Bijlage 2: ZAL Monitoring
Eindrapportage van de opdracht ‘ZAL-monitoring’ Opgeleverd: juli 2013. Door werkgroep:Carina Braams (LUMC), Lieke van Boven (ROC Leiden), Jaap van Zandwijk (Hogeschool Leiden) Inhoudsopgave I. Opdrachtbeschrijving en opdrachtinterpretatie II. Uitwerking deel 1, 5 en 7 van opdracht: model voor monitoring van ZAL-effecten, eenduidige ZAL-procedures en –formats III. Uitwerking deel 2 en 3 van opdracht: nulmeting (kwantitatief en kwalitatief) IV. Uitwerking deel 4 van opdracht: ZAL-specifieke uitvalfactoren V. Uitwerking deel 6 van opdracht: aanbevelingen voor wegnemen van belemmeringen in doorlopende leerwegen VI. Uitwerking deel 8 van opdracht: eenduidige ZAL-overstapprocedure tussen twee leertrajecten en tussen twee verschillende onderwijsinstellingen VII. Uitwerking deel 9 van opdracht: model voor rendementsberekening bij HBO-Verpleegkunde voltijd, inclusief ‘overstappers voltijd naar duaal’ Bijlagen Inleiding In de eindrapportage van de opdracht ‘ZAL-monitoring’ heeft de werkgroep ervoor gekozen om de resultaten van haar werk te presenteren in de volgorde waarin de deelopdrachten door de werkgroep zijn geïnterpreteerd. De interpretatie van de opdracht is afgestemd met, en vervolgens goedgekeurd door de opdrachtgever (Lucienne van Laar, dir. Cluster Zorg, Hogeschool Leiden). De gepresenteerde beschrijvingen en formats resultaten hebben alle de status van ‘advies’ vanuit de werkgroep. De resultaten zijn zo ‘sec’ mogelijk weergegeven. Dit opdat dit document bij en na implementatie van de resultaten, als naslagwerk voor de daarbij uit te voeren activiteiten kan fungeren. Hoewel het om een adviesrapport gaat, heeft de werkgroep waar mogelijk het een en ander gerealiseerd. Zo is niet alleen een aantal formats ontworpen, maar is een aantal daarvan ook deels ingevuld. Verder wordt bij de laatste deelopdracht reeds gewerkt aan de totstandkoming van het model voor studierendementsberekening van cohorten HBO-Verpleegkunde, waarin ‘overstappers’ van voltijd naar duaal zijn opgenomen. De kern van de opdracht bevindt zich in hoofdstuk II. In dit hoofdstuk wordt uitgebreid beschreven hoe de door de werkgroep geadviseerde monitoring en analyse (kwantitatief en kwalitatief) van ZAL-effecten ’werkt’ en hoe deze is georganiseerd. Tenslotte M.b.t. implementatie van de adviezen uit hoofdstuk II: De werkgroepleden zijn bereid om nazorg te bieden bij en na de implementatie van de adviezen, gedurende het eerste jaar van uitvoering van de ZAL-monitoring. Dit door de verantwoordelijke(n) voor de implementatie ‘met raad en (indien nodig enige) daad’ bij te staan. Het is zaak dat de voor implementatie verantwoordelijke partijen uit de drie aan ZAL bijdragende instellingen, z.s.m. overgaan tot de aanstelling van een in dit rapport aanbevolen ‘Overall ZAL-coördinator’. Indien dit niet tijdig gebeurt, komt onder meer het volledig vastleggen van de voor ZAL-monitoring en –evaluatie benodigde gegevens in gevaar, en daarmee ook de informatie die nodig is voor bijsturing en verbetering.
1
I: Opdrachtbeschrijving en opdrachtinterpretatie Formulering opdracht (Lucienne van Laar, dir. Cluster Zorg HL)
Interpretatie, aanscherping en afbakening (per aandachtspunt) van opdracht door werkgroep ZAL-monitoring
Het rapport omvat: ………… 1. Eenduidig model voor het meten en monitoren van instroom, doorstroom, rendementen en uitval zonder kwalificatie/diploma in de doorlopende leerlijn 2. Aanpassing nulmeting bij start niveau-5 ZAL 3. Eerste analyse uitval van de studenten ROCL en HL 4. Literatuurstudie naar factoren die van invloed zijn op uitval van studenten1 5. Adviezen hoe de uitval van studenten in de doorlopende leerlijn in kaart gebracht kan worden2 6. Aanbevelingen voor de inrichting van het onderwijs om de uitval binnen de doorlopende leerlijn te verminderen (uitgewerkt per opleidingsinstituut, op basis van literatuur studie omdat we nog geen cijfers hebben) 7. Evaluatie huidige exit procedure en advies over noodzakelijke aanpassingen gericht op eenduidige procedure (inclusief exit formulieren) bij de opleidingsinstituten
Het rapport omvat: ………….. M.b.t. 1, 5 en 7: a. (Voor het gehele ‘ZAL-gebouw’) eenduidig digitaal format voor de beschrijving van een ZAL-traject of ZAL-overstap3. Dit incl. wat onder een ‘succes’ (succesvolle deelname aan het ZAL-traject) wordt verstaan (en wat onder ‘uitval’). b. Eenduidig digitaal overdrachts- en intakeformulier per deelnemer aan een ZAL-traject. Dit al dan niet in te passen in reeds bestaande formulieren. c. Advies over beheer (wie, wat, waar, hoe) van ZAL-trajectbeschrijvingen en de per ZAL-traject en per deelnemer ingevulde O- en IV- (overdrachts-, intake- en voortgangs)formulieren op 1 centraal punt. d. Digitaal format om 1x per jaar (peildatum: 1 okt.) per ZAL-traject, per ZAL-categorie4 en voor het gehele ZAL-gebouw te kunnen vastleggen: aantal deelnemers, aantal (en percentage) ‘succesvolle deelnemers’ en ‘uitvallers’ (beide 1 jaar na start ZAL-traject te bepalen), streefcijfers. Hierdoor zijn van jaar tot jaar de effecten van ZAL te vergelijken met elkaar, met streefwaarden en deels ook met rendementscijfers van een ZAL-instelling. e. Format voor jaarlijkse rapportage over ZAL-effecten, gebaseerd op a en d. Op basis hiervan + van aanvullende analyse van ingevulde O- en IV-formulieren, is jaarlijkse evaluatie mogelijk. M.b.t. 2 en 3: Nulmeting5: (a) beschrijving van ZAL-traject ‘MBO-VP, cohort 2011-2012, (b) beschrijving, monitoring (kwantitatief) en evaluatie (kwalitatief) van effecten (‘succes’ en ‘uitval’) van dit ZAL-traject conform beschrijving onder ‘M.b.t. 1, 5 en 7’. M.b.t. 4: Niet: beschrijving van uitvalfactoren zoals deze voorkomen in (vrijwel) het gehele (v)mbo, vo en hbo. Wel: beschrijving van uitvalfactoren die specifiek gelden voor ZAL-trajecten, incl. bronvermelding. M.b.t. 6: Aanbevelingen voor inrichting onderwijs, gericht op vermindering uitval, beperken zich tot aanbevelingen om
1 Dit staat niet in origineel plan van aanpak. Wel verstandig om samenvatting van huidige literatuur te geven, bijv.de ‘ICLON-lijst’, om te laten zien dat we ingrijpen o.b.v. literatuurstudie. 2 Toelichting: hoe monitoren we de uitval van studenten die vanuit het mbo gekomen zijn naar het hbo? M.a.w. is de uitval van deze studenten anders dan van studenten die vanuit havo/vwo komen? Is er ook nog verschil tussen ROC Leiden studenten en die van andere ROC’s? 3 ZAL-traject of ZAL-overstap: een speciaal voor ZAL ontworpen of aangepaste leer- of in-/af-/doorstroomroute, waardoor deelnemers flexibel kunnen instromen in, doorstromen naar, afstromen naar (lager niveau) of overstappen (bijv. van vt naar du) naar een andere route, dan wel een route versneld kunnen afleggen. 4 ZAL-categorie: bevat één of meer ZAL-trajecten of ZAL-overstapmogelijkheden met dezelfde ZAL-kenmerken. Er is bijv. een ZAL-categorie die bestaat uit de ZAL-trajecten, waarbij de deelnemer het traject versneld kan afleggen. Er worden 5 ZAL-categorieën onderscheiden. 5 Nulmeting: meting van effect (succes, uitval) ZAL-traject bij de eerste keer dat ZAL-traject wordt uitgevoerd.
