ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG. Utasítások. 1. szám 129. évfolyam január 24. TARTALOM

1. szám

129. évfolyam

2014. január 24.

ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG TARTALOM Utasítások

Oldal

1/2014. (I. 24. MÁV Ért. 1.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás: a MÁV Zrt. Ellenôrzési Utasítása. 2/2014. (I. 24. MÁV Ért. 1.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Csoport válságkezelési és válságkommunikációs feladatairól.

1

Egyéb közlemények: A MÁV Zrt. Központi Üzemi Tanács 2013. december 19-én megtartott ülésének határozatai. A MÁV Dokumentációs Központ és Könyvtárba újonnan érkezett UIC döntvények.

Oldal

142 146

99

Utasítások 1/2014. (I. 24. MÁV ÉRT. 1.) EVIG SZÁMÚ ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI UTASÍTÁS: A MÁV ZRT. ELLENÔRZÉSI UTASÍTÁSA 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja: a MÁV Zrt. vonatkozásában a belsô ellenôrzési rendszerének definiálása, mûködtetésével, értékelésével kapcsolatos feladatok, felelôsségek elhatárolása azért, hogy a szervezeti célok elérése érdekében a belsô ellenôrzés végrehajtása a nemzetközi standardoknak és a legjobb gyakorlatnak megfelelô módszertan alkalmazásával történjen. 2.0 AZ UTASÍTÁS HATÁLYA ÉS A FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt szervezeti egységeire, mûködési folyamataira, projektjeire, munkavállalóira, ezen belül különösen: — a MÁV Zrt. üzleti, irányítási és támogató folyamataiban résztvevô valamennyi funkcionális és üzleti te-

vékenységet végzô szervezeti egységre és munkavállalóra; — a MÁV Zrt. átalakulásához kapcsolódó szervezet-átalakítási és mûködésfejlesztési projektekre; a MÁV Zrt. és leányvállalatai közé tartozó gazdasági társaságokra, a MÁV Zrt. által kezdeményezett ellenôrzések vonatkozásában, ezen belül különösen — azokra a leányvállalatokra, amelyek a MÁV Zrt. által vezetett vizsgálatokban a belsô ellenôreik közremûködésével végeznek ellenôrzéseket; — azokra a korlátolt felelôsségû társaságokra és zártkörûen mûködô részvénytársaságokra, amelyekben a MÁV Zrt. a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény (továbbiakban Gt.) 52. § (2) bekezdése alapján minôsített többséget biztosító befolyással rendelkezik, továbbá; — azokra a részvénytársaságokra illetve korlátolt felelôsségû társaságokra, amelyekben a MÁV Zrt. meghatározó befolyással rendelkezik (ellenôrzött táraság). Azokban a gazdasági társaságokban, amelyekben a MÁV Zrt. kisebbségi tulajdonos, az ellenôrzési jogosultságát a Portfolió-gazdálkodási Igazgatóság tevékenységének ellenôrzésével gyakorolja. A társaságok belsô ellenôrzési rendszerének elemeire vonatkozóan, az utasításban foglaltak irányelvként tekintendôk.

2

A MÁV Zrt. Értesítôje

2.2 FELELÔSSÉG A MÁV Zrt. Alapító okirat 9.2.g) pontja szerint az Elnökvezérigazgató feladata és hatásköre a Társaság ellenôrzési rendszerére vonatkozó szabályzat jóváhagyása. A menedzsment feladata és felelôssége a belsô kontrollok rendszerének kialakítása és fenntartása. A belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének feladata és felelôssége az Általános Ellenôrzési Utasítás — mint belsô ellenôrzési alapszabály — elkészítése, karbantartása, a szükséges módosítások, korszerûsítések végrehajtása, jóváhagyásra a vezetô testület elé terjesztése. Az utasítást az elfogadott belsô ellenôrzési stratégia mentén, a belsô ellenôrzési szakma nemzetközi normái a belsô szabályrendszer figyelembevételével és a legjobb szakmai gyakorlat elismerésével kell kidolgozni. A normák alapelvekre épülô, kötelezô elvárások, amelyek a következôkbôl állnak: Alapvetô normák: a belsô ellenôrzési tevékenységet végzô szervezetek és szakemberek jellemzôit mutatják be; Végrehajtási normák: a belsô ellenôrzési tevékenység sajátosságait, minôségi kritériumait adják, amely alapján a szolgáltatások teljesítménye értékelhetô; Megvalósítási normák: az alapvetô és a végrehajtási normákra vonatkozó követelmények rendszere a bizonyosságot adó és a tanácsadói funkciókra kiterjedôen. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA MÁV Zrt. és leányvállalatai: a MÁV Zrt. munkaszervezete, annak funkcionális és üzleti tevékenységet folytató szervezete, és az irányítása alá tartozó szervezeti egységek, valamint a MÁV Zrt. tulajdonú gazdasági társaságok, amelyeknél a tulajdonos MÁV Zrt. minôsített többséget biztosító, vagy meghatározó befolyással rendelkezik. Szervezeti egység: a MÁV Zrt. munkaszervezetében valamennyi üzleti és funkcionális szervezet az irányítási és szolgáltatási szinten. Etikai Kódex: a Belsô Ellenôrök Intézetének (IIA) Etikai Kódexe, olyan viselkedési szabályrendszer, amely a belsô ellenôröktôl elvárt magatartást írja le. Belsô ellenôrzési tevékenység: Egy osztály, részleg, tanácsadói csoport vagy egyéb szakértô(k), amely független, tárgyilagos bizonyosságot adó eszközt és tanácsadói tevékenységet biztosítva értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét.

1. szám

ményeznek, javítják a szervezet irányítását, kockázatkezelését és kontroll folyamatait, anélkül, hogy a belsô ellenôr vezetôi felelôsséget vállalna át. Függetlenség: minden olyan feltételtôl való mentesség, ami veszélyeztetné a belsô ellenôrzést abban, hogy belsô ellenôrzési feladatait elfogulatlanul végrehajtsa. Tárgyilagosság: elfogulatlan hozzáállás, amely lehetôvé teszi a belsô ellenôrök számára, hogy megbízásaik végrehajtása során higgyenek a munkájuk eredményében és ne tegyenek minôségi kompromisszumokat. Összeférhetetlenség: Minden olyan kapcsolat, ami ellentétes, vagy ellentétesnek tûnik a szervezet legfôbb érdekeivel. Az összeférhetetlenség alapján feltételezhetô, hogy az adott személy nem képes objektív módon végrehajtani a kötelességét és a feladatait. Minôségbiztosítás: a belsô ellenôrzési tevékenység értékelése, abból a szempontból, hogy az mennyire felel meg a normáknak, illetve eredményessége és hatékonysága milyen mértékû. Kockázat: olyan esemény bekövetkezésének a lehetôsége, amely hatással lehet a célkitûzések elérésére. A kockázatot a következmény és a valószínûség alapján mérik. Kockázatkezelés: az a folyamat, melynek során azonosítják, felmérik, kezelik és felügyelik a várható eseményeket vagy helyzeteket annak érdekében, hogy megfelelôképpen biztosítsák a szervezeti célkitûzések megvalósulását. Kontroll: minden olyan intézkedés a vezetés, a vezetô testület és egyéb felek részérôl, amely arra irányul, hogy kezelje a kockázatot és növelje a célok, célkitûzések megvalósulásának a valószínûségét. Ellenôrzési Napló, Felügyeleti Könyv: a hatósági és felügyeleti ellenôrzések rögzítésére szolgál, ezekben az ellenôrzés során tett fôbb megállapításokat kell rögzíteni. Önellenôrzés: az elvégzett feladatok utólagos, nem hatósági ellenôrzése a végrehajtásért felelôs által. Munkafolyamatba épített ellenôrzés: elôzetes és utólagos (nem hatósági) ellenôrzés a tevékenységet végzô vezetôk, munkatársak, automatizmusok által.

Bizonyosságot adó szolgáltatások: Tények tárgyilagos vizsgálata a szervezeti kockázatkezelés, a kontroll vagy az irányítási folyamatok független értékelése céljából.

Számítógépes programba épített automatikus ellenôrzések: számítástechnikai úton, a programokba épített gépi automatizmusok.

Tanácsadó szolgáltatások: Tanácsadás és az ügyfelek számára nyújtott ehhez kapcsolódó szolgáltatások, amelyek jellegét és hatókörét az ügyféllel kötött megállapodás határozza meg, és hozzáadott értéket ered-

Monitoring: olyan tevékenység, amely a kiválasztott folyamat(ok) meghatározott paramétereinek (terv-tény adatok) folyamatos, valós idejû rögzítése, értékelése, és eltérés esetén a szükséges intézkedések kezdeménye-

1. szám


zése révén járul hozzá a gazdaságos és hatékony munkavégzéshez, a munkafolyamatokba épített ellenôrzés keretében. Szakellenôrzés: a munkafolyamatba épített ellenôrzés speciális területe. A szakellenôrzések a funkcionális szervezetek által végzett szabályossági ellenôrzések, amelyeket jogszabályok, szabályzatok, szabványok és technológiai utasítások tartalmaznak. További fogalom meghatározásokat a Függelékben hivatkozott Belsô Ellenôrzési Kézikönyv tartalmazza.

3

4.1.2.1.1 A menedzsment feladata és felelôssége A menedzsment feladata és felelôssége (beleértve — felelôsségi területeik elhatárolása alapján — a szervezeti egységek, vezetôit is) a belsô kontrollok olyan stabil rendszerének kialakítása és fenntartása, amely biztosítja a társaság tevékenységét érintô kockázatok kezelését, valamint a társaság kitûzött teljesítmény- és nyereségcéljainak elérését. A belsô kontrollok rendszerének kialakítása keretében a vezetés megtervezi, megszervezi és irányítja azoknak a szükséges intézkedéseknek a végrehajtását, amelyek biztosíthatják a célok és célkitûzések elérését.

4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1.2.1.2 A belsô kontroll rendszer alapvetô normái 4.1 A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési rendszere 4.1.1 A belsô ellenôrzési rendszer elemei A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési rendszere tartalmazza a társasági célok elérése érdekében mûködtetett — belsô kontrollok rendszerét és — a független belsô ellenôrzési funkciót. A MÁV Zrt. a tulajdonában lévô társaságai ügyvezetését — a Gt.38.§ elôírásaira is tekintettel — felügyelô bizottság útján is ellenôrzi. 4.1.2 A belsô kontrollok rendszere Belsô kontroll rendszer az a teljes rendszer, amely egy szervezet ellenôrzési tevékenységeit foglalja magában a vezetôi ellenôrzéseket és a munkafolyamatokba épített ellenôrzéseket tartalmazza. Megbízható és eredményes mûködése a társaság/szervezet kockázatainak alapos és rendszeres felmérésétôl függ. A belsô kontroll teremti meg a szervezet folyamatai kontrolláltságának alapját, ésszerû bizonyosságot szolgáltatva arra vonatkozóan, hogy a vállalati célok elérésre kerülnek. Lehetôvé teszi a társaság hatékony, és megfelelô mûködését a lényeges mûködési, üzleti, pénzügyi és egyéb kockázatokra adott megfelelô válaszok biztosításával Kontroll folyamatok a kontroll rendszer részét képezô irányelvek, eljárások és követelmények, amelyeknek biztosítaniuk kell, hogy a kockázatok mértéke a kockázatkezelési folyamat által meghatározott tûréshatáron belül maradjon. Kontroll környezet a vezetô testületnek és a vezetésnek a szervezeten belüli kontroll fontosságára vonatkozó viselkedése és intézkedéseinek összessége. A kontroll környezet biztosítja a belsô kontroll rendszer elsôdleges céljainak eléréséhez a fegyelmet és a struktúrát. 4.1.2.1 A belsô kontrollok rendszerének kialakítása és mûködtetése

A MÁV Zrt.-re vonatkozóan a belsô kontrollok rendszerével kapcsolatos alapvetô normákat - a társaság alapító okiratában foglaltak figyelembe vételével — a Mûködési és Szervezeti Szabályzat (továbbiakban: MSZSZ) és az ahhoz szorosan kapcsolódó Döntési Hatásköri Lista tartalmazza. 4.1.2.1.3 A belsô kontrollok beépítése az üzleti és támogató folyamatokba A belsô kontrollok beépítése az üzleti és támogató folyamatokba normatív utasítások útján történik. Az MSZSZ hatásköri elhatárolása szerinti vezetôk normatív utasításban szabályozzák a társaság üzleti és funkcionális folyamatait a folyamatszervezés általános követelményeinek megfelelôen. Ennek keretében − meghatározzák a munkafolyamatok ellenôrzési pontjait, az ellenôrzések tárgyát, módját, idôpontját, gyakoriságát, − a visszacsatolás módját, azaz, hogy kinek kell jelezni és milyen formában a hiba elôfordulását, megszüntetését, az ismétlôdés megelôzése érdekében tett és teendô intézkedéseket. A MÁV Zrt. szervezeti egységei, a felügyeletük alatt mûködô egységeknél kötelesek megszervezni a munkafolyamatok szabály- és utasításszerû végzésének folyamatos ellenôrzését, és azt vezetôi és munkafolyamatokba épített ellenôrzési jelleggel gyakorolni. 4.1.2.1.4 A belsô ellenôrzés által értékelt belsô kontrollok Az IIA. normáknak megfelelôen a belsô kontrollok rendszerét a belsô ellenôrzésnek értékelnie kell. Kiemelt szempontként kezelve a szervezet irányítási, mûködési és információs rendszereit, az azokban kockázatokat kezelô kontrollok megfelelôségére és hatékonyságára tekintettel: − a törvények, a szabályzatok, az irányelvek, az eljárások és a szerzôdések betartására, − a pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságára és zártságára, − a mûködés és az informatikai alkalmazások hatékonyságára és eredményességére, − a vagyonvédelemre.

4


4.1.2.1.5 A belsô kontrollok visszacsatolása A belsô kontrollok visszacsatolását úgy kell kialakítani, hogy a tapasztalt hibák jelentésre kerüljenek az ellenôrzött folyamatért felelôs vezetônek, a hiba jellegérôl és a tett intézkedésekrôl az egy szinttel feljebb álló vezetôt is értesíteni kell. 4.1.2.2. Vezetôi ellenôrzés 4.1.2.2.1. Vezetôi ellenôrzés fogalma Vezetôi ellenôrzés az irányítási tevékenység szerves részeként az üzleti, irányítási és támogató folyamatok rendszeres és eseti ellenôrzése, a meghozott vezetôi döntések, a folyamatokat érintô hatások, és azok következményeinek felmérése, vizsgálata. Célja a felmerült hibák, hiányosságok alapján, illetve azok megelôzése érdekében a szükséges vezetôi döntések megalapozása, meghozatala és a döntések hatásának felülvizsgálata. A vezetôi ellenôrzés magában foglalja a társaság valamennyi vezetôjének az ellenôrzési tevékenységét. Részletes szabályait a belsô szabályzatokban és a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. 4.1.2.2.2. A vezetôi ellenôrzés fôbb módszerei: − engedélyezési, aláírási, láttamozási jog gyakorlása a gazdasági vagy egyéb kihatással járó intézkedések megtételérôl, tartalmi helyességük ellenôrzésével, −elemzés, értékelés eseti vagy rendszeres végzése a mûszaki, gazdasági vagy egyéb adatok, információk (GIR, VIR, stb.) felhasználásával, − beszámoltatás a feladatok teljesítésérôl, az intézkedések végrehajtásáról, amely lehet rendszeres és eseti, − helyszíni ellenôrzések végzése, melynek során a vezetô meggyôzôdik a munkavégzés feltételrendszerének meglétérôl, a munka szabályszerû végzésérôl, a munkafegyelem helyzetérôl, a munkafolyamati és helyi vezetôi ellenôrzésrôl, amelyet dokumentálni kell, − minôségbiztosítási és ellenôrzési rendszer kialakítása és mûködtetése. A vezetôi ellenôrzés mértékét a tevékenység jellegével és kockázattartalmával összhangban kell kialakítani. A vezetô feladata többek között a munkafolyamatokba épített ellenôrzés rendeltetésszerû mûködtetése és annak ellenôrzése is. 4.1.2.2.3. A vezetôi ellenôrzések dokumentálása A vezetôi ellenôrzések végrehajtását dokumentálni kell. Dokumentálásnak kell tekinteni pl. az értekezletek, megbeszélések jegyzôkönyveit, emlékeztetôit, és az azokban hozott határozatokat, valamint a helyszíni ellenôrzést követôen felvett jegyzôkönyveket, valamint a Felügyeleti Könyv bejegyzéseit.

1. szám

Munkafolyamatokba épített ellenôrzés a jogszabályok, utasítások, szabványok, technológiák, kézikönyvek és szabályzatok elôírásainak, valamint az integrált számítógépes irányítási rendszerek (GIR, SZIR stb.) ellenôrzési pontjainak folyamatos, monitoring jellegû ellenôrzése, felügyelete, melyeknél az ellenôrzési pontok kialakítása része a folyamatok megvalósításának és azok egymás utáni sorrendjének. Célja: a munkafolyamatok sarokpontjainál olyan kontroll lehetôségek és kötelezettségek kialakítása, amelyek biztosítják a szabályszerû mûködést, illetve a gazdaságos és hatékony forrásfelhasználást. A tevékenységek folyamataiba épített ellenôrzést olyan formában kell megszervezni, hogy az üzleti, üzemviteli, a gazdasági, stb. folyamatok esetében minden munkamûvelet egyben a megelôzô tevékenység ellenôrzését is jelentse. A munkafolyamatokba épített ellenôrzés mûködtetéséért a fô tevékenységi kör vezetôje felelôs. A munkafolyamatokba épített ellenôrzési rendszer mûködtetésével biztosítani kell: − az alap-, a kiegészítô- és a kisegítô tevékenységek folyamatos és zárt felügyeletét, − a hibák, hiányosságok idôbeni felismerhetôségét, keletkezésének megelôzését, az intézkedés kikényszerítését, − a munkavállalók személyi felelôsségének érvényesítését. A munkaköri leírásoknak tartalmazniuk kell a szervezeti egységek, azok vezetôinek és munkavállalóinak munkafolyamatba épített ellenôrzési kötelezettségeit, - az MSZSZ-ben meghatározott feladatokkal összhangban - utalva a folyamatleírásokban, szabályzatokban meghatározott konkrét ellenôrzési feladatokra. 4.1.2.3.2 A munkafolyamatba épített ellenôrzések formái A munkafolyamatokba épített ellenôrzés megvalósulhat: − önellenôrzéssel, − munkafolyamatokban a követô tevékenységet végzôk által végzett ellenôrzések útján, − számítógépes programba épített automatikus ellenôrzésekkel, − a tevékenységek folyamatainak, adatainak szakmai irányító szervezet általi kontrolljával, teljesítményi, pénzügyi, pénzforgalmi stb. adatok, mutatók monitoring jellegû értékelésével, elemzésével, − szakellenôrzéssel. Önellenôrzés az elvégzett feladatok utólagos ellenôrzése a végrehajtásért felelôs által. Valamennyi munkavállaló felelôs feladatai legjobb tudása szerinti ellátásáért.

4.1.2.3. Munkafolyamatokba épített ellenôrzés 4.1.2.3.1. Munkafolyamatba épített ellenôrzés fogalma

A vezetôk, munkatársak, ügyintézôk által végzendô ellenôrzési tevékenységet a munkavállalók munkaköri leírásában kell kijelölni.

1. szám


Számítógépes programokba épített automatikus ellenôrzések az adatbiztonság követelményeinek megfelelôen kerülnek megvalósításra, az alkalmazás a felhasználó szervezeti egység feladata. Monitoring olyan tevékenység, amely a kiválasztott folyamatok meghatározott paramétereinek folyamatos, valós idejû rögzítése, értékelése és eltérés esetén a szükséges intézkedések kezdeményezése. Szakellenôrzés a magas eredendô kockázattal rendelkezô területeket érintô, a funkcionális szervezetek által végzett szabályossági ellenôrzés, melyet jogszabályok, belsô szabályzatok, szabványok és technológiai utasítások tartalmaznak. Céljuk a hiányosságok feltárása, megelôzése a vasúti tevékenység és a kapcsolódó területek kiemelt kockázattal rendelkezô folyamatainál. A szakellenôrzések végrehajtását önálló utasítások írják elô. A munkafolyamatokba épített ellenôrzések megvalósulási folyamatának szabályozása az adott szervezeti egység feladata, a szervezeti egység vezetôje felelôs a szabályzat elkészítéséért, illetve betartásáért. 4.1.2.3.3 A munkafolyamatokba épített ellenôrzések dokumentálása A munkafolyamatokba épített ellenôrzések végrehajtását dokumentálni kell. Dokumentálásnak kell tekinteni, pl. egy-egy részfolyamat befejezését követô — az ellenôrzés megtörténtét igazoló — aláírást, vagy a minôségbiztosítási rendszereknél a munkafolyamatok elvégzését igazoló, úgynevezett „ellenôrzô listák” kitöltését is. 4.1.3 Független belsô ellenôrzés 4.1.3.1. A független belsô ellenôrzés fogalma „A belsô ellenôrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását.” 4.1.3.2 A független belsô ellenôrzés feladata A független belsô ellenôrzés feladata a menedzsment és a vezetô testületek támogatása a MÁV Zrt. szervezeti céljainak megvalósításában. A MÁV Zrt. céljai elérése érdekében rendszerszemléletû megközelítéssel, módszeresen és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok gazdaságosságát és hatékonyságát.

5

A belsô ellenôrzés feladatának elvégzése érdekében információkat gyûjt, értékel, elemzéseket készít, a kockázatkezelés, a kialakított kontrollok és az irányítási folyamatok hatékonyságának rendszerszemléletû, módszeres értékelését, a hibák, hiányosságok, szabálytalanságok, a gazdaságtalan, vagy nem kellôen hatékony folyamatok okainak feltárását, megelôzését, vezetôi döntések, intézkedések kezdeményezését, döntés-elôkészítést a folyamatok fejlesztését elôsegíti, a meghozott vezetôi döntések végrehajtásának hatását felülvizsgálja. E feladata körében a belsô ellenôrzés elsôsorban: — értékeli a belsô kontrollrendszer mûködést (a kontrollkörnyezetet, kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, az információáramlást és kommunikációt, elemzi valamint a nyomon követés folyamatait), vizsgálja eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát; — ellenôrzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg; — a belsô ellenôrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi. Feladatai végrehajtásának érdekében az alábbi tevékenységet végzi: 1. Kockázatelemzésen alapuló tervek készítése, a belsô ellenôrzési tevékenység — a szervezet céljaival összhangban álló — prioritásainak meghatározása. 2. Az ellenôrzési tervben szereplô és a társasági irányítás által kezdeményezett vizsgálatok szervezése és végrehajtása. A MÁV Zrt. szervezeti egységeinél, kiemelten: a) a szervezet irányítását, mûködését és információs rendszerét fenyegetô kockázatok feltárása és értékelése, a szervezet kockázatkezelési rendszere és a kontroll tevékenységek megfelelôségének, hatékonyságának, eredményességének minôsítése a szervezeti célok megvalósulása érdekében, b) az irányítási folyamat, célkitûzéseinek, programjainak és tevékenységeinek tervezése, végrehajtása, hatékonyságának értékelése, 3. Tanácsadói szolgáltatások, speciális tanácsadói megbízások teljesítése, kiemelten: a) a vizsgálatok során feltárt kockázatok és összefüggések alapján javaslattétel a társasági stratégia megvalósítását célzó projektek indítására, közremûködés a projektek elôkészítésében és lebonyolításában, b) részvétel a fejlesztési és átalakítási projektek, állandó bizottságok, magas kockázatú helyzetet kezelô munkacsoportok munkájában, c) nagyobb projektek, üzleti folyamatok, változásait átfogó szabályozások elôkészítésének véleményezése, d) közremûködés a belsô ellenôrzés által tett javaslatok megvalósításában. 4. A fejlesztési, beruházási projektek elôkészítésének, tendereztetésének, megvalósításának és a források felhasználásának folyamatos, audit típusú ellenôrzése, a támogatási forrástól és finanszírozási formától függô

6


ellenôrzési módszertan szerinti felülvizsgálati tevékenység végzése. 5. A belsô ellenôrzési vizsgálatok végleges eredményeinek kommunikálása, 6. A belsô ellenôrzési tevékenység összehangolása, az információk megosztása más belsô és külsô bizonyosságot adó szolgáltatást és tanácsadást nyújtó szervezetekkel. 7. Részvétel a hazai és nemzetközi szakmai szervezetek munkájában. 8. A vizsgálatokban a MÁV Zrt. kockázatkezelési rendszerének, a kockázatkezelés és a kontrollok megfelelôsségének és mûködési hatékonyságának rendszeres értékelése, a javaslatok megvalósulásának nyomon követése, a végrehajtás utóellenôrzése. A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete végzi a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezetein belül mûködô kockázatkezelési tevékenység rendszeres auditját. 9. A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete a MÁV Zrt. etikai bejelentô rendszerét mûködteti, ennek kapcsán az Etikai Kódex elôírásainak való megfelelést biztosítja. Az etikai vizsgálatok alapvetôen célvizsgálatok, melyek elvégzése során „Az etikai és más elôírásokat sértô helyzetek, visszaélések feltárásának és kivizsgálásának rendjérôl” szóló utasítás szerint kell eljárni. 4.1.3.3 A független belsô ellenôrzési szervezet A független belsô ellenôrzési (belsô audit) funkciót a MÁV Zrt. vonatkozóan a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete és a társaságok által foglalkoztatott független belsô ellenôrök látják el. A független belsô ellenôrzés a társaság munkaszervezetétôl függetlenül kialakított szervezet. A függetlenség megtartása érdekében a Felügyelô Bizottság — a hatályos FB ügyrend szerint — a Társaság irányítási szintjén foglalkoztatott függetlenített belsô ellenôrzési vezetô megbízatása és felmentése tekintetében egyetértési jogot gyakorol.

1. szám

4.1.3.3.2 A független belsô ellenôri tevékenység szakmai és etikai keretei A független belsô ellenôrök feladatait a Belsô Ellenôrök Intézete (IIA) Nemzetközi Normái szerint, az azzal egységes szerkezetben összeállított, azt kiegészítô speciális eljárásokat tartalmazó Belsô Ellenôrzési Kézikönyv figyelembe vételével, a MÁV Zrt. Etikai Kódexe és a Belsô Ellenôrzési Szakma Etikai Kódexe elôírásaival összhangban kell ellátni. Ha a normák szerinti mûködés nem valósul meg teljes egészében, errôl, és hatásáról a belsô ellenôrzési tevékenység hatókörére, mûködésére, tájékoztatni kell a felsô vezetést és a vezetô testületet. A belsô ellenôrök feladatai elvégzéséhez szükséges szakmai tudást, gyakorlatot és egyéb képességeket a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. A belsô ellenôrzésnek szervezeti szinten is birtokolnia kell, vagy meg kell szereznie a feladatai végrehajtásához szükséges tudást, gyakorlatot és egyéb képességeket, ami a belsô ellenôrzés vezetôjének felelôssége. Ha a belsô ellenôrzési szervezet munkatársai nem rendelkeznek a megbízás végrehajtásához szükséges tudással, gyakorlattal és egyéb képességekkel, akkor a belsô ellenôrzés vezetôjének megfelelô külsô szakértôt és segítséget kell igényelnie. A belsô audit szervezet megfelelô tájékozottságát - a vállalkozás tevékenységét érintô minden lényeges kérdésben - biztosítani kell. Ezért a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje és a régió ellenôrzési központok vezetôi számára biztosítani kell a vezetôi- és munkaértekezleteken való részvételt annak érdekében, hogy folyamatosan tájékoztatást kapjanak a tulajdonos elvárásairól, döntéseirôl, a vezetôi célkitûzésekrôl, feladatokról.

Az ellenôrzési szervezet felépítését és feladatait az MSzSz tartalmazza.

Ugyanakkor a belsô ellenôrnek kötelezettsége, hogy aktívan tájékozódjon a társaság tevékenységét érintô témakörökben, valamint a munkáját segítô szakmai ismereteket folyamatosan frissítse, tudását és egyéb képességeit bôvítse.

4.1.3.3.1 A funkcionális függetlenség elemei

4.1.3.3.3 Minôségbiztosítási és fejlesztési program

− Az Elnök-vezérigazgató felelôs a belsô ellenôrök funkcionális /feladatköri és szervezeti/ függetlenségének biztosításáért, és ezt a felelôsséget másra nem ruházhatja át. − A belsô ellenôr az ellenôrzési és tanácsadói feladatokon kívül más tevékenység végzéséért nem lehet felelôs. − A belsô ellenôrzés feladattervét kockázatelemzésekre alapozva állítja össze. − A belsô ellenôrzés az elfogadott ellenôrzési program végrehajtásában befolyástól mentesen, a módszerek kiválasztása során önállóan jár el. − A vizsgálattal megbízott belsô ellenôr befolyástól mentesen állítja össze a megállapításokat, a következtetéseket és javaslatokat tartalmazó összefoglaló jelentését, melynek a tartalmáért felelôs.

A belsô ellenôrzés vezetôjének ki kell alakítania és mûködtetnie kell minôségbiztosítási és fejlesztési programot, amely a belsô ellenôrzési tevékenység minden területére kiterjed. A minôségbiztosítási és fejlesztési program célja, hogy értékelni lehessen a belsô ellenôrzési tevékenységet abból a szempontból, hogy mennyire felel meg a nemzetközi normáknak. A program értékeli az ellenôri tevékenység hatékonyságát és eredményességét is, továbbá feltárja a javítási lehetôségeket. A rendszeres idôközönként történô belsô és külsô minôségértékelések biztosítása a belsô ellenôrzés vezetôjének feladata. A nemzetközi normák szerinti követelmények alapján évente önértékelés útján kell belsô felülvizsgálatot tar-

1. szám


tani, valamint a külsô értékelést legalább ötévente, független értékelô személlyel kell végeztetni. − Belsô értékelések tartalma: − A belsô ellenôrzési teljesítmény folyamatos nyomon követése, amely beépül a napi gyakorlati munkába. − Önértékelés útján történô ismétlôdô felülvizsgálatok, amely során azt értékelik, hogy az adott tevékenység megfelel-e a Belsô Ellenôrzés Nemzetközi Normáinak, illetve az Etikai kódex elôírásainak. − Külsô értékelések − A külsô értékeléseket ötévente legalább egyszer el kell végeztetni egy szervezeten kívüli képesített, független értékelô személlyel vagy csoporttal. A belsô ellenôrzési vezetônek meg kell tárgyalnia a vezetô testülettel, hogy megfelelô-e az értékelés idôintervalluma, valamint az értékelô személye és függetlensége. A belsô ellenôrzés vezetôjének tájékoztatnia kell a felsô vezetést a minôségbiztosítási és fejlesztési program eredményeirôl. − Meg kell határozni, hogy a program eredményeinek kommunikálása milyen formában, tartalommal és rendszerességgel történjen. − Legalább évente egyszer kommunikálni kell a folyamatos nyomon követést, valamint az ismétlôdô belsô értékelések eredményét. 4.2 Az ellenôrzésben résztvevôk jogai és kötelezettségei Az ellenôrzési kötelezettségeket, az ellenôrzést végzô személy, egység vagy szervezet jogállását, feladatait a MÁV Zrt. MSzSz tartalmazza. 4.2.1 Az ellenôrzést végzô jogosult − az ellenôrzött egység területére és helyiségeibe belépni, az ellenôrzés tárgyához kapcsolódó üzleti titkot is tartalmazó iratokba és dokumentumokba, az elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni, azokról hitelesítési záradékkal ellátott másolatot, kivonatot, készíttetni, eredeti dokumentumot átvételi elismervény ellenében átvenni, − eredeti dokumentumot — amennyiben az ellenôrzés, audit során büntetô-, szabálysértési, kártérítési-, illetve munkajogi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság merül fel — a vizsgálati anyaghoz csatolni, − az ellenôrzött szerv vezetôjétôl vagy/és bármely ügyintézôjétôl írásban, vagy szóban információt, magyarázatot kérni, hogy megalapozott véleményt alkosson a tevékenységek szabályosságáról, a rendszerek és kontrollok megfelelôségérôl, − tanúsítványt kérni, jegyzôkönyvet felvenni, nyilatkozatot kérni, − a vizsgálatba szakértô igénybevételét kezdeményezni, − minden üzletmenettel kapcsolatos irányítószervi, illetve menedzsmenti döntésrôl és határozatról tudomást szerezni.

7

4.2.2 Az ellenôrzést végzô köteles − a tevékenységének megkezdésérôl az érintett szervezet vezetôjét tájékoztatni, a megbízólevelét, felügyeleti igazolványát bemutatni, − az ellenôrzés témájának megfelelô ellenôrzési programot végrehajtani, − az ellenôrzési programhoz tartozó dokumentumokat megvizsgálni, tényeket feltárni, − megállapításait a valóságnak megfelelôen írásba foglalni, és tényszerû adatokkal alátámasztani, − a megállapításokhoz kapcsolódóan szükséges intézkedésekre javaslatot tenni, − a vizsgálat befejezését követôen megállapításait az érintett szervezet vezetôjével ismertetni, − a megállapításokkal kapcsolatos észrevételeket írásban értékelni, − az eredeti dokumentumokat (büntetô-, szabálysértési, kártérítési, illetve munkajogi eljárás kezdeményezése esetén azok másolatát) a vizsgálat lezárását követôen 15 munkanapon belül visszaszolgáltatni, − a külön jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi szabályok alapján eljárni, a személyiségi jogok védelmét biztosítani, továbbá a tudomására jutott szolgálati és üzleti titkokat megôrizni. 4.2.3 Az ellenôrzött szervezeti egység vezetôje és munkavállalói jogosultak − Az ellenôrzést végzô személy ellenôrzési jogosultságáról meggyôzôdni, a független belsô ellenôr megbízólevelének, illetve felügyeleti igazolványának bemutatását kérni, ennek hiányában az együttmûködést megtagadni, − Az ellenôrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételt tenni, és az észrevételekre írásban választ kapni, valamint − Az általa tett nyilatkozatról, írásbeli magyarázatról másolatot kapni. 4.2.4 Az ellenôrzött szervezeti egység vezetôje és munkavállalói kötelesek − Az ellenôrzés végrehajtását elôsegíteni, együttmûködni, az ellenôrzést végzô személyek számára megfelelô munkakörülményeket biztosítani. − Az ellenôrzést végzô részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén késedelem nélkül az eredeti dokumentumokat — másolat és átvételi elismervény ellenében — az ellenôrnek átadni. − Az ellenôrzést végzô kérésére 3 munkanapon belül írásbeli nyilatkozatot vagy írásbeli magyarázatot adni. − Az ellenôrzést végzô kérésére, a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okmányok, adatok) teljességérôl nyilatkozni. Az ellenôrzött szervezeti egység vezetôje igazolja, hogy az ellenôrzött feladattal, témakörrel összefüggô, felelôsségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenôr rendelkezésére bocsátotta. − Az ellenôrzés megállapításai és javaslatai alapján a saját hatáskörében rendezendô feladatokra intézkedési

8


tervet készíteni (a végrehajtásért felelôs és a végrehajtás határidejének feltüntetésével) az intézkedéseket a megadott határidôig végrehajtani. − Az intézkedési tervben rögzített, határidôzített feladatok végrehajtásáról, a határidô letelte után 3 munkanapon belül (folyamatos határidô megszabás esetén a vizsgálati jelentés jóváhagyását követô harmadik hónap utolsó munkanapjáig), írásban tájékoztatást adni az ellenôrzést végzô szervezet részére. 4.3 Az ellenôrzések során felmerülô vitás ügyek rendezése A vizsgálat során felmerülô vitás ügyek rendezése a MSzSz vonatkozó elôírásai szerint, a szolgálati út betartásával történik. Ha a vizsgálatot végzô megbízásával kapcsolatban, vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, azt a vizsgált szervezeti egység munkavállalójának, illetve a vizsgálatot végzônek azonnal jelentenie kell a szolgálati út betartásával, amelynek elmulasztásáért munkajogi felelôsséggel tartozik. Egyéb kérdésekben a Munka Törvénykönyve, a Kollektív Szerzôdés vonatkozó elôírásait kell betartani. 4.4 A belsô ellenôrzési feladatok tervezése A belsô ellenôrzés vezetôje a társaság várható pénzügyi, mûködési, szabályozási és egyéb kockázatai alapján a menedzsment bevonásával éves belsô ellenôrzési tervet készít, amelyet a Felügyelô Bizottság egyetértésével (FB ügyrend) az Elnök-vezérigazgató hagy jóvá.

1. szám

A középtávú ellenôrzési tervet 3 évre kell elkészíteni. A középtávú ellenôrzési terv tájékoztató jellegû, amely évente, a folyamatgazdák bevonásával végzett kockázatelemzés, illetve az ellenôrzési tapasztalatok alapján aktualizálásra kerül. A felülvizsgálat és aktualizálás a prioritási sorrendet is megváltoztathatja. A tárgyévben elengedhetetlenül fontos ellenôrzési feladatokat az alábbi struktúrában kell szerepeltetni: − Társaság mûködési folyamatainak ellenôrzése: • Irányítási folyamatok ellenôrzése • Üzleti, illetve régiós folyamatok ellenôrzése • Támogató folyamatok ellenôrzése − Átalakítási, fejlesztési és beruházási projektek megvalósítása tekintetében: • A szervezet átalakítási projektek mûködése, hatása a Társaság mûködési folyamataira. • Fejlesztési, beruházási projektek megvalósítása, azok hatása az üzleti folyamatokra. − Megrendelt tanácsadói feladatok. Az ellenôrzési tervben régiós vizsgálatként feltüntetett vizsgálatok — a Belsô Ellenôrzés vezetôjével évközben elôre egyeztetett idôintervallumban és témakörben, illetve módon, a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezet régiós területi felosztásának alapulvételével - adnak segítséget a MÁV Zrt. Üzemeltetési Fôigazgatóság Területi Igazgatóságainak/Területi Igazgatóságának adott éven belül jelentkezô elôre nem tervezhetô ad-hoc problémáinak értékelésében, illetve azok megoldásához. A terv része kell, hogy legyen a tervév folyamán elrendelésre kerülô célvizsgálatok — melyek az etikai bejelentések vizsgálatát is magukban foglalják — idôigénye.

Az Elnök-vezérigazgató és a Felügyelô Bizottság az elfogadott éves belsô ellenôrzési tervben foglaltakhoz képest pótlólagos ellenôrzési feladatot is meghatározhat.

4.4.4 A kapacitáskorlátok kezelése

4.4.1 Az éves belsô ellenôrzési terv

A független belsô ellenôrzési feladatok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosításáért az Elnök-vezérigazgató felelôs.

Az éves belsô ellenôrzési terv meghatározott módszertan szerint elvégzett kockázatelemzésen alapul, amely az egyes fenyegetô körülmények bekövetkezésének valószínûségét és lehetséges negatív hatását veszi figyelembe és ezek alapján rangsorolja azokat. A folyamatok ellenôrzési prioritásai meghatározzák az ellenôrzések elvégzésének szükséges sorrendjét és gyakoriságát. Az ellenôrzési feladatok kijelölése során a vizsgálat fô célkitûzését is meg kell határozni, amelynek tükrözni kell a kockázatfelmérés eredményeit. 4.4.2 A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési feladatainak tervezésére vonatkozó speciális szabályok A MÁV Zrt. középtávú és éves ellenôrzési tervét a belsô ellenôrzés vezetôje a menedzsment és az ellenôrzött társaságok vezetôinek közremûködésével a tárgyévet megelôzô november 30-ig készíti el.

A szakmailag megalapozott, elengedhetetlenül szükséges belsô ellenôrzési feladatok kapacitásigényét a vizsgálatba bevonandó vezetô auditor, ellenôrzési szakértô és szakelôadói igény figyelembe vételével kell meghatározni, amely tartalmazza a feladatok várható kezdési idôpontját és a tervezett ellenôri napok számát. A rendelkezésre álló munkaidô-alapból az elôre nem látható vizsgálatokra, melyek az etikai vizsgálatok idejét is magukban foglalják 20%, egyéb feladatok elvégzésére (véleményezés, tanácsadás), tervezésre, beszámolásra, szakmai továbbképzésre 14 % tartalék idôt kell biztosítani. Amennyiben az elengedhetetlenül fontos ellenôrzési feladatok forrásigénye meghaladja a rendelkezésre álló emberi erôforrásokat, a kapacitáshiány feloldására - a terv jóváhagyásra történô elôterjesztésében - a belsô ellenôrzés vezetôje tesz javaslatot.

1. szám


9

4.4.5 A belsô ellenôrzési feladatterv jóváhagyása, tájékoztatás a feladatokról

szempontjának elôtérbe helyezésével, az alaptevékenység ellátásának szabályossági ellenôrzésével.

A belsô ellenôrzési vezetô az éves ellenôrzési tervet az Elnök-vezérigazgató által történô elfogadását követôen egyetértés és jóváhagyás végett elôterjeszti a Felügyelô Bizottság és az Igazgatóság részére.

4.5.1.2 Téma- vagy folyamat, illetve régiós ellenôrzés

A MÁV Zrt. jóváhagyott ellenôrzési tervét tájékoztatásul, és a társaságra vonatkozó feladatok végrehajtása illetve a közremûködés biztosítása céljából meg kell küldeni az ellenôrzött illetve a közös ellenôrzésben részt vevô társaságok vezetôi részére. Az ellenôrzött társaságok jóváhagyott belsô ellenôrzési tervüket — az ellenôrzési tevékenység központi koordinálása érdekében — tájékoztatásul megküldik a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezet vezetôje részére. 4.5 A belsô ellenôrzési megbízások végrehajtása Az Elnök-vezérigazgató az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság felhatalmazása alapján megbízza a belsô ellenôrzést a belsô ellenôrzési stratégiában, a középtávú tervben, az éves tervben, a belsô ellenôrzési alapszabályban és Kézikönyvben lefektetett ellenôrzési tevékenység végrehajtására. Ennek keretében korlátlan hozzáférést biztosít minden szükséges információhoz, dokumentumhoz, adathoz és a vizsgált tevékenységben, folyamatban érintett személyhez. A stratégiai terv nem konkrét ellenôrzési feladatokat, hanem a belsô ellenôrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belsô ellenôrzés fejlesztésének irányára, prioritásaira vonatkozó összegzést tartalmaz. A belsô ellenôrzési vezetô kockázatelemzés alapján, összhangban a szervezet hosszú távú céljaival, stratégiai tervet készít, amely meghatározza a belsô ellenôrzés irányait és súlypontjait, a feladat ellátáshoz szükséges erôforrásokat, valamint a belsô ellenôrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket. Az ellenôrzési célokat az adott szervezet céljaihoz igazítva kell meghatározni. A stratégiai terv 4 évre készül, a szervezet tevékenységi körét, sajátosságait és célkitûzéseit figyelembe véve. A stratégiai ellenôrzési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni.

Téma- vagy folyamat, illetve régiós ellenôrzés egy meghatározott témakör, folyamat vizsgálata egy vagy több szervezeti egységnél. Téma, illetve régiós ellenôrzést végezhet a belsô audit szervezeten kívül bármely szervezeti egység vezetôjének döntése alapján az üzleti tevékenységet végzô, illetve a funkcionális szervezet munkavállalója, a területi és szakmai illetékességnek megfelelôen. A megállapításokat 15 napon belül tájékoztatásul meg kell küldeni a Belsô Ellenôrzés vezetôjének. 4.5.1.3 Célellenôrzés Célellenôrzés konkrétan meghatározott feladatok, tevékenységek, munkaterületek, bizonylatok vizsgálatára terjed ki, esetenként több szervezeti egység területén. A célellenôrzés elôre nem tervezett ellenôrzés, általában bejelentésre (közérdekû, etikai), hatósági, valamint Elnök-vezérigazgatói és Felügyelô Bizottsági megkeresésre kerül végrehajtásra. Célellenôrzést végezhet a belsô audit szervezeten kívül bármely szervezeti egység vezetôjének döntése alapján az üzleti tevékenységet végzô, illetve a funkcionális szervezet munkavállalója, a területi és szakmai illetékességnek megfelelôen. A megállapításokat 15 napon belül tájékoztatásul meg kell küldeni a Belsô Ellenôrzés vezetôjének. 4.5.1.4 Utóellenôrzés Utóellenôrzés az elvégzett ellenôrzések eredményességének figyelemmel kísérése, illetve a feltárt hiányosságok, rendszerbeli hibák megszüntetésére tett intézkedések felülvizsgálata, értékelése. Utóellenôrzést végezhet a belsô audit szervezeten kívül bármely szervezeti egység vezetôjének döntése alapján az üzleti tevékenységet végzô, illetve a funkcionális szervezet munkavállalója, a területi és szakmai illetékességnek megfelelôen. A megállapításokat 15 napon belül tájékoztatásul meg kell küldeni a Belsô Ellenôrzés vezetôjének.

4.5.1 Az ellenôrzési feladat típusai A független belsô ellenôrzés éves ellenôrzési terv, megrendelés és vezetôi megbízás alapján átfogó-gazdasági, téma-, régiós-, cél- és utóvizsgálatokat végez. 4.5.1.1 Átfogó gazdasági ellenôrzés Átfogó gazdasági ellenôrzés a szervezet egészét felölelô ellenôrzés, mely komplex módon értékeli a vizsgált egység feladatellátását elsôsorban a gazdaságosság

4.5.2 Az ellenôrzési megbízás végrehajtásának munkaszakaszai Az ellenôrzési feladatok végrehajtása több, egymástól elhatárolható, azonban egymással szervesen összefüggô, egymásra épülô munkaszakaszból áll, melyek a következôk: − Adminisztratív felkészülés a vizsgálatra; − A vizsgálat elôkészítése; − Audit fázis;

10


1. szám

− Az információk dokumentálása és egyeztetése; − A vizsgálat lezárása.

ellenôrzött területi szervezeti egységek vezetôi által hozott intézkedések nyomon követése.

Célellenôrzés és utóellenôrzés esetén egyszerûsített eljárás alkalmazható. A belsô ellenôrzési feladatok végrehajtására vonatkozó részletes elôírásokat, ellenôrzési módszertani kérdéseket a Belsô Ellenôrzési Kézikönyv tartalmazza.

4.7 Beszámolás a vezetô testületek és a felsô vezetés részére

4.5.3 Tapasztalatok felhasználása Az ellenôrzések során összegyûjtött információkat, tapasztalatokat a vizsgálatok lezárását követôen adatbázisban kell gyûjteni és tárolni. A tudás menedzsment egy összetett folyamat része, melynek célja az auditorok tudásának és teljesítményének fejlesztése. Fontos az ellenôrzési munka kommunikálása a belsô ellenôrzési szervezeteken belül (a meglévô tapasztalatok felhasználása), illetve a MÁV Zrt. leányvállalatai szervezetén belül is (a belsô ellenôrzés tevékenységi hatókörébôl adódó értékek bemutatása, az információk, tapasztalatok hasznosítása). A megszerzett tapasztalatokat tréningek, és más belsô megbeszélések során fel kell használni. A vizsgálatok során feltárt kockázatokról a MÁV Zrt. csoportkockázat koordinátorának információt kell biztosítani. 4.6 A független belsô ellenôrzési szervezet által végzett ellenôrzések nyilvántartása, a dokumentumok megôrzése A vizsgálat vezetôje a vizsgálat lezárását követôen köteles a vizsgálat anyagát irattárba helyezni, ahol azt az iratselejtezés határidejéig (a hatályos ügyviteli utasítás szerint) meg kell ôrizni. Az ellenôrzések végrehajtásáról áttekinthetô nyilvántartást kell vezetni hálózati szinten, melyben szerepeltetni kell a vizsgálat típusát, célellenôrzéseknél az elrendelô megnevezését, a vizsgálat tárgyát, célját és kezdési idôpontját, a vizsgálati jelentés keltét, a vizsgálati jelentés elfogadásának (vezetôi értekezleten történô megtárgyalásának), valamint a felhasznált ellenôri munkanapok számát. 4.6.1 Az intézkedések nyomon követése A tett intézkedések egységes nyomon követése érdekében a lényeges megállapításokról, azokkal kapcsolatban hozott vezetôi határozatokról, tett intézkedésekrôl, és azok teljesítésérôl folyamatos nyilvántartást kell vezetni. Az ellenôrzés vezetôje (vizsgálatvezetô) felelôs az ellenôrzési megállapítások, javaslatok realizálásának nyomon követéséért, nem megfelelôség esetén további intézkedések kezdeményezéséért. A régió ellenôrzési központ vezetôjének feladata az elvégzett területi vizsgálatok eredményei alapján az

4.7.1 Beszámolás az Elnök-vezérigazgató részére A belsô ellenôrzések vizsgálati jelentéseihez kapcsolódóan hozott határozatok végrehajtásáról a végrehajtásért felelôs vezetô - a belsô ellenôrzési vezetô útján - negyedévente, a negyedévet követô hónap 15-ig beszámol az Elnök-vezérigazgató részére. A belsô ellenôrzési vezetô negyedévente, a negyedévet követô második hónap 15-ig beszámol az Elnökvezérigazgató részére a belsô ellenôrzési feladatterv, valamint a Belsô ellenôrzés stratégiai célkitûzéseinek idôarányos megvalósulásáról és összefoglalót készít a kapcsolódó határozatok végrehajtásának értékelésérôl. A beszámolás vezetôi elôterjesztés formájában történik, és vezetôi értekezleten kerül megtárgyalásra. 4.7.2 Beszámolás a vizsgálat célját tekintve az illetékes döntéshozó testület részére A belsô ellenôrzési vezetô évente beszámol az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság részére a belsô ellenôrzési feladatok és azokhoz kapcsolódó határozatok, valamint a Belsô ellenôrzés stratégiai célkitûzéseinek idôarányos megvalósulásáról, valamint a kockázatkezelés, a belsô kontroll mechanizmusok és a társaságirányítási funkciók mûködésérôl. A belsô kontrollok mûködésérôl szóló jelentésben a Belsô ellenôrzés tájékoztatást ad mindazon hiányosságokról, amelyek a társaság teljesítményére jelentôs kihatással lehetnek. A Belsô ellenôrzés munkájával független és objektív visszajelzést biztosít a Felügyelô Bizottságon keresztül a tulajdonosnak, értékelései elôsegítik, hogy az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság megfelelôen tudja elôsegíteni a belsô kontrollkörnyezet eredményes és kielégítô mûködését. 4.8 A kapcsolattartás rendszere 4.8.1 Kapcsolattartás a könyvvizsgálóval, könyvvizsgálatot végzô szervezettel A Belsô ellenôrzés részére tevékenységük során biztosítani kell az illetékes könyvvizsgálóval az együttmûködést és szakmai kapcsolattartást, illetve annak lehetôségét. Az együttmûködés során − figyelembe kell venni az ellenôrzési tervek, vizsgálati programok kialakításakor a könyvvizsgáló észrevételeit, − az éves beszámoló ellenôrzése során folyamatosan egyeztetni kell a könyvvizsgálóval,

1. szám


− biztosítani kell az ellenôrzési megállapítások hozzáférhetôségét a könyvvizsgálók számára. 4.8.2 Kapcsolattartás egyéb ellenôrzésre jogosult szervezetekkel A MÁV Zrt. és leányvállalatai, a független belsô ellenôrök feladata — igény szerint — az ellenôrzést végzô hatósági ellenôrzô szervezettel a megfelelô kapcsolattartás, tevékenységük támogatása (helyismerettel, munkatársakkal való kapcsolatfelvétellel, a realizálás segítésével, stb.). A független belsô ellenôrzési szervezetnek a kockázatelemzô munkájának pontosabbá tétele, illetve a realizálás elôsegítése érdekében törekednie kell arra, hogy a külsô ellenôrzô szervezetek által megtartott ellenôrzések tapasztalatait megismerje, ellenôrzési programjába beépítse. Külsô és belsô kapcsolattartás egyéb kérdései az MSZSZ-ben, illetve a munkaköri leírásokban kerültek szabályozásra. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Felülvizsgálandó, módosítandó szabályzatok: a szervezeti egységek ellenôrzési szabályozásai. Hatályon kívül helyezés: Az utasítás kiadásával egyidejûleg hatályát veszti • a 23/2008. (MÁV Ért. 14) sz. Elnök-vezérigazgatói Utasítás, a MÁV Zrt. Általános Ellenôrzési Utasítása; • A 3/2009. (MÁV Ért. 2) Belsô ellenôr - Vezérigazgatói Utasítás a MÁV Zrt. leányvállalatait érintô tulajdonosi ellenôrzések végrehajtására vonatkozó eljárási rendrôl. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÔ RENDELKEZÉSEK Jelen utasítás a kiadás napján lép hatályba, szabályait a 2014. üzleti évtôl vonatkozóan alkalmazni kell. 7.0 MELLÉKLETEK JEGYZÉKE 1. Függelék — Belsô Ellenôrzési Kézikönyv Dávid Ilona s.k. elnök-vezérigazgató

11

12


BELSÔ ELLENÔZÉSI KÉZIKÖNYV 1. A KÉZIKÖNYV CÉLJA A MÁV Zrt. és leányvállalatai belsô ellenôrzési szervezetei feladataikat a Nemzetközi belsô ellenôrzési szervezet Belsô Ellenôrzési Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival (The Institute of Internal Auditors: International Standards For The Professional Practice of Internal Auditing, IIA normák) összhangban, annak megfelelôen végzik. A MÁV Zrt. és leányvállalati vonatkozásában az Általános Ellenôrzési Utasítás (továbbiakban: ÁEU) tartalmazza a belsô kontrollok rendszerének definiálását, mûködtetésével, értékelésével kapcsolatos feladatok meghatározását, a felelôsségek elhatárolását. A Belsô Ellenôrzési Kézikönyv az ÁEU 1. számú függeléke. A Kézikönyv célja a Belsô Ellenôrzési Szakma Nemzetközi normái (normák) alkalmazási gyakorlatának dokumentálása a belsô ellenôrzési feladatok végrehajtásában, a szervezeti folyamatok és mûködés színvonalának javítása érdekében, a társaság sajátosságaira figyelemmel. A kézikönyvhöz mellékletek és iratminták tartoznak az elôforduló fogalmak, dokumentumok tartalmának jobb megértése érdekében. A Kézikönyv mellékletei tartalmazzák az IIA normákat, az IIA által kiadott Etikai kézikönyvet az ellenôrzési és tanácsadási munka dokumentálásának folyamataira alkalmazandó iratmintákat, ad az ellenôrzési feladatok végrehajtására. 2. HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az Kézikönyv hatálya A Kézikönyv hatálya kiterjed − a MÁV Zrt. mûködési folyamataira, projektjeire, ezen belül különösen = a MÁV Zrt. üzleti, irányítási és támogató folyamataiban résztvevô valamennyi funkcionális és üzleti tevékenységet végzô szervezeti egységre és munkavállalóra, = a MÁV Zrt. átalakulásához kapcsolódó szervezet-átalakítási és mûködésfejlesztési projektekre. − a MÁV Zrt. leányvállalatainál, mint anyavállat által kezdeményezett ellenôrzésekre, − a MÁV Zrt. leányvállalataira, amennyiben a társaság elsô számú vezetô és az elsô számú vezetôt támogató testület jelen kézikönyv hatályát kiterjeszti a társaság

1. szám

belsô ellenôrzési rendszerére. A kiterjesztést a leányvállalat ÁEU-ja rögzíti. A kézikönyv hatálya nem terjed ki a MÁV Zrt. társult és egyéb részesedési viszonyban levô azon társaságaira, ahol a MÁV Zrt. közvetlenül, vagy közvetetten sem rendelkezik meghatározó befolyással. Ezen társaságok mûködésének ellenôrzését, a MÁV Zrt. illetve leányvállalatai érdekeinek érvényesülését - ellenôrzését a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete - külön megrendelésre - a MÁV Zrt. portfolió gazdálkodásáért felelôs szervezet tevékenységének ellenôrzésén keresztül látja el. 2.2 A Kézikönyv kidolgozásáért és karbantartásáért felelôs A Kézikönyv kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezetének vezetôje felelôs. 3. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA A megbízás célkitûzései: A megbízás által elérni kívánt eredmények tág meghatározása, amit a belsô ellenôrök állítanak össze. A megbízás munkaprogramja: Az a dokumentum, amely leírja, hogy milyen eljárásokat kell követni a megbízás végrehajtása során a megbízási terv teljesítése érdekében. A Nemzetközi Szakmai Gyakorlat Keretrendszere: A Belsô Ellenôrök Intézete (IIA) által kiadott irányadó útmutatást tartalmazó fogalmi keretrendszer. Az irányadó útmutatás két kategóriából áll: (1) kötelezô és (2) elvárható vagy erôsen javasolt. Ajánlott, célszerû, elvárható: A Normák „ajánlott, célszerû, elvárható” kifejezésekkel utalnak azokra az esetekre, amikor az alkalmazásuktól szakmai megítélés vagy indokolt körülmények alapján el lehet térni. Alapszabály: A belsô ellenôrzési alapszabály egy hivatalos dokumentum, amely meghatározza a belsô ellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát. A belsô ellenôrzési alapszabály megállapítja a belsô ellenôrzés szervezeten belüli pozícióját, felhatalmazást ad az adatokhoz, a személyi és tárgyi eszközökhöz való hozzáféréshez a megbízások teljesítéséhez szükséges mértékben, és meg határozza a belsô ellenôrzési tevékenységek hatókörét. Átfogó vélemény: A belsô ellenôrzési vezetô által kiadott értékelés, következtetés és/vagy az eredmények egyéb leírása a szervezet irányítása, kockázatkezelése és/vagy kontrollfolyamatainak szélesebb szintjén. Az átfogó vélemény a belsô ellenôrzési vezetô szakmai megítélése, amely egy adott idôszak több vizsgálatának és egyéb tevékenységeinek az eredményein alapul.

1. szám


Belsô ellenôrzési tevékenység: Egy osztály, részleg, tanácsadói csoport vagy egyéb szakértô(k), amely független, objektív bizonyosságot adó eszközt és tanácsadói tevékenységet biztosítva értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. A belsô ellenôrzési tevékenység rendszeres és szabályozott módszerrel értékeli és javítja az irányítási, a kockázatkezelési és kontrollfolyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását. Belsô ellenôrzési szervezet: A belsô ellenôrzési szervezetet a MÁV Zrt. és leányvállalatai esetében a társaságok MSZSZ/SZMSZ-e és a társaságok által kiadott és a vezetôi testület által jóváhagyott Általános Ellenôrzési Utasítás tartalmazza. Belsô ellenôrzési vezetô: A belsô ellenôrzési vezetô az a felsô vezetôi pozícióban lévô személy, aki felelôs a belsô ellenôrzési tevékenység hatékony irányításáért, összhangban a belsô ellenôrzési alapszabállyal, a Belsô Ellenôrzés Definíciójával, az Etikai Kódexszel és a Normákkal. A belsô ellenôrzési vezetô és beosztottjai rendelkeznek a megfelelô szakmai képesítésekkel és iskolai végzettséggel. A belsô ellenôrzési vezetô pozíciójának konkrét munkaköri megnevezése szerve-

13

talános és szakmai felügyeletet biztosítanak az informatikai infrastruktúra felett, beleértve az alkalmazásokat, adatokat, infrastruktúrát és szakembereket. Irányítás: A vezetô testület által kialakított folyamatok és struktúrák összessége a tájékoztatás, a szervezet tevékenységeinek irányítása, vezetése és nyomon követése érdekében, kitûzött céljai elérésére. Jelentôség: Egy vizsgálattal összefüggésben lévô téma relatív fontossága, beleértve minôségi és mennyiségi tényezôket, mint például méret, jelleg, hatás, aktualitás és következmény. A szakmai megítélés segíti a belsô ellenôröket az adott témák jelentôségének értékelésében a vonatkozó célkitûzésekkel összefüggésben. Kell: A Normákban a „kell” szó („must”) alkalmazása feltétel nélküli követelményt jelent. Kockázat: Olyan esemény bekövetkezésének a lehetôsége, amely hatással lehet a célkitûzések elérésére. A kockázatot annak hatása és bekövetkezésének valószínûsége alapján mérik.

zetenként változhat.

Kockázattûrés: A kockázatok azon szintje, amelyet egy szervezet még hajlandó felvállalni.

Bizonyosságot adó szolgáltatások: Tények tárgyilagos vizsgálata a szervezet irányítási, kockázatkezelési és a kontrollfolyamatainak független értékelése céljából. A megbízások irányulhatnak például pénzügyi, mûködési témákra, szabályszerûségre, rendszerbiztonságra vagy átvilágításra.

Kockázatkezelés: Az a folyamat, amelynek során azonosítják, felmérik, kezelik és felügyelik a várható eseményeket vagy helyzeteket annak érdekében, hogy megfelelôképpen biztosítsák a szervezeti célkitûzések megvalósulását.

Etikai Kódex: A Belsô Ellenôrök Intézetének (IIA) Etikai Kódexe a belsô ellenôrzési szakma és gyakorlat erkölcsi alapelveinek gyûjteménye és olyan viselkedési szabályrendszer, amely a belsô ellenôröktôl elvárt magatartást írja le. Az Etikai Kódex a belsô ellenôrzési szolgáltatásokat nyújtó személyekre és szervezetekre egyaránt vonatkozik. Az Etikai Kódex célja, hogy elôsegítse a belsô ellenôri szakmában az etikai kultúra kialakulását. Értékhozzáadás: A belsô ellenôrzés objektív és szakszerû tevékenységével értéket ad a szervezet (és tulajdonosai/érdekelt felek) számára, hozzájárul az irányítás, kockázatkezelés és a kontrollfolyamatok eredményességéhez és hatékonyságához. Függetlenség: Minden olyan feltételtôl való mentesség, ami veszélyeztetné a belsô ellenôrzést abban, hogy belsô ellenôrzési feladatait elfogulatlanul végrehajtsa. Informatikai irányítás: Az informatikai irányítás részei a vezetés, a szervezeti keretek és a folyamatok, amelyek biztosítják, hogy a vállalkozás informatikai funkciója támogassa a szervezeti stratégiákat és célkitûzéseket. Informatikai kontrollok: Olyan kontrollok, amelyek támogatják az üzleti vezetést és irányítást, továbbá ál-

Kontroll: Minden olyan intézkedés a vezetés, a vezetô testület és egyéb felek részérôl, amely arra irányul, hogy kezelje a kockázatot és növelje a célok, célkitûzések megvalósulásának a valószínûségét. A vezetés megtervezi, megszervezi és irányítja azoknak a szükséges intézkedéseknek a végrehajtását, amelyek biztosíthatják a célok és célkitûzések elérését. Kontrollkörnyezet: A vezetô testületnek és a vezetésnek a szervezeten belüli kontroll fontosságának elismerésére vonatkozó viselkedése és intézkedéseinek összessége. A kontrollkörnyezet biztosítja a belsô kontrollrendszer elsôdleges céljainak eléréséhez szükséges szabályozást és szerkezeti keretet. A kontrollkörnyezet a következô elemekbôl áll: – Tisztesség és etikai értékek; – A vezetés filozófiája és munkastílusa; – Szervezeti felépítés; – Hatáskör- és feladat-megosztás; – Az emberi erôforrás-kezelés irányelvei és gyakorlata; – Az alkalmazottak szakértelme. Kontrollfolyamatok: A kontrollrendszer részét képezô irányelvek, manuális és automatizált eljárások és tevékenységek, amelyeknek biztosítaniuk kell, hogy a kockázatok mértéke a szervezet által elfogadhatónak tartott szint alatt maradjon.

14


Külsô szolgáltató: Az adott szervezeten kívüli személy vagy cég, aki vagy amely speciális ismerettel, gyakorlattal és tapasztalattal rendelkezik egy adott szakterületen. Leányvállalat: az a gazdasági társaság, amelyre a MÁV Zrt., mint anyavállalat közvetlenül, vagy közvetetten meghatározó befolyást képes gyakorolni, mert – a tulajdonosok (a részvényesek) szavazatának többségével (50 százalékot meghaladóval) tulajdoni hányada alapján a MÁV Zrt. egyedül rendelkezik, vagy – más tulajdonosokkal (részvényesekkel) kötött megállapodás alapján a szavazatok többségét a MÁV Zrt. egyedül birtokolja, vagy – a MÁV Zrt. a társaság tulajdonosaként (részvényeseként) jogosult arra, hogy a vezetô tisztségviselôk vagy a felügyelô bizottság tagjai többségét megválassza vagy visszahívja, vagy – a tulajdonosokkal (a részvényesekkel) kötött szerzôdés (vagy a létesítô okirat rendelkezése) alapján — függetlenül a tulajdoni hányadtól, a szavazati aránytól, a megválasztási és visszahívási jogtól — a MÁV Zrt. döntô irányítást, ellenôrzést gyakorol. Megfelelô kontroll: A kontroll akkor megfelelô, ha azt a vezetés olyan módon tervezte és szervezte meg, hogy megfelelôen biztosítsa a szervezet kockázatainak eredményes kezelését és célkitûzéseinek hatékony és gazdaságos teljesülését. Megbízás: Konkrét belsô ellenôrzési feladat vagy vizsgálati tevékenység, mint például egy belsô ellenôrzés, önértékelés felülvizsgálata, visszaélések kivizsgálása vagy tanácsadás. Egy megbízás többféle feladatot vagy tevékenységet is felölelhet annak érdekében, hogy a kapcsolódó célkitûzések egy konkrét csoportja megvalósuljon. Megbízási vélemény: A belsô ellenôrzési megbízás alapján végzett értékelés, levont következtetés és/vagy egyéb leírás a vizsgálat céljával és hatókörével kapcsolatos szempontokra vonatkozóan. Megfelelôség: Irányelvek, tervek, eljárások, törvények, jogszabályok, szerzôdések vagy egyéb követelmények betartása. Norma: A Belsô Ellenôrzési Normabizottság által közzétett szakmai útmutató, amely körvonalazza a belsô ellenôrzési tevékenységek széles körének végrehajtására és a belsô ellenôrzés teljesítményének értékelésére vonatkozó követelményeket. Összeférhetetlenség: Minden olyan kapcsolat, ami ellentétes, vagy ellentétesnek tûnik a szervezet érdekeivel. Az összeférhetetlenség alapján feltételezhetô, hogy az adott személy nem képes objektív módon végrehajtani a kötelességeit és a feladatait. Szabálytalanság: A büntetô-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cse-

1. szám

lekmény, mulasztás vagy hiányosságokat összefoglaló néven szabálytalanságoknak nevezzük. Tanácsadó szolgáltatások: Tanácsadás és az ügyfelek számára nyújtott ehhez kapcsolódó szolgáltatások, amelyek jellegét és hatókörét az ügyféllel kötött megállapodás határozza meg, és amelyek hozzáadott értéket eredményeznek és javítják a szervezet irányítási, kockázatkezelési és kontrollfolyamatait anélkül, hogy a belsô ellenôr operatív felelôsséget vállalna át. Ilyen tevékenységek például a konzultáció, javaslatok megtétele, szakmai segítség és az oktatás. Tárgyilagosság: Elfogulatlan hozzáállás, amely lehetôvé teszi a belsô ellenôrök számára, hogy megbízásaik végrehajtása során higgyenek a munkájuk eredményében, és ne tegyenek minôségi kompromisszumokat. A tárgyilagosság megköveteli, hogy a belsô ellenôrök vizsgálati témával kapcsolatos megállapításukat ne rendeljék alá mások véleményének. Technológiai alapú ellenôrzési eszközök: Bármilyen automatizált vizsgálati eszköz, mint például az általános auditálási szoftverek, tesztelési adatgenerátorok, számítógépes vizsgálati programok, speciális ellenôrzési alkalmazások és egyéb számítógéppel támogatott vizsgálati technikák. Veszélyeztetés: A szervezeti függetlenséget és az egyéni objektivitást veszélyeztethetik olyan tényezôk, mint a személyi összeférhetetlenség, a hatókör korlátozása, a nyilvántartásokhoz, a személyi és tárgyi eszközökhöz való hozzáférés akadályozása, valamint a korlátozott (anyagi) források. Vezetô testület: A szervezet vezetésével és tevékenységének felügyeletével megbízott legmagasabb szintû irányító testület; jellemzôen egy igazgatókból álló független csoport (pl. igazgatótanács, felügyelô bizottság, kuratórium). Ha nincs ilyen csoport, akkor a „vezetô testület” a társaság vezetôje. A „testület” lehet olyan ellenôrzô bizottság is, amelyre az irányító testület bizonyos funkciókat ruházott át. A vezetôi testület azonosítását társaságok saját belsô ellenôrzési utasítása tartalmazza. A kézikönyvben az IIA normák szerinti fogalom meghatározással összhangban a vezetôi testület alatt a „társaság elsô számú vezetôjét és az elsô számú támogató testület” fogalom-meghatározást alkalmazzuk. Visszaélés: Minden jogellenes cselekedet, amelyet megtévesztés, eltitkolás vagy a bizalom megsértése jellemez. Ezek a cselekedetek nem függenek erôszakkal való fenyegetéstôl vagy fizikai kényszertôl. Visszaélést egyének és szervezetek követhetnek el pénz, tulajdon vagy szolgáltatás szerzése céljából, fizetés vagy szolgáltatásvesztés elkerülésére, vagy személyes illetve üzleti elôny elérésére.

1. szám


4. A KÉZIKÖNYV LEÍRÁSA, A BELSÔ ELLENÔRZÉSI ÉS TANÁCSADÁSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA 4.1. A BELSÔ ELLENÔZÉS DEFINICÓJA ÉS TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁT SZABÁLYOZÓ DOKUMENTUMOK 4.1.1. A belsô ellenôrzés definíciója A Belsô Ellenôrzési Definíciója: „A belsô ellenôrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását.” 4.1.2. A belsô ellenôrzési tevékenység ellátását meghatározó dokumentumok A belsô ellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát a Belsô Ellenôrzés Definíciójával, az Etikai Kódexszel és a Normákkal összhangban lévô belsô ellenôrzési alapszabályban kell hivatalosan meghatározni.

15

A MÁV Zrt. és leányvállalatai belsô ellenôrzési szervezeteinek célja a menedzsment és a vezetô testületek támogatása a MÁV Zrt. stratégiai céljainak megvalósításában, a szervezet mûködésének fejlesztésében és eredményességének növelésében. A belsô ellenôrzési szervezet független tárgyilagos és bizonyosságot adó ellenôrzô és tanácsadó tevékenysége során, a szervezet hiányosságainak-, a folyamatok mûködési zavarainak-, valamint a munkatársak által elkövetett hibák feltárásával a társaság öntanuló képességének fontos eleme, és így a fejlôdôképesség egyik pillére. A belsô ellenôrzési szervezet feladat- felelôsségi- és hatáskörét részletesen a mindenkor hatályos Mûködési és Szervezeti Szabályzat/Szervezeti és Mûködési Szabályzat (továbbiakban: MSZSZ/SZMSZ) tartalmazza.

4.2. A BELSÔ ELLENÔRZÉSI SZERVEZETTEL ÉS AZ ÁLTALA NYÚJTOTT SZOLGÁLTATÁSOKKAL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK 4.2.1. A belsô ellenôrzési szervezetek által nyújtott szolgáltatások

Az ÁEU az a hivatalos dokumentum, amely - az MSZSZ/SZMSZ-szel összhangban - meghatározza a belsôellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát, és betölti az alapszabály funkcióját.

A MÁV Zrt. és a leányvállalatok belsô ellenôrzési szervezetei bizonyosságot nyújtó szolgáltatásait, valamint a tanácsadói tevékenységét és azok jellegét az ÁEU tartalmazza.

A MÁV és leányvállalati vonatkozásában az alapszabály a társaság Általános Ellenôrzési Utasítása (továbbiakban: ÁEU), az ÁEU végleges jóváhagyása a társaság elsô számú ellenôrzési vezetôjének, valamint az elsô számú vezetôt támogató testület hagyja jóvá.

A belsô ellenôrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását.

A MÁV és leányvállalatai vonatkozásában a belsô ellenôrzési kézikönyv jóváhagyása a társaság elsô számú ellenôrzési vezetôjének, valamint az elsô számú vezetôt támogató testület hatásköre. A belsô ellenôrzési kézikönyvet a belsô ellenôrzési vezetônek évente felül kell vizsgálnia, és jóváhagyásra a társság elsô számú vezetôje és az elsô számú vezetôt támogató testület elé kell terjesztenie, amennyiben a felülvizsgálatot követôn a kézikönyv módosítását a belsô ellenôrzési vezetô szükségesnek ítéli meg. A nemzetközi belsô ellenôrzési standardok alapján

– a belsô ellenôrzés egy, az ellenôrzés és az arról való jelentés irányultságában belsô, bizonyosságot adó és tanácsadó, nem hatósági jellegû tevékenység; – a belsô ellenôrzés a felelôs szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként mûködik; – a belsô ellenôrzés az eredményesség növelésével segíti szervezet belsô kontrollrendszerének folyamatait.

