a MÁV SZK Zrt MTÜ KKI koordinátorát:. Budapest, 2014. ….. ………………………………… Meghatalmazó (szervezet vezetôje)

1776


58/2014. (XII. 19. MÁV ÉRT. 23.) EVIG SZ. UTASÍTÁS A TÁRSASÁGI MOBILSZOLGÁLTATÁSOK HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYOZÁSÁRÓL

23. szám

Elôfizetés: a Szolgáltatóval létesített szerzôdéses jogviszony, amely létesítése során beszerzésre kerül a hívószámot és azonosítókat tartalmazó SIM kártya, amely használatával a szerzôdésben foglalt szolgáltatások a mobil eszköz igénybevételével elérhetôvé válnak.

1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja, a társasági tulajdonú mobiltelefon készülékek, tartozékok valamint a Szolgáltató által kiadott SIM kártyához tartozó elôfizetések engedélyezési eljárásának, biztosításának és használatának, illetve költségei elszámolási módjának normatív szabályozása, valamint a folyamatban résztvevô személyek és szervezetek felelôsségi köreinek meghatározása. 2.0 HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. (továbbiakban: Társaság) valamennyi SIM kártyát használó eszközére, szervezetére és munkavállalójára, a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. (továbbiakban: MÁV SZK) jelen utasításban elrendelt feladatokban résztvevô szervezeteire és azok munkavállalóira. Az Utasítás hatálybalépése elôtt használatra kiadott eszközök vonatkozásában az IKI döntése kezdeményezni a megállapodások újrakötését a Használókkal. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelôs A MÁV Zrt. Infokommunikációs igazgatóságának (IKI) vezetôje.

Engedélyezô: a Társaság valamennyi Munkáltatói jogkört gyakorló vezetôje jogosult társasági mobil eszköz, elôfizetés, keretbeállítás, keretbôvítés, és kerettúllépés engedélyezésére a felügyelete alá tartozó Használó részére. GPRS: (General Packet Radio Service) egy csomagkapcsolt, IP-alapú mobil adatátviteli technológia, amelyet GSM és IS-136 mobiltelefonok használnak. A GPRS adatátvitelt a szolgáltatók a hagyományos technológiák percalapú számlázása (amely nem veszi figyelembe, hogy adatforgalom is történt-e vagy csak készenléti állapotban volt a felhasználó) helyett adatmennyiség (kilobájt) alapján számlázzák ki. Hasznosítási területe a WAP, SMS és MMS mellett az internet és e-mail használat. GSM: (Global System for Mobil communication) Mobil Távközlés Általános Rendszere. Egységes Európai digitális rádiótelefon rendszer a 900 és 1800 MHz-es frekvenciasávban. A rendszer beszédszolgáltatásokon kívül mobil adat kommunikációt is biztosít. A rendszerhez csatlakoztatott telefon és adatterminálok Európa egész területén használhatók. Használó: a Társaság munkavállalója, vagy a Társasággal szerzôdéses jogviszonyban álló személy, illetve közös használat esetén az a személy, aki az eszközt használatra átvette. Helpdesk: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. IT üzletág által üzemeltetett központi bejelentô rendszer.

2.3 Vezetôk felelôssége IKI: MÁV Zrt. Infokommunikációs Igazgatóság A vezetôk szervezetük vonatkozásában felelôsek az utasítás elôírásainak betartásáért és betartatásáért, a szervezeti egységek és a Használók felkészítéséért, az elôírt dokumentációk határidôre való elkészítéséért, naprakészen tartásáért, a szükséges adatok és információk idôbeni biztosításáért, az utasításban foglaltak végrehajtásának ellenôrzéséért. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Alapszolgáltatás: az elôfizetôi hívószámra beállított belföldi nem emelt díjas hívószámokra vonatkozó híváskezdeményezés és fogadás, valamint MMS és SMS szolgáltatás. Asztali GSM készülék: az asztali GSM készülék a mobiltelefonnal azonos módon mûködik, viszont formailag az asztali telefonok kényelmét nyújtja.

International Mobile Equipment Identity (IMEI): nemzetközi mobilkészülék-azonosító. International Mobile Subscriber Identity (IMSI): nemzetközi mobil elôfizetô azonosító. Költségkeret: a Munkáltatói jogkörgyakorló által meghatározott havi felhasználási keret, amely tartalmazza a havi elôfizetési díjat és a költségkeret erejéig a hanghívások és üzenetküldések (SMS, MMS) díjait, a 4.2.2. pont szerint. Minden olyan szolgáltatási díj, amely külön került engedélyezésre (pl.: internetszolgáltatás, gprs, adatroaming, hangroaming, mobil vásárlási keret díja, stb…) nem kerül áthárításra és megfizettetésre a Használó számára a kerettúllépés vizsgálatakor. Költségviselô: az a szervezeti egység, amely kötelezett a Használó részére biztosított társasági mobil eszköz

23. szám


1777

és elôfizetés üzemeltetése során keletkezô költségek viselésére.

vonatkozó szabályozás 4.2.2. pontja szerinti valamely munkáltatói jogkört saját jogán jogosult gyakorolni.

KSZ: A MÁV Zrt. határozatlan idôtartamra szóló Kollektív Szerzôdés

Okos telefon: a mobilszolgáltató által meghatározott okos telefon kategóriába tartozó mobiltelefon készülék, amely fejlett, gyakran PC funkcionalitással rendelkezô eszköz. Képes többek között internetes adatkapcsolatra, e-mail küldésre és fogadásra, alkalmazások, futtatásra és telepítésére.

Megállapodás: a mobil elôfizetés használatához kapcsolódó dokumentum, amit a Munkáltatói jogkör gyakorlója köt a szolgáltatás Használójával. MMS: (Multimedia Messaging Service, multimédiás üzenetküldési szolgáltatás) multimédiát tartalmazó adatok (kép, hang és/vagy video) továbbítása és fogadása a Szolgáltató hálózatán WAP(Wireless Acces Protocol) használatával. A kizárólag szövegek küldésére alkalmas SMS technológia továbbfejlesztett változata. Mobil device management (MDM): a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. IT üzletág (továbbiakban: SZK IT üzletág) által az okos telefonokra telepített biztonsági rendszer, amely biztosítja az eszközök távoli felügyeletét, a tárolt adatok, programok és szolgáltatások védelmét. Mobil Internet: mobil eszközzel elérhetô szolgáltatás. Meghatározott havi szolgáltatási díja van az alapszolgáltatási elôfizetési díjon felül, ami tartalmazza a szolgáltatás havi adatforgalmi keretének díját. A havi adatforgalom túllépése esetén a szolgáltatás sebessége korlátozásra kerül, az adatforgalmi kereten felüli adatforgalomra a Szolgáltató nem számol fel költséget. Mobil szolgáltató (továbbiakban: Szolgáltató): a mobilszolgáltatást biztosító közcélú szolgáltató, mellyel a Társaság szolgáltatási szerzôdést kötött. A telefonhálózat mûködtetését végzô vállalat. Mobiltelefon szerzôdést kezelô szervezet: a Társaság Infokommunikációs igazgatósága (IKI), amely az egységes ügykezelés érdekében — kizárólagosan a MÁV Zrt-nél mindenkor hatályos DHL-el összhangban - a Szolgáltatóval a szerzôdés megkötésére, módosítására, a szolgáltatás létesítésére, kezelésére, felügyeletére, a regisztrációs adatbázis kezelésére, a Szolgáltatóval kötött szerzôdés kezelésére, és a költségek Költségviselôkre történô felosztására jogosult.

Roaming adat-, hangroaming: a mobiltelefon országon kívüli használatához szükséges szolgáltatás, amely szükség esetén engedély alapján egyedileg beállítható. Meghatározott adatforgalomi, illetve hanghívási idôtartami kerete és fix díja van. Az elôfizetett adatforgalom elérése esetén a szolgáltatás automatikusan letiltásra kerül a szolgáltató által, így az elôre beállított fix díjon felül az adatroaming többletköltséget nem eredményez. SIM kártya: a subscriber identity module rövidítése, ami elôfizetôi azonosító modult jelent. A mobiltelefonok és az egyéb mobil kommunikációra alkalmas mobil eszközök használatához a SIM kártya Szolgáltató általi aktiválása szükséges. SMS: (Short Message Service, szó szerint rövidüzenetszolgáltatás), mobiltelefonnal küldött rövid terjedelmû, meghatározott karakterszámú üzenetet kézbesítô szolgáltatás. SZK IT üzletág: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. IT üzletág. SZKSZ: Szolgáltatási Keretszerzôdés a MÁV Zrt. és a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. között. Technológiai célú készülék: olyan a Társaság tulajdonában lévô mobiltelefon, amelyet a munkakörbôl adódóan munkavállalók vagy eszközök csoportja közösen használ. Ezen technológiai készülékekkel kizárólag a Társaság által használt, illetve az IKI által beállított, engedélyezett telefonszámokra kezdeményezhetôek hívások. Telefonhívás: a mobiltelefon készülékrôl indított hangátvitel a Szolgáltató hálózatán keresztül. Alapbeállítás szerint nem kezdeményezhetô (le van tiltva) az alábbiak vonatkozásában: Magyarországon kívüli hívószámok, emelt díjas hívószámok, emelt díjas szolgáltatások.

Mobiltelefon: olyan hordozható telefonkészülék, amely vezetékes kapcsolódás nélkül, rádióhullámok segítségével képes a mobil szolgáltató központi rendszerén keresztül kommunikálni. SIM kártya behelyezésével válik alkalmassá a Szolgáltató hálózatán elôfizetett szolgáltatások igénybevételére.

USB stick: számítógéphez USB porton keresztül csatlakoztatható olyan eszköz, amelybe adat (SIM) kártyát helyezve képes kapcsolódni a Szolgáltató lefedettségi területén annak hálózatához, amelyen keresztül elérhetô az internet.

Munkáltatói jogkörgyakorló: az a személy, aki a mindenkor hatályos munkáltatói jogkörgyakorlás rendjére

Üzemeltetô: az a szervezeti egység, amely a Használó részére biztosított társasági mobil eszköz és kapcso-

1778


lási szám adatait nyilvántartja, valamint az üzemeltetésbôl eredô részfeladatok (pl. javíttatásban való közremûködés, ellenôrzés, stb.) ellátja.

23. szám

VPN (Virtual Private Network): virtuális magánhálózat, mely titkosított biztonságos hálózati kapcsolati hozzáférést tesz lehetôvé a MÁV Zrt. informatikai infrastruktúrájához.

A Helpdesk egyezteti az igényt a bejelentôvel (a Munkáltatói jogkörgyakorló által megbízott személy) és megküldi részére a szükséges dokumentumokat, amit a bejelentô kitölt és aláírat a Munkáltatói jogkörgyakorlóval, majd visszaküldi a Helpdesknek. A Helpdesk ellenôrzi annak megfelelôségét és továbbítja azt az IKI részére.

4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA

4.1.2 Engedélyezés

A Társaság a munkavállalók munkavégzéséhez mobiltelefont biztosíthat, elôfizetéses rendszerben, meghatározott költségkeret mellett. A Munkáltatói jogkör gyakorlója jogosult engedélyezni a mobiltelefon használatot a munkavállaló részére és meghatározni annak költségkeretét, a munkakör és az ellátott feladat mérlegelése alapján.

A Központi Üzemi Tanács, a Központi Munkavédelmi Bizottság, illetve a szakszervezetek vezetô tisztségviselôi és tagjai a hatályos megállapodásokban foglaltaknak megfelelôen jogosultak mobiltelefon igénylésére a meghatározott keretösszeggel, illetve megállapodás hiányában az 1. számú mellékletben meghatározott 3. kategória keretösszegére, és mobiltelefon használatára.

Munkaidôben a Társaság által biztosított mobiltelefonon való elérhetôséget minden Használó biztosítani köteles, kivéve szabadság és keresôképtelenség esetén, illetôleg azon idôszakokban, melyekben a munkavállaló a Mt 55§ alapján a munkavégzési kötelezettsége alól mentesül. A kötetlen vagy rugalmas munkaidô beosztás esetén a munkavállaló rugalmas munkaidô beosztás szabályai szerinti napi eszmei munkaidôben köteles az elérhetôségét biztosítani. Az eszmei munkaidôt a Kollektív Szerzôdés határozza meg.

A Munkáltatói jogkörgyakorló jogosult engedélyezni a társasági mobiltelefon használatát a munkavállaló részére. A mobiltelefon típusának kiválasztásakor a hatályos „19/2013.(03.12. MÁV Ért.9) EVIG sz. Az informatikai eszközök normatív ellátása” tárgyú utasításban foglaltakat kell irányadónak tekinteni, azonban ettôl a Munkáltatói jogkörgyakorlója — különösen indokolt esetben, az IKI vezetôjének írásbeli egyetértésével — térhet el.

Mobiltelefon beszerzése csak Infokommunikációs igazgatóság (IKI) szervezetén keresztül, lehetséges. Az elôfizetésekhez kapcsolódó szolgáltatások és korlátozások kezelését az IKI látja el. A mobiltelefon beszerzése IKI beruházási keretébôl történik. A beszerzett mobil eszközöket és tartozékokat nyilvántartásba kell venni a mindenkor hatályos MÁV Utasítások és rendelkezések betartása mellett. A Munkáltatói jogkörgyakorló, a jelen Utasításban meghatározott feladatok ellátását átadhatja az általa megbízott felelôs személynek. 4.1 Igénykezelés 4.1.1 Bejelentés Az eszközökkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos igények bejelentése és kezelése a „33/2014. (VII.11. MÁV Ért. 13.) EVIG sz. utasítás Az informatikai eszközgazdálkodásról” rendelkezései szerint történik. A mobiltelefonokra igényelt szolgáltatásokat, azok tervezett aktiválási idôpontját megelôzô 5. munkanapig kell bejelenteni a Helpdesken.

A mobiltelefon típusára a Munkáltatói jogkörgyakorlója tesz javaslatot a fenti Utasításban foglalt ajánlások figyelembevételével, ezt azonban az IKI felülbírálhatja, az ajánlásban foglalt keretek között. Az IKI felülbírálati joga nem korlátozott, amennyiben rendelkezik az igényelt típusnál minden tekintetben kedvezôbb paraméterekkel rendelkezô készülékkel. A munkavállaló munkaköre ellátásához szükséges mobiltelefonhoz kapcsolódó szolgáltatások paramétereit a Munkáltatói jogkörgyakorlónak kell meghatároznia, az ellátandó feladat figyelembevételével, ezért eltérhet a 1. számú mellékletben foglalt keretösszegtôl. A havi elôfizetési alapdíj lebeszélhetô a költségkeret részét képezi. A kereten felüli (külön igény esetén beállítható) szolgáltatásokat a 2. számú melléklet szerint szükséges megrendelni. Mivel a mobiltelefonok által igénybe vett szolgáltatások használatának havi költsége van (alapdíj, internethasználat díja, stb.), ezért a Használó számára beállítandó szolgáltatásokat úgy kell meghatározni, hogy azok a munkavégzéshez megfelelôek legyenek és összességében az adott költséghelyre vonatkozó keretet ne lépjék túl. A Munkáltatói jogkörgyakorló felelôsségi körébe tartozó felhasználható pénzügyi keretet szabadon csoportosíthatja a Használók között, a munkaköri feladatok ellátása érdekében. Az általa meghatározott

23. szám


Használói költségkereteket a késôbbiekben szabadon módosíthatja. Módosítás esetén tájékoztatnia kell a Helpdesket amely továbbítja azt az IKI felé. A módosítások átvezetését az IKI - amennyiben az a hónap vége elôtt 5. munkanappal bezárólag beérkezik — a következô elszámolási hónappal kezdôdôen rögzíti. Minden mobiltelefont használó munkavállaló költségkeretét és a költségkereten felüli szolgáltatások beállításait a Munkáltatói jogkörgyakorlónak évente vagy a munkavállalói munkakörváltozás során felül kell vizsgálni. A vizsgálat eredményérôl változás esetén az IKI tájékoztatása szükséges. Technológiai célú mobiltelefon és mobilinternet vonatkozásában is a Munkáltatói jogkörgyakorló döntése a mobiltelefon biztosításának engedélyezése. A technológiai célú eszközök és/vagy elôfizetések nem személyi használatúak, hanem meghatározott tevékenységek ellátása érdekében biztosított hordozható vagy telepített eszközök. Ilyen eszközök alkalmazását a Munkáltatói jogkörgyakorló engedélyezhet az ellátandó feladat feltételeinek mérlegelése alapján meghatározott kör számára, igény esetén ehhez az IKI szakmai támogatást biztosít. Az ilyen módon biztosított mobil eszközökre és szolgáltatásokra a költségkeret ajánlások nem vonatkoznak, azokat az Munkáltatói jogkörgyakorló határozza meg.

1779

ban a Használó számára milyen védelmi és management szoftverek kerüljenek elôzetesen telepítésre. Az IKI aktiválja a 3. számú mellékletben foglalt alapszolgáltatásokat az elôfizetô hívószámára. Az SZK IT üzletága elvégzi a szükséges beállításokat, amelyek az eszközzel igénybe vehetô szolgáltatásokhoz szükségesek, valamint telepíti az eszközre az IKI által meghatározott biztonsági szoftvereket, amelyekkel biztosítja az adatok titkosságának védelmét sérthetetlenségét és rendelkezésre állását, valamint a vállalati biztonsági szabályrendszert biztosító szoftvereket. Az SZK IT üzletága a mûszaki nyilvántartásában rögzíti az adott telefon mûszaki azonosítóit, valamint a telefon által használt SIM kártya adatait és a hívószámot valamint a Használó adatait. Az SZK IT üzletág a mobiltelefont átadás-átvételi jegyzôkönyvvel dokumentáltan átadja használatra a munkavállalónak a (4. számú melléklet szerinti) megállapodás aláírásával egy idôben. Az SZK IT üzletág által feltelepített management alkalmazások felhasználó általi törlése és futásuk akadályozása szigorúan tilos. 4.1.5 Javítás / kiegészítôk beszerzése A telefonnal kapcsolatos igénykezelés a hatályos a „33/2014. (VII.11. MÁV Ért. 13.) EVIG sz. utasítás Az informatikai eszközgazdálkodásról” rendelkezései szerint történik. 4.2 Használat 4.2.1 Általános

4.1.3 IKI regisztrálás A Munkáltatói jogkörgyakorló által aláírt igénylôlapot (2. számú melléklet) az igénylô (a Munkáltatói jogkörgyakorló által megbízott személy) megküldi a Helpdesknek, amelyet ellenôrzés után továbbít az IKI részére. Az IKI fogadja az igényt és dönt annak teljesíthetôségérôl a hatályos Utasítások és a készlet függvényében, valamint tájékoztatja a Helpdesket és rendelkezik az igény teljesítésével kapcsolatos folyamatok indításáról. A Helpdesk tájékoztatja az igénylôt az IKI döntésérôl és a várható eredményekrôl.

A mobil eszköz (készülék és/vagy SIM kártya) átadásának feltétele, a munkavállaló és a munkáltató közötti (2. számú melléklet és 4. számú melléklet) megállapodás megkötése. Ezen megállapodás hiányában mobiltelefon és adatkártya nem adható ki. A mobil távközlési szolgáltatást igénybe vevô munkavállaló köteles a készüléket rendeltetésszerûen, a használati útmutatójának, valamint a meghatározott célnak megfelelôen használni és óvni annak állagát. A bizonyítottan nem rendeltetésszerû használatból eredô meghibásodás esetén a Munkáltatói jogkör gyakorló döntése, hogy a Használóval megtéríteti-e a kárt a Mt 180§ (6) bekezdése szerint.

4.1.4 Üzembe helyezés

A Szolgáltató tájékoztató üzenetet küld a Használó részére a beállított költségkeretet 90%, felhasználásának elérésekor.

A Helpdesk értesíti az igényt bejelentôt az üzembe helyezés várható idôpontjáról és helyérôl. A telefonok üzembe helyezése a „33/2014. (VII.11. MÁV Ért. 13.) EVIG sz. utasítás Az informatikai eszközgazdálkodásról” rendelkezései szerint történik. Az IKI a gazdasági szempontok és a társasági szoftvergazdálkodás alapján határozza meg, hogy az okos telefonok vonatkozásá-

A mobiltelefon használatára vonatkozó szabályok be nem tartása a mobiltelefon (készülék és/vagy SIM kártya) használati jogosultságának megvonásával jár, a Munkáltatói jogkörgyakorló erre vonatkozó döntése esetén.

1780


A mobiltelefonok használatának feltételeirôl a Helpdesk adhat tájékoztatást a Munkáltatói jogkörgyakorlók részére, különös tekintettel az egyes szolgáltatások díjaira, ideértve a percdíjakat (idôszakonként) és a nem hívásalapú szolgáltatások díjait, amit azok kötelesek haladéktalanul továbbítani a Használóknak. A Használó a mobiltelefon által igénybe vett szolgáltatásokat a részére beállított költségkeret erejéig veheti igénybe, a költségkereten felüli használatról a 4.4 pont szerinti eljárás rendelkezik. A társasági mobiltelefonokra vonatkozóan az IKI az alapszolgáltatások beállítását elvégzi, a gazdaságos használat érdekében. Amennyiben ettôl eltérô szolgáltatáshívási kísérlet történik, az nem kerül kapcsolásra.

23. szám

Használó költségkeretét nem terhelik. A kerettúllépés kivizsgálása esetén nem kerülnek beszámításba és megfizetésre a Használó számára. 1. költségcsoport: A KERETÖSSZEGBE TARTOZÓ SZOLGÁLTATÁSOK DÍJAI (ezen költségek vizsgálhatóak)

2. költségcsoport KERETÖSSZEGBE NEM TARTOZÓ ENGEDÉLYEZETT DÍJTÉTELEK (a költségek nem kerülnek áthárításra a Használóra)

belföldi és az engedélyezett internet fix havi díj külföldi hanghívások és SMS-ek díjai (az elôfizetésben foglaltakon felül) küldött MMS-ek díjai

adatroaming fix díj, roaming fix díj

A mobiltelefon külföldön történô használatát (roaming) külön igényelni kell (2. számú melléklet) a kiutazás elôtt legalább 5 munkanappal.

roaming hívások díjai

mobilvásárlás

A mobiltelefonokkal összefüggô tarifákat az 5. számú melléklet, azok követését a 6. számú melléklet tartalmazza.

Az igénybevett 1. és 2. költségcsoportba tartozó összesített díjtételek költségét a Használó költségviselési helye viseli.

Felhasználó a Munkáltató, illetve a biztonsági szervezet felszólítására a készüléket üzemkész állapotban, tartozékaival együtt bemutatja, illetve a Munkáltató rendelkezése szerint a MÁV SZK IT üzletága részére visszaszolgáltatja. A leadott, de a Társaságon belül továbbhasznosításra kerülô készülékrôl a személyes adatokat a gyári állapot visszaállításával törölni szükséges. A használatból végleges kivonás esetén, gondoskodni kell az adatok visszaállíthatatlan megsemmisítésérôl. A fenti folyamatok elvégzéséhez a Helpdesken kérhetô IT támogatás.

4.2.3 Internet

4.2.2 mobilszolgáltatás használat költségeinek megoszlása Alapjában a szolgáltatások költségeit két csoportra osztjuk: 1. az elsô csoportba tartoznak azon költségek amelyek a felhasználásáért a Használó felel, így azok követése a Használó feladata, a kerettúllépés kivizsgálása esetén az itt felsorolt szolgáltatások keretösszeget meghaladó költségei kérhetôek számon és kerülhetnek megfizettetésre. A keretösszeg nagyságát a Munkáltatói jogkör gyakorló engedélyezi.

Amennyiben a Munkáltatói jogkörgyakorló internetelérés szolgáltatás használatát engedélyezte — meghatározott havi adatforgalmi beállítás mellett — a Használó részére, a beállított adatforgalomi limit elérésekor a szolgáltatás sebessége korlátozásra kerül, így a szolgáltatás havi költségén felül nem képzôdik pluszköltség. A Mobilinternet szolgáltatás csak belföldi használatra engedélyezett. Külföldön való használat biztosításához a kiutazás elôtt legalább 5 munkanappal a Munkáltatói jogkörgyakorlójának jóváhagyásával, a kiutazási hely és idôszak megjelölésével kell igényelni a szolgáltatás beállítását a Helpdesken (2. számú melléklet). Az adatroaming igényt az IKI meghatározott adatforgalmi kerettel és idôtartamra állítja be. A meghatározott adatforgalmi keret elérésekor a szolgáltatás letiltásra kerül, így a beállított adatforgalomra vonatkozó költség nem kerül túllépésre. Külföldi tartózkodás esetén a Használó köteles a mobil internet eszköz roamingtájékoztatásra vonatkozó Szolgáltatótól érkezô üzeneteit figyelemmel kísérni. 4.2.4 e-mail

2. a második csoportba tartozik minden olyan szolgáltatási tétel, amelyre a Használó engedélyt kapott. Ezen szolgáltatások költségei a

A mobiltelefonon keresztüli társasági levelezés szolgáltatás használatának igényét a Helpdesken szükséges

23. szám


1781

bejelenteni. Ennek beállítása kizárólag a Munkáltatói jogkörgyakorló és az IKI vezetôjének együttes jóváhagyásával kerülhet elvégzésre. A levelezés kizárólag a MÁV Zrt. által jóváhagyott eszközzel a hatályos Informatikai Biztonsági Szabályzat elôírásainak figyelembevételével engedélyezett.

(telefonhívás, adatkapcsolat, stb.). Elvégzi az elôfizetések hívószámainak összerendelését a törzsszámmal. Az így elkészült listát kiegészíti a törzsszámhoz tartozó beállított költségkerettel és a költségkeret túllépésének összegével, amit havonta megküld a törzsszámhoz tartozó költséghely Munkáltatói jogkörgyakorlója részére.

4.2.5 Mobilegyenleg terhére történô vásárlás

A hívószámonkénti költségek ellenôrzése, az esetleg szükségessé váló intézkedések kezdeményezése (pl. kerettúllépés, nem rendeltetés szerinti használat, stb.) a Munkáltatói jogkörgyakorló feladata. Amennyiben ehhez részletes hivatalos híváslistára is szükség van, az IKI közremûködésével, a Szolgáltatótól külön díjfizetés ellenében igényelhet.