2
8. Advies hoe afstroom naar ander opleidingsinstituut vorm moet krijgen 9. Advies hoe overstappen naar andere opleidingsvariant niet gezien wordt als uitval in de rendementscijfers (hbo)
belemmeringen in doorlopende leerlijnen op te heffen6. M.b.t. 8: Beschrijving van een (voor ZAL-gebouw) eenduidige afstroomof overstapprocedure, voor de overgang en overdracht van een deelnemer van de ene naar een andere leerroute, of voor deelname aan een leerroute die versneld kan worden afgelegd. In de procedure is het gebruik van O- en IV-formulieren opgenomen. M.b.t. 9 (betreft specifiek de tussentijdse overstap van HBO-Verpleegkunde-vt naar –du bij HL): Geen advies, maar in MID (Management Informatie Dashboard) van HL een aanvullend ‘ingebouwd’ overzicht met rendementscijfers per cohort (vanaf cohort 2005) waarin ‘overstappers’ van vt naar du‘ niet meer als uitvallers’ worden geregistreerd7. De beschrijving hiervan wordt opgenomen in rapport.
6 Hieronder vallen ook situaties waarbij deelnemers aan (bijv.) een mbo-leertraject bij een van de ZAL-instellingen niet direct aansluitend kunnen deelnemen aan een hbo-leertraject, met als gevolg dat zij zich inschrijven voor zo’n traject bij een niet aan ZAL deelnemende instelling. 7 In dit overzicht wordt ook per cohort en per studiejaar het aantal overstappers van vt naar du zichtbaar gemaakt.
3
II: Uitwerking deel 1, 5 en 7 van opdracht: model voor monitoring van ZAL-effecten, eenduidige ZAL-procedures en –formats Onderstaande formats en beschrijvingen vormen tezamen het model voor de monitoring, evaluatie en analyse van ZAL-effecten. Onder een (gewenst) ZAL-effect wordt verstaan: het verminderen en voorkomen van uitval uit Zorgopleidingen binnen ZAL, als gevolg van het specifiek binnen ZAL realiseren, aanpassen en/of flexibiliseren van een leertraject of van de overgang van een leertraject naar een ander leertraject. Hieronder worden achtereenvolgens gepresenteerd: A. Format voor de beschrijving van een ZAL-(leer)traject of ZAL-overstap (van traject X naar traject Y). B. Schematisch overzicht met daarin een aantal van de op dit moment, door de aan ZAL deelnemende instellingen, gewenste ZAL-trajecten of ZAL-overstapsituaties. Deze zijn in het overzicht voorzien van een code. De code verwijst naar de beschrijving van het traject of de overstap in het hierboven genoemde format. In de bijlagen zijn deze beschrijvingen opgenomen8. C. Format voor het per individuele ZAL-deelnemer vastleggen van overdracht/intake- en studievoortgangsgegevens. Op dit formulier wordt ook, 1 jaar na de start van de betreffende individuele deelnemer aan een ZAL-traject, de studievoortgang geregistreerd. D. Beschrijving van de organisatie van de ZAL-activiteiten die nodig zijn om de ZAL-effecten planmatig te kunnen monitoren, analyseren en evalueren. De aspecten wie, wat en wanneer en tegen welke ‘prijs’ zijn hierin opgenomen. E. Format voor de overall-vastlegging van kwantitatieve gegevens en informatie over de ‘opbrengsten’ van de verschillende ZAL-trajecten en ZAL-overstapsituaties.
8Het is niet uitgesloten dat de beschrijvingen gedeeltelijk verder moeten worden aangescherpt. Dit kan vanaf studiejaar 2013-2014 gebeuren onder regie van de verderop in dit document beschreven ‘overall ZAL-coördinator’.
4
A: Format voor de beschrijving van een ZAL-(leer)traject of ZAL-overstap (van traject X naar traject Y) Vooraf Een ZAL-(leer)traject of ZAL-overstap-/doorstroom mogelijkheid is een bij één van de aan ZAL deelnemende instellingen (ROCL, LUMC (VVO9),HL) bestaand(e) traject of overstapmogelijkheid met een specifiek ZAL-kenmerk. Een ZAL-kenmerk betreft een specifiek binnen ZAL nieuw gecreëerde of verbeterde mogelijkheid tot een kortere doorlooptijd van een traject doorlooptijd,dan wel tot een nieuw gecreëerde of verbeterde in-, of overstapmogelijkheid. Dit uiteraard voorafgegaan door inhoudelijke verbetering van, en afstemming10 tussen trajecten. De ZAL-trajecten en ZAL-mogelijkheden vormen tezamen het ‘ZAL-gebouw’. Dit is onderverdeeld in 5 ZAL-categorieën. Een ZAL-categorie bevat (a) ZAL-trajecten met een voor de ZAL-categorie gemeenschappelijk ZAL-kenmerk, of bevat (b) ZAL-overstap- of ZAL-doorstroommogelijkheden (van het ene leertraject naar een ander) met een voor de categorie gemeenschappelijk ZAL-kenmerk. ZAL-categorieën (1 t/m 5) 1. Flexibele verkorte doorlooptijd bij vaste start (fase + moment): deelnemers beginnen op een vast startmoment aan een bestaand leertraject. Zij doen dit in een voor hen passende doorlooptijd die voor een aantal van hen korter is dan de geplande normdoorlooptijd voor het traject. De ‘versnelling’ in het doorlopen van het traject wordt (meestal) niet gepland, maar blijkt tijdens de uitvoering. 2. Flexibele overstap (‘afstroming’) naar lager niveau: deelnemers aan een bestaand leertraject kunnen tussentijds op een variabel moment overstappen naar een ander bestaand leertraject op een lager niveau (bijv. van hbo- naar mbo-niveau). 3. Flexibele overstap op hetzelfde niveau: deelnemers aan een bestaand leertraject kunnen tussentijds op een variabel moment overstappen naar een ander bestaand leertraject op hetzelfde niveau. Dit gebeurt bijvoorbeeld tussen de leerwegen BBL en BOL in het mbo, of tussen HBO-Verpleegkunde-voltijd en –duaal. 4. Flexibel instroomniveau: deelnemers kunnen op een vast startmoment een bestaand leertraject aanvangen in verschillende fasen van dat leertraject fase 1: officieel startpunt, t/m fase X: later vertrekpunt). Dit bijvoorbeeld als kan worden ingestroomd in het tweede i.p.v. in het eerste jaar van een bestaand leertraject. 5. Vaste doorstroming: deelnemers kunnen na succesvolle afsluiting van een bestaand leertraject, op een vast startmoment, op een hoger niveau instromen in fase 1 van een ander bestaand leertraject. Het betreft een doorstroming die op zeker moment binnen het ‘ZAL-gebouw’ voor het eerst is/wordt mogelijk gemaakt. Formats voor de beschrijving van de combinatie van ZAL-categorie + ZAL-overstap-/doorstroommogelijkheid of ZAL-traject Onderstaande formats (1.., 2.., 3.., 4.., 5..) zijn elk als Word-bestand beschikbaar. Een negental ingevulde formats is opgenomen in de bijlagen. De unieke code voor de beschrijving (geheel bovenaan in het format) bestaat uit 2 posities. Op de 1e positie staat een duiding (1, 2, 3, 4, of 5) van de ZAL-categorie, de 2e positie is bedoeld voor een duiding (A, B, …, Z) van het ZAL-traject of de ZAL-overstapmogelijkheid binnen de betreffende categorie.