A tanácsadói szolgáltatás jellegét tekintve konzultációs tevékenység, amelyet a megbízó konkrét felkérése alapján nyújt a belsô ellenôrzési szervezet. A tanácsadói feladat jellege és hatóköre a megbízóval történô megállapodás eredménye. A társaságok belsô ellenôrzési szervezete által nyújtott szolgáltatások − átalakítási és fejlesztési projektek ellenôrzése, − mûködési folyamatainak ellenôrzése − megrendelt tanácsadói feladatok − etikai célú vizsgálatok − továbbá az anyavállatat által végzett a leányvállalatok gazdálkodásának (mûködésének, folyamatainak) ellenôrzése. 4.2.2. Szakmai és etikai elvek érvényesülése A MÁV Zrt. és leányvállalatai belsô ellenôrzési szervezetei elfogadják és az eljárásrend alapjának tekintik, illetve tevékenységüket a Nemzetközi Belsô

16


Ellenôrzési Szervezet által kiadott Belsô Ellenôrzési Szervezet Belsô Ellenôrzési Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival (The Institute of Internal Auditors: International Standards For The Professional Practice of Internal Auditing, IIA normák) összhangban, annak megfelelôen végzik. Ennek megfelelôen az ÁEU-ban és a Kézikönyvben elôírtak a Nemzetközi Ellenôrzési Normákon alapulnak. A társaságok belsô ellenôrei elismerik a Belsô Ellenôrzés Definícióját. Ennek megfelelôen a belsô ellenôrzés a célok érdekében végzi feladatát, a normák elôírásaival összhangban. Az ellenôrzést végzô személyek a munkakör betöltésekor önmagukra kötelezônek ismerik el az etikai kódexek elôírásait is. A Belsô Ellenôrzés Nemzetközi Gyakorlatának Normáit magyarázatokkal a Kézikönyv 1sz. sz. melléklete, a Belsô Ellenôrzés Etikai kódex-ét a 2.sz. melléklet tartalmazza. A bizonyosságot adó szolgáltatások (audit) során a belsô ellenôröknek objektíven kell értékelni a tényeket, és ennek alapján független véleményt kell formálniuk vagy következtetéseket levonniuk az ellenôrzött szervezetre, mûveletre, funkcióra, folyamatra, rendszerre, illetve az ellenôrzés egyéb tárgyára vonatkozóan. A vizsgálat jellegét és hatókörét a belsô ellenôr határozza meg. A tanácsadói szolgáltatások során a belsô ellenôrnek meg kell ôriznie tárgyilagosságát és nem vállalhat át vezetôi felelôsséget. 4.2.3. Függetlenség és tárgyilagosság A függetlenség a belsô ellenôr számára azt jelenti, hogy az általa képviselt tulajdonosi érdek érvényesítésében befolyástól mentesen, objektív tárgyilagossággal jár el.

1. szám

A szervezeti függetlenség érdekében a belsô ellenôrzési vezetô funkcionálisan a társaság elsô számú vezetôjének, illetve az elsô számú vezetôt támogató testületnek számol be. A szervezeti függetlenség biztosításának érdekében a társaság elsô számú vezetôje − hagyja jóvá a belsô ellenôrzés alapszabályát, a belsô ellenôrzés ellenôrzési tervét, a költségvetését és erôforrástervét, − hagyja jóvá a Felügyelô Bizottság egyetértése mellett a belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének kinevezését és visszahívását, valamint javadalmazását − beszámoltatja a menedzsmentet, a belsô ellenôrzési vezetôt a hatáskörök és erôforrások korlátainak meghatározásáról, − tájékoztatást kap a belsô ellenôrzési vezetôtôl a belsô ellenôrzési szervezet tevékenységérôl - összevetve annak tervével -, valamint egyéb ügyekrôl; Az ellenôrzési tevékenység szervezeti függetlenségének évenkénti megerôsítése a vezetô testület felé a belsô ellenôrzési feladatterv elôterjesztése keretében történik, amelyet a vezetôi értekezleten történô egyeztetést követôen − a MÁV Zrt.-nél az Elnök-vezérigazgató, a MÁV Zrt. Igazgatósága és Felügyelô Bizottsága, − a leányvállalatoknál a társaság elsô számú vezetôje, az elsô számú vezetôt támogató testület, és a társaság Felügyelô Bizottsága hagy jóvá. Amennyiben a MÁV Zrt. illetve leányvállalatai Felügyelô Bizottságának ügyrendjében foglaltak alapján az FB saját feladatának ellátásához igénybe veheti a társaságok belsô ellenôri szervezeteit, úgy ezen szervezetek ellenôrei felett a munkáltatói jogok gyakorlása során a belsô ellenôrzési vezetônek tájékoztatnia kell a Felügyelô Bizottságot a szervezetet érintô tervezett létszám változtatások hatásáról, és egyben ki kell kérni a végrehajtásra vonatkozó álláspontját.

4.2.4. Szervezeti függetlenség A belsô ellenôrzés szervezet és vezetôjének helyét, azaz a szervezeti függetlenséget (szervezeti kapcsolatait, elhelyezkedését a szervezetben) a mindenkori MSZSZ/SZMSZ-nek kell biztosítani a belsô ellenôrzési szervezet részére. A független belsô ellenôrzés a társaság munkaszervezetétôl függetlenül kialakított szervezet, függetlenségét a szervezeti hierarchiában − a közvetlen a társaság elsô számú vezetôjéhez rendelése, valamint − a belsô ellenôrzési vezetô megbízatása és felmentése tekintetében az adott társaság Felügyelô Bizottságának Ügyrendjében foglaltaknak megfelelôen Felügyelô Bizottság egyetértési jogot, − a társaság belsô ellenôrzési szervezet ellenôrei felett a munkáltatói jogokat a társaság belsô ellenôrzési szervezetének vezetôje gyakorolja.

A funkcionális függetlenség keretében − a társaság elsô számú vezetôje felelôs a belsô ellenôrök funkcionális /feladatköri és szervezeti/ függetlenségének biztosításáért, és ezt a felelôsséget másra nem ruházhatja át. − a belsô ellenôr az ellenôrzésen és tanácsadói feladatokon kívül más tevékenység végrehajtásáért nem lehet felelôs. − a belsô ellenôrzési szervezet feladattervét kockázatelemzésekre alapozva állítja össze. − a belsô ellenôrzés az elfogadott vizsgálati program végrehajtásában befolyástól mentesen, a módszerek kiválasztása során önállóan jár el. − a vizsgálattal megbízott belsô ellenôr befolyástól mentesen állítja össze a megállapításokat, a következtetéseket és javaslatokat tartalmazó összefoglaló jelentését, melynek a tartalmáért felelôs − belsô ellenôrzési vezetô, illetve a belsô ellenôr hatásköre nem terjed ki:

1. szám


= a pénzügyi tranzakciók kezdeményezésére vagy jóváhagyására a belsô ellenôrzési egységre vonatkozókon kívül; = a szervezet bármely, nem a belsô ellenôrzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenôrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belsô ellenôröket. 4.2.5. Közvetlen kapcsolat a társaság elsô számú vezetôjével és az elsô vezetô testülettel, valamint a Felügyelô Bizottsággal A belsô ellenôrzési szervezet vezetôje közvetlenül kommunikál az elsô számú vezetôvel és az elsô számú vezetôt támogató testülettel. Ennek megfelelôen a belsô ellenôrzési szervezetek vezetôje állandó résztvevôje a társaság legmagasabb szintû döntés-elôkészítô fórumának, azaz vezetôi értekezleteknek. A társaság belsô ellenôrzési szervezetének vezetôje tanácskozási joggal a társaság Felügyelô Bizottságának Ügyrendjében foglaltak szerint vesz részt a Felügyelô Bizottság ülésein. 4.2.6. Egyéni tárgyilagosság A belsô ellenôröknek pártatlannak, tárgyilagosnak kell lenniük, és kerülniük kell bármilyen összeférhetetlenséget. A belsô ellenôr (auditor) integritása, megalapozza a szakvéleménye iránti bizalmat. Ezért a belsô ellenôr − munkáját becsülettel, a tôle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelôsséggel végzi; − tartózkodik minden olyan tevékenységtôl, amely jogszabályellenes vagy belsô szabályzatot sért, illetve nem méltó a belsô ellenôrzési szakmához; − tiszteletben tartja a szervezet céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem elôtt tartásával végzi. Az ellenôr megôrzi függetlenségét a vizsgált szervezettôl, illetve az egyéb külsô és belsô érdekcsoportoktól, ennek érdekében: − tartózkodik minden olyan tevékenységtôl vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, illetve amely az ellenôrzött szervezet érdekeit sértheti; − politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét; − elkerüli az összeférhetetlenség minden lehetséges formáját azáltal is, hogy elutasít minden ajándékot vagy juttatást, amely befolyásolja, vagy befolyásolhatja függetlenségét és feddhetetlenségét; − elkerül minden olyan kapcsolatot a vizsgált szervezet vezetésével és alkalmazottaival, valamint harmadik féllel, amely befolyásolhatja, vagy veszélyeztetheti függetlenségét; − nem használhatja fel hivatalos pozícióját magáncélra, és elkerüli az olyan kapcsolatokat, amelyek a korrupció veszélyét hordozzák magukban, vagy amelyek kétsé-

17

get ébreszthetnek objektivitásával és függetlenségével kapcsolatban. − Az ellenôr minden lényeges és jelentôs körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját szakmai vagy személyes érdeke, vagy harmadik fél érdeke. 4.2.7. A függetlenség vagy a tárgyilagosság csorbulása A függetlenség vagy a tárgyilagosság tényleges vagy látszólagos csorbulása esetén a részletes körülményeket az érintett felek tudomására kell hozni. 4.2.7.1 Szervezeti függetlenség csorbulása A szervezeti függetlenség csorbulásának veszélye esetén − pl. a tervezett emberi erôforrások elégtelensége, finanszírozás korlátozása − a belsô ellenôrzési vezetô a társaság elsô számú vezetôjével egyeztet a veszély elhárításának módjáról (erôforrás biztosítása, feladat szûkítése, esetleg lemondása). A jóváhagyott belsô ellenôrzési feladattervben foglaltakat érintô feladatszûkítést vagy lemondást — a társaság elsô számú vezetôjét támogató testület egyetértésével — jóváhagyásra a Felügyelô Bizottság elé kell terjeszteni. 4.2.7.2. A belsô ellenôrzési vezetô függetlenségének csorbulása A belsô ellenôrzési vezetô köteles jelezni a megbízónak, ha a megbízás olyan folyamat értékelésére vonatkozik, amely saját felelôsségi körébe tartozik. Kívülálló felügyelô kirendelésérôl a megbízó dönt. A vizsgált szervezetek számára végzendô tanácsadási vagy egyéb nem ellenôrzési tevékenység esetén a belsô ellenôrzési vezetô egyezteti a kockázatokat, a függetlenség és tárgyilagosság csorbulásának veszélyét a megbízóval, és együttesen döntenek a megbízással kapcsolatban, biztosítva, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. 4.2.7.3. Egyéni (belsô ellenôr) függetlenség csorbulása Az összeférhetetlenség akadályozhatja a belsô ellenôrt munkájának és feladatainak tárgyilagos végrehajtásában. Az összeférhetetlenség esetén a bizalmi pozícióban lévô belsô ellenôrnek a munkájával konkuráló szakmai vagy személyes érdekei vannak, melyek megnehezítik feladatai pártatlan végrehajtását. Az összeférhetetlenség akkor is fennáll, ha egyébként nem eredményez etikátlan, vagy szabályellenes eseményt. Az összeférhetetlenség olyan helytelen látszatot kelthet, amely csorbítja a belsô ellenôrbe, a belsô ellenôrzési tevékenységbe, és a szakmába vetett bizalmat. Amennyiben a belsô ellenôr bármely okból — pl. személyes összeférhetetlenség, hatókör korlátozása, az adatokhoz, személyekhez és eszközökhöz való hozzáférés beszûkülése — az egyéni objektivitás csorbulását

18


érzékeli, akkor ezen tényt jeleznie kell a vizsgálatvezetô és a szervezeti vezetôje felé, aki a vizsgált szervezeti egység vezetôjével egyeztet, megállapodik és intézkedik a veszély elhárításában. Amennyiben az ellenôr megbízása olyan folyamat értékelésére vonatkozik, amelyben korábban felelôs szerepe volt, azt a megbízójának (belsô ellenôrzési vezetônek, vizsgálatvezetônek) jeleznie kell. Az összeférhetetlenségrôl és a megbízás visszavonásáról a belsô ellenôrzési vezetô dönt. 4.3. A BELSÔ ELLENÔRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA A belsô ellenôrzés vezetôjének olyan eredményesen kell irányítania a belsô ellenôrzés tevékenységét, hogy az valóban értéket adjon a társaság munkájához a szervezet belsô ellenôrzési vezetôje irányítja. A belsô ellenôrzés objektív és szakszerû tevékenységével értéket teremt a szervezet (és tulajdonosai/érdekelt felek) számára, hozzájárul az irányítás, kockázatkezelés és a kontrollfolyamatok eredményességéhez és hatékonyságához. A belsô ellenôrzési vezetô a fenti elveket érvényesíti az ellenôrzési feladatok meghatározásában, a felsô vezetéssel és a vezetô testületekkel történô egyeztetésében, az erôforrás gazdálkodásban, a célkitûzések meghatározásában, a koordinációban és a felsô vezetés és vezetô testület számára történô beszámolás során. 4.3.1 Belsô ellenôri erôforrás gazdálkodás A humánerôforrás-gazdálkodással kapcsolatos folyamatokat úgy kell kialakítani, hogy azok összhangban legyenek a szervezet humánerôforrás-gazdálkodásra vonatkozó szabályzataival és a szervezeti szintû képzési tervvel. 4.3.1.1 A belsô ellenôri erôforrás-tervezése és kapacitás-felmérése Az erôforrások tervezésének célja annak meghatározása, hogy mekkora, illetve milyen humán- és tárgyi erôforrás szükséges ahhoz, hogy a belsô ellenôrzés megfelelô bizonyosságot tudjon nyújtani a társaság vezetôi számára a belsô kontrollrendszerek hatékony mûködésérôl. Az erôforrás-tervezés magában foglalja − a humán erôforrás mennyiségi és minôségi szükségletének elôrejelzését, − az erôforrás-biztosítás lehetséges módozatainak bemutatását, valamint − egyéb, specifikus tevékenységek tervezését jelenti (pl. képzési tervek). A kapacitás-felmérést a stratégiai ellenôrzési terv kialakítása után lehet elvégezni és végrehajtása során az

1. szám

elvégzendô munka mellett egyéb tényezôket is figyelembe kell venni. Ilyen egyéb tényezôk lehetnek pl. képességfejlesztés, tréningek (megszerezhetô-e a szükséges tudás képzések révén), illetve szabadságok tervezése (az adott idôben rendelkezésre áll-e a szükséges ellenôri kapacitás). A kapacitás-felmérést az éves ellenôrzési tervek elôrehaladásával, illetve esetleges módosulásával összhangban rendszeres idôközönként aktualizálni kell. A kapacitás-felmérés eredményeképpen a belsô ellenôrzési vezetô meg tudja határozni, hogy a rendelkezésére álló humán erôforrás elégséges-e a tervezett munka elvégzésére, vagy további erôforrásokat kell bevonnia. A belsô ellenôrzési vezetô felelôssége, hogy tájékoztatást adjon a társaság vezetôjének arról, ha a rendelkezésre álló kapacitás (engedélyezett létszám) nem elegendô a belsô ellenôrzési feladatok ellátására. A belsô ellenôrzési vezetô jogosult ideiglenes kapacitás kiegészítés vagy speciális szakértelem szükségessége esetén külsô szolgáltató bevonására javaslatot tenni a társaság vezetôjének. 4.3.1.2. Kiválasztási folyamat A kiválasztási eljárás célja, hogy biztosítsa a megfelelô kompetenciákkal rendelkezô munkaerô rendelkezésre állását. A kiválasztási folyamat során a társaság humánpolitikáért felelôs szervezeti egysége látja el a szükséges adminisztratív feladatokat (a toborzást, jelentkezést, a dokumentumok kezelését, az egyes fázisok eredményének rögzítését, stb.) valamint a belsô ellenôri munkakörre jellemzô ismeretek függvényében döntés-elôkészítô és támogató szerepet lát el. A belsô ellenôrzési vezetô feladata a szakmai döntések meghozatala, így − a kiválasztási kritériumok megfogalmazása (elvárt kompetenciák meghatározása, pl. az új ellenôröktôl megkövetelt szakmai tapasztalat, gyakorlat, a szükséges szakértelem, kommunikációs képességek és a jelentkezô motivációja az ellenôrzési pozícióra), − az értékelés módszereinek jóváhagyása, − a teszteket követôen a kiválasztási interjúk lefolytatása, − a felvételizôk szakmai értékelése és végül − a kiválasztási javaslattétel. A belsô ellenôrzési vezetô az eljárásba bevonhatja a belsô ellenôröket is. A megtervezett és következetesen alkalmazott kiválasztási folyamat biztosíthatja a megfelelô képzettséget és szakértelmet a belsô ellenôrzési csoporton belül. A belsô ellenôri munkakör betöltése történhet: − a társaság más szervezeti egységénél foglalkoztatott személy áthelyezésével/átvételével; − külsô felvétellel.

1. szám


A munkakör betöltésekor mindig az adott jogviszonyra vonatkozó jogszabályok az irányadók. A kiválasztási folyamatnál az összeférhetetlenségi szabályok betartására is kiemelt figyelmet kell fordítani. 4.3.1.3. Szakértelem és kellô szakmai gondosság A belsô ellenôröknek rendelkezniük kell az egyéni feladataik elvégzéséhez szükséges tudással, szakismerettel és egyéb képességekkel. A belsô ellenôrzésnek szervezeti szinten is birtokolnia kell, vagy el kell sajátítania a feladatai végrehajtásához szükséges tudást, szakismeretet és egyéb képességeket. A szakértelem alapvetôen kiterjed: = a belsô ellenôrzési szakma nemzetközi normáinak ismeretére, = a gazdasági társaságok mûködésére vonatkozó jogszabályok ismeretére, = az anya- és leányvállalatainak stratégiai és egyéb célkitûzéseinek ismeretére, = az anya- és leányvállalatai releváns folyamatainak ismeretére. A belsô ellenôrzési vezetô a rendelkezésre álló belsô ellenôri kapacitáson belül a belsô ellenôrök kiválasztásával, továbbképzésével gondoskodik arról, hogy az alapvetô ismereteket szervezeti szinten történô biztosításáról Belsô ellenôrök szakmai képesítése A belsô ellenôrök a szakmaiságukat megfelelô szakvizsgák és bizonyítványok megszerzésével és legalább kétéves szakmai gyakorlattal igazolják. A szakvizsgák és bizonyítványok megszerzésénél az alábbi képesítések vehetôk figyelembe: a. jogász, közgazdász, okleveles közgazdász, gazdaságinformatikus, informatikus-közgazdász, igazgatásszervezô, okleveles igazgatásszervezô, b. olyan fôiskolai, vagy egyetemi végzettség, amely a könyvviteli szolgáltatást végzôk nyilvántartásba vételérôl szóló 93/2002. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti nyilvántartásba vételt lehetôvé teszi, c. más, olyan felsôfokú iskolai végzettséggel rendelkezik, amely nem az a) pontban meghatározott felsôfokú végzettség és emellett − okleveles pénzügyi revizori, − pénzügyi-számviteli szakellenôri, − okleveles könyvvizsgálói, − mérlegképes könyvelôi, − a Belsô Ellenôrök Nemzetközi Szervezetének okleveles belsô ellenôri (CIA), − az Information Systems Audit and Control Association (ISACA) − Nemzetközi Szervezetének okleveles informatikai rendszerellenôri (CISA), vagy − a belsô ellenôrnek a MÁV Zrt., illetve a MÁV SZK Zrt. által szervezet Belsô Ellenôri Alapképzéssel kell rendelkeznie.

19

A b. és c. pontban felsorolt végzettséggel rendelkezôk részére a Belsô Ellenôri Alapképzés ajánlott. Az alapképzést a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje rendeli meg megfelelô akkreditációval rendelkezô külsô szolgáltatótól. A belsô ellenôrzési alapképzésnek legalább az alábbiakra ki kell terjednie: − a belsô ellenôrzés rendszerének, szabályozási kereteinek, független belsô ellenôrzés normáinak és gyakorlatának, − a minôségirányítás és a belsô ellenôrzés kapcsolatának, kockázatelemzési és kockázatkezelési módszerekre, a „risk management” és a belsô ellenôrzés kapcsolatára, − az informatikai audit elméletének és folyamatainak − a belsô pénzügyi kontroll és annak folyamatai. Szakértelem a belsô ellenôrzési megbízatásokat ellátása során A belsô ellenôrzési tevékenységet az ellenôr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és legalább kétéves tapasztalat birtokában látja el. Ha a belsô ellenôr − olyan ellenôrzést végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal, vagy kezdeményezi megfelelô szakértô bevonását, − törekszik szakmai ismereteit, tevékenysége hatékonyságát és minôségét folyamatosan fejleszteni. A belsô ellenôrzési vezetô továbbképzés keretében gondoskodik arról, hogy a belsô ellenôrök megfelelô tudással rendelkezzenek a visszaélés kockázatainak értékeléséhez, és törekszik az informatikai szakértelem szervezeti szintû biztosítására. Az éves feladatterv elôterjesztésekor jelzi, ha a kockázat alapon meghatározott valamely ellenôrzési feladathoz a szervezet nem rendelkezik megfelelô szakértelemmel, és javaslatot tesz a szakértelem hiányának kiküszöbölésére. A kijelölt vizsgálatvezetô a megbízás elfogadásakor kellô szakértelem hiánya esetét jelzi belsô ellenôrzési vezetônek, aki intézkedik a vezetô testület felé szakértô bevonására, illetve dönt a megbízás visszautasításáról. Nem lehet vizsgálatvezetônek, illetve minôségbiztosítónak kijelölni azt a belsô ellenôrt, aki a szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, és a hiányzó szakmai gyakorlatot még nem szerezte meg. Kellô szakmai gondosság A megbízatásokat a belsô ellenôröknek szakértelemmel és kellô szakmai gondossággal kell végrehajtani. A belsô ellenôröknek rendelkezniük kell az egyéni feladataik elvégzéséhez szükséges tudással, szakismerettel és egyéb képességekkel.

20


A belsô ellenôrnek kellô szakmai gondossággal kell figyelembe venni − a megbízás céljainak eléréséhez szükséges munka mennyiségét; − a bizonyosságot adó eljárások tárgyának relatív összetettsége, fontossága és jelentôsége; − az irányítási, kockázatkezelési és kontroll folyamatok megfelelôségét és eredményességét − a jelentôs hibák, visszaélések és szabálytalanságok valószínûségét; − a vizsgálat költségét a várható haszonnal szemben. A kellô szakmai gondosság érvényesülése során a belsô ellenôrök részére a számítógépes rendszerekhez történô hozzáférést (lekérdezi jogosultsággal, illetve adatbázisok átadásával) biztosítani kell. A számítógépes rendszerekhez való hozzáférést a vizsgálatvezetô kezdeményezésére a belsô ellenôrzési vezetô kéri meg az illetékes rendszergazdától, illetve külsô szolgáltatótól történô adatkezelés, adatfeldolgozás esetén a külsô szolgáltató vezetôjétôl. A vizsgálatban résztvevôknek törekedniük kell a kockázatok széleskörû feltárására. Ugyanakkor a bizonyosságot adó eljárások önmagukban — még ha kellô szakmai gondossággal is történnek — nem garantálják minden jelentôs kockázat feltárását. 4.3.1.4. Folyamatos szakmai fejlôdés A belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének és a ellenôröknek folyamatos szakmai fejlôdés útján növelniük kell tudásukat, szakismereteiket és egyéb képességeiket. Belsô ellenôrzési vezetô szakmai fejlôdésének biztosítása A belsô ellenôrzési vezetô továbbképzés keretében gondoskodik arról, hogy a belsô ellenôrök megfelelô tudással rendelkezzenek a visszaélés kockázatainak értékeléséhez, és törekszik az informatikai szakértelem szervezeti szintû biztosítására. Az éves feladatterv elôterjesztésekor jelzi, ha a kockázat alapon meghatározott valamely ellenôrzési feladathoz a szervezet nem rendelkezik megfelelô szakértelemmel, és javaslatot tesz a szakértelem hiányának kiküszöbölésére. A belsô ellenôrök szakmai fejlôdésének biztosítása A belsô ellenôrzési vezetô a munkatársak folyamatos szakmai fejlôdésérôl - egyénekre lebontott - középtávú szakképzési terv készítésével és végrehajtásával gondoskodik. Az egyéni szakmai fejlesztés irányait a belsô ellenôrzési vezetô és az belsô ellenôr teljesítményértékelés során egyeztetve határozza meg. Iskolarendszerû, vagy iskolarendszeren kívüli külsô képzés éves képzési tervbe történô beépítése az egyéni fejlesztési programok keretében kezdeményezhetô. A belsô ellenôr részére a továbbképzéseket évente legalább 16 órában kell biztosítani.

1. szám

Az ellenôr folyamatos szakmai fejlôdését önképzéssel is köteles segíteni. A képzési tervek és a továbbképzések a társaság stratégiájához, belsô irányítási rendszeréhez, vagy a belsô ellenôrzési szakma normáinak változásához, illetve az aktuális tulajdonosi, testületi vagy menedzsment elvárásokhoz kapcsolódnak. 4.3.1.5. Helyettesítés A helyettesítési rend kialakításának célja a munka folytonosságának megôrzése adott munkaerô kiválása esetén. Ilyen eset lehet az ellenôrök szabadsága, betegsége vagy váratlan felmondása, mely esetekben egy ellenôr feladatait ideiglenesen más ellenôröknek kell elvégezniük. A helyettesítési rend ezzel összhangban meghatározza, hogy egyes munkakörök között, illetve azonos munkakörökön belül milyen helyettesíthetôség van. A helyettesítési rend kialakításáért és naprakészen tartásáért a belsô ellenôrzési vezetô felelôs. Tényleges helyettesítés bekövetkezésekor pedig arra kell fokozott figyelmet fordítani, hogy az ellenôrzési munka végzése során a négy szem elve és a jóváhagyási / minôségértékelési / felülvizsgálati eljárások sértetlenek maradjanak. 4.3.1.6. Információk megosztása a belsô ellenôrök között, kapcsolattarás a könyvvizsgálóval és egyéb ellenôrzésre jogosult szervezetekkel A belsô ellenôröknek a szervezet irányelveivel és egyéb vonatkozó szabályzatokkal vagy más követelményekkel, ideértve az üzleti titok és az adatvédelmi és a minôsített adatok védelmére vonatkozó elôírásokat is meg kell tartani, ugyanakkor a tevékenység végrehajtásához szükséges mértékben az információ áramlást biztosítani kell, illetve a hatékony erôforrás felhasználáshoz a belsô ellenôröknek együtt kell mûködniük egymással, a vezetéssel és a külsô ellenôrzô szervekkel. Koordináció a társaság belsô ellenôrei között A társaságon belül a belsô ellenôrök közötti információk megosztása keretében a belsô ellenôrzési vezetô gondoskodik arról, hogy a megbízások teljesítéséhez szükséges információk a közös könyvtárban elérhetôek legyenek. A vizsgálatvezetôk feladata — a belsô ellenôrök közremûködésével - az adott vizsgálathoz szükséges információk összegyûjtése, a közös könyvtárban történô elhelyezése, figyelembe véve az adatvédelmi elôírásokat. Koordináció az anyavállalat és leányvállalatok belsô ellenôrei között Az anyavállalat és a leányvállalatai között a belsô ellenôri szervezetek (belsô ellenôrök) munkájának összehangolása, a belsô ellenôrzési tevékenység koordinálása — a megfelelô lefedettség és a párhuzamos munkavégzés minimalizálása érdekében — az éves vizsgálati program keretében az anyavállalat belsô el-

1. szám


lenôrzési szervezete vezetôjének a feladata. A közös vizsgálatok koordinálása, a szükséges információk biztosítása a vizsgálatvezetô feladata. Kapcsolattartás a könyvvizsgálóval, könyvvizsgálatot végzô szervezettel A belsô ellenôrzés részére tevékenységük során biztosítani kell az illetékes könyvvizsgálóval az együttmûködést és szakmai kapcsolattartást, illetve annak lehetôségét. Az együttmûködés során figyelembe kell venni az ellenôrzési tervek, vizsgálati programok kialakításakor a könyvvizsgáló észrevételeit, az éves beszámoló ellenôrzése során folyamatosan egyeztetni kell a könyvvizsgálóval, biztosítani kell az ellenôrzési megállapítások hozzáférhetôségét a könyvvizsgálók számára. Kapcsolattartás egyéb ellenôrzésre jogosult szervezetekkel A társaságon belül és - igény szerint - leányvállalatoknál, illetve annak meghatározott részénél független belsô ellenôrzés feladata az ellenôrzést végzô hatósági ellenôrzô szervezettel a megfelelô kapcsolattartás, tevékenységük támogatása (helyismerettel, munkatársakkal való kapcsolatfelvétellel, a realizálás segítésével, stb.). Külsô és belsô kapcsolattartás egyéb kérdései az MSZSZ/SZMSZ-ben, illetve a munkaköri leírásokban kerültek szabályozásra. 4.3.2 Külsô szolgáltató bevonása A MÁV Zrt. és leányvállalatainál a belsô ellenôrzési tevékenységet alapvetôen külsô szolgáltató igénybevétele nélkül a MÁV Zrt. és leányvállalatainak belsô ellenôri szervezetei (függetlenített belsô ellenôrök) látják el.

21

− A MÁV Zrt. leányvállalata nem rendelkezik belsô ellenôrzési egységgel, illetve belsô ellenôrrel, mivel önálló belsô ellenôrzési egység kiépítése, vagy belsô ellenôr teljes munkaidôben történô foglalkoztatása nem lenne gazdaságos. A külsô szolgáltatónak munkája során be kell tartania a vonatkozó jogszabályi elôírásokat, a kapcsolódó nemzetközi és hazai ellenôrzési standardokat, illetve „A belsô ellenôrökre vonatkozó etikai kódex” elôírásait és meg kell felelnie az adott szervezet belsô ellenôrzési kézikönyvében foglalt elvárásoknak. A munka elvárt eredményessége szempontjából nagyon fontos, hogy a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje, illetve ennek hiányában a társaság vezetôje kellô alapossággal járjon el a külsô szolgáltató bevonásakor, a végrehajtandó feladatok szempontjából megfelelô gyakorlatot szerzett és tapasztalt szolgáltatóval szerzôdjön, aki lehetôleg belsô ellenôr is egyben. Éppen ezért, ha külsô szolgáltató munkáját szándékoznak igénybe venni, a megállapodás megkötése elôtt meg kell vizsgálni, és értékelni kell a külsô szolgáltató kompetenciáját, függetlenségét és tárgyilagosságát a teljesítendô feladatok tekintetében, valamint figyelemmel kell lenni az alábbiakra: − a megbízás teljesítéséhez szükséges szaktudás, gyakorlat és egyéb ismeretek rendelkezésre állása; − a külsô szolgáltató esetleges vagyoni érdekeltsége a szervezettel kapcsolatban; − a külsô szolgáltató esetleges személyes vagy szakmai kapcsolatai a felsô vezetéssel vagy a szervezet más tagjával; − a külsô szolgáltató esetleges múltbeli kapcsolatai a szervezettel, vagy a vizsgált tevékenységgel; − a külsô szolgáltató egyéb, a szervezet számára nyújtott, folyamatban lévô szolgáltatásai.

4.3.2.1 A külsô szolgáltató bevonásának feltételei Amennyiben a MÁV Zrt.-nél, illetve leányvállalatánál − a belsô ellenôrzési alapszabályban foglaltak szerint − a belsô ellenôrzési tevékenységet külsô szolgáltató bevonásával látják el, az erre vonatkozó megállapodásban rendelkezni kell a belsô ellenôrzési vezetôi feladatok és kötelezettségek ellátásának módjáról. A külsô szolgáltató bevonásának − az arra irányuló felmérés elvégzését követôen − az alábbi indokai lehetnek: − A belsô ellenôrzési tevékenység ellátásába külsô szolgáltató bevonása ideiglenesen kiegészítô jelleggel (pl. hosszabb táppénz esetén) történik − A belsô ellenôrzési vezetô jogosult külsô szakértô bevonására javaslatot tenni a társaság vezetôjének, amennyiben a meglévô belsô ellenôrzési erôforrások nem megfelelôek az elvégzendô feladatok jellegéhez képest (speciális szakértelmet igénylô ellenôrzések: pl. IT ellenôrzés, környezetvédelmi ellenôrzés, adózás, szakfordítások, közbeszerzési szakértelem szükségessége, FIDIC ellenôr, stb.)

Ezen kívül szükséges, hogy a külsô szolgáltató képviseletében belsô ellenôrzési tevékenységet végezni kívánó személy a megfelelô szakmai végzettséggel rendelkezzen. Amennyiben a külsô szolgáltató bevonásával megvalósítandó belsô ellenôrzési tevékenység a külsô szolgáltató, illetve munkatársainak (nemzet)biztonsági ellenôrzését (pl. az erkölcsi bizonyítvány meglétét), a belsô ellenôrzési vezetônek a külsô szolgáltató bevonására tett javaslata kapcsán figyelembe kell vennie a fenti kötelezettségek teljesítése által okozott többletterheket, a kötelezettségek teljesítéséhez szükséges határidôket és a javaslatát ezen szempontok figyelembe vételével kell megtennie a társaság vezetôje felé. Ezen kötelezettség(ek)et a külsô szolgáltató szerzôdésébe is bele kell foglalni. A külsô szolgáltató munkájának felülvizsgálata esetén a belsô ellenôrzési vezetônek vagy — amennyiben a belsô ellenôrzési vezetôi feladatokat a külsô szolgáltató látja el — a társaság vezetôjének értékelnie kell az elvégzett munkát.

22


1. szám

4.3.2.2. A külsô szolgáltatóval kötött megállapodás elemei

− a rendszeres idôközönként (legalább 5 évente) végzett külsô minôségértékelés;

Külsô szolgáltató igénybevétele esetén írásbeli szolgáltatói megállapodást kell kötni, mely megállapodások formája megbízási vagy vállalkozási szerzôdés lehet attól függôen, hogy milyen céllal kötik a megállapodást. Külsô szolgáltató lehet magánszemély vagy jogi személy, akinek a hozzáértésérôl, felkészültségérôl a társaság vezetôjének kötelessége meggyôzôdni.

A teljesítményértékelés a szervezet stratégiai céljainak elérését támogató, a humánerôforrás-menedzsment részét képezô eszköz, melynek lényegi eleme, hogy horizontális és vertikális kommunikáció segítségével folyamatos visszajelzést és ezáltal fejlôdést biztosít mind az egyén, mind a szervezet számára. A teljesítményértékelés szoros összefüggésben van más humánerôforrás-rendszerekkel, mint a javadalmazással, a képzéssel, a karrierfejlesztéssel, utódlással.

A szerzôdésben rögzíteni kell, hogy: − a külsô szolgáltató a vonatkozó hazai és nemzetközi jogszabályok, valamint belsô ellenôrzési standardok, szakmai, etikai normák szerint látja el ellenôrzési feladatait; − a külsô szolgáltató az adott megbízó szervezet által kialakított belsô ellenôrzési kézikönyveket és módszertani leírásokat, valamint a nemzetközi, hazai belsô ellenôrzési standardok és a nemzetközi legjobb gyakorlat követelményeit is maradéktalanul alkalmazni köteles. Részletesen meg kell határozni: − a teljesítendô szolgáltatásokat (beleértve a munka célját és hatókörét); − azokat a kérdéseket, melyeket a megbízatással kapcsolatos tájékoztatásoknak tartalmazniuk kell; − az irányadó jogszabályokat, amelyek figyelembevételével kell a tevékenységet végezni; − a megfelelô nyilvántartásokhoz és fizikai eszközökhöz való hozzáférést, az alkalmazottakkal való kapcsolattartást; − a megbízással kapcsolatos munkalapok, elkészült jelentések, munkaanyagok, stb. tulajdonjogát és letétbe helyezését, illetve szükség szerint a szerzôi jogokra vonatkozó elôírásokat; − a tevékenységek ütemezését, a feladatok elvégzésének határidejét; − kapcsolattartás módját; − az együttmûködés rendjét: a megbízó szervezet által a külsô szolgáltató rendelkezésére bocsátott/bocsátandó dokumentumok felsorolását, az információk átadására és felhasználására vonatkozó elôírásokat; − a külsô szolgáltató által készített vizsgálati program, jelentés átadását a megbízó részére (kinek, mikor, hány példányban); − az elkészült dokumentumok egyeztetésének, észrevételezésének rendjét; − az adatvédelemrôl szóló rendelkezéseket és azok betartásának kötelezettségét, a titoktartásra vonatkozó elvárásokat; − a díjazás mértékét és ütemezését. 4.3.3 Belsô ellenôrzési tevékenység értékelése A belsô ellenôrzési tevékenységet értékelô eljárások módszerei/eszközei elsôsorban a következôk lehetnek: − az (egyéni) teljesítményértékelése (év végén); − a rendszeres idôközönként (általában évente egyszer, az éves vizsgálati jelentés elkészítésével párhuzamosan) végzett önértékelés (szervezeti szintû értékelés);

A belsô ellenôrzési vezetô feladata megfelelô teljesítményértékelési folyamat kialakítása és mûködtetése a belsô szervezeten belül. A megfelelôen kialakított teljesítményértékelés visszajelzést ad a belsô ellenôrzés és a belsô ellenôrök hatékonyságáról és eredményességérôl, alapja a személyes és csoportszintû fejlesztési terveknek, illetve alapja lehet az elôléptetésnek és a javadalmazás változtatásának. A belsô ellenôrzési vezetô felel a belsô ellenôrzés teljesítményének értékeléséért és nyomon követéséért, illetve a megfelelô mûködés helyreállításához szükséges lépések megtételéért, amennyiben szükséges. 4.3.3.1. A belsô ellenôr (egyéni) teljesítményének értékelése A belsô ellenôrök teljesítményét évente átfogó értékelés keretében kell értékelni, az elvégzett ellenôrzések után tett és visszajelzések alapján. Az értékelés során a tényleges teljesítményt össze kell vetni a munkaköri leírásokban és éves tervekben megfogalmazott elvárásokkal. Az értékelést elôzetesen megfogalmazott és kommunikált értékelési kategóriák szerint, a teljesítmények objektív mérése alapján kell elvégezni és a folyamatot megfelelôen dokumentálni kell. A teljesítményértékelési kategóriákat úgy kell kialakítani, hogy azok az ellenôrzés megfelelô végrehajtása szempontjából kritikus területeket kell, hogy lefedjenek, pl. ellenôrzések végrehajtása, kommunikáció, kapcsolattartás, képesség, készség, határidôk betartása. A belsô ellenôrök egyéni teljesítményének értékelése a vizsgálati jelentésben tett megállapítások száma, a megállapítások minôsége alapján kerül értékelésre. Az értékeléshez a vizsgálati jelentésre tett észrevételeket is figyelembe kell venni. Az egyes megállapítások és az észrevételek kapcsolata alapján az értékelések lehetnek: 1. Megfelelô a megállapítás, ha a megállapítással a véleményezôk egyetértenek. (A kisebb hibákat (helyesírási hibák, értelmezést el nem ellehetetlenítô mondattani hibák) értékelésnél nem kell figyelembe venni. 2. Pontosítást igénylô a megállapítás, ha módosítás tartalmi, de annak nincs jelentôs hatása. 3. Jelentôs módosítást igénylô a megállapítás, ha módosítás hatása annak ellenére jelentôs, hogy vizsgálati

1. szám


szakaszban a belsô ellenôr a rendelkezésre bocsátott információk, dokumentumok alapján helytelen következtetést tett. 4. Nem helytálló megállapítás, ha a megállapítás megalapozatlanság oka folytán törlésre kerül. 5. Vitatott a megállapítás, ha a belsô ellenôr és az ellenôrök között (pl. jogszabály) értelmezési különbségek miatt az észrevételek egyeztetése után is véleményeltérés van. A belsô ellenôrök egyéni teljesítményének értékelését az egyes vizsgálatokat követôen dokumentálni kell 8.sz. iratminta szerint. 4.3.3.2. A belsô ellenôrzés szervezeti szintû teljesítményének értékelése Az egyes ellenôrök teljesítményének mérése mellett a belsô ellenôrzési vezetô feladata a belsô ellenôrzési szervezet teljesítményének mérése is, melynek eredményét be is kell mutatnia az éves vizsgálati jelentésben. A belsô ellenôrzési szervezeti szintû teljesítményének értékelésekor arról kell információt adni, hogy − az ellenôrzött szervezetek/folyamatgazdák mennyire fogadták el a belsô ellenôrzés megállapításait, − hatékony-e és eredményes-e a belsô ellenôrzés mûködése − képes-e a belsô ellenôrzési szervezet bizonyossággal szolgálni a szervezet vezetése, a vezetôi testület és a Felügyelô Bizottság felé, illetve milyen tényezôk akadályozzák ennek végrehajtásában. Az elôzôeken túl célszerû azonosítani a belsô ellenôrzési vezetônek a belsô ellenôrzési teljesítményének javítására vonatkozó lehetôségeket is. 4.3.3.3. A teljesítményértékelése KTM mérôszámokkal A teljesítményértékelés alapvetôen kulcsfontosságú teljesítménymutatók alkalmazásával történik. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) olyan teljesítmény-mérôszámok, amelyek lehetôvé teszik a belsô ellenôrzési vezetô számára, hogy mennyiségi méréseket végezzen, és a belsô ellenôrzés teljesítményét erre alapozva értékelje. A teljesítménymutatók elemzése, pl. felhasznált munkaidô (napok), elfogadott javaslatok száma, az ellenôrzési terv végrehajtása, stb. segíti a belsô ellenôrzési vezetôt abban, hogy összehasonlítást végezzen a belsô ellenôrzés adott idôszakra vonatkozó teljesítményével kapcsolatosan, és azonosítsa azon területeket, ahol fejlôdésre van szükség. A KTM-eket az éves ellenôrzési tervben meghatározott alapvetô információk és az ellenôrzési nyilvántartásban szereplô ellenôrzési információk felhasználásával lehet kiszámolni. A teljesítményértékeléshez a vizsgálatvezetônek a vizsgálat lezárását követôen értékelnie kell az adott vizsgá-

23

latra vonatkozóan a KTM mutatókat, annak érdekében, hogy azokból az egyes végrehajtott ellenôrzésekkel kapcsolatosan, hogy azokból a belsô ellenôrzési vezetô ki tudja számolni a KTM-eket. A belsô ellenôrzés által használt KTM-ek listája a 9.sz. iratminta tartalmazza. 4.3.3.4. Önértékelés A belsô ellenôrzési szervezet vezetôje által készített éves beszámolóban önértékeléssel be kell mutatni a belsô ellenôrzési szervezet által végzett tevékenységet, melyben − értékelni kell az éves ellenôrzési tervben foglaltak végrehajtását, − számot kell adni a vizsgálatokat elôsegítô és akadályozó tényezôkrôl, − tájékoztatást kell adni a tanácsadási tevékenységrôl. Az önértékelést minimum egyszer kell elvégezni. Amennyiben a belsô ellenôrzési vezetô szükségesnek látja, ennél gyakrabban is végezhet önértékelést. Tekintve, hogy az önértékelés egyfajta teljesítményértékelésnek is tekinthetô a belsô ellenôrzés éves munkájáról, így annak elkészítéséhez a belsô ellenôrzési vezetô felhasználhatja az ellenôrzött területtôl, szervezeti egységtôl érkezô visszajelzéseket és véleményeket, továbbá a minôségbiztosítási dokumentumokat), azok eredményeit, illetve szükség szerint a teljesítményértékelés egyéb munkaanyagait (pl. a kulcsfontosságú teljesítménymutatók alakulását, az ellenôrzések nyilvántartását — az átlagos idôráfordítások elemzésére). Az éves önértékelés tartalmazza a munkatársak képzésének és fejlesztésének értékelését is. 4.3.3.5. Külsô minôségértékelés Külsô értékelések A belsô ellenôrzési funkció mûködését független külsô szakértôvel is értékeltetni kell. Az IIA Normák szerint külsô értékeléseket öt évente legalább egyszer el kell végeztetni egy szervezeten kívüli képesített, független értékelô személlyel vagy csoporttal. A külsô értékelés ötévenként történik. A gyakoribb külsô értékelés szükségességét a társaság elsô számú vezetôje, az elsô számú vezetôt támogató testület, a társaság Felügyelô Bizottsága, vagy a belsô ellenôrzés vezetôje kezdeményezheti. A belsô ellenôrzési tevékenység külsô minôségértékelését úgy kell elvégezni, hogy ennek alapján a belsô ellenôrzési tevékenység és a Belsô Ellenôrök Nemzetközi Szervezet Standardjainak és Gyakorlati Útmutatóinak összhangjáról véleményt lehessen alkotni. A belsô ellenôrzési tevékenység értékelése mellett a

24


külsô minôségértékelésnek lehetôség szerint fejlesztési javaslatokat is tartalmaznia kell, melynek célja az ellenôrzési tevékenység eredményesebb és hatékonyabb végzésének elôsegítése. Ezek a külsô minôségértékelések különösen értékesek lehetnek a belsô ellenôrzési vezetô, valamint a belsô ellenôrök számára. A külsô minôségértékelést végzôkkel szembeni követelmények: − függetlennek kell lenniük a szervezettôl és a vizsgált belsô ellenôrzési tevékenységtôl. A minôségértékelést végzô csoportnak olyan személyekbôl kell állnia, akik szakmailag kompetensek a belsô ellenôrzés és a külsô minôségértékelés terén egyaránt. − az értékelendô szervezettel és annak alkalmazottaival kapcsolatosan minden kötelezettségtôl, érdekeltségtôl mentesnek kell lenniük. A szervezet más szervezeti egységeinél dolgozó személyek nem tekinthetôk függetlennek a külsô értékelés szempontjából. − kiválasztáskor figyelembe kell venni az értékelô valós vagy látszólagos összeférhetetlenségét, amely a szervezettel vagy annak belsô ellenôrzési tevékenységével meglévô jelenlegi vagy múltbeli kapcsolatainak tulajdoníthatóan alakulhat ki. − a feddhetetlenség elvének értelmében az értékelést végzô csapatnak becsületesnek és pártatlannak kell lennie. A titoktartási követelményeket be kell tartaniuk. A szolgáltatásokat és a közösség bizalmát nem szabad személyes nyereségnek vagy elônyöknek alárendelni. Az objektivitás elve pártatlan, az ítéletalkotás szempontjából becsületes hozzáállásra, valamint az összeférhetetlenségek elkerülésére kötelez. − jól kell ismerniük a nemzetközi és hazai standardokat, jártasaknak kell lenniük a legjobb szakmai gyakorlatok (best practices) terén, továbbá legalább három év friss vezetôi szintû tapasztalattal kell rendelkezniük a belsô ellenôrzés gyakorlatában. − olyan képzett ellenôrzési szakembereknek kell lenniük, mint pl. például a belsô ellenôrzés területén releváns gyakorlattal rendelkezô közgazdászok, jogászok, CIA vagy CISA okleveles ellenôrök, akik IIA minôségbiztosítási ellenôrök, egyéb kompetens ellenôrök, tanácsadók, külsô ellenôrök vagy egyéb, a belsô ellenôrzés szakmájában dolgozó külsô szolgáltatók. − az információs technológiák terén szakmai tapasztalattal kell rendelkezniük. Más területek szakértôi is segíthetik a külsô értékelést végzô csapat munkáját, pl. a statisztikai mintavétel terén képzett személyek is részt vehetnek az értékelés bizonyos részeiben. A külsô minôségértékelésnek kell megfelelnie: − az IIA Normáknak; − a belsô ellenôrökre vonatkozó etikai kódexnek; − a belsô ellenôrzési Alapszabálynak; − belsô szabályzatainak, eljárásainak, gyakorlatainak; − az alkalmazandó jogszabályoknak és szabályozási követelményeknek; − a szervezet felsô vezetése által a belsô ellenôrzési tevékenységgel szemben megfogalmazott elvárásoknak; − a belsô ellenôrzési tevékenység során alkalmazott eszközök, módszerek és legjobb gyakorlatoknak.

1. szám

Tájékoztatás az eredményekrôl A külsô minôségértékelés elôzetes eredményeit az értékelés folyamán és végén meg kell beszélni a belsô ellenôrzési vezetôvel. A végsô eredményeket közölni kell a belsô ellenôrzési vezetôvel, valamint a szervezet vezetôjével. A belsô ellenôrzési vezetô a külsô minôségértékelés eredményeirôl a Felügyelô Bizottságot is tájékoztatja. A tájékoztatásnak a következôket kell tartalmaznia: − a független strukturált értékelési folyamat alapján megfogalmazott véleményt a belsô ellenôrzési tevékenység standardoknak való megfelelést vagy meg nem felelést. − az értékelés alatt megfigyelt, mind pedig a tevékenységben esetleg használható legjobb gyakorlat alkalmazásának felmérését és értékelését. − a fejlesztési javaslatokat, ahol ez lehetséges. − a belsô ellenôrzési vezetô − végrehajtási határidôket is tartalmazó - intézkedései tervét. A külsô értékelés a társaság által kötelezôen választott könyvvizsgálójával (könyvvizsgáló társasággal) kötött szerzôdés keretében is megvalósítható, amennyiben megfelel a külsô értékeléssel szembeni fenti követelményeknek. 4.4 A BELSÔ ELLENÔRZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE Az ellenôrzési munka megtervezéséhez a belsô ellenôrzési vezetô kockázatelemzés alapján — középtávú (stratégiai) ellenôrzési tervet és éves ellenôrzési tervet készít, amelyeket a társaság elsô számú vezetôje hagy jóvá. 4.4.1 A tervezés alapelvei Az ellenôrzés tervezési folyamat során a következô kulcsfontosságú alapelveket kell követni: 1. A tervezést folyamatokra és az azokban rejlô kockázatokra kell alapozni. Az ellenôrzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a belsô ellenôrzés vezetôje a folyamat alapú kockázatelemzés eredményeit felhasználva jár el. 2. A tervezésnek a jövôbe kell tekintenie. A középtávú ellenôrzési tervnek legalább három évet kell lefednie. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi idôpontra kell tervezni. 3. A tervezésnek folyamatosnak kell lennie. A tervezés folyamatában mindvégig célszerû betartani a gördülô tervezés elvét, a középtávú ellenôrzési tervet szükség szerint kell 4. a következô évre vonatkozó éves ellenôrzési tervet. 5. A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie. Az ellenôrzések tervezésének a szervezetre ható változásokhoz igazodnia kell, a szervezeti kockázati struktúrát évente értékelni kell. Elôfordulhat, hogy azok a területek, amelyek egy adott idôpontban jelentôs kockázatúnak minôsültek, a továbbiakban már nem lesznek azok és fordítva. Ezért a szervezet kockázati struktúráját évente értékelni, és a középtávú ellenôrzési terveket ennek megfelelôen módosítani kell.

1. szám


6. A tervezés során lehetôség szerint figyelembe kell venni a szervezetet irányító ellenôrzésekre vonatkozó kezdeményezéseit is. 4.4.2. A tervezés elôkészítése A tervezés elôkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelôzô elôkészítô lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést is. A kockázatelemzést megelôzô elôkészítés során a belsô ellenôrzés: − elemzi a külsô és belsô kontrollkörnyezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenôrzési tervezés során figyelembe veendô változásokat; − értelmezi a szervezet célkitûzéseit, beleértve a belsô ellenôrzés céljait is; − azonosítja a folyamatokat, illetve az adott folyamat irányításáért, mûködtetésért felelôs személyeket, azaz a folyamatgazdákat és a vezetôkkel egyeztet az egyes folyamatok − a szervezet célkitûzéseihez viszonyított − fontosságáról; − megvitatja a vezetôkkel, mit várnak el a belsô ellenôrzéstôl; − a vezetôkkel közösen meghatározza a belsô ellenôrzési fókuszt. A tervezés elôkészítési folyamatát a belsô ellenôrzési vezetô irányítja, a belsô ellenôrök pedig aktív közremûködésükkel segítik a munkáját. 4.4.2.1. Általános felmérés Az általános felmérés részeként a társaság, illetve Leányvállalatainak külsô és belsô kontrollkörnyezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belsô ellenôrzés összegyûjti és elemzi a szervezetek mûködési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat is. A környezet változásának elsôdleges forrásai: − hazai és európai uniós jogszabályi változások; − gazdasági-politikai környezet változása; − a szervezet stratégiájának, célkitûzéseinek, rövid- és hosszú távú feladattervének változása; − belsô szervezeti változások; − belsô eljárások, ellenôrzési nyomvonalak, kézikönyvek változása − az európai uniós támogatások igénybevételével megvalósított programok/projektek finanszírozásával, és megvalósításával összefüggô változások (stratégiai vagy operatív célkitûzésekben, a támogatandó célterületek prioritásaiban, forrásfelhasználásban, stb.) Az az általános felmérés nem azt jelenti, hogy a belsô ellenôrzési szervezet a belsô kontrollkörnyezetérôl folyamatosan szerzi be a naprakész információkat. Ennek az a célja, hogy munkájához megismerje annak a területnek a legfôbb jellegzetességeit, amit majd a tervezéskor az ellenôrzési feladatok közé vagy a konkrét belsô ellenôrzés során az elvégezendô feladatai közé

25

kell besorolnia, illetve a konkrét belsô ellenôrzésnél vizsgálnia kell. 4.4.2.2 A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása A belsô ellenôrzés a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása során a szervezet mûködési folyamataira koncentrál. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítását, valamint a folyamatok fontosságának elemzését lehetôleg a szervezet vezetésével közösen kell elvégezni. A vezetôk bevonása történhet vezetôi interjúk, munkamegbeszélések keretében, illetve az elkészült folyamatlista a vezetés részére észrevételezésre történô megküldésével is. A folyamatgazdák által kialakított ellenôrzési nyomvonalak segítenek a szervezet folyamatainak azonosításában, megértésében. Ez azonban nem a folyamatok relatív kockázatosságáról szóló vita, hanem egy módszer a kockázatelemzés idôpontjában, a legfontosabb folyamatok meghatározására. Az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végeredményének kialakításához. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása eredményeképpen egy folyamatlistát kell készíteni. A szervezet folyamatait fôfolyamatok mentén kell csoportosítani (pl.: Humánerôforrás-gazdálkodás), amelyek rész-/alfolyamatokra oszthatók. A folyamatlistán a fô-/rész/alfolyamatok folyamatgazdáit azonosítani kell. Az ellenôrzési nyomvonal és a mûködési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenôrzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a mûködési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott szervezetnél, illetve szervezeti egységnél. 4.4.2.3. A belsô ellenôrzési fókusz kialakítása A belsô ellenôrzési fókusz a belsô ellenôröknek és a társaság vezetôjének azon közös nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belsô ellenôrzésnek elsôsorban mely területekre kell irányítania erôforrásait. A belsô ellenôrzési fókusznak a szervezet vezetôivel a kockázatelemzéshez lefolytatott interjúkon, vagy egyéb munkaértekezleteken, munkamegbeszéléseken történô közös kialakítása a tervezés elôkészítési folyamat egyik legfontosabb lépése. A belsô ellenôrzési fókusz a belsô ellenôrzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenôrzött tevékenységek és egységek közötti erôforrás-allokáció meghatározásában, azaz a belsô ellenôrzéssel szemben támasztott vezetôi elvárások azonosításában. A belsô ellenôrzési fókuszt a szervezet célkitûzéseinek és a szervezet vezetôinek belsô ellenôrzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembe vételével kell kialakítani.

26


A szervezet célkitûzéseinek feltárása során a belsô ellenôrzésnek a társaság vezetôivel meg kell vitatnia és értelmeznie kell a szervezet(ek) stratégiai idôtávú és rövidtávú, éves célkitûzéseit annak érdekében, hogy ellenôrzési erôforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. A célkitûzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezôket szintén meg kell vitatni a szervezet vezetôivel. A vezetôk elvárásai alatt annak meghatározása értendô, hogy a vezetôk milyen kérdésköröket, feladatokat illetôen számítanak a belsô ellenôrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetôknek lehetnek speciális elvárásai a belsô ellenôrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a vezetôk egyes, a szervezet mûködésével kapcsolatos fôbb elgondolásaiból adódnak. Ezeket az elvárásokat az éves ellenôrzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. A belsô ellenôrzési fókuszt az elfogadott szervezeti célkitûzések és egyeztetett vezetôi elvárások alapján a belsô ellenôrzésnek és a szervezeti vezetôknek közösen kell kialakítania. A belsô ellenôrzési fókusz megadja azokat a fôbb elemeket, amelyek mentén az ellenôrök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belsô ellenôrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog. 4.4.3. Kockázatelemzés A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze, rangsorolja és dokumentálja a szervezet folyamataiban és fôbb szervezeti egységeinél létezô kockázatokat. A kockázatelemzés az elsô lépés ahhoz, hogy az éves ellenôrzési tevékenységet a társaság vezetôivel egyetértésben meghatározott belsô ellenôrzési fókusszal összehangolják. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belsô ellenôrzési tevékenységek (konkrét ellenôrzések) elôkészítéséhez is. A kockázatelemzést a belsô ellenôrzési vezetô irányítja, aki a belsô ellenôröket szükség szerint bevonja a munkába és informálja ôket minden egyes lépésrôl. A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell a kockázatkezelés folyamatainak hatékonyságát, és hozzá kell járulnia azok javításához. A MÁV Zrt. és leányvállalatai esetében a kockázatkezeléssel összefüggô feladat- felelôsségi és hatáskörö-

ket a mindenkor hatályos MSZSZ/SZMSZ tartalmazza. A Kockázatkezeléssel összefüggô szabályozások (pl. Kockázatkezelési Irányelvek és a Kockázatkezelési utasítás) kidolgozása, alkalmazása a vezetés rendszeres tevékenysége. A belsô ellenôr a szervezet(i egységek) kockázatértékelésének megfelelôségét tekinti át, együttmûködve a folyamatgazdával, és felhasználva a korábbi ellenôrzések megállapításait, valamint a tanácsadói tevékenysége során szerzett ismereteket.

1. szám

A kockázatok elemzésnél alkalmazott minôsítésének négy érték megadására van lehetôség, melyek az alábbiak: 1. Enyhített: Alapvetôen abból kell kiindulni, hogy akkor enyhített egy kockázat, ha a ráirányuló ellenôrzés megfelelô. 2. Mérsékelten enyhített: Alapvetôen a kiindulási helyzet az, hogy akkor enyhített mérsékelten egy kockázat, ha a ráirányuló ellenôrzés részben megfelelô. 3. Alig enyhített: Alap esetben akkor lehet beszélni alig enyhített kockázatról, ha a ráirányuló ellenôrzés hiányos. 4. Nem enyhített: Alapjában véve akkor nem enyhített egy kockázat, ha a ráirányuló ellenôrzés gyenge. 4.4.4. Stratégiai ellenôrzési terv A belsô ellenôrzési vezetô stratégiai ellenôrzési tervet készít, amely - összhangban a szervezet hosszú távú céljaival - meghatározza a belsô ellenôrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket a következô négy évre, és az alábbiakat tartalmazza: − a hosszú távú célkitûzéseket, stratégiai célokat; − a belsô kontrollrendszer általános értékelését; − a kockázati tényezôket és értékelésüket; − a belsô ellenôrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet; − a szükséges erôforrások felmérését elsôsorban a létszám, képzettség, tárgyi feltételek tekintetében; A stratégiai terv: − hosszú távra határozza meg a belsô ellenôrzés célját, valamint tevékenységének és fejlesztésének irányait; − segít abban, hogy a belsô ellenôrzés céljának megvalósítását ne a meglévô feltételek korlátozzák, hanem megtalálja annak a módját, hogy a célok eléréséhez szükséges feltételeket elôre átgondoltan megteremtse; − a rendelkezésre álló információk rendszerezése és a kockázatelemzés révén lehetôvé válik az erôforrások optimális tervezése és elosztása, illetve az ellenôrzési célkitûzések hatékonyabb meghatározása; − a stratégiai terv hozzájárul a belsô ellenôrzés − és általa a MÁV Zrt. és leányvállalatai − céljainak eléréséhez, eredményességéhez; − a stratégiai terv lehetôvé teszi a belsô ellenôrzés tevékenységének, céljának jobb megértését a társaság számára; − a stratégiai terv képezi az alapját az éves ellenôrzési tervnek. A stratégiai terv nem konkrét ellenôrzési feladatokat, hanem a belsô ellenôrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belsô ellenôrzés fejlesztésének irányára, prioritásaira vonatkozó összegzést tartalmaz. A belsô ellenôrzési vezetô kockázatelemzés alapján, összhangban szervezet hosszú távú céljaival, stratégiai tervet készít, amely meghatározza a belsô ellenôrzés irányait és súlypontjait, a feladat ellátáshoz szükséges erôforrásokat, valamint a belsô ellenôrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket. Az ellenôrzési célokat az adott szervezet céljaihoz igazítva kell meghatározni.

1. szám


A stratégiai tervet a belsô ellenôrzési vezetô készíti el és a társaság elsô számú vezetôje hagyja jóvá. A stratégiai terv 4 évre készül, a szervezet tevékenységi körét, sajátosságait és célkitûzéseit figyelembe véve. A stratégiai ellenôrzési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni. 4.4.5. Ellenôrzési terv A belsô ellenôrzési vezetô - összhangban a stratégiai ellenôrzési tervvel - összeállítja a tárgyévet követô évre vonatkozó éves ellenôrzési tervet. Az éves ellenôrzési tervnek a stratégiai ellenôrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belsô ellenôrzés rendelkezésére álló erôforrásokon kell alapulnia. Az elvégzett kockázatelemzés során magas kockázatúnak minôsített területekre az éves ellenôrzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehetô legrövidebb idôn belül ellenôrizni kell. 4.4.5.1. Az éves ellenôrzési terv Az éves ellenôrzési terv tartalmazza: − az ellenôrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását; − a tervezett ellenôrzések tárgyát; − az ellenôrzések célját; − az ellenôrizendô idôszakot; − a rendelkezésre álló és a szükséges ellenôrzési kapacitás meghatározását; − az ellenôrzések típusát; − az ellenôrzések tervezett ütemezését; − az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését; − a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást; − a soron kívüli ellenôrzésekre tervezett kapacitást; − a képzésekre tervezett kapacitást; − az egyéb tevékenységeket. Az éves ellenôrzési tervet a belsô ellenôrzési vezetô a társaság vezetôjének egyetértésével módosíthatja. Tanácsadó tevékenységet, illetve soron kívüli ellenôrzést a társaságvezetôje, illetve a belsô ellenôrzési vezetô kezdeményezésére lehet végezni. 4.4.5.2. Középtávú ellenôrzési terv

27

A belsô ellenôrzési szervezet éves és középtávú ellenôrzési tervének elkészítését megelôzôen a társaság MSZSZ/SZMSZ-ében a kockázatkezelési feladatokat ellátó szervezeti egység(ek)tôl informálódik a kockázati tényezôkrôl, azok bekövetkezésének valószínûségérôl és hatásaikról, majd elemzés alapján a stratégiai célkitûzésekkel összhangban állítja össze az ellenôrzési tervet és az egyes ellenôrzések prioritási sorrendjét. Az ellenôrzés terv összeállításának legfôbb célja, hogy olyan információkat bocsásson a vezetés rendelkezésére, amelyek révén mérsékelni tudja a szervezet célkitûzéseinek megvalósításával kapcsolatos negatív hatásokat. Alapvetôen fontos, hogy a társaság, a vállalatcsoport mûködési folyamatai közül a leginkább kockázatosnak és veszélynek kitett területeire helyezôdjön a hangsúly. A tervezési folyamatban − fel kell használni a külsô és belsô ellenôrzések gyakorlati tapasztalatait, − figyelembe kell venni a felsô vezetés és a vezetô testületek igényeit. A belsô ellenôrzési terv összeállítását megalapozó a szervezet irányításának, mûködésének, átalakításának, stb. kockázatait, a prioritások alapját dokumentálni kell. A folyamatok ellenôrzési prioritásai meghatározzák az ellenôrzések elvégzésének szükséges sorrendjét és gyakoriságát. Az ellenôrzési feladatok kijelölése során a vizsgálat fô célkitûzését is meg kell határozni, amelynek tükrözni kell a kockázatfelmérés eredményeit. Az ellenôrzési terv összeállításának dokumentálása során ki kell térni: − a folyamatokhoz rendelt kockázatoknak a kockázatmenedzsment általi értékelése és annak eredményhatására (az értékben nem kifejezhetô célkitûzéseket nem számszerûsíthetô stratégiai hatásként értékeljük) − a vezetés által kezelt kockázatok esetében a maradványkockázat eredményhatását − a nem ismert, feltáratlan kockázatok hatását — egzakt adatok hiányában a folyamat funkcionális stabilitásával és a folyamat összetettségével minôsítve. Az ellenôrzési terv összeállításának dokumentálása során a kontroll környezet és kockázatkezelés, az egyes eredmény hatások értékelése mellett ki kell térni továbbá a funkcionális stabilitásra, a folyamat-összetettségére, valamint a nem számszerûsíthetô stratégiai határosokra

A középtávú ellenôrzési tervet 3 évre kell elkészíteni. A középtávú ellenôrzési terv tájékoztató jellegû, amely évente, a folyamatgazdák bevonásával végzett kockázatelemzés, illetve az ellenôrzési tapasztalatok alapján aktualizálásra kerül. A felülvizsgálat és aktualizálás a prioritási sorrendet is megváltoztathatja. 4.4.5.3. A belsô ellenôrzési terv összeállítása

Nem számszerûsíthetô stratégia hatások: − a társadalmi megbecsülés visszaszerzése, (szemléletváltás, extern társadalmi hatások), − a vasúti szolgáltatások szabad áramlását biztosító EU követelményeknek megfelelô strukturális átalakítás megítélése, − az értékelôk által nem számszerûsíthetônek minôsített eredményhatás.

28


A folyamat – funkcionálisan instabil, ha az elmúlt idôszakban komoly változáson ment át, vagy megy át, új rendszerek bevezetése történt meg, új szervezeti struktúra kialakítása jelentôs feltáratlan kockázatot rejt. – összetett, ha a folyamatnak sok a határfelülete egyéb folyamatokkal és részfolyamatokkal, sok szervezetet ölel fel, többféle rendszert alkalmaz. – nem számszerûsíthetô stratégiai hatással bír, ha a folyamatnak jelentôs hatásai vannak a szervezet értékben nem kifejezhetô stratégiai céljainak megvalósítására. A folyamatminôsítés kritériumrendszerének szempontrendszerét az ellenôrzési terv összeállításának dokumentációjában kell részletezni. A feladatterv ütemezését és kapacitásigényét a megbízás végrehajtásának munkaszakaszai figyelembevételével kell meghatározni. A vizsgálatok idejének tervezésekor (majd a vizsgálat alatt is) figyelembe kell venni az ÁEU-ban rögzített munkafolyamat szakaszait és azok végrehajtására meghatározott idôt. Az ellenôrzési feladatok végrehajtása több, egymástól elhatárolható, azonban egymással szervesen összefüggô, egymásra épülô munkaszakaszból áll, melyek a következôk: − a vizsgálat elôkészítése (ide tartozik vizsgálati program, részprogram, munkaprogramok elkészítése, megbízólevelek kiállítása, indító értekezlet megtartása) − audit fázis (ide tartozik az információk feltárása, helyszíni vizsgálat végrehajtása) − elemzés és értékelés, javaslatok megfogalmazása (az információk dokumentálása és egyeztetése) − a megállapítások, javaslatok írásba foglalása, dokumentálása (részvizsgálatai és összefoglaló vizsgálati jelentések elkészítése) − záró tárgyalás megtartása.” 4.4.5.3.1. A MÁV Zrt. Belsô ellenôrzési tervének elkészítése A MÁV Zrt. a középtávú és éves ellenôrzési tervét a belsô ellenôrzési szervezetek vezetôje a menedzsment és leányvállalatok vezetôinek közremûködésével a tárgyévet megelôzô december 15-ig készíti el. A tárgyévben elengedhetetlenül fontos ellenôrzési feladatokat az alábbi struktúrában kell szerepeltetni: − a szervezet átalakítási projektek mûködése és hatása az üzleti, irányítási és támogató folyamatokra, − fejlesztési projektek megvalósítása, − irányítási folyamatok ellenôrzése, − üzleti illetve régiós folyamatok ellenôrzése, − támogató folyamatok ellenôrzése, − a leányvállalatok gazdálkodásának átfogó ellenôrzése, − etikai célú vizsgálatok − megrendelt tanácsadói feladatok. A feladattervben kiemelten meg kell jelölni a több leányvállalat tevékenységére kiterjedô, átfogó folyama-

1. szám

tellenôrzéseket. Amennyiben a több leányvállalatra kiterjedô folyamatellenôrzés a leányvállalatok belsô ellenôreinek közremûködését igényli, a közremûködés erôforrásigényét és a vizsgálat tervezett idôpontját a közremûködôkkel egyetértésben kell meghatározni. 4.4.5.3.2. A leányvállalatok belsô ellenôrzési tervének elkészítése A leányvállalatok belsô ellenôrzési feladataikat a MÁV Zrt. ellenôrzési tervében szereplô ellenôrzési feladatok figyelembe vételével, úgy határozzák meg, hogy − biztosítják az üzleti területük vonatkozásában az anyavállalat ellenôrzési feladatainak végrehajtását a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete által kiadott vizsgálati program szerint. − A leányvállalatok a kizárólag saját üzleti területüket érintô egyedi feladatokat saját belsô ellenôrzési tervükbe beépítik. A leányvállalatok jóváhagyott belsô ellenôrzési tervét − az ellenôrzési tevékenység központi koordinálása érdekében − tájékoztatásul meg kell küldeni a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete részére. 4.4.5.1. Erôforrások elosztása Az erôforrások elosztása az ellenôrzési tervek megvalósíthatóságának biztosítása szempontjából kulcsfontosságú lépés. Egy tervezett ellenôrzés erôforrás szükségleteinek felmérése során elsôsorban a következôket kell figyelembe venni: − az azonosított kockázatok jelentôsége; − a tervezett ellenôrzés típusa; − az ellenôrizendô tevékenységek összetettsége; − a tevékenység kapcsán rendelkezésre álló ismeretek szintje; − a tevékenységekkel kapcsolatosan és a bevont ellenôrzendô területeken szerzett korábbi ellenôrzési tapasztalatok; − az ellenôrök képzettsége, hozzáértése és szakmai gyakorlata. A tervezett ellenôrzések elvégzéséhez szükséges ellenôri napok száma az erôforrás-szükséglet felmérés alapján becsülhetô meg. Az ellenôrzési kapacitás meghatározásánál figyelembe kell venni az ellenôrök egyéb elfoglaltságait is. Az ellenôrzések tervezése az üzemezésnél figyelembe becsült idôszükségletek a következôk: − 5 munkanap a vizsgálati programtervezet elkészítése, értesítô levél megküldése a ellenôrzési folyamatban érintett társaság/szervezet/szervezeti egység részére, − 10 munkanap a felkészülési szakasz (a belsô ellenôrök és az ellenôrzésben érintett társaság/szervezetek/szervezeti egységek felkészülése az ellenôrzésre, − 15 munkanap a vizsgálati szakasz, − 5 munkanap a részjelentés írás szakasza, − 15 munkanap az összefoglaló vizsgálati jelentés-készítés és vezetôi elôterjesztés készítése − 7 munkanap megállapítások minôségbiztosítása,

1. szám


− 5 munkanap ellenôrzött társaság észrevételezése, − 3 munkanap észrevételek átvezetése a vizsgálati jelentésbe és a vezetôi elôterjesztésbe − 1 munkanap vizsgálati jelentés és a vezetôi elôterjesztés egyeztetése, záró tárgyalás megtartása − 3 munkanap a vizsgálati jelentés és a vezetôi elôterjesztés véglegesítése A szakmailag megalapozott, elengedhetetlenül szükséges belsô ellenôrzési feladatok kapacitásigényét a vizsgálatba bevonandó vezetô auditorok, ellenôrzési szakértôk és szakelôadói igény figyelembe vételével kell meghatározni, amely tartalmazza a feladatok várható kezdési idôpontját és a tervezett ellenôri napok számát. A rendelkezésre álló munkaidô-alapból − az elôre nem látható feladatok elvégzésére, szakmai továbbképzésre 20 % − az etikai célú vizsgálatokra 15 % tartalék idôt kell biztosítani. A rendelkezésre álló munkaidô-alap meghatározásánál a kiesô idôket (szabadság, betegség, stb.) tervezni kell, azokat csökkentô tényezôként kell figyelembe venni. Amennyiben az elengedhetetlenül fontos ellenôrzési feladatok forrásigénye meghaladja a rendelkezésre álló emberi erôforrásokat, a kapacitáshiány feloldására - a terv jóváhagyásra történô elôterjesztésében - a belsô ellenôrzés vezetôje tesz javaslatot. A független belsô ellenôrzési feladatok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosításáért a vezérigazgató (a társaság ügyvezetôje) felelôs. A kapacitások megbízások közötti felosztásáért a belsô ellenôrzési vezetô felelôs. Az erôforrás tervezés során személy szerint meg kell jelölni a tervezett vizsgálat vezetôket, és a vizsgálatokban közremûködôket. A megbízások teljesítése során az erôforrások hatékony felhasználásáért a vizsgálatvezetô felelôs. 4.4.5.2. Az éves és középtávú ellenôrzési terv jóváhagyása A belsô ellenôrzési vezetô a középtávú és éves ellenôrzési tervet társaság elsô számú vezetôje, illetve az elsô számú vezetô támogató testület elfogadását követôen egyetértés és jóváhagyás végett elôterjeszti a Felügyelô Bizottság részére. Az anyavállalat jóváhagyott ellenôrzési tervét tájékoztatásul, és a társaságra vonatkozó feladatok végrehajtása illetve a közremûködés biztosítása céljából meg kell küldeni az ellenôrzött illetve a közös ellenôrzésben részt vevô társaságok vezetôi részére is. A leányvállalatok jóváhagyott belsô ellenôrzési tervét − az ellenôrzési tevékenység központi koordinálása érdekében − tájékoztatásul meg kell küldeni az anyavállalat belsô ellenôrzési szervezetének vezetôje részére.

