Ekonomický informační systém v dopravním podniku

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Ekonomický informační systém v dopravním podniku Bakalářská práce

Vedoucí práce:

Autor:

Ing. Patrik Svoboda, Ph.D.

Jakub Krčmař

Brno 2010

Rád bych na tomto místě poděkoval Ing. Patriku Svobodovi, Ph.D., vedoucímu práce, za jeho čas a ochotu při vypracování bakalářské práce. Dále bych rád poděkoval Ing. Krčmařovi za poskytnutí informací o informačním systému Prytanis.

Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci vypracoval samostatně s použitím zdrojů, které uvádím v seznamu použité literatury. V Brně dne 26.5.2010

__________________

Abstract Krčmař, J. The economic information system in transport company. Bachelor thesis. Brno, 2010. The bachelor thesis deals with information system Prytanis and its use in transport company FTL – First Transport Lines, Inc. The thesis analyse appropriateness in view of accounting. The results of the analysis recommendations are intended to increase the effectiveness of the information system. Keywords Information system, accounting, transport company, modularity.

Abstrakt Krčmař, J. Ekonomický informační systém v dopravním podniku. Bakalářská práce. Brno, 2010. Bakalářská práce se zabývá informačním systémem Prytanis a jeho užíváním v dopravní společnosti FTL – First Transport Lines, a.s.. Práce analyzuje vhodnost informačního systému z pohledu účetnictví. Z výsledků analýzy jsou určena doporučení pro zvýšení efektivnosti informačního systému. Klíčová slova Informační systém, účetnictví, dopravní podnik, modularita.

Obsah

5

Obsah 1

Úvod

2

Cíl a metodika

10

3

Literární rešerše

12

3.1

Účetnictví .................................................................................................12

3.1.1

Účetní standardy a direktivy v ČR ...................................................12

3.1.2

Účetní záznam..................................................................................12

3.1.3

Novela zákona o účetnictví platná od 1.1.2009 ...............................13

3.1.4

Vývojový trend účetnictví v rámci informačního systému podniku14

3.1.5

Rizika spojená s formou účetních záznamů ....................................15

3.2

Informační systémy .................................................................................16

3.2.1

Podstata informačních systémů ......................................................16

3.2.2

Interní informační systémy .............................................................16

3.2.3

Veřejné informační systémy ............................................................ 17

3.2.4

Poslání informačních systémů......................................................... 17

3.3

Informační pyramida...............................................................................18

3.3.1

Transakční systém (TPS) .................................................................18

3.3.2

Informační systémy pro řízení (MIS) ..............................................19

3.3.3

Systémy pro podporu rozhodování (DSS) .......................................19

3.3.4

Informační systémy pro vrcholové řízení (EIS) ..............................19

3.3.5

Expertní systémy (ES) .....................................................................19

3.4

ERP systémy ............................................................................................19

3.5

Problematika efektivnosti IS .................................................................. 20

3.5.1

Přímé efekty zavedení IS..................................................................21

3.5.2

Nepřímé efekty zavedení IS ............................................................ 22

3.6 4

9

Kritérium užitečnosti a uspokojení ........................................................ 22

Vlastní práce 4.1

23

Charakteristika společnosti FTL – First Transport Lines, a.s. .............. 23

6

Obsah

4.1.1

Předmět podnikání ..........................................................................23

4.1.2

Profil společnosti .............................................................................24

4.2

Charakteristika společnosti UNIS COMPUTERS, spol. s.r.o. ................24

4.2.1

Sekce technická................................................................................25

4.2.2

Sekce informačního systému PRYTANIS........................................25

4.3

Charakteristika informačního systému PRYTANIS................................25

4.3.1

Modularita IS Prytanis ................................................................... 26

4.3.2

Modul Ekonomika ...........................................................................27

4.3.3

Modul Personalistika a mzdy ......................................................... 28

4.3.4

Modul Obchod ................................................................................ 28

4.3.5

Modul Logistika .............................................................................. 28

4.3.6

Modul Doprava ............................................................................... 29

4.3.7

Modul Zakázky................................................................................ 30

4.4

Účtování v IS Prytanis ............................................................................ 30

4.4.1

Vnitřní doklady ................................................................................ 31

4.4.2

Mzdy.................................................................................................33

4.4.3

Faktury došlé ...................................................................................35

4.4.4

Kurzové rozdíly ................................................................................36

4.4.5

Faktury odeslané .............................................................................37

4.4.6

DPH................................................................................................. 38

4.4.7

Další problémy IS Prytanis..............................................................39

4.5

Vnitropodnikové účetnictví.................................................................... 40

4.6

Sestavy ..................................................................................................... 41

4.7

Analytika účtů v IS Prytanis .................................................................... 41

4.8

Práce v síti................................................................................................42

4.9

Ekonomický a informační systém Pohoda..............................................43

4.9.1

Výhody informačního systému Pohoda ..........................................43

4.9.2

Výhody IS Prytanis ..........................................................................44

4.10 Ekonomické hledisko přechodu na jiný IS..............................................45 5

Závěr

46

Obsah 6

Zdroje

7

47

8

Obsah

Úvod

9

1 Úvod Účetnictví bylo a je základním kamenem společností zabývající se jakoukoliv podnikatelskou činností. Předkládá důležité informace nejen pro majitele podniku ale i pro finanční subjekty jako jsou banky či finanční úřady. V dřívějších dobách kdy počítače nebyly ve firmách samozřejmostí záleželo na každé jednotlivé účetní jednotce jak povede své účetnictví. Díky tomu, že se veškeré činnosti spojené s účtováním neprováděly s pomocí počítače, bylo samotné účetnictví jednak časově náročné a také zde bylo větší riziko chyby. Toto riziko je dáno tím, že celý proces účtování byl kontrolován pomocí jednoduchých algoritmů a hlavně z většiny pouze lidským faktorem. V dnešní době počítačů je vedení účetnictví dáno softwarovým vybavením počítačů v jednotlivých firmách. Tyto speciální programy nám účtování významnou měrou urychlují a do jisté míry snižují riziko chyby. Jelikož je rozvoj v oblasti komunikačních a informačních technologiích značný a jednotlivých programů pro vedení účetnictví je mnoho, může si každá firma vybrat ten nejvhodnější program v závislosti na předmětu podnikání. V rámci tohoto rozvoje techniky je možnost pro větší firmy zavést složité informační systémy. Tyto systémy propojují všechny oblasti v podniku a umožňují tak sledování činností nejen účetních ale mnohých jiných. Zavedení počítačů a rozvoj komunikační a informačních technologií však přináší nová rizika. Na jedné straně je to riziko krádeže a zneužití dat cizí osobou. Na druhé straně jde o ztrátu dat díky mechanickému či softwarovému poškození. I přes tato rizika jsou dnes komunikační a informační technologie nedílnou součástí nejen v sektoru podnikání ale ve všech oblastech života společnosti. Důkazem této nezbytnosti jsou mohutné investice firem do kvalitních informačních systémů.

10

Cíl a metodika

2 Cíl a metodika Téma mé bakalářské práce „Ekonomický informační systém v dopravním podniku“ jsem si vybral proto, abych si prohloubil své znalosti získané dosavadním studiem. Také z důvodu abych alespoň z části nahlédl do vedení účetnictví a účtování pomocí účetního softwaru v praxi a přispěl, alespoň drobnými náměty, ke zlepšení informačního systému v daném podniku. Tedy na základě zhodnocení navrhnout řešení pro lepší využití informačního systému, popřípadě jaké nové funkce by měl podnik vyžadovat od vývojářů IS. Cílem mé práce je zhodnotit ekonomický informační systém v dopravním podniku. Proto nejprve ve své práci představím společnost která vytvořila informační systém. Poté uvedu charakteristiku podniku, který tento informační systém využívá. Hlavní pozornost bude ale věnována samotnému informačnímu systému, jeho struktuře a provázanosti jednotlivých modulů systému. Systém zde ale nebude hodnocen jako celek. Hodnocení efektivnosti a vhodnosti systému bude zaměřeno na modul zabývající se problematikou účetnictví a souvisejících agend. Tento modul bude hodnocen na základě typických účetních operacích a to i v oblasti vnitropodnikového účetnictví. Výsledkem zhodnocení informačního systému bude jeho vhodnost pro daný podnik a vymezení výhod a nevýhod oproti jiným účetním systémům. Díky této analýze bude možné učinit závěr, zdali není pro daný dopravní podnik ekonomicky výhodnější přestoupit na jiný účetní systém. Celá práce se skládá ze dvou částí, Literárního rešerše a Vlastní práce. První část se bude věnovat osvětlením pojmů z oboru informačních systémů a účetnictví. Podkladem k této části mi budou odborné knihy zabývající se podrobně touto problematikou. Vlastní práce se již bude zabývat informačním systémem Prytanis, společnosti UNIS COMPUTERS, spol. s.r.o. která informační systém vytvořila a společností FTL – First Transport Lines, a.s. která systém Prytanis využívá. Analýza systému bude zaměřena na systém účtování vzorových případů jakými jsou např. došlé a odeslané faktury, systém přiznávání mezd, výpočet DPH a jiné. Přihlédnuto bude též na evidenci účetních dokladů. Analyzovány nebudou pouze účetní případy ale bude brán zřetel také na prostředí informačního systému, jeho strukturu a uživatelské rozhraní. Jako konkurenční informační systém jsem si zvolil Ekonomicko-informační systém Pohoda. Systém Pohoda jsem vybral z důvodu možnosti variability při výběru jednotlivých modulů a pro jeho rozšířenost a tedy i veřejnou známost. Jinými slovy chci zkusit, zda systém Pohoda, jakožto propagovaný systém, lze využít i v dopravní firmě. Při posuzo-

Cíl a metodika

11

vání vhodnosti či nevhodnosti systému budou brány na zřetel požadavky na účetní software kladené prostředím dopravní společnosti.

12

Literární rešerše

3 Literární rešerše 3.1 Účetnictví 3.1.1 Účetní standardy a direktivy v ČR Vzhledem k obecně uznávaným zásadám, které si účetnictví vytvořilo a které jsou dlouhodobě respektovány, se muselo účetnictví vždy podřídit v různé míře regulačním pravidlům představovaným v našem právním systému požadavky zákonů a ostatních právních předpisů. [5] Účetnictví je tedy upraveno samostatným zákonem, přesněji Zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví v aktuálním znění všech platných novel. Tento zákon je platný od 1.1.2009 a respektuje požadavky direktiv Rady Evropské unie, které se vztahují k účetním závěrkám obchodních společností, k oceňování položek účetních závěrek a k auditu účetních závěrek. Zákon o účetnictví právně zakotvuje základní účetní zásady, jak je chápe účetní teorie a respektuje účetní praxe v zemích s tržní ekonomikou. Můžeme v něm nalézt společné principy týkající se: • věrného zobrazení • průkaznosti účetnictví • vedení účetních knih[7] 3.1.2 Účetní záznam V průběhu rozvoje informačních technologií v účetnictví se v zákoně objevil nový pojem „účetní záznam“ který nahradil dřívější „účetní písemnost. Zavedení pojmu bylo vedeno snahou o zobecnění různých druhů, forem a technik vedení účetnictví, o zrovnoprávnění jejich písemné formy s technickou a snahou o jednotnou definici požadavků na průkaznost takových záznamů. Přestože se pojem „účetní záznam“ objevuje velmi často, nelze říci, že by jeho vymezení a užití v textu zákona bylo zcela jasné a účelné. K definici účetního záznamu se dá zjednodušeně říci, že při vedení účetnictví je účetním záznamem prakticky cokoliv od prvotního dokladu, přes sběrné doklady, zápisy do účetních knih až po účetní závěrku a výroční zprávu. Účetnictví je tedy takto definováno jako systém účetních záznamů a při vyhotovování mohou být použity technické prostředky, nosiče dat, a programové vybavení. Zákon přesně říká: „Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu

Literární rešerše

13

účetnictví nebo jeho vedení. Každou informaci týkající se předmětu účetnictví nebo jeho vedení jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.“ Účetní jednotky mohou převádět účetní záznamy z jedné formy do druhé, pokud je zabezpečena jejich průkaznost. Účetnictví je pokládáno za průkazné, pokud jsou průkazné veškeré účetní záznamy. Pokud jsou účetní záznamy seskupovány, musí být z nich vždy zjistitelný obsah každého jednotlivého účetního případu.[5] 3.1.3 Novela zákona o účetnictví platná od 1.1.2009 Novela Zákona č. 304/2008 Sb., o účetnictví přináší s účinností od 1. ledna 2009 významné změny. Některé změny jsou ale spíše formální a pro vedení účetnictví téměř nepodstatné. To se však rozhodně nedá říci o změně náležitostí účetních dokladů. Nově se objevuje u účetních dokladů takzvaný identifikátor. Identifikátor umožní určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem, a to včetně souvisejících skutečností. Identifikátor je povinný, pokud jsou náležitosti účetního dokladu obsaženy ve více účetních záznamech.