9
VVO: Verpleegkundige VervolgOpleidingen. Deze worden verzorgd door het LUMC. Van de aan ZAL deelnemende partijen wordt verwacht, dat zij voor elk van de ZAL-leertrajecten en ZAL-overstap-/doorstroommogelijkheden binnen bovenstaande categorieën, zoveel mogelijk onderling afstemmen ten behoeve van een optimale aansluiting van leertrajecten op elkaar. Dit bijvoorbeeld over leerinhouden, gehanteerde terminologie, begeleiding, toetsing, in- en overstapcriteria, (geschikte) overstapmomenten en overstap-/doorstroomprocedures. De ‘overall ZAL-coördinator heeft o.a. tot taak om daarbij een stimulerende rol te vervullen. 10
5
1..: ZAL-categorie 1: Flexibele verkorte doorlooptijd bij vaste start ZAL-traject (X): Onderwijsinstelling die traject X aanbiedt (ROCL, LUMC, HL): Niveau traject X (mbo 3, mbo 4, hbo 5, vvo): Beschrijving ZAL-kenmerken traject X: Meest voorkomende reden(en) voor deelname aan traject X: Criteria waaraan deelnemer moet voldoen voor deelname aan traject X: Te volgen standaardprocedure voor deelname aan traject X:
2..: ZAL-categorie 2: Flexibele overstap (afstroming) naar lager niveau (<< idem vr categorie 3 t/m 5) Van ZAL-traject (X): Naar ZAL-traject11 (Y): Onderwijsinstelling die traject X aanbiedt (ROCL, LUMC, HL): Onderwijsinstelling die traject Y aanbiedt (ROCL, LUMC, HL): Niveau traject X (mbo 3, mbo 4, hbo 5, vvo): Niveau traject Y (mbo 3, mbo 4, hbo 5, vvo): Beschrijving ZAL-kenmerken van overstap van X naar Y: Meest voorkomende reden(en) voor overstap van X naar Y: Criteria waaraan deelnemer moet voldoen voor overstap / doorstroming van X naar Y: Te volgen standaardprocedure voor overstap of doorstroming van X naar Y:
11 Bij ZAL-categorie 5 (vaste doorstroming) kan het zijn dat na afronding van een traject (X) er meerdere doorstroommogelijkheden zijn. In dat geval: vul bij traject Y alle trajecten (en bij onderwijsinstelling alle bij de doorstroommogelijkheid behorende instellingen) in, waarnaar kan worden doorgestroomd, specifiek als gevolg van een binnen het ZAL-gebouw gerealiseerde doorstroommogelijkheid.
6
B: Schematisch overzicht met daarin aangegeven de gewenste ZAL-trajecten en -overstapsituaties De voor de ZAL-trajecten en -overstapsituaties gebruikte codes verwijzen naar de beschrijving van het traject of de overstap in het hierboven genoemde format. Onderstaand overzicht is ook beschikbaar als Excel-bestand.
7
C: Format voor het per individuele ZAL-deelnemer vastleggen van overdrachts/intake- en studievoortgangsgegevens Op onderstaand formulier wordt ook, en wel 1 jaar na de start van de betreffende individuele deelnemer, de studievoortgang geregistreerd. Dit gebeurt voor elke deelnemer aan het ZAL-traject of de ZAL-overstap. Deze gegevens worden gebruikt voor de overall-analyse en –evaluatie van de ZAL-effecten. Een uitzondering hierop kan voorkomen bij ZAL-categorie 1 (Flexibele verkorte doorlooptijd bij vaste start). Uitsluitend indien de kortere doorlooptijd niet van tevoren wordt gepland door/voor de individuele deelnemer, behoeft onderstaand formulier niet voor de deelnemer aan zo’n traject te worden ingevuld. Het bij aanvang en na afronding van het traject vastleggen van het aantal startende deelnemers en het aantal dat het traject sneller dan de normdoorlooptijd heeft afgerond, volstaat dan. Onderstaand formulier (deel A op deze blz., deel B op volgende blz.) is als Word-bestand beschikbaar. Overstap- of doorstroom- en voortgangsgegevens van ZAL-deelnemer A: Startgegevens (invullen voor aanvang van traject Y); invuldatum: ../../20.. Naam deelnemer: ZAL-categorie (1, 2, 3, 4 of 5): (Voor ZAL-categorie 1) Naam traject (Y): bij onderwijsinstelling (ROCL, LUMC, HL): (Voor ZAL-categorie 2 t/m 5; overstap/doorstroming is van traject X naar traject Y): Naam traject X: bij onderwijsinstelling (ROCL, LUMC, HL): Naam traject Y: bij onderwijsinstelling (ROCL, LUMC, HL): Persoonlijke reden(en) van deelnemer voor deelname: Voldoet aan criteria voor deelname aan Y (ja/nee): Procedure voor deelname aan Y is volledig doorlopen (ja/nee/n.v.t.): Datum van instromen bij traject Y (Kies uit: een voor alle deelnemers vaste startdatum (bijv. 01/09/2014), of een variabele startdatum (bijv. 15/11/2014): ../../20.. . Startmoment is (‘vast’/‘variabel’): Beschrijving van de fase waarin wordt/is ingestroomd bij traject Y: (Vul in: ‘fase 1’, indien gehele traject wordt doorlopen. In andere gevallen: geef een korte beschrijving. Bijvoorbeeld: ‘stroomt in bij aanvang 2e semester van jaar 3 van traject Y’.) Beschrijving van succes (door deelnemer te leveren prestatie) (kies uit 1, 2, 3 of 4) : 1. 2. 3. 4.
(bij categorie 1): deelnemer heeft traject Y sneller afgerond dan volgens de normdoorlooptijd en heeft daarbij voldaan aan alle bij het traject behorende eisen en criteria. (bij categorie 2 t/m 5): deelnemer is 1 jaar na aanvang nog als actieve deelnemer aanwezig bij traject Y en heeft in voldoende mate voldaan aan de bij het traject behorende eisen en criteria (‘studievoortgang is normaal’). (bij categorie 2 t/m 5) deelnemer heeft 1 jaar na aanvang traject Y afgerond en heeft daarmee voldaan aan alle bij het traject behorende eisen en criteria. (Anders dan 1, 2 of 3, n.l.:) Deelnemer …. (<< beschrijf de te behalen prestatie).
8
B: Voortgangsgegevens (invullen 1 jaar na start bij traject Y); invuldatum: ../../20.. Deelnemer heeft traject Y met succes doorlopen (ja/nee): (Zie deel A voor de beschrijving van ‘succes’.) Indien ‘nee’, toelichting (kies uit 1,2 of 3): 1. 2. 3.
(bij categorie 1) deelnemer heeft traject Y niet sneller afgerond dan volgens de normdoorlooptijd. (bij elke categorie) deelnemer heeft niet voldaan aan de bij traject Y behorende eisen en criteria, is uitgevallen bij traject Y, en neemt niet meer deel aan leertrajecten binnen ZAL. (anders dan 1 en 2, n.l.:) Deelnemer …. (<< beschrijf ‘is uitgevallen’ afwijkende reden waardoor geen succes is behaald).
Datum waarop deelnemer aan traject Y het ‘succes’ heeft behaald: .. /.. / 20... Of, indien dat niet het geval is: o (uitsluitend bij categorie 1) datum waarop is vastgesteld dat traject Y niet sneller is afgerond dan volgens de normdoorlooptijd: .. /.. / 20... o (bij elke categorie) datum dat deelnemer is uitgevallen bij traject Y en niet meer deelneemt aan leertrajecten binnen ZAL: .. /.. / 20...
