EINDRAPPORTAGE
Ondersteuning van het geriatrisch Multi Disciplinair Overleg (MDO) met informatie- en communicatie technologie; een pilotstudie
Auteurs
Dr. Marieke Spreeuwenberg Drs. Yan Ping Man Ir. Ger Cremers Prof.dr. Luc de Witte
datum
28 februari 2012 / Z10623
INHOUDSOPGAVE INTRODUCTIE ............................................................................................................................ 3
1.
1.1
BETROKKEN PARTIJEN ............................................................................................................... 5
2.
2.1
Deelnemers ....................................................................................................................... 5
FASE 1. ORIËNTEREND ONDERZOEK .......................................................................................... 7
3.
Evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ ................................................................................................. 7
3.1
3.1.1
Methode evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ ...................................................................... 7
3.1.2
Resultaten evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’.................................................................... 7
3.2
MDO checklist ................................................................................................................... 8
3.2.1
Methode MDO checklist ............................................................................................ 8
3.2.2
Resultaten MDO checklist .......................................................................................... 8
3.3
Semi-gestructureerde interviews ...................................................................................... 9
3.3.1
Methode semi-gestructureerde interviews ............................................................... 9
3.3.2
Resultaten semi-gestructureerde interviews ............................................................. 9
3.4
4.
Doel en vraagstelling ......................................................................................................... 3
Internet onderzoek........................................................................................................... 10
3.4.1
Methode internet onderzoek.................................................................................... 10
3.4.2
Resultaten internet onderzoek ................................................................................. 10
3.4.3
Keuze webconferencing systeem .............................................................................. 12
FASE 2. PILOTSTUDIE ................................................................................................................ 15 4.1
Deelnemers technische en gebruikers evaluatie .............................................................. 15
4.2
Technische evaluatie ........................................................................................................ 15
4.2.1
Methode technische evaluatie.................................................................................. 15
4.2.2
Resultaten technische evaluatie ............................................................................... 16
4.3
Gebruikersevaluatie ......................................................................................................... 16
4.3.1
Methode gebruikersevaluatie................................................................................... 16
4.3.2
Resultaten gebruikers evaluatie ............................................................................... 19
5.
CONCLUSIE EN DISCUSSIE........................................................................................................ 23 5.1
Conclusie ......................................................................................................................... 23
5.2
Discussie .......................................................................................................................... 24
Bijlage 1. Samenvatting enquête evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ ......................................................... i Bijlage 2. De drie fasen en het zeven-stappen proces. ..................................................................... iii Bijlage 3. Resultaat literatuuronderzoek en richtlijnen MDO’s ......................................................... v Bijlage 4. MDO Checklist en resultaten ............................................................................................ xi Bijlage 5. MDO interviewvragen en resultaten ............................................................................... xv Bijlage 6. Het Referentiemodel ...................................................................................................... xxi Bijlage 7. Resultaten van de conferencing onderdelen van “top vijf” webconferencing systemen ..................................................................................................................................................... xxiii Bijlage 8. Korte Handleiding Webconferencing Gastheer (“Quick Start”).....................................xxv Bijlage 9. Korte Handleiding Webconferencing Deelnemer (“Quick Start”) .............................. xxvii
2
1. INTRODUCTIE In het project ‘Zorg uit Voorzorg’ dat liep in de Westelijke Mijnstreek als onderdeel van het zogenaamde ‘transitieprogramma 1’ (TP1) van het nationaal programma ouderenzorg (NPO) was de introductie van multidisciplinair geriatrisch overleg (MDO) één van de centrale peilers. Deelnemers aan dit MDO komen uit verschillende sectoren en settings in de zorg: de geriater en geriatrisch verpleegkundige in het ziekenhuis, huisartsen vanuit hun praktijk, perifere fysiotherapeuten vanuit hun praktijk, ergotherapeuten en eventuele andere zorgverleners die bij een oudere betrokken zijn. De praktische organisatie van een MDO is moeizaam, omdat de deelnemers vanuit heel verschillende locaties en in wisselende samenstelling deel moeten nemen. Het lukt niet altijd om de benodigde deelnemers tegelijk bij elkaar te krijgen. Om deze reden is de vraag bij het Medisch Coördinatie Centrum Omnes (MCC Omnes) ontstaan of een MDO met behulp van informatie- en communicatietechnologie ondersteund kan worden, zodat de deelnemers niet fysiek op dezelfde locatie hoeven te zijn, maar toch hun inzichten kunnen delen. Daarbij kan gedacht worden aan teleconferencing al dan niet in combinatie met beeldcontact. 1.1 Doel en vraagstelling Het doel van dit project is om na te gaan op welke wijze het MDO met behulp van bestaande technologie optimaal ondersteund kan worden door een pilotstudie uit te voeren met een passende technologische oplossing. De volgende centrale vraagstelling wordt als uitgangspunt gehanteerd: ‘Kan het gebruik van informatie- en communicatietechnologie een ondersteuning zijn voor een MDO? Zo ja, hoe dan? In welke mate? Hoe moet deze technologie eruit zien?’ Het project bestond uit twee fasen, namelijk een oriënterend onderzoek en een pilotstudie. Als eerste werd een oriënterend onderzoek uitgevoerd dat het programma van eisen opleverde waaraan technologische ondersteuning aan zou moeten voldoen om optimaal aan te sluiten bij de wensen en behoeften van de deelnemers aan het MDO en bij de huidige mogelijkheden van de technologie. Parallel hieraan werd een inventarisatie gemaakt van op dit moment beschikbare technologie die voor de doelen van het project bruikbaar zijn. De tweede fase in het project was een pilotstudie met een passende technologische oplossing bij de MDO’s in drie door MCC Omnes geselecteerde huisartsenpraktijken in de Westelijke Mijnstreek en het Expertisecentrum Ouderenzorg (EOZ) van het Orbis Medisch Centrum. De volgende vraagstellingen zijn leidend geweest voor de activiteiten in het eerste deel van het project: 1. Welke knelpunten ervaren de deelnemers aan het MDO in de huidige werkwijze? 2. Aan welke functionele eisen moet technologische ondersteuning van het MDO voldoen? 3. Wat zijn de huidige technische mogelijkheden die aansluiten bij het programma van eisen? Op basis van de antwoorden op voorgaande vragen werd een pilot opstelling gemaakt die door de drie huisartsenpraktijken, het EOZ en de overige betrokken partijen/ zorgprofessionals in de praktijk uitgetest werden. Voor het tweede gedeelte van het project waren de volgende vragen leidend: 3
4. Welke technische en/of functionele problemen doen zich voor bij het gebruik van de gekozen technologie? 5. Wat zijn de ervaringen van de deelnemers aan het MDO met de nieuwe technologie? 6. In hoeverre draagt het werken met deze technologie bij aan de kwaliteit van het multidisciplinaire overleg? 7. Welke wensen en suggesties voor verbetering of aanpassing hebben de deelnemers?
4
2. BETROKKEN PARTIJEN MCC Omnes in Sittard is de opdrachtgever van dit project, waarvan Drs. Lilo Crasborn, Simone Denis en Marlou Wolters het project coördineren. De kenniskring Technologie in de Zorg van Hogeschool Zuyd in Heerlen is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project, waarvan Prof. dr. Luc de Witte de leiding heeft. Het projectteam bestaat uit Dr. Marieke Spreeuwenberg, ir. Ger Cremers en drs. Yan Ping Man. Zij dragen zorg voor de uitvoering van het project. 2.1 Deelnemers De deelnemende partijen in zowel de eerste als tweede fase van het project bestaan uit drie huisartsenpraktijken in de Westelijke Mijnstreek. Deze worden verder aangeduid als praktijk 1, praktijk 2 en praktijk 3. Een andere deelnemende partij is het Expertisecentrum Ouderenzorg (EOZ) van het Orbis Medisch Centrum, te Sittard waar Dr. Walther Sipers en drs. Herbert Habets de contactpersonen zijn. De huisartsenpraktijken en het EOZ zijn middels een brief van MCC Omnes benaderd voor deelname. In totaal hebben 20 personen zich opgegeven. De deelnemers zijn afkomstig van verschillende disciplines. Vanuit de huisartsenpraktijken bestonden de deelnemers uit: huisartsen, praktijkondersteuners, fysiotherapeuten, ergotherapeuten, en een apotheker. De deelnemers van het EOZ waren een klinisch geriater en een gespecialiseerd geriatrisch verpleegkundige. In tabel 1 is het aantal deelnemers per discipline weergegeven per praktijk en voor het EOZ. Tabel 1: Overzicht van de deelnemers Disciplines Huisarts (HA) Praktijkondersteuner (POH) Fysiotherapeut (FYSIO) Ergotherapeut (ERGO) Apotheker (APO) Klinisch geriater (G) Gespecialiseerd geriatrisch verpleegkundige (GVP)
Praktijk 1 1 1 1 2 1 -
Praktijk 2 2 1 2 1 -
Praktijk 3 2 1 2 1 -
EOZ 1 1
5
6
3. FASE 1. ORIËNTEREND ONDERZOEK Het plan van aanpak bestond uit twee fasen, een oriënterend onderzoek en een pilotstudie. Bij de uitwerking van dit project in de praktijk is wat afgeweken van het originele plan. De redenen dat er gekozen is om van het originele plan af te wijken is (1) omdat er door beëindiging van TP1 er minder MDO’s plaatsvinden dan beoogd en (2) er beperkte technologische voorzieningen op de verschillende locaties waren. Het oriënterende onderzoek bestond uit (1) een evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’, (2) een MDO checklist opgesteld op basis van de literatuur, (3) het afnemen van interviews. Parallel hieraan is op technisch vlak een (4) internet onderzoek uitgevoerd en op basis van die resultaten gekozen voor de meest geschikte technologie voor de pilot studie. 3.1 Evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ 3.1.1 Methode evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ Het doel van de evaluatie ‘Zorg uit voorzorg’ was om bij de deelnemers van TP1 na te gaan welke praktijken interesse hadden om mee te doen met dit project. Ter afsluiting van het project ‘Zorg uit Voorzorg’ heeft MCC Omnes een evaluatieonderzoek uitgevoerd op het gebied van MDO’s. Aan de deelnemende acht huisartsenpraktijken van TP1 en het EOZ is gevraagd wat men verwachtte van MDO’s wanneer technologie ingezet zal worden om overleg te verbeteren. Daarnaast is hen gevraagd aan welke eisen de technologie zou moeten voldoen om ermee in de praktijk te kunnen werken. In de vorm van een enquête zijn onder andere de volgende vragen gesteld: 1. Denkt u dat teleconsultatie toegepast kan worden in het MDO? 2. Wat ziet u als grootste voordeel van teleconsultatie? 3. Wat ziet u als grootste nadeel van teleconsultatie? 4. Zou u als praktijk willen meedoen aan de pilot? 5. Ziet u teleconsultatie als middel om te kunnen communiceren met de tweedelijn? 3.1.2 Resultaten evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ Van de acht huisartsenpraktijken heeft één huisartsenpraktijk de enquête niet ingevuld en één huisartsenpraktijk heeft de enquête onvolledig ingevuld. Het merendeel (5/6) denkt dat technologie toegepast kan worden in een MDO. Als grootste voordeel werd minder reizen genoemd. Andere genoemde voordelen waren: tijdbesparing, een MDO is gemakkelijker te plannen, het MDO verloopt efficiënter en sneller, en dat de juiste personen kunnen deelnemen aan het MDO. Als grootste nadeel werd genoemd dat het contact indirecter of onpersoonlijker wordt. Andere nadelen die genoemd werden zijn: technische storingen die het overleg kunnen onderbreken, en dat de kwaliteit van informatie uitwisseling vermindert. Op de vraag of u als praktijk mee zou willen doen aan de pilot hebben slechts twee praktijken aangegeven mee te willen doen. Echter is het opvallend dat bijna alle praktijken technologie wel als middel zien om met de tweedelijns zorg te communiceren. Door ondersteuning van technologie kan er onder andere intercollegiaal overleg plaatsvinden tussen de huisarts en geriater, of overleg tussen een praktijkondersteuner en een gespecialiseerd verpleegkundige. Later hebben toch drie huisartsenpraktijken aangegeven met dit project mee te willen doen. Voor een gedetailleerde samenvatting van de resultaten zie bijlage 1.