• • • • • •

Účetní doklad v roce 2009 a jeho náležitosti: označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování.

Náležitosti výše uvedené jsou nezbytné pro průkaznost účetních dokladů. Nově má ale účetní jednotka možnost náležitosti evidovat za pomoci více účetních záznamů. Tedy účetní doklad může být podložen přílohami, které nemusí být uloženy společně se samotným účetním dokladem. Takovou přílohou může být závazná objednávka, dodací list nebo obchodní smlouva. Tyto přílohy se však mohou vázat i k více účetním případům. Proto se využije identifikátoru, který zaručí nezaměnitelnou vazbu mezi daným účetním záznamem, účetním dokladem a samotnou skutečností. Ke změně dochází i v oblasti forem účetních záznamů. Formu účetních záznamů upravuje § 33 novely Zákona o účetnictví. Původní listinnou a technickou formu účetního záznamu doplňuje nově i forma smíšená. Účetní záznam smíšenou formou je z části pro člověka čitelný, aniž by musel použít jakékoli

14

Literární rešerše

technické prostředky. Z části se ale záznam jeví nečitelný. Klasickým příkladem je kódování informací pomocí čárových kódů, novější technologie využívají i elektronické čipů. V novele zákona je upraven i převod z jedné formy vedení účetních záznamů na jinou. Úplnou novinkou je úschova účetních záznamů, které se vztahují k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku. Účetní jednotka uschová účetní záznam do konce účetního období, které následuje po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky či závazku. Doba úschovy účetních záznamů: • 10 let se uschovává účetní závěrka a výroční zpráva, • 5 let se uschovávají účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh, • 5 let se uschovávají účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví. Novelizace se dotýká také podpisových záznamů. Podpisovým záznamem může být vlastnoruční podpis osoby nebo zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu. Nezáleží na formě podpisového záznamu, obě formy jsou zárukou průkaznosti. Obě formy mohou být použity, a to i v případech, kde je vyžadován vlastnoruční podpis. U účetních operací, které se týkají výhradně vnitropodnikových záležitostí, lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis, zaručený elektronický podpis nebo průkazný účetní záznam v technické formě. [13] 3.1.4 Vývojový trend účetnictví v rámci informačního systému podniku Progresivní metody automatizovaného zpracování účetnictví jsou založeny na systémovém přístupu, jehož výsledkem je integrovaný informační systém podniku usilující o postižení všech podstatných souvislostí. Je pochopitelné, že velikost a zaměření činnosti firmy ovlivní jak samotnou organizaci informačního systému, tak i nároky na výpočetní techniku. Zatímco malé firmě může stačit pro vytvoření informačního systému pouze lokální počítač , velké firmy se při tvorbě tohoto systému neobejdou bez počítačových sítí. Většina programových modulů počítačově orientovaného integrovaného informačního systému má obvykle tyto základní charakteristiky: • pohotový výstup zpráv potřebných pro řešení rozhodovacích úloh • výměnu informací mezi moduly • poskytování nejnovějších dat s okamžitou odezvou na přímý dotaz

Literární rešerše

15

Z hlediska stupně rozvoje informačních technologií prošlo zpracování dat v podniku třemi etapami, které lze označit následovně: • období mechanizace – vyznačovalo se velký podílem ruční práce při souběžném využívání účtovacích a fakturovacích strojů. Později byly tyto stroje nahrazeny děrnoštítkovými stroji, které sice převzaly část vlastního zpracování dat, ale vyvolaly potřebu jiné, velmi úmorné ruční práce. • období klasické automatizace – pro ni jsou typické počítače první a druhé generace. Byly to velké sálové počítače, které vyvolaly nerealistické naděje, že počítač vyřeší vše a že společnost bude „celá na počítači“. Počítače první generace umožnily svými parametry pouze agendový přístup. Každá jednotlivá agenda byla řešena odděleně bez širší návaznosti. Druhá generace počítačů vedla ke komplexnímu přístupu. Pro toto období bylo charakteristické zpracování v dávkovém režimu. Vstupní data se nejdříve shromáždila do dávek a až poté se zpracovala. Toto zpracování mělo nevýhodu v tom, že počítače chrlily stohy tiskových sestav, které byly často nepoužitelné pro řízení podniku. • období interaktivních systémů – základním rysem se stává integrovaný přístup. Výpočetní technika se z klimatizovaných a bezprašných místností přesunula k uživateli na stůl. Doba odezvy je dle typu zadané úlohy okamžitá nebo velmi krátká. Rozvoj počítačových sítí má za následek změny v pojetí podnikového informačního systému.[1] 3.1.5 Rizika spojená s formou účetních záznamů Automatizace účetnictví přináší do procesu účtování kromě výhod i nová rizika, která dříve neexistovala. Hlavní oblastí problémů je okruh rizik vyplývajících z formy účetních záznamů a způsobu jejich uložení. Do této oblasti spadá riziko správnosti a spolehlivosti algoritmů určující způsob provádění účetních zápisů a riziko vyplývající z jejich nesprávné parametrizace. Dále riziko ztráty integrity účetních údajů uložených v databázích. Největším rizikem automatizace je však riziko zničení, poškození nebo ztráta účetních dat, nečitelnost, ztráta přístupu k účetním údajům a neautorizovaný přístup k datům. Ztráta přístupu k datům neznamená pouze ztrátu zapříčiněnou např. požárem, povodní, odcizením, ale také případy kdy účetní jednotka nemá k datům přístup určitou dobu. Příkladem ztráty takového přístupu může být dočasný výpadek elektrické sítě po jehož odstranění a obnovení dodávky energie je provoz systému opět plně funkční. Nejjednodušší ochranou dat před důsledky ztráty přístupu je zálohování dat. Jinou formou ochrany může být zdvojování a zálohování napájení počítačů a zdvojování pevných disků. Tato forma ochrany se používá v případě vysokých nároků na nepřetržitou funkčnost systémů.

16

Literární rešerše

Přístup k datům prováděný osobou, která k tomu nemá oprávnění, není novým problémem, který přináší až nástup počítačů. Díky počítačům toto riziko ale vzrostlo. Podstatou zvýšení rizika je fakt, že pachatel nemusí být odcizení fyzicky přítomen. Eliminace tohoto staronového rizika je vytvoření uceleného souboru opatření. Mezi jednotlivé prvky takového systému patří fyzická ochrana přístupu k výpočetní technice, personální politika, hardwarová a softwarová ochrana dat a ochrana komunikačních kanálů. Kombinace těchto opatření musí být vyvážená a úměrná rizikům spojených s chráněnými daty. [5]

3.2 Informační systémy 3.2.1 Podstata informačních systémů Informační systém je formalizovaný soubor procedur navržený pro přeměnu dat jak z vnitřních, tak vnějších zdrojů v informace, dostupné pro rozhodování a plánování. Informační systémy zahrnují jak jednoduché manuální systémy, tak i velice složité počítačové systémy. Společným znakem však v tomto rozličném spektru je to, že všechny systémy jsou utvořeny k přizpůsobení specifického souboru informací pro potřeby dané organizace. Zahrnují zejména tyto základní činnosti: • získávání dat • zpracování dat • rozšiřovací informace • použití informací • kontrola systému Díky rozmanitosti jednotlivých informačních systémů je dnes již samozřejmostí, že každý systém je speciálně navržený tak, aby odpovídal požadavkům dané organizace. [3] 3.2.2 Interní informační systémy Interní informační systém je obvykle chápán jako systém podporující činnost nějaké právnické osoby, nejčastěji firmy, podnikatelského subjektu, instituce veřejné a státní správy. Typickými rysy interních informačních systémů jsou: • uživatel je zpravidla prvkem systému • architektura IS je dána podnikatelskou strategií subjektu • data jsou obvykle průřezově orientována • data vznikají jako produkt práce firmy • přístup k datům je diferencován podle úrovně oprávnění jednotlivých uživatelů

Literární rešerše

17

• práva užití k datům, uložených v informačním systému, náleží firmě bez ohledu na to, kdo data vyprodukoval • za bezpečnost dat zodpovídá vlastní firma • správa, provoz a další rozvoj IS je zajištěna vlastní firmou Hlavní úlohou interních informačních systémů je zajišťovat ve firmě dostatek relevantních, aktuálních a přesných dat v předem stanoveném termínu a formě. Stávají se tou částí systému řízení firmy, která zabezpečuje integraci základních funkcí jejího řízení. Vlastní popis interního IS je možný mnoha způsoby. Od běžného jazyka, přes technické výkresy až po blokové diagramy. Nejúčinnějším a také nejefektivnějším způsobem je jeho zachycení pomocí architektury. [2] 3.2.3 Veřejné informační systémy V okolí interních systémů leží zdroje externích informací. Tyto zdroje mohou mít podobu například informačních systémů na bázi informačních technologií. Takovým zdrojům říkáme veřejné informační systémy. Typickým znakem veřejného zdroje je produkce informací pro potřebu ostatních subjektů. Veřejný IS není určen pro podnik, ale slouží různým právnickým nebo fyzickým osobám jako jeden ze zdrojů externích informací. Veřejné IS mají tyto typické rysy: • práva užití k datům, uvedeným v IS, patří jiným subjektům než je uživatel • přístup k datům je volný nebo za úplatu • data bývají problémově orientovaná • správa systému, provozu a další rozvoj jsou zajišťovány vlastnickou firmou • za bezpečnost dat odpovídá provozovatel, uživatel je na ní zainteresován jako externí subjekt Uživatel veřejných systémů je umístěn v okolí systému. Místo „uživatel“ zde můžeme klidně použít i označení „klient“ či „zákazník“. Zatímco v interním systému jsou uživatel a správce systému součástí téže organizační jednotky, jsou podřízeni společnému vedení a jsou tedy ve spolupracovnickém vztahu, uživatel veřejného systému je vůči provozovateli v odběratelském vztahu. Veřejný systém, jeho forma a obsah by měl být morálně na výši, neměl by se podbízet, nemá zkreslovat informace za účelem vyššího dobytu a neměl by útočit na podvědomí. Platí zde, že je lepší nižší odbyt než nízký morální kredit. [2] 3.2.4 Poslání informačních systémů Tak jak se mění podnikové prostředí i prostředí informační technologie, mění se i poslání či cíle, které klademe na informační systémy. Pokud bereme rozvoj techniky kdy v minulosti počítač sloužil jako dílna na produkci papírových do-