A mobilegyenleg terhére történô vásárlás a MÁV Zrt. által használt mobilhívószámokról kizárólag külön kérés alapján engedélyezett. A vásárlásra felhasználható havi maximális keret 20.000 Ft, melyet az IKI állíttat be a Szolgáltatóval. A keret alapvetôen mobilparkolásra használható fel. A gépjármûvet használó munkavállaló az igénylését (a Munkáltatói jogkörgyakorló felettes vezérigazgató-helyettese által elôzetes, dokumentált jóváhagyásával) írásban nyújtja be Helpdesken, amit az továbbít az IKI-hez. A vásárlási keret a parkolási díjon felül a szolgáltató által biztosított egyéb szolgáltatások igénybevételére használható fel, a gépjármûvet használó munkavállaló Munkáltatói jogkörgyakorló felettes vezérigazgató-helyettese által jóváhagyott és indokolt kérésére a gazdasági vezérigazgató-helyettese elôzetes, dokumentált engedélyével. 4.3 Mobiltelefonok beszerzése és üzemeltetés költségviselésének megoszlása A mobiltelefon beszerzése IKI beruházási keretbôl történik. A mobiltelefonok használata során a szolgáltatások igénybevételének költségeit, a SIM kártya, valamint a javítások beállítások és az üzembe helyezés (rollout) költségét a Használó költségviselési helye viseli. A Munkáltatói jogkörgyakorló határozza meg a mobiltelefonok havi költségkeretét, ami magában foglalja a lebeszélhetô havi elôfizetési díjat. A Munkáltatói jogkörgyakorló ezen felül engedélyezhet mobilinternet, roaming, adatroamingot is a Használó részére, amennyiben arra a költségviselési hely kerete lehetôséget ad. 4.3.1 A mobiltelefonok használatával összefüggô elszámolási rend A Szolgáltató az adatbázisában szereplô hívószámok elôfizetési- és forgalmi díjait folyószámlákon gyûjti, és folyószámlánként havonta összesített számlát küld a MÁV Zrt-nek. Az IKI a hozzárendelt folyószámlákon szereplô költségeket a számla beérkezését követôen felosztja a nyilvántartásában szereplô költségviselôk között az alábbiak szerint: Az IKI a Szolgáltatótól beérkezett számlát tovább bontja az elôfizetések hívószámaira és szolgáltatási módokra

Mobiltelefon szolgáltatással kapcsolatos kérdéseket, észrevételeket a Helpdesk fogadja, és továbbítja az IKI felé. 4.4 Költségkeret túllépés kezelése A költségkeret túllépésbôl adódó többlet költség — amennyiben bizonyítást nyer, hogy a többletköltség oka a magánhasználatból adódott - a megállapodás alapján, alapesetben a Használót terheli. A költségkeret túllépésével — amennyiben ezt önkéntes teljesítéssel nem rendezi — a munkavállaló a munkáltatónak kárt okoz. Tekintettel arra, hogy a kártérítésre vonatkozóan tételes jogi szabályozással rendelkezik a KSz, ezt külön/eltérô módon szabályozni szükségtelen. A költségkeretét túllépés kivizsgálása és megfizettetésekor a KSZ 68§ és a KSZ 3. számú melléklete szerint szükséges eljárni. A Munkáltatói jogkörgyakorló minden hónap 15. napjáig összesített kimutatást kap az IKI-tôl a felelôsségi körébe tartozó mobiltelefont használó munkavállalók elôzô havi mobiltelefon költségeirôl. A kimutatás megbontva tartalmazza a szolgáltatásokat, valamint a munkavállalók beállított költségkeretét, illetve a költségkeret túllépés összegét is. A Munkáltatói jogkörgyakorló a kerettúllépés megfizetésének megállapításakor kizárólag a 4.2.2. pontban meghatározott 1. költségcsoportba tartozó költségeket veszi figyelembe. Ha a Használó nem lépi túl a számára engedélyezett költségkeretet nincsen szükség külön intézkedésre. Amennyiben mobiltelefon-használat költsége a beállított költségkeret összegét több mint 4.000Ft-al meghaladja, az IKI-tôl megkapott tájékoztatást követô 5 munkanapon belül dönt a Munkáltatói jogkörgyakorló, hogy a kerettúllépés okáról nyilatkoztatja-e a Használót és (az IKI tájékoztatása mellett) 5 munkanapon belül átadja a Használó részére a keret-

1782


túllépés indoklás nyilatkozattételre vonatkozó levelet, vagy elismeri a kerettúllépés vállalati érdekbôl történt és lezárja az ügyet az IKI tájékoztatása mellett. 4.4.1 A magáncélú mobiltelefon-használat bizonyításának szabályozása 4.4.1.1 A Használó nyilatkozata

A munkavállaló számára 15 munkanap áll rendelkezésre, hogy nyilatkozatot tegyen. Amennyiben a munkavállaló nyilatkozik, hogy a kerettúllépés hivatali célú használatból adódott, úgy a Munkáltatói jogkörgyakorló jogosult dönteni, hogy a kerettúllépést engedélyezi, vagy a kerettúllépést kivizsgáltatja. Amennyiben a munkavállaló nyilatkozik, hogy a kerettúllépés magánhasználatból adódott, a kerettúllépés összege a munkabérébôl levonásra kerül. A Munkáltatói jogkörgyakorló tájékoztatja az IKI-t, további intézkedése nincsen szükség. Kivizsgálás elrendelése esetén a Munkáltatói jogkörgyakorló írásban tájékoztatja a Használót, egyidejûleg a tételes híváslista bekérését rendeli meg az IKI-tôl. Amennyiben a munkavállaló nem tesz az adott határidôre nyilatkozatot, úgy a Munkáltatói jogkörgyakorló döntése a kerettúllépés engedélyezése, vagy a kerettúllépés kivizsgálása. Kivizsgálás esetén a Munkáltatói jogkörgyakorló azonnal írásban tájékoztatja a Használót a vizsgálat elrendelésérôl és a tételes híváslista bekérését rendeli meg az IKI-tôl. A tételes híváslistát az IKI a Használó számára lezárt borítékban küldi meg, amelyet követôen 15 munkanap áll a Használó rendelkezésre, hogy nyilatkozatot tegyen. 4.4.1.2 A nyilatkozatot követô intézkedések

Az intézkedési folyamat a 11. számú melléklet szerint történik, az alábbiak szerint: .A 2. és 4. számú melléklet megállapodás szerint a mobilszolgáltatást igénybevevô Használó munkavállaló tájékoztatást kap a havi felhasználható költségkeretérôl, aki ennek ismeretében vállalja, hogy magánhasználatból adódó keret túllépése esetén kifizeti a túllépés összegét, vagy bizonyítja, hogy a keret túllépésre a Társaság érdekében került sor. A bizonyítás során a Használó az lezárt borítékban megkapja a vizsgált havi híváslistát, amelyben megjelöli (a személyes adatok eltakarása mellett) a magáncélú hívásokat. A munkavállaló közlése a hívás céljára vonatkozóan olyan nyilatkozatnak minôsül, amelyet ellenkezô bizonyítás hiányában el kell fogadni. Amennyiben a vizsgálat tételesen bizonyítja, hogy a költségek oka a használó magánhasználati célból indí-

23. szám

tott hívásai és az általa igénybe vett szolgáltatások és nem rosszindulatú szoftverek által generált gépi — használó által nem ellenôrizhetô — hívásokból és szolgáltatásokból ered (amennyiben az utóbbi nyer megállapítást, úgy a mobiltelefonra telepített védelmi rendszerek nem megfelelô mûködése vagy annak hiánya okozta a kerettúllépést, így azokért a Használó nem tehetô felelôssé) megállapítja a kerettúllépés okának a magánhasználatot. A mobiltelefon magánhasználatának vizsgálatát 5 munkanapon belül le kell folytatni, amelyrôl jegyzôkönyv készül 3 példányban, amelynek egy példányát annak aláírását követôen a meghallgatott munkavállaló részére át kell adni. A vizsgálat eredményérôl és a megállapított tényállásról a használó Munkáltatói jogkörgyakorlója tájékoztatásul megkapja a jegyzôkönyv 2. példányát. A KSZ szerint nem kell megtéríteni a használónak azt a kárt, amelynek bekövetkezése a károkozás idején nem volt elôre látható, vagy amelyet a munkáltató vétkes magatartása okozott, vagy amely abból származott, hogy a munkáltató kárenyhítési kötelezettségének nem tett eleget. 4.4.1.3 A kivizsgálás során az alábbi adatvédelmi szabályozás betartása kötelezô

A magáncélú telefonhasználat mértéke tételes kigyûjtésének az adózás rendjérôl szóló 2003. évi XCII. törvény (továbbiakban: Art) 44. §-ának megfelelô módon kell történnie, vagyis oly módon, hogy az adózás alapjának megállapítására, ellenôrzésére alkalmas legyen. A munkavállaló közlése a hívás céljára vonatkozóan olyan nyilatkozatnak minôsül, amelyet ellenkezô bizonyítás hiányában el kell fogadni. Legyen szó bármely alkalmazott módszerrôl elengedhetetlen az adatvédelmi szabályok betartása, amely azt jelenti, hogy a hívott számok közül a telefont használó munkavállaló Munkáltatói jogkörgyakorlójának részletes adatkérése és ellenôrzése csak az üzleti hívásokra irányulhat. Vagyis a magánbeszélgetések költségét maradék elven — a hívott fél és a hívási cél megjelölése nélkül — jogszerû a számlából megállapítani. A 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról rendelkezései alapján, a munkavállaló által lefolytatott telefonbeszélgetések legalább két személy, a hívott és a hívó fél személyes adatának minôsülnek, ezért magánjellegû telefonhívásokkal kapcsolatos személyes adatok kezeléséhez mindkét fél hozzájáruló nyilatkozata szükséges.

23. szám


A munkáltató, illetôleg az ellenôrzésre feljogosított személy a munkavállaló által lefolytatott telefonhívások adatait nem jogosult kezelni, tekintettel arra, hogy a harmadik, nem munkavállaló személy hozzájáruló nyilatkozatának beszerzése nem lehetséges. Ha a munkáltató a munkavállaló magáncélú telefonhívásainak a költségeit nem tudja meghatározni, azt a költségek 20 %-ban állapítja meg. Ebben az esetben azonban, tekintettel arra, hogy a magán-, illetôleg a hivatalos hívások adatai a telefonhívások listáján nem választhatók külön a hívások adatai a telefonhívások listázásával nem kezelhetôk. Ebben az esetben tehát a munkáltató csak a telefonköltségek adatait kezelheti, adhatja át adóügyi ellenôrzést lefolytató személy / szervezet részére. 4.4.2 A magáncélú mobiltelefon-használat számítási módja A magáncélú használat szolgáltatási díjainak vizsgálata során a 4.2.2 pont 1. költségcsoportba tartozó költségek kerülnek összesítésre. Eltekintve a rosszindulatú szoftverek által generált gépi — használó által nem ellenôrizhetô — költségektôl, amelyek nem kerülnek áthárításra a Használó felé. 1995.évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról (továbbiakban Szja tv.) 69.§ (2) bekezdés szerint egyes meghatározott juttatásként kell figyelembe venni, a kifizetôt a juttatás, szolgáltatás miatt terhelô kiadásokból azt a részt, amelyet a kifizetô a magáncélú használat értékébôl nem téríttet meg a szolgáltatást igénybe vevô magánszemélyekkel. Szja tv. 70. §(1) b) pont, valamint az (5) ca) pontjában foglaltak alapján: 1. A magáncélú használat értéke a kifizetôt terhelô összegbôl a forgalomarányos kiadásoknak a tételes elkülönítésével, és a nem forgalomarányos kiadásoknak a forgalomarányos kiadások magáncélú hányada értékével határozható meg. 2. A tételes elkülönítés helyett választható, hogy a számlaértékbôl 20 % számít a magáncélú használat értékének.

1783

4.4.3 A magáncélú mobiltelefon-használat költség megfizetésének szabályai 4.4.3.1 A kivizsgálást követô intézkedések:

A vizsgálat lezárását követôen — amennyiben bizonyítást nyer a magánhasználat miatti kerettúllépés - írásba foglalt egyezségi megállapodás készül, amelyet a Munkáltatói jogkörgyakorlónak kerül megküldésre, ezután a Munkáltatói jogkörgyakorló kézbesíti a használó részére a 7. számú melléklet szerinti levelet, valamint a vizsgálat eredményét tartalmazó jegyzôkönyvet és intézkedik a munkabérbôl való levonásról. Az egyezségi megállapodásban, vagy a jelen utasítás 4. sz. mellékletének kitöltésével a munkavállaló hozzájárulást ad a munkabérébôl történô levonásra. A munkabérbôl történô levonás végrehajtásakor figyelembe kell venni az irányadó jogszabályi rendelkezéseket. A Használó munkabérbôl a MÁV Zrt. Kollektív Szerzôdés szerinti szabályozás alapján kerülhet levonásra a tényfeltáró vizsgálat határozatában megjelölt összeg. Megállapodás vagy hozzájárulás hiányában (jelen Utasítás kiadása elôtti idôpontban átvett eszközökre vonatkozóan) a Kollektív Szerzôdés 3. mellékletének 5. pontja szerinti eljárást kell követni. Amennyiben a tényfeltáró vizsgálat nem bizonyította, hogy a kerettúllépés a magáncélú használatból adódott a Munkáltatói jogkörgyakorló tájékoztatja az IKI-t, hogy a túlhasználat vállalati érdekbôl történt és további intézkedésre nincsen szükség. 4.5 Egyéb rendelkezések 4.5.1 A Mobil Device Management rendszer adatvédelmi kérdései A személyes adatok védelme érdekében a Társaság adatvédelmi felelôse, illetve felhatalmazottja bármikor, folyamatában jogosult a Mobil Device Management rendszer adatvédelmet érintô beállításainak ellenôrzésére, illetve a rendszer felhasználói közvetlenül is megkereshetik ôt az MDM rendszer adatvédelmi beállításaival kapcsolatos kérdéseikkel. Az ellenôrizhetôség érdekében az MDM rendszer üzemeltetôje a rendszer beállításainak változásait folyamatosan naplózza.

A tételes elkülönítés túlzott adminisztrációt jelentene, ezért a Társaság a szolgáltatótól érkezô számlák bruttó végösszegének a 20 %-át tekinti magáncélú használatnak. Amennyiben a magánhasználat értékét a használók megtérítik a Társaságnak közterheket nem kell viselnie. Ha a megtérítés részleges, a Társaságot csak a meg nem térített rész után terheli az adó és járulék kötelezettség.

A rendszer biztonsági beállításait az MDM Rendszerszintû Biztonsági Szabályzata részletesen meghatározza.

A mindenkor hatályos adó és tb szabályok alapján történik a közterhek megállapítása.

A nyilvántartás, a mûszaki nyilvántartáson felül az alábbi adatokra terjed ki:

4.5.2 Adatnyilvántartás A mobil eszközök és szolgáltatások nyilvántartását és üzembe helyezését a SZK IT üzletága végzi, amit az IKI felügyel.

1784

— — — — — — — — — — — — — — — —


a készülék típusa, IMEI száma, üzembe helyezés dátuma, idôpontja az elôfizetés hívószáma, a SIM kártyát azonosító IMSI szám, szolgáltatások típusa, az elôfizetés/készüléket üzemeltetô szolgálati egység neve, az elôfizetés/készüléket üzemeltetô szolgálati egység kódja, költséghely kód, munkáltató megnevezése, munkáltatói jogkörgyakorlójának megnevezése, használó neve, használó törzsszáma, technológiai eszköz megnevezése, szolgáltatás azonosító mobil device management rendszerbe állítás ideje felhasználható havi költségkeret, engedélyezett havi adatcsomag típusa.

A felsorolt adatok rögzítése feltétele a mobilszolgáltatóval való kapcsolattartásnak, az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésének, valamint az üzemeltetési költségek elszámolásának és az eszközök és szolgáltatások központi menedzselésének. Az adatbázisban nem szereplô elôfizetések költségei nem ismerhetôk el. A szolgáltató számlájában szereplô, de a mobil adatbázisban nem szereplô elôfizetések esetében az IKI-nek a Szolgáltatóval egyeztetnie kell, sikertelen egyeztetést követôen, az azonosítás érdekében az IKI jogosult a hívószám felfüggesztésére, letiltására.

23. szám

4.5.4 Szolgáltatások A Mobil szolgáltató és a MÁV Zrt. közötti szerzôdésben rögzített, a Mobil szolgáltató által korlátozható alapvetô jogosultságokon felül, az egyéb szolgáltatások igénybevételét (hangposta, internet, MMS, stb.), a munkáltatói jogkörgyakorló — az IKI-vel egyetértésben —, a Használóval kötött Megállapodásban szabályozhatja. Az elôfizetéshez az alábbi kiegészítô szolgáltatásokat a havi alapdíj díjmenetesen tartalmazza: — hívástartás — hívásátirányítás cégcsoporton belül — hívásvárakoztatás — hívószámkijelzés — hívásletiltás. Egyéb szolgáltatások díjai a Szolgáltató mindenkor érvényes Általános Szolgáltatási Feltételekben (ÁSZFben) rögzített díjszabásának megfelelô mértékûek. A szolgáltatások, eszközök és a korlátozásokkal kapcsolatban felvilágosítás a Helpdesktôl szerezhetô be. A technológiai célú eszközök esetében az eszközök korlátozását a költségviselô szervezet szabályozza. 4.5.5 Elôfizetés, készülék megszûntetése, átadása A „33/2014. (VII.11. MÁV Ért. 13.) EVIG sz. utasítás Az informatikai eszközgazdálkodásról” rendelkezései szerint meghatározott módon történhet. A visszavett eszközökkel az IKI gazdálkodik.

4.5.3 Mobiltelefon elvesztése, megsemmisülése, eltulajdonítása A MÁV Zrt tulajdonát képezô mobil eszköz elvesztésének, eltulajdonításának megsemmisülésének tényét a használónak, az esemény bekövetkezte után haladéktalanul szóban és írásban be kell jelenteni a Helpdesknek, hogy a kapcsolási szám letiltható legyen. A bejelentés után a Helpdesk haladéktalanul gondoskodik a telefonszám letiltásáról, az MDM rendszer által nyújtott biztonsági funkciók futtatásáról (telefon adatainak törlése távolról, a helymeghatározás, riasztás küldése, stb.) és az IKI értesítésérôl. IKI feladata a hívószám pótlása a mobil szolgáltató ügyfélszolgálatán keresztül. Eltulajdonítás esetén a használó köteles az eseményt a rendôrségnek is bejelenteni az IMEI szám megadásával. A rendôrség által kiállított és az ügy lezárását igazoló határozat másolatát a használónak haladéktalanul meg kell küldenie a Helpdesknek a mobil adatbázis módosítása érdekében. Technológiai célú mobiltelefon eltulajdonítása esetén azt, az észlelônek haladéktalanul be kell jelentenie a Helpdesknek, amely az elôzôek értelmében jár el.

4.5.6 Elôfizetés magánhasználatba való vételének lehetôsége Azon használók esetében, akiknek megszûnik a munkaviszonyuk, illetve szerzôdéses jogviszonyuk a MÁV Zrt-vel, vagy más okból (pl. munkakörváltozás) nem lesznek jogosultak társasági mobiltelefon használatára, a hívószámot saját nevükre átvehetik. Az átírást a Szolgáltató a mindenkor érvényes szerzôdéses feltételeinek betartásával végezhetô, a magán elôfizetôi szerzôdés megkötése az IKI közremûködésével történhet. A magánhasználatba vételi igényt a Munkáltatói jogkörgyakorló engedélyével aláírva kell (8. számú melléklet) a Helpdeskhez benyújtani, ahonnan továbbítják azt az IKI felé. A Munkáltatói jogkörgyakorló az engedélyt minden esetben megadja. Az IKI értesíti a mobil szolgáltatót a módosítási igényrôl. A háromoldalú megállapodás megkötését (MÁV Zrt., Szolgáltató, Egyéni elôfizetô) és a szükséges egyeztetéseket az IKI bonyolítja, a bejelentést követô 15 napon belül.

23. szám


Magánhasználatba vétel, csak a mobil szolgáltatóval kötendô elôfizetôi szerzôdés formájában, a Szolgáltató publikus díjcsomagjai valamelyikével lehetséges. Az átírással kapcsolatos díjfizetési és egyéb a hívószámhoz kapcsolódó kötelezettségeket (pl. hûségidô) a magán elôfizetô viseli. 4.5.7 Magántulajdonú elôfizetés átemelése a MÁV Zrt. szerzôdésbe

— — — — — —

A munkáltatói jogkörgyakorló által benyújtott igényeket a Helpdesk fogadja és továbbítja az IKI felé. A Mobil szolgáltató elôfizetéses szerzôdéssel bíró magántulajdonú kapcsolási száma — az engedélyezési eljárás betartásával — átemelhetô a MÁV Zrt. szerzôdésébe. Az átírási eljárással a magánszemély lemond elôfizetésérôl és jogairól a MÁV Zrt. javára. Az átírás a Szolgáltató mindenkor érvényes szerzôdéses feltételeinek betartásával végezhetô. A kapcsolási számhoz jelen utasítás szabályai szerint a MÁV Zrt. készüléket biztosíthat. Más szolgáltatónál lévô magántulajdonú elôfizetés a MÁV Zrt. szerzôdésébe csak azután helyezhetô át, ha megelôzôen a magán személy elôfizetését átviszi a MÁV Zrt. szolgáltatójához a 9. valamint a 10. számú melléklet szerint.

1785

36/2013. (V. 17. MÁV Ért. 16.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatáról MÁV Zrt. Kollektív Szerzôdés 33/2014. (VII.11. MÁV Ért. 13.) EVIG sz. utasítás Az informatikai eszközgazdálkodásról adózás rendjérôl szóló 2003. évi XCII. törvény 16/2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) EVIG. sz. utasítás a MÁV Zrt. kinnlévôségeinek kezelésérôl 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról

Hatályon kívül helyezések: — —

—

8/2006. (MÁV. Ért. 43.) Pályavasút - Pályavasúti fôigazgatói utasítás A közcélú mobiltelefonok használatára a Pályavasúti Üzletágnál 60/2004. (MÁV. Ért. 46.) Infokomm. Ig. - Vezérigazgatói utasítás A közcélú mobiltelefonok engedélyezésérôl és használattal összefüggô kérdések 124/2000. (MÁV Ért 51.) F.Ig.sz. utasítás a forgalmi szakterületen alkalmazott mobil telefonok üzemeltetésérôl, nyilvántartásáról és meghibásodásuk esetén a követendô eljárásról

4.5.8 Szolgáltatásszûkítés

6.0 HATÁLYBALÉPÉS

Az adott kapcsolási számhoz tartozó szolgáltatások körét (pl. beszédhívás, adat, internet, stb.) az esetlegesen fennálló hûségidôn belül csak kötbér megfizetése mellett van lehetôség szûkíteni. A hûségidô lejártáig a megszüntetni vagy szûkíteni kívánt szolgáltatással járó költségeket a Használó szerint illetékes költségviselô szervezetnek kell vállalnia. Az eszközökre és egyes szolgáltatásokra vonatkozó hûségidô általában 2 év, errôl és a várható költségekrôl a Helpdesk ad tájékoztatást.

Az utasítás a MÁV Zrt. tekintetében a közzétételt követô napon lép hatályba.

5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜLI HELYEZÉSEK Hivatkozások: — —

19/2013. (MÁV. Ért. 9.) Infokomm. Ig. - elnökvezérigazgatói utasítás Az informatikai eszközök normatív ellátása 12/2013. (II. 22. MÁV. Ért. 6.) Biztonság - elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. Informatikai Biztonsági Szabályzatáról

7.0 MELLÉKLETEK 01. számú melléklet: Költség kategóriák 02. számú melléklet: Igénylôlap 03. számú melléklet: A mobiltelefon üzembe helyezésekor elvégzendô feladatok 04. számú melléklet: Megállapodás 05. számú melléklet: Érvényes szolgáltatási díjak 06. számú melléklet: Számlázási információk 07. számú melléklet: Értesítô levél 08. számú melléklet: Mobiltelefonszám magánhasználatba vétele 09. számú melléklet: Lemondó nyilatkozat számhordozásnál 10. számú melléklet: Befogadó nyilatkozat számhordozásnál 11. számú melléklet: Intézkedés folyamata Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

1786


23. szám

1. sz melléklet Az egyes jogosultsági csoportokban engedélyezett maximális nettó költségkeret mértékek

Jogosultsági csoport

Nettó havi költségkeret

1. kategória

2500 Ft

2. kategória

10000 Ft

3. kategória

20000 Ft

4. kategória

korlátlan

5. kategória

MÁV csoporton belüli, illetve meghatározott hívószámokra engedélyezett kimenô hívás

Roaming (adat)

Roaming / nemzetközi hívás (hang)

Roaming

Mobilinternet

Igényelt mobiltelefon

MMK 14 és az alatti MMK 15-17 MMK 18-19 MMK 20-22 technológiai felhasználó Szervezeti egység kódja:

Munkaköri kategória (MMK):

Roaming

célország (ok): …………………………………….

….. év ….. hó ….. nap -tól ….. év ….. hó ….. nap -ig

q

q ….. év ….. hó ….. nap -tól ….. év ….. hó ….. nap -ig q Roaming állandó

q

Szervezeti egység megnevezése: 2. Mobiltelefon / mobilinternet igény Jogosultsági forma q készülék és elôfizetés (több is bejelölhetô) q készülék pótlás/csere q csak elôfizetés készülék nélkül q mobilinternet okostelefonhoz q céges levelezés

Törzsszám:

Munkakör:

1. A munkavállaló adatai Név: kategória kategória kategória kategória kategória

Jogosultsági csoporttól eltérô igény 1. kategória 2. kategória 3. kategória 4. kategória 5. kategória

Nemzetközi kimenô hívás

q

Nemzetközi állandó

….. év ….. hó ….. nap -tól ….. év ….. hó ….. nap -ig

q

……………………………………………………… q USB stick q Laptopba integrált modem

q hagyományos telefon q okostelefon Igényelt készülék típusa

1. 2. 3. 4. 5.

Jogosultsági csoport

2. sz melléklet Igénylôlap

23. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1787

Engedélyezett MÁV csoporton kívüli számok: (xls)

………………………………….

………………………………………

………………………………………

Dátum: ………………………………………

3. Engedélyezés

Dátum:

Kérelmezô: …………………………………. (aláírás) ………………………………………

aláírása:

Infokommunikációs igazgató:

aláírása:………………………………………

Munkáltatói jogkört gyakorló neve:

3. A kérelem indoklása (munkaköri feladatok leírása, a munkaköri feladatai ellátásához miért szükséges a használat)

q Módosítás ………………………………….. Csoportnév

q Létrehozás

Technológiai zárt csoport

2. sz melléklet Igénylôlap

1788 A MÁV Zrt. Értesítôje 23. szám

23. szám


1789 03. számú melléklet A mobiltelefon üzembe helyezésekor elvégzendô feladatok

A telefonszámhoz kapcsolódó szolgáltatások beállítását kizárólag az IKI végzi. Minden hívószámhoz tartozó SIM kártyát az alábbi szolgáltatások beállításával lehet csak átadni használatra (minden további szolgáltatás beállítását külön igényelni szükséges): — — —

csak belföldi nem emelt díjas szolgáltatások indíthatóak (hang, SMS, MMS) meghatározott költségkeret elérésekor automatikus SMS értesítés küldése a hívószámra a Szolgáltatótól letiltásra kerülnek az alábbiak: o összes alapdíjnál magasabb díjazású szolgáltatások igénybevétele o emelt díjas számok kapcsolása o emelt díjas SMS-számra SMS küldése o külföldi számok hívása o roaming o adatroaming o internet o vásárlási keret

Technológiai célú mobiltelefonról csak elôre rögzített hívószámok hívhatóak, ezért minden ettôl különbözô hívás letiltásra kerül.

A mobiltelefonok üzembe helyezését a MÁV SZK IT Üzletága végzi. A mobiltelefonok üzembe helyezése során az alábbi feladatok és beállítások kerülnek elvégzésre (az IKI gazdasági és szoftvergazdálkodási okból ettôl eltérhet): — — — — — — —

a mobiltelefon mûködôképességének ellenôrzése a káros és költséget generáló programok futtatását megakadályozó védelmi rendszer (vírus. malware, spy védelem) telepítése az elôfizetési költségek követését biztosító szoftver telepítése automatikus hívásbontó szoftver telepítése és beállítása 10 percre a Mobile Device Managment szoftver telepítése a telefon beállítása, hogy az kizárólag a T-Mobile Magyarország hálózatát vegye igénybe a szolgáltatásaihoz mûszaki adatbázisában rögzíti a telefon IMEI és gyári számát, valamint a SIM kártya adatait, a hívószámot és a használó nevét törzsszámát

Ezen feladatok és beállítások elvégzésének hiányában mobiltelefon nem adható át használatra!

1790


23. szám

04. számú melléklet Megállapodás ..…….. /………/MÁV

MEGÁLLAPODÁS amely létrejött egyrészrôl a MÁV Zrt.……………………………………………………………… szervezeti egység (megnevezés/kód), mint munkáltató (továbbiakban: Munkáltató), másrészrôl név: ……………..………………………………...……………………..……………….., (törzsszám: ……………………………….., munkakör: ………………….…………….…………… mint munkavállaló (továbbiakban: Munkavállaló) között, az alábbi feltételekkel: 1. A Munkáltató a Munkavállaló részére átadja, a Munkavállaló átveszi a mûködôképes, alább felsorolt adatokkal rendelkezô, a Munkáltatóval szerzôdésben lévô mobiltelefon szolgáltató által fenntartott hálózaton üzemelô készüléket és tartozékait. A készülék azonosító adatai: A készülék gyártmánya: A készülék típusa: A készülék IMEI száma: A készülék tartozékai: A SIM kártya száma: A SIM kártya hívószáma: 2. A Munkáltató kötelezi magát, hogy • az átadott készülékben és tartozékaiban – a rendeltetésszerû használat mellett – keletkezô meghibásodásokat saját költségén megjavíttatja, • a készülék üzemeltetésének költségeit viseli, • a készülék használatához kapcsolódó ellenôrzési és adminisztrációs feladatokat elvégzi. 3. A Munkavállaló kötelezi magát, hogy: • a készülék vagy tartozékai esetleges elvesztését, eltulajdonítását, megsemmisülését a Helpdesknek késlekedés nélkül bejelenti • a készülék és tartozékai rendeltetésellenes használatából eredô károkat a Munkáltatónak megfizeti, • a központilag feltelepített management alkalmazásokat nem törli a telefonról, azok futását nem akadályozza • a Munkáltató felszólítására a készüléket üzemkész állapotban, tartozékaival együtt visszaszolgáltatja, • tudomásul veszi, hogy az elôre meghatározott költségkeret túllépése esetén, az kivizsgálásra kerülhet a hatályos szabályzásoknak megfelelôen. • Annak igazolása, hogy az esetleges költségkeret túllépés munkafeladatainak ellátásával összefüggésben keletkezett, a tételes híváslista alapján a Munkavállaló feladata, tekintve, hogy munkáltató nem jogosult a magánjellegû hívások hívószámainak megimerésére. • Amennyiben a költségkeret túllépés tárgyában lefolytatott vizsgálat egyértelmûen bizonyítja a magánhasználatból ered,ô költségkeret túllépést, úgy hozzájárulását adja, annak munkabérébôl történô levonásához. • a Munkáltató, illetve a biztonsági szervezet felszólítására a készüléket üzemkész állapotban, tartozékaival együtt bemutatja, illetve a Munkáltató rendelkezése szerint a MÁV SZK IT üzletága részére visszaszolgáltatja. oldal: 2/1 a 2. számú melléklettel együtt érvényes!

23. szám


1791


A munkavállaló jelen nyilatkozatával elismeri, miszerint megismerte a Társasági mobilszolgáltatások használatának szabályozásában foglalt elôírásokat, azok betartását az eszközhasználat során magára nézve kötelezônek tartja, ezen belül kijelenti, hogy tisztában van azzal, hogy a MÁV Zrt. a mobil eszköz felügyeleti rendszer (MDM) használatával technikai felügyeletet láthat el, amelynek során a felhasználó nevén és elektronikus levélcímén túlmenôen egyéb személyes adatot nem kezel. A költségkeret figyelemmel kísérése érdekében az aktuális díjszabásról a Helpdesk ad tájékoztatást.

Kelt: ………… év ……..………..hó …………nap

…………………….………………….. Munkáltató

…………………….………………….. Munkavállaló

oldal: 2/2 a 2. számú melléklettel együtt érvényes!

1792


23. szám


MEGÁLLAPODÁS technológiai célú mobiltelefon használatról Technológiai célú mobiltelefonról csak elôre rögzített hívószámok hívhatóak, ezért minden ettôl különbözô hívás letiltásra kerül. Mely létrejött egyrészrôl: név: törzsszáma: Munkáltató neve:

mint üzemeltetô valamint a felhasználó név: törzsszáma: Munkáltató neve: beosztása:

között. 1. Az üzemeltetô átadja, a felhasználó átveszi az alább felsorolt adatokkal rendelkezô, mûködôképes, a T-Mobile Magyarország Távközlési Rt. által fenntartott hálózaton üzemelô készüléket és tartozékait: A készülék gyártmánya: A készülék típusa: A készülék IMEI száma: A készülék tartozékai: A SIM kártya száma: A SIM kártya hívószáma: 2. Az üzemeltetô kötelezi magát, hogy: — az üzemképes állapotban átadott készülékben és tartozékaiban - a rendeltetésszerû használat mellett – keletkezett meghibásodásokat saját költségén megjavíttatja, vagy a készüléket cseréli. — a készülék üzemeltetésének költségeit – viseli, az alábbi engedélyezett szolgáltatásokra 1. MÁV csoport tagjainak hívása 2. szolgálati célú SMS 3. vasúti vezetékes hívószámok 4. csomagra engedélyezett, városi vasútüzemi hívószámok 5. segélyhívás — a készülék használatához kapcsolódó ellenôrzési és adminisztrációs feladatokat elvégzi.


23. szám


1793


3. A felhasználó kötelezi magát, hogy: - minden szolgálatkezdetekor és a szolgálat teljes tartama alatt a készülék feltöltött, bekapcsolt, üzemképes állapotát biztosítja, és fogadja a - közlekedés biztonság szem elôtt tartása mellett – a bejövô hívásokat, és SMS-eket - a különbözô utasításokban elôírt, a mobiltelefon használatot, a telefonon történô értesítéseket elôíró hívásokat ezzel a készülékkel kell kezdeményeznie, - a készülék vagy tartozékai esetleges elvesztését, eltulajdonítását az üzemeltetônek haladéktalanul bejelenti - a központilag feltelepített management alkalmazásokat nem törli a telefonról, azok futását nem akadályozza - az üzemeltetô képviselôjének felszólítására a készüléket üzemkész állapotban, tartozékaival együtt visszaszolgáltatja, - az átvett készülékért és a tartozékokért teljes anyagi felelôsséget vállal, - a készüléket csak a hivatalos vasútüzemi és az azzal összefüggô tevékenységek elvégzése érdekében veszi igénybe, - a Munkáltató, illetve a biztonsági szervezet felszólítására a készüléket üzemkész állapotban, tartozékaival együtt bemutatja, illetve a Munkáltató rendelkezése szerint a MÁV SZK IT üzletága részére visszaszolgáltatja. A munkavállaló jelen nyilatkozat aláírásával elismeri, hogy megismerte a Társasági mobilszolgáltatások használatának szabályozásában foglalt elôírásokat, azok betartását az eszközhasználat során magára nézve kötelezônek tartja, továbbá belül kijelenti, hogy tisztában van azzal, hogy a MÁV Zrt. a mobil eszköz felügyeleti rendszer (MDM) használatával technikai felügyeletet láthat el, amelynek során a felhasználó nevén és elektronikus levélcímén túlmenôen egyéb személyes adatot nem kezel..