9
D: Beschrijving van de organisatie van de ZAL-activiteiten die nodig zijn om de ZAL-effecten planmatig te kunnen monitoren, analyseren en evalueren Monitoring en analyse van ZAL-effecten Monitoring van ZAL-effecten betreft het ‘volgen’ van uitsluitend de deelnemers aan een ZAL-specifiek(e) leertraject of –overstap. Dit betekent dat (vrijwel in elke situatie) per individuele deelnemer aan zo’n traject of overgang een aantal start- en voortgangsgegevens moet worden vastgelegd om achteraf tot een kwantitatieve (o.a. uitval en ‘rendement’) en kwalitatieve (o.a. mogelijke oorzaken, verklaringen, gevolgen) analyse van de ZAL-effecten te kunnen komen. M.b.t. de startgegevens gebeurt dit direct voor of bij de start van een ZAL-leertraject, dan wel direct voor of op het moment van ZAL-overstap/overgang naar een leertraject. Het (digitaal) vastleggen van deze gegevens gebeurt bij het ‘ontvangende’ leertraject op het bij ‘C’ gepresenteerde formulier. Na precies 1 jaar worden deze startgegevens (op hetzelfde formulier) aangevuld met voortgangsgegevens van de deelnemer. Eén keer per jaar (per 1 oktober) worden de inhouden van de ingevulde formats verwerkt tot een kwantitatief (zie ‘E’) en kwalitatief totaaloverzicht, incl. een analyse en evaluatie van de resultaten. Organisatie: wie, wat, wanneer Nodig is een proactieve, vasthoudende ‘overall ZAL-coördinator’ met kennis van de betreffende leertrajecten en hun onderlinge samenhang en afhankelijkheden. voor planning en aansturing van ZAL-activiteiten bij de deelnemende ZAL-onderwijsinstellingen. Zijn/haar takenpakket betreft: stimuleren van afstemming tussen ZAL-partijen over (her)ontwerpen van leerinhouden en de programmering van leerinhouden; stimuleren van uitvoering monitoring ZAL-effecten, resp. uitvoeren van analyse en evaluatie ZAL-effecten, gevolgd door rapportage hierover aan het management van de aan ZAL deelnemende Zorgopleidingen; dit bij voorkeur z.s.m. na peildatum 1 oktober; op peildatum worden de overall ZAL-effecten van het direct daaraan voorafgaande cursus-/studiejaar zichtbaar gemaakt en geanalyseerd; plannen en leiden van (bijv. twee keer per jaar) overleg tussen en met ‘traject ZAL-coördinatoren’ (medewerker binnen ZAL-instelling, verantwoordelijk voor een specifiek(e) ZAL-traject of ZAL-overgang); het overleg betreft de voorbereiding op monitoring, analyse en evaluatie van resultaten ZAL-effecten, en de terugkoppeling van resultaten. (één keer per jaar) opstellen, evalueren, aanpassen en archiveren van de formats voor (a) beschrijving van ZAL-trajecten en ZAL-overgangen, (b) vastleggen van start- en voortgangsgegevens van individuele ZAL-deelnemer, (c) totaaloverzicht met kwantitatieve ZAL-effecten per peilperiode. (één keer per jaar) laten invullen en digitaal opslaan/archiveren op 1 centrale plaats van: (a) format ‘Beschrijving ZAL-traject of –overgang’ (door ‘traject ZAL-coördinator’) en (b) (voor elke deelnemer aan zo’n traject of overgang) start- en voortgangsformat (door studiebegeleider ZAL-deelnemer, voor het traject waarbinnen de ZAL-deelnemer gedurende een jaar wordt ‘gevolgd’). Van de deelnemende managers van Zorgopleidingen binnen ZAL wordt verwacht dat zij m.i.v. 1 september 2013 aanwijzen (en de inzet onderling afstemmen en vastleggen): a. één ‘overall ZAL-coördinator’ (geschatte werklast per jaar: 40 uur) b. (per ZAL-traject of –overgang) een ‘traject ZAL-coördinator’ (geschatte werklast per jaar: 10 uur); c. (per ZAL-traject of –overgang en per individuele ZAL-deelnemer, liefst één) studie(loopbaan)begeleider die (geschatte werklast per deelnemer: 1 uur12). De managers geven namen en contactgegevens (van a, b) voor half september door aan de ‘overall ZAL-coördinator’. Organisatie: Documentenbeheer in Edugroepen.nl
12 Dit aantal uren is niet meer dan een duiding van de gemiddelde geschatte extra tijdsbesteding van de betreffende studie(loopbaan)begeleider voor gespreksvoering met de betreffende ZAL-‐deelnemer en het invullen en archiveren van de ZAL-‐formats met start-‐ en voortgangsinfo per ZAL-‐deelnemer. Het aantal ZAL-‐deelnemers bepaalt de werkelijke extra tijdsbesteding van de studie(loopbaan)begeleider.
10
Voor een volledig zicht op de ZAL-effecten is noodzakelijk dat de formats, ingevulde formats en de jaarlijkse overall-rapportage van ZAL-effecten, gemakkelijk vanuit drie verschillende instellingen door vele verschillende personen op één centrale plaats kunnen worden geplaatst en beheerd. Zo’n mogelijkheid is er met Edugroepen.nl (gratis digitale samenwerkingsomgeving voor het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland). De ‘overall ZAL-coördinator’ benadert bijv. vier keer per jaar (sep, dec, mrt, jun) de ‘traject ZAL-coördinatoren’ en ZAL-studiebegeleiders om alle door hen ingevulde formats daar te plaatsen onder van tevoren met elkaar afgesproken namen en/of codes en op de daartoe bestemde plekken. Alle informatie voor het geven van een overall-overzicht van de ZAL-effecten over de afgesproken peilperiode, de analyse en evaluatie, incl. aanbevelingen ter verbetering, is dan op één plaats volledig beschikbaar.
11
E: Format voor de overall-vastlegging van kwantitatieve gegevens en informatie over de ‘opbrengsten’ van de verschillende ZAL-trajecten en ZAL-overstapsituaties
Onderstaand overzichtsformat (zie volgende blz.) voor de verwerking van ZAL-voortgangsgegevens per ZAL-traject/overstapsituatie is als Excel-bestand beschikbaar. In dit format worden steeds op de peildatum (1 oktober) door de overall ZAL-coördinator de kwantitatieve ZAL-voortgangsgegevens geregistreerd, waarna deze in het format worden doorgerekend naar gerealiseerde totaalwaarden per ZAL-traject/overstapsituatie en per ZAL-categorie. Het overzichtsformat biedt ook ruimte voor het registreren van streefwaarden, waarmee de gerealiseerde waarden kunnen worden vergeleken. De peilperiode betreft voor categorie 1, 4 en 5 een volledig studie- of schooljaar, d.w.z. komt (ongeveer) overeen met de periode 1 sep (jr t) – 31 aug (jr t+1). Voor categorie 3 en 4 is dit niet mogelijk. Voor een ZAL-deelnemers wordt namelijk over een periode van 1 jaar de studievoortgang gemonitord. Bij een tussentijdse overstap, bijv. per 1 nov, is op 31 aug voor deze ZAL-deelnemer nog geen volledige periode van 1 jaar doorlopen. Dit betekent dat de peilperiode voor deze categorieën variabele lengte heeft: hij eindigt op 31 aug (jr t+1), hij heeft een zodanige lengte, dat een ZAL-deelnemer die bijv. per 1 nov ‘overstapt’ een jaar lang kan worden ‘gevolgd’, waarna na zijn studievoortgang over die periode wordt vastgelegd in het onder ‘C’ beschreven start- en voortgangsformat. Voor deze deelnemer is dat precies 1 maand na de (eerste op het ‘overstapmoment volgende) peildatum (jr t). De voortgang van deze ZAL-deelnemer wordt daarom pas op de daarop volgende peildatum (jr t+1) vastgelegd. Om het monitoren van ZAL-effecten zo zuiver mogelijk te houden, wordt de uitstroomnaar vergelijkbare Zorg-leertrajecten buiten de drie ZAL-instellingen niet ‘meegenomen’ in de vastlegging, analyse en evaluatie van ZAL-effecten. Hetzelfde geldt voor instroom ‘van buiten’. Argumenten hiervoor zijn: o ZAL-effecten zijn gebaseerd op intensieve afstemming tussen ZAL-leertrajecten m.b.t. inhoud, programmering, begeleiding, kwalificaties, etc. Binnen en tussen ZAL-instellingen is dit haalbaar en beïnvloedbaar, daarbuiten niet. Wordt deze instroom van, resp. uitstroom naar ‘buiten’ wel ‘meegenomen’ in de tellingen en de analyse, dan is het effect van afstemmingsinspanningen niet goed meetbaar meer; o bij instroom wordt ook vastgelegd t.b.v. de ZAL-monitoring, welk percentage van de daarvoor in aanmerking komende leerlingen/studenten daadwerkelijk gaat deelnemen aan een ZAL-traject of ZAL-overstap. Bij instroom ‘van buiten’ zijn de daartoe benodigde gegevens niet, dan wel zeer moeilijk te achterhalen.