18

Literární rešerše

kumentů a jeho výkon se měřil dle počtu vyprodukovaných či zpracovaných dokumentů za den, nyní se počítače zaměřují jiným směrem. V dnešní době je důležité aby počítače produkovali správné informace pro správné lidi ve správný čas. Toto poslání je ovšem zpochybňováno argumentem, že ne každá dobrá informace dodaná správnému člověku ve správný čas může mít za následek něco užitečné. Proto se poslání IS přiklání k obecnější rovině a lze jej definovat takto: „Posláním informačních systémů je zlepšit výkonnost lidí v organizacích (podnicích) prostřednictvím užívání informační technologie“. Zlepšením výkonnosti se zde rozumí zlepšení výsledků organizace, nikoliv proces jejich dosahování. Hlavní je zaměření na člověka, který je nositelem smyslu každé organizace. Cíle a poslání IS se dají rozdělit z historického hlediska na tři éry: • éra zpracování dat – zvyšování účinnosti podnikových operací v důsledku automatizace • éra IS pro řízení – zvyšování účelnosti řízení díky uspokojení informačních požadavků managementu • éra strategických IS – zvyšování konkurenceschopnosti podniku vyvoláním změn ve způsobu podnikání [6] Rozvoj Informačních systémů a technologií má dopad na účetnictví podniku. Zejména na formu a techniku vedení účetnictví. Mez i hlavní prvky soudobé etapy lze nepochybně zařadit možnosti elektronického snímání a generování údajů o účetních operacích, elektronický doklad a elektronický podpis a komunikační možnosti počítačových sítí využívané pro předávání údajů o účetních operacích a výstupů z účetnictví mezi počítačovými systémy jednotlivých účetních jednotek bez zásahu jakékoliv obsluhy. A to ve formátech , které garantují obsahovou i formální čitelnost předávaných dat bez nutnosti dohody mezi odesílatelem a příjemcem dat.

3.3 Informační pyramida Informační systémy můžeme dělit do kategorií podle různých hledisek, jako jsou účel a obsah, velikost, strukturální složitost, počet a typy uživatelů, územní rozsah, časové charakteristiky apod. S rostoucí hierarchií řízení přibývá neurčitost v požadavcích na IS a současně ubývá objem interních informací v důsledku jejich selekce a agregace. Zároveň přibývá potřeba externích informací z podstatného okolí systému. 3.3.1 Transakční systém (TPS) Pod tímto označením si můžeme představit systémy automatizující zpracování typických úloh, jako je účetnictví, různé evidence, rezervační či skladové systémy. Tedy takové systémy, ve kterých je výsledek na první pohled viditelný,

Literární rešerše

19

převážná část práce s daty je prováděna při (případně těsně po) jejich vložení. Značná část informačních systémů, se kterými přicházíme každodenně do styku, je právě tohoto typu. 3.3.2 Informační systémy pro řízení (MIS) Tento druh IS má za hlavní cíl zpřístupnit různé přehledy či součtové sestavy (počty objednávek, celkové hodnoty odebraného zboží dle odběratele, zisk v jednotlivých měsících). Jejich hlavním cílem je usnadnit práci řídícím pracovníkům, zejména pak v oblasti kontroly výkonnosti svých podřízených (nejen osob, ale třeba také celého oddělení). 3.3.3 Systémy pro podporu rozhodování (DSS) Tyto systémy jsou, zjednodušeně řečeno, nadstavbou pro MIS. Jejich hlavním cílem je umožnit provádění různorodých analýz, které by umožnily řídícím pracovníkům přijmout důležitá rozhodnutí. A protože sestavy čísel jsou sice vypovídající, ale málo přehledné, takřka každý DSS umožňuje prezentaci pomocí grafických výstupů. 3.3.4 Informační systémy pro vrcholové řízení (EIS) Mají jakousi pomyslnou integrační úlohu mezi všemi typy informačních systémů v organizaci používanými. Jejich hlavním účelem je poskytnout důležité informace (například včetně nalezení atypických odchylek) vedoucím pracovníkům, na základě kterých by mohli učinit strategické rozhodnutí o budoucnosti organizace. Typické je jednoduché ovládání a vysoká vypovídající schopnost výstupů (např. prostorové grafy). 3.3.5 Expertní systémy (ES) Expertní systémy jsou často považovány jako zvláštní kategorie IS. Jsou založeny na systému pravidel, který pomáhá ne příliš zkušenému a znalému pracovníkovi řešit úlohy často diagnostického charakteru. Cílem je poskytnout znalosti, které má několik málo zkušených pracovníků více pracovníkům v podniku. ES používají technologie z oblasti umělé inteligence. Technologie AI je v podobě soustavy pravidel produkčního typu uložena samostatně v tzv. bázi znalostí (soustava IF – THEN výrazů).[12]

3.4 ERP systémy ERP je možné definovat jako informační systémy, pomocí kterých jsme schopni řešit plánování a řízení všech klíčových podnikových procesů, a to na všech úrovních podnikové architektury. ERP systémy jsou určeny také k tomu, aby v

20

Literární rešerše

těchto klíčových procesech podniku zvýšily efektivitu. Mezi klíčové procesy můžeme zahrnout např.: logistiku, výrobu, zakázkové zpracování, finanční analýzy spolu s ekonomikou, údržba, správa majetku. Zrod ERP systémů využívajících počítačových technologií se datuje od počátku 60. let. Období "Resource Planning" systémů zahájily požadavky výrobců na automatizované plánování spotřeby materiálu (MRP – Materials Requirements Planning). První takový automatizovaný systém se zrodil ze spolupráce Case Corporation a IBM. V roce 1960 tým IBM pod vedením J. Orlickeho, implementoval první MRP systém právě v této společnosti. Aplikace MRP tehdy zahrnovala metody plánování a rozvrhování materiálu pro výrobu komplexního produktového portfolia Case Corporation. Od této chvíle započaly implementace stále rozsáhlejších MRP systémů, jejichž provoz a správa vyžadovaly zřízení servisních týmů a zabezpečení dostatečně výkonným hardwarem. V 70. letech se proto v průmyslu masivněji rozvíjejí výpočetní střediska vybavená sálovými počítači. Počátkem 70. let také začínají vznikat první softwarové korporace (SAP, Lawson Software). V roce 1992 představil SAP své dodnes masivně používané řešení SAP R/3. Od té doby se společnost SAP vypracovala na lídra světového ERP trhu. Počátkem 90. let se začal prosazovat samotný termín Enterprise Resource Planning a to především v souvislosti s rozšiřováním funkcionality na řízení lidských zdrojů a financí a pokrýváním specifických oblastí průmyslových podniků, jako je řízení projektů a výroba investičních celků. Poslední fázi vývoje představuje pronájem ERP systémů po Internetu (ASP). Tato forma outsourcingu nabídla novou cestu, jak zpřístupnit špičková softwarová řešení, především menším organizacím, které si nemohly dovolit jejich pořízení. Tento trend začal významněji sílit počátkem 21. století a poté společně s pádem mnoha firem, které se vezly na vlně tzv. dotcomů, také upadat. Pro mnoho společností zůstalo důvěryhodnější pořízení ERP systému formou klasického implementačního projektu a provoz "in-house" (pod vlastní střechou). [11]

3.5 Problematika efektivnosti IS I přes stále klesající poměr cena/výkon zůstávají informační technologie drahou záležitostí. Dlouhodobě vydávají podniky ročně průměrně 6% svých výnosů na provoz, údržbu a vývoj svých informačních systémů. Přesto dospěl vývoj informačních systémů do situace, kdy podniky vynakládají stále více prostředků, a přitom si vedoucí pracovníci stále více stěžují na nedostatek informací potřebných pro správné řízení podniku. Tento jev má několik příčin vyplývajících jednak ze skutečnosti nedostatečného pochopení informací a nedostatečného sepětí informačních technologií s podnikovým systémem řízení. Otázky týkající se ekonomiky informační technologie v podniku by se měli zaměřovat na náklady

Literární rešerše

21

spojené s využíváním IT. Odpovědní pracovníci by měli zvláště systematicky sledovat kolik prostředků se vůbec v podniku vydává na informační technologie. Minimálně je třeba sledovat ukazatele jako např. • výdaje na IT/celkové příjmy • výdaje na IT/celkové výdaje podniku • výdaje na software/výdaje na hardware • náklady na IT připadající na jednoho pracovníka Dlouhodobé sledování takovýchto ukazatelů nám umožňuje mnohem více se orientovat v podnikové ekonomice IT a tudíž bychom měli být schopni přijmout odpovídající opatření. Problematika efektivnosti IS obecně je komplexní a dosud ne dostatečně prakticky i teoreticky vyřešený problém. Obecně je efektivnost vyjádřitelná jako podíl přínosů IS a nákladů spojených s jeho užíváním. Potíž tohoto vztahu je v tom, že neumíme dostatečně přesně a objektivně měřit přínosy IS, které se projevují většinou nepřímo v systému řízení podniku. Efektivností IS se musíme zabývat po celou dobu jeho života a to jak ex-ante, tak ex-post. V předprojektové přípravě při plánování IS se jedná o odhady budoucích nákladů a přínosů, které se v průběhu projektování a zavádění upřesňují. V etapě užívání pak musíme konfrontovat tyto odhady s realitou. Skutečnost je taková, že zpřesňování odhadů nákladů vždy vede k jejich růstu, zatímco očekávané přínosy se časem redukují. [6] 3.5.1 Přímé efekty zavedení IS U výpočtů ekonomické efektivnosti zavedení informačních technologií se obyčejně uspokojíme s vyčíslením přímých ekonomických přínosů, které přináší především: • úspora pracovních sil – náhrada lidské práce počítačem • úspora materiálových a režijních nákladů • zkrácení průběžných dob • zvýšení výroby • zvýšení objemu zisku • úspora finančních nákladů Na základě vypočtených, či odhadnutých ekonomických přínosů můžeme vypočítat klasické ukazatele ekonomické efektivnosti investice. Tím je především doba návratnosti, ukazatel návratnosti investice či vnitřní výnosové procento.

22

Literární rešerše

3.5.2 Nepřímé efekty zavedení IS Přínosy ze zavedení informačních technologií se realizují z velké části nepřímo. A to prostřednictvím celého systému řízení, kde mají tyto přínosy charakter nepřímých, resp. neměřitelných přínosů. Tyto přínosy se nesprávně nazývají mimoekonomické efekty, protože znamená-li IT finanční výdaj, musí se k němu někde objevit finanční přínos. Tyto nepřímé přínosy se buď převádějí na hodnotové ukazatele nebo se z celkové efektivnosti vyčleňují s tím, že se dodatečně vezmou v úvahu. K nepřímým efektům IT řadíme především zvýšení podpory dosažení podnikových cílů, zvýšení konkurenceschopnosti podniku, zvýšení informovanosti, a tudíž kvalifikaci řídících pracovníků.

