Eindrapportage bedrijfseconomische monitoring Pilot Multi Disciplinair Overleg op school 2012 - 2013
Infinite Financieel Utrecht Rick de Wit Versie 0.3 – 8 oktober 2013
1
Inhoudsopgave 1.
Inleiding en leeswijzer ..................................................................................................................... 3 1.1. Inleiding ........................................................................................................................................ 3 1.2. Leeswijzer ..................................................................................................................................... 4
2.
Opzet ............................................................................................................................................... 5
3.
Cijfermatige opbrengsten (algemeen) ............................................................................................ 7
4.
3.1
Kengetallen .............................................................................................................................. 7
3.2.
Tijdsbesteding totaal ............................................................................................................... 8
3.3.
Typen arrangementen (dossiers en interventies) ................................................................. 10
Cijfermatige opbrengsten (specifiek) ............................................................................................ 14 4.1.
Psychologisch onderzoek ...................................................................................................... 14
4.2.
Ambulante begeleiding ......................................................................................................... 14
4.3.
Jeugd- en onderwijszorgarrangementen .............................................................................. 15
5.
Samenvatting van de opbrengsten ............................................................................................... 16
6.
Extrapolatie naar de situatie van het toekomstig SWV UNITA ..................................................... 17
7.
Aanbevelingen ............................................................................................................................... 19
2
1.
Inleiding en leeswijzer
1.1. Inleiding Ter voorbereiding op de invoering van de stelselwijziging passend onderwijs voeren beide WSNS verbanden in de regio ’t Gooi sinds het schooljaar 2011-2012 een Pilot Multi Disciplinair Overleg op school uit (hierna te noemen Pilot MDO). Deze pilot heeft betrekking op - via een Loket - toe te wijzen bovenschoolse zorg, voor rekening van het samenwerkingsverband. Doel van de Pilot is via het MDO externe deskundigheid de school in te brengen: in de HGW cyclus op groepsniveau. Zo wordt beoogd bij te dragen aan het vergroten van de kennis en het handelingsrepertoire van de leerkracht en de IB-er (Interne Begeleider): Basisondersteuning. Tijdens het MDO op school wordt relevante informatie over de leerling gerelateerd aan het groepsoverzicht (doel: leerkracht en IB-er hebben meer kennis over de belemmerende en stimulerende factoren van de leerling) en aan het groepsplan (doel: leerkracht en IB-er hebben meer zicht op wat de leerling nodig heeft en hoe dit is te realiseren). Leerlingen voor wie een OPP (ontwikkelingsperspectief) nodig is, worden ook besproken in het MDO op school. Indien nodig kan vanuit het MDO op school handelingsgerichte diagnostiek en/of begeleiding worden aangevraagd. De externe deskundigheid is te vinden in de bovenschoolse pool: AB-ers (Ambulant Begeleiders) uit SBO en SO, schoolpsychologen en -orthopedagogen, (school)maatschappelijk werkers, jeugdartsen en -verpleegkundigen, leerplichtambtenaren, procesregisseurs CJG en hulpverleners uit de jeugdzorg/jeugdhulp. De inzet vanuit de bovenschoolse pool is flexibel en op maat, afhankelijk van de vraag van school, ouders en kind. Aan het MDO op school nemen deel: leerkracht, IB-er, ouders en een of meer deskundigen uit de bovenschoolse pool. Een van deze deskundigen wordt door het Loket aangewezen als trajectbegeleider. Zo zijn de lijnen kort en hebben ouders en school met zo min mogelijk verschillende professionals te maken. Met behulp van het Groeidocument worden onderwijsondersteunings- en opvoedbehoeften geformuleerd. In het MDO wordt bepaald welk OJA (onderwijs-jeugdhulp-arrangement) nodig is: diagnostiek en/of begeleiding (in natura). Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de huidige mogelijkheden (beschikking SBO, indicatie SO/toewijzing LGF en indicatie Jeugdzorg). Voor specifieke middelen (bijv. een speciale tafel) kan het OJA uit financiële middelen bestaan. In het schooljaar 2011-2012 vond de pilot plaats op tien basisscholen die al handelingsgericht werken. Deze scholen participeren in samenwerkingsverband Annie M.G. Schmidt of in samenwerkingsverband Het Gooi en omstreken en liggen verspreid in de regio van het samenwerkingsverband passend onderwijs (PO 27-09). Op basis van het eerste pilotjaar is onder meer geconcludeerd:
“Het is mogelijk en de moeite waard de Pilot MDO in bedrijfseconomische zin te monitoren. Deze monitoring brengt vragen over tijd en geld ter tafel die anders waarschijnlijk niet opgeworpen zouden worden. Het is nuttig om ook op deze manier over (passend) onderwijsprocessen na te denken. De impact van de monitoring kan versterkt worden door kwantitatieve en kwalitatieve analyses te combineren. Zo kan enerzijds worden vastgesteld dat in een bepaald arrangement 2 uur onderwijsassistent per week wordt toegekend, maar dient ook de vraag beantwoord te worden of deze 2 uur effectief is (m.a.w. wordt het kwalitatieve doel ook bereikt)? De in de periode september 2011 - juli 2012 verzamelende gegevens zijn waardevol, maar tegelijkertijd nog beperkt in omvang. Het is mogelijk om op grond van de verzamelde data al bepaalde conclusies te trekken, maar tevens is uitbreiding van het databestand en verfijning in de systematiek van registreren gewenst, zodat over een jaar verdergaande en nog beter onderbouwde conclusies getrokken kunnen worden.