12
13
III: Uitwerking deel 2 en 3 van opdracht: nulmeting (kwantitatief en kwalitatief) Inleiding nulmeting cohort 2011 MBO 4 In 2011 is bij ROC Leiden het eerste cohort studenten gestart met de opleiding verpleegkundige binnen de doorlopende leerlijn MBOV - HBOV van de Zorgacademie. Cohort 2011MBO-V13 is daarmee het eerste cohort studenten, zowel BOL als BBL, dat opgeleid wordt conform de uitgangspunten en doelstellingen van de Zorgacademie. Latere cohorten zullen in toenemende mate en aantoonbaar dienen te profiteren van de opbrengsten van het project HPBO. Op basis van de nulmeting is het wellicht mogelijk streefcijfers te formuleren voor de later gestarte cohorten. In dit hoofdstuk wordt specifiek ingegaan op de ZAL doelstelling: verhogen van rendement. Enkele citaten uit het onderzoeksvoorstel die een directe relatie hebben met rendement. “Onderwijs en organisatie zijn erop gericht dat studenten horizontaal en verticaal zonder tijdsverlies en met tijdswinst en behoud van kwalificatie kunnen doorstromen en overstappen; kunnen versnellen en vertragen”. “Voor alle studenten (dus ook zij-instromers) geldt dat gekozen kan worden voor een traject waarbij erkende eerder verworven competenties gehonoreerd worden”. De aanname is: hierdoor wordt het onderwijs aantrekkelijker, wordt de motivatie bevorderd en/of behouden en wordt uitval zonder kwalificatie voorkomen. “De opleiding wordt voorzien van een leerlijn studieloopbaanbegeleiding, die start bij de studie- en beroepskeuze van de potentiele student. Daarbij zal worden gebruik gemaakt van een competentietaal.” De aanname is: hierdoor wordt overstappen van het ene stelsel / niveau naar het andere stelsel/niveau kansrijker, omdat de student gewend is aan de wijze van begeleiden en opleiden. Daardoor wordt uitval voorkomen. Al deze elementen zien we terug als kenmerken bij de beschrijving van categorieën ZAL-trajecten (schema) en in het voorgestelde model om de effecten van de ZAL-trajecten te monitoren. Deze nulmeting van cohort 2011 bestaat uit een beknopte kwantitatieve en kwalitatieve beschrijving en analyse van de populatie (leeftijd, vooropleiding), uitval, afstroom en overstap. Afstroom naar MBO niveau 3 is hierin meegenomen. Waar mogelijk is een relatie gelegd met de geciteerde onderzoeksdoelstellingen. De instellingen beschikken uiteraard over uitgebreide databestanden. Elke instelling zal jaarlijks een eigen analyse maken m.b.t. het behaalde jaarresultaat en (diploma) rendement. Uit die bestanden komen ook gegevens die van belang zijn voor de Zorgacademie. Voor deze nulmeting is gekeken naar kwantitatieve gegevens die relevant zijn voor het rendement dat kan worden behaald met de realisatie van de doorlopende leerlijn. Ten slotte is een aanbeveling gedaan voor een jaarlijkse kwalitatieve analyse, gekoppeld aan de jaarlijkse monitor. Cohort MBO-V 2011-2012 (ROCL) 1. Kwantitatieve beschrijving MBO4-V, ROCL, BBL-LUMC C1 = Cohortomvang op 01-10-11: 47 studenten
U1a = (Cumulatieve) Uitval per 01-10-12 Deel van U1a, afgestroomd naar MBO3-V Deel van U1a, overgestapt naar MBO4-V, BOL Deel van U1a, niet meer ingeschreven bij MBO-V, ROCL U1b = (Cumulatieve) Uitval per 01-05-13 Deel van U1b, afgestroomd naar MBO3-V Deel van U1b, overgestapt naar MBO4-V, BOL Deel van U1b, niet meer ingeschreven bij MBO-V, ROCL
9 3 0
19% van C1 33% van U1a
6
67% 13% 45% 14% 24%
21 3 5 13
van van van van van
U1a C1 C1a U1b U1b
62% van U1b 28% van C1
13
Dit cohort wordt bij LUMC MOS11 genoemd.
14
MBO4-V, ROCL, BOL: C2 = Cohortomvang op 01-10-11: 46 studenten
U2 = (Cumulatieve) Uitval per 01-05-13 Deel van U2, afgestroomd naar MBO3-V Deel van U2, overgestapt naar MBO4-V, BBL Deel van U2, niet meer ingeschreven bij MBO-V, ROCL
17 ? + 014 ?+5
37% van C2
12 - ??
≤ 62% van U2 ≤ 26% van C2
≥ 29% van U2
2. Kwantitatieve analyse We zien een dramatische uitval bij BBL. We zien echter ook dat 8 van 21 uitvallers zijn behouden voor de zorg (of het cohort) door overstap of afstroom. - Afstroom naar MBO3. De relatie tot vooropleiding is niet significant (te kleine aantallen). - Leeftijd in relatie tot uitval BBL en overstap naar BOL. Onze aanname is dat BBL te zwaar is voor jonge studenten: de werkomgeving is vaak heftig en er wordt een groot beroep gedaan op reflectievermogen. Alle overstappers uit BBL LUMC zijn 16/17 jaar; de overstap naar BOL lijkt goed te werken: ze doen het allen goed in de BOL tot nu toe. Conclusie: soepele overstap van BBL naar BOL lijkt uitval van jonge studenten te kunnen voorkomen. - Uitval in relatie tot vooropleiding: significant verschil 17 HAVO: 15 nog in opleiding (uitval 8%) 60 VMVO/TL : 41 nog in opleiding (uitval 32 %) - Versnellen en vertragen (= tot nu toe “overdoen”) komt zelden voor / is zelden geregistreerd. Versnellen: 1 x (Havist) ; vertragen : 2 x (kader) - Overstap naar andere ROC’ s (Zorg) komt relatief veel voor (geen check op aankomst) - Overstap naar andere opleiding/niet- zorg: 8 - Instroom in het cohort vanuit HBO (dus afstroom) heeft plaatsgevonden, maar is niet geregistreerd (zie aanbevelingen). 3. Uitvalredenen BBL LUMC in relatie tot de doorlopende leerlijn Aan de hand van uitvallers BBL LUMC is bekeken in hoeverre ZAL-trajecten uitval kunnen voorkomen en/of studiesucces bevorderen. Uitvalredenen BBL LUMC te zwaar voor 16/17-jarigen te moeilijk voor vmbo-ers te zwaar (leren-werken) verkeerd beroepsbeeld
15
ZAL-traject als remedie overstap naar BOL afstroom naar VZ3 overstap naar BOL overstap naar BOL/ DA of MZ
4. Kwalitatieve analyse m.b.t. het voorkomen van uitval in MBO416 - Is het niveau van de opleiding te hoog voor VMBO-TL (en zeker KB)? Moeten er aanvullende eisen gesteld worden (anatomie, rekenen)? Aanbeveling: huidige intake- procedure optimaliseren door terugkoppeling resultaten capaciteitentest (AMN) en taal/rekenen aan de student en indien nodig vanaf de start van de opleiding noodzakelijke Begeleiding op maat inzetten. - M.b.t. het geconstateerde gebrek aan reflectievermogen: is het raadzaam de leeftijdsgrens voor MBO-BBL te verhogen? Of een generiek BOL (half)jaar invoeren? - M.b.t. het geconstateerde gebrek aan reflectievermogen: is dat op te lossen met adequate studieloopbaanbegeleiding? - Is er een directe relatie tussen het feit dat er minder begeleidingsuren (bij LUMC) beschikbaar zijn en uitval? - Is er een directe relatie tussen kwaliteit van studieloopbaanbegeleiding/ praktijkbegeleiding en uitval?