3.6 Kritérium užitečnosti a uspokojení Kritérium užitečnosti a uspokojení vychází z jednoduchého předpokladu že informační systémy jsou vytvářeny pro řídící pracovníky v podniku, kteří teprve svými řídícími akty realizují případné efekty. Za úspěšný, či neúspěšný rozvoj podniku jsou odpovědni oni a ne dobrý nebo špatný informační systém. Ten je jenom nástrojem. Proto v poslední době upouštíme od různých snah po objektivizaci hodnocení efektivnosti IS a navracíme se k subjektivnímu hodnocení. K tomu abychom odkryli nedostatky stávajícího systému a určili užitečnost aplikace pro jejich odstranění, orientuje se hodnocení uživatelů na: • organizační strukturu • funkční strukturu • informační strukturu • automatizovanou podporu systému • technickou strukturu [6]

Vlastní práce

23

4 Vlastní práce 4.1 Charakteristika společnosti FTL – First Transport Lines, a.s. Společnost FTL – First Transport Lines, a.s. vznikla 1.5.1992 privatizací státního podniku ČSAD Brno, závod Prostějov. V současné době je jejím hlavním předmětem podnikání provozování veřejné silniční osobní a nákladní dopravy tuzemské i zahraniční, provozování celostátních dopravních systémů v nákladní dopravě, provádění spediční a skladovací činnosti, provozování servisní činnosti a provozování cestovní kanceláře. V oblasti autobusové dopravy zajišťuje jako jediný obchodní partner města Prostějova městskou hromadnou dopravu v plném rozsahu. Mimo to zprostředkovává společnost pravidelné zahraniční a tuzemské autobusové linky a nepravidelné dopravy dle objednávek obchodních partnerů. V oblasti nákladní dopravy zabezpečuje společnost přepravy a logistické služby pro tuzemské a zahraniční partnery. V oblasti oprav a údržby vozidel je nejvýznamnější autorizovaný servis VOLVO, ovšem společnost zabezpečuje opravy vozidel i jiných značek. Ve společnosti je od roku 1998 zaveden komplexní systém řízení jakosti podle normy EN ISO 9001:2000 pro divize FTL – BUS, FTL – LOGISTIKA a FTL – SERVIS. Společnost také obdržela několik významných ocenění kterými jsou např. Golden Europa Award For Quality And Commercial Prestige či International Golden Transport Award. Dále také společnost získala osvědčení AEO – Authorised Economic Operator. 4.1.1 Předmět podnikání • Silniční motorová doprava - nákladní vnitrostátní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti do 3,5 tuny včetně, - nákladní vnitrostátní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti nad 3,5 tuny, - nákladní mezinárodní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti do 3,5 tuny včetně, - nákladní mezinárodní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti nad 3,5 tuny, - vnitrostátní příležitostná osobní, - mezinárodní příležitostná osobní, - vnitrostátní veřejná linková, - vnitrostátní zvláštní linková, - mezinárodní linková, - mezinárodní kyvadlová • Opravy silničních vozidel • Opravy ostatních dopravních prostředků a pracovních strojů • Klempířství a oprava karoserií • Montáž, opravy, revize a zkoušky plynových zařízení a plnění nádob plyny

24

Vlastní práce

• Provozování cestovní kanceláře • Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence • Poskytování služeb v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci 4.1.2 Profil společnosti Obecné údaje o společnosti Obchodní firma: Datum založení: Právní forma: Sídlo: Základní jmění: Jmenovitá hodnota akcie:

FTL – First Transport Lines, a.s. 1. 5. 1992 akciová společnost Letecká 3647/8, 796 23 Prostějov 67 300 000 Kč 1 000 Kč

Statutární orgány Předseda představenstva: Členové:

Předseda dozorčí rady: Členové:

Ing. Jaroslav Hanák Ing. Anna Hanáková Ing. Jiří Hloch Jaromír Kaprál Ing. Pavel Olšanský MUDr. Pavel Holík Pavel Kapec

4.2 Charakteristika společnosti UNIS COMPUTERS, spol. s.r.o. Vznik společnosti UNIS COMPUTERS, spol. s r.o. se datuje od podzimu 1995. Vlastní historie však sahá až do roku 1990, kdy v rámci společnosti UNIS s.r.o. vzniká divize, jejíž hlavní náplní byly informační technologie, v té době představované hlavně prodejem počítačů a jednoduchých počítačových sítí. V roce 1992 se akvizicí soukromé společnosti LUG rozšiřuje zaměření divize i na vývoj a implementaci informačních systémů pro dopravní společnosti. Dynamika vývoje oboru informačních technologií v následujících letech a snaha poskytnout co nejlepší služby zákazníkům logicky vyústila ve vznik samostatné společnosti na podzim roku 1995. Od té doby se společnost UNIS COMPUTERS pevně zařadila mezi přední firmy v oboru informačních technologií.

Vlastní práce

25

Hlavní aktivity společnosti UNIS COMPUTERS můžeme rozdělit do dvou základních oblastí, které jsou v rámci společnosti reprezentovány jednotlivými sekcemi. 4.2.1 Sekce technická Tato sekce navázala na své zkušenosti z dřívějších let, doplnila je o moderní trendy a technologie a v současné době realizuje zakázky v oborech jako jsou: • strukturované kabelážní systémy pro přenos dat, hlasu a obrazu • lokální počítačové sítě (LAN) • rozlehlé počítačové sítě (WAN) • servery a diskové subsystémy na platformách INTEL i RISC • síťové operační systémy • elektronická komerce a budování Intranet řešení • servisní služby spojené s dohledem realizovaných LAN, WAN a serverů 4.2.2 Sekce informačního systému PRYTANIS Hlavní náplní sekce je vývoj a implementace informačního systému PRYTANIS.

4.3 Charakteristika informačního systému PRYTANIS PRYTANIS je komplexní informační systém vyvinutý společností UNIS COMPUTERS. Je určený pro řízení dopravních, spedičních, logistických a obchodních organizací. Je postaven na relační databázi INGRES_II a jeho modulární architektura (standardní verze systému obsahuje moduly Ekonomika, Doprava, Spedice, Logistika, Zakázky, Personalistika a mzdy, Skladové hospodářství, Obchod, Administrátor, Podnikové rozbory) umožňuje při zachování určitých minimálních konfigurací vytvořit výběrem jednotlivých modulů informační systém přesně podle potřeb organizace. Navíc je u tohoto IS možné propojení speciálních modulů dle přání zákazníků přímo do IS Prytanis. Nedílnou součástí IS Prytanis je podpora elektronického obchodování, napojení na speciální manažerské nástavby. Za IS Prytanis stojí v současné době téměř 13 let vývoje v souladu s českými a slovenskými normami, zvyklostmi a legislativou. O jeho kvalitě a úrovni svědčí získání několika významných certifikátů které obdržela společnost UNIS Computers během jeho vývoje. Těmito certifikáty jsou např. Lloyd´s Register Quality Assurance certifikace jakosti, norma ISO 9001:2000 a TickIT.

26

Vlastní práce

4.3.1 Modularita IS Prytanis Informační systém Prytanis má modulární architekturu, tedy je tvořen několika moduly ze kterých si uživatel sám vytvoří vhodnou kombinaci zaměřenou na předmět podnikání. V současné době obsahuje IS Prytanis více než 60 aplikací, které jsou pro přehlednost a snazší orientaci zahrnuty do 9 modulů: • Ekonomika • Doprava • Logistika • Obchod • Personalistika a mzdy • Internet • Zakázky • Partneři • Administrátor Celý systém pracuje nad jednou databází, ve které jsou uložena všechna data. To znamená, že údaje se zaznamenají pouze jednou a jsou automaticky přístupné pro všechny moduly. Uživatel má možnost z libovolného místa (lokální síť, vzdálená pobočka, mobilní uživatel, internet) přistupovat vždy k aktuálním datům, nečeká na žádné sehrávání či uzávěrky, systém pracuje v reálném čase. Modularitu IS Prytanis znázorňuje schéma.

Schéma č.1: Modularita IS Prytanis

Vlastní práce

27

4.3.2 Modul Ekonomika Tento modul v sobě zahrnuje aplikace pro řešení problematiky v oblasti účetnictví, finančnictví, plánování majetku, firemní evidence a obchodních partnerů. ÚČETNICTVÍ: tato aplikace slouží pro účtování všech dokladů pořízených v systému. Většina dokladů se účtuje automaticky podle nastavených účetních předpisů. Účetním obdobím je zde kalendářní rok, účetní mohou současně pracovat v různých účetních obdobích. CONTROLLING: umožňuje plánovat hodnoty volitelných parametrů a evidovat jejich skutečnosti určené na střediska, případně na jednotlivá vozidla. Získané hodnoty lze poté vyhodnocovat pomocí uživatelských sestav, které lze kombinovat s finančními obraty a získat tak požadované ukazatele. FAKTURACE: obsahuje faktury odeslané, došlé, vnitrofaktury a finanční analýzy. Faktury odeslané většinou vznikají na příslušných fakturačních místech (doprava, zakázky, sklad apod.) Faktury došlé umožňují nastavit systém odsouhlasování faktur, jejich vazeb na skladové, dopravní a jiné doklady, blokování plateb, evidenci splátkových kalendářů a leasingových smluv. Vnitrofaktury slouží pro fakturaci mezi jednotlivými středisky společnosti. Pohledávky – vícestupňový systém vystavování upomínek, evidenci vymáhání pohledávek včetně napojení na registr úpadců, možnosti blokace spolupráce s problémovými odběrateli. POKLADNA: zpracovává hotovostní pohyby (příjmy a výdaje) na daných pokladnách v různých měnách s vazbou na knihu faktur přijatých i vydaných. Umožňuje evidenci a vyúčtování pracovních cest, evidenci záloh na cestu i provozních záloh. Obsahuje evidenci kurzu devizového trhu včetně historie i pro ostatní aplikace. BANKA: zajišťuje zpracování informací mezi firmou a bankovním ústavem. Jedná se o tvorbu příkazů k úhradě a zpracování výpisů z účtu. Pro finanční rozbory jsou k dispozici finanční analýzy (saldo odběratelů, dodavatelů apod.). MAJETEK: oblast majetku je řešena aplikacemi dlouhodobý majetek, dlouhodobý drobný majetek a pracovní pomůcky. Dlouhodobý majetek v sobě zahrnuje účetní i daňové odpisy, pořízení či vyřazení majetku apod., vše s návazností na účetnictví. FIREMNÍ EVIDENCE: používá aplikace Evidence nemovitostí, Evidence akcionářů, Evidence doručené a odeslané pošty, Evidence telefonů. OBCHODNÍ PARTNEŘI: řeší evidenci a údržbu odběratelů a dodavatelů. K jednomu partnerovi lze zadat libovolné množství adres a bankovních spojení, kontaktní osoby a další údaje o firmě. Založený partner je ihned k dispozici všem ostatním aplikacím v rámci celého systému, je udržována plná historie změn.