Kelt: ………… év ……..………..hó …………nap

………………………… Átvétel, helye, ideje

………………………… üzemeltetô

………………………… felhasználó


1794


23. szám

05. számú melléklet Érvényes szolgáltatási díjak

Érvényes szolgáltatási díjak, tarifák A felsorolt díjszabások tájékoztató jellegûek, megváltozásuk esetén a Használó sms üzenetben kap értesítést. Díjszabás Hangszolgáltatás

Díj

Belépési díj

0 Ft

Havi alapdíj (lebeszélhetô)

1.590 Ft

Hívásirány Hálózaton belüli hívás esetén

Minden idôben

4,36 Ft

Belföldi, vezetékes hálózatba történô hívás esetén

Minden idôben

4,36 Ft

Belföldi, más mobil hálózatba történô hívás esetén

Minden idôben

4,36 Ft

Hangpostás felhívása esetén

Minden idôben

0,00 Ft

SMS küldés a T-Mobile magyarországi hálózatába

Minden idôben

5,00 Ft

SMS küldés belföldi Telenor, ill. vezetékes hálózatba

Minden idôben

5,00 Ft

SMS küldés belföldi Vodafone hálózatba

Minden idôben

5,00 Ft

SMS küldés külföldi mobilra

Minden idôben

44,80 Ft

Hívásátirányítás saját hálózatba

Minden idôben

0,00 Ft

Hívásátirányítás más hálózatba

Minden idôben

44,80 Ft

Hívásirány Nemzetközi 1. zóna

62,30 Ft

Nemzetközi 2. zóna

97,30 Ft


111,30 Ft


143,20 Ft


199,20 Ft


391,20 Ft

Roaming fogadott EU Zóna

20,83 Ft

Roaming fogadott Zóna 1

92,82 Ft


102,04 Ft


119,05 Ft


148,81 Ft


213,30 Ft

23. szám


1795



278,49 Ft

Roaming indított EU Zóna

75,68 Ft

Roaming indított Zóna 1

228,89 Ft


278,50 Ft


373,46 Ft


497,48 Ft


544,25 Ft


805,03 Ft

Vonalkapcsolt adatszolgáltatás (adat SIM) Belépési díj

0 Ft

Havi alapdíj

500 Ft Hívásirány Minden idôben

18,00 Ft

Telenor magyarországi, ill. vezetékes hálózatba küldött Minden idôben SMS

20,00 Ft

Vodafone hálózatba küldött SMS

Minden idôben

23,00 Ft

Külföldi számra küldött SMS

Minden idôben

44,80 Ft

Hálózaton belüli DATA hívás

Minden idôben

31,20 Ft

Belföldi, hálózaton kívüli DATA hívás

Minden idôben

60,00 Ft

Hálózaton belüli számra küldött SMS

Telemátrix szolgáltatás Csoporton belüli havidíj

0 Ft

Csoporton belüli forgalmi díj

0,00 Ft

Kedvezményes vezetékes körzet havidíja

0 Ft

Kedvezményes vezetékes körzet díja

4,36 Ft 0 Ft elôfizetés / módosítás

Kedvezményes vezetékes körzet módosítása Bejövô hívás-szûrés havidíj

500 Ft

Internetes adminisztráció az ELÔFIZETÔ által

0 Ft

Internetes adminisztráció a SZOLGÁLTATÓ által az ELÔFIZETÔ kérésére (csoportok vagy sémák létrehozása, beállítása)

200 Ft / csoport vagy séma

1796


23. szám


Internetes adminisztráció a SZOLGÁLTATÓ által az ELÔFIZETÔ kérésére (SIM-ek mozgatása csoportok vagy sémák között)

200 Ft /10 SIM/alkalom

Számlaállományok letöltése

0 Ft

Önkiszolgáló szolgáltatások

0 Ft

Egyéb szolgáltatások Havi részletes híváslista PIN és PUK kód pótlása

0 Ft / elektronikus lekérés 236 Ft /alkalom / elôfizetés

Hívószám letiltása, felfüggesztése

866 Ft / hónap

SIM kártya pótlása,

3.543 Ft alkalom/db

SIM kártya cseréje

3.543 Ft alkalom/db 1.500 Ft / táblázat papír alapon 500 Ft / hónap 2.300 Ft / hónap 2.500 Ft / hónap 4.400 Ft / hónap 6.700 Ft / hónap

Folyószámlákhoz tartozó adatok kiadása 500 MB internet 3 GB internet 5 GB internet 10 GB internet 20 GB internet

23. szám


1797

06. számú melléklet Számlázási információk

A mobiltelefonról a 1730 telefonszámra az alábbi üzenetek elküldésével kaphatunk információt a telefonhasználat aktuális egyenlegérôl:

Az internethasználat adatforgalmi díját a rendszer nem kezeli megfelelôen, ezért felhívjuk a figyelmet, hogy az összesített („A”, „G”, „A CSD”) lekérdezése esetén a rendszer téves információját ne vegyék figyelembe. használatát nem javasoljuk az alábbiakat lekérdezni: GPRS adathívások aktuális egyenlege (EDGE és 3G forgalom is):GCSD adathívások aktuális egyenlege: A CSD Teljes aktuális egyenleg: A A belföldi internethasználatnak fix havi díja van, ami az adatforgalmi korlát elérését követôen nem tartalmaz egyéb költséget, ilyenkor az adatforgalom sebessége kerül korlátozásra. 32KB/s Hívószám utolsó lezárt egyenlege: Aktuális SMS egyenleg: Aktuális MMS egyenleg:

E A SMS A MMS

Hálózaton belüli hívások aktuális egyenlege: A BH Más mobil hívások aktuális egyenlege: Vezetékes hívások aktuális egyenlege: Nemzetközi hívások aktuális egyenlege: Roaming hívások aktuális egyenlege:

A BM AV A NH A RO

A havi elôfizetési díj az alábbiakat tartalmazza: — — —

100%-ban lebeszélhetô, belföldön indított, belföldi mobil illetve vezetékes irányba indított hívások díjaiból. nem tartalmaz felhasználható külföldi keretet 50 db ingyenes belföldi SMS

Hibabejelentések rögzítésével kapcsolatban a díjmentesen hívható 06-80/630-740 Telemátrix hot-line vonal. Számlázási információk: — a Szolgáltató által kiadott számla tartalmazza az egyes hívószámok által igénybevett szolgáltatások díját tételenként megbontva (hanghívás, belföldi, külföldi, hálózaton belüli, csoporton belüli, internet, roaming, stb.) — a Társaságon belüli, egymás közti díjmentes beszélgetések a havi számlában nem kerülnek feltüntetésre. — a számlázási idôszak adott hónap 1-jén 0.00-tól utolsó nap 24.00-ig tart

1798


23. szám

06. számú melléklet Számlázási információk Tudnivalók a lekérdezett adatokról:

—

—

— —

— — — —

A Hívásforgalmi tájékoztató rendszer 6 óránként frissül, ezért a válaszüzenetben kapott érték a maximum 6 órával korábbi idôpontig lezárult forgalmak és adatkapcsolatok során felhasznált adatok mennyiségét adja meg. A pontos információkat tárgyhó 7. napjától biztosít a Szolgáltató a Használó részére, így az elsô 6 napon a lekérdezések nem tartalmaznak értékelhetô adatot vagy a korábbi hónapra vonatkoznak. Új elôfizetés vásárlása estén, a Hívásforgalmi tájékoztató nem nyújt érdemi információt a vásárlást követôen maximum 14 napig. Forintösszegek lekérdezése esetén, a Hívásforgalmi tájékoztató nettó összeget közöl, vagyis a lekért információ nem tartalmazza az áfát, a kedvezményeket és a jóváírások összegét. Az elôzô havi lezárt számlaforgalom esetén a kapott adat a ténylegesen kiszámlázásra kerülô bruttó összeget takarja. Ha az adott hónapban SIM kártya csere történt, a kapott összeg az egész hónapra vonatkozik, míg számcsere esetén csak az új számról bonyolított forgalmi díjakat tartalmazza. Amennyiben a folyószámlához egy elôfizetés tartozik, a lekérdezésekhez nincs szükség elôfizetôi jelszóra. A rendszer azonosítja a hívószámot, és megadja a kért információt SMS-ben történô lekérdezés esetén nem kell megadni jelszót a forgalmi adatok lekérdezéséhez. A több karakterbôl álló hívószavakban az elsô karaktert egy szóközzel kell elválasztani a többitôl (pl. A BH). Amennyiben a szóköz elmarad (pl. ABH), a rendszer csak az elsô karaktert értelmezi, az azzal lehívható információt küldi vissza (a példánkban az A hívószóhoz tartozót).

23. szám


1799

07. számú melléklet Értesítô levél

ÉRTESÍTÔ LEVÉL Mobiltelefon költségkeret túllépésérôl ……../……../MAV ……………………………………………. Munkavállaló részére (törzsszám, név)

Tisztelt .............................................................. !

Értesítem hogy, év:................................................... hónap:........................................ nap:............................................... és év:................................................... hónap:........................................ nap:...............................................

idôpontok közötti idôszakra vonatkozóan - a mobiltelefon magáncélú használatának vizsgálati eredményével összhangban – a meghatározott költségkereten felüli magánhasználatból adódó megtérítendô költség:

.........................................................................Ft + ÁFA, azaz összesen:

.........................................................................Ft, ami – a mobiltelefon használatára kötött korábbi megállapodás alapján – a munkabérébôl kerül levonásra. Jelen levelemben csatolva küldöm a tárgyban lefolytatott eljárás jegyzôkönyvének eredeti példányát.

Kelt: ………………. év ……..……………..hó ……………nap

……………………………………. Munkáltatói jogkörgyakorló

1800


23. szám

08. számú melléklet Mobiltelefonszám magánhasználatba vétele

Mobiltelefonszám magánhasználatba vétele

Alulírott …………………………………………………………………..………….… (Munkáltatói jogkörgyakorló vagy költséghelyi felelôs neve, törzsszáma) nyilatkozom, hogy 20.... …………… …-tól a MÁV Zrt. …………………………………………………..… szervezete térítésmentesen lemond a +36-………………….…….. hívószámhoz tartozó SIM/Adatkártya kártyáról ………………………………………… munkavállaló (név, törzsszám) javára. A SIM/Adatkártya kártya azonosító eszközszáma: ………………………….…… A hívószámhoz tartozó ………………………………….…… típusú készülék az MÁV Zrt. részére visszaadásra került.

Készülék IMEI száma: ……………………

Kelt: …………………………… ……………………………….. nyilatkozó aláírása MÁV Zrt. részérôl jóváhagyó: …………………………………. jóváhagyó aláírása

23. szám


1801

09. számú melléklet Lemondó nyilatkozat számhordozásnál

Lemondó nyilatkozat számhordozásnál

Alulírott ……………………………………………………. (munkavállaló neve, törzsszáma) nyilatkozom, hogy 20... …………… ..…-tól a +36-…………….. hívószámról a MÁV Zrt. javára lemondok.

Kelt: …………………………… ………………………… munkavállaló aláírása

1802


23. szám

10. számú melléklet Befogadó nyilatkozat számhordozásnál

Befogadó nyilatkozat számhordozásnál

Alulírott, ………………………..………….… (költséghelyi felelôs vagy Munkáltatói jogkörgyakorló)

a MÁV Zrt. nevében nyilatkozom, hogy a +36- …………………. hívószám költségeit az általam

felügyelt, lentebb jelölt költséghelyre befogadom.

Befogadó költséghely: …………………………

Kelt: ……………………………

…….……………………………... munkáltatói jogkör gyakorló aláírása

23. szám


1803

11. számú melléklet Intézkedés folyamata

1804


AZ 50/2014. (XII. 19. MÁV ÉRT. 22.) EVIG SZ. UTASÍTÁSA TÉVESEN JELENT MEG! HELYETTE A KÖVETKEZÔ, AZ 59-1/2014. (XII. 19. MÁV ÉRT. 23.) EVIG SZ. UTASÍTÁS SZÖVEGE AZ ÉRVÉNYES! 59-1/2014. (XII. 19. MÁV ÉRT. 23.) EVIG SZ. UTASÍTÁS A SZERZÔDÉSKÖTÉSEK RENDJÉRÔL SZÓLÓ UTASÍTÁS ÚJBÓLI KIADÁSÁRÓL 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV Zrt.-nél (a továbbiakban Társaság) a szerzôdéskötések folyamatának (a szerzôdések elôkészítésének, jóváhagyásának, aláírásának, nyilvántartásba vételének, a teljesítés nyomon követésének) szabályozása, a szerzôdések társasági szintû, egységes kezelése és koordinálása érdekében. 2.0 HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed azokra a munkavállalókra, akik részt vesznek szerzôdések elôkészítésében, megkötésében, végrehajtásában, illetve azokra, akik a szerzôdéseket a Társaság képviseletében aláírják. Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a Társaság által kötött valamennyi szerzôdésre, továbbá a már megkötött szerzôdések módosítására, kiegészítésére. Az ügyvédi és a szakértôi szerzôdésekre jelen utasítás rendelkezéseit akkor kell alkalmazni, ha az e szerzôdésekre kiadott 5.1-5.9. pontban megjelölt utasítások eltérôen nem rendelkeznek. A közbeszerzésekrôl szóló törvény (jelenleg hatályos a 2011. évi CVIII. törvény, továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó szerzôdéskötések esetében a szerzôdés elôkészítésére és megkötésére, a Társaság mindenkor hatályos Közbeszerzési Utasításában (jelenleg lásd 5.3 pont) foglaltakat is megfelelôen alkalmazni kell. Nem terjed ki az utasítás hatálya: — a Munka Törvénykönyvének hatálya alá tartozó munkaszerzôdésekre és a - 4.21.3 pontban foglaltak kivételével - a munkavégzésre irányuló egyéb szerzôdésekre; — a követelések kezelésével kapcsolatos megállapodásokra (erre a Társaságnak külön belsô szabályzata van, jelen utasítás közzétételének idôpontjában hatályos utasítás: 16/2013. (MÁV

—

—

23. szám

Ért. 7.) EVIG. számú utasítás a MÁV Zrt. kinnlévôségeinek kezelésérôl); hitelszerzôdésekre a kontrolling jóváhagyás és a számviteli szignó tekintetében (kivéve az eszközbeszerzéshez kapcsolódó hitelszerzôdéseket, amelyeknél a számviteli szignó megszerzése kötelezô); hitelintézetekkel kötött szerzôdések alapján pénzügyi instrumentumokkal (a számvitelrôl szóló 2000. évi C. tv (továbbiakban Sztv.) 3. § (8) bekezdés 3. pont) kapcsolatos szerzôdésekre (pl.: betételhelyezés, devizaügyletek, stb.).

Amennyiben jelen utasítás rendelkezései bármely jogszabály kógens rendelkezéseivel ellentétesek, úgy a szerzôdés megkötése, illetve teljesítése során a jogszabály rendelkezéseit kell alkalmazni. Az eltérés okaira ügyiratban minden esetben a jogszabályhely megjelölésével hivatkozni kell. A közbeszerzési eljárás hatálya alá nem tartozó szerzôdéskötések esetén a szerzôdô partnerek versenyeztetésére vonatkozó szabályoktól való eltérésre a Mûködési és Szervezeti Szabályzatnak (a továbbiakban: MSZSZ) megfelelôen csak EVIG utasításban meghatározott esetekben, illetve az EVIG egyedi döntése alapján kerülhet sor. E szerzôdések esetében a Beszerzési utasításban foglalt speciális szabályokat is figyelembe kell venni. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelôs: Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Vezetô jogtanácsos felelôs. 3.0 FOGALMAK 3.1 Alkalmazott rövidítések ÁSZF: Általános Szerzôdési Feltételek CPV kód: „A közös közbeszerzési szójegyzék a közbeszerzésre vonatkozó egységes osztályozási rendszert hoz létre, amelynek célja az ajánlatkérôk által a közbeszerzési szerzôdések tárgyát képezô cikkekre, illetve szolgáltatásokra vonatkozóan használt hivatkozási számok szabványosítása.” CSKK: Csoport és Központi Kontrolling DMS: Dokumentum Menedzsment Rendszer (Document Management System) DHL: Döntési és Hatásköri Lista EBR szám: Eljárás bejelentô rendszer EVIG: Elnök-vezérigazgató GVIGH: Gazdasági vezérigazgató helyettes HÜSZ: Hálózati Üzletszabályzat JI: Jogi Igazgatóság KI: Kontrolling Igazgatóság KVSZ: Költségviselô szervezet KEF: Közbeszerzési és Ellátási Fôigazgatóság MNB: Magyar Nemzeti Bank

23. szám


MÁV SZK Zrt.: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. MÁV SZK BLÜ: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Beszerzési és Logisztikai Üzletág MÁV SZK GÜSZ: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Gazdasági Üzletág Számviteli Szervezet MÁV SZK BSZK: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Gazdasági Üzletág Számviteli Szervezet Bejövô Számla Könyvelés MÁV SZK MTÜ: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Menedzsment támogatás és ügyvitel MSZSZ: Mûködési és Szervezeti Szabályzat NFM: Nemzeti Fejlesztési Minisztérium PK: Pályamûködtetési Kontrolling: PI PG: Pénzügyi Igazgatóság Pénzgazdálkodás: PI: Pénzügyi Igazgatóság PI KK: Pénzügyi Igazgatóság Kockázatkezelés: PGI: Portfoliógazdálkodási Igazgatóság DMS WF: Poszeidon DMS szerzôdésmenedzsment munkafolyamat, workflow SZSZ: Szerzôdéskötô szervezet SZKA: Szerzôdést kísérô adatlap SZED: szerzôdést elôkészítô dokumentum VGI: Vagyonkezelési és Gazdálkodási Igazgatóság 3.2 Szerzôdés A szerzôdés a felek akaratának kölcsönös és egybehangzó jognyilatkozata valamely meghatározott gazdasági cél elérése érdekében, amelybôl kötelezettség keletkezik a szolgáltatás teljesítésére és jogosultság a szolgáltatás követelésére. A szerzôdés tartalmát — a jogszabályok kógens rendelkezéseinek betartásával - a felek szabadon állapíthatják meg. A szerzôdés létrejöttéhez a feleknek a lényeges, valamint a bármelyikük által lényegesnek minôsített kérdésekben történô megállapodása szükséges. Nem szükséges a feleknek megállapodniuk olyan kérdésekben, amelyeket jogszabály rendez.

1805

szerzôdésben meghatározott módon/formában a MÁV Zrt.-nek átadja/elvégzi. 3.2.1.2 Vevôszerzôdés: azok a szerzôdések, amelyekben a MÁV Zrt. a lebonyolítandó áru- és/vagy szolgáltatásforgalom érdekében kötelezettséget vállal arra, hogy a szerzôdésben meghatározott megrendelés tárgyát a kikötött idôpontban vagy idôszakban és a szerzôdésben meghatározott módon/formában átadja/elvégzi. Az árut/szolgáltatást átvevô/igénybevevô szerzôdéses fél pedig kötelezettséget vállal arra, hogy a MÁV Zrt.tôl megrendelt árut/szolgáltatást átveszi/igénybe veszi, azok ellenértékét a MÁV Zrt.-nek megfizeti. A vevôszerzôdéseken belül — tekintettel számosságukra, illetve jellegükre — a mindenkor hatályos bérbeadás rendjérôl szóló utasítások alapján, egyéb további szabályok mentén történik az ingatlan bérbeadási szerzôdések kezelése. 3.2.2 Szerzôdések csoportosítása szignós felelôsségi körök szerint A Társaság szignózási kötelezettség szempontjából két csoportot különböztet meg: - I. típusú szerzôdés; - II. típusú szerzôdés. 3.2.2.1 I. típusú szerzôdés: Minden szerzôdés, ami nem tartozik a II. típusú szerzôdések körébe, azaz: — 1 M Ft szerzôdéses értéket meghaladó (értékhatár számokkal: 1.000.001 Ft - ) Általános Szerzôdéses Feltételek (továbbiakban: ÁSZF), valamint mintaszerzôdéssel teljes mértékben azonos szerzôdések; — 200 e Ft szerzôdéses értéket elérô és meghaladó (értékhatár számokkal: 200.000 Ft - ) nem ÁSZF alapján megkötött, valamint mintaszerzôdéssel nem megegyezô szövegû szerzôdések.

3.2.1 A szerzôdés a pénzmozgás irányát tekintve Lehet: - szállítói szerzôdés; - vevôszerzôdés; - egyéb, azaz szállítói, illetve vevôi szerzôdés körébe nem tartozó szerzôdés, pl. támogatási szerzôdés, szindikátusi szerzôdés, konzorciumi, együttmûködési megállapodás, stb. 3.2.1.1 Szállítói szerzôdés: azok a szerzôdések, amelyekben a MÁV Zrt. a lebonyolítandó áru- és/vagy szolgáltatásforgalom érdekében kötelezettséget vállal arra, hogy a megrendelt árut/szolgáltatást átveszi/igénybe veszi, azok ellenértékét megfizeti. Az árut/szolgáltatást átadó/nyújtó szerzôdéses fél pedig kötelezettséget vállal arra, hogy a szerzôdésben meghatározott megrendelés tárgyát a kikötött idôpontban vagy idôszakban és a

3.2.2.2 II. típusú szerzôdés: — 1 M Ft szerzôdéses érték alatti vagy azt elérô (értékhatár számokkal: 0 Ft — 1.000.000 Ft) ÁSZF, valamint mintaszerzôdéssel teljes mértékben azonos szerzôdések és — 200 e Ft szerzôdéses értéket el nem érô (értékhatár számokkal: 0 Ft — 199.999 Ft) nem ÁSZF alapján megkötött, valamint mintaszerzôdéssel nem megegyezô szövegû szerzôdések. 3.3 A szerzôdés értéke A szerzôdés értéke: a döntési hatáskör, illetve a szignózás rendje szempontjából a nettó érték. Amennyiben a szerzôdés értéke devizában kerül meghatározásra, a devizaösszeget a jóváhagyási eljárás indításának napján érvényes MNB devizaárfolyamon kell átszámítani

1806


forintra. Az ÁFA törvény tárgyi vagy területi hatályán kívüli ügyletek esetében a felek által meghatározott pénzösszeg. A szerzôdés értékének megállapításakor a teljes (opcióval, díjakkal, kamatokkal, jutalékokkal, egyéb, a szerzôdéskötéskor ismert és meghatározott ellenszolgáltatásokkal együttesen) fizetendô ellenértéket figyelembe kell venni. Határozott idôre kötött szerzôdés esetén a szerzôdés értéke a szerzôdés idôtartama alatti ellenszolgáltatás teljes értéke, a határozatlan idôre kötött — nem közbeszerzés köteles, illetôleg a 46/2011.(III.25.) Korm. rendelet hatálya alá nem tartozó - szerzôdések esetén pedig az egy évi ellenszolgáltatás értéke. Ha a szerzôdés több részbôl áll, mindegyik rész értékét egybe kell számítani. A keretszerzôdés értéke: a keretösszeg, annak hiányában a szerzôdés alapján annak hatálya alatt kötendô szerzôdések becsült legmagasabb összértéke. Amennyiben a szerzôdés alapján fizetendô ellenszolgáltatás mértéke egyértelmûen nem állapítható meg (pl. óradíjas szerzôdések esetén) az ellenszolgáltatás becsült értékét kell figyelembe venni a szerzôdéses érték meghatározásakor. A becsült érték megállapításánál figyelembe kell venni az adott szerzôdésre rendelkezésre álló, illetve engedélyezett költségkeretet. Közbeszerzési eljárás keretében megkötésre kerülô szerzôdések, valamint a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet alapján a nettó ötvenmillió forintot elérô értékû azon szerzôdések esetében, amelyek megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, a szerzôdés becsült értékét a Kbt. 11-18. §-aiban foglaltaknak megfelelôen kell megállapítani. A Kbt. és a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozás megállapításához, az egybeszámítás során valamennyi szerzôdés becsült értékeként a Kbt.-ben meghatározottak szerint kell figyelembe venni.

23. szám

teljesítéséig,közbeszerzések esetén a közbeszerzési szabályzat szerinti feladatmegosztás figyelembevételével. Amennyiben a szerzôdés elôkészítése, megkötése és teljesítése során jelentkezô feladatok egyéb utasítás (pl. közbeszerzési, beszerzési szabályzat) alapján elválnak, szerzôdéskötô szervezet alatt a tényleges feladatmegosztás figyelembevétele mellett a szerzôdéskötésben részt vevô valamennyi munkaszervezetet kell érteni. 3.4.2 Költségviselô szervezet (KVSZ) A MÁV Zrt-n belül az a szervezet, amelynél a szerzôdésbôl eredôen kötelezettség keletkezik, és/vagy erre a kötelezettségre jóváhagyott üzleti terve fedezetet nyújt. Feladata a szerzôdéskötés folyamatában a szerzôdéskötô szervezet felkérése alapján: — az igény pontos meghatározása és közlése, beleértve az ügylet konkrét, teljeskörû tartalmát, a tervezett üzleti tranzakciók meghatározását; — közremûködés a szerzôdô fél kiválasztásában; — részvétel az egyeztetési folyamatban (a szerzôdés jellegétôl függôen a tárgyalásokon), illetve írásban véleményt nyilváníthat; — részt vesz a szerzôdéstervezet elkészítésében, vagy a szerzôdô fél szerzôdéstervezetének értékelésében. 3.4.3 Szerzôdések gazdasági feltételeinek kialakítását támogató szervezetek A szerzôdésekben alkalmazandó gazdasági feltételek meghatározásáért elsôdlegesen az SZSZ felelôs, döntéseiben az alábbi szervezetek támogatják: — Kontrolling Igazgatóság (továbbiakban: KI), — Pénzgazdálkodás (PI PG) és — Kockázatkezelés (PI KK). 3.4.4 Jogi szervezet

3.4 A szerzôdéskötés folyamatában részt vevô szervezetek 3.4.1 Szerzôdéskötô szervezet (SZSZ) A szerzôdés elôkészítését a Társaság MSZSZ-ében, valamint a Döntési és Hatásköri Listában (továbbiakban: DHL) megjelölt azon munkaszervezet köteles elvégezni, amelynek az adott üzleti folyamat vagy tevékenység a feladatai között szerepel, figyelemmel a beruházásra, beszerzésekre vonatkozó utasítások és a mindenkor hatályos Közbeszerzési utasítás rendelkezéseire is. A szerzôdéskötô szervezet felel a szerzôdés üzleti és szakmai tartalmáért, a szerzôdéskötéssel kapcsolatos döntéseknek való megfelelôségéért. A szerzôdéskötô szervezet felügyeli és koordinálja a teljes szerzôdéses folyamatot az igény felmerülésétôl a szerzôdéskötésen át egészen a szerzôdésben rögzített kötelezettségek

A szerzôdéskötés folyamatában részt vevô jogi szervezet. A MÁV Zrt. által kötendô szerzôdésekhez jogi szignót csak a Jogi Igazgatóság vagy a Vezetô jogtanácsos által kijelölt ügyvéd jogosult adni. Amennyiben a MÁV Zrt. nevében leányvállalata szerzôdik, a leányvállalat jogi szervezete adja meg a jogi szignót. Támogatja a szerzôdéskötôt az utasításban foglalt feltételek esetén a szerzôdés kialakításában, a szerzôdés megkötése, illetôleg annak teljesítése során felmerült jogi kérdésekben. 3.4.5 MÁV SZK GÜSZ A MÁV SZK GÜSZ a számviteli szignót adja meg, továbbá felkérés esetén a szerzôdés elôkészítésében közremûködik.

23. szám


3.5 Szerzôdések megfelelôségét igazoló szignók: 3. 5.1 Számviteli szignó: A MÁV SZK GÜSZ szervezetén belül felhatalmazott munkavállaló igazolása, mely szerint a szerzôdés megfelel a számviteli és adózási jogszabályoknak és az ezekhez kapcsolódó belsô szabályoknak, illetve az SZKA-ban rögzített pénzügyi feltételrendszer szerzôdésbe foglalása megfelelôen történt, valamint a kontrolling jóváhagyás megadásra került. 3.5.2 Jogi szignó: A Jogi Szervezet vezetôjének, vagy az általa kijelölt jogtanácsosnak/ügyvédnek az igazolása a szerzôdéskötésre vonatkozó jogszabályoknak és belsô utasításoknak való megfelelôségrôl.

1807

zett vagy meghatalmazással rendelkezô cégjegyzésre jogosult személy egyaránt. Fôszabály szerint cégjegyzésre jogosult meghatalmazott csak cégjegyzékbe bejegyzett cégjegyzésre jogosult személlyel írhat alá. Ettôl eltérô tartalmú meghatalmazás kiadásáról a MÁV Zrt. Igazgatósága dönthet, illetve két meghatalmazott együtt is aláírhat abban az esetben, ha rendelkeznek az Alapszabály és a DHL elôírásai szerinti döntéshozó adott ügyben meghozott döntésével. A cégjegyzési jog részletes szabályairól külön utasítás rendelkezik (lásd 5.5 pont). 3.8 Szerzôdés teljesítése

3.6 Szerzôdéskötés módja A Társaságnál minden szerzôdést írásban kell megkötni a személyszállítási szerzôdések és a nettó 200 ezer Ft alatti készpénzes beszerzések kivételével. A szerzôdés írásban történô megkötésének minôsül a 3.12 pont szerint kiállított megrendeléssel és annak visszaigazolásával létrejött szerzôdés is. Ezekben az esetekben munkafolyamat indítása nem szükséges, de az iratkezelési szabályzatban foglaltakat be kell tartani.

A szerzôdés akkor teljesül, ha az abban foglalt értékesítések/szolgáltatások/kötelezettségek — beleértve a szerzôdést biztosító mellékkötelezettségeket is — maradéktalanul megvalósultak, valamint a szerzôdés szerinti díj megfizetésre került. A teljesítésigazolás kiállítása — az üzemeltetô szervezet bevonásával - azon szervezet feladata, amelynek az MSZSZ szerint az adott üzleti folyamat vagy tevékenység során a szerzôdô partner szolgáltatását át kell vennie, el kell fogadnia.