14 Betekenis van “? + 0”: Het is niet bekend, welk aantal van C2 is afgestroomd naar MBO3-V (ROCL) tussen 1 okt 2011 en 1 okt 2012; tussen 1 okt 2012 en 1 mei 2013 waren dat er 0. Ongeveer hetzelfde geldt ook voor het aantal overstappers van MBO4-V BOL naar MBO4-V BBL: onbekend aantal tussen 1 okt 2011 en 1 okt 2012, 5 tussen 1 okt 2012 en 1 mei 2013. Er zijn dus minstens 5 (≥ 5) van U2 tussen 1 okt 2011 en 1 mei 2013 overgestapt naar MBO4-V BBL. 15 Data bestand en analyse is beschikbaar. 16 Deze analyse valt eigenlijk buiten het bestek van dit onderzoek. Maar zie aanbeveling.
15
Aanbeveling 1: Maak jaarlijks, gekoppeld aan de ZAL monitor, een kwalitatieve analyse op basis van de individuele formulieren. Aanbeveling 2: Stel een nulmeting op van cohort 2011-2012 HBO, specifiek gericht op afstroom naar MBO en een kwalitatieve analyse gericht op de ZAL-specifieke uitvalfactoren.
16
IV: Uitwerking deel 4 van opdracht: ZAL-specifieke uitvalfactoren Vooraf In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van: a. uitvalredenen en factoren die uitval voorkomen/studiesucces bevorderen in mbo en hbo b. specifieke ZAL uitvalredenen. Bij ‘a.’ is niet gestreefd naar volledigheid, maar zijn met name die factoren vermeld die inhoudelijk sterk overeenkomen met de specifieke, bij ‘b.’ genoemde factoren. In het bestek van deze opdracht heeft de werkgroep niet verder dan globaal kunnen ‘kijken’ naar de specifieke “ZAL-specifieke uitvalredenen” en hoe deze zijn te beïnvloeden binnen de doorlopende leerlijn. Bronnen 1. Schoolverlaters tussen onderwijs en arbeidsmarkt, ROA, Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt, september 2011, met name MBO. 2. De weg naar de Hogeschool, een betere aansluiting tussen mbo en hbo; Onderwijsraad, nov. 2009/februari 2011 3. ICLON Checklist Rendement Hoger Onderwijs 4. Interne publicaties van ROC Leiden, LUMC, HL, gebaseerd op literatuurstudie en eigen analyses. Redenen van voortijdig schoolverlaten binnen MBO-4 BOL en - BBL (Bron: ROA), vergeleken met ZAL-specifieke uitvalredenen MBOV 4 Reden van voortijdige uitval MBO-4 algemeen bij Verkeerde keuze
… BOL 39 %
… BBL 32 %
ZAL-specifieke uitvalredenen
(Geestelijke) gezondheid
16 %
20 %
Aantrekkingskracht arbeidsmarkt
13 %
14 %
Problemen op school
7%
10 %
Persoonlijke problemen
5%
3%
Opleiding te zwaar
3%
3%
Opleiding te zwaar/te moeilijk (fysiek en geestelijk, BBL, jonge studenten)
Heeft zorgtaken
4%
3%
Combinatie met zorgtaken (zij-instromers) (te) zwaar
Verkeerde keuze (opleiding voldoet niet aan verwachtingen / verkeerd beroepsbeeld). Gezondheidsproblemen (het beroep van verpleegkundige is fysiek, en soms ook mentaal zwaar).
De ZAL-leertrajecten en ZAL-overstapmogelijkheden zijn speciaal ontworpen (of aangepast) om in een aantal gevallen in de door deze leertrajecten en overstapmogelijkheden versterkte doorlopende leerlijn, dreigende uitval te voorkomen (zie ook hoofdstuk III: nulmeting cohort 2011-2012). Uitvalredenen HBO Ook in het HBO zien we verkeerde keuze (vooral havisten) en problemen met tempo en niveau in de top 5. Verder zijn de laatste jaren de effecten merkbaar van aanscherping van eisen die worden gesteld aan studenten om te kunnen doorstromen in hbo-opleidingen. Dit heeft geleid tot hogere uitval (uit het hbo)- en switch (binnen het hbo)-cijfers. Afstroom van HBO naar MBO betreft vooral havisten (in mindere mate vwo). Volgens de publicaties van de Onderwijsraad hebben mbo-ers in het hbo een voorsprong op havisten, omdat ze meer realistische verwachtingen hebben van het beroep. De uitval uit het hbo na 1 jaar studie is echter bij mbo-ers iets groter dan bij havisten. Dit komt met name omdat havisten vaker dan mbo-ers na uitval in het eerste jaar naar een andere opleiding binnen het hbo switchen. Na het eerste jaar ‘overleefd’ te hebben, is het
17
studierendement van mbo-ers (diploma binnen 5 jaar) weer wat beter dan dat van de havisten.
1 2 3 4
ZAL-specifieke uitvalfactoren in het hbo, te beïnvloeden in doorlopende leerlijnen binnen ZAL verkeerde keuze (beroepsbeeld, havisten) moeite met tempo en niveau (taal en rekenen, havisten en mbo) moeite met abstractieniveau en vereiste reflectie (idem) moeite met sociale en academische integratie (idem)
In een aantal gevallen kunnen ZAL-trajecten (overstap/afstroom) uitval (hier: uit het geheel van de zorgopleidingen binnen ZAL) voorkomen. Studiesucces in de vervolgopleiding In 2012 was 30% van de instroom binnen het HBO afkomstig uit het MBO, 44 % uit het HAVO. Vanuit het MBO stroomt landelijk een klein percentage (<10%) door binnen de sector Gezondheid. Hoge uitval en laag rendement wordt geconstateerd bij instromers vanuit mbo en havo. MBOV-studenten die doorstromen naar HBO geven aan moeite te hebben met “inburgeren”. Voor beide groepen wordt het belang van persoonlijke studiekeuzeadviezen benadrukt: dit zorgt aantoonbaar voor een betere aansluiting met de vervolgopleiding (capaciteiten / motivatie) en verlaagt (daardoor) de kans om op korte termijn te stoppen met de vervolgopleiding. “MBO moet doorstromers goed toerusten voor de overstap; hbo moet zorgen voor opvang”. “Expliciteren van vereisten die nodig zijn voor succesvolle instroom in hbo opleidingen, verankeren van deze kwalificaties – waaronder beheersing van algemene vakken, abstractieniveau en studievaardigheden – in de mbo opleidingen leiden tot een beter gefundeerde studiekeuze”. “Differentiatie en intensivering die kunnen leiden tot tijdswinst voor doorstromers”. Conclusie interventies ZAL-trajecten in relatie tot rendement De interventies die worden gepleegd in het kader van HPBO sluiten aan bij een aantal bevindingen en aanbevelingen in onderzoeken naar studiesucces in MBO en HBO: aanpassingen in de curricula binnen de doorlopende leerlijn; flexibilisering; warme overdracht; eenduidige overstapprocedure bij overstap/afstroom. In combinatie met bekendheid van de student met de “taal” van de opleiding (expliciteren van vereisten) en een eenduidige methodiek van studiebegeleiding, draagt de hierboven genoemde interventies bij aan een goede opvang/ontvangst over en weer (bij overstap, doorstroom en afstroom) en bevorderen daardoor mede het voorkomen van uitval en daarmee het vergroten van de kans op studiesucces. Zie hiertoe ook hoofdstuk V (aanbevelingen) en VI (overstapprocedure) Uitval en rendement in het HBO Aanbeveling nulmeting: het aantal instromers in HL vanuit MBO’s? Aantal instromers vanuit ROC Leiden en aantal instromers uit andere ROC’s? Hoe zit het met de uitval van beide groepen?