28

Vlastní práce

4.3.3 Modul Personalistika a mzdy Modul eviduje a udržuje všechny osobní a mzdové údaje o zaměstnancích společnosti. Přístup těmto datům je chráněn pomocí přidělení práv jednotlivých uživatelů. U všech mzdových údajů je udržována a sledována historie. Personalistika kromě základních osobních údajů eviduje také lékařské prohlídky, absolvovaná školení a kurzy apod. Díky této evidenci modul upozorňuje na prošlé lékařské prohlídky a cyklická školení. Vypočtené mzdy jsou automaticky převáděny do aplikace Účetnictví a příkazy k úhradě do aplikace Banka. K dispozici jsou v tomto modulu jednotlivé rozbory mezd dle různých hledisek. 4.3.4 Modul Obchod Modul Obchod je tvořen následujícími aplikacemi a zabývá se problematikou nákupu a prodeje a skladovou evidencí. NÁKUP: tato aplikace řeší problematiku nákupu zboží. Lze v ní vytvářet objednávky odeslané s vazbou na dodavatelské podmínky. Ke každému dodavateli je možno přiřadit jiný tiskový formulář, samozřejmostí jsou analýzy objednaného, dodaného a nedodaného zboží. SKLAD: umožňuje evidovat libovolné množství materiálu ve více skladech. U zboží lze definovat cizojazyčné názvy a libovolné množství měrných jednotek. Jednotlivým odběratelům je možno přiřadit slevy, ceník zboží, pevnou (smluvní) cenu a tiskový formulář dodacího listu. U ceníků lze omezit jejich časovou platnost. Při příjmu na sklad se využívá vazba na objednávku. Slevy lze rozdělit na položkové a dokladové. Mimo standardní prodej je umožněn výdej na zakázku, vozidlo, výdej drobného majetku, pracovních pomůcek, PHM (s vazbou na evidenci pneumatik, evidenci drobného majetku a napojení na automatizované čerpací stanice). ODBYT: umožňuje evidovat požadavkové listy (objednávky došlé) od odběratelů nebo vlastních středisek. Využívá nadefinovaných slev, popř. cen ve skladu. Zadané zboží může být automaticky blokováno pro daného odběratele. Existuje možnost postupného dodání zboží a automatické generování dodacího listu, faktury popř. příjmového pokladního dokladu. Lze zde provádět i analýzy prodeje podle odběratele, podle skupin zboží a podle jednotlivých druhů zboží. 4.3.5 Modul Logistika Tento modul je určen pro evidenci zboží v logistických skladech. Je možno evidovat libovolný počet skladů a v každém z nich může být více majitelů zboží s různě nastavenými vlastnostmi a chováním. U každého zboží je možné definovat, které údaje (výrobní číslo, datum příjmu, výroby, expirace) se budou u zboží evidovat. Přijímané zboží na sklad je sledováno od předběžného příjmu, přes potvrzení příjmu až po naskladnění do konkrétních skladových pozic. Při výdeji

Vlastní práce

29

je možné kontrolovat zakázku od jejího založení, její vyskladnění, kompletaci až po expedici. Je možné připravit data pro zajištění přepravy zboží. Pohyby zboží od příjmu, přeskladnění až po výdej celopaletových nebo kompletovaných zakázek lze provádět online terminály se snímačem čárových kódů. Eviduje se také poškozené zboží, jednotliví dodavatelé a odběratelé a jejich paletová konta. Modul umožňuje načítání a export dokladů a automatické zasílání hlášení majitelům zboží. 4.3.6 Modul Doprava Modul Doprava je pro všechny dopravní a spediční firmy jedním z klíčových modulů. Pracuje nad společným hlavním číselníkem všech vozidel, který umožňuje definovat i jednotlivé údržby vozidel. Zajišťuje možnost výpočtu silniční daně, leasingů nebo pojištění vozidel. Doprava se dále dělí na spedici, nákladní dopravu, sběrnou službu, osobní dopravu, dohledové systémy a HLV - hospodářské listy vozidel. SPEDICE: V aplikaci Spedice vznikají z přijatých požadavků na přepravu objednávky došlé, ze kterých se vytváří objednávky odeslané (přepravní smlouvy). Tyto jsou pak směrovány buď na externího dopravce nebo na vlastní vozidla. V případě vystavení objednávky na vlastní vozidlo se data o přepravě automaticky přenesou do aplikace Nákladní doprava, kde slouží jako podklad pro vytvoření záznamu o provozu vozidla (ZPVND). Místa nakládek, vykládek, clení v trase objednávky mohou být napojena na kilometrovník s možností zobrazení optimální trasy a předpokládaných nákladů na realizaci přepravy. NÁKLADNÍ DOPRAVA: V této aplikaci se řeší zejména problematika zpracování ZPVND a jeho návaznost na fakturaci, výpočet mezd řidičů, údržbu vozidel a spotřebu pohonných hmot. Vytvářet ZPVND lze pomocí plánu nákladní dopravy nebo na základě objednávek evidovaných v aplikaci Spedice. Výkony se mohou zadávat analyticky nebo kumulovaně. Fakturaci přeprav je možné provádět buď ve Spedici nebo přímo v Nákladní dopravě i s možností vnitropodnikových faktur mezi dispečinkem spedice a dopravy. SBĚRNÁ SLUŽBA: slouží pro svoz a rozvoz kusových zásilek. Pro identifikaci místa určení zásilky využívá aplikace PSČ a číselník Obchodních partnerů. Na základě PSČ definuje, ze kterého překladiště bude uskutečněn vlastní rozvoz zásilky. Přesun zásilek mezi jednotlivými překladišti může být řešen přes aplikace Nákladní doprava či Spedice. O stavu zásilky jsou zasílány zprávy, které je možno aktualizovat v nastaveném časovém intervalu. Všechny přepravované zásilky i její komponenty jsou označeny čárovým kódem a do systému jsou zadávány přes čtečky čárového kódu. OSOBNÍ DOPRAVA: obsahuje aplikace nezbytné pro vedení agendy spojené s provozováním osobní pravidelné i nepravidelné dopravy. Základem pravidelné osobní dopravy je aplikace Jízdní řády, která umožňuje sestavení, tisk,

30

Vlastní práce

import a export jízdních řádů osobní pravidelné dopravy. Vytvořené jízdní řády se přenáší do aplikace Turnusy, kde se provádí sestavení turnusů z linek jízdních řádů, v části plánování pak vytvoření denního přepravního plánu s využitím nastavených variant střídání řidičů a vozidel. Plán slouží jako podklad pro vytvoření záznamu o provozu vozidla. Zpracování tržeb pravidelné osobní dopravy probíhá v aplikaci Přepravní pokladna, tržby je možné přenášet z elektronických strojků v autobusech. Výstupem jsou přehledy tržeb na linku. Aplikace Nepravidelná osobní doprava umožňuje evidenci objednávek zájezdů, předkalkulaci nákladů na zájezd, plánování přeprav a vytvoření záznamu o provozu vozidla. DOHLEDOVÉ SYSTÉMY: IS Prytanis je schopen komunikovat se satelitními systémy. Lze automaticky odesílat objednávky do vozidel včetně všech dispozic, kontrolovat doručení, potvrzení, případně odmítnutí objednávky řidičem, kontrolovat prostorové i časové odchýlení vozidla od zadané trasy. Pokud řidič zadává jednotlivé činnosti do terminálu ve vozidle, po ukončení jízdy se tyto údaje importují do informačního systému, kde vznikne kompletní záznam o provozu vozidla. Také je v této aplikaci možné porovnávat plánovanou trasu se skutečnou a zobrazit je na grafické mapě. 4.3.7 Modul Zakázky V IS PRYTANIS ne zakázkou nemyslí pouze opravárenská zakázka, ale cokoli, co bude možno později nějakým způsobem vyhodnocovat či analyzovat. Z toho vyplývá, že každý doklad, který se účtuje, obsahuje v sobě nějakou zakázku. Podle typu zakázky se stejné doklady různě účtují. Samotné zakázky umožňují definovat opravárenské zakázky, zakázky pro výrobu na sklad, dopravní zakázky, účetní zakázky, zakázky vozidel a zaměstnanecké zakázky. Většina typů zakázek má přímou vazbu na sklad, vozidla, fakturaci, pokladnu a mzdy. Platba zakázky probíhá pomocí dodacího listu zakázky, na jehož základě automaticky vzniká faktura či příjmový pokladní doklad. Součástí modulu zakázky je také aplikace pro vedení evidence stanic měření emisí. Lze používat i knihu oprav interních vozidel provázanou s aplikací Zakázky.

4.4 Účtování v IS Prytanis Pro účtování jednotlivých účetních operací slouží v IS Prytanis program Účtování v modulu Ekonomika pod aplikací Účetnictví. Tento program zachycuje veškeré účetní operace v podniku. Jednou z nejdůležitějších součástí programu je i propojení na manažerský informační systém Charlie, který umožňuje vypracování controlingových sestav, pomocí kterých sleduje management hospodaření firmy. IS Prytanis také umožňuje získat podklady pro zpracování všech daňových přiznání (daň z přidané hodnoty, DPPO a dalších). Celý systém účtování probíhá v reálném čase. Nemusí se tedy čekat na závěrky, vše je po zaznamenání

Vlastní práce

31

přístupné uživatelům, kteří mají oprávnění nahlížet do těchto souborů. Systém a metodika zaúčtování vybraných případů uvedených níže jsou zaměřeny nejen na externí partnery, ale i na vnitropodnikové účtování dokladů. Pro výběr jednotlivých typů účetních operací slouží nabídka v základním menu. Viz obr. 1

Obrázek č.1: Výběrové menu aplikace Účetnictví

4.4.1 Vnitřní doklady Vnitřní doklady slouží pro zápis účetních případů, které se nezapisují do hlavní knihy automatizovaně dle účetních předpisů. Tato aplikace umožňuje provádět automatický import jakýchkoliv dat do systému Prytanis. V praxi to znamená, že propočet nákladů prováděný v zcela jiném systému (stravenky, havarijní pojištění, zákonné pojištění, mýtné po jednotlivých SPZ, silniční daň, telefony apod.) je za pomoci převodového můstku, který je uživatelsky vytvořen informatikem společnosti FTL, a.s., automaticky převeden do aplikace Vnitřní doklady systému Prytanis s automatickým přiřazením příslušných nákladových účtů. Společnost FTL, a.s. využívá pro zadávání zdrojových dat program MS Excel. V tomto programu má předdefinované tabulky pro jednotlivé systémy uvedené výše. Nevýhoda tohoto systému vkládání informací spočívá v tom, že veškerá zdrojová data musí být upravena do podoby a formátu, který IS Prytanis vyžaduje. V okamžiku kdy zdrojová data nejsou ve vyžadovaném formátu, popř. je špatně nadefinován převodní můstek, nedokáže IS Prytanis tyto data importovat a tedy není možné s nimi dál v systému pracovat.