3.7 Cégszerû aláírás fogalma a MÁV Zrt. esetében

3.9 Szerzôdésszegés

A szerzôdés aláírása akkor cégszerû, ha a Társaság kézzel, vagy géppel elôírt, elônyomott, vagy nyomtatott cégneve alá vagy fölé — címpéldánynak vagy meghatalmazásnak megfelelôen — a cégjegyzékbe bejegyzett vagy meghatalmazáson alapuló cégjegyzésre jogosult személy(ek) aláírják.

Szerzôdésszegésnek minôsül a szerzôdô felek minden olyan magatartása, amellyel ok-okozati összefüggésben, a szerzôdésben meghatározott szolgáltatások, illetve kötelezettségek nem, vagy csak részben teljesülnek, a szerzôdéses jogok vagy kötelezettségek maradéktalanul nem érvényesülnek.

A Társaság cégjegyzésére jogosultak körét az Alapszabály határozza meg. A cégjegyzésre feljogosított — aláírási címpéldánnyal, illetve meghatalmazással rendelkezô — személyekrôl a Jogi Igazgatóság nyilvántartást vezet. Cégjegyzésre feljogosított személyek a cégjegyzési jogukat — ide értve a helyettesítés esetét is - nem delegálhatják. A helyettesítésre vonatkozó szabályokat az MSZSZ I. kötete tartalmazza. A helyettesítésre adott megbízás nem minôsül a cégjegyzési jog delegálásának.

3.10 Mintaszerzôdés

Az aláírási jog megléte nem jogosít fel döntéshozatalra. A döntéshozatal jogát, kereteit, és korlátait az Alapszabály és a MÁV Zrt. Igazgatósága által elfogadott MSZSZ mellékletét képezô DHL határozza meg. Az aláírásra az adott ügyben az Alapszabály és a DHL elôírásai szerinti döntéshozó jogosult — kettôs aláírás esetén elsô aláíróként — vagy az aláíráshoz rendelkezni kell az Alapszabály és a DHL elôírásai szerinti döntéshozó adott ügyben meghozott döntésével. Együttes aláírás esetén a másik aláíró lehet cégjegyzékbe bejegy-

Mintaszerzôdések azok a Társaságnál gyakran, illetve nagyobb számban elôforduló szerzôdések, amelyek azonos vagy nagymértékben hasonló jogviszonyokra, jogügyletekre vonatkoznak, a szerzôdések fôbb tartalmi elemeikben azonosak.

Mintaszerzôdések helye, elérhetôsége: https:// intranet.mav.hu/rendszer/dms/Munkafolyamat/ Mintaszerzôdések közös, — minden munkavállaló számára elérhetô — belsô portál melyen belül a mintaszerzôdések könyvtárakba vannak rendezve. 3.11 Elôszerzôdés Elôszerzôdés az a szerzôdés, amelyben a felek abban állapodnak meg, hogy késôbbi idôpontban egymással szerzôdést kötnek. Az elôszerzôdés alapján a felek kötelesek az elôszerzôdésben meghatározott szerzôdést megkötni. Az elôszerzôdésnek tartalmaznia kell a megkötendô szerzôdés lényeges tartalmi elemeit. Az elô-

1808


23. szám

hozzáférési szerzôdést felül kell vizsgálni és szükséges esetben a fentieknek megfelelô tartalommal módosítani kell.

szerzôdés a jelen utasítás alkalmazása vonatkozásában szerzôdésnek minôsül. 3.12 Keretszerzôdés és eseti szerzôdések A keretszerzôdés olyan szerzôdés, amelynek célja, hogy egy adott idôszakra vonatkozóan rögzítse a felek között meghatározott módon megkötendô szerzôdések (eseti szerzôdések) lényeges feltételeit, különösen a szerzôdés tárgyát, az ellenszolgáltatás mértékét, és ha lehetséges, az elôirányzott mennyiséget, az elszámolás feltételeit. 4 évnél hosszabb idôre keretszerzôdést csak indokolt esetben lehet kötni. Az eseti szerzôdések a keretszerzôdéssel együttesen határozzák meg a konkrét jogügyletek feltételeit, egyes tartalmi elemeit. Eseti szerzôdés keretszerzôdés hiányában nem köthetô. A keretszerzôdésben szabályozottak alapján az eseti szerzôdések az egyik szerzôdô fél megrendelésével, és annak a másik szerzôdô fél általi visszaigazolásával is létrejöhetnek. 3.13 Általános szerzôdési feltételek (továbbiakban: ÁSZF) Általános szerzôdési feltételek azok a részletesen kidolgozott gazdasági, jogi feltételek, amelyeket az egyik fél hasonló árukra vagy hasonló szolgáltatásokra nagy számban, rendszeresen kötendô szerzôdések esetén a szerzôdéskötés egyszerûsítése és gyorsítása érdekében egyoldalúan elôre meghatároz. A Társaság általános szerzôdési feltételeit határozza meg, például:

•

A „nettó 500.000 forint összeget el nem érô ellenértékû szállítási szerzôdések és/vagy adásvételi szerzôdésekre vonatkozó” ÁSZF(a MÁV Zrt. honlapján érhetô el).

•

A MÁV Csoport tagjainak egymás közötti önköltség alapú díjazás ellenében nyújtott idôszakos elszámolású szolgáltatások körében kötött szerzôdésekmegkötése során alkalmazott ÁSZF-ek (a mintaszerzôdések között találhatók)

•

Gyermekvasútra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzat A belföldi vasúti forgalomban elszállított személyek és kézipoggyászaik szállítására vonatkozó általános, valamint jogszabályban nem szabályozott kiegészítô szerzôdési feltételeket Személyszállítási Üzletszabályzat tartalmazza. Az Üzletszabályzatot a vasút igazgatási szerv hagyja jóvá. A Gyermekvasútra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzatot és annak módosításait a vasúti társaság a honlapján közzéteszi. Az Üzletszabályzat megjelenését a MÁV Értesítôben külön közzé kell tenni. A Gyermekvasút forgalmi csomópont vezetô gondoskodik arról, hogy a Gyermekvasútra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzatot az utasok az utas kiszolgáló helyeken megtekinthessék.

3.14 Szerzôdést elôkészítô dokumentum (SZED) •

Országos nyílt hozzáférésû vasúti pályahálózat igénybevételének feltételeirôl szóló Hálózati Üzletszabályzat A Társaság által üzemeltetett nyílt hozzáférésû vasúti pályahálózat esetében a) a vasúti pályahálózat-kapacitás biztosítására vonatkozó általános szerzôdési feltételeket, b) a hálózat-hozzáférési díjakat, illetve azok alkalmazásának részletes feltételeit, c) a vasúti pályahálózat-kapacitás elosztásának részletes feltételeit, d) a vasúti pályahálózatra vonatkozó forgalmi és mûszaki specifikációt a Hálózati Üzletszabályzat tartalmazza. A Hálózati Üzletszabályzatot a Vasúti Pályakapacitáselosztó Kft. (VPE Kft.) honlapján közzéteszi. A HÜSZ módosítása, ezen belül a hálózathozzáférési szerzôdés általános szerzôdési feltételeinek módosítása esetén a hálózat-

A SZED azon döntés elôkészítô dokumentum, amely alapján a beszerzés, értékesítés, vagy egyéb szerzôdéskötés útján történô tranzakció megvalósul. A döntés elôkészítô anyag a DHL szerinti döntéshozó számára a jelen és egyéb utasításoknak (pl. EVIG, IG vagy alapítói döntés esetén az Elôterjesztések rendje) megfelelô tartalmi és formai követelmények betartásával kerül jóváhagyás céljából benyújtásra. A SZEDnek kötelezôen tartalmaznia kell azon feltételeket is, melyek a szerzôdés gazdasági feltételeinek kialakítását támogató szervezetekkel egyeztetésre kerültek és az utasítás 5. számú mellékletében foglaltaktól eltérnek. Abban az esetben, ha a szerzôdéskötés engedélyezése a mindenkor hatályos, elôterjesztések rendje tárgyú utasítás szerinti elôterjesztésben történik, akkor az SZSZ / KVSZ által készítendô elôterjesztésnek is kötelezô tartalmi eleme az SZKA és a fedezetigazolás. Az SZKA szerinti szerzôdéses feltételeket be kell mutatni az elôterjesztésben.

23. szám


3.15 Szerzôdést kísérô adatlap (továbbiakban: SZKA) A szerzôdés-elôkészítést és fôbb paramétereit dokumentáló adatlap, a SZED része, amely tartalmazza a szerzôdés és a szerzôdéssel lefedett üzleti tranzakció lényeges elemeit és feltételeit (check lista), a kontrolling nyilvántartásba vételt és jóváhagyást, valamint a számviteli elszámolás módját. Az SZKA a következô dokumentumokat foglalja magában: — szállítói adatlap, — vevôszerzôdést kísérô adatlap, — egyéb (szállítói, illetve vevôszerzôdés körébe nem tartozó) szerzôdést (pl.: támogatási szerzôdés, szindikátusi szerzôdés, konzorciumi együttmûködési megállapodás, stb.) kísérô adatlap — a szerzôdések pénzügyi feltételeit tartalmazó check listek — fedezetigazolás (amennyiben szükséges) Az SZKA-ban rögzített feltételekbôl a kontrolling szervezet által készített dokumentum képezi a kontrolling jóváhagyás alapját. Az ügyirat elválaszthatatlan részét képezi a kontrolling vezetô által jóváhagyott adatlap. A szállítói szerzôdést kísérô adatlapot beruházás jellegû szerzôdések vonatkozásában a Fejlesztési és Beruházási Fôigazgatóság Mûszaki Lebonyolítás szervezete tölti ki. Az SZKA részét képezik a kívánt tranzakciók fôbb gazdasági paraméterei (pl. becsült érték, érintett beruházási sor) és az ún. check lista, amelyek a szerzôdés kontrolling és pénzügyi feltételrendszerének elemeit foglalják magukban, meghatározva az elvárt feltételeket, a standardtól való eltérés esetén azt a - gazdasági feltételek kialakítását támogató - szervezetet, mellyel a szerzôdéskötô szervezet egyeztetni köteles. Az SZKA elektronikus formában létezô dokumentum, amely DMS-be feltöltésre kerül. A szerzôdést kísérô adatlap jelen utasítás mellékletét képezi, aktuális verziója elérhetô az intranet portálon 3.16 MÁV csoport/MÁV csoporttagok MÁV csoport, illetve MÁV csoporttagok alatt a MÁV Zrt-n és teljes körûen konszolidált leányvállalatain kívül a jelen utasításban azok a leányvállalatok is értendôk, amelyekben a Társaság a Ptk. 8:2§ szerinti többségi befolyással rendelkezik, azaz a szavazatok több mint felével vagy meghatározó befolyással rendelkezik.

1809

3.17 Nemzetközi magánjogi szerzôdés Nemzetközi magánjogi szerzôdésnek tekintendôk azok a szerzôdések, amelyekben az egyik szerzôdést kötô fél a jogszabályok szerint külföldinek minôsül. A Társaság nemzetközi szerzôdéseinek megkötésénél figyelembe kell venni a vonatkozó nemzetközi vasúti egyezményeket, megállapodásokat. A devizakülföldi szerzôdô partnerrel kötött szerzôdésekben törekedni kell arra, hogy a szerzôdés hivatalos szövege magyar nyelven szülessen, a szerzôdésre a magyar jog legyen az irányadó és joghatósággal a magyar bíróságok rendelkezzenek. Idegen nyelven született szerzôdésrôl aláírás elôtt kötelezô hivatalos magyar fordítás készítése. A joghatóság és az irányadó jog tekintetében a Jogi Igazgatóság állásfoglalását be kell szerezni minden olyan esetben, amikor a külföldi fél a magyar jogot és bíróságot nem fogadja el. 4.0 UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 Szerzôdéskötés folyamata A szerzôdéskötés folyamata azoknak a tevékenységeknek összessége, amelyek eredményeként jogok keletkezésére, kötelezettség vállalásra irányuló szerzôdéses jogviszony jön létre a Társaság és a szerzôdô fél között. A szerzôdés elôkészítése az SZKA és a SZED DMS WF-ba történô feltöltésével kezdôdik. Ezt követôen az SZKA és a SZED módosításaira a szerzôdés-elôkészítés szakaszában verziókövetéssel kerül sor, a módosított SZKA és SZED új verziójának DMS WF-be történô feltöltésével.A DMS-ben kezelt szerzôdések esetén ügyirat alatt az elektronikus ügyirat, szignó alatt pedig az elektronikus szignó értendô. A szerzôdéskötés folyamatának, beleértve a szerzôdés elôkészítési és szignóadási fázisának leírását és folyamatábráját az 1.-2. számú mellékletek tartalmazzák. A szerzôdéskötési folyamat fontosabb elemei: — a jóváhagyott üzleti cél és a felmerült igény alapján a szerzôdés tárgyának pontos meghatározása (igényt tartalmazó SZED elkészítése); — a szerzôdéses feltételek meghatározása, egyeztetése a szerzôdéses feltétel szerinti támogató szervezetekkel (SZKA); — kötelezô kontrolling felülvizsgálat; — a DHL szerinti döntéshozatalra jogosult elôzetes döntése (szükség szerint) — közbeszerzésekért felelôs miniszteri jóváhagyás megkérése a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet elôírása esetén; — a szerzôdô fél kiválasztása - vevôminôsítés; — szerzôdéstervezet elkészítése, illetve megfelelô mintaszerzôdés vagy általános szerzôdési feltételek kiválasztása, vagy a szerzôdô fél szerzôdéstervezetének értékelése;

1810

— — — — —


szerzôdéstervezet belsô véleményeztetése, külsô féllel egyeztetése; szerzôdéstervezet szignókkal (számvitel és jogi) történô ellátása; DHL szerinti döntéshozó jóváhagyó döntése a szerzôdés megkötése, mindegyik fél általi aláírása, az aláírás dátumának megjelölésével; az aláírt szerzôdés jogi szignóval és a szerzôdést készítô szignójával ellátott, szkennelt példányának rögzítése a szerzôdéstárban a gazdasági szervezetek részére történô adatszolgáltatással együttesen.

A szerzôdéskötést követô feladatok: — a szerzôdésben foglalt kötelezettségek teljesítése, és annak értékelése a teljesítésigazolás kiadásával vagy annak megtagadásával , — a szerzôdés szerinti gazdasági esemény könyveinkben történô elszámolása, — szerzôdésszegés esetén a pénzügyi és jogi következmények (szankciók) érvényesítése.

— — — —

23. szám

folyamatos igénybiztosítás esetén a korábbi szerzôdés lejáratának igazolását; annak tényét, hogy az igény meglevô készletrôl, vagy már megkötött keretszerzôdésen belül nem elégíthetô ki. SZSZ vagy a szerzôdéskötés során eljáró szervezet vezetôjének jóváhagyását, az SZKA kitöltött, jóváhagyott példányát.

A SZED kitöltése mellett a kontrolling jóváhagyás megadásához szükséges az SZKA megfelelô adatlapjának kitöltése olyan részletezettséggel kell, hogy megtörténjen, hogy a feltételrendszer megalapozottan vizsgálható, a kontrolling jóváhagyás és szükség esetén a fedezet igazolás megadható legyen. Amennyiben a MÁV SZK BLÜ a beszerzést visszautalja a szervezeti egységek saját hatáskörébe, abban az esetben a szervezeti egységnek kell a beszerzés indokoltságát igazolni. 4.2.2 Vevô szerzôdések esetében

4.2 A szerzôdéskötési igény pontos meghatározása — az igényt tartalmazó SZED elkészítése A szerzôdéskötési folyamat a szerzôdéskötésre vonatkozó igény pontos meghatározását tartalmazó SZED elkészítésével és DMS-ben történô iktatásával kezdôdik. A SZED-nek tartalmaznia kell a szerzôdéssel és a kapcsolódó üzleti tranzakcióval kapcsolatos minden lényeges információt, amely az ügylet jóváhagyásához jelen és egyéb érvényben lévô utasítások szerint szükséges. A szerzôdéskötô szervezet feladata és felelôssége a szerzôdés megkötésére irányuló folyamat olyan idôpontban történô kezdeményezése, hogy annak teljes idôigényét (figyelemmel a belsô egyeztetési, a belsô, illetve külsô engedélyeztetési, szignózási folyamatok, beszerzési, közbeszerzési eljárási idôigényére) alapul véve elegendô idô álljon rendelkezésre a szerzôdés megkötésére. 4.2.1 Szállítói szerzôdések esetében A SZED-nek a beszerzés tárgyának pontos leírása mellett tartalmaznia kell: — az anyag vagy szolgáltatás beszerzés szükségességének igazolását és a beszerzés indíthatóságának engedélyezését (SZSZ feladata); — a felhasználási igényt a Társaság mely szervezeti egysége (KVSZ), és/vagy leányvállalata jelentette be; — a felhasználási igény felmerülésének idôpontját és a megkötendô szerzôdés idôbeni terjedelmét, a szerzôdés szerinti teljesítés helyét és teljesítési határidô(ke)t; — a beszerzés jellegét, illetve ettôl függôen az igények összeszámításának folyamatát;

Az igény pontos meghatározása az MSZSZ szerint a tevékenységet végzô szervezet feladata. A DHL-ben megjelölt, — a szerzôdés tárgyától és értékétôl függôen — döntésre feljogosított személynek figyelemmel kell lennie az alábbiakra: — Értékesítésre irányuló szerzôdések esetén az eladni kívánt vagyontárgy, szolgáltatás pontos meghatározására. — A szerzôdéskötô szervezet feladata és felelôssége a szerzôdés megkötésére irányuló folyamat olyan idôpontban történô kezdeményezése, hogy annak teljes idôigényét (figyelemmel a belsô egyeztetési, a belsô, illetve külsô engedélyeztetési, szignózási folyamatok idôigényére) alapul véve elegendô idô álljon rendelkezésre a szerzôdés megkötésére. A SZED-nek az értékesítési ügylet pontos leírása mellett tartalmaznia kell: — az értékesítés becsült idôpontját, idôtartamát; — az árazás meghatározásának módszertanát, haszonkulcsot (amennyiben értelmezhetô); — vállalni tervezett garanciákat, kötelezettségeket;• — SZSZ vagy a szerzôdéskötés során eljáró szervezet vezetôjének jóváhagyását, — az SZKA kitöltött, jóváhagyott példányát, — az értékesítési eljárás indíthatóságának engedélyezését. 4.2.3 Szerzôdéses feltételek meghatározása, egyeztetése a szerzôdéses feltétel szerinti támogató szervezetekkel A megfelelô döntéshozatal elôkészítése érdekében a SZED elkészítése mellett a szerzôdéses feltételek meg-

23. szám


határozása az intraneten elhelyezett SZKA-k alapján történik. Az SZSZ köteles kitölteni az SZKA-t, valamint az annak részét képezô, a gazdasági feltételrendszer elemeit tartalmazó check listát . Az SZSZ által kitöltött SZKA alapján meghatározásra kerülnek azok a feltételek és azok a gazdasági szerzôdéses feltételek szerint támogató szervezetek, amelyekre vonatkozóan és amely szervezetekkel egyeztetés lefolytatása szükséges. Az SZSZ az SZKA kitöltése, a szerzôdéses feltételek megfelelô meghatározása érdekében a támogató szervezetektôl konzultációt igényelhet. Az elôkészítô folyamatok részeként az SZSZ-nek meg kell vizsgálnia: — a szerzôdés gazdasági hatásait, — a szerzôdés gazdasági következményeinek és az üzleti tervnek az összhangját,meg kell határoznia, hogy szükséges-e: — szerzôdésszegés esetére biztosítékokat építeni a szerzôdésbe, — egyéb biztosítékokat kikötni, — kötbért alkalmazni. A szerzôdést biztosító jogintézmények és biztosítékok alkalmazásánál döntô szempontként kell figyelembe venni, hogy azok erôsítsék, és ne gátolják a Társaság üzleti érdekeinek érvényesítését. A választás fô elve, hogy a biztosíték a fogadó és a nyújtó fél számára is az adott lehetôségen belül olyan legyen, amely a legkisebb költségráfordítás mellett a legbiztonságosabb fedezetet nyújtja. A szerzôdést biztosító jogintézmények és biztosítékok a 4. számú mellékletben vannak felsorolva. Alkalmazásukról a szerzôdéskötô szervezet és döntést elôkészítô ûrlapja alapján a döntéshozó dönt. Igény esetén az alkalmazott biztosítékok köre egyeztethetô a PI PG és PI KK képviselôivel. Az SZKA-ban foglaltak szerint kötelezô az egyeztetés a teljesség igénye nélkül például: - a Társaság számára kedvezôtlen fizetési feltétel, késedelmi kamat esetén a PI PG-vel, - engedményezés, faktorálás, zálogjog alapítás szállítói szerzôdésben történô megengedése estén a PI PG-vel, - devizás vagy deviza alapú szerzôdés esetében a PI KK-val, - biztosítás létének elôírása vagy igénye esetén a PI KK-val. A check listában meghatározott egyeztetés lefolytatása kötelezô SZSZ részérôl. Az egyeztetés célja a szerzôdéskötés kockázatainak minimalizálása, illetve a vállalt szerzôdéses kockázatok döntéshozó részére történô bemutatása a Társaság által felvállalt kockázat elfogadása, jóváhagyása céljából. Az egyeztetés eredményét az ûrlapon rögzíteni kell, és új verzióként fel kell tölteni a DMS-be a megfelelô

1811

döntéshozatal céljából. Az egyeztetés eredményeként a kialakított feltételeket módosítani, pontosítani kell a SZKA új verziójának feltöltésével DMS-ben. A kontrolling felülvizsgálat 4.3 pont szerinti lefolytatását a SZED-ben mindenképpen rögzíteni kell. A SZED-et a szerzôdéskötô szervezet mellett a Kontrolling Igazgatóság meghatározott szervezete mindenképpen, a további gazdasági szerzôdéses feltételek meghatározásában támogató szervezetek abban az esetben hagyják jóvá, ha velük egyeztetésre volt szükség. 4.3 Kötelezô kontrolling vizsgálat és jóváhagyás 4.3.1 A Társaság kontrolling vizsgálatra és jóváhagyásra jogosult szervezetei: Kontrolling Igazgatóság Csoport és központi kontrolling (CSKK) a ß Belsô Ellenôrzési Fôosztály ß Kommunikációs Igazgatóság ß Jogi Igazgatóság ß Nemzetközi Kapcsolatok ß Pénzügyi Igazgatóság ß Portfólió-gazdálkodási Igazgatóság ß Kontrolling Igazgatóság (a PK-t is érintôen elôzetes egyeztetéssel) ß Gazdasági vezérigazgató-helyettes szervezet ß Elnök-vezérigazgató szervezet ß Menedzsment támogatás ß Beszerzési és Logisztikai Igazgatóság ß Vagyonkezelési és Gazdálkodási Igazgatóság ß felsorolt központi szervezetek nevében eljáró, a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Beszerzési és Logisztikai Üzletág által megkötni tervezett szerzôdések, a megrendelések tekintetében, ß valamint leányvállalatokat is érintô, szerzôdések (a PGI-vel történô elôzetes egyeztetési kötelezettség mellett) esetében. Pályamûködtetési kontrolling (PK) a ß Általános vezérigazgató-helyettes szervezete ß Pályavasúti Üzemeltetési Fôigazgatóság ß Fejlesztési és Beruházási Fôigazgatóság ß Projektiroda ß Vasúti Mérésügyi Szolgáltató Egység ß Pályavasúti Ügyfélkapcsolat és Értékesítés ß Biztonsági Fôigazgatóság ß Infokommunikációs Igazgatóság ß Humánerôforrás vezérigazgató-helyettes szervezetei által megkötni tervezett szerzôdések, valamint megrendelések esetében, azzal, hogy a MÁV Zrt. egészét érintô humán szerzôdésekre a kontrolling felülvizsgálatot a CSKK-val történô egyeztetést követôen végzi (pl.: önkéntes kiegészítô nyugdíjpénztárakkal, egész-

1812

ß ß


ségpénztárakkal megkötendô szerzôdések). A Humánerôforrás vezérigazgató-helyettes szervezete által indított képzések szállítói szerzôdéseire a kontrolling szignót a felhasználó szervezet kontrolling szervezete adja meg az elôzôekben felsoroltak szerint. a felsorolt pályamûködtetési szervezetek nevében eljáró MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Beszerzési és Logisztikai Üzletág valamennyi, beruházásokhoz kapcsolódó tervezett beszerzési szerzôdés tekintetében (a nemcsak a Pályamûködtetést érintô beruházások esetében a CSKK-val történô egyeztetési kötelezettséggel).

A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. által indítandó készletbeszerzési tárgyú szerzôdések esetében a készletfelhasználásban nagyobb részben érintett szervezet szerint illetékes kontrolling szervezet jogosult eljárni, a készletfelhasználásban kisebb részben érintett szervezetek kontrolling szervezeteivel történô elôzetes egyeztetés mellett. A MÁV Létesítményüzemeltetô és Vasútôr Kft. által, de a MÁV Zrt. vagy felsôbb szintû jóváhagyást igénylô megkötni tervezett szerzôdések tekintetében, továbbá a VGI által kötendô szerzôdések tekintetében a kontrolling felülvizsgálathoz szükséges szakmai elôkészítést a VGI áVagyongazdálkodás végzi. A VGI Vagyongazdálkodás javaslata alapján a kontrolling jóváhagyást a CSKK jogosult megadni. Több szervezeti egységet érintô beszerzés esetében a nagyobb felhasználó szervezet kontrolling szervezetének összefogásában kerül a jóváhagyás megadásra, egyeztetve a kisebb részt felhasználó szervezetet kontrolling szervezettel. Az egyeztetésrôl készült dokumentációt a szerzôdéskötés ügyiratához a DMS Poszeidon rendszer Iktató moduljában a szerzôdéskötés ügyiratához alszámos iktatásként fel kell tölteni. A fájl nevét, és az irat tárgyát úgy kell kialakítani, hogy könnyen azonosítható legyen a kontrolling szervezet által feltöltött dokumentáció. A jóváhagyás elôkészítését a nagyobb részt felhasználó szervezetet kontrolling szervezet végzi, és a jóváhagyást összeghatárra tekintet nélkül a kontrolling igazgató adja meg. A nagyobb rész felhasználás felügyeletén alapuló kontrolling jóváhagyás megadási elv érvényes továbbá a következô esetekben is: — CAPEX — OPEX felhasználás esetén, — továbbértékesítésre kerülô anyagok esetében, (akit nagyobb részben terhel az ELABE) — közvetített szolgáltatások esetén, — leányvállatokat is érintô beszerzések esetében (a PGI-vel történô elôzetes egyeztetés mellett). Feladata: a tervezett gazdasági tranzakció felülvizsgálata abból a szempontból, hogy a döntés alapján létrejövô szerzôdésbôl eredô kötelezettségvállalásra

23. szám

a szerzôdéskötô (SZSZ), illetve költségviselô szervezet (KVSZ) jóváhagyott üzleti terve fedezetet nyújt-e. Amennyiben az ügylet jellegébôl adódóan az éves jóváhagyott tervvel való közvetlen kapcsolat nem állapítható meg, úgy a kontrolling szempontú jóváhagyás a beszerzési terv alapján kerül elbírálásra. Értékesítés esetén a nyilvántartásba vétel mellett az árazás felülvizsgálata történik meg. Felelôssége: A Kontrolling Igazgatóság (KI) a megadott vezetôi(kontrolling) jóváhagyással és szükség esetén a 46/2011 (III. 25.) Korm. rendeletnek megfelelô fedezetigazolás kiadásával igazolja a szerzôdésnek a jóváhagyott üzleti tervvel való összhangját, tervszerûségét, az árazás megfelelôségét. A kontrolling szervezet jóváhagyását az SZKA-ban rögzített feltételekbôl készített dokumentumon adja meg, mely a DMS ügyiratba feltöltésre kerül. 4.3.2 A kontrolling jóváhagyás részletes feltételei Elôfeltételek: — a szerzôdéskötés elôkészítése során az ügyiratnak, elôterjesztésnek valamennyi elôzményt tartalmaznia kell — több évet érintô ügylet esetén az éves bontást fel kell tüntetni — beruházási vagy mûködési költséget érintô bontás szükséges — több szervezetet is érintô esetben a szervezeti bontás (Pályamûködtetés, Központ vagy leányvállalat felé történô továbbértékesítés) is szükséges 4.3.2.1 Szállítói (beszerzési) szerzôdés esetén

Szállítói szerzôdés esetén akkor adható meg a kontrolling jóváhagyás és adható ki a fedezetigazolás, ha — a KVSZ jóváhagyott költségkeretén belül, — a beszerzési terv keretén belül, valamint — anyagbeszerzés esetén a készlet terv beszerzési tervkeretén, illetve — beruházás esetén a tervezett beruházási kereten és rendelkezésre álló beruházási forráson belül megvalósítható. Több évre szóló szerzôdések esetén a szerzôdés értéke az elôre láthatóan tervezhetô keretek mértékét nem haladja meg, beruházások esetében pedig az adott projektre engedélyezett keretet, illetve a rendelkezésre álló beruházási forrást nem haladhatja meg a szerzôdéses kötelezettség. A szerzôdés szerinti beszerzés kontírozásának és adózási feltételeinek meghatározásához a KI a MÁV SZK GÜSZ közremûködését kérheti. Vállalatcsoporton belüli szerzôdéseknél a KI-nek vizsgálnia kell, hogy az alkalmazott ár a csoporton belü-

23. szám


li árképzési elveknek és az áralkalmazásra vonatkozó jogszabályoknak megfelel-e. 4.3.2.2 Vevôszerzôdés (értékesítési szerzôdés) esetén

A kontrolling szervezet az SZSZ felelôssége mellett vizsgálja, hogy a 11/2007. (V. 4. MÁV Ért. 16.) PÁVIGH. sz. portfólió-kezelési általános vezérigazgatóhelyettesi utasításban foglaltak az árszabályozás és áralkalmazás szabályairól figyelembe vételre kerüljenek,

1813

és a tervezett bevétellel a tervezett ráfordítás megtérüljön. A szerzôdés szerinti értékesítés kontírozásának és adózási feltételeinek meghatározásához a KI a MÁV SZK GÜSZ közremûködését kérheti. Vállalatcsoporton belül szerzôdéseknél a KI-nek vizsgálnia kell, hogy az alkalmazott ár a csoporton belüli árképzési elveknek és az áralkalmazásra vonatkozó jogszabályoknak megfelel-e.