18
V: Uitwerking deel 6 van opdracht: aanbevelingen voor het wegnemen van belemmeringen in doorlopende leerwegen, in relatie tot de factoren die studiesucces bevorderen. Signalering • Bouw in de (leerlijn) studieloopbaangeleiding vroegtijdige signalering in van verkeerde keuze, moeite met tempo, niveau, zwaarte van de opleiding. • Zet na signalering, daar waar overstap de uitval kan voorkomen, zo snel mogelijk de overstapprocedure in gang. • Geef daarbij (opnieuw) aandacht aan de beroepskeuze en schakel eventueel expertise in van specialisten (testen/toetsen/loopbaanadvies). Overstapprocedure • Zorg dat onderwijsteams een zorgvuldige, eenduidige overstapprocedure (checklist) ter beschikking hebben en een helder stappenplan. • Regel in dat noch studenten noch onderwijsteams belemmeringen ondervinden die veroorzaakt worden door (registratie in) systemen of financiële (en andere) regelingen. • Vermijd dat studenten (te) lang moeten wachten op instroom/doorstroom: ontwerp de trajecten zo dat er in alle trajecten meerdere keren per jaar ingestroomd kan worden, om de wachttijden te beperken en de motivatie te behouden. Individueel programma overstap/afstroom en flexibele instroom (EVC) • Expliciteer de vereisten die nodig zijn voor succesvolle instroom in de nieuwe opleiding of opleidingsvariant (bijvoorbeeld m.b.v. een kwalificatiekaart), informeer de studenten daarover en stel samen met de student een programma op om hem/haar toe te rusten voor succesvolle instroom. (Zie ook hoofdstuk VI stappenplan begeleiding ). • Draag zorg voor warme overdracht (zie hoofdstuk VI) naar de nieuwe opleiding of opleidingsvariant. • (Bij de ontvangende opleiding:) draag zorg voor warme opvang van overstappers/instromers, zowel door het onderwijsteam als door peer support (koppelen aan een peer). Registratie en monitoring • Leg alle individuele overstap-, doorstroom- en afstroombewegingen vast met behulp van eenduidige formats conform de aanbevelingen in hoofdstuk II. Deze gegevens zijn een belangrijke bron voor analyse ene evaluatie van de ZAL-effectiviteit.
19
VI: Uitwerking deel 8 van opdracht: Aanbeveling eenduidige ZAL-overstapprocedure tussen twee leertrajecten en tussen twee verschillende onderwijsinstellingen Doel van de overstapprocedure De procedure is bedoeld om een zorgvuldige en juiste overstap te garanderen voor de student en om het onderwijsteam te ondersteunen bij het realiseren daarvan. De procedure is eenduidig voor alle ZAL-overstapsituaties, maar houdt wel ekening met de verschillen tussen instellingen. Dat is mogelijk door gebruik te maken van terminologie als ZAL-trajectcoördinator en ZAL-studieloopbaanbegeleiders. Hieronder: uitgangspunten voor het opstellen van de ZAL-overstapprocedure, aanbevelingen voor onderdelen van de overstapprocedure (dit nader uit te we werken onder regie van de overall ZAL-coördinator). Uitgangspunten Korte lijnen en contactpersonen Eenduidige procedure voor alle ZAL-trajecten Tijdigheid, volledigheid, correctheid en zorgvuldigheid bij het afhandelen Warme overdracht en warme ontvangst Verantwoordelijkheden, rollen en taken zijn helder Verantwoordelijkheid De overdragende partij blijft verantwoordelijk tot de student daadwerkelijk ingeschreven is in de nieuwe opleiding of opleidingsvariant, en daar gekoppeld is aan een studieloopbaanbegeleider. De ontvangende partij is verantwoordelijk voor het invullen, samen met de student, van het overstap–format, als start van ZAL-monitoring en kondigt aan dat na een jaar weer een gesprek zal volgen (of eerder als de student uitvalt). Alle partijen (ook de student) nemen tijdigheid, correctheid en zorgvuldigheid in acht. Elementen van de procedure Overzicht van contactpersonen met naam, tel. en e-mailadres. Checklist voor de overdragende en ontvangende partij van alle noodzakelijke handelingen en regelzaken die verricht moeten worden. Als er ingewikkelde handelingen zijn: hoe dat moet gebeuren. Als er derden bij betrokken zijn: wie wat moet doen (met namen/tel. nummers). Procesbeschrijving (stappenplan) van de noodzakelijke “begeleiding op maat” Voorbeelden van items op de checklist (kan verschillen per instelling) administratieve afhandeling in bijv. studievolgsystemen ZAL-instellingen financiële consequenties huisregels inlogcodes enz. Procesbeschrijving begeleiding bij overstap “Expliciteer de vereisten die nodig zijn voor succesvolle instroom in de nieuwe opleiding of opleidingsvariant (kwalificatiekaart), informeer de studenten daarover en stel samen met de student een programma op om hem/haar toe te rusten voor succesvolle instroom.” Een voorbeeld van een procesbeschrijving, zoals gehanteerd bij ROC Leiden, is hieronder toegevoegd (zie volgende blz.).
20
Voorbeeld: Maatwerkbegeleiding (onderwijs op maat) MBOV (ROC Leiden) Procesbeschrijving, taken en verantwoordelijkheden, versie 3 Stap 1: De casus wordt aangeboden, bij SB (ZAL-studentbegeleider). 1. De aanleverende SLB-er en/ of de student die de routing in gang zet, neemt zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van bewijslast. N.B.: degene die de betreffende opleiding als SB bedient, gaat de afspraak met de student in stap 2 aan. Stap 2: De SB bereidt de overdacht voor. 1. De SB maakt een afspraak met de student, aftasten van motivatie en globaal onderzoek van haalbaarheid route. 2. De SB maakt de balans op (afhankelijk van studiewens) en maakt a.d.h.v. de kwalificatiekaart17 de resultaatvergelijking. 3. De SB brengt de gegevens in kaart die overblijven als zijnde ‘nog te doen’. Stap 3: De student wordt overgedragen naar ZAL-coördinator van ontvangende opleiding. 1. Afspraak met de student om m.b.v. de kwalificatiekaart een planning te maken (roostercheck en inhoudelijke check). Stap 4: De student gaat met de kwalificatiekaart en planning naar de ontvangende SLB-er. 1. De SLB-er gaat in gesprek met de student en laat zich voorlichten door de student wat de bedoeling is. 2. De SLB-er stelt de eventuele vragen over de kwalificatiekaart en planning aan de coördinator van de betreffende opleiding. 3. Eventuele (on)mogelijkheden die worden gesignaleerd door de ontvangende SLB-er worden teruggekoppeld aan de studentbegeleider of de inhoudelijk deskundige (i.o.m. SB). Rol inhoudelijk deskundige hierbij: - Vraagbaak voor SB en taakgroep coördinator betreffende opleiding - Check op ingevulde kwalificatiekaart - Check op inzet van maatwerk Administratief: SB zorgt voor mutatie in KRD
Op checklist: Hoe zit het met de verplichte vakken Nederlands, Rekenen, Burgerschap en Engels, als deze zijn behaald? Hoe lang blijft het geldig, enz? Administratieve afhandeling KRD in resultatenboom, mutaties, cohorten etc.
17
Kwalificatiekaart: Kaart ontwikkeld door J. Dekker waarin wordt afgevinkt welke onderdelen/werkprocessen zijn behaald en welke nog gedaan moeten worden om de opleiding af te ronden.