7
3.2 MDO checklist 3.2.1 Methode MDO checklist Op basis van de literatuur zijn factoren in kaart gebracht die van belang zijn voor het goed verlopen van een MDO. De factoren (richtlijnen) zijn onder te verdelen in rollen, proces, individuele factoren en team factoren. Dit staat schematisch weergegeven in figuur 1 en wordt nader toegelicht in bijlagen 2 en 3. Optimale zorg Multidisciplinaire samenwerking (1) Rollen: Helpt een team bewust te worden van hun gezamenlijk werk en vaardigheden a. Leider b. Tijdwaarnemer c. Notulist d. Procesbegeleider
(2) Proces: Er zijn drie fasen die door middel van zeven stappen doorlopen worden
(3) Individuele factoren: Competenties voor multidisciplinair samenwerken a. Professionele motivatie en houding b. Vaardigheden, kennis en inzicht c. De relatie met de werksituatie
(4) Team factoren: Organisatie en cultuur t.a.v. multidisciplinair samenwerken a. Leren b. Organisatie en cultuur
Figuur 1. Doelstellingenboom multidisciplinaire samenwerking volgens Swanborn (1999) Op basis van de gevonden literatuur werd een MDO checklist opgesteld om het MDO in kaart te brengen (zie bijlage 4). Deze checklist werd online via NETQ verspreid onder alle 20 deelnemers. In de checklist kwamen de vier belangrijke thema’s aan bod, namelijk: (1) rollen, (2) proces, (3) individuele factoren (4) team factoren. Per stelling kon aangegeven worden in hoeverre deze werden uitgevoerd in het MDO zoals die in de praktijk verliepen. 3.2.2 Resultaten MDO checklist Van de 20 deelnemers hebben 16 deelnemers de MDO checklist ingevuld. De rolverdeling binnen een MDO loopt meestal goed. Er wordt bijna altijd een voorzitter aangewezen en agenda’s en notulen worden van tevoren en na afloop verstuurd. Soms wordt het groepsproces minder in de gaten gehouden en bespreekt men bijzaken. Alhoewel het doel en de locatie van een MDO meestal bekend is, loopt het proces van een MDO niet altijd soepel. Zo is niet altijd duidelijk of gemaakte afspraken nagekomen zijn en agendapunten worden niet altijd beoordeeld op volledigheid en benodigde tijd. Na afloop van een MDO wordt zelden gekeken wat er goed ging en wat er verbeterd moet worden in het volgende MDO. De deelnemers scoren hoog op individuele competenties. Zo staat de cliënt bijna altijd centraal en wordt er goed over en weer naar elkaar geluisterd, ook al spreekt men een andere vaktaal. Soms zijn eigen sterkte en zwakke punten niet bij iedereen bekend. Wat betreft team competenties is er veel respect voor cultuurverschillen in andere disciplines en verschillen in opvattingen. Het MDO vindt (nog) niet altijd plaats op een vast moment. Wanneer er sprake is van een noodsituatie waarbij overleg gewenst is, wordt een MDO nog niet altijd ingezet. In bijlage 4 staat de MDO checklist met alle resultaten weergegeven. 8
3.3 Semi-gestructureerde interviews 3.3.1
Methode semi-gestructureerde interviews
Binnen drie huisartspraktijken en het EOZ zijn interviews afgenomen om erachter te komen wat de knelpunten in het MDO zijn en aan welke functionele eisen de technologische ondersteuning van het MDO moet voldoen. Tegelijkertijd is gekeken welke bestaande technische mogelijkheden aansluiten op de eisen die uit de interviews naar voren zijn gekomen en in hoeverre deze in de praktijk passen. Er is een semi-gestructureerde vragenlijst opgesteld bestaande uit de topics: MDO en teletechnologie. Het topic MDO heeft betrekking op het huidige MDO en het topic tele-technologie heeft betrekking op wat men vindt van het inzetten van technologie ter ondersteuning van een MDO. Tevens is binnen deze topic gevraagd naar de verwachtingen en eisen ten aanzien van de technologie. Voor de interviewvragen zie bijlage 5. 3.3.2 Resultaten semi-gestructureerde interviews Van de 20 deelnemers zijn 17 deelnemers geïnterviewd. De andere drie deelnemers zagen af van deelname omdat er geen meerwaarde in het toepassen van tele-technologie binnen MDO’s werd gezien. In bijlage 5 worden de interviewvragen met bijbehorende geclusterde antwoorden weergegeven. In de laatste kolom is de frequentie van het antwoord weergegeven. Het huidige MDO vindt gemiddeld één keer per maand plaats en duurt 0,5 – 1 uur. Standaard zijn een huisarts, praktijkondersteuner, fysiotherapeut en ergotherapeut bij een MDO aanwezig. Soms worden andere disciplines ook betrokken, zoals de apotheker. Er is weinig wisseling in de samenstelling van de deelnemers, alle betrokken deelnemers zijn vertegenwoordigd. Hoewel de cliënt centraal staat in een MDO is deze nooit aanwezig. Dit komt door verschillende redenen, bijvoorbeeld omdat het moeilijk te organiseren is in verband met de beperkte tijd die er voor MDO is. Echter geven acht deelnemers aan het prettig te vinden als een cliënt bij het MDO betrokken kan worden. Het merendeel (10/16) van de deelnemers vindt dat het MDO goed verloopt, omdat onder andere de structuur en organisatie goed zijn. Men ervaart het MDO als prettig en er is overleg met verschillende disciplines mogelijk. Het merendeel (9/16) van de deelnemers vindt dat de verslaglegging, agenda, notulen, actielijst, afspraken en follow-up verbeterd mogen worden. Om het MDO te verbeteren vindt men het nodig dat cliëntenbestanden of een centraal dossier beter toegankelijk moet zijn voor alle betrokken disciplines. Wat betreft de inzet van technologie ter ondersteuning van het MDO denken acht deelnemers er positief over. Zeven deelnemers denken er negatief over en twee deelnemers waren neutraal, omdat zij bijvoorbeeld nog niet voldoende kennis hebben van technologie. Er waren 13 deelnemers die problemen verwachten bij het uitwisselen van informatie. Het grootste voordeel van technologie wordt gezien in tijdsbesparing. Men vindt dat alle noodzakelijke disciplines deel zouden moeten kunnen nemen aan het MDO door middel van technologie. Het uitwisselen van informatie via de technologie wordt door 15 deelnemers als belangrijk gevonden, maar het maken van notulen in een scherm wordt door 11 deelnemers als niet relevant bevonden. Het betrekken van externe deelnemers met behulp van technologie wordt door 15 deelnemers als belangrijk gezien. Een ander aspect van belang bij het gebruik van technologie is privacy, wat slechts door 4 deelnemers 9
genoemd werd. Het merendeel van de deelnemers (12) zouden de technologie in een aparte werkruimte of vergaderruimte willen gebruiken. In deze ruimte zou een vaste PC, een groot beeldscherm en een vrijstaand camera aanwezig moeten zijn. Daarnaast dient bij het gebruik iedereen goed te verstaan zijn, en er sprake is van goed beeld (ook qua omvang). Tien deelnemers denken dat de communicatie met andere disciplines (bijvoorbeeld van de tweede lijn) door de inzet van technologie beter zal verlopen. Op basis van de resultaten is een referentiemodel opgesteld waarin het huidig MDO is afgezet tegen een wenselijke MDO (waarbij technologie wordt gebruikt). In dit referentiemodel zijn de antwoorden van alle deelnemers samengevat, zonder onderverdeling in discipline of praktijk, zie bijlage 6. Uit het referentiemodel blijkt dat door middel van webconferencing frequenter overleg kan plaatsvinden, ook al is het niet aan MDO gerelateerd. Het overlegmoment kan hierdoor ook korter worden. Alle betrokken disciplines worden geacht beschikbaar te zijn voor webconferencing. Het zou in sommige situaties prettig zijn om de cliënt of de cliëntvertegenwoordiger uit te nodigen voor webconferencing. Door webconferencing is het voeren van MDO op verschillende locaties mogelijk. Dit is vooral prettig voor paramedici, omdat zij vaak geen eigen werkplek hebben binnen een huisartsenpraktijk en vaak op cliëntenbezoek zijn. Wat betreft de planning en organisatie van een MDO verandert niets. De praktijkondersteuner (POH’er) heeft hierin een coördinerende rol. Verder wordt het delen van bestanden tijdens het MDO als belangrijk ervaren. 3.4 Internet onderzoek 3.4.1 Methode internet onderzoek Een internet onderzoek is uitgevoerd om uit bestaande teleconferencing systemen een geschikte keuze te kunnen maken voor de pilotstudie bij de drie huisartspraktijken, drie fysiotherapie praktijken en het EOZ. In eerste instantie is meer algemene informatie m.b.t. teleconferencing verzameld met behulp van internet via de zoektermen: “multimedia”, “multimedia communication”, “multimedia meeting”, “multimedia conferencing”, “teleconferencing”, “videoconferencing” en combinaties van deze termen. Hierna werd specifieke informatie verzameld m.b.t. webconferencing via de zoektermen: “webconferencing”, “webconferencing systems”, “webconferencing services”, “comparing webconferencing systems”, “privacy webconferencing”, “safety webconferencing” en combinaties van deze termen. Met name is gezocht naar informatie m.b.t. “wat is webconferencing?”, “kenmerken van webconferencing”, “wat is nodig voor webconferencing?”, “privacy en veiligheid m.b.t. webconferencing”, “welke zijn de meest geschikte webconferencing systemen?” 3.4.2 Resultaten internet onderzoek Webconferencing (videoconferencing) is een virtuele ontmoetingsplaats waar mensen vanuit verschillende locaties informatie uit kunnen wisselen in realtime via het internet. Een voordeel is dat mensen met elkaar op een efficiënte manier, ‘op afstand’ kunnen vergaderen, zonder dat zij op dezelfde plaats aanwezig moeten zijn. Webconferencing maakt een breed scala aan communicatie mogelijk: beeld- en spraak verbinding, het online tonen en met elkaar uitwisselen van documenten, het delen van het beeldscherm en het voeren van live vraag-en-antwoord-sessies. Als basisvoorziening is voor webconferencing het volgende noodzakelijk: 10
een computer met geluidskaart een internet verbinding een webcam of digitale video camera voor live beeldverbinding Voice over IP (VoIP) voor real-time audio genoeg ruimte op een server voldoende bandbreedte om de conferentie mogelijk te maken software om de vergadering te coördineren (webconferencing programma).