Az I. típusú szerzôdések kontrolling jóváhagyása a következô feladatmegosztással történik: I. típusú szerzôdés Pályamûködtetés területi Szerzôdéses nettó érték (Ft) szervezeteinek szerzôdései esetében Területi kontrolling vezetô 1 000 000 1 000 001 50 000 001

Jóváhagyást adó Egyéb szerzôdéskötô Több kontrolling szervezetet érintô esetében szerzôdéskötés esetén 4.3.1 pontban meghatározott 4.3.1 pontban meghatározott szervezet szervezet vezetôje vezetôje

4.3.1 pontban meghatározott 4.3.1 pontban meghatározott Kontrolling Igazgató 50 000 000 szervezet vezetôje szervezet vezetôje Kontrolling Igazgató

Kontrolling Igazgató

Amennyiben a szerzôdés megkötésével az adott tervsoron túllépés keletkezne, úgy a jogosult kontrolling vezetôk az elemi sorok között átcsoportosításra engedélyt adhatnak az SZSZ részére. A Pályamûködtetés területi igazgatóságai tervszámán belül átcsoportosítást a területi kontrolling vezetô engedélyezheti a KI tájékoztatása mellett. A költségnemi fôcsoportok közötti, illetve a fôtevékenységi körök közötti átcsoportosítás engedélyezésére kizárólag a KI vezetôje jogosult. Az átcsoportosításról dokumentumot (pl. jegyzôkönyvet) kell készíteni, melyet a döntésre jogosult vezetô hagy jóvá. A dokumentumot a szerzôdéskötés DMS Poszeidon rendszerben megnyitott ügyiratához fel kell tölteni. Az I. típusú szerzôdésekrôl a szerzôdéskötést követô 5 munkanapon belül a KI részére adatot kell szolgáltatni A II. típusú szerzôdéseket kontrolling jóváhagyásra nem kell megküldeni, a megkötött szerzôdésrôl a szerzôdéskötést követô 5 munkanapon belül a KI részére adatot kell szolgáltatni a szerzôdéshez történô hozzáférés megadása mellett. A tervsor ellenôrzést a kontrolling szervezet utólag köteles elvégezni, és ha szükséges, tervsorok között átcsoportosítást el kell végeznie. Ha a szerzôdéskötés jóváhagyása a mindenkor hatályos, elôterjesztések rendje tárgyú utasítás szerinti elôterjesztésben történik, és a SZSZ eltér a KVSZ-tôl, az elôterjesztést a KVSZ döntéshozójának is szignálnia kell. A szerzôdés kontrolling jóváhagyása az elôterjesztéshez tartozó kontrolling jóváhagyás meg-

Kontrolling Igazgató

adásával és szükség esetén fedezetigazolás kiadásával történik A kontrolling vizsgálatot végzô szervezet valamennyi benyújtott szerzôdéstervezetet felveszi nyilvántartásába, az SZSZ, illetve a KVSZ várható ráfordításainak és bevételeinek számbavétele céljából. Ez a nyilvántartás ad alapot a további kontrolling jóváhagyás megadásához, valamint a teljesítés után beérkezô kötelezettség számlák felülvizsgálatához, illetve a számlázáshoz készített adatlapok felülvizsgálatára is. 4.4 Szerzôdéses feltételek meghatározása, egyeztetése a gazdasági szerzôdéses feltételek kialakítását támogató szervezetekkel A szerzôdéses feltételek meghatározása a jelen utasítás mellékletét képezô SZKA-k alapján történik. SZSZ köteles kitölteni az SZKA-t, valamint az annak részét képezô, a gazdasági feltételrendszer elemeit tartalmazó check listát . Az SZSZ által kitöltött SZKA alapján meghatározásra kerülnek azok a feltételek és azok a gazdasági szerzôdéses feltételért felelôs szervezetek, amelyekre vonatkozóan és amely szervezetekkel egyeztetés lefolytatása szükséges. Az egyeztetés lefolytatása kötelezô SZSZ részérôl. Az egyeztetés eredményét, a kialakított feltételeket az SZKA-ban és a döntéselôkészítés ûrlapján rögzíteni, majd DMS-be új verzióként feltölteni szükséges. Amennyiben a szerzôdéses feltételek egyeztetése során az SZKA-ban olyan jellegû változás következik be, amely a korábban megadott kontrolling jóváhagyás

1814


szempontrendszerét érinti, a módosított SZED-et ismételten be kell nyújtani kontrolling jóváhagyásra.

A DMS szerzôdésvéleményezési munkafolyamat indítása során az SZSZ köteles gondoskodni arról, hogy az SZKA a döntéshozó által SZED-ben jóváhagyott szerzôdéses feltételeket megfelelôen tükrözze. 4.5 A szerzôdô fél kiválasztása A Társaság a Kbt. 6. § (1) bekezdés c) pontja alapján a Kbt. hatálya alá tartozó ajánlatkérônek minôsül, mind az ún. klasszikus, mind az ún. közszolgáltatói rezsimben. A szerzôdô fél kiválasztása — szükség esetén a költségviselô szervezet bevonásával — a szerzôdéskötésre feljogosított szervezet, vagy a lebonyolításra felkért lebonyolító szervezet feladata. A szerzôdéskötésre feljogosított szervezetek, illetve a lebonyolító szervezetek kötelesek beszerzéseik során figyelemmel kísérni a közbeszerzési értékhatárokat, valamint az NFM, illetve a közbeszerzésekért felelôs miniszter ellenôrzési körébe tartozó értékhatárokat. Amennyiben a közbeszerzéseik értéke eléri, vagy meghaladja a Kbt. szerinti értékhatárokat — figyelemmel az egybeszámítási szabályokra (Kbt. 11-18. §) is — az eljárást a Kbt. szerint kell lefolytatni. A közbeszerzésekért felelôs miniszterhez kell továbbá fordulni a 46/2011. Korm. r-ben meghatározott esetekben. A közbeszerzési értékhatárokat a jogszabály és a vonatkozó utasítás tartalmazza (lásd 5.3 pont). Amennyiben a megkötni, vagy módosítani tervezett, a közbeszerzési törvény 18. § (2) bekezdése szerint számítva nettó ötvenmillió forintot elérô értékû szerzôdések megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, a szerzôdés megkötését, illetve módosítását a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet 5. melléklete szerinti elôterjesztésnek a közbeszerzésekért felelôs miniszterrészére történô közvetlen megküldésével kell kezdeményezni. Informatikai tárgyú szerzôdések esetén NFM engedély beszerzése szükséges az NFM által megjelölt körben. Az egybeszámítási nyilatkozat kiadásáért és tartalmának helyességéért a MÁV SZK BLÜ a felelôs a rendelkezésre álló információk alapján.

23. szám

—

200 000 Ft-ot el nem érô szerzôdési érték esetében a szerzôdô felet szabadon lehet kiválasztani. — 200 000 Ft és a közbeszerzési értékhatár közötti értékre a szerzôdô felet árajánlat(ok) értékelése alapján kell kiválasztani. 500 000 Ft feletti értékhatár felett minimum három árajánlat bekérése kötelezô. Az ajánlatkérésnek és az ajánlattevôk válaszának idôben korábbinak kell lenniük a nyertes ajánlattevô kiválasztásának idôpontjánál, az utólagos (kontroll) ajánlatok a szerzôdô fél kiválasztásának indokaként nem vehetôk figyelembe. — Az ajánlatokat írásban kell bekérni, és olyan módon dokumentáltan tárolni, hogy beérkezésük ideje visszakövethetô legyen és tartalmuk utólagos megváltoztatására ne legyen lehetôség. Az SZSZ-nek szállítói szerzôdések esetében a hatályban lévô beszállítói minôsítési rendszer elôírásaira is figyelemmel kell a beszállítót kiválasztania. Az adott évre irányadó értékhatárokat a Közbeszerzési Tanács a Közbeszerzési Értesítôben teszi közzé, a http://www.kozbeszerzes.hu honlapon megtalálható a „Jogi háttér” menüpont „Jogalkalmazás elôsegítése” almenüpontjában az „Elnöki tájékoztatók” pont alatt. A Kbt. szerinti alanyi mentesség esetén — tehát, ha a Kbt. szerinti kivételi kör feltételei a szerzôdéskötô fél irányában határoznak meg kritériumokat, azzal a társasággal kell és lehet szerzôdést kötni, amelynél a mentesség feltételei fennállnak,- a DHL szerint döntésre jogosult szerv/személy a mentesség alkalmazásának lehetôségét elvetheti. Ügyiratban, írásban megindokolt, illetve dokumentumokkal alátámasztott esetben (pl. ha a szerzôdés tárgyának speciális volta, illetve kizárólagos jog miatt nincs a piacon három teljesítésre képes és alkalmas partner, vagy olyan, a szerzôdést biztosító kötelezettségre kötött önálló szerzôdésrôl van szó, ahol a szerzôdô felek adottak, vagy ha a megkeresett partnerektôl ajánlat, illetve érdemi válasz nem érkezett) egy ajánlat esetén is megköthetô a szerzôdés. Az indok valós voltáért a szerzôdést kötô szervezeti egység felelôs.

A szerzôdô fél kiválasztására és az alkalmazandó eljárás meghatározására vonatkozó szabályokat a szerzôdések módosítása során is alkalmazni kell.

Vevôszerzôdés esetében a szerzôdô fél kiválasztásakor a 4.6 pont szerinti vevôminôsítési eljárás során Szerzôdéskötô Szervezetnek a legnagyobb gondosság mellett meg kell gyôzôdnie arról, hogy a kiválasztott szerzôdô fél fizetôképessége megfelelô.

A Kbt. hatálya alá nem tartozó szerzôdéskötések esetén a szerzôdô fél kiválasztására az alábbi szabályokat kell alkalmazni, a beszerzési utasításban foglalt speciális szabályok figyelembevételével:

A szerzôdô fél kiválasztásánál a tisztességes piaci verseny és az esélyegyenlôség szabályainak alkalmazását és a Társaság üzleti érdekeinek védelmét minden körülmények között biztosítani kell.

23. szám


4.6 Vevôminôsítés Vevôszerzôdések elôkészítésekor a szerzôdô fél kiválasztási folyamat során 2.000.000 Ft értékhatár feletti szerzôdés esetében az SZSZ-nek vevôminôsítést kell végeznie. A vevôminôsítés kötelezô elemeit az 3/a számú melléklet írja le. A vevôminôsítést (az 3/b vagy 3/c számú melléklet alapján elvégezve) csatolni kell az ügyirathoz. A vevôminôsítés nem vonatkozik: — olyan gazdasági társaságokra, amelyekben a Társasága Ptk. szerint befolyásoló részesedéssel rendelkezik; — az államháztartás alrendszereire (az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) alapján — Áht. 3. § (1)-(3) bekezdései), — valamint azokra az esetekre, amikor a vevôi követelés befolyása biztosított (pl.: a Társaság szállítói kapcsolataiból eredô kötelezettségek fedezetet nyújtanak; a Társaság biztosítékot kap; a Társaság a tulajdonjogát a vételár teljes kiegyenlítéséig fenntartja, az értékesítés elôrefizetéssel történik). A vevôminôsítés elhagyását minden esetben a SZKAban indokolni kell. 4.7 A szerzôdés tartalmának megállapítása

—

— — — — — — — — —

—

4.7.1 A szerzôdés kötelezô tartalmi elemei A Társaság által megkötött szerzôdések tartalmának kialakításakor az adott szerzôdés céljához és tárgyához igazodóan törekedni kell az alábbiak pontos rögzítésére: — a szerzôdés fejlécében a szerzôdés száma, a szerzôdés tárgyára vonatkozó CPV kód és EBR szám (CPV kódok elérhetôek: http://kozbeszerzes-e.hu/cpv_kodok.html); — egyértelmûen rögzíteni a preambulumban, ha közbeszerzési eljárás vagy beszerzési eljárás alapján történik a szerzôdéskötés; — a felek meghatározása (név, adószám/adóazonosító jel, székhely/lakcím, cégjegyzékszám/ vállalkozói nyilvántartási szám, bankszámlaszám, magánszemély esetén anyja neve, személyi igazolvány száma, illetve meghatározott esetben személyi száma), számlázási cím, statisztikai jelzôszám; — a szerzôdés felek általi aláírójának/aláíróinak olvasható neve (igazodva az Alapszabály és a DHL rendelkezéseihez), cégkivonat, meghatalmazás csatolása; — a szolgáltatás, a szerzôdés pontos tárgya (pl. áru beszerzése, szolgáltatás beszerzése); — jogszabályi kötelezô elôírások; — a szerzôdô felek feladatainak (jogok és kötelezettségek) részletes meghatározása;

—

— — — — — — —

1815

az ellenszolgáltatás (díj) pontos megjelölése betûvel és számmal is; a szerzôdött összegnél, … Ft + mindenkor hatályos Áfa mérték feltüntetése, a termékértékesítés vagy szolgáltatás esetleges adómentességére vonatkozó törvényi hivatkozás, az elszámolás módjának megállapítása, számlázási és fizetési feltételek, a teljesítési határidô, részhatáridô, további más határidô; teljesítés igazolás szabályai, a részteljesítés egyértelmû tartalmának meghatározásával; alvállalkozó, közremûködô igénybevételének szabályai, azok érvényesülésének ellenôrzése, ezzel kapcsolatos szankciók; a kellék- és jogszavatosság, jótállás (garancia) kikötése, meghatározása; a szerzôdés idôbeli hatálya; a szerzôdésszegés következményeinek (elállás, kötbér, kártérítés) meghatározása; annak szabályozása, hogy a Társaság tulajdon, illetve használati jogszerzése esetén harmadik személy jogfenntartása nem akadályozhatja vagy korlátozhatja a Társaság tulajdonszerzését, használati jogát, ennek megszegése esetére a Társasággal szerzôdô partner korlátlan felelôsségének rögzítése; annak rögzítése, hogy a Társaság munkavállalója nem vehet részt a Társasággal szerzôdô fél teljesítésében — melyet a Társaság bármikor jogosult ellenôrizni —, ennek megszegése esetén a Társasággal szerzôdô fél teljes körû kártérítési felelôsségének rögzítése; annak rögzítése, hogy a szerzôdéses partner megismerte (www.mav.hu/mav/etikaikodex. php) és elfogadja a MÁV Zrt. Etikai Kódexét, az abban foglalt értékeket a jogviszony fennállása alatt magára nézve mérvadónak tartja. Kijelenti, hogy vitás eset felmerülésekor a MÁV Zrt. által lefolytatott eljárásban együttmûködik a vizsgálókkal. Vállalja, hogy a MÁV Zrt. nevében eljáró személy(ek) Etikai Kódexet sértô cselekményé(ei)t jelzi a MÁV Zrt. által mûködtetett etikai bejelentô és tanácsadó csatornán keresztül; az üzleti titokra és a nyilvánosságra hozatali kötelezettségre vonatkozó rendelkezés az irányadó jogszabályok szerint; a szerzôdéses jogviszony megszüntetésének lehetôségei (elállás, felmondás, felmondási idô); a MÁV követelései tekintetében az elévülés megszakításának szabályozása; a vonatkozó jogszabályok felsorolása; a szerzôdés aláírásának helye és ideje; a képviseleti jog korlátozásmentességének biztosítása, figyelemmel a Ptk. 3:31. §-ában foglaltakra; a szerzôdés cégszerû aláírása.

1816


4.7.2 Egyéb, nem kötelezô tartalmi elemek A szerzôdô felek által lényegesnek minôsített, egyéb szerzôdéses feltételek az alábbiak szerint: — a szerzôdô felek szerzôdés teljesítéséért felelôs megbízottjainak név, cím, elektronikus levél cím, telefon- és telefax szám megjelölése, — a szerzôdés módosításának feltételei, — keretszerzôdés esetén az egyedi lehívások és visszaigazolások szabályai, eljárásrendje, — a mennyiségi és minôségi átadás-átvétel meghatározása, — összeférhetetlenségi szabályok, — pótmunka szabályozása, — jogvitában eljáró bíróság meghatározása, melynek során törekedni kell a Pp. szerinti illetékesség alkalmazására. Választott bíróság illetékessége — amennyiben a törvény nem zárja ki - csak kivételesen indokolt esetben köthetô ki. 4.7.3 SZKA-ban és a gazdasági szerzôdéses feltétel szerint támogató szervezetekkel történt egyeztetések során meghatározott szerzôdéses feltételek Azon szerzôdéses feltételeket, amelyek az SZKA-ban (check lista) kerültek meghatározásra, valamint a szerzôdéses feltételekért felelôs támogató szervezetekkel lefolytatott egyeztetések rögzített eredményeként jöttek létre, és a döntéshozó az ûrlapon jóváhagyott, a szerzôdés szövegében az SZKA-ban (check lista) meghatározott, valamint az egyeztetés eredményeként létrejött formában és tartalommal szükséges a szerzôdésben rögzíteni. Ezekben történô változtatás esetén újbóli egyeztetés szükséges a támogató szervezetekkel és jóváhagyást kell kérni a döntéshozótól a változtatásra. 4.8 Szerzôdéstervezet elkészítése Amennyiben a szerzôdés I. típusú (lásd jelen utasítás 3.2.2 pontját), úgy a szerzôdéses tranzakció DHL szerinti döntéshozó általi jóváhagyását követôen a szerzôdéstervezet elkészítését az SZSZ végzi aki a folyamat fô felelôse. Ha szerzôdéskötés engedélyezése a mindenkor hatályos, elôterjesztések rendje tárgyú utasítás szerinti elôterjesztésben történik, az elôterjesztés szerinti ügyiratba alszámos iktatással fel kell csatolni az aláírt elôterjesztést és a szerzôdéskötés engedélyezésére vonatkozó aláírt határozatot. A szerzôdés szövegének megfogalmazása során a kontrolling jóváhagyásban szereplô feltételektôl, a check listában meghatározott feltételektôl, a támogató szervezetekkel folytatott és dokumentált egyeztetés eredményétôl és a döntéshozó által jóváhagyott feltételektôl eltérni nem szabad, kivéve, ha a 4.7.3. pontban

23. szám

jelzett ismételt egyeztetés és jóváhagyás megszerzése megtörtént. Amennyiben a szerzôdés II. típusba tartozik (lásd jelen utasítás 3.2.2 pontját), úgy a szerzôdés szövegezését az SZSZ végzi. A szerzôdéstervezet elôkészítése az MSZSZ (DHL) szerinti szerzôdéskötô szervezet kijelölt munkavállalójának (folyamatgazda) feladata. Valamennyi szerzôdéstervezetet a Poszeidon DMS szerzôdésmenedzsment munkafolyamatban, ügyiratban kell véleményeztetni és szignóztatni. A szerzôdést a folyamatgazda köteles a jelen utasításban leírtaknak megfelelôen elôkészíteni. Az I. típusú, szakmailag bonyolult vagy olyan nagy értékû szerzôdés esetén, amelyre nem készült minta, a szerzôdések elôkészítésébe az illetékes számviteli és adózási, pénzügyi, kontrolling szervezetet be lehet vonni. Az ilyen szerzôdéseket a jogi szervezet készíti elô az SZSZ által írásban megadott szakmai tartalomnak megfelelôen. A szerzôdés elôkészítéséért felelôs munkavállaló kezdeményezésére, ezen szervezeteknek az elôkészítésért felelôs által írásban megadott paramétereknek megfelelôen, szakterületük vonatkozásában biztosítani kell a közremûködést a szerzôdés megszövegezésében. Ezt az elôkészítési feladatot - szükség esetén - még a DMS WF indítását megelôzôen kell elvégezni. Az elôkészítés dokumentumait a szerzôdéstervezet iktatását követôen (elôzetes engedélyeztetésnél az engedélyezési irat iktatását követôen) a folyamatgazdának az ügyiratba alszámosan iktatni kell. A szerzôdések elôkészítésének részletes dokumentálása szükséges. Az elôkészítés során készült egyeztetések jegyzôkönyvét, emlékeztetôket — kiemelten a gazdasági területtel történt egyeztetéseket - minden alkalommal a szerzôdés ügyiratához alszámos iratként kell iktatni. Az alszámos iratként rögzített emlékeztetôk/jegyzôkönyvek fájlnevébôl egyértelmûen beazonosíthatónak kell lennie, hogy melyik szervezettel történt az egyeztetés. A szerzôdéskötések elôkészítése során a vonatkozó MÁV utasításokat minden esetben figyelembe kell venni. Az Alapító, Igazgatóság és Elnök-vezérigazgatói szintû jóváhagyás esetén az elôterjesztések rendjérôl szóló utasítást is megfelelôen alkalmazni kell. A szerzôdést kötô szervezeti egység vezetôjének felelôssége és kötelessége a szerzôdéssel érintett kockázatok azonosítása, valamint a kockázatok minimalizálása, vagy megszüntetése érdekében szükséges teendôk meghatározása és teljesítésük biztosítása. A szerzôdések elôkészítése során a harmadik személyek részére történô kommunikációban rögzíteni szükséges, hogy az elôkészítés nem minôsül kötelezettségvállalásnak, jogról való lemondásnak vagy tartozás elismeré-

23. szám


sének a Társaság részérôl mindaddig, amíg a döntésre jogosult szerv vagy személy a szerzôdést a Társaság képviseletében jóvá nem hagyja, illetôleg alá nem írja. A szerzôdéses tartalom és a kapcsolódó feltételek meghatározása során a szerzôdéskötônek vizsgálni kell különösen: — a szerzôdô fél legalitását, referenciáit, teljesítôképességét (pl. cégnyilvántartás, céginformációs rendszer, szállítói minôsítési rendszer stb. segítségével), — a szerzôdés kötelezô tartalmi elemeinek meglétét, — a mûszaki tartalom és feltételek helyességét, a határidôk kitûzését, az igénybe vehetô biztosítékokat, — a minôségi, kereskedelmi feltételek biztosíthatóságát, a teljesítési határidôk realitását, — a hatályos jogszabályok betartását, (a szerzôdéstervezet feleljen meg a törvényes követelményeknek, melyek a szerzôdés érvényességéhez szükségesek), — a versenyszabályok betartását, — a szerzôdésszegés esetére vonatkozó kikötéseket, — a szerzôdés megszüntetésének lehetôségét a körülmények (partner fizetôképessége stb.), vagy a Társaság érdekének változása esetén, — a szerzôdést aláíró személyek aláírási jogosultságát igazoló iratokat (a hatályos cégkivonat, létesítô okirat és/vagy meghatalmazás ügyiratba csatolásával). A szerzôdéskötô szervezetnek a DMS WF-ben történô szignóztatás megindítása elôtt a szerzôdéstervezetet és SZKA-t és a benne foglalt check listát át kell tekintenie, figyelemmel arra, hogy a jelen utasításban foglalt elôírásoknak, a döntéshozó általi jóváhagyásoknak megfelelô tartalmat tükrözi-e. A WF indításakor a folyamatgazdának az ellenôrzés és megfelelôség tényét rögzítenie kell, az SZKA-t a WF dokumentumai közé fel kell venni.

1817

SZKA-n kívüli dokumentumokat a számviteli szignót adó szervezet megvizsgálta volna vagy egyetértene azzal. Az üzleti szempontból történô felülvizsgálat az SZSZ kizárólagos hatásköre és felelôssége. Amennyiben a szerzôdéstervezet elôkészítése nem megfelelô (pl. jóváhagyásnak nem megfelelô szerzôdéses tartalom, félkész állapot), a szignót adó szervezeteknek mindaddig joga van azt az SZSZ számára visszairányítani, amíg a szerzôdéstervezet megfelelôen javításra nem kerül. Amennyiben a kontrolling jóváhagyás a szignózásra megküldött szerzôdésben foglalt értéknél kisebb összegre vonatkozik, illetve, ha nem tartalmazza az esetlegesen le nem vonható ÁFA értékét, a szerzôdés szerinti üzleti tranzakciót nem az elôzetesen megállapított fôkönyvi számlára kell elszámolni, akkor a szerzôdést vissza kell küldeni az SZSZ-nek és a kontrolling jóváhagyást újra meg kell szereznie.

4.9.1 A számviteli szignó megadása A számviteli szignó megadására jogosult szervezet: MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Gazdasági Üzletág Számviteli Szervezet. A számviteli szignó megadására jogosult személyek: a számviteli szignó megadására jogosult szervezet vezetôje, valamint a szervezet vezetôje által megbízott munkatársak.

Számviteli szignó megadására jogosult személy Megbízott - 10 000 000 szakértô 10 000 001 - 100 000 000 Beszámolási vezetô Beszámolás és 100 000 001 adózás vezetô Szerzôdéses érték (Ft)

4.9 Számviteli szignó

4.9.2 Mentesség a számviteli szignó alól

Felelôsség: A számviteli szignó megadására jogosult szervezet igazolja, hogy a szerzôdéstervezet adózási és számviteli szempontból megfelelô. A számviteli szignó kiterjed arra, hogy a szerzôdéstervezet megfelel a 4.9.4.a) pontban rögzített szempontoknak, továbbá a Kontrolling Igazgatóság által kiadott kontrolling jóváhagyás meglétére.

A közmûszolgáltatókkal kötendô — közmûszolgáltatás igénybe vételére irányuló - szolgáltató által kötelezôen alkalmazott általános szerzôdéses feltételeken alapuló formaszerzôdések (elektromos áram, gáz, víz, csatorna szolgáltatás) mentesek a számviteli szignózás alól. Nem tartozik a mentesség körébe a közbeszerzési eljárásban beszerzett energia, pl. vontatási áram.

A számviteli szignó megadására jogosult szervezet nem vállal felelôsséget a szerzôdés üzleti szempontból történô felülvizsgálatért, azaz a számviteli szignó megadása nem jelenti azt, hogy az egyéb feltételeket, valamint a DMS WF-ba vagy ügyiratba elhelyezett

Nem kell számviteli szignó az általános szerzôdési feltételekkel teljes mértékben megegyezô tartalmú, nettó 1.000.000 Ft és az alatti összegû szerzôdések esetében, valamint a mintaszerzôdésekkel teljes mértékben megegyezô tartalmú, nettó 1.000.000 Ft és az alatti összegû

1818


szerzôdések esetében, A mintaszerzôdésekkel és az ÁSZF-ekkel való teljes mértékû megfelelés biztosítása a szerzôdést kötô szervezet feladata és felelôssége. A mintaszerzôdéseknek, ÁSZF-eknek való megfelelésrôl a szerzôdéskötô szervezet nyilatkozni köteles a szerzôdés egy példányán. A mintaszerzôdés pontos megnevezését a munkafolyamat lépésnél fel kell tüntetni. 4.9.3 A számviteli szignó megadásának feltételei —

Szállítói szerzôdések esetében rögzíteni kell a MÁV Zrt. számlázási címét: 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60., valamint a számla befogadási postacímet: MÁV Zrt. 1426 Budapest, Pf. 24.

—

A szerzôdéses partner adatainál az adószám feltüntetése. Közösségen belüli szerzôdéses partner esetén a közösségi adószám megadása.

—

A szerzôdés tárgyának meghatározása a számviteli elszámolási kategóriák alapul vételével (pl.: beruházás/felújítás/karbantartás/készlet, stb.).

—

Tárgyi eszközökhöz kapcsolódó beruházás/ felújítás/karbantartás tárgyú szerzôdés mellé csatolni kell a 4/2009. (MÁV Ért. 34.) Pénzügyi irányítás — EVIG utasítás „A beruházás, a felújítás és a karbantartás elhatárolásáról” 1. számú mellékletét képezô táblázatot kitöltve.

—

—

—

—

Tárgyi eszközt érintô szerzôdések esetén a Számviteli Szervezet rendelkezésére kell bocsátani az eszközök tételes leltári számait, helyrajzi számait tartalmazó listát. Amennyiben az értékesítendô eszköz területi kiterjedésével több helyrajzi számot érint, egyértelmûen meg kell határozni az érintett helyrajzi számokat, valamint az értékesítést követôen kialakuló tulajdoni helyzetet (marad-e osztatlan közös tulajdon). Építési-szerelési és egyéb szerelési tárgyú szerzôdésben nyilatkozat szükséges, hogy a szerzôdés tárgya hatósági engedély köteles-e, vagy az ingatlan létrehozatala, átalakítása, bôvítése vagy egyéb megváltoztatása az építési hatóság tudomásulvételi eljáráshoz kötött. A szerzôdésben egyértelmûen rögzíteni kell, hogy elôleg fizetése történik-e, ha igen, akkor mikor (a még nem teljesített termékértékesítést, ill. szolgáltatásnyújtást megelôzôen fizetett összegek). A szerzôdésszerû teljesítés feltételeinek, a teljesítésigazolás módjának rögzítése a szerzô-

23. szám

dés elôkészítési szakaszában meghatározottak alapján az alábbi szempontok szerint: • Basware elôzményköteles szolgáltatások, illetve helyszínre szállított készlet, • nem Basware elôzményköteles, teljesítésigazoláshoz kötött szolgáltatások, • készletbeszerzés. —

A számlázási feltételek egyértelmû rögzítése.

—

Az elszámolási módok rögzítése (tényállásszerû, részteljesítés, idôszakos elszámolás). Részteljesítés esetén egyértelmûen meg kell határozni a részteljesítések feltételeit, valamint számszaki összegét, mivel ez szolgál a részszámlák kiállításának alapjául. Az idôszakosan elszámolandó szolgáltatások esetén a Felek közötti elszámolási idôszak rögzítése.

—

A gazdaságilag nem független szerzôdéses partner esetén az ellenérték és a szokásos piaci ár viszonyáról szóló kijelentô nyilatkozat megléte a szerzôdésben. A nyilatkozatot az ellenértékre vonatkoztatva az alábbi két opcióból kiválasztva kell megtenni. a) A szerzôdésben meghatározott ellenérték nem tér el aránytalan mértékben a szokásos piaci ártól. b) A szerzôdésben meghatározott ellenérték eltér aránytalan mértékben a szokásos piaci ártól. Az ellenérték aránytalanul magas / alacsony a szokásos piaci árhoz képest. A szállítót/vállalkozót az adólevonási jog nem egészben / egészben illeti meg. A megrendelôt az adólevonási jog nem egészben / egészben illeti meg.

—

A szerzôdés mellé csatolandó a piaci ár meghatározásával kapcsolatos, kitöltött nyilvántartás, a 3/2012. (MÁV Ért. 17.) GÁVIGH. számú utasítás a kapcsolt vállalkozások és nem független felek között alkalmazott árak nyilvántartási és adózási követelményeirôl szóló utasítás 2. vagy 3. számú mellékletei alapján.

—

Támogatási forrásból finanszírozott ügyletek esetén a támogatási szerzôdésben elszámolásra, finanszírozásra vonatkozó rendelkezések érvényesülése a megkötendô szerzôdésben.

—

A Kontrolling Igazgatóság által kiadott kontrolling jóváhagyás és a megfelelô tervkeret megléte. A beruházási/felújítási szerzôdések esetén forráskód megadása.

23. szám


1819

4.9.4 A számviteli szignó megadásakor figyelembe vett egyéb gazdasági szempontok

4.10 Jogi szignó (jogtanácsos vagy ügyvéd szignója), szignó mentesség

A számviteli szignó megadásakor az a) pontban szereplô szempontok vizsgálatra kerülnek, ugyanakkor az ezen pontban feltüntetett szempontokon túli üzleti és gazdasági feltételek vizsgálatára, elemzésére nem kerül sor.