32

Vlastní práce

Tento fakt poté v praxi znamená, že ve společnosti FTL, a.s. nejsou ještě všechny zautomatizovatelné procesy nadefinovány (např. spotřeba plynu za vytápění po divizích kde rozvrhovou základnou jsou m3, spotřeba pitné vody dle počtu zaměstnanců, likvidace odpadů atd.). Tyto nezautomatizované procesy se poté zadávají do systému jako jednotlivé vnitřní doklady. Při zakládání nového vnitřního dokladu je nutné zadat do horní části formuláře bližší údaje o účetní operaci. Těmito údaji se rozumí zejména období, do kterého účetní případ spadá, dle čísla období lze poté provádět výběr pro sestavy a analýzy. Důležitým údajem je číslo dokladu. Při vytvoření zcela nového vnitřního dokladu je číslo dokladu automaticky on-line generováno systémem a není možné zadat dva různé doklady pod jedním číslem. Pro zvýšení efektivity práce účetních je možno vnitřní doklad vytvořit jako kopii dokladu z minulého období. V tomto případě účetní zadává první nepoužité číslo v řadě vnitřních dokladů. Pokud by ve stejný okamžik ukládaly dvě účetní doklad se stejným číslem, systém uloží dříve ukládaný doklad a u později ukládaného dokladu systém oznamuje chybu prosvícením čísla dokladu a žádá změnu čísla na číslo následující v číselné řadě. Podle informací účetních dochází k tomuto případu minimálně. Ve spodní části formuláře se nachází pod kolonkami Má dáti a Dal jejich sumarizace. Pokud není rozdíl těchto sumarizací roven 0, tedy nerovná-li se strana Má dáti straně Dal, nelze takový vnitřní doklad uložit. Na konci formuláře je jméno osoby, která účetní případ zadala do systému. Nový vnitřní doklad lze také vystavit na základě vzoru. Vzor spočívá v tom, že si uživatel vybere již zapsaný vnitřní doklad a zkopíruje ho. Po opravě tohoto zkopírovaného dokladu se stane doklad novým. V průběhu měsíčního zúčtovacího období jsou účetní doklady otevřeny k opravám. Případné opravy mohou provádět pouze oprávněné osoby a všechny změny jsou evidovány (informace o datu a jménu osoby která pořídila doklad a jméno osoby a datum poslední opravy dle hesla pro přístup). Během příslušného zúčtovacího období jsou doklady odemknuty a dle potřeby jsou hlavní účetní doklady zamykány. K definitivnímu uzamčení dokladu dochází provedením měsíční závěrky, za kterou zodpovídá hlavní účetní. Tato data jsou předávána do MIS Charlie k zabezpečení controlingu a reportingu. Uzamykání se provádí v několika krocích: • uzamčení vystavování dokladů • uzamčení přijímání dokladů • uzamčení zaúčtování dokladů • zpracování měsíční závěrky Měsíční závěrka je prováděna, dle opatření prezidenta a.s., do 7. pracovního dne následujícího měsíce.

Vlastní práce

33

Obrázek č.2: Formulář pro založení nového vnitřního dokladu

Jako další nevýhodu systému vkládání dat do IS považuji fakt, že uživatel odpovídá za správnost zdrojových dat. IS Prytanis je nadefinován zcela obecně což má za následek, že veškeré hodnoty musí zadat uživatel ručně. Při jakékoli změně tedy musí firemní informatik okamžitě zareagovat změnou hodnot ve zdrojových informacích (např. aktuální změna DPH na 10% a 20%). 4.4.2 Mzdy Položka „Mzdy“ v menu účtování (viz obr. 1) slouží k zaúčtování dokladů vzniklých v modulu „Personalistika a Mzdy“. Data z modulu „Personalistika a Mzdy“ jsou na konci každého měsíce automaticky převedena. Položka „Mzdy“ obsahuje několik příkazů a kontrolních funkcí. Sem patří např.: Účtování – slouží k zaúčtování mezd za příslušný měsíc. Účtuje se ve dvou dokladech. Jeden za zaměstnance a jeden za firmu. Po spuštění programu se pracuje v tabulce s jednotlivými položkami. Těmi jsou sloupec pro rozlišení zdali byl doklad již zaúčtován či nikoliv (rozlišení Z pro zaúčtováno a X pro nezaúčtováno), označení období respektive měsíce, kód pro doklad za zaměstnance (Z) či firmu (F), označení a číslo dokladu, celková částka která se účtuje, jméno toho kdo vypočítal mzdu a datum výpočtu mzdy. Přišlo z mezd – kontrolní funkce pro výpočet mezd a pro konverzi do účetnictví. Zobrazuje přehled mzdových složek.

34

Vlastní práce

Daňové třídy mzdových položek – touto volbou se nastavují daňové třídy u mzdových položek, které podléhají zdanění. Daňové třídy se vybírají z tabulky viz. obr.3

Obrázek č.3: Tabulka pro výběr daňové třídy

Jelikož IS Prytanis zásadně rozděluje mzdové náklady na jednotlivé divize a střediska, podle toho do kterého střediska zaměstnanec spadá, vyskytuje se zde problém se správným zaúčtováním mzdy při převodu zaměstnance. IS Prytanis totiž neumí zadat celou nebo část mzdy zaměstnance na jiné než kmenové středisko (tedy středisko, pod které zaměstnanec dlouhodobě spadá). Přestavme si, že zaměstnanec střediska 1 je převeden na práci do střediska 2. Náklady spojené s jeho prací poté podléhají středisku 2. V IS Prytanis ale bude celá mzda prvotně v nákladech střediska kmenového, tedy střediska 1. Tato skutečnost má v praxi za následek klamavou výši výsledku hospodaření jednotlivých středisek. K zabezpečení správné výše výsledku hospodaření příslušného střediska je tedy nutno příslušnou mzdu popř. sociální a zdravotní pojištění, mezi jednotlivými středisky přeúčtovat vnitropodnikově ( za využití účetních tříd 8 a 9). Korekce mezd v jednotlivých střediscích prostřednictvím vnitropodnikových účtů ztěžuje vedení statistiky po jednotlivých divizích (pro správnost výpočtu produktivity práce je třeba sčítat mzdu na účtech 3 a 8 popř. 9). Tento problém se vyskytne pouze při výpočtech a statistikách po jednotlivých střediscích. V rámci celopodnikové analýzy se tyto odchylky vyruší.

Vlastní práce

35

4.4.3 Faktury došlé Zpracování faktur došlých je nejnáročnější činností spojenou s absolutní přesností zadávaných dat do IS Prytanis. V okamžiku kdy firma obdrží fakturu od svého obchodního partnera je nutné tuto fakturu správně zadat do systému. K tomu slouží následující formulář.

Obrázek č.4: Formulář pro evidenci došlých faktur

Důležitou položkou je správné označení či identifikace obchodního partnera, od kterého firma fakturu obdržela. Pří zadávání nového partnera do číselníku partnerů je třeba vyplnit matriku nového partnera, kontrolu DIČ provádí účetní ručně prostřednictvím webu. Prvním způsobem identifikace obchodního partnera je zadání celého IČ. Systém poté doplní ostatní údaje o partnerovi automaticky. Druhou možností je zadání části IČ či názvu firmy a systém vyhledá firmy, které mají stejné hodnoty, jaké jsme zadali. Po identifikaci obchodního partnera je nutné zadat číslo účtu. Účet lze vybrat z číselníku v IS, pokud se námi požadovaný účet v číselníku nenachází, lze jej zadat ručně. Při ručním zadaní se číslo účtu automaticky vloží do číselníku po uložení faktury. Pro zajištění správnosti vložených dat slouží kontrola založená na porovnání zadaných dat do faktur přijatých s informacemi o klientovi v modulu obchodních partnerů (automatická kontrola správnosti čísla účtu, DIČ, adresy, atd.). Tato kontrola ovšem není zcela bezchybná. Problém nastává v situaci, kdy je u obchodního partnera zadáno více čísel účtů. Má-li být faktura zaplacena na účet 1 a my zadáme účet 2, přičemž oba účty jsou v nabídce obchodního partnera, proběhne kontrola bez chyby a takto nesprávně zadaná faktura je systémem zaúčtována. Tento kontrolní

36

Vlastní práce

mechanismus je ovšem zaměřen pouze na problematiku správné identifikace obchodního partnera a jeho účtu. Po zadání ostatních podstatných hodnot do formuláře faktury je nutné fakturu odsouhlasit. K tomu slouží ve formuláři kolonka „přezkoušena“ a „předáno“(viz. obr.4). V kolonce „předáno“ je uvedeno jméno osoby které byla faktura předána k přezkoušení a tedy která je za správnost faktury zodpovědná. Aby mohla být faktura odsouhlasena a zaplacena, musí být v kolonce „přezkoušena“ hodnota „A“. Tuto hodnotu může do formuláře zadat pouze osoba, která má tuto pravomoc a má nastavená práva k přezkušování. Ostatní osoby mohou zadat pouze hodnotu „N“ a tedy faktura není odsouhlasena k zaplacení. Tento kontrolní mechanismus je založen čistě na lidském faktoru. Problematika efektivnosti zadávání došlých faktur je dlouhodobý problém nejen společnosti FTL, a.s., ale v podstatě všech příjemců faktur. Jako nejlepší řešení z pohledu zvýšení produktivity práce při zápisu faktur došlých by bylo sjednocení formátu a rozložení faktur odeslaných v ČR. Díky tomu by se zautomatizoval tento zápis a snížilo by se riziko chyby. IS Prytanis v současné době takovouto automatizaci umožňuje, ale pouze s fakturami, které byly vytvořeny také v IS Prytanis. S jinými informačními systémy není kompatibilní. K zajištění kompatibility by bylo potřeba vytvořit převodový můstek mezi IS Prytanis a informačním systémem dodavatele. V současné době ve společnosti FTL, a.s. nefiguruje dominantní dodavatel, který by obsáhl významného podílu na množství faktur došlých. Proto je pro společnost FTL, a.s. nehospodárné vytvářet převodové můstky pro velké množství malých dodavatelů, z nichž každý využívá různé IS v různých strukturách. 4.4.4 Kurzové rozdíly Cizoměnové pohledávky a závazky jsou oceňovány v souladu se zákonem o účetnictví a s vnitrofiremní směrnicí. Společnost FTL, a.s. k oceňování využívá denní kurz ČNB, který je do systému automaticky zaváděn v noci. To má za následek jednodenní zpoždění kurzu. Toto zpoždění je odsouhlasené českou legislativou. Zúčtování kurzových rozdílů provádí systém automaticky u faktur došlých i faktur odeslaných dle kurzu dne přijetí platby popř. zaplacení. Účetní je poté nabízen k zaúčtování zbývající korunový obraz již uhrazené cizoměnové faktury. U pokladen je ve společnosti FTL, a.s. používán pevný měsíční kurz, přepočet zůstatků cizoměnové pokladny je prováděn ručně.

Vlastní práce

37

4.4.5 Faktury odeslané Program Faktury odeslané se stejně jako faktury došlé nachází v menu nabídek pod záložkou účetnictví. Formulář pro vystavení faktury je uveden na obrázku.

Obrázek č.5: Formulář pro založení nové faktury

Při založení nové faktury je nutné vyplnit nejprve položku „Druh“. Ta může nabývat pouze dvou hodnot a to „F“ pro běžnou fakturu s daní a „Z“ pro zálohovou fakturu bez daně. Ve střední části formuláře se nachází obdobné údaje jako u faktur došlých. Nejdříve musíme identifikovat odběratele, kterému fakturu vystavujeme a identifikace banky a číslo účtu, na který má být faktura splacena. Následuje označení střediska a původ dokladu. Původ se dělí na spedici (C), dopravu (D), evidenci školení (E), obecné faktury (F), sklady (S) a zakázky(Z). V případě že odběratel zaplatil naši fakturu až po lhůtě splatnosti je možné vystavit penalizační fakturu. Tuto fakturu na rozdíl od faktur ostatních nelze opravovat. Lze ji pouze stornovat a zakládat. Penále se na faktuře vypočítají automaticky na základě vzorce – částka k úhradě * úroky z prodlení * počet dní prodlení. Modul faktur odeslaných umožňuje také tisk různých druhů šablon faktur (jiné pro fakturaci v CZ – kompletně česky, jiné pro zahraničí – text je uveden anglicky a německy). Tento systém přidělení jednotlivých šablon ovšem není vytvářen na základě příslušných daňových tříd (správné zdanění z hlediska DPH), ale na druhu měny. Při platbě mezi tuzemskými partnery tedy nastává problém v okamžiku, kdy se obchoduje v netuzemské měně. Tento druh platby má za následek přidělení mezinárodní šablony. Formát mezinárodní faktury poté mylně informuje textem ve spodní části faktury o přechýlení daně na pří-

38

Vlastní práce

jemce služby v zahraničí. Tento problém je zapříčiněn omezeným počtem znaků, které je možné vložit do poznámky na základě daňových tříd. IS Prytanis umožňuje odesílat faktury ve formě tištěné (využití volby tisk) i ve formě elektronické – formát .pdf (volba mail). 4.4.6 DPH Program pro řešení problematiky DPH se nachází jako samostatná záložka v menu účetnictví. První funkcí v nabídce je funkce pro vytváření podkladů pro přiznáni k DPH. Podklady se vytváří z hlavní knihy dle daňových tříd. Podklady můžeme vytvořit položkově, sumačně, položkově na střediska a sumačně na střediska. Po výběru formy dokladů se nám zobrazí tabulka, ve které zadáme období, pro které chceme tyto podklady vytvořit. Pro samotné přiznání k DPH slouží tabulka, kterou zobrazuje následující obrázek. V první části tabulky se nachází údaj o období, za které se má přiznání zpracovat a pokud bude firma v daném období krátit na vstupu, je zde nutné vyplnit i zálohový koeficient. V tabulce se vyskytují tři typy řádků – bílé, světle modré a zelené. Bílý řádek je pouze textový a nejdou u něj zobrazovat podrobnosti. Světle modrý je součtový a je bez detailu. U zeleného řádku lze vyvolat detail k danému řádku.