29

4.4.5.3. Az éves ellenôrzési terv módosítása Az éves ellenôrzési tervet a belsô ellenôrzési vezetô a társaság elsô számú vezetôjének egyetértésével módosíthatja. Az éves ellenôrzési terv módosításának két legtipikusabb esete az ellenôrzés/tanácsadás elhagyása, illetve új ellenôrzés/tanácsadás felvétele, vagy a társaság elsô számú vezetôjének javaslata vagy a belsô ellenôrzési vezetô kezdeményezése (pl. ellenôrzési párhuzamosság elkerülése) alapján. Soron kívüli az az ellenôrzés, amelynek tárgya konkrétan nem határozható meg elôre, de a tervben kapacitást terveznek rá. Ezzel szemben már terven felülinek minôsül az az ellenôrzés, amit a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósítanak meg pl. egy tervezett ellenôrzés helyett. Nem kell az ellenôrzési tervet módosítani, ha − az ellenôrzés tervezett kezdete vagy vége módosul, − az ellenôrzött szervezetek, szervezeti egységek körének bôvítésére kerül sor, − az ellenôrzendô idôszak kibôvítése vált szükségessé. 4.5. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉG VÉGREHAJTÁSA A belsô ellenôröknek elegendô információt kell feltárni, elemezni, értékelni és dokumentálni a megbízás célkitûzéseinek megvalósításához. Az audit fázisban, a helyszíni ellenôrzés alkalmával kell elvégezni a folyamatok részletes megismerését, az azonosított kockázatok értékelését, a jelentôs kockázatokhoz kapcsolódó kontrollok részletes értékelését, a kontrollok tesztelésének tervezését és végrehajtását, valamint a kontrollok újraértékelését. A folyamatok részletes megismerésének célja a folyamatoknak a folyamatgazdával (a folyamat szakmai tartalmáért, mûködéséért, eredményéért, illetve fejlesztéséért felelôs személy) való közös feltérképezése (interjúk), a folyamatok dokumentálása (gyors és megbízható dokumentálási modellek segítségével), a folyamat helyes megértésének visszaigazolása a folyamatgazda segítségével és a kockázat és kontroll azonosítás megkezdése a folyamat feltérképezés alatt felhalmozott tudás segítségével. Az ellenôrzés során a belsô ellenôröknek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különbözô közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmazni.

30


4.5.1. Adminisztratív felkészülés Az ellenôrzések végrehajtása az éves ellenôrzési tervben foglalt ellenôrzések módszeres elvégzését jelenti. Az ellenôrzés végrehajtásának legfôbb célja, hogy minden egyes ellenôrzött folyamaton és területen a fôbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelôségét értékelje, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelôen mûködneke, illetve megállapítsa, hogy a szükséges kontrollpontok vagy folyamatok hiányosak-e. A belsô ellenôrzési vezetô kijelöli az adott ellenôrzés programjának kidolgozásáért és az ellenôrzés lefolytatásáért felelôs személyt, a vizsgálatvezetôt, aki köteles gondoskodni az ellenôrzés összehangolt, az ütemezésnek megfelelô végrehajtásáról. Az ellenôrzésre való felkészülés során a belsô ellenôrzési vezetônek meg kell gyôzôdnie arról, hogy az ellenôrzés célját és tárgyát meghatározták, a megfelelô ellenôrzési erôforrások rendelkezésre állnak-e, illetve a vizsgálati programot elkészítették-e. A felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított, az ellenôrizendô folyamatokhoz, tevékenységekhez tartozó fôbb kockázati tényezôkre, a vonatkozó ellenôrzési célkitûzésekre kell alapozni.

1. szám

A helyszíni ellenôrzést annak megkezdése elôtt legalább 5 munkanappal írásban be kell jelenteni az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetôjének. Ennek keretében a belsô ellenôrzési vezetô tájékoztatást ad az ellenôrzés során végrehajtandó feladatokról, valamint az ellenôrzés várható idôtartamáról. Az elôzetes bejelentést nem kell megtenni, ha az - a rendelkezésre álló adatok alapján - meghiúsíthatja az ellenôrzés eredményes lefolytatását. Az elôzetes bejelentés elhagyásáról a belsô ellenôrzési vezetô dönt. A helyszíni ellenôrzés megkezdésekor az ellenôr köteles bemutatni a megbízólevelét az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetôjének vagy az ôt helyettesítô személynek. Az értesítôlevél mintája az ellenôrzés megkezdésérôl a 2. sz. iratmintában található. 4.5.1.3. Az ellenôrzés idôszükségletének nyilvántartása Az adott vizsgálattal töltött ellenôri napok számának pontos vezetése azért fontos, mert jelzi a belsô ellenôrzési tevékenység hatékonyságát, segít a jövôbeni vizsgálati programok idôszükségletének tervezésében, a belsô ellenôrzés stratégiai fejlesztéséhez alapul szolgál.

4.5.1.1. A megbízólevél elkészítése A belsô ellenôrt - ideértve a vizsgálatban részt vevô szakértôt is - megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belsô ellenôrzési vezetô ír alá. A belsô ellenôrzési vezetô megbízólevelét a társaság elsô számú vezetôje, a MÁV Zrt. leányvállalatainál végrehajtott ellenôrzés esetében a vizsgálatban közremûködô - az anyavállalatnál munkaviszonyban levô - belsô ellenôrök megbízólevelét a MÁV Zrt. elsô számú vezetôje írja alá. A megbízólevél tartalmazza: − az ellenôr nevét, felügyeleti igazolványának számát. személyazonosító igazolványának vagy más személyazonosításra alkalmas igazolványának számát (pl. szakértô esetében), − az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; − az ellenôrzés típusát, tárgyát és célját; − a megbízólevél érvényességi idejét; a kiállítás keltét; − a kiállításra jogosult aláírását. A megbízólevél mintája a 3. számú iratmintában található. 4.5.1.2 Az ellenôrzött szervezet vezetôjének értesítése Az ellenôrzés megkezdésérôl értesíteni kell az ellenôrzött szerv vagy szervezeti egység vezetôjét. Ennek keretében a belsô ellenôrzési vezetô tájékoztatást ad az ellenôrzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenôrzés várható idôtartamáról.

A belsô ellenôrök vezetik az adott ellenôrzés végrehajtására fordított munkaidô (napok) elszámolását, az ellenôri napok alapján az ellenôrzési nyilvántartásban az idôszükséglet nyilvántartásra vonatkozó részben meghatározzák az adott ellenôrzéshez felhasznált munkaidôt. Az ellenôrzés idôszükségletének nyilvántartása a Kézikönyv 3.sz. mellékletében foglaltak szerint történik. 4.5.2.A vizsgálati program elkészítésének menete 4.5.2.1. A rendelkezésre álló háttér információk összegyûjtése A vizsgálatvezetô megvizsgálja az ellenôrzött folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló információkat, amelynek forrásai elsôsorban a következôk: − vonatkozó jogszabályok, szabályzatok és útmutatók; − MSZSZ/SZMSZ, ügyrend; − mûködési kézikönyvek és eljárásrendek; − a kockázatelemzés és az ellenôrzés tervezése során az egyes folyamatok vonatkozásában azonosított kockázatok; − ellenôrzési nyomvonalak; − szervezeti stratégia, rövid- és hosszú távú feladattervek; − munkaköri leírások; − az ellenôrizendô folyamatokat, tevékenységeket érintô elemzések, értékelések; − korábbi évek belsô ellenôrzési dokumentumai; − külsô ellenôrzést végzôk korábbi vizsgálati jelentései, stb.

1. szám


4.5.2.2. Az ellenôrzés célkitûzéseinek véglegesítése A vizsgálatvezetô feladata, hogy az ellenôrzés tervezése során megfogalmazott ellenôrzési célkitûzést véglegesítse. Az ellenôrzési célkitûzés annak tág megfogalmazása, hogy az ellenôrzés mire irányul. A céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok jellegzetességeit kell figyelembe venniük. 4.5.2.3. Az ellenôrzés tárgyának véglegesítése Az ellenôrzés tárgyának véglegesítése során a vizsgálatvezetô meghatározza, hogy az ellenôrzés mit foglaljon magába, mely fô- és alfolyamatokra, tevékenységekre irányuljon az ellenôrzés. Ez a kockázatelemzés során nyert folyamatismeret, a háttér-információk és az ellenôrzési cél segítségével határozható meg. Az ellenôrzés tárgyának figyelembe kell vennie minden vonatkozó és fontos rendszert, folyamatot, nyilvántartást, alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, stb. melyek a tevékenységhez kapcsolódnak. Az ellenôrzés tárgyának meghatározása akkor megfelelô, ha biztosítja, hogy az ellenôr az azonosított kockázatokat kezelni hivatott kontrollok megfelelôségérôl megalapozott véleményt tud alkotni, és ahhoz kapcsolódóan megfelelô bizonyítékot tud szolgáltatni. 4.5.2.4. Az ellenôrizendô idôszak véglegesítése Az ellenôrzés végrehajtásának tervezése során ki kell jelölni, hogy az adott ellenôrzés mekkora idôszakot ölel fel. A belsô ellenôrzés jellemzôen utólagos bizonyosságot adó tevékenység. Az ellenôrizendô idôszak meghatározása során figyelemmel kell lenni az adott ellenôrizendô folyamat, tevékenység azonosított kockázataira, hiszen ezek jellemzôi és mértéke határozzák meg, hogy mekkora idôszakot szükséges átfognia az ellenôrzésnek. Az ellenôrizendô idôszak meghatározása során célszerû figyelembe venni, hogy nagyobb ellenôrizendô idôszak kijelölése magasabb bizonyosságot nyújt egy-egy folyamat, tevékenység megfelelôségérôl, ugyanakkor jelentôsen több ellenôrzési erôforrást is igényelhet. Emellett fontos szem elôtt tartani az ellenôrzési idôszak megállapítása kapcsán, hogy a különbözô években folytatott vizsgálatok folyamatot alkossanak, azaz az ellenôrzött szervezetek az ellenôrzéssel felölelt idôszakok lehetôleg „hézagmentesek” legyenek, és feleslegesen ne fedjék egymást. 4.5.2.5. Az erôforrások helyes meghatározása A vizsgálatvezetô ismételten elvégzi az éves ellenôrzési tervben az adott ellenôrzéshez hozzárendelt erôforrásbecslést, figyelembe véve különösen a konkrét ellenôrzési célokat, az ellenôrzés tárgyát és az ellenôrizendô idôszakot, így megbizonyosodva arról, hogy a szükséges erôforrások elegendôek-e a meghatározott célok eléréséhez. Az ellenôrzésben résztvevô ellenôrök

31

számának, valamint a vizsgálat lefolytatásához szükséges ellenôri napok végsô meghatározása során mind az ellenôrzés típusát és komplexitását, mind az idôkereteket és az ellenôrök tapasztalatát, tudását és hozzáértését figyelembe kell venni. 4.5.2.6. Az ellenôrzés módszereinek meghatározása Az ellenôrzési módszerek az ellenôrzés során lefolytatott, illetve alkalmazott vizsgálati technikák, eljárások, melyek az ellenôrzés célkitûzéseinek, tárgyának, típusának, továbbá a rendelkezésre álló erôforrásoknak megfelelôen kerülnek kiválasztásra. Az ellenôrzési módszerek kiválasztását a tervezés során lefolytatott kockázatelemzés eredményeihez kell igazítani, és figyelemmel kell lenni arra, hogy egyes ellenôrzési módszerek magasabb ellenôrzési bizonyítékot eredményeznek, míg más ellenôrzési módszerek inkább a kontrollok mûködésének átfogó elemzésére alkalmasak. A vizsgálati program összeállítása során figyelembe kell venni, hogy az ellenôrzés végrehajtása során milyen vizsgálati eljárásokat szükséges alkalmazni, azaz: − az ellenôrzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét, beleértve az alkalmazandó mintavételi eljárásokat is; továbbá − a szükséges tesztelés jellegét és hatókörét, beleértve az ellenôrzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) tesztelésének módját, az egyéni tesztelést és a további vizsgálati eljárásokat. 4.5.2.7. A vizsgálati program írásba foglalása A belsô ellenôrzési vezetô minden egyes ellenôrzés lefolytatásához megbízólevél aláírásával kijelöli a vizsgálatvezetôt és az ellenôrzéseket lefolytató belsô ellenôröket. A vizsgálatvezetônek a felkészülés hatékonyságának biztosításához, a folyamatgazdát, az ellenôrzésre kerülô szervezet(ek), szervezeti egység(ek) vezetôjét — írásban — értesíteni kell az elôkészítés megkezdésérôl és kezdeményezni kell a kapcsolattartó személy(ek) kijelölését. A vizsgálat vezetôjének kérni kell mindazon beszámolókat, kimutatásokat és szabályozásokat, informatikai adatbázisokhoz hozzáférési jogosultságokat, amelyeket a végrehajtáshoz és késôbbi objektív értékeléshez szükségesnek ítél. A vizsgálatvezetô által készített és a belsô ellenôrzési vezetô által jóváhagyott vizsgálati program tartalmazza: − az ellenôrzést végzô szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; − az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; − az ellenôrzés típusát; − az ellenôrzés tárgyát és célját; − az ellenôrizendô idôszakot;

32


− az ellenôrzés tervezett idôtartamát, a jelentés elkészítésének határidejét; − az ellenôrök, szakértôk, valamint a vizsgálatvezetô megnevezését, megbízólevelük számát, a feladatmegosztást; − az ellenôrzés részletes feladatait és az alkalmazott módszereket; − a kiállítás keltét; − a belsô ellenôrzési vezetô aláírását. A vizsgálati program végrehajtását a belsô ellenôrzési vezetô felügyeli. A programtól eltérni a belsô ellenôrzési vezetô jóváhagyásával lehet, a program módosítását a vizsgálatvezetô kezdeményezheti. Amennyiben a vizsgálatvezetô a fentieknek megfelelôen megtervezte az ellenôrzés lefolytatását, azaz összegyûjtötte a rendelkezésre álló háttér információkat, meghatározta az ellenôrzés célkitûzéseit és tárgyát, az ellenôrizendô idôszakot, továbbá meghatározta a szükséges erôforrásokat, valamint az ellenôrzés módszereit, akkor mindezeket formálisan is rögzíteni kell a vizsgálati programban. A vizsgálati programot a belsô ellenôrzési vezetô hagyja jóvá (MÁV Zrt. leányvállalatoknál az egyszemélyes belsô ellenôrzés esetén is. A vizsgálati program mintáját a 4. sz. iratminta tartalmazza. 4.5.3. Az ellenôrzés lefolytatása A vizsgálati program végrehajtását jelenti az adott folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó kontrolltevékenységeknek a részletes elemzése, tesztelése, majd ezen kontrollok értékelése. Az ellenôrzést szükség szerint a helyszínen, illetve adatbekérés útján, elsôsorban az ellenôrzés tárgyához, céljához és idôszakához kapcsolódó dokumentációk alapján a belsô kontrollrendszer értékelésével, valamint a vizsgálati programban meghatározott ellenôrzési módszerek alkalmazásával kell végrehajtani. Az adatbekérés útján kapott információk valódiságát az ellenôr - a rendelkezésére álló eszközökkel - köteles vizsgálni. A belsô ellenôrzés végrehajtásához használható és egyben a minôségbiztosítás alapjául is szolgáló ellenôrzési listát a 7. sz. iratminta tartalmazza. Az ellenôrzési munka fôbb feladatai a következôk: − a folyamatok és tevékenységek részletes megismerése, megértése a folyamatgazdákkal folytatott interjúk, valamint az egyéb vizsgálati technikák, módszerek alapján; − a kockázatok és azokhoz kapcsolódó kontrollok részletes, alapos megismerése, megértése, illetve a vizsgálati eljárások során azonosított további kockázatok felmérése; − a kontrolltevékenységek elemzése, tesztelése és értékelése;

1. szám

− az ellenôrzési célkitûzéshez kapcsolódó ésszerû bizonyosság beszerzése az ellenôrzési megállapítások levonása érdekében; − az ellenôrzött vezetôkkel a folyamatos kommunikáció fenntartása és értesítésük az ellenôrzés megállapításairól, javaslatairól. Az ellenôrzési célkitûzések elérése és a vizsgálati program megfelelô végrehajtása érdekében a belsô ellenôrnek: − ismernie kell azon kérdésköröket, amelyeket az elôzô ellenôrzések nem vizsgáltak (az elôzô ellenôrzések munkalapjai segítenek ennek megítélésében); − minden szokatlan adatra, tényre rá kell kérdeznie; − folyamatosan fel kell jegyeznie az ellenôrzés lefolytatása során észlelt hiányosságokat, a kontrolltevékenységek gyengeségeit (megállapítások, következtetések és javító szándékú javasatok formájában), ugyanakkor célszerû feljegyeznie a jó gyakorlatokat is; − megállapításait és következtetéseit a bizonyítékok elemzésére és értékelésére kell alapoznia. 4.5.3.1. Nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenôrzöttekkel Átfogó-gazdasági ellenôrzés valamint téma/folyamat/ régiós ellenôrzés esetében a helyszíni vizsgálat megnyitása nyitó értekezlet keretében történik, az ellenôrzött területért felelôs vezetô (folyamatgazda), az ellenôrzésben résztvevô ellenôrök és (lehetôség szerint) a belsô ellenôrzési vezetô részvételével. A nyitó értekezlet megszervezése és lefolytatása a belsô ellenôrzés vezetôjének a feladata. A nyitó megbeszélésre szóló értesítô levelet a belsô ellenôrzési vezetô jóváhagyása után a vizsgálatvezetô küldi meg. A nyitó megbeszélés fôbb céljai a következôk: − a megbízólevelek bemutatása az ellenôrzött szerv/ szervezeti egység vezetôjének; − tájékoztatás az ellenôrzés célkitûzéseirôl, tárgyáról, az ellenôrizendô idôszakról és az ellenôrzés módszereirôl; − az ellenôrzés megkezdéséhez szükséges adatok, dokumentumok bekérése; − az ellenôrzött szervezetnél elvégzendô ellenôrzési munka idôkereteinek meghatározása, a szükséges interjúk, tesztelések, stb. ütemezése. − a vizsgálati program véglegesítése (a társaság vezetôi igényeinek kiegészítése okán). A program esetleges módosításáról a belsô ellenôrzés vezetôje dönt. A nyitó megbeszélést követôen az ellenôrzés végrehajtása során folyamatos kommunikációt kell kialakítani az ellenôrzöttekkel, melynek során a belsô ellenôr: − legyen együttmûködô; − fejlessze a szakmai kapcsolatokat; − tájékoztassa a vezetôséget a problémákról, mihelyt azok felmerültek; − tárgyalja meg a megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat az ellenôrzött szervezettel a belsô vizsgálati jelentés tervezet megírása elôtt.

1. szám


A nyitó értekezleten részt vesz a belsô ellenôrzés vezetôje, a vizsgálatvezetô, az ellenôrzött szervezet részérôl a vizsgálatban kijelölt közremûködôk,a vizsgált szervezeti egység (folyamatellenôrzés esetén a folyamatgazda fôtevékenységi kör) vezetôi. A nyitó értekezleten részt vehetnek a vizsgálat végrehajtásában közremûködô belsô ellenôrök is. A részvételükrôl a vizsgálatvezetô a belsô ellenôrzési vezetô egyetértésével dönt. A nyitó értekezleten ismertetni kell a vizsgálat célját, feladatait, az ellenôrzésben részt vevô dolgozók nevét, és be kell mutatni a vizsgált szervezeti egység vezetôjének a megbízóleveleket is. Ekkor kell tisztázni ellenôrzés lefolytatásához szükséges erôforrások, személyi, tárgyi feltételek (rendelkezésre álló helyiség, iratszekrény, stb.) biztosítását is.” 4.5.3.2. Az ellenôrzés megszakítása, felfüggesztése Az ellenôrzést a belsô ellenôrzési vezetô megszakíthatja, ha − soron kívüli vizsgálatot vagy az ellenôrzési tervben nem ütemezett tanácsadó tevékenységet kell lefolytatni, vagy − a vizsgálatvezetô vagy a belsô ellenôr az ellenôrzés lefolytatásában akadályoztatva van. Az ellenôrzést a belsô ellenôrzési vezetô felfüggesztheti, ha az ellenôrzöttnél − az ellenôrzést érintô személyi vagy szervezeti változás vagy elháríthatatlan ok, − a számviteli rend állapota, − a dokumentáció és a nyilvántartások hiányossága, vagy − az ellenôrzött társaság, illetve szervezeti egység jogsértô magatartása az ellenôrzés folytatását akadályozza. A belsô ellenôrzési vezetô az ellenôrzés megszakítása vagy felfüggesztése esetén arról írásban tájékoztatja az ellenôrzött társaság, illetve szervezeti egység vezetôjét, melyben az ellenôrzés felfüggesztése esetén határidô megállapításával egyúttal felhívja az ellenôrzött társaság, illetve szervezeti egység vezetôjét az akadály megszüntetésére. A tájékoztatásban ki kell térni arra is, hogy elôreláthatólag mely idôponttól kerül sor a belsô ellenôrzés végrehajtásának folytatására. Az ellenôrzés megszakításáról vagy felfüggesztésérôl a belsô ellenôrzési vezetô egyidejûleg írásban tájékoztatja az ellenôrzési tervét jóváhagyó vezetôt. A megszakított, illetve felfüggesztett ellenôrzést az elrendelése okául szolgáló akadály elhárulásától számított 30 napon belül folytatni kell, ennek idôpontjáról a belsô ellenôrzési vezetô dönt és az ellenôrzés folytatásáról írásban értesíti az ellenôrzött társaság, illetve szervezeti egység vezetôjét. A vizsgálat folytatásáról szóló értesítô levél postázása a belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének jóváhagyás után a vizsgálatvezetô feladata.

33

Amennyiben az ellenôrzés végrehajtásának felfüggesztésére olyan indokkal kerül sor, amely az ellenôrzött szervezet vagy szervezeti egység érdekkörébe tartozik (pl. a számviteli rend állapota, a dokumentáció és nyilvántartás hiányossága), az ellenôrzési vezetô köteles írásban határidôt megállapítani az ellenôrzött terület vezetôjének az akadály megszüntetésére. A határidô megállapítása során célszerû figyelembe venni, hogy ésszerûen mennyi idô alatt háríthatók el az ellenôrzést akadályozó tényezôk (pl. a számviteli rend súlyos állapota nyilvánvalóan nem javítható néhány munkanap alatt), ugyanakkor az akadály elhárítására kitûzött határidô nem lehet olyan hosszú, melynek leteltét követôen − a vizsgálati programban rögzített ellenôrzési céllal, ellenôrizendô idôszakkal − értelmetlenné válik a vizsgálat lefolytatása. 4.5.3.3. Eljárás az ellenôrzés során büntetô-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetére Amennyiben az ellenôrzés során szabálytalanság gyanúja merül fel: − a belsô ellenôr köteles errôl haladéktalanul jelentést tenni a belsô ellenôrzési vezetônek − a belsô ellenôrzési vezetô feladata a társaság vezetôjének, illetve a társaság vezetôjének érintettsége esetén az irányító szerv vezetôjének a haladéktalan tájékoztatása a megfelelô eljárások megindítására, − az nem befolyásolja az ellenôrzés lezárását. A szabálytalanságok kezelésének általános célja, hogy a különbözô jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott elôírások sérülésének, megszegésének megelôzéséhez, megakadályozásához hozzájáruljon, illetve azok sérülése, megsértése esetén a megfelelô állapot helyreállítása, hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, felelôsség megállapítása, hathatós intézkedések foganatosítása megtörténjen. A belsô ellenôrzés felelôs azért, hogy a belsô kontrollrendszer megfelelôségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését csökkentsék. Ezek megakadályozása olyan feladatok végrehajtásából áll, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetôségét, illetve korlátozzák az okozott kár mértékét, azzal is, hogy a szabálytalanságra utaló jelek azonosításra kerüljenek. A csalások és szabálytalanságok megakadályozása érdekében a legfontosabb teendô a hatékony és eredményes belsô kontrollrendszer kiépítése és mûködtetése, melynek elsôdleges felelôssége a szervezetek vezetôit terheli. Amennyiben a belsô ellenôr vizsgálata során olyan súlyos hiányosság gyanúját észleli, amelynek alapján jelentôs negatív hatással fenyegetô kockázat bekövetkezése valószínûsíthetô, akkor haladéktalanul kezdeményeznie kell a folyamatgazdánál a szükséges intéz-

34


kedések megtételét, illetve a belsô ellenôrzés vezetôjét és rajta keresztül a társaság vezetôjét is késlekedés nélkül informálnia kell. Ez utóbbi nem várhat a belsô vizsgálati jelentés vagy annak tervezetének elkészültéig. Súlyos hiányosság gyanújának észlelése esetén a kapott tájékoztatás alapján a társaság vezetôje dönt a belsô ellenôrzési vezetô javaslata alapján a MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóságának vizsgálatba történô soron kívüli bevonásáról. Szabálytalanságok esetén a Bûntetô törvénykönyv (Btk.), a Szabálysértésekrôl, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerrôl szóló 2012. évi II. törvény, a Polgári törvénykönyv, a polgári perrendtartásról szóló törvény, a Munkatörvénykönyv (Mt.) rendelkezéseit is figyelembe kell venni. Kártérítési felelôsség, illetve fegyelmi eljárás, illetve felelôsség tekintetében Munka törvénykönyvérôl szóló 2012. évi I. törvény és a társaságok Kollektív Szerzôdésének megfelelô rendelkezései az irányadók. 4.5.3.4. Ellenôrzés dokumentumai, a munkalapok A belsô ellenôrzési tevékenység során felhasznált dokumentumok jellemzôen kétfélék lehetnek: 1. Már meglévô, rendelkezésre álló dokumentumok, pl.: − az ellenôrzött szervezet vizsgálat alá vont folyamatainak, tevékenységének ellenôrzési nyomvonalai, − az ellenôrzött szervezet által a vizsgálat tárgyát képezô eljárásra vagy feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy másolat), mint pl. számviteli-pénzügyi bizonylatok, szerzôdések, nyilvántartások, hivatalos levelezések dokumentumai, stb., − korábbi ellenôrzések releváns dokumentumai, − jogszabályok, szabályzatok, stb., amelyek a vizsgálat tárgyát képezô területet vagy eljárást szabályozzák, − az ellenôrzött szervezet által alkalmazott belsô szabályzatok, vezetôi utasítások, kézikönyvek, írásbeli iránymutatások és eljárások.

1. szám

teket, illetve azok forrását, a vizsgálat megállapításait és a levont következtetéseket, továbbá a bizonyítékok listáját. A munkalapokat úgy kell elkészíteni, hogy az elvégzett munkát, az iratokat és az eredményeket olyan személy is megértse, aki a folyamatról keveset tud. A munkalap egy, az ellenôrzést felülvizsgáló személy vagy külsô ellenôr számára is lehetôvé kell, hogy tegye a munkafolyamatok és munkalépések végigkövetését, valamint meg kell, hogy teremtse a vizsgálati program vonatkozó lépése, feladata, illetve a megállapítások és következtetések közötti közvetlen kapcsolatot. Az ellenôr által elkészített munkalapok összegezik a vizsgálati programban foglalt minden egyes lépés teljesítéséhez kapcsolódó kulcsfontosságú információkat. Az ellenôrzési munkalapok rendszerezése, formátuma és tartalma az ellenôrzés jellegébôl adódóan eltérô lehet, azonban általában a következô tényeket kell dokumentálniuk: − adott vizsgálatnak a vizsgálati program szerinti végrehajtását; − a kontrollrendszer megfelelôségének és hatékonyságának vizsgálatát és értékelését; − a végrehajtott ellenôrzési eljárásokat, az összegyûjtött információkat, a megállapításokat és levont következtetéseket; − az ellenôrzési munka felülvizsgálatát; − az ellenôr és az ellenôrzött terület kommunikációját. A munkalapokat következetes tartalmi és formai elemekkel, valamint jól áttekinthetôen kell elkészíteni úgy, hogy megkönnyítsék a felülvizsgálatot. A munkalapokkal szembeni minimális követelmények: − azok legyenek világosak, tömörek és teljesek, − kerüljék a szükségtelen ismétléseket vagy felsorolást, a releváns és lényeges információkra korlátozódjanak, − egyszerû stílusban íródjanak, − legyenek számozottak, − utaljanak a vizsgálati program lépéseire, és a megállapításokat alátámasztó bizonyítékokra A munkalapok felülvizsgálata

1. A belsô ellenôr által készített dokumentumok (munkalapok) pl.: − az ellenôrzött személyekkel folytatott tárgyalásról, interjúról készült feljegyzések, − az ellenôrzött szervezet mûködésének folyamatleírása vagy folyamatábrája, − a belsô ellenôrzés által végzett tesztelés vagy egyéb vizsgálati eljárás leírása, ideértve a teszteredményeket, illetve az egyéb vizsgálati eljárások eredményeit is; − a belsô ellenôrzés által készített kérdôívek agy egyéb a vizsgálatot támogató segédletek. Az ellenôrzési munkalapok elsôdleges célja a vizsgálati jelentésben foglalt megállapítások és következtetések alátámasztása. A munkalapok az ellenôrzés kezdetétôl annak végéig az ellenôr által elvégzett munka dokumentációjaként szolgálnak. Egyértelmûen tanúsítják a lefolytatott vizsgálati eljárásokat, az elvégzett tesz-

A belsô ellenôrzési vezetô felelôssége a folyamatos minôségbiztosítás keretében a megfelelô felülvizsgálat biztosítása a munkalapok minôsége és megfelelôsége tekintetében. A felülvizsgálat bizonyítékaként a felülvizsgáló a nevével, kézjegyével és dátummal lát el minden munkalapot a felülvizsgálatot követôen. A munkalapok felülvizsgálatát a belsô ellenôrzési vezetô által az adott vizsgálatra kijelölt minôségbiztosító belsô ellenôr végzi. Azon MÁV Zrt. leányvállalatnál, ahol egy belsô ellenôr látja el a belsô ellenôrzést a belsô ellenôr a megállapítások írásba foglalása során önmaga újra áttekinti a munkalapokat. Elektronikus formájú munkalap esetén a felülvizsgálatot végzô e-mailben tájékoztatja a vizsgálatvezetôt a

1. szám


felülvizsgálat eredményérôl (csatolmányként beszúrva a munkalapot). Ezt az e-mail-t az ellenôrzéshez kapcsolódó elektronikus mappában (X:\BELFO tárhelyen az adott vizsgálat megfelelô almappájába (Minôségbiztosítás) lementeni, .msg kiterjesztéssel. Ugyanebbe a mappába kell feltölteni a papíralapú minôségbiztosított munkalapokat is scanelés után pdf. formátumban. A felülvizsgálatnak a munkalapok lezárása és a (rész)vizsgálati jelentés, illetve összefoglaló vizsgálati jelentés tervezet után lehetôleg azonnal, de legalább egy héten belül meg kell történnie. A felülvizsgáló észrevételeit a munkalapon kell rögzíteni vagy ahhoz kell csatolni felülvizsgálati megjegyzésként. Amennyiben a munkalapot, vagy a (rész)vizsgálati, illetve összefoglaló vizsgálati jelentés tervezet felülvizsgálati megjegyzéssel látják el, akkor a munkalap nem tekinthetô teljesnek mindaddig, amíg a felülvizsgáló személy által felvetett kérdéseket nem rendezik, és a rendezés tényét a munkalapon nem dokumentálják. A felülvizsgálatnak meg kell határoznia, hogy: − az ellenôrzési eljárás, az egyes ellenôrzési lépések a vizsgálati programnak megfelelôen történtek-e, az ellenôrzési lépéseket maradéktalanul végrehajtották-e; − az egyes feladatok elvégzéséhez tartozó vizsgálati eljárásokat és azok eredményeit megfelelôen dokumentálták-e; − az ellenôrzési munkát megfelelôen hajtották-e végre; − a megállapítások, és következtetések megfelelôek-e, elegendô és megfelelô bizonyítékokon alapulnak-e; − az ellenôrzött területekkel a szükséges konzultációk megtörténtek-e; − az ellenôrzött egységgel folytatott minden vitát megoldottak-e; és − a fent leírt, a munkalapok elkészítésére vonatkozó iránymutatásokat követték-e. 4.5.3.5. Alapvetô vizsgálati eljárások, technikák Az ellenôrzés során a belsô ellenôrnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különbözô közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. Az ellenôrzés céljainak megvalósításához szükséges elegendô és megfelelô ellenôrzési bizonyíték megszerzéséhez az ellenôrzési feladat megtervezésének, elôkészítô szakaszának meghozott döntésnek megfelelôen − a rendszer-alapú megközelítés esetén a szükséges ellenôrzési bizonyosság megszerzéséhez az ellenôr az ellenôrzött (szervezet, tevékenység, projekt) belsô kontrollrendszere, kontrolleljárásai megbízhatóságának vizsgálatára és értékelésére támaszkodik, és csak a minimálisan szükséges közvetlen, részletes vizsgálatokat végzi el. − A közvetlen vizsgálati megközelítést, mint módszert akkor kell alkalmazni, amikor nem lehetséges az

35

ellenôrzés céljainak elérése kontrollrendszerek vizsgálatára való támaszkodással. Közvetlen vizsgálati megközelítés révén nem szerezhetô bizonyosság a belsô kontrollok általános mûködésérôl. A rendszer-alapú megközelítési mód alkalmazásának lépései: − a vonatkozó kulcsfontosságú belsô kontrollfunkciók azonosítása és mélyreható vizsgálata, értékelése, annak eldöntéséhez, hogy milyen mértékben lehet bízni a létrehozott belsô irányítási, szabályozási és belsô kontrollrendszerben és annak mûködésében; − a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata annak megállapításához, hogy azok a vizsgált idôszak egészében eredményesen mûködtek-e; − a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata eredményének kiértékelése annak megállapításához, hogy a tapasztalt megbízhatósági szint elfogadható-e; − meghatározott számú, mintavétellel kiválasztott tranzakció részletes vizsgálata, pl. pontos-e, törvényes-e, szabályos-e és/vagy a tranzakcióval a gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi kritériumok teljesültek-e. A rendszer-alapú megközelítés alkalmazhatóságának feltétele, hogy a kontrollrendszer vagy a vonatkozó kontrolleljárások az ellenôr által felhasználható meghatározott bizonyossági szintet biztosítsanak. Amennyiben a kontrollkockázatokat elôzetesen közepes vagy alacsony szintûnek értékeltek, elviekben lehetséges a rendszer alapú megközelítés alkalmazása. A belsô ellenôrök által mind a rendszer-alapú, mind a közvetlen vizsgálati megközelítés során alkalmazhatnak az adott ellenôrzés tárgyától, céljától függôen: − Elemzô eljárásokat (dokumentumok vizsgálata, elemzése; esettanulmányok; összehasonlító elemzés; költség-haszon elemzés); − Tesztelést (tételes tesztelés, egyedi tesztelés) − Statisztikai elemzést; − Kérdésfelvetést; − Folyamatábrákat; − Belsô kontrollok tesztelését; − Számítógéppel támogatott ellenôrzési technikákat. Ha az elemzô eljárások és a más úton szerzett ismeretek ellentmondó eredményeket mutatnak, meg kell vizsgálni az ezt elôidézô körülményeket, okokat és magyarázatukra megfelelô bizonyítékokat kell szerezni. Az elemzô eljárások általában csak jelzik az információban rejlô lehetséges ellentmondásokat. Gondosan mérlegelni kell ezért, hogy az elemzô eljárások alkalmasak-e az ellenôrzés céljainak megvalósításához szükséges bizonyítékok megszerzéséhez. 4.5.3.5.1. Mintavétel, tesztelés A mintavétel egy speciális eszköz, amikor a vizsgálandó adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert megállapításokat vetíti ki a belsô ellenôr a teljes adatállományra. A mintavétel megtervezésénél az egyes ellenôrzési célokat, a mintavétel alapsokaságát, valamint a minta méretét kell figyelembe venni.

36


A mintát úgy kell kiválasztani, hogy az reprezentálja a mintavételi alapsokaságot. A mintába került elemek ellenôrzési célok szerinti vizsgálata után a mintavételi eredmények értékelése keretében elemezni kell a mintában feltárt bármilyen hibát, ki kell vetíteni azokat a teljes sokaságra, újra kell értékelni a mintavételi kockázatot. A mintavétellel kapcsolatos bizonytalanság mértékét a belsô ellenôr a minta méretének növelésével, vagy egy hatékonyabb mintavételi eljárás alkalmazásával csökkentheti. A minták kiválasztásánál figyelembe kell venni azt is, hogy a mintavételezést megelôzôen az alapsokaságból ki kell emelni tételes ellenôrzésre a nagy és jelentôs tételeket, így a mintáknak a maradék sokaságot kell reprezentálnia. Az ellenôrzés során rendelkezésre bocsátott elektronikus adatok kiértékelését informatika programok (pl. IDEA) is segíthetik. A kontrollok tesztelésének tervezésének és végrehajtásának, valamint a kontrollok újraértékelésének célja a tesztelési program kialakítása, meghatározni, hogy melyik kontrollokat teszteljük, milyen típusú tesztelést alkalmazzunk, milyen tesztelési eljárást használjunk, illetve a tesztelés mértékét. Célja továbbá a tesztelés végrehajtása és dokumentálása, a beazonosított kivételek egyeztetése. A tesztelés célja lehet, hogy a kontrollok kialakítása hatékony-e és azok megfelelôen mûködnek-e, hogy milyen kihatása van a nem kezelt kockázatoknak, illetve, hogy milyen lehetséges és tényleges elônye van a folyamat fejlesztésének. A tesztelési megközelítésnél a következô szempontokat kell figyelembe venni: az általános kontroll környezet, a kockázati és kontroll térkép, a releváns kontrollok, a korábbi audit munkaanyagok, stb. tényezôket kell mérlegelni annak eldöntéséhez, hogy melyik kontrollokat teszteljük. Az elvárások, hatókör, az audit célnak legjobban megfelelô tesztelési típusok, stb. tényezôket kell mérlegelni annak eldöntéséhez, hogy hogyan teszteljük a kontrollokat. A tesztelendô kontrollok beazonosításakor, mivel a teszteléshez szükséges idô nagyban kihat az audit munka idôszükségletére (még akkor is, ha a helyszíni munka 50 %-át tesztelésre szánjuk), a következô szempontok figyelembevétele szükséges: − a magas kockázatokra érdemes fókuszálni, − csak a releváns kontrollokat célszerû tesztelni, − a részletes tesztelés elôtt limitált tesztet (pl.: „walkthrough”: folyamat lépésenkénti végigkísérése pl.: egy napi esemény, vagy a nagy értékû tranzakciók vizsgálata) érdemes végezni minden magas kockázathoz kapcsolódóan, − célszerû eldönteni, hogy mely kontrollokat nem tesztelünk részletesen, hanem csak a folyamatgazdával megbeszéltekre hagyatkozunk. Az a tesztelés hatékony, ahol a tényeken alapuló következtetések kialakításához ráfordított idô és az elért

1. szám

eredmény aránya optimális. Fontos több tesztelési eljárás ismerete ahhoz, hogy a leghatékonyabb kerüljön kiválasztásra (idô/eredmény), valamint, hogy a tesztelendô mintát megfelelô konzultáció után válasszuk ki (folyamatgazdák, folyamat végrehajtásában résztvevôk, számítástechnikai csoport). Tesztelési eljárások: − Megkérdezés: információk beszerzése a kontrollok megvalósulásáról (interjúk, kontroll, kérdôívek kitöltése, stb.) − Megfigyelés: a kontrollok kivitelezésének megfigyelése − Újraértékelés: meglévô kontrollok újraértékelése, eredmények összehasonlítása (kontrollok tesztelése, a tényleges helyzetnek a céllal, tervvel, normával való összehasonlítása; tevékenységi, technológiai elôírások betartásának vizsgálata; belsô utasításokkal való összhang, stb.) − Bizonylati ellenôrzés: nyomon követés az alapdokumentumig, dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata; adatok helyességének, valódiságának megállapítása; tevékenységi, technológiai elôírások meglétének vizsgálata, bizonylati fegyelem megtartásának , stb. vizsgálata….) − Elemzés: adat elemzési technikák (menedzsment kontroll adatok, számítógépes lekérdezések, trendek, stb. vizsgálata) − Mintavétel: nagy mennyiségû homogén adat tesztelése esetére. Mintavétel: A mintavétel szerepe, hogy a mintabeli információk alapján a teljes sokaságra teszünk megállapításokat, vonunk le következtetéseket. Ezért a minta nagyságának meghatározása elôtt a vizsgálat vezetôjének tisztáznia kell, hogy mire fogják felhasználni az eredményeket, milyen részletességû elemzéseket akarnak végezni az adatokkal, milyen pontosságra van szükség az almintákra, illetve az összeredményekre vonatkozóan. Ezt követôen össze kell gyûjteni mindazokat a releváns statisztikai információkat, amelyek a populációról rendelkezésre állnak. Ezeknek az elemzése révén meg kell határozni, hogy a vizsgálni kívánt populáció mennyire heterogén, illetve mennyire homogén. Végül mindezeket figyelembe véve lehet csak meghatározni a szükséges mintanagyságot. A mintavétel két egymást kiegészítô alapelve: A populáció minden elemének, minden egyes tagjának egyenlô eséllyel kell rendelkeznie arra, hogy a mintába kerüljön. A mintának meghatározott pontossággal tükröznie kell az alapsokaságnak a vizsgált szempontok szerinti jellemzôit, összetételét, variabilitását. A legegyszerûbb mintavételi eljárás az egyszerû véletlen kiválasztás, ami lényegét tekintve „sorsolást” jelent. Ennek több gyakorlati megvalósítási lehetôsége van. A legcélravezetôbb a véletlen számok használata. A lépcsôzetes mintavételnél a mintavételt több lépésben, több „lépcsôben” hajtjuk végre.

1. szám


A rétegzett mintavétel lényege, hogy az alapsokaságot valamilyen − a vizsgált dolog szempontjából releváns − szempont szerint több csoportra bontjuk. Ezek a csoportok alkotják az egyes „rétegeket”. Ezt követôen az egyes csoportokon belül egyszerû véletlen kiválasztást hajtunk végre az egyes rétegek nagyságával arányosan. Ezzel elérhetjük, hogy a minta összetétele megfelelôen tükrözze az alapsokaság rétegek szerinti összetételét. Fontos, hogy a rétegzô ismérv releváns legyen a vizsgálat tárgya szempontjából. A mintavételi eljárást, illetve a mintavétel nagyságát, szükség esetén a pótlólagos mintavételeket a munkaklapokon dokumentálni kell. A kontrollok tesztelése A kontrollok tesztelését dokumentálni kell − kockázat leírása, kapcsolódó kontrollok leírása, melyek a dokumentált folyamat meghatározás alapján tesztelésre kerülnek /folyamatleírások, stb./, − az alkalmazott kontroll típusa: − preventív-megelôzô: megakadályozza, hogy a nyilvántartásokba hibás értékek kerüljenek rögzítésre; − detektív-feltáró: folyamatcélok figyelemmel kísérése, − a kulcsfontosságú kontrollok tesztelésére kiválasztott audit eljárás, − a tesztelés eredménye és a beazonosított kivételek okai. Szintén dokumentálni kell azokat az okokat, amelyért egyes kontrollokat nem tesztelünk (pl.: nem létezô, nem hatékony, kontroll hiányosság). Az ellenôrzés során az ellenôrzött szervezeti egység vezetôjétôl szükség esetén teljességi nyilatkozatot kell kérni, amelyben az ellenôrzött szervezeti egység vezetôje igazolja, hogy a mintavételhez és kontrollok teszteléséhez szükséges az ellenôrzött feladattal, témakörrel összefüggô, felelôsségi körébe tartozó valamennyi okmányt, adatállományt illetve információt hiánytalanul az ellenôr rendelkezésére bocsátotta. 4.5.3.5.2. Kérdés listák alkalmazása A kérdéslisták alkalmazása a megkérdezés írásbeli formája. A kérdéslisták alkalmazásáról a vizsgálatok megkezdése elôtt a vizsgálat vezetô dönt. A kérdés listákat a vizsgálatvezetô állítja össze és kéri meg a válaszokat az ellenôrzött szervezettôl, és/vagy szervezeti egységektôl. Az ellenôrzés feladatainak végrehajtása során az ellenôrnek és a vizsgálatban résztvevôknek folyamatosan együtt kell mûködnie. Továbbá együtt kell mûködniük az ellenôröknek, tájékoztatniuk kell egymást az olyan megállapításokról, amelyek elôsegíthetik a közös feladat megoldását.

37

4.5.3.6 A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat A belsô ellenôr köteles megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerûen, a valóságnak megfelelôen írásba foglalni, és azokat elegendô és megfelelô bizonyítékkal alátámasztani. A belsô ellenôr köteles az eredeti dokumentumokat az ellenôrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenôrzés során szabálytalanság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a belsô ellenôrzési vezetô útján az ellenôrzött társaság vezetôjének jegyzôkönyv alapján átadni. A vizsgálati jelentésben foglaltakat elegendô, megbízható, érdemi és hasznos ellenôrzési bizonyítékokkal kell alátámasztani. Az elégséges információnak olyan tényszerûnek, megfelelônek és meggyôzônek kell lennie, hogy az alapján egy alapos és jól tájékozott személy ugyanazokat a következtetéseket vonja le, mint az ellenôr. Megbízható információnak nevezzük a megfelelô vizsgálati módszerekkel elérhetô legpontosabb információt. Az érdemi információ alátámasztja a vizsgálat megállapításait és intézkedési javaslatait, és összhangban van a vizsgálat célkitûzéseivel. A hasznos információ segíti a szervezetet céljainak elérésében. A helyszíni vizsgálat végrehajtása során törekedni kell, hogy a vizsgálatot végzôk által párhuzamos ellenôrzések ne történjenek, valamint, hogy a vizsgálat az ellenôrzött egység munkavégzését lehetôség szerint csak a legkisebb mértékben zavarja. Az ellenôrzés megállapításainak bizonyítására felhasználható különösen: − az eredeti okirat, amely a gazdasági esemény elsôdleges okirata, bizonylata; − a másolat, amely az eredeti okirat szöveghû, hitelesített másolata; − a kivonat, amely az eredeti okirat meghatározott részének, részeinek szöveghû, hitelesített másolata; − a tanúsítvány, amely több eredeti okiratnak az ellenôr által meghatározott szövegrészét és számszaki adatait tartalmazza; − a közös jegyzôkönyv, amely olyan tényállás igazolására szolgál, amelyrôl nincs egyéb okirat, de amelynek valódiságát az ellenôr és az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység illetékes vezetôje, alkalmazottja közösen megállapítja, és e tényt aláírásukkal igazolják; − a fénykép, videofelvétel vagy más kép-, hang- és adatrögzítô eszköz, amely alkalmazható az ellenôr által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására; − a szakértôi vélemény, amely a speciális ismereteket igénylô szakkérdésekben felkért szakértô által adott értékelés; − a nyilatkozat, amely az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység alkalmazottjának olyan írásbeli vagy szó-

38


beli kijelentése, amely okirat hiányában vagy meglévô okirattal ellentétesen valamilyen tényállást közöl; − a többes nyilatkozat, amely több személynek különkülön vagy együttesen tett nyilatkozata ugyanazon tényállásról; − az informatikai rendszerben rögzített, feldolgozott, onnan lekérdezéssel paraméterek, illetve szûrési feltételek beállításával nyerhetô adat. Közös jegyzôkönyvet lehet készíteni olyan megállapítás igazolására, amelyrôl nincs okirat, de mindkét fél aláírásával igazolja. Az ellenôr által nyilvántartott információnak és bizonyítéknak a következô szempontoknak kell megfelelnie: − egy független, tájékozott személy ugyanazon következtetést vonja le belôle, mint amit az ellenôr tett (elégséges); − mérvadó, és a lehetôségekhez képest a szakmailag helyes módszerek alkalmazásán alapul (megbízható); − logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul (releváns és fontos). Az ellenôrzés során a belsô ellenôr kérésére az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetôje köteles teljességi nyilatkozatot adni, amelyben az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetôje igazolja, hogy az ellenôrzött feladattal összefüggô, felelôsségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenôr rendelkezésére bocsátotta. 4.5.3.6.1. Felügyeleti könyv vezetése A társaságok munkaszervezetének funkcionális és üzleti tevékenységet folytató szervezeténél irányítási szintjein végzett helyszíni megállapításokat a (rész)vizsgálati jelentésbe kell rögzíteni. A társaságok munkaszervezetének (nem irányítási szintû) egységeinél, önálló egységeket képezô részlegeinél (pl.: csomóponthoz tartozó szolgálati helyeken stb.) az ellenôrzés tényének, illetve a megállapítások dokumentálásának céljából a Felügyeleti Könyvbe is rögzíteni kell a jelentôsnek minôsített megállapításokat. A Felügyeleti Könyv az állami (pénzügyi, gazdasági, törvényességi, felügyeleti, hatósági stb.) és a belsô ellenôrzés (vezetôi, üzletági és funkcionális, függetlenített belsô ellenôrzés) vizsgálatainak idôrendi feljegyzésére és a megállapítások rögzítésére szolgál. A Felügyeleti Könyvet oly módon kell elhelyezni, hogy az ellenôrzést (vizsgálatot) végzô hozzáférhessen. A Felügyeleti Könyv nem szigorúan elszámolandó nyomtatvány, de annak folyamatos felhasználását, utólagos ellenôrizhetôségét sorszámozással biztosítani kell. A felügyeleti könyveket megkezdésük alkalmával a szervezeti egység vezetôjének hitelesíteni kell.

1. szám

A Felügyeleti Könyv megôrzésére és irattárazására vonatkozó további elôírásokat a társság Ügyviteli Utasítása tartalmazza. Felügyeleti Könyvekben a bejegyzést 3 példányban kell vezetni karbonizáltan vagy indigó átnyomással. Az ellenôrzés vezetôje (végzôje) a vizsgálat befejezésekor az ellenôrzés fôbb megállapításait rögzíti. Ha az ellenôrzés megállapításai (bejegyzései) egy oldalra nem férnek el, akkor azt − a fejrovat kitöltése nélkül − a következô oldalon kell folytatni. (Több napot igénybevevô vizsgálat esetén a vizsgálat befejezésekor kell a vizsgálat megkezdésének idôpontját is elôjegyezni). A vizsgált szervezeti egység vezetôje, vagy megbízottja a megállapítások tudomásulvételét köteles aláírásával igazolni. A vizsgálat vezetôje (végzôje) a megállapításai súlyától függôen a Felügyeleti Könyvbe történt bejegyzésen túlmenôen, rendelkezhet írásbeli igazoló jelentés megküldésére is. Ha a vizsgálat során a megállapítás (hiba, hiányosság) súlyossága miatt jegyzôkönyv felvételére kerül sor, akkor a fejrovat kitöltésével, csak az ellenôrzés tényét kell bejegyezni, és a megállapítások bejegyzésére szolgáló résznél hivatkozni kell a külön felvett jegyzôkönyv tényére. A felügyeleti könyv példányaiból az elsô példányát az ellenôrzés vezetôje (végzôje) köteles magával vinni és vizsgálati dokumentációk között megôrizni. A második példányt a vizsgált szervezeti egység vezetôje köteles megküldeni a vizsgált szervezeti egység közvetlen felügyeleti szervéhez 3 munkanapon belül. A harmadik példány a naplóban, illetve könyvben marad. A vizsgált szervezeti egység vezetôje a megállapított hiányosságok megszüntetése iránt köteles haladéktalanul − de legkésôbb 15 napon belül − intézkedni. A tett intézkedésekrôl − az alkalmazott, illetve kezdeményezett felelôsségre vonásról − a tömbben maradó harmadik példánynak hátoldalán rövid feljegyzést kell készíteni. Az Igazoló jelentést, a vizsgálatot végzô szervezeti egység részére kell megküldeni. 4.5.4. A vizsgálati jelentés A belsô ellenôr a megállapításait, következtetéseit és javaslatait tartalmazó (rész)vizsgálati jelentés(eke)t, vagy több kapcsolódó témájú vizsgálati jelentés alapján összefoglaló vizsgálati jelentést készít. Amennyiben a vizsgálatban több belsô ellenôr is részt vesz, úgy a vizsgálati megállapításokról részvizsgálati jelentést kell készíteni. Az összefoglaló vizsgálati jelentést a részvizsgálati jelentések alapján a vizsgálatvezetô készíti el. A vizsgálatvezetô saját döntése alapján mentesülhet a részvizsgálati jelentés készítése alól, de ez a mentesség nem érintheti a vizsgálati programban részére meghatározott feladatok ellenôrzésének dokumentálási kötelezettséget. A mennyiben a vizsgálatvezetô él a mentességgel, úgy az ellenôrzése során tett megállapításait

1. szám


az összefoglaló vizsgálati jelentésben kell összegeznie. A munkalapok vezetése alól azonban vizsgálatvezetô nem mentesül. A megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat úgy kell lényegre törôen és világosan megfogalmazni, hogy − az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység egészének mûködése, gazdálkodása vagy az ellenôrzött tevékenység objektíven értékelhetô legyen, − vegye figyelembe a mûködéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos kockázatokat, − azok végrehajthatóak, teljesítésük pedig ellenôrizhetô és számon kérhetô legyen. A belsô ellenôr köteles a vizsgálati jelentésben objektíven szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, pozitív és negatív megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységrôl szóló vizsgálati jelentés teljességét. A belsô ellenôrök a vizsgálati jelentés elkészítésénél kötelesek értékelni minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésükre bocsátott információt és véleményt, azonban ez utóbbi nem befolyásolhatja a belsô ellenôrök tényeken alapuló megállapításait, következtetéseit. A vizsgálati jelentés vezetôi összefoglalójában az ellenôrzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni. A belsô ellenôrzést végzô személy vagy szervezet a jogszabályoknak és belsô szabályzatoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva, a belsô ellenôrzési folyamat legfontosabb termékeként, megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat fogalmaz meg a fejezetet irányító szerv vezetôje vagy a társaság elsô számú vezetôje, valamint az ellenôrzött szervezet azon tagjai számára, amelyek közremûködése a belsô ellenôrzés által feltárt hiányosságok, hibák megszüntetéséhez, korrigálásához elengedhetetlen. Az ellenôrzési megállapítások olyan megfigyelések, tapasztalatok, észrevételek, melyek a vizsgált folyamatok, tevékenységének mûködésére, a mûködés „mikéntjére” vonatkoznak. A megállapításoknak mindig relevánsnak kell lenniük az ellenôrzés célja, tárgya, a fôbb ellenôrzési feladatok szempontjából. Nem elegendô pusztán a folyamatok, tevékenységek megfigyelt mûködését leírni, a megállapításokat mindig az ellenôrzési kritériumokkal, ellenôrzési feladatokkal összefüggésben kell leírni. Az ellenôrzés nyomán tett következtetéseket, majd javaslatokat annak figyelembevételével kell megfogalmazni, hogy a vizsgált folyamatoknak, tevékenységeknek hogyan kellene mûködniük. Megállapítások összegzése során minden megállapításra − be kell mutatni a vizsgált tevékenység/folyamat/eset szabályozási környezetet (jogszabályok, MÁV Zrt.

39

utasítások, egyéb vezetôi utasítások meghatározott pontjának feltüntetésével, szükség esetén az elôírás idézésével is) − rögzíteni kell a vizsgált tevékenység/folyamat/eset tényleges gyakorlatát − meg kell állapítani a tevékenység/folyamat/eset gyakorlatnak a szabályozástól való eltérését, ki kell térni az ok-okozati összefüggésekre − rögzíteni és minôsíteni kell a kockázatokat, illetve hatásukat − javaslatot kell tenni a kockázatok csökkentésére (hivatkozva a határozati javaslatra, illetve a mentesülésre). A javaslatok között a jogszabályoktól, utasításoktól, normáktól eltérô munkavégzést nem kell szerepeltetni, mert annak megszüntetésére a megállapítások alapján a szervezeti egység vezetôje ettôl függetlenül intézkedni köteles. A részvizsgálati jelentésben − tárgyilagosan − be kell mutatni a helyszíni vizsgálat lefolytatását akadályozó, késleltetô körülményeket (pl. a kért dokumentumok rendelkezésre bocsátásának hiányát, jelentôs késedelmét), Az összefoglaló vizsgálati jelentés összeállításakor vizsgálat vezetô még a minôségbiztosítási folyamat részekét köteles részvizsgálók által leírt megállapításokról a dokumentumok alapján meggyôzôdni, szükség esetén felül bírálni, helytelen következtetés esetén a részvizsgálatot végzô belsô ellenôrt a megállapítás pontosítása, kiegészítésére felkérni. A (rész/összefoglaló) vizsgálati jelentés összeállítása során a Kézikönyv 4.sz. mellékletében foglaltaknak megfelelôen értékelni és minôsíteni kell a kockázatokat, a kontroll(okat), folyamatokat, és szervezeteket. A minôsítési kategóriák egységes értelmezése végett minôsítések során a mellékletben szerepeltetett minôsítési kategóriákat kell használni, attól eltérni nem lehet. 4.5.4.1. A megállapítások, következtetések és javaslatok részletes ismertetése A megállapítások az ellenôrzési tényállás ismertetésére szolgálnak, bemutatják a belsô kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat. Éppen ezért a megállapítások: − pontosak és ellenôrzési bizonyítékokkal alátámasztottak; − a vizsgálati programra hivatkoznak; − jelentôségük alapján sorba rendezettek. A megállapításokat azok folyamatokra gyakorolt hatása alapján kell sorba rendezni, beleértve a belsô kontrollrendszer hatékonyságára és eredményességére gyakorolt hatásukat is. A megállapítások rangsorolásának a megállapításra vonatkozó kockázat rangsorolásához kell igazodnia. A megfogalmazott megállapításoknak és következtetéseknek a folyamatokra és a szervezet mûködésének

40


célkitûzéseire gyakorolt lehetséges kockázatát/hatását ugyancsak célszerû röviden ismertetni a jelentésben. A jelentésben megfogalmazott megállapítások és következtetések alapján a belsô ellenôröknek ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazniuk a feltárt hiányosságok, gyengeségek kijavítására, vagy éppen a hatékonyabb, eredményesebb, gazdaságosabb mûködésre. A javaslatok kapcsán jelölni szükséges, hogy azok intézkedést igényelnek-e, vagy esetleg már az ellenôrzés során kijavításra kerültek. 4.5.4.2. A vizsgálati jelentés formai és tartalmi követelményei A (rész- és összefoglaló) vizsgálati jelentésnek tartalmaznia kell: − az ellenôrzést végzô szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; − az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; − az ellenôrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését; − az ellenôrzés típusát; − az ellenôrzés tárgyát; − az ellenôrzés célját; − az ellenôrzött idôszakot; − a helyszíni ellenôrzés kezdetét és végét; − az alkalmazott ellenôrzési módszereket és eljárásokat; − vezetôi összefoglalót; − az ellenôrzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat, valamint a köztük fennálló összefüggéseket; − az ellenôrzött idôszakban az ellenôrzött területért (vagy feladatért) felelôs vezetôk nevét, beosztását; − a jelentés dátumát és az ellenôrzésben közremûködött ellenôrök, szakértôk nevét, illetve részvizsgálati jelentések esetében az aláírását is. Az áttekinthetôség érdekében minden vizsgálati jelentésnek állandó (standard) formátumot kell követnie, amelyben az ellenôrzéshez kapcsolódó információk szerepelnek (5.sz. számú iratminta: Vizsgálati jelentés/-tervezet minta). A vizsgálati jelentés megállapításainak összefoglalása részének az ellenôrzéssel kapcsolatos legfontosabb információkat kell kiemelnie, úgy mint megállapítások, következtetések és javaslatok, valamint a vizsgált területrôl, folyamatról kialakított, összesített vélemény. A vezetôi összefoglaló része a vizsgálati jelentésnek. A részvizsgálati jelentésben foglaltakat is össze kell foglalni. A vizsgálatban résztvevô ellenôrök a vizsgálat vezetôjét folyamatosan kötelesek tájékoztatni a fôbb megállapításaikról, súlyúknak megfelelôen (elôzetes minôsítés). Az ellenôr minden megállapítását aláírt (hiteles) dokumentum kell hogy alátámassza.

1. szám

Az ellenôr megállapításait a vizsgálati program szerinti szerkezetben, a vizsgálati jelentés minta (5. sz. iratminta) szerinti tartalmi és formai elemek figyelembe vételével fogalmazza meg. − A vizsgálati jelentést „times new roman” betûtípussal, 12 betûmérettel, sorkizártan kell elkészíteni. − a jelentésben szereplô ábrák és táblázatok számmal és címmel ellátottak legyenek, − a tartalomjegyzéket is tartalmazzon, − a jelentésben rövidítések csak a mellékletként csatolt rövidítések jegyzéke szerinti formában szerepelhetnek, − a jogszabályok feltüntetése a cd jogtár szerinti hivatalos rövidítéssel történhet, − a jelentés a magyar helyesírás szabályai szerint készül, a számokat lehetôség szerint azonos egységben (E Ft, vagy M Ft, vagy Mrd Ft) kell feltüntetni, − idézetek esetén a forrást a lábjegyzetben egyértelmûen fel kell tüntetni. − színes ábrák esetén figyelembe kell venni, hogy a vezetôi elôterjesztés takarékossági okokból fekete-fehér nyomtatásban kerül átadásra. A vizsgálatot végzôknek az általuk tett megállapításokról, az azokból levonható következtetésekrôl, a vizsgálat lefolytatásának körülményeirôl és javaslataikról írásbeli vizsgálati jelentést kell készíteni a vizsgálati programban rögzített feladatok sorrendjében. A megállapításoknak, a javaslatoknak, minden esetben dokumentált, megdönthetetlen tényeken kell alapulni, melyeket a minôség biztosítást végzô vezetô is elfogad. A vizsgálati jelentés fejezetei I. Rész: „Bevezetô” A bevezetôt vizsgálati programban foglaltak szerint kell kitölteni. II. Rész: „Összefoglalás” Az összefoglalás tartalmazza röviden, tömören, megfelelôen minôsítve tartalmazza részletes megállapításokat. A hiányosságot tartalmazó megállapítás esetén zárójelben utalni kell a határozati javaslat számára. III.Rész: „Részletes megállapítások”-nak tartalmaznia kell: − a szervezet, folyamat bemutatását, a jelentôs, kiemelt kockázatokat − az irányítási folyamat, a szervezet etikai vonatkozású célkitûzéseinek, programjainak és tevékenységeinek tervezése, végrehajtása, hatékonyságának értékelését − a szervezet irányítását, mûködését és információs rendszerét fenyegetô kockázatokat és azok értékelését − megállapítások és az objektív értékítéleten alapuló következtetések, értékelések alapján javaslatokat kell tenni a feltárt hiányosságok megszüntetésére, és jövôbeni keletkezésük megelôzésére. A vizsgálati megállapítások − megfelelô minôsítéssel − csak tényeket, eredményeket és hiányosságokat tartalmazhatnak. A megállapítások ismertetése keretében rá kell mutatni az eredmények, a hibák, a mulasztások jellegére, ezek okaira és az elôidézô körülményekre, a következmé-

1. szám


nyekre (anyagi és nem anyagi következmény), a felelôsségi kérdésekre, valamint a megoldási javaslatokra is. A megállapítások rögzítésénél törekedni kell a tömör, célirányos, közérthetô megfogalmazásra, jellemzô példákkal alátámasztva. Az egyértelmûség, áttekinthetôség érdekében a statisztikai adatokat, a további példákat, lehetôleg mellékletben kell felsorolni, az elemzéseket ezekre való hivatkozással kell elvégezni. A szabálytalanságok, hibák rögzítésénél hivatkozni kell a megsértett jogszabályra, utasításra (számát, megnevezését rögzíteni kell). IV. Rész: „Javaslatok” A belsô ellenôrnek úgy kell végeznie a munkáját, hogy a vizsgálat befejezésére határozott álláspontja legyen arra vonatkozóan, hogy az ellenôrzött folyamat megfelel-e a folyamat célja szerinti követelményeknek, és ha nem, akkor a folyamatminôsítéseknek megfelelôen mi a teendô. V.Rész „Záradék) A V. Záradék rész az alábbiakat tartalmazza: − nyilatkozni kell, hogy a vizsgálat a nemzetközi standardok elôírásai szerint történt-e. − nyilatkozni kell, hogy a vizsgálat vezetô elôzetesen beszerezte a vizsgálatban érintett társaságok / szervezetek / szervezeti egységek jelentés tervezet elkészülte elôtt a jelentéstervezet megismerésével összefüggô titoktartási és adatkezelési nyilatkozatot. Az összefoglaló vizsgálati jelentést a vizsgálat vezetôje írja alá, a vizsgálati jelentés eredeti példányának minden lapját szignálva.

41

következtetés pontos és bizonyítékokkal megfelelôen alátámasztott. 4.5.4.4. A jelentéstervezet megküldése egyeztetésre A belsô ellenôrzési vezetô jóváhagyását követôen a vizsgálatvezetô az összefoglaló vizsgálati jelentés tervezetet egyeztetés céljából elektronikus úton megküldi az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetôjének, továbbá annak, akire vonatkozóan a jelentéstervezet megállapítást vagy javaslatot tartalmaz (a továbbiakban együttesen: érintettek). Az érintettek észrevételeiket 5 munkanapon belül kötelesek megküldeni a belsô ellenôrzési vezetô részére. A jelentéstervezet megküldésére vonatkozó kísérô levélben fel kell hívni az ellenôrzött figyelmét arra, hogy a határidô elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidôn belül, valamint az észrevételek megküldésével egy idôben lehetôsége van egyeztetô megbeszélés kezdeményezésére. Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsgálatvezetô dönt. Az észrevételeket és azokra adott válaszokról a vizsgálatvezetô a záró tárgyaláson ad tájékoztatást az érintetteknek. Az elfogadott észrevételeket a vizsgálatvezetô átvezeti a vizsgálati jelentéstervezeten. Az érintettek észrevételeit, illetve a vizsgálatvezetô válaszát csatolni kell az ellenôrzés dokumentációjához. A vizsgálati jelentéstervezetben annak lezárásáig fel kell tüntetni a „Tervezet” szót. 4.5.4.5. Az egyeztetô megbeszélés, záró tárgyalás

4.5.4.3. A belsô vizsgálati jelentés elkészítéséért felelôs személy A (rész)vizsgálati jelentés elkészítéséért, annak tartalmáért, vizsgálatvezetô, a megállapítások valódiságáért és alátámasztásáért a vizsgálatot végzôk felelôsek. A részvizsgálati jelentést a részvizsgálatot végzô belsô ellenôr köteles aláírni. A vizsgálatvezetô felelôs a vizsgálati jelentéstervezet, majd az végleges vizsgálati jelentés elkészítéséért. Ezért át kell tekintenie a munkalapokon szereplô, az ellenôrzés során tett megállapításokat, majd ezekre alapozva kell elkészítenie az összefoglaló vizsgálati jelentés tervezetét, mely tartalmazza a részvizsgálati jelentésbe tett megállapításokat, illetve azok alapján levont következtetéseket. Az összefoglaló vizsgálati jelentéstervezetnek tartalmaznia kell az ellenôrzött terület vezetôinek minden olyan válaszát, válaszára tett módosítást, amelyben az ellenôrzés során már megegyeztek. Következô lépésként a vizsgálat minôségbiztosítójának felül kell vizsgálnia az összefoglaló vizsgálati jelentés tervezetét és az annak alapjául szolgáló munkalapokat, hogy megbizonyosodjon arról, minden megállapítás és

A vizsgálat lezárása elôtt, a vizsgálatra adott észrevételek feldolgozása után egyeztetô megbeszélést, un. „zárótárgyalás”-t kell tartani. A záró tárgyaláson részt vesz a vizsgálatvezetô, az ellenôrzést végzô belsô ellenôrök, az ellenôrzést végzô szerv belsô ellenôrzési vezetôje, az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetôje, a MÁV Zrt. leányvállalatánál végzett ellenôrzés esetén annak belsô ellenôrzési vezetôje, valamint a vizsgálatban érintett egységek vezetôi és szükség szerint más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt indokolt. A záró tárgyaláson kell megtárgyalni a vizsgálati jelentéstervezetre adott észrevételeket és azok elfogadását, illetve el nem fogadását. A záró tárgyaláson az észrevételekre adott vizsgálatvezetôi válaszok véglegesítésre kerülnek. A záró tárgyalásról jegyzôkönyvet kell készíteni, amelyet az ellenôrzési dokumentációhoz csatolni. Amennyiben a vizsgálati jelentés jelentôsen módosul az egyezetô megbeszélést követôen, a belsô ellenôrzési vezetô ismételten megküldheti a jelentéstervezetet visszamutatás céljából.