3
In het schooljaar 2012-2013 is de pilot uitgebreid tot een twintigtal scholen, waarvan sommige nog minder ervaringen hadden opgedaan met handelingsgericht werken. Het verloop, de effecten en de opbrengsten van de Pilot zijn ook dit schooljaar op diverse terreinen gemonitord. Voorliggende rapportage heeft de betrekking op het tweede pilotjaar en betreft de financiële en overige bedrijfsvoeringstechnische aspecten. Deze monitoring moet, zo is voor aanvang bepaald, leiden tot antwoorden op de volgende vragen: - wat zijn de kosten van de pilot geweest, en uit welke onderdelen is dit bedrag opgebouwd? - welke meer- of minderkosten zijn er, indien sprake zou zijn van de structurele situatie, waarin alle scholen op deze manier werken? - welke conclusies kunnen uit deze opbrengsten getrokken worden? De externe monitoring van de financiële en bedrijfsvoeringstechnische aspecten is georganiseerd en uitgevoerd door Infinite Financieel. Mevrouw Fischer en de heer Van Elswijk traden op als opdrachtgever van de extern adviseur en mevrouw De Wit en de heer Harmsen hebben de databestanden welke aan de basis liggen van deze rapportage periodiek geverifieerd. Deze databestanden - waarover meer in hoofdstuk 2 - vormen de basis voor voorliggende rapportage, de conclusies en de aanbevelingen.
1.2. Leeswijzer Deze rapportage over het tweede pilotjaar, 2012-2013, is als volgt opgebouwd. Nadat in hoofdstuk 2 de opzet van het in bedrijfseconomisch opzicht monitoren van de Pilot MDO is beschreven, worden in hoofdstuk 3 de algemene cijfermatige opbrengsten van de monitoring gedurende het tweede pilotjaar gepresenteerd. In hoofdstuk 4 vindt hiervan op enkele onderdelen een verdieping plaats. Hoofdstuk 5 bevat een samenvatting van de opbrengsten van de bedrijfseconomische monitoring. Vervolgens wordt in hoofdstuk 6 een poging gewaagd de Pilot-resultaten te extrapoleren naar het complete nieuwe samenwerkingsverband. Hoofdstuk 7 tenslotte bevat een aantal aanbevelingen.
4
2. Opzet De bedrijfseconomische monitoring van het project MDO heeft als volgt vorm gekregen. Elke leerling met een Basisondersteuning overstijgende vraag wordt handelingsgericht bij het zgn. Loket ingebracht. Hier wordt de juiste interventie bepaald. Elke interventie wordt in het kader van de bedrijfseconomische monitoring betiteld als een project en hiervan wordt een (digitaal) projectdossier gemaakt. Binnen het projectdossier zijn de trajectbegeleider en eventueel één of meerdere andere medewerkers uit de bovenschoolse pool actief. In een voor de bedrijfseconomische monitoring van dit project ontwikkelde digitale tijdregistratieomgeving registreren deze medewerkers hun inzet in eenheden van 15 minuten op de beschikbare activiteitencodes. Voorliggende rapportage is gebaseerd op het databestand over het schooljaar 2012 - 2013, de periode 1 september 2012 – 5 juli 2013. Na melding van een leerling bij het Loket vindt een eerste screening van het dossier plaats, waarna een (voorlopige) keus wordt gemaakt uit een van de mogelijke arrangementen: A. B. C. D E. F G. H. I.
Psychologisch onderzoek Ambulante begeleiding Dossieronderzoek dyslexie Schoolmaatschappelijk werk Jeugdzorg1/ Onderwijszorgarrangementen (J.) Didactisch (reken)onderzoek Adviestraject/plaatsing SBO Logopedisch onderzoek Adviestraject/plaatsing SO
Binnen deze arrangementen (interventies) zijn de volgende werkzaamheden door medewerkers - activiteiten - mogelijk: Loket Dossierstudie Onderzoek Observatie Begeleiding leraar Collegiale consultatie Gesprek met leraar Gespek met ouder Gesprek met ouder en leraar Begeleiding/gesprek leraar Begeleiding/gesprek ouder Zorgteamvergadering op de school MDO op school Reistijd Administratie Uitvoering zorgarrangement Uitvoering OJA (onderwijs-jeugdhulp-arrangement) Verslaglegging 1
Om de vergelijkbaarheid van het eerste en tweede pilotjaar te bevorderen, zijn de arrangementen E. en J. in deze rapportage samengevoegd.