A közbeszerzési, beszerzési, valamint nyilvános, illetve meghívásos versenyeztetési eljárás eredményeképpen megkötésre kerülô szerzôdés esetén a jogi szignót a szerzôdési feltételeket, illetve a szerzôdéstervezetet tartalmazó pályázati dokumentációra is be kell szerezni. Közbeszerzési, beszerzési eljárás esetén az eljárás megindítását megelôzôen a szerzôdés tervezetre a jogi szignót be kell szerezni. Nem szükséges a jogi szignó újbóli megszerzése, amennyiben a szerzôdés az eljárás megindítására irányuló elôterjesztés mellékleteként, illetve egyszer már szignóval ellátott szerzôdéstervezet szerint kerül megkötésre.

a) A számviteli szignó a check listában feltüntetett következô paramétereknek megfelelô szerzôdésekre adható: • • • • • • • •

pénznem, fizetés esedékessége, fizetési határidô, elôlegfizetés, késedelmi kamat számítás módja, engedményezési klauzula, pénzügyi teljesítés napja, fizetési mód elôírt fizetési biztosíték

b) A MÁV SZK GÜSZ további üzleti, gazdasági szempontú vizsgálatot nem végez. Különösen nem kontrollálja az alábbi paramétereket: • • • • •

szerzôdést biztosító egyéb mellékkötelezettségek, szerzôdéses partner adatainak cégjegyzék szerinti megfelelôsége, bankszámlaszáma, jótállás, garanciavállalással összefüggô kérdések, kötbér és kártérítési ügyekkel összefüggô paraméterek, a szerzôdéssel kapcsolatban adott vagy kapott kedvezmények, engedmények szempontjai.

Az egyeztetések és a döntéshozó döntésének megfelelô adatok check listában történô tükröztetése az SZSZ feladata és felelôssége. 4.9.5 Számviteli szignó megtagadása Számviteli szignó nem adható meg az alábbi esetekben: • A szerzôdéstervezet adózási és számviteli szempontból nem felel meg. • A szerzôdéstervezet nem felel meg a 4.9.4.a) pontban rögzített szempontoknak. • Nem áll rendelkezésre a Kontrolling Igazgatóság által kiadott jóváhagyás, illetve a szerzôdéses érték szállító esetén magasabb, vevô szerzôdés esetében alacsonyabb a jóváhagyott értéknél. Amennyiben a számviteli szignó nem adható meg, úgy a továbbiakban az SZSZ a jelen utasításban meghatározottak alapján járhat el.

Nem szükséges továbbá ismételt jogi szignót szerezni olyan esetben, amikor a szerzôdéstervezetre a jogi szignó már megadásra került (akár elôterjesztés mellékleteként, akár ügyiratban) és a szerzôdés a tervezetnek megfelelôen kerül megkötésre. A tervezet és a megkötött szerzôdés tartalmi azonosságáért a szerzôdést aláírásra elôterjesztôk munkajogi felelôsséggel tartoznak, az azonosságról a szerzôdés egy példányán nyilatkoznak. A szerzôdéskötô szervezeti egység ilyen esetben a jogi szignóval ellátott szerzôdés példányt köteles az ügyiratba elhelyezni és a tartalmi azonosságról nyilatkozni. A jóváhagyott szerzôdéstervezetre jogi szignót a Vezetô jogtanácsos, az általa erre felhatalmazott jogtanácsos vagy a Jogi Igazgatósággal szerzôdéses kapcsolatban álló ügyvédi iroda képviselôje, vagy egyéni ügyvéd adhat. A jóváhagyott szerzôdéstervezetet jogi szignóval ellátni csak akkor lehet, ha az ügyiratból a következô feltételek fennállása megállapítható, illetve az alábbi dokumentumok csatolásra kerültek: — ha a szerzôdésben írt kötelezettségek és jogosultságok a hatályos jogszabályok és a jogi szakmai követelmények szerint megalapozottak és a Társaság részérôl jogi úton érvényesíthetôk, — a tervezetet az összes szignózásra jogosult szervezeti egység ellátta szignójával vagy annak megszerzése alól jelen utasítás rendelkezései alapján a szerzôdést kötô mentesül, — a jelen utasítás 4.7.1 pontjában elôírt kötelezô tartalmi elemeket a szerzôdéstervezet tartalmazza, — a szerzôdô partner kiválasztására a vonatkozó jogszabályoknak, illetve utasításoknak megfelelôen került sor, — a szerzôdô partner nevében aláírásra megjelölt személy aláírási jogosultsága ellenôrzésre került, és a korlátozásmentesség megállapítható,

1820


illetve az erre vonatkozó szerzôdéses kikötés a szerzôdésben, vagy külön nyilatkozatban szerepel, — közbeszerzési, beszerzési, versenyeztetési eljárás esetén az elôzetesen jogi szignóval ellátott szerzôdéshez képest a változtatások ismertetése amennyiben az eljárás fajtája a változtatást megengedi, — a Kbt. szerinti egybeszámítás szabályainak figyelembevételére sor került, és a vonatkozó nyilatkozatot csatolták, — a lefolytatott közbeszerzési, beszerzési, versenyeztetési eljárás dokumentumai (értékelési szempontok, ajánlatkérés, bontási jegyzôkönyv, értékelô bizottság javaslata, ettôl eltérô döntés indokolása, elektronikus árlejtés dokumentációja, ajánlatok, stb.), — az ágazat-szakmailag érintett belsô szervezeti egység véleménye (pl. az infokommunikációs tartalmú szerzôdések esetén az Infokommunikációs Igazgatóság véleménye), - a DHL szerinti döntéshozó (EVIG, IG) határozata, - a szükséges, adott esetben jogszabály által elôírt engedélyek, hozzájárulások (pl. NFM, MNV stb.), — szerzôdésmódosítás esetén a teljes elôzmény dokumentáció, különösen az alapszerzôdés, továbbá a nyilatkozat, hogy vizsgálták a szerzôdésmódosítás során a Kbt. hatálya alá tartozást, — Kbt. szerinti kizárólagosság esetén a kizárólagosság indokolása és az azokat alátámasztó dokumentumok (pl. szerzôdés, oltalom, forgalmazási kizárólagosság stb.). Fenti iratokat a szerzôdéstervezet ügyiratához kell iktatni, vagy az irat alá kell dokumentumként feltölteni a Poszeidon DMS rendszerbe. A szerzôdés jogi szignóval történô ellátása azt jelenti, hogy a jogi szignó adására feljogosított személy a szerzôdés (versenyeztetési dokumentáció) aláírásra (megjelentetésre) kerülô kettô példányának minden oldalát kézjegyével és a Társaság oldaláról - jogszabály alapján ellenjegyzést igénylô szerzôdések esetén azok minden példányát jogtanácsosi/ügyvédi pecséttel - látja el. Emellett az eljáró jogtanácsos a szerzôdés valamennyi példányának minden oldalát kézjegyével látja el. Nem kell jogi szignó az általános szerzôdési feltételekkel teljes mértékben megegyezô tartalmú, nettó 1.000.000 Ft és az alatti összegû szerzôdések esetében, valamint a mintaszerzôdésekkel teljes mértékben megegyezô tartalmú, nettó 1.000.000 Ft és az alatti összegû szerzôdések esetében, kivéve, ha a Vezetô jogtanácsos (illetve a vonatkozó belsô utasítás) másként rendelkezik. A mintaszerzôdésekkel és az ÁSZF-ekkel való teljes mértékû megfelelés biztosítása a szerzôdést kötô szervezet feladata és felelôssége. A mintaszerzôdések-

23. szám

nek, ÁSZF-eknek való megfelelésrôl a szerzôdéskötô szervezet nyilatkozni köteles a szerzôdés egy példányán. A mintaszerzôdés pontos megnevezését a munkafolyamat lépésnél fel kell tüntetni. A Vezetô jogtanácsos (illetve a vonatkozó belsô utasítás) jogosult a fentiektôl eltérôen a mintaszerzôdések kiadásakor akár alacsonyabb, akár magasabb összegben meghatározni azt a szerzôdéses értéket, amely felett a szignók megszerzése kötelezô a mintaszerzôdéssel megegyezô tartalmú szerzôdések esetén is. A számviteli szignó tekintetében a Vezetô jogtanácsos csak a Gazdasági vezérigazgató-helyettes jóváhagyásának megfelelôen rendelkezhet. 4.11 A számviteli és a jogi szignó megtagadása, és következményei Jogi szignót kizárólag a számviteli szignó megadására jogosult szervezet szignózási eljárását követôen lehet és kell kérni (kivéve a jelen utasításban meghatározott eseteket, így különösen a 4.9.2, és 4.21.1 pontban foglaltakat). Amennyiben a számviteli szignó adását az illetékes szervezet vagy a jogi szignó adását a Jogi Igazgatóság, illetve a Vezetô jogtanácsos által kijelölt jogtanácsos/ Ügyvédi Iroda/ügyvéd megtagadja, azt az ügyiratba helyezett írásbeli indokolt nyilatkozattal felülbírálhatják, és a vonatkozó szerzôdést megköthetik a következô vezetôk: — —

ha a jogi szignó megtagadása a szerzôdô partner kiválasztására vonatkozó szabályok megsértése miatt történt, az elnök-vezérigazgató egyéb esetekben: — elnök-vezérigazgató (ha a szerzôdést kötô szervezeti egység az elnök-vezérigazgató közvetlen irányítása alá tartozik), — vezérigazgató-helyettesek (ha a szerzôdést kötô szervezeti egység a vezérigazgató-helyettes irányítása alá tartozik).

Bármely szignó megtagadása esetén a szerzôdéskötô szervezet a fentiek szerinti engedély megküldésével értesíti a szignót megtagadó szervezeti egység vezetôjét arról, hogy a szerzôdéskötés a szignó hiányában történt meg. A jogi szignó megtagadása esetén a szerzôdés nyomtatása a folyamatgazda feladata, azt a Jogi Igazgatóság nem látja el szignóval. 4.12 Határidôk A szerzôdés elôkészítési folyamatot a tervezett aláírást megelôzôen olyan idôben kell elindítani, hogy a szervezeti egységek számára a vonatkozó szabályok szerint elegendô idô álljon rendelkezésre a tervezet áttanulmányozására és a kötelezô szignók megadására. Figye-

23. szám


lemmel kell lenni az elôkészítési idôt esetlegesen befolyásoló tényezôkre, mint pl. a közbeszerzési eljárás idôtartama, a szignó megadásához szükséges módosítás átvezetése, illetve a szerzôdô partnerrel folytatandó egyeztetés idôigénye. Ezért, továbbá azért, hogy a szerzôdés alá legyen írva a teljesítés megkezdésének idôpontjáig, a szerzôdést kötô szervezeti egység felelôs. A szignót adó szervezetek a DMS WF-ban elhelyezett szerzôdéstervezetet korrektúrával javítják, illetve módosítják és új verzióként feltöltik. A SZED és az SZKA egyeztetésében érintett és konzultációra felkért szervezeteknek az SZSZ rendelkezésére kell állniuk 2 munkanapon belül. A MÁV SZK GÜSZ a szerzôdés 4.9 pont szerinti felülvizsgálatát és befogadás esetén annak szükséges számviteli, adózási vonatkozású módosításait 5 munkanapon belül átvezeti és adja meg a szignót. Amennyiben a meghatározottak szerint a szignó megadására nem kerül sor, a DMS WF folyamatban meg kell határoznia, hogy a szerzôdés az SZSZ általi módosítás, szükséges egyeztetés után megadható-e. Az SZSZ által történt módosítást követôen a szerzôdéstervezet újbóli véleményezésére és a szignóadásra 4 munkanap áll rendelkezésre. A feladat kézbesítésének napja a határidôbe nem számít bele. A Jogi Igazgatóságnak 5 munkanap áll rendelkezésére a szignó megadására. A Jogi Igazgatóság jogosult érdemi vizsgálat nélkül visszaküldeni az olyan szerzôdést, amely a jogi szignó megadásához szükséges mellékleteket nem tartalmazza. Ebben az esetben a 4.10 pontban meghatározott dokumentumokkal felszerelt szerzôdés véleményezésére és a jogi szignó megadására az ismételt megküldéstôl számítva 5 munkanap áll a Jogi Igazgatóság rendelkezésre. Amennyiben jelen utasításban foglalt határidôt valamelyik szervezeti egység elmulasztja, annak okát — szükség esetén — meg kell indokolja. A feladat kézbesítésének napja a határidôbe nem számít bele. A határozott idejû, folyamatos teljesítésrôl vagy szolgáltatásról szóló szerzôdés esetén a szerzôdést kötô szervezetnek már a szerzôdés megkötésekor rendelkezni kell arról, hogy a jogviszony folyamatosságára tekintettel a lejárat elôtt hány hónappal kell indítványozni az új szerzôdés megkötését (szükség esetén figyelemmel a közbeszerzés idôszükségletére is). 4.13 Rendkívüli sürgôsség Rendkívül indokolt esetben a szignók soron kívüli megadását (2 munkanapon belüli) kérheti a szerzôdés kötô szervezet. Hálózat-hozzáférési szerzôdés soron kívül kezelendô. Ilyen esetben a szerzôdéskötô szerve-

1821

zet felelôssége, hogy az elôkészített tervezetet a MÁV SZK GÜSZ és a Vezetô jogtanácsos részére a vélemény kialakítása céljából a lehetô legkorábbi idôpontban a szükséges dokumentumokkal együtt rendelkezésre bocsássa. A rendkívüli sürgôsséget külön indokolni kell, indokként csak olyan okok hozhatók fel, melyeknek tényleges gyakorlati hatásuk van, pl. pénzügyi vagy jogi következmény, számviteli, adózási vagy szolgáltatási kötelezettség, stb. Amennyiben a szerzôdéskötô szervezet a rendkívüli sürgôsség megalapozását szolgáló dokumentumokat a tervezet szignóra történô megküldésével egyidejûleg nem csatolja, vagy azokból egyébként az állapítható meg, hogy a szignót adó szervezetek rendkívüli eljárása nem indokolt, a MÁV SZK GÜSZ és a Jogi Igazgatóság a szignót normál ügymenetben adja meg, vagy amennyiben a szerzôdéskötô szervezet a rendkívüli sürgôsségre vonatkozó álláspontját változatlanul fenntartja, a szignót megtagadhatja. Ez utóbbi esetben jelen utasítás 4.11 pontjában meghatározott szabályok irányadók. 4.14 A szerzôdések megkötése, aláírása A szerzôdés elôkészítési folyamat befejezése után kerülhet sor a szerzôdés megkötésére, aláírására. A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó, szerzôdések a közbeszerzésekért felelôs miniszter hozzájárulása hiányában nem köthetôk meg, illetve nem módosíthatók. A szerzôdésbôl legalább a szerzôdô felek számának megfelelô + 1 ügyirati aláírt példányt kell készíteni, melyet a szerzôdést kötô szervezet és a jogi szervezet szignóval ellátott. Ezen eredeti ügyirati példány meglétét az ügyirat irattárazásakor az irattár ellenôrzi. A szerzôdéseket és azok valamennyi mellékletét cégszerûen a 3.7. pontban meghatározott módon kell aláírni. A szerzôdést aláírók nevét és beosztását, valamint az aláírás dátumát a szerzôdésen fel kell tüntetni. Törekedni kell arra, hogy a szerzôdést elsôként a Társasággal szerzôdô partner írja alá, a MÁV Zrt. részérôl ezt követôen kerülhet a szerzôdés aláírásra. Írásbeli megrendeléssel és visszaigazolással szerzôdés csak kivételesen, nettó 200 000 Ft értékhatár alatti szerzôdéseknél, illetve ÁSZF-ek alkalmazása esetén 1.000.000 Ft és az alatti összegû ügyleteknél jöhet létre. A szerzôdések teljesítését a szolgáltatás igénybevételét vagy nyújtását aláírt szerzôdés hiányában megkezdeni nem lehet. 4.15 Vis maior esetek Azonnali intézkedést igénylô, indokolt esetekben (vis maior), amikor a szignózási eljárás lefolytatására nincs

1822


idô, a szerzôdés megkötésére, szolgáltatás igénybevételére az eljárás lefolytatása nélkül is van lehetôség. Ekkor az SZSZ felelôs azért, hogy a szerzôdés a jelen utasításban egyebekben elôírtaknak megfeleljen. Ilyen esetben az SZSZ haladéktalanul (a lehetô legrövidebb idôn belül) köteles az így megvalósult kötelezettségvállalást a jelen utasításban rögzített eljárással utólagosan szignóztatni valamennyi érintett szervezettel. Szerzôdés nélküli teljesítésekért, illetôleg szignó nélküli szerzôdésekért az SZSZ teljes körû felelôsséggel tartozik. A szignó utólagos megkéréséhez az SZSZ indoklást köteles adni. 4.16 A szerzôdések számozása A szerzôdéstervezetet a Poszeidon rendszerben elektronikus ügyiratba kell iktatni, és a tervezetre rá kell vezetni az ügyirat számát. Ez az ügyiratszám azonosítja végig a szerzôdéskötési folyamatban a tervezetet, majd késôbb a megkötött szerzôdést. Szerzôdés aláírására és kiküldésére szám nélkül nem kerülhet sor. A szerzôdés módosításokra ugyanez vonatkozik azzal, hogy a szerzôdés címében vagy a tárgyánál fel kell tüntetni annak a szerzôdésnek a számát, amelyet módosít, továbbá a módosítás sorszámát (pl. a …. számú szerzôdés 2. számú módosítása). Kivételt képeznek ez alól a 4.14 pontban meghatározott megrendeléssel és visszaigazolással létrejött szerzôdések, melyek esetén a szerzôdés száma a megrendelést és visszaigazolást tartalmazó irat számával megegyezô. 4.17 A szerzôdések nyilvántartása, szerzôdés management A szerzôdéskötô szervezetek kötelesek elektronikus nyilvántartást vezetni az általuk kötött szerzôdésekrôl a Poszeidon DMS Szerzôdéstár moduljában a gazdasági szervezetek (KI, MÁV SZK GÜSZ, PI KK) részére hozzáférés biztosításával (Szerzôdések menüpont). A megkötött szerzôdések, szerzôdés módosítások lényeges adatait, a szerzôdéskötést követôen haladéktalanul rögzíteni kell a szerzôdés szerzôdéstárba helyezésével. Enélkül a munkafolyamat befejezésére nincs mód. A DMS Szerzôdéstár kitöltésének részleteit a szerzôdések rögzítésének útmutatója tartalmazza.(6. sz. melléklet) A szerzôdéskötô szervezetek kötelesek eljárni a szerzôdés teljesítése érdekében, illetve figyelemmel kísérni a szerzôdés teljesítését. A szerzôdéskötô szervezetek kötelesek továbbá ellátni a szerzôdés utógondozását, kezelését a szerzôdésben biztosított jogok, kötelezettségek szerint pl. opciós jog gyakorlásáról döntés, meghosszabbításról döntés, meghosszabbítás elutasításáról

23. szám

döntés, utófelülvizsgálati eljárás tartása (szerzôdés management). Amennyiben valamely aláírt szerzôdés késôbb gyakorolható jogo(ka)t, késôbb teljesítendô intézkedés(eke)t tartalmaz, a szerzôdéskötô szervezet a szükséges intézkedéseket - feltüntetve a szerzôdés vonatkozó pontját az aláírást követôen rögzíti a szerzôdéstárban és megjelöl egy, az intézkedési határidôt kellô idôvel megelôzô idôpontot, majd azt figyelemmel kíséri.. A szerzôdések módosítását és megszüntetését is rögzíteni kell a Szerzôdéstárban a nyilvántartás naprakész állapotban tartása érdekében. A 4.14 pont szerint megrendeléssel és annak visszaigazolásával létrejövô szerzôdéseket is rögzíteni kell a nyilvántartásban. A MÁV SZK MTÜ felelôs a szerzôdések adatainak egységes elvek szerinti rögzítéséért, az adatrögzítés felügyeletéért, az adatigénylések, szûrések teljesítéséért. A nyilvántartásban történô rögzítés a szerzôdéskötô szervezet felelôssége. A Jogi Igazgatóság a nyilvántartásban szereplô szerzôdésekrôl az Igazgatóság Elnöke, az Elnök-vezérigazgató, a Felügyelô Bizottság elnöke részére, valamint belsô ellenôri vizsgálat céljából a belsô ellenôri szervezet részére engedélyezi a hozzáférés megadását a vizsgálatvégzô személyek részére a vizsgálat idejére. A Vezetô jogtanácsos (vagy megbízottja) engedélyezheti más szervezeti egység részére is másolat kiadását a szerzôdéstárból. 4.18 A szerzôdések nyilvánosságra hozatala Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv. 1. sz. melléklete és a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb mûködésérôl szóló 2009. évi CXXII. törvény 2. §-ban leírtak alapján az államháztartás, illetve a Társaság pénzeszközei felhasználásával, államháztartáshoz, Társasághoz tartozó vagyonnal történô gazdálkodással összefüggô — a nettó 5 millió forintot elérô vagy azt meghaladó értékû — árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékû jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerzôdések megnevezését (típusát), tárgyát, a szerzôdést kötô felek nevét, a szerzôdés értékét, határozott idôre kötött szerzôdés esetében annak idôtartamát, valamint az említett adatok változásait a döntés meghozatalát követô 60 napon belül közzé kell tenni (kivéve nemzetbiztonsági, illetve honvédelmi érdekkel közvetlenül összefüggô beszerzések adatai, minôsített adatok, államtitokká, szolgálati titokká minôsített adatok). A szerzôdés értéke alatt a szerzôdés tárgyáért kikötött — általános forgalmi adó nélkül számított (nettó) — ellenszolgáltatást kell érteni, ingyenes ügylet esetén pedig a vagyon piaci vagy könyv szerinti értéke közül a magasabb összeget kell figyelembe venni. Az idôszakonként visszatérô — egy évnél hosszabb idôtartamra

23. szám


kötött — szerzôdéseknél az érték kiszámításakor az ellenszolgáltatás egy évre számított összegét kell alapul venni. Az egy költségvetési évben ugyanazon szerzôdô féllel kötött azonos tárgyú szerzôdések értékét a kötelezettség szempontjából egybe kell számítani. A Társaság a törvény hatálya alá tartozó szerzôdések meghatározott adatait a Társaság honlapján hozza nyilvánosságra. A nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos, a Társaság közzétételi szabályzatáról szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 26/2012. (V. 04. MÁV Ért. 11.) EVIG utasításban] elôírt intézkedéseket a társaság megbízásából a MÁV SZK Zrt. végzi. A szerzôdések Szerzôdéstárban történô rögzítéséért, ezáltal a szerzôdések nyilvántartásba vételéért a szerzôdést kötô szervezeti egység, a megküldött szerzôdések nyilvánosságra hozatalával összefüggô intézkedések megtételéért a MÁV SZK MTÜ a felelôs. 4.19 A szerzôdés teljesítése 4.19.1 A szerzôdés tárgyának teljesítése A szerzôdés tárgya (szerzôdéses fôkötelezettség) azzal teljesül, ha a szerzôdéses szolgáltatás elfogadásra (átadás-átvételre) jogosult szervezet erre felhatalmazott képviselôje igazolja, hogy a szerzôdésben vállalt szolgáltatást, megfelelôen és hibátlanul teljesítették, mely alapján a szolgáltatás ellenértékérôl a számla kiállítható, illetve a kiállított számla kifizethetô. A teljesítés igazolás aláírójának rendelkeznie kell a szerzôdéssel, és — az üzemeltetô szükség szerinti bevonásával - hitelt érdemlôen meg kell gyôzôdnie az annak megfelelô teljesítésrôl. A teljesítés igazolás aláírója az igazolás valóságtartalmáért munkajogi felelôsséggel tartozik. A határidô teljesítésének megállapításakor figyelembe kell venni az alábbiakat: — A napokban, hónapokban vagy években megállapított határidôbe vagy idôtartamba (a továbbiakban együtt: határidô) a szerzôdéskötés napja nem számít bele. — Kezdônap az a nap, amelyre a határidô megkezdésére okot adó cselekmény vagy egyéb körülmény esik. — A hónapokban vagy években megállapított határidô azon a napon jár le, amely számánál fogva a kezdônapot követô napnak megfelel; ha ez a nap a lejárat hónapjában hiányzik, a hónap utolsó napján. — Ha a határidô utolsó napja nem munkanapra esik, a határidô csak az ezt követô legközelebbi munkanapon jár le (kivéve az idôszakos teljesítésû szerzôdéseket, ahol a teljesítés napja az idôszak utolsó napja.)

1823

4.19.2 Pénzügyi teljesítés Pénzügyi teljesítés alatt nem készpénzes fizetés esetén azt kell érteni, hogy a leigazolt számla vagy egyéb bizonylat alapján a kifizetés megtörténik, és a szerzôdéses összeg a másik szerzôdô fél számláján jóváírásra került, vagy beszámítás során a kötelezett tartozása megszûnik. A Társaság fizetési kötelezettsége esetén pénzügyi teljesítésnek minôsül az is, ha a vételárral a Társaság számlavezetô bankja a Társaság számláját megterhelte, vagy a számla vagy bizonylat megfizetésére a fennálló tartozások és követelések összevezetésével kerül sor. Ennek egyik módja a Ptk. szerinti beszámítás. Készpénzes fizetés esetén pedig a pénztárba történô befizetés/pénztárból történô kifizetés tekintendô a pénzügyi teljesítésnek. 4.20 Szerzôdésszegés esetén követendô eljárás Az utasítás ezen pontja csak azokban az esetekben alkalmazandó, amelyekre a Társaság kinnlévôségének kezelésérôl szóló mindenkor hatályos utasítás [jelenleg a 2/2011. (I. 28. MÁV Ért. 1.) sz. EVIG utasítás], illetve a vevôminôsítésre és kinnlévôség — kezelésre a nyílt hozzáférésû vasúti pályahálózatot és pályavasúti szolgáltatásokat hálózat-hozzáférési szerzôdés keretében igénybe vevô, fizetési késedelembe esett vállalkozó vasúti társaságok vonatkozásában követendô eljárási rendrôl szóló mindenkor hatályos utasítás [jelenleg a 38/2011. (IX. 30. MÁV Ért. 19.) sz. EVIG utasítás] hatálya nem terjed ki. A szerzôdésszegés tényérôl írásban tájékoztatni kell a szerzôdést aláíró vezetô(ke)t. 4.20.1 Belsô egyeztetés Szerzôdésszegés esetén a szerzôdéskötés folyamatában résztvevô szervezeti egységeknek haladéktalanul egyeztetniük kell. A Társasággal szerzôdô fél szerzôdésszegése esetén a Társaság igényei érvényesítésének módjáról és mértékérôl a szerzôdéskötésért felelôs szervezet vezetôje dönt vagy kezdeményezi a DHL szerint illetékes vezetô döntését a számviteli és adózási, pénzügyi és jogi szervezettel egyeztetett álláspont alapján. 4.20.2 Felszólítás teljesítésre, pert megelôzô eljárás A szerzôdésszegésbôl származó igény érvényesítése során a szerzôdéskötésért felelôs szervezet a pert megelôzô eljárás keretében a 4.10.1 szerinti belsô egyeztetésben résztvevô érintett szervezeti egységek jóváhagyásának birtokában írásban felszólítja a szerzôdést szegô felet a teljesítésre, annak jogi és pénzügyi következményeire történô figyelmeztetés mellett. Amennyiben a szerzôdést szegô fél a szerzôdéssel összefüggésben számlát bocsát ki, a felmondási kérelem benyújtásának elkerülése érdekében a szerzôdésköté-

1824


23. szám

sért felelôs szervezet a pert megelôzô eljárás keretében — szükség esetén a Jogi Igazgatóság közremûködésével — köteles a számlában szereplô összeget a szerzôdésszegésre vonatkozó részletes indokolással a teljesítési idô lejártát követô 20 napon belül vitatni, és a számlát ezen határidôn belül a szerzôdést szegô fél részére visszaküldeni. A pert megelôzô eljárás során is törekedni kell arra, hogy a szerzôdés teljesüljön. Ha attól eredmény várható, egyeztetést kell lefolytatni. A pert megelôzô eljárásba be kell vonni a Jogi Igazgatóságot és indokolt esetben a Pénzügyi Igazgatóságot.

dési feltételek vagy mintaszerzôdések kiadását, továbbá a Vezetô jogtanácsos — egyéb tevékenységi kör vezetôk kezdeményezése hiányában is — jogosult általános szerzôdési feltételeket vagy mintaszerzôdéseket — jogi szignóval ellátva — az érintett szervezetek részére kiadni, melyeket az érintett szervezetek kötelesek alkalmazni. A mintaszerzôdések módosítására, kiegészítésére, cserélésére kizárólag a Jogi Igazgatóság jogosult saját észlelése, vagy az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetôk kezdeményezésére. A Társaság a leányvállalatainak biztosítja a mintaszerzôdésekhez a hozzáférés lehetôségét.

4.20.3 Megbízás peres eljárás megindítására

A Jogi Igazgatóság az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetôk által kezdeményezett általános szerzôdési feltételt vagy mintaszerzôdést az erre irányuló igény beérkezését követô 15 napon belül — bonyolult szerzôdéstípus esetén 30 napon belül — elkészíti, szükség esetén a kezdeményezô szervezeti egység, valamint a MÁV SZK GÜSZ és PI PG bevonásával.

Amennyiben a pert megelôzô eljárás eredménytelen, a szerzôdést kötô szervezet vezetôje a Jogi Igazgatósággal történô ismételt egyeztetést követôen, és annak eredményétôl függôen, az igények jogi úton történô érvényesítésére írásban javaslatot tesz peres vagy peren kívüli eljárás megindítására a Jogi Igazgatóságnak. A perlési megkeresés csak írásban történhet. A Jogi Igazgatóság a DHL figyelembevételével intézkedik az eljárás megindításáról, szükség esetén külsô ügyvédet bíz meg. A megbízásnak tartalmaznia kell a tények és a rendelkezésre álló bizonyítékok alapján az ügy rövid összegzését is. A megbízáshoz csatolni kell mindazokat az eredeti okiratokat és bizonylatokat, amelyek a jogi igények érvényesítését megalapozzák.

A Jogi Igazgatóság az általános szerzôdési feltételek vagy mintaszerzôdés elkészítését jogosult megtagadni, ha az adott ügytípusra nézve ilyen dokumentum már rendelkezésre áll, vagy megítélése szerint az adott ügycsoportra, annak jellegénél, értékénél, gyakoriságánál fogva általános szerzôdési feltételek vagy mintaszerzôdés elkészítése nem indokolt. Jogi Igazgatóság álláspontjáról az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetôt írásban értesíti.