Een belangrijk onderscheid m.b.t. webconferencing is “In-house” en “hosting” software. Bij In-house (of on-premises) toepassingen schaft een organisatie wel de apparatuur en software zelf aan en wordt het personeel zelf getraind om webconferencing te realiseren en te ondersteunen. Hiermee beheert een organisatie zelf alle details van webconferencing. De software is geïnstalleerd op de servers van de organisatie en/of op de werkstations. Een “In-house” oplossing is vrij kostbaar. Een minder dure optie is om gebruik te maken van de diensten van een zogenaamd “web hosting” bedrijf. Een hosting bedrijf verzorgt het hele concept van webconferencing, waardoor het hele proces gemakkelijker verloopt. Men hoeft zelf nauwelijks ergens zorg voor te dragen. Bedrijven die webconferencing hosting aanbieden hebben speciale software en speciale diensten om een webmeeting soepel te laten verlopen. Gehoste software, ook wel bekend als SaaS (Software as a Service), wordt geleverd via internet op basis van een abonnement. Beide benaderingen hebben voordelen en nadelen. In tabel 2 zijn de meest kenmerkende eigenschappen van beide systemen naast elkaar geplaatst. Tabel 2: In-house systemen en hosting systemen In-house systemen
Hosting systemen
specifiek gebruik, specifiek maatwerk, aanpassingen op locatie kosten: aanschaf packet, hoge aanloopkosten, duur overstappen op ander systeem, eigen investeringen gaan verloren eigen server ruimte verzorgen updates, extra afspraken, extra kosten
meer algemeen gebruik, weinig opties voor aanpassingen op locatie kosten: maandelijks abonnement lage aanloopkosten, goedkoop overstappen op ander systeem, weinig eigen investeringen, dus weinig verlies zelf geen server ruimte nodig, host biedt server ruimte updates, service en onderhoud, ondersteuning voor, tijdens en na conferentie, ondersteuning bij training en technische ondersteuning zitten in abonnement privacy zaken kunnen gevoelig liggen, privacy zaken vereisen speciaal aandacht
privacy zaken kunnen beter aangepast worden aan de eisen van de gebruiker
Veiligheid is een essentieel punt van aandacht bij het houden van een webconferentie. Men wil er bijvoorbeeld zeker van zijn dat alleen genodigden de conferentie kunnen bijwonen en dat er een strenge beveiliging tijdens de conferentie wordt gehanteerd. Door de toename van webconferencing hebben zowel organisaties die webconferencing willen gebruiken als de bedrijven die webconferencing software leveren en hosten de noodzaak ingezien voor het opstellen van normen en standaarden m.b.t. privacy en veiligheid. Gedurende een webconferentie worden gegevens tijdelijk opgeslagen op een gedeelde Internet server. 11
Het meest belangrijke risico van webconferencing is de mogelijkheid dat deze gegevens toegankelijk worden voor andere partijen. Dat is de reden waarom maatregelen, zoals “Secure Socket Layer (SSL) encryptie”, “non-persistent data flow” en “intrusion control” zo essentieel zijn voor de bescherming van gegevens tijdens een webconferentie. Deze maatregelen worden hieronder nader omschreven. Encryptie: De data is versleuteld met de zogenaamde SSL-technologie, zodat, ook al valt de data in verkeerde handen, deze onleesbaar wordt voor anderen dan de beoogde ontvangers. Non-persistente data flow: Om te voorkomen dat data in verkeerde handen valt worden de “encrypted” (versleutelde) gegevens in een “constante staat van migratie” geplaatst door de plek waar de data is opgeslagen voortdurend te wisselen tussen de computer van de conferentie gastheer en de verschillende computers van de andere conferentie deelnemers, in plaats van steeds opgeslagen te zijn op een specifieke server. Intrusion control: “Intrusion control” functioneert als een soort bewaker die voortdurend het netwerk scant op niet geautoriseerde gebruikers. Deze niet geautoriseerde gebruikers wordt de “toegang” ontzegd door het afsluiten van de betreffende “valse” transfer poort. Er zijn veel bedrijven die webconferentie diensten aanbieden en “hosten”. Hoewel elk bedrijf al zijn eigen veiligheid architectuur heeft, conformeren zij zich allemaal aan informele industriestandaarden. Internetnormen, zoals die voor webconferentie veiligheid, zijn vaak gebaseerd op specificaties die ontwikkeld zijn door de Internet Engineering Task Force (IETF). Fabrikanten, web hosting bedrijven en anderen gaan vrijwillig akkoord met deze normen en volgen deze standaarden. De IETF heeft de Centrale Conferentie Working Group (XCON) opgericht om standaarden voor webconferencing aan te bevelen. XCON heeft een reeks standaarden en protocollen ontwikkeld voor de multimedia conferenties waar een sterke behoefte is aan beveiliging en autorisatie eisen. Bedrijven gebruiken op dit moment al afgeronde aanbevelingen in de beveiliging van hun architectuur. Daarom wordt vaak al XCON vermeld door bedrijven in de beschrijvingen van hun beveiligingssystemen. 3.4.3 Keuze webconferencing systeem In het internet onderzoek zijn een dertigtal webconferencing systemen onderzocht en hiervan zijn de “Top vijf” systemen meer in detail met elkaar vergeleken. Deze “Top vijf” systemen zijn: Netviewer Meet GoToMeeting WebEx Adobe Acrobat Connect Pro Microsoft Office Live Meeting De systemen zijn met elkaar vergeleken op een aantal belangrijke onderdelen. Deze onderdelen zijn afgeleid uit de interviews en uit het internet onderzoek. In bijlage 7 staan de onderdelen en de resultaten van de vijf systemen weergegeven. Door vergelijking van de onderdelen van de “Top vijf” systemen (bijlage 7) is de uiteindelijke keuze gemaakt om de pilotstudie uit te voeren met het webconferencing systeem Adobe Acrobat Connect Pro. Adobe Acrobat Connect Pro was het enige systeem dat positief scoorde op alle vermelde onderdelen. 12
Er is voor gekozen om tijdens de pilot gebruik te gaan maken van een zogenaamd “hosting” systeem. Dit met name vanwege de volgende redenen: (1) er hoeft geen software aangeschaft te worden, (2) er hoeft geen specifieke software geïnstalleerd te worden, (3) er is geen eigen server ruimte nodig, en (4) er kan voor de pilotstudie gebruik worden gemaakt van zogenaamde “free trial” (geen kosten). Benodigde bandbreedte Om echt de ervaring te hebben van een vloeiend verloop van webconferencing met Adobe Acrobat Connect Pro is minimaal een bandbreedte van 400Kbits/sec wenselijk. Geadviseerd wordt een bandbreedte van 700 Kbits/sec. Minimale vereisten voor pc of laptop Bij gebruik van Adobe Acrobat Connect Pro worden minimale eisen gesteld aan pc of laptop. Deze staan in onderstaande tabellen weergegeven: Windows OS CPU RAM Applicatie Internet
Windows 98, 2000, XP Pentium 4 processor Minimaal 512 MB Browser met Flash plug-in (Flash 7.0 of hoger) Advies 700 Kbits/sec
Apple OS CPU RAM Applicatie Internet
Mac OS X 10.2 of hoger PowerPC G4, G5 of Intel processor Minimal 512 MB Browser met Flash plug-in (Flash 7.0 of hoger) Advies 700 Kbits/sec
13
14
4. FASE 2. PILOTSTUDIE De pilotstudie was opgedeeld in een technische evaluatie en een gebruiksevaluatie bij de drie huisartsenpraktijken en het EOZ. De methode en de resultaten van het tweede gedeelte van de pilotstudie staan hieronder nader weergegeven. 4.1 Deelnemers technische en gebruikers evaluatie De technische en gebruikers evaluaties hebben plaatsgevonden bij de volgende locaties: (1) HSZuyd, Heerlen, (2) MCC Omness, Sittard, (3) EOZ/Orbis, Sittard, (4) Praktijk 1, (5) Fysiopraktijk 1, (6) Praktijk 2, (7) Fysiopraktijk 2, (8) Praktijk 3 en (9) Fysiopraktijk 3. 4.2 Technische evaluatie 4.2.1 Methode technische evaluatie De technische evaluatie is uitgevoerd met het web conferencing programma: Adobe Acrobat Connect Pro. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van de zogenaamde “hosting” versie. Verder hebben we gebruik kunnen maken van zogenaamde “free trials”. Bij de “free trials” worden maximaal vijf aansluitingen tegelijkertijd toegestaan. Dit is voor de pilotstudie ruim voldoende. Er hoeft op de pc of laptop geen specifieke software te worden geïnstalleerd. Ook is gebruik gemaakt van standaard desktops en/of laptops. Hierdoor kan bij eventuele praktische toepassing later flexibel gebruik gemaakt worden van Adobe Acrobat Connect Pro op willekeurige desktops en laptops, zonder extra voorzieningen en dus met willekeurige deelnemers. De PCs zijn voorzien van geïntegreerde geluidskaart. Er wordt gebruik gemaakt van een webcam die geïntegreerd is en/of extern via usb bus kan worden aangesloten (Logitech C510, C910). De microfoon is geïntegreerd in PCs en/of in de externe webcam (Logitech C510, C910). Hierdoor kunnen deelnemers gebruik maken van willekeurige pc of laptop die voldoet aan minimale eisen (zie 3.4.3). Bij het starten van Adobe Acrobat Connect Pro wordt op internet een zogenaamde virtuele meeting room aangemaakt. In onderstaande screenshot wordt weergegeven hoe de virtuele meeting room standaard wordt gepresenteerd op het beeldscherm (schermindeling).
15
Belangrijke onderdelen in het scherm zijn de “video window” met de beelden van de deelnemers, de “chat window” om tekst berichtjes uit te wisselen en het “scherm delen window” waar in de screenshot als voorbeeld een document “MDO overleg” gedeeld wordt om te bediscussiëren. Boven in het scherm is een balk weergegeven met icoontjes voor: luidspreker, microfoon, webcam en meerdere keuzemenu’s. Hiermee kunnen instellingen worden aangepast en selecties uit menu’s gemaakt worden. Als voorbereiding op de daadwerkelijke gebruikers evaluatie zijn in eerste instantie de mogelijkheden en goede werking van Adobe Acrobat Connect Pro gecheckt en getest zonder tussenkomst van de beoogde gebruikers. De technische evaluatie bij de Hogeschool Zuyd is voornamelijk gericht op het opstarten van een meeting, het uitnodigen van deelnemers en de kwaliteit van beeld en geluid. In tabel 3 staan alle geteste onderdelen weergegeven. Op de andere locaties is m.b.v de verschillende systeembeheerders het netwerk en de internet aansluiting gecheckt, getest en zo nodig geoptimaliseerd. Tevens is beschikbare apparatuur op locatie op bruikbaarheid voor webconferencing gecheckt. 4.2.2 Resultaten technische evaluatie In onderstaande tabellen 3 en 4 staan de resultaten van de geteste onderdelen bij de Hogeschool Zuyd en op de verschillende locaties weergegeven. Technisch gezien voldoet Adobe Connect Pro goed wanneer aan de eisen in 3.4.3 wordt voldaan. Het beeld en het geluid zijn van goede kwaliteit en alle overige functionaliteiten werken optimaal. Bij trage notebooks levert het beeld en geluid nog wel problemen op. Ook bij apparatuur die aan de eisen voldoet, is het toch verstandig om eerst de audio wizard te doorlopen. De apparatuur bij de verschillende locaties voldoet echter vaak niet aan de gestelde eisen. Vaak ontbreekt een geluidskaart en is de beschikbare bandbreedte vaak onvoldoende. Daarom is besloten om de gebruikersevaluatie uit te voeren met een zogenaamde ‘open’ internetverbinding en met laptops die aan de eisen voldoen. 4.3 Gebruikersevaluatie 4.3.1 Methode gebruikersevaluatie Omdat het VPN netwerk en de beschikbare apparatuur op de verschillende locaties niet geschikt waren (zie resultaten technische evaluatie) is besloten om de gebruikers evaluatie uit te voeren via het zogenaamde “open” internet met beveiligde verbinding en gebruik te maken van standaard laptops van HSZuyd. Door standaard laptops toe te passen kan bij eventuele praktische toepassing later flexibel gebruik gemaakt worden van Adobe Acrobat Connect Pro op willekeurige desktops en laptops, zonder extra voorzieningen en dus met willekeurige deelnemers. De laptops zijn voorzien van geïntegreerde geluidskaart. Er wordt gebruik gemaakt van een webcam die geïntegreerd is en/of extern via usb bus kan worden aangesloten (Logitech C510, C910). De microfoon is geïntegreerd in laptops en/of in de externe webcam (Logitech C510, C910). De pilots zijn om zaken uit te proberen en hierbij zullen geen specifieke gegevens van klanten/cliënten aan de orde komen. Bovendien wordt wel gebruik gemaakt van een beveiligde internetverbinding zoals eerder besproken. 16
Tabel 3: Bevindingen van de technologische evaluatie op de Hogeschool Zuyd Onderdelen
Bevindingen/opmerkingen
Opstarten van de meeting
Om de meeting op te starten beschikt de gastheer over een specifieke weblink en logt hiermee in. Er wordt een virtuele meeting room aangemaakt en opgestart. Het “opstarten” leverde geen problemen op. De gastheer verstuurt vanuit de meeting room een email met een uitnodiging aan de gewenste deelnemers. Dit moet via outlook of eventueel telefonisch doorgegeven worden. Het “uitnodigen” leverde geen problemen op. De deelnemers ontvangen de email met een link om zich aan te melden en kunnen daarna inloggen. Het “aanmelden” leverde geen problemen op. Als een deelnemer zich aanmeldt wordt dit kenbaar gemaakt aan de gastheer via een aparte “popup” window. De gastheer kan de deelnemer toe laten door zowel beeld als geluid van betreffende deelnemer te “enablen”. De gastheer kan ook deelnemer weigeren of slechts beeld of geluid van een deelnemer toe staan. Ook kan de deelnemer alleen maar beeld of geluid van hem/haarzelf activeren. Het “toelaten” leverde geen problemen op. NB. Elke deelnemer doet er verstandig aan als hij/zij is toegelaten om de zogenaamde “audio wizard” te doorlopen. Hierdoor wordt de geluidsinstelling geoptimaliseerd. De kwaliteit van het videobeeld is goed. Let op de positie van de camera en de belichting. Normaal is de delay time van het beeld niet storend. Het is mogelijk om de video window te vergroten, alleen kan het beeld hierdoor “strepen”. Een test met een zeer “trage” notebook (die niet voldoet aan minimale vereisten 3.4.3) geeft toch veel problemen met delay van beeld (en geluid). Bij normaal gebruik is het “beeld” ruim voldoende. Zonder de zogenaamde “systeemcheck” (zie hierna “systeemcheck) gaf de audio vaak problemen. Als er headsets werden gebruikt waren deze problemen veel minder , maar niet volledig opgelost. Door de “systeemcheck” toe te passen op de PCs werd het zogenaamde “Add-in” software pakketje automatisch geïnstalleerd. Hierdoor werden de audio problemen, zelfs bij gebruik zonder headsets, opgelost. Bij het gebruik van twee (of meer) PC systemen in 1 ruimte, zonder gebruik te maken van headsets, introduceert men grote audio problemen. Sommige PCs maken gebruik van “Realtek audio software”. Dit geeft problemen die niet opgelost kunnen worden. Als de meeting is opgestart is het verstanding om elke keer de zogenaamde “audio wizard” te doorlopen. Rekening houdend met het voorgaande bleek de geluidskwaliteit, ook zonder headsets, ruim voldoende. De optie “document delen” is alleen beschikbaar bij de gastheer. Documenten kunnen door de gastheer worden “geupload”. Dit kunnen pdf files zijn en plaatjes. Een “word” file bijvoorbeeld zal eerst moeten worden omgezet naar pdf voordat deze “geupload” kan worden. De gastheer kan een willekeurige deelnemer ook (tijdelijk) tot gastheer bevorderen zodat de betreffende deelnemer/gastheer dan ook een document kan uploaden. Als “document delen” actief is kan een zogenaamde “aanwijzer” gebruikt worden (zie optie in de balk boven) om het punt van aandacht voor alle deelnemers te tonen. Document delen voldoet prima. De optie “beeldscherm delen” is alleen beschikbaar bij de gastheer. Door deze optie is het mogelijk dat alle deelnemers real time het actuele beeldscherm (bijvoorbeeld het “bureaublad”) van de gastheer kunnen zien. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk toch een “word” document te tonen en als de gastheer een andere deelnemer bevordert tot gastheer kunnen beide gastheren gezamenlijk in het document werken. Ook kan men via “beeldscherm delen” een video filmpje dat op de PC van de gastheer “draait” aan alle deelnemers laten zien. “Beeldscherm delen “ voldoet. Een meeting (video, audio, document delen, etc.) kan worden opgenomen en later worden “afgespeeld”. Iedereen kan deelnemen aan een chatsessie.