5
Overig Afsluiten dossier Het aantal activiteiten waarop pilotdeelnemers hun werkzaamheden kunnen registreren is in het tweede pilotjaar uitgebreid naar 20 (in 2011-2012 waren dit er 13). Hierdoor werd een nauwkeuriger monitoring mogelijk. Mede doordat de activiteiten in een opgestelde handleiding ook van een duidelijker omschrijving werden voorzien ( ‘Welke werkzaamheden vallen er precies onder?’). De arrangementen kunnen ook, in wisselende volgorden, opeenvolgend plaatsvinden, dit zijn de zogenaamde “meerdere interventies dossiers” (zorgcontinuüm). Bij de pilot zijn in het schooljaar 2012-2013 20 basisscholen betrokken, dit is een verdubbeling ten opzichte van het eerste pilotjaar 2011-2012. Van deze 20 scholen zijn er 10 afkomstig uit samenwerkingsverband AMGS en 10 uit samenwerkingsverband Het Gooi en omstreken. Alle twintig scholen hanteren in meer of mindere mate de principes van handelingsgericht werken. Deze twintig scholen tellen ongeveer 5.000 leerlingen (1e pilotjaar 3.300 leerlingen). Het toekomstige SWV gaat 96 (speciale) basisscholen tellen en omvat ongeveer 25.000 leerlingen. Dit betekent dat ongeveer 20% van de scholen en 20% van de leerlingen in het schooljaar 2012-2013 bij de pilot betrokken was. Geen onderdeel van het tijdsregistratiesysteem zijn werkzaamheden die uitgevoerd werden in het kader van externe jeugdhulparrangementen. Arrangementen die voor rekening komen van gemeentelijke instanties. Dit geldt ook voor arrangementen die voor rekening van zorgverzekeraars komen. Dit type arrangementen is noch in tijd, noch in kosten in deze rapportage verwerkt. En derhalve ook niet in de extrapolatie in hoofdstuk 6. Het betreft arrangementen die ook in de toekomst niet voor rekening van het samenwerkingsverband zullen komen, maar wel bijdragen aan een zo passende en zo succesvol mogelijke schoolloopbaan.
6
3. Cijfermatige opbrengsten (algemeen)
3.1 Kengetallen Onderwerp Aantal betrokken basisscholen Aantal leerlingen van deze scholen Aantal beantwoorde handelingsgerichte vragen (dossiers) Aantal interventies (soms meerdere, achtereenvolgende interventies per dossier) Aantal bij interventies betrokken medewerkers Totaal aantal in pilot gewerkte uren Gemiddeld aantal uren per interventie Totale loonkosten (raming, excl. pilotleiding)
Pilot 2012-2013 20 basisscholen 5.000 leerlingen 220 dossiers (4,4% van het aantal leerlingen) 278 interventies
Vergelijking 2011-2012 10 basisscholen 3.400 leerlingen 85 dossiers (2,5% van het aantal leerlingen) 90 interventies
33 medewerkers
21 medewerkers
3.653 uur 16,9 uur € 224.2162,3
1.231 uur 16,5 uur € 71.000
Tabel 1. Enkele kengetallen (in de witte kolom de cijfers uit het eerste pilotjaar)
Het Loket heeft in de rapportageperiode geen (handelings)gerichte vragen van scholen ontvangen welke ten onrechte aan het Loket werden voorgelegd. Dit betekent dat scholen uitstekend in staat zijn te beoordelen welke vragen zelf beantwoord moeten worden en welke vragen aan het Loket voorgelegd kunnen worden.
2
Overal waar in deze rapportage kostprijzen genoemd worden, betreft dit de louter loonkosten. Dit betekent dat de overige kosten zoals huisvesting, nascholing, reiskosten en dergelijke niet zijn opgenomen. 3 Bedrag is optelsom van € 135.126 (pagina 12) en 1.510 uur x € 59 = € 89.090 (pagina 13). Tevens ongeveer € 2.000 OJA-materialen (opgave d.d. 6 juli 2013).
7
3.2. Tijdsbesteding totaal In deze pilot is in schooljaar 2012- 2013 3.653 uur gewerkt aan de opvolging van 220 handelingsgerichte vragen. Deze tijd is besteed aan 20 onderscheiden werkzaamheden (activiteiten). 33 medewerkers hebben werkzaamheden verricht voor één of meer dossiers. Deze 3.653 uur is, procentueel gezien, als volgt besteed.
25% 21% 20% 15%
14%
13% 11% 9%
10% 5% 5%
2%
6% 4%
3% 0%
1%
2%
0%
2%
1%
4%
2%
1%
0%
Figuur 1. Totale tijdsbesteding 2012-2013 in procenten, onderverdeeld naar werkzaamheden.
Bij MDO op school zijn altijd ouders betrokken. Bovenstaande percentages kunnen gerubriceerd worden naar typen werkzaamheden die bij beantwoording van handelingsgerichte vragen kúnnen voorkomen en fasen die doorlopen kúnnen worden: 1. Loket (intake en afsluiting dossier) 2. Dossierstudie 3. MDO 4. Nadere uitwerking (onderzoek, observatie en verslaglegging) 5. Gesprekken tussen ouders, leraren, experts 6. Collegiale consultatie 7. Zorgteamvergaderingen op school 8. Uitvoering arrangementen 9. Randvoorwaardelijke werkzaamheden (reistijd, administratie en overig) Grafisch kan bovenstaande als volgt worden weergegeven.
8
3% 5% 11 % 38 % 6% 3% 2% 14 % 18 %
Loket (intake en afsluiting dossier) Dossierstudie 18%
3%
5% 11%
MDO Nadere uitwerking (onderzoek, observatie en verslaglegging)
14%
Gesprekken tussen ouders, lerearen, experts 6%
38%
Collegiale consultatie
2%
Zorgteamvergaderingen op school
3%
Uitvoering zorgarrangementen Randvoorwaardelijke werkzaamheden (reistijd, administratie, overig)
Figuur 2: Totale tijdsbesteding gerubirceerd naar type activiteiten
Ter informatie is hieronder de grafiek uit de rapportage van het eerste pilotjaar (2011-2012) opgenomen. Beide grafieken zijn overigens niet 1:1 vergelijkbaar, omdat op basis van een evaluatie van het eerste pilotjaar een verfijning van het aantal werkzaamheden heeft plaatsgevonden.
