Raadsvoorstel Vergadering
: 1 maart 2006
Nummer
: Raad 2006/021
Datum voorstel
: 1 februari 2006
Primaathouder
: Jack 't Lam 078 69 21 318
Onderwerp
[email protected]
: Informatie Communicatie Technologie (ICT)-raad
Voorstel: 1. In te stemmen met de aanschaf van laptops en printers voor de raads- en commissieleden, die zij in bruikleen ter beschikking krijgen. 2. Kredietverlening mee te nemen in de eerstvolgende burap. 3. De exploitatielasten 2006 voor € 4.800,-- ten laste van de post voor onvoorziene uitgaven te brengen en het restant als overschrijding op het betreffende budget in de eerstvolgende burap mee te nemen. Vanaf 2007 worden de bedragen opgenomen in de begroting.
Inleiding Stukken voor raads- en commissievergaderingen worden tot nu toe nog op papier aan de raadsen commissieleden verstrekt. Los hiervan wordt de informatie in sommige situaties ook digitaal verstrekt. Dit gebeurt op een wijze dat de informatie niet als digitaal archief is te benaderen en te gebruiken. Voor het ontvangen van digitale informatie moeten raads- en commissieleden gebruik maken van eigen hard- en software, zonder dat hier een vergoeding tegenover staat. Wat willen we bereiken (doelstelling)? Alle stukken en informatie voor de raads- en commissieleden, in principe uitsluitend, digitaal ter beschikking te stellen, waarbij deze informatie ook digitaal raadpleegbaar blijft. Wanneer gesproken wordt over “alle” stukken en informatie, zal een uitzondering worden gemaakt voor de raads- en commissieagenda’s met de bijbehorende raadsvoorstellen. Deze stukken zullen ook in de toekomst op papier verstrekt worden. Deze zijn onontbeerlijk om te kunnen vergaderen en het individueel thuis printen is dan te tijdrovend. Los hiervan en nu niet aan de orde is een raadsinformatiesysteem dat niet alleen door raads- en commissieleden is te raadplegen, maar ook door burgers. In regionaal verband wordt gekeken of dit gezamenlijk kan worden opgezet. Wat gaan we ervoor doen? Voor een goede digitale uitwisseling is het nodig dat alle raads- en commissieleden over goede hard- en software beschikken, die ook op dezelfde wijze werkt. Alle raads- en commissieleden krijgen daarom in bruikleen een laptop en printer verstrekt. Op de laptop is de benodigde software geïnstalleerd om alle benodigde gegevens bij de gemeente te kunnen raadplegen en thuis te kunnen printen. Daarnaast krijgen alle raads- en commissieleden een e-mailaccount van de gemeente. Via dit e-mailadres hebben zij een postbus met voldoende capaciteit, zodat het niet meer voorkomt, dat zij per mail onbereikbaar zijn. Voorzover daar behoefte aan is, is het mogelijk om de e-mail op het gemeentelijke e-mailadres door te zenden naar één ander adres.
-2-
Voor het contact met de gemeente is het nodig dat raads- en commissieleden thuis over een ADSL-aansluiting beschikken. In geval die aansluiting ontbreekt, zullen zij een dergelijke aansluiting zelf moeten laten aanleggen. De kosten hiervan zijn voor rekening van de gemeente. Voor de communicatie met de gemeente is dus een ADSL-aansluiting nodig. De gemeente zal in de kosten van deze aansluiting maandelijks een bedrag van € 10,-- vergoeden aan de raads- en commissieleden. Op verzoek kan met een draadloze verbinding worden gewerkt. Ter ondersteuning van de printer, krijgen de raads- en commissieleden jaarlijks 4 pakken papier en 1 cartridge (zwart) per jaar. Het beschikken over een kleurencartridge is niet nodig. Om ook snel over stukken te kunnen beschikken, wanneer raads- of commissieleden in het gemeentehuis zijn, zal in de leeskamer een PC en printer worden geplaatst, waarbij zij ook kunnen inloggen. Wat mag het kosten? Op basis van 30 configuraties (17 raadsleden, 10 burgerleden, 1 reserve en budgettair ruimte voor als er behoefte is aan uitbreiding bijv. door toename fracties) is een eenmalig budget nodig van € 55.000,--. In het investeringsprogramma zal elke 4 jaar met een dergelijk bedrag rekening gehouden moeten worden. De exploitatielasten voor 