Uitnodigen deelnemers Aanmelden deelnemers Toelaten van deelnemer
Beeld/video
Geluid/audio
Documenten delen
Beeldscherm delen
Opnemen meeting Chatten publiekelijk Chatten privé Beheren host, presenter, deelnemer
De keuze bestaat om een chat bericht aan alle deelnemers te verzenden dan wel aan specifieke deelnemer(s). De gastheer heeft de mogelijkheid om bijv. deelnemers gastheer te maken, zodat zij vanaf dat moment eveneens over de opties “document delen” en “beeldscherm delen” beschikken.
17
Beheren beeld
Beheren geluid
De gastheer heeft de mogelijkheid op elk moment tijdens de vergadering van de deelnemer(s) het beeld te activeren en te deactiveren. Ook een individuele deelnemer kan zijn eigen beeld deactiveren. Om het te activeren moet de deelnemer toestemming krijgen van de gastheer. De gastheer heeft de mogelijkheid op elk moment tijdens de vergadering van de deelnemer(s) het geluid te activeren en te deactiveren. Ook een individuele deelnemer kan het eigen geluid deactiveren. Om het te activeren moet de deelnemer toestemming krijgen van de gastheer.
Tabel 4: Bevindingen van de technologische evaluatie op de verschillende locaties Beveiligde netwerken (VPN) en bandbreedte
Open internet met beveiligde verbinding Systeem check en checken apparatuur
In de regel maken huisartspraktijken (HAPs) voor onderlinge communicatie en overdracht van gegevens m.b.t. klanten/cliënten gebruik van een zogenaamde VPN (Virtueel Privaat Netwerk). Bij twee huisartsenpraktijken werd gebruik gemaakt van het zogenaamde E-Zorg netwerk en een huisartsenpraktijk gebruikte eHealthNet. Zowel E-Zorg als eHealthNet zijn gebaseerd op “Epacity” het IP VPN netwerk van KPN. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van het “open” internet. De bandbreedte van Epacity kan variëren van 128Kbits/sec (ADSL) tot 2300 Kbits/sec (SDSL). De HAPs in onze evaluatie beschikken over een bandbreedte van 256Kbits/sec. Bij de minimale vereisten van 3.4.3 wordt een minimale bandbreedte van 400Kbits/sec aangegeven (aanbevolen 700Kbits/sec). Dit betekent dat de beschikbare bandbreedte bij de HAPs onvoldoende is. Bovendien kunnen alleen de HAPs gebruik maken van deze VPN. De Fysiotherapie praktijken, HSZuyd en EOZ/Orbis en ook bijvoorbeeld deelnemers in een thuissituatie zijn niet aangesloten en kunnen niet aangesloten worden op dit VPN netwerk. Vanwege voorgaande bezwaren werd besloten om de gebruikers evaluatie uit te voeren via het zogenaamde “open” internet. De pilots zijn bedoeld om “zaken” uit te proberen en hierbij zullen geen specifieke gegevens van klanten/cliënten aan de orde komen. Bovendien wordt bij Adobe Connect Pro webmeeting wel gebruik gemaakt van een specifiek beveiligde internetverbinding zoals besproken in 3.4.2 Adobe geeft de mogelijkheid om, via een aparte “weblink”, een zogenaamde systeemcheck uit te voeren. Via deze systeemcheck kan men achterhalen of een computersysteem voldoet aan de minimale eisen om Adobe Acrobat Connect Pro webconferencing toe te passen. Deze check betreft 4 items: Flash Player Test Adobe Connect Connection Test Connection Speed Test Adobe Connect Add-in-Test Veel apparatuur (PC systemen) bij deelnemers, bij huisartsenpraktijken, fysio praktijken en Orbis/EOZ, voldeden niet aan de minimale eisen. De PC systemen waren te traag en/of er was geen geluidskaart en/of webcam aanwezig.
De oorspronkelijke opzet van pilot/trials met inzet van webconferencing bij enkele daadwerkelijke MDO overleggen is niet toegepast vanwege de volgende redenen: netwerk infrastructuur bij locaties heeft (bij conferencing ) vaker optimalisatie nodig apparatuur op locatie voldoet niet aan minimale eisen (ontbreken geluidskaart, te traag) nauwelijks/geen MDO overleg aan de orde (deelnemers zelfde gebouw, MDO zeer sporadisch/niet gehouden) het plannen van oefen/demosessies op locatie zeer problematisch (met name door drukke werkzaamheden) gebruikers op korte termijn zelfstandig laten werken met Adobe webconferencing niet realistisch; er is instructie en gewenning nodig handleiding te uitgebreid voor snelle start
18
De uiteindelijke gebruikers evaluatie is uitgevoerd door specifieke acties/situaties uit te proberen en door het webconferencing programma op locatie te demonstreren. Bij deze demonstraties was steeds een webconferencing opgezet tussen de HAP en de plaatselijke fysiotherapie praktijk. De demonstratie bij EOZ/Orbis was een webconferencing opzet tussen EOZ en een deelnemer bij HSZuyd. Na afloop van de demonstraties is aan de hand van een vragenlijst bij de deelnemers het nut van de onderdelen, tevredenheid over Adobe Acrobat Connect Pro en meningen over privacy en toekomstig gebruik nagegaan. Bij de gebruikers evaluatie op de Hogeschool Zuyd is voornamelijk gekeken naar specifieke acties, zoals: een deelnemer die zich later aanmeldt, iemand die tussentijds wordt uitgenodigd of een internetverbinding die plotseling onderbroken wordt. Zie tabel 5 voor alle geteste situaties. Op locaties zijn de generieke onderwerpen gedemonstreerd, zoals het opstarten van een meeting en bevindingen met beeld en geluid. Zie tabel 6 voor alle gedemonstreerde onderwerpen op de verschillende locaties. 4.3.2 Resultaten gebruikers evaluatie De bevindingen van de gebruikers evaluatie op de Hogeschool Zuyd en op de verschillende locaties staan schematisch weergegeven in tabel 5 en 6. Tabel 5: Bevindingen van de gebruikers evaluatie op de Hogeschool Zuyd Specifieke acties en situaties
Bevindingen
deelnemer meldt zich later aan (na ongeveer een kwartier)
Dit geeft geen problemen. Na binnenkomst van de aanmelding operationaliseert de gastheer de audio en video verbinding van de deelnemer. Dit alles is snel geregeld en de andere deelnemers constateren slechts dat een nieuwe deelnemer is toegelaten.
drie deelnemers starten een discussie en praten door elkaar
De geluidskwaliteit blijft toch goed. De sprekers zijn toch nog redelijk te volgen, ondanks dat zijn door elkaar spreken. Er vindt geen “clipping”, rondzingen of echo plaats.
gastheer ontneemt deelnemer het woord door audio te blokkeren
Dit gaat eenvoudig en snel. De deelnemer is niet meer te horen, maar deze kan nog wel luisteren. De gastheer kan de audio verbinding weer actief maken.
iemand meldt zich tussentijds aan, echter alleen als toehoorder
De deelnemer meldt zich aan en de gastheer operationaliseert alleen de audio verbinding. Als de gastheer ook (per vergissing) de videoverbinding operationaliseert kan de deelnemer toch nalaten om zijn video actief te maken.
deelnemer sluit tussentijds zelf af, zonder waarschuwing of commentaar
Dit leidt niet tot problemen, behalve dat de andere deelnemers merken dat iemand niet meer “aanwezig” is. De deelnemer kan zich (later) weer via dezelfde “link” aanmelden waarna de gastheer deze persoon weer “toegang” kan verschaffen.
audio verbinding van deelnemer is slecht
De audio verbinding moet opnieuw worden ingesteld via het menu “vergaderen” en de optie “wizard”. Het is aan te bevelen om deze actie steeds na aanmelding uit te voeren.
Internet verbinding van deelnemer wordt onderbroken
De deelnemer moet zich eerst afmelden en als internet weer operationeel is zich weer via dezelfde “link” opnieuw aanmelden. Het opnieuw aanmelden neemt niet veel tijd in beslag en is niet storend voor de andere deelnemers.
gastheer/voorzitter draagt zijn “taak” over aan een andere deelnemer
Dit kan zonder problemen. Hierdoor zijn er echter twee gastheren met dezelfde mogelijkheden. Hierdoor kunnen conflicterende situaties ontstaan, bijv. als beide gastheren tegelijkertijd instellingen/veranderingen aanbrengen.
19
tonen van een video
Dit kan via de optie “beeldscherm delen” en het opstarten van een videofilmpje.
iemand tussentijds uitnodigen om deel te nemen, bijv. externe expert
Dit kan door een uitnodiging te sturen naar de betreffende persoon. Het is aan te bevelen om dit vooraf even telefonisch met de persoon “kort te sluiten”.
Tabel 6: Bevindingen van de gebruikers evaluatie op de verschillende locaties Onderdelen
Bevindingen/opmerkingen
Opstarten meeting, Uitnodigen, Aanmelden en Toelaten van deelnemers
De gastheer start de web meeting op en nodigt de deelnemers uit door deze een “weblink” te sturen of door te geven waarmee ze zich kunnen aanmelden. Het is aan te bevelen om het tijdstip waarop de meeting zal starten van tevoren aan te geven. Ook is het bij een beperkt aantal deelnemers handig om even telefonisch contact op te nemen en aan te geven dat deelnemer zich kan aanmelden. De gastheer laat de deelnemers toe.
Beeld/video
Het kunnen aanpassen van de grootte van het videobeeld is handig; niet direct bij MDO overleg, maar bijv. wel bij overleg (video consult) tussen cliënt en huisarts. Het standaard video beeld zal bij veel toepassingen te klein zijn; vergroten is mogelijk. De window met informatie over deelnemers kan tijdens overleg weggelaten worden waardoor meer ruimte voor video grootte ontstaat. Als men met meerder deelnemers voor webconferencing gebruik maakt van een grotere ruimte kan de grootte van het beeldscherm een probleem zijn. Door gebruik te maken van een beamer wordt dit probleem opgelost. Via een webcam kan eventueel ook snel aan andere deelnemers getoond worden wat er op het “whiteboard” aan de muur gepresenteerd/geschreven wordt. Ook het even een document tonen, een foto, etc. via de webcam is vaak handig.
Geluid/audio
Als men met meerder deelnemers voor webconferencing gebruik maakt van een grotere ruimte kan het volume van het geluid een probleem zijn. Door gebruik te maken van een aparte luidsprekerset op desktop of laptop wordt dit probleem opgelost. Het is belangrijk dat een deelnemer voorafgaand aan de meeting de optie audio wizard doorloopt.
Documenten delen
Het gezamenlijk kunnen inzien van documenten is voor een vergadering noodzakelijk; bijv. om gezamenlijk de agenda te kunnen zien. De optie “documenten delen” biedt veel mogelijkheden. Echter niet alleen de gastheer maar ook andere deelnemers moeten een document kunnen uploaden. Dit is mogelijk als de gastheer een andere deelnemer ook gastheer maakt. Het is verstandig om documenten al te uploaden voorafgaand aan de vergadering.
Chatten publiekelijk
Chatten kan belangrijk zijn, bijvoorbeeld om te kunnen interrumperen, om snel een onderwerp onder de aandacht te kunnen brengen, om iets te benoemen dat niet vergeten moet worden.
Chatten privé
Soms kan het nuttig zijn om 1 op 1 iets te kunnen kortsluiten via een chatbericht
Deelnemers waren geïnteresseerd, konden de gang van zaken goed volgen en bleken het concept webconferencing met de mogelijkheden goed te begrijpen. De demonstratie en uitleg waren de deelnemers snel duidelijk. Een uitgebreide handleiding is voor deelnemers niet noodzakelijk. De te verrichten handelingen voor opstarten meeting, uitnodigen deelnemers, aanmelden deelnemers, toelaten deelnemers, bleek vrij snel duidelijk te zijn. Een korte handleiding (Quick Start) van 1 pagina is wel handig (zie bijlagen 8 en 9).