Obrázek č.7: Tabulka pro přiznání k DPH

Jak plyne z výše uvedeného, přiznání k DPH se zpracovává automaticky. V případě že Legislativa změní strukturu daňového přiznání, je firma UNIS Computers, spol. s.r.o. povinna zareagovat okamžitou aktualizací uvedeného

Vlastní práce

39

formuláře. Formulář k DPH je koncipován uživatelsky, to znamená že klient si do jednotlivých řádků daňového přiznání přiřadí své daňové třídy. Počítač poté automaticky vyplní data obsažená v těchto daňových třídách do příslušných řádků. Odesílání daňového přiznání na finanční úřad je možno provádět papírově nebo elektronicky s kvalifikovaným zaměstnaneckým certifikačním podpisem. Společnost FTL, a.s. předává všechna data na finanční úřad elektronicky a to volbou v menu v oddíle DPH. Zároveň systém zpracovává měsíční souhrnné hlášení týkající se prodeje materiálu a od 1.1.2010 i prodeje služeb do států EU. Zároveň je kontrolována vazba mezi jednotlivými řádky daňového přiznání k DPH se souhrnným hlášením. Mluvíme-li o daňových třídách a jejich využití musíme se i zmínit o tom kde se daňové třídy v systému nachází. Seznam všech daňových tříd se nachází v číselníku. K tomuto seznamu je přístup omezen heslem. Po vypsání daňových tříd se zobrazí informace o daňových sazbách používaných v soustavě. Počet tříd není omezen a je tedy možné zakládat nové třídy v závislosti na změnách v daních. Jak může vypadat seznam daňových tříd zobrazuje obrázek.

Obrázek č.8: Seznam daňových tříd

4.4.7 Další problémy IS Prytanis V současné době je s firmou UNIS Computers, spol. s.r.o. řešen problém automatického provádění vzájemných zápočtů v různých měnách, který se doposud provádí ručně. Nový systém umožní použití různých kurzů v průběhu provádění zápočtu tak, aby vše odpovídalo dohodě o dvoustranném zápočtu.

40

Vlastní práce

Do budoucna bude po firmě UNIS Computers, spol. s.r.o. vyžadováno zpracování elektronického oběhu účetních dokladů, které zefektivní odsouhlasování účetních dokladů příslušnými zodpovědným pracovníky a zamezí případným časovým prodlevám při předávání dokladů v místně odloučených pracovištích firmy, zároveň bude využito časové upozorňování povinných osob k odsouhlasení dokladů. V porovnání s jinými IS neumožňuje systém Prytanis tisk sestav v cizích jazycích, doposud tento požadavek nebyl vznesen z důvodu českých majitelů firmy. V současné době společnost FTL, a.s. nesměřuje požadavky na vývoj IS Prytanis do oblasti účetnictví ale do oblasti logistiky a to především na přechod modulu dopravy a skladování do grafického prostředí, které je pro uživatele příjemnější. V oblasti skladování jsou dále práce zaměřeny na využití čtecích zařízení čárových kódů a tím zjednodušení práce ve skladech. Samostatnou kapitolu v automatizaci procesů IS Prytanis tvoří tvorba ceníků pro potřeby skladování s využitím matice ceníků pro jednotlivé odběratele (ceníky se liší dle množství manipulace ve skladech a v závislosti na převozech po jednotlivých skladech odběratelů).

4.5 Vnitropodnikové účetnictví Společnost FTL, a.s. je rozdělena účetně na samostatná střediska, kterým jsou přiděleny prvotní náklady a výnosy. Na tato střediska se provádí plánování nákladů a výnosů externích i vnitropodnikových a také zpracování controlingového měsíčního hodnocení. Výkony mezi vnitropodnikovými útvary jsou zúčtovávány prostřednictvím vnitropodnikových účtů třídy 8 a 9. K účtování slouží vnitropodnikové faktury, které vystavuje vždy středisko poskytující výkon. Výkony jsou předávány v cenách a termínech dohodnutých mezi řediteli divizí. Ceny jsou v zásadě stanoveny na úrovni úplných vlastních nákladů, nebo s použitím systému slev z prodejních cen nebo přirážek k nákupním cenám. Ve stejném systému je prováděno též plánování vnitrovýkonů a vnitronákladů. Za oceňování a vzájemné předání výkonů odpovídají ředitelé divizí. Účtování předávaných výkonů se provádí dle platné účetní osnovy, do výnosů předávajícího střediska a do nákladů přebírajícího střediska. Zúčtováním výkonů se realizuje i úhrada za výkon. Mezi vnitropodnikové výkony patří např. • prodej nafty a PHM • doprava osob pro cestovní kancelář • nákladní vnitrodoprava • vnitroopravy dopravních prostředků

Vlastní práce

41

• údržba areálu • rozúčtování správní režie • provize za realizace nákupu materiálu apod.

4.6 Sestavy IS Prytanis obsahuje Manažerský informační systém jakožto ekonomickou nadstavbu pro plánování, controling a reporting společnosti. Tato nadstavba ovšem není pro potřeby společnosti FTL, a.s. dostatečná. Proto je pro potřeby řízení navíc využíván ve společnosti FTL, a.s. manažerský informační systém Charlie. Po roční analýze bylo rozhodnuto, že manažerské informace budou zpracovávány v samostatném nadstavbovém systému. Obrovskou nevýhodou je udržování jednotnosti mezi oběma systémy. Průběžně je s firmou UNIS Computers, spol. s.r.o. jednáno o implementaci požadovaných funkcí do nadstavby IS Prytanis. Tato implementace má ale za následek výrazné snížení rychlosti samotného IS Prytanis, což je pro společnost FTL, a.s. nepřijatelné. V praxi to znamená, že všechna data z měsíční uzávěrky jsou převodovým můstkem převedena do MIS Charlie a ten poté s těmito daty samostatně pracuje. Výhodou je rychlost veškerých požadovaných operací, nevýhodou udržování systému a jednání s dvěma firmami. MIS Charlie umožňuje vytvořit jakékoliv sestavy z dat IS Prytanis v jakémkoliv členění. Členění sestav je uživatelsky zadáváno. Na každé měsíční jednání gremiální porady jsou zpracovávány jednotné reporty obsahující jak ekonomické tak i technické údaje. Tyto údaje jsou porovnávány s plánem v členění na divize i střediska a to jak za příslušný měsíc tak i v kumulaci a v porovnání s příslušným měsícem a kumulací minulého roku. Tyto údaje slouží k rozhodování managementu společnosti, představenstva a dozorčí rady.

4.7 Analytika účtů v IS Prytanis Ve společnosti FTL, a.s. je každým rokem aktualizován účtový rozvrh. Počet analytických účtů činí 1123 z toho v třídě 5 je obsaženo 370 účtů, třídě 6 je 181 účtů, třídě 8 je 85 účtů, třídě 9 je 58 účtů. Zbytek účtů je rozdělen v ostatních třídách. Systém nákladových a výnosových účtů je řešen tak, aby odpovídal těmto hlediskům: • požadavku zákona o účetnictví - využití všech účtů směrné účtové osnovy. Nejvíce analytických účtů obsahuje účet 602, kde jsou výnosy rozděleny na jednotlivé typy vykazovaných výnosů (výnosy autobusové dopravy – pravidelná, nepravidelná, dotovaná doprava, výnosy kamionové dopravy dle je-

42

Vlastní práce

jich typů – tuzemská, zahraniční, spedice, skladování atd. a výnosy servisu – opravy dle jednotlivých typů nákladních automobilů) • identifikace nákladů, výnosů dle potřeby controlingu a ekonomického řízení divizí. • dle daňové uznatelnosti a neuznatelnosti (xx9) nákladů a výnosů z pohledu DPPO • dle rozdělení na režijní (třímístná analytika) a jednicové náklady (dvoumístná analytika) • dle ekonomicky oprávněných a ekonomicky neoprávněných výnosů a nákladů, pro potřeby zúčtování závazku veřejné služby • dle potřeb VOLVO Goteborg – přímé napojení IS GDS do Švédska a jeho propojení s IS Prytanis (opravy Volvo, nákup náhradních dílů, vedení skladu Volvo) • dle potřeb statistického zjišťování V rámci výše uvedených analytik je dále prováděno členění podle jednotlivých přepravních systémů, a to za využití položky „činnosti“ (viz kapitola 4.9.2). Správné účtování na správných analytických účtech vyžaduje od účetních vysokou obezřetnost při účtování, neboť špatné zaúčtování může ovlivnit ekonomické hodnocení středisek. V IS Prytanis je pro většinu výnosových aktivit přednastaven systém zakázek, který umožňuje fakturujícím osobám bez znalosti příslušných účtů správně zadat příslušnou analytiku. Tato analytika včetně správné daňové třídy(správnost použití DPH) je v zakázce přednastavena. Oprávnění pro přístup do přednastavení má pouze hlavní účetní. Dle mého názoru je analytické členění účtů plně dostačující, v některých případech se jeví množství používaných analytik, jako nadbytečné (množství analytik účtu 518 – Ostatní služby).

4.8 Práce v síti Jelikož společnost FTL, a.s. není tvořena jedním komplexem budov, má navíc místně odloučené pobočky Cestovní kancelář, Celní deklarace a Sklad Vitana, je nutné propojení těchto poboček s centrálou. Toto propojení je zajištěno u pobočky Cestovní kanceláře a Celní deklarace pomocí internetu. Komunikace se skladem Vitana je zajištěno pomocí WI-FI sítě. Rozdíl v propojení je dán faktem, že ve skladu Vitana je během dne odesláno mnohem více dat oproti ostatním pobočkám. Při nečekaném výpadku WI-FI sítě je uzavřena servisní smlouva se společností UNIS Computers, spol. s.r.o., která zabezpečuje v pracovních dnech reakci do 2 hodin po výpadku. V současné době pracuje celý systém propojení jednotlivých poboček online. Tedy veškeré změny a vstupy dat jsou zobrazené pro všechny uživatele okamžitě. V minulosti bylo předávání dat zajišťováno pomocí dávkového přenášení souborů vždy na konci dne.