42


4.5.4.6. Az ellenôrzés lezárása Az ellenôrzés lezárása azt jelenti, hogy egy adott ellenôrzés akkor tekinthetô lezártnak, ha vizsgálati jelentést az ellenôrzést végzô szervezet vezetôje megküldte az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység részére, és annak, akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz. Lezárt vizsgálati jelentés: a vizsgálatvezetô által elkészített, az ellenôrzött szervezettel egyeztetett, az elfogadott észrevételek átvezetésével véglegesítésre került és a vizsgálatvezetô által aláírt jelentés. A vizsgálati jelentést a vezetôi elôterjesztés mellékleteként a vizsgálatvezetô aláírását követôen a belsô ellenôrzési vezetô hagyja jóvá és megküldi a társaság elsô számú vezetôje részére. Amennyiben az ellenôrzés során büntetô-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az nem befolyásolja az ellenôrzés lezárását. 4.5.4.7. Elôterjesztés a vezetôi értekezletre A vizsgálat megállapításairól készített összefoglaló vizsgálati jelentést a vizsgálatot elrendelô (megrendelô) vezetônek, míg régiós vizsgálat esetében azt a MÁV Zrt. régióinak vezetôi felett munkáltatói jogkört és/ vagy szakmai irányítást gyakorló vezetônek kell megküldeni. A megrendelô vezetô (vezérigazgató, ügyvezetô), illetve régiós vizsgálat esetében MÁV Zrt. régióinak vezetôi felett munkáltatói jogkört és/vagy szakmai irányítást gyakorló vezetô a vizsgálat megállapításait és javaslatait mérlegelve rendelkezik a megállapítások határozatba foglalása és végrehajtása iránt. A MÁV Zrt. jóváhagyott belsô ellenôrzési terve szerint végzett átfogó és témavizsgálatok vizsgálatok eredményérôl, a vizsgálatok megállapításairól, a szükséges vezetôi szintû intézkedésekrôl határozati javaslatokkal kiegészített elôterjesztést készít a társaság menedzsmentje és elsô számú vezetôje részére. A régiós vizsgálatokról vezetôi értekezletre elôterjesztés csak abban az esetben készül, ha azt a vizsgálatot megrendelô vezetô kifejezetten kezdeményezi. 4.6. AZ ELLENÔRZÉSEK NYOMONKÖVETÉSE A belsô ellenôrzési megállapítások hasznosításának nyomon követése az a folyamat, melynek keretében a MÁV Zrt. illetve leányvállalatának belsô ellenôrzési szervezete értékeli, hogy az ellenôrzött terület vezetôi által a vizsgálati jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedései megvalósultak-e, mennyire voltak megfelelôek, hatékonyak és idôszerûek. 4.6.1. A nyomon követés eszközei

1. szám

A nyomon követés elsôdleges eszközei a vezetôi határozatok, illetve Az ellenôrzési megállapítások nyomon követésének elsôdleges eszközei: − a vezetôi határozatok, illetve az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése; − utóvizsgálat. A belsô ellenôrzések vizsgálati jelentéseihez kapcsolódóan hozott határozatok végrehajtásáról ellenôrzött szervezeti egység vezetôje, a vezetôi határozatokban megjelölt felelôs, a határozatokban, illetve az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott határidô lejártát követô 15 napon belül írásban köteles beszámolni a társaság vezetôje részére, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul megküldi a belsô ellenôrzési vezetôje részére is. A beszámolónak tartalmaznia kell a megtett intézkedések rövid leírását, a végre nem hajtott intézkedések okát és esetlegesen a határidô, illetve feladat módosítási kérelmet. Amennyiben a beszámoló készítésére kötelezett nem számol be a számára elôírt feladatok végrehajtásáról és határidô módosítást sem kért, úgy a belsô ellenôrzési vezetô a utóellenôrzést kezdeményezhet a soron kívüli feladatokra tervezett kapacitásának terhére. A belsô ellenôrzési vezetô tájékoztatás alapján éves bontásban nyilvántartást vezet, amellyel a belsô vizsgálati jelentésekben tett megállapításokat, javaslatokat, a vonatkozó intézkedési terveket és azok végrehajtását nyomon követi. 4.6.1.1. A vezetôi határozatok végrehajtásának nyomon követése A belsô ellenôri szervezet vizsgálati jelentésben foglalt megállapításokra hozott határozatok megvalósításának nyomon követése Excel kimutatásban történik. A nyomon követés célja a vezetôi intézkedések végrehajtása. A kimutatás tartalmazza − a vizsgálat számát, tárgyát, − a vezetés által elfogadott határozat sorszámát, a határozat szószerinti szövegét, − a határozat végrehajtásáért felelôs személy/szervezet megnevezését, − a közremûködô személyek/szervezetek megnevezését, − a határozat végrehajtására vonatokozó határidôt − a határozatok végrehajtására vonatkozó határidô hosszabbításokat, − a határozat végrehajtására vonatkozó státuszt, − megjegyzések között a határozat végrehajtásának késedelmét elôidézô okot, illetve a határozat törlésére vonatkozó indoklást. A határozat végrehajtására vonatkozó státusz lehet: — teljesítve: a határozat végrehajtása megtörtént — folyamatban: a végrehajtásra vonatkozó határidô még nem járt le, — lejárt, folyamatban: a végrehajtásra vonatkozó határidô lejárt, a végrehajtás folyamatban van és nem áll fenn

1. szám


olyan harmadik féltôl függô, vagy jogszabályi elôíráson alapuló körülmény, ami a végrehajtást akadályozza — lejárt, akadályoztatva: a végrehajtásra vonatkozó határidô lejárt, a végrehajtást harmadik fél miatt/ vagy jogszabályi elôírások miatt akadályoztatva van. — felmentve a végrehajtás alól: A határozat végrehajtása alól a határozatot elrendelô személy/szervezet az intézkedések elmaradásával járó kockázatot felvállalva a határozatot végrehajtására kötelezett kérelmére, annak indokai alapján felmentést adott. A határozatok végrehajtására vonatkozó határidôket módosítására csak határozatot hozó személy/szervezet jogosult. A határozatok nyomon követésére szolgáló Excel kimutatást a vizsgálat dokumentumaihoz kell csatolni és a vizsgálati jelentés megôrzésére vonatkozó határidôig meg kell ôrizni. A vizsgálati jelentéssel összefüggésben megfogalmazott javaslatok végrehajtásának nyomon követését beszámoltatás útján a vizsgálatvezetô végzi. A vizsgálatvezetô felelôs a javaslatok realizálásának nyomon követéséért. Amennyiben a vizsgálatvezetô úgy ítéli meg, hogy a vezetés felvállal egy olyan szintû kockázatot, amely a szervezet szempontjából elfogadhatatlan lehet, akkor ezt meg a belsô ellenôrzési vezetô felé jelenteni kell. Amennyiben a belsô ellenôrzési vezetô úgy ítéli meg, hogy a maradványkockázat a szervezet szempontjából elfogadhatatlan, akkor ezt meg kell tárgyalnia felsô vezetéssel. Ha a maradványkockázatra vonatkozóan nem tudnak megállapodásra jutni, akkor döntés érdekében a belsô ellenôrzési vezetônek a vezetô testület elé kell terjesztenie az ügyet legkésôbb a soron következô negyedéves beszámolóban. 4.6.1.2. Utóvizsgálat A végrehajtott intézkedések hatékonyságát szükség esetén utóvizsgálat keretében vagy a területet érintô következô ellenôrzés során felül kell vizsgálni. Az utóvizsgálatra indokolt esetben általában azt követôen kerül sor, amikor vezetôi határozatokban foglalt utolsó határidô lejár. Elôfordulhat ugyanakkor, hogy a belsô ellenôrzési vezetô úgy ítéli meg, hogy még az intézkedési tervben rögzített határidôk lejárta elôtt szükséges az utóvizsgálatot lefolytatni (pl. ha az intézkedések végrehajtása egyértelmûen veszélyeztetve van). Az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belsô ellenôrzés megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések megfelelô végrehajtásáról, vagy arról a tényrôl, hogy ha az ellenôrzött terület vezetôje nem, vagy nem megfelelôen hajtja végre az intézkedéseket. Az utóvizsgálat hasonlít a hagyományos ellenôrzésre, azonban az ellenôrzési célok és az ellenôrzés tárgya

43

szûkebb, csak a vizsgálati jelentésben leírt hiányosságokra, valamint a kapcsolódó javaslatok végrehajtására terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenôrzés során, figyelembe véve az alábbiakat: − Az alapellenôrzés jelentésének megállapításait, következtetéseit és javaslatait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki; − Az intézkedés értékeléséhez használt ellenôrzési tesztelést és eljárást megfelelôen meg kell tervezni; − Szükség szerint helyszíni ellenôrzést kell végezni, és az elvégzett ellenôrzési munkát dokumentálni kell; − A végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni. Ha a belsô ellenôr az utóvizsgálat során megállapítja, hogy a korábbi ellenôrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelô lépések, akkor arról a szervezet vezetôjét tájékoztatni kell. 4.7. BESZÁMOLÁS A belsô ellenôrzési tevékenység célkitûzéseit a belsô ellenôrzési vezetô a belsô ellenôrzési stratégiában és az ahhoz kapcsolódó minôségbiztosítási és fejlesztési programban határozza meg, amit a társaság elsô számú vezetôje és az elsô számú vezetôt támogató vezetôi testület hagy jóvá. A belsô ellenôrzési vezetô köteles a társaság elsô számú vezetôje és az elsô számú vezetôt támogató vezetôi testületének − rendszeres idôközönként tájékoztatást adni az éves ellenôrzési terv végrehajtásának helyzetérôl, az elvégzett ellenôrzések eredményeirôl, a tervtôl való eltérés okairól, valamint a belsô ellenôrzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétérôl; − társaság vezetôjének, illetve vezetô testületének kérése esetén a más ellenôrzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerûségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külsô ellenôrzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelô koordinációt biztosítani, valamint errôl a vezetést rendszeresen tájékoztatni. 4.7.1 Beszámolás a társaság elsô számú vezetôje részére A belsô ellenôrzések vizsgálati jelentéseihez kapcsolódóan hozott határozatok végrehajtásáról ellenôrzött szervezeti egység vezetôje, a vezetôi határozatokban megjelölt felelôs, a határozatokban, illetve az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott határidô lejártát követô 15 napon belül írásban köteles beszámolni a társaság vezetôje részére, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul megküldi a belsô ellenôrzési vezetôje részére is. A belsô ellenôrzési vezetô negyedévente, a negyedévet követô második hónap 15-ig beszámol az Elnök-

44


vezérigazgató részére a belsô ellenôrzési feladatterv, valamint a belsô ellenôrzés stratégiai célkitûzéseinek idôarányos megvalósulásáról és összefoglalót készít a kapcsolódó határozatok végrehajtásának értékelésérôl. A beszámolás vezetôi elôterjesztés formájában történik. 4.7.2. Beszámolás az Igazgatóság és Felügyelô Bizottság részére A belsô ellenôrzési vezetô évente (szükség esetén gyakrabban) beszámol az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság részére a belsô ellenôrzési feladatok és azokhoz kapcsolódó határozatok, valamint a belsô ellenôrzés stratégiai célkitûzéseinek idôarányos megvalósulásáról, valamint a kockázatkezelés, a belsô kontroll mechanizmusok és a társaságirányítási funkciók mûködésérôl. A belsô kontrollok mûködésérôl szóló jelentésben a belsô ellenôrzés tájékoztatást ad mindazon hiányosságokról, amelyek a társaság teljesítményére jelentôs kihatással lehetnek. A belsô ellenôrzés munkájával független és objektív visszajelzést biztosít a felügyelô bizottságon keresztül a tulajdonosnak, értékelései elôsegítik, hogy az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság megfelelôen tudja elôsegíteni a belsô kontrollkörnyezet eredményes és kielégítô mûködését. 4.7.3. A MÁV Zrt. leányvállalataira vonatkozó éves beszámolás szabályai A belsô ellenôrzési vezetô a leányvállatok igazgatósága, ügyvezetése, felügyelô bizottsága (ahol van) évente — január 31-ig — beszámol a tulajdonos(ok) részére a kockázatkezelés, a belsô kontroll mechanizmusok és a társaságirányítási funkciók mûködésérôl, tájékoztatást ad mindazon hiányosságokról, amelyek a társaság teljesítményére jelentôs kihatással lehetnek. A leányvállalatok belsô ellenôrzési szervezete által készített értékelés egy példányát - tájékoztatásul — a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezte részére is meg kell küldeni. 4.7.4. A beszámoló tartalma A Felügyelô Bizottság részére adott értékelésekben a MÁV Zrt.-nél és a leányvállalatainál is az értékelésben ki kell térni − a társaság mûködését érintô kockázatok jellegében és mértékében milyen változások történtek az elôzô éves értékelés elkészítése óta; − a kockázatok menedzsment és belsô ellenôrzés által végzett folyamatos ellenôrzési tevékenységére, és a belsô kontroll rendszerre; ezen ellenôrzési tevékenység eredményeképp született jelentések legfôbb megállapításaira, tartalmára; − annak értékelésére, hogy azonosították-e az adott évben a belsô kontroll rendszer olyan lényeges hiányosságait, hibáit, amelyek lényeges hatással voltak, vagy lehettek volna a társaság pénzügyi helyzetére.

1. szám

4.8. AZ ELLENÔRZÉSI DOKUMENTUMOKKAL KAPCSOLATOS ELÔÍRÁSOK A belsô ellenôrzési vezetônek ki kell dolgoznia a vizsgálatok dokumentációjának megôrzésére vonatkozó követelményeket, függetlenül attól, hogy a dokumentációt milyen adathordozón tárolják. Ezeknek a megôrzésre vonatkozó követelményeknek összhangban kell lenniük a szervezet irányelveivel és egyéb vonatkozó szabályzatokkal vagy más követelményekkel, ideértve az üzleti titok és az adatvédelmi és a minôsített adatok védelmére vonatkozó elôírásokat is. A belsô ellenôrnek az elvégzett ellenôrzési munkáról minden fontos információt és adatot dokumentálni kell, amelyek bizonyítékul szolgálnak a megállapítások és következtetések, a vélemények alátámasztásához, valamint igazolják, hogy az ellenôrzést az ÁEU-ban és jelen Kézikönyvben elôírt követelményeknek megfelelôen végezték el. Az ellenôrzési munka dokumentálása a belsô ellenôr által az ellenôrzési munka végrehajtásáról készített, illetve az ellenôrzési munka során szerzett és megôrzött írásos és/vagy elektronikus dokumentumokban történik, amelyeket összefoglalóan munkadokumentumoknak nevezünk. 4.8.1. Az ellenôrzési dokumentumok iktatása A beérkezô, kimenô dokumentumokat iktatása a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási rendszerben történik. Az iktatási rendszerbe a dokumentumokat csak akkor lehet feltölteni, ha tartalmuk (információk bizalmassága) alapján arra a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje hozzájárul. Az „üzleti titok”-nak minôsített dokumentumok, valamint az etikai célú vizsgálatok dokumentumai iktathatók, de az iktatási rendszerbe nem tölthetôk fel. Azon gazdasági társaságoknál, ahol a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási rendszer nem került bevezetésre, az ellenôrzési dokumentumok iktatására a társaságok ügyviteli utasításában foglaltak szerint kell eljárni. 4.8.2. Az ellenôrzési dokumentumok kezelésére, tárolására vonatkozó általános és specifikus szabályok Az ellenôrzési dokumentumokat elektronikusan célszerû összeállítani. A mappa elektronikus formában való összeállítása sokkal egyszerûbb, kezelhetôbb, és nem foglalja az irattárolás során a helyet. A papír alapú dokumentumokról készített pdf. formátumú másolatokat kell készíteni. A papír alapú dokumentumokat irattárban kell ôrizni. Az elektronikus mappához való jogosultsági rendszert úgy kell kialakítani, hogy csak a belsô ellenôrök számára legyen biztosított a hozzáférés. Továbbá célszerû az Általános mappában egy tartalomjegyzéket megjeleníteni, amely az Általános mappában elhelyezett, il-

1. szám


letve ahhoz tartozó anyagok megnevezését és elérési, esetleg ôrzési helyét tartalmazza. Az elérési hely megjelölésével nem szükséges minden, az Általános mappához tartozó fájlt bementeni, bemásolni (pl.: munkalapok, lezárt jelentések, tervek, stb.), így a duplikáció sem szükséges.

A MÁV Zrt. és a MÁV SZK Zrt. esetében A belsô ellenôrzési dokumentumokhoz a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. a szerveren önálló tárhelyet (X:\ BELFO) biztosít. A tárhely hozzáférés belsô ellenôrzési vezetô ad hozzáférési jogosultságot. A belsô ellenôrzési dokumentumok nyilvántartására szolgáló mappák a következôk: − Egyebek, − Erôforrás gazdálkodás − Módszertan − Stratégia − Vezetôi anyagok − Vizsgálatok Az elektronikus dokumentumokat, illetve a papír alapú dokumentumok scannelt másolatait pdf formátumban kell a tárhelyen elhelyezni. A pdf kiterjesztésû file-k nevébôl ki kell derülni a file tartalmának is. A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezetei által végzett etikai célú vizsgálatokról készített dokumentumokat, illetve DVD lemezen tárolt biztonsági menteseket a X: meghajtón elhelyezni nem lehet. Ezen dokumentumok ôrzését az erre kijelölt helységben páncélszekrényben kell biztosítani. Az X:\Belfo tárhely dokumentumaihoz a hozzáférési jogosultságokat (feltöltés, módosítás, letöltés, törlés, stb.) a belsô ellenôrzési vezetô határozza meg. Az egyes mappákhoz, almappákhoz való jogokat a belsô ellenôrzési vezetô jóváhagyását követôen a belsô ellenôrzési vezetô által kijelölt rendszeradminisztrátor kezeli. MÁV Zrt. leányvállalatai esetében (a MÁV SZK Zrt. kivételével) az ellenôrzési dokumentumok ôrzésérôl, tárolásáról a társaságok iratkezelési szabályainak figyelembe vételével a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje dönt a MÁV Zrt. –nél alkalmazott eljárást ajánlásként kell figyelembe vennie. 4.8.3. Az ellenôrzések dokumentumaira tárolására, ôrzésére vonatkozó elôírások (pl. szerkezete, tartalma); Az ellenôrzésekhez tartozó dokumentumokat „Vizsgálatok” mappa megfelelô almappáiba kell feltölteni. A Vizsgálatok mappán belül az ellenôrzések végrehajtásáról áttekinthetô nyilvántartást kell vezetni, melyben szerepeltetni kell a vizsgálat típusát, célellenôrzéseknél az elrendelô megnevezését, a vizsgálat tárgyát, célját és kezdési idôpontját, a vizsgálati jelentés keltét, a vizsgálati jelentés elfogadásának (vezetôi értekezleten történô megtárgyalásának), illetve ennek hiányában a felmentvény megadásának idôpontját, valamint a felhasznált ellenôri munkanapok számát.”

45

Az ellenôrzési dokumentumok megôrzésérôl, nyilvántartásáról a belsô ellenôrzési vezetô köteles gondoskodni, illetve a szervezet által az X:\BELFO mappában tárolt dokumentumokhoz való hozzáférésre jogosultságot adni. A Vizsgálatok mappán belül a konkrét vizsgálat almappáját az adott feladatért felelôs vizsgálatvezetô belsô ellenôr kezeli. Az ellenôrzés során az almappákban a kapott elektronikus dokumentumokat, illetve a papír alapú dokumentumokról készített másolatokat úgy kell rendezni és iktatni tárolni, hogy az a belsô ellenôrzési vezetôi felülvizsgálatot és a szükséges ellenôrzési információk visszakeresését megkönnyítse. Ezért minden ellenôrzési dokumentumot, nyilvántartást az adott ellenôrzésre vonatkozó mappába le kell elhelyezni és tárolni. Az ellenôrzési dokumentumok feltöltését valamennyi vizsgálatban közremûködô belsôellenôr részére biztosítani kell. A vizsgálat vezetôje a vizsgálat lezárását követôen köteles a vizsgálat papíralapú anyagát irattárba helyezni, ahol azt az iratselejtezés határidejéig (Ügyviteli Utasítás szerint) meg kell ôrizni. 4.8.4. Az ellenôrzési dokumentumokhoz való hozzáférés Az ellenôrzési mappa, beleértve az ellenôrzési munkalapokat, a belsô ellenôrzés birtokában maradnak mind az ellenôrzés végrehajtása során, mind pedig az ellenôrzést követô idôszakban. Biztosítani kell, hogy a belsô ellenôrzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés illetéktelen személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenôrzési anyagokhoz való hozzáférésre irányul, a belsô ellenôrzési vezetôhöz kell címezni, aki felelôs az ellenôrzési dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért. A társaság vezetése, a szervezet más tagjai, vagy külsô fél (pl. külsô ellenôrök) kérhetik az ellenôrzési iratokhoz (beleértve a munkalapokat, jelentéseket, terveket, egyéb iratokat stb.) való hozzáférést, mert ez elengedhetetlen lehet az ellenôrzési megállapítások és javaslatok igazolásához vagy megmagyarázásához, illetve az ellenôrzési dokumentumok más célra történô felhasználásához. Ezeket a hozzáférési kérelmeket a belsô ellenôrzési vezetônek kell jóváhagynia, de abban az esetben, ha a hozzáférési kérelem külsô féltôl érkezik, a szervezet vezetôjének szintén jóvá kell hagynia. Általános szabályként az ellenôrzési iratokat a belsô ellenôrzésnek kell megôriznie a vonatkozó jogszabályi elôírásoknak megfelelô ideig. Az ellenôrzési iratokat biztonságos és védett helyen kell tárolni. Az irattárba helyezett dokumentumokhoz való hozzáférést a társaság ügyviteli utasítása köti jogosultsághoz.

46


Az üzleti titkot tartalmazó dokumentumot a társaság üzleti titok védelmi szabályzataiban foglaltak szerint kell kezelni. 4.9. A TANÁCSADÓI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁVAL ÖSSZEFÜGGÔ SPECIÁLIS SZABÁLYOK 4.9.1. A tanácsadó tevékenység fogalma, elhatárolása a bizonyosságot adó tevékenységtôl Tanácsadó tevékenység: a MÁV Zrt., illetve leányvállalata vezetôje részére nyújtott olyan hozzáadott értéket eredményezô szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belsô ellenôrzési vezetô és a MÁV Zrt. illetve leányvállalata elsô számú vezetôje a megbízáskor közösen írásban vagy szóban határoz meg anélkül, hogy a felelôsséget magára vállalná a belsô ellenôr. A belsô ellenôrök olyan folyamatok tekintetében is végezhetnek tanácsadó tevékenységet, ahol korábban felelôs szerepük volt. A tanácsadó tevékenység független egy esetleg késôbb elrendelt ellenôrzéstôl.

A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok lehetnek különösen: − vezetôk támogatása az egyes megoldási lehetôségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével; − pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerôforrás-kapacitásokkal való ésszerûbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; − a vezetôség szakértôi támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében; − tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén; − konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében; − javaslatok megfogalmazása a társaság mûködése eredményességének növelése és a belsô kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a társaság belsô szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetôen. − vezetôi elôterjesztések véleményezése. Az ellenôrök nem fogadhatnak el olyan tanácsadói megbízást, amelynek célja olyan követelmények megkerülése, vagy ennek mások számára történô lehetôvé tétele, mely követelmények fennállnának egy ellenôrzési feladat során. A belsô ellenôrzéssel szemben támasztott elvárások megfogalmazása során a szervezet vezetôjének a belsô ellenôrzési vezetôvel közösen kell átbeszélnie és megegyeznie a szervezet vezetésének elvárásait, valamint a rendelkezésre álló belsô ellenôrzési kapacitást és szakértelmet egyaránt tükrözô bizonyosságot adó és tanácsadó munkákról.

1. szám

A tanácsadó tevékenység lehetséges kategóriái a következôk: — Hivatalos tanácsadói megbízások: elôre tervezettek, írásbeli megállapodás szükséges, akár a belsô ellenôrzés, akár külsô szolgáltató végzi a tanácsadó tevékenységet. — Informális tanácsadói megbízások: rutin tevékenység, mint pl. részvétel állandó bizottságokban, határidôs projektekben, ad-hoc megbeszéléseken, véleményezés, valamint rutinszerû információcsere. — Speciális tanácsadói megbízások: részvétel egy, a szervezetet érintô speciális projekt megvalósításának egyes szakaszaiban, pl. szervezetek összeolvadása, szétválása, más szervezet által ellátott feladatok átvétele, komplex rendszerek átalakítása. — Sürgôsségi tanácsadói megbízások: részvétel egy katasztrófát vagy más jelentôs pénzügyi hatású eseményt követôen, a mûködések helyreállításával vagy fenntartásával foglalkozó munkacsoportban, melyet átmeneti idôszakra szóló segítség nyújtásával, speciális és szokatlan határidejû feladattal bíztak meg. 4.9.2. A tanácsadó tevékenységre vonatkozó irányelvek A belsô ellenôröknek a tanácsadó tevékenység elvállalása és végzése során az alábbiakra kell tekintettel lenniük: − A tanácsadó tevékenység céljainak összhangban kell lenniük a szervezeti célokkal. − A tanácsadó tevékenységnek hozzáadott értéket kell teremtenie. − A belsô ellenôr függetlensége, tárgyilagossága nem csorbulhat a tanácsadó tevékenység végzése során. Ha az igényelt tanácsadói szolgáltatásokkal kapcsolatban a belsô ellenôröknél fennállhat a függetlenség vagy a tárgyilagosság csorbulásának veszélye, a megbízás elfogadása elôtt ezt a megbízó ügyfél tudomására kell hozni. A belsô ellenôr nem hozhat vezetôi döntéseket. A tanácsadó tevékenység végzése során a belsô ellenôr nem vállalhat át az adott folyamat kialakításával, irányításával, átalakításával stb. kapcsolatos vezetôi felelôsséget, feladatokat (ide tartozik a szabályalkotásban, szabályzatok aktualizálásban való felelôs részvétel is). A tanácsadó tevékenység célja nem lehet bármely szintû vezetôi felelôsség csökkentése. A fent felsorolt követelményeket a belsô ellenôrzésnek mérlegelnie kell, és csak abban az esetben lehet elvállalnia a tanácsadói megbízást, ha ezeket érvényesíteni tudja. A belsô ellenôr a tanácsadó tevékenységet a Belsô Ellenôrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival összhangban, a belsô ellenôrökre vonatkozó Etikai Kódexnek, valamint a magyarországi államháztartási belsô ellenôrzési standardoknak megfelelôen végzi. 4.9.2.1. Függetlenség és objektivitás értelmezése a tanácsadó tevékenység vonatkozásában

1. szám


Mind a belsô ellenôröknek, mind a szervezet vezetôinek figyelembe kell vennie az alábbiakat a tanácsadói megbízásra történô felkérés/elvállalás elôtt, illetve a tanácsadói feladatok végzése során: − Amennyiben egy tanácsadói feladat során az objektivitás sérülését feltételezhetjük, azt figyelembe kell venni a tanácsadói feladatok elvállalása elôtt, illetve a feladat végzésének folyamatában is. Amennyiben az objektivitás sérülése ellenére a tanácsadói feladat ellátását nem lehet visszautasítani, a feladat elvégzése során kapott eredményének kommunikálásakor az objektivitás sérülésének tényét figyelembe kell venni. (Ilyen esetben a tanácsadói feladatról szóló jelentés, jegyzôkönyv vagy egyéb beszámoló nem tartalmazhatja a „standardoknak megfelelôen elvégezve” kikötést). − Ha a belsô ellenôrök nem ellenôrzés jellegû feladat elvégzésre kapnak utasítást, a belsô ellenôrzési vezetônek tájékoztatni kell a szervezet elsô számú vezetôjét arról, hogy ez a tevékenység nem bizonyosságot adó tevékenység, és ennek következtében ezekbôl ellenôrzés-jellegû következtetéseket nem lehet levonni. − A belsô ellenôr objektivitása nem sérül, ha az ellenôr a különbözô normákra, kontrollokra, egyéb, a folyamatok javítását támogató intézkedésekre még azok bevezetése elôtt tesz javaslatot. Az ellenôr objektivitása akkor sérülhet, ha az ellenôr tervez meg, vezet be ilyen rendszereket, vagy készíti el ezek folyamatait és mûködteti ezen rendszereket. 4.9.2.2. A kellô szakmai gondosság a tanácsadói feladatok ellátása során A belsô ellenôrnek a következôk ismeretében, kellô szakmai gondossággal kell eljárnia tanácsadói feladat ellátása során: − A vezetés tagjainak elvárásai, beleértve a tanácsadói feladat eredményeinek jellegét, idôzítését, és kommunikálását. − A szolgáltatást kérôk motivációi, céljai. − A tanácsadói feladat célkitûzéseinek megvalósításához szükséges munka hatóköre. − A tanácsadói feladat elvégzéséhez szükséges felkészültség és források. − A tanácsadói feladat ellátásának hatása a szervezet vezetôje által korábban elfogadott ellenôrzési tervre. − A tanácsadói feladat lehetséges kihatása a jövôbeli ellenôrzési feladatokra és megbízásokra. − A tanácsadói feladat végrehajtásából származó potenciális elônyök a szervezetre nézve, − A tanácsadói megbízás költsége a várható haszonnal szemben 4.9.3. A tanácsadó tevékenység tervezése és végrehajtása A belsô ellenôrzési standardoknak megfelelôen a tanácsadó tevékenység funkcióját az Általános Ellenôrzési Utasításban kiadott Alapszabály tartalmazza.

47

A MÁV Zrt. és leányvállalatai belsô ellenôrzési szervezeti éves ellenôrzési tervükben elfogadott kapacitásuk erejéig végeznek tanácsadói tevékenységet. Ezek − a MÁV Zrt. vagy leányvállalatai részére készített vezetôi elôterjesztés tervezetek véleményezése, − a MÁV Zrt. vagy leányvállalata, illetve azok szervezeti egységei által kiadandó utasítás tervezetek, − a MÁV Zrt. vagy leányvállalatai által megrendelt egyéb tanácsadási megbízások (pl. valamely folyamat átvilágítása) a vezetô testület elôzetes hozzájárulásával, − nem MÁV Zrt. vagy nem MÁV Zrt. leányvállalata részére nyújtott egyéb tanácsadási szerzôdések a vezetô testület elôzetes hozzájárulásával, lehetnek. 4.9.3.1. Tanácsadási tevékenység éves tervezése Az éves tervezés során − amennyiben ez lehetséges − a tanácsadói feladatokat ugyanolyan alapossággal és részletességgel ajánlott megtervezni, mint a bizonyosságot nyújtó ellenôrzési feladatokat, különös tekintettel az alábbiakra: − a tanácsadó tevékenység ellátásához szükséges kapacitás és szakértelem (kompetencia és képességek), − külsô erôforrás bevonásának igénye Ð szükség szerint, − tanácsadó tevékenység kapacitásigénye, − tanácsadói feladatok ütemezése, − tanácsadói feladatok célja és hatóköre. Az elôre nem tervezett tanácsadói megbízásokat a soron kívüli ellenôrzési kapacitás terhére kell elvégezni, illetve − amennyiben elegendô kapacitás vagy szakértelem nem áll rendelkezésre − külsô szolgáltató bevonására kell javaslatot tenni, szükség esetén módosítani kell az éves ellenôrzési tervet. A tanácsadói feladat belsô ellenôrök által történô elvállalásáról vagy éppen elutasításáról a társaság elsô számú vezetôjével célszerû döntést hozni. A belsô ellenôrzés vezetôje a megbízás elfogadása elôtt mérlegeli, hogy tanácsadói megbízások elfogadását annak alapján, hogy a megbízás elvégzése javítja-e a kockázatok kezelését és a szervezet mûködését, valamint teremt-e értéket. Amennyiben a belsô ellenôrzés vezetôje a tanácsadói megbízásokat elfogadja, azt a humánerôforrás tervezett lekötésének figyelembe vételével a belsô ellenôrzési szervezet ellenôrzési tervében szerepeltetni kell. Az ellenôrzési terv elfogadásával a felsô vezetés a tanácsadási tevékenység ellátásához hozzájárul. Az ellenôrzési terv elfogadását követôen az adott évet, illetve további éveket érintô megbízások elfogadása elôtt a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje köteles a vezetô testület elôzetes hozzájárulását megszerezni, annak érdekében, hogy a kapacitás lekötés a lehetô legkisebb mértékben akadályozza a vezetést célkitûzései elérésében.

48


4.9.3.2. Tanácsadó megbízások célkitûzései, hatóköre, felelôssége A tanácsadói megbízás ügyfeleivel a belsô ellenôröknek egyetértésre kell jutni a célkitûzésekrôl, a hatókörrôl, a kölcsönös felelôsségekrôl és egyéb ügyféligényekrôl. A jelentôsebb megbízásoknál ezt a megállapodást dokumentálni kell. A társaságok részére nyújtott eseti tanácsadói szolgáltatások esetén (megbízásnak) belsô ellenôrzési szervezetnek véleményezés céljából az elôterjesztô által megküldött elôterjesztés tervezeteket egyszerûsített megbízásnak kell tekinteni. A belsô ellenôrzési szervezet vezetôje ez esetben is mérlegeli a megbízás elfogadását. A megbízás visszautasításával (a véleményezés elmaradásával) az ellenôrzés nem vállalja át a vezetéstôl a kockázatot. A célkitûzéseket minden egyes megbízásra meg kell határozni. A tanácsadói megbízások célkitûzéseinek az ügyféllel megállapodott mértékben kell az irányítási, a kockázatkezelési és kontrollfolyamatokra irányulniuk. A tanácsadói megbízások célkitûzéseinek összhangban kell állnia a szervezeti értékekkel, stratégiákkal és a szervezet célkitûzéseivel. A tanácsadói megbízások hatókört úgy kell meghatározni, hogy az elegendô legyen a megbízás célkitûzéseinek eléréséhez. A tanácsadói megbízások végrehajtásánál a belsô ellenôröknek biztosítaniuk kell, hogy a megbízás hatóköre elegendô legyen az egyeztetett célkitûzések eléréséhez. Ha a belsô ellenôrök a megbízás végrehajtása során a hatókörre vonatkozó megkötésekbe ütköznek, akkor ezeket meg kell beszélniük az ügyféllel, hogy dönthessenek a megbízás folytatásáról. A tanácsadói megbízások végrehajtása során a belsô ellenôröknek vizsgálniuk kell a megbízás célkitûzéseivel összefüggésben lévô kockázatokat, és figyelniük kell más jelentôs kockázatok meglétére is. Az ellenôr tanácsadás, illetve egyéb nem ellenôrzési tevékenység keretében nem vehet át a vizsgált szervezet vezetôjének hatáskörébe tartozó felelôsséget. Projektekben csak javaslattételi joggal vehet részt, szavazati, döntési jogosultság nélkül. 4.9.3.3. A tanácsadói feladatok munkaprogramja A tanácsadói megbízások esetében a munkaprogramok a megbízás jellegétôl függôen formailag és tartalmilag eltérôk lehetnek. A munkaprogramokat az ügyféllel egyeztetni kell. Az ellenôr tanácsadás, illetve egyéb nem ellenôrzési tevékenység keretében nem vehet át a vizsgált szervezet vezetôjének hatáskörébe tartozó felelôsséget. Projek-

1. szám

tekben csak javaslattételi joggal vehet részt, szavazati, döntési jogosultság nélkül. A hivatalos tanácsadói feladatok munkaprogramjainak célszerû tartalmazniuk: − a feladat célkitûzéseit, − a tanácsadói feladat hatókörét, − a célkitûzés megvalósításához szükséges és alkalmazandó módszert, − a feladat végrehajtásához szükséges (ellenôri) kapacitást, − a feladat tervezett ütemezését, − a feladat idôigényét, − a jelentés vagy egyéb záródokumentum elkészítésének határidejét. 4.9.3.4. A kockázatok kezelése a tanácsadói tevékenység során A tanácsadói megbízások végrehajtása során a megbízás célkitûzéseivel összefüggésben lévô kockázatokat a belsô ellenôröknek vizsgálniuk kell, és figyelniük kell más jelentôs kockázatok meglétére is. A kockázat kezelési folyamatok elbírálása során a belsô ellenôrzésnek értékelniük kell, hogy − a szervezeti célok támogatják a szervezet küldetését, és összhangban vannak azzal; − a jelentôs kockázatokat meghatározták és felmérték; − a kockázatokra, a szervezet kockázatvállalási szintjével összhangban, megfelelô válaszintézkedések születtek, − gyûjtik a kockázatokra vonatkozó információkat, és megfelelô idôben és módon kommunikálják azokat a szervezet felé, lehetôvé téve ezzel, hogy az irányítói kör, a vezetés és a vezetô testület végrehajtsa feladatait. Az utasítások és elôterjesztések véleményezése során is azonosítani kell a kockázatokat, illetve ellenôrizni kell, hogy az elôterjesztô azonosította, megfelelôen értékelte-e a kockázatokat. A belsô ellenôr a tanácsadói tevékenység végzése során információt gyûjt, kockázatokat azonosít, melyet egyéb megbízásai teljesítése során felhasznál. A belsô ellenôr köteles a véleményezések során azonosított kockázatokat vizsgálatai során felhasználni. Amikor a belsô ellenôrök támogatják a vezetést a kockázatkezelési folyamat kialakításában vagy javításában, akkor nem vállalhatnak át az adott kockázatkezeléssel kapcsolatos vezetôi feladatokat. 4.9.3.5. A kontrollok értékelése a tanácsadó tevékenység során A tanácsadó tevékenység során a kontrollok hatékonyságának és eredményességének értékelésével, valamint folyamatos fejlesztésük támogatásával a belsô ellenôrzési szervezetnek segítenie kell a megbízó szervezetet a hatékony kontrollok fenntartásában. A belsô ellenôröknek a tanácsadói tevékenység során szerzett ismereteiket be kell építeniük a szervezet kontrollfolyamatainak értékelésébe.

1. szám


4.9.3.6. A tanácsadói feladatok dokumentálása A belsô ellenôrzés által végzett tanácsadó tevékenység dokumentálásának célja: − az elvégzett munka átláthatóságának növelése, − a tanácsadó tevékenység eredményességéhez való hozzájárulás, − az elvégzett munka eredményeinek és az azok alapján megszületett javaslatoknak a dokumentálása, a rendszerezés és a visszakereshetôség érdekében, − a tanácsadói feladat eredményei és javaslatai megalapozottságának biztosítása. A belsô ellenôrnek a tanácsadó tevékenység célkitûzéseinek eléréséhez és munkaprogramja végrehajtásához szükséges információkat azonosítania és értékelnie kell, valamint valamennyi, az eredményeket, javaslatokat, illetve az esetlegesen feltárt kockázatokat és kontroll-hiányosságokat alátámasztó információt köteles dokumentálni és nyilvántartani. A belsô ellenôrzési szervezet tanácsadási tevékenységével összefüggô dokumentációt köteles a megbízási szerzôdésben rögzített idôtartamig, de legalább a teljesítést követô 8 év végéig megôrizni. A tanácsadási tevékenység során keletkezett papír alapú dokumentumok tárolása, ôrzése a Belsô Ellenôrzési szervezet irattárában elkülönítôen a bizonyosságot adó dokumentumoktól történik. A MÁV Zrt. és leányvállalatai által használt dokumentum management ügyviteli rendszerek (MÁV Zrt. esetében a Poszeidon ügyviteli és iktatási rendszer) annyiban használható, amennyiben biztosítható, hogy azokat a harmadik fél ne ismerhesse meg. A MÁV Zrt. és a MÁV SZK Zrt. esetében a tanácsadási tevékenység kapcsolatos elektronikus dokumentumokat X:\BELFO\Tanácsadás mappa a konkrét témakörben nyújtott tanácsadás dokumentációit tartalmazó almappáiba fel kell tölteni. A tanácsadással kapcsolatos dokumentumok feltöltése a tanácsadást vezetetô, illetve az elôterjesztést véleményezô belsô ellenôr feladata. A MÁV Zrt. és leányvállalatai részére nyújtott tanácsadási megbízások során keletkezett elektronikus dokumentumok kezelése a Posseidon ügyviteli és iktatási rendszerben történik. 4.9.4. A tanácsadói feladat eredményeirôl szóló tájékoztatás A belsô ellenôrzési vezetô tájékoztatnia kell a megbízó szervezet vezetôjét a tanácsadói megbízás eredményeirôl. A tájékoztatás formai és tartalmi követelményeit a tanácsadó tevékenység végzésére vonatkozó felkérés tartalmazza. A tanácsadó tevékenység elvégzésérôl szóló jelentés, illetve vezetôi elôterjesztésre adott vélemény tartalmazza − a tanácsadói megbízásra, illetve a vezetôi elôterjesztésre való hivatkozást,

49

− a tanácsadói feladat címe, száma, célja, tárgya, a tanácsadói feladatot elvégzô, illetve az elôterjesztést véleményezô személy(ek) nevét, − a tanácsadói feladat elvégzése során feltárt jelentôs kockázatokat, kontroll hiányosságokat, illetve a kockázatok és kontrollhiányosságok csökkentésére vonatkozó ajánlásokat. 4.9.4.1 A tanácsadó megbízások folyamatának és eredményeinek kommunikációja A tanácsadási tevékenység során a kommunikációnak tartalmaznia kell a megbízás célkitûzéseit és hatókörét, valamint a hasznosítható következtetéseket, ajánlásokat és intézkedési terveket. A tanácsadói megbízások folyamatának és eredményeinek kommunikációja a megbízás jellegétôl és az ügyfél igényeitôl függôen formailag és tartalmilag eltérô lehet. Az ügyfél speciális igényeit a megbízási szerzôdésben kell rögzíteni. 4.9.4.2. Az eredmények terjesztése A belsô ellenôrzés vezetôje kiadás elôtt átnézi és jóváhagyja a megbízás végsô kommunikációját, és eldönti, hogy kinek és milyen módon küldi meg. A belsô ellenôrzési vezetô feladata, hogy a tanácsadói megbízások végleges eredményeit a felek tudomására hozza. Ha a belsô ellenôrzés vezetôje a szervezete más tagjára átruházza ezt a feladatot, általános felelôssége ebben akkor is megmarad. A MÁV Zrt. és leányvállalatai részére végzett tanácsadási tevékenység keretében a folyamatok és eredmények kommunikációja elektronikusan történik. Az eredményt papír alapon dokumentálni kell. A papír alapú dokumentációt a tanácsadást végzô belsô ellenôr köteles aláírni. Az eredmények kommunikálása a belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének jóváhagyását követôen küldhetôk meg pdf kiterjesztésû file-ban a megbízást adó szervezet részére. Amennyiben a tanácsadói megbízások során irányítással, kockázatkezeléssel és kontrollal kapcsolatos kérdések is felmerülnek és ezek a szervezetre nézve jelentôsek, akkor ezeket a kommunikálni kell a megbízó felsô vezetése és a vezetô testület felé. 4.9.4.3. A tanácsadási szerzôdésben foglalt eredmények nyomon követése A belsô ellenôrzési tevékeny során alapesetben a tanácsadói tevékenység nyomon követésére nem kerül sor. Ez alól kivételt képez az amikor tanácsadási megbízásban ettôl eltérôn állapodtak meg. A nyomon követés csak az Megbízóval egyeztetett mértékben valósítható meg. 4.9.6. A tanácsadó tevékenységre vonatkozó beszámoló

50


A belsô ellenôrzési szervezet negyedéves és éves beszámolójában a belsô ellenôrzési vezetô önértékelés alapján mutatja be a tárgyévben végzett tanácsadó tevékenységet. A beszámolónak tartalmaznia kell a tanácsadó tevékenyégségre az éves ellenôrzési tervben tervezett és a ténylegesen felhasznált embernapok számát. 4.10. A BELSÔ ELLENÔRZÉSI TEVÉKENYSÉG MINÔSÉGÉT BIZTOSÍTÓ SZABÁLYOK A belsô ellenôrzési tevékenység minôségét biztosító eljárásoknak ki kell terjedniük : − a nemzetközi standardoknak, a belsô ellenôrökre vonatkozó etikai kódexnek való valamint a társaság etikai kódexének megfelelésre; − a társaság általános belsô ellenôrzési utasításaiban foglaltak megfelelôségére, betartására, − a szervezet belsô kontrollrendszerének fejlesztésének elôsegítésére, − az alkalmazandó jogszabályok és egyéb elôírások betartására; − a legjobb gyakorlatok elfogadására és alkalmazására. Összességében azt kell értékelni, hogy a belsô ellenôrzési tevékenység ad-e hozzáadott értéket és fejleszti-e a szervezet mûködését. A számon kérhetôség biztosítása érdekében, a belsô ellenôrzési vezetônek a minôséget biztosító eljárások eredményeit ismertetnie kell a belsô ellenôrzés érintettjeivel. 4.10.1. Mentorálás A belsô ellenôrzési szervezethez újonnan felvett, illetve két éves szakmai gyakorlat alól felmentett belsô ellenôröknek a kezdetekben, a szükséges szakmai gyakorlat megszerzéséig egy tapasztaltabb kolléga mentori segítsége nagyban hozzájárulhat a késôbbi munka minôségileg és szakmailag is megfelelô ellátásához.

1. szám

A belsô ellenôrzési vezetô teljes körûen felel a folyamatos minôségbiztosításért és kijelöli a belsô ellenôrzés területén megfelelô tapasztalattal rendelkezô munkatársát, kevésbé tapasztalt belsô ellenôrök munkájának felülvizsgálatára. A folyamatos minôségbiztosítás egy, a mindennapi belsô ellenôrzési folyamatokba beépülô, rutin jellegû tevékenységgé kell, hogy váljon. A folyamatos minôségbiztosítás nem azonos a bizonyos idôközönként végzett önértékelésekkel, illetve a külsô minôségértékelésekkel. A folyamatos minôségbiztosítás célja, hogy a belsô ellenôrzési tevékenység végzésére mindenkor a vonatkozó standardok, jogszabályok, belsô szabályzatok és legjobb gyakorlatok alapján kerüljön sor. A folyamatos minôségbiztosítás lehetôvé teszi, hogy a belsô ellenôrzési vezetô idôben be tudjon avatkozni egy-egy ellenôrzési folyamatba, amennyiben az nem a tervezetteknek (belsô ellenôrzési terv, vizsgálati program), illetve nem a vonatkozó standardoknak, jogszabályi és belsô szabályozási elôírásoknak megfelelôen került végrehajtásra. A folyamatos minôségbiztosítás elsôdleges eszköze az ellenôrzés egyes folyamatainak minôségbiztosítását, vezetôi felülvizsgálatát támogató ellenôrzési listák (check-list) használata lehet, amelyek alkalmasak annak értékelésére, hogy az ellenôrzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben elôírt eljárásoknak megfelelôen járnak-e el az ellenôrök, illetve, hogy az ellenôrzési folyamat szükséges lépéseit megtették-e. Az ellenôrzési listák alkalmazásán alapuló minôségbiztosítást, az egyes belsô ellenôrzési folyamatok vonatkozásában a 7. számú iratminta segítik elô. A minôségbiztosítás elvégzését tanúsító dokumentumokat minden esetben hozzá kell csatolni az adott ellenôrzési folyamat munkaanyagaihoz. A belsô ellenôrzési vezetônek ezeket a minôségbiztosítási dokumentumokat felül kell vizsgálni és a felülvizsgálat tényét aláírásával kell tanúsítania.

A mentor kijelölése a belsô ellenôrzési vezetô feladata. 4.10.2. Folyamatos minôségbiztosítás A folyamatos minôségbiztosítás az ellenôrzések végrehajtásának, az egyes ellenôrzési folyamatoknak, illetve a belsô ellenôrzés teljesítményének folyamatos nyomon követése, felülvizsgálata. A belsô ellenôrzési vezetô felelôssége, hogy biztosítsa az ellenôrzési tevékenység megfelelô szakmai-vezetôi minôségbiztosítását. A minôségbiztosítás kiterjed: − a tervezésre, − az ellenôrzésre történô felkészülésre, − az ellenôrzés lefolytatására, − a munkalapok használatára, − a vizsgálati jelentés elkészítésére, − az eredmények közlésére, valamint − a javaslatok végrehajtásának nyomon követésére egyaránt.

4.10.3 Minôségbiztosítási tevékenység értékelése, beszámolás A belsô ellenôrzési szervezet vezetôje évente értékeli a belsô ellenôrzési tevékenységet abból a szempontból, hogy az mennyire felel meg a Belsô Ellenôrzés Definíciójának és a Normáknak, és hogy a belsô ellenôrök alkalmazzák-e az Etikai Kódexet. A belsô értékelésnek tartalmazni kell a teljesítmény folyamatos nyomon követését és a rendelkezésre álló humánerôforrás kapacitás felhasználását is. Az értékelés a belsô ellenôrzés vezetô által készítetett, a kézikönyv 4.7. pontjában elôírt éves beszámoló részét képezi. 4.10.3.1. A belsô ellenôrzési tevékenység értékelése A belsô ellenôrzési tevékenység értékelése (beleértve a külsô értékelések eredményeit is) negyedévente és éves szinten, valamint az egyes vizsgálatok lezárását követôen, önértékeléssel történik.

1. szám


A belsô ellenôrzési tevékenysége akkor van összhangban a Normákkal, ha elért eredményei teljesítik a Belsô Ellenôrzés Definíciójában, az Etikai Kódexben és a Normákban leírt követelményeket. Ha az éves ellenôrzési tervben szereplô vizsgálatok a normák elôírásainak megfelelôen történnek, és errôl a vizsgálati jelentés záradék részében a vizsgálatvezetô és a minôségbiztosító „Összhangban van a Belsô Ellenôrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival” nyilatkozatot tesz. Amennyiben a vizsgálati programban meghatározott feladatok teljesítése szükségessé teszi a normáktól való eltérést, akkor errôl az ellenôrnek tájékoztatnia kell a vizsgálat vezetôjét és a belsô ellenôrzési vezetôt, aki dönt arról, hogy a normáktól való eltérés hatással lehet a belsô ellenôrzés hatókörére vagy mûködésére, megítélésére. Ezen esetben a vizsgálatot a továbbiakban a belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének utasítások szerint kell elvégezni. A belsô ellenôrzési vezetô a felsô vezetést és a vezetô testületet a normáktól való eltérésrôl tájékoztatja és a jelentés záradék részében ezt dokumentálja is. 4.10.3.2. A minôségprogram idôszakos belsô értékelése A minôségprogram idôszakos belsô értékelése negyedévente, vezetôi értekezletre történô elôterjesztés keretében történik. Ennek keretében ki kell térni − a belsô ellenôrzési stratégia idôarányos végrehajtására, − a belsô ellenôrzési teljesítmény folyamatos vizsgálatára − az éves belsô ellenôrzési feladatterv teljesítésére és − a belsô ellenôrzési vizsgálatok javaslatai alapján hozott vezetôi határozatok idôarányos teljesítésére. A minôségprogram belsô ellenôrzési vizsgálatok folyamatához közvetlenül kapcsolódó elemei: − a belsô ellenôrzési szervezet vezetôi által történô minôségbiztosítás, melynek keretében a minôségbiztosítást végzô az ellenôrzés dokumentumai alapján vizsgálja, hogy azonos következtetésre jut-e, mint a vizsgálatot a helyszínen végzô ellenôr, valamint − az egyes vizsgálatok lezárását követô kiértékelés belsô vezetôi értekezleten történik, ahol értékelésre kerül − az ellenôrzés hasznossága, tapasztalatai, a szükséges javító intézkedések, valamint − az egyéni és csoport-teljesítmények. Az emberi erôforrás vonatkozásában az értékelési szempontrendszer egyes elemei (kompetenciák, javadalmazás, karriertervezés) évente, az egyéni teljesítményértékelések keretében is kiértékelésre kerülnek.

A megbízások felügyeletét a vizsgálatvezetô, a minôségbiztosítást végzô (a belsô ellenôrzési szervezet kijelölt munkatársa) és a belsô ellenôrzési vezetô látják el. A belsô ellenôr feladata, felelôssége a megbízások végrehajtásában A belsô ellenôr felelôs a vizsgálati program mellékletét képezô feladatelosztásban számára kijelölt ellenôrzési feladatok végrehajtásáért, azok minôségéért. A belsô ellenôr feladatait a vizsgálatvezetô utasítása alapján látja el. A vizsgálat vezetô feladata, felelôssége a megbízások felügyeletében A vizsgálatvezetô felelôssége az elôzetesen feltárt kockázatok alapján − megfelelô program összeállítása, − a vizsgálatban résztvevô munkatársak munkájának koordinálása, − a megállapítások rögzítése az összefoglaló jelentésben − a vizsgálatban résztvevô ellenôrök szakmai tevékenységének értékelése. A minôségbiztosítást végzô feladata, felelôssége a megbízások felügyeletében: A minôségbiztosítás a vizsgált folyamat jellege alapján a belsô ellenôrzési szervezet kijelölt munkatársa. A minôségbiztosítást végzô vezetô felügyeli a programkészítést, az összefoglaló jelentés készítését, vezetôi elôterjesztés megalapozottságát, és a vizsgálati jelentést és az elôterjesztést minôségbiztosítóként aláírásával látja el. A vizsgálatokhoz kapcsolódó feladatok teljeskörû végrehajtásának ellenôrzésére a minôségbiztosítási ellenôrzési listát kell használni (7.sz. melléklet). Az esetleges eltéréseket (egyes tételek nem teljesítését) indokolni kell. A belsô ellenôrzési vezetô feladata, felelôssége a megbízások felügyeletében: A belsô ellenôrzési vezetô hagyja jóvá, engedélyezi, és aláírja − a vizsgálati programot, − és a vezetôi elôterjesztést, melynek melléklete a vizsgálat vezetô által és a minôségbiztosító által aláírt (összefoglaló) vizsgálati jelentést. A belsô ellenôrzési vezetô feladata, felelôssége, a vizsgálat eredményeinek kommunikálása. 5. HIVATKOZÁSOK, MÓDOSITÁSOK HATÁLYON KÍVÛL HELYEZÉSEK Jelen utasítás kiadásával hatályát veszti a MÁV Zrt. Általános ellenôrzési utasításának kiadásáról szóló 23/2008 VIG .sz. Utasítás Függeléke; 6. HATÁLYBA LÉPTETÉS Ez az utasítás közzététele napján lép hatályba.

A megbízásokat a célkitûzések megvalósítása, a minôség biztosítása és a munkatársak fejlôdése érdekében megfelelôen felügyelni kell.

51

7. MELLÉKLETEK

52


1. szám

1. sz. melléklet BELSÔ ELLENÔZÉS SZAKMAI GYAKORLATÁNAK NEMZETKÖZI NORMÁI A normák alapvetô normákból, végrehajtási normákból és megvalósítási normákból állnak − Alapvetô normák (1000): a belsô ellenôrzési tevékenységet végzô szervezetek és szakemberek jellemzôit mutatják be; − Végrehajtási normák (2000): a belsô ellenôrzési tevékenység sajátosságait írják le, és minôségi kritériumokat adnak meg, amelyek alapján a szolgáltatások teljesítménye értékelhetô; Az alapvetô normákat és végrehajtási normákat minden belsô ellenôrzési szolgáltatásra alkalmazzák. − Megvalósítási normák: amelyek kiterjednek mind az alapvetô normákra, mind pedig a végrehajtási normákra, követelményei a bizonyosságot adó tevékenységre (A), illetve a tanácsadói funkcióra (C) vonatkoznak. A Belsô Ellenôrzési Nemzetközi Normái vastag állóbetûkkel, a magyarázatok vékony dôlt betûkkel szedettek. Alapvetô normák 1000 − Cél, hatáskör és feladat A belsô ellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát a Belsô Ellenôrzés Definíciójával, az Etikai Kódexszel és a Normákkal összhangban lévô belsô ellenôrzési alapszabályban kell hivatalosan meghatározni. A belsô ellenôrzési vezetônek idônként felül kell vizsgálnia az alapszabályt, és jóváhagyásra a felsôvezetés, illetve a vezetô testület elé kell terjesztenie. Magyarázat: A belsô ellenôrzési alapszabály olyan hivatalos dokumentum, amely meghatározza a belsô ellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát. A belsô ellenôrzési alapszabály megadja a belsô ellenôrzés helyét a szervezeten belül, beleértve a belsô ellenôrzési vezetô függelmi/felettes-szakmai kapcsolatának leírását a vezetô testülettel; hozzáférést biztosít a vizsgálati feladatok elvégzéséhez szükséges adatokhoz, személyekhez és fizikai eszközökhöz; meghatározza a belsô ellenôrzési tevékenységek hatókörét. A belsô ellenôrzési alapszabály végleges jóváhagyása a vezetô testület feladata. 1000.A1 − A szervezet számára nyújtott bizonyosságot adó szolgáltatások jellegét a belsô ellenôrzési alapszabályban kell meghatározni. Ha ezeket a szolgáltatásokat szervezeten kívüli felek számára nyújtják, akkor ennek a jellegét is rögzíteni kell a belsô ellenôrzési alapszabályban. 1000.C1 − A tanácsadói szolgáltatások jellegét a belsô ellenôrzési alapszabályban kell meghatározni. 1010 − A Belsô Ellenôrzés Definíciójának, Etikai Kódexének és Normáinak elfogadása a Belsô Ellenôrzési Alapszabályban A belsô ellenôrzési alapszabályban el kell ismerni Belsô Ellenôrzési Definíció, az Etikai Kódex és a Normák kötelezô jellegét. A belsô ellenôrzés vezetôje számára ajánlott, hogy a Belsô Ellenôrzési Definíciót, az Etikai Kódexet és a Normákat megtárgyalja a felsô vezetéssel és a vezetô testülettel. 1100 — Függetlenség és tárgyilagosság A belsô ellenôrzési tevékenységnek függetlennek kell lennie, és a belsô ellenôröknek tárgyilagosan kell végezniük munkájukat. Magyarázat: A függetlenség azt jelenti, hogy nem áll fenn semmi olyan feltétel, ami veszélyeztetné a belsô ellenôrzési tevékenységet, illetve a belsô ellenôrzés vezetôjét abban, hogy belsô ellenôrzéssel kapcsolatos feladatait elfogulatlanul hajtsa végre. A belsô ellenôrzési tevékenység hatékony végrehajtásához szükséges függetlenségi szint biztosítása érdekében a belsô ellenôrzési vezetônek közvetlen és korlátlan hozzáférése van a felsô vezetéshez és a vezetô testülethez. Ezt kettôs jelentéstételi viszony kialakításával lehet elérni. A függetlenséget fenyegetô jelenségeket az egyéni ellenôrök szintjén, a vizsgálati megbízás, az egész funkció és a szervezet szintjein egyaránt kezelni kell. Az objektivitás olyan elfogulatlan elvi hozzáállás, amely a belsô ellenôrök számára lehetôvé teszi, hogy higgyenek munkájuk eredményében, és ne tegyenek semmilyen minôségi kompromisszumot. Az objektivitás megköveteli, hogy a belsô ellenôrök semmilyen egyéb szempontnak ne vessék alá a vizsgálatra vonatkozó megítélésüket. A tárgyilagosságot fenyegetô jelenségeket az egyéni ellenôrök szintjén, a vizsgálati megbízás, az egész funkció és a szervezet szintjein egyaránt kezelni kell.

1. szám


53

1110 — Szervezeti függetlenség A belsô ellenôrzés vezetôjének olyan szinten kell lennie a szervezeti hierarchiában, ami lehetôvé teszi, hogy a belsô ellenôrzés teljesítse feladatait. A belsô ellenôrzési vezetônek legalább évente egyszer meg kell erôsítenie a vezetô testület felé a belsô ellenôrzési tevékenység szervezeti függetlenségét. Magyarázat: A szervezeti függetlenség gyakorlatilag úgy valósul meg, hogy a belsô ellenôrzési vezetô funkcionálisan a vezetô testületnek tartozik beszámolással. Ez magában foglalja, hogy a vezetô testület: — hagyja jóvá a belsô ellenôrzés alapszabályát; — hagyja jóvá a belsô ellenôrzés kockázatalapú audit tervét; — hagyja jóvá a belsô ellenôrzés költségvetését és erôforrástervét; — tájékoztatást kap a belsô ellenôrzési vezetôtôl a belsô ellenôrzési szervezet tevékenységérôl — összevetve annak tervével —, valamint egyéb ügyekrôl; — jóváhagyja a belsô ellenôrzési vezetô kinevezésére vagy elmozdítására vonatkozó — döntéseket; — hagyja jóvá a belsô ellenôrzési vezetô javadalmazását; továbbá — beszámoltatja a menedzsmentet és a belsô ellenôrzési vezetôt a hatáskörök és — erôforrások korlátainak meghatározása érdekében. 1110.A1 — A belsô ellenôrzést semmilyen befolyásolás nem érheti a vizsgálat hatókörének meghatározása, a munka elvégzése és az eredmények kommunikálása során. 1111 — Közvetlen kapcsolat a vezetô testülettel A belsô ellenôrzési vezetônek közvetlenül a vezetô testülettel kell kommunikálnia és kölcsönös kapcsolatot tartania. 1120 — Egyéni tárgyilagosság A belsô ellenôröknek pártatlannak, tárgyilagosnak kell lenniük, és kerülniük kell bármilyen összeférhetetlenséget. Magyarázat: Az összeférhetetlenség olyan helyzet, amelyben egy bizalmi pozícióban lévô belsô ellenôrnek a munkájával konkuráló szakmai vagy személyes érdekei vannak, és ezek az érdekek megnehezíthetik feladatai pártatlan végrehajtását. Az összeférhetetlenség akkor is létezhet, ha egyébként nem eredményez etikátlan vagy szabályellenes eseményt. Az összeférhetetlenség olyan helytelen látszatot kelthet, amely csorbítja a belsô ellenôrbe, a belsô ellenôrzési tevékenységbe és a szakmába vetett bizalmat. Az összeférhetetlenség akadályozhatja az egyént munkájának és feladatainak tárgyilagos végrehajtásában. 1130 — A függetlenség vagy a tárgyilagosság csorbulása A függetlenség vagy a tárgyilagosság tényleges vagy látszólagos csorbulása esetén a részletes körülményeket az érintett felek tudomására kell hozni. A közlés jellege a konkrét helyzettôl függ. 1130.A1 — A belsô ellenôröknek tartózkodniuk kell olyan konkrét folyamatok értékelésétôl, amelyekben korábban felelôs szerepük volt. A tárgyilagosság csorbulása feltételezhetô, ha a belsô ellenôr olyan tevékenységet ellenôriz, amelyben felelôs szerepe volt a megelôzô év során. 1130.A2 — A belsô ellenôrzés vezetôjének felelôsségi körébe tartozó funkciókra vonatkozó vizsgálati megbízásokat a belsô ellenôrzési tevékenységen kívül álló félnek kell felügyelnie. 1130.C1 — A belsô ellenôrök végezhetnek tanácsadói szolgáltatásokat olyan folyamatokban, ahol korábban felelôs szerepük volt. 1130.C2 — Ha az igényelt tanácsadói szolgáltatásokkal kapcsolatban a belsô ellenôröknél fennállhat a függetlenség vagy a tárgyilagosság csorbulásának veszélye, a megbízás elfogadása elôtt ezt a megbízó ügyfél tudomására kell hozni. 1200 — Szakértelem és kellô szakmai gondosság A megbízatásokat szakértelemmel és kellô szakmai gondossággal kell végrehajtani.

54


1. szám

1210 — Szakértelem A belsô ellenôröknek rendelkezniük kell az egyéni feladataik elvégzéséhez szükséges tudással, szakismerettel és egyéb képességekkel. A belsô ellenôrzésnek szervezeti szinten is birtokolnia kell, vagy el kell sajátítania a feladatai végrehajtásához szükséges tudást, szakismeretet és egyéb képességeket. Magyarázat: A tudás, szakismeret és egyéb képességek gyûjtôfogalma azt a szakmaiságot jelenti, ami a belsô ellenôrök szakmai feladatainak hatékony végrehajtásához szükséges. A belsô ellenôrök a szakmaiságukat megfelelô szakvizsgák és bizonyítványok megszerzésével is demonstrálhatják. Ilyen lehet pl. az okleveles belsô ellenôri cím (CIA), illetve az IIA vagy más megfelelô szakmai szervezetek által kínált képesítések. 1210.A1 — Ha a belsô ellenôrök nem rendelkeznek a megbízatás egészének vagy egyes részeinek végrehajtásához szükséges tudással, szakismerettel és egyéb képességekkel, akkor a belsô ellenôrzés vezetôjének megfelelô tanácsadást és segítséget kell igényelnie. 1210.A2 — A belsô ellenôrnek elegendô tudással kell rendelkeznie ahhoz, hogy értékelje a visszaélés kockázatát és azt, hogy a szervezet hogyan kezeli ezt, de nem várható el tôle olyan szintû szakértelem, mint egy elsôsorban visszaélések feltárására és kivizsgálására szakosodott szakembertôl. 1210.A3 — A belsô ellenôröknek megbízásaik végrehajtásához elegendô szinten kell ismerniük a fôbb informatikai kockázatokat és kontrollokat, valamint a rendelkezésre álló informatikai alapú vizsgálati módszereket. Mindazonáltal nem várható el minden belsô ellenôrtôl, hogy egy elsôsorban informatikai ellenôrzésekre szakosodott belsô ellenôr szakértelmével rendelkezzen. 1210.C1 — Ha a belsô ellenôrök nem rendelkeznek egy tanácsadói megbízás egészének vagy egyes részeinek végrehajtásához szükséges tudással, szakismerettel és egyéb képességekkel, akkor a belsô ellenôrzés vezetôjének vissza kell utasítania a megbízást, vagy megfelelô tanácsot és segítséget kell igényelnie. 1220 — Kellô szakmai gondosság A belsô ellenôröknek rendelkezniük kell azzal a gondossággal és szakismerettel, ami egy megfelelôen alapos és hozzáértô belsô ellenôrtôl elvárható. A kellô szakmai gondosság nem jelent tévedhetetlenséget. 1220.A1 — A belsô ellenôrnek kellô szakmai gondossággal kell figyelembe venni a következôket: — A megbízás céljainak eléréséhez szükséges munka mennyisége; — A bizonyosságot adó eljárások tárgyának relatív összetettsége, fontossága és jelentôsége; — Az irányítási, kockázatkezelési és kontroll folyamatok megfelelôsége és eredményessége; — Jelentôs hibák, visszaélések és szabálytalanságok valószínûsége; — A vizsgálat költsége a várható haszonnal szemben. 1220.A2 — A kellô szakmai gondosság érvényesülése során a belsô ellenôröknek fontolóra kell venniük a technológiai alapú ellenôrzési eszközök és egyéb adatelemzô módszerek alkalmazását. 1220.A3 — A belsô ellenôröknek fel kell figyelniük azokra a jelentôs kockázatokra, amelyek negatív hatással lehetnek a célkitûzésekre, a mûködésre vagy az erôforrásokra. Ugyanakkor a bizonyosságot adó eljárások önmagukban — még ha kellô szakmai gondossággal is történnek — nem garantálják minden jelentôs kockázat feltárását. 1220.C1 — A tanácsadói megbízások során a belsô ellenôröknek kellô szakmai gondossággal kell figyelembe venniük a következôket: — Az ügyfelek igényei és elvárásai, beleértve a megbízás eredményeinek jellegét, ütemezését és közlését; — A megbízás célkitûzéseinek eléréséhez szükséges munka relatív összetettsége és mennyisége; — A tanácsadói megbízás költsége a várható haszonnal szemben. 1230 — Folyamatos szakmai fejlôdés A belsô ellenôröknek folyamatos szakmai fejlôdés útján növelniük kell tudásukat, szakismereteiket és egyéb képességeiket. 1300 — Minôségbiztosítási és fejlesztési program A belsô ellenôrzés vezetôjének ki kell alakítania és mûködtetnie kell egy minôségbiztosítási és fejlesztési programot, amely kiterjed a belsô ellenôrzési tevékenység minden területére.

1. szám


55

Magyarázat: A minôségbiztosítási és fejlesztési program célja, hogy értékelni lehessen a belsô ellenôrzési tevékenységet abból a szempontból, hogy mennyire felel meg a Belsô Ellenôrzés Definíciójának és a Normáknak, és hogy a belsô ellenôrök alkalmazzák-e az Etikai Kódexet. A program értékeli a belsô ellenôrzési tevékenység hatékonyságát és eredményességét is, továbbá feltárja a javítási lehetôségeket. 1310 — A minôségbiztosítási és fejlesztési program követelményei A minôségbiztosítási és fejlesztési programnak belsô és külsô értékeléseket is tartalmaznia kell. 1311 — Belsô értékelések A belsô értékeléseknek a következôket kell tartalmazniuk: — a belsô ellenôrzési teljesítmény folyamatos nyomon követése, — ismétlôdô felülvizsgálatok önértékelés útján vagy olyan szervezeten belüli egyéb személyek által, akik megfelelô mértékben ismerik a belsô ellenôrzés gyakorlatát. Magyarázat: A folyamatos nyomon követés szerves része a belsô ellenôrzési tevékenység napi ellenôrzésének,felülvizsgálatána k és mérésének. A folyamatos nyomon követés beépül a belsôellenôrzés irányítására vonatkozó szabályozásokba és napi munkába, olyan folyamatokat,eszközöket és információkat alkalmazva, amelyek szükségesek a Belsô Ellenôrzés Definíciójával,az Etikai Kódexszel és a Normákkal való összhang értékeléséhez. Az ismétlôdô értékelések során megállapítják, hogy a tevékenység megfelel-e a Belsô Ellenôrzés Definíciójának, az Etikai Kódex elôírásainak és a Normáknak. A belsô ellenôrzési gyakorlatok megfelelô ismeretének minimális követelménye a Nemzetközi Szakmai Gyakorlat Keretrendszere összes elemére vonatkozó tájékozottság. 1312 — Külsô értékelések A külsô értékeléseket öt évente legalább egyszer el kell végeztetni egy szervezeten kívüli képesített, független értékelô személlyel vagy csoporttal. A belsô ellenôrzési vezetônek meg kell tárgyalnia a vezetô testülettel, hogy — a külsô értékelések formáját és gyakoriságát, — hogy megfelelô-e a külsô értékelô személy vagy csoport képesítése és függetlensége,beleértve bármely lehetséges összeférhetetlenséget. Magyarázat: A külsô értékelés formája lehet teljes külsô értékelés, vagy független hitelesítéssel lezárt önértékelés. A képesített értékelô vagy értékelô csoport kompetenciája két területen: a belsô ellenôrzés szakmai gyakorlatában és a külsô értékelési folyamatban szerzett tapasztalatain és elméleti ismeretein alapszik. A hasonló méretû, komplexitású, hasonló szektorban, vagy ágazatban tevékenykedô szervezeteknél szerzett tapasztalatok és technikai ismeretek értékesebbek,mint a más szervezeteknél szerzettek. Ha az értékelést csoport végzi, nem szükséges, hogy annak minden egyes tagja teljeskörû kompetenciával rendelkezzen; a csoportnak egészében kell rendelkeznie a megfelelô képességekkel. Szakmailag a belsô ellenôrzés vezetôje bírálja el, hogy egyéni értékelô, vagy értékelô csoport rendelkezik-e a szükséges kompetenciákkal. Az értékelô vagy értékelô csoport függetlensége azt jelenti, hogy nem áll fenn semmiféle valós vagy látszólagos összeférhetetlenség; az értékelôk nem állnak annak a szervezetnek az irányítása alatt és nem is részei annak, amelyhez a belsô ellenôrzési tevékenység tartozik. 1320 — Beszámolás a minôségbiztosítási és fejlesztési programról A belsô ellenôrzés vezetôjének tájékoztatnia kell a felsô vezetést és a vezetô testületet a minôségbiztosítási és fejlesztési program eredményeirôl. Magyarázat: A felsô vezetéssel és a vezetô testülettel folytatott egyeztetések során meg kell határozni, hogy a minôségbiztosítási és fejlesztési program eredményeinek kommunikálása milyen formában, tartalommal és rendszerességgel történjen; figyelembe véve a belsô ellenôrzési tevékenység és a belsô ellenôrzés vezetôjének a belsô ellenôrzési alapszabályban rögzített feladatait. Legalább évente egyszer kommunikálni kell a folyamatos nyomon követés, valamint az elvégzett külsô és az ismétlôdô belsô értékelések eredményeit a Belsô Ellenôrzés Definíciójának, az Etikai Kódex elôírásainak és a Normáknak való megfelelés bemutatására. Az eredmények tartalmazzák az értékelô személy vagy csoport megállapítását a megfelelôség szintjére vonatkozóan.

56


1. szám

1321 — Az “Összhangban van a Belsô Ellenôrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival” minôsítés használata A belsô ellenôrzés vezetôje csak abban az esetben jelentheti ki, hogy a belsô ellenôrzési tevékenység „összhangban van a Belsô Ellenôrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival”, ha a minôségbiztosítási és fejlesztési program eredményei ezt alátámasztják. Magyarázat: A belsô ellenôrzési tevékenysége akkor van összhangban a Normákkal, ha elért eredményei teljesítik a Belsô Ellenôrzés Definíciójában, az Etikai Kódexben és a Normákban leírt követelményeket. A minôségbiztosítási és fejlesztési program eredményei magukba foglalják a belsô és külsô értékeléseket is. Minden belsô ellenôrzés rendelkezik a belsô értékelések eredményeivel, azok pedig, amelyek már legalább öt éve tevékenykednek, rendelkeznek a külsô értékelések eredményeivel is. 1322 — A „Nem megfelelés” közlése Ha a Belsô Ellenôrzés Definíciójának, az Etikai Kódex elôírásainak vagy a Normáknak való „nem megfelelés” hatással van a belsô ellenôrzési tevékenység hatókörére vagy mûködésére, akkor a belsô ellenôrzés vezetôjének a „nem megfelelést” és annak hatását a felsô vezetés és a vezetô testület tudomására kell hoznia. Végrehajtási normák 2000 — A belsô ellenôrzési tevékenység irányítása A belsô ellenôrzés vezetôjének olyan eredményesen kell irányítania a belsô ellenôrzés tevékenységét, hogy az valóban értéket adjon a szervezet munkájához. Magyarázat: A belsô ellenôrzési tevékenység irányítása akkor eredményes, ha: — A belsô ellenôrzés munkájának eredményei teljesítik a belsô ellenôrzési alapszabályban rögzített célokat és feladatokat; — A belsô ellenôrzési tevékenység megfelel a Belsô Ellenôrzés Definíciójának és a Normáknak; — A belsô ellenôrzési tevékenységben résztvevô egyének megfelelnek az Etikai Kódex követelményeinek és a Normáknak. A belsô ellenôrzés objektív és szakszerû tevékenységével értéket teremt a szervezet (és tulajdonosai/érdekelt felek) számára, hozzájárul az irányítás, kockázatkezelés és a kontrollfolyamatok eredményességéhez és hatékonyságához. 2010 — Tervezés A belsô ellenôrzés vezetôjének kockázatalapú tervet kell készítenie, hogy meghatározhassa a belsô ellenôrzési tevékenységnek a szervezet céljaival összhangban álló prioritásait. Magyarázat: A belsô ellenôrzés vezetôje felelôs a kockázatalapú terv kidolgozásáért. A belsô ellenôrzés vezetôje figyelembe veszi a szervezetek kockázatkezelési kereteit, beleértve a vezetés által a különbözô tevékenységekre és részszervezetekre meghatározott kockázatviselési szinteket. Ha nincs ilyen keret, akkor a belsô ellenôrzés vezetôje a felsô vezetéstôl és a vezetô testülettôl kapott információk mérlegelése után a saját kockázat-megítélésére hagyatkozik. A belsô ellenôrzés vezetôje felülvizsgálja, és szükség szerint aktualizálja a tervet, az üzleti helyzet, kockázatok, mûködés, programok, rendszerek és kontrollok változásaival összhangban. 2010.A1 — A belsô ellenôrzési megbízásokat legalább évente végzett, dokumentált kockázatelemzésen alapuló tervben kell rögzíteni. Ebben a folyamatban figyelembe kell venni a felsô vezetés és a vezetô testület igényeit. 2010.A2 — A belsô ellenôrzés vezetôje meghatározza és mérlegeli a felsôvezetés, a vezetô testület és más érdekeltek elvárásait a belsô ellenôrzés vizsgálataival és következtetéseivel szemben. 2010.C1 — A belsô ellenôrzés vezetôjének célszerû mérlegelnie a tanácsadói megbízások elfogadását annak alapján, hogy a megbízás elvégzése javítaná-e a kockázatok kezelését és a szervezet mûködését, valamint teremtene-e értéket. Az elfogadott megbízásokat szerepeltetni kell a tervben. 2020 — Tájékoztatás és jóváhagyás A belsô ellenôrzés vezetôjének felülvizsgálat és jóváhagyás céljából ismertetnie kell a felsô vezetéssel és a vezetô testülettel a belsô ellenôrzési munkatervet és a végrehajtáshoz szükséges forrásigényeket, beleértve a jelentôsebb átmeneti változásokat is. A belsô ellenôrzési vezetônek közölnie kell továbbá a források korlátozottságának hatását is.