4.21 A szerzôdésekre vonatkozó különös szabályok 4.21.1 Általános szerzôdési feltételekre (ÁSZF) és a mintaszerzôdésekre vonatkozó különös szabályok Az általános szerzôdési feltételeket és a mintaszerzôdéseket a szerzôdéses kapcsolatokban, a Jogi Igazgatóság által elfogadott formában és tartalommal lehet alkalmazni. Amennyiben adott ügycsoportra vonatkozóan van a Társaságon belül elérhetô mintaszerzôdés, a szerzôdéseket minden esetben kötelezô az aktuális mintaszerzôdés alapulvételével kell elkészíteni, és a szerzôdéskötô szervezeti egységnek ki kell választania az alkalmazott mintaszerzôdést a DMS WF elindítását követôen. Az általános szerzôdési feltételekben és a mintaszerzôdésekben szabályozni kell minden, a Társaság gazdasági és jogi érdekeit támogató körülményt és feltételt, amely nem az adott ügylet konkrét jellemzôirôl szól, és az adott szerzôdéstípus esetében alkalmazásuk indokolt. A szerzôdések létrejönnek a felek által megtett jognyilatkozattal (ajánlatkérés, ajánlat, ajánlat elfogadása), amennyiben ezen jognyilatkozat(ok)ban hivatkoznak az általános szerzôdési feltételekre, és a jognyilatkozat(ok) tartalmazzák a szerzôdés létrejöttéhez szükséges valamennyi, az eseti ügyletre vonatkozó lényeges tartalmi elemet. A DHL szerinti szervezeti egység vezetôk a Vezetô jogtanácsosnál kezdeményezhetik új általános szerzô-

Az általános szerzôdési feltételeket valamennyi, a szerzôdéskötésben érintett szervezeti egységnek jóvá kell hagyni. A Vezetô jogtanácsos jogosult a közmûszolgáltató szerzôdéses partner által készített és elfogadásra javasolt szerzôdést mintaszerzôdésnek minôsíteni. Általános szerzôdési feltételek vagy mintaszerzôdések belsô utasítással is kiadhatók. Az általános szerzôdési feltételek vagy mintaszerzôdés szerinti szerzôdések elôkészítésére és alkalmazásuk elfogadására jelen utasításban rögzített szabályokat kell értelemszerûen alkalmazni. Az általános szerzôdési feltételektôl vagy mintaszerzôdéstôl eltérô tartalmú szerzôdéseket minden esetben meg kell küldeni jogi szignóra. A Vezetô jogtanácsos által elfogadott, kiadott és alkalmazott általános szerzôdési feltételek és mintaszerzôdések felülvizsgálata a Vezetô jogtanácsos hatáskörébe tartozik, bármikor jogosult akár saját hatáskörben, akár az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetôje kezdeményezésére azokat módosítani, felülvizsgálni, beleértve a megjelölt értékhatárt is. A Jogi Igazgatóság az általa kiadott általános szerzôdési feltételeket és mintaszerzôdéseket karbantartja a

23. szám


Társaság intranetes oldalán a DMS mappában. A mintaszerzôdések a minden munkavállaló számára elérhetô belsô portálon találhatóak, melyen belül a mintaszerzôdések könyvtárakba vannak rendezve. Elérhetôségük: https://intranet.mav.hu/rendszer/dms/Munkafolyamat/ Mintaszerzôdések Értékhatárhoz kötötten (nettó 1 millió Ft alatt) a mintaszerzôdéseknek megfelelô szerzôdések felmentést kapnak a szignózási folyamat alól. (A szerzôdéskötô szervezeti egységnek nyilatkozni kell a mintaszerzôdés alapján kötendô szerzôdés és az alkalmazott mintaszerzôdés szövegazonosságáról, valamint az alkalmazott mintaszerzôdést az elérési út megadásával meg kell jelölni. A mintaszerzôdések alapján készített egyedi szerzôdéseken a készítô nevét a láblécben meg kell jeleníteni. Az egybeszámítási (Kbt. részekre bontási tilalmának való) megfelelôség a szerzôdéskötô szervezeti egység felelôssége. A MÁV Csoporttagokon kívüli felekre vonatkozó általános szerzôdési feltételeket a Társaság honlapján (http://www.mav.hu/mav/aszf.php) kell nyilvánosságra hozni. 4.21.2 A személyszállítási szerzôdésekre vonatkozó különös szabályok: Személyszállítási szerzôdés akkor jön létre, ha az utas díj fizetése ellenében a menetjegyét megváltotta. Díjmentes utazásra jogosultak esetén a személyszállítási szerzôdés a vasúti személyszállítási szolgáltatás igénybevételekor keletkezik (ráutaló magatartás). 4.21.3 A munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony létesítése esetén alkalmazandó eljárás: A munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony kizárólag csak a humánerôforrás vezérigazgató-helyettes engedélyével létesíthetô. A humánerôforrás vezérigazgató-helyettes engedélyezése esetén Humánerôforrás menedzsment szervezet munkatársa a jogviszonnyal kapcsolatos lényeges adatokat megküldi a Beszerzés és logisztikai igazgatóság részére, annak érdekében, hogy állásfoglalást kérjen, a jogviszony a Kbt. hatálya alá tartozik-e. • Amennyiben az állásfoglalás alapján a jogviszony nem tartozik a Kbt. hatálya alá, akkor a szerzôdés megköthetô. • Amennyiben az állásfoglalás alapján a Kbt. hatálya alá tartozik, akkor a MÁV Zrt. mindenkor hatályos Közbeszerzési Utasítása szerint kell eljárni. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1 Az ügyvédi szerzôdésekre jelen utasításban foglaltakat az ügyvédek megbízásáról, szakmai felügyeletérôl és az ügyvédi teljesítés igazolásáról szóló mindenkor

1825

hatályos utasításban [jelenleg a 25/2011. (VI. 17. MÁV Ért. 14.) EVIG számú utasításban] foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. 5.2 A szakértôi szerzôdésekre jelen utasításban foglaltakat a szakértôi szerzôdésekrôl szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg 26/2007. (IX.14. MÁV Ért. 31.) VIG sz. utasítás 2. számú módosításáról szóló 20/2009. (III.13. MÁV Ért. 9.) VIG számú utasításban (egységes szerkezetben)] foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. 5.3 A Kbt. hatálya alá tartozó szerzôdések megkötésénél figyelembe kell venni a Társaság Közbeszerzési Szabályzatáról szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 12/2014. (IV. 01. MÁV Ért. 6) EVIG Elnökvezérigazgatói utasításban] foglaltakat. 5.4 A szerzôdésekkel összefüggô iratkezelési, ügyintézési feladatokra a MÁV Zrt. iratkezelési szabályzatáról szóló mindenkor hatályos utasítás [jelenleg az 58/2013 . (XII. 20. MÁV Ért. 21.) EVIG számú utasítás] vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelôen alkalmazni. 5.5 A cégjegyzési jog részletes szabályairól a cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjérôl szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a módosított 48/2010. (VIII. 19. MÁV Ért. 24.) utasítás] rendelkezik. 5.6 A Társaságtól nem független vállalkozással kötött szerzôdések esetén a szerzôdés megkötésekor el kell készíteni a kapcsolt vállalkozások közötti alkalmazott árak nyilvántartási és adózási követelményeirôl szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 3/2012 (VII. 27. MÁV Ért. 17.) GÁVIGH számú utasítás] szerint a teljes ár nyilvántartást. 5.7 2/2011. (V.06. MÁV Ért.10.) GÁVIGH sz. a MÁV Zrt. beszerzési utasítása 5.8. 1/2012. (I.13. MÁV Ért.1.) EVIG sz. utasítás a beszerzés támogató egységes informatikai rendszer használatáról 5.9 Az alapítói, Igazgatósági és Elnök-vezérigazgatói döntések esetén az elôterjesztések rendjérôl szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 48/2013. (10. 04. MÁV. Ért. 19.) EVIG sz. utasítás] rendelkezéseit is alkalmazni kell. 5.10. Jelen utasítás kiadásával hatályát veszti a 22/2007. (VIII. 31. MÁV Ért. 29.) VIG számú utasítás. A szerzôdéskötések során a szerzôdések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerzôdést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának

1826


szabályairól szóló 4/2010. (I. 29. MÁV Ért. 2.) EVIG sz. utasítás az új szerzôdéskötési munkafolyamat bevezetésének napján kerül hatályon kívül helyezésre. 6.0 HATÁLYBALÉPÉS Jelen utasítás a közzétételt követô napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit a DMS folyamat tekintetében a folyamat jelen utasításnak megfelelô átalakítását követô naptól kell alkalmazni. ++ 7.0 MELLÉKLET A DMS szerzôdéskötési folyamat leírása 2. számú melléklet: A DMS szerzôdéskötési folyamatába 3/a számú melléklet: Vevôminôsítés (a szabályok szöveges leírása)

23. szám

3/b számú melléklet: Vevôminôsítô adatlap (2.000.000 Ft-ot meghaladó szerzôdéses érték felett) 3/c számú melléklet: Egyéb vevôk minôsítése (2.000.000 Ft-ot meghaladó szerzôdéses érték felett) 4. számú melléklet: A szerzôdést biztosító jogintézmények és egyéb biztosítékok fajtái, fogalma 5. számú melléklet: Egyeztetés nélkül megfelelô pénzügyi feltételek 6. számú melléklet: A szerzôdések rögzítésének útmutatója


Az 1-2 mellékletek csak elektronikusan kerülnek közzétételre, a MÁV Zrt. intranet portálján. Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

23. szám


1827

3/a számú melléklet Vevôminôsítés: A szabályok szöveges leírása A vevôminôsítést 2.000.000 Ft szerzôdéses érték feletti szerzôdések esetén kell az alábbiak alapján elvégezni. A vevôminôsítést az SZSZ végzi el. A 12 hónapnál hosszabb szerzôdések esetében a vevôminôsítést 12 havonta meg kell ismételni, amely az SZSZ feladata. A vevô elfogadhatóságának felelôssége az SZSZ-t terheli, így kellô körültekintéssel kell eljárnia, amikor szerzôdést köt, és az SZSZ felelôssége, hogy a vevôminôsítéshez minden adatot beszerezzen, ami a minôsítéshez szükséges. A vevô megfelelô azonosítása is az SZSZ feladata. A vevô minôsítésekor minden esetben ki kell tölteni a 3/b mellékletben lévô „Vevôminôsítô adatlapot”. Ha a vevô a „IV. Egyéb esetek” pontban leírt típusba sorolható, akkor a 3/c mellékletben lévô „Egyéb vevôk minôsítése” címû adatlap kitöltése után lehet a minôsítést elvégezni, és a döntést (elfogadható vevô, vagy nem) meghozni. Amennyiben létezik, az Igazságügyi Minisztérium honlapján a Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közremûködô Szolgálat által közzétett, utolsó 3 auditált beszámolót kell vizsgálni. Amennyiben a Magyarországon bejegyzett gazdálkodó szervezet beszámolója nem elérhetô, és ennek indoka (pl.: újonnan létrejött vállalkozás) nem azonosítható, a partnerrel szerzôdés nem köthetô. A hálózat-hozzáférési szerzôdések vonatkozásában a vevôminôsítés szabályait a 38/2011. (IX.30. MÁV Ért. 19.) EVIG számú, a vevôminôsítésre és kinnlévôség-kezelésre a nyílt hozzáférésû vasúti pályahálózatot és pályavasúti szolgáltatásokat hálózat hozzáférési szerzôdés keretében igénybe vevô, fizetési késedelembe esett vállalkozó vasúti társaságok vonatkozásában követendô eljárási rendrôl szóló utasítás tartalmazza. I. A vevôket 4 kategóriába soroljuk: 1. Automatikusan elfogadott vevô (biztosítékok nélkül) 2. Minôsített vevô, ahol a fedezet elégséges 3. Egyéb vevôk 4. Elutasított vevô II. Automatikusan elfogadott vevôk (biztosíték nélkül) esetei 1. Multinacionális nagyvállalat, vagy annak magyarországi leánya, amennyiben: – saját tôkéje nagyobb, mint 2 Mrd Ft, és – nyereséges volt az elmúlt évben, és – saját tôkéje nem kisebb, mint jegyzett tôkéje, és – legalább 3 éve üzleti évet lezárt, és – a szerzôdéses érték nem nagyobb, mint az elôzô éves árbevételének egy tizede, és – a fizetési szokásai ismertek a Társaság számára, és a fizetés tekintetében fegyelmezettnek tûnik, vagy

1828


23. szám

2. Más vállalat, amennyiben: – saját tôkéje nagyobb, mint a jegyzett tôkéje, és – saját tôkéje nagyobb, mint 200 M Ft, és – az elmúlt 3 évben létezett, és nyereséges volt, és – az elmúlt 3 évben nem romlott fokozatosan a profit tendenciája, és – a szerzôdés összege nem haladja meg elôzô éves árbevételének egy tizedét, és – az elmúlt 3 éves mérlegbeszámolóját elküldte, és – eladósodottsága (hosszú lejáratú kötelezettségek/hosszú lejáratú kötelezettségek + saját tôke) 40% alatt van, és – likviditási mutatója (forgóeszközállomány/rövid lejáratú kötelezettségek) eléri legalább a 100%-t, és – a fizetési szokásai ismertek a Társaság számára, és a fizetés tekintetében fegyelmezettnek megbízhatónak tûnik, vagy 3. A magyar tôzsdére bevezetett cégek III. Minôsített vevô, ahol a fedezet elégséges Elfogadható a vevô, amennyiben: – 3 éves mérlegbeszámolója az Igazságügyi Minisztérium honlapján elérhetô – saját tôkéje nem csökkent a jegyzet tôkéje alá, és – a fizetési szokásai ismertek a Társaság számára, és a fizetés tekintetében fegyelmezettnek, megbízhatónak tûnik, és – megfelelô biztosítékot kínál fel. Biztosítékként elfogadható: – készpénz, – bankgarancia, – a társaság valamennyi számlájára biztosított beszedési (inkasszós) jogosultság. IV. Egyéb esetek Minden más esetben a vevôt a 3/c mellékletben kitöltött minôsítô lap alapján kell jóváhagyni.

23. szám


1829

3/b számú melléklet Vevôminôsítô adatlap (2.000.000 Ft-ot meghaladó szerzôdéses érték felett) Az elvégzett feladatokat pipával kell jelölni. SZSZ tölti ki! Melyik kategóriába tartozik a vevô az elvégzett minôsítések alapján? (Szerzôdô szervezet tölti ki, x-szel jelölve): ____ Multinacionális nagyvállalat, vagy annak magyarországi leánya, a II.1. pontban* leírt feltételek teljesülésével ____ Magyar tôzsdére bevezetett cég ____ Más vállalat, amelyre igaz a II.2. pontban* leírt feltételek mindegyike ____ Minôsített vevô, amelyre igaz a III. pontban* leírt feltételek mindegyike ____ Egyéb* (ekkor a 3/c melléklet** is kitöltendô). A vevô elfogadásáról szóló döntés: (bekarikázni) Elfogadható vevôként a fenti vevô?: IGEN/NEM Szerzôdéskötô szervezet aláírója (nyomtatott betûkkel és szignó):……………...…. Dátum: * a szerzôdéskötések rendjérôl szóló ………/2014. (……… MÁV Ért. ……) EVIG számú utasítás 3/a számú melléklete szerint vizsgálandó ** a szerzôdéskötések rendjérôl szóló …….../2014. (……... MÁV Ért. …….) EVIG számú utasítás 3/c számú melléklete szerinti, „Egyéb vevôk minôsítése” megnevezésû adatlap

1830


23. szám

3/c számú melléklet Egyéb vevôk minôsítése (2.000.000 Ft-ot meghaladó szerzôdéses érték felett)

SZSZ tölti ki! Mérlegbeszámoló fôbb adatai: Az elkért utolsó három év hiteles mérlegbeszámolói alapján kell kitölteni. A beszámolók ellenôrzésekor alapvetô szabály: Amennyiben létezik, az Igazságügyi Minisztérium honlapján a Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közremûködô Szolgálat által közzétett, utolsó 3 auditált beszámolót kell vizsgálni. Amennyiben a Magyarországon bejegyzett gazdálkodó szervezet beszámolója nem elérhetô, és ennek indoka (pl. újonnan létrejött vállalkozás) nem azonosítható, a partnerrel szerzôdés nem köthetô. T-3. év Összes pénzeszköz Összes eszköz Jegyzett tôke Saját tôke Összes kötelezettség Mérleg-fôösszeg Árbevétel Üzemi eredmény Adózás elôtti eredmény Mérleg szerinti eredmény T = tárgyév Cégbírósági adatok Cégalapítás éve: Jegyzett tôke: Legfrissebb módosított jegyzett tôke: A cég tulajdonosai tulajdonarányokkal: A cég fô tevékenysége: Cégjegyzésre jogosult:

T-2. év

T-1. év

23. szám


1831

Cégtörténet a Társasággal: A Társasággal hány éve áll kapcsolatban a cég?: Volt-e 3 éven belül valamilyen komoly fizetési probléma a céggel? (szöveges rövid leírás):

Referenciák: Banki referenciák leírása:

A partner menedzsmentje és tulajdonosai (magánszemély esetén a partner): Tulajdonosok (partner) nevei, illetve a vezetôk nevei:

Ki a kapcsolattartó személy a partnerrel a Társaság részérôl? A fedezet / biztosíték leírása, amit a Társaság kap:

A vevô elfogadásáról szóló döntés: (bekarikázni) Elfogadható vevôként a fenti vevô?: IGEN/ NEM

Jogkör szerinti szerzôdéskötô szervezet szignó):……..…………………………….

Dátum:

aláírója

(nyomtatott

betûkkel

és

1832


23. szám

4. számú melléklet A szerzôdést biztosító jogintézmények, biztosítékok I. A biztosíték fogalma: olyan dolog vagy jog, amely a jogosult ( jelen esetben a MÁV Zrt.) követelésének teljesítését biztosítja szerzôdés vagy jogszabály alapján. A biztosítékokra vonatkozó, itt nem ismertetett rendelkezéseket alapvetôen a Ptk, illetve emellett egyéb más jogszabályok tartalmazzák. Az új Ptk. nevesítetten ugyan csak két biztosítéki szerzôdésfajtát ismer, a kezességi szerzôdést és a garancia szerzôdést, biztosítéki funkciót azonban más jogintézmények is betölthetnek, melyeket az alábbiakban ismertetünk. II. A biztosíték fajtái: - foglaló - garancia - jogvesztés kikötése - zálogjog/ óvadék - kezesség - letéti szerzôdés - kötbér - felhatalmazó levélen alapuló beszedési megbízás

1. A foglaló A másik félnek fizetett pénzt akkor lehet foglalónak tekinteni, ha annak fizetésére a kötelezettségvállalás megerôsítéseként kerül sor, és ez a rendeltetés a szerzôdésbôl egyértelmûen kitûnik. Ha a szerzôdést teljesítik, a tartozás a foglaló összegével csökken. Ha a szerzôdés teljesítése olyan okból hiúsul meg, amelyért egyik fél sem felelôs, vagy mindkét fél felelôs, a foglaló visszajár. A teljesítés meghiúsulásáért felelôs fél az adott foglalót elveszti, a kapott foglalót kétszeresen köteles visszatéríteni. A foglaló elvesztése vagy kétszeres visszatérítése a szerzôdésszegés következményei alól nem mentesít. A kötbér és a kártérítés összege a foglaló összegével csökken. 2. Garancia

Az új Ptk. egyértelmûvé teszi, hogy garanciát nemcsak bank vállalhat, másrészt jogi mibenléte elhatárolható az okmányos meghitelezéstôl. Ebben a mellékletben a garanciára vonatkozó jogi szabályozás lényegét ismertetjük, így annak a MÁV Zrt-n belüli alkalmazhatósága, elfogadhatósága tekintetében A kapott bankgaranciák és kezesi biztosítások kezelésérôl szóló 49/2012( MÁV Ért.22.) sz. elnök-vezérigazgatói utasításnak megfelelôen kell eljárni. A garanciaszerzôdés, illetve a garanciavállaló nyilatkozat a garantôr olyan kötelezettségvállalása, amely alapján a nyilatkozatban meghatározott feltételek esetén köteles a jogosultnak fizetést teljesíteni. A szerzôdést és a garanciavállaló nyilatkozatot írásba kell foglalni.

23. szám


1833

A garantôr garanciavállaló nyilatkozat szerinti kötelezettsége független attól a kötelezettségtôl, amelyért garanciát vállalt, a garantôr nem érvényesítheti azokat a kifogásokat, amelyeket a kötelezett érvényesíthet a jogosulttal szemben. A jogosult nem ruházhatja át a garancia érvényesítésének jogát a garantôr hozzájárulása nélkül, de jogosult azt a személyt megjelölni, akinek a garantôr a fizetést teljesíteni köteles. A garantôr abban az esetben köteles fizetést teljesíteni a garancia alapján, ha a jogosult írásban, és a garanciavállaló nyilatkozatban meghatározott követelményeket pontosan betartva szólította fel a fizetésre. A garantôr köteles késedelem nélkül értesíteni a kötelezettet a fizetési felszólítás kézhezvételérôl. A garantôr érvényesítheti mindazokat a kifogásokat, amelyek ôt a jogosulttal szemben saját személyében megilletik. A garantôr késedelem nélkül köteles a) a jogosultnak teljesíteni, és a teljesítés megtörténtérôl a kötelezettet értesíteni; vagy b) a teljesítést megtagadni, és a teljesítés megtagadásáról - annak indokát megjelölve - a kötelezettet és a jogosultat értesíteni. Ha a garantôr rendelkezésére álló információk alapján a jogosult nyilvánvalóan visszaélésszerûen vagy rosszhiszemûen él a lehívás jogával, a garantôr nem köteles fizetést teljesíteni, és a már teljesített fizetést visszakövetelheti. A jogosult nyilvánvalóan visszaélésszerûen vagy rosszhiszemûen jár el különösen, ha a) a garantôrnek benyújtott okmányok bármelyike hamisított; b) a kötelezett teljesítette azt a kötelezettséget, amelyért a garantôr garanciát vállalt, vagy a jogosultat a lehívásban meghatározott összeg egyéb okból nem illeti meg; c) a jogosult szándékos magatartása akadályozta meg annak a kötelezettségnek a teljesítését, amelyért a garantôr garanciát vállalt; vagy d) bírósági határozat állapította meg annak a kötelezettségnek az érvénytelenségét, amelyért a garantôr garanciát vállalt, kivéve, ha a garancia erre az esetre is szólt. A garantôr a határozatlan idôre vállalt garanciát három év elteltét követôen legalább három hónapos felmondási idôvel megszüntetheti. Ha a garantôr fogyasztó, a garanciavállaló nyilatkozat készfizetô kezességként érvényes. 3. A jogvesztés kikötése

A felek írásban köthetik ki, hogy a szerzôdésszegésért felelôs fél elveszít valamely jogot, amely ôt a szerzôdés alapján egyébként megilletné. Ilyen lehet többek között részletvételnél a részletkedvezmény elvesztése, egyösszegû teljesítés esetén kikötött vételárfizetési kedvezmény elvesztése, vagy lízingszerzôdésnél a lízingdíjrészlet nemfizetése miatt a tartós határozott futamidô letelte elôtt az azonnali hatályú felmondási jog gyakorlása. 4.A zálogjog Ugyan biztosítéki szerepet tölt be, de az új Ptk. a zálogjogot korlátolt dologi jogként kezeli, amely az eredeti tulajdonos tulajdonjogának fenntartása mellett nyújt a jogosult számára dologi biztosítékot. A biztosítékok terén a legtöbb változást a zálogjog szabályozásában hozta az új Ptk: — nem különít el zálogjog fajtákat, hanem egységes dologi biztosítékként kezeli azokat, — a szabályozás a zálogjog létszakaszaihoz (alapítás, érvényesítés, megszûnés) igazodik, — az óvadékot nem kezeli külön biztosíték fajtaként, hanem integrálja a zálogjogba, speciális zálogként, melynek két megkülönböztetô jegye van: a)az óvadékba adható vagyontárgyak köre

1834


23. szám

korlátozott, és b) az óvadék közvetlen kielégítési jogot biztosít a jogosult számára, megszûnt két zálogfajta, nevezetesen a vagyont terhelô zálogjog és az önálló zálogjog, bevezeti a különvált zálogjog fogalmát: a zálogjog járulékossága alóli szûk kivételéként a jelzáloghitelintézetek refinanszírozási gyakorlatának elôsegítése érdekében e hitelintézetek megszerezhetik a refinanszírozott követelést biztosító jelzálogjogot. Vagyis a zálogjogosult hitelezôje számára biztosítékul átruházott zálogjogot nevezzük különvált zálogjognak. Habár az új Ptk. határozottan kerüli a zálogjogi fajták megjelölését,és kimondottan a zálogjog egységét hangsúlyozza, szabályozásuk alapján az alábbi csoportokat lehet meghatározni: — —

— Jelzálog: a zálogjog megfelelô nyilvántartásba való bejegyzéssel jön létre, — —

Kézizálogjog: a zálogtárgy birtokának a zálogjogosult részére történô átruházásával jön létre. Követelést, vagy jogot terhelô zálogjog,

—

különvált zálogjog.

Zálogjoga alapján a zálogjogosult a követelésének biztosítására szolgáló vagyontárgyból (zálogtárgy) más követeléseket megelôzô sorrendben kielégítést kereshet, ha a biztosított követelés kötelezettje ( személyes kötelezett) nem teljesít. A zálogjog létrejön, ha a) a zálogjogosult és a zálogkötelezett megalapítja a zálogjogot; és b) a zálogkötelezett rendelkezési joggal bír a zálogtárgy fölött. Zálogjog megalapításához zálogszerzôdés és erre tekintettel a) a zálogjog megfelelô nyilvántartásba való bejegyzése (jelzálogjog); vagy b) a zálogtárgy birtokának a zálogjogosult részére történô átruházása (kézizálogjog) szükséges. A zálogszerzôdést írásba kell foglalni. Kézizálogjog esetén a zálogszerzôdést pótolhatja a zálogjogosult által kiállított értékpapír, amely a zálogjogosulttal szemben feljogosítja az okirat birtokosát arra, hogy az értékpapírban meghatározott összeg ellenében, az értékpapírban meghatározott idôtartamon belül megkapja a zálogtárgyat. A zálogszerzôdést pótolja a jogszabály olyan rendelkezése, amely alapján valamely követelés jogosultját zálogjog illet meg. A jelzálogjogot a) ingatlan esetén az ingatlan-nyilvántartásba; b) ingó dolog, valamint jog és követelés esetén a hitelbiztosítéki nyilvántartásba kell bejegyezni. Ha az ingó dolog tulajdonjogát vagy a jog fennállását közhiteles nyilvántartás (a továbbiakban: lajstrom) tanúsítja, a jelzálogjog megalapításához a megfelelô lajstromba való bejegyzés szükséges. Az ingatlan-nyilvántartásba és a lajstromba való bejegyzésre a zálogszerzôdés vagy a zálogkötelezett bejegyzési engedélye alapján kerülhet sor, ha a) a zálogszerzôdés vagy a bejegyzési engedély egyedileg meghatározza a zálogtárgyat; és b) a zálogkötelezett a dolognak vagy jognak az ingatlan-nyilvántartás vagy lajstrom szerinti tulajdonosa vagy jogosultja. A hitelbiztosítéki nyilvántartásba való bejegyzésre egyedileg vagy körülírással meghatározott zálogtárgy tekintetében kerülhet sor. A bejegyzésnek nem akadálya, ha a bejegyezni kívánt zálogtárgy a bejegyzés idôpontjában nem létezik, vagy azon a zálogkötelezettet nem illeti meg a rendelkezési jog.

23. szám


1835

Óvadék 1.)a) pénzen és értékpapíron kézizálogjogként; b) dematerializált értékpapíron kézizálogjogként vagy a 2. pontban meghatározott módokon; c) fizetésiszámla-követelésen a 2. pontban meghatározott módokon; d) jogszabályban meghatározott egyéb vagyontárgyon a 4. pontban meghatározott módon alapítható. 2. Dematerializált értékpapíron és fizetésiszámla-követelésen óvadék alapítása történhet a) a számlatulajdonos, a számlavezetô és a zálogjogosult közötti írásbeli megállapodással, amely szerint a számlavezetô a számlatulajdonos rendelkezéseit a zálogjogosult jóváhagyásával, a zálogjogosult rendelkezéseit a számlatulajdonos jóváhagyása nélkül is teljesíti; vagy b) a számlavezetô javára önmagában a számlatulajdonos és a számlavezetô közötti zálogszerzôdéssel. 3. A számlavezetô a 2. pontban foglaltak szerint fennálló zálogjogot valamennyi számlakivonaton és egyéb egyenlegközlô iraton köteles feltüntetni. 4. Ha az óvadék tárgya jogszabályban meghatározott vagyontárgy, az óvadék alapításához az szükséges, hogy az óvadék tárgya egyértelmûen azonosítható módon a kötelezett hatalmából a jogosult hatalmába kerüljön, vagy a kötelezett korlátlan rendelkezése alól egyébként kikerüljön. Zálogjog egy vagy több, fennálló vagy jövôbeli, feltétlen vagy feltételes, meghatározott vagy meghatározható összegû pénzkövetelés biztosítására alapítható. Ha a zálogjogot nem pénzkövetelés biztosítására alapították, a zálogjog a követelés nemteljesítésébôl eredô kártérítési igényt vagy egyéb pénzkövetelést biztosítja. Bírósági eljárásban nem érvényesíthetô követelés biztosítására zálogjog nem alapítható. A zálogtárggyal való helytállás terjedelme annak a követelésnek a mindenkori terjedelméhez igazodik, amelynek biztosítására a zálogtárgy szolgál. A zálogtárggyal való helytállás kiterjed a zálogjoggal biztosított követelés kamataira, a követelés és a zálogjog érvényesítésének szükséges költségeire és a zálogtárgyra fordított szükséges költségekre. Ha a felek meghatározták azt az összeget, amelynek erejéig a zálogjogosult kielégítést kereshet a zálogtárgyból, a zálogjog a követelést és járulékait annyiban biztosítja, amennyiben azok a keretösszeget nem haladják meg. A biztosított követelés átruházásával vagy egyéb módon való átszállásával a zálogjog is átszáll a követelés új jogosultjára. A zálogjogot a zálogjoggal biztosított követeléssel együtt lehet átruházni. A jelzálogjog jogosultja - szerzôdéssel, tartozásának biztosítékául - a biztosított követelés nélkül is átruházhatja a zálogjogot ( különvált zálogjog) a vele szembeni követelés jogosultjára. A különvált zálogjog alapján a zálogjogosult jogai a zálogjog megszerzôjét illetik. Zálogjog tárgya bármely vagyontárgy lehet. Kézizálogjog tárgya ingó dolog lehet. Közös tulajdonban álló dolognak a zálogkötelezett tulajdonában lévô tulajdoni hányada, több személyt megilletô jognak a zálogkötelezettet megilletô hányada, továbbá osztható követelés meghatározott része kivételével dolog vagy jog egy részén nem lehet zálogjogot alapítani. Ha a zálogtárgy jog vagy követelés és e törvény eltérôen nem rendelkezik vagy a zálogtárgy természetébôl más nem következik, a zálogtárgy tulajdonjogán a jogot vagy a követelést, a zálogtárgy tulajdonosán a jogosultat kell érteni. A követelésen alapított zálogjogra vonatkozó szabályok megfelelôen alkalmazandóak, ha a zálogjog tárgya jog.