Vlastní práce

43

4.9 Ekonomický a informační systém Pohoda Konkurenční systém Pohoda je zaměřen na problematiku účetnictví pro malé až velké firmy z řad fyzických a právnických osob. Systém má charakter „oborově neutrálního systému“ což značí jeho vhodnost nejen pro subjekty, které se zabývají obchodem a poskytováním služeb, ale i pro svobodná povolání a účtující příspěvkové a neziskové organizace. V tomto ohledu je systém Pohoda mnohem univerzálnější než-li IS Prytanis, který je zaměřen výhradně na dopravní a spediční firmy. Ekonomický a informační systém Pohoda je nabízen v několika odlišných verzích tak, aby si uživatel mohl zvolit optimální kombinaci služeb ve vazbě na povahu svého podnikání. V roce 2007 byl certifikován jako první systém v České republice pro operační systém Windows Vista. Svou bezpečnost potvrdil i v recertifikačním testu v roce 2009. V současné době se systém připravuje na přechod k operačnímu systému Windows 7. 4.9.1 Výhody informačního systému Pohoda Největší výhodu oproti IS Prytanis nabízí systém Pohoda v uživatelském rozhraní. To se v systému Pohoda podobá stylu MS Office a je tedy pro uživatele příjemnější na ovládání (viz obr. 9). Uživatel v podstatě umí pracovat v systému okamžitě a nemusí se narozdíl od systému Prytanis učit kombinaci kláves pro vyvolávání jednotlivých nabídek.

Obrázek č.9: Uživatelské prostředí ekonomicko-informačního systému Pohoda

44

Vlastní práce

Univerzálnost systému pohoda je jistě jeho velkou doménou, avšak v závislosti zaměření této práce na dopravní firmu je tato výhoda zanedbatelná. Naopak nezanedbatelnou výhodou je stálé zdokonalování v oblasti podpory operačního systému, kdy systém Pohoda reaguje na vznik nových operačních systémů Windows. Jako důkaz bych zmínil připravenost na příchod systému Windows 7. Za určité plus bych rád zmínil i známost systému Pohoda v rámci veřejnosti, která je informována o jeho existenci např. díky billboardům. 4.9.2 Výhody IS Prytanis Informační systém Prytanis je zaměřen výhradně na problematiku dopravních a logistických firem. Toto zaměření považuji za výhodu vzhledem k orientaci této práce. Z pohledu jiných firem je tato skutečnost chápána spíše jako podstatná nevýhoda. Oproti systému Pohoda je IS Prytanis mnohem univerzálnější v oblasti podporovaných operačních systémů. V současné době je podporován a implementován na většinu hlavních síťových operačních systémů jako jsou Sun Solaris, Linux nebo Microsoft Windows 2003. Nejvýznamnější výhodou IS Prytanis oproti systému Pohoda, přesněji modulu ekonomika, je účtování dle činností, což umožňuje provést v souladu se současnou legislativou vyúčtování tzv. závazku veřejné služby vůči příslušným krajům. Tím, že společnost FTL, a.s. provozuje v závazku veřejné služby autobusovou dopravu pro kraj Olomoucký, Zlínský a Jihomoravský je povinna vést evidenci o ekonomicky oprávněných nákladech spojených s provozováním této činnosti. Činnost autobusové dopravy se člení na tyto systémy: • pravidelná dálková doprava (D) • pravidelná linková dotovaná doprava (L) • MHD (M) • nepravidelná, zájezdová doprava tuzemská i zahraniční (N) • pravidelná linková nedotovaná doprava (R) • pravidelná zahraniční doprava – Nice (A) • pravidelná zahraniční doprava – Slovensko (S) V informačním systému Prytanis je třeba: • jednicový náklad (dle SPZ vozidel) rozdělit dle jednotlivých činností autobusové dopravy a to dle počtu ujetých km daného dopravního prostředku za měsíc

Vlastní práce

45

• režijní náklad příslušného střediska autobusové dopravy rozdělit dle počtu km ujetých v jednotlivých činnostech za měsíc • náklad správní režie rozdělit podle přímých mezd dle jednotlivých středisek FTL, a.s. a poté podle km ujetých v jednotlivých činnostech za měsíc V okamžiku takového rozpočítání všech nákladů je poté nutné tyto náklady dále rozdělit na jednotlivé kraje,a to dle počtu km ujetých pro závazek veřejné služby v příslušném měsíci. Tento propočet je umožněn propojením modulů vozidel a jejich výkonu s příslušným účetním modulem. Kalkulaci nákladů provodí systém Prytanis automaticky na základě zadání druhu činnosti, které jsou popsané výše.

4.10 Ekonomické hledisko přechodu na jiný IS Informační systém Prytanis je rozsáhlý systém, který je zaměřen na dopravní společnosti. Uživatel neplatí poplatky za jednotlivé moduly systému, ale za licenci pro používání celého systému. Z tohoto důvodu je případný přechod na jiný informační systém, který by byl efektivnější v oblasti účetnictví, z ekonomického hlediska nevýhodný. Tato nevýhoda je dána hlavně z toho důvodu, že společnost FTL, a.s. by po přechodu platila poplatky za dva informační systémy zároveň. Tato skutečnost by měla vliv na finanční náročnost IS a promítla by se negativním smyslem do hospodaření podniku. Případný úplný přechod na jiný informační systém, řešící dopravní problematiku, považuji též za ekonomicky nevýhodný, a to z důvodu vysokých nákladů, spojených s případným přechodem na nový IS (tvorba číselníků, tvorba zakázek, zpracování historie dat, atd.). V tomto případě také není zaručeno, že nový IS by splňoval všechna dosavadní kritéria, která na IS má společnost FTL, a.s. z pohledu dopravní problematiky. V minulých letech společnost FTL, a.s. oslovila více výrobců IS se zaměřením na dopravní problematiku a výsledkem bylo doporučení, ponechat dosavadní IS Prytanis v používání FTL, a.s.. Dále bylo doporučeno vyvinout větší tlak na firmu UNIS Computers a to s požadavkem postupného přechodu na uživatelsky příjemnější grafické prostředí. Z důvodu zaměření mé práce na efektivitu práce v IS Prytanis ve vztahu k účetnictví tedy doporučuji nenahrazovat modul Ekonomika jiným informačním systémem. Přechod nedoporučuji zejména z důvodu růstu nákladů na provoz dvou informačních systémů. Druhým důvodem je také fakt, že při nahrazení modulu Ekonomika bude podnik stále platit poplatek za licenci pro užívání IS Prytanis ve stejné výši.

46

Závěr

5 Závěr Spolehlivý informační systém je v současné době naprostou nutností v každé větší firmě. Jelikož nároky na funkčnost, rychlost a univerzálnost informačních systémů stále stoupají, je nutné stávající systémy neustále zdokonalovat. V této práci jsem se zaměřil na informační systém Prytanis vyvinutý společností UNIS Computers, spol. s.r.o. a využívaný v dopravní společnosti FTL – First Transport Lines, a.s.. Hlavním cílem práce bylo zhodnotit jeho efektivitu v rámci problematiky účetnictví a upozornit na některé nedostatky systému. Jak vyplývá z výše uvedené analýzy, není IS Prytanis zcela bezproblémovým systémem. Jako slabou stránku systému považuji robustnost systému, která je vynucena propojením jednotlivých modulů systému. Další slabou stránkou je nedostatečně propracovaná nadstavba MIS při zachování rychlosti systému Prytanis. Z tohoto důvodu je nutné ve společnosti FTL, a.s. využívat MIS Charlie, který v podstatě nahrazuje nadstavbu IS Prytanis. Tato skutečnost má negativní vliv na náklady podniku na informační systém, kdy v praxi společnost FTL, a.s. musí platit dva systémy zároveň. V rámci stálého vývoje IS Prytanis bude v nadcházející době též řešena problematika dvoustranného zápočtu a nemožnost rozdělení části mzdy na jiné než kmenové středisko. Naopak za silnou stránku považuji schopnost IS Prytanis účtovat dle druhu činností. Tento další třídící znak značně urychluje evidenci ekonomicky oprávněných nákladů, které slouží pro propočet závazku veřejné služby. Další silnou stránkou je samotná rychlost systému a bezproblémové propojení s pobočkami společnosti FTL, a.s.. Na základě zhodnocení efektivnosti je dle mého názoru IS Prytanis pro potřeba společnosti FTL, a.s. dostačující a nenavrhuji přechod na jiný systém. Přechod nenavrhuji zejména z důvodů ekonomických a také z důvodu předmětu podnikání společnosti FTL, a.s.. Z vypracovaného rozboru je při zachování systému Prytanis nutné vyřešit výše uvedené problémy, ať už přímo s vývojáři IS (problematika převodu mezd, problematika dvoustranného zápočtu), tak i s oddělením informatiky (zautomatizování importu zdrojových dat). Za bezproblémovou oblast považuji bezpečnost IS, kdy každý uživatel má nadefinovány svoje přístupová práva. Tyto práva přiděluje pouze vedoucí oddělení informatiky na základě požadavku hlavní účetní. Informační systém Prytanis je komplexním, dopravně zaměřeným systémem, který umožňuje okamžitý pohled do všech minulých zúčtovacích období i rychlé přecházení z jednoho modulu do druhého. Pro svoje zaměření na dopravní firmy je tou správnou volbou i pro společnost FTL – First Transport Lines, a.s..

Zdroje

47

6 Zdroje Odborná literatura [1] BÁČA, J. Účetnictví II. b.m: Svaz účetních, 1997. 451 s. Vzdělávání účetních v ČR. [2] BÉBR, R. -- DOUCEK, P. Informační systémy pro podporu manažerské práce. 1. vyd. Praha: Professional Publishing, 2005. 223s. ISBN 80-86419-79-7. [3] HINDLS, R. -- HRONOVÁ, S. -- CIPRA, T. Kvantitativní metody a informatika. Praha: Svaz účetních, 1997. 207 s. Vzdělávání účetních v ČR. [4] HINDLS, R. Kvantitativní metody a řízení. Praha: Svaz účetních, 1997. 191 s. Vzdělávání účetních v ČR. [5] MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1. vyd. Praha: Oeconomica, VŠE v Praze, 2006. 173s. ISBN 80-245-1136-3. [6] MOLNÁR, Z. Moderní metody řízení informačních systémů. Praha: Grada, 1992. 347 s. "Nestůjte za dveřmi". ISBN 80-85623-072. [7] MUNZAR, V. Účetnictví I. b.m: Praha: Svaz účetních, 1997. 469 s. Vzdělání účetních v ČR. Internetové zdroje [8] Ftl,a.s. [online]. [cit. 2010-04-06]. Dostupné z WWW: http://www.ftl.cz [9] Unis Computers [online]. [cit. 2010-04-06]. Dostupné z WWW: http://www.uniscomp.cz [10] POHODA [online]. [cit. 2010-04-06]. Dostupné z WWW: http://www.stormware.cz/pohoda/ [11] Centrum pro výzkum informačních systémů [online]. [cit. 201005-05]. Dostupné z WWW: http://www.cvis.cz [12] Informační systém [online]. [cit. 2010-05-05]. Dostupné z WWW: http://iss.unas.cz/ids/01.pdf

48

Zdroje

[13] Podnikatel [online]. [cit. 2010-05-06]. Dostupné z WWW: http://www.podnikatel.cz Řízený rozhovor [14] Ing. Krčmař, Z. Ředitel ekonomické divize FTL – First Transport Lines, a.s., [2010-04-03].