1. szám


57

2030 — Erôforrás-gazdálkodás A jóváhagyott terv megvalósítása érdekében a belsô ellenôrzés vezetôjének biztosítania kell, hogy a belsô ellenôrzés forrásai megfelelôen, elégséges mértékben és hatékonyan legyenek elosztva. Magyarázat: A „megfelelô” kifejezés a terv végrehajtásához szükséges tudás, szakismeretek és egyéb képességek rendelkezésre állását jelenti, az „elégséges” pedig az erôforrások mennyiségére vonatkozik. A forráselosztás akkor hatékony, ha segít optimális módon végrehajtani a jóváhagyott tervet. 2040 — Szabályozás és eljárások A belsô ellenôrzés vezetôjének ki kell dolgoznia a belsô ellenôrzési tevékenység irányításához szükséges szabályozásokat és eljárásokat. Magyarázat: A szabályozások és az eljárások formája és tartalma a belsô ellenôrzési tevékenység méretétôl és szerkezetétôl, valamint az ellenôrzési munka összetettségétôl függ. 2050 — Koordináció A belsô ellenôrzés vezetôjétôl elvárható, hogy a megfelelô lefedettség és a párhuzamos munkavégzés minimalizálása érdekében ossza meg az információkat és hangolja össze a tevékenységeket más belsô és külsô, bizonyosságot adó és tanácsadást nyújtó szolgáltatókkal. 2060 — Beszámolás a felsô vezetés és a vezetô testület számára A belsô ellenôrzési vezetônek rendszeresen be kell beszámolnia a felsô vezetésnek és a vezetô testületnek a belsô ellenôrzési tevékenység célkitûzésérôl, hatáskörérôl, feladatáról és a terv végrehajtásának állapotáról. A beszámolóban ki kell térni a jelentôs kockázati tényezôkre és kontrollkérdésekre, beleértve a visszaélések kockázatait, az irányítással kapcsolatos témákat, valamint a felsô vezetés és a vezetô testület által igényelt egyéb ügyeket. Magyarázat: A beszámolás gyakoriságát és tartalmát a felsô vezetéssel és a vezetô testülettel folytatott egyeztetés alapján kell meghatározni; a kommunikálásra váró információk fontosságától és a felsô vezetés, illetve a vezetô testület részérôl szükséges intézkedések sürgôsségétôl függôen. 2070 — Külsô szolgáltató belsô ellenôrzési és szervezeti felelôssége Ha a belsô ellenôrzési tevékenységet külsô szolgáltató végzi, akkor a szervezetben tudatosítania kell az eredményes belsô ellenôrzési tevékenység fenntartására vonatkozó felelôsséget. Magyarázat: Ez a felelôsség a minôségbiztosítási és fejlesztési programban nyilvánul meg, ami biztosítja a megfelelôséget a Belsô Ellenôrzés Definíciójában, az Etikai Kódexben és a Normákban leírt követelményekkel. 2100 — A munka jellege A belsô ellenôrzési tevékenységnek módszeres és szabályozott eljárással kell értékelnie az irányítási, a kockázatkezelési és a kontrollfolyamatokat, és hozzá kell járulnia ezek erôsítéséhez. 2110 — Irányítás A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell az irányítási folyamatot, és megfelelô javaslatokat kell tennie annak javítására, hogy elérje a következô célkitûzéseket: — Megfelelô etikai elvek és értékek érvényesülésének elôsegítése a szervezetben; — Hatékony szervezeti teljesítménymenedzsment és számonkérhetôség biztosítása; — A kockázatokkal és a kontrollokkal kapcsolatos információk hatékony kommunikálása a szervezet megfelelô területei felé; — A vezetô testület, a külsô és belsô ellenôrök, valamint a vezetés tevékenységeinek hatékony koordinálása, köztük az információk hatékony átadása. 2110.A1 — A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell a szervezet etikai vonatkozású célkitûzéseinek, programjainak és tevékenységeinek kialakítását, végrehajtását és hatékonyságát. 2110.A2 — A belsô ellenôrzési tevékenységnek fel kell mérnie, hogy a szervezet informatikai irányítása mennyire támogatja a szervezet stratégiáit és célkitûzéseit.

58


1. szám

2120 — Kockázatkezelés A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell a kockázatkezelés folyamatainak hatékonyságát, és hozzá kell járulnia azok javításához. Magyarázat: A kockázatkezelési folyamat hatékonyságának elbírálásánál a belsô ellenôrök értékelik, hogy: — a szervezeti célok támogatják a szervezet küldetését, és összhangban vannak azzal; — a jelentôs kockázatokat meghatározták és felmérték; — a kockázatokra, a szervezet kockázatvállalási szintjével összhangban, megfelelô válaszintézkedések születtek, — gyûjtik a kockázatokra vonatkozó információkat, és megfelelô idôben és módon kommunikálják azokat a szervezet felé, lehetôvé téve ezzel, hogy az irányítói kör, a vezetés és a vezetô testület végrehajtsa feladatait. A belsô ellenôrzés különbözô vizsgálatai során információkat gyûjthet értékelései alátámasztására. Összességükben tekintve ezek a vizsgálatok biztosítják a szervezet kockázatkezelési folyamatainak és azok hatékonyságának megismerését. A kockázatkezelési folyamatok nyomon követése a vezetés rendszeres tevékenysége révén, külön értékelések keretében, vagy mindkettô útján történik. 2120.A1 — A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell a szervezet irányítását,mûködését és információs rendszerét fenyegetô kockázatokat, különös tekintettel: — a szervezet stratégiai célkitûzéseinek teljesítésére, — a pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságára és zártságára, — a mûködés és az informatikai alkalmazások hatékonyságára és eredményességére, — a vagyonvédelemre, — a törvények, a szabályzatok, irányelvek, eljárások és a szerzôdések betartására. 2120.A2 — A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell a visszaélések elkövetésének lehetôségét és azt, hogy a szervezet hogyan kezeli a visszaélési kockázatokat. 2120.C1 — A tanácsadói megbízások végrehajtása során a belsô ellenôröknek vizsgálniuk kell a megbízás célkitûzéseivel összefüggésben lévô kockázatokat, és figyelniük kell más jelentôs kockázatok meglétére is. 2120.C2 — A belsô ellenôröknek a tanácsadói tevékenység során szerzett ismereteiket be kell építeniük a szervezet kockázatkezelési folyamatainak értékelésébe. 2120.C3 — Amikor a belsô ellenôrök támogatják a vezetést a kockázatkezelési folyamat kialakításában vagy javításában, tartózkodniuk kell az adott kockázatkezeléssel kapcsolatos vezetôi feladat átvállalásától. 2130 — Kontroll A belsô ellenôrzési tevékenységnek a kontrollok hatékonyságának és eredményességének értékelésével, valamint folyamatos fejlesztésük támogatásával segítenie kell a szervezetet a hatékony kontrollok fenntartásában. 2130.A1 — A belsô ellenôrzésnek értékelnie kell a szervezet irányítási, mûködési és információs rendszerekre vonatkozó, kockázatokat kezelô kontrolljainak megfelelôségét és hatékonyságát, különös tekintettel: — a szervezet stratégiai célkitûzéseinek teljesítésére, — a pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságára és zártságára, — a mûködés és az informatikai akalmazások hatékonyságára és eredményességére, — a vagyonvédelemre, — a törvények, a szabályzatok, irányelvek, eljárások és a szerzôdések betartására. 2130.C1 — A belsô ellenôröknek a tanácsadói tevékenység során szerzett ismereteiket be kell építeniük a szervezet kontrollfolyamatainak értékelésébe. 2200 — A megbízások tervezése A belsô ellenôröknek minden egyes megbízásra tervet kell készíteniük és dokumentálniuk, amely tartalmazza a megbízás céljait, hatókörét, ütemezését és a hozzárendelt erôforrásokat. 2201 — Tervezési szempontok A megbízások tervezésénél a belsô ellenôröknek figyelembe kell venniük: — A vizsgálandó tevékenység célkitûzéseit és az azok megvalósulását figyelemmel kísérôeszközöket;

1. szám


59

— A tevékenység jelentôs kockázatait, célkitûzéseit, erôforrásait és mûködését, valamint azokat az eszközöket, amelyekkel a kockázatok potenciális hatása elfogadható szinten tartható; — A tevékenység irányításának, kockázatkezelésének és kontrollfolyamatainak megfelelôségét és hatékonyságát, összehasonlítva az aktuális keretekkel vagy modellel; — A tevékenység irányításának, kockázatkezelésének és kontrollfolyamatainak jelentôsebb javítási lehetôségeit. 2201.A1 — A külsô megbízatások tervezése során a belsô ellenôröknek a megbízókkal közösen írásban kell rögzíteniük a célkitûzéseket, a hatókört, a kölcsönös felelôsségeket és az egyéb elvárásokat, beleértve a megbízás eredményeinek terjesztésére és a megbízással kapcsolatos iratokhoz való hozzáférésre vonatkozó korlátozásokat. 2201.C1 — A tanácsadói megbízás ügyfeleivel a belsô ellenôröknek egyetértésre kell jutni a célkitûzésekrôl, a hatókörrôl, a kölcsönös felelôsségekrôl és egyéb ügyféligényekrôl. A jelentôsebb megbízásoknál ezt a megállapodást dokumentálni kell. 2210 — A megbízások célkitûzései A célkitûzéseket minden egyes megbízásra meg kell határozni. 2210.A1 — A belsô ellenôröknek elôzetes kockázatfelmérést kell végezniük a vizsgált tevékenységre vonatkozóan. A megbízás célkitûzéseinek tükrözniük kell ennek a felmérésnek az eredményeit. 2210.A2 — A megbízás célkitûzéseinek kidolgozása során a belsô ellenôröknek figyelembe kell venniük a jelentôs hibák, visszaélések, szabályszerûtlenségek és egyéb hatások bekövetkeztének valószínûségét. 2210.A3 — Az irányítás, a kockázatkezelés és a kontrollok értékeléséhez megfelelô kritériumokra van szükség. A belsô ellenôröknek meg kell állapítaniuk, hogy a vezetés, illetve a vezetô testület milyen hatékony kontrollokat alakított ki a célok és célkitûzések teljesítésének meghatározására. Ha a kritériumok megfelelôek, akkor a belsô ellenôröknek értékeléseik során hasonlóakat kell használniuk. Ha a követelményrendszer nem megfelelô, akkor a belsô ellenôröknek együtt kell mûködniük a vezetéssel, illetve a vezetô testülettel a megfelelô értékelési kritériumok kialakításában. 2210.C1 — A tanácsadói megbízások célkitûzéseinek az ügyféllel megállapodott mértékben kell az irányítási, a kockázatkezelési és kontrollfolyamatokra irányulniuk. 2210.C2 — A tanácsadói megbízások célkitûzéseinek összhangban kell állnia a szervezeti értékekkel, stratégiákkal és a szervezet célkitûzéseivel. 2220 — A megbízások hatóköre A hatókört úgy kell meghatározni, hogy az elegendô legyen a megbízás célkitûzéseinek eléréséhez. 2220.A1 — A megbízás hatókörének meghatározásakor figyelembe kell venni az érintett rendszereket, nyilvántartásokat, személyi és tárgyi eszközöket, beleértve azokat is, amelyek harmadik fél felügyelete alatt állnak. 2220.A2 — Ha egy bizonyosságot adó megbízás során jelentôs tanácsadási lehetôségek merülnek fel, akkor a célkitûzések, a hatókör, a kölcsönös felelôsségek és az egyéb elvárások tekintetében célszerû külön írásbeli megállapodást kötni, majd pedig a tanácsadói megbízás eredményeit a tanácsadásra vonatkozó normák szerint kommunikálni. 2220.C1 — A tanácsadói megbízások végrehajtásánál a belsô ellenôröknek biztosítaniuk kell, hogy a megbízás hatóköre elegendô legyen az egyeztetett célkitûzések eléréséhez. Ha a belsô ellenôrök a megbízás végrehajtása során a hatókörre vonatkozó megkötésekbe ütköznek, akkor ezeket meg kell beszélniük az ügyféllel, hogy dönthessenek a megbízás folytatásáról. 2220.C2 — A tanácsadói megbízások végrehajtása során a belsô ellenôröknek vizsgálniuk kell a megbízás célkitûzéseivel összefüggésben lévô kockázatokat, és figyelniük kell más jelentôs kockázatok meglétére is. 2230 — A megbízások forrásbiztosítása A megbízások jellegének és összetettségének, az idôkorlátok és a rendelkezésre álló erôforrások elemzése alapján a belsô ellenôröknek meg kell határozniuk a megbízás célkitûzéseinek eléréséhez szükséges és elégséges erôforrásokat.

60


1. szám

2240 — A megbízások munkaprogramja A belsô ellenôröknek olyan munkaprogramokat kell kidolgozniuk és dokumentálniuk, amelyek révén a megbízás célkitûzései megvalósíthatók. 2240.A1 — A munkaprogramoknak tartalmazni kell azokat az eljárásokat, amelyekkel a megbízás során feltárják, elemzik, értékelik és dokumentálják az információkat. A munkaprogramot annak végrehajtása elôtt, az esetleges változtatásokat pedig haladéktalanul jóvá kell hagyatni. 2240.C1 — A tanácsadói megbízások esetében a munkaprogramok a megbízás jellegétôl függôen formailag és tartalmilag eltérôk lehetnek. 2300 — A megbízások végrehajtása A belsô ellenôröknek elegendô információt kell feltárni, elemezni, értékelni és dokumentálni a megbízás célkitûzéseinek megvalósításához. 2310 — Az információ feltárása A belsô ellenôröknek elegendô, megbízható, érdemi és hasznos információt kell feltárniuk a megbízás célkitûzéseinek megvalósításához. Magyarázat: Az elégséges információnak olyan tényszerûnek, megfelelônek és meggyôzônek kell lennie, hogy az alapján egy alapos és jól tájékozott személy ugyanazokat a következtetéseket vonja le, mint az ellenôr. Megbízható információnak nevezzük a megfelelô vizsgálati módszerekkel elérhetô legpontosabb információt. Az érdemi információ alátámasztja a vizsgálat megállapításait és intézkedési javaslatait, és összhangban van a vizsgálat célkitûzéseivel. A hasznos információ segíti a szervezetet céljainak elérésében. 2320 — Elemzés és értékelés A belsô ellenôröknek a következtetéseiket és a megbízás eredményeit megfelelô elemzésekre és értékelésekre kell alapozniuk. 2330 — Az információk dokumentálása A belsô ellenôröknek a következtetések és a megbízás eredményeinek alátámasztása érdekében dokumentálniuk kell az érdemi információkat. 2330.A1 — A belsô ellenôrzési vezetônek felügyelnie kell a megbízás dokumentációjához való hozzáférést. A belsô ellenôrzési vezetônek meg kell szereznie a felsô vezetés és/vagy a jogi tanácsadó jóváhagyását, mielôtt a szükséges dokumentációkat külsô felek számára rendelkezésre bocsátja. 2330.A2 — A belsô ellenôrzési vezetônek ki kell dolgoznia a megbízás dokumentációjának megôrzésére vonatkozó követelményeket, függetlenül attól, hogy a dokumentációt milyen adathordozón tárolják. Ezeknek a megôrzésre vonatkozó követelményeknek összhangban kell lenniük a szervezet irányelveivel és egyéb vonatkozó szabályzatokkal vagy más követelményekkel. 2330.C1 — A belsô ellenôrzési vezetônek ki kell dolgoznia a konzultációs megbízás dokumentációjának tárolási és ôrzési eljárását, valamint ezek belsô és külsô felek számára történô hozzáférésének rendjét. Ezeknek az eljárásoknak összhangban kell lenniük a szervezet irányelveivel és egyéb vonatkozó szabályzatokkal vagy más követelményekkel. 340 — A megbízások felügyelete A megbízásokat a célkitûzések megvalósítása, a minôség biztosítása és a munkatársak fejlôdése érdekében megfelelôen felügyelni kell. Magyarázat: A szükséges felügyelet mértéke függ a belsô ellenôrök szakértelmétôl és tapasztalatától, valamint a megbízás bonyolultságától. A belsô ellenôrzés vezetôje általános felelôsségetvisel a vizsgálat felügyeletéért, de a felülvizsgálat végrehajtását delegálhatja a belsô ellenôrzési tevékenység kellôen tapasztalt tagjaira. A felügyeleti munkát dokumentálni kell és a dokumentumokat meg kell ôrizni. 2400 — Az eredmények kommunikálása A belsô ellenôröknek kommunikálniuk kell a megbízások eredményeit.

1. szám


61

2410 — A kommunikáció szempontjai A kommunikációnak tartalmaznia kell a megbízás célkitûzéseit és hatókörét, valamint a hasznosítható következtetéseket, ajánlásokat és intézkedési terveket. 2410.A1 — Ahol indokolt, a megbízás eredményeinek végleges kommunikációja tartalmazza a belsô ellenôrök véleményét és/vagy következtetéseit. Ha ilyen vélemény vagy következtetés kiadásra kerül, akkor annak figyelembe kell vennie a felsô vezetés, a vezetô testület és más érdekeltek elvárásait, továbbá elegendô, megbízható, hasznos és releváns információkkal kell alátámasztani. Magyarázat: A végsô vizsgálati vélemény megadása lehetséges az eredmények skálán való meghatározásával/besorolásával, következtetések megadásával, vagy egyéb más módon. Egy ilyen megbízás vonatkozhat egy konkrét folyamatban, kockázatban vagy üzletágban mûködô kontrollokra. A vélemény megfogalmazása során mérlegelni kell a megbízás eredményeit és azok jelentôségét. 2410.A2 — A belsô ellenôröket ösztönözzük arra, hogy a megbízások kommunikációjában ismerjék el a megfelelô teljesítményt. 2410.A3 — Ha a megbízás eredményeit külsô felek számára teszik közzé, a kommunikációnak tartalmaznia kell a terjesztésre vonatkozó korlátozásokat és az eredmények felhasználási jogát. 2410.C1 — A tanácsadói megbízások folyamatának és eredményeinek kommunikációja a megbízás jellegétôl és az ügyfél igényeitôl függôen formailag és tartalmilag eltérô lehet. 2420 — A kommunikáció minôsége A kommunikációnak pontosnak, objektívnek, világosnak, tömörnek, konstruktívnak, teljesnek és aktuálisnak kell lennie. Magyarázat: A pontos kommunikáció mentes a hibáktól, torzításoktól és hû az alapjául szolgáló tényekhez. A tárgyilagos kommunikáció tisztességes, pártatlan és mentes a részrehajlástól; az összes érdemi tényezô és körülmény tárgyszerû és kiegyensúlyozott értékelésén alapul. A világos kommunikáció könnyen érthetô és logikus, kerüli a felesleges szakmai zsargont, és tartalmaz minden fontos, érdemi információt. A tömör kommunikáció lényegre törô, kerüli a szükségtelen magyarázatokat, felesleges részleteket, ismétléseket és terjengôs megfogalmazást. A konstruktív kommunikáció segítséget jelent a vizsgálat megbízójának és a szervezetnek, továbbá javulást eredményez ott, ahol szükséges. A teljes kommunikáció tartalmaz minden olyan tényezôt, ami lényeges a célközönség számára, és minden fontos, érdemi információt és megfigyelést, ami alátámasztja a következtetéseket és az intézkedési javaslatokat. Az aktuális kommunikáció a vizsgált téma fontosságához mérten idôszerû és célszerû;lehetôvé téve a vezetés számára a megfelelô javító intézkedések meghozatalát. 2421 — Hibák és hiányosságok Ha a végleges kommunikáció valamilyen jelentôs hibát vagy hiányosságot tartalmaz, akkor a belsô ellenôrzési vezetônek közölnie kell a helyesbített információt minden olyan féllel, aki megkapta az eredetit. 2430 — A “Végrehajtva a belsô ellenôrzés szakmai gyakorlatának nemzetközi normáival összhangban” kijelentés használata A belsô ellenôrök tehetnek olyan kijelentést, hogy megbízásaikat „a belsô ellenôrzés szakmai gyakorlatának nemzetközi normáival összhangban” hajtották végre, de csak akkor, ha ezt a minôségbiztosítási és fejlesztési program eredményei alátámasztják. 2431 — A „Nem megfelelés” közlése a megbízáshoz kapcsolódóan Ha a Belsô Ellenôrzés Definíciójától, az Etikai Kódex elôírásaitól vagy a Normáktól való eltérés hatással van valamely megbízásra, akkor az eredmények kommunikálása során közölni kell: — az Etikai Kódex elveit vagy szabályait, vagy a Normá(ka)t, amelye(ke)t nem tartottak be teljes mértékben, — az eltérés okát (okait), — a nem megfelelés hatását a megbízásra és a megbízás kommunikált eredményeire. 2440 — Az eredmények terjesztése A belsô ellenôrzési vezetônek kommunikálnia kell az eredményeket az érintett felek számára.

62


1. szám

Magyarázat: A belsô ellenôrzés vezetôje kiadás elôtt átnézi és jóváhagyja a megbízás végsô kommunikációját, és eldönti, hogy kinek és milyen módon küldi meg. Ha a belsô ellenôrzés vezetôje átruházza ezt a feladatot, általános felelôssége ebben akkor is megmarad. 2440.A1 — A belsô ellenôrzési vezetô feladata, hogy a végleges eredményeket kommunikálja azokkal a felekkel, akik biztosíthatják az eredmények megfelelô hasznosítását. 2440.A2 — Hacsak a törvényi, jogszabályi vagy szabályozási követelmények másként nem rendelkeznek, az eredmények szervezeten kívüli felek elôtti nyilvánosságra hozását megelôzôen a belsô ellenôrzési vezetônek: — fel kell mérnie a szervezetet érintô lehetséges kockázatot, — a kellô módon tanácskoznia kell a felsô vezetéssel és/vagy jogi tanácsadóval, — az eredmények felhasználásának korlátozásával felügyelnie kell a terjesztést. 2440.C1 — A belsô ellenôrzési vezetô feladata, hogy a tanácsadói megbízások végleges eredményeit a felek tudomására hozza. 2440.C2 — A tanácsadói megbízások során felmerülhetnek irányítással, kockázatkezeléssel és kontrollal kapcsolatos kérdések. Ha ezek a szervezetre nézve jelentôsek, akkor kommunikálni kell ôket a felsô vezetés és a vezetô testület felé. 2450 — Átfogó vélemények Ha átfogó vélemény kerül kiadásra, akkor annak figyelembe kell vennie a felsô vezetés, a vezetô testület és más érdekeltek elvárásait, továbbá elegendô, megbízható, hasznos és releváns információkkal kell alátámasztani. Magyarázat: A kommunikációban meg kell határozni — a hatókörét és az idôszakot, amelyre a vélemény vonatkozik; — a hatókör korlátait; — az összes hasonló témájú projekt figyelembe vételét, támaszkodva más értékelô szervezetek eredményeire; — az átfogó vélemény alapjául szolgáló kockázati és kontrollkörnyezetet, vagy egyéb kritériumokat; — az átfogó véleményt, értékelést vagy levont konzekvenciát. — Negatív vélemény esetén meg kell adni annak indokait. 2500 — Nyomonkövetés A belsô ellenôrzési vezetônek ki kell alakítania és mûködtetnie kell egy olyan rendszert,amellyel figyelemmel kísérhetôk a vezetés felé kommunikált eredményekkel összefüggô intézkedések. 2500.A1 — A belsô ellenôrzési vezetônek ki kell alakítania egy nyomon követô folyamatot, amellyel figyelemmel kísérhetô a vezetôi intézkedések végrehajtása, illetve az, ha a felsô vezetés felvállalja bizonyos intézkedések elmaradásának a kockázatát. 2500.C1 — A belsô ellenôrzési tevékenység során az ügyféllel egyeztetett mértékben kell figyelemmel kísérni a tanácsadói megbízások eredményeivel összefüggô intézkedéseket. 2600 — A felsô vezetés kockázatvállalással kapcsolatos határozata Ha a belsô ellenôrzési vezetô úgy tapasztalja, hogy a vezetés felvállal egy olyan szintû kockázatot, amely a szervezet szempontjából elfogadhatatlan lehet, akkor ezt meg kell tárgyalnia a felsô vezetéssel. Ha a belsô ellenôrzési vezetô úgy látja, hogy a kérdés megoldásában nem tudnak megállapodásra jutni, akkor az ügyrôl tájékoztatnia kell a vezetô testület. Magyarázat: A vezetés által felvállalt kockázat meghatározását egy vizsgálat vagy konzultációs megbízás keretében, vagy korábbi vizsgálatok eredményeképp született vezetôi intézkedések nyomon követésével, esetleg egyéb módon lehet megállapítani. A kockázat kezelése nem a belsô ellenôrzési vezetô felelôssége.

1. szám


63

2. sz. melléklet IIA ETIKAI KÓDEX Bevezetés Az Intézet Etikai Kódexének célja, hogy elôsegítse a belsô ellenôri szakmában az etikai kultúra kialakulását. A belsô ellenôrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz es tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll es az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását. A belsô ellenôrzési szakma szamara szûkség van megfelelô etikai kódexre, amely megalapozza a bizalmat ahhoz, hogy a funkció a kockázatkezelés, a kontroll es az irányítás objektív bizonyosságot adó eszközéve válhasson. Az Intézet Etikai Kódexe a belsô ellenôrzés definícióján kívül az alábbi két lényeges részbôl áll: 1. A belsô ellenôrzési szakmára es gyakorlatra vonatkozó Alapelvek; 2. A belsô ellenôröktôl elvárt magatartási normákat leíró Viselkedési Szabályok. Ezek a szabályok segítenek az Alapelvek értelmezésében es gyakorlatba való átültetésében, valamint útmutatást adnak a belsô ellenôrök számára az etikus viselkedéshez. Az Etikai Kódex a Nemzetközi Szakmai Gyakorlat Keretrendszerével es az Intézet egyéb ezzel összefüggô kiadványaival együtt útmutatást ad a mások szamara szolgáltatást nyújtó belsô ellenôrök szamara. A „belsô ellenôr” kifejezésen az Intézet tagjait, az Intézet szakmai okleveleivel rendelkezôket vagy az azokra jelölteket értjük, továbbá mindazokat, akik a belsô ellenôrzés megadott definíciója szerinti belsô ellenôrzési szolgáltatást nyújtanak. A Kódex hatálya Ez az Etikai Kódex belsô ellenôrzési szolgáltatást végzô egyénekre és szervezetekre egyaránt vonatkozik. Az Etikai Kódex megsértése esetén az Intézet tagjait, az Intézet szakmai okleveleivel rendelkezôket vagy az azokra jelölteket az Intézet Szabályzata es Adminisztratív Irányelvei alapján fogják elbírálni. Helytelen vagy méltánytalan magatartás esetén az intézeti tagot, a szakmai oklevéllel rendelkezôt vagy az arra jelöltet nem mentesíti a felelôsségre vonás alól az sem, ha az adott magatartás konkrétan nem szerepel a Viselkedési Kódexben. Alapelvek A belsô ellenôröktôl a következô alapelvek alkalmazását es betartását várjuk el: 1. Tisztesség A belsô ellenôrök tisztessége alapozza meg azt a bizalmat, amely alapján elfogadják a megítéléseiket. 2. Tárgyilagosság A belsô ellenôröknek a legmagasabb szintû szakmai tárgyilagosságot kell tanúsítaniuk a vizsgált tevékenységgel vagy folyamattal kapcsolatos információk összegyûjtése, értékelése és kommunikálása során. A belsô ellenôröknek kiegyensúlyozottan kell értékelniük minden körülményt és álláspontjuk kialakításakor nem befolyásolhatják ôket sem egyéni érdekeik, sem más személyek. 3. Bizalmasság A belsô ellenôrök tisztában vannak a birtokukba került információ értekével es bizalmas jellegével. Ennek megfelelôen az információt nem hozzák nyilvánosságra a megfelelô felhatalmazás nélkül, hacsak nincs erre törvényes vagy szakmai kötelezettségük. 4. Illetékesség A belsô ellenôrök megfelelô ismerettel, szaktudással es tapasztalattal rendelkezve hajtják végre a belsô ellenôrzési feladatokat.

64


1. szám

Viselkedési Szabályok 1. Tisztesség A belsô ellenôrök:

1.1 becsületesen, gondosan és felelôsség teljesen végzik munkájukat. 1.2. betartják a jogszabályokat, információt csak jogi es szakmai kötelezettségek alapján adnak ki. 1.3. tudatosan nem vállalnak részt jogszerûtlen tevékenységben, nem követnek el semmi olyat, ami méltatlan a belsô ellenôrzési szakmához vagy szervezetükhöz. 1.4. szem elôtt tartják szervezetük törvényességi és etikai célkitûzéseit, és elôsegítik azok teljesítését. 2. Tárgyilagosság A belsô ellenôrök: 2.1. nem vállalnak részt semmiféle tevékenységben vagy kapcsolatban, ami csorbíthatja vagy feltételezhetôen csorbítaná elfogulatlanságukat. Ez vonatkozik azokra a tevékenységekre vagy kapcsolatokra is, amelyek összeférhetetlenek lehetnek a szervezetük érdekeivel. 2.2. nem fogadnak el semmi olyat, ami csorbíthatja vagy feltételezhetôen csorbítaná szakmai megítéléseiket. 2.3. feltárnak minden olyan tudomásukra jutott érdemi tényt, amelynek rejtve maradása torzítaná a vizsgált tevékenységrôl szóló beszámolót. 3. Bizalmasság A belsô ellenôrök: 3.1. a tôlük elvárható gondossággal használják és védik a feladataik végrehajtása során tudomásukra jutott információkat. 3.2. nem használnak fel semmiféle információt személyes haszonszerzésre, jogellenes módon vagy úgy, hogy az károsan befolyásolja szervezetük törvényességi és etikai célkitûzéseit. 4. Illetékesség A belsô ellenôrök: 4.1. csak olyan megbízást vállalnak el, amelynek végrehajtásához rendelkeznek a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal. 4.2. a belsô ellenôrzési szolgáltatást a Belsô Ellenôrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normái alapján végzik. 4.3. folyamatosan fejlesztik szaktudásukat, valamint szolgáltatásaik hatékonyságát és minôségét.

1. szám


65

3. sz. melléklet A HUMÁN ERÔFORRÁS FELHASZNÁLÁSÁNAK RÉSZLETES SZABÁLYAI

A belsô ellenôrzési szervezetek rendelkezésére álló humánerôforrás felhasználásának nyomon követése a. a MÁV Zrt. esetében a GIR rendszer 090-M-ICM Munkaidô rögzítô moduljában b. a MÁV Zrt. leányvállalatai esetében Excel kimutatásban munkavállalónkénti és tevékenységenkénti rögzített ráfordítások alapján történik. A humánerôforrás kapacitás felhasználásának nyilvántartása alapadatul szolgál a belsô ellenôrzési szervezetek (éves) beszámolóihoz. A rendelkezésre álló humánerôforrás kapacitás munkaidô felhasználás kimutatása az alábbi elvek alapján történik: Tartalmilag három fô csoportba osztható fel a munkaidô: A. ellenôrzési tevékenységre B. tanácsadási és egyéb tevékenységekre, valamint C. kiesô (veszteség) idôk nyilvántartására. A. A vizsgálatok iktatószámuk szerint projektszámot kapnak. A projektszám az ICM rendszer alkalmazása esetén önálló projektszámot kap. Azzal, hogy a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerben szerepeltett iktatószámot összefüggésbe kell hozni az ICM rendszerben kapott iktatószámmal. Excel táblázat alkalmazása esetében a projekt szám azonosa Posszeidon Ügyviteli és Iktatási rendszerben kapott fôiktatószámmal. A projektszám alkalmas arra, hogy munkafázisokra legyen bontható a tevékenység, úgymint: 1. felkészülés 2. helyszíni ellenôrzés, 3. vizsgálati (rész-, területi) jelentés írása, 4. összefoglaló vizsgálati jelentés, vezetôi elôterjesztés készítése, 5. minôség-ellenôrzés. Az egyes szakaszokhoz köthetô tevékenységek a következôk: 1. A felkészülési szakaszhoz rögzíthetôk a következô tevékenységek: — a vizsgálat tárgyának megfelelô törvények, szabályzatok, a témával kapcsolatos korábbi jelentések áttanulmányozása, — információgyûjtés az ellenôrzött szervezettôl, a helyszíni vizsgálat elôtt kapott dokumentumok elemzése, — vizsgálat lefolytatásához szükséges ismeretanyag megszerzése a vizsgálati program kiadása elôtt, — vizsgálat felkészülési idejét megelôzô idôszakban a vizsgálat vezetôjének levelezései, — vizsgálati program készítése, — a vizsgálatok programindító értekezletein való részvétel 2. Helyszíni ellenôrzés: értelemszerûen, a munkahelyen kívül, azaz az ellenôrzött szervezetnél töltött munkavégzés ideje 3. Vizsgálati jelentés készítése: — rész-, és területi jelentések írása, — kockázat feltárás, minôsítéssel és értékeléssel kapcsolatos feladatok, — nem kijelölt ellenôr által való részvétel, (menet közbeni kijelöléssel) 4. Összefoglaló vizsgálati jelentés készítése: vizsgálatvezetôi feladat 5. Minôség-ellenôrzés: a kijelölt minôségellenôrzést végzô vezetô(k), által a részvizsgálati, összefoglaló- jelentések, egyéb kiadmányok felülvizsgálata. B. Ellenôrzéshez kapcsolódó tevékenységek: 1. tanácsadás: elôterjesztések, utasítás tervezetek véleményezése, vezetôi értekezleteken való részvétel, vizsgálatokkal kapcsolatos utólagos feladatok, koordinációs értekezlet 2. irányítási tevékenység: vezetô (fôosztály, osztály, központ) vezetési, feladat-meghatározási, kommunikációs, mûködtetési, beszámoltatási, információs, ellenôrzési, feladatai 3. módszertani fejlesztés: belsô ellenôrzési tevékenységhez, a fôosztály mûködéséhez kapcsolódó szabályozások kidolgozása 4. oktatás: fôosztály által szervezett, vagy kijelöléssel a szakmai képzéseken való részvétel, éves szakmai konferencia, 5. tervezés, beszámolás: éves ellenôrzési terv, és beszámoló összeállítása, központ vezetôi értekezleten részvétel

66


1. szám

6. üzleti adminisztráció: a fôosztály mûködéséhez szükséges adminisztráció, mint iktatás, irattárazás, levelezés, humán feladatok intézése, anyagigénylések, teljesítésigazolások, munkaidô felhasználás elemzése, kontrolling adatgyûjtés 7. önképzés: - jogszabályváltozások, MÁV Zrt. által kiadott belsô utasítások, szakirodalom figyelemmel kísérése 8. etikai célú vizsgálat (bejelentések kivizsgálása, ideértve az anonim bejelentéseket is) C. Kiesô idôk: 1. szabadság (rendes, pótszabadság), 2. betegség (betegszabadság, táppénz), 3. tanulmányi szabadság (tanulmányi szerzôdés, kötelezés alapján), 4. igazolt távollét (bírósági idézés, közlekedési dolgozók sztrájkja miatti távollét, gyermek születéskor apa munkaidô kedvezménye, közvetlen hozzátartozó halála esetén járó munkaidô kedvezmény, szakszervezeti tisztségviselô munkaidô kedvezménye, fizetés nélküli szabadság, orvosi alkalmassági vizsgálat, iskola, vizsganap)

1. szám


67

4. sz. melléklet A VIZSGÁLATI PROGRAMBAN MEGHATÁROZOTT FELADATOK VÉGREHAJTÁSÁNAK ÉRTÉKELÉSE ÉS LEHETSÉGES MINÔSÍTÉSI KÖVETELMÉNYEI 1. A kockázatokhoz kapcsolódó kontrollok értékelése az ellenôrzési feladat végrehajtása során A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell a társaság kockázatkezelés folyamatainak hatékonyságát, és hozzá kell járulnia azok javításához. A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell a szervezet irányítását, mûködését és információs rendszerét fenyegetô kockázatokat, különös tekintettel: — a szervezet stratégiai célkitûzéseinek teljesítésére, — a pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságára és zártságára, — a mûködés és az informatikai alkalmazások hatékonyságára és eredményességére, — a vagyonvédelemre, — a törvények, a szabályzatok, irányelvek, eljárások és a szerzôdések betartására. 1.2. A szervezet stratégiai célkitûzéseinek teljesítése kockázatainak értékelése A szervezet stratégiai célkitûzéseinek teljesítése kockázatainak értékelése során ki kell térni arra, hogy — meghatározták-e a szervezet stratégiai célkitûzéseit; — összhangban vannak-e a stratégiai célkiszések az Alapító okirattal,/Alapszabállyal; — összhangban vannak-e a stratégia célkitûzések az tulajdonosok érdekeivel; — A stratégia célkitûzések eléréséhez szükséges források és költségek az Üzleti tervben szerepelnek-e — meghatározták-e a stratégiai célkitûzések teljesítését fenyegetô kockázatokat és a kockázatok kezelésének módját. 1.3. A pénzügyi és mûködési adatok megbízhatósága, zártsága értékelése A pénzügyi és mûködési adatok megbízhatósága, zártsága tekintetében a szervezet irányítását, mûködését, információs rendszerét fenyegetô kockázatok értékelésénél: — fel kell mérni a vizsgált folyamatokat jellemzô pénzügyi és mûködési adatokat: = Pénzügyi adatok az értékben kifejezett elemi és képzett adatok, mutatószámok, pl.: bevétel, támogatás, költségek, kifizetések, beruházási, felújítási ráfordítások, stb. = A mûködési adatok pl.: forgalmi teljesítmények, pályaállag adatok, menetrendszerûség, beszerzési és beruházási naturáliák, munkaerô forgalom, létszám adatok, stb. — Azonosítani és értékelni kell az adatfeldolgozás folyamatában fellelhetô kockázatokat. 1.4. A mûködés hatékonysága és eredményessége kockázatainak értékelése A mûködés hatékonysága és eredményessége kockázatainak felmérése és értékelése során vizsgálandó, hogy — felmérték-e az üzleti terv készítés folyamatának kockázatait; — felmérték-e az üzleti terv teljesítésének kockázatait, és azt év közben rendszeresen kontrollálják-e; — kialakításra kerültek-e mennyiségi és minôségi mutatók, ezek értékelése, felülvizsgálata folyamatosan biztosított-e; — az értékelést szükség esetén intézkedések követik-e. 1.5. A vagyonvédelem kockázatainak értékelése A vagyonvédelem kockázatainak értékelése érdekében a belsô ellenôr vizsgálja pl., hogy — a szervezet leltározási rendszere megfelelôen szolgálja-e a vagyon védelmét, — értékcsökkenési politikája szolgálja-e a pótlás fedezetének idôbeni megteremtését, — az állagvédelem milyen formában történik, biztosítja-e a vagyon értékállóságát. 1.6. A törvények, szabályzatok szerzôdések betartásának értékelése A törvények, szabályzatok, szerzôdések betartása tekintetében a szervezet irányítását, mûködését és információs rendszerét fenyegetô kockázatok értékelése körében vizsgálni kell, hogy

68


1. szám

— a szervezet sajátosságainak figyelembe vételével készültek-e el a jogszabályokban elôírt szabályzatok és a folyamatokat leíró belsô eljárásrendek; — megtörténtettek-e a szervezeti változás esetén a módosítás; — rendelkeznek-e minôségirányítási rendszerrel, megtörtént-e annak felülvizsgálata az elôírt idôközönként; — biztosított-e; a szerzôdéskötések esetén a tervekkel való mennyiségi és pénzügyi összhang — kontrollált-e a külsô, vagy belsô szervezeti, tevékenységi változások követése; — segítik-e keretszerzôdés minták a munkavégzést. 1.7. A visszaélés elkövetése lehetôségének értekése, a visszaélési kockázatok kezelése Visszaélés minden jogellenes cselekedet, amelyet megtévesztés, eltitkolás vagy a bizalom megsértése jellemez. Visszaélést egyének és szervezetek követhetnek el pénz, tulajdon vagy szolgáltatás szerzése céljából, fizetés vagy szolgáltatásvesztés elkerülésére, vagy személyes illetve üzleti elôny elérésére. A visszaélési kockázat azonosítása csökkenti a korrupció lehetôségét. A visszaélésekre a rendszerekben lévô szabálytalanságok adnak lehetôséget. A szabálytalanságok tekintetében két csoportot különböztetünk meg: — szándékosan okozott szabálytalanság (félrevezetés, csalás, stb.) — nem szándékosan okozott szabálytalanság (figyelmetlenség, hanyag magatartás, stb.). A szándékosan okozott szabálytalanság egyértelmûen az elkövetô által történô visszaélésre utal. A nem szándékos szabálytalanság esetén a visszaélés lehetôségét kell vizsgálni. A szabálytalanságok kezelésének általános célja, hogy a különbözô jogszabályokban, szabályzatokban meghatározott elôírások sérülésének, megszegésének megelôzéséhez, megakadályozásához hozzájáruljon, illetve azok sérülése, megsértése esetén a megfelelô állapot helyreállítása, hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, felelôsség megállapítása, hathatós intézkedések foganatosítása megtörténjen. A belsô ellenôr a visszaélésre lehetôséget adó folyamatok azonosítása érdekében vizsgálja pl., hogy — a gazdasági események az iktatástól a pénzügyi teljesítésig zárt rendszerben dokumentáltak-e; — a pénzügyi teljesítés csak elôzetes megrendelés, szerzôdés teljesítésigazolását követôen történik; — a jogosultságok írásban rögzítettek-e; — az analitikus és fôkönyvi könyvelési rendszerek behatolás mentesen, elkülönített hozzáférési jogosultságokkal biztosítottak-e. A belsô ellenôr áttekinti a szervezet által azonosított kockázatokat, és a szervezet visszaélésekre vonatkozó kockázatkezelési politikáját. Azon területeken ahol a csalási kockázat magas, meg kell vizsgálnia a szervezet megfelelô kontrollokat hozott-e létre és azokat megfelelôen „üzemeltetik”-e. Kockázatot az jelent, hogy a korrupcióra fordított összegeket „beépítik” a beszerzett termék vagy szolgáltatás árába, aminek következtében az eszközök vagy a vonatkozó költségek nem a valós piaci értéket mutatják. 1.7.1. A csalási kockázatot kezelô ellenôrzési rendszer

A csalási kockázatot megfelelôen kezelô ellenôrzési rendszer elemei a következôk: — megelôzés: kontrollok, amelyek alkalmasak arra, hogy megakadályozzák csalások elkövetését; — észlelés: kontrollok, amelyek arra szolgálnak, hogy konkrét csalási gyanú nélkül észleljenek folyamatban lévô visszaéléseket, amelyeket a megelôzô kontrollok nem voltak képesek megakadályozni; és — kivizsgálás: a visszaélési gyanú esetén elvégzett mûveletek, amelyek azt a célt szolgálják, hogy : = megerôsítsék vagy cáfolják a visszaélés gyanúját, = megállapítsák a visszaélés miatt elszenvedett kár összegét, = azonosítsák az elkövetô(ke)t, illetve = azonosították-e azokat az ellenôrzési pontokat, amelyek hiánya vagy nem megfelelô mûködése a visszaélést lehetôvé tette. 1.7.2. A korrupció megnövekedett kockázatára utaló jelek A korrupció megnövekedett kockázatára utaló jelek alapvetôen két csoportba sorolhatók: — közvetlen jelek, amelyek utalhatnak az elkövetés lehetséges módjára; vagy — közvetett jelek, amelyek az ellenôrzési rendszer gyengeségeire általában utalnak, vagy a csalási kockázat megemelkedett szintjét jelzik.

1. szám


69

A közvetett jelek: — Az ellenôrzési rendszer potenciális gyengeségeire utaló jelek többek között lehetnek: = a beszerzési folyamat résztvevôi (pl.: adminisztráció, ellenôrzés) nem rendelkeznek megfelelô szaktudással a beszerzendô termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatban; = a beszerzési folyamatot nem dokumentálják megfelelôen vagy/és a meglévô dokumentumokat nem ôrzik meg. — A magas korrupciós kockázatra utaló jelek többek között lehetnek: = a felhasználandó anyagok nem költséghatékonyak; = a szükséglethez képest túl sok (különösen ha az anyag felhasználhatósága lejárathoz kötött) vagy túl kevés anyag megrendelése; = a beszerzési eljárás jelentôs csúszása; = indokolatlanul alkalmazott „expressz” beszerzés; = szokatlanul szigorú vagy — a Megrendelô számára — szokatlanul kedvezôtlen szerzôdési feltételek; = a mûszaki paraméterek csak egy vagy kevés ajánlattevô jelentkezését teszik lehetôvé; = a jövendô beszerzési eljárások mûszaki paraméterei egyes gazdasági szereplôk számára korábban, még az eljárást megindítását megelôzôen ismertté válnak. A közvetlen jelek: A közvetlen jelek a beszerzési folyamat különbözô fázisaiban elkövetett visszaélésekre utalhatnak. — A lebonyolítás formájával történô manipulációra utalhat többek között: = több azonos beszerzés idôben közel egymáshoz; = jelentôs pótmunkák vagy szerzôdésmódosítások. — Az árverseny csalárd korlátozása megvalósulhat a résztvevôk számának manipulációjával, melynek árulkodó jelei lehetnek többek között: = csak a megkövetelt számú vagy nagyon kevés ajánlat érkezik; = különbözô cégek által beadott ajánlatok formátuma hasonló; = egymástól különbözô természetû termékek vagy szolgáltatások együttes beszerzése; = olyan cégek nem tesznek ajánlatot, amelyeket meghívtak a tenderre. — A beszerzés manipulálható oly módon is, hogy az információkat nem teljeskörûen bocsátják a (potenciális) résztvevôk rendelkezésére. Az erre utaló jelek lehetnek például: = a beszerzendô termék vagy szolgáltatás rosszul vagy félrevezetôen definiált a tenderdokumentációban; = nagyszámú ajánlatot zárnak ki; = közzétételi manipulációk (a tendert pl. a lapok hétvégi (alacsony cirkularizációs) lapszámában teszik közzé, stb.); = a nyertes ár csak csekély mértékben vagy szisztematikusan azonos százalékkal tér el a második helyezett ajánlati ártól; = a nyertes ajánlatban egy vagy több termék ajánlati ára jóval alacsonyabb mint a többi ajánlatban; = az egyszerû beszerzési eljárások esetén, valamint a hirdetmény nélküli tárgyalásos közbeszerzési eljárás alkalmazása esetén olyan ajánlattevôi kör kerül megkeresésre, amelynek nem minden tagja képes megfelelô ajánlatot tenni; = kartellezési gyanú felmerülése nagy számú részajánlat esetén. — A versenysemlegesség felborítható úgy is, hogy az ajánlattevôket relatív vagy abszolút idôzavarba hozzák. Ennek jelei lehetnek például: = a tender közzététele és az ajánlattételi határidô nagyon közel esik egymáshoz; = csekély számú ajánlat érkezik; = számos ajánlatot kizárnak; = a hiánypótlásra kevés idôt adnak. — A zárt borítékban érkezett ajánlatok egyidejû bontása alkalmas a tender eredményének befolyásolására. Csalárd módszerekre utalhatnak a következô jelek: = nincs vagy nem nyilvános a bontási eljárás; = a bontási eljárást nem dokumentálják; = nem sorsolják az ajánlatok felbontásának sorrendjét; = az utoljára felbontott ajánlat nyer (adatbányász ellenôrzési technikákkal rendkívül hatékonyan vizsgálható); = szünetet tartanak a bontási eljárás során. — Az ajánlatok kiértékelésének fázisa szintén lehet kritikus pont a folyamatban, mivel a kiértékelés során határozzák meg kivel fognak szerzôdést kötni. Az ebben a fázisban vagy az ezzel a fázissal kapcsolatban elkövetett visszaélésekre utalhatnak a következô jelek: = azonos természetû tételek más súlyozással esnek latba a gyôztes meghatározásakor, = hasonló, de fontos jellemzô(k)ben eltérô tételek azonos súlyozással esnek latba, = nem a legalacsonyabb árat tartalmazó ajánlat nyer. — A beszerzésekkel kapcsolatban elkövetett visszaélések a teljesítési és pénzügyi rendezési fázisban is elôfordulhatnak oly módon, hogy a gyakorlatban eltérnek az ajánlatban ajánlott feltételektôl. Árulkodó jelek lehetnek: = a szerzôdés és a beadott ajánlat nem azonos;

70


1. szám

= rossz minôségû vagy késôi teljesítés esetén nem élnek a szerzôdésben foglalt jogkövetkezményekkel; = a tényleges és szerzôdés szerinti fizetési ütemezés nem azonos. 1.8. Kockázatok értékelésekor alkalmazható minôsítések A kockázatok értékelésnél alkalmazott négy érték megadására van lehetôség, melyek az alábbiak: — Enyhített : Alapvetôen abból kell kiindulni, hogy akkor enyhített egy kockázat, ha a ráirányuló ellenôrzés megfelelô. — Mérsékelten enyhített: Alapvetôen a kiindulási helyzet az, hogy akkor enyhített mérsékelten egy kockázat, ha a ráirányuló ellenôrzés részben megfelelô. — Alig enyhített: Alap esetben akkor lehet beszélni alig enyhített kockázatról, ha a ráirányuló ellenôrzés hiányos. — Nem enyhített: Alapjában véve akkor nem enyhített egy kockázat, ha a ráirányuló ellenôrzés gyenge. 2.1 A belsô kontroll rendszer értékelése az ellenôrzési feladat végrehajtása során A belsô kontrollrendszer olyan folyamatok együttese, melyet a szervezet felügyeleti testülete, vezetése és munkatársai alakítanak ki annak érdekében, hogy az megfelelô szintû bizonyosságot nyújtson az alábbi kategóriákba tartozó célok elérésére: — eredményes és hatékony mûködés, — megbízható pénzügyi beszámolás, — megfelelés az alkalmazandó jogi és egyéb szabályoknak, — vagyon megôrzése. Belsô kontroll rendszer az a teljes rendszer, amely egy szervezet ellenôrzési tevékenységeit foglalja magában: szervezeti kialakítások, rendszerek, dokumentációs követelmények és eljárásrendek, amelyek elfogadható szinten biztosítják, hogy a célokat hatékonyan és gazdaságosan el fogják érni. A belsô kontroll teremti meg a szervezet folyamatai kontrolláltságának alapját, ésszerû bizonyosságot szolgáltatva arra vonatkozóan, hogy a vállalati célok elérésre kerülnek. A belsô kontrollok kialakításának rendszerét az AEU tartalmazza. A jelentôs kockázatokhoz kapcsolódó kontrollok értékelésének célja a kontroll teljes körûségének felmérése, felmérni, hogy a kontrollok megfelelôen vannak-e tervezve, annak érdekében, hogy a fôbb kockázatokat csökkentsék. Célja továbbá a létezô kontrollok és kontroll hiányosságok dokumentálása, egyeztetés a folyamatgazdával a kontrollok értékelésérôl, a maradék kockázatok meghatározása. A menedzsment által elfogadott kockázatvállalás szintjét (tûréshatárt) a kockázatkezelési utasítás, valamint az egyes folyamatokra vonatkozó szabályzatok elôírásai szerint kell figyelembe venni. A kontroll hiányosságokat csoportosítása alapján a kontrollok hatékonynak, részben hatékonynak, alig hatékonynak, nem hatékonynak minôsíthetôk. A belsô kontrollok elôzetes értékelése, illetve felülvizsgálata során a belsô ellenôr értékeli — a kontroll környezetet (alapvetô magatartási normákat, felügyeleti testületek szerepét, vezetési filozófiáját, mûködési stílusát, szervezeti felépítését kompetenciákat, felelôsségi és hatásköröket, emberi erôforrás gazdálkodást, stb.); — az információáramlást; — a kontroll tevékenységeket (a kontroll tevékenységek kiválasztását, fejlesztését, kockázatok kezelésére hozott intézkedéseket, kontroll tevékenységgel csökkentett kockázatokat, kockázat-kontroll mátrixok szerinti eltéréselemzést; a folyamatok kockázataihoz jellemzôen kapcsolódó kontroll-készlet, a költség-haszon szempont figyelembe vétele stb.); — a belsô kommunikációs rendszert (az információáramlás bemutatását, információ térképek kialakítását, az információkhoz való hozzáférést, a vizsgált szervezet vezetôinek és a munkavállalók kötelességeinek, a kontrollokkal kapcsolatos felelôsségek kommunikálását, stb.); — a kontrollra vonatkozó vizsgálati elôzményeket, azok megállapításait és azokat követô intézkedéseket; — monitoring tevékenység értékelését: folyamatos és egyedi értékeléseket, a teljesítmény nyomon követésében a mérôszámok használatát, kontroll táblák kialakítását, önértékelés alkalmazását, az informatikai hálózat tesztelését, belsô ellenôrzés alkalmazását, a szervezet különbözô szintjein meglevô hiányosságok jelentését, stb.) Az ellenôr kontroll hiányosság tapasztalata esetén, javaslat tételével segíti a vezetést, a kockázat csökkentése érdekében.

1. szám


71

2.2. A kontrolok értékelése A szervezet irányítási, mûködési és információs rendszerekre vonatkozó kockázat kezelô kontrolljának megfelelôsége során a belsô ellenôr értékelésében ki kell térni — a szervezet stratégiai célkitûzéseinek teljesítésére, — a pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságára és zártságára, — a mûködés és az informatikai alkalmazások hatékonyságára és eredményességére, — a vagyonvédelemre, — a törvények, a szabályzatok, irányelvek, eljárások és a szerzôdések betartására. 2.2.1. A kontrollok hatékonyságának és eredményességének értékelése A kontrollok hatékonyságának és eredményességének értékelésénél vizsgálni kell: — a folyamatok végrehajtását szabályozó utasításokban rögzített kontrollokat (a folyamatok kockázatait kezelését, a munkafolyamatba épített ellenôrzés keretében biztosítják-e a szabályoknak megfelelô mûködést; — a munkaköri leírásokban a folyamatleírás szerinti kontrollok rögzítését; — a szabályzatokban és munkaköri leírásokban rögzített kontrollok végrehajtását. 2.2.2. A pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságát, zártságát szolgáló kontrollok értékelése A pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságát, zártságát szolgáló kontrollok megfelelôségének értékelésekor — ellenôrizni kell a gazdasági események dokumentálására, feldolgozására vonatkozó szabályozást, — az informatikai audit adatelemzési technikáival, a rendelkezésre álló adatbázisokból mintavétellel ellenôrizni kell a gazdasági események szabályszerûségét, az elôírások betartását; — össze kell vetni a vizsgált folyamatokat jellemzô adatokat az elérhetô, mérleg, eredménykimutatás és statisztikai adatokkal, és a mintavételezés nagyságát a kockázatértékelés alapján kell meghatározni. 2.2.3. Az adatok megbízhatóságának értékelése Az adatok megbízhatósága akkor elfogadható, ha — a gazdasági események dokumentáltak, a dokumentumok a jogszabályokban, szabályzatokban meghatározott alaki formai, számszaki, tartalmi követelményeknek megfelelnek; — a helyszíni ellenôrzés mintavételezése során a gazdasági eseményeket a szabályozott eljárás szerint feldolgozva az ellenôr nem tapasztal eltérést a rögzített eredménytôl. A szervezet hatékony és eredményes mûködésének értékelése csak megbízható adatok alapján történhet. Az adatok megbízhatósága korlátozottságát az értékelésnél jelezni kell. 2.2.4. A mûködés értékelése A mûködés értékelésénél a belsô ellenôr figyelembe veszi: — a teljesítményi és pénzügyi adatok idôsorait, — az ágazati összehasonlító adatokat, valamint — a tevékenység havi, negyedéves, éves kontrolling beszámolóiban szereplô információkat. 2.2.5. A szervezet irányítási, mûködési és információs rendszerekre vonatkozó kockázatokat kezelô kontrollok Értékelni kell, hogy a szervezet irányítási, mûködési és információs rendszerekre vonatkozó kockázatokat kezelô kontrollok — elôsegítik-e a mûködés hatékonyságát eredményességét, — alkalmas-e a kontrolling rendszer a várható eredmények, veszteségek elôjelzésére, a szükséges intézkedések meghatározására, nyomon követésére. 2.2.6. A vagyonvédelemre vonatkozó kontrollok A vagyonvédelemre vonatkozó kontrollokat akkor értékeljük megfelelônek, ha megakadályozzák a visszaélések, csalások lehetôségét, és ennek módja belsô szabályzatokban rögzítve van. A visszaélések felderítése érdekében a szerzôdések (polgárjogi, munkajogi), megfelelôsége mellett a folyamatgazda által meghatározott kockázat mértéke, és a kommunikáció tapasztalatainak összevetése szükséges. Az ellenôr a kontrollok valamennyi területre vonatkozó megfelelô mûködésérôl az internet és intranet felhasználásával

72


1. szám

is adatokat gyûjt. A jogszabályok szerinti közpénzt felhasználók adatainak nyilvánossága, az átláthatóság biztosítása, és az egyéb ellenôrzést végzôk, könyvvizsgálók véleménye is rámutathat kontrollponti hiányosságokra. 2.2.7. A törvények, a szabályzatok és a szerzôdések betartására vonatkozó kontrollok A törvények, a szabályzatok és a szerzôdések betartásának ellenôrzése során a belsô ellenôr a kontrollok mûködésével kapcsolatban vizsgálja: — a folyamatra vonatkozó szerzôdések, — a folyamatot szabályozó utasítások, valamint — a folyamat függvényében az alapdokumentumok (alapító okirat/alapszabály/társasági szerzôdés, Mûködési Szervezeti Szabályzat, Döntési Hatásköri Lista, Kollektív Szerzôdés) betartását. 2.3. Kontrollok értékelésekor alkalmazható minôsítések A kontrollok értékelésekor akkor tekinthetô a kontroll tartalmilag megfelelônek, — ha a vezetés részére azt az információt adja, amire a célkitûzések teljesítésére szüksége van — ha idôben rendelkezésre áll, azaz információt akkor biztosított, amikor szükség van rá, — ha aktuális, azaz a legutolsó megfelelô információt biztosítja, — ha pontos, azaz az információ korrekt és hibátlan. A kontroll minôsítése lehet: — Megfelelô: A kontroll(rendszer) minôsítése megfelelô, ha ellenôrzéssel lefedett területek szinte minden tekintetben megfelelô belsô kontrollokkal rendelkeznek, és minôségi teljesítményt mutatnak. A megállapítások alapvetôen nem jeleznek komolyabb hiányosságot a belsô ellenôrzési pontok vagy folyamatok rendszerében, és nem utalnak alapvetô gyenge pontokra a szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvekben és eljárásokban. — Részben megfelelô: A kontroll(rendszer) minôsítése részben megfelelô, ha az ellenôrzéssel lefedett területek a legtöbb a tekintetben megfelelô kontrollokkal rendelkeznek, és elfogadható teljesítményt mutatnak. Bizonyos területek vonatkozásában az észrevételek, megállapítások azonban arra utalnak, hogy a belsô ellenôrzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden esetben mûködtetik, illetve követik nyomon megfelelôen. Ha az adott terület vagy szervezeti egység vezetôje nem tesz megfelelô korrekciós intézkedéseket, akkor a belsô irányítási és ellenôrzési rendszerben lényeges hiányosságok alakulhatnak ki. A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások általában hatékonyak, és a megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül. — Hiányos: A kontroll(rendszer) minôsítése hiányos, ha az ellenôrzéssel lefedett területeken a belsô ellenôrzési pontok vagy folyamatok rendszere több hiányosságot is mutat, vagy a szervezeti egységek szintjén esetleg teljesen hiányzik. A szervezeti egységek lehetséges pénzügyi veszteségeinek kockázata nagy ezeken a területeken. A teljesítményt a szervezeti egység vezetôi nem követik nyomon, és nem felügyelik megfelelôen, de az alkalmazott irányelvek és eljárások sem minden esetben elég hatékonyak ahhoz, hogy az ellenôrzési pont vagy folyamat mûködjön. Azonnali korrekciós intézkedésre van szükség, amit a terület vezetôje részére készített rendszeres (pl.: havi) elôrehaladási (státusz) jelentéseknek kell követniük. — Gyenge: A kontroll(rendszer) minôsítése gyenge, ha az audit eljárással/ellenôrzéssel lefedett területeken a teljesítmény, illetve a mûködési feltételek több fontos szempontból is hiányosságokat mutatnak, vagy teljesen hiányoznak. Az alapvetô ellenôrzési pontok vagy folyamatok mûködése nem megfelelô, valamint e rendszerek annyira gyengék, hogy a pénzügyi veszteség kockázata magas (vagy az már be is következett). A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások ilyen esetben megakadályozzák az ellenôrzés területén kitûzött célok jelentôs részének megvalósulását. A korrekciós intézkedést a vezetés részérôl szigorú (pl.: heti) beszámoltatásnak kell követnie. 3. A folyamatok értékelése, minôsítése 3.1. Az irányítási folyamatok értékelése, minôsítése A belsô ellenôrzési tevékenységnek értékelnie kell az irányítási folyamatot, és megfelelô javaslatokat kell tennie annak javítására, hogy elérje — a megfelelô etikai elvek és értékek érvényesülésének elôsegítését a szervezetben; — a hatékony szervezeti teljesítménymenedzsment és számon kérhetôség biztosítását; — a kockázatokkal és a kontrollokkal kapcsolatos információk hatékony kommunikálását a szervezet megfelelô területei felé; — a vezetô testület, a külsô és belsô ellenôrök, valamint a vezetés tevékenységeinek hatékony koordinálása, köztük az információk hatékony átadását.

1. szám


73

3.1.1. A megfelelô etikai elvek és értékek érvényesülésének értékelése Az irányítási tevékenység ellenôrzését a vonatkozó Alapító Okirat, Alapítói Határozatok, Mûködési és Szervezeti Szabályzat, Döntési-Hatásköri Lista és Etikai Kódex, az üzleti, üzemviteli, tervezési, beszámolási és egyéb támogató folyamatokra vonatkozó szabályozások, illetve az ezeknek megfeleltethetô dokumentációk figyelembevételével kell elvégezni. Az ellenôrzés feladata a szabályzatok etikai vonatkozású elveinek minôsítése, célkitûzések, programok betartásának értékelése, javaslattétel a szabályozások és a gyakorlati megvalósítás, alkalmazás javítására. 3.1.2. A hatékony teljesítmény menedzsment és számon kérhetôség biztosításának értékelése Az Alapító okiratban, Leányvállalatok esetében Alapszabályban meghatározott szervezeti célok megvalósítását célzó hatékony teljesítménymenedzsment és számon kérhetôség biztosítása értékelésénél ki kell térni arra, hogy — a szervezeti célok hogyan támogatják a szervezet küldetését, és összhangban vannak-e azzal; — a vezetôk által kitûzött feladatok összhangban vannak-e szervezet üzleti tervével, — a feladatok és a hatáskörök összhangja biztosított-e; — megfelelô-e a célkitûzések kommunikálása, a munkavállalók tisztában van-e a szervezeti és egyéni

célkitûzésekkel; — a célkitûzések és azok teljesítése számszerûsíthetô-e; — milyen gyakorisággal, milyen formában történik meg a feladatok, célkitûzések teljesítésének számon-

kérése (pl. beszámoltatás, határidôs feladatok elôjegyzése, stb.); — mûködik-e teljesítményértékelési rendszer, rendszeresen megtörténik-e és milyen gyakorisággal az egyéni teljesítmények értékelése, illetve kapcsolódik-e a célkitûzések értékeléséhez pozitív vagy negatív anyagi vagy erkölcsi ösztönzés. — a célkitûzések teljesítésének értékelése érdekében az irányító tevékenységek megfelelô a kontrolling rendszer kialakítása megtörtént-e, a mûködtetés és a mûködés finanszírozásának feltételei adottak-e. — használják-e a MÁV Zrt. információs rendszereit az átfogó értékelésekhez — a hatékonyság javító intézkedéseket (a döntéshozatalban a kapcsolódó mutatók figyelembevételét). 3.1.3. A kockázatokkal és kontrolokkal kapcsolatos információk hatékony kommunikálása A kockázatokkal és a kontrollokkal kapcsolatos információk hatékony kommunikálása ellenôrzésének keretében értékelni kell, hogy — a szervezet megfelelô területei ismerik-e a feladatkörükben felmerülô kockázatokat, — rendelkeznek-e a kockázatok kezelésére vonatkozó eljárásrenddel, szabályozott kontrollokkal, — a kontrollok mûködése megfelel-e a szabályozásban foglaltaknak, — mûködik-e formális kockázatkezelési rendszer, történik-e rendszeres felülvizsgálat, tájékoztatás az új

kockázatokról. — a kockázatokról, azok kezelésérôl, a kontrolok mûködésérôl és hiányosságairól a tulajdonosok és a

vezetô testületek tájékoztatása megtörténik-e. — a vezetô testület, a külsô és belsô ellenôrök, valamint a vezetés tevékenységeinek hatékony koordinálása, köztük az információk hatékony átadását. 3.1.4. Az információk hatékony átadásának értékelése A vezetô testület, a külsô és belsô ellenôrök, valamint a vezetés tevékenységeinek hatékony koordinálása, köztük az információk hatékony átadása keretében értékelni kell vizsgálat tárgyának összefüggésében: — a tulajdonosi érdekek érvényesítését, a tulajdonosi képviselet mûködését, tulajdonosi (alapítói, közgyûlési, taggyûlési) határozatok kommunikálását, végrehajtását; — a társaság felügyelô bizottsága Gt. törvény szerinti feladatainak ellátását, az Felügyelô Bizottság munkatervében foglaltak végrehajtását; — a különbözô vezetôi szintekhez rendelt irányítási, beszámoltatási tevékenység értékelését (vezetôi- és munkaértekezletek rendszerességét, utasítások kiadását, végrehajtásának kontrollját); — a kockázatokkal és kontrollokkal kapcsolatos információk megosztását a belsô és külsô ellenôrök és más tanácsadást nyújtó szervezetek között; — a független belsô ellenôrzés mûködését, a belsô ellenôrzés kapcsolatát a vezetô testületekkel, a menedzsmenttel és a könyvvizsgálóval, a MÁV Zrt. és a vállalatcsoport többi tagjának belsô ellenôreivel; — a társaságnál végzett külsô ellenôrzések dokumentumai alapján a külsô ellenôrzések támogatottságát, információ ellátásának folyamatát, kapcsolattartást a társaságnál ellenôrzést végzô külsô ellenôrzô szervezetekkel;

74


1. szám

— Az ellenôrzések eredményeinek kommunikálását, a megelôzô átfogó vizsgálat, belsô, külsô vizsgálatok megállapításai alapján tett intézkedések értékelését. 3.1.5. Informatikai irányítás értékelése A belsô ellenôrzési tevékenység keretében értékelni kell a szervezet munkájának informatikai irányítását. Értékelni kell, hogy az — az informatikai irányítás jogosultsági szintek meghatározásával biztosítja-e az információkhoz való hozzáférést, az információk tárolását, ôrzését, visszakereshetôségét; — biztonsági mentésekbôl az archivált adatok visszakeresése biztosított-e; — a közérdeklôdésre számot tartó információk elhelyezése megfelelô-e; — a nem publikus adatok jelszavas védelme megfelelô-e, a jelszóváltások a rendszerek által kikényszerítettek-e. Az ellenôr figyeli a stratégiai célok megvalósulása érdekében a megfelelô informatikai támogatottság meglétét, az informatikai biztonsági elôírások megtartása mellett. Az ellenôrzések során, szükség esetén javaslatokat fogalmaz meg az infokommunikációs szervezet részére. 3.2. Üzleti (és támogató), illetve régiós folyamatok értékelése Az üzleti és támogató folyamatok ellenôrzése során a belsô ellenôrzési szervezet értékeli — a pénzügyi és mûködési információk megbízhatóságát és zártságát, — a mûködés hatékonyságát, az eredményességet — a társasági vagyon védelmét — a döntések és a tevékenység jogszabályokkal, szabályzatokkal, szerzôdésekkel való összhangját, ideértve az Alapító Okirat, a cégnyilvántartás adatainak határidôben aktualizálása — stb. 3.2.1. A pénzügyi és mûködési információk megbízhatóságának, zártságának értékelése Az ellenôrzések során a pénzügyi és mûködési információk megbízhatóságát, zártságát értékelni kell. A vizsgálati programban meghatározott feladatok függvényében az alábbi folyamatokat célszerû értékelni. Ezek: — a bizonylati fegyelem megvalósulásának, a bejövô számlák beérkezése rögzítésének, ellenôrzésének, a házipénztár tételeinek indokoltságának, a pénzforgalmi és egyéb könyvelési tételek szabályszerûségének, analitikájának, a folyamatok zártságának, a munkafolyamatba épített ellenôrzés rendszerének — a mérlegtételek leltárakkal történt alátámasztásának, a leltáreltérések kezelésének — a beszámoló kiegészítô mellékletében szereplô adatok helyessége, a valós kép érdekében bemutatott adatok teljes körûsége, jogszabályoknak és belsô elôírásoknak megfelelôsége, különös tekintettel a befejezetlen állományok értékelésére, az elhatárolások meglétére — az egyes eredménykategóriákon belül elszámolt költségek szabályszerûségének, az összemérés elve érvényesülésének ellenôrzése különös tekintettel az idôbeli elhatárolásokra és az elôzô évek eredményét érintô tételekre; — az árképzés kialakításának, a tulajdonos felé végzett szolgáltatáshoz kapcsolódó transzferár, ill. a piaci árakhoz való megfelelôségének ellenôrzése különös tekintettel az elô-utókalkulációra, önköltségszámításra — a költségvetési kapcsolatok jogszabályoknak való megfelelôségének, határidôre történô teljesítésének, az önrevíziók nyilvántartásának, a társasági adóalap megállapításának helyességének, az adóalap módosító tételek jogosságának — az egyéb, pénzügyi és rendkívüli ráfordítások és bevételek tételeinek, a tervezett költségek és ráfordítások összehasonlításának; a túllépések indokoltságának, elkerülhetôségének, engedélyezésének, költségvonzatának — a késedelemben lévô vevôk követeléseinek behajtására tett intézkedéseknek, a késedelmi kamatok érvényesítésének — a könyvvizsgáló által esetlegesen feltárt hiányosságok rendezésének — a pályázás teljes folyamatának, az elnyert és a sikertelen pályázatok arányának, okainak — stb. ellenôrzésére. 3.2.2. A mûködés hatékonysága és az eredményesség értékelése Az ellenôrzések során a mûködés hatékonyságát, az eredményességet értékelni kell. A vizsgálati programban meghatározott feladatok függvényében az alábbi folyamatokat célszerû értékelni. Ezek: — a végzett szolgáltatások kiszámlázása, teljes körûsége, idôbelisége, a kiszámlázott teljesítmények alakulása és összhangja a megkötött szerzôdésekkel, illetve a jóváhagyott megrendelésekkel.

1. szám


75

— az árbevétel összetétele, a rendelésállomány alakulása, kiemelten a MÁV Zrt. éves megrendelései, illetve az egyéb tevékenységek felvállalása, aránya az összes megrendelésen belül, a vevôk minôsítése, — az általános költségek nagyságrendjének, a közvetlen és a közvetett költségek jogszabály szerinti elszámolásának megvalósulása, az egyes eredmény kategóriákban elszámolt költségek szabályszerûsége — a befejezett munkák átadás-átvételének dokumentáltsága, a mûszaki-technológiai folyamat betartása, a kifogásolt, hibás teljesítések kezelése, az átadási-átvételek, hiánypótlások, a kifogásolt, hibás teljesítések kezelése — az anyagfelhasználás és a készletek alakulása, szükségszerûsége, indokoltsága — a szállítók minôsítése, az adott munkákhoz kapcsolható dokumentációk/munkalapok, bizonylatok, stb./ megléte, illetve azok helyes alkalmazása –— az esetleges szakértôi tevékenység, alvállalkozók és egyéb külsô szolgáltatások igénybevétele, indokoltsága — a személyi jellegû ráfordítások, a létszám alakulása, indokoltsága, a határozott és határozatlan idejû munkavégzések alakulása — a képzés, mint a szakmai háttér biztosításának, humánerôforrás biztosításával összefüggésben a megfelelô kompetenciákkal rendelkezô oktatásban részesülô munkaerô megléte — a saját tôke alakulásának, a tôkeszerkezet változásának, — stb. ellenôrzése. 3.2.3. A társasági vagyon védelmének értékelése Az ellenôrzések során a kiemelten fontos a társasági vagyon védelme. A vizsgálati programban meghatározott feladatok függvényében az alábbi folyamatokat célszerû értékelni. Ezek: — a befektetett eszközök állományváltozásainak (különös tekintettel a tárgyi eszköz és immateriális javak állomány alakulására, az analitikus nyilvántartására, a bekerülési érték meghatározására, az elszámolt értékcsökkenések és az értékvesztések megfelelôségére, az alkalmazott fejlesztési stratégiára és karbantartás tervezésre) — a tárgyi eszközökkel és a készletekkel kapcsolatos leltározási tevékenység megszervezésének és lebonyolításának a leltáreltérések kezelésének módjának, hiány esetén a felelôsség érvényesítésének — a bérelt ingatlanok kihasználtságának, a feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának, — stb. ellenôrzése. 3.2.4. A döntések és a tevékenység jogszabályokkal, szabályzatokkal, szerzôdésekkel való összhangja, az Alapító Okirat, a cégnyilvántartás adatainak határidôben történô aktualizálása — a Szervezeti és Mûködési Szabályzat és a normatív szabályzatok összhangja, figyelemmel az üzleti folyamatokra, jogszabályokra és a MÁV Zrt. belsô utasításaira. — a szerzôdéskötések (vállalkozói, megbízási, szakértôi) jogi megfelelôsége, a szerzôdések fontosabb tartalmi elemei, fizetési határidôk, az érdekérvényesítés szerzôdési feltételekben való érvényre jutásának formái tekintetében — a Számviteli politika és annak keretében elkészítendô szabályzatok: Számlarend, Önköltség számítási-, Értékelési-, Leltározási-, Pénzkezelési-, szabályzat minôsítése; azok összhangja a hatályos jogszabályi elôírásokkal, számviteli alapelvekkel. — egyéb munkafolyamatot szabályozó belsô utasítások elôírásai, azok aktualizálása a szervezeti és jogszabályi változásokhoz 3.2.5. A folyamatok minôsítése A vizsgálati jelentésben a folyamatokra tett megállapításokat az ellenôrzés minôsíti. A minôsítés lehetnek alacsony, közepes és magas besorolású megállapítás. — Alacsony besorolású megállapítás: ha olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelentôsen a cél vagy célkitûzések megvalósítását, ugyanakkor ronthatja bizonyos mûveletek hatékonyságát és minôségét. — Közepes besorolású megállapítás: ha olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkitûzés megvalósítását hátráltatja, de azt nem akadályozza meg. — Magas besorolású megállapítás: ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy a vizsgált tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetôen eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitûzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentôs. (Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a vizsgált szervezet jelentôs költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban mûködhetne.) A magas besorolású észrevételek azonnali intézkedést igényelnek.