Figuur 3. Totale tijdsbesteding in het eerste pilotjaar (2011-2012) in procenten, onderverdeeld naar werkzaamheden.
9
Uit een vergelijking van beide grafieken blijkt dat het verfijnen van de werkzaamheden, alsmede het verbeteren (middels een handleiding) van de toelichting hierop (‘Welke werkzaamheden vallen er precies onder?’), in het tweede pilotjaar heeft geleid tot een beter en gedetailleerder inzicht in de aard en omvang van de werkzaamheden. Zo is bijvoorbeeld de activiteit ‘Administratie’ (31% in 20112012) nu onderverdeeld in subactiviteiten die voor een beter begrip van de cijfers zorgen: ‘Loket’, ‘Verslaglegging’, ‘Administratie’ en ‘Afsluiting dossier’.
3.3. Typen arrangementen (dossiers en interventies) In deze paragraaf wordt het totaal aantal dossiers op twee manier beschouwd. In de eerste plaats wordt informatie gegeven over de status van de dossiers (wanneer geopend en wanneer gesloten). Vervolgens worden de dossiers inhoudelijk beschouwd: welke activiteiten vonden plaats binnen het dossier. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar dossiers waarin (tot dusver) één type interventie heeft plaatsgevonden (“één interventie dossiers”) en dossiers waarin opeenvolgend en/of parallel meerdere interventies plaatsvonden (“meerdere interventies dossiers”).
3.3.1. Het open en sluiten van de dossiers In het pilotjaar 2012-2013 waren er 220 dossiers actief, in vier categorieën te onderscheiden: 1. Geopend in het schooljaar 2011-2012, doorlopend in 2012-2013, doorlopend in 2013-2014, 2. Geopend in het schooljaar 2011-2012, doorlopend in 2012-2013, gesloten in 2012-2013, 3. Geopend en gesloten in het schooljaar 2012-2013, 4. Geopend in het schooljaar 2012-2013, doorlopend in het schooljaar 2013-2014. De categorieën 1 en 4 (met name 4) betreffen 134 dossiers, de categorieën 2 en 3 betreffen 86 dossiers.
3.3.2. Eén of meer typen interventies per dossier Eén interventie dossiers 168 van de 220 dossiers betreffen een enkelvoudig arrangement: er is (tot dusver) één interventie gepleegd. Categorie A. B. C. D E./J. F G. H. I. Totaal
Type interventie Psychologisch onderzoek Ambulante begeleiding Dossieronderzoek dyslexie Schoolmaatschappelijk werk Jeugd- en onderwijszorgarrangementen4 Didactisch (reken)onderzoek Adviestraject/plaatsing SBO Logopedisch onderzoek Adviestraject/plaatsing SO Nog geen nadere informatie bekend (recent aangemeld)
Aantal 87 21 8 1 11 0 6 0 2 32 168
Tabel 2. Enkelvoudige arrangementen, aantallen per categorie en totaal aantal uren per categorie.
Verreweg het grootste aantal interventies valt in categorie A.
4
Bijvoorbeeld: sociale vaardigheidstraining, leesambulatorium, hulp in de klas.
10
Uren 1248 286 26 11 325 0 36 0 18 196 2146
90
87
80 70 60 50 40
32
30
21
20
11
8
10
1
6
0
0
2
0
0 A.
B.
C.
D.
E.
F.
G
H
I.
J.
nog geen keus
Figuur 4. Aantallen interventies in de categorie “één interventie dossiers”.
Ook naar bestede tijd (aantal uren) scoort categorie A. hoog. 1400 1200 1000 800 600 400 200 0
Figuur 5. Bestede tijd per categorie in uren.
De interventie psychologisch onderzoek kent een brede invulling, ook het uitvoeren van observaties en het verstrekken van adviezen worden in dit kader uitgevoerd. Dit is ook de reden dat veel dossiers na deze interventie gesloten kunnen worden. De school kan vervolgens op eigen kracht weer verder. Als we de 168 “één interventie dossiers” nader analyseren en uitdrukken in kosten ontstaat het onderstaande beeld. De gemiddelde kosten zijn vastgesteld door te werken met een bepaald uurtarief5, namelijk € 626 voor psychologisch onderzoek, € 35 voor onderwijsassistent en € 55 voor de overige werkzaamheden. Type interventie A. B. C. D E./J. 5 6
Psychologisch onderzoek Ambulante begeleiding Dossieronderzoek dyslexie Schoolmaatschappelijk werk Jeugd- en onderwijszorg-
Aantal
Uren
87 21 8 1 11
1248 286 26 11 325
Gemiddelde duur in uren 14,4 13,6 3,25 29,5
Gemiddelde kosten € 893 € 749 € 178 € 1.625
Totale kosten € 77.376 € 15.730 € 9.790 € 605 € 17.875
Het maximumbedrag van de betreffende salarisschaal, uitgaande van 1300 declarabele uren op jaarbasis. Dit is het minimale bedrag! Zie de alinea “Eigen personeel en inhuur” op pagina 13.