20
In totaal hebben 16 van de 20 deelnemers de vragenlijst ingevuld m.b.t. (1) het nut van de verschillende onderdelen, (2) de tevredenheid met het systeem en (3) het toekomstperspectief van het systeem. Hieronder staan in tabel 7, 8 en 9 de resultaten van de vragenlijsten weergegeven. Iedereen vindt het nuttig om een webconferencing te voeren met beeld, geluid en waar het delen van documenten mogelijk is. De chatfunctie wordt door de helft van de respondenten als nuttig ervaren. Bijna iedereen vindt de kwaliteit van het beeld (15/16), het geluid (14/16), het delen van de documenten (16/16) voldoende tot zeer goed. Drie deelnemers vonden de kwaliteit van de chatfunctie slecht. Privacy wordt door vijf van de respondenten als een probleem gezien. Twaalf deelnemers (2 huisartsenpraktijken) zagen webconferencing als alternatief voor MDO’s en willen het in de toekomst gaan toepassen. Tabel 7: Resultaten nut onderdelen van webconferencing Nut onderdelen
Ja
Neen
Geen mening
Beeld delen is nuttig Geluid hebben is nuttig Document delen is nuttig Chatten is nuttig
16 16 15 8
4
1 4
Tabel 8: Resultaten tevredenheid over Adobe Connect Pro Tevredenheid
Zeer slecht
Beeld kwaliteit Geluid kwaliteit Document delen kwaliteit Chatten kwaliteit
Slecht
voldoende
Goed
Zeer goed
1 2
11 8 2 4
4 5 11 5
1 3 1
3
Geen mening
3
Tabel 9: Resultaten webconferencing in de toekomst Meningen
Ja
Neen
Geen mening
Privacy probleem? Webconferencing alternatief voor het MDO overleg? Webconferencing gebruiken in de toekomst?
5 12
6 3
5 1
12
2
2
21
22
5. CONCLUSIE EN DISCUSSIE 5.1 Conclusie Middels een oriënterend onderzoek en een pilotstudie is in dit project nagegaan of bestaande informatie- en communicatietechnologieën een ondersteuning kunnen bieden voor het uitvoeren van een MDO. Door een MDO checklist op te stellen op basis van een literatuuronderzoek zijn allereerst de knelpunten die deelnemers met het MDO in de huidige werkwijze ondervinden in kaart gebracht. Volgens het literatuuronderzoek blijken er vier processen onderscheiden te worden die een rol spelen bij het goed verlopen van een MDO, te weten (1) de rolverdeling, (2) het proces, (3) individuele competenties en (4) team competenties. Uit de checklist blijkt dat over het algemeen de huidige MDO’s goed verlopen. De deelnemers voelen zich prettig. De rolverdeling is duidelijk en individuele- en teamcompetenties worden goed vertegenwoordigd. Alhoewel de cliënt centraal staat, wordt die echter nooit betrokken bij het huidige MDO. Procesmatig zijn er nog grote stappen te maken. Gemaakte afspraken (de verslaglegging, agenda, notulen, actielijst, afspraken) zijn onduidelijk en worden niet altijd nagekomen. Het MDO kan worden gezien als een echt multidisciplinair overleg waar de verschillende disciplines ruim vertegenwoordigd zijn. Er wordt nog niet altijd gekozen voor een MDO wanneer er een noodsituatie is. De resultaten van de gestructureerde interviews ondersteunen de gevonden resultaten van de MDO checklist. MDO’s vinden maar zelden plaats (1 maal per maand) en bij afloop van het TP1 project is zelfs ondervonden dat bij enkele praktijken een MDO helemaal niet meer plaatsvindt. Onder anderen om die reden is er gekozen voor een demonstratie van de technologie in plaats van het oefenen van het MDO met de technologie op de verschillende locaties. Middels een semi-gestructureerde vragenlijst en een internet onderzoek is vervolgens nagegaan aan welke eisen de technologische ondersteuning van een MDO moet voldoen en is gezocht naar een bestaande technologische oplossing die aansluit bij het programma van eisen. Ongeveer de helft van de deelnemers stond positief tegenover de inzet van technologie ter ondersteuning van MDO’s. Er werden nog veel problemen verwacht, voornamelijk bij het uitwisselen van informatie en bestanden. Privacy werd maar door enkelen als een potentieel probleem ervaren. Vooral het betrekken van andere disciplines werd als een groot voordeel gezien, alsmede de mogelijkheid om frequenter een MDO te laten plaatsvinden. Op basis van het internet onderzoek is gekozen voor het Adobe Connect Pro programma om webconferenties uit te voeren. Een voordeel van dit programma is dat het beeld- en geluidskwaliteit uit de referenties goed uit de bus kwam, overleg met meerdere personen plaats kan vinden en het uitwisselen van bestanden mogelijk is. Adobe Acrobat Connect Pro is beschikbaar in een zogenaamd “hosting” systeem. Hierdoor hoeft er geen speciale software aangeschaft te worden en is in de pilotstudie gebruik gemaakt van de “free trial”. In het tweede gedeelte van het project is een technische en een gebruikers evaluatie uitgevoerd met het Adobe Acrobat Connect Pro programma. Dit heeft plaatsgevonden op de Hogeschool Zuyd en op de verschillende locaties. Deze locaties waren drie huisartsenpraktijken (en hun paramedici) en het expertisecentrum Ouderen van het EOZ. Hierbij werd gekeken naar technische randvoorwaarden, eventuele problemen en naar de ervaringen van de deelnemers met de technologie, waarbij
23
specifiek werd gekeken of webconferencing in de toekomst gebruikt kan worden om de MDO’s te ondersteunen. Voor Adobe Acrobat Connect Pro is een computer met Windows 98 of hoger en een internetverbinding met een bandbreedte hoger dan 700 Kbit/sec vereist. Deze vereisten gelden voor elk webconferencing programma dat momenteel beschikbaar is. Wanneer aan deze eisen voldaan is, werkt Adobe Acrobat Connect Pro erg goed. Alle functionaliteiten werken goed, vooral wanneer men van te voren de Audio Wizard doorloopt. Het gebruik van headsets in plaats van geïntegreerde camera’s en microfoons verbetert de kwaliteit nog meer, maar is niet echt nodig. Uit de technische evaluatie van de voorzieningen op de verschillende locaties bleek echter dat er niet aan de vereisten van de apparatuur en de benodigde bandbreedte werd voldaan. Computers waren erg verouderd en beschikten vaak niet over een geluidskaart. Omdat veel praktijken gebruik maken van een zogenaamde VPN (Virtueel Privaat Netwerk), zoals E-Zorg en eHealthNet, werd de benodigde bandbreedte niet gehaald. Dit probleem ontstaat bij alle webconferencing systemen. De huidige apparatuur en systemen bij de verschillende huisartsenpraktijken zijn dus nog niet gereed voor dergelijke technologische toepassingen. Daarom werd de gebruikers evaluatie uitgevoerd via een ‘open’ internet met beveiligde verbinding en met laptops die aan de eisen voldeden. De deelnemers op de verschillende locaties waren erg geïnteresseerd in de toepassing. De demonstratie en uitleg waren de deelnemers snel duidelijk. Een korte handleiding (Quick Start) van 1 pagina is handig en aan te bevelen (zie bijlage 8 en 9). Alle functionaliteiten van het systeem werden door het merendeel van de deelnemers voldoende tot goed bevonden. Wel gaven de deelnemers aan graag op korte termijn zelf aan de slag te willen met het systeem. Afgesproken is dat twee van de drie deelnemende huisartsenpraktijken in januari een maand gaan oefenen met het systeem en vervolgens beslissen of zij in de toekomst het systeem aan zullen gaan schaffen. Zij zullen hierin nog ondersteund worden door de medewerkers van de Kenniskring “Technologie in de Zorg” van de Hogeschool Zuyd. Geconcludeerd kan worden dat Adobe Acrobat Connect Pro goed aansluit bij de wensen van de deelnemers en goed functioneert wanneer aan de basiseisen van de technologie wordt voldaan. De systemen en de apparatuur van de praktijken zijn echter verouderd en zijn over het algemeen niet geschikt voor dergelijke technologieën. 5.2 Discussie In het 1e transitieprogramma “Zorg uit Voorzorg” uitgevoerd in de Westelijke Mijnstreek is gericht gekeken op welke manier ouderen in een kwetsbare positie in huisartsenpraktijken en bij het EOZ opgespoord kunnen worden. Eén van de centrale peilers van dit project is het voeren van een multidisciplinair overleg omtrent de ouderen om de zorg efficiënter en optimaler te laten verlopen. Alhoewel de MDO’s als zeer positief worden ervaren worden MDO’s veel minder toegepast dan gewenst. Het is moeilijk om de verschillende disciplines bij elkaar te krijgen, voornamelijk wanneer de locaties ver van elkaar af liggen en reistijd nodig is. Continuering en waarborging van de huidige MDO’s is belangrijk. Door het gebruik van webconferencing bij MDO kan de kans op waarborging van de MDO’s verhoogd worden. Webconferencing maakt immers de “aanwezigheid” van vele disciplines mogelijk op een flexibele manier. Via webconferencing hoeft niet iedereen op dezelfde locatie aanwezig te zijn om toch efficiënt met elkaar te overleggen.
24
De mogelijkheid van onderlinge discussie via beeld en geluid is wenselijk evenals het gezamenlijk kunnen inzien en delen van documenten. Het kunnen koppelen van Adobe Connect Pro met ICT patiënten systemen (huisartsenpraktijken, ziekenhuis) zou het geheel een grote meerwaarde kunnen geven. Ook het kunnen betrekken van patiënten via dergelijke technologieën is wenselijk. Alternatieve toepassingsmogelijkheden van webconferencing die door de deelnemers genoemd werden zijn: telemedicine, diagnose, redactievergaderingen en studentenbegeleidingen. Net als het organiseren van de MDO’s vergt het gebruik van technologie echter wel enige inspanningen. Deze inspanningen betreffen de beschikbaarheid van apparatuur, maar ook inspanningen in menskracht. Huidige computersystemen en netwerken bij huisartsenpraktijken en paramedici dienen in de toekomst geschikt te worden gemaakt voor dergelijke technologieën. Alhoewel de deelnemers aangeven dat voor hen privacy geen grote rol speelt is het van belang om de privacy van de patiënten te waarborgen. Het uitvoeren van een MDO ondersteund door techniek zou niet via een ‘open’ netwerk moeten plaatsvinden. Uiteindelijk moet webconferencing bij voorkeur minimaal via een beveiligde verbinding en liever nog via een apart beveiligd netwerk (VPN) verlopen. De kosten voor het gebruik van Adobe Connect Pro liggen op ongeveer 2200 euro op jaarbasis voor 5 huisartsenpraktijken (minimale afname). Dat komt op ongeveer 400 euro per huisartsenpraktijk per jaar. Wel dient daarnaast apparatuur aangeschaft te worden die aan de vereisten voldoen (geluidskaart, usb-aansluiting, windows 98 of hoger). Een investering in apparatuur, maar ook in tijd is dus wenselijk. In TP4, een vervolg op het eerste transitieprogramma “Zorg uit voorzorg” wordt gekeken naar een technologische ondersteuning gericht op ouderen. Met het platform dat ontwikkeld gaat worden kan de oudere met zijn omgeving, waaronder zijn zorgverleners, via beeld-spraak contact opnemen. Dit platform moet zo te bedienen zijn dat de doelgroep van ouderen in een kwetsbare positie hiermee om kunnen gaan. De resultaten van dit project worden meegenomen in dit vervolgproject, zodat de oudere in de toekomst zelf een partij kan zijn in het MDO overleg.
25
26
BIJLAGEN
Bijlage 1. Samenvatting enquête evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ 1.
Naam praktijk:
EOZ
Denkt u dat teleconsultatie toegepast kan worden in het MDO? Ja
X
2.
3.
Nee
Wat ziet u als grootste voordeel van teleconsultatie? Minder reizen voor deelnemers -
MDO makkelijker te plannen
-
Efficiënter en sneller
-
Tijdsbesparing
-
Kostenbesparing
-
Duidelijker voor iedereen
-
Deelname van de juiste personen
Wat ziet u als grootste nadeel van teleconsultatie? Indirecter contact, onpersoonlijker Discussie verloopt minder soepel Technische storingen kunnen het overleg onderbreken Kwaliteit informatie uitwisseling vermindert
Praktijk 1
Praktijk 2
Praktijk 3
Praktijk 4
X
Praktijk 5
X
Praktijk 6
X
Praktijk 7
X
X
X
X
Praktijk 8
X
X
X
X
X X
X
X X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X (wordt vervolgd)
i
Bijlage 1. Samenvatting enquête evaluatie ‘Zorg uit Voorzorg’ – vervolg Naam praktijk: 4.
5.
6.
Zou u als praktijk willen meedoen aan de pilot? Ja Nee Ziet u teleconsultatie als middel om te kunnen communiceren met de tweedelijn? Ja Nee Zo ja: Voor intercollegiaal overleg tussen huisarts en geriater Voor overleg tussen POH en specialistische verpleegkundige Om als mobiel station mee te kunnen nemen naar patiënt om van daaruit te communiceren met het ziekenhuis of de huisarts
EOZ
Praktijk 1
Praktijk 2
Praktijk 3
Praktijk 4
Praktijk 5
Praktijk 6
X X
X
X
X
Praktijk 7
X
X
X
Praktijk 8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Opmerkingen: Is de moeite niet, afstanden zijn zo kort meer tijd zitten in techniek dan reizen.
iedereen op hetzelfde moment op dezelfde plek te krijgen lastig.