76


1. szám

3.2.6. A szervezetek, szervezeti egységek minôsítése A vizsgálati jelentésben a szervezeteket, szervezeti egységeket a felelôsség és a tett megállapítások alapján ellenôrzés minôsíti. A szervezetek, szervezeti egységek ezetek mûködését megefelelô, közepesen és nem megfelelô minôsítési kategóriába kell besorolni. — Megfelelô: az irányítás és a mûködés, ha a szervezet tevékenységével összefüggô megállapítás olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelentôsen a cél vagy célkitûzések megvalósítását, ugyanakkor ronthatja bizonyos mûveletek hatékonyságát és minôségét. — Közepesen megfelelô: az irányítás és a mûködés, ha a szervezet tevékenységével összefüggô megállapítás olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkitûzés megvalósítását hátráltatja, de azt nem akadályozza meg. — Nem megfelelô: az irányítás és a mûködés, ha a szervezet tevékenységével összefüggô megállapítás olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy a vizsgált tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetôen eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitûzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentôs. (Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a vizsgált szervezet jelentôs költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban mûködhetne.) A magas besorolású észrevételek azonnali intézkedést igényelnek.

1. szám


77

5. sz. melléklet IRATMINTA TÁR 1.sz. iratminta — Adatlap 2.sz. iratminta - Értesítô levél 3.sz. iratminta — Megbízólevél 4.sz. iratminta — Vizsgálati program 5.sz. iratminta — Vizsgálati jelentés 6.sz. iratminta — Közös jegyzôkönyv 7.sz. iratminta — Ellenôrzési lista minôségbiztosításhoz8.sz. 8. iratminta — A belsô ellenôrök egyéni teljesítményének értékelése 9.sz. iratminta — A belsô ellenôrzési szervezet értékelésénél alkalmazandó kulcsfontosságú teljesítménymutatók

78


1. szám

1. SZÁMÚ IRATMINTA — ADATLAP <Szervezet neve> ADATLAP A rész A vizsgálat kiemelt adatai A vizsgálat tárgya: A vizsgálat célja: A vizsgált idôszak: A vizsgálatban résztvevô belsô ellenôrök: Vizsgálati mappa elérhetôsége, Vizsgálati mappa felépítése: Hozzáférési jogosultságok: Felkészülés kezdete: A helyszíni vizsgálat kezdete: A helyszíni vizsgálat vége: Vizsgálat lezárása, vezetôi értekezlet idôpontja: B rész A vizsgált társaság, szervezet vezetése, folyamatai, a vezetés által kockázatosnak ítélt folyamatok, a vezetés által alkalmazott kontrollok elôzetes felmérése Vizsgált Társaság megnevezése: A vizsgált társaság elsô számú vezetôje a vizsgált idôszakban:

…….-tól ……-ig

Vizsgált szervezetek vezetôje a vizsgált idôszakban: <Szervezet megnevezése>

…….-tól ……-ig

A vizsgált folyamatok és folyamataik, folyamatgazdái a vizsgált idôszakban: …….-tól ……-ig <(al)folyamat>

…….-tól ……-ig

A szervezet(i egység) vezetés által kockázatosnak minôsített folyamatok és alfolyamataik: <(al)folyamat> A szerezet(i egység) vezetése által alkalmazott kontrollok: <(al)folyamat> C Rész Egyéb a vizsgálatvezetô által kiemelten fontosnak tartott adatok

1. szám


79

2. SZÁMÚ IRATMINTA — – ÉRTESÍTÔ LEVÉL <Megbízó Társaság logója> <Szervezet neve> asszony/úr részére <Szervezet neve> <szervezeti egység neve> <Szervezet címe> Tisztelt asszony/úr! Tárgy: Értesítés ellenôrzés / helyszíni ellenôrzés megkezdésérôl Értesítem, hogy a <szervezet és a belsô ellenôrzési egysége neve> 20xx. … hó … nap -tól <Ellenôrzés címe> tárgyban ellenôrzést fog végezni. A nyitó értekezlet idôpontja:……., -én…. óra., A nyitó értekezlet helyszíne:……………………… Az ellenôrzés típusa: … Az ellenôrzés célja annak megállapítása, hogy … A belsô ellenôrzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenôrzési terv a által jóváhagyott alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenôrzésként1. Tájékoztatom, hogy a nyitó értekezleten kerül sor a csatolt vizsgálati programtervezet véglegesítésére, és a vizsgálat eredményes lebonyolítást segítô kérdések megbeszélésére, ezért megjelenésére feltétlenül számítok. A vizsgálat során a belsô ellenôr a < Társaság Általános Ellenôrzési Utasítása> vonatkozó elôírásai szerint jár el. A belsô ellenôr megbízólevéllel igazolja magát. Tájékoztatom, hogy a vizsgálat vezetésével bíztam meg (Elérhetôségek felsorolása: telefon, e-mail.). Az ellenôrzésben részt vesz . Továbbá kérem, hogy szíveskedjék az ellenôrzés munkatársai részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetôvé tenni az illetékes munkatársakkal való konzultációt, valamint a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségekbe való szabad bejutást. Tisztelettel: Dátum:

1

Értelemszerûen, attól függôen, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenôrzésrôl van-e szó.

80


1. szám

3. SZÁMÚ IRATMINTA — MEGBÍZÓLEVÉL <Megbízó Társaság logója> <Szervezet neve> MEGBÍZÓLEVÉL

Megbízom belsô ellenôrt / belsô ellenôrzési vezetôt / vizsgálatvezetôt / szakértôt (felügyeleti igazolványának, illetve - amennyiben felügyeletii igazolvánnyal nem rendelkezik - a személyazonosító igazolványának vagy más személyazonosításra alkalmas igazolványának számát), hogy a -nál/-nél a mellékelt program szerint 20xx. … hó … nap –tól a tárgyban belsô ellenôrzést végezzen. A belsô ellenôrzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenôrzési terv / a szervezet <elsô számú vezetôjének> jóváhagyása alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenôrzésként2. A vizsgálatot Általános Ellenôrzési Utasítása elôírásai szerint kell végezni. A helyszíni vizsgálat során a megbízott az ellenôrzés végrehajtása céljából jogosult a vizsgált egység területére és bármely helyiségébe belépni, iratába betekinteni, azokról másolatot, kivonatot készíteni, elismervény ellenében iratot eredetiben magához venni. A vizsgált egység munkavállalói kötelesek az ellenôrzés céljára szükséges iratokat, adatokat rendelkezésre bocsátani, írásban vagy szóban felvilágosítást adni, vizsgálatot végzôt kötelessége teljesítésében és jogai érvényesítésében támogatni. Kelt ………………………….

……………………………….. vizsgálatot elrendelô vezetô

2

Értelemszerûen, attól függôen, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenôrzésrôl van-e szó.

1. szám


81

4. SZ. IRATMINTA — VIZSGÁLATI PROGRAM <Megbízó Társaság logója> <Szervezet neve> VIZSGÁLATI PROGRAM I. Bevezetô rész A vizsgálatot elrendelte: A vizsgálat jogalapja: A vizsgált idôszak: A vizsgálat kezdete: A vizsgálat befejezése: A vizsgálat típusa: A vizsgálat módszere: A vizsgálatot vezeti: A vizsgálatban közremûködik:

A vizsgálat célja, hatóköre:

82


1. szám

II. Vizsgálati feladatok 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. …. III. A vizsgálat ütemezése Mérföldkô A helyszíni vizsgálat kezdete: Részjelentések leadási határideje: Összefoglaló vizsgálat elkészítésének határideje: Minôségbiztosítási felülvizsgálat határideje: A jelentés-tervezet bemutatása a BE Fôosztályvezetônek Jelentés megküldése véleményezésre a vizsgált szervezetek vezetôinek: Észrevételezési határidô: Zárótárgyalás: Vezetôi értekezlet:

Idôpont

IV. Feladatelosztás (külön lapon) Az vizsgálat/tevékenység

A viszgálat lépései/Tesztelési stratégia/Alkalmazott

1. 1.1. 1. 2. 1.2. 1. 2. 2. 1. 2.1. 2. … … A minôségbiztosító megnevezése: Kelt:……………………………………

……………………………………….. vizsgálatvezetô

……………………………………….. jóváhagyó V. Mellékletek

Megbízólevél Fontosabb jogszabályok jegyzéke Segédletek (kapcsolódó vizsgálatok jegyzéke, vezetôi határozatok jegyzéke, kérdôivek …stb.)

1. szám


83

5. SZ. IRATMINTA — VIZSGÁLATI JELENTÉS <Megbízó Társaság logója> <Szervezet neve> ÖSSZEFOGLALÓ /(RÉSZ-) VIZSGÁLATI JELENTÉS vizsgálat megállapításairól I. Bevezetô rész A vizsgálatot elrendelte: A vizsgálat jogalapja: A vizsgált idôszak: A vizsgálat kezdete: A vizsgálat befejezése: A vizsgálat típusa: A vizsgálat módszere: A vizsgálatot vezeti: A vizsgálatban közremûködik (A részvizsgálatot végzi): A vizsgálat célja, hatóköre: A feladatot érintô megelôzô, kapcsolódó vizsgálatok Tartalomjegyzék II. (Vezetôi) összefoglaló A vizsgálat tárgya szempontjából meghatározó körülmények, kiemelt jelentôségû megállapítások összefoglalása, a vizsgált szervezet, folyamat minôsítése, utalva a határozati javaslatra. (Az összefoglalót a vezetôi elôterjesztésbe kell beépíteni) III. Részletes megállapítások 1. megállapításai 1.1. megállapításai 1.2. megállapításai 2. megállapításai 2.1. megállapításai ….. (Az ellenôrzési jelentés ezen fejezete szolgál az ellenôrzési tényállás részletes ismertetésére, amelyben be kell mutatni az ellenôrzés során tett megállapításokat, következtetéseket, a belsô kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat, valamint az ezeket alátámasztó ellenôrzési bizonyítékok felsorolását. Ki kell fejteni a feltárt hiányosságok ok-okozati összefüggéseit, hatásait. A jelentésben megfogalmazott megállapítások és következtetések alapján a belsô ellenôröknek ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazniuk a feltárt hiányosságok, gyengeségek kijavítására, vagy éppen a hatékonyabb, eredményesebb,

84


1. szám

gazdaságosabb mûködésre. A javaslatok kapcsán jelölni szükséges, hogy azok intézkedést igényelnek-e, vagy esetleg már az ellenôrzés során kijavításra kerültek. Az ellenôrzési jelentésben a pozitív ellenôrzési megállapításokat is rögzíteni kell.) IV. Javaslatok 1.sz. határozati javaslat: Felelôs: Közremûködik: Határidô: 2.sz. határozati javaslat: Felelôs: Közremûködik: Határidô: ….. V. ZÁRADÉK Ebben a részben az ellenôr nyilatkozik a program végrehajtásáról, az egyes feladatok ellenôrzése során esetleg elôfordult akadályozó körülményekrôl, valamint a vizsgált egység(ek)nek az ellenôrzés során tanúsított magatartásáról. Kelt:…………………………… ...................................................... (vizsgálatot végzô/vezetô) VI. Mellékletek Folyamatábrák Összefoglaló kimutatások, idôsorba rendezett táblázatok, grafikonok a vizsgált szervezet/folyamat kockázatairól, kontrollokról, jellemzô naturális és pénzügyi adatairól Hivatkozott bizonyítékok, tanúsítványok, egyéb hitelesített dokumentumok

1. szám


85

6. SZÁMÚ IRATMINTA — KÖZÖS JEGYZÔKÖNYV KÖZÖS JEGYZÔKÖNYV Vizsgálatot végzô szervezeti egység: Vizsgált szervezet / szervezeti egység(ek): A jegyzôkönyv készítésekor jelenlévôk neve, beosztása: Vizsgálat iktatószáma: Vizsgálat címe: Jegyzôkönyv készítés dátuma: Jegyzôkönyv készítés helyszíne: A tényállás rögzítése (a megállapításoknál jelezni kell, hogy melyek a megsértett vagy egyéb módon releváns jogszabályok, belsô szabályzatok stb.):

A megbeszélés követôen fennmaradt / nem maradt3 fenn vitás kérdés.

Ha maradt fenn vitás kérdés, akkor be kell mutatni az ellenôrzöttek álláspontját:

A jegyzôkönyvhöz csatolt dokumentumok felsorolása (amennyiben releváns):

Jegyzôkönyv készítô aláírása: Vizsgált szervezet, szervezeti egység vezetôje / alkalmazottja aláírása: További jelenlevôk aláírása:

3

A megfelelô aláhúzandó.

86


1. szám

7. SZÁMÚ IRATMINTA — ELLENÔRZÉSI LISTA MINÔSÉGBIZTOSÍTÁSHOZ

I. A belsô ellenôrzés tervezése elôkészítésének folyamatos minôségbiztosításához

Belsô ellenôrzési folyamat lépései

Megvalósult (Igen/ Nem/ Nem értelmezhetô)

Kontrollkörnyezet vizsgálata megtörtént? Azonosította az érintett folyamatokat? Megszerezte és értelmezte a Társaság/szervezet célkitûzéseit, stratégiáját? Megismerte a társaság vezetésének elvárásait? Megszerezte és értelmezte az ellenôrzési nyomvonal hatályos példányát? Megszerezte a vonatkozó mûködési kézikönyveket, belsô szabályzatokat, utasításokat? Belsô ellenôrzési fókusz kialakítása megtörtént a szerv vezetése közremûködésével? A kritikus / fontos folyamatokat azonosították? A kritikus / fontos folyamatokat elemezték és osztályozták azok relatív jelentôségének megfelelôen? II. A kockázatelemzés folyamatos minôségbiztosításához

Belsô ellenôrzési folyamat lépései A belsô ellenôrzési vezetô irányította a kockázatelemzést? A belsô ellenôrök részt vettek a kockázatelemzésben? Kockázatok azonosítását elvégezték és rangsorolták? Fôbb vizsgálati pontok azonosítása, dokumentálása megtörtént? A folyamatok teljeskörû, összesített kockázati értékelését elkészítették (pl. kockázati térkép elkészítése)? A kockázatelemzés eredményét megvitatták a társaság vezetésével? A kockázatelemzés eredményét megvitatták a folyamatok mûködtetéséért felelôs munkatársakkal? A kockázatelemzés eredményét illetôen konszenzus alakult ki a szerv vezetése és a belsô ellenôrzés között?

Megvalósult (Igen/ Nem/Nem értelmezhetô)

1. szám


87

III. A belsô ellenôrzés tervezésének folyamatos minôségbiztosításához

Belsô ellenôrzési folyamat lépései Stratégiai ellenôrzési terv elkészítése A belsô ellenôrzési vezetô készítette a stratégiai tervet? A stratégiai vizsgálati terv elkészítésébe bevonták a belsô ellenôröket is? A stratégiai vizsgálati terv egyeztetésre került a társaság vezetésével? A stratégiai vizsgálati terv jóváhagyója a társaság vezetôje? A stratégiai vizsgálati terv aktualizált (a szükséges módosításokat tartalmazza)? A stratégiai vizsgálati terv kockázatelemzés eredményein alapul? A terv 4 éves idôszakot fed le? Tartalmazza-e a stratégiai ellenôrzési terv az alábbiakat? hosszú távú célkitûzések, stratégiai célok, a belsô kontrollrendszer általános értékelése, kockázati tényezôk és értékelésük, belsô ellenôrzési fejlesztési és képzési terv, szükséges erôforrások felmérése (létszám, képzettség, tárgyi feltételek stb.), vizsgálati prioritások, vizsgálati gyakoriság Éves ellenôrzési terv elkészítése A belsô ellenôrzési vezetô készítette a tervet? Az éves ellenôrzési terv elkészítésébe bevonták a belsô ellenôröket is? Az éves ellenôrzési terv egyeztetésre került a társaság vezetésével? Az éves ellenôrzési terv jóváhagyója a társaság vezetôje? Az éves ellenôrzési terv összhangban áll a stratégiai ellenôrzési tervvel? Tartalmazza-e az éves ellenôrzési terv az alábbiakat? a megalapozó elemzések és kockázatelemzés összefoglaló leírása, a tervezett vizsgálatok tárgya, a tervezett vizsgálatok célja, az ellenôrizendô idôszak, a rendelkezésre álló és szükséges ellenôri kapacitás meghatározása, a vizsgálatok típusa, a vizsgálatok tervezett ütemezése, az ellenôrzött szervek, szervezeti egységek megnevezése, tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitás, soron kívüli vizsgálatokra tervezett kapacitás, képzésekre tervezett kapacitás, egyéb tevékenységek. A vizsgálati idôpontok tervezésénél a kockázatelemzés során megállapított magasabb kockázati faktorú területeket sorolták a közelebbi idôpontokra?

Megvalósult (Igen/ Nem / Nem értelmezhetô)

88


1. szám

IV. A vizsgálatra való felkészülés folyamatos minôségbiztosításához Vizsgálat alapadatai Vizsgálat megnevezése: Vizsgálat száma: Vizsgálat kezdete: Vizsgálat vége: Vizsgálatvezetô: Vizsgálatban részt vettek:

Belsô ellenôrzési folyamat lépései A rendelkezésre álló háttér információk összegyûjtése Rendelkezésre állnak-e elôzetes anyagok az ellenôrizni kívánt folyamathoz, szervezeti egységhez, tevékenységhez kapcsolódóan? A rendelkezésre álló anyagok felülvizsgálatát a vizsgálatvezetô/belsô ellenôrzési vezetô irányította? Az ellenôrizni kívánt folyamathoz, szervezeti egységhez, tevékenységhez kapcsolódó és rendelkezésre álló anyagok forrásaik szerint kapcsolódnak-e az alábbiakhoz? — kockázatelemzés és ellenôrzés tervezés során azonosított kockázatok és célok, — vonatkozó belsô szabályzatok, — vonatkozó rendeletek, törvények, útmutatók, — elkészített ellenôrzési nyomvonalak, — mûködési kézikönyvek és más írott eljárásrendek, — korábbi évek vizsgálati dokumentumai, — külsô ellenôrök, más szervezet által végzett belsô ellenôrzések vizsgálati jelentései A vizsgálat megkezdése elôtt a jelzett hiányosságok pótlásra kerültek? Célkitûzések pontosítása a vizsgálat megkezdése elôtt A vizsgálati célkitûzést meghatározták-e? Aktuális-e a vonatkozó vizsgálati célkitûzés? A vizsgálati célkitûzést megfelelôen jóváhagyták-e (éves ellenôrzési tervben)? A vizsgálat megkezdése elôtt a vizsgálatvezetô — a Vizsgálati programban — pontosította-e a vizsgálati célkitûzést — amennyiben annak pontosítása szükséges? A pontosítást a vizsgálatvezetô a belsô ellenôrzés vezetôjének jóváhagyásával véglegesítette? Ezen belül a pontosítás — szükség szerint — kiterjedt-e a következôkre: vizsgálati terület, vizsgálati idôszak, vizsgálati módszer, a vizsgálat tárgya? A vizsgálat pontosítása során figyelembe vették-e a rendelkezésre álló: szervezeti és folyamatokra vonatkozó ismereteket, háttér információkat?


1. szám


Belsô ellenôrzési folyamat lépései A vizsgálat tárgyának meghatározásánál figyelembe vették-e a következôket: — vonatkozó rendszerek, — vonatkozó egyéb nyilvántartások, — érintett alkalmazotti és vezetôi kör, — a tevékenységhez kapcsolódó fizikai vagyontárgyak? A vizsgálat tárgyának meghatározásánál figyelembe vették-e, hogy a kontrollok megfelelôségérôl megalapozott véleményt kell majd nyújtani? A vizsgálat tárgyának meghatározásánál figyelembe vették-e, hogy a jövôbeni megalapozott véleményt megfelelô bizonyítékokkal kell majd alátámasztani? Az erôforrások meghatározása A vizsgálat megkezdése elôtt, a pontosított célkitûzések ismeretében áttekintésre került-e a betervezett emberi erôforrás-igény? Az áttekintést a belsô ellenôrzés vezetôje végezte? Az áttekintés a résztvevô ellenôrök számának és szükséges kompetenciájának végleges meghatározása során figyelembe vették-e az alábbi szempontokat: — a vizsgálat típusa, — a vizsgálat komplexitása, — az ellenôrök meglevô szakmai tapasztalata, — az ellenôrök meglevô szervezeti tapasztalata, — az ellenôrök speciális szakmai hozzáértése, — a rendelkezésre álló idôkeret? A részletes Vizsgálati program elkészítése Készült-e részletes vizsgálati program a vizsgálathoz kapcsolódóan? A részletes vizsgálati programot a megbízott vizsgálatvezetô készítette? — ha nem, megfelelôen delegálták-e a feladatot? — a delegált személy megfelelô kompetenciával és szakmai tapasztalattal rendelkezik a vizsgálati program kidolgozásához? Az vizsgálati program elkészítésénél figyelemmel voltak-e az alábbiakra: — az ellenôrzött szerv, egység mûködésérôl, gazdálkodásáról rendelkezésre álló információk, — a vizsgálat tárgya, feladatai, — a vizsgálat célja, — az ellenôrzött szerv, egységnél lefolytatott korábbi vizsgálatok tapasztalatai, — az adott vizsgálat lefolytatásához szükséges szakértelem és kapacitás, — a szükséges idô és ütemezés, — esetleges összeférhetetlenség az ellenôr és az ellenôrzött szervezet, egység vezetôi és alkalmazottai között, — a vizsgálat céljainak eléréséhez szükséges tesztelési célterületek, a tesztelés mértéke, jellege és hatóköre?

89


90


A kidolgozott vizsgálati program tartalmazza-e az alábbiakat: — a vizsgálatot végzô szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; — az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; — a vizsgálat típusát; — a vizsgálat tárgyát és célját; — az ellenôrizendô idôszakot; — a vizsgálat tervezett idôtartamát, a jelentéselkészítésének határidejét; — az ellenôrök, szakértôk, valamint a vizsgálatvezetô megnevezését, megbízólevelük számát, a feladatmegosztást; — a vizsgálat részletes feladatait és az alkalmazott módszereket; — a kiállítás keltét; — a belsô ellenôrzési vezetô aláírását. Adminisztratív felkészülés Rendelkeznek-e a belsô ellenôrök és a vizsgálatvezetô megbízólevéllel? A megbízólevél elkészítésénél figyelemmel voltak-e az alábbiakra: — szabvány megbízólevél-minta használata, — a belsô ellenôrzési vezetôje, írta alá? — az anyavállalat által a leányvállalatnál végzett belsô ellenôrzés esetén az anyavállalat elsô számú vezetôje irta-e alá — anya és leány vállalatok által tartott közös vizsgálat esetén az anyavállalat elsô számú vezetôje írta-e alá — amennyiben a belsô ellenôrzési vezetô is részt vesz a vizsgálatban, megbízólevelét a társaság vezetôje írta alá? A megbízólevél tartalmazza: — az ellenôr nevét, felügyeleti igazolványának vagy más személyazonosításra alkalmas igazolványának számát; — az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; — a vizsgálat típusát, kivéve tanácsadó tevékenység esetén; — a vizsgálat tárgyát és célját; — a kiállítás keltét; — a kiállításra jogosult aláírását, bélyegzôlenyomatát. Az ellenôrzött szerv vezetésének értesítése megtörtént-e a megfelelô módon? — hogyan történt? szóban vagy írásban? — a helyszíni vizsgálat elôtt 5 munkanappal, kivéve, ha az meghiúsíthatja a vizsgálat eredményes lefolytatását; — a vizsgálatról nyújtott tájékoztatás kiterjedt a vizsgálat céljára, formájára, hivatkozott jogszabályokra, ill. a vizsgálat várható idôtartamára; — készült értesítôlevél elektronikus vagy írott formában, az értesítôlevél által tartalmazott adatok a valóságnak megfelelôek? Vezetnek-e munkanap elszámolást az ellenôrök? Egységes szerkezetben történik a munkanapok elszámolása? Ezen belül: — létezik-e egységes formátum? — a munkanap elszámolás az egységes elveknek megfelelôen történik? — a munkanap elszámolás teljes körûsége biztosított? — a munkanap elszámolások kellôen részletezettek ahhoz, hogy a tervezéshez a késôbbiekben felhasználhatóvá váljanak? Amennyiben nem egységes szerkezetben történik a munkanap-elszámolás, biztosítotte az adatok kellô mélységû rendelkezésre állása a késôbbi összegzésre, elemzésre, tervezésre, igazolásokra vonatkozóan? Az elszámolás az eredetileg tervezett idôvel összevethetô?

1. szám

1. szám


91

V. A vizsgálat végrehajtásának folyamatos minôségbiztosításához Vizsgálat alapadatai Vizsgálat megnevezése: Vizsgálat száma: Vizsgálat kezdete: Vizsgálat vége: Vizsgálatvezetô: Vizsgálatban részt vettek:

Belsô ellenôrzési folyamat lépései A helyszíni munka általános elemei Kiterjedt-e a munkavégzés az alábbi tartalmi elemekre? — a folyamatok és tevékenységek megértésének megerôsítése a folyamatgazdákkal folytatott interjúk, és a folyamatok személyes végigkövetése alapján történt? — a kockázatok és alkalmazott kontrollok megértésének megerôsítését interjúk segítették? — az interjúk alapján azonosított további kockázatokat felmérték? — a kontrollokat tesztelték? — elemezték a kontrollok kapcsolódását a kockázatokhoz? Amennyiben a munkavégzés részben vagy egészben nem terjedt ki a fenti tartalmi elemekre, alkalmaztak-e helyettesítô megoldást a szükséges információk biztosítására? Az alkalmazott tartalmi elemek tekintetében volt-e eltérés a jóváhagyott ellenôrzési tervben és/vagy az Vizsgálati programban megállapított módszertanhoz képest? A tervezettôl eltérô megközelítést a vizsgálatvezetô egyeztette-e a belsô ellenôrzési vezetôvel? Vizsgálati munkalapok Az Vizsgálati munkalapok megfelelnek-e az alábbi tartalmi követelményeknek: — egyértelmûen tanúsítják az elvégzett munka jellegét, — egyértelmûen tanúsítják az elvégzett munka hatókörét, — egyértelmûen tanúsítják a lefolytatott eljárásokat, — egyértelmûen tanúsítják az elvégzett teszteket, — egyértelmûen tartalmazzák a levont következtetéseket, — tartalmazza a vizsgálati program vonatkozó lépésire való utalást, — a levont következtetések és az Vizsgálati célkitûzés tárgya kapcsolatban vannak, — a levont következtetésekhez — amennyiben szükséges — megfelelô javaslatok tartoznak? Ezen felül a munkalapok rendszerezése, formátuma megfelel-e az alábbi dokumentációs szükségleteknek: — dokumentálja a munkaprogram elkészültét, — dokumentálja a kontrollrendszer megfelelôségének és hatékonyságának vizsgálatát és értékelését, — dokumentálja az vizsgálati munka felülvizsgálatát, — dokumentálja az ellenôr és az ellenôrzött terület kommunikációját, — dokumentálja a vizsgálatok nyomon követését, utóvizsgálatát? Ellenôri munkalapok


92



Az ellenôrök által elkészített munkalapok tartalmazzák-e az alábbi elemeket: — fejléc, — számozás, — vizsgálati lépés célja, — a megszerzett információ forrása, — bizonyítékok listája, — lezárással kapcsolatosan az ellenôr aláírása, dátum, — felülvizsgálattal kapcsolatosan a felülvizsgáló aláírása, dátum? Iktatási követelmények Alkalmaz-e a szervezet a folyamatban lévô vizsgálatokra vizsgálati mappákat és / vagy egyéb elektronikus nyilvántartást, melynek szerepe, hogy az adott vizsgálatokhoz tartozó dokumentációt meghatározott elrendezésben tartalmazza? Munkalapok felülvizsgálata A vezetôi felülvizsgálat a munkalapokon szereplô aláírásból és dátumból megállapítható? A felülvizsgálat során megtett felülvizsgálói észrevételeket a vizsgálatot folytató ellenôrök kivétel nélkül megválaszolták? Kontrollok értékelése Az ellenôrök a kontrollok vizsgálatakor végzett értékelése az alábbi szempontokat figyelemmel kísérte-e: — kontrollok teljes körû beazonosítása, — a kontrolloknak közvetlenül a kockázatokhoz kapcsolása, — a kontrollok jellemzôinek (automatikus, manuális) felmérése, — felmérni, hogy a vizsgálati pont, vagy folyamat a kockázatot hatékonyan csökkenti-e, ha ez az egyetlen kontroll, amire támaszkodni lehet, — felmérni, hogy a vizsgálati pont, vagy folyamat a kockázatot csak akkor csökkenti hatékonyan, ha más kontrollokkal együtt mûködik, — a kontrollok hatékonyságát növelô kapcsolt folyamatok feltárása? Tesztelés Az vizsgálati program részeként szereplô tesztelési terv felülvizsgálatra és szükség szerint módosításra került-e a folyamatok áttekintése után, a tesztelés megkezdése elôtt? A tesztelés a meghatározott kontrollokra irányult? A tesztelés során az ellenôr vizsgálta-e, hogy a meglevô kontrollok a tervezettnek és szándékoltnak megfelelôen mûködnek? A tesztelés során az ellenôr azonosította-e az adott kontrollért felelôs személyt? A tesztelés során az ellenôr egyeztetett-e az összes eltérés, nyitott kérdés, egyéb kifogás tekintetében az adott kontrollért felelôs személlyel? Teljességi nyilatkozat Kértek-e az ellenôrök a vizsgálat során az ellenôrzött szerv, ill. szervezeti egység vezetôjétôl teljességi nyilatkozatot — amennyiben arra szükség volt? Megkapták-e az ellenôrök a vizsgálat során az ellenôrzött szerv, ill. szervezeti egység vezetôjétôl a kért teljességi nyilatkozatot?

1. szám


1. szám



93


A kapott teljességi nyilatkozat tartalmazza, hogy az ellenôrzött feladattal összefüggô, a felelôsségi körébe tartozó valamennyi okmányt, ill. információt az ellenôrzött szerv, ill. szervezeti egység vezetôje az ellenôrök rendelkezésére bocsátotta? A teljességi nyilatkozatot az ellenôrzött szerv, ill. szervezeti egység vezetôje írta alá? Bizonyítékok Az ellenôr által nyilvántartott információk és bizonyítékok megfelelnek-e az alábbi szempontoknak? — független személy ugyanazt a következtetést vonná le belôle, mint a vizsgáló ellenôr (elégséges), — mérvadó és a lehetôségekhez képest a szakmailag helyes módszerek alkalmazásán alapul (megbízható), — logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul (releváns és fontos); Súlyos hiányosság Amennyiben az ellenôr vizsgálata során olyan hiányosságot tapasztalt, amelynek alapján jelentôs negatív hatással fenyegetô kockázat bekövetkezése valószínûsíthetô, a belsô ellenôr: — késedelem nélkül informálta-e a belsô ellenôrzés vezetôjét, ill. rajta keresztül a társaság vezetôjét? — készült-e jegyzôkönyv? VI. Az Vizsgálati jelentés elkészítésének folyamatos minôségbiztosításához Vizsgálat alapadatai Vizsgálat megnevezése: Vizsgálat száma: Vizsgálat kezdete: Vizsgálat vége: Vizsgálatvezetô: Vizsgálatban részt vettek:

Belsô ellenôrzési folyamat lépései Jelentés-tervezet elkészítése A vizsgálatvezetô készítette a vizsgálati jelentést? A vizsgálatvezetô áttekintette a munkalapokon szereplô megállapításokat, és az ellenôrzött terület által ezekre adott válaszokat? A vizsgálati jelentés tervezete az ellenôrzött terület minden olyan válaszát tartalmazza, amelyben a vizsgálat során már megegyeztek? A belsô ellenôrzés vezetôje felülvizsgálta-e a jelentés-tervezetet és összevetette a tervezetet az alapjául szolgáló munkalapokkal a pontosság és az alátámasztottság szempontjából?


94


Belsô ellenôrzési folyamat lépései Tartalmi követelmények A jelentés-tervezet: — tartalmilag objektíven értékelhetô képet ad? — eredményeket és hiányosságokat összegzô részt is tartalmaz? — kiterjed ajánlások, javaslatok megfogalmazására? A vizsgálati jelentés tartalmazza-e: — a vizsgálatot végzô szervezet megnevezését; — az ellenôrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; — a vizsgálatra vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését; — a vizsgálat típusát; — a vizsgálat tárgyát; — a vizsgálat célját; — a vizsgált idôszakot; — a helyszíni vizsgálat kezdetét és végét; — az alkalmazott vizsgálati módszereket és eljárásokat; — vezetôi összefoglalót; — a vizsgálati megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat, — az ellenôrzött idôszakban az ellenôrzött területért (vagy feladatért) felelôs vezetôk nevét, beosztását; — a jelentés dátumát és a vizsgálatban közremûködött ellenôrök, szakértôk nevét és aláírását? A vezetôi összefoglaló tartalmazza-e az alábbiakat: — A vizsgálat fôbb megállapításai, — A belsô ellenôrzés következtetései, javaslatai; — A vizsgálat eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelés? A jelentésben szereplô vizsgálati megállapításokat hatásuk alapján rangsorolták? A rangsorolás a megállapításra vonatkozó kockázat mértékéhez igazodik? A megállapításokhoz következtetéseket is fûzött a belsô ellenôrzés? A megállapításokhoz, következtetésekhez javaslatokat is fûzött a belsô ellenôrzés? A belsô ellenôrzési vezetô megküldte-e egyeztetésre / véleményezésre a jelentés tervezetét? A vizsgálati jelentés bemutatja a korábbi intézkedések megvalósulásának aktuális státuszát? Vizsgálati jelentés-tervezet megküldése, egyeztetése Készült-e a jelentés-tervezet megküldésére vonatkozó kísérôlevél? A kísérôlevél tartalmazza az észrevételek megküldésére vonatkozó határidôt? Amennyiben az ellenôrzött észrevételt tett, azt a megadott határidôn belül tette? Tartottak-e záró tárgyalást, az észrevételeket megtárgyalták-e? A megbeszélésen részt vett-e: — a vizsgálatot végzô szerv belsô ellenôrzési vezetôje, — a vizsgálatvezetô, — a vizsgálatot végzô belsô ellenôrök, — az ellenôrzött szerv, ill. szervezeti egység vezetôje, — irányított szervnél végzett vizsgálat esetén annak belsô ellenôrzési vezetôje, — a vizsgálatban érintett más egységek vezetôi, — egyéb érintettek, akiknek jelenléte a vizsgálat szempontjából indokolt?

1. szám


1. szám


95


Belsô ellenôrzési folyamat lépései Záró tárgyalásról készült-e jegyzôkönyv? A jegyzôkönyvet csatolták-e a lezárt Vizsgálati jelentéshez? Vizsgálati jelentés lezárása, megküldése A vizsgálati jelentés tartalmazza-e a vizsgálatvezetô aláírásait: A vizsgálati jelentést jóváhagyta a belsô ellenôrzési vezetô? A vizsgálati jelentést — a belsô ellenôrzési utasításban foglaltak szerint — megküldte a társaság vezetôje részére? Amennyiben a vizsgálat során büntetô-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merült fel, tájékoztatták-e haladéktalanul errôl a Társaság vezetôjét, illetve a Társaság vezetôjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetôjét?

Minôségbiztosítást végezte:

Felülvizsgálta: Dátum:

Dátum:

96


1. szám

8. SZ. IRATMINTA — A BELSÔ ELLENÔRÖK EGYÉNI TELJESÍTMÉNYÉNEK ÉRTÉKELÉSE

…………………………………..

Eredményesség értékelése

1.1. A belsô ellenôr által tett megállapítások száma 1.2. A belsô ellenôrzés által tett javaslatok száma 1.3. A feltárt jogellenes magatartások gyanújának száma A megállapítások számát nem növeli/növelheti az azokat alátámasztó példák száma.

Hatékonyság értékelése

Munkanap

2.1. Az ellenôrzésre való felkészülés idôszükséglete 2.2. A helyszíni ellenôrzések idôszükséglet 2.3. A vizsgálati jelentés készítésére fordított idôszükséglet 2.4. Összefoglaló vizsgálati jelentésre fordított idôszükséglet 2.5. A vizsgálati jelentés véglegesítésére fordított idôszükséglet (összefoglaló jelentés-tervezetre adott észrevételek feldolgozásának idôszükséglete) Dátum: ………………………………….. Jóváhagyta: Dátum: …………………………………..

Megjegyzés

Megjegyzés

A belsô ellenôr vizsgálati feladata:

Vitatott megállapítás

…………………………………..

Jelentôs módosítást igénylô megállapítás

Az értékelt belsô ellenôr neve :

Pontosítást igénylô megállapítás

…………………………………..

Megfelelô megállapítás

Vizsgálat tárgya:

Nem helytálló megállapítás

(a vizsgálatban résztvevô valamennyi belsô ellenôrt értékelni kell)

1. szám


97

9. SZ. IRATMINTA — A BELSÔ ELLENÔRZÉSI SZERVEZET ÉRTÉKELÉSÉNÉL ALKALMAZANDÓ KULCSFONTOSSÁGÚ TELJESÍTMÉNYMUTATÓK teljesítménymutatói (20xx) Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók (20xx) 1. Eredményesség 1.1. A belsô ellenôrzés által tett megállapítások száma 1.2. A belsô ellenôrzés által tett javaslatok száma 1.3. A vezetés által elfogadott javaslatok száma 1.4. A vezetés által elfogadott javaslatok %-os aránya 1.5. A feltárt jogellenes magatartások gyanújának száma 2. Hatékonyság 2.1. Az ellenôrzésre való felkészülés átlagos idôszükséglete 2.2. Az ellenôrzésre való felkészülés átlagos idôszükséglet %-os aránya a programhoz képest 2.3. A helyszíni ellenôrzésekre fordított átlagos idôszükséglet 2.4. A helyszíni ellenôrzések határidôre való befejezésének %-os aránya a programhoz képest 2.5. A jelentés-tervezet elkészítésének átlagos idôszükséglete 2.6. A jelentés-tervezetek határidôre történô elkészítésének %-os aránya a programhoz képest 2.7. Jelentés-tervezetre érkezô észrevételek kapcsán feldolgozásának átlagos idôszükséglete 2.8. A záró tárgyalás és vizsgálati jelentés véglegesítése között eltelt napok átlagos száma 2.9. Az ellenôrzések átlagos idôszükséglete (a teljes ellenôrzési folyamatra — felkészülés, helyszíni ellenôrzés, jelentésírás, egyeztetés — vonatkozóan) 2.10. Az éves ellenôrzési tervben foglalt ellenôrzések száma

I. n.év

II. n.év

III. n.év

IV. n.év

Éves

Megjegyzés

98


2.11. A befejezett és tervezett ellenôrzések %-os aránya 2.12. Soron kívüli ellenôrzésre tervezett idôszükséglet 2.13. Soron kívüli ellenôrzésre fordított idôszükséglet 2.14. Befejezett soron kívüli ellenôrzések száma 2.15. Etikai célú vizsgálatokra tervezett idôszükséglet 2.16. Etikai célú vizsgálatokra fordított átlagos idôszükséglet 2.17. Etikai célú vizsgálatok száma 2.18. Tanácsadó tevékenységre vonatkozó megbízások száma 2.19. Tanácsadó tevékenységre fordított átlagos idôszükséglet 2.20. Egyéb, nem közvetlenül az ellenôrzési tevékenységre (pl. továbbképzéseken, konferenciákon, bizottsági munkákban, stb.) fordított átlagos idôszükséglet 2.21. Az ellenôrök ellenôrzési munkára fordított rendelkezésre álló nettó idejének %-os aránya (felhasználás)

Készítette: Dátum:

1. szám

1. szám


2/2014. (I. 24. MÁV ÉRT. 1.) EVIG SZÁMÚ ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI UTASÍTÁS A MÁV CSOPORT VÁLSÁGKEZELÉSI ÉS VÁLSÁGKOMMUNIKÁCIÓS FELADATAIRÓL. 1.0. AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja azoknak a folyamatoknak és szervezeti kereteknek a meghatározása, amelyek rendkívüli helyzetekben is biztosítják a vasútüzem biztonságát, valamint a vasúti közlekedés biztonságának és folyamatosságának fenntartását, továbbá meghatározni a MÁV Csoportba tartozó társaságokat érintô válsághelyzetek egységes kezelésének eljárási rendjének kialakítását. 2.0. AZ UTASÍTÁS HATÁLYA ÉS A FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya a MÁV Zrt. valamennyi szervezetére és munkavállalójára, valamint - az errôl rendelkezô alapítói/közgyûlési/ taggyûlési határozat alapján a határozat kiadásának napjától - az utasítás 3.1. pont a)-c) pontjában felsorolt társaságokra és munkavállalóikra és egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban foglalkoztatottakra terjed ki. Az utasítás hatálya alá tartoznak a MÁV Csoportba tartozó társaságok területén engedélyezett tevékenységet végzô személyek, a vasúti pályahálózatot hálózathozzáférési szerzôdés alapján használó más vállalkozó vasúti társaságok az erre vonatkozó szerzôdés szerint. 2.2. Az utasítás területi hatálya alá tartoznak a MÁV Zrt., valamint a MÁV Csoportba tartozó társaságok tulajdonában, kezelésében, vagy használatában lévô területek, létesítmények, eszközök és a MÁV Zrt. sajátcélú vasúti pályahálózata. Ezen utasításban meghatározott, a válságkommunikációra vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni a MÁV társaságok munkavállalóit és/vagy a MÁV Csoportba tartozó társaságok tulajdonában, kezelésében lévô vasúti jármûvet érintô rendkívüli eseményekre akkor is, ha az esemény más vasúti hálózaton következik be, továbbá a vonatpótló autóbuszt érintô rendkívüli események esetén is. 2.3. Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a MÁV Csoportba tartozó társaságok területén, jármûvein tartózkodó munkavállalók és más személyek életét, testi épségét, a vasúti közlekedés biztonságát, a vasútüzem folyamatosságát, a vasúti közlekedési szolgáltatást, a vasúti létesítményeket, a társaságok jogszabályok szerinti mûködését károsító vagy veszélyeztetô eseményekre, ha a kár megelôzése, elhárítása vagy a következmények felszámolása különleges intézkedések bevezetését igényli. Az utasítás hatálya kiterjed azokra az eseményekre is, amelyek miatt nincs szükség különleges intézkedések bevezetésére, de a társaságokat, valamint azok munkavállalóit jelentési, bejelentési, tájékoztatási kötelezettség terheli.

99

2.4. A MÁV Zrt. területén kívül munkát végzô munkavállalóknak a MÁV Csoportba tartozó társaságok által kötött szerzôdés alapján azon társaság, szervezet, intézmény stb. válságkezelésre vonatkozó elôírásait kell betartani, melynek területén a tevékenységet végzik. Ilyen megállapodás hiányában jelen utasítást kell alkalmazni. 2.5. Vezetôk felelôssége A Pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes felelôs az utasítás alkalmazási feltételeinek megteremtéséért, biztosításáért. A vezetôk szervezeti kereteiken belül felelôsek az utasítás elôírásainak betartásáért és betartatásáért, a szervezeti egységek és a munkavállalók felkészítéséért, az elôírt dokumentációk elkészítéséért, naprakészen tartásáért, a szükséges adatok és információk idôbeni biztosításáért, az utasításban foglaltak végrehajtásának ellenôrzéséért. 2.6. Az utasítás karbantartása Az utasítás karbantartásáért a MÁV Zrt. biztonsági igazgatója és a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója együttesen felelôsek. Az értesítési rendben és más utasításokban meghatározott értesítési, jelentési, tájékoztatási kötelezettség teljesítéséhez szükséges értesítési telefonszámok, e-mail címek, faxszámok nyilvántartásáért, naprakészen tartásáért annak a MÁV társaságnak az elsô számú vezetôje a felelôs, akinek feladatkörébe az értesítés, jelentés, tájékoztatás tartozik. 3.0. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Ezen utasítás tekintetében: 3.1. MÁV Csoport: a) a MÁV Zrt. b) MÁV-START Zrt. (beleértve a MÁV-TRAKCIÓ Zrt.-t és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt.-t is), c) MÁV FKG Kft. d) MÁV KFV Kft. e) Záhony-Port Zrt. f) MÁV Szolgáltató Központ Zrt. g) MÁV Ingatlankezelô Kft. h) MÁV Vagyonkezelô Zrt. i) MÁV Nosztalgia Kft. j) MÁV Vasútôr Kft. k) MÁV KERT Kft. Ahol ezen utasítás MÁV Csoportba tartozó társaságokról vagy MÁV társaságokról rendelkezik, ott az elôzôekben felsorolt társaságokat kell érteni. 3.2. Rendkívüli esemény: minden helyzet, melynek során a személy- és vagyonbiztonságot, a vasútbiztonságot, a környezetbiztonságot érintô olyan körülmény áll elô, amely nem jár közvetlen veszélyeztetéssel, azonban egyéb kockázati tényezôkkel való kombinációja válságot idézhet elô. Rendkívüli eseménynek minôsül továbbá a szolgálatvégzés közben jelentkezô minden olyan zavar vagy akadály is, amely a vonatközlekedést kizárja vagy jelentôs forgalmi zavart okoz.

100


3.3. Válság: ezen utasítás alkalmazásában válság a rendkívüli események következményeként kialakult olyan helyzet, amely az üzemviteli, mûködési rendben nem kezelhetô és/vagy a kár megelôzése, elhárítása vagy a következmények felszámolása különleges intézkedések bevezetését igényli. Válságnak minôsül Magyarország Alaptörvényében meghatározott szükségállapot vagy a rendkívüli állapot, a katasztrófavédelemrôl és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvényben meghatározott katasztrófa és katasztrófaveszély. A válság a hatását tekintve helyi vagy országos kiterjedésû lehet. 3.4. Válságkezelés: azon intézkedések összessége, amelynek célja a kialakult válsághelyzet megszüntetése, hatásának mérséklése. 3.5. Válságkezelô törzs: válság bekövetkezése esetén országos hatáskörrel és illetékességgel, a pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes által megalakított, a MÁV társaságok kijelölt vezetôibôl, munkavállalóiból, szükség szerint szakértôkbôl álló testület (központi válságkezelô törzs), vagy a hálózat meghatározott területére kiterjedô hatáskörrel és illetékességgel mûködô, a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatója által vezetett testület (területi válságkezelô törzs). 3.6. Válságközpont: a válságtörzs munkavégzése helyeként a válságtörzs vezetôje által kijelölt, a válságkommunikációs központot is magában foglaló helyiségek. 3.7. Válságkommunikációs központ: a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója által kijelölt helyiség, ahol a válságkommunikációt irányító vezetôt segítô testület a válságkommunikációs feladatokat végzi. 3.8. Sajtóközpont: a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója által kijelölt, a sajtó képviselôinek munkavégzésére, tartózkodására és tájékoztatására szolgáló, a válságkommunikációs központtól jól elkülönített helyiség(ek) és a hozzá tartozó infrastruktúra. A kommunikációs igazgató döntése alapján a sajtóközpont a rendkívüli esemény helyszínén is mûködtethetô. A sajtóközpont céljára nem lehet olyan helyiséget kijelölni, ahol a kommunikációs tevékenység az üzemirányítási, válságkezelési feladatok ellátását zavarná. 3.9. Válságkommunikáció: a MÁV Csoportba tartozó társaságokat érintô válsághelyzet, kommunikációs eszközökkel történô kezelése, egységes, központi irányítás alá vont cselekvéssorozat. A válságkommunikáció a válságkezelés része. 3.10. Sajtószóvivô: a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója által kinevezett, illetve megbízott munkavállaló. A szóvivô vagy szóvivôk képviselik a MÁV társaságokat a sajtó, illetve a közvélemény tájékoztatása során.

1. szám

3.11. Szolgálati hely vezetôje: a szolgálati, munkahelyi felettes, annak megbízottja (a munkát közvetlenül irányító személy), illetve a forgalom, a személyszállítási, vontatási, gépészeti tevékenység lebonyolításának irányítását végzô szervezetek intézkedésre jogosult, illetve kötelezett munkavállalói. 3.12. Jelentésre kötelezett személy: Az utasítás hatálya alá tartozó munkavállaló, aki rendkívüli esemény észlelése esetén szolgálati (munkahelyi) felettesének vagy az utasításban meghatározott külön rend szerint köteles jelentést tenni. 3.13. Közveszéllyel fenyegetés: a köznyugalom megzavarására alkalmas valótlan tény állítása, híresztelése, közveszéllyel járó esemény bekövetkezése látszatának keltése. 3.14. Közveszély: az emberek nagyobb csoportját, és/vagy jelentôs értékû dolgot veszélyeztetô esemény (robbantás, tûz stb.) elôidézésének veszélye. 3.15. Közveszélyokozás: árvíz okozásával, sugárzó vagy más anyag, energia vagy tûz pusztító hatásának kiváltásával közveszély elôidézése, illetve a közveszély elhárításának, vagy következményei enyhítésének akadályozása. 3.16. Terrorcselekmény: – személy elleni erôszakos, közveszélyt okozó vagy fegyverrel kapcsolatos bûncselekmény elkövetése abból a célból, hogy a) állami szervet, más államot, nemzetközi szervezetet arra kényszerítsen, hogy valamit tegyen, ne tegyen vagy eltûrjön, b) a lakosságot megfélemlítse, c) más állam alkotmányos, társadalmi vagy gazdasági rendjét megváltoztassa vagy megzavarja, nemzetközi szervezet mûködését megzavarja, illetve – jelentôs anyagi javak hatalomba kerítése az a) pontban meghatározott célból, amelyek sértetlenül hagyását vagy visszaadását állami szervhez vagy nemzetközi szervezethez intézett követelés teljesítésétôl teszik függôvé. 3.17. Rombolás: jelen utasítás alkalmazásában a Magyarország alkotmányos rendjének megzavarása céljából a vasútüzem berendezésének szándékos megsemmisítése, használhatatlanná tétele, megrongálása. 3.18. Közérdekû üzem mûködésének megzavarása: jelen utasítás alkalmazásában a vasútüzem mûködésének megzavarása, valamely berendezésének, tartozékának megrongálásával. 3.19. Katasztrófa: szükséghelyzet vagy veszélyhelyzet kihirdetésére alkalmas, illetôleg a minôsített helyzetek kihirdetését el nem érô mértékû olyan állapot vagy helyzet (pl. természeti, biológiai eredetû, tûz

1. szám


okozta), amely emberek életét, egészségét, vagyonát, a lakosság alapvetô ellátását, a természeti környezetet, a természeti értékeket olyan módon vagy mértékben veszélyezteti, károsítja, hogy a kár megelôzése, elhárítása vagy a következmények felszámolása meghaladja az erre rendelt szervezetek elôírt együttmûködési rendben történô védekezési lehetôségeit, és különleges intézkedések bevezetését, valamint az önkormányzatok és az állami szervek folyamatos és szigorúan összehangolt együttmûködését, illetve nemzetközi segítség kérését igényli. 3.20. Katasztrófaveszély: olyan folyamat vagy állapot, amelynek következményeként okszerûen lehet számolni a katasztrófa bekövetkezésének valószínûségével, és amely ezáltal veszélyezteti az emberi egészséget, környezetet, az élet- és vagyonbiztonságot. 3.21. Katasztrófahelyzet: olyan mértékû katasztrófaveszély, illetôleg bekövetkezett katasztrófa, amikor az arra felhatalmazott állami szerv vezetôje a katasztrófa veszélyének, bekövetkezésének tényét megállapította, és a szükséges intézkedéseket elrendelte. 3.22. A veszélyhelyzet: az Alaptörvény 53. Cikkében meghatározott olyan helyzet, amelyet különösen a következô események válthatnak ki: a) elemi csapások, természeti eredetû veszélyek, különösen: aa) árvízvédekezés során, ha az elôrejelzések szerint az áradó víz az addig észlelt legmagasabb vízállást megközelíti és további jelentôs áradás várható, vagy elháríthatatlan jégtorlasz keletkezett, vagy töltésszakadás veszélye fenyeget, ab) belvízvédekezés során, ha a belvíz lakott területeket, ipartelepeket, fô közlekedési utakat, vasutakat veszélyeztet és a veszélyeztetés olyan mértékû, hogy a kár megelôzése, az újabb elöntések elhárítása meghaladja az erre rendelt szervezetek védekezési lehetôségeit, ac) több napon keresztül tartó kiterjedô, folyamatos, intenzív, megmaradó hóesés vagy hófúvás, ad) más szélsôséges idôjárás következtében az emberek életét, anyagi javait a lakosság alapvetô ellátását veszélyeztetô helyzet következik be, ae) földtani veszélyforrások; b) ipari szerencsétlenség, civilizációs eredetû veszélyek, különösen: ba) a veszélyes anyagokkal és hulladékokkal történô tevékenység során a szabadba kerülô anyag az emberi életet, egészséget, továbbá a környezetet tömeges méretekben és súlyosan veszélyezteti, bb) nem tervezett radioaktív anyag kiszóródás, szennyezés és egyéb sugárterhelés, amely a biztonságot kedvezôtlenül befolyásolja és a lakosság nem tervezett sugárterhelését idézi elô. c) egyéb eredetû veszélyek, különösen: ca) tömeges megbetegedést okozó humánjárvány vagy járványveszély, valamint állatjárvány, cb) ivóvíz célú vízkivétellel érintett felszíni és felszín alatti vizek szennyezése,

101

cc) bármely okból létrejövô olyan mértékû légszennyezettség, amely a külön jogszabályban meghatározott riasztási küszöbértéket meghaladja, cd) a létfontosságú infrastruktúrák olyan mértékû mûködési zavara, melynek következtében a lakosság alapvetô ellátása több napon keresztül, egyszerre több települést, megyét érintôen akadályozott. 3.23. Szükségállapot: az Alaptörvény 48. Cikke alapján az Országgyûlés az Alaptörvény 50. Cikke szerint a törvényes rend megdöntésére vagy a hatalom kizárólagos megszerzésére irányuló fegyveres cselekmények, továbbá az élet- és vagyonbiztonságot tömeges méretekben veszélyeztetô, fegyveresen vagy felfegyverkezve elkövetett súlyos, erôszakos cselekmények esetén szükségállapotot hirdet ki. 3.24. Belsô veszélyelhárítási terv: a veszélyes anyagokkal kapcsolatos súlyos balesetek kialakulásának megelôzését, a balesetek elhárítását, következményeinek mérséklését szolgáló intézkedések megtételét, az értesítési, riasztási, felkészítési feladatok vasúti csomópontot/ rendezô pályaudvart/állomást érintô feladatok állomáson belüli végrehajtásának rendjét, feltételeit szabályozó, a katasztrófavédelemrôl és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvény, valamint a Veszélyes Áruk Nemzetközi Fuvarozásának Szabályzata (39/2009. (VIII. 7.) KHEM rendelet) 1.11. fejezete alapján készített okmány. A belsô veszélyelhárítási terv tartalmazza a katasztrófaveszély, valamint katasztrófa idôszakában végrehajtandó katasztrófavédelmi feladatokat is. A veszélyelhárítási terv a nagy közbiztonsági kockázattal járó veszélyes árukkal történô visszaélések fuvarozás közbeni megakadályozására szolgáló közbiztonsági tervet nem pótolja. Belsô veszélyelhárítási terv késztésére kötelezett rendezô pályaudvarok, állomások: Dunaújváros, Ferencváros, Gyôr, Hatvan, Komárom, Székesfehérvár, Szolnok, Eperjeske, Fényeslitke, Záhony, Kelebia, Kiskunfélegyháza, Kiskunhalas, Békéscsaba. 4. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. A rendkívüli események kezelésének szintjei A rendkívüli esemény válsághelyzetet eredményezhet, amennyiben a vasúti közlekedés lebonyolítását nagymértékben akadályozza, vagy a MÁV Csoport tevékenységét érintô, súlyos konfliktushelyzetet idéz elô. A rendkívüli esemény lehet országos vagy területi, attól függôen, hogy a MÁV Zrt. teljes hálózatára vagy annak egy szûkebb területére terjed ki. 4.1.1. Humán intézkedésekkel, vagy a MÁV társaságok és szervezetek vezetôinek intézkedéseivel, valamint kommunikációs eszközökkel kezelendô rendkívüli események

102


4.1.1.1. A központi válságkezelô törzs megalakítását nem igénylô, humánerôforrás bevonásával vagy más szakmai intézkedéssel és kommunikációval kezelhetô rendkívüli események kezeléséért az eseménnyel érintett MÁV társaság, illetve szervezet a felelôs. Ezek az események: – a MÁV társaság mûködését érintô munkavállalói sztrájk, demonstráció, polgári engedetlenség, – társadalmi, civil szervezetekkel, az utasokkal, a lakosság nagyobb csoportjával, a piaci szereplôkkel, a társaságot érintô hatósági intézkedésekkel stb. kapcsolatos olyan konfliktus, amely hatással lehet a társaság jó hírére, – halálos vagy súlyos munkabaleset, – kulcsfontosságú munkavállaló halála, – a közélet tisztaságát, a társaság jó hírét sértô események, – a társaság gazdálkodását súlyosan sértô, veszélyeztetô bûncselekmények, események, – a szolgálati helyen történt lôfegyverhasználat, – az informatikai rendszerek elleni vírustámadás, hacker-betörés, a rendszerek károsítása, összeomlása, adatok elvesztése, rosszhiszemû megváltoztatása, – olyan események, melyek súlyosan érintik vagy érinthetik a társaság érdekeit, jó hírnevét (perek, államigazgatási és más eljárások stb.), – vállalatvezetési konfliktusok (csoportos létszámleépítés, átszervezés), – a társaságot érintô, jelentôs médiahatást kiváltó események. Kulcsfontosságú munkavállaló: akinek más munkavállaló által történô helyettesítése a szervezet zavartalan mûködése szempontjából vagy a munkavállaló feladatainak ellátásához szükséges képzettség, speciális ismeretek vagy a munkakörben történô foglalkoztatáshoz szükséges egyébfeltételek hiánya miatt csak átmenetileg és rövid ideig lehetséges. 4.1.1.2. Halálos vagy súlyos munkabaleset, vagy a munkahelyen bekövetkezett természetes halál esetén a munkavállalóval közös háztartásban élô hozzátartozó értesítésérôl annak a társaságnak a munkáltatói jogkört gyakorló vezetôje köteles gondoskodni, akinek az irányítása alá tartozó szervezetébe a munkavállaló tartozik. 4.1.1.3. Az informatikai rendszerek elleni vírustámadás, hacker-betörés, a rendszerek károsítása, összeomlása, adatok elvesztése, rosszhiszemû megváltoztatása, rendkívüli esemény bármelyik informatikai alkalmazást érintô bekövetkezése esetén az adott alkalmazás Rendszerszintû Informatikai Biztonsági Szabályzata és/ vagy a mûködés-folytonossági terve szerint kell eljárni. 4.1.1.4. Az informatikai rendszereket érintô rendkívüli események által okozott károk enyhítésére, illetve a feldolgozó képesség bármely okból bekövetkezô hosszabb kiesésének csökkentése érdekében a MÁV társaságoknak a biztonsági osztálytól függôen kötelezô mûködésfolytonossági tervet készíteni a MÁV Zrt. Informatikai

1. szám

Biztonsági Szabályzata szerint. A katasztrófa súlyosságú mûködés-folytonossági események informatika kezelésérôl a MÁV Zrt. katasztrófavédelmi és polgári védelmi feladatainak ellátásáról szóló 33/2009. (V. 1. MÁV Ért. 15.) VIG számú vezérigazgatói utasítás „Intézkedések informatikai vészhelyzetek megelôzésére” c. melléklete rendelkezik. 4.1.2. A vonatközlekedés zavarát okozó rendkívüli események 4.1.2.1. A MÁV társaságok üzem- és operatív irányítási szervezetei kötelesek intézkedni a rendkívüli események miatt kialakult zavarok megszüntetésére. Az üzem- és operatív irányítási szervezetek tevékenységének összehangolásáért a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság hálózati fôüzemirányítója a felelôs. Ezek az események: – baleset, veszélyeztetés, – a vasúti közlekedés biztonsága elleni szándékos vagy gondatlan cselekmény, vasúti jármû hatalomba kerítése, – tûzeset, robbanás, – veszélyes áru ellenôrizetlen szabadba jutása, vegyi szennyezôdés, – a közlekedô, feltartóztatott, feloszlatott vonaton fuvarozott veszélyes árut érintô lopás (dézsmálás), rongálás, – a nagy kockázattal járó veszélyes árut szállító áruszállító kocsi kocsizárának sérülése vagy hiánya, – környezetszennyezés, – forgalmi vagy mûszaki nehézmény, – a vasút területén tartózkodók sérelmére elkövetett lopás, rablás, kifosztás, más erôszakos bûncselekmények (pl. garázdaság, rendzavarás, testi sértés stb.), – a szolgálati helyen történt lôfegyverhasználat, – sugárzó anyag észlelése, vagy beavatkozást igénylô sugárszennyezôdés, – a vasútüzem biztonságát, a személy- és vagyonbiztonságot sértô vagy veszélyeztetô, elháríthatatlan külsô okból bekövetkezett esemény (árvíz, belvíz, földrengés, földcsuszamlás, talajerózió, viharkár, nukleáris veszély, járványveszély stb.), – közlekedô vonatot, a vasúti infrastruktúrát és annak elemeit, vasútállomást érintô közveszéllyel fenyegetés, – személyszállító vonat huzamosabb ideig történô feltartóztatása, nyílt vonalon történô veszteglése. 4.1.3. A MÁV Csoportot érintô válsághelyzetek 4.1.3.1. A MÁV Csoportot érintô, válsághelyzetnek minôsülô események: a) vasúti tömegszerencsétlenség (ha a balesetben legalább kilenc személy megsérül), b) vasúti halálos tömegszerencsétlenség (ha a balesetben legalább egy személy meghal és további kilenc személy megsérül), c) védett vezetôket szállító vonattal történô baleset, d) nukleáris anyagot szállító vonattal történô baleset, e) a MÁV társaságok bármely létesítményét, munkavállalóját érintô terrorcselekmény,

1. szám


f) veszélyes árut szállító vonattal történt baleset, amely súlyos tömegszerencsétlenséget okoz, illetve lakott területet érint, g) személyszállító vonat közfeltûnést keltô feltartóztatása. Közfeltûnést keltônek kell tekinteni a személyszállító vonat feltartóztatását, ha annak várható idôtartama meghaladja a 120 percet, továbbá a várható várakozási idôtôl függetlenül, ha a feltartóztatás idôpontjában a külsô levegô hômérséklete + 5C fok alatt vagy 30C fok felett van, ha a feltartóztatás az 1. számú melléklet 5.5.3. pontjában felsorolt helyeken történt. 4.1.3.2. Válsághelyzetnek minôsül a MÁV Csoport mûködési körén kívül esô olyan ok is, amely jelentôs hatással van a vasúti infrastruktúra üzemeltetésére (vasúti pálya közelében lévô létesítményekben kialakult válsághelyzet vagy válság, a lakosság vasúton történô kitelepítésének szükségessége stb.), továbbá az arra illetékes állami szervezet által kihirdetett (elrendelt) szükséghelyzet vagy veszélyhelyzet, ha az annak kihirdetésére okot adó esemény közvetlenül és súlyosan károsítja, veszélyezteti, vagy veszélyeztetheti a vasúti infrastruktúra üzemeltetését, a forgalom szervezését, irányítását (külsô fegyveres támadás, fegyveres konfliktus, ipari, természeti, biológiai katasztrófa, tûz stb.). 4.1.3.3. A 4.1.3.1. és a 4.1.3.2 pontokban felsorolt válsághelyzetekben a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóság vezetôje a rendkívüli esemény helyszínén gondoskodjon a sajtó jelenlévô képviselôinek tájékoztatásáról, indokolt esetben sajtóközpont mûködtetésérôl, és az ehhez szükséges feltételek biztosításáról. A kommunikációs igazgató más rendkívüli esemény helyszínén is elrendelheti a helyszíni tájékoztatást, illetve a sajtóközpont mûködtetését, különösen azokban az esetekben, amikor az esemény következtében a vonatközlekedés zavara következik be. 4.1.3.4. Személyszállító vonat huzamosabb ideig tartó, vagy közfeltûnést keltô feltartóztatása, nyílt vonalon történô veszteglése esetén követendô eljárást az 1. sz. melléklet, a válságkezelés feladatait terrorcselekmény és közveszéllyel fenyegetés esetén a 2. számú melléklet tartalmazza. 4.2. A MÁV Csoportba tartozó társaságok üzemirányítási és az operatív irányítási szolgálatot ellátó munkavállalóinak feladata, felelôssége és hatásköre 4.2.1. A MÁV Csoportba tartozó társaságok üzemirányítási és az operatív irányítási tevékenységet ellátó, valamint a válságkezelésben részt vevô egyéb munkavállalók: — hálózati fôüzemirányító, — rendkívüli helyzeteket kezelô irányító, — tervezô fôirányító, — területi fôüzemirányító, — forgalmi vonalirányító, — területi távközlési diszpécser, — villamos üzemirányító,

103

— területi villamos üzemirányító, — hálózati villamos üzemirányító, — területi biztosítóberendezési diszpécser, — területi pályalétesítményi diszpécser, — hálózati vontatási fôirányító, — területi vontatási fôirányító, — hálózati személyszállítási fôirányító, — személyszállítási hálózati havária irányító, — területi személyszállítási fôirányító, — hálózati gépészeti diszpécser, — különleges szabályozást igénylô küldemények irányítója, — központi SZIR-FOR operatív koordinátor, — területi SZIR-FOR felügyeleti koordinátor, — területi SZIR-FOR operatív koordinátor, — MÁV IK Kft. központi diszpécser, — MÁVINFORM ügyeletese, — MÁV Csoporton kívüli vasúti társaság kapcsolattartója (ügyeletese). E munkavállalók feladatait, felelôsségét és hatáskörét, a vonatforgalom operatív tervezésének szabályait az F. 3. számú utasítás, valamint az érintett társaságok belsô utasításai szabályozzák. 4.2.2. Az Üzemirányító Központ hálózati fôüzemirányítója a rendkívüli események bekövetkezése esetén, a rendkívüli helyzetben szükséges azonnali intézkedések megtétele során ellátja az üzem- és az operatív irányítási rendben részére meghatározott feladatokat. A MÁV társaságok menedzsmentjeinek általános nappali munkaidején kívül, mint a MÁV Csoport vezetôügyeletese az elnök-vezérigazgató nevében jár el, rendelkezéseinek végrehajtása szervezeti egységtôl és vasúti társasági hovatartozástól függetlenül — valamennyi szervezeti egység számára kötelezô. A hálózati fôüzemirányítónak az operatív irányító felé rendelkezési joga van a pálya, villamos-, távközlési-, biztosítóberendezés helyreállítás elvégeztetésére, illetve több párhuzamosan folyó munka esetén a helyreállítási munkálatok sorrendjének meghatározására. Kapcsolatot tart a balesetvizsgáló bizottság vezetôjével, és/vagy a kárhely-parancsnokokkal, szakmai helyreállítás vezetôvel. 4.2.3. A hálózati fôüzemirányító a vonatforgalom lebonyolításának irányítása, felügyelete, ellenôrzése és az F. 3. utasításban meghatározott feladatai mellett: a) közvetlenül irányítja, felügyeli a rendkívüli helyzetet kezelô irányító tevékenységét, koordinálja az állomási utastájékoztatást, b) felügyeli, ellenôrzi az 1/A. az 1/B. az 1/C. és az 1/D számú mellékletben elôírt értesítések végrehajtását, továbbá az értesítések alapján a hálózati szintû szakmai operatív irányítók intézkedéseinek végrehajtását, c) közlekedô vonat súlyos balesete vagy egyéb más súlyos esemény bekövetkezésérôl az elnök-vezérigazgatónak, a pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettesnek, az üzemeltetési fôigazgatónak és a biztonsági igazgatónak az SMS üzenet mellett telefonon, élôszóban is részletes jelentést tesz az 1/ C. melléklet szerint, illetve végrehajtja e vezetôknek az

104


elnök-vezérigazgató szóbeli tájékoztatására vonatkozó utasítását az egyéb eseményekre vonatkozóan, d) a központi válságkezelô törzs mûködésének megkezdésére vonatkozó döntés alapján értesíti a törzs tagjait, e) a központi válságkezelô törzs mûködésének megkezdésétôl munkaidôn kívüli idôszakban biztosítja a központi válságkezelô törzs információigényének teljesítését, intézkedik a törzs vezetôje rendelkezéseinek végrehajtására, f) kapcsolatot tart a válsághelyzet kezelésében résztvevô külsô szervezetek ügyeleti szolgálataival (Különösen: a közlekedésért felelôs minisztérium, mentôszolgálat, katasztrófavédelem, rendôrség, tûzoltóság, Vasúti Pályakapacitás Elosztó Kft.). 4.2.4. A hálózati fôüzemirányító kapcsolatot tart a MÁV Csoportba tartozó vasúti társaságok hálózati fôirányítóival, diszpécsereivel, a vasúti pályahálózatot használó más vállalkozó vasútvállalatok irányító szolgálataival (forgalmi ügyekben illetékes kapcsolattartóival, ügyeleteseivel). 4.3. A jelentési, értesítési, tájékoztatási kötelezettség teljesítésének rendje 4.3.1. A rendkívüli események bekövetkezése esetén a jelentési, tájékoztatási, értesítési rendre vonatkozó rendelkezések végrehajtásának alapelvei: — a MÁV Csoportba tartozó társaság munkavállalójának munkaköri kötelessége az általa észlelt vagy a tudomására jutott rendkívüli eseményt és annak ismert hatását, következményét a szolgálati út betartásával jelenteni, — A MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság hálózati fôüzemirányítója részére minden rendkívüli eseményt jelenteni kell. A 4.1.1. pontban felsorolt eseményeket a halálos és a súlyos munkabaleset, valamint a lôfegyverhasználat kivételével csak akkor kell jelenteni, ha az a vasúti közlekedésre közvetlen hatással van, — a hálózati fôüzemirányító értesítése a MÁV társaságok üzem- és operatív irányítási szolgálatain keresztül, a szolgálatok hierarchikus felépítésére figyelemmel történik. A MÁV társaságok területi irányító szervezeteinek vezetôi a jelentési, értesítési, tájékoztatási kötelezettségük teljesítése során elôször a hálózati fôüzemirányítót értesítsék. — amennyiben a jelentésre kötelezett személy, illetve a szolgálati hely vezetôje a rendkívüli eseményrôl a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság illetékes területi üzem- és operatív irányítási szolgálatát (területi fôüzemirányító) nem tudja értesíteni, az értesítési kötelezettség annak a társaságnak a területi (területi személyszállítási fôirányító, területi vontatási fôirányító), ennek hiányában központi (hálózati gépészeti diszpécser) operatív irányítási szolgálatát terheli, aki az értesítést kapta, — az értesítési, tájékoztatási kötelezettség az 1. számú mellékletben felsorolt szervezetekre, személyekre terjed ki. Ettôl eltérôen más szervezet, személy felvételét az Értesítési Rendbe a Biztonsági igazgatóság vasútbiztonsági vezetô és az Üzemirányító Központ vezetô-

1. szám

jének együttes javaslatára a biztonsági igazgató engedélyezheti. 4.3.2. A rendkívüli események bekövetkezése esetén az értesítés rendjét ezen utasítás 1. számú melléklete szabályozza. 4.3.3. A vonatközlekedési zavarok megszüntetése, a menetrend szerinti közlekedés helyreállítása érdekében: — a hálózati üzem- és operatív irányítási szervezete és a MÁV társaságokon kívüli hálózati hozzáférésre jogosultak viszonyát, feladataikat, kötelezettségeiket, — az értesítés, tájékoztatás rendjét, — az üzemzavar, illetve veszélyhelyzet esetén követendô eljárási szabályokat A hálózati üzem- és operatív irányítási szervezetre vonatkozóan a Hálózat-hozzáférési Szerzôdés szabályozza. 4.4. A központi válságkezelô törzs létesítésének és mûködtetésének feladatai 4.4.1. Rendkívüli esemény esetén a jelentkezô többlet emberi erôforrás szükséglet, pénz, eszköz- és anyagfelhasználás biztosítása érdekében, amennyiben a jelentkezô igények az esemény helyszíne szerint illetékes területi válságkezelési törzs lehetôségeit meghaladják, a kárelhárítás és a helyreállítás, továbbá a 4.1.3.1. a)-f) és a 4.1.3.2. pontokban megjelölt események idôszakában központi válságkezelô törzset kell mûködtetni. 4.4.2. A pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes a 4.1.1.1., a 4.1.2.1 és a 4.1.3.1. g) pontokban foglalt események bekövetkezése esetén elrendelheti, a 4.1.3.1. a)-f) és a 4.1.3.2. pont alatti események esetén elrendeli a központi válságkezelô törzs mûködtetését. 4.4.3. A MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója elrendelheti, a rendkívüli eseménnyel érintett MÁV társaság, illetve MÁV szervezet vezetôje kezdeményezheti a központi válságkezelô törzs megalakulását, ha az esemény több társaság vagy szervezet tevékenységét érinti, vagy az esemény súlya, a közvélemény vagy a médiavisszhang jelentôs hatással van a MÁV Csoport tevékenységére, megítélésére. 4.4.4. A MÁV Zrt. üzemeltetési fôigazgató vagy a MÁV Zrt. biztonsági igazgatója kezdeményezheti a központi válságkezelô törzs összehívását, ha a válsághelyzet a hálózati fôüzemirányító szintjén már nem kezelhetô vagy az általános vállalatvezetési rendtôl eltérô intézkedésekre, az erôforrások átcsoportosítására vagy pótlólagos erôforrások bevonására van szükség. 4.4.5. A Központi Válságkezelô Törzs mûködésének megkezdésétôl az események kezelését a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság hálózati fôüzemirányítója a Központi Válságkezelô Törzs vezetôjének rendelke-

1. szám


zéséire figyelemmel köteles végezni, a rendkívüli helyzeteket kezelô irányító bevonásával. 4.4.6. A központi válságkezelô törzs feladatai: — a rendkívüli esemény következtében kialakult rendkívüli helyzet elemzése, értékelése, a kárelhárításhoz és a helyreállításhoz szükséges központi intézkedések kidolgozása; — az elnök-vezérigazgató, a pályamûködtetési és üzletfeljesztési általános vezérigazgató-helyettes, és az üzemeltetési fôigazgató hatáskörébe tartozó, a válságkezeléssel összefüggô döntések elôkészítése; — a központi intézkedések végrehajtásához szükséges tervezési és szervezési feladatok végrehajtása, a rendelkezésre álló emberi erôforrások, anyag- és eszközkészletek, valamint a kárelhárítási, helyreállítási igények felmérése; — a szükséges személyi, tárgyi és pénzeszköz átcsoportosítások irányítása, központi beszerzések bonyolítása, a MÁV Zrt. Alapító Okiratában meghatározott korlátok között; — a fôvárosi/megyei védelmi bizottság összehívásának kezdeményezése, az állami, önkormányzati, társadalmi és gazdálkodó szervezetek bevonásának szervezése, a szükséges együttmûködési megállapodások elôkészítése, koordinálása; — a rendkívüli esemény miatt a vasúti közlekedés, a személy- és áruszállítás megszokott rendjének helyreállítása, a szükséges rendkívüli forgalomszervezési, ideiglenes üzemviteli feladatok meghatározása, irányítása; — a társasági szintû válságkommunikációs feladatok ellátása. 4.4.7. A központi válságkezelô törzs vezetôje a pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes, illetve az általa ezzel a feladattal megbízott vezetô. A válságkezelô törzs munkáját a válságtörzs titkársága segíti, melynek vezetôje a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság Mûködéstámogatás szervezet vezetôje. A törzs tagjai: — a MÁV Zrt. részérôl — a biztonsági igazgató, — gazdasági vezérigazgató-helyettes, — a humánerôforrás igazgató, — a jogi igazgató, — a kommunikációs igazgató, — üzemeltetési fôigazgató (aki egyben a törzs vezetôjének helyettese), valamint az általa meghatározott szakmai vezetôk, — fejlesztési és beruházási fôigazgató, — vagyonkezelési és gazdálkodási igazgató, — infokommunikációs igazgató, — MÁV Szolgáltató Központ Zrt. vezérigazgatója, valamint az általa meghatározott szakmai vezetôk, — a válságkezelésbe történô bevonás esetén a MÁVSTART Zrt. vezérigazgatója, illetve az általa kijelölt vezetô(k),

105

— külsô szervezetek (pl. katasztrófavédelem, rendôrség, honvédség, nemzetbiztonsági szolgálatok stb.) meghívott képviselôi, akik feladataikat személyesen, valamint kijelölt munkatársaik útján látják el. A válságkezelô törzs vezetôje további személyek bevonását rendelheti el. 4.4.8. A válságtörzs létrehozásától kezdve válságkommunikációs központot és sajtóközpontot kell mûködtetni. Ki kell jelölni a válságtörzs, a válságkommunikációs központ és a sajtóközpont helyét, meg kell határozni a mûködéshez szükséges feltételeket, különös tekintettel az események és az intézkedések dokumentálására, a dokumentálás rendjére. 4.4.9. A központi válságkezelô törzs mûködéséhez szükséges elhelyezési (helyiség, bútorzat stb.), informatikai és távközlési feltételekrôl a vagyonkezelési és gazdálkodási igazgató, valamint az infokommunikációs igazgató gondoskodik. 4.4.10. A mûködés elrendelése esetén a törzs vezetôjének és tagjainak kiértesítésérôl munkaidôn kívül a hálózati fôüzemirányító gondoskodik. 4.4.11. A központi válságkezelô törzs tevékenységét a) a téli idôjárás miatt kialakult rendkívüli esemény idôszakában a D. 4. utasításban megjelölt Központi Operatív Bizottság, b) árvíz esetén a magyarországi folyókon levonuló árvizek vasútvonalakat károsító hatásainak mérséklésére vonatkozó intézkedési tervben (17/2006. (IV. 14. MÁV Ért. 15.) VIGH számú utasítás) meghatározott Központi Árvízvédelmi Operatív Bizottság c) a vasúti közlekedésrôl szóló 2005. évi CLXXXII. törvény 31. § (1) bekezdése alapján fenntartási, helyreállítási kötelezettség alá tartozó létesítményekben bekövetkezett rendkívüli esemény esetén a létesítmény ideiglenes vagy végleges helyreállításával kapcsolatos feladatokat - a rendkívüli események következtében szükségessé váló ideiglenes és végleges helyreállítási tevékenységek megszervezésérôl és végrehajtásáról szóló 4/2012. IÁVIGH számú utasítás szerint - a koordináló csoport és központi vagy a területi helyreállítási szervezet látja el. A központi válságkezelô törzs mûködése esetén a központi helyreállítási szervezet tevékenységét a központi válságkezelô törzs irányítja. 4.4.12. Területi válságkezelô törzsek 4.4.12.1. Területi Válságkezelô Törzs mûködését rendelheti el: a) a pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes, b) MÁV Zrt. üzemeltetési fôigazgató, c) a MÁV Zrt. biztonsági igazgatója, d) MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatója.