2006 bedragen (op basis van een afschrijvingstermijn van 4 jaar) € 25.500,--. In de (meerjaren)begroting is met deze uitgaaf geen rekening gehouden. Voorgesteld wordt een bedrag van € 4.800,-- ten laste van de post voor onvoorziene uitgaven (restant van deze post) te brengen en het restant als overschrijding op het betreffende budget bij de burap mee te nemen. Het geheel zal bij de eerstvolgende burap worden verwerkt. Vanaf 2007 worden de lasten meegenomen in de begroting. Juridische aspecten Voor het verstrekken van de laptop en printer wordt met de raads- en burgerleden een bruikleenovereenkomst afgesloten. Personele en organisatorische aspecten Medewerkers van de afdelingen Facilitaire Zaken en Automatisering zorgen voor instructie van de gebruikers. Bij problemen bij het gebruik kunnen deze medewerkers tijdens kantooruren worden gebeld. Als het nodig is dat zij de laptop of printer moeten nakijken, dan zullen raads- en commissieleden na afspraak zelf de apparatuur moeten afgeven bij de betreffende medewerkers en later weer ophalen. In de tussenliggende periode is er een reserve laptop en/of printer beschikbaar, die dan tijdelijk meegenomen kan worden. Uitvoering Er wordt naar gestreefd om de apparatuur kort na de installatie van de nieuwe raad te verstrekken. Dit betekent dat bestellingen moeten plaatsvinden vóór de raad op 1 maart 2006 een besluit neemt over dit voorstel. Wij vragen u daartoe thans toestemming en verzoeken bij bezwaar hiertegen dit vóór 11 februari a.s. schriftelijk aan de griffier mee te delen.
-3-
Evaluatie Het is niet ondenkbaar dat de invoering gepaard gaat met kinderziektes of situaties die thans niet zijn voorzien. We zullen, zodra die signalen er zijn, in het presidium afspreken hoe we hiermee omgaan. Los hiervan zal de invoering in het najaar worden geëvalueerd en de uitkomst zal in de laatste vergadering van de commissie Bestuur van 2006 worden besproken. Met vriendelijke groet, het presidium
griffier
voorzitter
De raad van de gemeente Alblasserdam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 februari 2006, registratienummer Raad 2006/021, met betrekking tot ICT-raad;
B E S L U I T: 1. In te stemmen met de aanschaf van laptops en printers voor de raads- en commissieleden, die zij in bruikleen ter beschikking krijgen. 2. Kredietverlening mee te nemen in de eerstvolgende burap. 3. De exploitatielasten 2006 voor € 4.800,-- ten laste van de post voor onvoorziene uitgaven te brengen en het restant als overschrijding op het betreffende budget in de eerstvolgende burap mee te nemen. Vanaf 2007 worden de bedragen opgenomen in de begroting. Alblasserdam, 1 maart 2006 De raad voornoemd,
griffier
voorzitter
-2-
ICT - raad: kostenraming Eenmalig aantal Laptop, muis, draagtas, USB-stick Printer Installatie software (8 uur per configuratie) Installatie ADSL (geschat dat de helft het al heeft) VPN-licentie voor 30 gebruikers MS-office 2003 Symantec Antivirus Decos Document (inclusief korting vanwege contract) Onvoorzien en afronding
30 30 240 15
eenh.prijs € 1.000 € 125 € 20 € 40
30 30
€ €
300 50
30 180 360
€ € €
60 20 10
totaal € € € €
30.000 (1 3.750 (2 4.800 600
€ € € € € €
250 9.500 1.500 4.500 100 55.000
€ € € €
16.500 1.800 3.600 3.600 pm pm 25.500
Lasten 2006 Kapitaallasten eenmalig aanschaf (4 jaar en 5 % rente) Toner voor 2000 pagina's per jaar (1 cartridges) Onderhoud (6 uur per configuratie) Vergoeding gebruik ADSL per maand Papier * Verzekering (via bestaande polis)
€
* papier: Per jaar kunnen de raads- en commissieleden maximaal 4 pakken (= 2000 vel) afhalen bij de bodes. Dit papier is nodig om stukken af te drukken, die voorheen bij de gemeente werden gedrukt. De kosten van in totaal 120 pakken papier leiden dus niet tot een nieuwe uitgaaf. (1 Nagegaan wordt of aanschaf voor een lager bedrag mogelijk is (2 Er zal worden geïnventariseerd welke raads- en burgerleden geen prijs stellen op een printer. De gevolgen van bovenstaande punten zullen via de burap worden teruggekoppeld.