21
VII: Uitwerking deel 9 van opdracht: model voor rendementsberekening bij HBO-Verpleegkunde voltijd, inclusief ‘overstappers voltijd naar duaal’ Vooraf Een door de opleiding HBO-Verpleegkunde (HV) van HL al langer gesignaleerde HV-specifieke lacune in de wijze waarop bij HL het studierendement van cohorten studenten wordt geregistreerd, is dat studenten die bij HV-vt (vt: voltijd) starten en tussentijds naar HV-du (du: duaal) overstappen, als uitvaller bij HV-vt worden geregistreerd, ook als zij uiteindelijk bij HV-du het diploma behalen18. Binnen de opdracht ‘ZAL-monitoring’ is aan een oplossing gewerkt, waarbij de na overstap van HV-vt naar HV-du behaalde gediplomeerden wel degelijk meetellen in de rendementsberekeningen, in plaats van als uitvaller bij HV-vt te worden geregistreerd. Hiertoe is lopende de uitvoering van de opdracht overleg gevoerd met de opdrachtgever (dir. cluster Zorg). Daarbij kwam nog een aanvullende wens naar voren: het per cohort en per studiejaar zichtbaar maken van het aantal overstappers van vt naar du19. Op te leveren resultaat20 Er wordt opgeleverd in het MID (Management Informatie Dashboard) van HL: Aanvullend (naast de reeds bestaande voor HV-vt en HV-du) overzicht met het studierendement van gecombineerde cohorten HV-vt du; d.w.z. vt- en du-cohorten worden samengevoegd. In dit gecombineerde overzicht worden ‘overstappers’ van vt naar du, of van du naar vt, niet als uitvallers geregistreerd, en worden ‘overstappers’ die in het gecombineerde cohort het diploma HV behalen, dan ook als gediplomeerde meegeteld in de rendementsberekeningen. Aanvullende ‘regel’ per (reeds in het MID opgenomen) overzicht studierendement van elk cohort HV-vt en HV-du, waarin (per cohort) en per studiejaar het aantal ‘overstappers’ wordt vastgelegd. Bovenstaande geldt voor de cohorten vanaf studiejaar 2004-2005. Zodra het e.e.a. in het MID is opgenomen, kan worden getoond hoe de overzichten eruit zien en of zij voldoen aan de behoeften van ZAL, en met name aan die van de opl. HV van HL.
18
Bij andere opleidingen binnen HL speelt dit ‘probleem’ niet. Daar zijn (zo goed als) geen overstappers naar een andere opleidingsvorm van dezelfde opleiding. 19 Tijdens de uitvoering van deze deelopdracht is op zeker moment (in de laatste week van juni) duidelijk geworden dat het niet alleen om overstappers van vt naar du gaat (zoals aangegeven in de opdrachtbeschrijving), in omgekeerde richting komt ‘overstap’ ook voor. Verder blijken er studenten te zijn, die meerdere keren overstappen, bijvoorbeeld van vt naar du en op zeker moment weer terug van du naar vt. Hierover heeft (op 1 juli 2013) nog geen overleg met de opdrachtgever plaatsgevonden. Dit heeft wel de uitvoering van de opdracht complexer gemaakt dan vooraf is ingeschat. 20 Stand van zaken per 1 juli 2013.
22
Bijlagen Vooraf In onderstaande tabellen worden de bijlagen genoemd en beschreven, die als apart Wordof Excel-document beschikbaar zijn (en worden t.z.t. op Edugroepen.nl geplaatst, zie hoofdstuk II, deel 2) Ze worden in twee aanvullende documenten (Zicht op ZAL - Bijlagen 1,Zicht op ZAL - Bijlagen 2) tezamen met dit rapport opgeleverd. I: ZAL-formats voor (a) beschrijving van een ZAL-leertraject of ZAL-overstapsituatie, (b) vastleggen van start- en voortgangsgegevens individuele ZAL-deelnemer Naam Word-bestand 1 2 3 4
5
2013-06 Format beschr ZAL-traject categ 1 2013-06 Format beschr ZAL-overgang categ 2 2013-06 Format beschr ZAL-overgang categ 3 2013-06 Format beschr ZAL-overgang categ 4 2013-06 Format beschr ZAL-overgang categ 5 2013-06 Format indiv start en voortggeg ZAL-deelnmr
Inhoud Word-bestand: Format voor de beschrijving van ….. ZAL-leertraject, gericht op flexibele verkorte doorlooptijd bij vaste start (ZAL-categorie 1) ZAL-overstapsituatie, gericht op flexibele overstap (afstroming) naar een lager niveau (ZAL-categorie 2) ZAL-overstapsituatie, gericht op flexibele overstap naar hetzelfde niveau (ZAL-categorie 3) ZAL-overstapsituatie, gericht op een flexibel instroomniveau van passend vervolgleertraject (ZAL-categorie 4) ZAL-overstapsituatie, gericht op vaste doorstroming naar een vervolgleertraject (ZAL-categorie 5) het vastleggen van start- en voortgangsgegevens individuele ZAL-deelnemer (student)
II: Ingevulde ZAL-formats voor de beschrijving van een ZAL-leertraject of ZAL-overstapsituatie In de linker kolom wordt in de daar gebruikte code (1e positie van de code) verwezen naar een van de formats in bovenstaande tabel. De invulling van deze formats vormt geen onderdeel van de opdracht aan de werkgroep. De invulling is ook nog niet ‘af’. De werkgroep heeft slechts geprobeerd om reeds zoveel mogelijk ‘in te vullen’, om al doende te toetsen of de formats bruikbaar zijn.
1A 2A 2B 3A 3B 3C 3D 4A
5A 5B
Naam Word-bestand 2013 mbo4 MBOV PvB 2013 hbo5-mbo4 HBOV duvt – MBOV BBLBOL 2013 mbo4-mbo3 MBOV BBLBOL – MBOVZ BBLBOL 2013 hbo5-hbo5 HBOV vt – HBOV du 2013 hbo5-hbo5 HBOV du – HBOV vt 2013 mbo4-mbo4 MBOV BOL – MBOV BBL 2013 mbo4-mbo4 MBOV BBL – MBOV BOL 2013 mbo34ofanders-mbo4 MBOVZof anders - MBOV 2013 mbo4-hbo5 MBOV HBOV 2013 mbo4-vvo MBOV - vvo
Inhoud Word-bestand: beschrijving van ….. flexibele verkorte doorlooptijd bij vaste start in MBO-V Proeve van bekwaamheid (mbo 4) flexibele overstap (afstroming) naar een lager niveau: van HBOV du of –vt naar MBOV BOL 0f -BBL flexibele overstap (afstroming) naar een lager niveau: van MBOV BOL of –BBL naar MBOVZ BOL of -BBL flexibele overstap naar hetzelfde niveau: van HBOV vt naar HBOV du flexibele overstap naar hetzelfde niveau: van HBOV du naar HBOV vt flexibele overstap naar hetzelfde niveau: van MBOV BOL naar MBOV BBL flexibele overstap naar hetzelfde niveau: van MBOV BBL naar MBOV BOL flexibel instroomniveau van passend vervolgleertraject: van diverse MBOV-opleidingen (niveau 3 en 4) naar MBOV vaste doorstroming naar een vervolgleertraject: van MBOV naar HBOV vaste doorstroming naar een vervolgleertraject: van MBOV naar vvo
23
III:Zicht op ZAL - Bijlagen 2 (Excel-bestanden):
a
Schematisch overzicht van ZAL-leertrajecten en ZAL-overstapsituaties (zie hoofdstuk II, deel B)
b
Kwantitatief overzicht met per ZAL-categorie en daarbinnen per ZAL-traject of ZAL-overstapsituaties een aantal studierendementsgegevens, gebaseerd op vastgelegde start- en voortgangsgegevens per individuele ZAL-deelnemer (zie hoofdstuk II, deel E)
24