106


4.4.12.2. A Területi Válságkezelô Törzset a területi igazgatóság központjában kell létrehozni a 4.4.12.1. pontban meghatározott esetekben, a területi igazgató döntése alapján és a MÁV társaságok vezetônek kezdeményezésére. A területi válságkezelô törzs vezetôje a területi igazgató. A törzs tagjai: a) a területi igazgatóság szakmai szervezeteinek vezetôi, b) a MÁV-START Zrt. illetékes területi szervezeteinek vezetôi (a saját mûködési területén és/vagy a MÁV Zrt. debreceni Területi igazgatóságot érintô esetekben a Záhony-Port Zrt. kijelölt vezetôje), c) a területi vasútbiztonság vezetôje, d) MÁV Szolgáltató Központ Zrt. területi szolgáltató központ vezetôje, e) MÁV Szolgáltató Központ Zrt. területi környezetvédelmi szolgáltató központ környezetvédelmi szakmai vezetôje, f) a területi igazgató által meghatározott személyek. A törzs tagjai feladataikat személyesen vagy az irányításuk alá tartozó szervezetek munkavállalóinak bevonásával látják el. 4.4.12.3. A Területi Válságkezelô Törzs feladata illetékességi területére kiterjedôen a) súlyos szerencsétlenség (baleset), katasztrófa, személyszállító vonat huzamosabb ideig tartó, vagy közfeltûnést keltô feltartóztatása, nyílt vonalon történô veszteglése vagy más rendkívüli esemény bekövetkezése, illetve annak közvetlen veszélye esetén kialakult rendkívüli üzemviteli helyzet elemzése, értékelése, az operatív üzemirányító szolgálat tevékenységének segítése, ellenôrzése, felügyelete, b) a munkavállalók széles körét érintô járvány esetén a megfelelô intézkedések megtétele, c) kárelhárításhoz és a helyreállításhoz (a vasúti forgalom megindításához) szükséges azonnali intézkedések megtétele, a válságkezelô törzsben részt vevô vezetôk hatáskörét és lehetôségeit meghaladó ügyekben intézkedések kezdeményezése az irányító szervezeténél vagy a központi válságkezelô törzsnél, d) a központi válságkezelô törzs intézkedései alapján szükséges tervezési, szervezési feladatok végrehajtása, e) a vonatközlekedés zavartatásának csökkentése, személy- és áruszállítás rendjének helyreállítása, a szükséges rendkívüli forgalomszervezési, ideiglenes üzemviteli feladatok meghatározása, közvetlen irányítása, a rendelkezésére álló és az utas-tájékoztatáshoz szükséges információ biztosítása, f) a kárhelyparancsnok, kárhelyparancsnok-helyettes munkájának támogatása, a mentésben, segítségnyújtásban, helyreállításban közremûködô vasúti szervezetek együttmûködésének megszervezése, tevékenységének összehangolása, g) a megyei (fôvárosi) védelmi bizottság és a központi válságkezelô törzs folyamatos tájékoztatása, h) együttmûködés a veszélyhelyzet megelôzésében, a következmények felszámolásában részt vevô rendvédelmi, katasztrófavédelmi, polgári védelmi szervezetekkel,

1. szám

i) a Kommunikációs Igazgatóság folyamatos tájékoztatása a válságkommunikációs feladatok hatékony ellátása érdekében. A Területi Válságkezelô Törzs vezetôje jogosult a kialakult helyzettôl, a védekezés és a kárelhárítás feladataitól függôen az illetékességi területén mûködô más vasúti szerv vezetôjét, munkavállalóját a törzs munkájába bevonni, a védelmi, illetve a kárelhárítási munkálatokban részvételre kötelezni. 4.4.12.4. A területi válságkezelô törzs helyett a) a téli idôjárás miatt kialakult rendkívüli esemény idôszakában a D. 4. utasításban megjelölt területi szervezetek, b) árvíz esetén a magyarországi folyókon levonuló árvizek vasútvonalakat károsító hatásainak mérséklésére vonatkozó intézkedési tervben (17/2006. (IV. 14. MÁV Ért. 15.) VIGH számú utasítás) meghatározott területi és helyi szervezetek mûködnek, c) a 4.4. 11. c) pont szerint az ideiglenes vagy végleges helyreállításával kapcsolatos feladatokat a területi helyreállítási szervezet, látja el. A területi válságkezelô törzs mûködése esetén a helyreállítási szervezet tevékenységét a területi válságkezelési törzs irányítja, több területi igazgatóságot érintô rendkívüli esemény estén a területi helyreállítási szervezetek munkájának irányításáért, összehangolásáért a központi helyreállítási szervezet felelôs. 4.5. A válságkezeléssel összefüggô dokumentumok kezelése 4.5.1. A válságkezeléssel kapcsolatos, a központi és a területi válságkezelô törzsek mûködésének idôszakában e szervezeteknél keletkezett dokumentumok központi és területi szinten egyaránt, elektronikusan és nyomtatott formában kerülnek elhelyezésre és tárolásra. Az elektronikus formában tárolt dokumentumokat MÁV Csoport szinten a számítógépes hálózathoz kapcsolódó szerveren, erre a célra kialakított könyvtárban kell tárolni. A könyvtárban elhelyezett dokumentumok megváltoztatása jogával a válságkezelô törzsek vezetôi és titkárai rendelkeznek. A megváltoztatást dokumentálni kell. A könyvtárhoz való hozzáférési joggal a válságkezelô törzsek tagjai és a válságkezelô törzsek vezetôi által kijelölt munkavállalók rendelkeznek. 4.5.2. A dokumentumokat nyomtatott formában a válságkezelô törzsek vezetôinél, helyetteseiknél kell tárolni, az ügykezelési elôírások, minôsített iratok esetében a minôsített iratok kezelésére vonatkozó szabályozás szerint. A nyomtatott dokumentációhoz hozzáférést a válságkezelési törzsek tagjai részére a válságkezelô törzs vezetôje, illetve helyettese engedélyezhet. 4.5.3. A könyvtár kialakításáért a MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóság Vasútbiztonsági szervezet vezetôje a felelôs. A válságkezelô törzs mûködésének befejezése

1. szám


után a dokumentumok DMS rendszerben történô elhelyezése a dokumentumot készítô szervezet feladata. 4.5.4. Ezen utasítás 5.1. pontjában megjelölt dokumentumok egy-egy példányát a Biztonsági Igazgatóság Vasútbiztonsági szervezeténél és a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatóságain kell tárolni. 4.6. Válságkezelési feladatok veszélyhelyzetben vagy szükségállapot idôszakában 4.6.1. A katasztrófahelyzetben kihirdetett veszélyhelyzetben vagy a veszélyhelyzetet meghaladó méretû katasztrófa esetén kihirdetett szükségállapot idôszakában, továbbá a MÁV Zrt. felügyeletét ellátó minisztérium rendelkezése alapján a védekezést a MÁV társaságokon kívüli szervezetek irányítják, melyek az állami irányítás rendszerében feladatokat határozhatnak meg a MÁV társaságok részére. 4.6.2. A megyei (fôvárosi) védelmi bizottságokban a MÁV társaságok képviseletét a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatói, illetve az általa kijelölt vezetôk látják el. Errôl ezen utasítás kihirdetését követô 15 napon belül a területi igazgatóknak az illetékes védelmi bizottságokat értesíteni kell. Az igazgatók részére a feladat ellátásához szükséges adatokat, információkat az illetékes szakágaknak, valamint a MÁV társaságoknak biztosítaniuk kell.

107

4.6.5. Valamennyi területi igazgató köteles haladéktalanul bejelenteni a területi vasútbiztonsági szervezeten keresztül a MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóságára elôször szóban, majd írásban a vonatkozó államigazgatási határozat másolatának megküldésével, ha a szervezetet vagy a létszámába tartozó munkavállalót érintôen: a) a megyei közgyûlés elnöke, a fôpolgármester vagy a polgármester a polgári védelmi kötelezettség teljesítése, a polgári védelmi feladatok tervezése és végrehajtása érdekében a munkavállalóról, a szervezet technikai eszközeirôl adatszolgáltatást kér; b) hatósági határozattal munkahelyi polgári védelmi szervezet megalakítását és az alkalmazás feltételeinek biztosítását rendelték el; c) általános polgári védelmi alapterv és/vagy veszélyelhárítási alapterv kidolgozására kötelezték; d) a védekezést közvetlenül irányító vezetô azonnali beavatkozást igénylô mentési munkálatokban történô közvetlen részvételre, a védekezés céljára alkalmas ingó- és ingatlanvagyon rendelkezésre bocsátására, igénybevételének tûrésére kötelezte; e) a megyei, fôvárosi, helyi védelmi bizottság a védekezés irányítása, vagy képzés, gyakorlat céljából a katasztrófavédelmi vagy polgári védelmi feladataiba bevonta. 4.7. A kommunikációra vonatkozó általános rendelkezések válsághelyzetek idején Általános szabályok

4.6.3. A közlekedésért felelôs minisztérium védelmi bizottságában a MÁV társaságokat a pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes képviseli. Tevékenységét személyesen vagy kijelölt vezetô munkatársa útján, a Biztonsági Igazgatóság és a MÁV társaságok támogatásával látja el. 4.6.4. A Helyi Védelmi Bizottságokba történô meghívás esetén a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatója jelöli ki a vasúti összekötôt. A kijelölt vasúti összekötôk a Helyi Védelmi Bizottság döntése alapján vesznek részt a védelmi bizottságra háruló honvédelmi, polgári védelmi és katasztrófavédelmi feladatok végrehajtásában. A védelmi bizottságokba meghívott vasúti képviselôk általános feladata: a) folyamatos kapcsolattartás biztosítása a védelmi bizottság és a területi válságkezelô törzs között, b) a védelmi bizottság által meghatározottak szerint részvétel a jelentô-tájékoztató rendszer mûködtetésében, c) a vasúti közlekedésre, a vasúti szervezetek mûködésére, mûszaki mentési, segélynyújtási tevékenységére, a megelôzés, a kárelhárítás helyzetére vonatkozó adatok, információk folyamatos gyûjtése, a védelmi bizottság rendelkezésére bocsátása, d) a vasúti üzemvitelt, a vasúti szervek mentésben történô részvételét érintôen közremûködni a védelmi bizottság döntéseinek elôkészítésében, a döntéseknek a vasúti szervekhez történô eljuttatásában.

4.7.1. A válságkommunikációs tevékenységet a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója irányítja. A válságkezelô törzs tagjai kötelesek a kommunikációs vezetô munkáját támogatni, szükség esetén szakértôket biztosítani a kommunikációs üzenetek, érvek megalapozottságának, szakszerûségének biztosítása érdekében. 4.7.2. Válsághelyzet bekövetkezése esetén a válsággal kapcsolatban bármilyen, a MÁV társaságokra vonatkozó közlemény, nyilatkozat csak a válságkezelô törzs vezetôjének engedélyével tehetô közzé. Ha a válságkezelô törzs vezetôje nem a pályamûködtetési és üzletfeljesztési általános vezérigazgató-helyettes, a közzétételhez kell a MÁV Zrt. kommunikációs igazgató hozzájárulása is. A válságkezelô törzs erre kijelölt tagján kívül minden más munkavállaló számára szigorúan tilos a válsághelyzetrôl magáról, vagy azzal kapcsolatos bárminemû tényrôl harmadik személynek információt szolgáltatni. Harmadik személynek minôsülnek a MÁV Csoport munkavállalóin kívüli természetes személyek — családtagok, barátok, ismeretségi kör; valamint egyéb jogi személyek, akár jogviszonyban állnak a MÁV társaságokkal, akár nem —, különösen a média képviselôi, egyéb szervezetek, személyek. Ez a tilalom vonatkozik azon munkavállalókra is, akiknek nincs munkahelyi feladata a válság kezelésével kapcsolatban. A tilalom nem vonatkozik a jogszabályban, belsô utasításban elôírt jelentési, értesítési, tájékoztatási kötelezettségre, az utastájékoztatási tevékenységre, továbbá a szakszervezeti tisztségviselôkre és tagokra a

108


MÁV Csoport mûködését érintô munkavállalói megmozdulással, demonstrációval összefüggésben, továbbá a 4.7.15. - 4.7.17. pontokban meghatározott esetekre és személyekre.

1. szám

val. El kell kerülni, hogy meg nem erôsített, egymásnak ellentmondó információk kerüljenek nyilvánosságra, amelyek találgatásokra, félreértésekre adhatnak okot. Utastájékoztatás

4.7.3. A MÁV társaságok vezetôi vagy a válságkommunikációért felelôs munkavállaló a rendkívüli esemény hatása elleni védekezéshez, illetve az utastájékoztatási kötelezettség teljesítéséhez szükséges mértékben haladéktalanul kötelesek a belsô információs hálózaton keresztül tájékoztatni az érintett munkavállalókat a válsághelyzet kialakulásáról, és egyben informálni a munkavállalókat azon kötelezô tartalmú nyilatkozatról, melyet szükség esetén használhatnak, amikor harmadik személyek hozzájuk intézett kérdéseire válaszolnak. Eltérô tartalmú tájékoztatásig a munkavállalók az alábbi kijelentéseket kötelesek tenni harmadik személyek részére: „Kérem, az eseménnyel kapcsolatos bármilyen információért forduljon a MÁV Zrt. kommunikációért felelôs munkatársaihoz.” Amennyiben a válságkommunikációért felelôs személy nem elérhetô, úgy az illetékes válságkezelô törzs vezetôje jelöli ki a tájékoztatásért felelôs munkavállalót. 4.7.4. A média részérôl a munkavállalókhoz érkezô újságírói telefonhívást, elektronikus levelet és egyéb megkeresést haladéktalanul a Válságkommunikációs Csoport vezetôjéhez (kommunikációs igazgató) kell továbbítani. Minden egyéb telefonon történô megkeresés esetén, amennyiben a telefonhívást a munkavállaló a szolgálati út betartatásával nem tudja továbbítani (pl. a vonalak túlterheltsége miatt), fel kell jegyezni a hívás idejét, az érdeklôdô fél nevét, az általa képviselt szervezetet (vagy azt az indokot, amire hivatkozva információt kér, pl. hozzátartozó, helyi lakos, szerzôdött partner, beszállító, média), telefonos elérhetôségét és a szükséges intézkedést (pl. visszahívást kér). Az írásos feljegyzéseket a Válságkezelô törzs részére a feljegyzést készítô olvasható nevével, üzemrészleg és telefonos mellék megadásával, illetôleg a telefonon történt megkeresés pontos idejének feltüntetésével a lehetô legrövidebb idôn belül továbbítani kell. (A Kommunikációs Igazgatóság elérhetôségei: vasúti tel.: 01/31-86; városi tel.: 511-3186; e-mail: [email protected]; MÁVINFORM: vasúti tel.: 01/37-00; városi tel.: 342-0700.) 4.7.5. A válságkommunikáció keretében adott sajtónyilatkozattal, ténynyilatkozattal szemben támasztott alapvetô követelmények: – kizárólag olyan információk kerüljenek átadásra, amelyek valóságtartalma ellenôrzött; – biztosítsa a média folyamatos tájékoztatását; – legyen tárgyilagos, ne épüljön feltételezésekre; – ne hallgassa el a rossz híreket, de ne keltsen pánikot, nyugtassa meg a közvéleményt; – legyen egyeztetett a biztonsági esemény következményei elhárításában, a válsághelyzet kezelésében érintett más szervezetek (pl. katasztrófavédelem, rendôrség, közlekedési hatóság, kormányzati-, közlekedésbiztonsági szervezetek stb.) sajtónyilatkozatai-

4.7.6. A vasúti közlekedést is érintô válsághelyzet esetén az utazóközönséget az információk megszerzését követôen soron kívül, egyértelmûen, lényegre törôen, a bekövetkezett válsághelyzet típusára kiterjedôen kell tájékoztatni oly módon, hogy az elhangzottak a tájékoztatottak körében ne keltsenek pánikot és ne okozzanak zavart. A tájékoztatási kötelezettség kiterjed a beállt változások közlésére is. 4.7.7. Az utazóközönséget is érintô válsághelyzet esetén értesíteni kell az utasokat a bekövetkezett esemény okáról, a vonat várható késésérôl, az esetleges csatlakozás elmaradásáról, kerülôútirányon át, avagy vonatpótló autóbusszal történô közlekedésrôl, a menetrendtôl eltérô megállásokról, a menetdíj visszatérítések lehetôségérôl. Az utasokat, az utazni szándékozókat a vasúti közlekedést érintô változásokról haladéktalanul értesíteni kell a fedélzeti, valamint az állomási tájékoztatási eszközein, valamint a sajtón, a MÁV Zrt. és a MÁV-START Zrt. weboldalain keresztül is, összhangban a válságkezelô törzs által meghatározott üzenetekkel. a) A közlekedési információkat a MÁVINFORM juttatja el a médiának sajtóközlemény és nyilatkozat formájában. A MÁVINFORM feladata továbbá a MÁV Zrt. kezelésében álló honlap hírrovatain keresztül informálni az utazókat. E terület felelôse a Kommunikációs Igazgatóság; b) A fedélzeti utastájékoztatás a közszolgáltatási szerzôdés értelmében a MÁV-START Zrt. feladata és felelôssége. A válsághelyzetet elôidézô esemény bekövetkezését követôen az érintett vonatkísérô személyzet köteles a kialakult helyzetnek megfelelôen folyamatos fedélzeti utastájékoztatást végezni, a kapott információkat továbbítani; c) A MÁV-START Zrt. weboldalát az arra kijelölt személyek (MÁV-START Zrt. Értékesítés) folyamatosan kötelesek aktuális információkkal frissíteni; d) A vasúti közlekedést is érintô válsághelyzetben érintett állomás forgalmi személyzete az állomási utastájékoztatásra vonatkozó utasításnak megfelelôen köteles eljárni; e) A balesetvizsgáló bizottság vezetôje, a kárhelyparancsnokok, szakmai helyreállítás vezetô(k) kötelesek az az utastájékoztatáshoz szükséges, azt segítô információkról tájékoztatni a hálózati fôüzemirányítót, aki gondoskodik azok továbbításáról az utastájékoztatást végzôk részére; f) Az operatív irányítási szolgálatot ellátó, valamint a válságkezelésben részt vevô egyéb munkavállalóknak a szolgálati út betartásával folyamatosan tájékoztatni kell a hálózati fôüzemirányítót az esemény hatásában, következményében beállt változásokról, minden olyan körülményrôl, amely hatással lehet a vonatközlekedésre, az utasok és a vasúti közlekedés biztonságára.

1. szám


Külsô kommunikáció 4.7.8. Külsô kommunikációnak minôsül minden, a sajtónak adott írásos vagy szóbeli tájékoztatás, nyilatkozat. 4.7.9. Válsághelyzetekben a hatékony csoportszintû kommunikáció érdekében a MÁV Csoport társaságainak és a MÁV Zrt. szervezeti egységeinek külsô kommunikációs tevékenységét a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatósága végzi. A Kommunikációs igazgatóság a szakmai kérdésekben köteles együttmûködni az érintett szakmai szervezet vezetôjével, illetve a Kommunikációs igazgatóság köteles figyelembe venni a szakmai véleményt. A MÁV társaságok pénzügyi helyzete, a rendkívüli események által okozott veszteségek (vagyoni hátrány), illetve a válságkezelés során történt kiadások összege az érintett társaság, több társaságot érintô esemény a MÁV Zrt. pénzügyi szervezetének egyetértésével kommunikálható. 4.7.10. A külsô válságkommunikációs tevékenység feladatai a) Támogatni a MÁV Zrt. és a MÁV Csoport válságkezelési stratégiájának és üzleti céljainak megvalósítását, kialakítani és megvalósítani a MÁV Csoport válságkommunikációs stratégiáját; b) Megfogalmazni a csoportszintû válságkommunikáció követelményeit és alapelveit; c) Összehangolni a MÁV Csoport kommunikációs igényeit és meghatározni a csoportszintû válságkommunikáció formáját, meghatározni és kommunikálni a MÁV Csoport üzeneteit; d) Folyamatosan tájékoztatni a nyilvánosságot a MÁV Zrt. és MÁV Csoport válságkezelô tevékenységérôl és eseményeirôl; e) 24 órás vasútközlekedési utastájékoztatást biztosítani a www.mav.hu és a www.mav-start.hu megfelelô felületein a MÁVINFORM, valamint a sajtó segítségével; f) Szervezni és lebonyolítani a MÁV Zrt. és a MÁV Csoport sajtóeseményeit (sajtótájékoztatókat, háttérbeszélgetéseket, interjúkat és más találkozókat a sajtó képviselôivel), folyamatosan kapcsolatot tartani a média képviselôivel; g) Meghatározni a nyilatkozási rendet és ellenôrizni a végrehajtását; h) A válság kialakulásáról és kezelésérôl folyamatosan tájékoztatni a közlekedésért felelôs minisztérium kommunikációért felelôs vezetôit; i) Tervezni, irányítani és megvalósítani a napi válságkommunikációs tevékenységet. Elvégezni a válságkommunikációval kapcsolatos külsô egyeztetéseket, az ennek keretében kapott és az utastájékoztatáshoz szükséges információkat továbbítani a MÁV Zrt. hálózati fôüzemirányítójához; j) Gondozni és tartalmilag felügyelni a MÁV Zrt. és a MÁV-START Zrt. kapcsolódó internetes felületeit. 4.7.11. A MÁV Csoport társaságok kommunikációs feladatait ellátó munkavállalók önállóan nem kommu-

109

nikálhatnak, az ettôl való eltérést kizárólag a válságkezelô törzs vezetôje, illetve a MÁV Kommunikációs igazgatósága az adott társaság/szervezeti egység vezetôjével egyeztetve hagyja jóvá. A kommunikációs feladatokat ellátó munkavállalók kötelesek folyamatosan egyeztetni a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóságával valamennyi kommunikációs kérdésben. 4.7.12. Válsághelyzetben a MÁV Csoport illetékes szervezeti egységei kötelesek a Kommunikációs igazgatóság munkáját segíteni, és az Igazgatóság tudomására hozni mindazon tényeket, információkat, amelyek bármilyen kihatással lehetnek a kommunikációs tevékenységre. Ennek érdekében a MÁV társaságok, valamint a MÁV Zrt. szervezeti egységei kötelesek a tudomásukra jutott külsô és belsô — a MÁV Zrt. tájékoztatási körébe tartozó — adatot, információt a lehetô legrövidebb idôn belül megküldeni a Kommunikációs igazgatóság részére. A Kommunikációs igazgatóság a médiától érkezô megkeresések esetén vagy a saját kezdeményezésére készülô külsô megjelenésekhez aktuális szakmai információkat, háttéranyagokat kérhet be az adott témában érintett szervezeti egységektôl. Ezeket a szervezeti egységek kötelesek a gyors és hiteles tájékoztatás érdekében haladéktalanul az Igazgatóság rendelkezésére bocsátani. Amennyiben a megkeresés, vagy az arra adandó válasz terjedelme miatt a tájékoztatás az elôírt határidôn belül nem adható meg, errôl a megkeresést küldô munkatársat a kézhezvételt követôen haladéktalanul értesíteni kell, illetve amennyiben a válaszadáshoz a kértnél hosszabb idôre van szükség, úgy ezt is jelezni kell. A Kommunikációs igazgatóság munkatársai szakmai információkért bármikor fordulhatnak a MÁV Zrt. és a MÁV társaságok illetékes szervezeti egységeihez személyesen, telefonon vagy e-mailben. 4.7.13. A MÁV társaságok vagy szervezeti egységek szakmai területeinek válasza a kommunikációs igazgató jóváhagyásával tehetô közzé, és azt a Kommunikációs igazgatóság juttathatja el a kérdést megfogalmazó újságíróhoz. 4.7.14. A sajtóval történô közvetlen kapcsolattartás feladatát a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatósága látja el a MÁV Zrt. szervezeti egységei és a MÁV Csoport számára. Válsághelyzetben a MÁV Csoport bármely tagjához, a MÁV Zrt. bármely szervezeti egységéhez érkezô sajtómegkeresést azonnal a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóságához kell irányítani: írásban a [email protected] címre és/vagy az Igazgatóság telefonszámának megadása révén. 4.7.15. Válsághelyzetekben nyilatkozattételre az alábbi személyek jogosultak: a) a MÁV Zrt. és a MÁV Csoport képviseletében önálló nyilatkozattételre jogosult a MÁV Zrt. Igazgatóságának elnöke, a Felügyelô Bizottság elnöke, a társaság elnök-vezérigazgatója, a pályamûködtetési és üzletfej-

110


lesztési általános vezérigazgató-helyettes és a kommunikációs igazgató, b) a konkrét válsághelyzetet, a MÁV Csoportot, illetve az egyes társaságokat érintô általános kérdésekben a válságkezelô törzs vezetôjével, illetve a kommunikációs igazgatóval és a szakterületek vezetôivel folytatott elôzetes egyeztetés alapján önállóan nyilatkozhat a MÁV Zrt. szóvivôje, távollétében a szóvivô helyettese. 4.7.16. A MÁV Csoport tagvállalatainak vezetôi, illetve a MÁV Zrt. szervezeti egységeinek vezetôi a saját szervezetüket érintô kérdésekben a válságkezelô törzs vezetôjének, illetve a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatójának elôzetes engedélyével nyilatkozhatnak. 4.7.17. A vasúti forgalmat érintô operatív ügyekben a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóságának kijelölt munkatársa, a MÁVINFORM ügyeletes munkatársa, valamint a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság és a MÁV-START Zrt. területi irányító szervezeteinek vezetôi nyilatkozhatnak a válságkezelô törzs vezetôjével, illetve a kommunikációs igazgatóval és az érintett szakterületek vezetôivel folytatott elôzetes egyeztetés alapján. 4.7.18. Válsághelyzetben sajtótájékoztatók, háttérbeszélgetések, kommunikációs célú rendezvények megszervezése kizárólag a MÁV Kommunikációs igazgatóság joga és feladata, mely rendezvényekre meghívókat kizárólag az Igazgatóság küldhet ki. A MÁV társaságok, valamint a MÁV Zrt. szervezeti egységei önálló sajtóeseményeket, sajtótájékoztatókat nem szervezhetnek, de igény esetén azokat kezdeményezhetik a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatójánál vagy helyettesénél. A sajtóesemények megrendezésérôl a kommunikációs igazgató dönt. 4.7.19. Válsághelyzetben sajtóanyagok, sajtóközlemények elkészítése és kiadása, helyesbítések, helyreigazítások kérése, továbbá interjúk, nyilatkozatok szervezése és lebonyolítása kizárólag a MÁV Kommunikációs Igazgatóság joga és feladata. Ezeket a MÁV Csoport tagjainak, valamint a MÁV Zrt. szervezeti egységeinek vezetôi, továbbá a területi képviselôk és a Kommunikációs igazgatóság munkatársai is kezdeményezhetik a kommunikációs igazgatónál vagy helyettesénél. A közlemények, sajtóanyagok, helyesbítések, helyreigazítások kiadásáról, illetve kérésérôl, azok tartalmáról és egyéb feltételeirôl minden esetben a válságkezelô törzs vezetôje, illetve a kommunikációs igazgató dönt. 4.7.20. A MÁV Csoportot érintô válsághelyzetben (4.1.3.1., 4.1.3.2. pontok) bármely, a MÁV Csoport tagjainak, valamint a MÁV Zrt. szervezeti egységeinek társasági rendezvénye kizárólag a Válságkezelô törzs vezetôjének, illetve a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatójának engedélyével tartható meg. Az egyes szervezeti egységek illetékes munkatársai, illetve a területi kommunikációs munkatársak kötelesek folyamatosan és elôzetesen az esemény elôtt legalább 24 órával írásban tájékoztatni a MÁV Zrt. Kommuniká-

1. szám

ciós igazgatóságát a tervezett nyilvános eseményekrôl (kiállításokról, elôadásokról, beruházások átadásáról, konferenciákról és egyéb rendezvényekrôl). 4.7.21. A közlekedésért felelôs minisztérium kommunikációs vezetôjével való kapcsolattartás és egyeztetés kizárólag a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóság feladata. Az Igazgatóság köteles a fenyegetô vagy kialakult válsághelyzetrôl a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium kommunikációs vezetôjét haladéktalanul tájékoztatni. Válsághelyzetben a MÁV Kommunikációs igazgatósága köteles a tudomására jutott külsô és belsô, a MÁV társaságok tájékoztatási körébe tartozó adatot, információt a lehetô legrövidebb idôn belül megküldeni a Minisztérium kommunikációs vezetôje részére. A minisztérium a médiától érkezô megkeresések esetén vagy a saját kezdeményezésére készülô külsô megjelenésekhez aktuális szakmai információkat, háttéranyagokat kérhet be a Kommunikációs igazgatóságtól, amelyet az köteles a gyors és hiteles tájékoztatás érdekében a Minisztérium kommunikációs vezetôjének rendelkezésére bocsátani. Amennyiben a Minisztérium sajtóosztálya vasúti válsághelyzetben értekezletet vagy megbeszélést tart, a MÁV Csoportba tartozó társaságokat a Kommunikációs igazgatóság munkatársa képviseli. 4.7.22. Válsághelyzetben a MÁV Zrt. és/vagy a MÁV Csoport területére a sajtó által igényelt, a társaság tájékoztatási körébe esô, kifejezetten a hírszolgáltatáshoz kapcsolódó belépési, forgatási, fotózási engedélykérelmet a Kommunikációs igazgatóság bírálja el. A MÁV Zrt. területileg illetékes vezetôje (csomóponti vezetô, állomásfônök, szolgálati hely vezetôje) köteles a tájékoztatási célú forgatás, felvételkészítés elôtt a Kommunikációs igazgatóság engedélyének meglétérôl meggyôzôdni. Ennek hiányában a forgatás, felvétel nem kezdhetô meg. Rendkívüli esetekben az engedély a kommunikációs igazgató, illetve a médiakapcsolati osztályvezetô, valamint a szóvivô által a helyi szolgálati vezetônek telefonon is megadható. Az engedéllyel rendelkezôk esetében a felvételkészítés helyszínén az érintett szervezeti egység vezetôjének gondoskodnia kell kísérôrôl, illetve az adott területen érvényes balesetvédelmi elôírások betartásáról (pl. védômellény, védôsisak biztosításáról). 4.7.23. Válsághelyzetben a MÁV Csoport társaságainak tulajdonában, kezelésében lévô vagy bérelt területek vonatkozásában, a sajtó által igényelt, tájékoztatási célú belépési és felvétel-készítési engedélyekrôl a Válságkezelô törzs vezetôje, illetve a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója dönt az érintett tagvállalatok vezetôivel történt egyeztetés alapján. A MÁV Csoport tagvállalatai által közösen használt, vagy egyidejûleg külsô vállalkozó által is használt területre vonatkozó engedély kiadása elôtt az érintett társaság szervezeti egységeinek vezetôjével egyeztetni kell. 4.7.24. A MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója dönt arról, hogy a rendkívüli esemény helyszínére az igaz-

1. szám


gatóság állományából munkatársat biztosít, akinek feladata: – a MÁV Zrt. sajtótájékoztatási kötelezettségei teljesítéséhez szükséges közvetlen helyszíni információk beszerzése, – a válságkommunikációs stratégia kialakításának elôsegítése, – a helyszíni sajtónyilatkozatok segítése, a sajtó helyszínen megjelenô munkatársaival történô közvetlen kapcsolatfelvétel, a helyszínen történô mozgásuk koordinálása. Belsô kommunikáció válsághelyzetben 4.7.25. A hatékony csoportszintû kommunikáció érdekében a MÁV Csoport tagjainak kommunikációs területen dolgozó munkavállalói szervezetük nevében önálló belsô kommunikációs tevékenységet nem végezhetnek, az ettôl való eltérést kizárólag a válságkezelô törzs vezetôje, illetve a MÁV Kommunikációs igazgatósága az adott társaság vezetôjével egyeztetve hagyhatja jóvá. A társaságok munkavállalói valamennyi belsô kommunikációs kérdésben kötelesek folyamatosan egyeztetni a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóságával, annak munkáját segíteni, valamint tudomására hozni mindazon tényeket, információkat, amelyek bármilyen kihatással lehetnek a belsô kommunikációs tevékenységre. 4.7.26. Válsághelyzetben az adott szervezet nevében kiadott belsô vállalati lapok, hírlevelek, kiadványok, intranetes és más IT felületek, faliújságok, a válsággal kapcsolatos szóbeli tájékoztató fórumok, értekezletek, továbbá minden egyéb, a belsô közvélemény (a munkavállalók, vezetôk) tájékoztatására szolgáló kommunikációs csatornán történô tájékoztatás kizárólag a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóságának elôzetes engedélyével történhet. A MÁV Csoport bármely tagjához, a MÁV Zrt. bármely szervezeti egységéhez érkezô, belsô tájékoztatási igényre vonatkozó megkeresést azonnal a MÁV Zrt. Kommunikációs igazgatóságához kell irányítani: írásban a [email protected] címre és/vagy az Igazgatóság telefonszámának megadása révén. 4.7.27. A munkavállalói érdekképviseleti szervezetek tájékoztatását a válságkezelô törzs vezetôjének elôzetes engedélye alapján és a kommunikációs igazgató elôzetes tájékoztatása mellett a humánerôforrás igazgató végzi. 4.8. Külön rendelkezések 4.8.1. A jövôben hatályba lépô, válságkezeléssel kapcsolatos utasításokban, vagy a hatályos utasítások módosítása esetén rendelkezni kell arról, hogy az utasítás a válságkezelési dokumentáció része. 4.8.2. A válsághelyzetek kommunikációjának eljárási rendjét, a válságkommunikáció során alkalmazandó szabályokat a MÁV Zrt. kommunikációs igazgatója Válságkommunikációs Kézikönyvben szabályozza.

111

Ennek betartatása, aktualizálása a MÁV Zrt. Kommunikációs Igazgatóság feladata. 4.8.3. Felhatalmazom a MÁV Zrt. biztonsági igazgatóját, hogy a MÁV társaságoknál ellenôrizze ezen utasítás hatályosulását, szükség szerint, de legalább évente vizsgálja felül ezen utasítás naprakészségét és szükség esetén kezdeményezze felülvizsgálatát. 4.8.4. Az Értesítési rendben (1. sz. melléklet) meghatározott munkakörökben, vagy a szervezetek feladataiban történô változás esetén az értesítési rend módosításáról a MÁV Zrt. biztonsági igazgatója átruházott hatáskörben dönt. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1. Ezen utasítással együtt kell kezelni, és a válságkezelési dokumentáció részét képezik az alábbi utasítások: a) a MÁV Zrt. válságkommunikációs kézikönyve b) F. 3. utasítás az üzemirányítási és operatív irányítási szolgálat ellátására, c) D. 4. utasítás a téli idôjárási viszonyokban követendô eljárás rendjérôl, d) F. 10. utasítás a védett vezetôk utazásainak bonyolítására, e) válságkezelési terv kiégett, illetve friss nukleáris fûtôanyag fuvarozása, nukleáris baleset esetén, f) 42/2012. (VIII. 17. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt-nél foglalkoztatott munkavállalók rendkívüli munkavégzésének, valamint a készenlét és ügyelet elrendelésének szabályozására, g) 1/2013. (II. 01. MÁV Ért. 4.) ÁVIGH számú üzletági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás az állomási végrehajtási utasítások egységes szerkezetben történô összeállításáról, felülvizsgálatáról és jóváhagyásáról, h) 17/2006. (IV. 14. MÁV Ért. 15.) VIGH számú általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a magyarországi folyókon levonuló árvizek vasútvonalakat károsító hatásainak mérséklésére, i) 12/2013. (II. 22. MÁV Ért. 6.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. Informatikai Biztonsági Szabályzatáról, j) 10/2011. (IV. 01. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. közbiztonsági terve a nagy közbiztonsági kockázattal járó veszélyes árukkal történô visszaélések fuvarozás közbeni megakadályozásáról szóló 31/2006. (III. 25.) VIGH számú általános vezérigazgató-helyettesi utasítás, k) 33/2009. (V. 1. MÁV Ért. 15.) VIG számú vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. katasztrófavédelmi és polgári védelmi feladatainak ellátására, l) a 34/2010. (VI. 11. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói és a 16/2009. (II. 13. MÁV Ért. 6.) VIG számú vezérigazgatói utasításokkal módosított, a mûszaki mentésrôl és segélynyújtásról szóló 20/2006. (V. 26. MÁV Ért. 21.) VIGH számú általános vezérigazgató-helyettesi utasítás,

112


m) 21/2006. (V. 26. MÁV Ért 21.) VIGH számú általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Zrt. környezetvédelmi utasításáról, n) 23/2013. (IV. 5. MÁV Ért. 11.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás a közszolgáltatás keretében nyújtott utastájékoztatás normatív elôírásairól és azok alkalmazásának normál üzemi körülmények között, valamint rendkívüli esemény bekövetkezésérôl (egységes szerkezetben a 23/2011. (VI. 3. MÁV Ért. 13.) EVIG utasítással), o) 5/2010. (I. 29. MÁV Ért. 2. EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. külsô kommunikációs tevékenységérôl és a csoportszintû kommunikáció elveirôl, p) 9/2011. (IV. 01. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás a MÁV Csoport q) influenza pandémiás tervének kiadásáról szóló 49/2009. (VII. 10. MÁV Ért. 22.) VIG számú utasítás, r) Balesetvizsgálati Utasítás: 56/2012. (XI. 23. MÁV Ért. 26.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás, s) 28/2012. (V. 18. MÁV Ért. 12.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás a vonatok pontosságának értékelésére és elemzésére, valamint a rendkívüli események információinak kezelésére és elemzésére. t) 55/2012. (XI.23. MÁV Ért. 26.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás: A MÁV Zrt. Tûzvédelmi szabályzata. 5.2. Ezen utasítás hatályba lépésével egyidejûleg hatályát veszti a MÁV csoport válságkezelési és válságkommunikációs feladatairól szóló 8/2011. (IV. 1. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás, valamint a MÁV csoport válságkezelési és válságkommunikációs feladatairól szóló 8/2011. (IV. 1. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás 1. számú módosításáról szóló 48/2012. (IX. 7. MÁV Ért. 21.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS, FELHATALMAZÁS 6.1. Az utasítás közzététele napján lép hatályba. 6.2. A MÁV társaságok vezetôi ezen utasítással összhangban munkautasításban szabályozhatják az irányításuk alatt álló társaság belsô értesítési rendjét. 6.3. A MÁV Zrt. fôtevékenységi kör vezetôk, valamint a MÁV társaságok vezetôi a MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóság koordinálásával gondoskodjanak, hogy az utasítás rendelkezéseit a munkavállalók a rájuk vonatkozó mértékben megismerjék, tájékozottak legyenek a munkakörnyezetükben lévô, illetve a munkakörnyezetüket veszélyeztetô veszélyforrásokról, ismerjék az irányadó védekezési szabályokat, az eljárási és tájékoztatási rendet. 6.4. A MÁV Zrt. biztonsági igazgatója szükség szerint, de legalább évente szervezzen gyakorlatot ezen utasításban meghatározott, a MÁV társaságok tevékenysége szempontjából meghatározó rendkívüli esemény esetén végrehajtandó feladatok gyakoroltatására, beleértve a

1. szám

vasúti mentést és segélynyújtást, a külsô szervezetekkel történô együttmûködést is. 6.5. A jelen szabályzat által érintett, az 5.1. pontban felsorolt belsô utasítások kiadásáért felelôs vezetôk gondoskodjanak azok szükség szerinti módosításáról. 7.0. MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: értesítési rend a jelentési, tájékoztatási kötelezettség teljesítésére rendkívüli esemény esetén és válsághelyzetben, vonat feltartóztatása esetén követendô eljárás. 2. számú melléklet: a válságkezelés feladatai terrorcselekmény, közveszéllyel (bombával, robbantással) fenyegetés esetén. Dávid Ilona s.k. elnök-vezérigazgató

1. szám


113

1. számú melléklet

Értesítési rend a jelentési, tájékoztatási kötelezettség teljesítésére rendkívüli esemény esetén és válsághelyzetben, vonat feltartóztatása esetén követendô eljárás A MÁV Zrt. hálózatán bekövetkezett rendkívüli események bejelentésére, valamint az értesítendôk körére vonatkozó egységes értesítési rendben elôírt kötelezettségek kiterjednek a MÁV Csoport társaságainak valamennyi szervezetére és munkavállalójára. Követelmény, hogy a bejelentések és értesítések rendje elsôdlegesen a forgalom irányítását és szervezését végzôkön keresztül történjen. Ennek kell érvényesülnie ahhoz, hogy az elsôdleges intézkedések, a további veszélyek megelôzése, a vizsgálati és segélynyújtási feladatok mielôbb megkezdôdjenek. A jelentések pontossága meghatározza az irányítási szintû intézkedések hatékonyságát, ezért elvárás, hogy azok a tényhelyzetrôl, következményekrôl megfelelô információt nyújtsanak. A MÁV Csoport társaságai operatív szakmai irányítóinak az alapvetô célnak alárendelten, a legszorosabb együttmûködésben kell az intézkedéseket megtenniük az üzemirányítással, segítve a forgalmi zavar mérséklését, az utasok és fuvarozott áruk biztonságának megôrzését, az eszközök védelmét, a pálya mielôbbi felszabadítását. 1. Általános rendelkezések 1.1 Az Utasítás 1. számú melléklete azoknak a rendkívüli eseményeknek az értesítési, bejelentési kötelezettségeit tartalmazza, melyek a vasútüzem lebonyolítása, vagy kiszolgálása közben fordulnak elô és a vasúti forgalom folyamatosságát, az üzemi tevékenységeket megzavarják, vagy lehetetlenné teszik, esetenként pedig válsághelyzetet idézhetnek elô. Nem tartalmazza az Utasítás 3.2 pontjában meghatározott rendkívüli események közül azokat, melyek kezelése a vasúti forgalom lebonyolítását válsághelyzet esetén sem befolyásolják. 1.2. A MÁV Csoportba tartozó társaságok saját belsô értesítési rendje ezen utasítás 1. sz. mellékletében szabályozottakra épülhet, de attól nem térhet el, legfeljebb azt kiegészítheti. 1.3. A jelentés (bejelentés) tartalmát, ami magában foglalja az esemény következményeire vonatkozó információkat is, az Utasítás 5.1. pontjában meghatározott utasítások szabályozzák. 2. A szolgálati helyek jelentési, értesítési feladatai 2.1. Az eseményt észlelô munkavállaló köteles haladéktalanul jelenteni — a távközlési és más értesítési lehetôségektôl függôen — a leggyorsabban elérhetô szolgálati hely vezetôjének (megbízottjának) a vasútüzem biztonságát veszélyeztetô eseményt, így — a balesetet és veszélyeztetést, – a vasúti közlekedés biztonsága elleni szándékos, vagy gondatlan cselekményt, vasúti jármû hatalomba kerítését, – a tûzesetet, robbanást, – a veszélyes áru ellenôrizetlen szabadba jutását, vegyi szennyezôdést, – környezetszennyezést, – a forgalmi, vagy mûszaki nehézményt, a vonatközlekedést befolyásoló egyéb rendellenességet, – személyszállító vonat huzamosabb ideig tartó, vagy közfeltûnést keltô feltartóztatását, nyílt vonalon történô veszteglését, – a vasút területén tartózkodók sérelmére elkövetett lopást, rablást, kifosztást, illetve más erôszakos (pl. garázdaság, rendzavarás, testi sértés, stb.) bûncselekményeket, beleértve a vontató jármûveken és a személyszállító kocsikon tartózkodó személyeket is, – vasúti szolgálati helyen történt lôfegyverhasználatot, – a MÁV Csoport tulajdonában és kezelésében lévô épületek fô szerkezeti elemeinek sérülését, – sugárzó anyag, beavatkozást igénylô sugárszennyezôdés észlelését, – informatikai rendszerek elleni vírustámadást, hacker betörést, a rendszerek károsítását, összeomlását, adatok elvesztését, rosszhiszemû megváltoztatását, – a vasútüzem biztonságát, a személy és vagyonbiztonságot sértô vagy veszélyeztetô, elháríthatatlan külsô okból bekövetkezett eseményt (pl. árvíz, belvíz, földrengés, földcsuszamlás, talaj erózió, fokozott havazás, viharkár, nukleáris veszély, járvány veszély), – munkabalesetet, – a MÁV társaságok vagyonát sértô, vagy azt veszélyeztetô eseményeket, a közlekedô, feltartóztatott, feloszlatott vonaton fuvarozott árut érintô lopást (dézsmálást), rongálást, – a nagy kockázattal járó veszélyes árut szállító áruszállító kocsi kocsizárának sérülését, vagy hiányát,

114


1. szám

– a MÁV társaságok területén tartózkodók sérelmére a szolgálatellátás során tudomására jutott, valamint a MÁV társaságok sérelmére elkövetett bûncselekményeket, szabálysértéseket, – terrorcselekmény elkövetésére vonatkozó információkat, közveszéllyel fenyegetést, közveszély okozását, – a MÁV csoport mûködési körén kívüli események, melyek jelentôs hatással vannak az üzemviteli rendre (vasúti pálya közelében lévô ipari létesítményekben kialakult válsághelyzet vagy válság, a lakosság vasúton történô kitelepítésének szükségessége, stb.), – az Alaptörvényben meghatározott szükségállapot vagy a rendkívüli állapot, a katasztrófák elleni védekezés irányításáról, szervezetérôl és a veszélyes anyagokkal kapcsolatos súlyos balesetek elleni védekezésrôl szóló 1999. évi LXXIV. törvény szerinti katasztrófa, továbbá a polgári védelemrôl szóló 1996. évi XXXVII. törvényben meghatározott veszélyhelyzet kihirdetését. 2.2. A rendkívüli eseményt a szolgálati hely vezetôje vagy annak megbízottja, nyílt vonalon bekövetkezett rendkívüli eseményt, annak ismert hatását, következményét az értesített állomás vezetôje vagy annak megbízottja köteles az 1/A. számú melléklet szerint haladéktalanul bejelenteni. A területi fôüzemirányítónak jelenteni kell a tudomására jutott egyéb rendkívüli eseményt és annak ismert hatását, következményét is. (1/B.-C.-D. mellékletben megjelölt események) Az azonnali intézkedést (mentést) igénylô esetekben a mentést, elhárítást, illetve azokban közremûködô szervek értesítését a területi fôüzemirányítóval egyeztetve kell végrehajtani. 2.3. Ha a rendkívüli esemény két szolgálati hely között történt, a bejelentést azon szolgálati hely forgalmi vezetôje (megbízottja) köteles megtenni, aki az eseményrôl elôször tudomást szerzett. A vonatszemélyzet jelentése, vagy bármilyen okból, ha a bekövetkezett rendkívüli eseményrôl a területi fôüzemirányító, vagy a forgalmi vonalirányító, KÖFI vonalon a központi forgalomirányító kapott információt, akkor köteles a baleset helyszínétôl számított szomszéd állomásokat errôl értesíteni. Két-, vagy több vágányú pályán, párhuzamos egyvágányú pályán a szomszédos vágányon már útban lévô vonat személyzetét a balesetrôl a forgalmi vonalirányítónak, KÖFI vonalon a központi forgalomirányítónak kell értesítenie. 2.4. A jelentési kötelezettség akkor is fennáll, ha az észlelt rendkívüli esemény nem azt a társaságot, szervezeti egységet, létesítményt, eszközt, technológiai folyamatot, tevékenységet stb. érinti, amelyhez az észlelô személy munkakörileg tartozik, vagy amelyhez munkavégzésre beosztották. A jelentésre kötelezetteknek a jelentések, értesítések továbbításában együttmûködési, segítségnyújtási kötelezettsége van. 2.5. A szolgálati hely vezetôje (megbízottja), nyíltvonalon bekövetkezett baleset esetén az értesített állomás forgalmi vezetôje, (megbízottja) az eseményt köteles haladéktalanul jelenteni: – azonnali intézkedést (mentést) igénylô esetben a katasztrófavédelemnek, mentôszolgálatnak, tûzoltóságnak, rendôrségnek, Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Fôfelügyelôségnek, – területi fôüzemirányítónak, vagy a forgalmi vonalirányítónak, – a MÁV Zrt. Balesetvizsgálati Utasításában (a továbbiakban: BVU) meghatározott. pontjában meghatározott egyéb vasúti és MÁV-on kívüli szervezeteknek. 2.6. Munkabaleset esetén a sérült személy munkáltatói jogkört gyakorló szervezeti egység vezetôjének bejelentési kötelezettségét, a bejelentés tartamát külön utasítás — jelenleg a MÁV Zrt. Munkavédelmi Szabályzata szabályozza. 2.7. A huzamosabb idôre feltartóztatott és/vagy nyílt vonalon veszteglô személyszállító vonatokkal kapcsolatos jelentési feladatokat az 5. pont tartalmazza. 3. A területi fôüzemirányító és az operatív területi szintû irányítók feladatai 3.1. A területi fôüzemirányító a tudomására jutott rendkívüli eseményrôl az 1/B. számú melléklet szerint — az F3. Utasításban szabályozott üzemirányítási feladatai mellett — köteles: a) ellátni a 2.3. pontban szabályozott, értesítési feladatokat, amennyiben a balesetet a vonatszemélyzet neki jelentette, b)értesíteni az 1/B. számú mellékletben meghatározott eseményekrôl a Biztonsági Igazgatóság területileg illetékes területi vasútbiztonsági szervezetét (készenléti szolgálatot ellátó munkavállalóját), c) jelenteni az eseményeket a hálózati fôüzemirányítónak, illetve a rendkívüli helyzeteket kezelô irányítónak, d) értesíteni az eseményekrôl a vasútüzemben keletkezett egyéb zavarokról — a MÁV csoportba tartozó vasúti társaság(ok) területileg illetékes fôirányítóit, diszpécsereit és a villamos üzem irányítót, — a vasúti pályahálózatot hálózat-hozzáférési szerzôdés alapján használó, az eseményben érintett más vállalkozó vasúti társaságok irányító szolgálatát (forgalmi ügyekben illetékes kapcsolattartóját),

1. szám


115

e) egyeztetni a rendkívüli eseménnyel összefüggô, a személyvonati forgalmat érintô intézkedéseket a területi személyszállítási fôirányítóval, a forgalmi vonalirányítók útján gondoskodni az érintett állomások forgalmi szolgálatevôinek, közvetve az utasok tájékoztatására, f) értesíteni a halálos munkabalesetrôl a területileg illetékes rendôrkapitányságot, a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Humán Üzletág Területi Szolgáltató Központ vezetôjét és a baleset helye szerint illetékes Regionális Munkavédelmi Felügyelôséget, g) értesíteni a kárhelyparancsnokot minden olyan rendkívüli eseményrôl, amelyek következményeként vonal-vagy pályaelzárás, huzamosabb ideig tartó vagy közfeltûnést keltôvonat-feltartóztatás történt, továbbá a kárhelyparancsnok-helyettest, ha a rendkívüli esemény miatt mûszaki mentô és segítségnyújtó egység riasztása szükséges a személyek mentéséhez, illetve a pályaelzárás megszüntetéséhez. (Mûszaki, Mentési és Segélynyújtási Utasítás, a továbbiakban MMS Ut.), h) értesíteni a kárhelyparancsnok kérésére a szakmai helyreállítás vezetôt, amennyiben a helyreállítás egy szakmai szervezet felelôsségi körébe tartozik (MMS Ut.), i) együttmûködni a MÁV csoportba tartozó vasúti társaságok területi operatív fôirányítóival, diszpécsereivel, a vasúti hálózatot hálózat-hozzáférési szerzôdés alapján használó más vasúti társaságok irányító szolgálatával, ügyeletesével (forgalmi ügyekben illetékes kapcsolattartóival) a biztonsági eseményekkel kapcsolatos intézkedések megtételében; j) kapcsolatot tartani a MÁV Zrt-n kívüli, a mentést, elhárítást végzô, illetve abban közremûködô hatóságokkal, szervezetekkel (az 1/A. mellékletben megjelölt szervezetek stb.), k) megtenni a központi vagy területi válságtörzs döntésének megfelelô értesítéseket, intézkedéseket, l) értesíteni a területileg illetékes katasztrófavédelmi igazgatóságot és a rendkívüli helyzeteket kezelô irányítót, ha nyílt vonalon feltartóztatott személyszállító vonat utasának mentése szükséges, illetve a vonat huzamosabb ideig tartó veszteglésérôl, ha — a vonat nyílt vonalon történô veszteglésének idôtartama elôre várhatóan meghaladja a 120 percet, vagy nem haladja meg, de az idôjárási viszonyok miatt vagy más okból az utasok rendkívüli segítségre szorulnak, — nyílt vonalon utas-átszállítás, utasok mentése szükséges, a vonaton gyermekkorúak, mozgásukban akadályozott személyek vannak, A hálózati fôüzemirányítót, illetve a rendkívüli helyzeteket kezelô irányítót a jelentett eseményhez kapcsolódóan folyamatosan tájékoztatni kell az esemény hatásában, következményében beállt változásokról, a tett intézkedésekrôl, továbbá minden olyan körülményrôl, amely hatással lehet a vonatközlekedésre, az utasok és a vasúti közlekedés biztonságára. 3.2. A forgalmi vonalirányító az áruszállító vonat forgalmi okból történô, 120 percet meghaladó feltartóztatása, feloszlatása esetén haladéktalanul értesíteni köteles az érintett vasútvállalat irányító szolgálatát, ügyeletesét (forgalmi ügyekben illetékes kapcsolattartóját) a vonat számáról, a feloszlatás helyérôl, idôpontjáról, tartózkodási helyérôl. 3.3. A MÁV Csoportba tartozó társaságok területi operatív fôirányítói, diszpécserei, villamos üzemirányítói kötelesek: – megtenni a szakmai belsô szabályozás szerinti belsô szabályozás szerinti értesítéseket, riasztásokat, – értesíteni a szakmai helyreállítás vezetôt, – folyamatos kapcsolatot tartani a szakmai helyreállítás-vezetôvel, – beszámolni az intézkedéseirôl a szakmailag illetékes hálózati szintû fôirányítónak, diszpécsernek, – együttmûködni az információszerzésben, értesítésekben a területi fôüzemirányítóval, – biztosítani a mûszaki mentéshez, a helyreállításhoz a feltételeket. 3.4. A személy- és vagyonbiztonságot érintô biztonsági események esetén a területi fôüzemirányító az 1/B. melléklet szerint értesítse a MÁV Zrt. területén a fegyveres biztonsági ôri személy- és vagyonvédelmi feladatokat ellátó szervezet (jelenleg: MÁV Vasútôr Kft.) központi ügyeleti szolgálatát. 4. A hálózati fôüzemirányító, rendkívüli helyzeteket kezelô, irányító és a hálózati szintû operatív szakmai irányítók értesítési feladatai 4.1. A hálózati fôüzemirányító — az F3. Utasításban szabályozott üzemirányítási feladatai mellett — a rendkívüli eseményekkel kapcsolatos intézkedéseit elôzetesen egyeztetni köteles a MÁV csoportba tartozó vasúti társaságok operatív hálózati fôirányítóival, diszpécsereivel, a vasúti pályahálózatot hálózat-hozzáférési szerzôdés alapján használó más vasútvállalatok irányító szolgálatával, ügyeletesével (forgalmi ügyekben illetékes kapcsolattartóival). Az egyeztetést követô döntései egyaránt kiterjednek az üzem- és a MÁV társaságok operatív szakmai irányítóira.

116


1. szám

4.2. A hálózati fôüzemirányító felelôs, – az 1/C.-1/D. számú mellékletekben elôírt értesítéseknek a rendkívüli helyzeteket kezelô irányító általi végrehajtásáért, – a hálózati szintû operatív szakmai irányítókkal történô folyamatos kapcsolattartásért, utastájékoztatáshoz szükséges információk továbbításáért, az egyes szakmai területek érdekeltségétôl független döntések meghozataláért. A hálózati fôüzemirányító döntései valamennyi operatív szakmai irányító részére kötelezô érvényû. 4.3. A rendkívüli helyzeteket kezelô irányító — az F3. Utasításban szabályozott üzemirányítási feladatai mellett — köteles: – az elôírt értesítéseket az 1/C.-1/D. számú melléklet szerint végrehajtani, –a vonatforgalmat akadályozó, a vonal- és pályaelzárás miatt az elôre nem tervezett vágányzárakra bevezetendô forgalomszabályozási intézkedésekrôl, vonatfeltartóztatásról tájékoztatni a MÁV csoportba tartozó társaságok operatív hálózati fôirányítóit, a vasúti hálózatot hálózat-hozzáférési szerzôdés alapján használó más vállalkozó vasúti társaságok irányító szolgálatát (forgalmi ügyekben illetékes kapcsolattartóját), – a rendkívüli eseményben érintett MÁV Csoportba tartozó társaságok operatív irányító szolgálatait értesíteni, – amennyiben a rendkívüli esemény következményei a vasút üzemben tartásához szükséges eszköz tulajdonosát is érintik, az eszköz tulajdonosának illetékes szervezetét értesíteni (MMS utasítás), – a mûszaki mentô és segélynyújtó egység szükségessége, valamint veszélyes áru ellenôrizetlen szabadba jutása esetén a hálózati gépészeti diszpécsert értesíteni, – a Balesetvizsgálati Utasításban, valamint az MMS utasításban elôírt, hatáskörébe tartozó intézkedéseket a vonatforgalom fenntartására megtenni, – az elhárításban és a helyreállításban érintett MÁV Csoportba tartozó társaságok operatív fôirányítóit, diszpécsereit értesíteni. Intézkedéseit koordinálni köteles a területi fôüzemirányítóval, valamint a MÁV Csoportba tartozó társaságok hálózati operatív fôirányítóival, diszpécsereivel, villamos üzemirányítójával, – folyamatos kapcsolatot tartani: - a MÁV Csoportba tartozó társaságok hálózati operatív fôirányítóival, diszpécsereivel, - a vasúti hálózatot hálózat-hozzáférési szerzôdés alapján használó más vasútvállalatok irányító szolgálatával, ügyeletesével (forgalmi ügyekben illetékes kapcsolattartóival), - a kárhelyparancsnokkal, kárhelyparancsnok-helyettessel/ szakmai helyreállítás vezetôvel/ zavar-elhárítás helyszíni vezetôjével, - a Közlekedésbiztonsági Szervezettel, - a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Fôügyeletével, - az ORFK Fôügyeletével, - a BM Országos Katasztrófavédelmi Fôigazgatóság Fôügyeletével, - az MH Katonai Közlekedési Diszpécser Szolgálatával, - Alkotmányvédelmi Hivatallal, - esetenként más MÁV Zrt-n kívüli szervezetekkel, – a központi válságtörzs döntéseinek megfelelô értesítéseket, intézkedéseket megtenni. 4.4. Az értesítések rendje Az Utasítás 1/A. számú mellékletében szabályozott értesítéseket távbeszélô készüléken, szóban kell végrehajtani. Az Utasítás 1/B. számú mellékletében szabályozott értesítéseknél a területi vasútbiztonsági szervezet, a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatóságai és — munkabaleset, veszélyes áru szabadba jutása esetén — a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. területi szolgáltató központ vezetôjének (készenlétesének) értesítése SMS-ben is történhet. Az Utasítás 1/C. és 1/D. számú mellékletében szabályozott értesítési rendben a vezetôk, az ügyeleti, készenléti szolgálatot ellátó személyek, MÁV szervezetek értesítése telefonon szóban, illetve SMS-ben, valamint e-mail küldésével is történhet. Ettôl eltérôen az egyéb értesítési forma mellett telefonon, élôszóban is jelentést kell tenni az Utasítás 4.2.3.c) pontjában meghatározott vezetôknek, az ott meghatározottak és az 1/C. számú melléklet szerint, továbbá a MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság Forgalmi osztály valamint a Forgalmi üzemirányítási osztály vezetôjének közlekedô vonat súlyos balesetérôl vagy egyéb más súlyos, közfeltûnést keltô esemény bekövetkezésérôl. Az Utasítás 1/B., 1/C. és 1/D. számú mellékletében szabályozott értesítési rendben a MÁV RT-N és a MÁV Csoportba tartozó társaságokon kívüli szervezeteket telefonon, élôszóban kell értesíteni. Ettôl eltérôen az értesítés SMS-ben, illetve e-mailben is történhet, elôzetes, írásban történô megállapodás alapján. A megállapodás megkötésére az Üzemirányító Központ vezetôje jogosult. 4.5. A MÁV Csoportba tartozó társaságok hálózati operatív fôirányítói, diszpécserei, villamos üzemirányítója kötelesek – felügyelni, illetve megtenni a szakmai belsô szabályozás szerinti értesítések végrehajtását, – folyamatos kapcsolatot tartani a szakmailag illetékes operatív hálózati fôirányítóval, diszpécserrel és villamos üzemirányítóval,

1. szám


117

– együttmûködni a hálózati fôüzemirányítóval, rendkívüli helyzeteket kezelô irányítóval és a döntéseknek megfelelô szakmai intézkedéseket megtenni, – koordinálni a több szakmai körzethatárra kiterjedô intézkedések megtételét, – a hálózati fôüzemirányítót tájékoztatni az utastájékoztatáshoz szükséges információkról, illetve azokat továbbítani az utastájékoztatást végzô vonatszemélyzetnek. 4.6. Az Utasítás 1/C. és 1/D melléklete szerint a MÁVINFORM értesítése során biztosítani kell az utasokat érintô, az utasok tájékoztatásához szükséges információkat is. (Késés oka, várható idôtartama, ez milyen hatással van a vonalon közlekedô más vonatokra; vonatkimaradás esetén az utasok melyik vonattal utazhatnak tovább, annak megállóhelyei; a vonatcsatlakozás lehetôségei; a vonatforgalom helyreállításának várható idôpontja.) 5. Értesítési és intézkedési rend a személyszállító vonatok huzamosabb ideig tartó, vagy közfeltûnést keltô feltartóztatása, nyílt vonalon történô veszteglése esetén, az utasok ellátásával kapcsolatos feladatok 5.1. Amennyiben a vonatközlekedést érintô esemény miatt a vonat huzamosabb ideig veszteglésre kényszerül, az utasítás rendelkezéseit az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni. 5.2. A vonatkísérô személyzet feladatai 5.2.1. Amennyiben a személyszállító vonat nyílt vonalon bármilyen okból megáll és ott tartózkodási ideje elôre láthatóan 120 percnél tovább tart, vagy a veszteglés idôtartama bizonytalan, vagy a rendkívüli idôjárási viszonyok miatt az utasok rendkívüli segítségre szorulnak, kezdeményezni kell a szerelvény visszahúzását, vagy elôfogatolását és olyan, peronnal ellátott vonalszakaszra történô továbbítását, ahol az utasok biztonságosan le tudnak szállni, vagy az utasok másik vonatra történô átszállítását, az utasok ellátását biztosítani lehet, 5.2.2. A vonat elôfogatolásának, visszahúzásának vagy az utasok átszállításának kezdeményezése és az erre vonatkozó döntés meghozatalának megalapozottsága érdekében a vezetô jegyvizsgáló — a többi jegyvizsgáló, a mozdonyvezetô bevonásával — állapítsa meg: a) a vonat megállásának közvetlen okát, b) a vonat pontos tartózkodási helyét, a) helyszíni információszerzéssel (kárhelyparancsnok, kárhelyparancsnok-helyettes, szakmai helyreállítás vezetô, zavarelhárítás vezetô, balesetvizsgáló) a vonat várható veszteglésének idôtartamát, a továbbközlekedés várható idôpontját, b) amennyiben a távolbalátás korlátozott, annak mértékét, c) utasok számát, összetételét (felnôttek, gyermekek, idôskorúak száma, van-e a vonaton azonnali segítségre (orvosi ellátásra) szoruló személy, elôrehaladott állapotban lévô terhes nô, d) a vonaton meglévô szolgáltatások mûködôképességét (büfé kocsi, fûtés, hûtés), e) a rendkívüli megállás következményeit (pl.: van-e lelógó vezeték, hol van a baleset áldozata, vannak-e roncsok, ütött-e ki tûz, stb.), f) a napszak adottságai alapján — és a szabadlátás keretei között — a feltartóztatás helye közúton megközelíthetô-e, van-e a közelben szilárd burkolatú út (útátjáró), illetve az körülbelül milyen távolságra van, g) a pálya melletti talaj járhatósága, az utasok közlekedését akadályozó tényezôk a vonat mellett (növényzet, egyenetlen talaj), h) a megállás helyén az utasokat ki lehet-e szállítani, vagy ôket a vonatban kell tartani. (Ez attól függ, hogy mikor vannak kisebb veszélyben. Pl.: jármûtûz esetén el kell hagyniuk az égô vonatot, a közelben lelógó felsô vezeték esetén viszont nem szabad megengedni, hogy kiszálljanak, amíg nincs leföldelve.), i) van-e olyan körülmény, ami az utasok másik vonatra történô átszállását akadályozza (5.5.3. pont), j) a rendelkezésére álló információk alapján lehetségesnek tartja-e a nyílt vonalon az utasok másik vonatra történô átszállítását, k) szükség van-e a katasztrófavédelem segítségére, l) az utasok igényét, átszállást nem vállalók számát, „visszamaradó” értékek ôrzésére, vagyonvédelmére szükség van-e, és jelentse — szükség esetén a mozdonyvezetô útján — a területi személyszállítási fôirányítónak. 5.2.3. A vezetô jegyvizsgáló — a többi jegyvizsgáló bevonásával — tájékoztassa az utasokat az eseményrôl, a továbbindulás várható idejérôl, a vonat elhagyásának veszélyeirôl, annak tilalmáról. A tájékoztatást rendszeresen, az utasok igénye szerint, de legalább 10 percenként meg kell ismételni, kiegészítve a továbbindulás — általa ismert, vagy kapott információ alapján — várható idôpontjára és módjára, esetlegesen az átszállás lehetôségére. Ha a vonaton van mûködô hangos utas-tájékoztató berendezés, azt kell használni az utasok tájékoztatására. Az utas személyes érdeklôdése esetén a tájékoztatást, a rendelkezésre álló információk felhasználásával meg kell adni.

118


1. szám

5.2.4. Az utasok tájékoztatásával egyidejûleg a vonatszemélyzet gondoskodjon a) a kocsik világítási kapcsolóinak félállásba kapcsolására, úgy, hogy a felszálló ajtók környékén megfelelô legyen a megvilágítás, b) a fûtés és a klímaberendezés kikapcsolására, c) a mûszaki elôírások betartásával az akkumulátor kímélésére, ha felsôvezetéki zavar várható (villamos vontatás esetén). Az a) és b) pont rendelkezését csak akkor kell alkalmazni, ha nincs a felsôvezetékrôl vagy a dízel vontatójármûrôl energia betáplálás. 5.3. Az operatív irányítás feladatai 5.3.1. Értékelje a vonatszemélyzettôl kapott információkat, és azokat szükség szerint egészítse ki más csatornákon (kárhelyparancsnok, kárhelyparancsnok-helyettes, szakmai helyreállítás vezetô, zavarelhárítás vezetô, balesetvizsgáló) beszerezhetô információkkal 5.3.2. A forgalmi vonalirányító a területi fôüzemirányító, a területi személyszállítási fôirányító és a hálózati személyszállítási fôirányító bevonásával, velük egyeztetve folyamatosan pontosítsa a vonat várható veszteglésének idôtartamát. A veszteglés várható idôtartamának megállapításához figyelembe veendô tényezôk: a) a vonaton vagy a vonatközlekedéssel összefüggésben történt-e személyi sérülés, a sérültek száma, b) szükséges-e (történik-e) üzembentartói, rendôrségi, közlekedésbiztonsági szervezet általi helyszínelés, a helyszínelô bizottság kiérkezésének várható idôpontja, a helyszínelés várható idôtartama. Több szervezet helyszínelése esetén az adatokat külön-külön kell értékelni. c) történt-e siklás, a siklott kocsik száma, d) a vasúti jármû mûködôképes-e, e) szükséges-e bármilyen jellegû mûszaki segítségnyújtás vagy mentés, f) a segítségnyújtó és mentô egység helyszínre érkezésének várható idôpontja, a mentés várható idôtartama. 5.3.3. A forgalmi vonalirányító a kiegészítô információkról tájékoztassa a személyszállítási fôirányítót és a területi fôüzemirányítót. A vonatszemélyzet tájékoztatása a személyszállítási fôirányító, a rendkívüli eseményeket kezelô fôirányító tájékoztatása a területi fôüzemirányító feladata. 5.3.4. A forgalmi vonalirányító a) ellenôrizze a vonat pontos tartózkodási helyére vonatkozó információ pontosságát, a vonatnak a szomszédos állomásoktól, megállóhelyektôl való távolságát, tisztázza a közúton történô megközelíthetôségének útvonalát, az illetékes személyszállító központ székhelyétôl való elérhetôségének távolságát és várható idôtartamát, b) értékelje a kialakult helyzetet, a nyílt vonali átszállítás lebonyolíthatóságára vonatkozó információkat, mérlegelje, hogy várhatóan a hibaelhárítás, vagy a nyílt vonali pálya felszabadításához a segélymozdony megérkezése fog-e rövidebb ideig tartani, vagy célszerûbb a nyílt vonali átszállítást lebonyolítani, c) gondoskodjon, hogy a felvevô vonat legkésôbb az utolsó érintett állomáson írásbeli rendelkezést kapjon a nyílt vonali utas-felvételrôl. Errôl, az írásbeli rendelkezés mellett mozdonyrádión vagy mobiltelefonon elôzetes értesítést kell adni, d) a veszteglô vonat mellett elhaladó vonatok mozdonyvezetôit írásbeli rendelkezés mellett mozdonyrádión, vagy mobiltelefonon tájékoztassa a vonatveszteglés helyérôl és rendelkezzen a vonat sebességének csökkentésére, e) a veszteglô vonat és az átszállásra kijelölt vonat vágánya közötti vágányon a vonatforgalmat az átszállítás idôtartamára szüneteltesse. 5.4. A nyílt vonalon veszteglô vonat eltávolítása a vonalról, elôfogatolással vagy visszahúzással 5.4.1 Elsôdlegesen arra kell törekedni, hogy a kényszerû megállástól számított 120 percen belül a vonat tovább közlekedhessen. Amennyiben az 5.3.2. pont szerinti információk alapján erre nincs lehetôség, intézkedni kell a vonat a) elôfogatolással vagy b) visszahúzással a legközelebbi állomásra vagy megállóhelyre, vagy c) kétvágányú pályán az utasok másik vonatra történô átszállítására. 5.4.2. A központi ütközô-vonókészülékkel felszerelt motorvonatok elôfogatolásához vagy visszahúzásához - ha az nem azonos típusú motorvonattal történik - un. szükség-vonókészüléket kell alkalmazni. Motorvonatok elôfogatolással, vagy visszahúzással történô eltávolításához olyan vontatójármû küldhetô, amely alkalmas a szükségvonókészülék felszerelésére.