Dossier kan maar op 1 plaats zijn dus mogelijk hiaten
ii
Bijlage 2. De drie fasen en het zeven-stappen proces. De drie fasen
Datum, tijd en plaats organiseren; Opstellen van de doelen en agenda;
Beoordelen van de vastgestelde acties van het vorige MDO.
Fase 1 (pre-MDO)
Fase 2 (tijdens het MDO)
Het houden van het MDO, waarin de volgende acties worden bepaald, wie verantwoordelijk is voor deze acties (taak);
Tijdsbestek bepalen voor het voltooien van de acties.
Het zeven-stappen proces
Omschrijving
1.
Verhelderen van de doelen van het MDO en wat het team zal bereiken tijdens de bijeenkomst
Het beoordelen van de doelen geeft de mogelijkheid om een acceptabel aantal onderwerpen vast te stellen voor discussie binnen de beschikbare tijd.
2.
Beoordelen/toewijzen van de rollen: leider, notulist, tijdbeheerder, en procesbegeleider
Veel klinische teams vinden het noodzakelijk om tijd te nemen voor het bepalen van de rollen voor de volgende bijeenkomst, zowel voor het besparen van tijd en er zeker van te zijn dat het voorbereidend werk is gedaan en dat de agenda vooraf opgesteld is. Sommige klinische teams vinden het prettiger om een leider aan te wijzen voor een bepaalde periode, zodat er zekerheid is voor de organisatie en uitwerking van de onderwerpen die tijdens een bespreking ter sprake komen.
3.
Beoordelen van de agenda, en bepalen hoeveel tijd er besteedt wordt per onderwerp
Dit helpt de groep om een acceptabel aantal onderwerpen voor de agenda te identificeren. Samen met de groep beoordeelt de leider de onderwerpen en de beschikbare tijd. De agenda wordt aangepast wanneer er te weinig tijd is om alle onderwerpen tijdens het MDO te bespreken.
4.
De agendapunten doorlopen door middel van discussie en het beoordelen van data en informatie
De leider doorloopt de agenda en houdt de groep op het juiste spoor. De procesbegeleider houdt in de gaten dat alle teamleden participeren en waarschuwt zodra de discussie afdwaalt van de vastgestelde doelen.
5.
Beoordelen van acties tijdens het MDO door middel van de (flip-over) notulen, veranderingen of aanpassingen toebrengen, en bepalen wat er bewaard moet worden voor de uiteindelijke notulen
De notulist volgt de agendapunten en de bepaalde acties gedurende de bijeenkomst. De aantekeningen worden gemaakt op een flip-over zodat de groep de notulen direct kan beoordelen en dat beslissingen juist zijn vastgelegd. Nadat alle agendapunten aan de orde zijn geweest zal de notulist kort de notulen beoordelen samen met het team zodat het vastgelegde klopt en helder is.
6.
Plannen van de volgende acties, en bepalen wie wat uitvoert in de derde fase (fase na de het MDO)
Bepaal de doelen en plan de agenda voor het volgende MDO.
7.
Evalueren van het MDO: bepalen wat er goed ging en wat er verbeterd moet worden in het volgende MDO
Deze stap wordt meestal overgeslagen, omdat een groep vaak het MDO vroeg wil beëindigen. Het is belangrijk om de uitvoering van de zeven stappen en de rollen te evalueren. Minimaal moet feedback door elk teamlid gegeven worden over wat er goed ging en wat verbeterd kan worden in het volgende MDO.
Fase 3 (post-MDO)
Uitvoering, monitoring en beoordeling van de in fase 2 bepaalde acties. Communicatie met het teamlid die de taak toegewezen heeft gekregen, en; Beoordelen van het werkproces helpt de leider of groep om de agenda bij te houden.
Toewerken naar fase 1
iv
Bijlage 3. Resultaat literatuuronderzoek en richtlijnen MDO’s Het doel van de literatuurstudie naar MDO’s is om allereerst in kaart te brengen wat multidisciplinaire samenwerken inhoudt, wat een MDO precies omvat, welke aspecten een MDO kunnen belemmeren, maar vooral ook welke aspecten van belang zijn om een MDO effectief te laten verlopen (richtlijnen). Bij het zoeken naar literatuur is gebruik gemaakt van Pubmed en Google Scholar. Er is op de volgende trefwoorden gezocht: multidisciplinair overleg, multidisciplinair samenwerken, multidisciplinary meeting, multidisciplinary collaboration, multidisciplinary teamwork. Een effectief MDO kan alleen bereikt kan worden als multidisciplinair samenwerken goed verloopt. Er is daarom voor gekozen om ook literatuur over multidisciplinair samenwerken te gebruiken. Uiteindelijk zijn in totaal 19 bronnen gebruikt voor de literatuurstudie. Er is veel literatuur te vinden over multidisciplinair samenwerken, maar relatief weinig over MDO’s. Multidisciplinair samenwerken wordt gezien als: “een manier om cliënten de mogelijkheid te geven om een professioneel, gecoördineerd en in een uitvoerig plan zorg te ontvangen van verschillende zorgaanbieders (Carpenter & Dickinson, 2008). Om MDO’s te bewerkstelligen is intensief overleg tussen verschillende disciplines vereist, voornamelijk doordat cliënten tegenwoordig zorg ontvangen van verschillende disciplines. Een voorbeeld is dat door de toenemende complexiteit aan gezondheidsproblemen bij cliënten er verschillende disciplines bij de zorg betrokken worden (Mc Closkey & Bulechek, 2002). Echter lopen de meeste MDO’s in de praktijk minder soepel. Er zijn verschillende factoren aan te wijzen die noodzakelijk zijn voor een multidisciplinaire samenwerking en daarmee gepaard een effectief MDO (Bolhuis, 2002). De factoren (randvoorwaarden) zijn onder te verdelen in rollen, proces, individuele factoren en team factoren. Dit staat schematisch weergegeven in figuur 1 en wordt hieronder nader toegelicht. Optimale zorg Multidisciplinaire samenwerking (1) Rollen: Helpt een team bewust te worden van hun gezamenlijk werk en vaardigheden e. Leider f. Tijdwaarnemer g. Notulist h. Procesbegeleider
(2) Proces: Er zijn drie fasen die door middel van zeven stappen doorlopen worden
(3) Individuele factoren: Competenties voor multidisciplinair samenwerken d. Professionele motivatie en houding e. Vaardigheden, kennis en inzicht f. De relatie met de werksituatie
(4) Team factoren: Organisatie en cultuur t.a.v. multidisciplinair samenwerken c. Leren d. Organisatie en cultuur
Figuur 1. Doelstellingenboom multidisciplinaire samenwerking volgens Swanborn (1999)
v
(1) Rollen Het identificeren van rollen helpt teamleden van een multidisciplinair team zich er bewust van te worden van hun gezamenlijk werk, en hun vaardigheden in een MDO (Nelson et al., 2007). Er zijn vier essentiële rollen in een overleg, namelijk: leider, tijdwaarnemer, notulist, en procesbegeleider (niet in elke bijeenkomst relevant). (2) Proces Om het proces te verbeteren beschrijven Nelson et al. (2007) drie fasen voor het organiseren van een effectief overleg, namelijk: (1) een fase die vóór het MDO plaatsvindt, (2) de fase waarin het MDO daadwerkelijk plaatsvindt, en (3) een fase dat na afronding van het MDO plaatsvindt. Tevens beschrijven zij dat een zeven-stappen proces doorlopen kan worden tijdens een MDO. Daarbij worden de rollen van alle teamleden optimaal benut. De zeven stappen zijn: 1. Het verhelderen van de doelen en wat het team zal bereiken tijdens het MDO. 2. Het beoordelen/toewijzen van de rollen (leider, notulist, tijdbeheerder en procesbegeleider). 3. Het beoordelen van de agenda, en bepalen van de tijd die besteedt wordt per onderwerp. 4. De agendapunten worden doorlopen door middel van discussie en het beoordelen van data en informatie. 5. Het beoordelen van acties tijdens het MDO door middel van de aantekeningen die gemaakt zijn op de flip-over en/of notulen. Veranderingen of aanpassingen worden toegebracht en er wordt bepaald wat er bewaard moet worden voor de uiteindelijke notulen. 6. Volgende acties worden gepland en bepaald wordt welke persoon deze acties uitvoert. 7. Evalueren van het MDO, waarbij bepaald wordt wat er goed ging en wat er verbeterd moet worden in het volgende MDO. Binnen het zeven-stappen proces kunnen de drie fasen voor het organiseren van een effectief MDO worden geïntegreerd. De drie fasen en het zeven-stappen proces met bijbehorende omschrijving zijn weergegeven in bijlage 2. (3) Individuele factoren De individuele factoren omvatten de aspecten (a) professionele motivatie en houding, (b) vaardigheden, kennis en inzicht, en (c) De relatie met de werksituatie. Onder (a) professionele motivatie en houding vallen onderwerpen als: Respect voor de cliënt als uitgangspunt (Campion-Smith & Wilcock, 2001); Respect voor andere beroepsbeoefenaars en bereidheid tot samenwerking (Bolhuis, 2002; EFQM, 2003; Godfrey, Nelson, Wasson, Mohr & Batalden, 2003; Mohr & Batalden, 2002; Nabitz & Klazinga, 1999); Wederzijdse duidelijkheid over rollen, taken en bevoegdheden (EFQM, 2003; Godfrey et al., 2003; Mohr & Batalden, 2002; Nabitz & Klazinga, 1999); Een lerende houding hebben (Bolhuis, 2001; Hall & Weaver, 2001; Huber & Roth, 1999). Onder (b) vaardigheden, kennis en inzicht vallen onderwerpen als: Het beschikken over algemene sociale en communicatieve vaardigheden; Het beschikken en voldoen aan specifieke vaardigheden ten behoeve van samenwerking; Het beheersen van leervaardigheden ten behoeve van eigen en gezamenlijk leren (‘shared learning’); vi
Inzicht hebben in de taken en de deskundigheden van andere beroepsbeoefenaars en in de betekenis van hun bijdrage aan de zorg voor de cliënt; Het beschikken over inzicht in samenwerkingsprocessen; Inzicht hebben in het effect van eigen gedrag op anderen, waaronder de cliënt, collega’s en andere beroepsbeoefenaars. (Bolhuis, 2002) De bovengenoemde aspecten (a) en (b) dragen samen bij aan (c) een goede relatie met de werksituatie. Aan beide aspecten dient evenveel aandacht besteed te worden zodat in de werkomgeving juist gehandeld wordt. Dit heeft een positief effect op de samenwerking en het MDO (Bolhuis, 2002). (4) Team factoren De team factoren omvatten de aspecten (a) leren, en (b) organisatie en cultuur. Hieronder worden per aspect de meest besproken onderwerpen benoemd. (a) Leren Leren op de werkplek heeft invloed op het beroepshandelen en de (verdere) ontwikkeling of het verdwijnen van motivatie en houdingen, vaardigheden, kennis en inzicht (Bolhuis & Simons, 1999). Hoewel het bekend is dat leren invloed heeft op de individuele factoren, is er gebrek aan literatuur over hoe multidisciplinaire samenwerking geleerd kan worden (Hall & Weaver, 2001). (b) Organisatie en cultuur De overheid en zorgverzekeraars hebben een belangrijke invloed op de factoren die de werksituaties in de zorg bepalen en kunnen multidisciplinaire samenwerking tegenwerken (Lanvin et al., 2001). Volgens Freeman, Miller & Ross (2000) en West & Poulton (1997) dient daarom aan de volgende principes te worden voldaan om effectief multidisciplinair samen te kunnen werken: Een gedeelde visie; Goede communicatie; Rolbegrip; Rolwaardering; Teamleden moeten weten en voelen dat zij belangrijk zijn voor het succes van het team. De individuele rol van ieder teamlid moet betekenisvol en intrinsiek belonend zijn, omdat dit de betrokkenheid en motivatie bevordert; Teamtaken moeten intrinsiek beloond worden, zodat men gemotiveerd is om samen te werken; De bijdragen van ieder teamlid moet te identificeren zijn en beoordeeld worden; Er dienen duidelijke teamdoelen te zijn met ingebouwde feedback op het bereiken daarvan. Er zijn verschillende verbetermogelijkheden voor de team factoren. Koolen et al. (2008) stellen naar aanleiding van hun onderzoek minimaal de volgende randvoorwaarden voor een effectief MDO: Samenwerking van alle disciplines; Een goed plan van aanpak maken; Alle betrokken disciplines zijn aanwezig; Meerdere disciplines zijn aanwezig; vii
De hulpvraag van de cliënt is helder; Goede voorbereiding op de vraagstelling van de cliënt.