1836


23. szám

Ha a hitelbiztosítéki nyilvántartásba bejegyzett zálogjog tárgyát körülírással határozták meg, a zálogjog tárgyát mindenkor azok a körülírásnak megfelelô dolgok, jogok, követelések alkotják, amelyek felett a zálogkötelezett rendelkezési joggal bír. A hitelbiztosítéki nyilvántartás a zálogkötelezettek személyéhez kapcsolódóan tartalmazza a nem lajstromozott ingó dolgokon, jogokon és követeléseken alapított jelzálogjogokat, valamint az e törvényben meghatározott egyéb biztosítéki jogokat. A hitelbiztosítéki nyilvántartás nyilvános, tartalmát az interneten bárki ingyen, személyazonosítás nélkül megtekintheti. Ha ugyanazt a zálogtárgyat több zálogjog terheli, a kielégítési jog a zálogjogosultakat a zálogjogok alapításának a sorrendjében illeti meg. Ha ugyanazt a zálogtárgyat óvadék és jelzálogjog is terheli, az óvadék jogosultját kielégítési elsôbbség illeti meg a jelzálogjog jogosultjával szemben. A zálogjogosult kielégítési joga a zálogjoggal biztosított követelés esedékessé válásakor, a teljesítés elmulasztása esetén nyílik meg. A különvált zálogjog esetében a zálogjog átruházásával biztosított követelés esedékessé válása és teljesítésének elmulasztása nem eredményezi a kielégítési jog megnyílását. A kielégítési jog gyakorlása a zálogjogosult választása szerint bírósági végrehajtás útján vagy bírósági végrehajtáson kívül történhet. A fizetésiszámla-követelést terhelô jelzálogjog érvényesítése bírósági végrehajtás útján történhet. Óvadék esetén, ha annak tárgya pénz, fizetésiszámla-követelés, tôzsdei vagy egyéb nyilvánosan jegyzett piaci árral rendelkezô értékpapír vagy adott idôpontban az értékpapírban foglalt feltételek szerint a felektôl függetlenül meghatározható értékkel rendelkezô pénzkövetelést megtestesítô értékpapír, a zálogjogosult a kielégítési joga megnyílásakor a zálogkötelezetthez címzett egyoldalú nyilatkozattal - a biztosított követelés összege erejéig - a zálogtárgy tulajdonjogát megszerezheti, illetve ha már korábban megszerezte, megszüntetheti azt a kötelezettségét, hogy a kapott óvadékkal egyezô fajtájú és mennyiségû vagyontárgyat ruházzon át a zálogkötelezettre. A zálogjog megszûnik, ha a) a zálogjogosult lemond a zálogjogáról és a zálogtárgyat visszaadja a zálogkötelezettnek vagy ha a jelzálogjogot törlik a megfelelô nyilvántartásból; b) a zálogjog tárgyául szolgáló dolog elpusztul, a zálogjog tárgyául szolgáló követelés vagy jog megszûnik anélkül, hogy más vagyontárgy lépne a helyébe; c) a kézizálogjog jogosultja elveszíti a zálogtárgy birtokát, kivéve, ha késedelem nélkül birtokvédelmi eljárást vagy birtokpert indított; d) a zálogjoggal biztosított követelés, illetve minden olyan jogviszony, amely alapján a jövôben zálogjoggal biztosított követelés keletkezhet, megszûnik; e) a zálogjoggal biztosított követelés elévül; f) a zálogjogosult a kielégítési jogát gyakorolva a zálogtárgyat értékesíti vagy a zálogtárgy tulajdonjogát megszerzi. 5. A kezesség Kezességi szerzôdéssel a kezes kötelezettséget vállal a jogosulttal szemben, hogyha a kötelezett nem teljesít, maga fog helyette a jogosultnak teljesíteni. Kezesség egy vagy több, fennálló vagy jövôbeli, feltétlen vagy feltételes, meghatározott vagy meghatározható összegû pénzkövetelés vagy pénzben kifejezhetô értékkel rendelkezô egyéb kötelezettség biztosítására vállalható.A szerzôdést írásba kell foglalni.

23. szám


1837

A kezes kötelezettsége ahhoz a kötelezettséghez igazodik, amelyért kezességet vállalt. A kezes kötelezettsége nem válhat terhesebbé, mint amilyen elvállalásakor volt, kiterjed azonban a kötelezett szerzôdésszegésének jogkövetkezményeire, és a kezesség elvállalása után esedékessé váló mellékkövetelésekre is. A kötelezett ellen indult csôdeljárásban biztosított fizetési haladék a kezes kötelezettségét nem érinti. A kötelezett ellen indult felszámolási vagy csôdeljárásban kötött egyezség a kezes kötelezettségét nem érinti, ha a jogosult a kezest az egyezség megkötését megelôzôen annak feltételeirôl tájékoztatta. A tájékoztatást követôen a kezes jogosult a kötelezett tartozásának a teljesítésére; teljesítés esetén a kezes a felszámolási vagy a csôdeljárásban a jogosult helyébe lép. A tájékoztatás elmaradása esetén a kezes kötelezettsége lecsökken az egyezségben meghatározott mértékre. A kezes a kötelezett ellen folytatott per és végrehajtás költségeiért akkor felel, ha a keresetindítás elôtt a jogosult a teljesítésre eredménytelenül szólította fel. A jogosult köteles késedelem nélkül tájékoztatni a kezest a kötelezett teljesítésének elmaradásáról, a biztosított kötelezettség teljesítési határidejének változásáról és a kötelezett helyzetében beálló minden olyan változásról, amely a kezes kötelezettel szembeni megtérítési igényét hátrányosan befolyásolhatja. A tájékoztatásnak ki kell terjednie a biztosított kötelezettségnek a tájékoztatás idôpontjában fennálló mértékére. Ha a kezesség a kötelezettnek egy vagy több meghatározott jogviszony alapján fennálló valamennyi kötelezettségét vagy a kötelezettnek a jogosulttal szemben fennálló valamennyi kötelezettségét biztosítja, a jogosult arról is köteles késedelem nélkül tájékoztatni a kezest, ha a biztosított kötelezettség mértéke a kezesség elvállalásakor számított vagy az utolsó tájékoztatáskor fennálló mértékéhez képest húsz százalékkal nôtt. A kezesség fajtái: 1) egyszerû, azaz sortartásos kezesség A kezes mindaddig megtagadhatja a teljesítést, ameddig a jogosult nem igazolja, hogy a követelést a fôkötelezettel szemben megkísérelte behajtani, de az ésszerû idôn belül nem vezetett eredményre. Ez a szabály a kötelezett és a kezesek együttes perlését nem gátolja. 2) Készfizetô kezesség A kezest nem illeti meg a sortartás kifogása, ha a) a követelés kötelezettôl való behajtása a kötelezett lakóhelyének, szokásos tartózkodási helyének, telephelyének vagy székhelyének megváltozása következtében lényegesen megnehezült; b) a jogosult a kötelezettel szembeni egyéb követelése behajtása végett végrehajtást vezetett a kötelezett vagyonára és a végrehajtás során a követelés nem nyert kielégítést; vagy c) a kötelezett csôdeljárásban fizetési haladékot kapott vagy ellene felszámolás indult.

3) Kártalanító kezesség Ha a kezes kifejezetten a követelésnek a kötelezettôl be nem hajtható részéért vállalt felelôsséget, a jogosult akkor követelheti a kezestôl a biztosított követelés kielégítését, ha végrehajtást vezetett a kötelezett vagyonára, és a végrehajtás során a követelés nem nyert kielégítést. A kezes abban az esetben köteles teljesíteni, ha a jogosult felszólította a teljesítésre. A kezes köteles késedelem nélkül értesíteni a kötelezettet a fizetési felszólítás kézhezvételérôl, és tájékoztatást kérni a kezességgel biztosított kötelezettség mértékérôl, valamint a kötelezettet a jogosulttal szemben megilletô kifogásokról és követelésekrôl. A kezes késedelem nélkül köteles

1838


23. szám

a jogosultnak teljesíteni, és a teljesítés megtörténtérôl a kötelezettet késedelem nélkül értesíteni; vagy a teljesítést megtagadni, és a teljesítés megtagadásáról - annak indokát megjelölve - a kötelezettet és a jogosultat késedelem nélkül értesíteni.

Ha a kezes kötelezettségéért kezességet vállalt személy( alkezes) kielégíti a jogosult követelését, a követelés erejéig mindazon jogokat is érvényesítheti, amelyeket a kezes érvényesíthetett volna, ha a jogosult követelését kielégíti. Határozott idôre vállalt készfizetô kezesség esetén a határozott idô letelte után a kezes szabadul a kötelezettség alól. Ha a határozatlan idôre vállalt kezesség a kötelezettnek a jogosulttal szemben fennálló vagy a jövôben keletkezô valamennyi kötelezettségét biztosítja, a kezes három hónapos felmondási idôvel megszüntetheti a kezességi szerzôdést. Ha a jogosult lemond a követelést biztosító valamely jogról vagy egyébként az ô hibájából a követelés a kötelezettel szemben behajthatatlanná válik vagy a behajtása jelentôsen megnehezül, a kezes szabadul annyiban, amennyiben a kötelezettel szembeni megtérítési igénye alapján egyébként kielégítést kaphatott volna. A jogszabály alapján fennálló kezességre a kezességi szerzôdés szabályait kell megfelelôen alkalmazni. Az új Ptk. külön szabályozza a fogyasztó által vállalt kezességet. Fogyasztó által vállalt kezesség esetén a jogosult köteles a fogyasztót a kezességi szerzôdés létrejöttét megelôzôen tájékoztatni a) a kezes jogairól és kötelezettségeirôl; és b) a kötelezett helyzetébôl vagy a kötelezettség természetébôl fakadó, a hitelezô elôtt ismert különleges kockázatokról. Ha a jogosult nem tesz eleget ezen kötelezettségének, a kezes határidô nélkül jogosult a szerzôdéstôl elállni. Ha a fogyasztó a kötelezettnek a jogosulttal szemben fennálló valamennyi kötelezettségéért vagy meghatározott jogviszony alapján fennálló valamennyi kötelezettségéért vállalt kezességet, a kezesség akkor érvényes, ha a szerzôdésben meghatározták azt a legmagasabb összeget, amelynek erejéig a kezes felel a jogosult tartozásáért. 6. A letéti szerzôdés Letéti szerzôdés alapján a letéteményes a szerzôdésben meghatározott ingó dolog megôrzésére és annak a szerzôdés megszûnésekor történô visszaadására, a letevô díj fizetésére köteles. A letét alapesete az egyedi letét, amikor a letéteményes köteles a különbözô letevôk dolgait egymástól elkülönítve ôrizni és nyilvántartani. Emellett létezik még két speciális letétfajta: a) a gyûjtôletét, amely a helyettesíthetô dolgok esetén jön létre, amikor a letevôk számára a dolog egyediségének nincs jelentôsége. Ilyen pld. az azonos fajtájú értékpapírok letétje. Mivel gyûjtôletétbe csak helyettesíthetô dolog vehetô, a gyûjtôletét tárgya értékpapírok esetén csak bemutatóra szóló, vagy üres forgatmánnyal ellátott, névre szóló értékpapír lehet. Ebbôl következôen ezekhez értékpapír számlavezetési kötelezettség kapcsolódik. A gyûjtôletétben lévô értékpapírok átruházása, megterhelése számlajóváírás formájában történik.

23. szám


1839

b) rendhagyó letét,melynek a tárgya helyettesíthetô dolog, melynek révén a letett dolog tulajdonjoga a letéteményesre száll át, és nem ugyanazon dolgot, hanem ugyanolyan fajtájú és minôségû dologból ugyanannyit kell visszaszolgáltatnia. Rendhagyó letét tárgya pénz vagy más helyettesíthetô dolog, pld. értékpapír lehet. Mivel az esetek többségében a MÁV Zrt. a letéttel a hitelintézeteknél elhelyezett letét formájában találkozik, arra kell figyelmet fordítani, hogy a letéti szerzôdés,amely alapján meghatározott összeget vagy értékpapírt a hitelintézet elkülönített számlán tart, hogy fedezetet nyújtson a jogosult követeléseire, az alábbi fôbb rendelkezéseket tartalmazza:

a) a letét felmondása (megszüntetése)csak a jogosult engedélyével lehetséges; b) a kötelezett a jogosultat feljogosítja, hogy fizetési késedelem esetén az ellenértéket beszedési megbízással a letéti számláról leemelhesse; c) amennyiben a szerzôdés idôtartama alatt a letét összege részben, vagy egészben felhasználásra kerül, a kötelezett vállalja a szerzôdés szerinti összegre történô feltöltést, vagy új letéti szerzôdést köt. 7. Kötbér A kötbér a szerzôdés megerôsítésére szolgáló, önként vállalt többletszankció. Bármilyen szerzôdéshez kapcsolódhat. Funkcióját tekintve átalány-kártérítés. A kötelezett pénz fizetésére kötelezheti magát arra az esetre, ha olyan okból, amelyért felelôs, megszegi a szerzôdést. Mentesül a kötbérfizetési kötelezettség alól, ha szerzôdésszegését kimenti, azaz ha bizonyítja, hogy a szerzôdésszegést ellenôrzési körén kívül esô, elôre nem látható és elháríthatatlan körülmény okozta. Kötbér írásban köthetô ki. A jogosult kötbérigényét attól függetlenül érvényesítheti, hogy a kötelezett szerzôdésszegésébôl kára származott-e. A pénztartozás késedelmes teljesítése esetére kikötött kötbérre a késedelmi kamat szabályait kell alkalmazni. A teljesítés elmaradása esetére kikötött kötbér érvényesítése a teljesítés követelését kizárja. A késedelem esetére kikötött kötbér megfizetése nem mentesít a teljesítési kötelezettség alól. A jogosult a hibás teljesítés miatti kötbér mellett nem érvényesíthet szavatossági igényt. A jogosult a kötbér mellett érvényesítheti a kötbért meghaladó kárát, azonban a kárösszeg bizonyításának terhe ôt terheli. A jogosult a szerzôdésszegéssel okozott kárának megtérítését akkor is követelheti, ha kötbérigényét nem érvényesítette. A túlzott mértékû kötbér összegét a kötelezett kérelmére a bíróság mérsékelheti. Kötbér után kamat kikötése semmis. Az esedékessé vált kötbér után a kötelezett késedelmi kamatot köteles fizetni. Kötbérfizetési kötelezettség jogszabályi elôíráson is alapulhat

1840


23. szám

A kötbér típusai Kötbérfajták a szerzôdésszegés jellege alapján: - késedelmi kötbér, melyet bármely, szerzôdésben meghatározott kötelezettség késedelmes teljesítésének esetére kötnek ki, de jogosulti késedelem esetére is kiköthetô; - hibás teljesítés miatti kötbér, ha történik ugyan teljesítés, de ez a teljesítés nem szerzôdésszerû, vagy nem felel meg esetleges kötelezô jogszabályi elôírásoknak; - nem teljesítés esetére kikötött (meghiúsulási) kötbér, ha a kötelezett bármilyen okból egyáltalán nem tud (lehetetlenülés), vagy nem akar (teljesítés megtagadása) teljesíteni. 8.

Felhatalmazó levélen alapuló beszedés

A felhatalmazásban (felhatalmazó levélben) a fizetô fél számlatulajdonos a pénzforgalmi szolgáltatójánál bejelentett módon engedélyezi a kedvezményezett számára beszedési megbízás benyújtását. A felhatalmazó levélben a fizetô fél és a pénzforgalmi szolgáltatója benyújtási feltételekben is megállapodhat. A felhatalmazó levél tartalmazza: a) a fizetô fél megnevezését és a felhatalmazással érintett fizetési számlájának pénzforgalmi jelzôszámát, b) a felhatalmazó levélen alapuló beszedési megbízás benyújtására felhatalmazott kedvezményezett megnevezését és fizetési számlájának pénzforgalmi jelzôszámát, c) a felhatalmazás lejárati idejét, d) okirat csatolási kötelezettség esetén az okirat pontos megjelölését. A felhatalmazó levél tartalmazhatja még: a) a teljesítés felsô értékhatárát, b) a benyújtási gyakoriságot, c) fedezethiány esetére a sorba állítás idôtartamát, a részfizetés lehetôségét és annak legkisebb összegét, d) a visszavonás módját, e) azt a kikötést, hogy a kedvezményezett írásbeli hozzájárulása szükséges a felhatalmazás visszavonásához.

23. szám


1841


Egyeztetés nélkül megfelelô pénzügyi feltételek Megnevezés Pénznem Fizetés esedékessége

Elôlegfizetés

Késedelmi kamatszámítás módja

Vevô szerzôdés

Szállítói szerzôdés

HUF

HUF

kézhezvétel + 8 nap vagy kiállítás + 15 nap

kézhezvételtôl számított 30 naptári nap

bármelyik esetben

nincs

JBA + 8 %pont, Ptk. szerinti feltételekkel

Ha a szerzôdô partner Fogyasztó/Szerzôdô hatóság vagy magánszemély: Jegybanki alapkamat Ha a szerzôdô partner Vállalkozás: JBA + 8 %po nt, Ptk. szerinti feltételekkel

Engedményezési klauzula

nincs

van

Pénzügyi teljesítés napja

Társaság bankszámláján történô jóváírás napján

Társaság bankszámlájának megterhelésének napján

banki átutalás, kompenzáció

banki átutalás, kompenzáció

Fizetési mód

1842


23. szám

6. sz. melléklet

Kitöltési útmutató a szerzôdések DMS-Poszeidon rendszer szerzôdéstárában történô rögzítéséhez A MÁV Zrt. megkötött szerzôdéseit a DMS-Poszeidon rendszer szerzôdéstárában kell rögzíteni. Amennyiben a szerzôdés véleményezése és jóváhagyása a DMS-Poszeidon rendszer Szerzôdésmenedzsment munkafolyamatában történt, úgy a szerzôdés rögzítése a munkafolyamat utolsó lépése. Amennyiben a szerzôdés megkötése során nem kell alkalmazni a munkafolyamatot (a hatályos utasításokban meghatározott esetekben1), úgy az ügyintézônek, a szerzôdés gazdájának a szerzôdés megkötését követôen külön kell rögzítenie a szerzôdést. A szerzôdéseket valamennyi esetben rögzíteni kell, a szakmai szervezet ügyintézôje minden esetben köteles a folyamatot elvégezni. A szerzôdés rögzítése során valamennyi mezôt ki kell tölteni, nem csak a rendszer által megkövetelt, zöld színû mezôket (a nem kitöltendô mezôket a leírásban külön jelöljük). A szerzôdés rögzítése a következôképpen történik: I. A Fômenü Szerzôdések menüpontjában rögzítjük a szerzôdést.

1

Szerzôdéskötések rendjérôl szóló utasítás; a típusszerzôdések alkalmazásáról szóló 36/2014. (III. 20. MÁV Ért. 17.)

23. szám


1843

1. Szerzôdés adatai fül: — Az Új gomb megnyomásával aktívvá tesszük a munkapanelt. — A Szerzôdés iktatószáma mezô összerendelô gombjának megnyomása után megjelenô választólistából kikeressük a szerzôdést az iktatószám alapján (amennyiben a végleges, aláírt szerzôdés alszámosan került iktatásra, akkor az alszámos iratot keressük ki). A szerzôdés tárgya az ügyirat tárgya alapján automatikusan kitöltôdik. A tárgy módosítható, javasoljuk, hogy a szerzôdés tárgya minél pontosabban kerüljön meghatározásra (pl. szerzôdô partnerek feltüntetése, szerzôdés fajtájának meghatározása, szerzôdéses idôszak, stb.), annak érdekében, hogy a késôbbi keresések, leszûrések minél pontosabb eredményt hozzanak. — A szerzôdés típusát a legördülô választólistából kell kiválasztani. — Kiválasztjuk a szerzôdés fajtáját. — A hatályba lépés idejét rögzítjük. — A hatályvesztés dátumát akkor kell kitölteni, amennyiben az a szerzôdés szövegébôl egyértelmûen megállapítható. Amennyiben ez a szerzôdés szövegébôl nem állapítható meg egyértelmûen, akkor a szerzôdés megszûnésével kapcsolatos körülményeket a Kulcsszavak/ Feljegyzések fülön a Feljegyzés szövege mezôben szövegesen szükséges részletezni. A lejárat dátuma mezôben a hatályvesztés idôpontját kell feltüntetni. — Amennyiben a szerzôdésnek van melléklete, azt jelölni kell. — A szerzôdéskötés dátuma a szerzôdés végén az aláírásoknál található (különbözô dátumok esetén a késôbbi dátum tüntetendô fel). — Szerzôdés összege: ß

amennyiben a szerzôdés összege egyértelmûen megállapítható (pl. egy összegû kifizetés), úgy azt az összeget kell feltüntetni a vonatkozó mezôben;

ß

amennyiben az összeg nem állapítható meg egyértelmûen (pl. átalánydíj, jutalék, összeg/hó, összeg/év van feltüntetve), úgy az összeg mezôben a szerzôdés teljes becsült értékét kell feltüntetni (azt az összeget, amely az ügyiratba helyezett szerzôdést kísérô adatlapon feltüntetésre került), majd a 4. pontban foglaltaknak megfelelôen a Kulcsszavak mezôben ezt pontosan rögzíteni szükséges.

— Az Érték kiegészítése mezôt nem kell kitölteni. — A Szerzôdés állapota mezô értékét a legördülô menübôl kell kiválasztani. — Amennyiben a szerzôdés közbeszerzés alapján lett megkötve, úgy a Közbeszerzési eljárás melletti mezôt ki kell pipálni. — A Közbeszerzési minôsítés mezôt nem kell kitölteni; a megszüntetés oka mezô nem aktív. — A munkafelület alsó sorában lévô jelölô mezôk (Hatályos?, Határozott idejû, Megszüntetés, Határozatlan lejáratú, Küszöbértéket eléri) közül be kell jelölni a szerzôdésre egyértelmûen vonatkozót. — Különösen nagy figyelmet kell fordítani a Küszöbértéket eléri mezô kitöltésére az Üvegzseb törvényhez kapcsolódó lekérdezések pontossága érdekében. A mezôt akkor kell kitölteni, amennyiben a szerzôdés összege eléri vagy meghaladja az 5 M forintot. Ugyanakkor

1844


23. szám

figyelemmel kell lenni arra, hogy az egy költségvetési évben ugyanazon szerzôdô féllel kötött azonos tárgyú szerzôdések értékét egybe kell számítani, azaz nem kizárólag az 5 M forintot meghaladó egyedi értékû szerzôdések esetében kell kitölteni a mezôt, hanem azon szerzôdések esetében is, melyek „összértéke” az elôzôek szerinti összeszámítás alapján eléri vagy meghaladja a törvényben meghatározott 5 M forintos összeghatárt! Amennyiben az elôzôek szerinti összeszámítási szabály alapján figyelembe veendô szerzôdések megkötésére adott évben nem egyszerre kerül sor, akkor azon szerzôdés rögzítésekor, mellyel együtt a szerzôdések egybeszámított értéke az összeghatárt eléri, a korábban megkötött szerzôdések jelen pont szerinti minôsítését is utólag el kell végezni, azaz státuszukat Küszöbértéket elérô megjelölésûre kell módosítani. — A Mentés gomb megnyomásával lezárjuk a rögzítés elsô fázisát: a Szerzôdés azonosítója mezô kitöltôdik. A többi fül ekkor válik aktívvá. 2. Iratok fül — A Szerkeszt gomb megnyomásával aktívvá tesszük a munkapanelt. — Az Aláírók mezôben kitöltjük a MÁV Zrt. részérôl aláírókat: a Hozzáad gomb megnyomásával felugró választólistából kiválasztjuk az aláírót. Amennyiben nem szerepel a listában az aláíró (pl. korábban dolgozott a MÁV Zrt.-nél), úgy a felugró lista bal alsó sarkában lévô Hozzáad gomb megnyomásával rögzíthetô. Ezt követôen rögzítjük a szerzôdô másik fél részérôl aláírót. Amennyiben az utóbbi nem található a választólistában, úgy a következô fülön a partnereknél fel kell venni (lásd: 3. pont 2. francia bekezdés). — Amennyiben van kapcsolódó irat, úgy a munkapanel jobb oldalán lévô zöld mezô melletti összerendelô gomb megnyomásával az kiválasztható és rögzíthetô. — A Mentés gomb megnyomásával a rögzítés e fázisa lezárható. 3. Partnerek fül — Amennyiben a korábbi fázist a Mentés gomb megnyomásával lezártuk, a Szerkeszt gomb megnyomásával aktívvá tesszük a munkapanelt. — A szerzôdô féltôl függôen kiválasztjuk a Szerzôdô magánszemélyek vagy Szerzôdô partnerek mezôt és a Hozzáad gomb megnyomásával felugró választólistából kiválasztva kitöltjük azt. Amennyiben a szerzôdô fél nem szerepel a választólistában, úgy a felugró ablak bal alsó sarkában található „Hozzáad” gomb megnyomásával felvesszük a magánszemélyt/szerzôdô partnert. A kitöltendô mezôket a lehetô legpontosabban kell feltölteni: a társaságok nevét teljesen ki kell írni (pl: MÁV Vasúti Személyszállító Zártkörûen Mûködô Részvénytársaság, NEM MÁV, NEM MÁV, stb.). Ki kell tölteni a szerzôdésbôl kinyerhetô valamennyi adatot (adószám, cégjegyzékszám, címek, telefonszámok, alkalmazottak). Ha a szerzôdô partnert, magánszemélyt ekkor rögzítjük, akkor az elôzô munkafülön a partner részérôl aláírót csak ezt követôen tudjuk kiválasztani és jelölni. — A munkapanel jobb oldalán kiválasztjuk a szerzôdéskötésben részt vevô felelôs szervezetet, szervezeteket a Hozzáad gomb megnyomásával felugró választólista alapján. — A Mentés gomb megnyomásával a rögzítés e fázisa lezárható (a többi fül is kitölthetô mentés nélkül, de a folyamat végén a Mentés gombot meg kell nyomni a rögzítés érdekében).

23. szám


1845

4. Kulcsszavak/Feljegyzések fül — Ez a munkafelület szolgál mindazon információk rögzítésére, melyek a szerzôdés azonosításában fontosak lehetnek, és a korábbi munkafelületeken ezek felvitelére nem volt lehetôség. A kulcsszavak kiválasztásával adott tartalomnak megfelelôen vihetünk fel adatokat, míg a Feljegyzések mezô szabadkarakteres mezô (zöld színû, de nem kötelezô beleírni), ahová bármilyen fontos információ - melyre kulcsszó nem szerepel - felvezethetô. — Amennyiben a korábbi fázist a Mentés gomb megnyomásával lezártuk, a Szerkeszt gomb megnyomásával aktívvá tesszük a munkapanelt. — A Kulcsszavak blokkban a Hozzáad gomb megnyomásával új sort veszünk fel, majd kiválasztjuk a legördülô menübôl a szükséges kulcsszó típust. ß

Amennyiben a szerzôdés összege becsült összegként lett a Szerzôdés adatai fülön kitöltve, úgy a Szerzôdés összege kulcsszó kiválasztásával itt kell azt pontosan megjeleníteni (akár több sor kitöltésével).

ß

Amennyiben a szerzôdés közbeszerzési eljárás eredményeként kerül megkötésre, úgy a Pályázati azonosító kulcsszó típus kiválasztásával a közbeszerzési hirdetmény számát (TED szám) ki kell tölteni.

— A Mentés gomb lezárásával a rögzítést befejezzük.

1846


A MÁV Szolgáltató Központ Dokumentációs Központ és Könyvtárba újonnan érkezett UIC döntvények

Francia nyelvû kiadások 541-04

Frein - Prescriptions concernant la construction des différents organes de frein - Appareil de freinage autovariable en fonction de la charge et dispositif de commande automatique de l’appareil „vide-chargé”

Fékek. A különbözô fékelemek gyártására vonatkozó elôírások. Terheléssel arányos fékezés (automatikus). Automatikus raksúlyváltó - „üres - rakott”. 4. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10 544-1

Freins - Performances de freinage Fékek. Fékerô 6. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

546

Frein - Prescriptions concernant la construction des différents organes de frein – Freins à haute puissance pour trains de voyageurs Fékek. Nagyteljesítményû (erejû) fékek személyvonatok részére. 6. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

23. szám

23. szám


Német nyelvû kiadások

541-04

Bremse - Vorschriften für den Bau der verschiedenen Bremsteile - Automatische Lastabbremsung und automatische Lastwechseleinrichtung „leer –beladen Fékek. A különbözô fékelemek gyártására vonatkozó elôírások. Terheléssel arányos fékezés (automatikus). Automatikus raksúlyváltó - „üres - rakott”. 4. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

544-1

Bremse – Bremsleitung Fékek. Fékerô 6. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

546

Bremse - Vorschriften für den Bau der verschiedenen Bremsteile – Hochleistungsbremsen für Personenzüge Fékek. Nagyteljesítményû (erejû) fékek személyvonatok részére. 6. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

1847

1848


Angol nyelvû kiadások

541-04

Brakes - Regulations concerning the manufacture of brake components - Selfadjusting load-proportional braking system and automatic „empty-loaded” control device Fékek. A különbözô fékelemek gyártására vonatkozó elôírások. Terheléssel arányos fékezés (automatikus). Automatikus raksúlyváltó - „üres - rakott”. 4. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

544-1

Brakes - Braking performance Fékek. Fékerô 6. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

546

Brakes - Specifications for the construction of various brake parts - High power brakes for passenger trains Fékek. Nagyteljesítményû (erejû) fékek személyvonatok részére. 6. kiadás. Hatálybalépés: 2014.10

23. szám

23. szám


1849

1850


Szerkeszti a MÁV Zrt. Jogi Igazgatóság. 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60. Telefon: 511-3105 Szerkesztésért felelôs a Szerkesztôbizottság. Kiadja a MÁV Zrt. Felelôs kiadó: Dr. Siska Judit. Terjeszti a MÁV Zrt. BKSzE (1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60.)

HU ISSN 1419—3973 Nyomda: Komáromi Nyomda és Kiadó Kft. Felelôs vezetô: Kovács János ügyvezetô igazgató

23. szám

ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG. Utasítások. 23. szám 129. évfolyam december19. TARTALOM 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA

Recommend Documents