1. szám


119

5.4.3. Hagyományos vonókészülékkel rendelkezô vonatok esetében a) Egyvágányú pályán amennyiben lehetôség van rá, a mögöttes állomásról un. segélygépet (segélymozdonyt) kell kiküldeni a foglalt pályára, és annak a veszteglô vonattal történt összekapcsolás után, (akár még az eredeti vonómozdony leakasztásával is, ha az nem mozdítható valamilyen okból, pl. hatósági vizsgálat stb.) a veszteglô vonatot vissza kell húzni a mögöttes állomásra, vagy az elsô utas-peronnal rendelkezô megállóhelyre, ahonnan vonatpótló buszok közlekedtetése lehetséges. a) Amennyiben egyvágányú pályán a veszteglô szerelvény nem mozdítható, meg kell vizsgálni annak lehetôségét, hogy a mögöttes állomásról tolt menetben közlekedjen a nyílt vonalra a felvevô vonat, és azt össze kell kapcsolni az ott álló szerelvénnyel. Az átjáró ajtókat meg kell nyitni és az utasokat át kell szállítani. Az átszállítás után szét kell kapcsolni, az utolsó kocsi átjáró ajtaját le kell zárni és húzva vissza kell indítani a mögöttes állomásra, vagy peronnal rendelkezô megállóhelyre. b) Ha tolt menetben nem lehetséges a veszteglô vonat megközelítése, (pl. figyelô dolgozó hiánya, nyílt vonali útátjárók, stb.) és a veszteglô vonat mögötti rész járható, lehetôség van „felvevô” vonat indítására úgy, hogy azon vonó és toló mozdony is legyen, vagy rendelkezésre áll ingavonati szerelvény, vagy motorvonat, akkor ezekkel kell a veszteglô vonatot megközelíteni, az utasokat átszállítani, majd elszállítani a nyílt vonalról (ha a le- és felszállításuk biztosítható, vagy a katasztrófavédelem ezt biztosítja, segíti). 5.5. Az utasok átszállítása 5.5.1. Az utasok átszállítására akkor kerülhet sor, ha a közlekedésében akadályozott vonat elôfogatolással vagy visszahúzással történô eltávolítása 120 percen belül nem lehetséges, megvannak az utasok átszállításának feltételei, az átszállás nem ütközik az 5.5.3. pontba. 5.5.2. Az utasok másik vonatra történô átszállítását (a nyílt vonali átszállást) a forgalmi vonalirányító és a személyszállítási fôirányító egybehangzó egyetértése és engedélye esetén lehet lebonyolítani. Kettejük eltérô állásfoglalása esetén nem szabad végrehajtani. 5.5.3. Nem engedélyezhetô az átszállás a katasztrófavédelem közremûködése nélkül: a) hidakon, felüljárókon, alagútban történt megállás esetén, b) amennyiben a felsôvezeték veszélyes közelségbe kerülhet, c) ha a vonat közelében lelógó felsô vezeték van, és azt az utasok véletlenül megközelíthetik, d) meredek pálya-töltés, egyenetlen pálya-szakasz, vagy e) vízzel elöntött pályaszakasz a leszállást, közlekedést ellehetetleníti, f) sötétben (megvilágítás nélküli pályaszakaszon), illetve a távolbalátás korlátozottsága esetén, g) kettônél több vágányú pályán, ha az utasok mindkét oldalon csak olyan vágányra tudnak leszállni, amelyen vonatok közlekedhetnek. 5.5.4. Az utas átszállását nem lehet kikényszeríteni, az utasra az átszállás érdekében nem lehet nyomást gyakorolni, de megtagadni sem. A nyílt vonalon történô átszállást nem vállaló utasokat folyamatosan tájékoztatni kell a továbbhaladás várható idôpontjáról, intézkedni kell a felügyeletük biztosításáról, értékeik megôrzésérôl (vagyonvédelmet ellátók kirendelése), továbbá a vonaton maradó utasokat egy helyre kell irányítani, elhelyezésüket biztosítani. 5.5.5. Az operatív irányítás feladatai az utasok átszállítása esetén 5. 5.5.1. Személyszállítási (vasútvállalati) fôirányító feladatai a) amennyiben a vonatszemélyzettôl beérkezett információk alapján az utasok átszállításának nincs akadálya, meg kell határozni, hogy melyik vonat, és hol álljon meg az utasok nyílt vonalon történô felvétele céljából. Ha nem a legelsô vonat van kijelölve, akkor errôl értesíteni kell a vezetô-jegyvizsgálót, hogy a kijelölt vonat megérkezéséig az utasok leszállását lehetôleg ne engedélyezze), b)rendelkezzen, hogy a „felvevô” vonatnak az elakadt vonat mellett elôre kell húznia, vagy mögötte kell megállnia, az elôzetes információkkal összhangban, valamint arról, hogy az utasok felvételét követôen a menetrendtôl eltérôen azokon az állomásokon is meg kell állnia, amelyeken a másik vonat is megállt volna. (A felvevô vonatot a közlekedésében akadályozott vonat mellett általában elôre kell húzatni, és az utasokat az elakadt vonat elôtt kell átszállítani, nem pedig mellette. Az elôre húzás azért célszerû, mivel általában a rendkívüli módon megálló vonat az esemény helyszínén túlhaladva tud csak megállni, általában a vonat mögött lehet leszakadt vezeték, baleseti áldozat, stb., elôtte viszont ritkábban fordul elô.) Olyan esetben azonban, ha ebben az irányban nagyobb a baleset veszélye, másik irányt kell választani; ehhez a pontos szelvényszámot közölni kell a segélyvonat mozdonyvezetôjével, c) egyeztetni kell, hogy addig még hány vonat van útban a szomszédos vágányon, amelyek nem fognak megállni az elakadt vonat mellett.

120


1. szám

d) figyelemmel kell lenni az utasok tájékoztatásához szükséges idôtartamra, mert a vonatszemélyzetnek ezt követôen még az utasokat fel kell készítenie az átszállásra, amihez szintén elegendô idôt kell biztosítani. Ha a „felvevô” vonat eközben odaér, az csak pánikot okozhat az utasok körében, attól tartva, hogy lemaradnak, ami kapkodáshoz vezet, és akkor nem fogják figyelembe venni a vonatszemélyzet iránymutatásait. Az operatív irányítást végzôk döntése után a személyszállítási (vasútvállalati) irányítónak kell a vonatszemélyzet felé a döntést közölnie mozdonyrádió, vagy mobiltelefon útján. A döntés közlése után az már nem vonható vissza. e) A közlekedésében akadályozott vonat személyzetét értesíteni kell arról, hogy melyik vonat fogja felvenni az utasokat, az meddig közlekedik, és mikor fog a helyszínre érni, f) a szükséges menetvonalak megrendelése. 5.5.5.2. A vonatkísérô személyzet feladatai az utasok átszállítása esetén a) az utasok nyílt vonali átszállását a személyszállítási fôirányító rendelkezése alapján lehet végrehajtani. A mozdonyvezetô köteles a döntés megerôsítését kérni a forgalmi vonalirányítótól. b) tájékoztatni kell az utasokat arról is, hogy aki nem vállalja a nyílt vonali átszállást, az a vonatban maradhat, viszont számolnia kell az esetleges fûtetlenséggel, világítás hiánnyal és a tetemes késéssel. (Pl.: kisgyermekkel utazók, vagy nehezen mozgó utasok.) Ôket fel kell kérni, hogy mindannyian egy kocsiban foglaljanak helyet, így könnyebben lehet gondoskodni róluk, könnyebben felügyelhetôk). A tájékoztatás terjedjen ki arra is, hogy a „felvevô” vonat melyik állomásig közlekedik, mely állomásokon fog megállni, és onnan hogyan tudnak továbbjutni úti céljukhoz c) az utasokat tájékoztatni kell az átszállítás lehetôségérôl, annak technikai megoldásáról, fel kell hívni az utasok figyelmét a nagyon magas lépcsôk veszélyére és a kiépített peron hiányára. Meg kell határozni, hogy a vonat melyik oldalán, melyik ajtókon szállhatnak le, hangsúlyozva, hogy a szomszédos vágányon más vonatok közlekedhetnek, ezért ott nem szállhatnak le. Fel kell kérni ôket egymás segítésére az átszállásnál, d) meg kell határozni, hogy a vonat mellett elôre, vagy hátrafelé induljanak, mert a „felvevô” vonat ott fog megállni, és közölni kell, hogy várhatóan mikor fog megérkezni, e) a vonatkísérô személyzetnek személyesen is segíteniük kell az utasokat az átszállás során, illetve a zavar-elhárítást végzôk (katasztrófavédelem munkatársainak) segítségét is tisztázni kell, illetve igénybe kell venni f) a felsorolt tájékoztatásokat szükség esetén (de minimum 10 percenként) több alkalommal is türelmesen el kell ismételni, annak érdekében, hogy lehetôleg minden utas közvetlenül a vonatszemélyzettôl értesüljön a továbbutazás lehetôségérôl és az ezzel kapcsolatos teendôkrôl, vagy a vonat elhagyásának tilalmáról, g) az átszálló utasoknak a „felvevô” vonatot az érkezési irányból a vágány mellett, az akadályozott vonat elejénél vagy végénél kell várni, attól függôen, hogy elôzôleg milyen döntés született a megállítás helyérôl. A „felvevô” vonat közeledése közben „Lassan” jelzést kell adni, szükség esetén kézi jelzéssel kell elôre húzatni, és az elôzôleg egyeztetett megállás helyénél megállítani. Az érkezô „felvevô” vonatot az elakadt vonatnál lévô vezetô jegyvizsgálónak kell várnia, és kézi jelzéssel irányítania a megállásig. A nyílt pályán várakozó utasokat fel kell szólítani a szomszédos vágánytól való távolmaradásra. h) ha a nyílt vonal mellett már nincsenek utasok, akkor mindegyik vonatkísérô (a beosztott jegyvizsgáló is) köteles a pályatesten „Indulásra készen” jelzést adni. Ez után a „felvevô” vonat vezetô jegyvizsgálója hatalmazhatja fel a felvevô vonat mozdonyvezetôjét az indulásra. i) amennyiben a veszteglô vonaton marad utas és vagy csomag marad, egy jegyvizsgálónak azon a vonaton kell maradnia és kérni kell — az üzemirányító szolgálaton keresztül — vasútôr kirendelését. 5.6. A területi fôüzemirányító értesítse a területileg illetékes katasztrófavédelmi igazgatóságot, továbbá a rendkívüli helyzeteket kezelô irányítót, ha nyílt vonalon feltartóztatott személyszállító vonat utasának mentése szükséges, illetve a vonat huzamosabb ideig tartó veszteglésérôl, ha - a vonat nyílt vonalon történô veszteglésének idôtartama elôre várhatóan meghaladja a 120 percet, vagy nem haladja meg, de az idôjárási viszonyok miatt vagy más okból az utasok rendkívüli segítségre szorulnak. - nyílt vonalon utas-átszállítás, utasok mentése szükséges, a vonaton gyermekkorúak, mozgásukban akadályozott személyek vannak. A területi katasztrófavédelmi igazgatóságot — az illetékes területi személyszállítási fôirányítóval egyeztetve — tájékoztatni kell mindazon intézkedésekrôl, melyeket a vasútvállalatok tettek, vagy terveznek az utasok védelme, elszállítása érdekében. 5.7. A veszteglô vonaton történô, rendôri intézkedést igénylô események esetén rendôri segítséget kell kérni, ami a vezetô-jegyvizsgáló, illetve az illetékes területi személyszállítási fôirányító (vasútvállalati kapcsolattartó/ügyeletes) feladata.

1. szám


121

5.8. A személyszállító vonat utasának azonnali orvosi ellátását igénylô esetben a vezetô-jegyvizsgáló a vonat utas-tájékoztatási rendszerén keresztül, vagy személyesen kérjen segítséget a vonaton utazó egészségügyi képzettséggel rendelkezô más utastól, illetve tegyen meg minden lehetséges intézkedést az utas egészségügyi panaszának kezelésére. Ha az utas állapota nem javul, a vezetô-jegyvizsgáló haladéktalanul értesítse a mentôszolgálatot. 5.9. Az utas halála esetén a menôszolgálat mellett értesíteni kell a rendôrséget is. A halál észlelése esetén az utas által elfoglalt kocsit, fülkét a hozzátartozók kivételével a lehetôség szerint ki kell üríteni, az utasokat másik kocsiba vagy fülkébe kell elhelyezni. 5.10. Az információáramlás irányai: Az információnak több irányúnak kell lennie, melyben a vonatszemélyzetnek kiemelkedôen fontos szerepe van. A szükséges tájékoztatás legfôbb irányai: - Mozdonyvezetô — forgalmi vonalirányító kölcsönösen - Mozdonyvezetô — vonatkísérô személyzet kölcsönösen - Vonatkísérô személyzet — utasok (hangosító berendezés kezelése során mozdonyvezetô — utasok) - Vonatkísérô személyzet — személyszállítási irányító kölcsönösen - Vonalirányító — személyszállítási irányító kölcsönösen - Személyszállítási irányító — forgalmi vonalirányító kölcsönösen - Vonatszemélyzet — helyszínelést végzô szervezetek, balesetvizsgáló bizottság, kárhelyparancsnok, szakmai helyreállítás vezetô; a Mûszaki Mentési és Segítségnyújtási utasítás alapján a segítségnyújtást és helyreállítást igénylô esetekben: kárhelyparancsnok-helyettes, katasztrófavédelmi egység vezetôje, egészségügyi kárhelyparancsnok, forgalmi összekötô kölcsönösen 5.11. A vonat várhatóan 120 percet meghaladó veszteglése esetén a vonat megállásától számított 30 percen belül meg kell kezdeni az utasok ásványvízzel történô ellátásának megszervezését. Az ásványvizet a MÁV-START Zrt. biztosítja, kiszállítása a területi fôüzemirányító és a területi személyszállító fôirányító közös feladata. A kiszállítás akadálya esetén, vagy ha védôital kiszállítása szükséges, a területi fôüzemirányító intézkedjen az illetékes katasztrófavédelmi igazgatóság bevonására. 5.12. Amennyiben a legrövidebb idôn belüli megoldást a vonatpótló buszok beállítása jelenti, akkor a MÁVSTART Zrt.-nek minden esetben annak igénybe vételére kell intézkedni, a megrendelés eredményérôl a zavarelhárításban résztvevôket értesíteni kell. A buszok megrendelésére az intézkedést — az esemény bekövetkezése után — haladéktalanul meg kell tenni, függetlenül attól, hogy a közlekedési feltételek mikor állnak helyre. 5.13. A nyílt vonali átszállítás során bekövetkezô események vizsgálata A nyílt vonali átszállás közben történô esetleges utas sérülés körülményeit az érintett vasútvállalat vizsgálja. A vizsgálat során értékelni és hasznosítani kell az átszállításra vonatkozó rendelkezések betartásának és végrehajtásának tapasztalatait. Az átszállás elôtt minden utast tájékoztani kell, hogy az átszállás az utas saját felelôsségére bonyolódik, de a bekövetkezett kárért, utas-balesetért a fennálló utasbiztosítási elôírások az érvényesek. 6. A vasúti közlekedést nem érintô rendkívüli események jelentési feladatai 6.1. A 2.1. pontban nem szereplô azon rendkívüli eseményeket, melyek a vasútüzem biztonságát közvetlenül nem érintik, a szolgálati út betartásával a MÁV Zrt. és az eseménnyel érintett MÁV társaság vezetôjének kell jelenteni. Ezek az események: – kulcsfontosságú munkavállaló halála, – a MÁV Csoport mûködését érintô munkavállalói vagy külsô megmozdulás, demonstráció, – társadalmi- civil szervezetekkel, az utasokkal, a lakosság nagyobb csoportjával, a piaci szereplôkkel, a MÁV Csoportot érintô hatósági intézkedésekkel stb. kapcsolatos olyan konfliktus, amely hatással lehet a MÁV társaság jó hírére, – olyan események, melyek súlyosan érintik vagy érinthetik a MÁV társaságok érdekeit, jó hírnevét (perek, államigazgatási és más eljárások stb.), – vállalatvezetési konfliktusok (csoportos létszámleépítés, átszervezés, a piacot érintô esemény, a MÁV társaságok közötti konfliktusok stb.), – a MÁV Csoportot érintô, jelentôs médiahatást kiváltó események,

122


1. szám

6.2. A 6.1. pontban megjelölt eseményeket — a MÁV társaságok nappali munkaidején kívüli idôszakban (18:00 és 07:00 között) — a MÁV Zrt. hálózati fôüzemirányítója részére kell jelenteni. 7. A MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóságának készenléti rendszere, jelentési kötelezettségei 7.1. A Biztonsági Igazgatóság a rendkívüli események kezelése, vizsgálata érdekében a szükséges mértékben szervezzen készenléti szolgálatot, külön intézkedésben szabályozza annak feladatait, és biztosítsa a mûködéshez szükséges feltételeket. 7.2. A MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóság a rendkívüli eseményekrôl munkanapokon készítsen napi tájékoztató jelentést, és azt küldje meg a MÁV Zrt. kijelölt szervezeti egységei vezetôinek, a MÁV csoportba tartozó társaságok vezetôinek; valamint a Közlekedésbiztonsági Szervezet részére. A jelentés tartalmi elemeit a 1/E. számú melléklet tartalmazza. 7.3. A MÁV Zrt. biztonsági igazgatója gondoskodjon a MÁV Csoport társaságainak megbízásából a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló törvényben meghatározott feladatokat ellátó vállalkozás, továbbá a fegyveres biztonsági ôrség rendkívüli eseményekkel kapcsolatos feladatainak szerzôdésben történô szabályozásáról. 7.4. biztonsági igazgató feladata, hogy a fegyveres biztonsági ôrök, személy- és vagyonôrök a rendkívüli esemény bekövetkezése esetén ellássák a szükséges ôrzés-védelmi, ellenôrzési, megelôzési feladatokat.

3.

Veszélyes áru ellenôrizetlen szabadba jutása esetén, ha az a személyeket és környezetet veszélyezteti

2. A balesetet illetve esemény következményeitôl függôen, amelynél 2.1. Haláleset, súlyos (8 napon túl gyógyuló) személysérülés történt, vagy amelynél 2 személynél többen sérültek meg 2.2. haláleset, személyi sérülés nem történt ugyan, de több jármû vagy a pálya Súlyosan megrongálódott vagy jelentôs forgalmi zavar (vonatforgalom lebonyolításában 6 órás akadály) keletkezett távbeszélôn, mobiltelefonon 2.3. Vasúti és közúti jármûvek ütköztek össze (írásban a BV Utasítás vonat2.4. Közúti jármûvek a vasúti közlekedés biztonságát veszélyeztették kozó pontja szerint) 2.5. Egyéb — vasúti közlekedés biztonságát sértô — bûncselekmény szándékos elkövetésének gyanúja esetén

1.1. Közlekedô vonattal történt minden balesetet, veszélyeztetést (kisiklást, ütközést, vasúti berendezés rongálást, jármûvek megfutamodását, vonat-veszteglés). 1.2. Elegyrendezés közben bekövetkezett minden balesetet (jármû kisiklást, vasúti berendezés rongálást, kíméletlen ütközést, váltófelvágást). 1.3. Személy halálát, sérülését, vasúti és közúti jármûvek összeütközését, valamint állat elütését. 1.4. Vasúti közlekedés biztonsága elleni gondatlan cselekményt, sorompóron- távbeszélôn, mobiltelefonon gálást. azonnal 1.5. Vasúti közlekedés biztonságát veszélyeztetô szándékos cselekményt vagy annak gyanúját, vasúti jármû hatalomba kerítését. 1.6. Tûzesetet, robbanást. 1.7. Veszélyes áru szabadba jutását (szóródását, szivárgását, fúvását, vegyi-illetve környezetszennyezést) 1.8. Elháríthatatlan külsô okot, ha az a közlekedés biztonságát veszélyeztette

1.

helyi polgármesteri hivatalnak

a területileg illetékes megyei (budapesti) rendôr-fôkapitányság központi ügyeletének, és a területileg illetékes városi, Budapesten a kerületi rendôrkapitányságnak

a területi fôüzemirányítónak, vagy a forgalmi vonalirányítónak, vagy KÖFI vonalon a központi forgalomirányítónak

ÉRTESÍTÉSI REND A SZOLGÁLATI HELYEK RÉSZÉRE RENDKÍVÜLI ESEMÉNYEK BEJELENTÉSÉRE az alábbi A baleset, illetve az esemény jellegétôl függôen módon: helyre:

1/A. számú melléklet

1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 123

Megyei (városi) rendôrkapitányság: Katasztrófavédelmi Fôigazgatóság: Területi vadásztársaság:

Országos Mentôszolgálat:

MÁV üzemorvos:

Területileg illetékes Katasztrófavédelmi Igazgatóság

Helyi rendôrség:

a 4.2., 4.4. és 4.5., 4.6. és 5. pontban felsorolt eseményekben a területileg illetékes megyei, Budapesti Rendôr-fôkapitányság központi ügyeletének, és a területileg illetékes városi, Budapesten a kerületi rendôr-kapitányságnak

területi fôüzemirányítónak, vagy forgalomi vonalrányítónak, vagy KÖFI vonalon központi forgalomirányítónak

Területi temetkezési vállalat:

Polgármesteri hivatal:

Városi ügyészség:

(az értesítéseket a területi fôüzemirányítóval egyeztetni szükséges)

FONTOSABB TELEFONSZÁMOK

5. Munkabaleset esetén 5.1. Halálos, vagy csonkulásos baleset bekövetkezésekor

Vagyonvédelmet sértô esemény, terror, közveszéllyel fenyegetés esetén 4.1. A fuvarozott árut érintô eltulajdonítás felfedezését, 4.2. A létesítmények, telephelyek sérelmére elkövetett cselekményt, 4.3. A MÁV eszközeinek, jármûveinek megrongálását, eltulajdonítását, 4.4. A MÁV területén tartózkodók sérelmére elkövetett cselekményt (lopás, kifosztás, rablás, más erôszakos cselekmények), vonat-veszteglést, 4.5. Közveszéllyel fenyegetést, terrorcselekményt, közveszély okozását, távbeszélôn, mobiltelefonon lôfegyverhasználatot, 4.6. Sugárzó anyag észlelését vagy beavatkozást igénylô sugárszennyezôdést.

4.

124 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám

X

X

Tûzeset, robbanás

Vasúti berendezés szándékos rongálása, lopás

11.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

10.

9.

8.

7.

6.

5.

4.

Közlekedô vonat veszélyeztetése anyagi kárral Tolatás közben történt baleset vonalelzárással Tolatás közben történt egyéb baleset Útátjárón történt baleset kisiklás következménnyel Útátjárón történt baleset Veszélyes áru ellenôrizetlen szabadba jutása Veszélyes áru ellenôrizetlen szabadba jutása környezetszennyezéssel

Közlekedô vonat veszélyeztetése

2.

3.

Közlekedô vonat balesete

1.

Esemény megnevezése

1. Üzembiztonság

Sorszám

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X6

X

X

X2

X6

X

X

X

X

X

X6

X

X

X

X

X6

X6

X6

X6

X

X

X6

X6

X

X

X

X

X6

X6

X

X6

X6

X

X6

X6

X6

X

X6

X6

X

X

X

X

X

X6

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X3

X1

X1 X X

X

X

X2

X3

X

X3

X

X

X

X

X

X

X3

X3

X3

X3

X5

X5

X5

X5

X5

1/B. számú melléklet

X

X

ÉRTESÍTÉSI REND A TERÜLETI FÔÜZEMIRÁNYÍTÓ RÉSZÉRE

Hálózati fôüzemirányító, v. rendkívüli helyzeteket kezelô irányító Kommunikációs Igazgatóság; MÁV INFORM Területi Vasútbiztonsági Szervezet vezetôje Területi Vasútbiztonsági Szervezet ügyeletes balesetvizsgálója, készenlétise Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgató Területileg illetékes Pályaüzemeltetési diszpécser Területi vontatási fôirányító Területileg illetékes biztosítóberendezési diszpécser Területileg illetékes távközlési diszpécser Területileg illetékes villamos diszpécser Területi Személyszállítási fôirányító Kárhelyparancsnok, kárhelyparancsnok-helyettes8 MÁV SZK Zrt. Területi Környezetvédelmi Szolgáltató Központ MÁV SZK Zrt. Munkavédelem Szolgáltató Központ Illetékes IK Központ vezetôje és MÁV IK Kft. központi diszpécsere Megyei (Budapesti) Rendôr-fôkapitányság ügyelete Katasztrófavédelmi Igazgatóság ügyeletese Tûzoltóság MÁV Vasútôr Kft. Regionális Munkavédelmi Felügyelôség

1. szám

125


Területi Válságkezelô mûködésének elrendelése törzs X

21.

22.

X

Vasúti jármû mozgása közben történt halálos vagy csonkulásos munkabaleset

4. Egyéb

X

Halálos, vagy csonkulásos munkabaleset

X

X

20.

3. Munkabaleset

19.

18.

X

16.

MÁV Csoport területén személy sérelmére elkövetett cselekmény Telephelye, szolgálati helyen betörés, rongálás Közveszéllyel fenyegetés, terrorcselekmény

X

Vasúti jármû, berendezés, eszköz- lopás, rongálás

17.

X

Árulopás felfedezése

Személyszállító vonat veszteglése

14.

15.

Felsôvezeték szakadása, a vonatközlekedést akadályozó rongálódása

13.

2. Vagyonvédelem

X

Személyelütés halálos, személysérüléses következménnyel

12.

X

X


Sorszám Hálózati fôüzemirányító, v. rendkívüli helyzeteket kezelô irányító

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

Kommunikációs Igazgatóság; MÁV INFORM

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Területi Vasútbiztonsági Szervezet vezetôje

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Területi Vasútbiztonsági Szervezet ügyeletes balesetvizsgálója, készenlétise

X

X7

X7

X

X

Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgató

X7

X7

X

X6

X6

X

Területileg illetékes Pályaüzemeltetési diszpécser

X7

X7

X

X6

X6

X

X

X

Területi vontatási fôirányító

X7

X7

X

X6

X6

X

Területileg illetékes biztosítóberendezési diszpécser

X7

X7

X

X6

X6

Területileg illetékes távközlési diszpécser

X7

X7

X

X6

X6

X

Területileg illetékes villamos diszpécser

X7

X7

X

X6

X

X6

X

X

X

Területi Személyszállítási fôirányító

X6

X

Kárhelyparancsnok, kárhelyparancsnok-helyettes8

X

MÁV SZK Zrt. Területi Környezetvédelmi Szolgáltató Központ X

X

X

MÁV SZK Zrt. Munkavédelem Szolgáltató Központ

X7

X7

X

Illetékes IK Központ vezetôje és MÁV IK Kft. központi diszpécsere

X

X

X

X

X

X

X5

X

X4

X3 X3

X5

X

X

1/B. melléklet folytatása

Megyei (Budapesti) Rendôr-fôkapitányság ügyelete Katasztrófavédelmi Igazgatóság ügyeletese Tûzoltóság MÁV Vasútôr Kft. Regionális Munkavédelmi Felügyelôség

126

1. szám


1. szám


127

Megjegyzés 1. Környezetszennyezés esetén. 2. Amennyiben személyi sérülés, vagy halálos következményû sérülés, vagy több jármû kisiklása történt 3. Amennyiben személyek mentése szükséges, vagy tûzeset, robbanás is történt. 4. A területileg illetékes Katasztrófavédelmi Igazgatóság ügyeletét akkor kell értesíteni, ha - a vonat veszteglésének idôtartama elôre várhatóan meghaladja a 120 percet, vagy a rendkívüli idôjárási viszonyok miatt vagy más okból az utasok rendkívüli segítségre szorulnak, - nyílt vonalon utas-átszállítás, utasok mentése szükséges, továbbá - a vonaton gyermekkorúak, mozgásukban akadályozott személyek vannak. 5. Amennyiben terület lezárása, védelme, vagy a vagyoni javak megóvása érdekében szükséges. 6. A szakmai terület állagában, kezelésében lévô eszköz, építmény, jármû operatív irányítója. 7. A létszámban tartó szakmai terület munkavállalójával történt. 8. A kárhelyparancsnok-helyettest akkor kell értesíteni, ha a rendkívüli esemény miatt mûszaki mentô és segítségnyújtó egység riasztása szükséges a személyek mentéséhez, illetve a pályaelzárás megszüntetéséhez. 9. MINDEN OLYAN ESETBEN, AMIKOR A VESZÉLYES ÁRU ELLENÔRÍZETLEN SZABADBAJUTÁSA ÉS/VAGY KÖRNYEZETSZENNYEZÉS MIATT A KATASZTRÓFAVÉDELEM ÉRTESÍTÉSRE KERÜL, ÉRTESÍTENI KELL A MÁV SZOLGÁLTATÓ KÖZPONT ZRT. BESZERZÉSI ÉS LOGISZTIKAI ÜZLETÁG KÖRNYEZETVÉDELMI VEZETÔJÉT IS.

X

Ütközéses baleset, amelynek következtében halálos sérülés történt, vagy két személynél több megsérült.

Baleset, amelynek következtében a várható vonalelzárás fôvonalon 1 órát, mellékvonalon 3 órát meghaladja.

1.

2.

X

X

Vasúti kocsiban, építményben, berendezésben történt tûzeset, robbanás, melynek következtében az eszközök súlyosan rongálódtak, vagy a személyvonati forgalomban 120 percnél hosszabb idejû késést okoz.

Minden olyan közlekedésbiztonságot veszélyeztetô rendkívüli esemény, amely a személyvonati forgalomban több vonat 120 percnél hosszabb idejû késését, kerülô útirányon történô közlekedését, személyvonatok közlekedésének elmaradását okozza.

A MÁV társaság sérelmére elkövetett jelentôs, (várhatóan 1 millió Ft feletti) vagyon elleni bûncselekmény felfedése vagy annak kísérlete.

5.

6.

7.

4.

3. X

X


Személy halálát vagy legalább egy személy súlyos sérülését okozó baleset. Veszélyes anyag (veszélyes áru vagy speciális anyag fuvarozása közben, illetve üzemi anyag bármilyen okból) ellenôrizetlen szabadba jutása miatt bekövetkezett környezetszennyezés, vagy annak veszélye esetén, amennyiben az a személyvonati forgalomban jelentôs zavart idéz elô, vagy a környéken lakók védelme különleges intézkedést tesz szükségessé.

MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója

Sorszám

Pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes X

X

X

X

MÁV-START Zrt. vezérigazgató, üzemeltetési vezetô X

X

X

X

X X2

MÁV Zrt. üzemeltetési fôigazgató X

X

X

X

X

X

X

MÁV Zrt. biztonsági igazgató X

X

X

X

X

X

X

MÁV-START Zrt. biztonsági vezetô X

X

X

X

X

X

X

X

MÁV SZK Zrt. Beszerzési és Logisztikai Üzletág környezetvédelmi vezetô

biztonsági események bekövetkezése esetén. MÁV SZK Zrt. Munkabiztonság vezetô

A MÁV CSOPORT VEZETÔINEK ÉRTESÍTÉSI RENDJE

Ingatlangazdálkodási igazgató X

Jogi igazgató X

MÁVINFORM, Kommunikációs igazgató X

X

X

X

X

X

X

Értesítendô még a bûncselekménnyel érintett MÁV társaság vezetôje, MÁVSTART Zrt. biztonsági vezetôje, fôirányítója, a vasútvállalat kapcsolattartója

Az elnök-vezérigazgatót és a vezetô jogtanácsost tömegszerencsétlenség esetén kell értesíteni.

Megjegyzés

1/C. számú melléklet

128 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám

Válságkezelô törzs megalakítására történt döntés esetén

A MÁV Csoport munkavállalóját, a MÁV Zrt. területén mûködô vasúttársaságok és külsô vállalkozók munkavállalóját ért halálos, és súlyos munkabaleset. Minôsített idôszak bevezetésérôl szóló rendelkezés vagy jelentés Elemi csapás (vis major), amely a vonatforgalom fenntartását akadályozza, vagy jelentôs zavart, vonat-feltartóztatást okoz a személyforgalom lebonyolításában.

Védett vezetôk utazásával kapcsolatos rendkívüli esemény.

MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója

X!

X

X

X

X

Pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes

X

X

X

X

X

X

MÁV-START Zrt, vezérigazgató, üzemeltetési vezetô

X!

X

X

X!

X

X

X!

X X2

MÁV Zrt. üzemeltetési fôigazgató

X

X

X

X!

X

X!

X

MÁV Zrt. biztonsági igazgató

X

X

X

X

X

X

X

X

MÁV-START Zrt. biztonsági vezetô

X

X

X

X!

X

X

X

MÁV SZK Zrt. Beszerzési és Logisztikai Üzletág környezetvédelmi vezetô

X

X

MÁV SZK Zrt. Munkabiztonság vezetô

X

X

Ingatlangazdálkodási igazgató

X

X

X

X!

X

Jogi igazgató

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Az elnök-vezérigazgató értesítése a pályamûködtetési és üzletfejlesztési vezérigazgató-helyettes vagy a biztonsági igazgató döntése szerint. X! A pályamûködtetési és üzletfejlesztési vezérigazgató-helyettes döntése szerint

Valamennyi MÁV társaság vezetôjét értesíteni kell.

X!– A létszámban tartó szervezetet kell értesíteni, az értesítési rend szerint

X! — Csak a bûncselekményben érintett szervezet vezetôjét kell értesíteni, az értesítési rend szerint Értesítendô még az eseménnyel érintett vasúti társaság fôirányítója, kapcsolattartója.

Értesítendô még az eseménnyel érintett MÁV társaság vezetôje, fôirányítója

Megjegyzés


1) A MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatót, a pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató –helyettest, a MÁV Zrt. üzemeltetési fôigazgatóját és a biztonsági igazgatót közlekedô vonat súlyos balesete, vagy egyéb más súlyos esemény bekövetkezése esetén — az SMS üzenet mellett — részletesen szóban is tájékoztatni kell. 2) A MÁV-START Zrt. üzemeltetési vezetôjét a mûszaki mentô és segélynyújtó egység kirendelése esetén kell értesíteni. 3) Az értesítendô vezetô hangpostájára tett jelentés, SMS, e-mail üzenet küldése értesítésnek minôsül. 4) Egyéb esetekben az elnök-vezérigazgató értesítésére a pályamûködtetési és üzletfejlesztési általános vezérigazgató-helyettes, vagy a biztonsági igazgató dönt a szóbeli tájékoztatás alapján.

Megjegyzés:

15.

14.

13.

12.

11.

10.

Túszszedéssel elkövetett cselekmény vagy vonaton, illetve létesítményben elkövetett fegyveres cselekmény. Fegyver vagy robbanóanyag szállítmány sérelmére elkövetett lopás.

A vasútüzemet érintô közveszéllyel (robbantással) fenyegetés.

8.

9.


Sorszám

MÁVINFORM, Kommunikációs igazgató

1/C. számú melléklet folytatása

1. szám 129

X

X

X

Halálos, vagy súlyos személyi sérüléssel járó elütés

Kormányzati, katonai, illetve rendvédelmi munkavállalók sérültek vagy meghaltak, vagy e szervekhez tartozó jármûvet ütöttek el

Veszélyes anyag szállítása során bekövetkezett baleset, ha annak következtében több személy megsérült, egészség-károsodást szenvedett, vagy jelentôs forgalmi zavar, környezetszennyezés történt

Katonai szállítmánnyal történt baleset

3

4

5

6

7

X

X 9

X

X

Közúti jármû elütése, következménytôl függetlenül

X

X

X

Közlekedô vonat veszélyeztetése

2

X

Közlekedô vonattal történt baleset

1


I. Közlekedô vonatokkal történt események

Sorszám

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X 3

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

ÉRTESÍTÉSI REND

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

A MÁV Csoport irányító szervezeteinek és külsô szervezetek értesítésére

Nemzeti Fejlesztési minisztérium Fôügyelet Kommunikációs Igazgatóság; MÁVINFORM BIG Vasútbiztonsági Osztály Biztonsági Igazgatóság készenlétese Közlekedésbiztonsági Szervezet BIG Vagyonvédelmi és portfólió-biztonsági vezetô Forgalmi osztályvezetô Forgalmi üzemirányítási osztályvezetô Pályalétesítményi osztályvezetô Távközlési osztályvezetô Erôsáramú osztályvezetô Biztosítóberendezési osztályvezetô Híd- és alépítmény osztályvezetô Üzemirányító Központ vezetôje Munkabiztonsági készenlétes MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi fôüzemirányítója, illetékes üzemirányítója, (fô)diszpécserei, a MÁV csoportba tartozó vasúti társaságok hálózati fôirányítói, ill. diszpécsere Vidékfejlesztési Minisztérium Ügyelet ORFK Fôügyelet Rendôrség Különleges Szolgálata Terrorelhárító Központ Köztársasági Ôrezred Készenléti Rendôrség

X 2

X 2

X 2

X

Alkotmányvédelmi Hivatal

X

X

X X1

X1

X1

X1

X1

X1

X1

X7

X 7

X 7

X 7

X7

1/D. számú melléklet

OKF Fôügyelete MH Katonai Közlekedési Központ MÁV Vasútôr Kft. MÁV Zrt.-n kívüli vasútvállalat Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Fôfelügyelôség Vasúti Pályakapacitás-elosztó Szervezet (VPE)

130

1. szám


Esemény megnevezése BIG Vasútbiztonsági Osztály

Kommunikációs Igazgatóság; MÁVINFORM

Nemzeti Fejlesztési minisztérium Fôügyelet

*Jelentôs forgalmi zavart okozó, gondatlanságból vagy szándékosan elkövetett cselekmény/esemény Üzemmenetet jelentôsen befolyásoló esemény (pl. fegyver használata, jármû önkényes elvétele) Vasútüzemet érintô közveszéllyel (pl. robbantással) fenyegetés Vasúti szerelvényen vagy létesítményben túszszedéssel elkövetett cselekmény Fegyver vagy robbanóanyag szállítmány sérelmére elkövetett lopás Védett személyek utazásával kapcsolatos rendkívüli események vagy arra utaló információk A MÁV Zrt. területén terrorcselekménnyel vagy más kiemelt bûncselekménnyel való közvetlen fenyegetés; bekövetkezett esemény Kiemelt biztosítások és speciális szállítások esetén jelentkezô, a biztonságot veszélyeztetô információk, események. Minôsített helyzetben a védelmi bizottság összehívására vonatkozó döntés vagy riasztás elrendelése vezérigazgatói utasítás alapján.

X

X

X

X

X

X

X

X

X 9

X

X

X

Biztonsági Igazgatóság készenlétese X

X

X

X

X

X

X

X

Közlekedésbiztonsági Szervezet X4

X4

X

X

BIG Vagyonvédelmi és portfólió-biztonsági vezetô X

X

X

X

X

X

X

X

Forgalmi osztályvezetô X

X

X

X

X

X

X

X

X

Forgalmi üzemirányítási osztályvezetô X

X

X

X

X

X

X

X

X

Pályalétesítményi osztályvezetô X

X

X

Távközlési osztályvezetô X

Erôsáramú osztályvezetô X

Biztosítóberendezési osztályvezetô X

Híd- és alépítmény osztályvezetô X

X

X

X

Üzemirányító Központ vezetôje X

X

X

X

X

X

X

X

X

MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi fôüzemirányítója, illetékes üzemirányítója, (fô)diszpécserei, a MÁV csoportba tartozó vasúti társaságok hálózati fôirányítói, ill. diszpécsere X1

X

X

X

X

X

X

ORFK Fôügyelet X

X

X

X

X

X

X

X

X

Rendôrség Különleges Szolgálata X

Terrorelhárító Központ X

Köztársasági Ôrezred X

Készenléti Rendôrség X

X

X

X 2

X 2

X 2

X 2

X 1

X 1 X 1

Alkotmányvédelmi Hivatal X 2 X 2 X 2

OKF Fôügyelete

X 1

MH Katonai Közlekedési Központ X 2

MÁV Vasútôr Kft.

X 1

MÁV Zrt.-n kívüli vasútvállalat X

X 7

X 7

X7

X 7

X 7


16

15

14

13

12

11

10

9

8

II. Vasútüzemet érintô fenyegetés, közveszélyes cselekmények

Sorszám

Vasúti Pályakapacitás-elosztó Szervezet (VPE)

Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Fôfelügyelôség

Vidékfejlesztési Minisztérium Ügyelet

Munkabiztonsági készenlétes

1/D. számú melléklet folytatása

1. szám 131


Készenléti Rendôrség Köztársasági Ôrezred

Terrorelhárító Központ

Rendôrség Különleges Szolgálata

ORFK Fôügyelet


MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi fôüzemirányítója, illetékes üzemirányítója, (fô)diszpécserei, a MÁV csoportba tartozó vasúti társaságok hálózati fôirányítói, ill. diszpécsere


Üzemirányító Központ vezetôje

Híd- és alépítmény osztályvezetô

Biztosítóberendezési osztályvezetô

Erôsáramú osztályvezetô

Távközlési osztályvezetô

Pályalétesítményi osztályvezetô

Forgalmi üzemirányítási osztályvezetô

Forgalmi osztályvezetô

BIG Vagyonvédelmi és portfólió-biztonsági vezetô

Közlekedésbiztonsági Szervezet

Biztonsági Igazgatóság készenlétese

BIG Vasútbiztonsági Osztály

Kommunikációs Igazgatóság; MÁVINFORM


18

A vonatközlekedés minden olyan zavara, ami a személyszállító vonat kimaradásához, ill. 10 percet meghaladó késéséhez vezet.

23

24

Elegyrendezés közben történt súlyos személyi sérülést, illetve vonalelzárást okozó baleset Tûzeset, * * robbanás, veszélyes anyag környezetbe jutása vagy radioaktív sugárzás okozta veszély

Egy vasútvonal, vagy terület forgalmát akadályozó síntörés, felsôvezeték szakadás, biztosítóberendezési zavar, rendkívüli idôjárás, vagy vontatójármû szolgálatképtelenség, amely 60 percet meghaladó késést okoz

22

21

IV. Egyéb balesetek és rendkívüli események

20

Orvosi vélemény szerint életveszélyes sérülés, egészségkárosodás Súlyos csonkulás, hüvelykujj vagy kéz, láb két vagy több ujja nagyobb részének elvesztése, ennél súlyosabb balesetek

Valamely érzékszerv (vagy érzékelôképesség) és a reprodukciós képesség elvesztését, illetve jelentôs mértékû károsodását okozó munkabaleset

19

A sérült halálát, önálló életvezetését gátló maradandó károsodását okozó munkabaleset

17

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X **3

X

X

X

X

X5

X5

X5

X5

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X1

X1

X1

X1

X

X

Alkotmányvédelmi Hivatal X 2

OKF Fôügyelete X

MÁV Zrt.-n kívüli vasútvállalat

X

X 1

X 1

X 1

X 1

X

X

X

Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Fôfelügyelôség X 1

X 1

X 1

Vasúti Pályakapacitás-elosztó Szervezet (VPE) X 7

X 7

X 7

X 7


X

X

X

X

X

X

X

X

III. Munkabaleset (6) (a MÁV Zrt. munkavállalóját, a MÁV Zrt. területén mûködô vasúti társaságok és külsô vállalkozók munkavállalóját ért halálos és súlyos baleset)

Sorszám

132 1. szám

MÁV Vasútôr Kft.

MH Katonai Közlekedési Központ

26

Kommunikációs Igazgatóság; MÁVINFORM X

X

X

X

X

BIG Vasútbiztonsági Osztály X

Biztonsági Igazgatóság készenlétese X

X

X

Közlekedésbiztonsági Szervezet X

X

BIG Vagyonvédelmi és portfólió-biztonsági vezetô X

X

Forgalmi osztályvezetô X

X

X

X

Forgalmi üzemirányítási osztályvezetô X

X

X

X

Pályalétesítményi osztályvezetô X

X

Távközlési osztályvezetô X

X

X

Erôsáramú osztályvezetô X

X

Biztosítóberendezési osztályvezetô X

X

X

X

Híd- és alépítmény osztályvezetô Üzemirányító Központ vezetôje X

X

X

X

X

MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi fôüzemirányítója, illetékes üzemirányítója, (fô)diszpécserei, a MÁV csoportba tartozó vasúti társaságok hálózati fôirányítói, ill. diszpécsere X

X1

X

X1

X

ORFK Fôügyelet X

X

X

Készenléti Rendôrség X

Alkotmányvédelmi Hivatal X

OKF Fôügyelete X

MH Katonai Közlekedési Központ X

MÁV Vasútôr Kft. X

X

X

X

MÁV Zrt.-n kívüli vasútvállalat X

X 1

X 1

X 1

X 1

Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Fôfelügyelôség Köztársasági Ôrezred

Terrorelhárító Központ

Rendôrség Különleges Szolgálata



* * Közlekedô vonatoknál a vontatott jármûben mûszaki okból bekövetkezett tûzeset.

Fôvonalon 1 vágányú pályán az 1 óra, több vágányú pályán a 3 óra, mellékvonalon a 3 óra, rendezô pályaudvaron a 4 óra idôtartamot meghaladja.

Jelölések értelmezése * Jelentôs forgalmi zavart okozó eseményt akkor kell jelenteni, ha a vágányelzárás:

31

30

29

28

X

A vasút sérelmére elkövetett vagyon elleni cselekmény, vagy annak kísérlete, ha az elkövetési érték várhatóan jelentôs (1 millió Ft-ot meghaladó)

Olyan elemi csapás (vis major), amely a vonatforgalomban jelentôs zavart okoz, vagy fenntartását tartósan akadályozza Robbanóanyagot szállító tranzit szerelvények országba történô be, illetve kilépésének ideje Utas, munkavállalók sérelmére elkövetett vagyon elleni vagy más erôszakos cselekmény, ha halált vagy súlyos sérülést okoz Baleset vagy rendkívüli esemény miatt vagyonôrzés szükséges, helyszínbiztosítás A válságtörzs döntése szerinti intézkedések megtétele

X

Távközlési rendszerekben bekövetkezett mûszaki meghibásodások, amelyek nagymértékû, vagy jelentôs üzemzavart, kiesést okoznak

25

27

X



Sorszám

Vasúti Pályakapacitás-elosztó Szervezet (VPE) X 7

1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 133

134


1. szám

1/D. melléklet folytatása Megjegyzés 1. A MÁV csoporton kívüli vasúti társaságok esetében azt a társaságot kell értesíteni, amelynek jármûve, személyzete részese, okozója a balesetnek, illetve amelynek jármûvét, személyzetét, létesítményét a biztonsági esemény közvetlenül érintette. 2. Munkaidôn kívül az Alkotmányvédelmi Hivatal mûveleti tisztje is értesítendô. Telefon: 06/30-914-8222 (Vasúti telefonszám: 16-18) 3. Veszélyes áruk szállítása során bekövetkezett azon vasúti balesetek, melyeknél a veszélyes anyag szabadba jutott mennyisége meghaladja a RID 1.8.5. pontjában elôírtakat. A baleset következtében szabadba jutott veszélyes anyag becsült mennyiségét a Vasúti Vegyi Elhárító Szolgálat (VVESZ) állapítsa meg, és arról tájékoztassa a hálózati fôüzemirányítót. A fôüzemirányító a VVESZ adatszolgáltatása alapján értesítse a Közlekedésbiztonsági Szervezetet. 4. A KBSZ-t csak akkor kell értesíteni, ha az esemény a vonatközlekedést a jelentôs forgalmi zavarral megegyezô mértékben befolyásolja, vagy az üzemmenetet más módon jelentôs mértékben zavarja. 5. A Közlekedésbiztonsági Szervezetet akkor kell értesíteni, ha a munkabaleset a vonatközlekedéssel, a vasúti jármûvek mozgásával kapcsolatos (vonatközlekedés, tolatás). 6. A felsorolás azokat a munkabaleseteket tartalmazza, melyeknél a baleset következménye, (a munkavállaló egészségkárosodásának mértéke) a beleset helyszínén, illetve a balesetet követô vizsgálatban megállapítható. Más esetekben (a sérült a baleset bekövetkezésétôl számított egy éven belül a balesettel összefüggésben életét vesztette; a baleset a sérült magzatának, újszülöttjének halálát okozta; a baleset a beszélôképesség elvesztését vagy feltûnô eltorzulását, bénulást, illetôleg elmezavart okozott) a MÁV Zrt. Munkavédelmi Szabályzata az irányadó. 7. A VPE-t azokról a rendkívüli eseményekrôl kell tájékoztatni, melyek következménye hatással van a vasúti hálózat használatára, a vasúti pályahálózat kapacitására. A tájékoztatás tartalmazza: az esemény helyszínét (vasútvonal, vasúti pálya, állomás, szelvényszám); a kapacitásszûkülés mértékét, a pályahasználat korlátozásának kezdete, elôre látható idôtartama. 8. Ha a rendkívüli esemény érinti a közszolgáltatási feladatok ellátását, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium kijelölt fôosztályát értesíteni kell. 9. A külsô kommunikáció tartalmát elôzetesen egyeztetni kell a MÁV Zrt. biztonsági igazgatóval. 10. A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. illetékes területi környezetvédelmi szolgáltató központ vezetôjét (készenlétisét) kell értesíteni az 1, 3, 4, 6. és 22. pont alatti eseménynél. 11. A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. illetékes területi Humán Szolgáltató Központ vezetôjét (munkavédelmi készenlétisét) kell értesíteni a 17, 18, 19. és 20. pont alatti eseménynél. 12. Nyíltvonali mentésnél a katasztrófavédelm mellett a Vasútôr Kft.-t is értesíteni kell, a hátrahagyott értékek ôrzésére.

1. szám


135

1/E. számú melléklet A NAPI TÁJÉKOZTATÓ JELENTÉS TARTALMA 1. A jelentés rendkívüli (biztonsági) eseményenként az alábbiakat tartalmazza: – a biztonsági esemény helye, ideje, – a biztonsági esemény rövid leírása, – személyi és dologi következmények, – a biztonsági esemény következtében történt esetleges pálya-, és vonalelzárás következményei, – a jelentés idôpontjáig a megkezdett vizsgálat elsôdleges megállapításai, – a biztonsági esemény észlelését követôen tett intézkedések (feljelentés, értesítés), – a biztonsági eseménnyel kapcsolatban tervezett további feladatok. 2. A napi tájékoztató jelentést munkanapokon 08.00 óráig elektronikus úton az alábbi szervezetek/személyek részére kell megküldeni: – A MÁV Zrt. felett felügyeleti, tulajdonosi jogokat gyakorló minisztérium, – Nemzeti Közlekedési Hatóság, – Közlekedésbiztonsági Szervezet, – ÚTINFORM, – MÁVINFORM, – Közlekedéstudományi Intézet, – MÁV Zrt. Menedzsment támogatás, – MÁV Zrt. vezetôi – MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság, – MÁV-START Zrt. – MÁV Zrt. Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatók, – MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóság területi vasútbiztonsági vezetôk, – a MÁV Zrt. által kötött együttmûködési megállapodás, szolgáltatási szerzôdés érintettjei, valamint a MÁV Zrt. biztonsági igazgatója által engedélyezettek. 3. A MÁV Zrt. biztonsági igazgatója felelôs a címlista tartalmáért, jogosult — a MÁV Zrt. Vasútbiztonsági vezetôjének javaslatára — a címlistába való felvétel, illetve törlés engedélyezésére. 4. A MÁV Zrt. Vasútbiztonsági vezetô a MÁV Zrt. biztonsági igazgatója által átruházott jogkörében ellátja a címlista tartalmával, összeállításával, kezelésével, felülvizsgálatával, ellenôrzésével kapcsolatos feladatokat, szervezete útján gondoskodik a kezelésérôl, naprakészségérôl.

136


1. szám

2. számú melléklet A válságkezelés feladatai közveszéllyel fenyegetés, terrorcselekmény esetén

I. Közveszéllyel fenyegetés bekövetkezése esetén végrehajtandó intézkedések: 1. A bejelentés fogadása 1.1. A vasúti tevékenységet érintô közveszéllyel történô fenyegetés bekövetkezte esetén a bejelentést fogadó személy rögzítse a fenyegetés módját (telefon, levél, egyéb hírközlô eszköz), idejét, helyét, célpontját. Telefonon, egyéb hírközlô eszköz útján történt fenyegetéskor az elôzôeken túl rögzíteni kell az üzenet tartalmát, a telefonáló nemét (nô, férfi, gyermek), feltehetô életkorát, a 2/A. mellékletében foglalt „bombaüzenet–adatlap” értelemszerû kitöltésével. 1.2. A bejelentés rögzítése során a bejelentés fogadója ôrizze meg a nyugalmát, viselkedjen higgadtan. Törekedjen a bejelentés minél pontosabb, részletesebb feljegyzésére, ha a telefonra kapcsoltan vagy abba beépítve rendelkezésére áll hangrögzítô berendezés, azt kapcsolja be. A bejelentônek tegyen fel kérdéseket, minél hosszabb ideig beszéltesse (például: mi a neve; honnan hív; adja meg a telefonszámát, hogy visszahívjuk; mikor történik mindaz, amit közölt; miért akarja ezt elkövetni; mi a pontos szándéka; hol lakik; stb.) A beszélgetéssel párhuzamosan figyelje meg a háttérbôl hallható zajokat (például: jármûzaj, vonat hangjelzés, mentôsziréna, harangkondulás, beszédfoszlányok, tányércsörgés, stb.) amelyek tájékoztatást adhatnak a bejelentô kilétérôl, a bejelentés helyérôl. Törekedjen annak megfigyelésére, hogy a telefonáló mobiltelefonról, gépjármûbôl, menet közben beszél-e. 1.3. A fenyegetésre vonatkozó bejelentést követôen a munkavállaló azonnal értesítse szolgálati (munkahelyi) felettesét, illetve a szolgálati hely vezetôje jogosult vasúti alkalmazottat, a szolgálati (munkahelyi) felettes (vezetô) pedig az illetékes rendôri szervet, a MÁV Zrt. illetékes területi üzemirányítási és az operatív irányítási szolgálatát (fô)üzemirányítóját. Amennyiben a szolgálati hely vezetôjének a MÁV Zrt. illetékes területi üzemirányítási és az operatív irányítási szolgálat (területi fôüzemirányító) értesítésére nincs lehetôsége, annak a társaságnak a területi, illetve központi operatív irányítási szolgálatát értesítse, melyhez tartozik. A szolgálati hely vezetôje értesíteni köteles a MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóság illetékes területi vasútbiztonsági szervezetet is. 1.4. Levélben történt fenyegetés esetén a levél eredeti példányát, illetve telefonon, egyéb hírközlô eszköz útján történô fenyegetés esetén a kitöltött bombaüzenet-adatlapot az illetékes rendôri szerv részére kell átadni, egy-egy másolati példányát a Területi Vasútbiztonsági szervezeten keresztül a MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatósága részére kell soron kívül megküldeni. Amennyiben másolat készítése nem lehetséges, a fenyegetés tartalmát kell továbbítani. 2. A szolgálati hely vezetôjének feladatai 2.1. Vonat, valamint vasúti szerelvény fenyegetése esetén: • az illetékes rendôri szerv, a forgalmi vonalirányító, a területi fôüzemirányító, a hálózati fôüzemirányító és az illetékes területi vasútbiztonsági szervezet értesítése; b) az utazóközönség és a szolgálatban lévô vasúti alkalmazottak megfelelô tájékoztatása mellett intézkedés a vonat, illetve a szerelvény kiürítésére; c) ha a vonat, illetve a szerelvény tûzszerészeti átvizsgálásakor gyanús anyagot, csomagot találnak, a vonatot (kocsit) az épületektôl, illetve az utasok (vasúti alkalmazottak) tartózkodási helyétôl legalább 100 méter távolságra, illetve a helyi adottságoktól függôen a lehetô legtávolabb, de a Rendôrség által megközelíthetô helyen kell elhelyezni, feltéve, ha a vonat, (kocsi) kihúzását a Rendôrség elrendelte; d) amennyiben az elôzôekben leírtak végrehajtására nincs lehetôség, úgy a szerelvényt az állomás olyan vágányán kell tárolni, ahol az épületek, illetve az utasok (vasúti munkavállaló k) biztonságát nem veszélyezteti. A személykocsikból álló szerelvényben személyek nem tartózkodhatnak, illetve a tehervonati szerelvénybe nem lehet besorozva robbanó, tûzveszélyes vagy veszélyes áruval rakott kocsi, és kerülni kell az olyan tisztítatlan kocsi besorozását is, amelynek utolsó rakománya ilyen áru volt; e)az utasoknak a szerelvénybôl történô távozása után meg kell gyôzôdni arról, hogy maradt-e gazdátlan csomag a vonaton. Errôl a csomag elmozdítása és megközelítése nélkül értesíteni kell a kiérkezô rendôri erôket, a tûzszerész járôrt. A Rendôrség helyszínre érkezéséig meg kell akadályozni, hogy illetéktelenek a vonatot megközelítsék;

1. szám


137

f)a vasúti forgalom a fenti intézkedések megtétele után, az illetékes rendôri szerv engedélye alapján a kapott biztonsági utasítások betartása mellett fenntartható; g)nyílt pályán haladó vonat ellen irányuló fenyegetés esetén a vonatot — az összes körülményt mérlegelve — olyan helyen kell a legrövidebb idôn belül megállítani (lehetôleg kisforgalmú állomáson, megállóhelyen), ahol az utasok gyors biztonságba helyezése és a vonat megközelítése az illetékes szervek részérôl jól biztosítható. A szolgálati hely vezetôje intézkedéseivel a lehetô legkisebb, és csak a szükséges mértékben zavarja a vasúti forgalmat! 2.2. Épület ellen intézett fenyegetés esetén — a rendôrség megérkezéséig — a létesítmény vagyonvédelméért felelôs szervezet vezetôje köteles intézkedni a szükséges biztonsági rendszabályok elrendelésére, így különösen: a) helyiségek, építmények elôzetes átvizsgálására, az ôrzés fokozására, az értékek elzárására és a kulcsok szigorított ôrzésére, b) a rendôrség rendelkezése esetén a létesítmény vagy egyes részei mûködésének szüneteltetésére, kiürítésére, c) annak ellenôrzésére, hogy senki ne maradjon a kiürített épületekben vagy a telephelyen. Az épületben tartózkodók részére a veszélyeztetett létesítményen kívül egy biztonságos helyet kell kijelölni. 2.3. A kiürített területre visszatérni, és ott a munkát folytatni, csak a rendôri (tûzszerészeti) átvizsgálást követôen, annak eredményétôl függôen lehet. 3. Utasok, a munkavállalók, a helyszínen tartózkodó egyéb személyek tájékoztatása Az utasok és a munkavállalók tájékoztatását a helyi lehetôségektôl függôen az erre kijelölt vasúti munkavállalók útján, hangszórón, hangosbemondó berendezésen keresztül kell végrehajtani. A tájékoztatás legyen udvarias, tényszerû, ne okozzon pánikot. A tájékoztatás segítse elô a közveszélyt elôidézô esemény következményeinek megelôzésére szolgáló intézkedések végrehajtását. Az esemény egyéb irányú belsô, valamint a külsô kommunikálására a válságkommunikáció szabályait kell alkalmazni. 4. Eljárás elhagyott, gazdátlan (gyanús) csomag találsa esetén

4.1. Vonaton, szerelvényen vagy objektumokban talált elhagyott, gazdátlan (gyanús) csomag találásáról haladéktalanul értesíteni kell a legközelebbi rendôri szervet. A rendôrség megérkezéséig a csomag 30 méteres körzetében tilos rádió-adóvevô és rádiótelefon használata. Errôl az utasokat, valamint az ilyen készüléket üzemeltetô vasúti alkalmazottakat tájékoztatni kell. A tájékoztatás, vonaton a vezetô jegyvizsgáló, vasútállomáson a forgalmi szolgálat, egyéb létesítményekben a létesítményben elhelyezett szervezetek vezetôinek feladata. 4.2. Ha a csomagot vasúti kocsikban találják, a kocsi kiürítése mellett a két szomszédos kocsi kiürítésérôl is gondoskodni kell, és a külsô környezetet legalább 100 méteres körzetben le kell zárni. Ha az épületben találják, szintén a csomag 100 méteres körzetét kell lezárni. A továbbiakban a rendôrség tûzszerészeti szolgálatának rendelkezése szerint kell eljárni. 4.3. A kiérkezô tûzszerész járôr kísérésére önként vállalkozó, kellô helyismerettel rendelkezô személy bízható meg. A kijelölt személyt a szükséges magatartási, biztonsági szabályokra a tûzszerész járôr oktatja ki. A tûzszerész járôrt kísérô személy e tevékenysége munkavégzésnek minôsül. 5. Közveszélyt elôidézô esemény következményei megelôzésének feladatai 5.1. A megelôzô intézkedések érdekében az illetékes szolgálati egységek vezetôi — együttmûködve a rendôri szervekkel — kötelesek gondoskodni arról, hogy a rendôrjárôrök a tárolt és a vonatba sorozott jármûveken és a MÁV Csoport egyéb területein zavartalanul és biztonságosan hajthassanak végre ellenôrzést. A járôrök kísérésére a helyi viszonyokat ismerô alkalmazottakat kell biztosítani. Az üzemi területen történô járôrözés során a rendôr járôr figyelmét a baleseti veszélyforrásokra fel kell hívni. 5.2. A vasútállomások, pályaudvarok elleni közveszéllyel fenyegetés esetén a 2/B. számú mellékletben szereplô kiemelt állomások, pályaudvarok szükség szerinti kiürítése kiürítési terv alapján történik. Az egyéb vasútállomások és pályaudvarok elleni közveszéllyel (robbantással) fenyegetés esetére a magatartási és intézkedési szabályokat az állomás vagyonvédelmi helyi végrehajtási utasítása (VHVU) tartalmazza. 5.3. A kiürítési tervek elkészítéséért — az optimális kiürítési útvonalakra, az állomás, pályaudvar elhelyezkedésére, a környezô közutakra, valamint az utazóközönség és a vasúti alkalmazottak biztonságos elhelyezésére is tekin-

138


1. szám

tettel — a MÁV Vagyonkezelô Zrt. ingatlankezelési területi központjai felelôsek, az Üzemeltetési fôigazgatóság területi igazgatóságai forgalmi osztályainak bevonásával, az illetékes területi vasútbiztonsági szervezet szakmai segítségével, együttmûködve a területileg illetékes rendôri szervekkel. A terveket évente felül kell vizsgálni. A tervet az illetékes területi vasútbiztonsági szervezeti egység hagyja jóvá, egy példányát az Osztályon, egy példányát az állomás VHVU mellékleteként kell megôrizni. 5.4. A MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatóság folyamatosan kísérje figyelemmel a fenyegetések alakulását, tendenciáját, ennek során mûködjön együtt az ORFK Közrendészeti Fôosztályával. II. TERRORCSELEKMÉNY BEKÖVETKEZÉSE ESETÉN VÉGREHAJTANDÓ INTÉZKEDÉSEK: 1. A vasúti tevékenységet érintô terrorcselekmény (robbanás) bekövetkezte esetén a cselekményt észlelô vagy arról tudomást szerzô személy haladéktalanul értesítse a területi fôüzemirányítót, aki az értesítési rend szerint (1/B számú melléklet) hajtsa végre a meghatározott szervezetek értesítését. 2. A hálózati fôüzemirányító felelôsségi körébe tartozó feladatok: 2.1. A terrorcselekményrôl tudomást szerzést követôen intézkedik az érintett állomás, vonalszakasz térségében a vonatközlekedés haladéktalan leállításáról. Szükség esetén értesíti a vasútvállalatok irányító szolgálatát. Értesítse a törzs összehívására jogosult vezetôt, tegyen jelentést a törzs felállításáig végrehajtott intézkedésekrôl. 2.2. Köteles felügyelni a hatósági, illetve a vasúti helyszínelési, valamint a segélynyújtási, a helyreállítási és a vegyi elhárítási munkák menetét. Folyamatosan tájékozódik a vasúti pálya felszabadításának és a vonatforgalom felvételének várható idôpontjáról. Ennek érdekében kapcsolatot kell tartania a helyszínen tartózkodó válságkezelési törzs vezetôjével, a kárhelyparancsnokkal, illetve a helyreállítást irányító vezetôvel. 3. Az intézkedésre kötelezett személy felelôsségi körébe tartozó feladatok: 3.1. A helyszínen az elhárításra jogosult hatóságok és szervek megérkezéséig intézkedjen a körülményeknek megfelelôen az élet- és vagyonmentésre, az adott helyzetben elvárható rend fenntartására, illetôleg ennek helyreállítására, az utasok, munkavállalók biztonságos helyre menekítésére, a helyszínbiztosításra, illetve a helyszínre érkezô különbözô mentôegységek zavartalan munkájának biztosítására, valamint mûködjön közre a terület lezárásában. 3.2. A terület lezárásához, kiürítéséhez, az azonnal szükséges mentési, kárelhárítási munkák megkezdéséhez vegye igénybe valamennyi helyszínen tartózkodó, arra alkalmas személy segítségét, így különösen az érintett szolgálati helyen szolgálatban lévô vasúti munkavállalókat, fegyveres biztonsági ôri és vagyonôri feladatokat ellátó munkavállalókat. 3.3. Intézkedjen a helyszínen tartózkodók, az utazóközönség elsôdleges tájékoztatásáról. 3.4. Szükség esetén intézkedjen a megrongálódott hírközlési, informatikai vonalak helyreállítására. 3.5. A hatóságok helyszínre érkezését követôen a felszámolást irányító, a helyszíni intézkedést átvevô parancsnok rendelkezéseinek megfelelôen kell eljárni. 3.6. A felszámolást követôen a vonatforgalom felvételére, az utasforgalmi területek megnyitására, az üzemi területeken a munkavégzés folytatására kizárólag az illetékes hatóság engedélyével kerülhet sor.

1. szám


139

2/A. számú melléklet BOMBAÜZENET-ADATLAP 1. Hívás dátuma: 201 ......... év ........................ hó ................ nap ............... óra ................ perc Hívó telefonszáma: ......................................... (amennyiben a telefonnak híváskijelzô funkciója van) 2. Hívást vette: név: .......................................................................................................................................... szolgálati hely: ................................................................................................................................................ beosztás: .......................................................................................................................................................... 3. A hívás a következô telefonszámra érkezett: .............................................................................................. 4. A hívás típusa:

q vasúti

q közüzemi

q egyéb

5. Az elhangzott beszélgetés lehetôség szerinti pontos idézése: .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. 6. A beszélgetés körülményei: ........................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. 7. A hívó feltételezhetô neme: q férfi

q nô

8. A hívó feltételezhetô kora: q idôs

q középkorú

q gyermek

9. Beszédmód: q idegen nyelven q nyelv: ......................................... q magyarul q rossz kiejtéssel q normális (átlagos) q hadaró q gyors q lassú q nagyon lassú (vontatott) q dadogó q ittas q tájszólás: q egyéb: ...................................................................................................................... 10. Hangjellemzôk: q magas q recsegô

q mély q kellemetlen

q hangos q kellemes

q halk q eltorzított

q orrhang q rekedt

q dühös q vidám

q trágár

q repülôtér q lakászajok

q állatok q társaság

egyéb: .................................................................... 11. Stílus: q ráérôs (társalgó) q nyugodt

q sietôs, ideges q összefüggéstelen

q parancsoló q érzelmes

egyéb: ................................................................... 12. Háttérzajok: q nincs q vasútállomás q utcai forgalom q beszélgetés q irodagépek q szórakozóhely q gyár-üzem q zene, rádió, TV egyéb: ....................................................................

140


1. szám

13. Az üzenet vasúti létesítményekre, pályaudvarokra vonatkozó részének megfogalmazása, a szóhasználat: q szakszerû

q helyi ismeretre valló

q laikus

14. A hívással kapcsolatos egyéb észrevételek: (pl.: elsô vagy ismétlôdô üzenet, a közben eltelt idô, egyéb észrevétel) .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. 15. Az üzenet vétele után értesítettem: (Fô)üzemirányító név:.........................................................................

telefonszám: .......................................................

telefax: ...................................................................

idôpont (óra, perc): ...........................................

Rendôri szerv név:.........................................................................

telefonszám: .......................................................

telefax: ...................................................................

idôpont (óra, perc): ...........................................

Területi Vasútbiztonság név:.........................................................................

telefonszám: .......................................................

telefax: ...................................................................

idôpont (óra, perc): ........................................... ………………………………… aláírás

1. szám


141

2/B. számú melléklet Bombariadó esetére szóló kiürítési terv készítésére kötelezett állomások Budapesti Terület:

Bp. Déli, Bp. Keleti, Bp. Nyugati, Kelenföld, Kôbánya — Kispest, Szolnok, Hatvan, Székesfehérvár, Gyôr, Komárom, Hegyeshalom, Cegléd, Dunaújváros.

Debreceni Terület:

Debrecen, Nyíregyháza, Püspökladány, Mátészalka, Záhony, Kisvárda.

Szegedi Terület:

Szeged, Békéscsaba, Kiskunhalas, Kecskemét.

Miskolci Terület:

Miskolc, Szerencs, Eger, Füzesabony, Sátoraljaújhely.

Pécsi Terület:

Pécs, Dombóvár, Kaposvár, Siófok, Fonyód.

Szombathelyi Terület:

Szombathely, Celldömölk, Veszprém, Balatonfüred, Tapolca, Pápa

142


1. szám

1. szám


143

144


1. szám

1. szám


145

146


A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Dokumentációs Központ és Könyvtárba újonnan érkezett UIC döntvények

Francia nyelvű kiadások 406

Capacité Teljesítőképesség. 2. kiadás. Hatálybalépés: 2013.08

502-1

Transports exceptionnels – Dispositions concernant l’étude et l’exécution des transports exceptionnels Rendkívüli küldemények. Szabályok a rendkívüli küldemények előkészítésére és kezelésére. 3. kiadás. Hatálybalépés: 2013.10.

791-4

Evaluation des incidents affectant le systéme ferroviaire d’alimentation en énergie A vasúti energiarendszerben bekövetkező események kiértékelése 1. kiadás. Hatálybalépés: 2013.10.

Német nyelvű kiadások 502-1

Aussergewöhnliche Sendungen – Bestimmungen für die Planung und Behandlung von aussergewöhnlichen Sendungen Rendkívüli küldemények. Szabályok a rendkívüli küldemények előkészítésére és kezelésére. 3. kiadás. Hatálybalépés: 2013.10.

Angol nyelvű kiadások 502-1

Exceptional consignments – Regulations concerning the preparation and management of exceptional consignments Rendkívüli küldemények. Szabályok a rendkívüli küldemények előkészítésére és kezelésére. 3. kiadás. Hatálybalépés: 2013.10.

791-4

Evaluation of incidents on the railway energy system A vasúti energiarendszerben bekövetkező események kiértékelése 1.kiadás. Hatálybalépés: 2013.10.

1. szám

1. szám


147

148


Szerkeszti a MÁV Zrt. Jogi Igazgatóság. 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60. Telefon: 511-3105 Szerkesztésért felelôs a Szerkesztôbizottság. Kiadja a mÁV Zrt. Felelôs kiadó: Dr. Siska Judit. Terjeszti a MÁV Zrt. BKSzE (1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60.)

HU ISSN 1419—3973 Nyomda: Komáromi Nyomda és Kiadó Kft. Felelôs vezetô: Kovács János ügyvezetô igazgató

1. szám

ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG. Utasítások. 1. szám 129. évfolyam január 24. TARTALOM

Recommend Documents