11
F G. H. I. -
arrangementen Didactisch (reken)onderzoek Adviestraject/plaatsing SBO Logopedisch onderzoek Adviestraject/plaatsing SO Nader te bepalen Totaal
0 6 0 2 32 168
0 36 0 18 196 2146
6 9 -
€ 330 € 495 -
€0 € 1.980 €0 € 990 € 10.780 € 135.126
Tabel 3. Enkelvoudige interventies in 2012-2013, naar aantal en uren en kosten (totaal en gemiddeld).
In Bijlage 1 is ter vergelijking bovenstaande tabel uit de rapportage over het eerste pilotjaar opgenomen. Onder meer voor de typen interventies A., B. en C. zijn daarin vergelijkbare cijfers voorhanden: Gemiddelde kosten Psychologisch onderzoek 2011-2012 € 1.101, Gemiddelde kosten Ambulante begeleiding 2011-2012 € 710, Gemiddelde kosten Dossieronderzoek dyslexie 2011-2012 € 358. Hiermee wordt, binnen een bepaalde bandbreedte, de kostprijs van bepaalde interventies steeds duidelijker. Meerdere interventies dossiers Al werkende zijn in de rapportageperiode 2012-201323 verschillende typen dossiers ontstaan waarin meerdere interventies opeenvolgend en/of parallel zijn uitgevoerd. Categorie
A-B A-C A-D A-E A-F A-G B-A B-A-D B-A-E B-A-G B-A-H B-E
Typen interventies
Psychologisch onderzoek > Ambulante begeleiding Psychologisch onderzoek > Dossieronderzoek dyslexie Psychologisch onderzoek > Schoolmaatschappelijk werk Psychologisch onderzoek > Jeugdzorg Psychologisch onderzoek > Didactisch (reken)onderzoek Psychologisch onderzoek > Advies/plaatsing SBO Ambulante begeleiding > Psychologisch onderzoek Ambulante begeleiding > Psychologisch onderzoek > Schoolmaatschappelijk werk Ambulante begeleiding > Psychologisch onderzoek > Jeugdzorg Ambulante begeleiding Psychologisch onderzoek > Advies/plaatsing SBO Ambulante begeleiding > Psychologisch onderzoek > Logopedisch onderzoek Ambulante begeleiding > Jeugdzorg
7
Berekend bij 3 of meer. Gemiddeld tarief van € 59. 9 Gemiddeld tarief van € 59. 10 Gemiddeld tarief van € 59. 8
12
Aantal
Uren
350
Gemiddelde duur in uren7 25
Kostprijs per interventie € 1.4758
14 2
41
-
-
1
1
-
-
6 2
276 56
46 -
€ 2.7149 -
2 4
15 99
24,75
€ 1.46010
1
59
-
-
1
96
-
-
1
10
-
-
1
44
-
-
3
29
9,7
€ 534
B-F B-G C-A C-A-B C-B E-B F-A F-A-E F-G G-E J-E Totaal
Ambulante begeleiding > Didactisch (reken)onderzoek Ambulante begeleiding > Advies/plaatsing SBO Dossieronderzoek dyslexie > Psychologisch onderzoek Dossieronderzoek dyslexie > Psychologisch onderzoek > Ambulante begeleiding Dossieronderzoek dyslexie > Ambulante begeleiding Jeugdzorg > Ambulante begeleiding Didactisch (reken)onderzoek > Psychologisch onderzoek Didactisch (reken)onderzoek > Psychologisch onderzoek > Jeugdzorg Didactisch (reken)onderzoek > Advies/plaatsing SBO Advies/plaatsing SBO > Jeugdzorg Onderwijszorgarrangement > Jeugdzorg
1
22
-
-
1 1
18 23
-
-
1
15
-
-
1
22
-
-
1 1
81 20
-
-
1
10
-
-
1
15
-
-
1 4 52
6 202 1510
50,5
€ 2.778
Tabel 4. Overzicht van de arrangementen in de “meerdere interventies dossiers” in 2012-2013, naar aantal en uren en kosten (totaal en gemiddeld).
In het eerste pilotjaar (2011-2012) waren er zeven “meerdere interventies dossiers” (totaal 216 uur). Eigen personeel en inhuur De interventies B., C., F., G., H. en I. worden uitgevoerd door mensen in dienst van het samenwerkingsverband, dan wel gedetacheerd bij het samenwerkingsverband. De interventies D., E. en F. worden gedeeltelijk ook uitgevoerd door mensen die in dienst zijn bij andere instanties. En voor interventie A. geldt dat deze voor ongeveer 30% wordt uitgevoerd met eigen mensen en voor 70% wordt ingekocht (à € 125 per uur, BTW-vrij). De feitelijke kosten zijn dus hoger dan bovenstaand gepresenteerd onder A. Dit punt zal in de extrapolatie (hoofdstuk 6 worden meegenomen).
13
4.
Cijfermatige opbrengsten (specifiek)
In dit hoofdstuk wordt een nadere specificatie gegeven van de tijdsbesteding binnen drie veel voorkomende één interventie dossiers, te weten Psychologisch onderzoek (A.), Ambulante begeleiding (B.) en Jeugd- en onderwijszorgarrangementen (E./J.).