Zodra een multidisciplinair team is samengesteld is het van belang om met de leden een dag, tijdstip en plaats af te spreken voor regelmatig overleg. Een regelmatig schema en logistiek sluiten verwarring en onzekerheid uit over wanneer en waar elk overleg plaats zal vinden. Het overleg wordt deel van een regelmatige routine binnen het team en zou wekelijks of om de week gehouden moeten worden, want er zijn altijd actiepunten die een vervolg hebben en nieuwe stappen die geïdentificeerd worden (Nelson et al., 2007). Het gebruiken van informatie technologie ter ondersteuning van een MDO heeft verschillende voordelen, zoals het beoordelen van en het uitwisselen van informatie, communicatie tussen disciplines of tussen disciplines en cliënt en is nuttig om betere zorgplannen te ontwikkelen voor de cliënt (Baldrige National Quality Program, 2009). Literatuur Baldrige National Quality Program. (2009). Health Care Criteria http://baldrige.nist.gov/PDF_files/2009_2010_HealthCare_Criteria.pdf.
for
Performance
Excellence.
Bolhuis, S. (2002). Multiprofessioneel samenwerken in de gezondheidszorg. Onderzoek naar educatieve interventies. Nijmegen: Onderwijsinstituut UMC St Radboud, Afdeling Onderwijsontwikkeling en Onderzoek. Bolhuis, S. (2001). Leren en veranderen bij volwassenen. Een nieuwe benadering. [Learning and change of adults] (2nd ed.). Bussum: Coutinho. Bolhuis, S. & Simons, R.P.J. (1999). Leren en werken. Deventer: Kluwer. Campion-Smith, C., & Wilcock, P. (2001). Putting patients first will help interprofessional education. British Medical Journal, 322, 676. Carpenter, J. & Dickinson, H. (2008). Interprofessional education and training. Bristol: The Policy Press. EFQM (2003). Het raamwerk van de European Foundation for Quality Management: Verklaring van EFQM. Geraadpleegd op 16 maart 2009, http://www.12manage.com/methods_efqm_nl.html Freeman, M., Miller, C. & Ross, N. (2000). The impact of individual philosophies of teamwork on multiprofessional practice and the implications for education. Journal of Interprofessional Care, 14(3), 238-247. Godfrey, M.M., Nelson, E.C., Wasson, J.H., Mohr, J.J. & Batalden, P.B. (2003). Microsystems in health care: Part 3. Planning patient-centered services. Joint Commission Journal on Quality and Safety, 29(4), 159-170. Hall, P. & Weaver, L. (2001). Interdisciplinary education and teamwork: A long and winding road. Medical Education, 35, 867-875.
viii
Koolen, L., Renders, L., Sleutjes, F. & Vergouwe, A. (2008). Multidisciplinair overleg. Toekomst of utopie? De mogelijkheid en haalbaarheid van multidisciplinair overleg binnen het Hematologisch Oncologisch Centrum. Eindhoven: Maxima Medisch Centrum. Lanvin, M.A., Ruebling, I., Banks, I., Blok, L., Counte, M., Furman, G., Miller, P., Reese, V., Viehmann, V., & Holt, J. (2001). Interdisciplinary health professional education: A historical review. Advances in Health Sciences Education, 6, 25-47. Mc Closeky, J. & Bulechek, G. (2002). Verpleegkundige interventies. Maarssen: Elsevier gezondheidszorg. Mohr, J.J. & Batalden, P.B. (2002). Improving safety on the front Lines: the role clinical microsystems. Qual. Saf. Health Care, 11, 45-50. Nabitz, U.W. & Klazinga, N.S. (1999). EFQM approach and the Dutch Quality Award. International Journal of Health Care Quality Assurance, 12(2), 65-70. Nelson, E.C., Batalden, P.B., & Godfrey, M.M. (2007). Quality by Design, A Clinical Microsytems Approach. San Fransisco: Jossey-Bass. West, M.A. & Poulton, B.C. (1997). A failure of function: teamwork in primary health care. Journal of Interprofessional Care, 11(2), 205-216.
ix
x
Bijlage 4. MDO Checklist en resultaten MDO checklist Een effectief multidisciplinair overleg (MDO) voldoet volgens de literatuur aan een aantal criteria. Deze criteria komen aan de orde in deze “MDO checklist”. De lijst is een hulpmiddel om binnen je eigen praktijk met elkaar te bekijken hoe een MDO verloopt. Deze lijst is onderverdeeld in vier thema’s: (1) rollen, (2) proces, (3) individuele competenties en (4) team competenties. Per stelling kan aangegeven worden in hoeverre deze wordt uitgevoerd in het MDO zoals die nu in de praktijk verloopt. Hierbij kunnen de volgende antwoord categorieën worden aangekruist: 1 = wordt helemaal niet gedaan 2 = wordt een enkele keer gedaan 3 = wordt soms gedaan 4 = wordt altijd gedaan, maar onvolledig 5 = wordt altijd gedaan, en volledig
Instructies voor het invullen van de checklist Geef op een schaal van 1 tot 5 aan in welke mate de stelling herkenbaar is in de praktijk. Voorbeeld: Nr. Stelling IV Na afloop van een MDO wordt gekeken naar wat er goed ging en wat er verbeterd moet worden in het volgende MDO
1
□
Mate van uitvoering 2 3 4
□
□
□
5
□
xi
Stellingen Thema: Rollen 1. Er is een leider of voorzitter aanwezig 2. Voorafgaand aan het MDO wordt een agenda rondgestuurd 3. Alle agendapunten worden doorlopen 4. De tijd wordt in de gaten gehouden 5. Vervolgafspraken worden vastgelegd in overzichtelijke notulen 6. Belangrijke onderwerpen die niet op de huidige agenda aansluiten, worden in een volgende agenda opgenomen 7. Het groepsproces wordt goed in de gaten gehouden 8. Men bespreekt geen bijzaken Thema: Proces 9. Datum, tijd en locatie van het MDO is voor iedereen bekend 10. Er wordt bekeken of gemaakte afspraken nagekomen zijn 11. Het doel van het MDO is helder 12. Er is een rolverdeling onder de deelnemers van het MDO (bv. leider, notulist, tijdbeheerder, of procesbegeleider) 13. De agendapunten worden beoordeeld op volledigheid 14. De tijd die beschikbaar is per agendapunt wordt vastgesteld 15. Het is duidelijk wie de vervolgafspraken gaat uitvoeren en wanneer deze voltooid moeten zijn 16. De notulen worden na afloop van het MDO rondgestuurd 17. Na afloop van een MDO wordt gekeken wat er goed ging en wat er verbeterd moet worden in het volgende MDO Thema: Individuele competenties 18. De cliënt staat centraal 19. De verschillende beroepsbeoefenaars zijn bereid om met elkaar samen te werken 20. De rollen, taken en bevoegdheden van de verschillende beroepsbeoefenaars zijn helder 21. De deelnemers staan open voor nieuwe informatie 22. Er wordt goed naar elkaar geluisterd 23. Men spreekt dezelfde (vak)taal 24. Eigen zwakke en sterke punten zijn bekend
Antwoordcategorieën 3 4
1
2
5
6,3% 6,3%
6,3% 0%
6,3% 18,8%
12.5% 6,3%
68,8% 68,8%
6,3% 6,3% 6,3%
0% 0% 12,5%
12,5% 12,5% 37,5%
18,8% 37,5% 12,5%
62,5% 43,8% 31,3%
12,5%
18,8%
31,3%
18,8%
18,8%
6,3%
18,8%
25,0%
37,5%
12,5%
6,3%
18,8
31,3%
37,5%
6,3%
0%
0%
0%
12,5%
87,5%
6,3%
12,5%
12,5%
31,3%
37,5%
6,3% 6,3%
0% 25,0%
18,8% 6,3%
31,3% 18,8%
43,8% 43,8%
12,5%
25,0%
12,5%
25%
25%
50%
18.8%
0%
6,3%
25%
6,3%
6,3%
18,8%
56,3%
12,5%
12,5%
18,8%
12,5%
25,0%
31,3%
43,8%
25%
25%
6,3%
0%
6,3% 6,3%
0% 0%
0% 0%
37,5% 31,3%
56,3% 62,5%
6,3%
0%
6,3%
56,3%
31,3%
6,3%
0%
0%
43,8%
50%
6,3% 6,3% 18,8%
0% 0% 0%
6,3% 6,3% 25%
50% 56,3% 50%
37,5% 31,3% 6,3%
xii
Thema: Team competenties 25. Iedereen neemt actief deel aan het MDO en alle betrokken disciplines zijn aanwezig 26. Er is een open en directe communicatie 27. Er is respect voor cultuurverschillen in andere disciplines en verschillen in opvattingen 28. De hulpvraag van de cliënt is duidelijk 29. Het MDO vindt plaats op vaste momenten 30. In noodsituaties wordt z.s.m. een extra overleg met alle betrokkenen gepland 31. Iedereen is voorbereid (bv. agenda gelezen, vervolgafspraken nagekomen) 32. Het MDO wordt niet verstoord (bv. door telefoons, piepers of onderlinge gesprekken)
6,3%
0%
0%
56,3%
37,5%
6,3% 6,3%
0% 0%
0% 6,3%
37,5% 43,8%
56,3% 43,8%
6,3% 31,3% 25%
0% 6,3% 12,5%
18,8% 6,3% 37,5%
68,8% 18,8% 12,5%
6,3% 37,5% 12,5%
6,3%
12,5%
6,3%
56,3%
18,8%
6,3%
12,5%
12,5%
56,3%
12,5%
xiii
xiv
Bijlage 5. MDO interviewvragen en resultaten
1.
2.
Topic: Huidig MDO Hoe vaak vindt er een MDO plaats binnen uw praktijk?
Welke disciplines zijn hierbij meestal aanwezig?
Antwoord -
1 x per 2 weken 1 x per maand; 0,5 – 1 uur 1 x per maand; wisselende tijden 1 x per 2 maanden Slechts 1 x voorgekomen Geen
-
Huisarts, praktijkondersteuner, fysiotherapeut, ergotherapeut Huisarts, praktijkondersteuner, fysiotherapeut, ergotherapeut, + apotheker Verschillende disciplines, afhankelijk van het team
-
Frequentie 2 6 2 3 3 1 9 6 2
3.
Is er veel wisseling in de samenstelling van de deelnemers?
NEE; Er zijn meestal 4 disciplines aanwezig Paramedici wisselen zich af, afhankelijk van wie er werkt op de desbetreffende dag soms is de logopedist aanwezig
17
4.
Is er normaal gesproken een cliënt aanwezig bij een MDO?
NEE; geen reden/ geen behoefte past niet binnen de tijd/ organisatie/ logistiek (vak)taal/ niet te volgen voor cliënt het gevoel dat bepaalde zaken niet verteld mogen worden waar de cliënt bij zit privacy van andere cliënten
17
5.
Zou het prettig vinden als de cliënt vaker betrokken kan worden bij het MDO?
JA; de zorgvraag wordt duidelijker ook de mantelzorger erbij
8
NEE; geen meerwaarde niet te volgen / begrijpen voor de cliënt NEUTRAAL; geen ervaring privacy andere cliënten praktische uitvoerbaarheid
7
GOED; structuur organisatie to the point snel afgerond informatie op tijd en snel binnen notulen spoed mail via mail / telefoon all betrokken disciplines zijn aanwezig MINDER GOED; betrokkenheid fysiotherapeut en ergotherapeut neemt af, omdat vergoeding voor de cliënt stopt
10
6.
Hoe verloopt het MDO naar uw mening?
2
3
xv
NEUTRAAL; planning kost veel tijd / parttimers afhankelijk van voorbereiding te weinig tijd voor bijzaken niet te beantwoorden
4
7.
Zijn er aspecten tijdens het MDO waar u tevreden over bent?
-
Goed en prettig overleg Overleg met verschillende disciplines Overleg (urgente) problemen Goede organisatie Goede uitwisseling van info Face-to-face Verdeling van werkzaamheden m.b.t. cliënt
7 7 4 4 3 3 2
8.
Zijn er aspecten tijdens het MDO die beter zouden moeten lopen?
-
Betere verslaglegging, agenda, notulen, actielijst, afspraken, follow-up Uitwisseling en inzien van info Disciplines beter betrekken, minder vaktaal Cliënt meer centraal Meer structuur overleg Ondersteuning voorzitter Geschikt tijdstip overleg
9
Cliëntbestanden, centraal dossier: uitwisselen, inzien, beter inzetbaar Betere verslaglegging, agenda, afspraken Ondersteuning met technologie Cliënt centraal, specifieke cliënt Afspreken volgend overleg (steeds hetzelfde tijdstip) Het kunnen consulteren specialist / expert
6
9.
10.
11.
Welke oplossingen zouden kunnen helpen om het MDO te verbeteren?
Topic: Tele-technologie Wat vindt u van de mogelijkheid om met tele-technologie (een skype-achtige verbinding via beeld en spraak) aan een MDO deel te nemen?
1. Welke nadelen denkt u tegen te komen bij het gebruik?
-
5 4 3 2 1 1
3 3 2 2 1
POSITIEF; Niet reizen Tijd besparen Meer structuur Cliënt aanwezig Consulteren specialist
8
NEGATIEF; Geen meerwaarde / behoefte Kan ook telefonisch Communicatie moeilijker Face-to- face beter NEUTRAAL;
7
ASPECT: INFO UITWISSELING; Kwaliteit info minder Non-verbale reacties slecht zichtbaar Bestaande datasystemen niet compatibel
13 6 1 2 11 4 6 1 8 6
ASPECT: ZAKELIJK; Overleg zakelijker Overleg onpersoonlijker Aandacht verdelen moeilijker ASPECT: TECHNIEK; Technische storingen
2
xvi
-
12.
Welke voordelen denkt u tegen te komen bij het gebruik?
Bedieningsproblemen
2
ASPECT: PRIVACY; Privacy / veiligheid ASPECT: ANDERE; Deelnemers van tevoren gezien hebben Deelnemer kan zich eenvoudig onttrekken Systeem moet op alle PCs mogelijk zijn Concept is te abstract Beschikbaarheid Kost extra tijd
3 3 6 1 1 1 1 1 1
ASPECT: TIJDSBESPARING Kostenbesparing Minder reizen Tijdsbesparing ASPECT: PLANNING Beter te plannen Sneller te organiseren Tussentijds iemand snel uitnodigen Effectiever, sneller
27 7 10 10 18 6 4 1 7 6 1 1 1 1 1 1
ASPECT: ANDERE; Meer personen Meest recente info m.b.t. cliënt Interrupties Zijdelingse (parallelle) communicatie Completer beeld Opname terugzien
13.
Met hoeveel deelnemers zou u tegelijkertijd willen communiceren?
-
14.
Moet het mogelijk zijn om bestanden (informatie) uit te wisselen?
JA; Gebruik van 1 systeem Privacy, info versleutelen Bestanden van tevoren sturen NEE; Er wordt toch al mondeling gecommuniceerd Er zijn al teveel systemen
15
BELANGRIJK; Om de praktijkondersteuner te ontlasten van notulen maken NIET BELANGRIJK; Leidt andere deelnemers teveel af Agendapunten moeten wel zichtbaar zijn op scherm De praktijkondersteuner is notulist
6
15.
Hoe belangrijk is het om in het scherm notulen te maken?
Maximaal vijf deelnemers Alle noodzakelijke disciplines
5 12
2
11
xvii
16.
Hoe belangrijk is het om externe deelnemers bij het MDO te betrekken?
BELANGRIJK; Consultatie externe partijen Geriater, geriatrisch verpleegkundige Thuiszorg Maatschappelijk werk Longarts, longverpleegkundige Diëtiste Apotheker Logopedist Cliënt zelf NIET BELANGRIJK; NEUTRAAL;
15
1 1
17.
Welke aspecten zijn nog meer belangrijk?
-
Privacy Robuust en eenvoudig in gebruik Oefenen, instructies, handleiding Info (dossier, agenda) zichtbaar
4 3 2 2
18.
Waar zou u het technologisch hulpmiddel willen gebruiken? Denk hierbij aan uw werkruimte, computer, laptop, aparte (openbare) ruimte, openbaar vervoer. Wat is daar de reden voor?
-
In aparte werkruimte/ vergaderruimte met vaste PC, groot beeldscherm, vrijstaande camera en eventueel dossiers cliënten Enkele personen op locatie (eventueel eigen werkplek) met vaste PC of laptop, headset voor privacy Deelnemer in thuissituatie Deelnemer / extern specialist in behandelkamer Op alle computers bruikbaar Wisselen tussen deelnemers en patiëntgegevens
12
Aan wat voor eisen zou de teletechnologie moeten voldoen? (kwaliteit van beeld, spraak, inzoom camera e.d.)
-
Goed verstaanbaar Goed beeld, ook qua omvang Verstelbare camera in vergaderruimte (inzoomen op persoon, onderdelen, etc.) Privacy / veiligheid Robuust / betrouwbaar / eenvoudig gebruik Alle deelnemers die aanwezig zijn kunnen zien en horen Headset Document delen Checklist protocol, structuur vergadering Aantekeningen maken
8 6 3
19.
-
20.
21.
Denkt u dat door deze technologie de communicatie en afspraken met andere disciplines beter verloopt?
Ziet u tele-technologie ook als middel om te kunnen communiceren met de tweede lijn (ziekenhuis, geriater e.d.)?
5 3 2 2 1
3 2 2 1 1 1 1
JA; Direct feedback Meer tijd voor patiëntenzorg Efficiënter Makkelijker te bereiken Frequenter overleg Meer gestructureerde dialogen Meer transmurale samenwerking NEE; Communicatie stroever NEUTRAAL;
10
JA; Geriater, geriatrisch verpleegkundige, nurse practitioner, apotheker, diabetisch verpleegkundige, hart verpleegkundige, specialisten, psycholoog, verpleeghuisarts, revalidatie afdeling, longarts,
16
3 4
xviii
-
longverpleegkundige, orthopeed, klinisch chemici, verzorgingshuizen. Informatieoverdracht tussen eerste en tweede lijn wordt beter
NEE; NEUTRAAL;
0 1
xix
xx
Bijlage 6. Het Referentiemodel MDO overleg
Huidig MDO
MDO via web conferencing
frequentie
1 x per maand
1 x per maand eventueel frequenter ( 2 x per maand)
duur
1 uur
1 uur eventueel korter ( 1/2 uur)
deelnemers
4-7
4–7
disciplines
vaste groep, altijd uitnodigen: huisarts, praktijkondersteuner, ergotherapeut, fysiotherapeut
vaste groep, altijd uitnodigen: huisarts, praktijkondersteuner, ergotherapeut, fysiotherapeut
collega’s extern, eventueel uitnodigen: apotheker, thuiszorg, maatschappelijk werk, verpleging, etc.
collega’s extern, eventueel uitnodigen: apotheker, thuiszorg, maatschappelijk werk, verpleging, etc. cliënt/cliëntvertegenwoordiger, eventueel uitnodigen
locatie
consultant extern, niet uitnodigen: sporadisch consulteren buiten overleg geriater, psycholoog, neuroloog, specialist, verpleegkundigen
consultant extern, eventueel uitnodigen (bij complexe case): sporadisch consulteren buiten overleg geriater, psycholoog, neuroloog, specialist, verpleegkundigen
vergaderruimte huisartsenpraktijk: vaste groep + collega’s extern
werkplek, thuis, behandellocatie: enkele leden vaste groep, collega’s extern, cliënt/cliëntvertegenwoordiger vergaderruimte huisartsenpraktijk: enkele leden vaste groep
benodigde apparatuur
werkplek, thuis, behandellocatie: computer + luidspreker, webcam
geen
vergaderruimte huisartsenpraktijk: computer + luidspreker, camera, groot scherm planning organisatie
Kenmerken Voorbeeld van scenario/script
voorafgaand mdo: uitnodigingen sturen agenda sturen documenten sturen
(POH) (POH) (POH)
voorafgaand mdo: uitnodigingen sturen agenda sturen documenten sturen
(POH) (POH) (POH)
tijdens MDO: voorzitter (huisarts) notulist (poh) agenda, documenten (in bezit alle deelnemers)
tijdens MDO: voorzitter (huisarts) notulist (poh) agenda, documenten (alle deelnemers via document sharing)
na afloop mdo: notulen actielijst
na afloop mdo: notulen actielijst
(poh) (poh)
Vooraf: De deelnemers hebben vooraf van de poh een uitnodiging, agenda, cliëntoverzicht, documenten ontvangen
(poh) (poh)
Vooraf: De deelnemers hebben vooraf van de poh een uitnodiging, agenda, cliëntoverzicht, documenten ontvangen
xxi
Deelnemers en locatie: Op afgesproken tijdstip komen huisarts, POH, ergo, fysio, apotheker, maatsch. werker naar de vergaderruimte van de huisartsenpraktijk
Deelnemers en locatie(s): De POH is al in de vergaderruimte van de huisartsenpraktijk en verstuurt via email een uitnodiging naar fysio en maatsch. werker; fysio is thuis, maatsch. werker is op werkplek. De fysio en maatsch. werker loggen in Op afgesproken tijdstip komen ook de huisarts, ergo en apotheker naar de vergaderruimte van de huisartsenpraktijk.
Tijdens: Voorzitter: huisarts Notulist: POH Elke deelnemer heeft agenda, cliëntoverzicht op papier: ter plaatse worden nog twee documenten op papier uitgereikt.
Tijdens Voorzitter: huisarts Notulist: POH Elke deelnemer heeft agenda, cliëntoverzicht op papier. Actueel document via document sharing Twee extra documenten via document sharing
Na afloop: De POH verstuurt notulen en actielijst naar de deelnemers
Na afloop: De POH verstuurt notulen en actielijst naar de deelnemers
xxii
Bijlage 7. Resultaten van de conferencing onderdelen van “top vijf” webconferencing systemen Adobe Acrobat Connect Pro
Microsoft Office Live Meeting
Conferencing Onderdelen
Netviewer Meet
GoTo Meeting
WebEx
Max aantal deelnemers
100
15
25
50
250
Deelnemers kunnen naar X believen aanmelden/afmelden
X
X
X
X
Uitwisselen van documenten X en bestanden
X
X
X
X
Online scherm delen
X
X
X
X
X
Opnemen van web meeting
X
X
X
X
Public chatten
X
X
X
X
X
Private chatten
X
X
X
X
Veranderen van tijdens de meeting
gastheer
Webcam compatibel
X
X
X
X
X
X
X
X
VOIP: geluid communicatie via X internet
X
X
X
Full duplex: geluid deelnemers X tegelijkertijd
X
X
X
Aanpassen beeldresolutie
X
X
X
X
X
Aanpassen framesnelheid
X
X
X
X
http://web-conferencing-services.toptenreviews.com
xxiii
xxiv
Bijlage 8. Korte Handleiding Webconferencing Gastheer (“Quick Start”)
Opstarten “meetingroom”
Start “weblink” van “meetingroom”; vb: http://meet58032600.adobeconnect.com Er verschijnt “inlogsite” met “aanmelden” en “wachtwoord”; login door “gebruikersnaam” (vb:
[email protected]) en “wachtwoord” (vb: manadobe) en daarna “aanmelden”. Selecteer op de site die verschijnt de optie create new “meeting” Geef de nieuwe meeting een naam (voorbeeld: hapmeeting) en kies bij “Language” voor Nederlands Scroll direct naar laatste gedeelte site en slecteer optie “finish” Selecteer op de site die verschijnt de optie “Enter Meeting Room”
Instellingen
Selecteer “Mijn webcam starten”, selecteer “allow” en vervolgens “Delen starten”; eigen videobeeld is nu operationeel. Selecteer het microfoon icoontje in de balk bovenin om deze te operationaliseren. Om geluidskwaliteit te optimaliseren wordt bij elke nieuwe meeting aanbevolen deze opnieuw in te stellen. Selecteer in balk optie “Vergadering” en vervolgens optie “Wizard Audio-instellingen”; volg de aanwijzingen en voer de stappen uit.
Uitnodigen deelnemers
Vanuit “meetingroom” kan direct uitnodiging verzonden worden via optie “Vergadering”, vervolgens “Toegang beheren” en vervolgens “Deelnemers uitnodigen”; er verschijnt een window met de “weblink” (vb: http://meet58032600.adobeconnect.com/r1l3rel14x6/) die direct via optie “email bericht schrijven” verzonden kan worden via web access programma Outlook. Als pc niet beschikt over Outlook kan de betreffende “link” verzonden worden via een alternatief web access programma of eventueel telefonisch worden doorgegeven.
Toelaten deelnemers
Als deelnemer zich aanmeldt verschijnt window met naam deelnemer en “Accept” or “Decline” Selecteer “Accept” ; Naam deelnemer verschijnt in “Aanwezigen” window; “Enable” zowel Audio als Video van betreffende deelnemer.
Als de deelnemer zijn audio en video operationaliseert is de meeting gereed om te starten
xxv
xxvi
Bijlage 9. Korte Handleiding Webconferencing Deelnemer (“Quick Start”)
Uitnodiging
Deelnemer ontvangt, meestal per email, een “weblink” van de gastheer (vb: http://meet58032600.adobeconnect.com/r6fuwcm18xz/) om zich aan te kunnen melden.
Aanmelden
Een site met de naam van de meetingroom (vb: hapmeeting) verschijnt Selecteer “Deelnemen als gast”, vul je (voor)naam in en daarna “Ruimte betreden”. Een site met naam meetingroom wordt zichtbaar met boodschap in de trant “Dit is een..…… ……wacht op reactie”. Dit betekent dat het verzoek om toegelaten te worden bij de gastheer is.
Toegelaten worden
Als de gastheer de deelnemer accepteert verschijnt de werkelijke meetingroom op het beeldscherm. Als de gastheer de Audio en Video heeft “Enabled” van de deelnemer verschijnen de icoontjes van microfoon en webcam boven in de balk.
Instellingen
Selecteer “Mijn webcam starten”, kies “Allow” en vervolgens “Delen starten” Klik op microfoon icoontje in de balk om deze te activeren Om geluidskwaliteit te optimaliseren wordt bij elke nieuwe meeting aanbevolen deze opnieuw in te stellen. Selecteer in balk optie “Vergadering” en vervolgens optie “Wizard Audio-instellingen”; volg de aanwijzingen en voer de stappen uit.
De vergadering is gereed om van start te gaan.
xxvii