4.1. Psychologisch onderzoek 27%
30% 23%
25% 20%
12%
15% 10% 5%
2% 4%
4%
10% 5%
2% 1% 1% 1% 1% 1% 0% 0%
3%
2% 1%
0%
0%
Figuur 6. Gemiddelde tijdsbesteding bij de interventie Psychologisch onderzoek (alleen type “één interventie dossiers”), in procenten (gemiddelde interventie is 14,4 uur).
4.2. Ambulante begeleiding 24%
25% 20%
17%
15%
15% 8%
10% 5%
2%
8%
7% 3% 4% 0%
0% 0% 1%
3%
1%
3%
3% 0%
1%
1%
0%
Figuur 7. Gemiddelde tijdsbesteding bij de interventie Ambulante begeleiding (alleen type “één interventie dossiers”), in procenten (gemiddelde interventie is 13,6 uur).
14
4.3. Jeugd- en onderwijszorgarrangementen 39% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%
18% 10% 2%
5%
4% 0% 0% 0%
4% 0% 0%
1% 2% 1%
4% 4%
1%
5% 1%
Figuur 8. Gemiddelde tijdsbesteding bij de interventie Jeugd- en onderwijszorg (allen type “één interventie dossiers”), in procenten (gemiddelde interventie is 29,5 uur).
15
5. Samenvatting van de opbrengsten De hoofdconclusie uit de rapportage over het eerste pilotjaar is bevestigd: “Het is mogelijk en de moeite waard de Pilot MDO in bedrijfseconomische zin te monitoren. Deze monitoring brengt gegevens en aansluitend vragen over tijd en geld ter tafel die anders waarschijnlijk niet opgeworpen zouden worden. Het is nuttig om ook op deze manier over (passend) onderwijsprocessen na te denken”. Specifiek het tweede pilotjaar (2012-2013) kan als volgt worden samengevat: a.
b. c. d.
e. f. g. h.
i.
11
20 van de 96 scholen uit het nieuwe SWV hebben aan de pilot deelgenomen. Zij tellen 5.000 van 25.000 leerlingen van het nieuwe SWV. (65% meer leerlingen dan in 2011-2012 en 100% meer scholen dan in 2011-2012.) Voor 4,4 % van de leerlingen uit de pilot-groep is in het schooljaar 2012-2013 een enkel- of meervoudig arrangement bepaald en uitgevoerd (2011-2012 2,5%11.) Er is door medewerkers aan de pilot 3.653 uur aan tijd geregistreerd in de periode 1 september 2012 - 5 juli 2013. Het aantal dossiers en het aantal interventies is verdrievoudigd in vergelijking met het eerste pilotjaar. Ook de met de uitvoering van de interventies gemoeide loonkosten zijn ruim verdrievoudigd. De gemiddelde duur van een interventie is 16,9 uur. (2011-2012 16,5 uur.) Psychologisch onderzoek is in deze rapportageperiode de meest voorkomende interventie (ruim 50% van de interventies). (Dit was in 2011-2012 ook het geval.) 1 op de 8 “één interventie dossiers” in deze rapportageperiode betreft ambulante begeleiding. (2011-2012 1:4.) Het aantal dossiers “meerdere interventies” is, ten opzichte van het eerste pilotjaar, sterk toegenomen, in aantal, omvang en diversiteit. Van de totaal geregistreerde tijd is ruim 40% geregistreerd op “meer interventies dossiers”. (2011-2012 18% van de tijd.) Ook in de categorie “meerdere interventies dossiers” zijn de interventies ‘Psychologisch onderzoek’ en ‘Ambulante begeleiding’ dominant.
Aanbevolen wordt nader onderzoek te doen naar deze stijging.
16
6. Extrapolatie naar de situatie van het toekomstig SWV UNITA In dit hoofdstuk wordt de vraag verkend wat extrapolatie van de pilot-werkwijze naar het totale nieuwe SWV UNITA zou betekenen qua uren en kosten. Dit gebeurt, ondanks het feit dat inmiddels zo’n 20% van de scholen aan de pilot deelneemt, nog steeds met de nodige terughoudendheid. Opschaling Bij het extrapoleren zijn de volgende aspecten van belang: a. het nieuwe SWV is qua aantal basisscholen 5 maal zo groot als de pilot-groep (20 om 96), b. het nieuwe SWV is qua aantal basisschoolleerlingen ongeveer 5 maal zo groot als de pilot-groep (5.000 om 25.000), c. in het pilotjaar 2012-2013 is 4,4% van de leerling bij het Loket aangemeld, d. de pilot-scholen zijn goed bekend met de werkwijze HGW. Een klein percentage van de scholen uit SWV UNITA heeft deze werkwijze nog niet volledig geïmplementeerd. e. de rapportage bevat ook dossiers die zich grotendeels in het schooljaar 2011-2012 ‘afspeelden’ en dossiers die pas kort voor het sluiten van de rapportageperiode werden geopend. Beide situaties beïnvloeden gemiddelden en kostprijzen enigszins. Beïnvloedende factoren Bij de extrapolatie spelen naast getalsmatige aspecten, ook andere factoren een rol: De kosten die gemoeid zijn met de aansturing van de pilot zijn niet in de tijdsregistratie opgenomen. Ook de structurele kosten die samenhangen met het aansturen van deze werkwijze (management en secretariaat) zijn in de rapportage buiten beschouwing gebleven. De thans deelnemende scholen zijn in aanzienlijke mate bekend met en ervaren in handelingsgericht arrangeren. Wat gebeurt er als er straks ook scholen gaan deelnemen voor wie dit niet (volledig) geldt? In hoeverre is er “reëel ” tijdgeschreven door de pilot-medewerkers (in welke mate is er sprake geweest van sociaal wenselijk registreren: hoe lang mag iets duren i.p.v. hoe lang heeft het geduurd)? Hierbij speelt mee dat de medewerkers alleen hun ‘pilot-tijd’ registreerden en niet hun volledige weektaak. De huidige samenwerkingsverbanden WSNS AMGS en WSNS Het Gooi en omstreken die participeren in de pilot, hanteren op onderdelen nog verschillende werkwijzen, bijvoorbeeld: - scholen in SWV Het Gooi en omstreken betalen per uitgevoerde interventie A. (psychologisch onderzoek) € 250. De scholen van SWV AMGS niet. - SWV Het Gooi en omstreken houdt eerst een MDO, waarin het type interventie wordt bepaald. SWV AMGS bepaalt bij de intake de te plegen interventie. De effecten van deze verschillen zijn niet in de extrapolatie verwerkt. Alle “zittende” LGF leerlingen zijn in de pilot buiten beschouwing gebleven. Niet alle (potentiële) SBO en SO verwijzingen zijn het Loket gepasseerd. In de toekomstige situatie vervangt de pilot-werkwijze de werkzaamheden van de CvI. Dit is een kostenbesparing. Waarschuwing Bovenstaande punten leiden tot de conclusies dat een rekenkundige extrapolatie van de pilot naar de omvang van het totale SWV UNITA leidt tot inzicht in de kosten die gemoeid zijn met het opschalen van de in de pilot opgenomen werkzaamheden naar het totale SWV UNITA. Extrapolatie leidt niet tot een plaatje waarin alle toekomstige kosten zijn opgenomen. Dit heeft met name betrekking op de één en twee na laatste bullet in bovenstaande opsomming (LGF, SBO, SO).
17
Extrapolatie In Bijlage 2 zijn de twee extrapolaties opgenomen die werden gepresenteerd in de rapportage over het eerste pilotjaar (2011-2012). Op basis van deze toenmalige vingeroefeningen en de in deze rapportage gepresenteerde resultaten van het tweede pilotjaar, komen we tot een actualisatie van de extrapolatie. Onderstaand overzicht toont een fictieve begroting voor de situatie dat alle scholen binnen het samenwerkingsverband UNITA volgens de pilot-werkwijze werken. In deze extrapolatie zijn niet meegenomen de kosten die de aan de pilot deelnemende scholen zélf maken ten behoeve van de bij het Loket ingediende dossiers.
Tabel 5. Extrapolatie op basis van de gegevens 2011-2012 en 2012-2013.
Conclusies extrapolatie In de rapportage over het pilotjaar 2011-2012 werd op basis van Extrapolatie B. (zie bijlage 2) geconcludeerd: ‘het heeft er in elk geval alle schijn van dat in de Pilot MDO een model wordt uitgeprobeerd dat betaalbaar is. Bij aanvang van de vereveningsperiode heeft het SWV een vrij besteedbaar normbudget zware ondersteuning van ongeveer € 4 miljoen, oplopend tot ruim € 6 miljoen in 2020. Naast de kosten die gemoeid zijn met de werkwijze Multi Disciplinair Overleg op school, blijft er dus een aanzienlijke hoeveelheid middelen over, bijvoorbeeld om de Basisondersteuning op de scholen te faciliteren.” Bovenstaande geactualiseerde en sterker onderbouwde extrapolatie bevestigt deze conclusie. Belangrijk is wel het op pagina 17 gemaakte voorbehoud scherp voor ogen te houden: “Extrapolatie leidt niet tot een plaatje waarin alle toekomstige kosten zijn opgenomen. Dit heeft met name betrekking op LGF en verwijzingen (SBO en SO)”. Voorliggende doorrekening is derhalve een zeer belangrijke bouwsteen voor de (meer)jarenbegroting van SWV UNITA, maar ís niet die (meer)jarenbegroting.
18
7. Aanbevelingen
Nu deze vorm van monitoring - tijdschrijven door alle medewerkers – is geeindigd na afloop van het schooljaar 2012 -2013, is het van groot belang snel te bepalen hoe monitoring van bepaalde aspecten van handelingsgericht arrangeren vanaf het schooljaar 2013 – 2014 vorm moet krijgen. Daarbij is aan de orde wát er gemonitord moet worden en hóe dit kan gaan plaatsvinden. Voortgaande monitoring op bepaalde aspecten is ondermeer noodzakelijk om de extrapolatie uit hoofdstuk 6 verder te verstevigen. Uniformeer de verschillen in werkwijzen tussen de samenwerkingsverbanden AMGS en Het Gooi en omstreken. Breng resultaten van de kwantitatieve monitoring zo veel mogelijk in verband met de opbrengsten van de kwalitatieve monitoring. Werk toe naar vooraf vastgestelde budgetten voor bepaalde typen interventies, bijvoorbeeld ambulante begeleiding (uren), MDO (in principe één of altijd meerdere?).
19
Bijlagen Bijlage 1
Gemiddelde kosten per interventie in het eerste pilotjaar 2011-2012
Categorie Codering
1 2
A. A.-F.
3
A.-G.
4 5
B. B.-A.
6
B.-I.
7
B.-G
8 9 10 11
C. F. G. -
Bijlage 2
Typering interventie
Psychologisch onderzoek Psychologisch onderzoek, gevolgd door onderzoek dyscalculie Psychologisch onderzoek, gevolgd door Advies SBO Ambulante begeleiding Ambulante begeleiding, gevolgd door Psychologisch onderzoek Ambulante begeleiding, gevolgd door Advies SO Ambulante begeleiding, gevolgd door Advies SBO Dossieronderzoek dyslexie Onderzoek dyscalculie Advies SBO Nog geen nadere informatie bekend (recent aangemeld) Totaal
Aantal
Uren
Gemiddelde Gemiddelde duur kosten per interventie 17,75 € 1.101 -
29 1
515 1,5
1
77,5
-
-
15 3
194 106
12,9 -
€ 710 -
1
14,5
-
-
1
16,5
-
-
6 5 4 19
39 102 105 60
6,5 20,4 26,16 -
€ 358 € 1.122 € 1.444 -
85
1231
Twee extrapolaties opgenomen in de rapportage over het eerste pilotjaar 2011-
2012 “Extrapolatie variant A Allereerst presenteren wij een rekenkundige extrapolatie van de samenvattende tabel op pagina 7 naar de omvang van het totale nieuwe SWV (hierbij is de categorie “nader te bepalen” naar rato verdeeld). Type interventie Psychologisch onderzoek Ambulante begeleiding Dossieronderzoek dyslexie Onderzoek dyscalculie Advies SBO Zorgarrangement onderwijsassistent Totaal
Aantal in pilot 45 25 7 6 5 2
Aantal geëxtrapoleerd (factor 7,5) 338 188 53 45 38 15
90
677
Gemiddelde kosten € 1.045 € 770 € 440 € 1.100 € 1.430 € 1.855
Totale kosten € 353.210 € 144.760 € 23.320 € 49.500 € 54.340 € 27.825 € 652.955
Extrapolatie variant B. We weten dat deze rekenkundige extrapolatie een aantal tekortkomingen kent, enerzijds omdat de extrapolatie lastig is en anderzijds omdat de pilot-opbrengsten op onderdelen nog gehard moeten 20
worden (zie elders in deze rapportage). Bovendien kwamen bepaalde, wenselijke geachte interventies, in de pilot-periode nog niet voor. Ook moet verdisconteerd worden (zie hoofdstuk 7) dat bepaalde leerlingen thans via de systematiek van de Rugzak ondersteund worden (niet gemonitord in de pilot). In de extrapolatie variant B. nemen we al deze effecten naar beste weten mee en wel als volgt: - het aantal psychologische onderzoeken verhogen we met 30%12, - het aantal interventies ambulante begeleiding verdubbelen we en de gemiddelde prijs verhogen we naar € 1.200 (NB huidig aantal LGF 171), - het aantal onderzoeken dyslexie en dyscalculie verhogen we met 30%, - het aantal adviezen SBO verhogen we naar 60 en het aantal adviezen SO stellen we op 40 (NB huidige deelname SBO 731 en SO 247), - we verhogen het aantal zorgarrangementen met 30%, - we nemen een aantal dit jaar nog niet gebruikte interventies op. Type interventie
Aantal geëxtrapoleerd 439 376
Gemiddelde kosten € 1.045 € 1.200
Totale kosten
69 59 60 20
€ 440 € 1.100 € 1.430 € 1.855
€ 30.360 € 64.900 € 85.800 € 37.100
40
€ 1.430
€ 57.200
Schoolmaatschappelijk werk
20
€ 1.500
€ 30.000
Logopedisch onderzoek
15
€ 1.000
€ 15.000
Onderwijs Jeugdhulp Arrangement Totaal
30
€ 2.500
€ 7.500
Psychologisch onderzoek Ambulante begeleiding en preventieve ambulante begeleiding Dossieronderzoek dyslexie Onderzoek dyscalculie Advies SBO Zorgarrangement (bijv. onderwijsassistent) Advies SO
1128
€ 458.755 € 451.200
€ 1.305.315
Het is nog te vroeg om te stellen dat dit precies de juiste extrapolatie is. Het is de extrapolatie die we in 2012-2013 willen benutten om het beeld verder aan te scherpen. Op basis van extrapolatie A. en (met name) B. heeft het er in elk geval alle schijn van dat in de Pilot MDO een model wordt uitgeprobeerd dat betaalbaar is. Bij aanvang van de vereveningsperiode heeft het SWV een vrij besteedbaar normbudget zware ondersteuning van ongeveer € 4 miljoen, oplopend tot ruim € 6 miljoen in 2020. Naast de kosten die gemoeid zijn met het Multi Disciplinair Overleg op school, blijft er dus een aanzienlijke hoeveelheid middelen over, bijvoorbeeld om de basisondersteuning op de scholen te faciliteren.”
12
Deze en de andere verhogingen worden enerzijds doorgevoerd om de op pagina 13 (rapportage 2011-2012) onder e. genoemde compensatiefactor 1,25 of 1,5 te verwerken en anderzijds omdat aangenomen wordt dat de vraag uit scholen die niet ervaren zijn met HGW aanvankelijk op een iets hoger niveau zal liggen.
21
